Manual de Comunicación y Visibilidad 2011-2012

Manual de Comunicación y Visibilidad2011-2012

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Intruducción

2.2.1.6 Reglas de contenido visual

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Presentación 5

1. Visibilidad Apropiada6

Audiencias Principales6

1.2 Planes de Comunicación y Visibilidad6

1.2.1 Plantilla del Plan de Comunicación y Visibilidad 6

1.3 Caraterísticas del Logotipo7

1.4 Elaboración y Ejecución 7

1.4.1 Plan Comunicación7

Plantilla de comunicación8

2 Técnicas y Métodos de Información9

2.1 Principios Básicos9

2.2 Otras Actividades10

2.2.1 Comunicados de Prensa10

2.2.1.1 Estructura del Comunicado 11

2.2.1.2 Título e introducción11

2.2.1.3 El cuerpo de texto11

2.2.1.5 El contenido del comunicado de Prensa 12

Index

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2.2.1.7 La información12

122.2.1.8 Distribución del Comunicado de Prensa

13Comunicado de Prensa

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21-22

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2.2.2 Ruedas de prensa

2.2.3 Visitas de Prensa

2.2.5 Páginas web

2.2.6 Paneles

Paneles

2.2.7 Placas conmemorativas

Placa conmemorativa

2.2.8 Banderines

2.2.9 Artículos promocionales

2.2.10 Fotografías

2.2.10.1 Selección de imágenes

2.2.11 Producciones audiovisuales

2.3 Visibilidad de tipos específicos

2.4 RADIO

MATRIZ LÓGICA DE COMUNICACIÓN

2.2.4 Folletos, informes y boletines informativos

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IntroducciónEl presente manual ha sido creado con el propósito de garantizar que todos los proyectos financiados por el Programa de Emergencia “RAN Guatemala” manejen visiones y estrategias de comunicación y visibilidad coherentes entre si, con el fin tanto de profundizar el impacto mediático y social de cada intervención, como de presentar el Programa y los proyectos como un actor único.

El manual trata principalmente de la comunicación, la identidad visual y escrita del Programa de Emergencia.

En él se establecen los requisitos u orientaciones relativos a reuniones informativas, materiales escritos, ruedas de prensa, presentaciones, invitaciones, etc.

El contenido de este manual es vinculante para cada socio del Programa. Cualquier modifición, en fase de ejecución de los proyectos, tienen que ser consensuada con el equipo del Programa de Emergencia.

Aparte de los elementos básicos de visibilidad estática e información, y teniendo en cuenta el contexto de cada acción, se anima a los contratistas, socios ejecutivos y ONG’S, siempre y cuando el presupuesto y los recursos disponibles lo permitan, a que elaboren un plan de comunicación y visibilidad que subraye de modo dinámico los efectos de las ayudas del Programa de Emergencia.

El presente documento sustituye al Manual de comunicación y visibilidad del Programa de Emergencia 2009/2010, que ha sido utilizado como precioso marco de referencia.

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PresentaciónLa identidad visual de un proyecto de Cooperación y de la Institución que lo promueve, es el conjunto de características formales y de mensajes que la institución decide asignar a su forma de comunicación, manejando estas características como directivas que se deberán de tomar en cuenta para el diseño y realización de productos comunicativos que son parte de la gestión de la imagen de la Institución.

El Programa de Emergencia, ejecutado por la Oficina de Cooperación de la Embajada de Italia en Guatemala e implementado por las ONG italianas en conjunto con sus contrapartes locales, es el resultado del esfuerzo conjunto de estas entidades, con la participación estratégicas de otros actores más, tanto locales como italianos: por esta razón es necesario orientar criterios que permitan visibilizar la imagen de cada proyecto y de cada uno de los actores que lo realizan en el ámbito de un marco más amplio, coherente con la estrategia general del Programa y con los valores de la Cooperación Italiana .

Las indicaciones contenidas en este sintético manual de comunicación y visibilidad son manifestadas para asegurar que los proyectos financiados por el Programa de Emergencia reconozcan de manera visible el suporte de la Cooperación Italiana y de la Embajada de Italia en Guatemala.De esta manera el Programa de Emergencia puede garantizar una identidad integral, coordinada y armónica, aunque actúe o se presente en contextos diferenciados, estableciendo así una línea de continuidad básica con sus públicos directos e indirectos, tanto en Guatemala como en Italia.

Sin embargo, la identidad e imagen del Programa Emergencia en Guatemala no está representada solo por los elementos visuales (logos, afiches, pancartas, placas, materiales informativos), sino también por todas las prácticas comunicativas de apoyo y respaldo a los objetivos del proyecto y que pretenden modificar actitudes (campañas de sensibilización e información, seminarios, etc.) y aptas también a informar sobre los resultados, tanto en el País como en Italia.Por lo tanto antes de emprender cualquier práctica comunicativa (visibilidad, información, comunicación) es oportuno que socios encargados de la actuación de los proyectos se coordinen con el equipo del Programa de Emergencia y en particular con la Oficial de Comunicación y el Coordinador.

La comunicación alcanza sus objetivos cuando se planifica en el marco de una estrategia participada y compartida. Además, la utilización conjunta de múltiples medios que usan diferentes canales de comunicación, en coordinación y con criterio de mutuo apoyo e intercambio permanente de informaciones entre el Programa Emergencia “RAN Guatemala” y las ONG’S (y a través de ellas con los demás actores involucrados), permite obtener resultados más eficaces y rentables.

Para garantizar coherencia a todas las acciones comunicativas que se llevan a cabo es necesario:

Investigar y fijar los objetivos de la comunicación

Concretar a quien nos dirigimos y determinar los diferentes grupos meta

Formular los mensajes

Elegir cuidadosamente los canales más efectivos y eficientes.

