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INSTITUCIÓN EDUCATIVA MANUEL URIBE ÁNGEL

CÓDIGO: MA-DE-01 MANUAL DE CALIDAD VERSIÓN: 4

MANUAL DE CALIDAD

VERSIÓN 4



EDITORIAL

El Sistema de Gestión de Calidad posibilita la organización en términos de eficacia

y eficiencia en todas las acciones que se implementan en los diferentes procesos

que lo conforman, garantizando la excelencia en el servicio educativo a través de

las oportunidades de mejora que se brindan en la evaluación y seguimiento

permanente, cualificando la gerencia de la institución y todo lo que gira alrededor de

la misma, fortaleciendo el trabajo en equipo, el compromiso y el sentido de

pertenencia de todos los actores del proceso educativo.

En consecuencia es nuestro deber, mantener como política general de la

INSTITUCION EDUCATIVA MANUEL URIBE ANGEL el mejoramiento de la calidad

bajo la norma ISO 9001, versión 2008.

Es nuestro compromiso promover, implementar y sostener el Sistema de Gestión de

Calidad de la institución. Asumimos la responsabilidad de promover el trabajo en

equipo, el liderazgo, delegar responsabilidades y posibilitar los recursos; además,

fortalecer permanentemente el desarrollo del talento humano, con miras a

consolidar la institución como una empresa gestora del conocimiento y de los

valores humanos, que den cumplimiento a la filosofía MUA:

CALIDAD HUMANA ORIENTADA

HACIA EL LIDERAZGO Y

COMPROMISO SOCIAL



1. DESCRIPCION

1.1 OBJETIVO DEL MANUAL DE CALIDAD

El presente Manual de Calidad es un documento genérico que específica el Sistema

de Gestión de Calidad en nuestra Institución. Basado en objetivos e indicadores de

calidad que asegura la prestación del Servicio Educativo, como producto de la

interacción de los procesos establecidos al interior de la Institución.

El Sistema de Gestión de Calidad (SGC) de LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA

MANUEL URIBE ANGEL está estructurado de acuerdo con los requisitos definidos

por la Norma ISO 9001:2008 y una relación de nuestro compromiso para el

cumplimiento de dichos requisitos que se encuentran detallados en este manual.

1.2 ALCANCE DEL MANUAL DE CALIDAD

Descripción de la composición de los procesos definidos por la institución como

misionales dentro de la cadena de valor, su interacción y gestión para lograr la

adecuada prestación del servicio educativo, como apoyo al Direccionamiento

Estratégico del plantel.

1.3 ALCANCE DEL S.G.C.

Diseño y prestación del servicio educativo formal en los niveles de Preescolar,

Básica Primaria, Básica Secundaria y Media.

Design and provision of educational services formal pre-school, Primary Elementary,

Middle School and High School.



2. EXCLUSIONES

De acuerdo a los requisitos de la norma ISO 9001: 2008, no aplica para la

prestación de nuestros servicios educativos, el Numeral 7.6, CONTROL DE LOS

DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN, ya que en nuestro

establecimiento educativo el seguimiento y medición de los resultados no se

realizan mediante el uso de dispositivos físicos y no se requiere de la calibración de

los mismos.



3. RESPONSABILIDADES

CARGO RESPONSABILIDAD AUTORIDAD

Comité de Calidad

Fijar Objetivos Estratégicos del SGC. Definir, comunicar y asegurar entendimientos de Política de Calidad, Objetivos, indicadores y Metas del SGC. Definir y actualizar permanentemente estructura Organizacional, incluyendo autoridades y responsabilidades. Revisar periódicamente la adecuación, conveniencia, eficacia y eficiencia del SGC. Determinar y destinar recursos para el SGC. Definir Procesos. Garantizar la adecuada determinación de los requisitos y su cumplimiento. Garantizar que la Institución tenga un enfoque hacia el Cliente, en el que se superen sus expectativas. Hacer seguimiento a los procesos del S.G.C

Se le da la autoridad de hacer llamados de atención a los líderes de procesos que no cumplen con los requisitos definidos en el Sistema. Igualmente tiene la autoridad para tomar las decisiones pertinentes que puedan afectar la integridad del S.G.C en cuanto a cambios, acciones correctivas, preventivas y cambio de líderes.

Coordinador de Calidad

Mantener informada a la alta Dirección sobre el SGC Garantizar que el SGC se implemente, mantenga y mejore continuamente. Promover la toma de conciencia en todo el personal acerca del cumplimiento de los requisitos (Cliente, Ley, Institución, Normas) Coordinación y seguimiento del SGC. Garantizar la adecuada retroalimentación con el Cliente. Asegurar la efectividad de las Auditorías internas. Mantener comunicación y seguimiento permanente con los Asesores. Hacer seguimiento y controles al proyecto de implementación y mejora del SGC. Asegurar la determinación e implementación de acciones de Mejora. Preparar informe de revisión del SGC para la Dirección

Puede tomar decisiones en cuanto a la aplicación de observaciones y consideraciones a los líderes y participantes de cada proceso.

Puede revisar en cualquier momento el estado del Sistema de Gestión de Calidad en cualquier proceso.

Líderes de Procesos

Mantener informado al Coordinador de Calidad acerca del desempeño del SGC en su proceso. Garantizar que el SGC se implemente, mantenga y mejore continuamente en su proceso. Promover la toma de conciencia en todo el personal acerca del cumplimiento de los requisitos (Cliente, Ley, institución, Norma). Determinar recursos necesarios para el SGC en su proceso. Coordinación y seguimiento del SGC en su proceso.

Pueden tomar las decisiones en las actividades que estén relacionadas con su proceso, en términos de cambios de procedimientos, formatos, socializaciones de la gestión.

Auditores internos

Mantener informado al Coordinador de Calidad acerca del desempeño del SGC. Garantizar que el SGC se implemente, mantenga y mejore continuamente. Determinar recursos necesarios para el SGC. Coordinación y seguimiento del SGC.

Poseen la autoridad para realizar seguimiento al estado de las acciones tomadas, posterior a las auditorías internas.

4. ORGANIGRAMA


CÓDIGO MA-DE-01 MANUAL DE CALIDAD VERSIÓN: 4

5. CONDICIONES GENERALES

5.1. IDENTIFICACIÓN DEL PLANTEL

NOMBRE DEL PLANTEL: INSTITUCIÓN EDUCATIVA MANUEL URIBE ANGEL

SEDES: SEDE PREESCOLAR Y BASICA PRIMARIA

MARCELIANO VELEZ

MUNICIPIO: ENVIGADO

DEPARTAMENTO: ANTIOQUIA

RESPRESENTANTE LEGAL: ANA LUCIA RIVERA ESCUDERO

CARÁCTER: MIXTO.

JORNADA ESCOLAR: MAÑANA, TARDE Y NOCHE NIVELES DE EDUCACIÓN: PREESCOLAR, BÁSICA PRIMARIA, SECUNDARIA Y

MEDIA

5.2. CARACTERIZACIÓN DE LA INSTITUCIÓN

La INSTITUCIÓN EDUCATIVA MANUEL URIBE ANGEL, es un entidad de

carácter oficial, que centra su actuar educativo dentro de las políticas que

emana el Ministerio de Educación Nacional y la Secretaria de Educación del

Municipio de Envigado, situaciones que permiten articular la razón de ser de

nuestro servicio a un mundo global, nacional y regional, en aras de favorecer la

gestión directiva en un marco estratégico coherente con las necesidades y

expectativas del entorno en el cual centra sus esfuerzos administrativos,

pedagógicos y de proyección social.

La Institución Educativa cuenta con un total de 1166 estudiantes entre primaria

y bachillerato. Esta población es mixta y se encuentra distribuida en 34 grupos

con un promedio de 40 estudiantes en cada uno; además cuenta con tres

coordinadores, un rector (a) y 48 docentes capacitados en sus respectivas

áreas y en su mayoría con estudios de especialización.

La jornada escolar tiene una duración de 8 horas diarias, jornada única, para

ambas sedes cumpliendo con los requerimientos estipulados por el MEN.





La sede bachillerato se encuentra ubicada en la Cra 44 # 38 Sur 15 del barrio

Alcalá, en todo el centro del municipio de Envigado, y la sede Marceliano Vélez

se encuentra ubicada en la Cra 43 # 33B Sur -16, por lo tanto sus estudiantes y

familias provienen de todos los barrios y veredas de la localidad y poblaciones

aledañas (Sabaneta, Itagüí, Medellín, entre otros).

Los núcleos familiares pertenecen a un estrato socioeconómico de nivel 2-3 o

medio bajo y en un 70% son familias funcionales (papá, mamá e hijos), el otro

30% está conformado por grupos familiares disfuncionales (padres separados o

fallecidos, al cuidado de abuelos o parientes cercanos, entre otros).

Dentro de la comunidad escolar se detectan problemáticas opuestas pero

inmersas en la sociedad envigadeña como: dificultades de aprendizaje,

problemas sicológicos, drogadicción y de conducta.

5.3. MISIÓN:

Somos una institución educativa que trabaja por la formación integral de los niños, jóvenes y adultos, a través de procesos de construcción del conocimiento y del ejercicio práctico y continuo de valores.

5.4. VISIÓN:

Para el año 2017 seremos una Institución Educativa de referencia en el municipio de Envigado, destacada por la formación de ciudadanos competentes, críticos y reflexivos, que participen activamente en el crecimiento y desarrollo de su entorno.

5.5. POLITICA DE CALIDAD

La Institución Educativa Manuel Uribe Ángel, propende prestar un servicio

educativo de calidad, que desarrolle en los estudiantes competencias para su

formación integral. Por lo cual nos comprometemos a trabajar por la

administración transparente de los recursos, el mejoramiento continuo, la

cualificación del talento humano, el acompañamiento familiar y la satisfacción

de los estudiantes y padres de familia.



5.6. OBJETIVOS DE CALIDAD

1. Brindar formación integral, mediante el desarrollo de las competencias

básicas en las estudiantes

2. Asegurar la permanencia de los estudiantes en los procesos de enseñanza

aprendizaje.

3. Desarrollar las competencias de los empleados para mejorar la calidad en

la prestación del servicio educativo

4. Mejorar permanentemente la gestión de los procesos logrando la calidad

en la prestación del servicio.

5. Satisfacer las necesidades y expectativas de los padres de familia y

estudiantes.

6. Fortalecer los procesos de familia que inciden en el desempeño escolar.

ANEXO 1. MATRIZ DE RESPONSABILIDADES VS PROCEDIMIENTOS

L = LÍDER DEL PROCESO P = PARTICIPANTE



CARGO

PROCESO

RE

CT

OR

/A

CO

OR

DIN

AD

OR

AC

AD

DE

MIC

O

CO

OR

DIN

AD

OR

CO

NV

IVE

NC

IA

CO

OR

DIN

AD

OR

SE

DE

SE

CR

ET

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IA A

CA

DÉ

MIC

A(E

)

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CR

ET

AR

IA A

UX

ILIA

R

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MIN

IST

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A

BIB

LIO

TE

CO

LO

GO

/A

SE

RV

ICIO

S G

EN

ER

AL

ES

DO

CE

NT

ES

DO

CE

NT

E L

ÍDE

R D

E P

RO

CE

SO

Direccionamiento Estratégico

L P P P p - - - - p

Gestión de la calidad

P P P P p - - - - L

Admisiones y Registro

P P P P L P - - - -

Prácticas Pedagógicas

P L P P p - p - P P

Administración de Recursos

L P P P - P p P - -

Gestión de la Comunidad

- P P L - - p - P -

../../Nazareno/Mis%20documentos/AUDITORIA%20DE%20PLANEACIÓN%20ESWTRATEGICA/Manual%20de%20Calidad/graficos.html/responsabilidades.doc


CÓDIGO: MA-DE-01 MANUAL DE CALIDAD VERSIÓN 4

ANEXO 2. CUADRO INTEGRADO DE MANDO (INDICADORES DE GESTIÓN

PRACTICAS PEDAGOGICAS

INDICADOR FORMULA META PERIODO RESPONSA

BLE PROCESO

Promoción de estudiantes

Cantidad de estudiantes promovidos/Cantidad estudiantes matriculados

85% Anual Coordinador Académico

Practicas Pedagógicas

Índice Sintético de Calidad PRIMARIA

Indicador definido por el MEN

5,87% Anual Coordinador Académico


Índice Sintético de Calidad BASICA




Índice Sintético de MEDIA




Prueba Saber 11° porcentaje de desempeño

de cada área en las pruebas saber 11

aumentar en 5

décimas el puntaje del

año anterior en cada área

Anual Coordinador Académico


Rendimiento académico

Cantidad de estudiantes con desempeño A-S-B/Cantidad de estudiantes matriculados

60% Periodo Coordinador Académico


Seguimiento a egresados

Cantidad de estudiantes que ingresan a la educación superior/cantidad de estudiantes graduados

60% Anual Coordinador Académico


../../../Estudiante/Desktop/2015%20todo%20CALIDAD%20MARIA%20TERESA%20ULTIMO/3.%20PRACTICAS%20PEDAGOGICAS/FR-DE-01_Reporte_de_Indicadores%20PROMOCION%20DE%20ESTUDIANTES%20(1).xls

../../../Estudiante/Desktop/2015%20todo%20CALIDAD%20MARIA%20TERESA%20ULTIMO/3.%20PRACTICAS%20PEDAGOGICAS/FR-DE-01_Reporte_de_Indicadores%20PROMOCION%20DE%20ESTUDIANTES%20(1).xls

../../../Estudiante/Desktop/2015%20todo%20CALIDAD%20MARIA%20TERESA%20ULTIMO/3.%20PRACTICAS%20PEDAGOGICAS/Copia%20de%20FR-DE-01_Reporte_de_Indicadores%20RENDIMIENTO%20ACADEMICO.xls

../../../Estudiante/Desktop/2015%20todo%20CALIDAD%20MARIA%20TERESA%20ULTIMO/3.%20PRACTICAS%20PEDAGOGICAS/Copia%20de%20FR-DE-01_Reporte_de_Indicadores%20RENDIMIENTO%20ACADEMICO.xls

../../../Estudiante/Desktop/2015%20todo%20CALIDAD%20MARIA%20TERESA%20ULTIMO/3.%20PRACTICAS%20PEDAGOGICAS/Copia%20de%20FR-DE-01_Reporte_de_Indicadoresseguimiento%20a%20egresados.xls

../../../Estudiante/Desktop/2015%20todo%20CALIDAD%20MARIA%20TERESA%20ULTIMO/3.%20PRACTICAS%20PEDAGOGICAS/Copia%20de%20FR-DE-01_Reporte_de_Indicadoresseguimiento%20a%20egresados.xls



Comportamiento

Cantidad de estudiantes con procesos disciplinarios/Cantidad total de estudiantes

10% Max. Anual Coordinador

de Convivencia


GESTION DE LA CALIDAD

Eficacia en las A.C.P.M

Cantidad de ACPM /total de ACPM cerradas

90% Semestral Coordinador de Calidad


Satisfacción de padres de familia

Cantidad de padres de familia que califican EXC, SOB/Cantidad de padres de familia encuestados

80% Anual Coordinador de Calidad


Satisfacción de estudiantes

Cantidad es de estudiantes que califican EXC, SOB/Cantidad de estudiantes encuestados

80% Anual Coordinador de Calidad


Atención a las QSR

Cantidad de usuarios satisfechos con la atención de QSR/total de QSR presentados en el año

85% Periodo Coordinador de Calidad

Gestión dela Calidad

GESTION DE LA COMUNIDAD

Satisfacción con los servicios

complementarios

Cantidad de estudiantes que califican EXC(5), SOB(4) los servicios

complementarios/ cantidad de estudiantes encuestados

80% Anual Líder de proceso


Cantidad de padres de familia que califican EXC(5), SOB(4) los

servicios complementarios/ cantidad de padres

encuestados



../../../Estudiante/Desktop/2015%20todo%20CALIDAD%20MARIA%20TERESA%20ULTIMO/1.GESTION%20DE%20LA%20CALIDAD/INFORME%20DE%20GESTION/2014/FR-DE-01_Reporte_de_Indicadores%20ACPM.xls

