Por: Mónica Tierra

Curso: 5to “F”

Que es Excel

Excel es una aplicación desarrollada por Microsoft y distribuida en el paquete de Office para usarse en Windows o Macintosh. Presenta una interfaz intuitiva y amigable con archivos de ayuda incorporados.

Excel, es una hoja de cálculo que permite trabajar con tablas de datos, gráficos, bases de datos, macros, y otras aplicaciones avanzadas. yudando en el cálculo de ejercicios aritméticos y siendo de gran utilidad diversas áreas como educación, administración, finanzas, producción, etc.

Excel se caracteriza por los siguientes aspectos:

1. Hojas de calculo de gran dimensión, filas y columnas que forman celdas de trabajo. 2. Agrupación de varias hojas de cálculo en un libro. Excel esta compuesto por libros, un libro es el archivo en que se trabaja y donde se almacenan los datos. Cada libro puede contener aproximadamente 250 hojas o carpetas. Cada hoja contiene aproximadamente 65.000 líneas y 256 columnas ordenadas numérica y alfabéticamente respectivamente. 3. Actualización automática de los resultados obtenidos en la hoja, al modificar los datos de los cuales depende un resultado. 4. Gran capacidad de presentación y manejo de los datos introducidos. 5. Realización de distintos tipos de gráficos a partir de los datos introducidos en la hoja de cálculo, con la posibilidad de insertarlos en la misma hoja de cálculo o en hojas aparte, pudiendo presentar ambas informaciones juntas o separadas. 6. Trabajar con la información de una base de datos introducida en la hoja de cálculo mediante operaciones que serían propias de un Gestor de Base de Datos como Access.

Fórmulas y Funciones

Una función es una fórmula predefinida por Excel 2007 (o por el usuario) que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene.

La sintaxis de cualquier función es:

nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)

Siguen las siguientes reglas:

- Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.

- Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis.

- Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.

- Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.

Ejemplo: =SUMA(A1:C8)

Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, así la función anterior sería equivalente a:

=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8

En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función.

Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la fórmula.

Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)

Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Así hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información.

Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo =.

Si quieres conocer más sobre los operadores más utilizados y las precedencias de los operadores visita nuestro básico .

Como inserta funciones

Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero Excel 2007 dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, así nos resultará más fácil trabajar con ellas.

Si queremos introducir una función en una celda:

Situarse en la celda donde queremos introducir la función.

Hacer clic en la pestaña Fórmulas.

Elegir la opción Insertar función.

O bien, hacer clic sobre el botón de la barra de fórmulas.

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo Insertar función:

Excel 2007 nos permite buscar la función que necesitamos escribiendo una breve descripción de la función necesitada en el recuadro Buscar una función: y a

continuación hacer clic sobre el botón , de esta forma no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que el nos mostrará en el cuadro de lista Seleccionar una función: las funciones que tienen que ver con la descripción escrita.

Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una categoría del cuadro combinado O seleccionar una categoría:, esto hará que en el cuadro de lista sólo aparezcan las funciones de la categoría elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categoría podemos elegir Todas.

En el cuadro de lista Seleccionar una función: hay que elegir la función que deseamos haciendo clic sobre ésta.

Observa como conforme seleccionamos una función, en la parte inferior nos aparecen los distintos argumentos y una breve descripción de ésta. También disponemos de un enlace Ayuda sobre esta función para obtener una descripción más completa de dicha función.

FUNCION SI

Devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERO y otro valor si dicho

argumento es FALSO.

Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y fórmulas.

Sintaxis

SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)

Prueba_lógica es cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como

VERDADERO o FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresión lógica; si el valor de

la celda A10 es igual a 100, la expresión se evalúa como VERDADERO. De lo

contrario, se evaluará como FALSO. Este argumento puede utilizar cualquier

operador de comparación.

Valor_si_verdadero es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es

VERDADERO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Dentro de

presupuesto" y el argumento prueba_lógica se evalúa como VERDADERO, la

función SI muestra el texto "Dentro de presupuesto". Si el argumento

prueba_lógica es VERDADERO y el argumento valor_si_verdadero está en blanco,

este argumento devuelve 0 (cero). Para mostrar la palabra VERDADERO, utilice el

valor lógico VERDADERO para este argumento. Valor_si_verdadero puede ser otra

fórmula.

Valor_si_falso es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es

FALSO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Presupuesto

excedido" y el argumento prueba_lógica se evalúa como FALSO, la función SI

muestra el texto "Presupuesto excedido". Si el argumento prueba_lógica es FALSO

y se omite valor_si_falso, (es decir, después de valor_si_verdadero no hay ninguna

coma), se devuelve el valor lógico FALSO. Si prueba_lógica es FALSO y

valor_si_falso está en blanco (es decir, después de valor_si_verdadero hay una

coma seguida por el paréntesis de cierre), se devuelve el valor 0 (cero).