Proceder al seguimiento e Intercambio de información

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Visibilidad

En la realización de todos los proyectos o programas, las actividades de comunicación deben de adecuarse según sea la necesidad del área.

Con la finalidad de que la comunicación sea lo más eficiente posible se presentan a continuación las siguientes premisas:• Las actividades deben ser oportunas.• La información utilizada debe ser correcta y precisa.• Las actividades deben coordinarse estrechamente con el Programa de Emergencia• Es preciso dirigirse a las audiencias adecuadas.• Los mensajes deben interesar a las audiencias destinatarias.• Las actividades deben ser apropiadas en cuanto a los recursos empleados y a los efectos esperados.

Es necesario dejar un margen prudencial que permita a las ONG’S y a sus contrapartes, aprovechar cualquier oportunidad que pueda seguir y que esté fuera o dentro de las planificaciones.

Con el fin que la comunicación sea eficiente, es importante mencionar que se tiene que identificar claramente el público objetivo en los planes de comunicación. En esta parte de la planificación de ser posible se tendría que tomar en cuenta a personas influyentes (no necesariamente del sector público), a líderes de comunidad. Los planes de comunicación se tienen que centrar en la población del área, para que estos tengan un mejor resultado.

Debe incluirse un plan de comunicación en el que se indiquen las actividades de comunicación externa (por ejemplo una rueda de prensa, comunicado de prensa, video, panel, etc) que deben emprenderse en las fases principales del período de ejecución de la acción. El grado de detalle debe ser acorde con la naturaleza, el alcance y el coste de las actividades de comunicación previstas.

Las ONG’S o sus contrapartes locales deben elaborar un plan de comunicación y visibilidad que se acordará con el personal del Programa.

A este respecto, podría ser útil la plantilla que se muestra a en la página 8. En principio, debe basarse en la sección de ejecución de la matriz de visibilidad. Esta matriz es una herramienta sencilla que ha sido ideada con el fin de ofrecer unas líneas directrices básicas sobre los elementos principales de las actividades de comunicación en las diversas fases del ciclo del proyecto.

1. Visibilidad Apropiada

Audiencias Principales

1.2 Planes de Comunicación y Visibilidad

1.2.1 Plantilla del Plan de Comunicación y Visibilidad

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A fin de realizar las actividades de comunicación financiadas en virtud de los convenios, el personal del Programa de Emergencia, ONG’S y sus contrapartes locales deben de tener en cuenta los siguientes puntos:

• Métodos de comunicación elegidos y los mensajes transmitidos deben ser compatibles con las normas sociales o religiosas vigentes en el lugar en que se lleve a cabo la actividad de comunicación.• Las actividades deben respetar el ámbito local.• En las actividades de comunicación, debe de tratar de trabajar la lengua local en toda la medida posible, para obtener una mejor comprensión de los mensajes por parte de las comunidades locales.

Las ONG’S pueden poner directamente en práctica actividades de comunicación y visibilidad, programas más pequeños con el apoyo técnico y gráfico del Programa de Emergencia (suministro de folletos, asistencia en cuanto a relaciones con la prensa, etc.).

Siempre prevalecerán las obligaciones normalizadas de elaboración de informes previstas en las disposiciones de contratos, convenios de financiación y convenios de contribución específicos. Ademas, se solicita cada ONG socia del Programa a formular la estrategia de comunicación y remitirla -las primeras dos semanas de ejecución de cada proyecto- al Programa de Emergencia, ségun el formato que sigue.

1.4 Elaboración y Ejecución

1.4.1 Plan Comunicación

1.3 Caraterísticas del Logotipo

Nota: El logotipo del Programa de Emergencia incluye los logos Institucionales del Gobierno Italiano y más detalladamente de su Embajada en Guatemala y de la Cooperación Italiana del Ministerio de Asunto Exteriores que financia el Programa de Emergencia.

Las versiones electrónicas del logotipo color en fondo blanco; blanco y negro; y color en fondo azul - se encuentran disponible -en baja y alta resolución (.JPG; .TIF) en la Oficina del Programa de Emergencia. Para solicitarlo dirigirse a Hector Faggioly, Encaragado de Comunicación, a la siguiente dirección mail:

[email protected]

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Plantilla del plan de comunicación y visibilidadEstrategia general de comunicación

1. Objetivo general del Plan de Comunicación y Visibilidad

2. Grupos destinatarios(Comunidad, rango de edad, prensa, instituciones nacionales e internacionales, etc.)

3. Objetivos concretos para cada grupo específico, relacionados a las tres fases de desarrollo del proyecto (inicio del proyecto, ejecución, fase conclusiva; ver matriz pagina 22).

Ejemplos de objetivos de comunicación:

• Asegurar que la población beneficiaria conozca las funciones de las actividades y de los resultados de cada proyecto.• Sensibilizar a la comunidad sobre temas específicos.• Dar a conocer propósitos y/o resultados del proyecto a los medios de comunicación.

4. Actividades principales de comunicación y visibilidad que prevén llevar a cabo durante el período cubierto por el plan de comunicación y visibilidad (por cada uno de los objetivos antes mencionados).

Debe incluirse información sobre:

• La naturaleza y la ventaja de las actividades previstas (ejemplo: inauguración, video, paneles, programa de radio, muestras fotográficas, ruedas de prensa, etc.)• Nombre de la persona de la ONG responsable en cuanto a la ejecución de las actividades.

5. Cumplimiento de los objetivos de comunicaciónDeben incluirse por lo menos 3 indicadores de resultados para cada una de las actividades propuestas.