../../../Estudiante/Desktop/2015%20todo%20CALIDAD%20MARIA%20TERESA%20ULTIMO/1.GESTION%20DE%20LA%20CALIDAD/INFORME%20DE%20GESTION/2014/FR-DE-01_Reporte_de_Indicadores%20ACPM.xls

../../../Estudiante/Desktop/2015%20todo%20CALIDAD%20MARIA%20TERESA%20ULTIMO/1.GESTION%20DE%20LA%20CALIDAD/INFORME%20DE%20GESTION/2014/FR-DE-01_Reporte_de_Indicadores%20SATISFACCIÓN%20PADRES.xls

../../../Estudiante/Desktop/2015%20todo%20CALIDAD%20MARIA%20TERESA%20ULTIMO/1.GESTION%20DE%20LA%20CALIDAD/INFORME%20DE%20GESTION/2014/FR-DE-01_Reporte_de_Indicadores%20SATISFACCIÓN%20PADRES.xls

../../../Estudiante/Desktop/2015%20todo%20CALIDAD%20MARIA%20TERESA%20ULTIMO/1.GESTION%20DE%20LA%20CALIDAD/INFORME%20DE%20GESTION/2014/FR-DE-01_Reporte_de_Indicadores%20SATISFACCIÓN%20ESTUDIANTES.xls

../../../Estudiante/Desktop/2015%20todo%20CALIDAD%20MARIA%20TERESA%20ULTIMO/1.GESTION%20DE%20LA%20CALIDAD/INFORME%20DE%20GESTION/2014/FR-DE-01_Reporte_de_Indicadores%20SATISFACCIÓN%20ESTUDIANTES.xls

../../../Estudiante/Desktop/2015%20todo%20CALIDAD%20MARIA%20TERESA%20ULTIMO/1.GESTION%20DE%20LA%20CALIDAD/INFORME%20DE%20GESTION/2014/FR-DE-01_Reporte_de_Indicadores%20QSR.xls

../../../Estudiante/Desktop/2015%20todo%20CALIDAD%20MARIA%20TERESA%20ULTIMO/4.%20GESTION%20DE%20LA%20COMUNIDAD/INDICADORES%20SATISFACCION%20ESTUDIANTES.xls






../../../Estudiante/Desktop/2015%20todo%20CALIDAD%20MARIA%20TERESA%20ULTIMO/4.%20GESTION%20DE%20LA%20COMUNIDAD/INDICADOR%20satisfaccion%20PADRES%20DE%20FAMILIA.xlsx








Inclusión NEE

Cantidad de estudiantes atendidos /total de

estudiantes diagnosticados NEE



ADMISIONES Y REGISTRO Permanencia de

Estudiantes

Cantidad de estudiantes que finalizan el año/total de estudiantes matricula inicial

85% Anual Líder de Proceso


Cantidad de estudiantes desertores / cantidad de estudiantes matriculados

15% Max. Anual Líder de proceso


Cantidad de estudiantes retirados/ total de estudiantes matriculados

15% Max. Anual Líder de proceso


ADMINISTRACION DE RECURSOS

Recursos

Cantidad de mantenimientos

eficaces/Cantidad de mantenimientos realizados

85% Anual es Administración de

Recursos

Presupuesto ejecutado/Presupuesto

asignado

70% Anual Rector Administración de

Recursos

Cantidad de docentes con posgrado/ cantidad de

docentes 90% Anual Rector


../../../Estudiante/Desktop/2015%20todo%20CALIDAD%20MARIA%20TERESA%20ULTIMO/2.%20ADMISIONES%20Y%20REGISTRO/INDICADORES/FR-DE-01_Reporte_de_Indicadores(1).xls

../../../Estudiante/Desktop/2015%20todo%20CALIDAD%20MARIA%20TERESA%20ULTIMO/2.%20ADMISIONES%20Y%20REGISTRO/INDICADORES/FR-DE-01_Reporte_de_Indicadores(1).xls

../../../Estudiante/Desktop/ADMINISTRACION%20DE%20RECURSOS/INDICADORES%20ADMINISTRACION%20DE%20RECURSOS%20(2).xlsx




../../../Estudiante/Desktop/ADMINISTRACION%20DE%20RECURSOS/INDICADORES%20ADMINISTRACION%20DE%20RECURSOS.xlsx





ANEXO 3 DOCUMENTOS DEL SISTEMA GESTION DE CALIDAD

Documentos del S.G.C (Obligatorios de norma, institución y de ley)

PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS DEL S.G.C (Obligatorios de Norma por la Institución y de ley)

PROCEDIMIENTOS

NORMA ISO 9001: 2008

INSTITUCIÓN

LEY

Direccionamiento Estratégico

X

Gestión de la Calidad

8.2.2 Auditorias Internas

8.3 Control de Producto no

Conforme

8.5.2 Acciones Correctivas

8.5.3 Acciones Preventivas

4.2.3 Control de Documentos

4.2.4 Control de Registros

X

Admisiones y Registro X

Prácticas Pedagógicas X X


X X

Gestión de la Comunidad X



ANEXO 4 MAPA DE PROCESOS



ANEXO 5.

CARACTERIZACION

DE LOS

PROCESOS



1. CARACTERIZACIÓN DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

OBJETIVO: Dinamizar el logro de la visión y cumplimiento de la misión a través de directrices institucionales y verificar la eficacia del SGC favoreciendo las condiciones de mejoramiento.

RESPONSABLE: RECTOR (a)

INDICADORES * Eficacia del SGC: Nivel de desarrollo de la gestión escolar

ALCANCE: Aplica para la planeación estratégica, planificación y seguimiento del S.G.C y evaluación de la gestión Abarca desde la definición/actualización del horizonte institucional, hasta la evaluación de la gestión institucional. Incluye la planificación y revisión del S.G.C. y el mejoramiento del proceso.

PARTICIPANTES: - Representante de la Rectoría, - Líderes de Procesos, - Usuarios del SGC (personal docente,

administrativo y de apoyo), - Padres de familia y estudiantes. - Partes Interesadas (MEN, Secretaría de Educación

M/pal, M/pio Envigado, sector productivo, entidades educativas, comunidad, entre otros)

FACTORES CLAVES DE ÉXITO: *Idoneidad de la alta dirección para la planeación estratégica. *Decisión, convicción y compromiso. *Competitividad institucional *Comunicación clara y oportuna *Clima Institucional adecuado *Disposición de recursos. *Participación de los distintos estamentos de la comunidad educativa *Amplio conocimiento del entorno de la Institución *Organización administrativa, *Contextualización del Plan Estratégico

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES

*Padres de familia. y estudiantes Todos los procesos del S.G.C. Proceso Gestión de Mejora Continua Secretaría de Educación *Instituciones de Educación Superior *Partes interesadas.

Necesidades y expectativas Informe de gestión e indicadores. -Información para la Evaluación de la Gestión -Consolidado Evaluación Institucional Requerimientos educación superior. Tendencias del entorno

P *Definir /actualizar horizonte institucional.

*Definir /actualizar directrices del Sistema de Gestión de Calidad

*Efectuar diagnostico institucional

* Definir la planeación estratégica institucional

* Definir planeación del Sistema de Gestión de Calidad

* Definir el plan de mejoramiento institucional

* Integrar la planeación institucional (POI)

* Establecer canales de comunicación institucional

Horizonte Institucional definido. Plan operativo anual de inversiones (POAI) Acciones de mejoras del proceso.

Comunidad Educativa. Todos los Proceso (Gestiones). Procesos de gestión de la calidad



1. DEFINICIONES

2.1 Acción de Mejora: Acciones encaminadas a aumentar los niveles de Calidad. 2.2 Adecuado: Adaptación S.G.C. a la institución. 2.3 Calidad: Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos. 2.4 Cliente: Organización o persona que recibe un producto o servicio. 2.5 Conveniente: Aporte de la Institución a Proyectos externo - Gestión Interna. 2.6 Eficaz: Resultados. 2.7 Equipo de Calidad: Grupo de personas definidas por la alta dirección para liderar el S.G.C. 2.8 Estructura de la organización: Disposición de responsabilidades, autoridades y relaciones entre el

personal. 2.9 Gestión: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización. 2.10 Líder de Proceso: Persona delegada por la alta dirección para asegurar la implementación,

sostenimiento y mejora del S.G.C. 2.11 Mapa de Procesos: Representación de los procesos institucionales y su Interacción.


3.1 Todos los integrantes de la Institución deben conocer e interiorizar las Directrices Institucionales.

3.2 Todo documento, formato o registro generado desde este proceso debe cumplir con las normas establecidas en la Guía de Elaboración de Documentos

3.3 Todas las salidas de este proceso como directrices institucionales deben ser difundidas por todos

los medios de comunicación institucional y deben ser de obligatorio conocimiento y cumplimiento de la Comunidad Educativa.

3.4 Apropiación del ciclo PHVA para la gestión estratégica de la institución

3.5 Conocimiento de las Leyes y Decretos vigentes, aplicación de la norma ISO 9001:2008 y la filosofía

Institucional.

3.6 Participación de la comunidad educativa en la identificación del estado actual institucional (diagnóstico institucional).

3.7 El seguimiento y control a los procesos y el SGC es efectuado por el Representante de la Dirección.

Quien para el ejercicio del SGC, es asumido por la Rectora.

3.8 La alta dirección dispondrá de la utilización de los instrumentos de diagnóstico estratégico, de



acuerdo con la necesidad de los mismos en el análisis del estado actual institucional.

3.9 La evaluación de la gestión permite conocer el estado del SGC, dado desde su adecuación (cumplimiento de requisitos), eficacia (resultados obtenidos) y conveniencia (beneficios obtenidos)

3.10 Mecanismos de Integración Institucional: La Institución Educativa, en cabeza de la Rectora y

apoyada por el Consejo Directivo, establecen acciones para integrar a todos los estamentos de la Comunidad Educativa, con el objeto de mantener relaciones armónicas entre las partes. Ver Actas de Consejo Directivo.

3.11 Realización y Actualización del Manual de Convivencia: Anualmente se revisa el Manual de

Convivencia por parte de los directivos docentes y se analiza si este requiere ajustes. De ser necesario se convoca a padres de familia, Estudiantes, docentes para obtener información y socializar los posibles cambios que suscitara el documento. Igualmente se deja evidencia en acta de los temas tratados y lista de asistencia. Una vez actualizado el documento se debe aprobar por el consejo directivo. Además se divulga con docentes, padres de familia y estudiantes.

3.12 La institución cuenta con un MA-DE-01 Manual de Calidad que describe de manera general la estructura del sistema de gestión de calidad

3. PROCEDIMIENTO

Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DOCUMENTOS. Y/O REGISTRO

1P

*Definir /actualizar horizonte institucional.

Rector (a)

Comité de calidad

Consejo Directivo

En el momento que se requiera, se hace la actualización del horizonte institucional, con el apoyo de la mesa de trabajo “Horizonte Institucional”, responsable de hacer la propuesta de actualización y entregarla al comité de calidad quien las analiza, sistematiza y entrega al consejo directivo para su revisión y adopción. Ver DO-DE-01 Misión, DO-DE-02 Visión, DO-DE-03 Principios. La socialización del horizonte institucional se hace a toda la comunidad educativa, con base en lo establecido en la Matriz de comunicaciones

Acuerdo de Consejo directivo

DO-DE-01 Misión, DO-DE-02 Visión y DO-DE-03 Principios

2P

Definir /actualizar directrices del Sistema de Gestión de Calidad

Comité de

calidad

En el momento que se requiera, se hace la actualización de las directrices del SGC. Son directrices del SGC: DO-DE-04 Política y objetivos de calidad DO-DE-05 Mapa de procesos Interacciones del SGC DO-DE-06 Requisitos del SGC DO-DE-07 Responsabilidades y

DO-DE-04 Política y objetivos de calidad DO-DE-05 Mapa de procesos Interacciones del SGC DO-DE-06 Requisitos del



autoridades DO-DE-O9 Organigrama

DO-DE-10 Interacción de procesos

Se presenta ante el Comité de Calidad para su revisión y adopción. La socialización del SGC se hace a toda la comunidad educativa, con base en lo establecido en la DO-DE-07 matriz de comunicaciones

SGC DO-DE-07 Responsabilidades y autoridades DO-DE-08 matriz de comunicaciones DO-DE-O9

Organigrama

3P

Definir/ Efectuar diagnóstico institucional

Coordinador (a) de convivencia

Mesa de trabajo ajustes al PEI- autoevaluación

institucional.

El diagnóstico le permite a la institución conocer su estado actual, en la relación desde su contexto interno y externo. Para ello, se apoyará de análisis desde la matriz DOFA, la autoevaluación, los resultados de la evaluación de satisfacción, resultados de la evaluación de desempeño académico y resultados de desempeño del personal y clima laboral y todos aquellos que se consideren necesarios para brindar la información diagnostica suficiente. Para realizar la autoevaluación se utiliza el instrumento sugerido por la guía 34 del MEN. Ver Autoevaluación Institucional Para el contexto externo, se deben analizar aquellas variables que pueden impactar positiva o negativamente la dinámica institucional, desde una relación de oportunidades y amenazas teniendo en cuente variables como: Cultural: tribus urbanas, sociedad de consumo, diversidad étnica. Social: desplazamiento, población vulnerable, población heterogénea, estratificación socioeconómica oscilan de 1 a 5. Familia disfuncional. Tendencias y prácticas educativas: uso de las tics en el aula, la telemática Religioso: libertad de culto Económico: sociedad de consumo, competencias laborales, ciudadanas, competitividad y competitividad, entre otras.

Autoevaluación

Institucional



4P

Definir el Plan Operativo Anual de inversiones

Rector (a) Coordinadores

Equipo de apoyo

Los resultados del diagnóstico estratégico y el horizonte institucional, permiten establecer aquellos componentes de las gestiones (directiva, académica, de comunidad y administrativa) que requieren ser intervenidos para fortalecer la gestión institucional. De ahí se establece el PMI, complementado desde el enfoque de la planeación estratégica, para un periodo de ejecución trienal y se revisa y ajusta cada año, con base en los resultados de la autoevaluación anual. Periódicamente se hace la actualización del plan operativo anual de inversiones con el apoyo de la mesa de trabajo “Direccionamiento Estratégico”, responsable de retroalimentar, analizar y gestionar dichas actualizaciones, entregarlas al consejo directivo para su revisión y adopción. El plan de mejoramiento está formulado desde: las directrices institucionales, las estrategias y acciones operativas, el cual se presentan ante el consejo directivo para su adopción y luego ser socializadas a la comunidad educativa según lo establecido en la DO-DE-08 matriz de comunicaciones.

Plan de mejoramiento actualizado

5P

Definir planeación del Sistema de Gestión de

Calidad


Equipo de apoyo

Para garantizar la adecuada implementación y sostenimiento del SGC, en las condiciones dadas por cada proceso, los líderes de proceso identifican aquellas actividades significativas para programarlas en el Plan Operativo Anual de inversiones. En reunión de Comité de Calidad, se presentan los Planes de Procesos de cada proceso y se unifican con el fin de evitar congestión de actividades y para gestionarlas oportunamente.

POAI



6P

Establecer canales de comunicación institucional

Rector (a) Comité primario

Se establece la forma como se llevará a cabo la comunicación institucional, desde los canales formalizados, teniendo en cuenta: el qué, el cómo, a quién o quiénes se comunica; atendiendo a un proceso de revisión, selección y pertinencia de la información que se va a difundir. Finalmente, se entrega al consejo directivo y académico según corresponda para su revisión y adopción y se establece en la DO-DE-08 Matriz de Comunicaciones.