Valor_si_falso puede ser otra fórmula.

Observaciones

Es posible anidar hasta 64 funciones SI como argumentos

valor_si_verdadero y valor_si_falso para crear pruebas más complicadas.

(Vea el ejemplo 3 para ver una muestra de funciones SI anidadas). Como

alternativa, para comprobar muchas condiciones, plantéese usar las

funciones BUSCAR, BUSCARV o BUSCARH. (Vea el ejemplo 4 para obtener

una muestra de la función BUSCARH.)

Cuando los argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso se evalúan, la

función SI devuelve el valor devuelto por la ejecución de las instrucciones.

Si uno de los argumentos de la función SI es una matriz (matriz: utilizada

para crear fórmulas sencillas que producen varios resultados o que

funcionan en un grupo de argumentos que se organizan en filas y columnas.

Un rango de matriz comparte una fórmula común; una constante de matriz

es un grupo de constantes utilizadas como un argumento.), cada elemento

de la matriz se evaluará cuando se ejecute la instrucción SI.

Microsoft Excel proporciona funciones adicionales que se pueden utilizar

para analizar los datos en función de una condición. Por ejemplo, para

contar el número de veces que una cadena de texto o un número aparecen

dentro de un rango de celdas, utilice las funciones de hoja de cálculo

CONTAR.SI y CONTAR.SI.CONJUNTO. Para calcular una suma basándose en

una cadena de texto o un número de un rango, utilice las funciones

SUMAR.SI y SUMAR.SI.CONJUNTO.

EJEMPLO:

FUNCION DIAS.LAB

DIA.LAB

Mostrar todo

Devuelve un número que representa una fecha que es el número de días laborables

antes o después de una fecha (la fecha inicial). Los días laborables excluyen los días

de fin de semana y cualquier fecha identificada en el argumento festivos. Use

DIA.LAB para excluir fines de semana o días festivos cuando calcule fechas de

vencimiento de facturas, las fechas de entrega esperadas o el número de días de

trabajo realizado.

Sintaxis

DIA.LAB(fecha_inicial;días_lab;festivos)

IMPORTANTE: Las fechas deben especificarse mediante la función FECHA o como

resultado de otras fórmulas o funciones. Por ejemplo, utilice FECHA(2008;5;23)

para el 23 de mayo de 2008. Pueden producirse problemas si las fechas se escriben

como texto.

Fecha_inicial es una fecha que representa la fecha inicial.

Días_lab es el número de días laborables (días que no sean fines de semana ni

días festivos) anteriores o posteriores al argumento fecha_inicial. Un valor positivo

para el argumento días_lab produce una fecha futura; un número negativo produce

una fecha pasada.

Festivos es una lista opcional de una o varias fechas que deben excluirse del

calendario laboral, como los días festivos nacionales y locales. La lista puede ser un

rango de celdas que contengan las fechas o una constante matricial (matriz:

utilizada para crear fórmulas sencillas que producen varios resultados o que

funcionan en un grupo de argumentos que se organizan en filas y columnas. Un

rango de matriz comparte una fórmula común; una constante de matriz es un

grupo de constantes utilizadas como un argumento.)de los números de serie que

representen las fechas.

Observaciones

Microsoft Excel almacena las fechas como números de serie secuenciales

para que se puedan utilizar en cálculos. De manera predeterminada, la fecha

1 de enero de 1900 es el número de serie 1 y la fecha 1 de enero de 2008 es

el número de serie 39448, porque es 39.448 días posterior al 1 de enero de

1900. Microsoft Excel para Macintosh utiliza un sistema de fechas

predeterminado diferente.

Si uno de los argumentos no es una fecha válida DIA.LAB devuelve el valor

de error #¡VALOR!.

Si el argumento fecha_inicial más el argumento días_lab produce una fecha

no válida, DIA.LAB devuelve el valor de error #¡NUM!.

Si el argumento días_lab no es un entero, se trunca.

EJEMPLO:

BDCONTAR

Cuenta las celdas que contienen números en un campo (columna) de registros de una lista o base de

datos que cumplen las condiciones especificadas.

El argumento nombre_de_campo es opcional. Si se pasa por alto, BDCONTAR cuenta todos los registros

de la base de datos que coinciden con los criterios.

Sintaxis

BDCONTAR(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios)

Base_de_datos es el rango de celdas que compone la lista o base de datos. Una base de datos es una

lista de datos relacionados en la que las filas de información son registros y las columnas de datos,

campos. La primera fila de la lista contiene los rótulos de cada columna.