6. Recursos financieros»» Presupuesto previsto en el marco del proyecto para ejecutar el Plan de Comunicación y Visibilidad.

<<Fin>>

Nota: Esta matriz solo representa una proyección; estará claramente sujeta a los cambios impuestos por el desarrollo de cada proyecto.

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Medios tradicionales y populares de comunicación como la radio, el teatro, la danza, los espectáculos de marionetas, el cine y la poesía popular, así como la prensa rural asociada con programas de alfabetización, radio novelas, radio revistas y los materiales audiovisuales, pueden ser muy eficaces para estimular las actividades comunitarias, sensibilizar sobre temas específicos y divulgar información relativa al desarrollo local.

La capacidad de comunicación interpersonal también es necesaria a quienes realizan actividades de sensibilización sobre el terreno para desempeñar con más eficacia su labor con la población local, especialmente si los mensajes se vehiculan en los idiomas propios de los diferentes grupos nativos.

Estas competencias incluyen la utilización de técnicas como debates de grupo, material ilustrado, entre ellos rotafolios, power points y otros medios tales como el vídeo y elementos audiovisuales que pueden utilizarse para compartir ideas e inducir a la reflexión, o como parte de un método de capacitación basado en la presentación, el debate y la práctica.

La capacidad de comunicación interpersonal permite mejorar las actividades a todos los niveles, reforzar la gestión y el trabajo en equipo.

Antes de poner en marcha cualquier actividad de información, comunicación o visibilidad, las ONG´S y sus contrapartes locales deben de dirigirse al Responsable de Comunicación del Programa de Emergencia.

Esta persona es la responsable de coordinar las estrategias de comunicación del Programa de Emergencia “RAN”.

Asimismo, dicho responsable puede brindar información sobre asuntos relacionados con los derechos de Propiedad Intelectual (derechos de producción, etc.). El Coordinador del Proyecto de ONG debe participar siempre en las relaciones que se mantenga con los responsables de prensa e información.

Las ONG’S y sus contrapartes deben de utilizar sus propios papeles con membrete u hojas introductoria de fax, pero siempre deberán incluir la mención <<Este Proyector está Financiado Por El Programa de Emergencia “RAN” Guatemala>>, así como el logo del Programa de Emergencia y el logo de la República de Italia.

La identidad gráfica del Programa de Emergencia debe tener Idéntico tamaño y estar situada en lugar igual de importante que ONG y su contraparte.

Las ONG’S y sus contrapartes locales son responsables de dar publicidad suficiente a la acción que están llevando a cabo, así como al apoyo recibido del Programa de Emergencia “RAN”.

Es posible que durante el desarrollo de los proyectos sea necesario implementar diferentes actividades. En cualquier caso, las actividades de comunicación deben centrarse en los logros y efectos que se han obtenido. NO SE DEBERA DE HACER MENCIÓN SOBRE PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y PROCEDIMIENTOS LLEVADOS ACABO POR MEDIO DE LA ADMINISTRACIÓN, ya que estos procesos no son importantes para los medios de comunicación.

A continuación se le brindará algunas herramientas para posibles actividades de comunicación que podrían ser útiles a la hora de elaborar el plan de comunicación y visibilidad, así como cuando existan actividades imprevistas.

2 Técnicas y Métodos de Información y Sensibilización

2.1 Principios Básicos

Adaptación del plan de comunicación y visibilidad a los diversos tipos de acción

Información y Sensibilización

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Entre los distintos elementos que pueden formar parte de un plan de comunicacióny visibilidad destacan los siguientes:

• Comunicados de prensa (Ver punto 2.2.1).• Ruedas de prensa (Ver punto 2.2.2).• Visitas de prensa (Ver punto 2.2.3).• Folletos, informes y boletines informativos (Ver punto 2.2.4).• Páginas web (Ver punto 2.2.5).• Paneles (Ver punto 2.2.6).• Placas conmemorativas (Ver punto 2.2.7).• Banderines (Ver punto 2.2.8).• Artículos promocionales (Ver punto 2.2.9).• Fotografías (Ver punto 2.2.10).• Producciones audiovisuales (Ver punto 2.2.11).

A continuación se ofrecen líneas directrices básicas relativas a estos elementos.En el se incluyen plantillas para los diversos productos de comunicación.

Los comunicados de prensa suelen ser una herramienta muy útil de las actividades de comunicación relativas a las acciones realizadas. Como norma general se recomienda difundir el comunicado de prensa al inicio de los componentes más detacados de los proyectos.

Como norma general los aliados de los programas no deben emitir comunicados de prensa ni efectuar declaraciones públicas, a no ser que lo haya autorizado la ONG socia y contratista del Programa.

El comunicado debe de incluir el logotipo del Programa de Emergencia y del Gobierno italiano, mencionar que la financiación procede del Programa de Emergencia, mencionar el importe de dicha financiación en la moneda local y en dólares. Si está prevista la celebración de una rueda de prensa, el comunicado de prensa debe incluir el nombre de los representantes del Programa de Emergencia que asistirán a dicho encuentro, siempre y cuando sea pertinente.

Las relaciones con la Prensa en Italia también son muy importantes. En particular, la participación de la Cooperación Descentralizada, organizaciones y empresas italianas en el marco de los proyectos merece la debida difusión a través de los medios italianos locales/regionales/nacionales.

Un comunicado de Prensa debe incluir los siguientes elementos:

* Un encabezado.* Un texto Introductorio (que se incluya un resumen de los hechos esenciales).* El texto principal de la noticia.* Referencias.* Datos del contacto con quien deben de referirse para obtener información adicional.