DO-DE-08

Matriz Comunicaciones

Acuerdos del

Consejo Directivo y Académico

7H

Divulgar Lineamientos Y Resultados

Institucionales

Equipo Directivo y Líderes De Los

Procesos

Para lograr la adecuada

implementación del Plan de

Mejoramiento, es necesario divulgarlo

a aquellos que participan en su

ejecución y dar orientaciones claras

respecto a la operación.

Adicionalmente se realiza la difusión

de las directrices institucionales a

toda la comunidad educativa, en las

condiciones requeridas por cada uno

de sus integrantes.

Las directrices institucionales están

conformadas por:

*Marco Filosófico: Visión, misión,

principios y valores.

*Estructura organizativa: DO-DE-O9

Organigrama

*Estructura del SGC: Política y

objetivos de calidad, mapa de

procesos, requisitos, interacciones,

responsabilidades y autoridades.

La difusión se realiza según lo

descrito en la DO-DE-08 Matriz de

Comunicaciones.

-Actas -Registros de Socialización de Directrices Institucionales

8H

Ejecutar Plan Operativo Anual de Inversiones

(POAI).


Mesa de trabajo

El POAI se ejecuta a través de la socialización y puesta en marcha de todas y cada una de las actividades propuestas en las 4 gestiones (directiva, administrativa, académica y de la comunidad), garantizando la efectividad del POAI, con el compromiso de toda la comunidad para el logro de las metas contempladas en el PEI y el plan de

Documentos y registros



mejoramiento.

9 H Articular PEI-SGC

Comité de Calidad

El SGC es la herramienta a través de la cual se ejecuta el PEI; por lo tanto, en este debe estar claramente definido el papel que el SGC debe cumplir en el desarrollo de los planes institucionales Para la articulación, el Comité se apoyará de las instancias institucionales que requiera, como: Coordinadores, Jefes de área, Mesas de trabajo, Consejo Directivo, Consejo Académico.

PEI articulados con el SGC

10 H

Desarrollar alianzas para la gestión escolar


Consejo Directivo

La Institución tiene alianzas estratégicas con entidades municipales, departamentales y nacionales de acuerdo a las necesidades identificadas que buscan hacer avanzar la gestión escolar. Se conforman a través de convenios interinstitucionales El rector, los coordinadores y el consejo directivo gestionan alianzas y convenios con instituciones públicas y privadas que atiendan las necesidades e intereses institucionales, contempladas en el plan de mejoramiento y plan operativo del proyecto educativo institucional. Todas las alianzas que se generen deben favorecer las condiciones para la prestación del servicio educativo.

Acuerdos Convenios Contratos

11 H

Dinamizar instancias del gobierno escolar.

Directivos y Responsable Proyecto de democracia

Se definen los mecanismos de participación activa de cada uno de los órganos que conforman el gobierno escolar. Ver proceso de prácticas pedagógicas.

Acta Registros

12 V

Efectuar seguimiento a la gestión institucional

Rector (a) Equipo de

calidad

Se diseñan, implementan y aplican instrumentos de seguimiento, control y evaluación del plan de mejoramiento y el plan operativo en las 4 gestiones. . El Equipo de Calidad debe hacer

seguimiento permanente al SGC y

cumplimiento del Plan de

FR-DE-07 Informe de

Gestión

Seguimiento POAI



Mejoramiento. Para ello, los líderes

de proceso, responsables de

directrices estratégicas, presentan un

informe de cumplimiento de las

actividades ejecutadas durante el

periodo, En caso de ser necesario,

se cita a reunión para justificar dichos

informes. Así mismo, los Líderes

presentan un informe periódico de la

gestión del proceso, los logros,

dificultades y mejoras generadas.

Con el reporte de actividades de

procesos, a través del informe, se

hace seguimiento a la ejecución de

las actividades. En las reuniones de

Comité de Calidad, se establecen los

correctivos generales, tanto para

lograr el cumplimiento oportuno y

eficaz del Plan Estratégico, como

para garantizar la eficacia y mejora de

los procesos y el SGC.

13 V Evaluar la gestión

institucional Rector (a)

Ver Instructivo Evaluación de la Gestión Institucional

Acta de Evaluación de la Gestión Consolidado Evaluación de la Gestión

14 P

Establecer eficacia del proceso

Equipo Directivo y Líderes de los

Procesos

La eficacia del direccionamiento estratégico y el SGC se da en la medida en que se cumpla con la ejecución y se alcancen los resultados en cada una de las directrices estratégicas establecidas y los objetivos de calidad. Se realiza la medición del indicador

establecido para cada directriz y los

procesos del SGC, reportándose a

través del Informe de Gestión e

Indicadores, en el momento que se

requiera.

El Representante de la Dirección alimenta el Cuadro de Indicadores de Gestión con los datos suministrados por los Líderes de Procesos y efectúa seguimiento al desempeño de los mismos.

FR-DE-01 Reporte de indicadores Cuadro de Indicadores de Gestión



15 A

Generar mejoramiento del proceso

Líder del Proceso

Diseño y aplicación de planes de mejora de acuerdo a los resultados arrojados en la matriz DOFA , la guía 34 del MEN y el PEM del municipio de Envigado que garanticen la efectividad en las metas y acciones contempladas en el PEI. Cuando se identifique ineficacia del

proceso y/o necesidades de

mejoramiento en el mismo, se

generan acciones de mejora

pertinentes en el formato Acciones de

Mejora.

El mejoramiento del proceso se gestiona según lo descrito en el Proceso Gestión de la calidad

Acciones de Mejora

4. ARCHIVO.

IDENTIFICACION Responsable de

Almacenamiento

ALMACENAMIENTO Tiempo de Retención

Disposición Final Código Nombre Lugar Forma

FR-DE-01

Indicadores de Gestión

Rector (a) Rectoría

Rectoría, en folder con el nombre de indicadores de Gestión

2 años Archivo Inactivo

FR-DE-02

Informe de Revisión

por la Dirección

Rector (a)

Rectoría Rectoría, en folder con el nombre de Revisión por la Dirección

2 años

Archivo Inactivo

FR-DE-03

Acta de Revisión

por la Dirección

Rector (a) Rectoría Rectoría, en folder con el nombre de Revisión por la Dirección

2 años

Archivo Inactivo

FR-DE-04

Plan Operativo

Institucional Rector (a) Rectoría

Rectoría, en folder con el nombre de Revisión por la Dirección


FR-DE-05

Cronograma Mensual

Rector (a) Rectoría Rectoría, en folder con el nombre de Informe de Gestión


FR-DE-07

Informe de Gestión

Rector (a) Rectoría Rectoría, en folder con el nombre de Informe de Gestión




1. CARACTERIZACIÓN GESTION DE LA CALIDAD

OBJETIVO: Garantizar la mejora continua, manejo y control documental del S.G.C. y de la prestación del servicio educativo a través de la intervención de planes de mejoramiento.

RESPONSABLE: Coordinador de Calidad

INDICADORES Eficacia en las acciones de mejora. Cantidad de ACPM / Total acciones cerradas Nivel de satisfacción Cantidad de Padres de Familia que Califican Exc/Sob/Cantidad de Padres encuestados Cantidad de Estudiantes que Califican Exc/Sob/Cantidad de Estudiantes Encuestados Satisfacción con la atención de quejas Cantidad de usuarios satisfechos con la atención a quejas / Total quejas presentadas en el periodo

ALCANCE: Abarca desde la identificación de necesidades de mejoramiento hasta la verificación de eficacia de las acciones de cara a las necesidades. Incluye: satisfacción de padres de familia y estudiantes, atención de quejas, sugerencias y reconocimientos, servicio no conforme, auditorías internas, generación de acciones correctivas preventivas y de mejora y control de la documentación.

PARTICIPANTES: Líderes de proceso y demás usuarios del sistema de gestión de calidad.

FACTORES CLAVES DE ÉXITO: *Compromiso y convencimiento de los líderes del proceso y usuarios del SGC con la mejora continua. *Eficiencia y eficacia en las acciones de mejora implementadas *Toma de decisiones con base en las informaciones y en los datos. *Disponer de los recursos necesarios para la operación del proceso. *Oportunidad en la identificación e intervención de NC u OM. Así como de las QSR * Competencia del equipo auditor * Confidencialidad en la información

PROVEEDORES

ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES

1. Todos los procesos.

2. Comunidad

educativa. 3. Direcciona

miento estratégico.

1. Necesidad de mejoramiento (No conformidad real o potencial, una oportunidad de mejora, queja, sugerencia o reconocimiento y todos los resultados de los proceso

P. Identificar necesidades de mejoramiento. Determinar fuentes de mejoramiento. H. Realizar evaluaciones de satisfacción.(Instructivo) Atender quejas, sugerencias y reconocimientos.(Instructivo) Desarrollar auditorías internas. (Instructivo) Norma ISO 8.2.2 Intervenir servicios no conformes. (Instructivo) Norma ISO 8.3 Intervenir necesidades de mejoramiento. Norma ISO 8.5

Quejas sugerencias y reconocimientos atendidos eficazmente. Nivel de satisfacción. Acciones de mejoras eficaces en Informe de gestión de mejoras Informe de auditoría.

Todos los procesos. Padres de familia y estudiantes. Direccionamiento estratégico.



2. Percepción del servicio

3. Directric

es

Necesidad de Creación, modificación o anulación de documentos.

V. Efectuar seguimiento a las acciones. Verificar eficacia en acciones. (Cada líder de proceso lo hace y lo reporta) Presentar informe de gestión. A. Generar mejoramiento del proceso.

RECURSOS REQUISITOS CONTROLES DOCUMENTOS REGISTROS

Humano: Personal de la institución y los clientes, auditores calificados. Tecnológicos: Equipo Cómputo, Video bean, Teléfonos. Infraestructura: Buzón de Q.S.R. archivadores, materiales de oficina.

Norma ISO 9001 v2008. Cap.: 7.2.3 – 8.2.1 – 8.2.2 – 8.2.3 – 8.3 – 8.4 – 8.5.1 - 8.5.2 – 8.5.3.

*Al cumplimiento de las acciones de mejora. *Adecuada descripción, análisis de causas y plan de acciones correctivas, preventivas y de mejora. *Eficacia en NC y OM intervenidas *Planeación oportuna y cumplimiento de auditorías internas *Cierre e informe oportuno de las auditorías internas *Acciones oportunas de cierre para NC de auditorías. *Quejas y reclamos atendidos oportunamente y satisfactorios

PR-CA-01 Proceso Gestión de la Calidad de la Gestión IN-CA-01 Instructivo satisfacción del cliente IN-CA-02 Instructivo atención de Quejas, sugerencias y reconocimientos IN-CA-03 Instructivo auditorías de calidad IN-CA-04 Instructivo control del servicio no conforme MT-CA-01 Matriz de servicio No conforme. GU-CA-01 Guía para elaboración de documentos

FR-CA-01

Control de No Conformidades FR-CA-02

Oportunidades de Mejora FR-CA-03

Reporte de Acciones Correctivas Preventivas y de Mejora FR-CA-04

Control de Acciones Correctivas Preventivas y de Mejora FR-CA-05

Programa de Auditorias FR-CA-06

Plan de Auditorias FR-CA-07

Listado de Verificación FR-CA-08

Informe de Auditorías Internas FR-CA-09

Evaluación de Desempeño de Auditores FR-CA-10

Evaluación de Satisfacción Estudiantes FR-CA-11



Ficha técnica y análisis de encuestas FR-CA-12

Quejas, Sugerencias y Recomendaciones FR-CA-13

Informe de Quejas, Sugerencias y Reconocimientos FR-CA-14

Control de Quejas Sugerencias y Reconocimientos FR-CA-15

Evaluación de Satisfacción Padres de Familia FR-CA-16

Solicitud de Creación, Actualización y Anulación de Documentos FR-CA-17

Listado Maestro de Documentos FR-CA-18

Seguimiento de Documentos y registros FR-CA-19

Plantilla para Actas



2. DEFINICIONES

Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable.

Acción Preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable.

Acciones de Mejora: Actividades que se realizan para mejorar continuamente la eficacia del Sistema de Gestión de Calidad.

Análisis de datos: Estudio de los datos recopilados para demostrar la idoneidad y la eficacia del Sistema de Gestión de Calidad y para evaluar donde puede realizarse la mejora continua.

Causa: Razón manifestada que conlleva a que en un Sistema de Gestión de la Calidad se presenten no conformidades.

Concesión: Autorización para utilizar o liberar un producto que no es conforme con los requisitos especificados.

Corrección: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada.

Conformidad: Cumplimiento de un requisito.

Datos: Informaciones pertinentes que sirven para tomar decisiones que mejores el Sistema de Gestión de Calidad.

Evidencia objetiva: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo.

Mejora Continua: Actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los requisitos.

No Conformidad: Incumplimiento de un requisito.

Reparación: Acción tomada sobre un producto no conforme para convertirlo en aceptable para su utilización prevista.

Reproceso: Acción tomada sobre un producto no conforme para que cumpla con los requisitos.

Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.

Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación y eficacia del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos.

Seguimiento: Son las actividades y el control necesario que se hace a los procesos del Sistema de Gestión de Calidad para verificar que se cumplan los requisitos. Este debe hacerse en etapas apropiadas del proceso de realización del servicio.

Tratamiento: Acciones inmediatas, tomadas para intervenir una no conformidad, previo al análisis de cusas y determinación de plan de acción; queja o servicios no conformes.

Verificación: Confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva de que se han cumplido los

requisitos.




3.1 MEJORA

3.1.1 La mejora continua es una gestión transversal, que implica a todos los procesos Por tanto, los Líderes de Proceso deben conocer este documento, referente para la intervención de no conformidades, acciones correctivas, preventivas y de mejora.

CONTROL DE LA DOCUMENTACION Anexos: son todos los documentos y adiciones que aplican al procedimiento, sirven de base para aclarar o

complementar el cuerpo del documento.

Anulación: acción de eliminar o suprimir un documento del S.G.C

Aprobación: acción formal que autoriza la entrada en vigencia del documento.

Control: verificar, comprobar, dirigir

Copia controlada: documento no original que es distribuido bajo condiciones de uso restringido

Copia no controlada: documento no original que puede circular libremente (sin restricciones)

Documento externo: toda la información del exterior que da directrices a la Institución Educativa

Documento interno: documento generado como el producto de los procesos internos de la Institución

Educativa.

Documento obsoleto: documento que esta fuera de vigencia

Documentos: son informaciones y medio de soporte. Ej. Registro, norma, procedimiento

Formato: estructura específica diseñada para consignar de manera conveniente y organizada una

información de cualquier tipo

Guía: documento que describe las actividades a seguir para llevar a cabo una actividad o un proceso

Instructivo: descripciones detalladas de cómo realizar y registrar tareas

Listado maestro: formato que relaciona todos los documentos pertenecientes al S.G.C.

Manual de Calidad: documento que especifica el sistema de gestión de calidad de la Institución Educativa

Modificación: cambiar el contenido de la forma

Registro: documento no modificable que presenta resultados obtenidos ó proporciona evidencias de

actividades desempeñadas.

Solicitud de modificaciones: hacer petición ante el líder del proceso para cambiar el contenido de la forma

Versión: número que indica la modificación en los documentos y la vigencia de estos



3.1.2 Fuentes de detección de No conformidades (NC) y Acciones correctivas, Preventivas y Oportunidades de Mejora (ACPM).

