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MANUAL DE COMUNICACIONES
CI-m-02 Vigente a partir de octubre de 2017
4ta. Actualización Pág.1/20
MANUAL DE COMUNICACIONES
ÁREA DE COMUNICACIONES
OCTUBRE 2017
MANUAL DE COMUNICACIONES
CI-m-02 Vigente a partir de octubre de 2017
4ta. Actualización Pág.2/20
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................. 4
2. OBJETIVO ................................................................................................................................... 4
3. ALCANCE .................................................................................................................................... 4
4. MARCO INSTITUCIONAL ............................................................................................................. 5
Misión ........................................................................................................................................ 6
Visión ......................................................................................................................................... 6
Principios ................................................................................................................................... 6
Valores ....................................................................................................................................... 6
5. MARCO LEGAL ............................................................................................................................ 7
6. POLÍTICAS DE COMUNICACIÓN................................................................................................... 8
7. MARCO CONCEPTUAL ................................................................................................................ 9
8. LA COMUNICACIÓN EN LA CULTURA ORGANIZACIONAL ............................................................. 9
9. EJE TRANSVERSAL INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN ................................................................. 9
10. MEDIOS DE COMUNICACIÓN .................................................................................................. 10
10.1. COMUNICACIÓN INTERNA ............................................................................................... 10
10.1.1. INTRANET ................................................................................................................. 10
10.1.2. CORREO ELECTRÓNICO ............................................................................................. 11
10.1.3. FONDO DE PANTALLA ............................................................................................... 11
10.1.4. BOLETÍN COPNIA AL DÍA ........................................................................................... 12
10.1.5. NotiCOPNIA .............................................................................................................. 12
10.1.6. CÁPSULAS INFORMATIVAS ........................................................................................ 12
10.1.7. COMUNICACIONES INTERNAS EN EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD ISO 9001:2015
................................................................................................................................................ 13
10.1.8. COMUNICACIONES INTERNAS EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO .................... 14
10.1.9. MONITOREO DE MEDIOS .......................................................................................... 16
10.2. COMUNICACIÓN EXTERNA .............................................................................................. 17
10.2.1. PÁGINA WEB ............................................................................................................ 17
10.2.2. CARTELERAS FÍSICAS ................................................................................................. 19
10.2.3. REDES SOCIALES ....................................................................................................... 19
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10.2.4. CARTAS ..................................................................................................................... 20
10.2.5. PIEZAS GRÁFICAS PUBLICITARIAS .............................................................................. 20
10.2.6. VIDEO INSTITUCIONAL .............................................................................................. 20
10.2.7. RENDICIÓN DE CUENTAS ........................................................................................... 21
10.2.7. CHAT ........................................................................................................................ 21
10.2.8. COMUNICACIONES EXTERNAS EN EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD ISO
9001:2015 ................................................................................................................................ 21
10.2.9. COMUNICACIONES EXTERNAS EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO ................... 22
10.2.10. VOCEROS ................................................................................................................ 26
11. PÚBLICO ............................................................................................................................. 26
11.1. PÚBLICO INTERNO ....................................................................................................... 26
11.2. PÚBLICO EXTERNO ....................................................................................................... 27
MANUAL DE COMUNICACIONES
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INTRODUCCIÓN
La comunicación institucional es fundamental para el fortalecimiento de la imagen, el sentido de
pertenencia, la cultura organizacional y el posicionamiento ante la opinión pública, teniendo en
cuenta que facilita el cumplimiento de los objetivos estratégicos institucionales, la Misión y Visión.
Por esto, se establecen lineamientos estratégicos para que la comunicación sea un eje transversal y
un proceso efectivo que genere credibilidad y confianza al interior y al exterior de la entidad,
contribuyendo al desarrollo del plan estratégico institucional y al cumplimiento de la política nacional
de mejora continua.
2. OBJETIVO
Orientar acciones de comunicación con calidad, asertividad y coherencia que permitan el
cumplimiento de los objetivos estratégicos institucionales.
3. ALCANCE
Este documento sirve de guía para que todos los servidores de la Entidad, realicen adecuada y
oportunamente las solicitudes de divulgación de información interna o externa, según sea el caso, en
concordancia con los objetivos estratégicos, principios, Valores, Misión y Visión de la entidad,
convirtiéndose en un sistema abierto a la participación, al diálogo y a la transparencia.
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4. MARCO INSTITUCIONAL
El Consejo Profesional Nacional de Ingeniería - COPNIA, es una entidad especial de derecho público
del orden nacional, creada a través de la Ley 94 de 1937, y actualmente regulada por los artículos 25,
26, 27 y siguientes de la Ley 435 de 1998, la Ley 842 de 2003 y la Ley 1325 de 2009; encargada de la
función administrativa de Inspección, Control y vigilancia del ejercicio de la ingeniería, sus profesiones
afines y auxiliares (Artículo 26 de la Constitución Política), motivo por el cual, a través de las
actuaciones administrativas correspondientes, expide las Matrículas Profesionales o los Certificados
de Inscripción Profesional (actos administrativos) que constituyen la autorización del estado para
ejercer dichas profesiones, y adelanta en ejercicio de la acción disciplinaria ético profesional, como
Tribunal de Ética Profesional, las investigaciones disciplinarias ético profesionales, a través del
procedimiento administrativo de carácter sancionatorio establecido en la Ley 842 de 2003, a los
profesionales bajo su control que vulneren el Código de Ética Profesional establecido en la misma.