2.2 Otras Actividades

2.2.1 Comunicados de Prensa

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El comunicado de prensa debe de llevar la siguiente estructura:

• Titular• Texto introductorio• Contenido• Referencia

Al momento de llevar a cabo el comunicado de prensa este puede llevar un texto introductorio; este podrá ser de 5 a 10 líneas como máximo. En el desarrollo del comunicado se debe de tomar en cuenta que este debe de responder a las 5 interrogantes. (Qué, Cómo, Cuándo, Donde, Por qué).

Al momento de trabajar el titular por lo general debe de tener una sola línea y debe de ser en tiempo presente. No se debe de empezar con una cifra.

En el titular se debe de enlazar con un tema importante a la región o a la comunidad a donde va dirigido.

Reafirma el contenido de la introducción y responde a las 5 interrogantes, se puede hacer mención a citaciones de algún documento o persona (máximo 2).

Siempre que sea posible, el comunicado debe de trabajarse en una de las caras de una página A4. Si es necesario utilizar más de una página, se deberá de indicar en la parte inferior de cada página la siguiente mención <<continúa>>. Al término del documento, debe indicarse siempre la mención <<Fin>>>.

Después de la mención <<Fin>>, el comunicado de prensa debe indicar el nombre de al menos una persona a la que el periodista pueda dirigirse para obtener cualquier tipo de información adicional. Si es posible se deberá de ofrecer los números telefónicos donde puedan encontrar al contacto.

2.2.1.1 Estructura del Comunicado de Prensa

2.2.1.3 Título e introducción de contenido

2.2.1.4 El cuerpo de texto

El contenido debe de llevar las siguientes caracteristicas:

• Los comunicados de prensa no son burocráticos, no contienen jergas ni dialectos, no utilice la terminología “NGO’s”.• Deben de limitarse a la documentación oficial.• Deben de cumplir con la regla de las 5 preguntas

o Qué o Cómo o Cúandoo Dóndeo Porqué

• Recuerde que se está hablando de personas.

2.2.1.6 El contenido del comunicado de Prensa

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* Reducir el impacto visual lo máximo posible* Se pueden usar viñetas* Es permitido subrayar los puntos más importantes pero máximo 2* El comunicado debe de ser de preferencia de una página.

Si el comunicado acompaña a alguna actividad:

• Debe ser enviado por vía fax/ e-mail con uno o dos días de anticipación.• Se puede distribuir copias en la sala • Llamar para confirmar que el comunicado fue recibido.

Si el comunicado no acompaña a alguna actividad,

• Enviar el comunicado vía E-mail o vía Fax• Enviar el comunicado máximo con uno o dos días de anticipación con respecto a la fecha en que se quiere que sea publicado y verificar de recibido (se debe de llamar antes de las 17h00).

Al momento de la realización del comunicado de prensa se debe verificar que toda la información que se esté colocando en el mismo sea 100% verídica y que no haya datos inconclusos o datos erróneos.

2.2.1.7 Reglas de contenido visual

2.2.1.9 Distribución del Comunicado de Prensa

2.2.1.8 La información

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Comunicado de Prensa

Comunicado de PrensaNombre del Proyecto

TitularTexto Introductorio

Texto Principal de la noticiaLos comunicados de prensa pueden ser una componente muy útil de las actividades de comunicación relativas a las acciones que se inscriben en los proyectos.

<<FIN>>Referencias

(Datos del contacto con quien deben de referirse para obtener información adicional)

Este proyecto está finaciado por el Programa de Emergencia “RAN Gauatemala” de la Cooperación Italiana

Un proyecto llevado a cabo por ... (nombre ONG Italiana) en Colaboración con ... (Contraprarte Local)

NOTA: Como norma general, el comunicado de prensa debe emitirse al inicio de todas las acciones más importantes.

Siempre que la ONG emita el comunicado de prensa en el contexto de la acción, deberá previamente ponerse en contacto con el Responsable de Comunicación del Programa Emergencia.

Las relaciones con la Prensa en Italia también son muy importantes. En particular, la participación de la Cooperación Descentralizada, organizaciones y empresas italianas en el marco de los proyectos merece la debida difusión a través de los medios Italianos locales/regionales/nacionales.

ONG Italiana Contraprarte Local

Pie de página

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Si el comunicado acompaña a alguna actividad:

• Debe ser enviado por vía fax/ e-mail con dos días de anticipación. • Se puede distribuir copias en la sala • Llamar para confirmar que el comunicado fue recibido.

Si el comunicado no acompaña a alguna actividad,

• Enviar el comunicado vía E-mail o vía Fax• Enviar el comunicado Máximo con dos días de anticipación y verificar de recibido, se debe de llamar antes de las 17h00.

Las visitas realizadas por los periodistas a los proyectos pueden ser oportunidades de visibilidad. Las visitas tienen que ser programadas con anticipación y tomar en cuenta los resultados tangibles que se llevan hasta el momento. Siempre que sea posible un representante del Programa de Emergencia deberá de acompañar a los grupos de periodistas que visitan el área.

Las publicaciones que se trabajen como folletos, informes, boletines informativos pueden ser de gran ayuda para comunicar los resultados que se van obteniendo de los proyectos.

Los folletos pueden proporcionar información básica y la dirección en la que se puede conseguir información adicional sobre el proyecto.

Una de las características de los boletines es que tienen un periodo de publicación cada cierto tiempo definido. Y estos pueden ser utilizados para informar sobre los avances de los proyectos.

Las publicaciones deben siempre adaptarse al público al que se va a dirigir el mensaje y centrarse en los resultados obtenidos en el plan de acción, no en detalles financieros o administrativos. El contenido del boletín debe de ser breve y conciso. Las Publicaciones deben de ser acompañadas de imágenes de las personas implicas en la ejecución del lugar.

