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Manual de gastos.

Manual de Gastos2017.docx - 3

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1 Introducción 4

1.1 DEFINICIONES GENERALES Y APLICACIÓN CON EL ERP 4

1.2 DIAGRAMA DE INTEGRACIÓN 4

1.3 DIAGRAMA DE PROCESO 5

2 Cuentas 10

2.1 PROVEEDORES 10

2.2 CONCEPTOS DE GASTOS 11

3 Funcionalidad 13

3.1 GASTO RECURRENTE 13

3.2 SOLICITUD 17

3.3 SOLICITUD RECHAZADA 20

3.4 GASTO 22

3.5 GASTO PRORRATEADO 27

3.6 ANTICIPO 33

3.7 COMPROBANTE 38

3.8 SIN COMPROBANTE 41

3.9 DEVOLUCION ANTICIPO 45

3.10 CAJA CHICA 49

3.11 DEVOLUCIÓN GASTO 53

3.12 CARGO BANCARIO 56

3.13 ABONO BANCARIO 60

3.14 PRESUPUESTO 63

3.15 DISMINUCIÓN PRESUPUESTO 66

4 Exploradores, Reportes y Cubos 69

4.1 EXPLORADORES 69

4.2 REPORTES 72

4.3 CUBOS 76

5 Errores Frecuentes 76

5.1 ERRORES FRECUENTES 76

6 Temas Relacionados 80

6.1 TEMA RELACIONADO 80



1 Introducción

1.1 Definiciones generales y aplicación con el ERP

Los gastos son un factor importante en toda empresa, ya que estos se deben tener controlados y planeados para poder tomar decisiones en cuanto a prioridades de pagos. Los gastos representan los egresos, por lo que define si la empresa es solvente económicamente de acuerdo cómo se encuentren sus balances contables. Este módulo, sirve como un control de base para asegurar el buen manejo de los mismos.

1.2 Diagrama de Integración



Imagen 1.Diagrama de Integración

1.3 Diagrama de Proceso

Gastos

Activos Fijos

Nómina

Cuentas por pagarContabilidad

Tesoreria



Imagen 2. Diagrama de Proceso Gastos



Imagen 3. Diagrama de Proceso Comprobante



Imagen 4. Diagrama de Proceso Fondo Fijo



Imagen 5. Diagrama de Proceso Devolución Gasto



Imagen 6. Diagrama de Proceso Cargo y Abono Bancario

2 Cuentas

2.1 Proveedores



Se requiere tener registrado al proveedor para relacionarlo a las operaciones o registros que en el sistema se van a realizar. Ruta | Cuentas | Proveedores | Proveedores

2.2 Conceptos de gastos

En este catálogo se registrarán los conceptos de gastos que se requieran para registrar los movimientos de gasto.



Ruta | Cuentas | Conceptos (Gastos)



3 Funcionalidad

3.1 Gasto Recurrente

Como su nombre lo indica, es un formato o plantilla de gasto que permite reducir el tiempo de captura de un movimiento y a su vez se puede generar periódicamente de forma automática. La plantilla generada para este tipo de gastos no genera ninguna cuenta por pagar. Este tipo de movimiento se crea desde el módulo de gastos pero para generarlo hay que ingresar a menú general. El movimiento se realiza como un movimiento nuevo.



GASTOSGASTOSGASTO

RECURRENTEGASTO

RECURRENTE

Inicio 1. Gasto Recurrente

MÓDULO GASTOS MÓDULO GASTOS

1. Gasto Recurrente

MÓDULO GASTOS

Utilerías Movimientos Recurrentes

2. Gasto


2. Gasto

MÓDULO GASTOS

CXPCXP GASTOGASTO 1. Gasto

MÓDULO CXPMÓDULO CXP

1. Gasto

MÓDULO CXP

Ruta | Logística | Gastos| Nuevo| Gasto Recurrente

3.1.1 Datos Generales

Movimiento: Gasto recurrente Consecutivo: Folio del movimiento (Este se asignará una vez que el movimiento haya sido concluido). Moneda: Lista las monedas en las que se podrá realizar el movimiento, editable de acuerdo a la configuración de permisos del usuario. Factor de Cambio: Factor del tipo de cambio correspondiente al movimiento. Fecha Emisión: Fecha en el que se crea el movimiento (fecha servidor). Periodicidad: Indica con qué frecuencia será recurrente este gasto (Semanal, Quincenal, Mensual, Bimestral, Trimestral, Semestral, Anual o en días) Acreedor/Resp: Seleccionar del catálogo de acreedores, al cual va a quedar relacionado el movimiento.



Clasificación: Se debe seleccionar la categoría a la cual pertenece el gasto del movimiento. Check Retenciones: Si se aplican retenciones de ISR e IVA, habilitar el campo. Si se capturo el importe del concepto, los cargos retención aparecerán capturados automáticamente, sólo si al concepto se le asignó un %. Check Activo Fijos: Permite seleccionar un activo fijo que pueda tener relación con el concepto.

3.1.2 Detalle

Concepto: Corresponde al concepto o conceptos de gastos a registrar. Referencia: Es un campo de texto abierto (alfanumérico), en el cual se podrá capturar información referenciada al movimiento (número de recibo telefónico, de alguna factura, etc.). Cantidad: 1 Precio: Corresponde al precio unitario de cada uno de los conceptos del movimiento. % Deducible: Mostrara el porcentaje deducible del gasto de acuerdo a la configuración hecha en el catálogo de gastos. % IVA: Mostrara el porcentaje de IVA de acuerdo a la configuración hecha en el catálogo de gastos. IVA: Mostrara el monto de IVA calculado a partir del importe multiplicado por el campo de %IVA Centro de costos: Especificar el centro de costos que afectara el movimiento.

Una vez afectado queda en estatus recurrente y en el tablero de control se

buscara con icono de . Para poder realizar el gasto desde el menú de Utilerías | Movimientos recurrentes se mostraran todos y cada uno de los movimientos que tengan este estatus.