La entidad no está adscrita, ni vinculada, a Ministerio o Departamento Administrativo alguno, cumple
funciones administrativas, expide actos administrativos y se financia con recursos propios
provenientes de las tasas que se cobran por las matrículas y certificados de inscripción profesional,
por tal motivo no recibe recursos del presupuesto nacional.
El COPNIA ejerce su función en todo el territorio nacional a través de los respectivos Consejos
Seccionales, creados para regular y dinamizar coordinadamente su función, en aplicación de la figura
jurídica de la desconcentración. Estos Consejos Seccionales no tienen autonomía funcional,
patrimonial, ni jurídica, ni pueden ser considerados como autoridad pública del orden departamental,
ya que tampoco son parte de la estructura administrativa del respectivo Departamento, aunque en
su integración participen algunos Secretarios de Despacho Departamental. Los Consejos Seccionales
y sus Secretarías, son parte de la estructura administrativa del Consejo Profesional Nacional de
Ingeniería-COPNIA y, en consecuencia, actúan como dependencias directas de éste.
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Misión
Somos la autoridad pública encargada de proteger a la sociedad del inadecuado ejercicio profesional
de los ingenieros, profesionales afines y auxiliares, mediante la Autorización, Inspección, Control y
Vigilancia que se concreta, de acuerdo con las competencias otorgadas por la ley, con la inscripción
del Registro Profesional y con la función de Tribunal de Ética Profesional.
Visión
En el año 2018 el Consejo Profesional Nacional de Ingeniería - COPNIA será reconocido en Colombia
como entidad pública de excelencia en los procesos de autorización, inspección, control y vigilancia
del ejercicio profesional de los ingenieros, profesionales, afines y auxiliares, mediante el
mejoramiento en la aplicación de tecnologías de información y comunicación, la consolidación de
relaciones interinstitucionales estratégicas y el compromiso y responsabilidad de sus funcionarios
con el servicio a la ciudadanía.
Principios
RECONOCIMIENTO: En el COPNIA confiamos en el trabajo de los funcionarios y valoramos el esfuerzo
de todos ellos para alcanzar los objetivos institucionales.
TRANSPARENCIA: En el COPNIA todas las actuaciones de los funcionarios son visibles a la ciudadanía
y al público interesado.
TRATO DIGNO: En el COPNIA los funcionarios ofrecen un trato respetuoso, justo y solidario a los
usuarios y compañeros.
Valores
RECONOCIMIENTO
GRATITUD: Me siento agradecido con la entidad que construyo día a día y con las oportunidades que
brinda para mi vida.
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CONFIANZA: Creo en la palabra del otro, soy honesto al decir lo que pienso y propongo soluciones.
COMPROMISO: Cumplo con mi palabra y realizo con calidad mi trabajo haciéndome responsable de
mis actos.
TRANSPARENCIA
HONESTIDAD: Actúo de buena fe rechazando la corrupción en cualquiera de sus manifestaciones y
obro con rectitud en el manejo de los recursos públicos.
TRATO DIGNO
JUSTICIA: No discrimino y doy a los demás lo que es debido de acuerdo con sus derechos y deberes.
SOLIDARIDAD: Reconozco las necesidades de los demás y me comprometo a ayudarles con
respuestas efectivas.
VOCACIÓN DE SERVICIO: Soy consciente de que mi servicio está para ayudar a la ciudadanía.
5. MARCO LEGAL
El COPNIA, dentro del presente Manual, proyecta la comunicación como eje transversal de
la entidad, por lo cual tiene en cuenta toda la normativa vigente legal, tanto interna como
externa, aquí descrita:
Ley 1712 del 6 de marzo de 2014, “Por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del
derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones”.
Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el estado colombiano MECI
2014. “Eje transversal Información y Comunicación, pág. 89-93”.
Manual 3.1 para la implementación de la estrategia de Gobierno en Línea para Entidades del
orden nacional.
Ley 1242 de enero 05 de 2009, “Por medio de la cual se modifica el Código Penal, se crea un
nuevo bien jurídico tutelado - denominado "de la protección de la información y de los
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datos"- y se preservan integralmente los sistemas que utilicen las tecnologías de la
información y las comunicaciones, entre otras disposiciones”.
Resolución 3564 de 2015 por la cual se establecen los lineamientos de los estándares para
publicación y divulgación de la información.
Decreto 2573 del 12 de diciembre de 2014. “Por la cual se establece los lineamientos
generales de la Estrategia de Gobierno en línea, se reglamenta parcialmente la Ley 1341 del
2009 y se dictan otras disposiciones”
El Documento CONPES 3650 de 2010 declara de importancia estratégica la implementación
de la estrategia de Gobierno en línea en Colombia.
Documento CONPES 3654 de 2010 “Política de Rendición de Cuentas de la Rama Ejecutiva a
los Ciudadanos”.
