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MANUAL DE CORRESPONDENCIA

CAPIacuteTULO 14

PUBLICACIONES OFICIALES

1 PROPOacuteSITO 1 2 COORDINACIOacuteN1 3 DEFINICIONES1 4 LEYES Y REGLAMENTOS2 a Ley Orgaacutenica 2 b Reglamentos de la ACP 2

c Reglamentos Mariacutetimos 2 5 PUBLICACIONES DE LA ACP3

a Boletines y Circulares 3 (1) Boletiacuten Oficial 3 (2) Boletiacuten El Activo 3 (3) Boletiacuten Kilovoltio 3 (4) Customer Newsletter Panama Canal 4

b Perioacutedicos Directorios y Manuales (1) El Faro4 (2) El Rincoacuten del Idioma4 (3) Directorio de Organizacioacuten 4 (4) Organigrama de la ACP5 (5) Manual de Traacutemites Internos de la Administracioacuten (MTIA) 5 (6) Manual de Correspondencia6 (7) Manual del Logotipo 6 (8) Manual de Personal 6 (9) Manual de Procedimientos Administrativos de Archivos6 (10) Sistema de Clasificacioacuten de Archivos6 (11) Tablas de Retencioacuten 7 (12) Manual de Sistemas Financieros7

c Informes y Anuarios 7 (1) Informe Anual7 (2) Anuario Hidroloacutegico7

6 PUBLICACIONES ELECTROacuteNICAS7

ANEXO Direcciones de Publicaciones Electroacutenicas8

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MANUAL DE CORRESPONDENCIA

CAPIacuteTULO 14

PUBLICACIONES OFICIALES 1 PROPOacuteSITO Este capiacutetulo tiene como propoacutesito orientar a los empleados en la implementacioacuten usos y procedimientos del Programa de Publicaciones y la obtencioacuten de las publicaciones de la organizacioacuten 2 COORDINACIOacuteN La Seccioacuten de Administracioacuten de Archivos a traveacutes del Oficial de Directrices y Publicaciones es la encargada de coordinar las publicaciones internas y sus revisiones 3 DEFINICIONES Anuario Libro que se publica cada antildeo como guiacutea para determinadas profesiones con informacioacuten direcciones y otros datos de utilidad

Boletiacuten Perioacutedico que contiene disposiciones oficiales e informacioacuten de la

organizacioacuten Circular Oacuterdenes noticias o instrucciones verbales o escritas dirigidas al mismo tiempo en iguales teacuterminos para varias personas Directorio Guiacutea en la que figuran las personas de un conjunto u organizacioacuten con indicacioacuten de diversos datos acerca de ellas por ejemplo cargo sentildeas teleacutefonos etc

Informe Noticias o datos que se dan sobre alguacuten tema o alguien

Ley Precepto dictado por la suprema autoridad en que se manda o prohibe algo en consonancia con la justicia y para el bien de los gobernandos

Manual Libro en el que se compendia lo maacutes sustancial de una materia con

instrucciones especiacuteficas Organigrama Diagrama que ilustra coacutemo estaacute organizada o estructurada una entidad o empresa

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2

Manual de Correspondencia Capitulo 14

Perioacutedico Impreso publicado con determinados intervalos de tiempo Publicacioacuten Escrito impreso como libros revistas boletines etc

Reglamento Coleccioacuten ordenada de reglas o preceptos que por autoridad competente se da para la ejecucioacuten de una ley o para el reacutegimen de una corporacioacuten una dependencia o servicio 4 LEYES Y REGLAMENTOS Existen publicaciones de la organizacioacuten que se distribuyen externamente ya sea en el territorio nacional como internacionalmente Entre algunas de las maacutes importantes tenemos las siguientes a Ley Orgaacutenica El propoacutesito de la presente ley es proporcionar a la Autoridad del Canal de Panamaacute las normas para su organizacioacuten funcionamiento y modernizacioacuten con el objeto de hacer del canal una empresa eficiente y rentable pilar del desarrollo humano y socioeconoacutemico del paiacutes abierta sin discriminacioacuten alguna a la participacioacuten de hombres y mujeres e integrada a la estrategia mariacutetima nacional En cumplimiento de lo dispuesto en el articulo 317 de la Constitucioacuten Poliacutetica las normas que en esta ley se dictan son de caraacutecter general y serviraacuten de marco para los reglamentos que al respecto se expidan de manera que el canal brinde siempre un servicio continuo eficiente y seguro b Reglamentos de la ACP Los Reglamentos de la Autoridad del Canal constan de treinta acuerdos por los cuales se establecen las normas modificaciones y procedimientos que desarrollan procesos administrativos operativos y teacutecnicos en las distintas funciones de la organizacioacuten Estos reglamentos se encuentran en la intranet en la seccioacuten de ldquoPublicacionesrdquo La oficina responsable de los reglamentos de la organizacioacuten es la Junta Directiva c Reglamentos Mariacutetimos Los reglamentos mariacutetimos establecen las normas y procedimientos para el traacutensito mariacutetimo adecuado y estaacute impreso tanto en el idioma espantildeol como en ingleacutes ya que estaacuten destinados para distribucioacuten a los usuarios internacionales de la viacutea acuaacutetica En cuanto a su distribucioacuten es responsabilidad de la Divisioacuten de Arqueo (MRTD) suministrar un ejemplar original gratuitamente a cada buque que transita el Canal En el caso de los estudiantes agencias navieras otros empresarios e interesados en conseguir estos reglamentos la Divisioacuten de Arqueo cuenta con copias adicionales al igual que copias en disco compacto (CD) que se han producido y las cuales estaacuten a la venta Los precios de estos son $500 para los ejemplares en papel y $300 para las copias en CD

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3

Manual de Correspondencia Capitulo 14

El procedimiento de adquisicioacuten de dichas copias requiera que los interesados se apersonen al Citibank Sucursal Balboa y paguen dichas cantidades en la ventanilla y muestren el comprobante de pago recibido en el Primer Piso del Edificio 729 Balboa en donde se le entregaraacuten las copias solicitadas Para mayor informacioacuten dirigir sus consultas al teleacutefono 272-4567 5 PUBLICACIONES DE LA ACP Existen ediciones de publicacioacuten y distribucioacuten internas preparadas con el propoacutesito de mantener informados a todos los usuarios de los acontecimientos de la organizacioacuten Estas publicaciones pueden ser impresas o publicadas electroacutenicamente a traveacutes de los sistemas disponibles para esos efectos Entre estas publicaciones tenemos las siguientes entre otras a Boletines y Circulares La Autoridad del Canal de Panamaacute publica boletines y circulares con valiosa informacioacuten para los usuarios Entre los cuales tenemos (1) Boletiacuten Oficial Este boletiacuten se publica todos los martes en la Infored y tiene como objetivo informar a todos los empleados acerca de los nombramientos permanentes y asignaciones temporales en los diferentes cargos de la Autoridad del Canal hasta el nivel de supervisores de unidad o en caso de puestos especiales tales como superintendentes y capitanes entre otros Ademaacutes se anuncian cambios de localizaciones fiacutesicas nuacutemeros de teleacutefono cambios en nombres de oficinas y sus siglas diacuteas libres y feriados e instrucciones de intereacutes para los empleados de la ACP La oficina responsable de publicar el Boletiacuten Oficial es la Seccioacuten de Administracioacuten de Archivos y para tales propoacutesitos las oficiales administrativas secretarias y gerentes deben enviar sus notas viacutea electroacutenico a IMCR-SEC donde se recibiraacuten los anuncios hasta el viernes anterior al diacutea de la publicacioacuten a maacutes tardar a las 200 pm (2) Boletiacuten ldquoEl Activordquo Esta es una circular que se publica por cada cuatro meses (cuatrimestre) para todos los empleados de la ACP Contiene informacioacuten de las actividades recreativas de acondicionamiento fiacutesico y deportivas En este contexto resalta los eventos maacutes sobresalientes y a los equipos y personas que se han destacado en los mismos (3) Boletiacuten ldquoKilovoltiordquo El propoacutesito principal de este boletiacuten teacutecnico es promover el conocimiento a traveacutes de la lectura y contribuir con el aprendizaje continuo de todos los colaboradores de la Section de Electricidad de Exteriores y clientes de la ACP

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Manual de Correspondencia Capitulo 14 (4) ldquoCustomer Newletter Panama Canalrdquo Esta publicacioacuten es creada cada tres meses por el Departamento de Planificacioacuten Corporativa y Mercadeo con el objetivo de informar a los clientes del Canal y grupos de intereacutes sobre los uacuteltimos adelantos en materia de seguridad programas de modernizacioacuten y mejoras asiacute como planes futuros del Canal estadiacutesticas de traacutensito y carga y visitas futuras a clientesgrupos de intereacutes Es distribuiacuteda local e internacional a los usuarios de la viacutea acuaacutetica b Perioacutedicos Directorios y Manuales (1) El Faro El Faro es un perioacutedico de distribucioacuten quincenal para todos los empleados de la ACP que publica informacioacuten de intereacutes general Exalta a los empleados que se destacan tanto en su desempentildeo de trabajo como en sus actividades particulares motivando a la fuerza laboral canalera El Faro es el principal recurso del programa de divulgacioacuten a los empleados con el que cuenta la Oficina de Administracioacuten Ejecutiva Para solicitar informacioacuten o enviar una contribucioacuten a El Faro llamar al 272-3202 o mandar correo electroacutenico a AECNpancanalcom

(2) El Rincoacuten del Idioma Adicionalmente el ldquoRincoacuten del Idiomardquo incluiacutedo en El Faro quincelmanente es publicado separadamente en la infored por la Seccioacuten Teacutecnica de Idiomas en un esfuerzo y con el propoacutesito de ayudar a los colaboradores de la ACP a mantener los idiomas espantildeol e ingleacutes separados defendiendo sus pautas individuales como los vehiacuteculos necesarios que facilitan la comunicacioacuten eficiente (3) Directorio de Organizacioacuten El Directorio de Organizacioacuten es compilado y publicado por la Seccioacuten de Administracioacuten de Archivos con la finalidad de actualizar los nombres de los distintos departamentos divisiones y secciones nombres y posiciones de los funcionarios nuacutemeros telefoacutenicos y ubicaciones fiacutesicas de las diferentes oficinas de la organizacioacuten Antes de su publicacioacuten en la Intranet la cual se realiza los diacuteas 15 de cada mes las oficiales administrativas de departamento enviacutean la informacioacuten actualizada de sus departamentos correspondientes a la IMCR y luego que estaacute pasa la debida verificacioacuten por la Seccioacuten de Administracioacuten de Archivos se publica electroacutenicamente para acceso de toda la organizacioacuten En el caso de que algunos empleados no cuenten con una computadora de donde hacer una impresioacuten al momento de su publicacioacuten es responsabilidad de la oficial administrativa hacer una impresioacuten para reproducir la cantidad de copias que sean necesarias yo colocar una copia en murales o ubicaciones puacuteblicas de acceso a todo el personal La configuracioacuten de este Directorio de Organizacioacuten excepto los primeros paacuterrafos que incluyen la Oficina del Administrador y la Oficina del Secretario de la Junta Directiva esta descrita en el siguiente orden

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Manual de Correspondencia Capitulo 14 Primer Bloque - Nombre del Departamento y Ubicacioacuten Fiacutesica

- Directores de Departamentos u Oficinas Independientes - Secretarias - Oficial Administrativo(a) - Oficial de Presupuesto - Personal de Apoyo Directo (Incluye Asesores Especialistas

Enlaces Coordinadores y Asistentes)

Segundo Bloque - Nombre de la Divisioacuten y Ubicacioacuten Fiacutesica - Gerente de Divisioacuten

- Oficial Administrativa - Especialistas - Gerentes de Seccioacuten (Superintendentes o Capitanes) - Programas Especiales - Supervisores de Unidad - Liacuteneas telefoacutenicas para denuncias e informacioacuten

(4) Organigrama de la ACP El organigrama funcional de la Autoridad del Canal de Panamaacute es compilado y publicado en la Intranet por la Divisioacuten de Servicios Estrateacutegicos del Departamento de Planificacioacuten Corporativa y Mercadeo El mismo contiene las descripciones de la visioacuten misioacuten y valores corporativos asiacute como de las funciones de todas los departamentos divisiones y secciones de la organizacioacuten A estos bloques de descripcioacuten se adjuntan fotografiacuteas de cada uno de los oficiales que las dirigen tales como directores gerentes y supervisores (5) Manual de Traacutemites Internos de la Administracioacuten (MTIA) Esta publicacioacuten describe las funciones y responsabilidades de todos los departamentos de la organizacioacuten con el propoacutesito de mantener documentadas las normas administrativas de la organizacioacuten para conocimiento e implementacioacuten de todos los empleados La oficina responsable de recopilar la informacioacuten y publicar este manual es la Seccioacuten de Administracioacuten de Archivos Para solicitar actualizaciones en este manual las oficiales administrativas a nivel de departamento (previa aprobacioacuten de sus directores) deben preparar las revisiones de las partes correspondientes a sus departamentos y enviarlas viacutea correo electroacutenico a HAviles Oficial de Directrices y Publicaciones en un formato de Microsoft Word quien a su vez prepararaacute un Memorando de Decisioacuten (ver Capiacutetulo 5) para la firma del Director del Departamento de Informaacutetica y Tecnologiacutea y luego le seraacute enviado a los directores de departamentos cuyas funciones esteacuten ligadas directamente al tema contenido en los capiacutetulos en revisioacuten Este memorando tambieacuten deberaacute ser aprobado por el Asesor Juriacutedico quien velaraacute que se cumplan con todos los aspectos legales de la organizacioacuten seguacuten sus reglamentos Una vez que se apruebe por el Administrador las revisiones se publicaraacuten en la intranet para referencia de todos los usuarios

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Manual de Correspondencia Capiacutetulo 14 (6) Manual de Correspondencia Este manual describe los formatos correctos de redaccioacuten y presentacioacuten de la correspondencia oficial Incluye el uso correcto del idioma estilos aprobados oficialmente por la ACP siglas internas para correspondencia signos de puntuacioacuten y referencias entre otros La Seccioacuten de Administracioacuten de Archivos es responsable de actualizar y publicar este manual La informacioacuten es proporcionada por la Gerente de Coordinacioacuten del Despacho del Administrador (AEAA) la Secretaria de la Junta Directiva (OS) la Seccioacuten de Administracioacuten de Archivos la Unidad de Correos (AEDC) y la Seccioacuten Teacutecnica de Idiomas (AETI) Se publica en la Intranet para referencia de todos los usuarios con la frecuencia que sea necesaria En relacioacuten a este manual la Seccioacuten de Administracioacuten de Archivos ofrece el curso de Manual de Correspondencia una vez por mes a traveacutes del Centro de Capacitacioacuten Ascanio Arosemena para todos los usuarios que deseen tomarlo sin importar su nivel jeraacuterquico dentro de la ACP (7) Manual del Logotipo Este manual para la implementacioacuten y uso del logotipo fue ideado para imprimir loacutegica y disciplina al uso del logotipo dentro y fuera de la ACP Sus directrices son claras conscisas y faacuteciles de seguir La aplicacioacuten de estas directrices se fundamentan en el sentido comun y tiene como objetivo cumplir con la tarea de representar uniformemente a la organizacioacuten personal equipo e instalaciones La Oficina del Despacho del Administrador es la encargada de administrar este manual y las consultas que no sean expliacutecitas en el Manual (8) Manual de Personal El manual de personal de la Autoridad del Canal de Panamaacute es compilado y publicado en la Intranet por el Departamento de Recursos Humanos para referencia de todos los colaboradores y afines En esta publicacioacuten se desarrollan las materias que conforman el plan general de empleo de la ACP y tiene como objetivo plasmar las normas estaacutendares procedimientos y meacutetodos necesarios para implementar el Reglamento de Administracioacuten de Personal