NC AC AP OM FUENTES

X X X X Seguimiento a la política y objetivos de calidad

X X X Prestación del servicio educativo

X X Seguimiento a no conformidades

X X X X Seguimiento al desempeño de procesos

X X X X Seguimiento o necesidades de recursos (equipos, ambiente de trabajo y mantenimiento)

X X Cambios que podrían afectar el SGC

X X X Resultados de indicadores

X X X Análisis de datos

X X X X Auditorías internas

X X X X Revisión por la dirección

X X X X Competencia y desempeño del personal

X X Estudio de mercado

X X X Satisfacción del cliente

X X X X Sugerencias e inconformidades del cliente QSR

X X X X Desempeño de proveedores

3.1.3 Las decisiones que se tomen deben estar basadas en los datos recolectados y nunca se actuará sobre supuestos e informaciones aisladas.

3.1.4 Las descripciones de las no conformidades, sus causas y las posibles acciones a emprender deben ser claras, coherentes y acordes con los requisitos de ley, de la norma, la Institución y de los estudiantes y P.F.

3.1.5 El Procedimiento Gestión de Evaluación y Mejora, define el método para la intervención de No Conformidades Reales o Potenciales y Oportunidades de Mejora, a partir de la definición de acciones correctivas, preventivas y de mejora respectivamente.

3.1.6 ¿Cuándo una NC requiere acción correctiva (AC) y acción preventiva (AP)?



Cuando la no conformidad es recurrente.

Cuando impacta la imagen de la institución.

Cuando impacta la seguridad de la comunidad educativa.

Cuando genera un alto costo

Cuando impacta el resultado general del proceso, entre otros.

3.2 DOCUMENTACION

3.2.1 La documentación debe describir lo real y no lo ideal, evidenciando lo escrito.

3.2.2 Debe existir homogeneidad entre los objetivos y los alcances de cada documento.

3.2.3 Todo documento debe realizarse por conveniencia técnica y operativa de los procesos y no de las personas.

3.2.4 Los documentos y registros físicos deben ser legibles, coherentes, sin tachones ni enmendaduras.

3.2.5 Todo documento, antes de ser distribuido y divulgado, debe ser revisado y aprobado por los responsables.

3.2.6 Todos los documentos del S.G.C. Internos y externos, deben ser incluidos en el Listado Maestro de Documentos.

3.2.7 En cuanto a los formatos y estructura de este procedimiento, debe seguirse lo indicado en La Guía de Elaboración de Documentos.

3.2.8 Lugar de Archivo de los documentos:

ARCHIVO 1: Rectoría (Direccionamiento Estratégico y Administración de recursos)

ARCHIVO 2: Secretaría (Admisiones y Registro)

ARCHIVO3: Coordinación Académica (Prácticas Pedagógicas)

ARCHIVO 4: Oficina de Calidad (Gestión de la Calidad)

ARCHIVO 5: Coordinación de la sede Marceliano Vélez (Gestión de la Comunidad)

ARCHIVO 6: Coordinación de Convivencia (Prácticas pedagógicas)

3.2.9 Los documentos originales correspondientes a cada proceso, son almacenados en medio electrónico, en la red interna o en el lugar de Archivo especificado en el Numeral 3.8. Solo en caso que no se tenga acceso a los documentos en medio electrónico, estos serán entregados en medio impreso. La ruta de acceso para los documentos del SGC en medio electrónico es: acceder a Mis sitios de Red, grupo de trabajo “Administrativa”, Equipo al que se desea acceder (Ver Numeral 3.8), ingresar contraseña, abrir Carpeta del Proceso, abrir carpeta Documentos Vigentes.

3.2.10 El cambio de versión en un documento se dará cuando la modificación responda a un cambio en el mismo.

3.2.11 A partir de la fecha de aprobación, un documento debe ser implementado.

3.2.12 En el numeral 5 de cada procedimiento, se definen las condiciones de



almacenamiento de los registros así: forma de archivo y lugar, responsable de almacenamiento y disposición final de los registros.

3.2.13 Todo documento que se haya originado antes de la implementación del SGC, se considera en versión 1. A partir de la segunda entrega se identifica con versión 2.

3.2.14 Se realizan copias de seguridad, tanto de documentos como de registros del SGC disponibles. Los back-up a documentos se realizan finalizando cada periodo académico y a los registros, se realizan cada dos semanas. Las copias de seguridad se conservan en el lugar de archivo de cada proceso, bien sea en CD o DVD según el caso.

3.2.15 Desde este proceso se generan plantillas generales para actas, comunicados y circulares que se deben utilizar en todos los procesos

4. PROCEDIMIENTO MEJORA

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS Y

REGISTROS

1 Determinar fuentes de

NC u OM

Determinar las fuentes de No Conformidades reales o potenciales y Oportunidades de Mejora y darlas a conocer a los usuarios del SGC, con el fin de que puedan identificarlas al momento que se presenten. Las fuentes de No Conformidades, Acciones Correctivas, Acciones Preventivas y Oportunidades de Mejora están definidas en Condiciones Generales, numeral 3.2 y deben ser actualizadas y complementadas permanentemente.

Líder de Mejoras

2 Realizar evaluación de

satisfacción Ver IN-CA-01 Evaluación del servicio Líder de Mejoras

IN-CA-01 Evaluación del

servicio

3 Gestionar Quejas,

Sugerencias y Reconocimientos

Ver IN-CA-02 Atención de Quejas, Sugerencias y Reconocimientos

Líder de Mejoras

IN-CA-02 Atención de

Quejas, Sugerencias y

Reconocimientos




REGISTROS

4 Desarrollar auditorías

internas de calidad Ver IN-CA-03 Auditorías internas Líder de Mejoras

IN-CA-03 Auditorías internas

5 Controlar el servicio no

conforme Ver IN-CA-04 Control del Servicio No Conforme

Líder de Mejoras IN-CA-04 Control del Servicio No

Conforme

6 Registrar las acciones

de mejora

Durante la prestación del servicio se revisa permanentemente el cumplimiento de requisitos del cliente, de ley y de la norma de calidad vigente y, el incumplimiento real o potencial de uno de estos o la identificación de una oportunidad de mejoramiento, genera una acción de mejora y quien la haya detectado, debe notificarlo inmediatamente al Líder del Proceso, para comenzar su intervención. Identificando en el formato Oportunidades de Mejora, los datos del proceso y el tipo de acción (tratamiento, correctiva, preventiva o de mejora). El análisis de los datos suministrados por las fuentes descritas en la actividad 01 permite identificar las NC reales, potenciales u OM para su intervención.

Líderes de Proceso

Usuarios del SGC

FR_CA_02 Oportunidades

de Mejora

7 Identificar y controlar

las ACPM

Las no conformidades reales o potenciales y oportunidades de mejora presentadas, se relacionan en el formato de Oportunidades de Mejora FR_CA_02, para identificarlas y efectuar el seguimiento y cierre a su eficacia. Se asigna el consecutivo correspondiente a la no conformidad u oportunidad de mejora. Posteriormente se registra en el formato Oportunidades de Mejora, identificando los datos del proceso y el consecutivo asignado en la Base de Datos.

Líder de Mejoras

Líderes de cada Proceso


de Mejora




REGISTROS

8 Analizar causas Detectar NC u OM presentadas

Líderes de cada Proceso

Usuarios

Asignados

FR_CA_03 Reporte de Acciones

correctivas y preventivas

9 Establecer acciones Relacionar la NC u OM Líderes de cada

Proceso



10 Ejecutar acciones Ejecutar las acciones establecidas en

la actividad 9 Líderes de cada

proceso

11 Verificar eficacia de las

acciones tomadas

Monitorear la ejecución y el cumplimiento de las acciones de mejora definidas y evidenciar su eficacia en las causas de la NC, así como la ejecución en los tiempos establecidos. Al terminar la ejecución de la Acción de Mejora, se identifica el resultado final, estableciendo si corresponde con lo esperado y logra eliminar la No Conformidad, en este caso se procede a cerrarla. En caso contrario, se definen nuevamente las acciones de mejoramiento, identificando si el error se presentó en las acciones definidas o las causas identificadas. .

Líder de Proceso


de Mejora






REGISTROS

12 Efectuar seguimiento a la gestión de mejoras

Cada periodo, el Líder de Mejoras hace seguimiento a las mejoras intervenidas en los procesos. Recoge los registros de las SIR, SNC, NC y OM, tanto las eficaces como no eficaces y se registra en la Base de Datos de Mejoras, de acuerdo con las condiciones dadas en el mismo.

Líder de Mejoras


de Mejora

13 Presentar Informe de

NC u OM

Se presenta ante la Alta Dirección un informe de NC u OM significativas, a partir de aquellas identificadas e intervenidas durante el periodo. Dicho informe se presenta en la reunión de la Evaluación de la Gestión, en las condiciones establecidas por el Representante de la Dirección.

Líder de Mejoras Representante de

la Dirección

Consolidado Evaluación

Institucional

14 Verificar la Eficacia del

Proceso

En los periodos establecidos se realiza la medición de los indicadores del proceso, con el fin de identificar su eficacia. Así mismo se identifican aspectos por mejorar en la operación del proceso. Se reporta al momento que se requiera, según lo establecido en el Proceso Direccionamiento Estratégico

Líder de Mejoras

Informe de Gestión de Indicadores FR-DE-04

15

Definir acciones de mejoramiento

Cuando se identifique ineficacia del proceso o necesidades de mejora, se generan acciones de mejoramiento para su operación.

Líder de Mejoras

FR_CA_02

Oportunidades de Mejora

5. DOCUMENTACION


1

DETERMINAR LOS DOCUMENTOS

REQUERIDOS POR EL S.G.C

Líder del proceso

Se planifican los documentos según los lineamientos estratégicos y los requisitos a los cuales se les da cumplimiento desde el sistema de gestión

Teniendo en cuenta el mapa de proceso, se planifican los




procedimientos del SGC y se definen los documentos requeridos para la prestación del servicio y/o gestión de los procesos, para darle cumplimiento a los requisitos de ley, de norma ISO 9001, institucionales y de estudiantes o padres de familia quienes son beneficiarios del SGC

2

DETECTAR LA NECESIDAD DE CREAR, ACTUALIZAR O ANULAR

UN DOCUMENTO (DETECTAR LAS

NECESIDADES DE DOCUMENTACIÓN)

Líder de cada proceso o

usuarios del SGC

Cualquier usuario del sistema podrá detectar la necesidad de crear modificar o anular un documento, la notifica al líder del proceso para que este estudie su viabilidad y la aprueba o la rechaza.

Si la solicitud requiere la modificación de un procedimiento, esta debe llevarse al comité de calidad para ser evaluada por él; en caso de que se trate de la modificación de un formato o documento, el líder del proceso puede atender la solicitud.

Solicitar por escrito la necesidad de crear, Actualizar o anular un documento, estableciendo claramente la información requerida, a través de solicitud generada al líder del proceso, mediante FR-CA-16 Solicitud de Creación, Actualización o Anulación de Documentos, informando las necesidades detectadas.

FR-CA-16 Solicitud de Creación,

Actualización o Anulación de Documentos

3 TRAMITAR LA SOLICITUD DE DOCUMENTOS

Líder del proceso

Una vez aprobada la solicitud de actualización, anulación o creación de un documento se le da el visto bueno, se desbloquea el documento y se le comunica al líder del proceso para que inicie las modificaciones pertinentes.




4

ELABORAR BORRADORES,

ACTUALIZAR Y/O ANULAR LOS EXISTENTES

Líder del proceso

Según lo consignado en el FR-CA-16 Solicitud de Creación, Actualización o Anulación de Documentos se elabora o se efectúan los cambios al documento, por parte del líder del proceso en compañía de los usuarios del sistema

Cuando se trata de una modificación se registra el cambio realizado en la portada del documento (primera página del mismo) cambiando la versión, y se deja firma del líder del proceso y fecha de elaboración

Documentos elaborados para

el SGC

5 REVISAR Y APROBAR

DOCUMENTOS

Líder de proceso y/o Comité de

calidad

Comprobar que el contenido del documento está acorde con el objetivo y campo de aplicación.

Verificar que el documento sea aplicable y coherente, legible e identificable.

Se deja firma de revisión y aprobación en la portada del documento y la fecha de aprobación.

El líder del proceso de Gestión de Calidad debe firmar la aprobación del documento de acuerdo al proceso o en caso contrario aclarar las razones por las cuales no se aprueba.

Se notifica al líder del proceso de documentación acerca de los cambios generados, con el fin de que sea publicado y se cree la restricción.

Hoja de Control de Cambios

6

CONTROLAR DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO

Líder del proceso

Cuando el documento es de origen externo el responsable de su aplicación revisa que el documento este vigente y lo firma como registro de revisado y aprobado.

El líder del proceso, deberá notificar al líder del proceso de documentación para que este sea ingresado al FR-CA-17 listado maestro de documentos y se haga la difusión de este.

FR-CA-17 listado maestro de

documentos




7

ACTUALIZAR EL LISTADO MAESTRO

DOCUMENTOS

Líder del proceso

El líder del proceso de documentación, actualiza FR-CA-17 listado maestro de documentos generado, actualizado o anulado en cada uno de los procesos

FR-CA-17 listado maestro de documentos

8 DIFUNDIR

DOCUMENTOS DEL SGC

Líder del proceso

Siempre que se cree, modifique o anule un documento, se debe dar a conocer a los usuarios del mismo, dependiendo del impacto del documento o de su creación, los medios a emplear dependen de las características del documento, por ejemplo: correos electrónicos, carteleras, circulares, reuniones, entre otros, para asegurar que los documentos sean empleados de forma adecuada y sean los vigentes. Los medios de difusión utilizados para la socialización del documento dependen de la magnitud del cambio.

Registros de difusión

(dependiendo de los medios empleados)

9

HACER SEGUIMIENTO A LA VIGENCIA DE LA INFORMACIÓN DEL

DOCUMENTO

Líder del proceso

Para garantizar que los documentos del sistema se encuentren vigentes y actualizados, se realizan seguimientos periódicos a los documentos utilizados desde el listado maestro de documentos, de forma aleatoria cada final de periodo.

Se deja registro del seguimiento de documentos del SGC en el FR-CA-18 Seguimiento de Documentos.

FR-CA-18 Seguimiento de Documentos y

Registros.

10 GESTIONAR MEJORAS

DEL PROCESO Comité de

Calidad

Cuando se genere una No Conformidad o Necesidad de Mejoramiento, se definen acciones correctivas, preventivas y de mejora según el caso, con base en lo establecido en el proceso de Evaluación y Mejora de la Gestión.