3.1.3. Generar Gasto Ruta : Intelisis| Utilerías| Seleccionar Movimiento Gasto Recurrente

Y cada que se quiera afectar alguno de ellos solo se selecciona de la lista y se

da clic en indicando la pantalla de Dentro del módulo de gastos se genera movimiento gasto en estatus de concluido, así mismo generara un movimiento de “Gasto” en el módulo de cuentas por pagar, para realizar el pago correspondiente.



3.2 Solicitud

Para efectuar un gasto se debe de efectuar el movimiento solicitud la cual servirá para gestionar, los fondos para efectuar el mismo.

GASTOSGASTOS SOLICITUDSOLICITUD Inicio 1. Solicitud


1. Solicitud

MÓDULO GASTOS

El movimiento se realiza como un movimiento nuevo. Ruta | Logística |Gastos | Nuevo| Solicitud




Movimiento: Solicitud Consecutivo: Folio del movimiento, este lo asignará automáticamente el ERP cuando el movimiento sea afectado y se encuentre en estatus Pendiente. Moneda: Lista las monedas en las que se podrá realizar el movimiento, editable de acuerdo a la configuración de permisos del usuario. Factor de Cambio: Factor del tipo de cambio correspondiente al movimiento. Prioridad: Indica la urgencia del Gasto (Baja, Normal, Alta). Fecha Emisión: Fecha en el que se crea el movimiento (fecha servidor). Actividad: N/A Acreedor/Resp: Seleccionar el acreedor relacionado con el movimiento. Fecha Requerida: Indica la fecha en que se requiere realizar el gasto. Clasificación: Se indicará la categoría a la cual pertenece el gasto del movimiento. Condición: En caso de ser necesario indicar la condición del movimiento (a 15 días, 30 días, etc.). Vencimiento: Indica la fecha de vencimiento de la cuenta por pagar de acuerdo a la condición que se haya seleccionado. Check Retenciones: Si se aplican retenciones de ISR e IVA, habilitar el campo.



Si se capturo el importe del concepto, los cargos retención aparecerán capturados automáticamente, sólo si al concepto se le asignó un %. Check Activo Fijos: Permite seleccionar un activo fijo que pueda tener relación con el concepto.

3.2.2 Detalle

Concepto: Corresponde al concepto o conceptos de gastos a registrar. Referencia: Es un campo de texto abierto (alfanumérico), en el cual se podrá capturar información referenciada al movimiento (número de recibo telefónico, de alguna factura, etc.). Cantidad: 1 Precio: Corresponde al precio unitario de cada uno de los conceptos del movimiento. % Deducible: Mostrara el porcentaje deducible del gasto de acuerdo a la configuración hecha en el catálogo de gastos. % IVA: Mostrara el porcentaje de IVA de acuerdo a la configuración hecha en el catálogo de gastos. IVA: Mostrara el monto de IVA calculado a partir del importe multiplicado por el campo de %IVA Centro de costos: Especificar el centro de costos que afectara el movimiento.

Una vez afectado, el movimiento queda en estatus de pendiente.



Una vez en estatus pendiente se podrá generar el movimiento, solicitud rechazada, gasto, anticipo o caja chica según corresponda.

3.3 Solicitud Rechazada

Este movimiento se genera con la finalidad de rechazar una solicitud de gastos, se genera a partir de la afectación del movimiento solicitud. Este movimiento es estadístico y permitirá llevar un conteo del número de solicitudes Rechazadas.

GASTOSGASTOSSOLICITUD

RECHAZADASOLICITUD

RECHAZADA

Inicio 1. Solicitud


1. Solicitud

MÓDULO GASTOS

2. Solicitud Rechazada



MÓDULO GASTOS

1.1. La Solicitud fue Aprobada

3. Gasto


3. Gasto

MÓDULO GASTOS

No

Si



A la cual no se le modificara ningún campo o se le puede agregar en el campo observaciones el motivo del rechazo y afectar el movimiento, quedando en estatus de concluido.



3.4 Gasto

El Gasto es un egreso o salida de dinero que una Empresa debe pagar para acreditar su derecho sobre un artículo o a recibir un servicio. Este movimiento se genera para registrar los gastos, se genera a partir de la afectación del movimiento solicitud.



GASTOSGASTOS GASTOGASTO

Inicio 1. Solicitud


1. Solicitud

MÓDULO GASTOS




MÓDULO GASTOS


3. Gasto


3. Gasto

MÓDULO GASTOS

No

Si

CXPCXP GASTOGASTO 4 Gasto


4 Gasto

MÓDULO CXP

Tesoraría




Movimiento: Gasto Consecutivo: Folio del movimiento Moneda: Lista las monedas en las que se podrá realizar el movimiento, editable de acuerdo a la configuración del usuario. Factor de Cambio: Factor del tipo de cambio correspondiente al movimiento de acuerdo a la moneda en que se vaya a efectuar el movimiento. Fecha Emisión: Fecha en el que se crea el movimiento (fecha servidor). Acreedor/Resp: Seleccionar el acreedor relacionado con el movimiento. Fecha Requerida: Indica la fecha en que se requiere. Clasificación: Se indicará la categoría a la cual pertenece el gasto del movimiento. Condición: En caso de ser necesario indicar la condición del movimiento (a 15 días, 30 días, etc.). Vencimiento: Indica la fecha de vencimiento de la cuenta por pagar. Antecedente: Mostrara el movimiento del cual proviene, en este caso movimiento “Solicitud”. Consecutivo: Mostrara el consecutivo del movimiento del cual proviene. Check Retenciones: Si se aplican retenciones de ISR e IVA, habilitar el campo.