6. POLÍTICAS DE COMUNICACIÓN
De acuerdo con la Resolución No. 554 del 12 de mayo de 2015, el Consejo Profesional Nacional de
Ingeniería COPNIA adoptó las siguientes políticas de comunicación:
La Comunicación en el COPNIA, fortalece los procesos de las diferentes áreas a nivel interno y vela
porque los canales de comunicación sean efectivos para los usuarios externos.
La Comunicación en el COPNIA, es transversal a todos los procesos, conservando la interdependencia
en la elaboración del mensaje que se va a difundir y que será insumo para el plan de comunicaciones.
La Comunicación en el COPNIA, es garante del derecho constitucional a la información pública, en
todos los procesos organizacionales y de sus productos.
La Comunicación en el COPNIA, está orientada a generar resultados en los públicos internos y
externos.
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7. MARCO CONCEPTUAL
La comunicación es un proceso de intercambio de información a través del cual se alcanza un
objetivo, se cumple una meta o se modifica la conducta, en este sentido es importante desarrollar
procedimientos que garanticen una comunicación asertiva, participativa y dinámica que genere
credibilidad tanto al interior como al exterior de la entidad.
8. LA COMUNICACIÓN EN LA CULTURA ORGANIZACIONAL
La cultura organizacional se describe como el conjunto de patrones de conducta, actitudes, creencias
y experiencias que cada uno de los integrantes de la entidad aprehende para el cumplimiento de los
valores y principios institucionales.
La cultura al interior de las organizaciones está determinada por el sentido de pertenencia y el buen
clima laboral, en este sentido la participación, la inclusión, el reconocimiento y el respeto, son
elementos indispensables para la creación de una cultura que refleje al exterior lo que se vive al
interior de la entidad.
El área de Gestión Humana, con el apoyo del proceso de Comunicación, tiene a su cargo fomentar la
cultura organizacional, a través de campañas, mensajes y actividades que se vean reflejados en el
mejoramiento de las relaciones, el acercamiento de la alta dirección con los servidores, el
fortalecimiento del sentido de pertenencia y el trabajo en equipo.
9. EJE TRANSVERSAL INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
La comunicación e información en el COPNIA tienen como objetivo aportar de manera transversal el
cumplimiento de la Misión, alcanzar la Visión y lograr objetivos estratégicos institucionales.
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10. MEDIOS DE COMUNICACIÓN
Los medios de comunicación están constituidos por los diferentes canales con los que cuenta la
entidad para la divulgación de la información interna y externa.
10.1. COMUNICACIÓN INTERNA
Es un procedimiento que se lleva a cabo al interior de la entidad y que está dirigido exclusivamente
a los servidores de la organización, a través de este se dan a conocer las noticias destacadas de la alta
dirección, las actividades, eventos y campañas de las diferentes áreas, así como las convocatorias y
reconocimientos.
10.1.1. INTRANET: es una herramienta de uso exclusivo para los funcionarios de la entidad, a través
de la cual se comparte información de interés general.
Accesibilidad: se accede a través de una URL y se ingresa a los contenidos con el usuario y contraseña
institucional.
Usabilidad: Es una herramienta de lectura rápida, con información destacada, actividades, eventos,
fotografías y documentos de fácil descarga y consulta.
Contenido: en intranet se publica información de carácter interno como: noticias, mapa de procesos,
reconocimientos, eventos, Noticopnia, temas de bienestar (cumpleaños, capacitaciones),
información de las Subdirecciones y Secretarías Seccionales, también se tiene acceso a las
aplicaciones como: Invesflow, ticket, Seven, Kactus, entre otras.
Administración: la publicación y actualización de información, está a cargo del área de
Comunicaciones, cuenta con el soporte técnico y de seguridad de la información que brinda el área
de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC).
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10.1.2. CORREO ELECTRÓNICO: el Outlook es un software que permite enviar, recibir y administrar el
correo electrónico, el calendario y los contactos. Este servicio se debe utilizar de manera institucional,
según el Manual de Identidad Corporativa.
Accesibilidad: se accede a través de la aplicación de Office.
Usabilidad: El correo electrónico de la Entidad debe ser utilizado exclusivamente para fines
institucionales y su comunicación debe ser respetuosa y asertiva. La firma establecida en el Manual
de Identidad Corporativa, se debe utilizar en todos los correos, el fondo de escritura debe ser blanco,
como viene predeterminado.
Contenido: institucional, administrado bajo la responsabilidad de cada uno de los servidores públicos.
Nota: La información de las diferentes áreas que sea susceptible de ser divulgada al interior de la
Entidad, debe enviarse al área de Comunicaciones con las características del mensaje, teniendo en
cuenta que si se habla de invitaciones, actividades u otros, con fines de reserva en calendario
personal, se debe enviar con mínimo cuatro (4) días hábiles de anterioridad.
10.1.3. FONDO DE PANTALLA: Medio utilizado en los equipos de cómputo como apoyo en la
divulgación de información en campañas internas.
Contenido: institucional, con información de interés para los servidores de la entidad, de acuerdo a
los requerimiento de cada una de las áreas.
Administración: este medio estará coordinado por el área de Comunicaciones en contenido y diseño,
con el apoyo del área de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) para su
publicación.
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10.1.4. BOLETÍN COPNIA AL DÍA: en cumplimiento de la Política de Cero Papel del Gobierno Nacional,
se creó el boletín digital, especializado en divulgación de información institucional.
