MANUAL DE DOCUMENTACION POLICIAL DIREJE EDU Y DOCT.doc

POLICA NACIONAL DEL PER

POLICA NACIONAL DEL PER

MANUAL DE DOCUMENTACIN POLICIAL

RD N 312-2013-DIRGEN/EMGDEL 13ABR2013

LIMA PERU

2013

NDICEEXPOSICIN DE MOTIVOS CAPTULO I

GENERALIDADES

Finalidad, Contenido, Alcance y Base Legal7

Definicin de Trminos8CAPTULO II

PRINCIPIOS

Principios..9CAPTULO III

NORMAS LEGALES

Documentacin Policial.9

Clasificacin de la Documentacin Policial9

Soporte de la Informacin 10

Mrgenes 10

Estructura de un Documento 10

De la Descripcin del Documento 11

Caractersticas de los Sellos 12

Normas para la redaccin de la Documentacin Policial 13

Del empleo del Anexo 14

De la Organizacin de los Documentos 14

Del Uso de Sobres 14

Rotulacin de Sobres 15

De la remisin de la Documentacin Clasificada 15

CAPTULO IV

ADMINISTRACIN DE DOCUMENTOS

TRMITE DE DOCUMENTOS

De los destinatarios de la Documentacin 15

Observancia del Conducto Regular15

De las Competencias de los Comandos Internos 15

Plazos y Trminos16

CAPTULO VFASES DE LA ADMINISTRACIN DOCUMENTARIA

De la descripcin de las Fases de la Administracin Documentaria16

De la recepcin16

De la clasificacin16

Del registro16

De la distribucin16

Del diligenciamiento17

Del Archivo17

CAPTULO VI

DE LA FINALIDAD DEL ARCHIVO

De los Archivos Policiales17

Del aspecto sistemtico de los Archivos17

De la clasificacin de los Archivos17

CAPTULO VII

DE LA CONSERVACIN DE LA DOCUMENTACIN

Del Patrimonio Documentario de su custodia 18

Obligaciones del Personal Policial18

Cuidado de la Documentacin 18

De la transferencia documental al Archivo General de la Nacin18

CAPTULO VIII

ACCESO DE LA INFORMACIN PBLICA

mbito de Aplicacin18

Funcionarios responsables de entregar la informacin 18

CAPTULO IX

CLASES DE DOCUMENTOS POR SU FUNCINClases de Documentos Policiales19

Comunes19

Especializados19CAPTULO X

DEFINICIN, CLASES, CONSIDERACIONES PARA SU FORMULACIN

Acta 19

Apreciacin de Situacin 21

Atestado Policial 22

Carta Funcional 24

Certificado 24

Citatorio 25

Constancia 26

Copia Certificada 26

Decreto

27

Devolucin 27

Elevacin

28

Gua de Destino29

Hoja Bsica de Requisitoria29

Hoja de Datos de Identificacin30

Hoja de Recomendacin 31

Informe

33Informe Policial 35

Inventario

36

Manifestacin 37

Memorndum 39

Nota de Agente 40

Nota Informativa 40

Notificacin 41

Notificacin de Detencin 42

Oficio 42

Orden 43

Orden de Operaciones 44

Papeleta de Sancin 47

Parte

47

Plan Ceremonial

48

Plan de Trabajo 49

Pase

50

Planilla de Indemnizacin de Gastos de Viaje 51

Radiograma 51Solicitud

52

CAPTULO XILIBROS DE REGISTROS

DEFINICIN DE NORMAS PARA SU FORMULACIN

Definicin

53

Consideraciones para el registro en el libro, cuaderno o registro

informtico53

Elementos constitutivos para cada clase de registro54CAPTULO XIIDISPOSICIONES FINALES

Disposiciones Finales59

ANEXOS COMPLEMENTARIOS60Anexo 01 Formato de Acta61

Anexo 02 Formato de Apreciacin de Situacin62

Anexo 03 Formato de Atestado Policial65

Anexo 04 Formato de Carta Funcional67

Anexo 05 Formato de Certificado68

Anexo 06 Formato de Citatorio69

Anexo 07 Formato de Constancia70

Anexo 08 Formato de Copia Certificada71

Anexo 09 Formato de Decreto72

Anexo 10 Formato de Devolucin73

Anexo 11 Formato de Elevacin74

Anexo 12 Formato de Gua de Destino75

Anexo 13 Formato de Hoja Bsica de Requisitoria76

Anexo 14 Formato de Hoja de Datos de Identificacin77

Anexo 15 Formato de Hoja de Recomendacin78

Anexo 16 Formato de Informe79

Anexo 17 Formato de Informe por Actos Antisociales80

Anexo 18 Formato de Informe por Situacin Irregular de Menor82

Anexo 19 Formato de Informe Administrativo84Anexo 20 Formato de Informe Policial85

Anexo 21 Formato de Inventario86

Anexo 22 Formato de Manifestacin87

Anexo 23 Formato de Memorndum88

Anexo 24 Formato de Memorndum Mltiple89

Anexo 25 Formato de Nota de Agente90

Anexo 26 Formato de Nota Informativa91

Anexo 27 Formato de Notificacin92

Anexo 28 Formato de Notificacin de Detencin93

Anexo 29 Formato de Oficio94

Anexo 30 Formato de Orden95

Anexo 31 Formato de Orden de Operaciones96

Anexo 32 Formato de Papeleta de Sancin99

Anexo 33 Formato de Parte..100

Anexo 34 Formato de Plan Ceremonial..101

Anexo 35 Formato de Plan de Trabajo..103

Anexo 36 Formato de Pase.104

Anexo 37 Formato de Planilla de Indemnizacin de Gastos de Viaje105

Anexo 38 Formato de Radiograma..106

Anexo 39 Formato de Solicitud107

Anexo 40 Artculos de la Legislacin concordante..108

EXPOSICIN DE MOTIVOS

La Polica Nacional del Per en cumplimiento de sus competencias, funciones y atribuciones establecidas en Ley de la Polica Nacional del Per, Decreto Legislativo N 1148 del 11DIC2012, formula diversos documentos con el fin de atender los requerimientos de las entidades pblicas, privadas y pblico en general; motivo por el cual, el Comando Institucional ha nombrado una Comisin para la formulacin del Manual de Documentacin Policial, mediante Resolucin Directoral N431-2012-DIRGEN/EMG del 05 JUN 2012.

En la actualidad existe y rige el Reglamento de Documentacin Policial, aprobado con RM. N 0456-90-IN/PNP del 19SET1990, el mismo que se encuentra parcialmente desactualizado debido a los cambios en las disposiciones legales vigentes, el avance de la tecnologa, la necesidad del servicio policial; y, el hecho de no existir un Manual de Documentacin Policial, resulta conveniente la necesidad de crear uno, que establezca los lineamientos, principios, normas y procedimientos para lograr unidad de criterio en la formulacin y administracin de la documentacin empleada en la PNP.La complejidad de las funciones que desempea la Polica Nacional del Per a nivel nacional, requiere que la formulacin de documentos estn bien definidos para el mejor cumplimiento de sus fines, desde el punto de vista de la funcin policial; por ello, los integrantes de la Comisin han recopilado el aporte de diferentes instancias Institucionales y de comisiones anteriores para la elaboracin del presente proyecto de Manual; cuyo objetivo es dotar a la Institucin Policial de un instrumento normativo, coherente y orientador, que facilite la formulacin y administracin documentaria.

El Proyecto de Manual de Documentacin Policial ha sido desarrollado de acuerdo a los lineamientos que establece el Reglamento del Sistema Normativo de la Polica Nacional del Per aprobado con la R.M N 0306-92-IN/PNP del 17MAR1992, teniendo en consideracin por razones tcnico-legales, normar slo la formulacin de documentos de uso general de los cuales se han incorporado formatos como ayuda para una mejor comprensin del tema y posibilitar su adecuacin conforme a la necesidad del servicio policial.

.

Por lo expuesto, la Comisin sustenta la importancia del presente trabajo en el hecho de que el Proyecto de Manual de Documentacin Policial, se constituye en un instrumento normativo general, de obligatorio cumplimiento cuya difusin debe ser permanente toda vez que no genera ningn costo al Estado, razones ms que suficientes para recomendar su aprobacin por la Superioridad y derogar el Reglamento de Documentacin Policial, aprobado con R.M N 0456-90-IN/PNP del 19 SET1990.

LA COMISINCAPTULO I

GENERALIDADES

A. Finalidad

Uniformar la formulacin y administracin de documentos en la Polica Nacional del Per.

B. Contenido

Normas y procedimientos para la formulacin y administracin de los documentos que se utilizan en la Polica Nacional del Per.

C. Alcance

Las prescripciones del presente Reglamento, rigen para todo el personal de la Polica Nacional del Per.

D. Base Legal

1. Constitucin Poltica del Per.2. Decreto Legislativo N 1148 Ley de la Polica Nacional Del Per3. Decreto legislativo N 1149 Ley de la carrera y situacin del personal de la Polica Nacional del Per4. Decreto Legislativo N 1150 Ley del Rgimen Disciplinario de la Polica Nacional del Per.5. Ley N 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General6. Ley N 27806, Ley de Transparencia y acceso a la Informacin Publica.7. Ley N 27411,Ley que regula el procedimiento en los casos de Hominia, modificado por la Ley N 281218. DS N 072-2003-PCM, del 06AGO2003, que aprueba el Reglamento de la Ley de Transparencia y acceso a la informacin Pblica.

9. DS N 008-2004-IN del 30MAR2004, sobre datos de identidad de obligatorio cumplimiento de requisitoriados.

10. DS N 043-2003-PCM, del 22ABR2003-Texto nico Ordenado de la Ley de Transparencia y Acceso a la informacin Pblica.

11. RM N 0306-92-IN/PNP del 17MAR92 Reglamento del Sistema Normativo de la Polica Nacional del Per.

12. RM N 1354-2005-IN/PNP del 27MAY2005, designando a los funcionarios responsables de brindar informacin, en cumplimiento a la Ley de Transparencia y acceso a la Informacin Pblica.

13. RM N 0569-93-IN-OSPI/RA, del 02JUL93, que aprueba la Directiva N 013-93-IN-OSPI/RA, Normas para la formulacin de la Documentacin Administrativa y Legal en el Ministerio del Interior.

14. RD N 301-2009-DIRGEN-PNP/EMP. del 07ABR09.

15. RD N 769-2009-DIRGEN-PNP/EMP. del 10JUL09.

16. RD N 431-2012-DIRGEN/EMG. del 05JUN2012.

17. M/M N 35-2012-EMG-PNP/DIRASADM-DIVDEHUM-D1 del 11JUN2012.

E. Definicin de trminos

Anexo

Documento que agregado al principal ampla su informacin.

Antecedente

Accin, hecho o circunstancia pasada que sirve para comprender o valorar hechos futuros.