Acciones de Mejoramiento



6. ARCHIVO


Almacenamien

to

ALMACENAMIENTO Acceso Tiempo de

Retención

Disposición

Final Códi

go Nombre Lugar Forma

G R

FR-

CA-01

Control de No

Conformidades Líder de calidad

Coordinación de

calidad/ PC /carpeta de

registros del SGC/ Pagina

Web CALIDADMUA

Electrónica

X Dos años Se destruye

FR-

CA-02

Oportunidades

de Mejora

Líder de calidad

Coordinación de calidad/ PC

/carpeta de


Web CALIDADMUA

Electrónica


FR-CA-

03

Reporte de Acciones

Correctivas y Preventivas

Líder de calidad


/carpeta de registros del

SGC/ Pagina

Web CALIDADMUA

Física


FR-CA-

04

Control de

Acciones

Correctivas y Preventivas

Líder de calidad

Coordinación de

calidad/ PC


SGC/ Pagina Web

CALIDADMUA

Electrónica


FR-CA-

05

Programa de Auditorias

Líder de calidad

Coordinación de

calidad/ PC


SGC/ Pagina Web

CALIDADMUA

Física


FR-

CA-

06

Plan de Auditorias

Líder de calidad

Coordinación de


registros del

SGC/ Pagina Web

CALIDADMUA

Electrónica




FR-

CA-07

Listado de

Verificación

Líder de calidad

Coordinación de



Web CALIDADMUA

Electrónica


FR-

CA-08

Informe de

Auditorías Internas

Líder de calidad


/carpeta de


Web CALIDADMUA

Electrónica

X

Dos años Se destruye

FR-CA-

09

Evaluación de desempeño de

Auditores

Líder de calidad



SGC/ Pagina

Web CALIDADMUA

Electrónica

X


FR-CA-

10

Evaluación de Satisfacción

Estudiantes

Líder de calidad



SGC/ Pagina Web

CALIDADMUA

Electrónica

X


FR-CA-

11

Ficha técnica y Análisis de

Encuestas

Líder de calidad

Coordinación de

calidad/ PC


SGC/ Pagina Web

CALIDADMUA

Electrónica


FR-

CA-

12

Quejas,

Sugerencias y Reconocimiento

s

Líder de calidad

Coordinación de


registros del

SGC/ Pagina Web

CALIDADMUA

Física y Electrónica

X


FR-

CA-13

Informe de Quejas


s

Líder de calidad

Coordinación de



Web

CALIDADMUA

Física y electrónica

X




FR-

CA-14

Control de Quejas,


s

Líder de calidad

Coordinación de



Web CALIDADMUA

Electrónica

X


FR-

CA-15

Evaluación de Satisfacción

Padres de Familia

Líder de Calidad


/carpeta de


Web CALIDADMUA

Física

X


FR-CA-

16

Solicitud de

Creación , Actualización y

Anulación de

Documentos

Líder de Calidad



SGC/ Pagina

Web CALIDADMUA

Física y

electrónica

X


FR-CA-

17

Listado Maestro

de Documentos

Líder de Calidad



SGC/ Pagina Web

CALIDADMUA

Física y

electrónica


FR-CA-

18

Seguimiento de Documentos y

Registros

Líder de calidad

Coordinación de

calidad/ PC


SGC/ Pagina Web

CALIDADMUA

Electrónica


FR-

CA-

19

Plantilla de Actas

Líder de calidad

Coordinación de


registros del

SGC/ Pagina Web

CALIDADMUA

Electrónica

X


FR-

DE-03

Acta de Revisión por

Dirección

Líder de calidad

Coordinación de



Web

CALIDADMUA

Electrónica

X




GU-

CA-02

Matriz servicio

no conforme

Líder de calidad

Coordinación de



Web CALIDADMUA

Electrónica


N/A

Consolidado de

evaluación de satisfacción

Líder de calidad


/carpeta de


Web CALIDADMUA

Electrónica


N/A Herramienta de

muestreo Líder de calidad



SGC/ Pagina

Web CALIDADMUA

Electrónica


N/A Herramienta de

tabulación Líder de calidad



SGC/ Pagina Web

CALIDADMUA

Electrónica


FR-DE-

04

POAI (Plan Operativo

Anual)

Coordinación de Calidad

Coordinación de

calidad/ PC


SGC/ Pagina Web

CALIDADMUA

Electrónica

X


N/A Evidencias de

difusión Líder de calidad

Coordinación de


registros del

SGC/ Pagina Web

CALIDADMUA

Electrónica Física




1. CARACTERIZACION ADMISIONES Y REGISTRO

OBJETIVO: Garantizar el ingreso de estudiantes a la Institución mediante el cumplimiento de requisitos y asegurar la permanencia y satisfacción con el proceso.

RESPONSABLE: Secretaria

INDICADORES Permanencia de estudiantes

Cantidad de estudiantes que finalizan el año/total de estudiantes matricula inicial

Cantidad de estudiantes desertores/Cantidad de estudiantes matriculados

Cantidad de estudiantes retirados/Total de estudiantes matriculados

ALCANCE: Aplicar el proceso de matrículas de estudiantes nuevos y antiguos y revisar motivos de cancelación. .

PARTICIPANTES: Secretaria Académica y auxiliares Docentes Rector Coordinadores

FACTORES CLAVES DE ÉXITO:

Información confiable y oportuna

Cumplimiento del cronograma

Información con requisitos visibles

Comunicación asertiva, clara y oportuna.

Permanencia de los estudiantes

Aceptación de la propuesta educativa por parte de la comunidad

Empoderamiento del proceso

PROVEEDORES

ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES

Direccionamiento Estratégico Evaluación del SGC Prácticas Pedagógicas

Lineamientos Institucionales Resultados encuestas satisfacción Listado de estudiantes promovidos

Establecer cronograma de actividades

Proceso de admisiones

Solicitar cupos

Actualizar documentación

Revisar documentos de admisión

Publicar lista de admitidos

Presentar informes a Secretaria de Educación

Entregar requisitos a estudiantes

Plan de mejoramiento Listados de grupos actualizados Alumnos matriculados cumpliendo requisitos

Direccionamiento estratégico. Prácticas Pedagógicas Ministerio de Educación Secretaria de Educación SIMAT DANE



antiguos

Revisar documentos de matricula

Realizar matriculas

Realizar seguimiento a estudiantes no matriculados

Organizar planillas de grupo

Sistematizar matricula

Carnetización

Cancelación de matriculas

Hacer seguimiento al diligenciamiento de libros reglamentarios

Registro y actualización de estudiantes en el SIMAT y en el programa de notas de los estudiantes EDUCATIC

RECURSOS REQUISITOS SEGUIMIENTO DOCUMENTOS REGISTROS

Talento Humano Infraestructura Tecnología

Art 18, ley 115/94. Art 95, ley 115/94. Res 5360/06. Decreto 1860. Decreto 1290/2009 Decreto 1075 26/05/2015 Norma ISO 9001 Numeral 7.2. Institución Cumplimiento actividades

Cancelación de matriculas Deserción de estudiantes Diligenciamiento de libros Organización carpeta estudiantes Registro y seguimiento en el sistema SIMAT y MASTER Estudiantes que no se han matriculado

Procedimiento admisiones y registro Guía identificación y trazabilidad (historia del estudiante) (7-5.3 ISO

FR-AD-01 Ficho de renovación de matrícula estudiantes antiguos. FR-AD-02 Ficho de matrícula estudiantes nuevos. FR-AD-07 Control de papelería por estudiante. FR-AD-15 Record académico de graduandos.



2. DEFINICIONES

2.1 ADMISIÓN: Aceptación de los educandos que cumplen con los requisitos establecidos.

2.2 MATRÍCULA: Contrato de prestación del servicio educativo entre la institución y las familias

interesadas.

2.3 RENOVACIÓN DE MATRICULA: Es el acto en que se formaliza la vinculación del estudiante de

nuevo en la institución (estudiantes antiguos).

2.4 MATRÍCULA EXTEMPORÁNEA: matricula que se hace después del periodo establecido.

2.5 LIBRO DE MATRICULA: es el soporte escrito donde quedan registrados los datos y la firma del

estudiante y padre de familia ya matriculado.

2.6 CANCELACIÓN DE MATRÍCULA: Disolución del contrato de matrícula.

2.7 DOCUMENTOS SOPORTE DE MATRÍCULA: Documentación que trae el aspirante de otras

instituciones (nuevo) y documentos requeridos para los estudiantes antiguos.

2.8 TRASLADO: Cuando el estudiante está en una institución dentro del mismo Municipio y desea

continuar sus estudios en otra institución pero dentro de la misma cobertura, solicita el traslado.

2.9 DESERCIÓN: Cuando el estudiante se ausenta de la institución y no regresa, sin aviso oportuno

ni a directivas, docentes y secretarias. No reclama su documentación.

SIMAT: Sistema de matrículas en el que se registran los estudiantes matriculados a nivel nacional

2.10 MASTER 2000: Sistema Municipal donde se encuentra la base de datos de los estudiantes ,

su información académica e institucional

Resoluciones Rectorales Acuerdos Consejo Directivo

FR.AD-16 Actualización datos docentes. FR-AD-17 Manifiesto del manual de convivencia. FR-AD-19. Correspondencia




3.1 Propiedad del cliente

REQUISITOS TRANSICION BASICA PRIMARIA

BASICA SECUNDARIA

MEDIA ADULTOS

Ficho de matrícula

debidamente diligenciado

4 Fotos

Fotocopia del documento de identidad

Fotocopia del Registro civil

original (nuevos)

Calificaciones en papel

membrete de grados

anteriores. (nuevos)

Hoja de vida o ficha de

seguimiento (nuevos)

Fotocopia de la EPS

SISBEN actualizado

Carné de vacunas. (nuevos)

Retiro del SIMAT.

(nuevos)

3.2 Cuando un estudiante es de reingreso, se sigue el mismo procedimiento del estudiante que

ingresa por primera vez, con los documentos que le entrega la institución de procedencia. 3.3 La admisión extraordinaria de estudiantes se remiten al Rector para la respectiva autorización

de matrícula 3.4 Cuando un estudiante viene de un colegio del extranjero, se remite a Secretaria de Educación



y este emite un acto administrativo y la institución procede de acuerdo a los parámetros establecidos en dicho documento.

3.5 La consolidación de los cupos: deben ser asignados por el rector para el Establecimiento Educativo teniendo en cuenta los criterios de asignación, antes de finalizar el año lectivo en reunión con el Secretario de Educación, se hace la proyección para el año siguiente y de acuerdo a ese consolidado se asignan los cupos para cada institución.

3.6 Las novedades de matrículas que se presentan en las fechas extemporáneas:

Estudiantes por falta de documentación,

Estudiantes con áreas pendientes por reforzar,

Estudiantes autorizados para validar algún grado o área

Estudiantes asistentes por autorización de la Secretaria de Educación

Estudiantes que por incapacidad o enfermedad no asistieron el día de la matricula

Estudiantes por falta de acudiente autorizado. 3.7 Organizar carpetas por orden alfabético, grado y grupo. 3.8 Libros en custodia, se tienen varios libros en custodia como son Liceo de Varones,

calificaciones y matriculas, Colegio Femenino de Envigado (COFE) calificaciones y matriculas, Instituto Nocturno de Bachillerato (INB) calificaciones, matrículas y registro de diplomas, Colegio Integrado Popular de Envigado (CIPE) calificaciones y registro de diplomas, INEDAL-ALCALA calificaciones y registro de diplomas, Colegio Nocturno Femenino de Envigado, calificaciones y matriculas, COA Mesa y Posada calificaciones, matrículas y registro de diplomas CONAAES (Liceo Remington) Calificaciones, matrícula y registro de diplomas, Institución Educativa Ayura, calificaciones, matrícula y registro de diplomas.

4 PROCEDIMIENTO


1P Establecer cronograma de

actividades Secretaria

El Rector al finalizar el año lectivo realiza una reunión con los coordinadores de las sedes para efectuar el cronograma de matrículas teniendo en cuenta el cronograma de Secretaria de Educación para el siguiente año.

Circular de Secretaria de

Educación

2H

Abrir proceso de admisiones

Secretarias

Las Secretarias proceden a realizar la matrícula de acuerdo con los parámetros establecidos en circular emitida por Rectoría. COMUNIDAD

Circular informativa



3V Revisar documentos de

admisión Rectoría

En la Secretaria Institucional se hace la recepción de los documentos (hoja de vida) y verifica que la documentación esté completa

FR-AD-07

4 A Publicar lista de admitidos Secretaría

Institucional

En cartelera visible en cada una de las sedes se publica el listado de los estudiantes admitidos.

Circular informativa

5H Realizar reuniones

informativas administrativas

Rectoría

El Rector (a) realiza reunión con el personal administrativo (coordinadores-secretarias) para dar cumplimiento a los parámetros establecidos por el proceso de matrícula.

Actas de reunión

6H Entregar requisitos y

fichos de matrícula de estudiantes nuevos

Secretarias

Las secretarias entregan la circular respectiva con la información requerida de la documentación para la matrícula de estudiantes nuevos.

FR-AD-02

7H Presentar informes a

Secretaria de Educación Rectoría

El rector notifica las novedades encontradas en el proceso de pre matrícula a Secretaría de Educación.

Informe de novedades

8H Entregar requisitos a estudiantes antiguos

secretaria

En el mes de octubre mediante circular a padres de familia, se informa de los requisitos necesarios para llevar a cabo el proceso de matrícula.

Circular FR-AD-01

9V Revisar documentos de

matricula Secretaría

Dando aplicación a la circular, las secretarias proceden a revisar la documentación requerida.

FR-AD-07

10H

Realizar matriculas

Secretaría coordinador de

sede y orientador de

grupo

La secretaría en reunión general de profesores explica el proceso de relación de matrícula y hace entrega a cada orientador de grupo, del respectivo libro de matrícula, para que en la fecha establecida por la institución, realice el proceso de renovación de matrícula y recepción de los documentos requeridos por la misma. Finalizado el proceso de

Libro de matricula Listado con relación de

matriculados



renovación de matrícula los orientadores remiten a la secretaria académica el libro de matrícula y documentación recepcionada con la respectiva relación en el listado oficial, especificando quienes no se matricularon y el motivo.

11V

Realizar seguimiento a estudiantes no matriculados

Secretaria

Las secretarias de las respectivas sedes tienen la información de los estudiantes que aún no se han matriculado, se lo comunican a los coordinadores y éstos proceden a enviar la información al padre de familia y/o acudiente del estudiante, citándolo para la realización de dicho trámite.

Comunicado explicando por qué

(Nombre, grado, causa)

12H

Organizar planillas de grupo

Secretaría Institucional

De acuerdo al número de estudiantes matriculados y grupos establecidos, se procede a la organización del listado por grupo.

Listas de grupos

13H

Sistematizar matrícula Secretaría

Institucional

De acuerdo a los lineamientos establecidos por la Secretaría de Educación mediante circular se procede a ingresar los estudiantes al SIMAT.

Programa académico

14H

Carnetización Rectoría

Al iniciar el año lectivo a los estudiantes que aparecen matriculados, se les realiza el respectivo carné, de acuerdo a los parámetros establecidos por la institución.

Listado de estudiantes

16 Presentación informe

DANE Rector

Secretaria

Con la ayuda de los coordinadores y la información existente en secretaría, se procede a diligenciar los formularios enviados por el DANE.

Formularios DANE

17 Cancelar matricula Secretaría

Institucional

El padre de familia y/o acudiente se presenta a la secretaría de la institución a realizar la respectiva cancelación. Se entrega toda la documentación existente

Libro de entrega de documentos

Hoja de cancelación de

matricula



en la carpeta

18 Organizar las carpetas de

los estudiantes

Secretarias

De acuerdo a la documentación en la matrícula, se procede a elaborar las carpetas en orden alfabético por grado y grupo.

Carpetas

19 Elaborar libros de

calificaciones Secretaria

Una vez ingresadas las calificaciones al sistema se procede a realizar el cierre del año escolar y se imprime, empasta y archiva el libro de calificaciones de cada grado

Registro escolar de valoración

20 Ingreso de calificaciones

al sistema

Secretaria y coordinación académica

De acuerdo con el cronograma institucional, se abre el programa MASTER 2000, para que los docentes ingresen durante cada periodo las respectivas notas, una vez finalizado cada periodo se realiza el cierre del mismo, se descargan las calificaciones al sistema de notas y se imprimen los boletines.

Calificaciones

21

Expedición de certificado de desempeño años anteriores y libros en

custodia

Secretaria

El usuario solicita el certificado que requiere. Se le entrega el número de la cuenta del banco y el valor a cancelar, una vez presente el recibo de consignación se le toma los datos requeridos en libro foliado y se procede a dicha expedición en el término de 5 días hábiles.