Accesibilidad: se accede a través de Intranet o a través del correo electrónico.
Usabilidad: por su contenido, es de carácter interno, su divulgación se realiza a través de Intranet y
correo institucional.
Contenido: el boletín se enviará con información de interés institucional, que requiera un despliegue
mayor.
Administración: el diseño, contenido y divulgación está a cargo de área de Comunicaciones.
10.1.5. NotiCOPNIA: en cumplimiento de la Política de Cero Papel del Gobierno Nacional, se creó el
boletín digital, especializado en divulgación de información institucional.
Accesibilidad: se accede a través de Intranet o a través del correo electrónico.
Usabilidad: por su contenido es de carácter interno, la divulgación se realiza a través de Intranet y
correo institucional.
Contenido: el boletín se enviará cada dos meses con el apoyo de las diferentes áreas y Secretarías
Seccionales para adquirir la información documental y fotográfica para definir el contenido.
Administración: el diseño, contenido y divulgación está a cargo de área de Comunicaciones.
10.1.6. CÁPSULAS INFORMATIVAS: infografía digital que contiene información institucional corta,
precisa y clara.
Accesibilidad: se accede a través de Intranet o a través del correo electrónico.
Contenido: por su contenido es de carácter interno, la divulgación se realiza a través de Intranet y
correo institucional.
Usabilidad: las infografías se enviarán de acuerdo a los requerimientos que realice el área
correspondiente.
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Administración: el diseño, revisión y ajuste de contenido y la divulgación está a cargo del área de
Comunicaciones.
Nota: La información de las diferentes áreas que sea susceptible de ser diagramada, debe enviarse
con mínimo cuatro (4) días hábiles de anterioridad al área de Comunicaciones con las características
del mensaje.
10.1.7. COMUNICACIONES INTERNAS EN EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD ISO 9001:2015
Conforme a lo establecido en la norma ISO 9001:2015, y con el propósito de establecer comunicación
interna eficiente, se establecen los canales de comunicación, así como los actores involucrados en el
proceso, descritos a continuación:
¿Qué? ¿Cuándo? ¿A quién? ¿Cómo? ¿Quién?
Política de Calidad
Al ingreso Cuando se realizan modificaciones a la misma De forma permanente
A los funcionarios de la Entidad
Inducción Memorando Página web e intranet
Subdirección de Planeación, Control y Seguimiento
Objetivos de Calidad
Al ingreso Cuando se realizan modificaciones a la misma De forma permanente
A los funcionarios de la Entidad
Inducción Memorando Página web e intranet
Subdirección de Planeación, Control y Seguimiento
Rendición de cuentas de la eficacia del sistema de gestión de calidad
Rendición de cuentas A los funcionarios de la Entidad A la comunidad
Audiencia de rendición de cuentas
Director General
Procedimientos de los procesos
De forma permanente Cuando se realizan cambios
A los funcionarios Intranet y página web
Subdirección de Planeación, Control y Seguimiento
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¿Qué? ¿Cuándo? ¿A quién? ¿Cómo? ¿Quién?
Responsabilidades y autoridades
Al ingreso Cuando se realizan modificaciones a la misma De forma permanente
A los funcionarios de la Entidad
Inducción Memorando Página web e intranet
Área de Gestión Humana
10.1.8. COMUNICACIONES INTERNAS EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO: procedimiento que
permite establecer los criterios y las responsabilidades para asegurar la correcta comunicación
interna en seguridad y salud en el trabajo en COPNIA.
Responsabilidades:
Responsable de SST: Vigilar que se cumpla la normatividad para la contratación y los
procedimientos de operación establecidos.
Área contratación: Informar a los posibles proveedores y contratistas los requerimientos del
presente procedimiento.
Verificar antes de la contratación del servicio o bien el cumplimiento de los requisitos
iniciales estipulados en el presente procedimiento para los contratistas o proveedores.
Informar al responsable de seguridad y salud en el trabajo de posibles incumplimientos por
parte de los contratitas o proveedores en ítems relacionados con SST.
Contratistas y/o proveedores: Conocer y ser conscientes de los peligros de sus actividades y
de los controles establecidos para disminuir la probabilidad o consecuencias de
posibles incidentes o accidentes de trabajo.
Reportar cualquier accidente, incidente o acción insegura que se presente en el desarrollo
de las actividades del contrato, así mismo deberá participar en la investigación de accidente
e incidentes que se presenten.
Realizar las actividades estipuladas en el contrato según los parámetros y controles
operacionales en SST.
Prestar su servicio con oportunidad, honestidad y amabilidad según los requerimientos
establecidos en el contrato.
Participar en las actividades SST programadas por el COPNIA a las cuales sean convocados.
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Comunicaciones Internas
Conjunto de mensajes de carácter institucional que son competencia exclusiva de los trabajadores.