Nombre_de_campo indica qué columna se utiliza en la función. Escriba el rótulo de la columna entre

comillas, como por ejemplo "Edad" o "Rendimiento", o un número (sin las comillas) que represente la

posición de la columna en la lista: 1 para la primera columna, 2 para la segunda y así sucesivamente.

Criterios es el rango de celdas que contiene las condiciones especificadas. Puede utilizar cualquier

rango en el argumento Criterios mientras éste incluya por lo menos un rótulo de columna y al menos una

celda debajo del rótulo de columna en la que se pueda especificar una condición de columna.

EJEMPLO:

FUNCIÓN DVS

Devuelve la amortización de un bien durante un período especificado, inclusive un período parcial, usando

el método de amortización acelerada con una tasa doble y según el coeficiente que especifique. Las

iniciales DVS corresponden a disminución variable del saldo.

Sintaxis

DVS(costo;valor_residual;vida;período_inicial;período_final;factor; sin_cambios)

Costo es el costo inicial del bien.

Valor_residual es el valor al final de la depreciación (también conocido como valor residual del bien).

Este valor puede ser 0.

Vida es el número de períodos durante los cuales se produce la depreciación del bien (también conocido

como la vida útil del bien).

Período_inicial es el período inicial para el que se desea calcular la depreciación. El argumento

período_inicial debe utilizar las mismas unidades que el argumento vida.

Período_final es el período final para el que se desea calcular la depreciación. El argumento

período_final debe utilizar las mismas unidades que el argumento vida.

Factor es el tipo de depreciación del saldo. Si el argumento factor se omite, se calculará como 2 (el

método de depreciación por doble disminución del saldo). Si no desea usar el método de depreciación por

doble disminución del saldo, cambie el argumento factor. Para obtener una descripción del método de

amortización o de depreciación por doble disminución del saldo, vea la función DDB.

Sin_cambios es un valor lógico que especifica si deberá cambiar al método directo de depreciación

cuando la depreciación sea mayor que el cálculo del saldo en disminución.

Si el argumento sin_cambios es VERDADERO, Microsoft Excel no cambia al método directo de

depreciación aun cuando ésta sea mayor que el cálculo del saldo en disminución.

Si el argumento sin_cambios es FALSO o se omite, Excel cambia al método directo de

depreciación cuando la depreciación es mayor que el cálculo del saldo en disminución.

Todos los argumentos, excepto el argumento sin_cambios, deben ser números positivos.

Ejemplo;

FUNCIO RESIDUO

Devuelve el residuo o resto de la división entre número y núm_divisor. El resultado tiene el mismo signo

que núm_divisor.

Sintaxis

RESIDUO(número;núm_divisor)

Número es el número que se desea dividir y cuyo residuo o resto desea obtener.

Núm_divisor es el número por el cual se desea dividir el argumento número.

EJEMPLO:

FUNCION AÑO

Devuelve el año correspondiente a una fecha. El año se devuelve como número entero

comprendido entre 1900 y 9999.

Sintaxis

AÑO(núm_de_serie)

Núm_de_serie es la fecha del año que se desea buscar. Las fechas deben especificarse

utilizando la función FECHA o como resultado de otras fórmulas o funciones. Por ejemplo, utilice

FECHA(2008;5;23) para el 23 de mayo de 2008. Pueden producirse problemas si las fechas se

escriben como texto.

Observaciones

Microsoft Excel almacena las fechas como números de serie secuenciales para que se puedan

utilizar en cálculos. De manera predeterminada, la fecha 1 de enero de 1900 es el número de

serie 1 y la fecha 1 de enero de 2008 es el número de serie 39448, porque es 39.448 días

posterior al 1 de enero de 1900. Microsoft Excel para Macintosh utiliza un sistema de fechas

predeterminado diferente.

Los valores que devuelven las funciones AÑO, MES Y DIA serán valores gregorianos

independientemente del formato de presentación del valor de fecha suministrado. Por ejemplo, si

el formato de presentación de la fecha suministrada es Hijri (calendario Hijri: calendario lunar que

se utiliza en los países islámicos (también conocido como calendario de la Hégira).), los valores

devueltos para las funciones AÑO, MES Y DIA serán valores asociados con la fecha gregoriana

equivalente.

EJEMPLO :

Función moda

La función descrita en este tema de Ayuda convierte un número a formato de texto y le aplica un

símbolo de moneda. El nombre de la función (y el símbolo que aplica) depende de la

configuración del idioma.