Antecedente referencialRegistro de persona (s) por hecho (s) que ocasionaron la intervencin policial. Autenticar

Autorizar o acreditar la originalidad de un documento.

Archivo

Conjunto ordenado de documentos que la Polica Nacional del Per produce o recibe en el ejercicio de sus funciones o actividades.

Cargo

Elemento celular de una estructura orgnica con funciones especificas integradas por tareas y responsabilidades que son asignadas a una persona por ley o por autoridad competente. Tambin se conoce como recibo por la recepcin o entrega del documento.

Clasificar

Otorgar una categora y tratamiento de seguridad a un documento en funcin a su naturaleza y contenido.

Comparecer

Acudir o presentarse ante una autoridad judicial o policial previa notificacin.

Dependencia

Cualquier nivel orgnico de la Institucin.

Documentacin Policial

Conjunto de documentos que emplea la Polica Nacional en el ejercicio de sus funciones.

Principio

Base, fundamento, origen, razn, sobre el cual se precede discurriendo en cualquier materia.

Sigla

Cualquier signo que sirve para ahorrar letras o espacio en la escritura.

Sumario

Resumen, compendio o sntesis de lo esencial del contenido de un documento.

Trmite

Cada uno de los estados y diligencias que tiene que recorrer un documento.CAPTULO II

PRINCIPIOS

A. Principios

Los Principios que rigen la formulacin y administracin de la documentacin policial, son los siguientes:

1. Claridad: Es la correcta construccin gramatical cuidando la ortografa y evitando expresiones ambiguas, de tal manera que su lectura permita la comprensin del texto.

2. Coherencia: Consiste en la formulacin armnica y lgica del documento, de tal manera que los diferentes aspectos que se desea expresar, guarden relacin entre s.

3. Concisin: Es el uso de oraciones simples y cortas, expresando un solo pensamiento en cada oracin, pueden utilizarse abreviaturas de uso comn y que no ofrezcan dudas o interpretaciones equivocadas.

4. Precisin: Es la expresin en forma exacta, adecuada y objetiva del mensaje que se desea transmitir.

5. Unidad: Cada documento en lo posible debe referirse a un solo tema o asunto.

6. Oportunidad: Consiste en la formulacin a tiempo del documento, que permita ejecutar las medidas o acciones que sean necesarias o convenientes, para la toma de decisiones.

CAPTULO III

NORMAS GENERALES

A. Documentacin Policial

Es la comunicacin escrita que se formula y administra en todas las Unidades de la Polica Nacional del Per.

B. Clasificacin de la documentacin policial

1. Comn

Es la de libre acceso, con las formalidades que establece la ley.

2. Clasificada

Es aquella cuyo acceso es restringido, su limitacin est establecida en el Texto nico Ordenado de la Ley N 27806 - Ley de Transparencia y de Acceso a la Informacin Pblica, y en las excepciones previstas en la Constitucin o Leyes Especiales; siendo estos: SECRETO, RESERVADO o CONFIDENCIAL. C. Soporte de la informacin1. El papel, el mismo que contiene el registro de informacin y debe tener las caractersticas siguientes:

a. Bond.- Tamao oficial (A-4) de 297 mm por 210 mm con peso de 60 a 80 gr; para originales.

b. Peridico o cebolla.- Con las mismas dimensiones del papel Bond; para copias.

c. Folkote satinado y/o couch.- Tamao oficial (A-4) con peso de 80 gr; para originales de Resoluciones.

2. Los dispositivos de almacenamiento (Disco Compacto-CD, Diskette, USB y otros).

D. Mrgenes

Debe determinarse a partir del borde de pgina, segn el detalle siguiente:

1. Margen superior:3,5 cm 09 espacios verticales.

2. Margen izquierdo:3,5 cm 09 espacios horizontales.

3. Margen derecho:2,5 cm 07 espacios horizontales.

4. Margen inferior:2,5 cm 07 espacios verticales.E. Estructura de un documento

1. Encabezamiento.- Conjunto de elementos identificatorios del documento; comprende lo siguiente:

a. Membrete.- Identifica la Dependencia de origen del documento y se imprime exactamente en el ngulo superior izquierdo de la primera pgina, sin considerar los mrgenes.

b. Ao oficial.- Se consigna entre comillas en la parte cntrica, a DOS (2) centmetros del borde superior de la primera pgina.

c. Lugar y fecha.- Se consigna en el lado superior derecho de la primera pgina o en el trmino del documento en el lado inferior derecho, segn corresponda.

d. Denominacin.- Comprende el tipo de documento, nmero correlativo, ao y siglas de la dependencia. Se consigna en letras subrayadas, ubicadas en la parte superior cntrica o lado izquierdo del documento, segn corresponda.

e. Destinatario.- Empieza con la palabra Seor(a) y a continuacin se indica el grado policial o militar, profesin o ttulo honorfico y a regln seguido el cargo a quien se dirige el documento, segn corresponda.

f. Asunto.- Expresa sucintamente el contenido del documento.

g. Referencia.- Menciona el documento o la disposicin que origina la formulacin del mismo (si lo hubiera).

2. Cuerpo.- Es la parte que contiene el detalle de la informacin sobre determinado hecho o circunstancia.

El contenido del documento debe ajustarse a la secuencia que se detalla, evitando sobrepasar la tercera subdivisin de un prrafo, conforme al esquema siguiente:

I. ..

A. .

1.

a.

(1)

(a)

1

a

...........

3. Trmino.- Comprende el conjunto de elementos identificatorios y la distribucin del documento conforme al detalle siguiente:

a. Firma.- Constituida por trazos grficos de carcter personal, que se usa para autenticar o autorizar documentos escritos; se rubrica en la parte superior de la postfirma.b. Postfirma.- Contiene la identificacin (nmero de carn de identidad personal seguido del grupo sanguneo, nombres y apellidos, grado) y cargo segn corresponda. c. Sello redondo.- Se utilizar segn los casos establecidos.d. Distribucin.- Se consigna en la parte inferior izquierda del texto del documento e indica las Dependencias a donde se remitirn segn corresponda.e. Siglas de identificacin.- Constituidas por las letras inciales del nombre de quienes participan en la formulacin y redaccin del documento; en letras maysculas para los oficiales y minsculas para los suboficiales separados por diagonales, ubicadas al final y al lado izquierdo del documento. F. De la suscripcin del documento

El documento que se genera en las Dependencias Policiales, debe ser firmado por el titular del cargo, sin embargo en casos excepcionales puede firmar quien sigue en el comando con su propia postfirma, en los casos siguientes:

1. Por ausencia temporal del titular de la Dependencia, con su conocimiento y autorizacin, hasta por un lapso de 24 horas.

2. Por ausencia prolongada del titular de la Dependencia (vacaciones, permiso, enfermedad, comisin, etc.) con designacin expresa mediante resolucin del superior del titular, agregando la frase encargado, a continuacin del cargo.

3. Por ausencia del titular, cuando por razones de emergencia o fuerza mayor, este no pueda comunicarse o la urgencia de tramitar el documento a una instancia superior lo amerite.

4. Por fallecimiento del titular de la Dependencia.

G. Caractersticas de los sellos

1. Sello Membrete.- Rectangular, de 07 cm. por 2.5 cm. que contiene en la parte superior el Escudo Nacional con la inscripcin REPBLICA DEL PER, en la parte inferior lleva la inscripcin POLICA NACIONAL DEL PER con letras de 03 mm. y debajo se consigna el nombre de la Dependencia donde se formula el documento con letras maysculas de 02 mm. Este sello, se estampa en forma convencional o en forma digital.

2. Sello Redondo.- Constituido por dos crculos concntricos, en la parte superior la inscripcin POLICA NACIONAL DEL PER, y en la inferior el nombre de la Dependencia de origen dentro del crculo mayor, en el crculo menor el Escudo Nacional. Se usa en los siguientes casos:

a. Al lado izquierdo de la postfirma, excepto cuando sta se encuentre en la primera pgina de un documento que lleve membrete.

b. En el centro del margen izquierdo de las pginas intermedias de un documento, debidamente autenticado por el instructor.

c. En caso el documento no lleve membrete y tenga ms de una pgina debe colocarse en el centro del margen izquierdo de la primera pgina.

d. Cuando al trmino del documento lleva ms de una firma, slo se colocar el sello redondo al lado izquierdo de la postfirma del funcionario policial de mayor grado o antigedad la cual estar al final de las otras postfirmas.

e. Se estampar el sello redondo en el reverso de los sobres como medida de seguridad, en las junturas en forma equidistante.

3. Sello de Clasificacin.- De forma rectangular, indica la categora de seguridad del documento y se confecciona con letras maysculas tipo imprenta de 07 mm. de altura. La clasificacin ser SECRETO, RESERVADO y CONFIDENCIAL. Este sello se estampar con tinta roja en la parte central superior e inferior de cada pgina del documento y de los sobres, a 01 cm. del borde de la pgina.

4. Sello de Trmite.- De forma rectangular, sirve para determinar la prioridad del documento, se confecciona con letras maysculas tipo imprenta de 07 mm. de altura y se estampa con tinta roja en la parte superior derecha de la primera pgina del documento y en la parte superior cntrica de los sobres. Su clasificacin ser de MUY URGENTE o URGENTE.

5. Sello de Registro.- De forma rectangular, de 07x03.5 cm. en la parte superior contiene la denominacin POLICA NACIONAL DEL PER con letras de 05 mm, debajo con letras de 03 mm. se consigna el nombre de la Dependencia, a rengln seguido la denominacin OFICINA DE TRMITE DOCUMENTARIO o MESA DE PARTES en letras tipo imprenta de 05 mm., debajo se escriben con letra de imprenta la fecha de ingreso, hora, nmero de registro, quien recepciona, firma y folios, dejando los espacios correspondientes. Se estampa con tinta negra en lo posible en el margen inferior izquierdo, en el original, copia o cuaderno de cargo segn el caso, para dejar constancia de la recepcin y registro del documento. Este sello no es empleado cuando el registro informtico se efecta en el programa denominado Sistema Integrado de Gestin de Expedientes (SIGE), que automticamente genera una Hoja de Trmite numerada.

6. Sello de Postfirma.- Identifica al personal policial que rubrica el documento, consta en la parte superior, de una lnea horizontal de 07 cm. debajo se consigna la categora, con las letras OA para Oficial de Armas, OS para el Oficial de Servicio, seguidamente el nmero de su carn de identidad, debajo el nombre, y a rengln seguido el grado y cargo segn corresponda.Para el personal de Suboficiales de Armas, Suboficiales de Servicios y Empleados Civiles, vara nicamente en la categora, SOA para SubOficiales de Armas, SOS para Suboficiales de Servicios y EC para Empleados Civiles.