Todos los materiales elaborados en papel deberán de estar disponibles en formato digital, de modo que puedan enviarse por correo electrónico y subirse en una página internet. En los casos en que se produzcan materiales impresos en papel, es necesario determinar el alcance de la distribución (listas de direcciones de correo).

Todo informe o folleto debe de incluir el logotipo del Programa de Emergencia y la cláusula de exención de responsabilidad, al igual que las características del proyecto y nombre del mismo.

Debe de enviarse copia de las publicaciones, incluidas las electrónicas, al Programa de Emergencia.

En la siguiente pagina se propone un modelo de folleto (trifoliar)

2.2.2 Ruedas de prensa

2.2.3 Visitas de Prensa

2.2.4 Folletos, informes y boletines informativos

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Informaciones sobre el proyecto tienen que ser insertada en la página web institucional de cada ONG italiana, que además tendrá que tener un link la página del Programa de Emergencia www.cooperaitalia.org, en este momento en fase de construcción.

Los trabajos de infraestructura que se lleven a cabo por parte de las ONG’S y sus contrapartes locales con el financiamiento del Programa de Emergencia pueden identificarse como tales por medio de paneles en los que se describa la acción. Los paneles tienen que ser colocados en un área donde puedan ser visibles para las personas que pasan por el lugar. Este panel tiene que colocarse desde un principio de la ejecución del proyecto y ser retirado 6 meses después de su finalización.

Las ONG’S y sus contrapartes también deben de instalar un panel con el cual promover la acción que se está financiando por medio del Programa de Emergencia en eventos o cualquier otra actividad. Los paneles no poseen una medida estándar; esta se trabajara en base al contenido que esta contenga. Es posible realizar el panel a un bajo costo: no vinílico adhesivo, el cual debe de llevar el logo del Programa de Emergencia adecuadamente colocado en la parte inferior izquierda.

La colocación de los logos de las ONG’S y su contrapartes locales deberá ser en la parte inferior derecha.

2.2.5 Páginas web

2.2.6 Paneles

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Panel

Esta escuela fue reconstruida con el apoyodel Programa de Emergencia “RAN Guatemala”

de la Cooperación Italiana

Proyecto finaciado por el Programa de Emergencia

“RAN” Guatemala dela Cooperación Italiana

Con la Participación de INSTITUCIÓN LOCAL

Un proyecto llevado a cabo por ... (nombre ONG Italiana) en Colaboración con ...

(Contraprarte Local)

La colocación de placas conmemorativas permanentes constituye un medio eficaz para reconocer la participación del Programa de Emergencia en la construcción o la planificación de estructuras permanentes como viviendas, clínicas, puestos de salud, centros de salud, centros de convergencia, escuelas, muros de contención, etc.

Como parte de la ceremonia de inauguración de las infraestructuras realizadas o financiadas en parte o totalidad por el Programa de Emergencia la placa deberá de colocarse en un lugar visible en la infraestructura. La placa puede llevar la siguiente mención << Este NOMBRE DE LA INFRAESTRUCTURA ha sido financiado por el Programa de Emergencia “RAN Guatemala” de la Cooperación Italiana (la expresión “de la Cooperación Italiana” siempre tiene que ser prevista)>>.

El logo de la ONG implementadora es importante. ¡Tiene que estar!

2.2.7 Placas conmemorativas

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Placa Conmemorativa

Esta Puesto de Salud fue construido con el apoyodel Programa de Emergencia “RAN Guatemala”

de la Cooperación Italiana

Proyecto finaciado por el Programa de Emergencia

“RAN” Guatemala dela Cooperación Italiana

Con la Participación de INSTITUCIÓN LOCAL

Un proyecto llevado a cabo por ... (nombre ONG Italiana) en Colaboración con ...

(Contraprarte Local)

NOTA: COMUNICACIÓN EN ITALIAEs de suma importancia que cada proyecto pueda ser conocido también en el territorio italiano, tanto a través de las ONG ejecutoras como a través de los actores del Sistema Italia involucrados en la implementación de los proyectos (empresas privadas, cooperación descentralizada, asociacionismo, etc.). Un puente de comunicación de este tipo permitiría informar a los ciudadanos italianos y los tomadores de decisión del trabajo impulsado en Guatemala por la Cooperación Italiana, sentando las bases para alcanzar y canalizar aportes de distinta naturaleza y favoreciendo el fortalecimiento de los lazos de solidaridad y amistad entre Italia y Guatemala/Centroamérica. Además, un buen flujo de comunicación entre los dos países agilizaría el despliegue de procesos formativos y de concientización importantes, capaces de difundir una adecuada cultura de la cooperación sobre todo en los principales centros educativos de nuestro País, cuáles podrían ser, entre los demás, las escuelas primarias y secundarias. Es de suma importancia también lograr impactos a nivel local a través de RADIO, TV, PRENSA ESPECIALIZADA, JORNADAS TEMÁTICAS QUE SE DEN A NIVEL ACADÉMICO O COMUNITARIO.

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Siempre que sea posible en la estrategia de comunicación visual de los proyectos, se deberá elaborar banderines de tela o plásticos. El propósito de esto será servir de telón de fondo para la realización de eventos.

Se podrán distribuir artículos promocionales siempre y cuando se disponga de una estrategia de comunicación de acción. Todo tipo de artículos promocionales (payeras, gorras, lapiceros, etc.) pueden ser contemplados por las ONG’S y sus contrapartes locales para uso de material de apoyo para sus actividades de información y comunicación. Deberá de consultarse con el responsable de Comunicación del Programa de Emergencia.