(9) Manual de Procedimientos de Administracioacuten de Archivos Este manual establece la poliacutetica programa responsabilidad procedimientos y requisitos para la creacioacuten organizacioacuten mantenimiento uso y disposicioacuten de los archivos a traveacutes del Programa de Administracioacuten de Archivos Archivos vitales audiovisuales microfilmaciones y sistemas de archivos electroacutenicos son parte de este programa La Seccioacuten de Administracioacuten de Archivos (IMCR) es responsable de su publicacioacuten y actualizacioacuten Este manual es publicado en la intranet en el Departamento de Informaacutetica y Tecnologiacutea Divisioacuten de Atencioacuten al Cliente Seccioacuten de Administracioacuten de Archivos

(10) Sistema de Clasificacioacuten de Archivos Este sistema tiene el propoacutesito de

uniformar el Sistema de Clasificacioacuten de Archivos de la ACP para que todos los archivos de uso comun en todas las oficinas tengan la misma codificacioacuten y asiacute poder localizar un archivo o informacioacuten requerida en el menor tiempo posible

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7

Manual de Correspondencia Capiacutetulo 14

Este sistema estaacute publicado en la Intranet en el Departamento de Informaacutetica y Tecnologiacutea Divisioacuten de Atencioacuten al Cliente Seccioacuten de Administracioacuten de Archivos es responsable de la implementacioacuten de este sistema (11) Tabla de Retencioacuten de Archivos Estas tablas establecen procedimientos y directrices para la retencioacuten o destruccioacuten sistemaacutetica de los archivos de la organizacioacuten y su retiro al Centro de Archivos Corporativos (IMCA) La Seccioacuten de Administracioacuten de Archivos (IMCR) es la oficina responsable de confeccionar dar interpretacioacuten e implementacioacuten a estas tablas Se encuentra publicado en la Intranet en el Departamento de Informaacutetica y Tecnologiacutea Divisioacuten de Atencioacuten al Cliente Seccioacuten de Administracioacuten de Archivos (12) Manual de Sistemas Financieros Este manual tiene los procedimientos de las poliacuteticas contables y financieras de la ACP asiacute como los conceptos y explicaciones de los sistemas financieros La Divisioacuten de Poliacuteticas Contables y Financieras es responsable de su actualizacioacuten y publicacioacuten en la intranet bajo su paacutegina contenida en la seccioacuten de Publicaciones c Informes y Anuarios (1) Informe Anual Esta es una publicacioacuten anual que recopila los acontecimientos maacutes relevantes que se han dado en la organizacioacuten durante cada antildeo Tambieacuten incluye los estados financieros auditados para el periacuteodo Cada antildeo se define un tema central y sobre eacutel se desarrolla el contenido del informe La responsabilidad de producir el Informe Anual es de la Oficina de Administracioacuten Ejecutiva pero la misma ha sido trasladada temporalmente a la Divisioacuten de Presupuesto y Anaacutelisis Financiero del Departamento de Finanzas (2) Anuario Hidroloacutegico Esta publicacioacuten es compilada y distribuida por la Seccioacuten de Manejo de Cuenca de la Divisioacuten de Administracioacuten Ambiental y el mismo incluye datos interesantes mapas y estadiacutesticas acerca de los recursos hiacutedricos y su administracioacuten por parte de la ACP 6 PUBLICACIONES ELECTROacuteNICAS Existen publicaciones electroacutenicas las cuales editan las diferentes oficinas de la organizacioacuten con la finalidad de manterner orientados e informados con lo uacuteltimo de los acontecimientos y pautas locales de la ACP Las publicaciones resaltadas en amarillo son aquellas que aun estaacuten en el proceso de publicacioacuten electroacutenica (ver anexo)

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Manual de Correspondencia Capiacutetulo 14 ANEXO

LISTA DE PUBLICACIONES ELECTROacuteNICAS

Nombre de la Publicacioacuten

Oficina

Direccioacuten Electroacutenica en Intranet

Anuario Hidroloacutegico ESM Boletiacuten Kilovoltio SIE httpimcd-fsw-01acppublicationskilovoltio Boletiacuten Oficial de la ACP IMCR httpimcd-fsw-01acppublicationsoficialindexhtml Boletin de Relaciones Laborales HRL httpimcd-fsw-01acppublications (Letra B) Directorio de Organizacioacuten IMCR httpimcd-fsw-01acppublications (Letra D) El Canal al Diacutea AECN httpimcd-fsw-01acppublicationscanal-al-diacuteaindexhtml El Faro AECN httpimcd-fsw-01acppublicationsel-faroindexhtml Estadiacutesticas de Traacutefico y Peaje PM httpimcd-fsw-o01acppublicationstraffic-statshtml ISO Noticias (Extracto de El Faro) httpimcd-fsw-01acppublicationsisoindexhtml Ley Orgaacutenica GC httpimcd-fsw-01acpexecutiveorganic-law Manual de Correspondencia IMCR httpimcd-sw01acppublicationscorrespondenceindexhtml Manual del Logotipo AEDA httpimcd-fsw-01acppublications (Letra M) Manual de Personal HR httpinforedacpmanualshrmanual Manual de Seguridad y Seguridad Ocupacional ES httpimcd-fsw-01acpesessindexhtml Manual de Sistemas Financieros FMS httpinforedacpfinancialmanualsmanualhtml Manual de Traacutemites Internos de la Administracioacuten IMCR httpinforedacppublicactionsmanual-tramites-internosindexhtml Norma de Uso de cinturones de seguridad ESS httpimcd-fsw-01acpesessnormashtml Portal Informativo ldquoEl Activordquo HRHF httpimcd-fsw-01acppublications (Letra E) Reglamentos de la ACP httpimcd-fsw-01acpexecutiveindexhtml Resumen Diario de Noticias AECN httpgamboaacpnoticiasPrincipalasp Rincoacuten del Idioma AESL httpimcd-fsw-01acppublicationsidiomaindexhtml Tabla de Retencioacuten de Archivos IMCR httpinforedacpimimcrecordstablashtml Temas de Seguridad del Mes Seg y Ambiente ES httpgamboaacpesesstemastema-de-seguridad-mes-200212html Tiacutetulo Constitucional GC httpgamboaexecutiveconstitutionalspanishtitlehtml Visioacuten Misioacuten Valores y Objetivos de la ACP AD httpimcd-fsw-01acppublicationsvision-misionhtml

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MANUAL DE CORRESPONDENCIA

CAPIacuteTULO 14

PUBLICACIONES OFICIALES 1 PROPOacuteSITO Este capiacutetulo tiene como propoacutesito orientar a los empleados en la implementacioacuten usos y procedimientos del Programa de Publicaciones y la obtencioacuten de las publicaciones de la organizacioacuten 2 COORDINACIOacuteN La Seccioacuten de Administracioacuten de Archivos a traveacutes del Oficial de Directrices y Publicaciones es la encargada de coordinar las publicaciones internas y sus revisiones 3 DEFINICIONES Anuario Libro que se publica cada antildeo como guiacutea para determinadas profesiones con informacioacuten direcciones y otros datos de utilidad

Boletiacuten Perioacutedico que contiene disposiciones oficiales e informacioacuten de la

organizacioacuten Circular Oacuterdenes noticias o instrucciones verbales o escritas dirigidas al mismo tiempo en iguales teacuterminos para varias personas Directorio Guiacutea en la que figuran las personas de un conjunto u organizacioacuten con indicacioacuten de diversos datos acerca de ellas por ejemplo cargo sentildeas teleacutefonos etc

Informe Noticias o datos que se dan sobre alguacuten tema o alguien

Ley Precepto dictado por la suprema autoridad en que se manda o prohibe algo en consonancia con la justicia y para el bien de los gobernandos

Manual Libro en el que se compendia lo maacutes sustancial de una materia con

instrucciones especiacuteficas Organigrama Diagrama que ilustra coacutemo estaacute organizada o estructurada una entidad o empresa

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Manual de Correspondencia Capitulo 14

Perioacutedico Impreso publicado con determinados intervalos de tiempo Publicacioacuten Escrito impreso como libros revistas boletines etc

Reglamento Coleccioacuten ordenada de reglas o preceptos que por autoridad competente se da para la ejecucioacuten de una ley o para el reacutegimen de una corporacioacuten una dependencia o servicio 4 LEYES Y REGLAMENTOS Existen publicaciones de la organizacioacuten que se distribuyen externamente ya sea en el territorio nacional como internacionalmente Entre algunas de las maacutes importantes tenemos las siguientes a Ley Orgaacutenica El propoacutesito de la presente ley es proporcionar a la Autoridad del Canal de Panamaacute las normas para su organizacioacuten funcionamiento y modernizacioacuten con el objeto de hacer del canal una empresa eficiente y rentable pilar del desarrollo humano y socioeconoacutemico del paiacutes abierta sin discriminacioacuten alguna a la participacioacuten de hombres y mujeres e integrada a la estrategia mariacutetima nacional En cumplimiento de lo dispuesto en el articulo 317 de la Constitucioacuten Poliacutetica las normas que en esta ley se dictan son de caraacutecter general y serviraacuten de marco para los reglamentos que al respecto se expidan de manera que el canal brinde siempre un servicio continuo eficiente y seguro b Reglamentos de la ACP Los Reglamentos de la Autoridad del Canal constan de treinta acuerdos por los cuales se establecen las normas modificaciones y procedimientos que desarrollan procesos administrativos operativos y teacutecnicos en las distintas funciones de la organizacioacuten Estos reglamentos se encuentran en la intranet en la seccioacuten de ldquoPublicacionesrdquo La oficina responsable de los reglamentos de la organizacioacuten es la Junta Directiva c Reglamentos Mariacutetimos Los reglamentos mariacutetimos establecen las normas y procedimientos para el traacutensito mariacutetimo adecuado y estaacute impreso tanto en el idioma espantildeol como en ingleacutes ya que estaacuten destinados para distribucioacuten a los usuarios internacionales de la viacutea acuaacutetica En cuanto a su distribucioacuten es responsabilidad de la Divisioacuten de Arqueo (MRTD) suministrar un ejemplar original gratuitamente a cada buque que transita el Canal En el caso de los estudiantes agencias navieras otros empresarios e interesados en conseguir estos reglamentos la Divisioacuten de Arqueo cuenta con copias adicionales al igual que copias en disco compacto (CD) que se han producido y las cuales estaacuten a la venta Los precios de estos son $500 para los ejemplares en papel y $300 para las copias en CD

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Manual de Correspondencia Capitulo 14

El procedimiento de adquisicioacuten de dichas copias requiera que los interesados se apersonen al Citibank Sucursal Balboa y paguen dichas cantidades en la ventanilla y muestren el comprobante de pago recibido en el Primer Piso del Edificio 729 Balboa en donde se le entregaraacuten las copias solicitadas Para mayor informacioacuten dirigir sus consultas al teleacutefono 272-4567 5 PUBLICACIONES DE LA ACP Existen ediciones de publicacioacuten y distribucioacuten internas preparadas con el propoacutesito de mantener informados a todos los usuarios de los acontecimientos de la organizacioacuten Estas publicaciones pueden ser impresas o publicadas electroacutenicamente a traveacutes de los sistemas disponibles para esos efectos Entre estas publicaciones tenemos las siguientes entre otras a Boletines y Circulares La Autoridad del Canal de Panamaacute publica boletines y circulares con valiosa informacioacuten para los usuarios Entre los cuales tenemos (1) Boletiacuten Oficial Este boletiacuten se publica todos los martes en la Infored y tiene como objetivo informar a todos los empleados acerca de los nombramientos permanentes y asignaciones temporales en los diferentes cargos de la Autoridad del Canal hasta el nivel de supervisores de unidad o en caso de puestos especiales tales como superintendentes y capitanes entre otros Ademaacutes se anuncian cambios de localizaciones fiacutesicas nuacutemeros de teleacutefono cambios en nombres de oficinas y sus siglas diacuteas libres y feriados e instrucciones de intereacutes para los empleados de la ACP La oficina responsable de publicar el Boletiacuten Oficial es la Seccioacuten de Administracioacuten de Archivos y para tales propoacutesitos las oficiales administrativas secretarias y gerentes deben enviar sus notas viacutea electroacutenico a IMCR-SEC donde se recibiraacuten los anuncios hasta el viernes anterior al diacutea de la publicacioacuten a maacutes tardar a las 200 pm (2) Boletiacuten ldquoEl Activordquo Esta es una circular que se publica por cada cuatro meses (cuatrimestre) para todos los empleados de la ACP Contiene informacioacuten de las actividades recreativas de acondicionamiento fiacutesico y deportivas En este contexto resalta los eventos maacutes sobresalientes y a los equipos y personas que se han destacado en los mismos (3) Boletiacuten ldquoKilovoltiordquo El propoacutesito principal de este boletiacuten teacutecnico es promover el conocimiento a traveacutes de la lectura y contribuir con el aprendizaje continuo de todos los colaboradores de la Section de Electricidad de Exteriores y clientes de la ACP

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Manual de Correspondencia Capitulo 14 (4) ldquoCustomer Newletter Panama Canalrdquo Esta publicacioacuten es creada cada tres meses por el Departamento de Planificacioacuten Corporativa y Mercadeo con el objetivo de informar a los clientes del Canal y grupos de intereacutes sobre los uacuteltimos adelantos en materia de seguridad programas de modernizacioacuten y mejoras asiacute como planes futuros del Canal estadiacutesticas de traacutensito y carga y visitas futuras a clientesgrupos de intereacutes Es distribuiacuteda local e internacional a los usuarios de la viacutea acuaacutetica b Perioacutedicos Directorios y Manuales (1) El Faro El Faro es un perioacutedico de distribucioacuten quincenal para todos los empleados de la ACP que publica informacioacuten de intereacutes general Exalta a los empleados que se destacan tanto en su desempentildeo de trabajo como en sus actividades particulares motivando a la fuerza laboral canalera El Faro es el principal recurso del programa de divulgacioacuten a los empleados con el que cuenta la Oficina de Administracioacuten Ejecutiva Para solicitar informacioacuten o enviar una contribucioacuten a El Faro llamar al 272-3202 o mandar correo electroacutenico a AECNpancanalcom