7. Sello - Copia Informativa.- De forma rectangular con 07 cm. de longitud, se confecciona con letras maysculas tipo imprenta de 07 mm. de altura, se utiliza para los documentos duplicados que deben conocer otras personas adems del destinatario y se estampa con tinta negra, en el ngulo superior derecho a 01 cm de los bordes de la pgina.H. Normas para la redaccin de la Documentacin Policial

1. La terminologa a utilizarse ser la de uso comn, evitando excesos de tecnicismos o extranjerismos que lleven a erradas interpretaciones.2. Se emplearn las reglas gramaticales.3. Se usarn las siglas y abreviaturas normadas por el Instituto. De ser necesario abreviar otras palabras, se consignar en la primera mencin el nombre completo seguido de la abreviatura entre parntesis y en las veces siguientes slo la abreviatura correspondiente.

4. El contenido del documento debe redactarse en tercera persona, exceptundose la Solicitud, el Memorndum y Oficio que se formularn en primera persona al igual que las respuestas de la manifestacin o entrevista.5. La documentacin interna, segn corresponda, y la que debe remitirse al exterior, deber iniciarse con la frase Es grato dirigirme a usted.

6. La denominacin del destinatario en la documentacin es impersonal, por lo que debe consignarse slo el grado policial o militar, profesin o ttulos honorficos del titular, (excepcionalmente se podr consignar entre el grado y el cargo, el nombre del destinatario).7. En caso de consignarse a la persona, se iniciar con los nombres en minsculas a excepcin de la primera letra seguida de los apellidos en maysculas. Cuando se traten de relaciones nominales, se observar la misma forma de escritura, pero los apellidos precedern a los nombres. Para ambos casos se antepone el grado o ttulo profesional, segn corresponda.8. Las cantidades se expresan en letras maysculas, seguidas de la cantidad en nmeros arbigos entre parntesis a excepcin de la fecha, nmero de documento y la numeracin de los prrafos. 9. La indicacin de la fecha y la hora en el contenido de los Planes de Operaciones y rdenes de Operaciones, se har empleando dos dgitos para la fecha, cuatro dgitos para la hora, seguidas de las tres primeras letras en maysculas del mes y los cuatro dgitos del ao. Cuando a la fecha, hora o minuto le correspondiera un solo dgito, ste ir precedido de un cero.10. Las pginas de los documentos deben ser numeradas en la parte cntrica y a 01 cm. del borde inferior de la pgina en nmeros arbigos. Consignando la numeracin parcial y total de las paginas (02-10, 03-10, 04-1010-10). Se excepta la numeracin en la primera pgina. I. Del empleo de los anexos

Se usarn anexos, cuando sea necesario adicionar informacin a una parte del contenido del documento. Los ANEXOS constituyen parte del documento principal y se designan con nmeros arbigos. Cuando se requiera ampliar un anexo con datos complementarios se emplearn APNDICES, designados con letras maysculas del alfabeto.

J. De la organizacin de los documentos

Los documentos que van formando parte de un expediente, se ordenarn tomando como base el primer documento que da origen, seguido de los otros, conforme se vayan formulando; este ordenamiento permitir que el folio N 01 corresponda al documento base, permitiendo esta secuencia mantener un orden cronolgico.K. Del uso de sobres

Para la remisin de los documentos policiales se emplearn sobres de papel bond, kraft, manila, u otros sin transparencia, de acuerdo a las dimensiones de la documentacin a enviar.

L. De la rotulacin de los sobres

1. Anversoa. Angulo superior izquierdo: el membrete.b. Parte superior derecha: la denominacin y el nmero del documento.c. Parte central con asimetra a la izquierda: la palabra Seor, seguida del grado o ttulo, a rengln seguido el cargo del destinatario y a dos espacios debajo del anterior, en la parte inferior derecha: la direccin con el lugar de destino.2. Reverso.- Se coloca el sello redondo en la parte cntrica y a los extremos en forma equidistante, para dar seguridad al cierre del sobre.M. De la remisin de la documentacin clasificada

Se emplear doble sobre por razones de seguridad.

CAPTULO IV

ADMINISTRACIN DE DOCUMENTOS

TRMITE DE DOCUMENTOS

A. De los destinatarios de la Documentacin

La documentacin policial debe dirigirse al titular de la Dependencia o entidad.

B.Observancia del conducto regular

Los documentos que no tienen destinatario y excepcionalmente las Solicitudes, observarn el conducto regular. Se excluyen tambin de esta regla aquellos que por razones de urgencia debe ser de conocimiento inmediato del comando, por lo que podr utilizarse medios ms rpidos y directos (correo electrnico, fax, entrega personal u otros), manteniendo la confidencialidad que el caso amerite, sin perjuicio de cumplir con el diligenciamiento correspondiente.

C.De las competencias de los comandos intermedios

El conducto regular implica la responsabilidad del conocimiento, trmite y control de los documentos por los comandos intermedios, los que tendrn en cuenta lo siguiente:

1. Si el documento en trmite a la superioridad no se ajusta a las prescripciones reglamentarias, se devolver indicando las observaciones e instrucciones del caso para su reformulacin.

2. La documentacin que los comandos tramiten a la superioridad, contendrn su respectiva opinin y sugerencia.

3. La documentacin proveniente de la superioridad ser tramitada conteniendo las orientaciones y disposiciones.

4. Los comandos comprendidos en el conducto regular, darn trmite obligatorio a las Solicitudes presentadas por el personal de la Institucin, hasta el destinatario que debe resolver.

D. Plazos y Trminos.Se adoptarn los que expresamente se encuentren sealados en las Leyes Especiales, complementariamente en la Ley N 27444-Ley del Procedimiento Administrativo General y Reglamentos Internos PNP.

CAPTULO V

FASES DE LA ADMINISTRACIN DOCUMENTARIA

A. De la descripcin de las fases de la Administracin Documentaria

1. Recepcin.2. Clasificacin.3. Registro.4. Distribucin.5. Diligenciamiento.6. Archivo.B. De la Recepcin

La recepcin consiste en la verificacin de la conformidad del destinatario y de la integridad del documento, acto que se corrobora con la impresin del sello en el cargo y en la primera pgina de la copia del documento, con la firma, grado y nombre del que recibe, adems de la fecha y hora de recepcin.

Las Unidades de Trmite Documentario, orientan al administrado en la presentacin de sus Solicitudes y formularios, quedando obligados a recibirlos cuando estn dirigidos al titular de la entidad y darles ingreso para iniciar o impulsar los procedimientos, sin que en ningn caso pueda calificar, negar o diferir su admisin.

C. De la clasificacin

Consiste en determinar si la documentacin es por su contenido comn o clasificado y por la prioridad URGENTE o MUY URGENTE.

D. Del registro

Es el acto de anotar en el Libro de Registro o Software desarrollado en la computadora, generando un nmero de orden de ingreso, fecha, hora de recepcin, denominacin, asunto, procedencia y destino.

E. De la distribucinConsiste en la entrega del documento al destinatario o personas responsables de su diligenciamiento, mediante el cargo correspondiente.

F. Del diligenciamiento

Es el procedimiento por el cual el destinatario o responsable de su diligenciamiento estudia, analiza, acciona, informa y da cumplimiento a la finalidad del documento.G. Del archivo

Consiste en clasificar, ordenar y conservar los documentos que han cumplido con la finalidad de su trmite y que podran ser utilizados posteriormente, de conformidad al Texto nico Ordenado de la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica.

CAPTULO VI

DE LA FINALIDAD DEL ARCHIVO

A.De los Archivos Policiales

Son documentos producidos en el ejercicio de las funciones policiales y que habiendo cumplido con las fases de su administracin, se centralizan y conservan en forma ordenada por periodos establecidos, con el propsito de que sirvan como fuente de consulta para su utilizacin en temas estadsticos, evaluacin cientfica de la actividad delictiva o productividad policial, investigacin, cultural, histrica, informativa y de gestin administrativa.

B. Del aspecto sistmico de los Archivos

1. El archivo documentario es un sistema, conformado por:

a. El Archivo Central de la Polica Nacional del Per.b. Los Archivos Especializados.c. Los Archivos Territoriales.d. Los Archivos Regionales.e. Los Archivos Provinciales.f. Los Archivos de las Comisaras.2. La Secretara General de la Polica Nacional del Per es el rgano rector y central del sistema de administracin documentaria, en este extremo goza de autonoma tcnica y administrativa y depende de la Direccin General de la Polica Nacional del Per.

C. De la clasificacin de los Archivos

1. Activo. Comprende todos los documentos del ao en curso y de los aos anteriores que mantengan vigencia y sean de frecuente consulta.

2. Pasivo. Comprende los documentos histricos y de los aos anteriores al ao en curso, cuya consulta no es frecuente.

CAPTULO VII

DE LA CONSERVACIN DE LA DOCUMENTACIN

A. Del Patrimonio Documental y de su custodia

Constituye patrimonio documental, los archivos existentes en todas las Unidades Policiales, que sirve de fuente de informacin para estudios histricos y desarrollo cultural, social, jurdico, estadstico y de investigacin, el mismo que no podr ser objeto de transferencias bajo ningn ttulo, sin conocimiento y autorizacin expresa de la Secretara General de la Polica Nacional del Per.

B. Obligaciones del personal policial

Todo el personal policial est obligado a proteger, conservar e incrementar el Patrimonio Documental Institucional y Nacional.

C. Cuidado de la Documentacin

La documentacin que se administra en todos los niveles, debe ser conservada como fuente de informacin e investigacin.

D. De la transferencia documental al Archivo General de la Nacin

Los documentos con ms de TREINTA (30) aos de antigedad que se encuentran archivados y tengan alguna clasificacin, solamente sern transferidos al Archivo General de la Nacin, cuando hayan perdido dichas clasificaciones previa autorizacin del titular del Sector Interior.

CAPTULO VIII

ACCESO A LA INFORMACIN PBLICA

A.mbito de aplicacin

1. Lo sealado en este Captulo, ser de aplicacin en la Polica Nacional del Per, en concordancia a lo establecido en el Artculo 2 del Decreto Supremo N 043-2003-PCM, Texto nico Ordenado de la Ley N 27806 Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica.

2. El derecho de las partes de acceder al expediente administrativo, se ejerce de acuerdo a lo establecido en el Artculo 160 de la Ley N 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.

B. Funcionarios responsables de entregar la informacin

1. El titular de la Secretara General de la Direccin General de la Polica Nacional del Per proporcionar la informacin obrante en la Direccin General, as como la existente en sus rganos Consultivos.

2. El Jefe de Estado Mayor General.3. El Inspector General de la Polica Nacional del Per y el Inspector en las sedes regionales.

4. El titular del Tribunal Disciplinario Nacional.5. El Director, respecto de la informacin existente en su respectiva Direccin, incluyndose en sta categora al Jefe de la Interpol.

