TEMA: EXCEL

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1 Introducción. Elementos de Excel.

Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo. Una Hoja de cálculo es un programa que es capaz de trabajar con números de forma sencilla e intuitiva. Para ello se utiliza una cuadrícula formada por filas (horizontales) y columnas (verticales) donde en cada celda se pueden introducir números, letras y gráficos.

Como ejemplo vamos a ver una factura hecha con Excel que nos servirá para ver algunas características del programa.

Excel también es capaz de dibujar distintos tipos de gráficos a partir de los datos introducidos.

Cómo entrar en el programa Excel: Inicio-todos los programas- Office- Microsoft Excel

CELDA ACTIVA

Hoja 1, 2, 3.......

El formato de la ventana y muchas de las opciones coinciden

con las de Word.

Las columnas se ordenan con las

letras A,B,C...

Las filas se ordenan con los números 1,2,3...

En las celdas podemos introducir textos, números y fórmulas que operarán los datos introducidos y

nos mostrarán el resultado.

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2 Desplazamiento por la hoja

Con el puntero del ratón podemos desplazarnos entre las celdas y hojas.

Cuando no está abierto ningún menú, las teclas activas para poder desplazarse a

través de la hoja, por medio del teclado son las siguientes:

Actividades:

1. Ejecuta cada uno de los siguientes movimientos:

MOVIMIENTO TECLADO

Celda Abajo FLECHA ABAJO

Celda Arriba FLECHA ARRIBA

Celda Derecha FLECHA DERECHA

Celda Izquierda FLECHA IZQUIERDA

Pantalla Abajo AVPAG

Pantalla Arriba REPAG

Celda A1 CTRL+INICIO

Primera celda de la columna activa FIN FLECHA ARRIBA

Última celda de la columna activa FIN FLECHA ABAJO

Primera celda de la fila activa FIN FLECHA IZQUIERDA

Última celda de la fila activa FIN FLECHA DERECHA

Hoja Siguiente CTRL+AVPAG

Hoja Anterior CTRL+REPAG

2. ¿Qué ocurre si en el comando Ir del menú Edición ponemos B100 en

el cuadro de referencia? ¿Y si pulsamos F5?

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3. Formato de Hojas

Se puede cambiar el formato de las hojas de un libro de Excel desde:

1. La barra de menú en Formato, hojas.

2. La ventana que sale pulsado el botón derecho del ratón al estar encima de

una hoja:

Actividad:

3. Crea una hoja para cada mes del año. Para ello crea las primeras seis hojas y

después selecciónalas (pulsando control mientras seleccionas con el cursor las hojas) y cópialas

después de la ultima (selecciona mover o copiar y pulsa la opción de crear una copia). Por

último cambia el nombre de estas últimas por los meses que correspondan (botón

derecho sobre hoja…y cambiar nombre)

Para cambiar

el nombre

Para ocultar

la hoja

Para mostrar

una hoja oculta Para ponerle un

fondo a la hoja

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4. Introducción de datos

Para introducir información en una celda hay que activar la celda con el ratón,

introducir los datos y pulsar Enter para validar la entrada.

4. Introduce los siguientes datos sin formato todavía en la hoja Enero

Moneda Porcentajes Número

Form

ato de

celda

s 1200 0,23 12,05500 0,56 -566221

2360 0,45 15556000 0,12 55451245562 0,14 458585854555 0,89 554,1

700000 0,4 2221151000000 0,8 556

41555 0,99 -89585541545 0,1 -5000,2

4555545 0,48 4555,0077874 0,78 4000000

4 Formato de celdas

Excel es una hoja de cálculo que realiza cálculos con lo que hay contenido en las

celdas, que principalmente serán números, aunque también pueden ser fechas,

Euros, formulas, texto...

Con la opción de formato de celdas no solo vamos a cambiar el aspecto de las

tablas y celdas de Excel, sino que también vamos a definir qué tipos de datos

pueden meterse en cada celda. Para una celda con formato de fecha solo se pueden

meter fechas y no números o texto.

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Elige el formato de letra en la

celda

Elige el tipo de línea de la tabla se

Excel

Elige el color de sombreado

de la celda

Para definir el formato de celda tenemos primero que seleccionar las celdas

(columnas, filas o celdas sueltas) a las

que vamos a cambiarle el formato de

celda.

A continuación vamos al menú:

Formato Celdas y se despliega la

siguiente ventana: En ella hay

diferentes pestañas, algunas similares

a las del Word, como la de Fuente y

Bordes.

Empezaremos por la pestaña de

Número, en ella especificamos el tipo

dato que entrará en la celda, de entre

las siguientes categorías:

GENERAL: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido.

NÚMERO: Contiene una serie de opciones que visualizan los números en formatos

enteros, con decimales y con punto de miles.