Los artículos promocionales deberán de incluir por lo menos el logotipo del Programa de Emergencia y de la ONG socia.

Se deberá de documentar fotográficamente en los casos que sea posible los avances de los proyectos y eventos realizados. De manera de que se puedan utilizar en materiales de comunicación.

A continuación se presentan algunas sugerencias a seguir para las ONG’S y sus contrapartes:

Las fotografías elegidas deben ser las que mejor ilustren los resultados y las repercusiones, y deberán corresponder con las informaciones escritas que se den sobre el proyecto. Al igual que ocurre con los materiales escritos, las personas implicadas en la acción constituyen el centro de atención y no así los responsables implicados en ejecutar la acción.

2.2.8 Banderines

2.2.9 Artículos promocionales

2.2.10 Fotografías

2.2.10.1 Selección de imágenes

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Como norma general, se utilizará fotografía digital con objeto de facilitar la reproducción en páginas web y en otros materiales informativos (para la elaboración de materiales impresos, la norma mínima de calidad es de 300 dpi).

Se deberá de enviar copia electrónica de las fotografías tomadas al Responsable de Comunicación del Programa de Emergencia.

* El nombre y la información de contacto de la persona que remite las fotos.* El nombre de la ONG o la persona que es titular de los derechos de reproducción de la fotografía.* Mes de la realización de la acción a la que corresponde la foto y el área donde se tomó la imagen (comunidad, municipio, departamento).

El Programa de Emergencia tendrá derecho a utilizar o reproducir las fotografías incorporadas a los mencionados archivos sin obligación de pagar derechos de autor.

La utilización de audiovisuales es un muy buen elemento de comunicación visual, pero al mismo tiempo es un elemento de muy alto costo de producción, por lo que se recomienda que se elabore sólo cuando exista realmente la oportunidad de una distribución clave a través de los medios de comunicación, guatemaltecos e italianos. Esto no quiere decir que no se puedan producir videos de corta duración (10-15 minutos) capaces de destacar el trabajo llevado a cabo por el Programa de Emergencia de la Cooperacion Italiana. Paralelamente a la edicion completa, se sugiere preparar un version resumida de 3-4 minutos para su difusión en el web.

Al igual que en los puntos anteriores estos materiales deben de reconocer el apoyo por parte del Programa de Emergencia mostrando el logotipo al principio y la final de la producción. Al igual que en las fotografías es necesario que se envíe copias en formato final de distribución y en formato de editable; estos archivos deben de ser entregados al responsable de comunicación del Programa de Emergencia.

El Programa de Emergencia tendrá derecho a utilizar o reproducir el material audiovisual producido en el marco de los proyectos de emergencia sin obligación de pagar derechos de autor.

Es posible que para algunos tipos de acciones lo más adecuado sea prever actividades de carácter más específico.

Los proyectos con relación a infraestructuras (edificios, centros de salud, etc.) y otras acciones (las relacionadas con la agricultura, la gestión del agua, etc.) ofrecen las mayores oportunidades para efectuar importantes actividades de comunicación, dada la repercusión directa que la acción probablemente tendrá en la mejora de vida de la población.

Aparte de las actividades de visibilidad estática, como la colocación de señales y de otros indicadores visibles, las actividades de comunicación pueden centrarse en la explicación de los efectos de la acción en cuanto a la mejora de la vida cotidiana de los ciudadanos (viviendas, mejores centros de salud, centro de recuperación nutricional, cambiamientos, albergues, etc.).

2.2.10.2 Archivos fotográficos

2.2.11 Producciones audiovisuales

2.3 Visibilidad de tipos específicos de acciones

2.3.1 Acciones relacionadas con las infraestructuras

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Los programas de la radio rural pueden ser instrumentos muy útiles para promover campañas de sensibilización, difundir información, estimular un debate entre la población involucrada en los proyectos, cambiar actitudes. Programas, cuñas y spot radiales pueden resultar sumamente eficaces cuando se realizan en idiomas locales, teniendo en cuenta las tradiciones culturales y la participación de los oyentes.

Se recomienda, en el caso de producciones radiofónicas (y también televisivas) compartir con el Programa de Emergencia ”RAN Guatemala” de la Cooperación Italiana las siguientes informaciones:

En el caso de producciones radiofónicas, sean en vivo o grabadas, deberá considerarse en entrada y en salida del material radial (sea spot y/o microprograma) un texto que exprese: este es un mensaje/iniciativa de: <nombre de la ONG italiana en colaboración con la ONG local > financiada por el Programa de Emergencia “RAN Guatemala” de la Cooperación Italiana. Ejemplo de definición para los segmentos:

Para las producciones audiovisuales se seguirá la misma pauta que para los materiales/medios informativos mencionados anteriormente, por lo que está relacionado con el intercambio de informaciones con el Programa de Emergencia y por los aspectos de visibilidad. Tanto en la carátula del video (primera secuencia) como al final del producto, deberán de aparecer los logos del Programa, de las ONG’S ejecutoras y de sus socios, así como el título del video; al final del video nuevamente deberán aparecer dichos logos en un máximo de tres segundos.Se recomienda que los materiales audiovisuales sean de corta duración, de alta calidad y visualmente atractivos para posibilitar la posterior difusión en televisión.

2.4 RADIO

Tipo de medio: radio local, nacional, etc.

Nombre del medio:

Persona de contacto:

Cobertura: territorio municipal, departamental, nacional, etc.

Tipo de elemento comunicativo: Cuña radial; radio revista; segmento pregrabado, etc.