6. El Jefe de Regin Policial.

7. El Comisario.

CAPTULO IX

CLASES DE DOCUMENTOS POR SU FUNCIN

A. Clases de documentos policiales

1. Comunes.2. Especializados.

B. Comunes

Son aquellos que se formulan en todas las Dependencias de la Institucin como consecuencia del cumplimiento de la funcin policial.

C. Especializados

Son aquellos que para su formulacin se redactan en virtud de la profesin o especialidad tcnica o cientfica del personal policial que interviene cumpliendo la funcin policial o en apoyo a la labor policial o extra institucional.

CAPTULO X

DEFINICIN, CLASES, CONSIDERACIONES PARA SU

FORMULACIN Y ESTRUCTURA

ACTA

A. Definicin

Es la descripcin detallada de una actuacin o hecho relacionado con la funcin policial cuya finalidad es dejar constancia de lo acontecido. Su denominacin variar dependiendo del acto del cual se da fe.

B. Clases de Actas

1. Acta de Audiencia.

2. Acta de Comprobacin o Constancia.

3. Acta de Confrontacin.

4. Acta de Entrega.

5. Acta de Incautacin.

6. Acta de Inmovilizacin.

7. Acta de Levantamiento de Cadver.

8. Acta de Pesaje.

9. Acta de Visualizacin y Escucha.10. Acta de Reconocimiento e Identificacin Personal.11. Acta de Lectura de Derechos del Detenido.12. Acta de Recepcin de Detenidos.13. Acta de Reconocimiento Fotogrfico.14. Acta de Registro:

a. Domiciliario.

b. Personal.

c. Vehicular, etc.

15. Otras actas que resulten necesarias y llevarn el nombre de la diligencia que se quiera dar fe.

C. Consideraciones para su formulacin

1. Precisar el lugar, fecha y hora, generales de ley de los funcionarios y de las personas que participan, seguidamente consignar en forma detallada la forma y circunstancias del acto.

2. Consignar los motivos de la actuacin o hecho y de ser el caso las referencias de los dispositivos legales y reglamentarios que amparen la actuacin policial.

3. Detallar las caractersticas de los objetos si hubieran.

4. Mencionar la cantidad de ejemplares que se formulan, la hora del trmino de la diligencia, el grado, nombre, cargo y documento de identidad del personal policial que suscribir y de los involucrados que firmarn, quienes adems dejarn estampado la impresin digital de su ndice derecho.

5. En caso que alguna persona se negara a firmar, se har constar en el documento, de ser posible este acto ser corroborado por testigos.

6. Puede formularse a manuscrito segn las circunstancias en que se desarrolle la diligencia, y en ejemplares suficientes para ser entregados a cada uno de los comprendidos en la actuacin, segn el caso.D. Estructura 1. Encabezamiento.- Est constituido por la denominacin del documento, en letras maysculas, subrayada y ubicada en la parte central y superior del documento.

2. Cuerpo.- En esta parte debe consignarse lo siguiente:

a. Los datos identificatorios: localidad, fecha, hora, descripcin del lugar donde se lleva a cabo la actuacin o hecho, identificacin de las autoridades intervinientes.

b. Las generales de ley de los intervenidos y testigos.

c. Motivacin de la actuacin policial.

d. Forma, modo, circunstancias, caractersticas, especificaciones, entre otros, del hecho y objetos as como el dispositivo legal que fundamente la intervencin.

e. De ser necesario, se indicar el destino o disposicin de lo actuado, concluyendo con la anotacin de la hora en que finaliza el acto.

3. Trmino

a.Rbrica e impresin digital del ndice derecho de los intervenidos.

b.Firma y postfirma de los intervinientes.

APRECIACIN DE SITUACIN

A. Definicin

Estudio ordenado y lgico de todos los factores que afectan o influyen en el cumplimiento de una misin, permitiendo a su vez determinar las acciones y presentar recomendaciones sobre posibles soluciones que servirn de base para la toma de decisiones.

B. Consideraciones para su formulacin

1. Proceso metodolgico de anlisis previo al planeamiento que facilita el conocimiento total del tema planteado.

2. El texto es formulado en tercera persona.

3. Su extensin y naturaleza vara de acuerdo con la complejidad del caso, del tiempo que se dispone y de la envergadura del problema.

4. Su contenido puede estar referido a situaciones operativas o administrativas.

C.Estructura

1. Encabezamiento

a. Sello de clasificacin.b. Unidad, lugar y fecha del documento.

c. Denominacin y ttulo de la apreciacin.

d. Referencias cartogrficas.

2.Cuerpo

El formato vara de acuerdo con la clase y tipo de apreciacin, ya que puede ser simple o estructurado.

3.Trmino

a.Sello redondo, firma y postfirma del autor.

b. Distribucin.

ATESTADO POLICIAL

A. Definicin

Es el documento policial por excelencia que contiene las diligencias policiales, el anlisis y resultado de las investigaciones por la comisin de delitos o faltas. Constituye el instrumento policial de denuncia ante la autoridad competente, en los lugares donde no se encuentra en vigencia el nuevo Cdigo Procesal Penal.


1. Debe contener detalles objetivos basados en hechos concretos y probados.

2. Seguir un proceso metodolgico de anlisis y sntesis.

3. Las conclusiones deben ser precisas, concisas y determinantes.

4. La redaccin debe hacerse en tercera persona.

5. Contendr:

a. La forma y circunstancias de la comisin o infraccin punible.

b. La identificacin de los agraviados, testigos y de los presuntos autores y cmplices.

c. La individualizacin y el grado de responsabilidad de los implicados.

d. Las circunstancias agravantes y atenuantes.

e. Los elementos probatorios del delito.

6. El original del Atestado, con los anexos pertinentes, ser remitido con el Oficio de atencin, al Ministerio Pblico o autoridad competente.

7. Cuando en un hecho delictivo adems de personas adultas se encuentren implicados nios o adolescentes, se remitir copia del Atestado con los anexos que corresponda ante la autoridad competente.

C.Estructura

1. Encabezamiento

a.Membrete de la Unidad.

b.Denominacin, nmero, ao y siglas de la Dependencia Policial.

c.Asunto, indicando el hecho o infraccin punible, lugar y fecha de la comisin; nombres, apellidos, alias (si fuera el caso) y edad de los presuntos autores y agraviados, montos; y autoridades competentes que deben conocer el hecho.

2. Cuerpoa. Informacin. Transcripcin de la denuncia, ocurrencia u otro documento que dio origen a la investigacin.

b. Investigaciones. Consignar las diligencias practicadas para obtener los indicios, evidencias o pruebas que permitan identificar al autor o autores, y determinar la forma y circunstancias como se produjeron los hechos; comprende:

(1) Inspeccin Tcnico Policial (ITP).- Referida al examen inmediato y minucioso en la escena del delito bajo los lineamientos criminalsticos y policiales.

(2) Entrevistas e interrogatorios.

(3) Confrontaciones.

(4) Registros de personas, vehculos o domicilios.

(5) Decomisos e Incautaciones.

(6) Reconocimiento Mdico Legal.(7) Peritajes y Exmenes.(8) Citaciones.(9) Detenciones.(10)Otros.(11)Resumen de Manifestaciones.- Sntesis de las partes ms importantes de las declaraciones obtenidas.

(12)Evaluacin de elementos probatorios.- Anlisis, cotejo y valoracin de los indicios, evidencias, pruebas, pericias, exmenes complementarios y de las declaraciones escritas y orales recibidas, de acuerdo a las circunstancias.

c.Antecedentes

(1)Referenciales (Policiales, INTERPOL, DIRIN, DIRANDRO, DIRCOTE, DIRSEG, etc.).(2) Requisitorias.

(3) Datos de identificacin (RENIEC).

d.Anlisis de los hechos. Descripcin metdica, explicativo-causal de la forma y circunstancias de la ocurrencia de los hechos.

e.Conclusiones. Determina de manera precisa, coherente y articulada la forma y circunstancias de la comisin del delito o infraccin a la ley consignando los artculos donde se encuentren tipificados la conducta punible; la identidad y grado de responsabilidad de cada uno de los implicados.

f.Situacin de los implicados, especies o bienes. Es la condicin o situacin legal de los implicados al final de la investigacin (detenido, citado, etc.), de las especies y bienes (incautada, inmovilizada, comisada, etc.)

g.Anexos. Comprende:

(1) Manifestaciones o referencias. (2) Confrontaciones.

(3) Peritajes, resultados de exmenes.

(4) Croquis.(5) Fotografas.(6) Diligencias practicadas.(7) Actas, certificados.(8) Otros.3.Trmino

a. Lugar y fecha.

b. Firma y postfirma del Instructor.

c. Sello redondo, firma y postfirma del Jefe de la Dependencia Policial; dando el ES CONFORME del documento.

d. Siglas de identificacin personal. CARTA FUNCIONAL

A. Definicin

Documento que contiene las funciones generales del rgano o Dependencia Policial y las funciones y responsabilidades especficas del efectivo que las ejecuta. B.Consideraciones para su formulacin

1. Encabezamientoa. Nombre del documento (CARTA FUNCIONAL).

b. Unidad y sub Unidad.

c. Grado, nombres y apellidos del personal a quien corresponde.

d. Cargo.

2. Cuerpoa. Funciones Generales.

b. Funciones Especficas.

c. Documentacin.

3. Lugar y fecha de formulacin del documento.

4.Firmas del personal a quien corresponde y del Jefe de Unidad Sub Unidad.

CERTIFICADO

A. Definicin

Documento mediante el cual la autoridad policial acredita, afirma o da por cierto, hechos o informaciones constatadas en el ejercicio de la funcin policial.

B. Clases de certificados

1. Antecedentes Policiales.

2. Supervivencia.

3. Mudanza.

C. Consideraciones para la expedicin del certificado

1. Se formula a solicitud de parte.

2. Se utilizan formatos impresos con caractersticas propias, aprobados mediante la directiva correspondiente.

3. Se expiden previo pago de la tasa respectiva.

CITATORIO

A. Definicin

Documento que se utiliza para indicar da, hora y lugar a fin de que comparezcan las personas que se encuentren presuntamente comprendidas en la comisin de un hecho o infraccin punible, ante la autoridad policial.

B. Consideraciones para su formulacin 1. Es formulado por personal policial en ejercicio de sus facultades.

2. Deber ser debidamente motivado.

3. El da y hora en que deba comparecer el citado no podr ser antes del tercer da de recibido el citatorio.

4. Deber consignar que puede concurrir asistido por sus asesores.

5. La entrega del citatorio se efectuar de acuerdo a las modalidades establecidas en la Ley N 27444-Ley del Procedimiento Administrativo General.

C. Estructura

1. Encabezamiento

a. Membrete.

b. Denominacin y nmero, seguido de las siglas de la Dependencia.