MONEDA: Es parecido a la categoría Número, pero en vez del separador de miles

nos permite visualizar el número con un símbolo monetario como podría ser Pts.

Siempre lleva junto con el símbolo monetario el separador de miles.

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PORCENTAJE: Visualiza los números como porcentajes. Se multiplica el valor de

la celda por 100 y se le asigna el símbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin

decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostraría como 15,28%.

FECHA: Visualiza la fecha correspondiente al número introducido en la celda. Así el 1

equivaldrá a 1/1/1900, el 2 al 2/1/1900, y así sucesivamente.

En la pestaña de Alineación aparece la siguiente ventana de alineación del

texto:

Actividad 5:

En la hoja llamada Enero usando solo el Formato de celda transfórmala en la tabla de abajo. Los porcentajes y las monedas están metidos desde Formato CeldasNúmeroPorcentaje o Moneda. La cuarta columna tiene formato de número, de forma que los números negativos aparecen en rojo, con punto separador de miles y todos con dos cifras decimales. En esta tabla nosotros no hemos de teclear ningún punto, pta ni %.

Pone a la

derecha, la

Pone

arriba,

abajo o

Pone en vertical

o con cualquier

inclinación el

Hace más alta la celda para que quepa

el texto

Reduce el tamaño del texto hasta que quepa en

la celda

Si tenemos varias

celdas seleccionadas,

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Moneda Porcentajes Número

Fo

rma

to d

e c

eld

as

1.200 pta 23% 12,05

500 pta 56% -566.221,00

2.360 pta 45% 155,00

56.000 pta 12% 554.512,00

45.562 pta 14% 4.585.858,00

54.555 pta 89% 554,10

700.000 pta 4% 222.115,00

1.000.000 pta 80% 556,00

41.555 pta 99% -895.855,00

41.545 pta 100% -5.000,20

4.555.545 pta 48% 4.555,00

77.874 pta 78% 4.000.000,00

Formato filas.

Si deseamos modificar la altura de alguna fila, podemos utilizar dos métodos:

A) utilizar el menú. Para ello, sigue los siguientes pasos:

1. Selecciona las filas a las que quieres

modificar la altura.

2. Selecciona Formato/Fila/Alto...

3. Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha.

4. Escribe la altura deseada.

5. Haz clic sobre el botón Aceptar.

B) utilizar el ratón. Para ello:

1. Sitúa el puntero del ratón en la línea situada debajo del número de la fila

que desees modificar, en la cabecera de la fila. El puntero del ratón adopta la

forma de una flecha de dos puntas.

2. Mantén pulsado el botón del ratón, y arrastra la línea a la nueva posición.

3. Suelta el botón del ratón.

Para ajustar la altura a la entrada más alta de la fila, el método más rápido

consiste en situarte sobre la línea divisoria por debajo de la fila que deseas modificar,

en la cabecera de la fila y hacer doble clic.

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Formato columnas: Para modificar la anchura de una columna, los pasos a seguir

son similares a los anteriores. ¡Investiga!

Formato hoja: Seleccionando Formato/Hoja podemos darle un nombre nuevo a la

hoja o ponerle un fondo, entre otras opciones.

Insertar celdas/filas/columnas en una hoja: Para insertar una celda,

seleccionamos Insertar-Celdas/filas/columnas. Aparece una ventana como esta:

Podemos elegir entre desplazar las celdas existentes hacia la derecha o hacia

abajo, según nos interese. De esta manera podemos también insertar filas o columnas

enteras.

Actividad:

En la hoja Febrero Copia la siguiente tabla en una hoja de cálculo:

Afición Número de horas semanales

Escuchar música 8

Ver la televisión 5

Ir al cine 1,5

Practicar deporte 6

Salir con los amigos 6

Inserta una nueva fila con esta información:

Afición: Leer

Horas semanales: 8

Inserta una columna con las horas semanales que realmente dedicas tú a

esas aficiones.

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5. Operaciones relativas.

Como ya viste al principio Excel sirve para realizar diversas operaciones con los

datos introducidos

Actividad:

Introduce los siguientes datos en la hoja de Marzo y completa la columna D con la

suma de las columnas A y B. Para ello escribe la formula =A1+B1 en para obtener la

suma de la celda A1 y B1 en celda D1, más intro . Aplícalo a todas las celdas de la

columna D.

.

Escribe la formula en la celda E1.

Dale al intro para aceptar la

formula.

Dale a copiar.

Selecciona las celdas donde quiera aplicar la formula 6

Dale a pegar.