Si se capturo el importe del concepto, los cargos retención aparecerán capturados automáticamente, sólo si al concepto se le asignó un %. Check Activo Fijos: Permite seleccionar un activo fijo que pueda tener relación con el concepto. • Nota: A excepción del campo Antecedentes y Consecutivo, todos los

campos vienen ya fueron capturados en el movimiento capturados desde el movimiento Solicitud

3.4.2 Detalle

Concepto: Corresponde al concepto o conceptos de gastos a registrar. Fecha: Fecha en la que se realizó el gasto. Referencia: Es un campo de texto abierto (alfanumérico), en el cual se podrá capturar información referenciada al movimiento (número de recibo telefónico, de alguna factura, etc.). Cantidad: 1 Precio: Corresponde al precio unitario de cada uno de los conceptos del movimiento. % Deducible: Mostrara el porcentaje deducible del gasto de acuerdo a la configuración hecha en el catálogo de gastos. % IVA: Mostrara el porcentaje de IVA de acuerdo a la configuración hecha en el catálogo de gastos. IVA: Mostrara el monto de IVA calculado a partir del importe multiplicado por el campo de %IVA Centro de costos: Especificar el centro de costos que afectara el movimiento.

• Al igual, si el gasto proviene de una solicitud, estos campos ya vienen

previamente capturados.

Se deberá afectar para que quede en estatus concluido



Este movimiento generará un movimiento de “Gasto” en el módulo de cuentas por pagar, para realizar el pago correspondiente y su respectiva póliza de diario en el módulo de Contabilidad. (Mov. Gasto, Estatus Concluido: Ruta Ver. Posición de Movimiento).



3.5 Gasto Prorrateado

Prorratear consiste en el reparto de una cantidad entre diversas áreas de la empresa, en este caso puede ser entre Centros de Costos o Sucursales, de acuerdo a la proporción que le corresponde a cada uno. Este movimiento es generado para registrar los gastos que se prorratean a diferentes centros de costo o sucursales, se genera a partir de la afectación del movimiento solicitud.



GASTOSGASTOSGASTO

PRORRATEADOGASTO

PRORRATEADO

Inicio 1. Solicitud


1. Solicitud

MÓDULO GASTOS




MÓDULO GASTOS


3. Gasto


3. Gasto

MÓDULO GASTOS

No

CXPCXP GASTO PRORRATEADO

GASTO PRORRATEADO

4 Gasto Prorrateado


4 Gasto Prorrateado

MÓDULO CXP

1.2 E¿ Es un Gasto Directo

Si

Si

4. Gasto Prorrateado


4. Gasto Prorrateado

MÓDULO GASTOS

No

Fin



3.5.1 Datos Generales Movimiento: Gasto Prorrateado Consecutivo: Folio del movimiento. Moneda: Lista las monedas en las que se podrá realizar el movimiento, editable de acuerdo a la configuración del usuario. Factor de Cambio: Factor del tipo de cambio correspondiente al movimiento. Fecha Emisión: Fecha en el que se crea el movimiento (fecha servidor). Actividad: N/A Acreedor/Resp: Seleccionar el Acreedor relacionado con el movimiento. Fecha Requerida: Indica la fecha en que se requiere. Clasificación: Se indicara la categoría a la cual pertenece el gasto del movimiento. Condición: En caso de ser necesario indicar la condición del movimiento (a 15 días, 30 días, etc.). Vencimiento: Indica la fecha de vencimiento de la cuenta por pagar. Antecedente: Mostrara el movimiento del cual proviene, en este caso movimiento “Solicitud”. Consecutivo: Mostrara el consecutivo del movimiento del cual proviene.



Check Retenciones: Si se aplican retenciones de ISR e IVA, habilitar el campo. Si se capturo el importe del concepto, los cargos retención aparecerán capturados automáticamente, sólo si al concepto se le asignó un %. Check Activo Fijos: Permite seleccionar un activo fijo que pueda tener relación con el concepto. • Nota: A excepción del campo Antecedentes y Consecutivo, todos los


3.5.2 Detalle

Concepto: Corresponde al concepto o conceptos de gastos a registrar. Fecha: Fecha en la que se realizó el gasto. Referencia: Es un campo de texto abierto (alfanumérico), en el cual se podrá capturar información referenciada al movimiento (número de recibo telefónico, de alguna factura, etc.). Cantidad: 1 Precio: Corresponde al precio unitario de cada uno de los conceptos del movimiento, se deberá de registrar el monto total del gasto, invariablemente que corresponda a diferentes sucursales y/o centros de costos; este monto es el que se generara la cuenta por pagar correspondiente. % Deducible: Mostrara el porcentaje deducible del gasto de acuerdo a la configuración hecha en el catálogo de gastos. % IVA: Mostrara el porcentaje de IVA de acuerdo a la configuración hecha en el catálogo de gastos. IVA: Mostrara el monto de IVA calculado a partir del importe multiplicado por el campo de %IVA Centro de costos: N/A.



Los porcentajes de prorrateado se asignarán en Ruta |Menú | Edición | Tabla Prorrateado, asignando el porcentaje correspondiente a cada centro de costos o sucursal. Esto solo si el usuario tiene permisos de modificar esta tabla. Ya que también pueden venir previamente definidos por concepto de gasto.

Se deberá afectar para que quede en estatus concluido, este movimiento generara un movimiento de “Gasto” en el mismo módulo de gastos desglosando los centros de costos referidos en estatus concluido, generando un solo movimiento en el módulo de cuentas por pagar “Gasto Prorrateado” para realizar el pago correspondiente y la póliza de diario por cada gasto generado.



Este movimiento generará un movimiento de “Gasto Prorrateado” en el módulo de cuentas por pagar, para realizar el pago correspondiente y su respectiva póliza de diario en el módulo de Contabilidad. (Mov. Gasto Prorrateado, Estatus Concluido: Ruta Ver. Posición de Movimiento).



3.6 Anticipo

Cantidad Correspondiente a una transacción económica o al pago de una deuda. Los anticipos a los Acreedores cuya finalidad es dotar al acreedor de fondos para empezar a realizar un servicio o producto, para reservar determinados bienes o servicios. Este movimiento es generado para registrar los anticipos de gastos, se genera a partir de la afectación del movimiento solicitud.