2. Cuerpo

a. Nombre y direccin del citado.

b. Nombre, direccin y ubicacin de la Dependencia Policial con la identificacin de la autorizad ante la cual debe comparecer el citado.

c. Fecha y hora de la comparecencia.

d. Motivo de la citacin.

3. Trmino

a. Lugar y fecha.

b. Sello redondo, firma y postfirma del encargado de la investigacin o Jefe de la Dependencia.

c. Lnea punteada en el extremo inferior izquierdo (donde se har constar la firma y documento de identidad del citado as como la hora y fecha del enterado).

d. Firma y postfirma del que entrega la citacin al reverso del documento.

CONSTANCIA

A. Definicin

Documento que acredita la concurrencia de una persona a una Dependencia Policial, para la realizacin de actos o diligencias que se relacionan con la funcin policial. Se otorga a peticin de parte.

B. Estructura

1. Encabezamiento

a. Membrete.

b. Denominacin del documento.

2. Cuerpo

a. Grado y cargo de la autoridad que expide el documento.

b. Nombre, apellidos y nmero del documento de identidad del interesado.

c. Motivo de la diligencia realizada (testimonial, confrontacin, manifestacin, etc.).d. Hora de inicio y trmino de la diligencia. 3. Trmino

a. Lugar y fecha.

b. Sello redondo, firma y postfirma de quien lo expide.

COPIA CERTIFICADA

A. Definicin

Documento que contiene la reproduccin o transcripcin literal del contenido de otros documentos o registros que obran en los archivos de una Dependencia Policial, de cuya autenticidad se da fe.

B. Consideraciones para su expedicin.

1. Se expide a Solicitud de parte, debiendo pagar el interesado la tasa respectiva.

2. Si la informacin es requerida por autoridades de la administracin pblica, su expedicin ser gratuita.

3. Ser otorgada por el funcionario autorizado de la Dependencia donde se formul o que se encuentre en su posesin o bajo su control.

4. En las reproducciones, al reverso de cada copia se estampar el sello de copia certificada.

C. Estructura de las transcripciones1. Encabezamiento

a. Membrete.


c. Grado y cargo del funcionario que expide el documento.

d. Expresin del trmino CERTIFICA en letras maysculas. 2. Cuerpo

a. Se inicia con la indicacin del legajo o registro, donde obra el documento que contiene la informacin.

b. Se efecta la transcripcin literal del texto del documento entre comillas.

3. Trmino

a. Sello de copia certificada.

b. Sello redondo, firma y postfirma de los funcionarios autorizados.

c. Siglas de identificacin personal.

DECRETO

A. Definicin

Documento mediante el cual se emite en forma breve una disposicin al subordinado, sobre el trmite que debe seguir y las acciones que debe cumplir respecto a un expediente o documento.


En la referencia se consignar la denominacin, nmero, siglas, fecha y registro del documento que antecede seguido de un resumen del tema de fondo. C. Estructura

1. Encabezamiento

a. Referencia, en el margen superior derecho.

b. Denominacin, nmero y siglas de la Dependencia.

2. Cuerpo

a. Indicacin del destinatario.

b. Exposicin de las disposiciones que debe cumplir el escaln subordinado.

3. Trmino

a. Lugar y fecha, en el margen inferior derecho.

b. Sello redondo, firma y postfirma del superior.

c. Siglas de identificacin personal.DEVOLUCIN

A. Definicin

Documento mediante el cual se retorna un expediente o documento, indicando los motivos o las acciones realizadas.

B. Consideracin para su formulacin

En la referencia se consignar la denominacin, nmero, siglas, fecha y registro del documento que antecede seguido de un resumen del tema de fondo.

C. Estructura

1. Encabezamiento

a. Referencia en el margen superior derecho. b. Denominacin, nmero y siglas de la Dependencia.

c. Destinatario.

2. Cuerpo

a. Exposicin breve del motivo o diligencias practicadas.

b. Indicacin de los documentos formulados debidamente foliados.

3. Trmino

a. Lugar y fecha.

b. Sello redondo, firma y postfirma.

c. Siglas de identificacin personal.ELEVACIN

A. Definicin

Documento mediante el cual se tramita un expediente o documentos hacia el escaln superior, para conocimiento y fines.


1. Se emplea para dar trmite a los documentos (Partes, Informes, Solicitudes u otros), ante el escaln superior.

2. La redaccin debe referirse slo al tema central de la exposicin o pedido.

3. Debe incluir obligatoriamente una opinin favorable o desfavorable de la autoridad que hace la elevacin.

4. Se podrn indicar las medidas que se han tomado o las que se sugiere adoptar.

C. Estructura

1. Encabezamiento

a. Referencia en el margen superior derecho.

b. Denominacin, nmero y siglas de la Dependencia.

c. Destinatario.

2. Cuerpo

Contiene la exposicin sucinta del contenido del documento que se eleva y la opinin fundamentada.

3. Trmino

a. Lugar y fecha.



GUA DE DESTINO

A. Definicin

Documento utilizado para tramitar un expediente o documentos, mediante el cual se dictan disposiciones que los escalones subordinados deben cumplir, tomar conocimiento o realizar acciones de su competencia funcional.

B. Consideraciones para su empleo

1. Se utiliza en formatos preestablecidos.

2. Reemplaza al Decreto en los casos en que el superior no emite disposiciones especficas o particulares para su diligenciamiento.

3. En las observaciones, se especifican particularidades como plazos, distribucin, cumplimiento, etc.

C. Estructura

1. Encabezamiento

a. Membrete.

b. Folios y registro del documento o expediente.

c. Denominacin, nmero y siglas de la Dependencia.

d. Asunto.

2. Cuerpo

a. Relacin de rganos de la Dependencia.

b. Indicacin de las acciones a realizar.

c. Observaciones.

3. Trmino

a. Lugar y fecha.

b. Sello redondo, firma, postfirma y cargo del superior.


HOJA BSICA DE REQUISITORIA

A. Definicin

Documento que contiene los datos de identificacin personal y caractersticas fsicas de personas comprendidas en hechos delictivos, cuya situacin, ubicacin, captura, impedimento de ingreso o salida del pas, han sido dispuestos por la autoridad judicial.


1. Se utiliza en formatos preestablecidos.

2. El llenado de los datos comprendidos en el formato, es obligatorio.

3. El original ser anexado al Atestado o Informe Policial.

C. Estructura

1. Encabezamiento

a. Membrete.

b. Denominacin, nmero del documento y siglas de la Dependencia.

2. Cuerpo

a. Datos personales.b. Caractersticas fsicas.

c. Datos para su ubicacin.

d. Autoridades que disponen su RQ o su impedimento.

e. Fotografa (de ser posible).

f. Frmula dactiloscpica.

3. Trmino

a. Lugar y fecha.

b. Sello redondo, firma y post firma del funcionario que identifica a la persona objeto de la requisitoria.

c. Es conforme del Jefe de la Dependencia Policial.d. Siglas de identificacin personal.HOJA DE DTOS DE IDENTIFICACIN

A. Definicin Documento que contiene informacin y datos de identificacin sobre las caractersticas y rasgos fsicos de una persona sujeta a investigacin; se anexa al Atestado o Informe Policial.


Debe contener informacin que permita identificar y ubicar a la persona reseada.

C. Estructura

1. Encabezamiento

a. Membrete.

b. Denominacin, nmero del documento y siglas de la Dependencia. 2. Cuerpo a. Apellidos y nombres.b. Edad.c. Nacionalidad.d. Profesin u ocupacin.e. Nombres de los padres.f. DNI o Carn de Extranjera.g. Direccin domiciliaria.h. Centro de trabajo.i. Motivo de la intervencin.j. Documento formulado.k. Seas particulares (lunares, tatuajes, cicatrices, otros y ubicacin).

l. otros datos (alias, estado civil, etc.).3. Trmino

a. Lugar y fecha.

b. Sello redondo, firma y post firma del funcionario que identifica a la persona con requisitoria.

c. Es conforme del Jefe de la Dependencia Policial.d. Siglas de identificacin personal.HOJA DE RECOMENDCIN

A. Definicin

Documento formulado por un efectivo Policial, mediante el cual propone al Comando, alternativas de solucin en relacin a un asunto o problema institucional especfico, para la toma de decisiones.

B. Consideraciones para su formulacin 1. Formulado por disposicin superior o por iniciativa propia.

2. En el cuerpo del documento debe hacerse un anlisis del problema para encontrar la solucin ms ventajosa y plantear la recomendacin que contenga los elementos de juicio para la toma de decisiones.

3. La recomendacin debe ser consecuencia lgica del anlisis.

4. Debe adjuntarse los proyectos de documentos de accin necesarios, para la ejecucin de la recomendacin.

C. Estructura

1. Encabezamiento

a. Parte superior derecha el indicativo que contiene las siglas de la Dependencia de origen, lugar y fecha.


c. Asunto.

d. Referencia, si hubiere.

2. Cuerpo

a. Antecedente(s) / Situacin.

b. Anlisis.

c. Recomendacin(es). 3. Trmino

a. Sello redondo, firma y postfirma de quien formula el documento.

b. La palabra DECISIN en letras maysculas para la resolucin correspondiente.

c. Siglas de identificacin personal.HOJA DE TRMITE

A. Definicin

Documento administrativo de trmite interno en la PNP MININTER, mediante el cual se emitir en forma breve disposiciones y/o acciones que debe cumplir el destinatario respecto al documento fuente y cuyo archivamiento ser en la Unidad que dio origen a la HT.


1. Se emplea el formato que aparece en el Sistema Integrado de Gestin de Expedientes (SIGE), al momento de registrar un expediente.

2. El trmite de los siguientes documentos no requieren de Hoja de Trmite:

a. Notas Informativas.- Las N/I deben ser registrados slo cuando se dispone que se realice una determinada accin, y por la Unidad que lo est disponiendo.

b. Radiogramas o similares.- Slo se registra cuando se responda a la Unidad solicitante con el documento de accin.

c. Memorandum.- Slo se registrar cuando se responda con el documento de accin.

d. Los documentos de mero trmite dentro de cada Unidad o Subunidad.

3. La Hoja de Trmite permite llevar un control automatizado del expediente y de los documentos formulados sobre las diligencias o acciones que se realizan en las Unidades Orgnicas de la PNP y el MININTER.

4. Para evitar errores en su formulacin se debe tener en cuenta lo siguiente:

a. Los expedientes son verificados virtualmente y recibidos fsicamente.b. Las H/T deben ser respondidas a la Unidad quien dispuso se realice la accin determinada.

c. Las H/T deben ser archivadas, terminado su trmite en la Unidad que lo gener.

d. Los expedientes deben ser enumerados (foliados) correctamente y contar con un soporte de seguridad.