(2) El Rincoacuten del Idioma Adicionalmente el ldquoRincoacuten del Idiomardquo incluiacutedo en El Faro quincelmanente es publicado separadamente en la infored por la Seccioacuten Teacutecnica de Idiomas en un esfuerzo y con el propoacutesito de ayudar a los colaboradores de la ACP a mantener los idiomas espantildeol e ingleacutes separados defendiendo sus pautas individuales como los vehiacuteculos necesarios que facilitan la comunicacioacuten eficiente (3) Directorio de Organizacioacuten El Directorio de Organizacioacuten es compilado y publicado por la Seccioacuten de Administracioacuten de Archivos con la finalidad de actualizar los nombres de los distintos departamentos divisiones y secciones nombres y posiciones de los funcionarios nuacutemeros telefoacutenicos y ubicaciones fiacutesicas de las diferentes oficinas de la organizacioacuten Antes de su publicacioacuten en la Intranet la cual se realiza los diacuteas 15 de cada mes las oficiales administrativas de departamento enviacutean la informacioacuten actualizada de sus departamentos correspondientes a la IMCR y luego que estaacute pasa la debida verificacioacuten por la Seccioacuten de Administracioacuten de Archivos se publica electroacutenicamente para acceso de toda la organizacioacuten En el caso de que algunos empleados no cuenten con una computadora de donde hacer una impresioacuten al momento de su publicacioacuten es responsabilidad de la oficial administrativa hacer una impresioacuten para reproducir la cantidad de copias que sean necesarias yo colocar una copia en murales o ubicaciones puacuteblicas de acceso a todo el personal La configuracioacuten de este Directorio de Organizacioacuten excepto los primeros paacuterrafos que incluyen la Oficina del Administrador y la Oficina del Secretario de la Junta Directiva esta descrita en el siguiente orden

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Manual de Correspondencia Capitulo 14 Primer Bloque - Nombre del Departamento y Ubicacioacuten Fiacutesica

- Directores de Departamentos u Oficinas Independientes - Secretarias - Oficial Administrativo(a) - Oficial de Presupuesto - Personal de Apoyo Directo (Incluye Asesores Especialistas

Enlaces Coordinadores y Asistentes)

Segundo Bloque - Nombre de la Divisioacuten y Ubicacioacuten Fiacutesica - Gerente de Divisioacuten

- Oficial Administrativa - Especialistas - Gerentes de Seccioacuten (Superintendentes o Capitanes) - Programas Especiales - Supervisores de Unidad - Liacuteneas telefoacutenicas para denuncias e informacioacuten

(4) Organigrama de la ACP El organigrama funcional de la Autoridad del Canal de Panamaacute es compilado y publicado en la Intranet por la Divisioacuten de Servicios Estrateacutegicos del Departamento de Planificacioacuten Corporativa y Mercadeo El mismo contiene las descripciones de la visioacuten misioacuten y valores corporativos asiacute como de las funciones de todas los departamentos divisiones y secciones de la organizacioacuten A estos bloques de descripcioacuten se adjuntan fotografiacuteas de cada uno de los oficiales que las dirigen tales como directores gerentes y supervisores (5) Manual de Traacutemites Internos de la Administracioacuten (MTIA) Esta publicacioacuten describe las funciones y responsabilidades de todos los departamentos de la organizacioacuten con el propoacutesito de mantener documentadas las normas administrativas de la organizacioacuten para conocimiento e implementacioacuten de todos los empleados La oficina responsable de recopilar la informacioacuten y publicar este manual es la Seccioacuten de Administracioacuten de Archivos Para solicitar actualizaciones en este manual las oficiales administrativas a nivel de departamento (previa aprobacioacuten de sus directores) deben preparar las revisiones de las partes correspondientes a sus departamentos y enviarlas viacutea correo electroacutenico a HAviles Oficial de Directrices y Publicaciones en un formato de Microsoft Word quien a su vez prepararaacute un Memorando de Decisioacuten (ver Capiacutetulo 5) para la firma del Director del Departamento de Informaacutetica y Tecnologiacutea y luego le seraacute enviado a los directores de departamentos cuyas funciones esteacuten ligadas directamente al tema contenido en los capiacutetulos en revisioacuten Este memorando tambieacuten deberaacute ser aprobado por el Asesor Juriacutedico quien velaraacute que se cumplan con todos los aspectos legales de la organizacioacuten seguacuten sus reglamentos Una vez que se apruebe por el Administrador las revisiones se publicaraacuten en la intranet para referencia de todos los usuarios

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Manual de Correspondencia Capiacutetulo 14 (6) Manual de Correspondencia Este manual describe los formatos correctos de redaccioacuten y presentacioacuten de la correspondencia oficial Incluye el uso correcto del idioma estilos aprobados oficialmente por la ACP siglas internas para correspondencia signos de puntuacioacuten y referencias entre otros La Seccioacuten de Administracioacuten de Archivos es responsable de actualizar y publicar este manual La informacioacuten es proporcionada por la Gerente de Coordinacioacuten del Despacho del Administrador (AEAA) la Secretaria de la Junta Directiva (OS) la Seccioacuten de Administracioacuten de Archivos la Unidad de Correos (AEDC) y la Seccioacuten Teacutecnica de Idiomas (AETI) Se publica en la Intranet para referencia de todos los usuarios con la frecuencia que sea necesaria En relacioacuten a este manual la Seccioacuten de Administracioacuten de Archivos ofrece el curso de Manual de Correspondencia una vez por mes a traveacutes del Centro de Capacitacioacuten Ascanio Arosemena para todos los usuarios que deseen tomarlo sin importar su nivel jeraacuterquico dentro de la ACP (7) Manual del Logotipo Este manual para la implementacioacuten y uso del logotipo fue ideado para imprimir loacutegica y disciplina al uso del logotipo dentro y fuera de la ACP Sus directrices son claras conscisas y faacuteciles de seguir La aplicacioacuten de estas directrices se fundamentan en el sentido comun y tiene como objetivo cumplir con la tarea de representar uniformemente a la organizacioacuten personal equipo e instalaciones La Oficina del Despacho del Administrador es la encargada de administrar este manual y las consultas que no sean expliacutecitas en el Manual (8) Manual de Personal El manual de personal de la Autoridad del Canal de Panamaacute es compilado y publicado en la Intranet por el Departamento de Recursos Humanos para referencia de todos los colaboradores y afines En esta publicacioacuten se desarrollan las materias que conforman el plan general de empleo de la ACP y tiene como objetivo plasmar las normas estaacutendares procedimientos y meacutetodos necesarios para implementar el Reglamento de Administracioacuten de Personal

(9) Manual de Procedimientos de Administracioacuten de Archivos Este manual establece la poliacutetica programa responsabilidad procedimientos y requisitos para la creacioacuten organizacioacuten mantenimiento uso y disposicioacuten de los archivos a traveacutes del Programa de Administracioacuten de Archivos Archivos vitales audiovisuales microfilmaciones y sistemas de archivos electroacutenicos son parte de este programa La Seccioacuten de Administracioacuten de Archivos (IMCR) es responsable de su publicacioacuten y actualizacioacuten Este manual es publicado en la intranet en el Departamento de Informaacutetica y Tecnologiacutea Divisioacuten de Atencioacuten al Cliente Seccioacuten de Administracioacuten de Archivos

(10) Sistema de Clasificacioacuten de Archivos Este sistema tiene el propoacutesito de

uniformar el Sistema de Clasificacioacuten de Archivos de la ACP para que todos los archivos de uso comun en todas las oficinas tengan la misma codificacioacuten y asiacute poder localizar un archivo o informacioacuten requerida en el menor tiempo posible

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Manual de Correspondencia Capiacutetulo 14

Este sistema estaacute publicado en la Intranet en el Departamento de Informaacutetica y Tecnologiacutea Divisioacuten de Atencioacuten al Cliente Seccioacuten de Administracioacuten de Archivos es responsable de la implementacioacuten de este sistema (11) Tabla de Retencioacuten de Archivos Estas tablas establecen procedimientos y directrices para la retencioacuten o destruccioacuten sistemaacutetica de los archivos de la organizacioacuten y su retiro al Centro de Archivos Corporativos (IMCA) La Seccioacuten de Administracioacuten de Archivos (IMCR) es la oficina responsable de confeccionar dar interpretacioacuten e implementacioacuten a estas tablas Se encuentra publicado en la Intranet en el Departamento de Informaacutetica y Tecnologiacutea Divisioacuten de Atencioacuten al Cliente Seccioacuten de Administracioacuten de Archivos (12) Manual de Sistemas Financieros Este manual tiene los procedimientos de las poliacuteticas contables y financieras de la ACP asiacute como los conceptos y explicaciones de los sistemas financieros La Divisioacuten de Poliacuteticas Contables y Financieras es responsable de su actualizacioacuten y publicacioacuten en la intranet bajo su paacutegina contenida en la seccioacuten de Publicaciones c Informes y Anuarios (1) Informe Anual Esta es una publicacioacuten anual que recopila los acontecimientos maacutes relevantes que se han dado en la organizacioacuten durante cada antildeo Tambieacuten incluye los estados financieros auditados para el periacuteodo Cada antildeo se define un tema central y sobre eacutel se desarrolla el contenido del informe La responsabilidad de producir el Informe Anual es de la Oficina de Administracioacuten Ejecutiva pero la misma ha sido trasladada temporalmente a la Divisioacuten de Presupuesto y Anaacutelisis Financiero del Departamento de Finanzas (2) Anuario Hidroloacutegico Esta publicacioacuten es compilada y distribuida por la Seccioacuten de Manejo de Cuenca de la Divisioacuten de Administracioacuten Ambiental y el mismo incluye datos interesantes mapas y estadiacutesticas acerca de los recursos hiacutedricos y su administracioacuten por parte de la ACP 6 PUBLICACIONES ELECTROacuteNICAS Existen publicaciones electroacutenicas las cuales editan las diferentes oficinas de la organizacioacuten con la finalidad de manterner orientados e informados con lo uacuteltimo de los acontecimientos y pautas locales de la ACP Las publicaciones resaltadas en amarillo son aquellas que aun estaacuten en el proceso de publicacioacuten electroacutenica (ver anexo)

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Manual de Correspondencia Capiacutetulo 14 ANEXO

LISTA DE PUBLICACIONES ELECTROacuteNICAS

Nombre de la Publicacioacuten

Oficina

Direccioacuten Electroacutenica en Intranet

Anuario Hidroloacutegico ESM Boletiacuten Kilovoltio SIE httpimcd-fsw-01acppublicationskilovoltio Boletiacuten Oficial de la ACP IMCR httpimcd-fsw-01acppublicationsoficialindexhtml Boletin de Relaciones Laborales HRL httpimcd-fsw-01acppublications (Letra B) Directorio de Organizacioacuten IMCR httpimcd-fsw-01acppublications (Letra D) El Canal al Diacutea AECN httpimcd-fsw-01acppublicationscanal-al-diacuteaindexhtml El Faro AECN httpimcd-fsw-01acppublicationsel-faroindexhtml Estadiacutesticas de Traacutefico y Peaje PM httpimcd-fsw-o01acppublicationstraffic-statshtml ISO Noticias (Extracto de El Faro) httpimcd-fsw-01acppublicationsisoindexhtml Ley Orgaacutenica GC httpimcd-fsw-01acpexecutiveorganic-law Manual de Correspondencia IMCR httpimcd-sw01acppublicationscorrespondenceindexhtml Manual del Logotipo AEDA httpimcd-fsw-01acppublications (Letra M) Manual de Personal HR httpinforedacpmanualshrmanual Manual de Seguridad y Seguridad Ocupacional ES httpimcd-fsw-01acpesessindexhtml Manual de Sistemas Financieros FMS httpinforedacpfinancialmanualsmanualhtml Manual de Traacutemites Internos de la Administracioacuten IMCR httpinforedacppublicactionsmanual-tramites-internosindexhtml Norma de Uso de cinturones de seguridad ESS httpimcd-fsw-01acpesessnormashtml Portal Informativo ldquoEl Activordquo HRHF httpimcd-fsw-01acppublications (Letra E) Reglamentos de la ACP httpimcd-fsw-01acpexecutiveindexhtml Resumen Diario de Noticias AECN httpgamboaacpnoticiasPrincipalasp Rincoacuten del Idioma AESL httpimcd-fsw-01acppublicationsidiomaindexhtml Tabla de Retencioacuten de Archivos IMCR httpinforedacpimimcrecordstablashtml Temas de Seguridad del Mes Seg y Ambiente ES httpgamboaacpesesstemastema-de-seguridad-mes-200212html Tiacutetulo Constitucional GC httpgamboaexecutiveconstitutionalspanishtitlehtml Visioacuten Misioacuten Valores y Objetivos de la ACP AD httpimcd-fsw-01acppublicationsvision-misionhtml

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Manual de Correspondencia Capitulo 14

Perioacutedico Impreso publicado con determinados intervalos de tiempo Publicacioacuten Escrito impreso como libros revistas boletines etc

Reglamento Coleccioacuten ordenada de reglas o preceptos que por autoridad competente se da para la ejecucioacuten de una ley o para el reacutegimen de una corporacioacuten una dependencia o servicio 4 LEYES Y REGLAMENTOS Existen publicaciones de la organizacioacuten que se distribuyen externamente ya sea en el territorio nacional como internacionalmente Entre algunas de las maacutes importantes tenemos las siguientes a Ley Orgaacutenica El propoacutesito de la presente ley es proporcionar a la Autoridad del Canal de Panamaacute las normas para su organizacioacuten funcionamiento y modernizacioacuten con el objeto de hacer del canal una empresa eficiente y rentable pilar del desarrollo humano y socioeconoacutemico del paiacutes abierta sin discriminacioacuten alguna a la participacioacuten de hombres y mujeres e integrada a la estrategia mariacutetima nacional En cumplimiento de lo dispuesto en el articulo 317 de la Constitucioacuten Poliacutetica las normas que en esta ley se dictan son de caraacutecter general y serviraacuten de marco para los reglamentos que al respecto se expidan de manera que el canal brinde siempre un servicio continuo eficiente y seguro b Reglamentos de la ACP Los Reglamentos de la Autoridad del Canal constan de treinta acuerdos por los cuales se establecen las normas modificaciones y procedimientos que desarrollan procesos administrativos operativos y teacutecnicos en las distintas funciones de la organizacioacuten Estos reglamentos se encuentran en la intranet en la seccioacuten de ldquoPublicacionesrdquo La oficina responsable de los reglamentos de la organizacioacuten es la Junta Directiva c Reglamentos Mariacutetimos Los reglamentos mariacutetimos establecen las normas y procedimientos para el traacutensito mariacutetimo adecuado y estaacute impreso tanto en el idioma espantildeol como en ingleacutes ya que estaacuten destinados para distribucioacuten a los usuarios internacionales de la viacutea acuaacutetica En cuanto a su distribucioacuten es responsabilidad de la Divisioacuten de Arqueo (MRTD) suministrar un ejemplar original gratuitamente a cada buque que transita el Canal En el caso de los estudiantes agencias navieras otros empresarios e interesados en conseguir estos reglamentos la Divisioacuten de Arqueo cuenta con copias adicionales al igual que copias en disco compacto (CD) que se han producido y las cuales estaacuten a la venta Los precios de estos son $500 para los ejemplares en papel y $300 para las copias en CD