GASTOSGASTOS

ANTICIPOANTICIPO

Inicio 1. Solicitud


1. Solicitud

MÓDULO GASTOS

2. Anticipo


2. Anticipo

MÓDULO GASTOS

TESORERÍATESORERÍA

1. Anticipo

MÓDULO TESORERÍAMÓDULO TESORERÍA

1. Anticipo

MÓDULO TESORERÍA

Fin




Movimiento: Anticipo Consecutivo: Folio del movimiento. Moneda: Lista las monedas en las que se podrá realizar el movimiento, editable de acuerdo a la configuración de permisos del usuario.



Factor de Cambio: Factor del tipo de cambio correspondiente al movimiento. Prioridad: Indica la urgencia del Gasto (Baja, Normal, Alta) Fecha Emisión: Fecha en el que se crea el movimiento (fecha servidor). Acreedor/Resp: Seleccionar el acreedor relacionado con el movimiento. Fecha Requerida: Indica la fecha en que se requiere. Cuenta: Cuenta de dinero que afectara el movimiento (Solicitud de cheque), si aún no se conoce la cuenta dinero puede quedar vacío este campo. Forma Pago: Forma de pago transferencia, cheque, etc., si aún no se conoce la forma de pago puede quedar vacío este campo. Clasificación: Se indicará la categoría a la cual pertenece el gasto del movimiento. Condición: Condiciones de pago del proveedor, este campo Intelisis lo sugerirá de acuerdo a la configuración realizada en el catálogo de proveedores. Vencimiento: Fecha de vencimiento del movimiento, el cual se calculará a partir de la fecha de emisión del movimiento y las condiciones del proveedor. Antecedente: Mostrara el movimiento del cual proviene, en este caso movimiento “Solicitud”. Consecutivo: Mostrara el consecutivo del movimiento del cual proviene. Check Retenciones: Si se aplican retenciones de ISR e IVA, habilitar el campo. Si se capturo el importe del concepto, los cargos retención aparecerán capturados automáticamente, sólo si al concepto se le asignó un %. Check Activo Fijos: Permite seleccionar un activo fijo que pueda tener relación con el concepto. • Nota: A excepción del campo Antecedentes y Consecutivo, todos los


3.6.2 Detalle



Concepto: Corresponde al concepto o conceptos de gastos a registrar. Referencia: Es un campo de texto abierto (alfanumérico), en el cual se podrá capturar información referenciada al movimiento (número de recibo telefónico, de alguna factura, etc.). Cantidad: 1 Precio: Corresponde al precio unitario de cada uno de los conceptos del movimiento. % Deducible: Mostrara el porcentaje deducible del gasto de acuerdo a la configuración hecha en el catálogo de gastos. % IVA: Mostrara el porcentaje de IVA de acuerdo a la configuración hecha en el catálogo de gastos. IVA: Mostrara el monto de IVA calculado a partir del importe multiplicado por el campo de %IVA Centro de costos: N/A

El movimiento anticipo se deberá afectar para que quede en estatus pendiente, para su futura comprobación, la devolución del anticipo o el movimiento sin comprobante.



El movimiento anticipo genera un movimiento en el Módulo de Tesorería para tramitar la entrega de ese anticipo al acreedor.



3.7 Comprobante

Un Comprobante de Gastos, es un documento que trata de certificar o ratificar la realización de un gasto por parte de una persona que se encuentre dependiente de una institución. Este puede aplicarse a las personas que trabajan en una empresa en la que se otorgan viáticos, y como el consumo de dichos viáticos se encuentran tazados en el gasto de la empresa, el empleado deberá presentar un comprobante de gastos, que permite saber cuál es el gasto realizado y el uso adecuado de dicho capital económico. Este movimiento es generado para registrar las comprobaciones de gastos deducibles, la comprobación puede ser por el monto total del anticipo o por un monto parcial, en este caso el anticipo se mantendrá pendiente por el saldo del mismo, este movimiento se genera a partir de la afectación del movimiento “Anticipo”.

GASTOSGASTOS COMPROBANTECOMPROBANTE

Inicio 1. Solicitud


1. Solicitud

MÓDULO GASTOS

2. Anticipo


2. Anticipo

MÓDULO GASTOS

Tesorería


2.1. ¿Se va a Generar Comprobación del

Anticipo?3. Comprobante


3. Comprobante

MÓDULO GASTOS

Si

Fin




Movimiento: Comprobante Consecutivo: Folio del movimiento. Moneda: Lista las monedas en las que se podrá realizar el movimiento, editable de acuerdo a la configuración del usuario. Factor de Cambio: Factor del tipo de cambio correspondiente al movimiento.



Fecha Emisión: Fecha en el que se crea el movimiento (fecha servidor). Actividad: N/A Acreedor/Resp: Seleccionar el Acreedor relacionado con el movimiento. Fecha Requerida: N/A Cuenta: N/A Forma Pago: N/A Clasificación: Se indicará la categoría a la cual pertenece el gasto del movimiento. Antecedente: Mostrara el movimiento del cual proviene, en este caso movimiento “Anticipo”. Consecutivo: Mostrara el consecutivo del movimiento del cual proviene. Check Retenciones: Si se aplican retenciones de ISR e IVA, habilitar el campo. Si se capturo el importe del concepto, los cargos retención aparecerán capturados automáticamente, sólo si al concepto se le asignó un %. Check Activo Fijos: Permite seleccionar un activo fijo que pueda tener relación con el concepto. • Nota: A excepción del campo Antecedentes y Consecutivo, todos los

campos ya fueron capturados desde el movimiento Solicitud

3.7.2 Detalle

Establecimiento: Clave del Establecimiento en el cual se realizó el gasto, este se debe seleccionar del catálogo de proveedores. Concepto: Corresponde al concepto o conceptos de gastos a registrar. Fecha: Fecha en la que se realizó el gasto. Referencia: Es un campo de texto abierto (alfanumérico), en el cual se podrá capturar información referenciada al movimiento (número de recibo telefónico, de alguna factura, etc.). Cantidad: 1



Precio: Corresponde al precio unitario de cada uno de los conceptos del movimiento. % Deducible: Mostrara el porcentaje deducible del gasto de acuerdo a la configuración hecha en el catálogo de gastos. % IVA: Mostrara el porcentaje de IVA de acuerdo a la configuración hecha en el catálogo de gastos. IVA: Mostrara el monto de IVA calculado a partir del importe multiplicado por el campo de %IVA Centro de costos: Especificar el centro de costos que afectara el movimiento.