5. Concluido el trmite el expediente debe ser devuelto adjuntando al expediente los siguientes documentos es decir debe devolverse la H/T adjuntando:

a. El documento primognito que dio origen a la H/T, excepto cuando se trate de Oficios mltiples.

b. El documento de accin que se formul de acuerdo al requerimiento.

c. El documento (Oficio o Constancia) que se hizo conocer al recurrente, el resultado de su gestin.

d. Si el expediente que se da respuesta con los documentos indicados lneas arribas, nace en la misma dependencia o direccin, debe archivarse en el mismo lugar.

e. S el expediente es solicitado por otra Direccin o Unidad, se debe derivar o responder a la Unidad solicitada.

f. Si lo indicado es requerido por la Direccin General PNP debe responder con un documento de accin.

C. Estructura

1. Encabezamiento a. En el ngulo superior derecho nmero de pginas.

b. Denominacin, nmero del documento conformado por 10 dgitos, los 4 primeros corresponden al ao y los 6 restantes al nmero correlativo asignado por el sistema.c. Procedencia: Interno o Externo.

d. Nmero y tipo de documento que se registra.

e. Dependencia que registra y fecha de registro.

f. Asunto.

2. Cuerpo

a. Formato que contiene los siguientes campos: destino, indicaciones, folios, fecha de transmisin, nombre y apellidos y firma del que realiza el trmite.

b. En la parte inferior del formato 38 indicaciones o acciones numeradas de las diligencias que debe de tener en cuenta el destinatario.

3. Trmino

a. Angulo inferior izquierdo impresin de la ruta o enlace que permite ingresar al sistema.

b. Angulo inferior derecho la fecha de registro.

INFORME

A. Definicin

Documento con el cual se comunica a la superioridad, funcionario o autoridad pertinente un acto administrativo, la comisin de un ilcito penal o acto antisocial.

B. Clases

1. Genrico: Es el documento mediante el cual se da cuenta a la superioridad o autoridad pertinente sobre un hecho o acto administrativo en forma clara y concisa.

2. Administrativo: Es el documento mediante el cual se da cuenta a la superioridad o autoridad pertinente sobre un hecho o acto administrativo, en forma detallada sealando los antecedentes, acciones, medidas adoptadas, resultados alcanzados y recomendaciones a que hubiere lugar.

3. Policial: Es el documento mediante el cual se comunica a la autoridad competente, del avance o resultado de la investigacin sobre un ilcito penal. En hechos con participacin de menores de edad se formular un Informe por Actos Antisociales.

C. Consideraciones para su formulacin

1. No debe contener apreciaciones subjetivas.

2. El Informe por Actos Antisociales, tendr similar esquema metodolgico que el Atestado Policial y en las jurisdicciones judiciales en donde est vigente el nuevo Cdigo Procesal Penal, se sujetar al esquema del Informe Policial.

3. El Informe por Situacin Irregular se formular con un esquema similar al Informe Policial o Atestado, segn sea el caso para determinar el estado de abandono moral y material, de un menor de edad o adulto mayor, as como con discapacidad en ambos casos.

4. En los informes, las recomendaciones deben orientar la toma de decisiones.

D. Estructura

1. Encabezamiento

a. Membrete.


c. Asunto.

d. Referencia, si lo hubiere.

2. Cuerpo

a. Informe genrico.

(1) Constituido por prrafos numerados, donde segn la situacin se relatan en forma clara y precisa los hechos relacionados al asunto.

(2) Debe exponerse en forma metdica y ordenada las diligencias efectuadas y las medidas adoptadas.

b. Informe por hecho antisocial (con esquema de un Atestado).(1) Hechos o antecedentes.

(2) Investigacin.

(a) Diligencias practicadas.

(b) Anlisis de los hechos.

(c) Evaluacin de los hechos o elementos probatorios.

(3) Conclusin (es).

(4) Situacin del nio o adolescente, especies o instrumentos.

(5) Recomendacin (es).

(6) Anexos.

c. Informe por situacin irregular.

(1) Situacin irregular.

(2) Diligencias practicadas.

(a) Datos personales del menor.

(b) Datos personales de la madre.

(c) Datos personales del padre.

(d) Examen Mdico.

(e) Examen Psicolgico.

(f) Apreciacin Social.

(3) Investigacin Policial.

(4) Conclusin (es).

(5) Sugerencia (s).

(6) Anexos.

d. Informe administrativo.

(1) Antecedentes.

(2) Situacin y anlisis.(3) Conclusin (es).

(4) Recomendacin (es).(5) Anexos.

3. Trmino

a. Lugar y fecha.

b. Firma.

c. Postfirma.

d. Sello redondo.

e. ES CONFORME del Jefe de Unidad con firma y postfirma, sello redondo, segn el caso.

f. Siglas de identificacin personal.

INFORME POLICIAL

A. Definicin

Documento que se formula como resultado de las diligencias realizadas por la presunta comisin de delitos a la puesta en vigencia del nuevo Cdigo Procesal Penal (Decreto Legislativo N 957), constituye un instrumento oficial de denuncia ante la autoridad judicial competente.


1. Debe contener apreciaciones objetivas basadas en hechos concretos y probados.

2. Seguir un proceso metodolgico de anlisis y sntesis.

3. La redaccin se har en tercera persona.

4. En el documento se establecer:

a. La forma y circunstancias del hecho materia de la investigacin.

b. La identificacin de los agraviados, testigos y de los presuntos autores y cmplices.

c. Los elementos probatorios.d. Se formula por disposicin superior o por iniciativa propia.

5. El original del Informe con todo lo actuado ser cursado con Oficio a la autoridad competente del Ministerio Pblico.

6. Cuando en un hecho delictivo adems de las personas adultas hubiesen participado menores de edad se remitir copia del Informe Policial con sus actuados a la autoridad competente.

C. Estructura

1. Encabezamiento

a. Membrete.

b. Denominacin y nmero del documento y siglas de la Dependencia.

c. Asunto.

d. Referencias, si hubiere.

2. Cuerpo

a. Antecedentes: Comprende la trascripcin de la denuncia, ocurrencia u otro documento que dio origen a la investigacin.

b. Diligencias efectuadas: se consignan las pesquisas que se realizaron para identificar al autor o autores, reunir los elementos probatorios y determinar las circunstancias de los hechos.

c. Anlisis de los hechos: Es el estudio detallado a travs de un proceso metodolgico de los hechos, tratando de relacionarlos para obtener una hiptesis, sin calificarlos jurdicamente ni imputarse responsabilidades.

d. Situacin de los implicados: Condicin legal en que los implicados resultan al final de la investigacin.

e. Anexos.

3. Trmino

a. Lugar y fecha de la formulacin.b. Sello redondo, firma, postfirma de quien formula el documento.c. Siglas de identificacin personal.

INVENTARIO DE RELEVO

A. Definicin

Documento que contiene el detalle de los bienes muebles e inmuebles patrimoniales del Estado afectados a una Unidad Policial determinada. Obligatoriamente debe formularse cada fin de ao o al producirse el cambio de colocacin del Jefe de Dependencia.

B. Consideraciones

1. Llevar el Visto Bueno del inmediato superior, en todos los casos de relevo de cargo.

2. La relacin de los bienes patrimoniales se ajustarn al orden siguiente:

a. Instalaciones.

b. Muebles y enseres.

c. Armamento y municin.

d. Vehculos.

e. Documentos.

f. Diversos.

3. En los relevos de cargo se antepondrn a las firmas las frases en letras maysculas RECIB CONFORME a lado izquierdo; ENTREGU CONFORME" a lado derecho y debajo de ambas al centro, el V.B del Jefe de la Dependencia.

C. Estructura del inventario de relevo

1. Encabezamiento

a. Membrete.


c. Grado y nombre del personal que realiza el inventario.

d. Motivo del Inventario.

2. Cuerpo

Contiene la relacin codificada de los bienes con indicacin de las caractersticas principales, y el estado en que se encuentran al momento del relevo.

3. Trmino

a. Lugar y fecha.

b. Firma, postfirma, sello redondo del que hace entrega y del que recibe, dando conformidad del estado, existencia y registro codificado de los bienes.

c. V B del Jefe de la Dependencia.

d. Siglas de identificacin personal.

MANIFESTACIN

A. Definicin

Documento que contiene la exposicin de una persona mayor de edad, a quien se pregunta o interroga sobre un asunto penal, policial y administrativo, tiene por finalidad recibir informacin detallada sobre la forma y circunstancias de la comisin de un hecho delictuoso o infraccin que se investiga.


1. Las preguntas se enumeran correlativamente.

2. Se inicia con la frase PREGUNTADO, DIGA: escrito en letras maysculas; luego con signos de interrogacin se formula la pregunta, seguido de la palabra Dijo:.

3. Al terminar cada pregunta y respuesta, el espacio en blanco o las lneas no completadas, se llenan con rayas descontinuadas.

4. Las preguntas se formulan en segunda persona, con precisin y claridad.

5. Evitar preguntas que motiven respuestas de SI o NO.

6. Las respuestas se consignan en primera persona, conservando la expresin textual del manifestante.

7. La primera pregunta a formularse al manifestante ser si requiere de un abogado defensor de su eleccin.

8. La ltima pregunta a formularse es para que el manifestante tenga algo ms que agregar, quitar o modificar a lo manifestado.

9. Si el manifestante no habla en idioma espaol, se recurre a un intrprete o traductor, debiendo ambos firmar e imprimir el ndice digital derecho.

10. Si el manifestante es analfabeto o no sabe firmar, en el lugar de la firma estampa la impresin digital del ndice derecho, recurrindose a un testigo que de fe de la declaracin, quien firma e imprime el ndice digital derecho.

11. Para la AMPLIACIN DE MANIFESTACIN, se sigue el mismo procedimiento que el sealado en la primera, omitindose las generales de ley.

12. En toda Manifestacin estar presente el representante del Ministerio Pblico, salvo circunstancias de fuerza mayor, y el Abogado Defensor de ser requerido por el Manifestante, lo cual se har constar en el documento, debiendo estos firmar al final de la manifestacin.

13. Si la Manifestacin abarca ms de dos hojas, se autenticar con la firma del manifestante, del representante del Ministerio Publico, del Abogado Defensor y la rbrica del Instructor, en el margen izquierdo de cada hoja, excepto la ltima.

14. El Manifestante, cualquiera sea su empleo o cargo, deber firmar e imprimir su ndice derecho en la parte inferior izquierda del documento o a partir de la segunda pgina en la parte cntrica del margen izquierdo.

15. El Instructor de la investigacin es quien firma la Manifestacin, an cuando enve un pliego de preguntas a otra Dependencia donde se encuentre el Manifestante.

16. En caso de menores de edad, el documento se denominar REFERENCIA; y para ser formulado se observar las mismas prescripciones indicadas para la Manifestacin con la presencia de los padres o tutores segn corresponda, o en todo caso por un testigo de reconocida solvencia moral.