Libro foliado

22 Expedición de constancia

de bachiller y/o años anteriores

Secretaria

Al usuario se le verifica si realmente se graduó según la Institución y el año, se le entrega el número de la cuenta del banco y el valor a cancelar, una vez presente el recibo de consignación se le toma los datos requeridos en libro foliado y se procede a dicha expedición en el término de 3 días hábiles

Libro foliado

23 Expedición de constancia

de estudio año lectivo Secretaria

El usuario solicita el certificado que requiere en horario de atención, se le toman los datos requeridos en libro foliado y se procede a

Libro foliado



dicha expedición en el término de 3 días hábiles

24 Verificación Record

Académico de aspirantes a graduación

Secretaria Rectoría

La secretaria entrega a los estudiantes del grado 11° el formato de record académico para verificar la información de los años cursados del grado 5° a 10°

FR-AD-15

25 Proceso de graduación de

estudiantes

Secretaria Académica

Rectoría

Una vez analizada y verificada la información del record académico de los estudiantes y subsanadas las posibles anomalías e inconsistencias de aquellos estudiantes que no tiene ningún requisito pendiente en ninguno de los grados (5° a 10°). Se le solicita al estudiante el certificado de cumplimiento del servicio social de (80 horas) La secretaria académica procede a levantar acta en el libro foliado de graduación, de aquellos estudiantes que se graduarán en ceremonia, en la fecha estipulada por la institución se realiza ceremonia pública de proclamación de bachilleres, haciéndole entrega a cada uno de diploma y acta de graduación.

Libro foliado Acta de

graduación Diploma de

bachiller

26 Expedición de duplicados

de diplomas Secretaria Rectoría

Según el caso, pérdida, hurto o deterioro del diploma el usuario hace la solicitud explicando el motivo por el cual solicita duplicado de diploma (hurto, pérdida, deterioro, etc.) y anexando fotocopia del documento ampliado y recibo de pago.

Libro de actas de grado

27

Expedición de duplicados de acta de grado

Secretaria

El usuario solicita el duplicado que requiere. Se le entrega el número de la cuenta del banco y el valor a cancelar, una vez presente el recibo de consignación se le toma los datos requeridos en libro

Libro de actas de grado



foliado y se procede a dicha expedición en el término de 3 días hábiles.

28 Reportar indicadores Secretaria Se entrega a rectoría y coordinación el balance de la permanencia de estudiantes

Reporte de indicadores

29 Abrir acciones de mejora Rector (a) Secretaria

En reunión se presentan las posibles mejoras para el proceso de Admisiones y Registro

Acciones de mejora

5 ARCHIVO

IDENTIFICACION Responsable de Almacenamiento

ALMACENAMIENTO Tiempo de

Retención


FR-AD-01

Ficho de renovación de

matrícula estudiantes

antiguos

Secretaria Archivo rodante Carpeta 1 año Destruye

FR-AD-02

Ficho de matrícula

estudiantes nuevos


FR-AD-07 Control de

papelería por estudiante


FR-AD-15 Record

académico de graduandos

Secretaria Secretaría Carpeta 1 año Destruye

FR-AD-16 Actualización

datos docentes

Secretaria Secretaría Cada

carpeta Indefinid

o Se

actualiza

FR-AD-17 Manifiesto del

manual de connivencia

Secretaria Carpeta de cada

estudiante Carpeta 1 año Destruye

FR-AD-19 Corresponden

cia Secretaria secretaria carpeta 1 año Destruye



1. CARACTERIZACIÓN ADMINISTRACION DE RECURSOS

OBJETIVO: Administrar los recursos de manera eficiente

y eficaz, garantizando el buen uso de los mismos en pro del bienestar de la comunidad educativa

RESPONSABLE:

Rector (a)

INDICADORES Administración de recursos Mantenimientos eficaces

Cantidad de mantenimientos eficaces/cantidad de mantenimientos realizados Presupuesto

Presupuesto ejecutado/Presupuesto asignado # mantenimientos eficaces/mantenimientos realizados Personal competente

Cantidad de docentes con posgrado/ cantidad de docentes

ALCANCE:

Parte de los resultados de autoevaluación institucional y termina con la evaluación del personal que labora en la institución, la retroalimentación y el plan de mejoramiento del proceso, pasando por la administración de la planta física y de los recursos, el talento humano y el apoyo financiero y contable.

PARTICIPANTES:

Rector (a) Consejo Directivo Área financiera SEM Envigado Coordinadores Responsables de proyectos

FACTORES CLAVES DE ÉXITO:

Liderazgo

Trabajo en equipo

Ser eficiente y eficaz

Formación permanente y actualizada

Mantener el orden

Conocimiento amplio y suficiente


1. Comunidad educativa y procesos del sistema 2. Área financiera 3. El MEN y el Municipio 4. Direccionamiento estratégico 5. Gestión de la calidad

1. Necesidades de recursos 2. Información contable del año anterior y del presente 3. Lineamientos generales y transferencia de recursos 4. Horizonte Institucional 5. Autoevaluación, auditoría interna Encuesta de clima institucional.

Planear:

- Planificación del proyecto del presupuesto y el flujo de caja anual del Fondo de Servicios Educativos (FSE) -Planificación inventarios -Determinación de recursos y priorización de necesidades -Planificación el mantenimiento preventivo y la conservación de los insumos (7.5.5) -Definición de perfiles por competencias -Identificación necesidades de formación y definir plan de formación y oportunidades de mejoramiento de la competencia docente Hacer:

-Elaboración con la justificación correspondiente los

1. Bienes y Servicios 2. Personal competente 3. Informe de gestión 4. Acuerdo y el informe del presupuesto anual del FSE 5. Manual de perfiles y competencias 6. Acuerdo de adición y traslado

1. Comunidad Educativa 2. Comunidad Educativa 3. Consejo Directivo y Proceso de direccionamiento estratégico, entidades municipales que lo requieran 4. Comunidad, SEM y Contraloría Municipal 5. Cuerpo docente 6. Comunidad Educativa SEM y contraloría



proyectos de adición y traslado presupuestal. Justificación compras -Celebración de contratos, suscripción los actos administrativos y ordenación los gastos del FSE -Ejecución de mantenimientos preventivos y correctivos -Gestión de ambientes de trabajo y dar Inducción, reinducción y acompañamiento al personal -Preservación de recursos y elaboración hoja de vida de los equipos -Evaluación de competencias (1278) y oportunidades de mejora del personal -Ejecución plan de formación Verificar:

-Presentación y rendición informe del FSE al Consejo Directivo, la Comunidad Educativa y entes de control -Suscripción los estados contables y la información financiera requerida --Selección, evaluación y seguimiento proveedores -Hacer seguimiento y verificación de la eficacia del plan de formación -Verificación de la eficacia de los mantenimientos correctivos y preventivos -Recepción y verificación de los insumos -Verificación de las condiciones de ambiente de trabajo y



2. DEFINICIONES

2.1 Ambiente de trabajo. Conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo. 2.2 Recurso. Medio para conseguir algo; medio de subsistencia; bienes 2.3 Proveedor. Persona o empresa que abastece a una colectividad. 2.4 Necesidad. Calidad de necesario. Situación difícil, búsqueda íntima o urgencia de hacer algo. 2.5 Mantenimiento. Acción de reparar, mantener y conservar en buen estado el material y las instalaciones de edificios, infraestructura entre otros. 2.6 Diagnostico. Determinación, análisis, calificación, 2.7 Registro. Documento que representa resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. 2.8 Requisito. Necesidad o expectativa establecida (explícita, implícita, normativa) 2.9 Eficacia. Extensión en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados. 2.10 Eficiencia. Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados. 2.11 Cliente. Organización o persona que recibe un producto; puede ser interno o externo.

la competencia del personal Actuar:

-Hace seguimiento a la mejora continua del proceso y tomar acciones -Mejoramiento de la competencia docente


Humanos: Rector,

Área financiera, Consejo directivo y auxiliar administrativo Infraestructura:

Planta física, muebles y equipos de oficina, archivadores Tecnológicos: PC,

fotocopiadoras, impresoras, multiplicadora, equipos de comunicación

-Ley 715 de 2001 Artículo 10, numerales 10 y 12 Decreto 4791 de 2008 -Decreto Ley 1278 de 2002: Artículos 3, 5, 6, 10, 26, 27, 29, 30, 31, 32, 33, 34 -Acuerdo 044 de 2009 Artículo 15 DECRETO 2715/210709 De la norma ISO: # 6.1; 6.2.1;6.2.2; 6.3; 6.4; 7.4.1; 7.4.2; 7.4.3; Requisitos Institucionales: PEI

Evaluación de la compra, control de preservación y seguimiento a la utilización del producto o insumo Evaluación de proveedores Seguimiento al ambiente de trabajo y al clima organizacional Evaluación a la utilización de los espacios Seguimiento al plan de mejoramiento personal por competencias

PR-AR-01

Administración de Recursos GU-AR-01 Guía de Perfiles y Cargos GU-AR-02 Políticas de seguimiento al ambiente de trabajo

FR-AR-01 Encuesta de

clima institucional FR-AD-03 Control de

fotocopias FR-AR-04. Control de

consumos FR-AR-05. Control

inventario a cargo FR-AR-07.Hoja de vida

de los equipos FR-AR-09. Evaluación

de proveedores: servicios FR-AR-14 Reporte de

Daños y riesgos FR-AR-15

Mantenimiento general FR-AR-16

Evaluación de proveedores: obras civiles FR-AR-17

Evaluación de proveedores: compras



2.12 Proceso. Se define como el conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, los cuales transforman elementos de entrada en resultados. 2.13 Stock: recursos que permanecer en inventario y son de consumo de alta rotación 2.14 Competencia. Aptitud de una organización, sistema o proceso para realizar un producto que cumple los requisitos para ese producto. 2.15 Talento Humano: Se refiere a la capacidad creadora, innovadora y en general aquellas cualidades que hacen de una persona competente, analítica, crítica y con fortaleza de espíritu, inteligente. 2.16 Capacitación: Constituye la habilitación para hacer algo adquiriendo un conocimiento para realizar o ejecutar una labor específica, cualificándola, rediseñándola para que sea más ágil y menos costosa. 2.17 Riesgo Profesional: Constituye una consecuencia de las condiciones imperantes en el ambiente de trabajo debido a las actividades de los trabajadores. 2.18 Desempeño: Acción mental o motora que involucra un “hacer” algo específico. 2.19 Competencia Laboral: Constituye el conocimiento de un hacer o desempeño cualificado de una labor. En esencia es un saber hacer. Inducción: Proceso por el cual una persona hace o piensa algo motivada por otra persona o por un hecho o fenómeno particular. 2.20 Formación: Comprende el conjunto de conocimientos, de estudios realizados, de cultura que una persona posee. 2.21 Evaluación: Es la valoración o calificación que se hace de algo realizado por alguien. 2.22 Comunicación: Corresponde a un aviso, oral o escrito, o nota que difunde algún acontecer particular. 2.23 Perfil: Corresponde a una postura, actitud o aptitud para desempeñarse en algo. 2.24 Manual de Responsabilidades: Es un libro o documento que contiene una serie de normas sobre los deberes específicos de una actividad en particular. 2.25 FSE Fondo de servicios educativos: Dineros de gratuidad y de recursos propios de la institución.


3.1 Las condiciones para preservación del producto tendrán en cuenta que los espacios físicos cuenten con

ubicación, seguridad, y además la rotación del producto. 3.2 El Rector solicita a obras públicas, anualmente, el mantenimiento de la planta física y de acuerdo a las

condiciones establecidas en los planes de mejoramiento se destinan los recursos para el mantenimiento de los demás recursos

3.3 El responsable de hacer seguimiento a las políticas de ambiente de trabajo es el Equipo Directivo 3.4 Para la elaboración del presupuesto del Fondo de Servicios Educativos se tiene en cuenta el plan de

mejoramiento y el informe presupuestal del año anterior, el presupuesto existente, el porcentaje que emana la ley, proyección de presupuestos de ingresos para el año, se hace un trabajo porcentual de acuerdo a la cantidad de estudiantes en preescolar, básica, media académica, teniendo en cuenta estos elementos se hace el plan de compras e inversiones

3.5 Para la rendición de cuentas al Consejo Directivo y entes de control se presentan los informes de ejecución de recursos teniendo como soporte un software contable,

3.6 COMEI es la entidad responsable de hacer la contratación del personal de apoyo administrativo, EL AGORA provee el personal de apoyo psicopedagógico para todas las sedes, Escuela Superior de Artes Débora Arango provee instructores culturales, Centro de Salud Mental psicólogos, psiquiatras y neurólogos. Cada una de estas organizaciones es la responsable de hacer la contratación y la institución educativa hará un informe de desempeño de competencias que se hará llegar anualmente a cada ente operador.

3.7 La institución cuenta con un almacén para el almacenamiento de insumos. Para la preservación de productos de papelería y aseo los espacios deben ser seguros, libres de humedad, que garanticen la preservación de los insumos, en estanterías, libre de plagas

3.8 Cada año o cuando se requiera, se envía una carta de necesidades a la Secretaría de Obras Públicas Municipal, es este ente quien prioriza las necesidades basado en una visita en sitio para corroborar las



condiciones de las instalaciones. En caso de un mantenimiento correctivo lo solicita el rector y/o coordinador de cada sede vía telefónica. El mantenimiento preventivo y correctivo de las sillas escolares, equipos de cómputo y audiovisuales es contratado directamente por la institución.

3.9 El reporte de daños o riesgos se hace por medio del formato FR-AR-14 Reporte de Daños y Riesgos, por medio del personal que ocupan la planta física, el orientador de grupo hace reporte directo al Coordinador quien toma las acciones pertinentes de acuerdo al Manual de Convivencia.

4. PROCEDIMIENTO

4.1 COMPRAS


1P Planear el presupuesto

anual del FSE

Rector(a) , Área financiera y

Consejo Directivo

Con base a las necesidades detectadas en los proyectos, evaluación institucional, y reuniones con la comunidad educativa, se hace la priorización del recurso y se elabora el Presupuesto Anual del FSE, para ser presentado al consejo directivo, el cual lo aprueba. Se tienen en cuenta las fuentes de ingresos: recursos propios de la institución (arrendamientos, certificados) y las transferencias nacionales y municipales.

Proyecto de presupuesto y libro de

actas del consejo directivo

2H Planificar el flujo de caja

anual del FSE Rector (a) y Área

financiera

Teniendo en cuenta los ingresos de la institución y el extracto bancario se hace la planificación del Flujo de Caja. Se debe tener en cuenta que el plan de compras de la institución se ejecuta mensual, trimestral y semestral.

Proyecto de FSE en el área financiera SEM

3H Modificaciones al

Presupuesto

Rector (a) Área financiera

SEM

Se hace modificación presupuestal en el área financiera de la SEM y el rector cuando se agota un rubro, o cuando en otro rubro queda un remanente. Debe ser aprobado por el rector basado en las disposiciones generales aprobadas por el consejo directivo, que facultan al ordenador del gasto para efectuar modificaciones al presupuesto, teniendo en cuenta que no puede superar los 20 salarios mínimos. Los rubros de destinación específica no se pueden modificar.

Resoluciones del programa contable, actas de consejo

directivo

4P Determinar y planificar

recursos Rector (a)

Basado en el diagnóstico detectado por la rectoría, se hace la priorización del recurso y su impacto directo en la prestación del servicio

Planificación de Recursos

5P Establecer productos

críticos Rector (a)

Basados en el punto anterior y el anexo 3 de este procedimiento, se hace la clasificación de productos críticos y no críticos. Los productos críticos son aquellos susceptibles de evaluación y

Anexo 3




seguimiento de proveedores

6H Seleccionar, proveedores Rector(a) y/o

publicaciones o licitaciones

Se solicita como mínimo una cotización de acuerdo a las cuantías, se identifica la más favorable y que se ajuste a los principios de control fiscal, con base en esta información se genera la base de datos de proveedores.

FR-AR-09 Evaluación de

proveedores: servicios

7H

Celebrar contratos, suscribir los actos

administrativos y ordenar los gastos del FSE

Rector (a)

Se hace la Justificación de compra, que cumplen las funciones de un contrato de acuerdo a las cuantías que establece la Ley 80 y el Decreto 4791 de 2008. Cuando se supera la cuantía de 20 salarios mínimos se debe publicar la licitación.