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Manual de Correspondencia Capitulo 14

El procedimiento de adquisicioacuten de dichas copias requiera que los interesados se apersonen al Citibank Sucursal Balboa y paguen dichas cantidades en la ventanilla y muestren el comprobante de pago recibido en el Primer Piso del Edificio 729 Balboa en donde se le entregaraacuten las copias solicitadas Para mayor informacioacuten dirigir sus consultas al teleacutefono 272-4567 5 PUBLICACIONES DE LA ACP Existen ediciones de publicacioacuten y distribucioacuten internas preparadas con el propoacutesito de mantener informados a todos los usuarios de los acontecimientos de la organizacioacuten Estas publicaciones pueden ser impresas o publicadas electroacutenicamente a traveacutes de los sistemas disponibles para esos efectos Entre estas publicaciones tenemos las siguientes entre otras a Boletines y Circulares La Autoridad del Canal de Panamaacute publica boletines y circulares con valiosa informacioacuten para los usuarios Entre los cuales tenemos (1) Boletiacuten Oficial Este boletiacuten se publica todos los martes en la Infored y tiene como objetivo informar a todos los empleados acerca de los nombramientos permanentes y asignaciones temporales en los diferentes cargos de la Autoridad del Canal hasta el nivel de supervisores de unidad o en caso de puestos especiales tales como superintendentes y capitanes entre otros Ademaacutes se anuncian cambios de localizaciones fiacutesicas nuacutemeros de teleacutefono cambios en nombres de oficinas y sus siglas diacuteas libres y feriados e instrucciones de intereacutes para los empleados de la ACP La oficina responsable de publicar el Boletiacuten Oficial es la Seccioacuten de Administracioacuten de Archivos y para tales propoacutesitos las oficiales administrativas secretarias y gerentes deben enviar sus notas viacutea electroacutenico a IMCR-SEC donde se recibiraacuten los anuncios hasta el viernes anterior al diacutea de la publicacioacuten a maacutes tardar a las 200 pm (2) Boletiacuten ldquoEl Activordquo Esta es una circular que se publica por cada cuatro meses (cuatrimestre) para todos los empleados de la ACP Contiene informacioacuten de las actividades recreativas de acondicionamiento fiacutesico y deportivas En este contexto resalta los eventos maacutes sobresalientes y a los equipos y personas que se han destacado en los mismos (3) Boletiacuten ldquoKilovoltiordquo El propoacutesito principal de este boletiacuten teacutecnico es promover el conocimiento a traveacutes de la lectura y contribuir con el aprendizaje continuo de todos los colaboradores de la Section de Electricidad de Exteriores y clientes de la ACP

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Manual de Correspondencia Capitulo 14 (4) ldquoCustomer Newletter Panama Canalrdquo Esta publicacioacuten es creada cada tres meses por el Departamento de Planificacioacuten Corporativa y Mercadeo con el objetivo de informar a los clientes del Canal y grupos de intereacutes sobre los uacuteltimos adelantos en materia de seguridad programas de modernizacioacuten y mejoras asiacute como planes futuros del Canal estadiacutesticas de traacutensito y carga y visitas futuras a clientesgrupos de intereacutes Es distribuiacuteda local e internacional a los usuarios de la viacutea acuaacutetica b Perioacutedicos Directorios y Manuales (1) El Faro El Faro es un perioacutedico de distribucioacuten quincenal para todos los empleados de la ACP que publica informacioacuten de intereacutes general Exalta a los empleados que se destacan tanto en su desempentildeo de trabajo como en sus actividades particulares motivando a la fuerza laboral canalera El Faro es el principal recurso del programa de divulgacioacuten a los empleados con el que cuenta la Oficina de Administracioacuten Ejecutiva Para solicitar informacioacuten o enviar una contribucioacuten a El Faro llamar al 272-3202 o mandar correo electroacutenico a AECNpancanalcom

(2) El Rincoacuten del Idioma Adicionalmente el ldquoRincoacuten del Idiomardquo incluiacutedo en El Faro quincelmanente es publicado separadamente en la infored por la Seccioacuten Teacutecnica de Idiomas en un esfuerzo y con el propoacutesito de ayudar a los colaboradores de la ACP a mantener los idiomas espantildeol e ingleacutes separados defendiendo sus pautas individuales como los vehiacuteculos necesarios que facilitan la comunicacioacuten eficiente (3) Directorio de Organizacioacuten El Directorio de Organizacioacuten es compilado y publicado por la Seccioacuten de Administracioacuten de Archivos con la finalidad de actualizar los nombres de los distintos departamentos divisiones y secciones nombres y posiciones de los funcionarios nuacutemeros telefoacutenicos y ubicaciones fiacutesicas de las diferentes oficinas de la organizacioacuten Antes de su publicacioacuten en la Intranet la cual se realiza los diacuteas 15 de cada mes las oficiales administrativas de departamento enviacutean la informacioacuten actualizada de sus departamentos correspondientes a la IMCR y luego que estaacute pasa la debida verificacioacuten por la Seccioacuten de Administracioacuten de Archivos se publica electroacutenicamente para acceso de toda la organizacioacuten En el caso de que algunos empleados no cuenten con una computadora de donde hacer una impresioacuten al momento de su publicacioacuten es responsabilidad de la oficial administrativa hacer una impresioacuten para reproducir la cantidad de copias que sean necesarias yo colocar una copia en murales o ubicaciones puacuteblicas de acceso a todo el personal La configuracioacuten de este Directorio de Organizacioacuten excepto los primeros paacuterrafos que incluyen la Oficina del Administrador y la Oficina del Secretario de la Junta Directiva esta descrita en el siguiente orden

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Manual de Correspondencia Capitulo 14 Primer Bloque - Nombre del Departamento y Ubicacioacuten Fiacutesica

- Directores de Departamentos u Oficinas Independientes - Secretarias - Oficial Administrativo(a) - Oficial de Presupuesto - Personal de Apoyo Directo (Incluye Asesores Especialistas

Enlaces Coordinadores y Asistentes)

Segundo Bloque - Nombre de la Divisioacuten y Ubicacioacuten Fiacutesica - Gerente de Divisioacuten

- Oficial Administrativa - Especialistas - Gerentes de Seccioacuten (Superintendentes o Capitanes) - Programas Especiales - Supervisores de Unidad - Liacuteneas telefoacutenicas para denuncias e informacioacuten

(4) Organigrama de la ACP El organigrama funcional de la Autoridad del Canal de Panamaacute es compilado y publicado en la Intranet por la Divisioacuten de Servicios Estrateacutegicos del Departamento de Planificacioacuten Corporativa y Mercadeo El mismo contiene las descripciones de la visioacuten misioacuten y valores corporativos asiacute como de las funciones de todas los departamentos divisiones y secciones de la organizacioacuten A estos bloques de descripcioacuten se adjuntan fotografiacuteas de cada uno de los oficiales que las dirigen tales como directores gerentes y supervisores (5) Manual de Traacutemites Internos de la Administracioacuten (MTIA) Esta publicacioacuten describe las funciones y responsabilidades de todos los departamentos de la organizacioacuten con el propoacutesito de mantener documentadas las normas administrativas de la organizacioacuten para conocimiento e implementacioacuten de todos los empleados La oficina responsable de recopilar la informacioacuten y publicar este manual es la Seccioacuten de Administracioacuten de Archivos Para solicitar actualizaciones en este manual las oficiales administrativas a nivel de departamento (previa aprobacioacuten de sus directores) deben preparar las revisiones de las partes correspondientes a sus departamentos y enviarlas viacutea correo electroacutenico a HAviles Oficial de Directrices y Publicaciones en un formato de Microsoft Word quien a su vez prepararaacute un Memorando de Decisioacuten (ver Capiacutetulo 5) para la firma del Director del Departamento de Informaacutetica y Tecnologiacutea y luego le seraacute enviado a los directores de departamentos cuyas funciones esteacuten ligadas directamente al tema contenido en los capiacutetulos en revisioacuten Este memorando tambieacuten deberaacute ser aprobado por el Asesor Juriacutedico quien velaraacute que se cumplan con todos los aspectos legales de la organizacioacuten seguacuten sus reglamentos Una vez que se apruebe por el Administrador las revisiones se publicaraacuten en la intranet para referencia de todos los usuarios

ldquoDocumento controlado ndash vaacutelido solo a la fecha que aparece en la impresioacuten del documentordquo Puede confirmar la versioacuten vigente consultando en la Intranet

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Manual de Correspondencia Capiacutetulo 14 (6) Manual de Correspondencia Este manual describe los formatos correctos de redaccioacuten y presentacioacuten de la correspondencia oficial Incluye el uso correcto del idioma estilos aprobados oficialmente por la ACP siglas internas para correspondencia signos de puntuacioacuten y referencias entre otros La Seccioacuten de Administracioacuten de Archivos es responsable de actualizar y publicar este manual La informacioacuten es proporcionada por la Gerente de Coordinacioacuten del Despacho del Administrador (AEAA) la Secretaria de la Junta Directiva (OS) la Seccioacuten de Administracioacuten de Archivos la Unidad de Correos (AEDC) y la Seccioacuten Teacutecnica de Idiomas (AETI) Se publica en la Intranet para referencia de todos los usuarios con la frecuencia que sea necesaria En relacioacuten a este manual la Seccioacuten de Administracioacuten de Archivos ofrece el curso de Manual de Correspondencia una vez por mes a traveacutes del Centro de Capacitacioacuten Ascanio Arosemena para todos los usuarios que deseen tomarlo sin importar su nivel jeraacuterquico dentro de la ACP (7) Manual del Logotipo Este manual para la implementacioacuten y uso del logotipo fue ideado para imprimir loacutegica y disciplina al uso del logotipo dentro y fuera de la ACP Sus directrices son claras conscisas y faacuteciles de seguir La aplicacioacuten de estas directrices se fundamentan en el sentido comun y tiene como objetivo cumplir con la tarea de representar uniformemente a la organizacioacuten personal equipo e instalaciones La Oficina del Despacho del Administrador es la encargada de administrar este manual y las consultas que no sean expliacutecitas en el Manual (8) Manual de Personal El manual de personal de la Autoridad del Canal de Panamaacute es compilado y publicado en la Intranet por el Departamento de Recursos Humanos para referencia de todos los colaboradores y afines En esta publicacioacuten se desarrollan las materias que conforman el plan general de empleo de la ACP y tiene como objetivo plasmar las normas estaacutendares procedimientos y meacutetodos necesarios para implementar el Reglamento de Administracioacuten de Personal

(9) Manual de Procedimientos de Administracioacuten de Archivos Este manual establece la poliacutetica programa responsabilidad procedimientos y requisitos para la creacioacuten organizacioacuten mantenimiento uso y disposicioacuten de los archivos a traveacutes del Programa de Administracioacuten de Archivos Archivos vitales audiovisuales microfilmaciones y sistemas de archivos electroacutenicos son parte de este programa La Seccioacuten de Administracioacuten de Archivos (IMCR) es responsable de su publicacioacuten y actualizacioacuten Este manual es publicado en la intranet en el Departamento de Informaacutetica y Tecnologiacutea Divisioacuten de Atencioacuten al Cliente Seccioacuten de Administracioacuten de Archivos

(10) Sistema de Clasificacioacuten de Archivos Este sistema tiene el propoacutesito de

uniformar el Sistema de Clasificacioacuten de Archivos de la ACP para que todos los archivos de uso comun en todas las oficinas tengan la misma codificacioacuten y asiacute poder localizar un archivo o informacioacuten requerida en el menor tiempo posible

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Manual de Correspondencia Capiacutetulo 14

Este sistema estaacute publicado en la Intranet en el Departamento de Informaacutetica y Tecnologiacutea Divisioacuten de Atencioacuten al Cliente Seccioacuten de Administracioacuten de Archivos es responsable de la implementacioacuten de este sistema (11) Tabla de Retencioacuten de Archivos Estas tablas establecen procedimientos y directrices para la retencioacuten o destruccioacuten sistemaacutetica de los archivos de la organizacioacuten y su retiro al Centro de Archivos Corporativos (IMCA) La Seccioacuten de Administracioacuten de Archivos (IMCR) es la oficina responsable de confeccionar dar interpretacioacuten e implementacioacuten a estas tablas Se encuentra publicado en la Intranet en el Departamento de Informaacutetica y Tecnologiacutea Divisioacuten de Atencioacuten al Cliente Seccioacuten de Administracioacuten de Archivos (12) Manual de Sistemas Financieros Este manual tiene los procedimientos de las poliacuteticas contables y financieras de la ACP asiacute como los conceptos y explicaciones de los sistemas financieros La Divisioacuten de Poliacuteticas Contables y Financieras es responsable de su actualizacioacuten y publicacioacuten en la intranet bajo su paacutegina contenida en la seccioacuten de Publicaciones c Informes y Anuarios (1) Informe Anual Esta es una publicacioacuten anual que recopila los acontecimientos maacutes relevantes que se han dado en la organizacioacuten durante cada antildeo Tambieacuten incluye los estados financieros auditados para el periacuteodo Cada antildeo se define un tema central y sobre eacutel se desarrolla el contenido del informe La responsabilidad de producir el Informe Anual es de la Oficina de Administracioacuten Ejecutiva pero la misma ha sido trasladada temporalmente a la Divisioacuten de Presupuesto y Anaacutelisis Financiero del Departamento de Finanzas (2) Anuario Hidroloacutegico Esta publicacioacuten es compilada y distribuida por la Seccioacuten de Manejo de Cuenca de la Divisioacuten de Administracioacuten Ambiental y el mismo incluye datos interesantes mapas y estadiacutesticas acerca de los recursos hiacutedricos y su administracioacuten por parte de la ACP 6 PUBLICACIONES ELECTROacuteNICAS Existen publicaciones electroacutenicas las cuales editan las diferentes oficinas de la organizacioacuten con la finalidad de manterner orientados e informados con lo uacuteltimo de los acontecimientos y pautas locales de la ACP Las publicaciones resaltadas en amarillo son aquellas que aun estaacuten en el proceso de publicacioacuten electroacutenica (ver anexo)

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Manual de Correspondencia Capiacutetulo 14 ANEXO