Se deberá afectar para que quede en estatus concluido, disminuyendo el saldo del anticipo, en caso que la comprobación se realice de manera parcial. Si el movimiento comprobante es por el mismo importe que el anticipo, este último quedara concluido.

3.8 Sin Comprobante

Este movimiento es generado para registrar las comprobaciones de gastos no deducibles, la comprobación puede ser por el monto total del anticipo o por un monto parcial, en este caso el anticipo se mantendrá pendiente por el saldo del



mismo, este movimiento se genera a partir de la afectación del movimiento “Anticipo”.

GASTOSGASTOS COMPROBANTECOMPROBANTE

Inicio 1. Solicitud


1. Solicitud

MÓDULO GASTOS

2. Anticipo


2. Anticipo

MÓDULO GASTOS

Tesorería





3. Comprobante

MÓDULO GASTOS

Si

Fin2.2. ¿ Se va a Devolver el Anticipo?

No

4. Sin Comprobante


4. Sin Comprobante

MÓDULO GASTOS

No




Movimiento: Sin Comprobante Consecutivo: Folio del movimiento. Moneda: Lista las monedas en las que se podrá realizar el movimiento, editable de acuerdo a la configuración del usuario. Factor de Cambio: Factor del tipo de cambio correspondiente al movimiento. Fecha Emisión: Fecha en el que se crea el movimiento (fecha servidor). Actividad: N/A Acreedor/Resp: Seleccionar el Acreedor relacionado con el movimiento. Fecha Requerida: N/A Cuenta: N/A Forma Pago: N/A Clasificación: Se indicará la categoría a la cual pertenece el gasto del movimiento. Antecedente: Mostrara el movimiento del cual proviene, en este caso movimiento “Anticipo”. Consecutivo: Mostrara el consecutivo del movimiento del cual proviene. Check Retenciones: Si se aplican retenciones de ISR e IVA, habilitar el campo. Si se capturo el importe del concepto, los cargos retención aparecerán capturados automáticamente, sólo si al concepto se le asignó un %.



Check Activo Fijos: Permite seleccionar un activo fijo que pueda tener relación con el concepto.

3.8.2 Detalle

Establecimiento: Establecimiento en el cual se realizó el gasto. Concepto: Corresponde al concepto o conceptos de gastos a registrar. Fecha: Fecha en la que se realizó el gasto. Referencia: Es un campo de texto abierto (alfanumérico), en el cual se podrá capturar información referenciada al movimiento (número de recibo telefónico, de alguna factura, etc.). Cantidad: 1 Precio: Corresponde al precio unitario de cada uno de los conceptos del movimiento. % Deducible: Mostrara el porcentaje deducible del gasto de acuerdo a la configuración hecha en el catálogo de gastos. % IVA: Mostrara el porcentaje de IVA de acuerdo a la configuración hecha en el catálogo de gastos. IVA: Mostrara el monto de IVA calculado a partir del importe multiplicado por el campo de %IVA Centro de costos: Especificar el centro de costos que afectara el movimiento.

El movimiento sin comprobante se deberá afectar para que quede en estatus concluido, disminuyendo el saldo del anticipo, en caso que se realice de manera parcial. Si el movimiento sin comprobante es por el mismo saldo que el anticipo, este último quedara concluido.



3.9 Devolucion Anticipo

Este movimiento es generado para registrar las devoluciones de anticipos no comprobados, generando un movimiento de solicitud de depósito en el módulo de tesorería; la devolución puede ser por el monto total del anticipo o por un monto parcial, este movimiento se genera a partir de la afectación del movimiento “Anticipo”.



GASTOSGASTOS DEV. ANTICIPODEV. ANTICIPO

Inicio 1. Solicitud


1. Solicitud

MÓDULO GASTOS

2. Anticipo


2. Anticipo

MÓDULO GASTOS

Tesorería





3. Comprobante

MÓDULO GASTOS

Si

Fin2.2. ¿ Se va a Devolver el Anticipo?

No

4. Sin Comprobante


4. Sin Comprobante

MÓDULO GASTOS

No

5. Devolución Anticipo


5. Devolución Anticipo

MÓDULO GASTOS

Si




Movimiento: Devolución Anticipo Consecutivo: Folio del movimiento Moneda: Lista las monedas en las que se podrá realizar el movimiento, editable de acuerdo a la configuración del usuario. Factor de Cambio: Factor del tipo de cambio correspondiente al movimiento. Fecha Emisión: Fecha en el que se crea el movimiento (fecha servidor). Acreedor/Resp: Seleccionar el Acreedor relacionado con el movimiento. Cuenta: Cuenta de dinero que afectara el movimiento (Solicitud de depósito), si aún no se conoce la cuenta dinero puede quedar vacío este campo. Forma Pago: Forma de pago transferencia, depósito, etc., si aún no se conoce la forma de pago puede quedar vacío este campo. Clasificación: Se indicará la categoría a la cual pertenece el gasto del movimiento. Importe: Importe a devolver. Antecedente: Mostrara el movimiento del cual proviene, en este caso movimiento “Anticipo”. Consecutivo: Mostrara el consecutivo del movimiento del cual proviene.

3.9.2 Detalle



Concepto: Vacío Referencia: Vacío Cantidad: Vacío Precio: Vacío % Deducible: Vacío % IVA: Vacío IVA: Vacío Centro de costos: Vacío

El movimiento devolución anticipo se deberá afectar para que quede en estatus concluido, se generara un movimiento de “Solicitud de depósito” en el módulo de tesorería. En caso que la devolución sea por un monto parcial, el movimiento “Anticipo” se mantendrá pendiente por el saldo del mismo.