Siguiendo los pasos anteriores:

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En la columna F obtén el producto =A1*B1

En la columna G haz la división =A1/B1

En la columna H la resta =A1-B1

En la columna I aplica la formula =(A1+B1)/2

8 Fórmulas Absolutas

Sirve para trabajar con fórmulas en las que uno o varios datos no deben variar

su celda al copiar las fórmulas y pegarlas en otra u otras celdas. Por tanto son

datos fijos.

Las celdas con fórmulas absolutas y relativas pueden estar mezcladas según interese.

Se consigue colocando el signo $ delante de la fila y/o columna que se desea mantener fija. El siguiente ejemplo debe sumar el valor “2” a cada uno de los valores que aparecen y colocar el resultado en la celda de la izquierda. Fíjate como utiliza fórmulas absolutas mezcladas con fórmulas relativas.

2 4 6

5 7

6 8

7 9

Valor que deseo

mantener fijo

Columna de Datos

Fórmula:

=$A$1+B1 =$A$1+B2 =$A$1+B3

=$A$1+B4

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Actividad: 3. Crea un libro nuevo. 4. Introduce la siguiente factura y realiza las operaciones

que faltan:

Fórmulas a emplear: Total = Cantidad * Precio Unidad

IVA = Total * Celda del IVA /100 (o bien que el nº sea un valor de porcentaje en cuyo caso no hace falta dividirlo por 100)

Total con IVA = Total + Resultado del IVA

Suma total = Suma de todos los productos

IVA (%) 16

CANTIDAD PRODUCTO PRECIO UNIDAD TOTAL IVA TOTAL CON IVA

2 Cajas de tornillos 3,5 # valor # # valor # # valor #

1 Juego de brocas 6,15 # valor # # valor # # valor #

3 Cajas de arandelas 1,45 # valor # # valor # # valor #

SUMA TOTAL # valor # # valor # # valor #

FACTURA

5. Aplicar a todas las celdas Alineación centrada. 6. Guarda el documento con el nombre Excel 08 en la carpeta

con tu nombre dentro de tu disquete y con formato de Excel.

9 Gráficos Exposición:

Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo y facilita su interpretación.

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A la hora de crear un gráfico, Excel2000 dispone de un asistente que nos guiará en la creación de éste, de forma que nos resulte más fácil.

Formas de insertar un gráfico: 1. Selecciona los datos a representar en el gráfico. 2. Insertar el gráfico:

Forma 1: seleccionar el menú Insertar y elegir la opción Gráfico.

Forma 2 : hacer clic sobre el botón Gráfico de la barra de herramientas.

Aparecerá el asistente de gráficos, que nos irá guiando paso a paso:

1º) Elegir el tipo de gráfico deseado

2º) Elegir el subtipo de gráfico

3º) Siguiente para pasar al segundo paso

TEMA: EXCEL

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5º) Elegir la pestaña serie, para fijar los

parámetros de esta

7º) Siguiente para pasar al

tercer paso

6º) Modificar los parámetros para adaptarlos

a nuestras

necesidades

1º) Comprobar que el rango de datos a

representar es

correcto

2º) Si no lo es, accionar este botón, se

minimizará la ventana y podrás seleccionar en la

hoja

4º) Elegir como están introducidas las series de datos

a representar

En todo momento podemos observar el

aspecto de las modificaciones que se

realizan

3º) Si has tenido que modificar el rango, haz clic aquí para maximizar el

asistente de gráficos

TEMA: EXCEL

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1º) Escribir el título del gráfico y título del eje x

e y

2º) Activar las casillas para que represente los

valores en cada eje

3º) Activar casillas para que

represente las

líneas de división

4º) Indicar si se desea mostrar la

leyenda y donde se

quiere situar

5º) Indicar si queremos que aparezca el

valor representado en el interior

del gráfico

6º) Indicar si se desea que

aparezca en la parte inferior del gráfico una tabla con los datos

representados

En todo momento podemos observar el

aspecto de las modificaciones que

se realizan

7º) Siguiente para pasar al cuarto y

último paso

Indicar si se desea que el gráfico

aparezca en una hoja nueva con el nombre que figura al lado y

que podemos

modificar

Activar si se desea que el

gráfico aparezca como un objeto

TEMA: EXCEL

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Actividad:

7. Abre un libro nuevo. 8. Introduce los siguientes datos, referidos al consumo

eléctrico de los últimos 5 años en España

Año Consumo GWh

1997 162.383 1998 173.081 1999 184.345 2000 194.992 2001 205.414

TEMA: EXCEL

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9. Realiza los siguientes gráficos, representando el

consumo frente al tiempo: • Gráfico de columnas • Gráfico de barras • Gráfico XY dispersión • Gráfico de áreas 2D • Gráfico de áreas 3D

10. Inserta cada gráfico en una hoja nueva llamada con el nombre del tipo de gráfico, el cual aparece subrayado en el apartado anterior.