LISTA DE PUBLICACIONES ELECTROacuteNICAS

Nombre de la Publicacioacuten

Oficina

Direccioacuten Electroacutenica en Intranet

Anuario Hidroloacutegico ESM Boletiacuten Kilovoltio SIE httpimcd-fsw-01acppublicationskilovoltio Boletiacuten Oficial de la ACP IMCR httpimcd-fsw-01acppublicationsoficialindexhtml Boletin de Relaciones Laborales HRL httpimcd-fsw-01acppublications (Letra B) Directorio de Organizacioacuten IMCR httpimcd-fsw-01acppublications (Letra D) El Canal al Diacutea AECN httpimcd-fsw-01acppublicationscanal-al-diacuteaindexhtml El Faro AECN httpimcd-fsw-01acppublicationsel-faroindexhtml Estadiacutesticas de Traacutefico y Peaje PM httpimcd-fsw-o01acppublicationstraffic-statshtml ISO Noticias (Extracto de El Faro) httpimcd-fsw-01acppublicationsisoindexhtml Ley Orgaacutenica GC httpimcd-fsw-01acpexecutiveorganic-law Manual de Correspondencia IMCR httpimcd-sw01acppublicationscorrespondenceindexhtml Manual del Logotipo AEDA httpimcd-fsw-01acppublications (Letra M) Manual de Personal HR httpinforedacpmanualshrmanual Manual de Seguridad y Seguridad Ocupacional ES httpimcd-fsw-01acpesessindexhtml Manual de Sistemas Financieros FMS httpinforedacpfinancialmanualsmanualhtml Manual de Traacutemites Internos de la Administracioacuten IMCR httpinforedacppublicactionsmanual-tramites-internosindexhtml Norma de Uso de cinturones de seguridad ESS httpimcd-fsw-01acpesessnormashtml Portal Informativo ldquoEl Activordquo HRHF httpimcd-fsw-01acppublications (Letra E) Reglamentos de la ACP httpimcd-fsw-01acpexecutiveindexhtml Resumen Diario de Noticias AECN httpgamboaacpnoticiasPrincipalasp Rincoacuten del Idioma AESL httpimcd-fsw-01acppublicationsidiomaindexhtml Tabla de Retencioacuten de Archivos IMCR httpinforedacpimimcrecordstablashtml Temas de Seguridad del Mes Seg y Ambiente ES httpgamboaacpesesstemastema-de-seguridad-mes-200212html Tiacutetulo Constitucional GC httpgamboaexecutiveconstitutionalspanishtitlehtml Visioacuten Misioacuten Valores y Objetivos de la ACP AD httpimcd-fsw-01acppublicationsvision-misionhtml

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Manual de Correspondencia Capitulo 14

El procedimiento de adquisicioacuten de dichas copias requiera que los interesados se apersonen al Citibank Sucursal Balboa y paguen dichas cantidades en la ventanilla y muestren el comprobante de pago recibido en el Primer Piso del Edificio 729 Balboa en donde se le entregaraacuten las copias solicitadas Para mayor informacioacuten dirigir sus consultas al teleacutefono 272-4567 5 PUBLICACIONES DE LA ACP Existen ediciones de publicacioacuten y distribucioacuten internas preparadas con el propoacutesito de mantener informados a todos los usuarios de los acontecimientos de la organizacioacuten Estas publicaciones pueden ser impresas o publicadas electroacutenicamente a traveacutes de los sistemas disponibles para esos efectos Entre estas publicaciones tenemos las siguientes entre otras a Boletines y Circulares La Autoridad del Canal de Panamaacute publica boletines y circulares con valiosa informacioacuten para los usuarios Entre los cuales tenemos (1) Boletiacuten Oficial Este boletiacuten se publica todos los martes en la Infored y tiene como objetivo informar a todos los empleados acerca de los nombramientos permanentes y asignaciones temporales en los diferentes cargos de la Autoridad del Canal hasta el nivel de supervisores de unidad o en caso de puestos especiales tales como superintendentes y capitanes entre otros Ademaacutes se anuncian cambios de localizaciones fiacutesicas nuacutemeros de teleacutefono cambios en nombres de oficinas y sus siglas diacuteas libres y feriados e instrucciones de intereacutes para los empleados de la ACP La oficina responsable de publicar el Boletiacuten Oficial es la Seccioacuten de Administracioacuten de Archivos y para tales propoacutesitos las oficiales administrativas secretarias y gerentes deben enviar sus notas viacutea electroacutenico a IMCR-SEC donde se recibiraacuten los anuncios hasta el viernes anterior al diacutea de la publicacioacuten a maacutes tardar a las 200 pm (2) Boletiacuten ldquoEl Activordquo Esta es una circular que se publica por cada cuatro meses (cuatrimestre) para todos los empleados de la ACP Contiene informacioacuten de las actividades recreativas de acondicionamiento fiacutesico y deportivas En este contexto resalta los eventos maacutes sobresalientes y a los equipos y personas que se han destacado en los mismos (3) Boletiacuten ldquoKilovoltiordquo El propoacutesito principal de este boletiacuten teacutecnico es promover el conocimiento a traveacutes de la lectura y contribuir con el aprendizaje continuo de todos los colaboradores de la Section de Electricidad de Exteriores y clientes de la ACP

ldquoDocumento controlado ndash vaacutelido solo a la fecha que aparece en la impresioacuten del documentordquo Puede confirmar la versioacuten vigente consultando en la Intranet

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Manual de Correspondencia Capitulo 14 (4) ldquoCustomer Newletter Panama Canalrdquo Esta publicacioacuten es creada cada tres meses por el Departamento de Planificacioacuten Corporativa y Mercadeo con el objetivo de informar a los clientes del Canal y grupos de intereacutes sobre los uacuteltimos adelantos en materia de seguridad programas de modernizacioacuten y mejoras asiacute como planes futuros del Canal estadiacutesticas de traacutensito y carga y visitas futuras a clientesgrupos de intereacutes Es distribuiacuteda local e internacional a los usuarios de la viacutea acuaacutetica b Perioacutedicos Directorios y Manuales (1) El Faro El Faro es un perioacutedico de distribucioacuten quincenal para todos los empleados de la ACP que publica informacioacuten de intereacutes general Exalta a los empleados que se destacan tanto en su desempentildeo de trabajo como en sus actividades particulares motivando a la fuerza laboral canalera El Faro es el principal recurso del programa de divulgacioacuten a los empleados con el que cuenta la Oficina de Administracioacuten Ejecutiva Para solicitar informacioacuten o enviar una contribucioacuten a El Faro llamar al 272-3202 o mandar correo electroacutenico a AECNpancanalcom

(2) El Rincoacuten del Idioma Adicionalmente el ldquoRincoacuten del Idiomardquo incluiacutedo en El Faro quincelmanente es publicado separadamente en la infored por la Seccioacuten Teacutecnica de Idiomas en un esfuerzo y con el propoacutesito de ayudar a los colaboradores de la ACP a mantener los idiomas espantildeol e ingleacutes separados defendiendo sus pautas individuales como los vehiacuteculos necesarios que facilitan la comunicacioacuten eficiente (3) Directorio de Organizacioacuten El Directorio de Organizacioacuten es compilado y publicado por la Seccioacuten de Administracioacuten de Archivos con la finalidad de actualizar los nombres de los distintos departamentos divisiones y secciones nombres y posiciones de los funcionarios nuacutemeros telefoacutenicos y ubicaciones fiacutesicas de las diferentes oficinas de la organizacioacuten Antes de su publicacioacuten en la Intranet la cual se realiza los diacuteas 15 de cada mes las oficiales administrativas de departamento enviacutean la informacioacuten actualizada de sus departamentos correspondientes a la IMCR y luego que estaacute pasa la debida verificacioacuten por la Seccioacuten de Administracioacuten de Archivos se publica electroacutenicamente para acceso de toda la organizacioacuten En el caso de que algunos empleados no cuenten con una computadora de donde hacer una impresioacuten al momento de su publicacioacuten es responsabilidad de la oficial administrativa hacer una impresioacuten para reproducir la cantidad de copias que sean necesarias yo colocar una copia en murales o ubicaciones puacuteblicas de acceso a todo el personal La configuracioacuten de este Directorio de Organizacioacuten excepto los primeros paacuterrafos que incluyen la Oficina del Administrador y la Oficina del Secretario de la Junta Directiva esta descrita en el siguiente orden

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Manual de Correspondencia Capitulo 14 Primer Bloque - Nombre del Departamento y Ubicacioacuten Fiacutesica

- Directores de Departamentos u Oficinas Independientes - Secretarias - Oficial Administrativo(a) - Oficial de Presupuesto - Personal de Apoyo Directo (Incluye Asesores Especialistas

Enlaces Coordinadores y Asistentes)

Segundo Bloque - Nombre de la Divisioacuten y Ubicacioacuten Fiacutesica - Gerente de Divisioacuten

- Oficial Administrativa - Especialistas - Gerentes de Seccioacuten (Superintendentes o Capitanes) - Programas Especiales - Supervisores de Unidad - Liacuteneas telefoacutenicas para denuncias e informacioacuten

(4) Organigrama de la ACP El organigrama funcional de la Autoridad del Canal de Panamaacute es compilado y publicado en la Intranet por la Divisioacuten de Servicios Estrateacutegicos del Departamento de Planificacioacuten Corporativa y Mercadeo El mismo contiene las descripciones de la visioacuten misioacuten y valores corporativos asiacute como de las funciones de todas los departamentos divisiones y secciones de la organizacioacuten A estos bloques de descripcioacuten se adjuntan fotografiacuteas de cada uno de los oficiales que las dirigen tales como directores gerentes y supervisores (5) Manual de Traacutemites Internos de la Administracioacuten (MTIA) Esta publicacioacuten describe las funciones y responsabilidades de todos los departamentos de la organizacioacuten con el propoacutesito de mantener documentadas las normas administrativas de la organizacioacuten para conocimiento e implementacioacuten de todos los empleados La oficina responsable de recopilar la informacioacuten y publicar este manual es la Seccioacuten de Administracioacuten de Archivos Para solicitar actualizaciones en este manual las oficiales administrativas a nivel de departamento (previa aprobacioacuten de sus directores) deben preparar las revisiones de las partes correspondientes a sus departamentos y enviarlas viacutea correo electroacutenico a HAviles Oficial de Directrices y Publicaciones en un formato de Microsoft Word quien a su vez prepararaacute un Memorando de Decisioacuten (ver Capiacutetulo 5) para la firma del Director del Departamento de Informaacutetica y Tecnologiacutea y luego le seraacute enviado a los directores de departamentos cuyas funciones esteacuten ligadas directamente al tema contenido en los capiacutetulos en revisioacuten Este memorando tambieacuten deberaacute ser aprobado por el Asesor Juriacutedico quien velaraacute que se cumplan con todos los aspectos legales de la organizacioacuten seguacuten sus reglamentos Una vez que se apruebe por el Administrador las revisiones se publicaraacuten en la intranet para referencia de todos los usuarios

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Manual de Correspondencia Capiacutetulo 14 (6) Manual de Correspondencia Este manual describe los formatos correctos de redaccioacuten y presentacioacuten de la correspondencia oficial Incluye el uso correcto del idioma estilos aprobados oficialmente por la ACP siglas internas para correspondencia signos de puntuacioacuten y referencias entre otros La Seccioacuten de Administracioacuten de Archivos es responsable de actualizar y publicar este manual La informacioacuten es proporcionada por la Gerente de Coordinacioacuten del Despacho del Administrador (AEAA) la Secretaria de la Junta Directiva (OS) la Seccioacuten de Administracioacuten de Archivos la Unidad de Correos (AEDC) y la Seccioacuten Teacutecnica de Idiomas (AETI) Se publica en la Intranet para referencia de todos los usuarios con la frecuencia que sea necesaria En relacioacuten a este manual la Seccioacuten de Administracioacuten de Archivos ofrece el curso de Manual de Correspondencia una vez por mes a traveacutes del Centro de Capacitacioacuten Ascanio Arosemena para todos los usuarios que deseen tomarlo sin importar su nivel jeraacuterquico dentro de la ACP (7) Manual del Logotipo Este manual para la implementacioacuten y uso del logotipo fue ideado para imprimir loacutegica y disciplina al uso del logotipo dentro y fuera de la ACP Sus directrices son claras conscisas y faacuteciles de seguir La aplicacioacuten de estas directrices se fundamentan en el sentido comun y tiene como objetivo cumplir con la tarea de representar uniformemente a la organizacioacuten personal equipo e instalaciones La Oficina del Despacho del Administrador es la encargada de administrar este manual y las consultas que no sean expliacutecitas en el Manual (8) Manual de Personal El manual de personal de la Autoridad del Canal de Panamaacute es compilado y publicado en la Intranet por el Departamento de Recursos Humanos para referencia de todos los colaboradores y afines En esta publicacioacuten se desarrollan las materias que conforman el plan general de empleo de la ACP y tiene como objetivo plasmar las normas estaacutendares procedimientos y meacutetodos necesarios para implementar el Reglamento de Administracioacuten de Personal

(9) Manual de Procedimientos de Administracioacuten de Archivos Este manual establece la poliacutetica programa responsabilidad procedimientos y requisitos para la creacioacuten organizacioacuten mantenimiento uso y disposicioacuten de los archivos a traveacutes del Programa de Administracioacuten de Archivos Archivos vitales audiovisuales microfilmaciones y sistemas de archivos electroacutenicos son parte de este programa La Seccioacuten de Administracioacuten de Archivos (IMCR) es responsable de su publicacioacuten y actualizacioacuten Este manual es publicado en la intranet en el Departamento de Informaacutetica y Tecnologiacutea Divisioacuten de Atencioacuten al Cliente Seccioacuten de Administracioacuten de Archivos

(10) Sistema de Clasificacioacuten de Archivos Este sistema tiene el propoacutesito de

uniformar el Sistema de Clasificacioacuten de Archivos de la ACP para que todos los archivos de uso comun en todas las oficinas tengan la misma codificacioacuten y asiacute poder localizar un archivo o informacioacuten requerida en el menor tiempo posible

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Manual de Correspondencia Capiacutetulo 14

Este sistema estaacute publicado en la Intranet en el Departamento de Informaacutetica y Tecnologiacutea Divisioacuten de Atencioacuten al Cliente Seccioacuten de Administracioacuten de Archivos es responsable de la implementacioacuten de este sistema (11) Tabla de Retencioacuten de Archivos Estas tablas establecen procedimientos y directrices para la retencioacuten o destruccioacuten sistemaacutetica de los archivos de la organizacioacuten y su retiro al Centro de Archivos Corporativos (IMCA) La Seccioacuten de Administracioacuten de Archivos (IMCR) es la oficina responsable de confeccionar dar interpretacioacuten e implementacioacuten a estas tablas Se encuentra publicado en la Intranet en el Departamento de Informaacutetica y Tecnologiacutea Divisioacuten de Atencioacuten al Cliente Seccioacuten de Administracioacuten de Archivos (12) Manual de Sistemas Financieros Este manual tiene los procedimientos de las poliacuteticas contables y financieras de la ACP asiacute como los conceptos y explicaciones de los sistemas financieros La Divisioacuten de Poliacuteticas Contables y Financieras es responsable de su actualizacioacuten y publicacioacuten en la intranet bajo su paacutegina contenida en la seccioacuten de Publicaciones c Informes y Anuarios (1) Informe Anual Esta es una publicacioacuten anual que recopila los acontecimientos maacutes relevantes que se han dado en la organizacioacuten durante cada antildeo Tambieacuten incluye los estados financieros auditados para el periacuteodo Cada antildeo se define un tema central y sobre eacutel se desarrolla el contenido del informe La responsabilidad de producir el Informe Anual es de la Oficina de Administracioacuten Ejecutiva pero la misma ha sido trasladada temporalmente a la Divisioacuten de Presupuesto y Anaacutelisis Financiero del Departamento de Finanzas (2) Anuario Hidroloacutegico Esta publicacioacuten es compilada y distribuida por la Seccioacuten de Manejo de Cuenca de la Divisioacuten de Administracioacuten Ambiental y el mismo incluye datos interesantes mapas y estadiacutesticas acerca de los recursos hiacutedricos y su administracioacuten por parte de la ACP 6 PUBLICACIONES ELECTROacuteNICAS Existen publicaciones electroacutenicas las cuales editan las diferentes oficinas de la organizacioacuten con la finalidad de manterner orientados e informados con lo uacuteltimo de los acontecimientos y pautas locales de la ACP Las publicaciones resaltadas en amarillo son aquellas que aun estaacuten en el proceso de publicacioacuten electroacutenica (ver anexo)