Esta función convierte un número en texto usando un formato de moneda, con el

núm_de_decimales redondeado a la posición decimal especificada. El formato empleado es

$#.##0,00_);($#.##0,00).

Sintaxis

MONEDA(número;núm_de_decimales)

Número es un número, una referencia a una celda que contiene un número o una fórmula que

evalúa un número.

Núm_de_decimales es el número de dígitos a la derecha del separador decimal. Si

núm_de_decimales es negativo, el argumento número se redondea hacia la izquierda del

separador decimal. Si omite el argumento núm_de_decimales, su valor predeterminado es 2.

Observación

La principal diferencia entre dar formato a una celda que contiene un número con un comando

(en la ficha Inicio, en el grupo Número, haga clic en la flecha situada junto a Número y, a

continuación, haga clic en Número) y dar formato a un número directamente con la función

MONEDA es que MONEDA convierte el resultado en texto. Un número al que se le da formato

con el cuadro de diálogo Aplicar formato a celdas sigue siendo un número. Los números a los

que se da formato con la función MONEDA pueden continuar usándose en fórmulas porque, al

calcularlos, Microsoft Excel convierte los números especificados como valores de texto en

números.

Ejemplo:

Función encontrar

Las funciones ENCONTRAR y ENCONTRARB buscan una cadena de texto dentro de una segunda

cadena y devuelven el número de la posición inicial de la primera cadena de texto a partir del primer

carácter de la segunda cadena de texto.

IMPORTANTE ENCONTRAR se utiliza con idiomas que emplean un conjunto de caracteres de un byte

(SBCS), mientras que ENCONTRARB se aplica a idiomas que utilizan juegos de caracteres de doble byte

(DBCS). La configuración de idioma predeterminada del equipo influye en el valor devuelto del modo

siguiente:

ENCONTRAR siempre cuenta cada carácter como 1, ya sea de un byte o de doble byte,

independientemente de la configuración predeterminada de idioma.

ENCONTRARB cuenta cada carácter de doble byte como 2 si se ha habilitado la edición de un

idioma que admita DBCS y posteriormente se establece como idioma predeterminado. De lo

contrario, la función contará cada carácter como 1.

Entre los idiomas que admiten DBCS se incluyen japonés, chino (simplificado), chino (tradicional) y

coreano.

Para obtener más información, vea los temas de Ayuda siguientes:

Habilitar la compatibilidad de Windows XP con determinados idiomas (Asia oriental, Sudeste

asiático, Índico e idiomas de derecha a izquierda)

Habilitar la escritura de texto en otro idioma en Microsoft Office

Sintaxis

ENCONTRAR(texto_buscado;dentro_del_texto;núm_inicial)

ENCONTRARB(texto_buscado;dentro_del_texto;núm_inicial)

Texto_buscado es el texto que desea encontrar.

Dentro_del_texto es el texto que a su vez contiene el texto que desea encontrar.

Núm_inicial especifica el carácter a partir del cual comenzará la búsqueda. El primer carácter de

dentro_del_texto es el carácter número 1. Si omite núm_inicial, se supone que es 1.

Observaciones

Las funciones ENCONTRAR y ENCONTRARB distinguen entre mayúsculas y minúsculas y no

permiten el uso de caracteres comodín. Si no desea realizar una búsqueda con distinción de

mayúsculas y minúsculas o donde se utilicen caracteres comodín, puede utilizar HALLAR y

HALLARB.

Si texto_buscado es "" (texto vacío), BUSCAR coincide con el primer carácter de la cadena de

búsqueda (es decir, el carácter de núm_inicial o 1).

Texto_buscado no puede contener ningún carácter comodín.

Si texto_buscado no aparece en dentro_del_texto, ENCONTRAR y ENCONTRARB devuelven el

valor de error #¡VALOR!.

Si núm_inicial no es mayor que cero, ENCONTRAR y

Ejemplo:

Sumar si

DESCRIPCIÓN:

Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio

ESTRUCTURA:

SUMAR.SI (rango; criterio; rango suma)

Rango: es el rango de celdas que se desea evaluar según los

criterios especificados. Las celdas de cada rango deben ser

números, o bien nombres, matrices o referencias que

contengan números.

Criterio: es el criterio en forma de número, expresión o texto,

que determina las celdas que se van a sumar.

Rango suma: son las celdas reales que se deben sumar si

las correspondientes celdas incluidas en el rango cumplen los

criterios. Si se omite el argumento rango suma, las celdas del

rango se evaluarán según los criterios y se sumarán si cumplen

los criterios.

EJEMPLO:

Calcular la cantidad de electrodomésticos que hay en un almacén

Ejemplo:

fin