C. Estructura

1. Encabezamiento

a. Denominacin del documento, nombres y apellidos del Manifestante, con letras maysculas, seguido de la edad entre parntesis.

b. Lugar y fecha.

c. Generales de ley del Manifestante en el orden siguiente:

(1) Nombres y Apellidos.

(2) Fecha de Nacimiento.

(3) Nombres de los padres.(4) Estado civil.

(5) Grado de Instruccin.

(6) Profesin Ocupacin.

(7) Documento de identidad.

(8) Domicilio.

2. Cuerpo

Contiene las preguntas formuladas por el Instructor y las respuestas del Manifestante.3. Trmino

a. Al lado derecho la firma, nombres y apellidos, impresin digital del ndice derecho del Manifestante, testigos e intrpretes si los hubiere.

b. Al lado izquierdo la firma, postfirma del Instructor, con el sello redondo de la Dependencia.

MEMORNDUM

A. Definicin

Documento con el que un superior en grado, imparte una orden o hace conocer las disposiciones, a un escaln subordinado de la Unidad. Cuando la disposicin impartida es dirigida a ms de un destinatario se denomina Memorndum Mltiple, el mismo que lleva en la parte final izquierda la distribucin donde se especifica el nombre de la Unidad y nmero de ejemplares.B. Consideraciones para su formulacin

1. Se emplea para impartir o comunicar disposiciones de ejecucin inmediata.

2. Debe ser dirigido en forma personal al que debe cumplir la orden.

3. Su contenido debe caracterizarse por ser concreto y breve.

C. Estructura

1. Encabezamiento

a. Membrete.

b. Denominacin, nmero de documento y siglas de la Dependencia ubicada en la parte superior y cntrica.

c. Lugar y fecha.

d. Destinatario.

2. Cuerpo

Contiene la (s) orden (es) o disposicin (es) que se imparten.

3. Trmino

a. Sello redondo, firma y postfirma del que dispone la formulacin del documento.

b. Siglas de identificacin personal.

NOTA DE AGENTE

A. Definicin

Documento bsico de inteligencia que puede ser formulado por todo el personal policial que obtiene informacin de inters Institucional para su procesamiento y explotacin, en virtud de que cada integrante de la Polica Nacional del Per es un Agente de Inteligencia.


1. La informacin debe tener credibilidad, exactitud y oportunidad.

2. Redaccin sencilla y de fcil comprensin.3. Debe contener un orden lgico y armnico, exento de prejuicios y expresar los hechos con la mayor certeza y objetividad posible.

C. Estructura

1. Encabezamiento

a. Lugar y fecha.

b. Denominacin.

c. Destinatario.d. Asunto.e. Referencia, si lo hubiere.

2. Cuerpo

Contiene la parte expositiva y sustancial del documento.

3. Trmino

Firma y post firma del que formula el documento clave numrica seudnimo segn corresponda.

NOTA INFORMATIVA

A. Definicin

Documento que contiene la exposicin veraz, sucinta, completa y precisa de hechos, actividades o situaciones de carcter policial, poltico, social, disciplinario u otro que por su importancia o trascendencia, deben hacerse conocer a la superioridad en forma inmediata y oportuna.


1. Debe basarse en hechos concretos y comprobados.

2. Contendr nombres y datos esenciales.

3. Debe redactarse en forma impersonal, siguiendo una secuencia lgica que permita su comprensin.

4. Su distribucin se hace estrictamente a los escalones que deben conocer el contenido de la misma.

5. Los prrafos deben ser ordenados y numerados.

C. Estructura

1. Encabezamiento

a. Membrete.

b. Denominacin y nmero del documento, siglas con letras maysculas, en la parte central superior.

c. Destinatario.

d. Asunto.

e. Referencia, si lo hubiera.

2. Cuerpo

a. Contiene la parte expositiva y sustancial del documento.

b. Debe hacerse una narracin de hechos, actividades o situaciones y sus implicancias separadas en prrafos.

c. Al final se consignan las medidas adoptadas con relacin a lo expuesto.3. Trmino

a. Lugar y fecha.


c. Distribucin.


NOTIFICACIN POLICIALA. Definicin

Documento mediante el cual se hace conocer a un efectivo policial una disposicin superior para su conocimiento o cumplimiento.

B. Consideraciones para su tramitacin

1. Es un documento de carcter administrativo interno.

2. Se podr formular y ejecutar a travs de la Dependencia Policial de la jurisdiccin respectiva.

C. Estructura

1. Encabezamiento

a. Membrete.

b. Denominacin.2. Cuerpo

a. Grado, nombres y apellidos del destinatario.b. Motivo de notificacin.

c. Grado y cargo de la autoridad que dispone la notificacin.

3. Trmino

a. Lugar y fecha.

b. Sello redondo, firma y postfirma del que formula el documento.


NOTIFICACIN DE DETENCINA. Definicin

Es el documento mediante el cual se hace conocer a una persona el motivo de su detencin.


1. Se formula en ejemplar duplicado; entregndose el original a la persona detenida y la copia con la firma e impresin digital ser anexada al documento correspondiente.

2. Debe contener la informacin establecida en el Cdigo Procesal Penal.C. Estructura

1. Encabezamiento

a. Membrete.b. Denominacin y nmero del documento y siglas de la Dependencia.

2. CuerpoContiene lo siguiente:

a. Nombres y apellidos del detenido, edad, documento de identidad.

b. Lugar, fecha y hora de la detencin.c. Motivo de la detencin. 3. Trmino

a. Lugar y fecha.

b. Sello redondo, firma, postfirma y cargo del titular de la Dependencia Policial o el que haga sus veces, que dispone la detencin.


OFICIO

A. Definicin

Documento que se emplea para comunicar, gestionar o requerir algo; trasmitir rdenes o comunicaciones, hacer consultas, elevar o devolver documentos y promover enlace o coordinacin. Cuando se enva a ms de una Dependencia se denomina Oficio Mltiple.


1. Debe utilizarse para un solo asunto o materia.

2. Se dirige al titular de la Dependencia.

3. Todos los ejemplares del Oficio Mltiple llevarn la misma numeracin.

4. Ser firmado por el titular de la Dependencia.

C. Clases de Oficios

1. Oficio comn:

Es el que se dirige a una sola autoridad, persona o entidad.

2. Oficio mltiple:

Es el que se dirige a ms de una autoridad, persona o entidad.

D. Estructura del Oficio

1. Encabezamiento

a. Membrete.

b. Lugar y fecha, ubicado en la parte superior derecha.

c. Denominacin (Oficio u Oficio Mltiple), nmero y siglas de la Dependencia, en el margen superior izquierdo.

d. Destinatario.

e. Asunto.f. Referencia.2. Cuerpo

a. Contiene la parte expositiva directamente relacionada con el propsito del documento.

b. Se emplear un prrafo protocolar de despedida.

3. Trmino

a. La frase Dios guarde a Ud.

b. Sello redondo, firma y postfirma del titular.

c. Distribucin (slo en caso de Oficios Mltiples).

d. Siglas de identificacin personal.ORDEN

A. Definicin

Documento mediante el cual se formaliza una disposicin relacionada con procedimientos de administracin de personal.

B. Clases

Cuando se trasmitan por correo electrnico o telefax, tiene las denominaciones siguientes:

1. Orden de Comisin.

2. Orden de Incorporacin.3. Orden de Permiso.

4. Orden de Vacaciones.

5. Otros.C. Consideraciones para su formulacin

1. La Orden de Comisin, de acuerdo a su naturaleza, puede ser clasificada como RESERVAD

2. Podr utilizarse formatos pre-establecidos impresos.

D. Estructura

1. Encabezamiento

a. Membrete.b. Denominacin del documento, en letras maysculas.

2. Cuerpo

Exposicin del motivo que da origen al documento, de acuerdo al formato correspondiente.

3. Trmino

a. Lugar y fecha.

b. Sello redondo, firma y postfirma del que emite el documento.

c. Siglas de identificacin personal.ORDEN DE OPERACIONES

A. Definicin

Documento formulado en base al Plan de Operaciones, donde se especifican las acciones a realizarse para una determinada misin por cada Unidad o Unidades Policiales comprometidas. Son rdenes formales expedidas por un comando a sus jefes subordinados, transmiten sus intenciones, proveen las instrucciones necesarias y prescriben la accin coordinada de los elementos subordinados para la conduccin de una operacin Policial.

B. Estructura1. Encabezamiento

a. Clasificacin.b. Nmero de copias expedidas.c. Unidad que formula la orden.d. Lugar.e. Fecha, hora, mes y ao.f. Ttulo, nmero de la orden.

g. Asunto: se consigna el para qu de la orden.h. Cartas o croquis.2. Cuerpo

a. Organizacin: comprende el comando general y comando operativo.b. Situacin: contiene un resumen de la situacin del momento comprende:

(1) Hechos: Indicar en forma pormenorizada la situacin general con relacin a la operacin por realizar, se obtiene de la apreciacin de inteligencia.

(2) Fuerzas oponentes: Se refiere a las organizaciones o elementos contrarios a la operacin Policial; cuando la informacin es muy extensa puede completarse con un anexo de inteligencia.

(3) Fuerzas amigas: Son Unidades e Instituciones distintas a las incluidas en la organizacin del Plan de Operaciones, que por su funcin pueden brindar apoyo a la Unidad Operativa encargada de la ejecucin.

(4) Refuerzo: Son las Unidades no dependientes de la Unidad Operativa, que estn asignadas para mantenerse como Reserva.

(5) Suposiciones: Son hiptesis que emplea el Jefe de Unidad.

c. Misin: Es la expresin clara, concisa y lgica de la forma de accin elegida por el Jefe de Unidad, debe responder a las preguntas: Qu?, Quin?, Cundo?, Dnde?, Cmo? y Para qu?

d. Ejecucin, comprende.(1) Concepto de la Operacin.

(a) Tipo de operacin.(b) Acciones, preventiva y represiva, control y neutralizacin.

(c) Fases, antes, durante y despus del da D.(d) Sectorizacin, son los lmites (cuadrantes) en que se divide la zona de operaciones.

(e) Dispositivo, ubicacin de las Unidades, por la especialidad funcional y las reservas.

(f) Tareas generales.(g) Maniobras por Unidades y especialidad funcional.(h) Punto de esfuerzo principal.(i) Actitud de las fuerzas de reserva (ubicacin y maniobras).

(j) Apoyo administrativo.(2) Tareas Generales.

A cumplir por todas las Unidades comprometidas.(3) Tareas Especficas.Es la descripcin de las tareas que debe cumplir cada una de las sub Unidades comprometidas.

(4) Instrucciones de coordinacin.Son los detalles de coordinacin y disposiciones comunes a las sub Unidades comprometidas, para clarificar el desarrollo de la operacin, tales como:

(a) Fin de movimiento.(b) Orden de alerta.