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Manual de Correspondencia Capiacutetulo 14 ANEXO

LISTA DE PUBLICACIONES ELECTROacuteNICAS

Nombre de la Publicacioacuten

Oficina

Direccioacuten Electroacutenica en Intranet

Anuario Hidroloacutegico ESM Boletiacuten Kilovoltio SIE httpimcd-fsw-01acppublicationskilovoltio Boletiacuten Oficial de la ACP IMCR httpimcd-fsw-01acppublicationsoficialindexhtml Boletin de Relaciones Laborales HRL httpimcd-fsw-01acppublications (Letra B) Directorio de Organizacioacuten IMCR httpimcd-fsw-01acppublications (Letra D) El Canal al Diacutea AECN httpimcd-fsw-01acppublicationscanal-al-diacuteaindexhtml El Faro AECN httpimcd-fsw-01acppublicationsel-faroindexhtml Estadiacutesticas de Traacutefico y Peaje PM httpimcd-fsw-o01acppublicationstraffic-statshtml ISO Noticias (Extracto de El Faro) httpimcd-fsw-01acppublicationsisoindexhtml Ley Orgaacutenica GC httpimcd-fsw-01acpexecutiveorganic-law Manual de Correspondencia IMCR httpimcd-sw01acppublicationscorrespondenceindexhtml Manual del Logotipo AEDA httpimcd-fsw-01acppublications (Letra M) Manual de Personal HR httpinforedacpmanualshrmanual Manual de Seguridad y Seguridad Ocupacional ES httpimcd-fsw-01acpesessindexhtml Manual de Sistemas Financieros FMS httpinforedacpfinancialmanualsmanualhtml Manual de Traacutemites Internos de la Administracioacuten IMCR httpinforedacppublicactionsmanual-tramites-internosindexhtml Norma de Uso de cinturones de seguridad ESS httpimcd-fsw-01acpesessnormashtml Portal Informativo ldquoEl Activordquo HRHF httpimcd-fsw-01acppublications (Letra E) Reglamentos de la ACP httpimcd-fsw-01acpexecutiveindexhtml Resumen Diario de Noticias AECN httpgamboaacpnoticiasPrincipalasp Rincoacuten del Idioma AESL httpimcd-fsw-01acppublicationsidiomaindexhtml Tabla de Retencioacuten de Archivos IMCR httpinforedacpimimcrecordstablashtml Temas de Seguridad del Mes Seg y Ambiente ES httpgamboaacpesesstemastema-de-seguridad-mes-200212html Tiacutetulo Constitucional GC httpgamboaexecutiveconstitutionalspanishtitlehtml Visioacuten Misioacuten Valores y Objetivos de la ACP AD httpimcd-fsw-01acppublicationsvision-misionhtml

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Manual de Correspondencia Capitulo 14 (4) ldquoCustomer Newletter Panama Canalrdquo Esta publicacioacuten es creada cada tres meses por el Departamento de Planificacioacuten Corporativa y Mercadeo con el objetivo de informar a los clientes del Canal y grupos de intereacutes sobre los uacuteltimos adelantos en materia de seguridad programas de modernizacioacuten y mejoras asiacute como planes futuros del Canal estadiacutesticas de traacutensito y carga y visitas futuras a clientesgrupos de intereacutes Es distribuiacuteda local e internacional a los usuarios de la viacutea acuaacutetica b Perioacutedicos Directorios y Manuales (1) El Faro El Faro es un perioacutedico de distribucioacuten quincenal para todos los empleados de la ACP que publica informacioacuten de intereacutes general Exalta a los empleados que se destacan tanto en su desempentildeo de trabajo como en sus actividades particulares motivando a la fuerza laboral canalera El Faro es el principal recurso del programa de divulgacioacuten a los empleados con el que cuenta la Oficina de Administracioacuten Ejecutiva Para solicitar informacioacuten o enviar una contribucioacuten a El Faro llamar al 272-3202 o mandar correo electroacutenico a AECNpancanalcom

(2) El Rincoacuten del Idioma Adicionalmente el ldquoRincoacuten del Idiomardquo incluiacutedo en El Faro quincelmanente es publicado separadamente en la infored por la Seccioacuten Teacutecnica de Idiomas en un esfuerzo y con el propoacutesito de ayudar a los colaboradores de la ACP a mantener los idiomas espantildeol e ingleacutes separados defendiendo sus pautas individuales como los vehiacuteculos necesarios que facilitan la comunicacioacuten eficiente (3) Directorio de Organizacioacuten El Directorio de Organizacioacuten es compilado y publicado por la Seccioacuten de Administracioacuten de Archivos con la finalidad de actualizar los nombres de los distintos departamentos divisiones y secciones nombres y posiciones de los funcionarios nuacutemeros telefoacutenicos y ubicaciones fiacutesicas de las diferentes oficinas de la organizacioacuten Antes de su publicacioacuten en la Intranet la cual se realiza los diacuteas 15 de cada mes las oficiales administrativas de departamento enviacutean la informacioacuten actualizada de sus departamentos correspondientes a la IMCR y luego que estaacute pasa la debida verificacioacuten por la Seccioacuten de Administracioacuten de Archivos se publica electroacutenicamente para acceso de toda la organizacioacuten En el caso de que algunos empleados no cuenten con una computadora de donde hacer una impresioacuten al momento de su publicacioacuten es responsabilidad de la oficial administrativa hacer una impresioacuten para reproducir la cantidad de copias que sean necesarias yo colocar una copia en murales o ubicaciones puacuteblicas de acceso a todo el personal La configuracioacuten de este Directorio de Organizacioacuten excepto los primeros paacuterrafos que incluyen la Oficina del Administrador y la Oficina del Secretario de la Junta Directiva esta descrita en el siguiente orden

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5

Manual de Correspondencia Capitulo 14 Primer Bloque - Nombre del Departamento y Ubicacioacuten Fiacutesica

- Directores de Departamentos u Oficinas Independientes - Secretarias - Oficial Administrativo(a) - Oficial de Presupuesto - Personal de Apoyo Directo (Incluye Asesores Especialistas

Enlaces Coordinadores y Asistentes)

Segundo Bloque - Nombre de la Divisioacuten y Ubicacioacuten Fiacutesica - Gerente de Divisioacuten

- Oficial Administrativa - Especialistas - Gerentes de Seccioacuten (Superintendentes o Capitanes) - Programas Especiales - Supervisores de Unidad - Liacuteneas telefoacutenicas para denuncias e informacioacuten

(4) Organigrama de la ACP El organigrama funcional de la Autoridad del Canal de Panamaacute es compilado y publicado en la Intranet por la Divisioacuten de Servicios Estrateacutegicos del Departamento de Planificacioacuten Corporativa y Mercadeo El mismo contiene las descripciones de la visioacuten misioacuten y valores corporativos asiacute como de las funciones de todas los departamentos divisiones y secciones de la organizacioacuten A estos bloques de descripcioacuten se adjuntan fotografiacuteas de cada uno de los oficiales que las dirigen tales como directores gerentes y supervisores (5) Manual de Traacutemites Internos de la Administracioacuten (MTIA) Esta publicacioacuten describe las funciones y responsabilidades de todos los departamentos de la organizacioacuten con el propoacutesito de mantener documentadas las normas administrativas de la organizacioacuten para conocimiento e implementacioacuten de todos los empleados La oficina responsable de recopilar la informacioacuten y publicar este manual es la Seccioacuten de Administracioacuten de Archivos Para solicitar actualizaciones en este manual las oficiales administrativas a nivel de departamento (previa aprobacioacuten de sus directores) deben preparar las revisiones de las partes correspondientes a sus departamentos y enviarlas viacutea correo electroacutenico a HAviles Oficial de Directrices y Publicaciones en un formato de Microsoft Word quien a su vez prepararaacute un Memorando de Decisioacuten (ver Capiacutetulo 5) para la firma del Director del Departamento de Informaacutetica y Tecnologiacutea y luego le seraacute enviado a los directores de departamentos cuyas funciones esteacuten ligadas directamente al tema contenido en los capiacutetulos en revisioacuten Este memorando tambieacuten deberaacute ser aprobado por el Asesor Juriacutedico quien velaraacute que se cumplan con todos los aspectos legales de la organizacioacuten seguacuten sus reglamentos Una vez que se apruebe por el Administrador las revisiones se publicaraacuten en la intranet para referencia de todos los usuarios

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Manual de Correspondencia Capiacutetulo 14 (6) Manual de Correspondencia Este manual describe los formatos correctos de redaccioacuten y presentacioacuten de la correspondencia oficial Incluye el uso correcto del idioma estilos aprobados oficialmente por la ACP siglas internas para correspondencia signos de puntuacioacuten y referencias entre otros La Seccioacuten de Administracioacuten de Archivos es responsable de actualizar y publicar este manual La informacioacuten es proporcionada por la Gerente de Coordinacioacuten del Despacho del Administrador (AEAA) la Secretaria de la Junta Directiva (OS) la Seccioacuten de Administracioacuten de Archivos la Unidad de Correos (AEDC) y la Seccioacuten Teacutecnica de Idiomas (AETI) Se publica en la Intranet para referencia de todos los usuarios con la frecuencia que sea necesaria En relacioacuten a este manual la Seccioacuten de Administracioacuten de Archivos ofrece el curso de Manual de Correspondencia una vez por mes a traveacutes del Centro de Capacitacioacuten Ascanio Arosemena para todos los usuarios que deseen tomarlo sin importar su nivel jeraacuterquico dentro de la ACP (7) Manual del Logotipo Este manual para la implementacioacuten y uso del logotipo fue ideado para imprimir loacutegica y disciplina al uso del logotipo dentro y fuera de la ACP Sus directrices son claras conscisas y faacuteciles de seguir La aplicacioacuten de estas directrices se fundamentan en el sentido comun y tiene como objetivo cumplir con la tarea de representar uniformemente a la organizacioacuten personal equipo e instalaciones La Oficina del Despacho del Administrador es la encargada de administrar este manual y las consultas que no sean expliacutecitas en el Manual (8) Manual de Personal El manual de personal de la Autoridad del Canal de Panamaacute es compilado y publicado en la Intranet por el Departamento de Recursos Humanos para referencia de todos los colaboradores y afines En esta publicacioacuten se desarrollan las materias que conforman el plan general de empleo de la ACP y tiene como objetivo plasmar las normas estaacutendares procedimientos y meacutetodos necesarios para implementar el Reglamento de Administracioacuten de Personal

(9) Manual de Procedimientos de Administracioacuten de Archivos Este manual establece la poliacutetica programa responsabilidad procedimientos y requisitos para la creacioacuten organizacioacuten mantenimiento uso y disposicioacuten de los archivos a traveacutes del Programa de Administracioacuten de Archivos Archivos vitales audiovisuales microfilmaciones y sistemas de archivos electroacutenicos son parte de este programa La Seccioacuten de Administracioacuten de Archivos (IMCR) es responsable de su publicacioacuten y actualizacioacuten Este manual es publicado en la intranet en el Departamento de Informaacutetica y Tecnologiacutea Divisioacuten de Atencioacuten al Cliente Seccioacuten de Administracioacuten de Archivos

(10) Sistema de Clasificacioacuten de Archivos Este sistema tiene el propoacutesito de

uniformar el Sistema de Clasificacioacuten de Archivos de la ACP para que todos los archivos de uso comun en todas las oficinas tengan la misma codificacioacuten y asiacute poder localizar un archivo o informacioacuten requerida en el menor tiempo posible

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Manual de Correspondencia Capiacutetulo 14

Este sistema estaacute publicado en la Intranet en el Departamento de Informaacutetica y Tecnologiacutea Divisioacuten de Atencioacuten al Cliente Seccioacuten de Administracioacuten de Archivos es responsable de la implementacioacuten de este sistema (11) Tabla de Retencioacuten de Archivos Estas tablas establecen procedimientos y directrices para la retencioacuten o destruccioacuten sistemaacutetica de los archivos de la organizacioacuten y su retiro al Centro de Archivos Corporativos (IMCA) La Seccioacuten de Administracioacuten de Archivos (IMCR) es la oficina responsable de confeccionar dar interpretacioacuten e implementacioacuten a estas tablas Se encuentra publicado en la Intranet en el Departamento de Informaacutetica y Tecnologiacutea Divisioacuten de Atencioacuten al Cliente Seccioacuten de Administracioacuten de Archivos (12) Manual de Sistemas Financieros Este manual tiene los procedimientos de las poliacuteticas contables y financieras de la ACP asiacute como los conceptos y explicaciones de los sistemas financieros La Divisioacuten de Poliacuteticas Contables y Financieras es responsable de su actualizacioacuten y publicacioacuten en la intranet bajo su paacutegina contenida en la seccioacuten de Publicaciones c Informes y Anuarios (1) Informe Anual Esta es una publicacioacuten anual que recopila los acontecimientos maacutes relevantes que se han dado en la organizacioacuten durante cada antildeo Tambieacuten incluye los estados financieros auditados para el periacuteodo Cada antildeo se define un tema central y sobre eacutel se desarrolla el contenido del informe La responsabilidad de producir el Informe Anual es de la Oficina de Administracioacuten Ejecutiva pero la misma ha sido trasladada temporalmente a la Divisioacuten de Presupuesto y Anaacutelisis Financiero del Departamento de Finanzas (2) Anuario Hidroloacutegico Esta publicacioacuten es compilada y distribuida por la Seccioacuten de Manejo de Cuenca de la Divisioacuten de Administracioacuten Ambiental y el mismo incluye datos interesantes mapas y estadiacutesticas acerca de los recursos hiacutedricos y su administracioacuten por parte de la ACP 6 PUBLICACIONES ELECTROacuteNICAS Existen publicaciones electroacutenicas las cuales editan las diferentes oficinas de la organizacioacuten con la finalidad de manterner orientados e informados con lo uacuteltimo de los acontecimientos y pautas locales de la ACP Las publicaciones resaltadas en amarillo son aquellas que aun estaacuten en el proceso de publicacioacuten electroacutenica (ver anexo)