3.10 Caja Chica

Este movimiento es generado para registrar los gastos realizados por medio de la caja chica. El movimiento se realiza como un movimiento nuevo. Ruta | Logística |Gastos| Nuevo| Caja Chica

GASTOSGASTOS CAJA CHICACAJA CHICA Inicio 1. Caja Chica


1. Caja Chica

MÓDULO GASTOS

TESORERÍATESORERÍATesorería

Fin




Movimiento: Caja Chica Consecutivo: Folio del movimiento. Moneda: Lista las monedas en las que se podrá realizar el movimiento, editable de acuerdo a la configuración del usuario. Factor de Cambio: Factor del tipo de cambio correspondiente al movimiento. Fecha Emisión: Fecha en el que se crea el movimiento (fecha servidor). Acreedor/Resp: Seleccionar el Acreedor relacionado con el movimiento. Fecha Requerida: Indica la fecha en que se requiere. Cuenta: Cuenta de dinero que afectara el movimiento (Solicitud de cheque), si aún no se conoce la cuenta dinero puede quedar vacío este campo. Forma Pago: Forma de pago transferencia, cheque, etc., si aún no se conoce la forma de pago puede quedar vacío este campo. Clasificación: Se indicará la categoría a la cual pertenece el gasto del movimiento. Check Retenciones: Si se aplican retenciones de ISR e IVA, habilitar el campo. Si se capturo el importe del concepto, los cargos retención aparecerán capturados automáticamente, sólo si al concepto se le asignó un %.



Check Activo Fijos: Permite seleccionar un activo fijo que pueda tener relación con el concepto.

3.10.2 Detalle

Establecimiento: Establecimiento en el cual se realizó el gasto. Concepto: Corresponde al concepto o conceptos de gastos a registrar. Fecha: Fecha en la que se realizó el gasto. Referencia: Es un campo de texto abierto (alfanumérico), en el cual se podrá capturar información referenciada al movimiento (número de recibo telefónico, de alguna factura, etc.). Cantidad: 1 Precio: Corresponde al precio unitario de cada uno de los conceptos del movimiento. % Deducible: Mostrara el porcentaje deducible del gasto de acuerdo a la configuración hecha en el catálogo de gastos. % IVA: Mostrara el porcentaje de IVA de acuerdo a la configuración hecha en el catálogo de gastos. IVA: Mostrara el monto de IVA calculado a partir del importe multiplicado por el campo de %IVA Centro de costos: Especificar el centro de costos que afectara el movimiento.

El movimiento caja chica se deberá afectar para que quede en estatus concluido, se generara movimiento “Solicitud de cheque” en el módulo de tesorería y la poliza de diario en el módulo de contabilidad.



3.11 Devolución Gasto

Este movimiento se genera para registrar alguna devolución de gasto. El movimiento se realiza como un movimiento nuevo.

GASTOSGASTOSDEVOLUCIÓN

GASTODEVOLUCIÓN

GASTOInicio 1 Devolución de Gasto


1 Devolución de Gasto

MÓDULO GASTOS

CXPCXP

Fin

1. Devolución Gasto


1. Devolución Gasto

MÓDULO CXP

Ruta | Logística |Gastos




Movimiento: Devolución Gasto Consecutivo: Folio del movimiento Proyecto: N/A Moneda: Lista las monedas en las que se podrá realizar el movimiento, editable de acuerdo a la configuración del usuario. Factor de Cambio: Factor del tipo de cambio correspondiente al movimiento. Fecha Emisión: Fecha en el que se crea el movimiento (fecha servidor). Acreedor/Resp: Seleccionar el acreedor relacionado con el movimiento. Fecha Requerida: Indica la fecha en que se requiere. Clasificación: Se indicará la categoría a la cual pertenece el gasto del movimiento. Condición: En caso de ser necesario indicar la condición del movimiento (a 15 días, 30 días, etc.). Vencimiento: Indica la fecha de vencimiento de la cuenta por pagar. Check Retenciones: Si se aplican retenciones de ISR e IVA, habilitar el campo. Si se capturo el importe del concepto, los cargos retención aparecerán capturados automáticamente, sólo si al concepto se le asignó un %. Check Activo Fijos: Permite seleccionar un activo fijo que pueda tener relación con el concepto.

3.11.2 Detalles

Concepto: Corresponde al concepto o conceptos de gastos a registrar. Fecha: Fecha en la que se realizó el gasto. Referencia: Es un campo de texto abierto (alfanumérico), en el cual se podrá capturar información referenciada al movimiento (número de recibo telefónico, de alguna factura, etc.). Cantidad: 1 Precio: Corresponde al precio unitario de cada uno de los conceptos del movimiento.



% Deducible: Mostrara el porcentaje deducible del gasto de acuerdo a la configuración hecha en el catálogo de gastos. % IVA: Mostrara el porcentaje de IVA de acuerdo a la configuración hecha en el catálogo de gastos. IVA: Mostrara el monto de IVA calculado a partir del importe multiplicado por el campo de %IVA Centro de costos: Especificar el centro de costos que afectara el movimiento.

El movimiento devolución gasto se deberá afectar para quedar en estatus concluido, generará movimiento “Devolución Gasto” en el módulo de cuentas por pagar, para realizar la devolución o la aplicación correspondiente.



3.12 Cargo Bancario

Se refiere a importes que cobra el banco, como pueden ser las comisiones. Este movimiento se realiza cuando una institución bancaria o de crédito realiza un cargo (egreso) a la empresa.