Justificación (Orden de compra o servicio)

8V Recibir y verificar el bien

y/o servicio adquirido Rector (a) y Partes

interesadas

El rector hace la recepción del producto pero se soporta en la persona que solicita la compra para que verifique las condiciones de calidad y de compra del producto o servicio. Si el bien o producto no está completo se hace devolución y no se aprueba el pago del mismo. Se expide satisfacción de compra. Cuando se hace la compra de un bien, se hace la remisión, a la oficina de Bienes, de la factura, con el fin de que sea incluido dentro de los inventarios del municipio y así sea amparado por el seguro contra robo, incendio y otros



9ª Evaluar y reevaluar el

desempeño de proveedores

Rector (a)

De acuerdo a la satisfacción del usuario del producto, bien o servicio, se hace retroalimentación del proveedor (Puede ser a través de correo electrónico), dicha evaluación se hace anualmente. Si un proveedor no tiene una evaluación satisfactoria no se vuelve a tener en cuenta para la compra del bien o servicio

Valoraciones Categoría de Proveedor

>=85% Muy Confiable

Entre 70% y 84%

Confiable

<69% Descartado



10ª Determinar acciones Rector (a)

Se toman acciones de acuerdo a la actividad 8 de este procedimiento, se hace seguimiento al proveedor y se hace reporte de NC (No conformidad)



11ª Presentar informes del FSE al consejo directivo y a los

entes de control

Rector (a) y Área financiera

Se hace informe del FSE al Consejo Directivo y se fija en carteleras. Mensualmente se entrega este informe a la contaduría de la Secretaría de Educación de Envigado y

Informes del FSE y actas de consejo

directivo




semestralmente a la Contraloría Municipal. Cada mes se hace reporte a Bienes Muebles del Municipio para que se ingrese en los inventarios y el seguro que paga en la institución

12ª Suscribir estados contables Contador SEM

Los estados contables los maneja directamente el contador del municipio, quien certifica los informes financieros y valida la información, es el Contador SEM, el encargado de hacer las devoluciones a la institución para que se hagan los ajustes

Estados Contables del Municipio

13ª

Hacer seguimiento a la mejora continua del

proceso

Líder de proceso

De acuerdo a lo establecido en el procedimiento de Evaluación y Mejora se hace seguimiento a la gestión del proceso. Anualmente se presenta informe de gestión y reporte de indicadores a la gestión de Direccionamiento Estratégico

FR-DE-01 Reporte de indicadores, informes

de gestión

4.2 INFRAESTRUCTURA


1P Determinación de recursos

para mantenimiento y reparaciones

Rector (a) y Área financiera SEM

Envigado

Dentro del Fondo de Servicios Educativos hay un rubro específico para el mantenimiento y reparaciones. Este rubro debe estar aprobado por el Consejo Directivo.

Actas de Consejo Directivo

2P Planificar inventarios Rector (a) y

Coordinadores de Sede

Bienes del Municipio, entrega a los Coordinadores de Sede y al Rector el inventario de bienes en medio electrónico y físico. Y cada uno de ellos se hace responsable de notificar las novedades. Cada coordinador de sede asigna el inventario a cada docente al iniciar el año, el cual se verifica en el mes de noviembre identificando su estado (B – R - M), a partir de esta entrega final se hace programación del mantenimiento correctivo, ver actividad 9 de este subproceso.

3P Determinar y priorizar

recursos y necesidades

Rector (a) y Secretaría De

Educación

Con referencia a las necesidades detectadas por medio de los inventarios de bienes se hacen acuerdos con Obras Públicas y la Secretaría de Educación Municipal para la ejecución de los mantenimientos y priorización de recursos. Cuando se reciben Solicitudes de recursos el rector prioriza la inversión

de acuerdo al presupuesto del FSE

Solicitud de recursos




4H Gestionar ambiente de

trabajo

Equipo Directivo y Secretaría De

Educación

Semestralmente se hace el seguimiento a la infraestructura teniendo en cuenta el documento GU-AR-02 Políticas de ambiente de trabajo, de igual modo se

tiene que tener en cuenta los recursos establecidos en el FSE para mejorar las condiciones de ambiente de trabajo de acuerdo a las necesidades e impacto en la prestación del servicio educativo, teniendo en cuenta la priorización que hace la Secretaría de Educación del Municipio

GU-AR-02 Políticas de ambiente de trabajo

4P Planificar las condiciones

de preservación del producto

Rector y Coordinadores

Teniendo en cuenta la condición general 3.1, la institución determina para el almacenamiento de insumos y se hace seguimiento a las condiciones de preservación del producto

Administración de recursos

5 Planificar el mantenimiento

preventivo Rector (a)

Al iniciar el año, el rector hace el programa de mantenimiento preventivo basado en los análisis de inventarios.

Programa de

mantenimiento preventivo

6 Ejecutar mantenimientos

preventivos

Personal contratado

De acuerdo al programa de mantenimiento preventivo, el rector hace la contratación siguiendo el procedimiento de compras. Se deja registro de la actividad, se tiene en

cuenta que el mantenimiento preventivo de los equipos se hace mensual, y sobre los muebles en los meses de junio y diciembre

Recibo a satisfacción

7 Verificar eficacia de los

mantenimientos preventivos

Usuarios

Los usuarios de cada uno de los equipos y enseres que son objeto de mantenimiento, informan al Coordinador de Sede sobre la eficacia de éstas actividades.


8 Detectar necesidades de mantenimiento correctivo

Rector (a)

Teniendo en cuenta el informe del inventario de bienes y el reporte de los coordinadores se identifican las necesidades de mantenimiento correctivo en la institución. Igualmente cualquier empleado de la Institución Educativa, puede identificar daños o riesgos dentro de la infraestructura, para lo cual debe diligenciar el FR-AR-14 Reporte de Daños y Riesgos y entregárselo a la rectora o coordinadores.

FR-AR-14 Reporte de Daños y Riesgos

9 Ejecutar mantenimientos

correctivos Personal

Contratado

De acuerdo a las necesidades detectadas en la actividad 8 de este subproceso, el rector hace la contratación siguiendo el procedimiento de compras.





10 Verificar eficacia de

mantenimientos correctivos Usuarios

Los usuarios de cada uno de los equipos y enseres que son objeto de mantenimiento correctivo, informan al Coordinador de Sede sobre la eficacia de éstas actividades.


11 Realizar las hojas de vida

de los equipos

Empresa contratada

La empresa contratada por la rectoría para el mantenimiento de los equipos de cómputo, deja evidencia de éstas actividades en la FR-AR-07.Hoja de vida en cada uno de los equipos. Los docentes de informática y/o un docente designado por los Rectoría será el encargado de verificar la eficacia de los mantenimientos a los equipos de computo, y de dar concepto técnico sobre la pertinencia de las FR-AR-07.Hoja de vida de los equipos

FR-AR-07.Hoja de vida de equipo

12 Verificar las condiciones de

ambiente de trabajo Coordinadores

Teniendo en cuenta la condición general 3.3 y la actividad 3 de este subproceso se verifican al finalizar cada año las condiciones de ambiente de trabajo y se presenta un informe a la dirección para que se tomen las acciones pertinentes

GU-AR-02 Políticas de ambiente de trabajo

13 Hacer seguimiento a la

mejora continua del proceso y tomar acciones

Líder de proceso y subproceso

De acuerdo a lo establecido en el procedimiento de Evaluación y Mejora se hace seguimiento a la gestión del proceso. Anualmente se presenta informe de gestión y FR-DE-01 reporte de indicadores a la gestión de Direccionamiento Estratégico

FR-DE-01 Reporte de

indicadores, informes de gestión

4.3 TALENTO HUMANO


1P Definir perfil de competencias

Rector (a)

Atendiendo a los requerimientos presentados desde el Decreto Ley 1278 de 2002 y 2277 de 1979 y las necesidades de la institución se establecen la GU-AR-01 Guía de Perfiles y cargo

GU-AR-01Guía de perfiles y cargo

2H Hacer inducción y

reinducción

Rector (a) y Coordinadores

Al iniciar el año escolar en la primera jornada pedagógica de los docentes se hará la inducción al personal nuevo y la reinducción al personal antiguo. Será responsabilidad del rector la orientación sobre el direccionamiento estratégico de la institución.

Constancia en actas de actividades realizadas




El Coordinador Académico orientará las indicaciones sobre el diseño curricular, modelo pedagógico y prácticas pedagógicas El Coordinador de Convivencia de bachillerato y Coordinadores de primaria harán la inducción sobre el manual de convivencia, resolución de conflictos, participación democrática y manejo del conducto regular

3

Identificar necesidades de formación y motivación y

definir planes de mejoramiento y formación

Rector (a)

Anualmente se identifican las necesidades de formación y motivación por medio de una encuesta que arroje los factores críticos y permite la estructuración de un proyecto de formación, adicionalmente se tienen en cuenta los resultados de evaluaciones del desempeño y las necesidades y requerimientos institucionales arrojadas en la autoevaluación institucional. La entidad que recoge la información de manera virtual (encuestas) es SEM

4 Ejecutar proyecto de

formación Rector (a)

El rector presenta el Proyecto de Formación a la SEM para gestionar los recursos correspondientes. De acuerdo a los recursos aprobados se priorizan las necesidades de formación.

Los docentes y/o demás personal traen

constancias de formación para las hojas de vida

5 Verificar eficacia del

Proyecto de Formación Coordinadores

Se verifica que la formación cumpla con el objetivo, utilizando la técnica que se adecué al proceso de verificación de requisitos. Cuando una formación no sea eficaz se hará retroalimentación de la misma con el personal correspondiente y se hará plan de mejoramiento personal

6

Realizar seguimiento y acompañamiento al

personal y evaluar periodo de prueba

Coordinadores de sede

Semestralmente los Coordinadores de sede darán informe de desempeño del personal al Rector como insumo para la evaluación del desempeño del personal que se rige por el decreto ley 1278 de 2002, y como oportunidad de mejora para aquellos que se rigen por el 2277 de 1979. Igualmente, los coordinadores de sede presentarán informe de desempeño del personal de apoyo administrativo que presta los servicios en su sede, ésta evaluación será retroalimentación para la evaluación del rector y del ente que los contrata

Se dejan registro de los protocolos de evaluación

que van a la SEM Envigado y al MEN




En el mes de noviembre se hace la evaluación de los docentes por parte de los estudiantes y padres de familia por medio de una encuesta virtual.

7

Evaluar competencia del personal (Decreto 1278) y oportunidades de mejora

del personal

Rector (a)

Con base a los insumos recibidos de las coordinaciones, la evaluación de docentes por estudiantes y padres de familia, y las autoevaluación que hace cada docente; el rector diligencia la evaluación de desempeño del personal de la institución. Con base en estos resultados se hacen los planes de mejoramiento teniendo en cuenta la actividad 3 de este subproceso

Se dejan registro de los protocolos de evaluación

que van a la SEM Envigado y al MEN

8 Aplicar encuesta de clima

institucional Comité de Calidad

En el segundo semestre de cada año se aplicará la encuesta de clima institucional, al personal docente y administrativo.

FR-AR-01 Encuesta de clima

institucional

9 Tomar acciones a partir de

resultados de clima Comité de Calidad

El comité de calidad analiza los resultados arrojados por la encuesta de clima institucional y se toman ACPM de acuerdo a la situación

Acciones correctivas, preventivas y de mejora

10 Hacer seguimiento a la

mejora continua del proceso

Líder de proceso y subproceso

De acuerdo a lo establecido en el procedimiento de Evaluación y Mejora se hace seguimiento a la gestión del proceso. Anualmente se presenta informe de gestión y reporte de indicadores a la gestión de Direccionamiento Estratégico

FR-DE-01 Reporte de indicadores, informes de

gestión

5. ARCHIVO

IDENTIFICACION Responsable de Almacenamiento

ALMACENAMIENTO Tiempo de Retención


FR-AR-01 Encuesta de

clima institucional

Rector (a) Rectoría PC rectoría - electrónica

1 año Se destruye

FR-AR-03 Control de fotocopias

Secretarias secretaria Física en archivos

de secretaria 1 año Se destruye

FR-AR-04 Control de consumos

Coordinador Coordinaci

ón PC Coordinación -

electrónica 2 años

CD-Copia de seguridad

FR-AR-05 Control de

inventario a cargo

Rector (a) Rectoría PC rectoría - electrónica

2 años


FR-AR-07 Hoja de vida de

los equipos Docente de

sistemas Sala de

sistemas PC servidor Permanente




FR-AR-09 Evaluación de proveedores:

servicios Tesorero Tesorería

PC tesorero - electrónica

2 años CD-Copia de

seguridad

FR-AR-14 Reporte de

daños y riesgos Rector (a) Rectoría

PC Rectoría - electrónica

1 año CD-Copia de

seguridad

FR-AR-15 Mantenimiento

general Rector (a) Rectoría

PC Rectoría - electrónica

1 año CD-Copia de

seguridad

FR-AR-16 Evaluación de proveedores: obras civiles

Rector (a) Rectoría

Físico en carpeta con el nombre de

obras civiles 1 año


FR-AR-17

Evaluación de proveedores: Compras y/o suministros

Rector (a)

Rectoría

Físico en carpeta con el nombre de

Compras y/o suministros

1 año CD-Copia de

seguridad



6. ANEXOS Anexo 1

CLASIFICACION DE LOS RECURSOS

CLASIFICACION RECURSO IDENTIFICACION RUTINA DE

MANTENIMIENTO PREVENTIVO

FRECUENCIA

PRESERVACION (Manejo,

almacenamiento, empaque y protección)

MUEBLES

PUPITRES Nª DE SILLA Pintura, ajuste,

soldadura, carpintería Semestral

Evitar rayarlos, golpearlos, mecerse,

utilizar para otros fines

SILLAS IDENTIFICACIÓN DEL MUNICIPIO

ESCRITORIOS IDENTIFICACIÓN DEL MUNICIPIO

No aplica No aplica ARMARIO

IDENTIFICACIÓN DEL MUNICIPIO

CLOSET NO APLICA

EQUIPOS

CO

MP

UT

O CPU

IDENTIFICACIÓN DEL MUNICIPIO

Desfragmentación, limpieza general

Mensual Evitar líquidos

cercanos, golpes, exponerlos al medio

ambiente, buena ventilación.

MONITOR

TECLADOS

IMPRESORA

VIDEO BEAM

TELEVISORES

No aplica No Aplica

DVD

VHS

GRABADORAS

IMPLEMENTOS

DEPORTIVOS NO APLICA

Limpieza, ajuste

Anual

Evitar la humedad, el mal uso

LABORATORIO

SEGURIDAD (EXTINTOR) FECHA DE RECARGA

No Aplica No Aplica

Revisar la fecha de recarga, su buen uso, que este en un lugar

visible

REDES TELEFÓNICA

NO APLICA

Conectar de manera adecuada, dar buen

uso. COMPUTADOR

EDIFICIO

AULAS DE CLASE Nº DEL SALON

PINTURA Cuando obras

públicas lo apruebe

Evitar rayar paredes, no ingresar alimentos, asearlas diariamente

AULAS ESPECIALIZADAS Nº DEL SALON

DEPENDENCIAS Nº DEL SALÓN

CANCHA NO APLICA

AULA MULTIPLE Nº DEL SALÓN

PATIOS NO APLICA

CAFETERIA NO APLICA

BIBLIOTECA Nº DEL SALÓN



1. CARACTERIZACIÓN GESTIÓN DE LA COMUNIDAD

OBJETIVO: Contribuir en la formación integral de los estudiantes a través del desarrollo de actividades socioculturales y asistenciales permitiendo un adecuado desempeño social.