Qué se debe comunicar
Dónde se genera la
información
Quién debe comunicar
A quién Medios Cómo Cuándo
Compromiso
frente al
Sistema de
Gestión:
Políticas
SST Alta dirección A todo el
personal
Virtualmente
Intranet
Comunicaciones
Internas
Página Web
Permanente
mente
Requisitos
legales
aplicables
SST: Matriz
legal
Áreas internas
interesadas
según
requisito
Reuniones
Cuando se
generen
nuevos
requisitos
legales
Comunicados
Funciones y
responsabili
dades en
seguridad y
salud en el
trabajo
SST y alta
dirección Alta dirección
A todo el
personal
Virtualmente Documento Físico
Intranet
Comunicaciones
Internas
Página Web
En la
inducción
Quejas y
Reclamos
Partes
interesada
s
Para las quejas y
reclamos
relacionadas
con el SST y
Atención al
Ciudadano para
las quejas y
reclamos de
prestación del
servicio
SST y gestores
de plan de
acción para
temas de SST y
a las áreas
pertinentes
para quejas y
reclamos por
la prestación
del servicio
Documento Físico
Formato de
Quejas,
reclamos
Cuando se
presenten
Acciones
Correctivas y
Preventivas
Todos los
procesos
Jefes o
Responsables de
los procesos
Al responsable
de aplicar plan
de acción, SST
Documento Físico
Formato de
Acciones
correctivas y
preventivas
Cuando se
presenten
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10.1.9. MONITOREO DE MEDIOS: es una actividad orgánica que realiza el área de Comunicaciones,
que permite tener una lectura de la imagen del COPNIA, estar informados de las noticias más
destacadas del sector de la ingeniería y anticiparse a cualquier evento que pueda afectar la imagen
de la entidad.
Qué se debe comunicar
Dónde se genera la
información
Quién debe comunicar
A quién Medios Cómo Cuándo
Resultados
de las
auditorías
internas
Proceso de
Gestión
SST
Auditores Jefe o
Responsable
del proceso
auditado y
Jefe SST
Informe de
Auditoria
Interna
Después de
cada
auditoria SST
Documento Físico
Resultados
de revisiones
por la Alta
dirección
Revisión
por la
dirección
Alta dirección SST , COPASST
Documento Físico
Acta de Revisión
por la alta
dirección,
COPASST
Anualmente
Procedimien
tos de los
procesos
Todos los
procesos
Jefes o
Responsables de
los procesos
Miembros del
proceso
Documento Físico Virtualmente
Reuniones,
Divulgaciones,
intranet
Cuando se
defina un
nuevo
documento,
o cuando
surja la
necesidad
Indicadores Todos los
procesos
Jefes o
Responsables de
los procesos
Miembros del
proceso y
Director
General
Virtualmente
Reuniones,
Divulgaciones
Cuando se
defina un
nuevo
indicador, o
cuando surja
la necesidad
Actividades
o
capacitacion
es SST
SST SST Todo el
personal
Presencial Virtualmente
Cartelera, e-mail
Cuando se
programen
actividades o
capacitacion
es en SST
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10.2. COMUNICACIÓN EXTERNA
10.2.1. PÁGINA WEB: es una herramienta digital y electrónica que facilita la divulgación de noticias,
políticas, planes, programas, proyectos y normatividad del COPNIA, fomenta la participación
ciudadana permitiendo al usuario interactuar a través del envío de peticiones, quejas y reclamos, así
como realizar la solicitud y diligenciamiento de trámites en línea, mejorando la comunicación entre
el usuario y la entidad.
Su contenido está determinado por las siguientes variables:
Noticioso: información de interés general en actualidad, participación ciudadana, convenios, eventos
y actividades, entre otros.
Documentación y consulta: con el propósito de ser una entidad transparente y siguiendo los
lineamientos de la ley de Transparencia y acceso a la información pública, ley anticorrupción y
atención al ciudadano, se publicará información establecida por la ley tales como: documentos,
manuales, instructivos, presentaciones, informes, normograma, investigaciones, encuestas,
presupuesto, entre otros.
Administración: los contenidos, actualización y publicación están a cargo del área de Comunicaciones,
mientras que el área de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, está a cargo de la
infraestructura tecnológica, respaldo y seguridad de la información y demás temas de su
competencia.
Nota 1: La información publicada en los Blogs del portal web, es responsabilidad de sus creadores o
de las personas que ellos designen, en cualquiera de los dos casos se deberá dar el crédito respectivo
en la publicación.
Nota 2: La información de las diferentes áreas que sea susceptible de ser divulgada a través de la
página web, debe enviarse al área de Comunicaciones con las características del mensaje, teniendo
en cuenta los siguientes parámetros:
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- Publicación de informes y documentos: se deben enviar en PDF al área de Comunicaciones por
correo electrónico con mínimo 48 horas de anterioridad a su publicación, cada uno de los archivos
debe contener una descripción corta y la URL donde se debe realizar la publicación.
- Publicación notas, noticias, eventos o actividades: se debe enviar la información al área de
Comunicaciones por correo electrónico con mínimo 48 horas de anterioridad a su publicación,
incluyendo la URL donde se debe realizar la publicación.
- Procesos de contratación y convocatorias: se debe enviar la información al área de Comunicaciones
por correo electrónico con mínimo 48 horas de anterioridad a su publicación, incluyendo el número
del proceso, el objeto, la modalidad, el valor, el enlace del SECOP, la fecha de apertura del proceso y
la fecha de cierre del proceso.
Nota: Cuando la información a publicar sea de eventos o actividades donde se involucre a la
ciudadanía, entes externos, gremios o asociaciones, la información se debe enviar con mínimo 30
días de anticipación para su publicación.