Hora de emisión y duración:

Contenidos:

Grupos meta:

Objetivos de la Comunicación:

Entrada Introducción Desarrollo Conclusión Cierre de la Temática

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Los programas de la radio rural pueden ser instrumentos muy útiles para promover campañas de sensibilización, difundir información, estimular un debate entre la población involucrada en los proyectos, cambiar actitudes. Programas, cuñas y spot radiales pueden resultar sumamente eficaces cuando se realizan en idiomas locales, teniendo en cuenta las tradiciones culturales y la participación de los oyentes.

La Matriz de comunicación que se presenta a continuación es una herramienta, flexible, creada para facilitar el desarrollo, en el ámbito de cada uno de los proyectos, de una estrategia de comunicación dinámica y coherente con los objetivos del Programa de Emergencia Guatemala.

LAS ACTIVIDADES DE COMUNICACIÓN DEBEN PRODUCIRSE DURANTE TODO EL CICLO DE VIDA DEL PROGRAMA/PROYECTOS Y SER OPORTUNAS.

Con el fin de adecuar las actividades de visibilidad y sensibilización a las fases específicas de la acción (o del ciclo del proyecto) y a al público destinatario, pueden utilizarse las indicaciones incluida en la matriz que ofrece un panorama general de los tipos de actividades de visibilidad/información/sensibilización más adecuados en los diferentes momentos. La Matriz Lógica de Comunicación individúa tres fases de acción en correspondencia a los tres momentos principales en el ciclo de proyecto: INICIO/EJECUCIÓN/CONCLUSIÓN.Las fases del ciclo del proyecto ofrecen el marco para la planificación de objetivos y actividades que son distintas en cada momento.

En la fase de LANZAMIENTO del Programa/Proyectos, las acciones comunicativas emprendidas ponen las bases para lanzar también un proceso de VISIBILIDAD que a partir de este momento se irá amplificando y colmando conformemente a los logros y a las repercusiones que tendrán las actividades del Programa/Proyectos.

En la fase de EJEUCCIÓN, Programa y proyectos entran el vivo del desarrollo de sus actividades y las prácticas comunicativas se ponen al servicio de los objetivos principales de las intervenciones y están finalizada a respaldar los cambios que se quieren originar con respecto a temas específicos: SENSIBILIZAR Y CONCIENTIZAR son los objetivos comunicativos clave y los resultados se medirán gracias a los indicadores ya individuados en el documento de proyecto y más precisamente en el marco lógico que se ha diseñado.

La FASE CONCLUSIVA coincide con acciones comunicativas miradas a socializar los logros y las buenas prácticas y por lo tanto a la VISIBILIDAD MÁXIMA que le pertenece a una intervención de CALIDAD.

Es la calidad de un Programa/Proyecto que, conjuntamente a prácticas comunicativas eficaces y adecuadas (mediante el utilizo de herramientas oportunas y tras la elección de públicos destinatarios claves), consiente a las buenas prácticas de ser replicadas y a la Organización que la promueve a volver a apostar en la metodologías adoptadas.

NOTA: Se les solicita a las ONG’S presentar un informe mensual sobre los avances desde antes que de inicio el proyecto hasta su finalización. Este informe debe de ir respaldado con imagenes o videos del desarrollo de los proyectos y de sus actividades.

Matriz LÓGICA DE COMUNICACIÓN

ACTIVIDADES DE

COMUNICACIÓN Y GRUPOS

OBJETIVOS/FASE DE

PROYECTO

OBJETIVO DE

COMUNICACIÓNRESPONSABILIDAD*

POBLACIÓN

BENEFICIARIAS/GRUPO

META

HERRAMIENTAS MÁS

APROPRIADA y TIPO DE

ELEMENTO COMUNICATIVO

COMUNICACIÓN EN ITALIA EVALUACIÓN/MONITOREO

INICIO DE PROYECTO

Lanzamiento del

Programa/Proyect

os: en esta fase la

socialización de la

información sobre

dimensión,

objetivos y

estrategias de las

intervenciones son

orientadas a

activar un proceso

de VISIBILIDAD .

a) Programa

Emergencia;

b) ONG ejecutora; c)

Otros

socios/contrapartes.

a)evento/ceremonia pública

con participación de

Instituciones Guatemaltecas,

Organizaciones

Internacionales, medios de

comunicación y principales

actores estrategicos;

b)presentación del proyecto a

las instituciones locales,

contrapartes; comunidades

beneficiarias.

c) socialización de los

contenidos del

Programa/Proyecto con

actores claves a nivél nacional,

internacionál y en el territorio.

a) evento público: comunicado

de prensa y rueda de Prensa;

distribución de material

ilustrado;

b) evento público en las

comunidades; comunicado de

prensa; presentación Power

Points; exhibición de Paneles,

pancartas, etc.

c) mesas temáticas; encuentros

de coordinamiento; diffusión de

comunicados de prensa

concertados.

a) hacia el MAE (publicación de la

noticia del lanzamiento del Programa

en la página web del Programa); hacia

medios de comunicaciones nacionales;

b) hacia la sede Central (publicación

del lanzamiento del proyecto en la

página web de las ONG'S); hacía las

sedes de las demás entidades

involucradas (publicación en las

páginas web de las contrapartes

italianas); hacia los medios de

comunicación locales.

c) Publicación en las páginas web.

a) indicadores de resultados para cada una de

las herramientas propuestas: monitoreo de

impactos en prensa, radios y en el web (en

Guatemala y en Italia);

b)indicadores de resultados para cada una de



Guatemala‐medios locales‐ y en Italia).

c) indicadores de resultados para cada una de


impactos en prensa, radios y en el web.