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Manual de Correspondencia Capiacutetulo 14 ANEXO

LISTA DE PUBLICACIONES ELECTROacuteNICAS

Nombre de la Publicacioacuten

Oficina

Direccioacuten Electroacutenica en Intranet

Anuario Hidroloacutegico ESM Boletiacuten Kilovoltio SIE httpimcd-fsw-01acppublicationskilovoltio Boletiacuten Oficial de la ACP IMCR httpimcd-fsw-01acppublicationsoficialindexhtml Boletin de Relaciones Laborales HRL httpimcd-fsw-01acppublications (Letra B) Directorio de Organizacioacuten IMCR httpimcd-fsw-01acppublications (Letra D) El Canal al Diacutea AECN httpimcd-fsw-01acppublicationscanal-al-diacuteaindexhtml El Faro AECN httpimcd-fsw-01acppublicationsel-faroindexhtml Estadiacutesticas de Traacutefico y Peaje PM httpimcd-fsw-o01acppublicationstraffic-statshtml ISO Noticias (Extracto de El Faro) httpimcd-fsw-01acppublicationsisoindexhtml Ley Orgaacutenica GC httpimcd-fsw-01acpexecutiveorganic-law Manual de Correspondencia IMCR httpimcd-sw01acppublicationscorrespondenceindexhtml Manual del Logotipo AEDA httpimcd-fsw-01acppublications (Letra M) Manual de Personal HR httpinforedacpmanualshrmanual Manual de Seguridad y Seguridad Ocupacional ES httpimcd-fsw-01acpesessindexhtml Manual de Sistemas Financieros FMS httpinforedacpfinancialmanualsmanualhtml Manual de Traacutemites Internos de la Administracioacuten IMCR httpinforedacppublicactionsmanual-tramites-internosindexhtml Norma de Uso de cinturones de seguridad ESS httpimcd-fsw-01acpesessnormashtml Portal Informativo ldquoEl Activordquo HRHF httpimcd-fsw-01acppublications (Letra E) Reglamentos de la ACP httpimcd-fsw-01acpexecutiveindexhtml Resumen Diario de Noticias AECN httpgamboaacpnoticiasPrincipalasp Rincoacuten del Idioma AESL httpimcd-fsw-01acppublicationsidiomaindexhtml Tabla de Retencioacuten de Archivos IMCR httpinforedacpimimcrecordstablashtml Temas de Seguridad del Mes Seg y Ambiente ES httpgamboaacpesesstemastema-de-seguridad-mes-200212html Tiacutetulo Constitucional GC httpgamboaexecutiveconstitutionalspanishtitlehtml Visioacuten Misioacuten Valores y Objetivos de la ACP AD httpimcd-fsw-01acppublicationsvision-misionhtml

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Manual de Correspondencia Capitulo 14 Primer Bloque - Nombre del Departamento y Ubicacioacuten Fiacutesica

- Directores de Departamentos u Oficinas Independientes - Secretarias - Oficial Administrativo(a) - Oficial de Presupuesto - Personal de Apoyo Directo (Incluye Asesores Especialistas

Enlaces Coordinadores y Asistentes)

Segundo Bloque - Nombre de la Divisioacuten y Ubicacioacuten Fiacutesica - Gerente de Divisioacuten

- Oficial Administrativa - Especialistas - Gerentes de Seccioacuten (Superintendentes o Capitanes) - Programas Especiales - Supervisores de Unidad - Liacuteneas telefoacutenicas para denuncias e informacioacuten

(4) Organigrama de la ACP El organigrama funcional de la Autoridad del Canal de Panamaacute es compilado y publicado en la Intranet por la Divisioacuten de Servicios Estrateacutegicos del Departamento de Planificacioacuten Corporativa y Mercadeo El mismo contiene las descripciones de la visioacuten misioacuten y valores corporativos asiacute como de las funciones de todas los departamentos divisiones y secciones de la organizacioacuten A estos bloques de descripcioacuten se adjuntan fotografiacuteas de cada uno de los oficiales que las dirigen tales como directores gerentes y supervisores (5) Manual de Traacutemites Internos de la Administracioacuten (MTIA) Esta publicacioacuten describe las funciones y responsabilidades de todos los departamentos de la organizacioacuten con el propoacutesito de mantener documentadas las normas administrativas de la organizacioacuten para conocimiento e implementacioacuten de todos los empleados La oficina responsable de recopilar la informacioacuten y publicar este manual es la Seccioacuten de Administracioacuten de Archivos Para solicitar actualizaciones en este manual las oficiales administrativas a nivel de departamento (previa aprobacioacuten de sus directores) deben preparar las revisiones de las partes correspondientes a sus departamentos y enviarlas viacutea correo electroacutenico a HAviles Oficial de Directrices y Publicaciones en un formato de Microsoft Word quien a su vez prepararaacute un Memorando de Decisioacuten (ver Capiacutetulo 5) para la firma del Director del Departamento de Informaacutetica y Tecnologiacutea y luego le seraacute enviado a los directores de departamentos cuyas funciones esteacuten ligadas directamente al tema contenido en los capiacutetulos en revisioacuten Este memorando tambieacuten deberaacute ser aprobado por el Asesor Juriacutedico quien velaraacute que se cumplan con todos los aspectos legales de la organizacioacuten seguacuten sus reglamentos Una vez que se apruebe por el Administrador las revisiones se publicaraacuten en la intranet para referencia de todos los usuarios

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Manual de Correspondencia Capiacutetulo 14 (6) Manual de Correspondencia Este manual describe los formatos correctos de redaccioacuten y presentacioacuten de la correspondencia oficial Incluye el uso correcto del idioma estilos aprobados oficialmente por la ACP siglas internas para correspondencia signos de puntuacioacuten y referencias entre otros La Seccioacuten de Administracioacuten de Archivos es responsable de actualizar y publicar este manual La informacioacuten es proporcionada por la Gerente de Coordinacioacuten del Despacho del Administrador (AEAA) la Secretaria de la Junta Directiva (OS) la Seccioacuten de Administracioacuten de Archivos la Unidad de Correos (AEDC) y la Seccioacuten Teacutecnica de Idiomas (AETI) Se publica en la Intranet para referencia de todos los usuarios con la frecuencia que sea necesaria En relacioacuten a este manual la Seccioacuten de Administracioacuten de Archivos ofrece el curso de Manual de Correspondencia una vez por mes a traveacutes del Centro de Capacitacioacuten Ascanio Arosemena para todos los usuarios que deseen tomarlo sin importar su nivel jeraacuterquico dentro de la ACP (7) Manual del Logotipo Este manual para la implementacioacuten y uso del logotipo fue ideado para imprimir loacutegica y disciplina al uso del logotipo dentro y fuera de la ACP Sus directrices son claras conscisas y faacuteciles de seguir La aplicacioacuten de estas directrices se fundamentan en el sentido comun y tiene como objetivo cumplir con la tarea de representar uniformemente a la organizacioacuten personal equipo e instalaciones La Oficina del Despacho del Administrador es la encargada de administrar este manual y las consultas que no sean expliacutecitas en el Manual (8) Manual de Personal El manual de personal de la Autoridad del Canal de Panamaacute es compilado y publicado en la Intranet por el Departamento de Recursos Humanos para referencia de todos los colaboradores y afines En esta publicacioacuten se desarrollan las materias que conforman el plan general de empleo de la ACP y tiene como objetivo plasmar las normas estaacutendares procedimientos y meacutetodos necesarios para implementar el Reglamento de Administracioacuten de Personal

(9) Manual de Procedimientos de Administracioacuten de Archivos Este manual establece la poliacutetica programa responsabilidad procedimientos y requisitos para la creacioacuten organizacioacuten mantenimiento uso y disposicioacuten de los archivos a traveacutes del Programa de Administracioacuten de Archivos Archivos vitales audiovisuales microfilmaciones y sistemas de archivos electroacutenicos son parte de este programa La Seccioacuten de Administracioacuten de Archivos (IMCR) es responsable de su publicacioacuten y actualizacioacuten Este manual es publicado en la intranet en el Departamento de Informaacutetica y Tecnologiacutea Divisioacuten de Atencioacuten al Cliente Seccioacuten de Administracioacuten de Archivos

(10) Sistema de Clasificacioacuten de Archivos Este sistema tiene el propoacutesito de

uniformar el Sistema de Clasificacioacuten de Archivos de la ACP para que todos los archivos de uso comun en todas las oficinas tengan la misma codificacioacuten y asiacute poder localizar un archivo o informacioacuten requerida en el menor tiempo posible

ldquoDocumento controlado ndash vaacutelido solo a la fecha que aparece en la impresioacuten del documentordquo Puede confirmar la versioacuten vigente consultando en la Intranet

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Manual de Correspondencia Capiacutetulo 14

Este sistema estaacute publicado en la Intranet en el Departamento de Informaacutetica y Tecnologiacutea Divisioacuten de Atencioacuten al Cliente Seccioacuten de Administracioacuten de Archivos es responsable de la implementacioacuten de este sistema (11) Tabla de Retencioacuten de Archivos Estas tablas establecen procedimientos y directrices para la retencioacuten o destruccioacuten sistemaacutetica de los archivos de la organizacioacuten y su retiro al Centro de Archivos Corporativos (IMCA) La Seccioacuten de Administracioacuten de Archivos (IMCR) es la oficina responsable de confeccionar dar interpretacioacuten e implementacioacuten a estas tablas Se encuentra publicado en la Intranet en el Departamento de Informaacutetica y Tecnologiacutea Divisioacuten de Atencioacuten al Cliente Seccioacuten de Administracioacuten de Archivos (12) Manual de Sistemas Financieros Este manual tiene los procedimientos de las poliacuteticas contables y financieras de la ACP asiacute como los conceptos y explicaciones de los sistemas financieros La Divisioacuten de Poliacuteticas Contables y Financieras es responsable de su actualizacioacuten y publicacioacuten en la intranet bajo su paacutegina contenida en la seccioacuten de Publicaciones c Informes y Anuarios (1) Informe Anual Esta es una publicacioacuten anual que recopila los acontecimientos maacutes relevantes que se han dado en la organizacioacuten durante cada antildeo Tambieacuten incluye los estados financieros auditados para el periacuteodo Cada antildeo se define un tema central y sobre eacutel se desarrolla el contenido del informe La responsabilidad de producir el Informe Anual es de la Oficina de Administracioacuten Ejecutiva pero la misma ha sido trasladada temporalmente a la Divisioacuten de Presupuesto y Anaacutelisis Financiero del Departamento de Finanzas (2) Anuario Hidroloacutegico Esta publicacioacuten es compilada y distribuida por la Seccioacuten de Manejo de Cuenca de la Divisioacuten de Administracioacuten Ambiental y el mismo incluye datos interesantes mapas y estadiacutesticas acerca de los recursos hiacutedricos y su administracioacuten por parte de la ACP 6 PUBLICACIONES ELECTROacuteNICAS Existen publicaciones electroacutenicas las cuales editan las diferentes oficinas de la organizacioacuten con la finalidad de manterner orientados e informados con lo uacuteltimo de los acontecimientos y pautas locales de la ACP Las publicaciones resaltadas en amarillo son aquellas que aun estaacuten en el proceso de publicacioacuten electroacutenica (ver anexo)

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Manual de Correspondencia Capiacutetulo 14 ANEXO

LISTA DE PUBLICACIONES ELECTROacuteNICAS

Nombre de la Publicacioacuten

Oficina

Direccioacuten Electroacutenica en Intranet

Anuario Hidroloacutegico ESM Boletiacuten Kilovoltio SIE httpimcd-fsw-01acppublicationskilovoltio Boletiacuten Oficial de la ACP IMCR httpimcd-fsw-01acppublicationsoficialindexhtml Boletin de Relaciones Laborales HRL httpimcd-fsw-01acppublications (Letra B) Directorio de Organizacioacuten IMCR httpimcd-fsw-01acppublications (Letra D) El Canal al Diacutea AECN httpimcd-fsw-01acppublicationscanal-al-diacuteaindexhtml El Faro AECN httpimcd-fsw-01acppublicationsel-faroindexhtml Estadiacutesticas de Traacutefico y Peaje PM httpimcd-fsw-o01acppublicationstraffic-statshtml ISO Noticias (Extracto de El Faro) httpimcd-fsw-01acppublicationsisoindexhtml Ley Orgaacutenica GC httpimcd-fsw-01acpexecutiveorganic-law Manual de Correspondencia IMCR httpimcd-sw01acppublicationscorrespondenceindexhtml Manual del Logotipo AEDA httpimcd-fsw-01acppublications (Letra M) Manual de Personal HR httpinforedacpmanualshrmanual Manual de Seguridad y Seguridad Ocupacional ES httpimcd-fsw-01acpesessindexhtml Manual de Sistemas Financieros FMS httpinforedacpfinancialmanualsmanualhtml Manual de Traacutemites Internos de la Administracioacuten IMCR httpinforedacppublicactionsmanual-tramites-internosindexhtml Norma de Uso de cinturones de seguridad ESS httpimcd-fsw-01acpesessnormashtml Portal Informativo ldquoEl Activordquo HRHF httpimcd-fsw-01acppublications (Letra E) Reglamentos de la ACP httpimcd-fsw-01acpexecutiveindexhtml Resumen Diario de Noticias AECN httpgamboaacpnoticiasPrincipalasp Rincoacuten del Idioma AESL httpimcd-fsw-01acppublicationsidiomaindexhtml Tabla de Retencioacuten de Archivos IMCR httpinforedacpimimcrecordstablashtml Temas de Seguridad del Mes Seg y Ambiente ES httpgamboaacpesesstemastema-de-seguridad-mes-200212html Tiacutetulo Constitucional GC httpgamboaexecutiveconstitutionalspanishtitlehtml Visioacuten Misioacuten Valores y Objetivos de la ACP AD httpimcd-fsw-01acppublicationsvision-misionhtml

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Manual de Correspondencia Capiacutetulo 14 (6) Manual de Correspondencia Este manual describe los formatos correctos de redaccioacuten y presentacioacuten de la correspondencia oficial Incluye el uso correcto del idioma estilos aprobados oficialmente por la ACP siglas internas para correspondencia signos de puntuacioacuten y referencias entre otros La Seccioacuten de Administracioacuten de Archivos es responsable de actualizar y publicar este manual La informacioacuten es proporcionada por la Gerente de Coordinacioacuten del Despacho del Administrador (AEAA) la Secretaria de la Junta Directiva (OS) la Seccioacuten de Administracioacuten de Archivos la Unidad de Correos (AEDC) y la Seccioacuten Teacutecnica de Idiomas (AETI) Se publica en la Intranet para referencia de todos los usuarios con la frecuencia que sea necesaria En relacioacuten a este manual la Seccioacuten de Administracioacuten de Archivos ofrece el curso de Manual de Correspondencia una vez por mes a traveacutes del Centro de Capacitacioacuten Ascanio Arosemena para todos los usuarios que deseen tomarlo sin importar su nivel jeraacuterquico dentro de la ACP (7) Manual del Logotipo Este manual para la implementacioacuten y uso del logotipo fue ideado para imprimir loacutegica y disciplina al uso del logotipo dentro y fuera de la ACP Sus directrices son claras conscisas y faacuteciles de seguir La aplicacioacuten de estas directrices se fundamentan en el sentido comun y tiene como objetivo cumplir con la tarea de representar uniformemente a la organizacioacuten personal equipo e instalaciones La Oficina del Despacho del Administrador es la encargada de administrar este manual y las consultas que no sean expliacutecitas en el Manual (8) Manual de Personal El manual de personal de la Autoridad del Canal de Panamaacute es compilado y publicado en la Intranet por el Departamento de Recursos Humanos para referencia de todos los colaboradores y afines En esta publicacioacuten se desarrollan las materias que conforman el plan general de empleo de la ACP y tiene como objetivo plasmar las normas estaacutendares procedimientos y meacutetodos necesarios para implementar el Reglamento de Administracioacuten de Personal