GASTOSGASTOSCARGO

BANCARIOCARGO

BANCARIO

Inicio 1 Cargo Bancario


1 Cargo Bancario

MÓDULO GASTOS


Fin

1. Cargo Bancario


1. Cargo Bancario

MÓDULO TESORERÍA

2. Cargo Bancario IVA


2. Cargo Bancario IVA

MÓDULO TESORERÍA

El movimiento se realiza como un movimiento nuevo. Ruta | Logística |Gastos



3.12.1 Datos Generales Movimiento: Cargo Bancario Consecutivo: Folio del movimiento Proyecto: N/A UEN: N/A Moneda: Lista las monedas en las que se podrá realizar el movimiento, editable de acuerdo a la configuración del usuario. Factor de Cambio: Factor del tipo de cambio correspondiente al movimiento. Fecha Emisión: Fecha en la que el banco aplica este movimiento. Actividad: N/A Acreedor/Resp: Seleccionar el acreedor relacionado con el movimiento. Fecha Requerida: Indica la fecha emisión. Cuenta: Cuenta de dinero que afectara el movimiento Forma Pago: Forma de pago transferencia. Clasificación: Se indicara la categoría a la cual pertenece el gasto del movimiento. Check Activo Fijos: Apagado

3.12.2 Detalle



Concepto: Corresponde al concepto o conceptos de gastos a registrar. Fecha: Fecha en la que se realizó el gasto. Referencia: Es un campo de texto abierto (alfanumérico), en el cual se podrá capturar información referenciada al movimiento (referencia bancaria, etc.). Cantidad: 1 Precio: Corresponde al precio unitario de cada uno de los conceptos del movimiento. % Deducible: Mostrara el porcentaje deducible del gasto de acuerdo a la configuración hecha en el catálogo de gastos. % IVA: Mostrara el porcentaje de IVA de acuerdo a la configuración hecha en el catálogo de gastos. IVA: Mostrara el monto de IVA calculado a partir del importe multiplicado por el campo de %IVA Centro de costos: Especificar el centro de costos que afectara el movimiento.

El movimiento cargo bancario se deberá afectar para que quede en estatus concluido, se generara movimiento “Cargo Bancario” y “Cargo Bancario IVA” en el módulo de tesorería en estatus concluido.



Posición del Movimiento



3.13 Abono Bancario

Este movimiento se realiza cuando el comprobante del ingreso no es una factura propia, como el de una institución bancaria o de crédito que realiza un abono (ingreso) a la empresa y entrega estados de cuenta como comprobante, por ejemplo: El pago de Intereses que genera un abono bancario en el banco. El movimiento se realiza como un movimiento nuevo.

GASTOSGASTOSABONO

BANCARIOABONO

BANCARIO

Inicio 1. Abono Bancario


1. Abono Bancario

MÓDULO GASTOS


Fin

1. Abono Bancario


1. Abono Bancario

MÓDULO TESORERÍA

2 Abono Bancario IVA


2 Abono Bancario IVA

MÓDULO TESORERÍA





Movimiento: Abono Bancario Consecutivo: Folio del movimiento Proyecto: N/A UEN: N/A Moneda: Lista las monedas en las que se podrá realizar el movimiento, editable de acuerdo a la configuración del usuario. Factor de Cambio: Factor del tipo de cambio correspondiente al movimiento. Fecha Emisión: Fecha en la que el banco aplica este movimiento. Actividad: N/A Acreedor/Resp: Seleccionar el acreedor relacionado con el movimiento. Fecha Requerida: Indica la fecha emisión. Cuenta: Cuenta de dinero que afectara el movimiento. Forma Pago: Forma de pago transferencia. Clasificación: Se indicara la categoría a la cual pertenece el gasto del movimiento. Check Activo Fijos: Apagado

3.13.2 Detalle

Concepto: Corresponde al concepto o conceptos de gastos a registrar. Fecha: Fecha en la que se realizó el gasto. Referencia: Es un campo de texto abierto (alfanumérico), en el cual se podrá capturar información referenciada al movimiento (referencia bancaria, etc.). Cantidad: 1 Precio: Corresponde al precio unitario de cada uno de los conceptos del movimiento. % Deducible: Mostrara el porcentaje deducible del gasto de acuerdo a la configuración hecha en el catálogo de gastos.



% IVA: Mostrara el porcentaje de IVA de acuerdo a la configuración hecha en el catálogo de gastos. IVA: Mostrara el monto de IVA calculado a partir del importe multiplicado por el campo de %IVA Centro de costos: Especificar el centro de costos que afectara el movimiento.

El movimiento abono bancario se deberá afectar para que quede en estatus concluido, se generara movimiento “Abono Bancario” en el módulo de tesorería en estatus concluido.

Posición del Movimiento



3.14 Presupuesto

Elaborar un presupuesto permite a las empresas establecer prioridades y evaluar la consecución de sus objetivos. Los presupuestos podrán jugar roles tanto preventivos como correctivos dentro de la organización. El movimiento se realiza como un movimiento nuevo.

GASTOSGASTOS PRESUPUESTOPRESUPUESTO Inicio 1. Presupuesto


1. Presupuesto

MÓDULO GASTOS

Fin





Movimiento: Presupuesto Consecutivo: Folio del movimiento. Moneda: Lista las monedas en las que se podrá realizar el movimiento, editable de acuerdo a la configuración del usuario. Factor de Cambio: Factor del tipo de cambio correspondiente al movimiento. Fecha Emisión: Fecha que corresponda al presupuesto que se desea controlar. Acreedor/Resp: Seleccionar el Acreedor relacionado con el movimiento, PRESUP Fecha Requerida: Indica la fecha emisión. Clasificación: Se indicara la categoría a la cual pertenece el gasto del movimiento. Check Activo Fijos: Apagado

3.14.2 Detalle



Concepto: Corresponde al concepto o conceptos de gastos a registrar. Referencia: Es un campo de texto abierto (alfanumérico), en el cual se podrá capturar información referenciada al movimiento presupuestado. Cantidad: 1 Precio: Corresponde al precio unitario de cada uno de los conceptos del movimiento. En este caso el presupuesto que se tendrá para el concepto de gasto. % Deducible: Mostrara el porcentaje deducible del gasto de acuerdo a la configuración hecha en el catálogo de gastos. % IVA: Mostrara el porcentaje de IVA de acuerdo a la configuración hecha en el catálogo de gastos. IVA: Mostrara el monto de IVA calculado a partir del importe multiplicado por el campo de %IVA Centro de costos: Especificar el centro de costos al que se le asignará él presupuesto..