- Actualización de información: se debe enviar la información al área de Comunicaciones por correo
electrónico con mínimo 48 horas de anterioridad a su publicación, incluyendo la URL donde se debe
realizar la publicación.
- Eliminación de información: se debe enviar la solicitud al área de Comunicaciones por correo
electrónico con mínimo 48 horas de anterioridad, indicando el motivo, el responsable y la URL donde
se debe encuentra publicada la información.
Nota: Cuando la solicitud de eliminación de información provenga de un área diferente a la
responsable de emitirla, esta deberá tener el visto bueno del Subdirector, profesional de gestión o
profesional del área que emitió originalmente la información.
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Derechos de Autor
En el portal web, los contenidos, fotografías, diseños, logotipos, imágenes, sonidos, vídeos,
animaciones, códigos fuente y cualquier creación intelectual existente, están protegidos por
derechos de autor.
En caso de requerir, para uso personal sin finalidad comercial o de distribución, la impresión, copia o
almacenamiento de contenidos, éstos deben contener los respectivos créditos a nombre del COPNIA,
o radicar por escrito una solicitud de autorización para hacer uso del material.
Importante: El COPNIA no realizará publicación de contenidos en su portal web, que contenga
lenguaje inadecuado, difamatorio, que atente contra la honra, moral, dignidad y buen nombre de la
Entidad, de la comunidad universitaria y/o de terceros, o que vaya en contra del Código Ética
Profesional de los Ingenieros, profesionales afines, auxiliares y maestros de obra.
10.2.2. CARTELERAS FÍSICAS: elementos utilizados para la divulgación de información de interés
general, publicación de notificaciones, carta del trato digno al ciudadano, decálogo ético y horarios
de atención.
Su imagen debe estar conforme a lo establecido en el Manual de Identidad Corporativa del COPNIA.
10.2.3. REDES SOCIALES: su uso es de carácter institucional, por medio de ellas se busca el
fortalecimiento de la interacción entre la comunidad en general y la entidad, así como incentivar la
participación ciudadana a través del uso de las nuevas tecnologías.
Accesibilidad: se accede a través de internet.
Contenido: por su contenido es de carácter interno y externo.
Usabilidad: la publicación de la información se realiza por demanda, conforme a las necesidades que
surjan.
Administración: el contenido y publicación de información está a cargo del área de Comunicaciones.
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Twitter: @Copnia
Facebook: www.facebook.com/Copnia
Youtube: Consejo Profesional Nacional de Ingeniería
10.2.4. CARTAS: son instrumentos utilizados para comunicación externa, puede ser en divulgación,
solicitudes, o agradecimientos, esto con el propósito de fortalecer las relaciones públicas y generar
espacios de acercamiento con las entidades y empresas.
10.2.5. PIEZAS GRÁFICAS PUBLICITARIAS: serán creadas teniendo en cuenta lo establecido en el
Manual de Identidad Corporativa del COPNIA. Se realizan teniendo en cuenta la normativa de
austeridad del gasto vigente. Estas piezas se deben solicitar con mínimo ocho (8) días de anticipación
al área de Comunicaciones.
Algunas piezas son: infografías, cápsulas informativas, afiches, plegables, volantes, portafolio,
carpetas corporativas, carné, señalización de áreas físicas interna y externa, pendones, exhibidores,
stand, habladores entre otros.
Nota: si se requiere diseñar y producir una publicación especial se debe solicitar con la suficiente
anticipación al área de Comunicaciones para su respectiva planeación y desarrollo.
10.2.6. VIDEO INSTITUCIONAL: es una herramienta que contribuye al fortalecimiento de la imagen
institucional, así como al posicionamiento y recordación en escenarios donde el COPNIA tenga
presencia, a través de éste se dan a conocer los aspectos más importantes de la entidad como es la
Misión, Visión, Valores y Principios.
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10.2.7. RENDICIÓN DE CUENTAS: es un acto público a través del cual se da a conocer a la ciudadanía,
opinión pública y demás partes interesadas, la gestión que ha realizado la Entidad durante un
periodo, destacando los logros y la ejecución presupuestal.
Anexo 1 – Estrategia de Rendición de Cuentas.
10.2.7. CHAT: Aplicativo de mensajería a través del cual se pueden realizar consultas y resolver
inquietudes. Este aplicativo es administrado por el Área de Atención al Ciudadano con el apoyo en
Infraestructura Tecnológica y Seguridad de la Información del área de Tecnologías de la Información
y las Comunicaciones.
10.2.8. COMUNICACIONES EXTERNAS EN EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD ISO 9001:2015
Conforme a lo establecido en la norma ISO 9001:2015, y con el propósito de establecer comunicación
externa eficiente, se establecen los canales de comunicación, así como los actores involucrados en el
proceso, descritos a continuación:
¿Qué? ¿Cuándo? ¿A quién? ¿Cómo? ¿Quién?