(9) Manual de Procedimientos de Administracioacuten de Archivos Este manual establece la poliacutetica programa responsabilidad procedimientos y requisitos para la creacioacuten organizacioacuten mantenimiento uso y disposicioacuten de los archivos a traveacutes del Programa de Administracioacuten de Archivos Archivos vitales audiovisuales microfilmaciones y sistemas de archivos electroacutenicos son parte de este programa La Seccioacuten de Administracioacuten de Archivos (IMCR) es responsable de su publicacioacuten y actualizacioacuten Este manual es publicado en la intranet en el Departamento de Informaacutetica y Tecnologiacutea Divisioacuten de Atencioacuten al Cliente Seccioacuten de Administracioacuten de Archivos

(10) Sistema de Clasificacioacuten de Archivos Este sistema tiene el propoacutesito de

uniformar el Sistema de Clasificacioacuten de Archivos de la ACP para que todos los archivos de uso comun en todas las oficinas tengan la misma codificacioacuten y asiacute poder localizar un archivo o informacioacuten requerida en el menor tiempo posible

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Manual de Correspondencia Capiacutetulo 14

Este sistema estaacute publicado en la Intranet en el Departamento de Informaacutetica y Tecnologiacutea Divisioacuten de Atencioacuten al Cliente Seccioacuten de Administracioacuten de Archivos es responsable de la implementacioacuten de este sistema (11) Tabla de Retencioacuten de Archivos Estas tablas establecen procedimientos y directrices para la retencioacuten o destruccioacuten sistemaacutetica de los archivos de la organizacioacuten y su retiro al Centro de Archivos Corporativos (IMCA) La Seccioacuten de Administracioacuten de Archivos (IMCR) es la oficina responsable de confeccionar dar interpretacioacuten e implementacioacuten a estas tablas Se encuentra publicado en la Intranet en el Departamento de Informaacutetica y Tecnologiacutea Divisioacuten de Atencioacuten al Cliente Seccioacuten de Administracioacuten de Archivos (12) Manual de Sistemas Financieros Este manual tiene los procedimientos de las poliacuteticas contables y financieras de la ACP asiacute como los conceptos y explicaciones de los sistemas financieros La Divisioacuten de Poliacuteticas Contables y Financieras es responsable de su actualizacioacuten y publicacioacuten en la intranet bajo su paacutegina contenida en la seccioacuten de Publicaciones c Informes y Anuarios (1) Informe Anual Esta es una publicacioacuten anual que recopila los acontecimientos maacutes relevantes que se han dado en la organizacioacuten durante cada antildeo Tambieacuten incluye los estados financieros auditados para el periacuteodo Cada antildeo se define un tema central y sobre eacutel se desarrolla el contenido del informe La responsabilidad de producir el Informe Anual es de la Oficina de Administracioacuten Ejecutiva pero la misma ha sido trasladada temporalmente a la Divisioacuten de Presupuesto y Anaacutelisis Financiero del Departamento de Finanzas (2) Anuario Hidroloacutegico Esta publicacioacuten es compilada y distribuida por la Seccioacuten de Manejo de Cuenca de la Divisioacuten de Administracioacuten Ambiental y el mismo incluye datos interesantes mapas y estadiacutesticas acerca de los recursos hiacutedricos y su administracioacuten por parte de la ACP 6 PUBLICACIONES ELECTROacuteNICAS Existen publicaciones electroacutenicas las cuales editan las diferentes oficinas de la organizacioacuten con la finalidad de manterner orientados e informados con lo uacuteltimo de los acontecimientos y pautas locales de la ACP Las publicaciones resaltadas en amarillo son aquellas que aun estaacuten en el proceso de publicacioacuten electroacutenica (ver anexo)

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Manual de Correspondencia Capiacutetulo 14 ANEXO

LISTA DE PUBLICACIONES ELECTROacuteNICAS

Nombre de la Publicacioacuten

Oficina

Direccioacuten Electroacutenica en Intranet

Anuario Hidroloacutegico ESM Boletiacuten Kilovoltio SIE httpimcd-fsw-01acppublicationskilovoltio Boletiacuten Oficial de la ACP IMCR httpimcd-fsw-01acppublicationsoficialindexhtml Boletin de Relaciones Laborales HRL httpimcd-fsw-01acppublications (Letra B) Directorio de Organizacioacuten IMCR httpimcd-fsw-01acppublications (Letra D) El Canal al Diacutea AECN httpimcd-fsw-01acppublicationscanal-al-diacuteaindexhtml El Faro AECN httpimcd-fsw-01acppublicationsel-faroindexhtml Estadiacutesticas de Traacutefico y Peaje PM httpimcd-fsw-o01acppublicationstraffic-statshtml ISO Noticias (Extracto de El Faro) httpimcd-fsw-01acppublicationsisoindexhtml Ley Orgaacutenica GC httpimcd-fsw-01acpexecutiveorganic-law Manual de Correspondencia IMCR httpimcd-sw01acppublicationscorrespondenceindexhtml Manual del Logotipo AEDA httpimcd-fsw-01acppublications (Letra M) Manual de Personal HR httpinforedacpmanualshrmanual Manual de Seguridad y Seguridad Ocupacional ES httpimcd-fsw-01acpesessindexhtml Manual de Sistemas Financieros FMS httpinforedacpfinancialmanualsmanualhtml Manual de Traacutemites Internos de la Administracioacuten IMCR httpinforedacppublicactionsmanual-tramites-internosindexhtml Norma de Uso de cinturones de seguridad ESS httpimcd-fsw-01acpesessnormashtml Portal Informativo ldquoEl Activordquo HRHF httpimcd-fsw-01acppublications (Letra E) Reglamentos de la ACP httpimcd-fsw-01acpexecutiveindexhtml Resumen Diario de Noticias AECN httpgamboaacpnoticiasPrincipalasp Rincoacuten del Idioma AESL httpimcd-fsw-01acppublicationsidiomaindexhtml Tabla de Retencioacuten de Archivos IMCR httpinforedacpimimcrecordstablashtml Temas de Seguridad del Mes Seg y Ambiente ES httpgamboaacpesesstemastema-de-seguridad-mes-200212html Tiacutetulo Constitucional GC httpgamboaexecutiveconstitutionalspanishtitlehtml Visioacuten Misioacuten Valores y Objetivos de la ACP AD httpimcd-fsw-01acppublicationsvision-misionhtml

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Manual de Correspondencia Capiacutetulo 14

Este sistema estaacute publicado en la Intranet en el Departamento de Informaacutetica y Tecnologiacutea Divisioacuten de Atencioacuten al Cliente Seccioacuten de Administracioacuten de Archivos es responsable de la implementacioacuten de este sistema (11) Tabla de Retencioacuten de Archivos Estas tablas establecen procedimientos y directrices para la retencioacuten o destruccioacuten sistemaacutetica de los archivos de la organizacioacuten y su retiro al Centro de Archivos Corporativos (IMCA) La Seccioacuten de Administracioacuten de Archivos (IMCR) es la oficina responsable de confeccionar dar interpretacioacuten e implementacioacuten a estas tablas Se encuentra publicado en la Intranet en el Departamento de Informaacutetica y Tecnologiacutea Divisioacuten de Atencioacuten al Cliente Seccioacuten de Administracioacuten de Archivos (12) Manual de Sistemas Financieros Este manual tiene los procedimientos de las poliacuteticas contables y financieras de la ACP asiacute como los conceptos y explicaciones de los sistemas financieros La Divisioacuten de Poliacuteticas Contables y Financieras es responsable de su actualizacioacuten y publicacioacuten en la intranet bajo su paacutegina contenida en la seccioacuten de Publicaciones c Informes y Anuarios (1) Informe Anual Esta es una publicacioacuten anual que recopila los acontecimientos maacutes relevantes que se han dado en la organizacioacuten durante cada antildeo Tambieacuten incluye los estados financieros auditados para el periacuteodo Cada antildeo se define un tema central y sobre eacutel se desarrolla el contenido del informe La responsabilidad de producir el Informe Anual es de la Oficina de Administracioacuten Ejecutiva pero la misma ha sido trasladada temporalmente a la Divisioacuten de Presupuesto y Anaacutelisis Financiero del Departamento de Finanzas (2) Anuario Hidroloacutegico Esta publicacioacuten es compilada y distribuida por la Seccioacuten de Manejo de Cuenca de la Divisioacuten de Administracioacuten Ambiental y el mismo incluye datos interesantes mapas y estadiacutesticas acerca de los recursos hiacutedricos y su administracioacuten por parte de la ACP 6 PUBLICACIONES ELECTROacuteNICAS Existen publicaciones electroacutenicas las cuales editan las diferentes oficinas de la organizacioacuten con la finalidad de manterner orientados e informados con lo uacuteltimo de los acontecimientos y pautas locales de la ACP Las publicaciones resaltadas en amarillo son aquellas que aun estaacuten en el proceso de publicacioacuten electroacutenica (ver anexo)

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LISTA DE PUBLICACIONES ELECTROacuteNICAS

Nombre de la Publicacioacuten

Oficina

Direccioacuten Electroacutenica en Intranet

Anuario Hidroloacutegico ESM Boletiacuten Kilovoltio SIE httpimcd-fsw-01acppublicationskilovoltio Boletiacuten Oficial de la ACP IMCR httpimcd-fsw-01acppublicationsoficialindexhtml Boletin de Relaciones Laborales HRL httpimcd-fsw-01acppublications (Letra B) Directorio de Organizacioacuten IMCR httpimcd-fsw-01acppublications (Letra D) El Canal al Diacutea AECN httpimcd-fsw-01acppublicationscanal-al-diacuteaindexhtml El Faro AECN httpimcd-fsw-01acppublicationsel-faroindexhtml Estadiacutesticas de Traacutefico y Peaje PM httpimcd-fsw-o01acppublicationstraffic-statshtml ISO Noticias (Extracto de El Faro) httpimcd-fsw-01acppublicationsisoindexhtml Ley Orgaacutenica GC httpimcd-fsw-01acpexecutiveorganic-law Manual de Correspondencia IMCR httpimcd-sw01acppublicationscorrespondenceindexhtml Manual del Logotipo AEDA httpimcd-fsw-01acppublications (Letra M) Manual de Personal HR httpinforedacpmanualshrmanual Manual de Seguridad y Seguridad Ocupacional ES httpimcd-fsw-01acpesessindexhtml Manual de Sistemas Financieros FMS httpinforedacpfinancialmanualsmanualhtml Manual de Traacutemites Internos de la Administracioacuten IMCR httpinforedacppublicactionsmanual-tramites-internosindexhtml Norma de Uso de cinturones de seguridad ESS httpimcd-fsw-01acpesessnormashtml Portal Informativo ldquoEl Activordquo HRHF httpimcd-fsw-01acppublications (Letra E) Reglamentos de la ACP httpimcd-fsw-01acpexecutiveindexhtml Resumen Diario de Noticias AECN httpgamboaacpnoticiasPrincipalasp Rincoacuten del Idioma AESL httpimcd-fsw-01acppublicationsidiomaindexhtml Tabla de Retencioacuten de Archivos IMCR httpinforedacpimimcrecordstablashtml Temas de Seguridad del Mes Seg y Ambiente ES httpgamboaacpesesstemastema-de-seguridad-mes-200212html Tiacutetulo Constitucional GC httpgamboaexecutiveconstitutionalspanishtitlehtml Visioacuten Misioacuten Valores y Objetivos de la ACP AD httpimcd-fsw-01acppublicationsvision-misionhtml

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LISTA DE PUBLICACIONES ELECTROacuteNICAS

Nombre de la Publicacioacuten

Oficina

Direccioacuten Electroacutenica en Intranet

Anuario Hidroloacutegico ESM Boletiacuten Kilovoltio SIE httpimcd-fsw-01acppublicationskilovoltio Boletiacuten Oficial de la ACP IMCR httpimcd-fsw-01acppublicationsoficialindexhtml Boletin de Relaciones Laborales HRL httpimcd-fsw-01acppublications (Letra B) Directorio de Organizacioacuten IMCR httpimcd-fsw-01acppublications (Letra D) El Canal al Diacutea AECN httpimcd-fsw-01acppublicationscanal-al-diacuteaindexhtml El Faro AECN httpimcd-fsw-01acppublicationsel-faroindexhtml Estadiacutesticas de Traacutefico y Peaje PM httpimcd-fsw-o01acppublicationstraffic-statshtml ISO Noticias (Extracto de El Faro) httpimcd-fsw-01acppublicationsisoindexhtml Ley Orgaacutenica GC httpimcd-fsw-01acpexecutiveorganic-law Manual de Correspondencia IMCR httpimcd-sw01acppublicationscorrespondenceindexhtml Manual del Logotipo AEDA httpimcd-fsw-01acppublications (Letra M) Manual de Personal HR httpinforedacpmanualshrmanual Manual de Seguridad y Seguridad Ocupacional ES httpimcd-fsw-01acpesessindexhtml Manual de Sistemas Financieros FMS httpinforedacpfinancialmanualsmanualhtml Manual de Traacutemites Internos de la Administracioacuten IMCR httpinforedacppublicactionsmanual-tramites-internosindexhtml Norma de Uso de cinturones de seguridad ESS httpimcd-fsw-01acpesessnormashtml Portal Informativo ldquoEl Activordquo HRHF httpimcd-fsw-01acppublications (Letra E) Reglamentos de la ACP httpimcd-fsw-01acpexecutiveindexhtml Resumen Diario de Noticias AECN httpgamboaacpnoticiasPrincipalasp Rincoacuten del Idioma AESL httpimcd-fsw-01acppublicationsidiomaindexhtml Tabla de Retencioacuten de Archivos IMCR httpinforedacpimimcrecordstablashtml Temas de Seguridad del Mes Seg y Ambiente ES httpgamboaacpesesstemastema-de-seguridad-mes-200212html Tiacutetulo Constitucional GC httpgamboaexecutiveconstitutionalspanishtitlehtml Visioacuten Misioacuten Valores y Objetivos de la ACP AD httpimcd-fsw-01acppublicationsvision-misionhtml