11. Guarda el documento con el nombre “Excel 08” en una carpeta con tu nombre dentro de tu disquete y con formato de Excel.

Actividad de afianzamiento: Obtén la curva característica (modo

dispersión) de un termistor NTC a partir de la siguiente tabla: Para introducir la serie de datos de la temperatura puedes introducir el priemer valor (-

40) en la celda A1, seleccionar la columna A, Edición,-rellenar-series-filas-lineal-incremento:5 -límite:80 y Aceptar

T(ºC)

R (KΩ)

T (ºC)

R (KΩ)

-40

195,65

25

10,00

-35

148,17

30

8,31

-30

113,34

35

6,95

-25

87,56

40

5,83

-20

68,23

45

4,91

-15

53,65

50

4,16

-10

42,50

55

5,53

TEMA: EXCEL

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-5

33,89

60

3,01

0 27,01

65

2,58

5 22,02

70

2,23

10

17,92

75

1,92

15

14,867

80

1,67

20

12,08

TEMA: EXCEL

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Contenido: 12 Funciones. Exposición:

Una de las opciones de Excel son las Funciones, que permite meter formulas que hacen operaciones con los números o datos insertados en las celdas. Estas funciones nos permiten operaciones sencillas desde una simple suma hasta otras más complicadas como funciones estadísticas, gestión de datos, etc.

Las formulas se pueden meter de dos formas, manual o usando un asistente. Veamos como se meten manualmente funciones sencillas:

Nos colocamos en la celda en la que tiene que aparecer el resultado de la operación y escribimos el signo “=”.

A continuación metemos la expresión algebraica. Para ello vamos pulsando sobre las celdas que contienen los valores a operar y entre medias ponemos los operadores (+, -, x; /...) pudiendo usar paréntesis. Al pulsar la tecla Intro la celda devuelve un número que es el resultado de la operación.

En la celda se ve el número calculado, y en la barra de formulas la formula que se calcula en esa celda:

Por ejemplo

Los valores de una función se pueden meter celda a celda, o mediante rangos:

=A1+B1+C1

=SUMA(A1;B1;C1)

Celda con función

Barra de formulas

Insertar función

TEMA: EXCEL

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=SUMA(A1:C1)

Son tres formas de hacer lo mismo.

La otra forma para meter una formula es con el asistente que acompaña al botón Insertar función. Al pulsarlo nos sale el siguiente asistente:

• Donde elegimos la función a insertar y vamos siguiendo un asistente que nos va guiando para meter los datos.

• Por ejemplo vamos a ver como se hace la operación anterior siguiendo el asistente:

• Pulsar botón insertar función

• Buscar la función SUMA, seleccionarla y pulsar Aceptar.

Nos saldrá el cuadro:

En Número1 metemos la primero celda del rango a sumar, o bien pulsando sobre se nos abre la tabla de Excel, para seleccionar directamente la celda o rango a sumar.

En el recuadro Número2 habrá que indicar cuál será el segundo argumento. Sólo en caso de que existiera.

También podemos sumar celda a celda, poniendo la primera celda en Numero1, la segunda en Numero2, y aparecerá entonces otra ventana para Número3, y así sucesivamente.

TEMA: EXCEL

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• Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botón Aceptar y ya habremos acabado.

Contenido: XX Configurar página e imprimir

Exposición: Para cambiar y definir los márgenes, el tamaño y la orientación del papel, la

fuente y el diseño se va a Archivo, Configurar página.

Actividad:

1.- Usando funciones construye y completa la siguiente tabla: 2.- Guárdala con el nombre Excel 12 y con formato Excel.

A B C A+B+C 2A-(B+C) AxB/C AxA+B-C

1 6 41

2 9 23

3 5 36

4 12 15

5 4 17

6 21 60

Puedes cambiar los márgenes y centrar la hoja .

Para poner encabezado y pie de página a la hoja

TEMA: EXCEL

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Para imprimir un documento se puede hacer de dos formas:

1. Desde el icono imprimir de la barra estándar. Se utiliza cuando no queremos cambiar ninguna característica de impresión.

2. Desde el menú Archivo, Imprimir, o bien directamente con ( CTRL + P ) . Cuando queremos cambiar alguna característica de impresión. Por ejemplo, el número de copias, imprimir sólo alguna página del documento, etc...

En esta ventana puedes elegir: • El nombre de la impresora en la que quieres imprimir • El número de copias • Intervalo de páginas: Puedes imprimir todo o unas páginas en

concreto.

Número de las páginas que quieres

imprimir.

Tamaño y orientación

del papel

TEMA: EXCEL

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Selecciona la

impresora

El número de copias que quieres imprimir

Para cambiar propiedades sobre el papel, gráficos,

fuente,..

Permite imprimir todo el libro, lo que tengas seleccionado y las hojas que estén activas.