El movimiento presupuesto se deberá afectar para que quede en estatus concluido, habilitando las columnas;

Ejercido: Mostrara el importe de presupuesto ejercido. Pendiente: Mostrara el importe de presupuesto pendiente por ejercer. Disponible: Mostrará el importe presupuesto disponible.



C

Nota: Los movimientos que se vayan realizando en el módulo de Gastos, afectaran el movimiento presupuesto. Si en algún momento se genera un movimiento que provoque que el presupuesto se exceda, el ERP muestra un mensaje indicando que no se puede realizar el movimiento por falta de presupuesto, y solo un usuario con los permisos necesarios podrá autorizar que se realice el gasto provocando con esto, que el o los rubros en que se gaste de más muestre cantidades con signo negativo.

3.15 Disminución Presupuesto

Cundo por algún motivo (se dio de presupuesto de más a un concepto, reducción en los gastos), Se desea disminuir el presupuesto otorgado a un concepto en particular, se genera el movimiento Disminución de Presupuesto, esto permitirá reducir el monto otorgado, sin la necesidad de cancelar el presupuesto y realizarlo nuevamente.



El movimiento se realiza como un movimiento nuevo

GASTOSGASTOSDISMINUCIÓN

PRESUPUESTODISMINUCIÓN

PRESUPUESTOInicio 1. Disminución Presup.


1. Disminución Presup.

MÓDULO GASTOS

Fin



Movimiento: Disminución Presup. Consecutivo: Folio del movimiento. Proyecto: N/A UEN: N/A Moneda: Lista las monedas en las que se podrá realizar el movimiento, editable de acuerdo a la configuración del usuario. Factor de Cambio: Factor del tipo de cambio correspondiente al movimiento. Fecha Emisión: Fecha que corresponda al presupuesto que se desea controlar.



Actividad: N/A Acreedor/Resp: Seleccionar el Acreedor relacionado con el movimiento, PRESUP Fecha Requerida: Indica la fecha emisión. Clasificación: Se indicará la categoría a la cual pertenece el gasto del movimiento. Check Activo Fijos: Apagado

3.15.2 Detalle

Concepto: Corresponde al concepto o conceptos de gastos a registrar. Referencia: Es un campo de texto abierto (alfanumérico), en el cual se podrá capturar información referenciada al movimiento presupuestado. Cantidad: 1 Precio: Corresponde al precio unitario de cada uno de los conceptos del movimiento. En este caso el presupuesto que se tendrá para el concepto de gasto. % Deducible: Mostrara el porcentaje deducible del gasto de acuerdo a la configuración hecha en el catálogo de gastos. % IVA: Mostrara el porcentaje de IVA de acuerdo a la configuración hecha en el catálogo de gastos. IVA: Mostrara el monto de IVA calculado a partir del importe multiplicado por el campo de %IVA Centro de costos: Especificar el centro de costos al que se le disminuirá el presupuesto.

El movimiento Disminución Presup. se deberá afectar para que quede en estatus concluido,



4 Exploradores, Reportes y Cubos 4.1 Exploradores

A continuación, rutas para consulta de información mediante opción de exploradores; Ruta |Exploradores | Gastos | Gastos

Ruta |Exploradores | Gastos | Gastos Detalle (Filtro Clasificaciones) Este Explorador permite filtrar por las diferentes clasificaciones que se hayan configurado para los gastos de la empresa, estas clasificaciones, se encuentran del lado izquierdo del explorador.



Muestra los movimientos que se encuentren en estatus pendientes en el módulo de Gastos. Ya sean solicitudes o anticipos.

Ruta |Exploradores | Gastos | Pendientes Detalle A diferencia del anterior, este no solo muestra los gastos pendientes, mostrara las partidas que incluya el movimiento que se encuentra pendiente.



4.2 Reportes

A continuación ruta para consulta de información mediante opción de reportes; Ruta |Reportes | Gastos | Acumulados



Ruta |Reportes | Gastos | General de Movimientos



Ruta |Reportes | Gastos | Diario de Movimientos



4.3 Cubos

Ver manual de Cubos

5 Errores Frecuentes 5.1 Errores Frecuentes

5.1.1 El campo “Acreedor / Resp” debe tener valor. Al momento de captura de cualquier movimiento en módulo de gastos.

Esto es originado porque al capturar un movimiento en módulo de gastos se omitió capturar la clave del proveedor. Solución: Realizar la captura de la clave del Acreedor o Proveedor que corresponda.



5.1.2 El campo “Concepto” debe tener valor. Al momento de captura de cualquier movimiento en módulo de gastos.

Esto es originado porque al capturar un movimiento en módulo de gastos se omitió capturar el concepto de gasto. Solución: Realizar la captura de la clave del concepto de gasto que corresponda.



5.1.3 Falta definir la tabla prorrateo para el concepto o no totaliza el 100% Al momento de captura del movimiento gasto prorrateado.

Esto es originado porque falta definir la tabla de prorrateo del concepto de gasto o bien se capturo la tabla de prorrateo sin que totalice el 100%, en est último caso el sistema arroja mensaje de confirmación.

Solución: Realizar la captura del prorrateo en Ruta | Edición | Tabla prorrateo



5.1.4 Falta indicar la cuenta de dinero. Al momento de captura del movimiento cargo bancario o abono bancario en módulo de gastos.

Esto es originado porque al capturar el movimiento en módulo de gastos se omitió capturar la cuanta de dinero. Solución: Realizar la captura de la cuenta de dinero que corresponda. 5.1.5. El importe indicado Excede el Disponible

Esto es originado porque al capturar el movimiento en módulo de y ya no se cuenta con presupuesto para poder realizar el gasto.



Solución: Se requiere que un usuario con los permisos para autorizar el excederse del presupuesto, lo haga y poder continuar con el proceso.

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Activos Fijos Timbrado de Retenciones

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