Información relativa a los productos y servicios
De manera permanente Por solicitud específica
Usuarios
Página web Canales de comunicación dispuestos: Correo electrónico, teléfono, chat, personal
Área de atención al ciudadano
Atención de las consultas o solicitudes
Por solicitud específica
Usuarios Por los canales de comunicación dispuestos
Área de atención al ciudadano
Retroalimentación de los usuarios relativas a los productos y servicios, incluyendo las quejas de los clientes
Por solicitud específica
Usuarios Por los canales de comunicación dispuestos
Área de atención al ciudadano
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¿Qué? ¿Cuándo? ¿A quién? ¿Cómo? ¿Quién?
Comunicación con los proveedores externos
Por solicitud específica
Contratistas y proveedores
Por los canales de comunicación dispuestos
Supervisor de los contratos
Los procesos, productos y servicios a proporcionar
En la etapa contractual de los procesos
Proveedores externos
Página web del COPNIA SECOP
Área de Contratación
La aprobación de productos y/o servicios
Etapa contractual Proveedores externos
Actas de seguimiento Formatos de aprobación de pagos
Supervisor de los contratos
El control y el seguimiento del desempeño del proveedor externo a aplicar por la organización
Etapa contractual Proveedores externos
Actas de seguimiento Formatos de aprobación de pagos
Supervisor de los contratos
Las actividades de verificación o validación que la organización, o su cliente, pretenden llevar a cabo en las instalaciones del proveedor externo
Etapa contractual Proveedores externos
Contrato Supervisor de los contratos
10.2.9. COMUNICACIONES EXTERNAS EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO: procedimiento que
permite establecer los criterios y las responsabilidades para asegurar la correcta comunicación
externa en seguridad y salud en el trabajo en COPNIA, así como regular y asegurar la comunicación
entre COPNIA y terceras partes en seguridad y salud en el trabajo.
Responsabilidades:
Responsable de SST: Vigilar que se cumpla la normatividad para la contratación y los
procedimientos de operación establecidos.
Área contratación: Informar a los posibles proveedores y contratistas los requerimientos del
presente procedimiento.
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Verificar antes de la contratación del servicio o bien el cumplimiento de los requisitos
iniciales estipulados en el presente procedimiento para los contratistas o proveedores.
Informar al responsable de seguridad y salud en el trabajo de posibles incumplimientos por
parte de los contratitas o proveedores en ítems relacionados con SST.
Contratistas y/o proveedores: Conocer y ser conscientes de los peligros de sus actividades y
de los controles establecidos para disminuir la probabilidad o consecuencias de
posibles incidentes o accidentes de trabajo.
Reportar cualquier accidente, incidente o acción insegura que se presente en el desarrollo
de las actividades del contrato, así mismo deberá participar en la investigación de accidente
e incidentes que se presenten.
Realizar las actividades estipuladas en el contrato según los parámetros y controles
operacionales en SST.
Prestar su servicio con oportunidad, honestidad y amabilidad según los requerimientos
establecidos en el contrato.
Participar en las actividades SST programadas por el COPNIA a las cuales sean convocados.
Mensajes emitidos por COPNIA hacia sus diferentes públicos externos, encaminados a mantener o
mejorar sus relaciones con ellos, a proyectar una imagen favorable o promover sus productos y
servicios
Qué se debe comunicar
Dónde se genera la
información
Quién debe comunicar
A quién Medios Cómo Cuándo
Resultado de
la evaluación
de los
proveedores
frente a los
requisitos
del sistema
de gestión
de SST
Gestión
Humana
Gestión
Humana Al Proveedor
Virtualmente Comunicación
vía e-mail
Durante el
periodo
definido para
la revaluación
de los
proveedores
Riesgos y
Peligros de
seguridad y
SST SST
A todo el
personal,
contratistas,
visitantes, y
demás
Virtualmente
Comunicación
vía e-mail,
divulgación, en
Al ingreso a las
instalaciones
de la
organización.
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Qué se debe comunicar
Dónde se genera la
información
Quién debe comunicar
A quién Medios Cómo Cuándo
salud en el
trabajo
partes
interesadas
inducción y re
inducción
Reglamento
de Higiene y
Seguridad
SST SST
A todo el
personal,
contratistas,
visitantes, y
demás
partes
interesadas
Virtualmente Documento Físico
En la inducción y
re inducción,
cartelera,
documento
escrito
Al ingreso
como
trabajador o
contratista
Requisitos
legales y
otros
aplicables a
la
Organización
SST SST
A las partes
interesadas
conductores,
etc.
Presencial Documento físico
Jornadas de
Capacitación,
matriz legal
Cuando se
presenten
modificacione
s, o se
establezcan
nuevos
requisitos
Documento Físico
Manual del
Sistema de
Gestión ,
folletos
Objetivos,
metas y
programas
de del
Sistema de
Gestión
SST SST A todo el
personal
Virtualmente
charlas de
seguridad-
capacitaciones,
inducción y re-
inducciones
una vez al año
y/o según lo
requiera el
cumplimiento
de indicadores
Información
de
accidentes e
incidentes.