EJECUCIÓN

SENSIBILIZACIÓN:e

n esta fase las

prácticas

comunicativas son

de apoyo y

respaldo a los

objetivos de las

intervenciones y

están orientadas a

CONCIENTIZAR

sobre temas

especificos y,

posiblemente, a

proucir cambios de

actitudes.

a) Programa

Emergencia;

b) ONG ejecutora;

c) Otros


a) identificación de públicos

especializados (ej.públicos que

responden a intereses

particulares); transmissión de

informaciones especificas al

MAE;

b) specificar el/los grupos meta

de la sensibilización en

respaldo a los objetivos del

proyecto (ej; mujeres

beneficiarias de cursos de

alfabetización; población

beneficiarias de campañas de

información sobre la

protección del medio

ambiente; igiene y salud;

manejo sustenible del recurso

agua; seguridad alimentaria,

gestión del riesgo;

participación activa de las

redes de voluntariado etc.).

c) identificación de públicos

que responden a intereses

particulares.

a) Video (cortometraje);

Fotografías (muestras),

apariciones en prensa

especializada; página web; visitas

de personalidades a los

proyectos; mesas de

coordinamento temáticas;

conferencias;

b) anuncios en radio (Cuña

Radial, Radio Revistas, etc); y

televisión (Segmentos en

programas vía cables locales);

campañas informativas por

medio de vídeo; fotografías;

teatro popular; páginas web;

seminarios; debates de grupo y

jordadas en las escuelas con

materiál ilustrado, vehiculando

los mensajes también en el

idioma proprio de cada grupo

etnico.

c) mesas de coordinamento

temáticas; artículos en prensa

especializada; página web;

material audio visual y ilustrado .

a) eventos temáticos de sebilización

sobre las actividades en Guatemala en

el marco de eventos especificos y,

donde posible, en colaboración con los

Gobiernos locales italianos que

participan en el Programa; reportajes

en prensa especializadas; conferencias

y mesas temáticas; jornadas

academicas.

b) eventos temáticos de sensibilización

conjuntas sobres las actividades en

Guatemala(acciones de las diferentes

entidades

involucradas:descentralizada,

empresas italianas, etc.) en el marco

de eventos especificos que se dén a

nivel local; colaboraciones con prensa

especializada a nivel nacional

(concertadas con el Programa de

Emergencia);

c) mesas de coordinamento temáticas;

seminarios; apariciones en prensa

especializada; jornadas temáticas




Guatemala y en Italia); aparticipación a

seminarios y mesas temáticas.


las herramientas propuestas (se haga

referencia a los indicadores que miden los

cambios de actitudes individuados en el marco

lógico del proyecto):ej. monitoreo del cambio

de la programación en los medios ‐cualitativos

y cuantitativos‐(ej.Introducción de la

perspectiva de género en los contenidos de los

medios); cambio de actitudes en igiene y

cuidado del medio ambiente y de los espacios

comunes en las escuelas y centros

comunitarios; impactos en prensa, radios y en

el web. c)

indicadores de resultados para cada una de las

herramientas propuestas:participación a mesas

de coordinamento/temáticas; monitoreo de


Guatemala y en Italia);

FASE CONCLUSIVA

Demostración de

las

repercusiones/ca

mbios/impactos:

en esta fase la

socialización de los

logros y resultados

son orientados a la

VISIBILIDAD , a

demostrar la

utilidad de los

modelos utilizados

y replicabilidad de

las buenas

prácticas.

a) Programa

Emergencia;

b) ONG ejecutora; c)

Otros


a) Hacer públicos los resultados

más importantes incluyendo

los mensajes enstratégicos

claves; trabajar con los

medios de comunicación‐a

nivél nacionál ‐en Guatemala y

en Italia‐ para mostrar los

logros sobre el terreno;

b)Hacer públicos los resultados


los mensajes enstratégicos


medios de comunicación‐a

nivél local‐en Guatemala y en

Italia‐ para mostrar los

resultados sobre el terreno.

c)Hacer públicos los resultados


los mensajes estratégicos


medios de comunicación en

Guatemala y en Italia‐ para

mostrar los resultados sobre el

terreno.

a) Informes; página web;

publicaciones sobre las buenas

prácticas; vídeo; fotografías;

eventos temáticos con

socialización de los resultados a

través de material impreso y

audio visual; prensa

especializada;mesas temáticas

b)informes; Página web; vídeo;

fotografías; eventos temáticos a


audio visuale; prensa

especializada.

c) Informes; página web;

publicaciones sobre las buenas

prácticas; vídeo; fotografías;

eventos temáticos con

socialización de los resultados a


audio visual; prensa

especializada;mesas temáticas.

a) eventos temáticos de sensibilización

sobre los logros de las actividades

llevadas al cabo en Guatemala en el

marco de eventos especificos;

colaboraciones con prensa

especializada a nivel nacional;

b) eventos tematicos de

sensibilización conjunta sobre los

logros de las actividades llevadas al

cabo en Guatemala (acciones de

múltiples entidades:descentralizada,

empresas italianas tec.) en el marco de

eventos especifico que se dén a nivel

local.




Guatemala y en Italia); número de

participaciones a mesas temáticas y jornadas

académicas; eventos particulares.




Guatemala‐medios locales‐ y en Italia);

cantidad y típo de eventos a través de los que

se han socializados las buenas prácticas;

cantidad de material informativo y promocional

divulgadas.

c) indicadores de resultados para cada una de



Guatemala‐medios locales‐ y en Italia);

cantidad y típo de eventos a través de los que

se han socializados las buenas prácticas;

cantidad de material informativo y promocional

divulgadas.

*a) Programa de Emergencia;

b)ONG Ejecutora

C)Otros socios/contrapartes.

MATRIZ DE COMUNICACIÓN

Manual de Comunicación y Visibilidad 2011-2012

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