(c) Instruccin, entrenamiento y ensayo del personal.

(d) Forma de actuar del personal, en forma genrica y por especialidades.

(e) Uso de la fuerza y de las armas.(f) Corriente de informaciones.

(g) Instrucciones sobre detenciones.

(h) Vigencia de la orden.

(i) Acciones al trmino de la operacin.e. Administracin

Contiene instrucciones generales sobre la forma como se va a proporcionar el apoyo de personal y logstica.(1) Personal.(a) Efectivos, consignar los efectivos por sub Unidades.(b) Detenidos, procedimientos de calificacin, traslado a la Dependencia Policial y ante la autoridad competente.

(c) Uniforme.

(2) Logstica.(a) Abastecimiento.(b) Evacuacin y hospitalizacin, toda la informacin sobre la forma como se va a proporcionar este apoyo.

(c) Transporte, clase y nmero de vehculos.(d) Mantenimiento, lugar donde debe realizarse.

(3) Diversos

Partes e Informes.

f. Comando y comunicaciones.(1) Puesto de comando.Indica el emplazamiento antes y durante la operacin del puesto de comando de la Unidad Operativa.

(2) Comunicaciones.Instrucciones de carcter especial relacionadas con las comunicaciones.

(3) Enlaces.Se incluye santo y sea, palabras clave, procedimientos electrnicos, etc.3. Trminoa. Sello redondo, firma y postfirma del Jefe de Anidad o Jefe del R3

b. Anexos.c. Distribucin.

PAPELETA DE SANCIN

A. Definicin

Documento por el cual un superior jerrquico impone a un subordinado, una sancin administrativa disciplinaria, al haber constatado una infraccin leve tipificado en el Decreto Legislativo N 1150-Rgimen Disciplinario de la Polica Nacional del Per.B. Estructura1. Encabezamiento

a. Denominacin de la Institucin y Unidad.b. Denominacin del documento.2. Cuerpo

a. Base legal.b. Grado y nombre del que sanciona.c. Grado y nombre del infractor.

d. Unidad y Sub Unidad del infractor.e. Descripcin de la infraccin.f. Cdigo de la Infraccin.

g. Sancin impuesta.3. Trmino

a. Lugar y fecha.

b. Sello redondo, firma y post firma del que emite el documento.

c. En el lado izquierdo del documento, se deja constancia de la recepcin del mismo, mediante el ENTERADO respectivo, consignndose: firma, post firma, CIP, fecha y hora.


PARTE

A. Definicin

Es el documento con el cual se da cuenta a la autoridad competente o escaln superior sobre hechos, actividades, situaciones, diligencias o resultado de investigaciones relacionadas con el servicio o sobre asuntos de carcter administrativo o disciplinario.

B. Clases de Parte

1. Parte Comn.

2. Parte de Inspeccin Tcnico Policial (ITP).

3. Parte de Inspeccin Tcnico Criminalsticos (ITC).

C. Consideraciones para la formulacin del Parte

1. Debe referirse a hechos comprobados.

2. El trmite debe respetar el conducto regular, permitiendo a los escalones superiores decidir sobre el trmite.

3. Pueden utilizarse formatos impresos.

4. En algunos casos pueden formularse a manuscrito (Parte de Ocurrencia de Calle).

D. Estructura del Parte

1. Encabezamiento

a. Membrete.

b. Denominacin y nmero del documento, seguido de las siglas de la Dependencia.

c. Asunto.

d. Referencia, si lo hubiere.

2. Cuerpo

a. Contiene la exposicin y anlisis de los hechos, situacin, investigacin o actividades desarrolladas, resultados o conclusiones y anexos si hubieran.

b. Para dar cuenta del resultado de investigaciones administrativo-disciplinarias, el cuerpo contendr:

(1) Informacin.

(2) Investigacin.

(3) Anlisis de los hechos.

(4) Conclusiones.

(5) Anexos.

c. Para el Parte de Inspeccin Tcnico Criminalstica:

(1) Informacin.

(2) Inspeccin Tcnico Policial.

(3) Personal interviniente.

(4) Referencias, descripcin, anlisis y conclusin.

3. Trmino

a. Lugar y fecha.

b. SELLO redondo, firma, postfirma del que instruye el documento.

c. ES CONFORME, firma y postfirma del Jefe de la Dependencia.


PLAN CEREMONIAL

A. Definicin

Documento por el cual se establecen las tareas, se delimitan las responsabilidades de quienes estn encargados de su ejecucin con motivos Institucionales, histricos, de homenaje, religiosos u otros eventos de connotacin.

B. Estructura

1. Encabezamiento

a. Denominacin del documento, nmero y siglas de la Dependencia que formula.b. Asunto o tema.2. Cuerpo

a. Situacin: Es la exposicin de la base legal y el motivo por el cual se formula el documento. b. Misin: Debe responder a las preguntas: Qu?, Quin?, Cundo?, Dnde?, Cmo? y Para qu?c. Alcance: La designacin del personal comprometido.d. Ejecucin: La designacin de comisiones y tareas a realizar.

3. Trmino

a. Lugar y fecha.b. Sello redondo, firma y postfirma del jefe de la Dependencia.c. Siglas de identificacin personal.PLAN DE TRABAJO

A. Definicin

Documento mediante el cual se establecen los lineamientos a seguir para el cumplimiento de objetivos en base a un diagnstico de la problemtica actual que permita el logro de las metas trazadas en un plazo determinado.

B. Estructura

1. Encabezamiento

a. Denominacin del documento, nmero y siglas de la Dependencia que formula.

b. Asunto, resumen del tema.

c. Referencia, si la hubiera.

2. Cuerpo

a. Informacin: Una sntesis de la problemtica, la base legal y el motivo por el cual se formula el documento.

b. Misin: De la Unidad que formula el documento.

c. Problemtica actual: Descripcin de hechos relacionados con la misin, que permitan justificar el trabajo de la Unidad.

d. Indicadores: Los ms resaltantes y que nos va a permitir orientar el trabajo por realizar.

e. Objetivos: Los que se espera alcanzar al trmino de la ejecucin de lo planificado.

f. Recursos: Son los medios disponibles para su ejecucin, sobre todo en cuanto a personal y logstica.

g. Proyecciones: Las actividades que pretenden realizar para el cumplimiento de los objetivos.

h. Trabajos en curso: Las actividades que estn realizando y que guardan relacin con el trabajo por realizar.

i. Logros: Los obtenidos que permitan visualizar el xito del trabajo por realizar.

j. Recomendaciones: A tener en cuenta para el mejor cumplimiento del trabajo por realizar.

3. Trmino

a. Lugar y fecha.b. Sello redondo, firma y postfirma del que formula el documento.

c. Siglas de identificacin personal.PASE

A. Definicin

Documento mediante el cual se da curso a un expediente u otro documento hacia un rgano de igual nivel y dependiente del mismo escaln superior.

B. Consideraciones para formulacin del Pase

1. El cargo y nombre a quien se dirige el documento.

2. En la referencia, se indica el resumen de los documentos que sirven como antecedentes.

C. Estructura del Pase

1. Encabezamiento

a. Referencia (documentos antecedentes).b. Lugar y fecha.

c. Denominacin, nmero del documento y siglas de la Dependencia.

2. Cuerpo

a. Contiene el grado y cargo de la persona a quien se cursa el documento.

b. Se mencionan las disposiciones especficas de la superioridad y el motivo de trmite.

3. Trmino

a. Contiene el sello redondo, firma y postfirma de la autoridad que da trmite al documento.

b. Siglas de identificacin personal.

PLANILLA DE INDEMNIZACIN DE GASTOS DE VIAJE

A. Definicin

Documento que contiene el detalle de la justificacin de gastos de viaje del personal que realiz comisin del servicio fuera de la jurisdiccin de su sede.

B. Consideraciones para formulacin

1. Constituye elemento probatorio para los efectos de control del egreso presupuestal.

2. Debe tramitarse junto con la Orden de Comisin y anexado al Informe respectivo.

3. Indicar el dispositivo legal que autoriza la retribucin, especificar el nmero de das y motivo de la formulacin del documento.

C. Estructura

1. Encabezamiento

a. Membrete.b. Denominacin del documento.

2. Cuerpo

a. Identificacin del solicitante (grado, nombres y apellidos).b. Lugar, motivo y tiempo de duracin de la comisin.

c. Liquidacin de gastos por da y el total.3. Trmino

a. Lugar, fecha, sello redondo, firma y postfirma del que formula.

b. V B, firma y postfirma del Jefe de la Unidad.


RADIOGRAMA

A. Definicin

Documento breve y concreto que utiliza la Polica Nacional del Per para comunicaciones urgentes empleando los sistemas de radio.

B. Consideraciones para la formulacin

1. El texto del documento debe ser breve y claro.

2. Se emplea la palabra STOP para separar prrafos u oraciones.

3. En los casos de informacin clasificada ir cifrada segn las disposiciones vigentes.

4. Debe ser firmado por el Jefe de la Unidad o quien lo represente.

5. La redaccin de los radiogramas se formula con letras maysculas y en forma continua.

C. Estructura

1. Encabezamiento

a. Denominacin y nmero del documento y siglas de la Dependencia.

b. Destinatario.c. Quien trasmite.

d. Quien recepciona.

e. Fecha y hora de la transmisin o recepcin del mensaje.

2. Cuerpo

Constituido por el texto de la comunicacin o el mensaje propiamente dicho.

3. Trminoa. Lugar y fecha.

b. Sello redondo, firma y postfirma del remitente.


SOLICITUD

A. Definicin

Documento utilizado por el personal policial para gestionar en forma individual ante la superioridad un derecho o beneficio; para plantear una situacin particular.

B. Consideraciones para la formulacin de la Solicitud

1. Debe ser dirigida ante la autoridad o superior de quien depende la solucin de la peticin y tramitado por conducto regular y excepcionalmente en casos de fuerza mayor, emergencia, urgencia que ameriten su atencin inmediata, podr ser dirigida directamente al titular que resolver la peticin.

2. Debe ser individual.

3. Debe ser formulada en lenguaje respetuoso y sin afectar la disciplina, la moral, ni la honorabilidad.

4. Cuando se trate de documentos de gestin, en ella se precisarn las disposiciones legales o reglamentarias en que se ampara la peticin.

5. La Solicitud debe ser tramitada por los jefes inmediatos mediante elevacin u Oficio de atencin segn los casos, con la opinin favorable o desfavorable que le merezca.

6. Llevar anexos de documentacin justificatoria, cuando sea necesario.

C. Estructura de la Solicitud

1. Encabezamiento

a. Sumario o Sumilla que se consigna en la parte superior derecha del documento.

b. Destinatario consignando en primera lnea, en letras maysculas a la autori

MANUAL DE DOCUMENTACION POLICIAL DIREJE EDU Y DOCT.doc

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