SST
SST, cuando
sean
accidentes
graves o
mortales la
alta dirección
ARL y demás
partes
interesadas
Documento Físico Registro de
reporte de la
ARL, documento
escrito
Cuando se
presente un
accidente /
incidente
Resultado y
plan de
inspecciones
SST SST Todos los
procesos
Documento Físico
Informes de
inspecciones
Cuando se
desarrollan
inspecciones
Políticas SST
y otras
políticas
SST SST A todo el
personal
Virtualmente
Comunicación
vía e-mail,
divulgación,
inducción ,
una vez al año,
Cada vez que
modifiquen o
se requiera
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Qué se debe comunicar
Dónde se genera la
información
Quién debe comunicar
A quién Medios Cómo Cuándo
Documento Físico
charlas ,
inducciones y re
inducciones,
documento
escrito
Procedimien
tos
operativos,
instructivos
y manuales
SST SST A todo el
personal
Documento Físico Virtualmente
socialización y
charlas de
seguridad ,
cartillas de SST,
inducción y re
inducción
Cada año ,
cada vez que
se modifiquen
o se requiera
Resultados
de la
comunicació
n y
participación
SST SST A todo el
personal
Documento Físico Virtualmente
vía email-
charlas-
carteleras
Cada vez que
se reporte en
una tarjeta
contacto
Gestión del
Cambio SST SST
A todo el
personal
según
corresponda
Documento Físico Virtualmente
socialización y
charlas de
seguridad ,
intranet,
cartillas de SST,
inducción y re
inducción,
Documento
escrito
Cada vez que
se genere un
cambio que
afecte al
sistema como
está
estipulado en
el
procedimiento
de la gestión
del cambio
Información
solicitada
por entes de
control en
temas de
SST
(Ministerios)
SST Alta dirección
Ente de
control
respectivo
Documento Físico Documento
escrito
Cada vez que
lo solicite el
ente de
control
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Qué se debe comunicar
Dónde se genera la
información
Quién debe comunicar
A quién Medios Cómo Cuándo
Actividades
o
capacitacion
es SST
SST Alta dirección Todo el
personal
Virtualmente Documento Físico
Cartelera, e-mail
Cuando se
programen
actividades o
capacitaciones
en SST
10.2.10. VOCEROS: El Consejo Profesional Nacional de Ingeniería tiene como voceros oficiales al
Presidente del Consejo o su delegado y el Director General de la entidad, serán ellos los encargados
de delegar la función en otras personas cuando sea necesaria una declaración o entrevista en medios
de comunicación.
Este procedimiento es acompañado por el área de Comunicaciones.
11. PÚBLICO
Es la persona receptora del mensaje de comunicación que se emita por el COPNIA.
11.1. PÚBLICO INTERNO
Servidores públicos: personal que presta sus servicios a la entidad.
Consejo Nacional: es el colectivo de la Alta Dirección de la Entidad. En su seno se decide, entre otros
temas, la plataforma estratégica y se delibera sobre los procesos disciplinarios en segunda instancia.
Consejo Seccional: es el colectivo de representatividad departamental o regional. Se establece y se
conforma según la Ley 842 de 2003; resuelve mediante actuaciones de primera instancia
contravenciones al Código de Ética Profesional del ejercicio de la ingeniería, de sus profesiones afines
y de sus profesiones auxiliares.
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11.2. PÚBLICO EXTERNO
Es todo ciudadano que puede interactuar con la Entidad, pero que no tiene una relación directa con
ella.
Profesionales matriculados.
Profesionales de ingeniería, profesiones afines y profesiones auxiliares.
Contratistas.
Proveedores.
Ministerios Públicos del Gobierno Nacional.
Consejos
Gremios
Asociaciones.
Organizaciones de egresados de las diferentes universidades.
Gobiernos territoriales.
Universidades públicas y privadas del país que en sus programas de formación profesional
ofrezcan ingeniería o programas afines a la ingeniería, que sean competencia del COPNIA.
Instituciones de formación técnica o tecnológica en profesiones auxiliares a la ingeniería, que
sean competencia del COPNIA.
Entes de control del Estado.
Control de cambios
No. Fecha Descripción del cambio o modificación
1 Enero /14 Primera emisión
2 Abril/15
Actualización del Manual de Comunicaciones en los siguientes contenidos:
Políticas de comunicaciones
Se separó del Manual de Identidad Corporativa
Se crearon otros canales de comunicación interna y externa
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No. Fecha Descripción del cambio o modificación
Se actualizó el marco conceptual
3 Julio/16 Se realizó la actualización en el contenido de las Redes Sociales
4 Octubre/17
Se actualizan la normatividad de comunicación
Se actualizó la información de Intranet
Se actualizó la información del correo electrónico
Se actualizó la información de los fondos de pantalla
Se actualizó la información de boletín COPNIA al día
Se actualizó la información de NotiCOPNIA
Se actualizó la información de cápsulas informativas
Se incluyó la información de comunicaciones en seguridad y salud en
el trabajo
Se actualizó la información de página web
Se incluyó la información de derechos de Autor
Se actualizó la información de redes sociales
Se actualizó la información de piezas gráficas publicitarias
Se incluyó la información de Comunicaciones en el Sistema de
Gestión de la Calidad ISO 9001:2015
LUIS RICARDO MORANTES AFRICANO GLORIA MATILDE TORRES CRUZ RUBEN DARIO OCHOA ARBELAEZ
PROFESIONAL ESPECIALIZADO ÁREA DE COMUNICACIONES
SUBDIRECTORA DE PLANEACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO
DIRECTOR GENERAL
ACTUALIZÓ REVISÓ APROBÓ