RESPONSABLE: Coordinador de sede

INDICADORES Satisfacción con los servicios: Estudiantes que califican EXC (5)-SOB (4) /número de estudiantes encuestados. Cantidad de padres de familia califican EXC (5)-SOB (4) /número de padres de encuestados. Inclusión NEE: Cantidad de estudiantes atendidos /total de estudiantes diagnosticados NEE

ALCANCE: Inicia con la identificación de actividades de bienestar y proyección hasta la verificación y evaluación de servicios incluye servicios internos y externos, elaboración del diagnóstico, planeación y ejecución de las actividades (biblioteca, servicios asistenciales, escuela de padres).

PARTICIPANTES: Rector(a) coordinadores, docentes, instructor, bibliotecaria, grupo interdisciplinario.

FACTORES CLAVES DE ÉXITO: Continuidad en las actividades, disponibilidad de recursos, retroalimentación, personal competente y comprometido.

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS

CLIENTES

1. Direccionamiento estratégico 2. Evaluación del sistema de gestión de calidad. 3. Admisiones y matriculas. 4. Practicas pedagógicas. 5. Secretaria de Educación Municipal: Secretaria de salud: Secretaria de

Recursos, institucionales Resultados de las encuestas de satisfacción Listados de estudiantes Necesidades De actividades lúdicas, recreativas, asistenciales. Convenios. Jornada de salud Programas de restaurante. Programa de apoyo sicopedagógico.

Establecer diagnóstico. Definir planeación proceso. Aprobar planeación. Socializar. Ejecutar la planeación Hacer seguimiento a los servicios Prestar los servicios Realizar seguimiento a los servicios Reportar los indicadores Abrir acciones de mejora.

Servicios eficaces y eficientes. Planes de mejoramiento.

Comunidad Educativa.



bienestar social: RECURSOS REQUISITOS SEGUIMIENTO DOCUMENTOS REGISTROS

Talento humano: personal competente e idóneo. Infraestructura: Aulas, coliseo, teatros, consultorios, muebles. Enseres,

Escuelas familiares. Ley 115 del 94 art 138 y 141 Norma ISO9001 2008:numeral: 7.1,7.5,8.2.3,8.4,8.5,8.1 Institución: PEI

A los servicios Al cumplimiento del cronograma. Atención de los estudiantes en los servicios asistenciales. A la asistencia de los padres en los servicios de: Escuelas familiares.

PR-GC-01 Gestión de Comunidad. IN-GC-01 Instructivo de Biblioteca. IN-GC-02 Instructivo de

FR-GC-01 Cronograma de actividades de Comunidad FR-GC-02 Lista de verificación de Servicios Externos FR-GC-03 Informe de Gestión



2. DEFINICIONES

2.1 INSTRUCTOR: Persona que se dedica profesionalmente a la enseñanza de algún tipo de actividad. Comunican sistemáticamente ideas o conocimientos.

2.2 INFRAESTRUCTURA: Conjunto de elementos que se consideran necesarios para la creación y funcionamiento de una organización cualquier .Condición necesaria para el desarrollo.

2.3 FORMACIÓN INTEGRAL Es la formación del ser humano que lo conduce al desarrollo de todos los aspectos (conocimientos, actitudes, habilidades y valores) en el plano intelectual, humano, social

restaurante, tienda y suministros. Tecnológicos: equipos de cómputo, grabadoras, micrófonos internet Video bean.

Cumplimiento de actividades del procedimiento.

Al diligenciamiento de los registros. Atención desde el área de psicología.

Restaurante GU-GC-01 guía de servicios internos e externos

de servicios FR-GC-15 Registro de asistencia FR-GC-19 Encuesta de Satisfacción estudiantes Biblioteca. FR-GC-20 Encuesta de Satisfacción estudiantes Cafetería. FR-GC-21 Encuesta de Satisfacción estudiantes Fotocopiadora. FR-GC-22 Encuesta de Satisfacción estudiantes Sicología. FR-GC-23 Encuesta de Satisfacción estudiantes Restaurante. FR-GC-24 Encuesta de Satisfacción estudiantes Operadores. FR-GC-25 Encuesta de Satisfacción padres de familia Sicología. FR-GC-26 Encuesta de Satisfacción padres de familia Escuelas familiares.



y profesional, como resultado de influencias intencionales

2. 4 COMPETENTE: Referido a una persona, que es experta en algo o tiene buenos conocimientos sobre algo, que logra resultados efectivos y de calidad en el desempeño de sus funciones. Basada en sus conocimientos, habilidades, destrezas, comportamientos y valores.

2.5 INTERDISCIPLINARIOS: Consiste en la integración de las teorías, métodos, instrumentos y en general de fórmulas de acción de diferentes disciplinas a partir de una concepción multidimensional y del reconocimiento del carácter relativo de los enfoques por separado.

2.6 SERVICIO: es un conjunto de actividades que buscan responder a las necesidades de un

cliente.


Al inicio del año la secretaria de Educación firma convenios con instituciones de apoyo en actividades complementarias, se hace la interventoría de la secretaria, pero es responsabilidad de la institución controlar y hacer seguimiento a los servicios.

4. PROCEDIMIENTO


1P ESTABLECER DIAGNOSTICO

Líder del proceso

Al inicio del año se establece el Diagnóstico, acorde con las necesidades de la institución. Se deja evidencia de los resultados del diagnóstico además se hace reunión con todos los responsables de los servicios para evaluar fortalezas y debilidades, se deja acta de reunión

Resultado del diagnóstico y acta de reunión

2P DEFINIR PLANEACION Líder del proceso Y responsables del servicio.

El cronograma se define al inicio del año con todas las actividades a desarrollar, fechas, actividades, responsables, ver FR-GC-01 Cronograma de actividades de Comunidad

FR-GC-01 Cronograma de actividades de Comunidad

3H

APROBAR PLANEACION

Rector(a)

El rector(a) evalúa si se requieren ajustes al cronograma, si las actividades si son pertinentes en la institución, los espacios adecuados, y por último su aprobación.

FR-GC-01 Cronograma de actividades

4H SOCIALIZAR LA PLANEACIÓN

Líder del proceso

Se socializa el cronograma de actividades.

carteleras y circulares

http://es.wikipedia.org/wiki/Actividad

http://es.wikipedia.org/wiki/Cliente_(econom%C3%ADa)



5H

PRESTAR LOS

SERVICIOS

Instructores Grupo

interdisciplinario

Para identificar como se desarrolla cada uno de los servicios internos y externos ver:

1. IN-GC-01 Instructivo de biblioteca

2. GU-GC-01 Guía de servicios internos y externos

IN-GC-01 Instructivo de biblioteca GU-GC-01 Guía de servicios complementarios

6V REALIZAR

SEGUIMIENTOS A LOS SERVICIOS.

Líder del proceso

Cada responsable de servicio debe presentar un FR-GC-03 informe de gestión de servicios al finalizar cada periodo académico. Al servicio de la tienda y restaurante se realiza inspección en su forma de trabajo. (Normas de higiene, lista de precios, manipulación de alimentos, atención al usuario) FR-GC-02 Se deja registro de lista de verificación al servicio. A nivel general se realiza anualmente la encuesta de satisfacción de los

servicios. FR-GC-19, FR-GC-20 FR-GC-21, FR-GC-22, FR-GC-23 FR-GC-24, FR-GC-25, FR-GC-26 Nota: frente a los resultados de la encuesta se le pasa el informe a los responsables de los servicios para que realicen los análisis y planes de mejoramiento.

FR-GC-03 Informe

de gestión de servicios FR-GC-02 Lista de

verificación de servicios externos

FR-GC-19 Encuesta de Satisfacción estudiantes Biblioteca. FR-GC-20 Encuesta de Satisfacción estudiantes Cafetería. FR-GC-21 Encuesta de Satisfacción estudiantes Fotocopiadora. FR-GC-22 Encuesta de Satisfacción estudiantes Sicología. FR-GC-23 Encuesta de Satisfacción estudiantes Restaurante. FR-GC-24 Encuesta de Satisfacción estudiantes Operadores. FR-GC-25 Encuesta de Satisfacción padres de familia Sicología. FR-GC-26 Encuesta de Satisfacción padres de familia Escuelas



familiares

7V

REPORTAR

INDICADORES

Líder del proceso

Se hace reporte de indicadores al proceso de direccionamiento estratégico Para la revisión por la dirección. Se deja evidencia de reporte de indicadores.

Reporte de indicadores

8A ABRIR ACCIONES DE

MEJORAMIENTO Líder del proceso

De acuerdo a los resultados de la gestión se abren acciones correctivas, preventivas y oportunidades de mejora según el procedimiento del SGC (sistema de gestión de calidad).

Procedimiento del SGC (sistema de gestión de calidad

5. ARCHIVO IDENTIFICACION

Responsable de Almacenamiento


Retención


NA Resultado del diagnóstico

Coordinadora Sede Coordinación

Sede

Física, en carpeta con el nombre de Resultado del diagnostico

2 años Reciclar

FR-GC-01

Cronograma de actividades de Comunidad


Sede

Física, en carpeta con el nombre de Cronograma de actividades de Comunidad

2 años Reciclar

FR-GC-02

Lista de verificación Servicios Externos


Sede

Física, en carpeta con el nombre de Cronograma de Lista de verificación de Servicios Externos

2 años Reciclar

FR-GC-03

Informe de Gestión de servicios


Sede

Física, en carpeta con el nombre de Cronograma de Informe de Gestión por periodo

2 años Reciclar

FR-GC-19

Encuesta de Satisfacción estudiantes Biblioteca.


Sede

Física, en carpeta con el nombre de Encuesta de Satisfacción de Servicios

2 años Reciclar

FR-GC-20

Encuesta de Satisfacción estudiantes Cafetería.


Sede


2 años Reciclar



FR-GC- 21

Encuesta de Satisfacción estudiantes Fotocopiadora


Sede

Física, en carpeta con el nombre de Registro de asistencia

2 años Reciclar

FR-GC-22

Encuesta de Satisfacción estudiantes Sicología.


Sede

Física, en carpeta con el nombre de Evaluación Instructor

2 años Reciclar

FR-GC-23

Encuesta de Satisfacción estudiantes Restaurante


Sede


2 años Reciclar

FR-GC-24

Encuesta de Satisfacción estudiantes Operadores.


Sede


2 años Reciclar

FR-GC-25

Encuesta de Satisfacción padres de familia Sicología.


Sede


2 años Reciclar

FR-GC-26

Encuesta de Satisfacción padres de familia Escuelas familiares.


Sede


2 años Reciclar



CACTERIZACION PRACTICAS PEDAGOGICAS

OBJETIVO: Rediseñar las diferentes actividades curriculares con base en los parámetros nacionales, regionales e institucionales para direccionar el plan de estudios, buscando la eficacia del aprendizaje y la formación integral, así como la proyección en un contexto global.

RESPONSABLE: Coordinador Académico Coordinador de Convivencia Coordinadora de Sede

INDICADORES

Rendimiento académico: Cantidad de estudiantes con rendimiento alto y superior, sobre cantidad de estudiantes actuales x 100

Promoción de estudiantes: Cantidad de estudiantes promovidos, sobre cantidad de estudiantes actuales x 100.

Seguimiento a egresados: Cantidad de estudiantes que ingresan a la educación superior sobre cantidad de estudiantes graduados.

Índice comportamental: cantidad de estudiantes sin dificultades comportamentales, sobre cantidad de estudiantes matriculados x 100.

ALCANCE: Aplica desde la definición de los elementos de entrada, incluye revisión, verificación y validación del diseño, además de la planificación y la ejecución de las actividades formativas y académicas, hasta la promoción y graduación del estudiante, atendiendo la conformidad y propiedad del cliente.

PARTICIPANTES:

Coordinador (a) académico

Coordinador de convivencia

Coordinador (a) de Sede

Consejo académico

Comisiones de evaluación y promoción

Comité de convivencia escolar

Jefes de área

Docente de todas las asignaturas

Secretaría Académica

FACTORES CLAVES DE ÉXITO

Planeación pertinente y oportuna

Acompañamiento continuo a los participantes del proceso

Comunicación eficaz y oportuna

Apropiación del proceso

Acompañamiento de los padres de familia en el proceso

Capacitación a docentes.

Docentes idóneos en las distintas áreas del conocimiento.

Generación de espacios para la reflexión.


Ministerio de educación Nacional, Secretaría de Educación municipal. Direccionamiento Estratégico. Evaluación y Mejoramiento

Leyes, decretos, resoluciones, directivas y circulares Mallas curriculares municipales (plan de estudios) Los DBA ISC: Índice Sintético de Calidad

DISEÑO CURRICULAR P:Diagnosticar y valorar el diseño curricular actual. P: Definir los elementos de entrada al Diseño Curricular. H: Elaborar Plan de Diseño Curricular . V: Revisar y Verificar el Diseño Curricular. V: Validar, aprobar, liberar y ajustar el Diseño Curricular.

DESARROLLO CURRICULAR

Definir calendario académico.

Plan de estudios pertinente a la realidad municipal e institucional. Egresados que den cuenta del perfil institucional Estudiantes promovidos y no promovidos Acciones de Mejoramiento

Prácticas pedagógicas Padres de familia y el mismo estudiante Pacto por la Calidad Admisiones y registro Partes Interesadas (I. Educación Superior) Diseño Curricular



Admisiones y Registros. Sistema Institucional de evaluación Partes interesadas

Políticas o directrices institucionales Manual de Convivencia Proyecto Educativo Institucional (PEI) PMI Resultados de satisfacción con el servicio educativo. Software de calificaciones Listado de estudiantes matriculados (SIMAT) Reporte de cancelación de matrícula (informe de movilidad ) Planes y proyectos actualizados Convenios interinstitucionales (Empresas, Universidades, entre otras.) Decisiones de la evaluación de la gestión Lineamientos de entidades reguladoras Resultados de

Definir cronograma de actividades Definición Asignación académica Definir horarios Definir planeación del periodo Entregar listas de grupo Hacer inducción a estudiantes Hacer seguimiento al Desarrollo de la Planeación, Planillas de Seguimiento y Clases Hacer Seguimiento a Estudiantes Realizar Comisión de Evaluación y Promoción Consolidar Reporte de Estudiantes a la Comisión de Evaluación Revisar los Boletines Académico-Formativos Citar a los Padres de Familia a la Entrega de Boletines Entregar Boletines Académicos Realizar Planes de Mejoramiento. Promover o Graduar Estudiantes Realizar reuniones por área para validar el diseño curricular. Hacer Seguimiento a los Indicadores de Gestión del Proceso Mejorar la gestión del proceso

Direccionamiento Estratégico Evaluación y Mejora de la gestión



pruebas externas


Talento Humano: Docente idóneo Infraestructura: Aulas de clase, biblioteca, laboratorios, salas de informática, placas deportivas, oficinas, sala de docentes, bodegas, Restaurante escolar y tiendas. Auditorio Recursos tecnológicos: Computadores, Laboratorio de inglés, aula de tecnología, internet, conectividad Fotocopiadora, tv, grabadoras, DVD, video bean, tableros digitales. Sonido y cámaras.

Requisitos de Ley: Dto 1075 del 26 de mayo de 2015 Ley general 115 (Articulo 23) Decreto 1860/94, Decreto 1290/09 Resolución 2343 -4210 Ley 1098 de 2006 Artículo 204 de la Ley 115 Requisitos de la Norma numerales: 4.1 7.1, 7.3 7.5, 7.5.1, 7.5.2, 7.5.4, 8.2.3, 8.2.4, 8.3, 8.4, 8.5, . Ley 1620, D.1965 del 2013 Institucional: Acuerdo de Convivência Cumplimiento de las actividades del procedimiento.

Al cumplimiento de requisitos del plan de estudios y proyectos A la pertinencia del modelo pedagógico Al desarrollo del plan de estudios Al proceso de evaluación Al cumplimiento del cronograma de actividades A las responsabilidades de los docentes A la asistencia de los estudiantes Al cumplimiento del manual de convivencia

PEI PR-PP-01 Procedimiento de Prácticas Pedagógicas SIEE Manual de convivencia Software de Horario AS horarios Software de calificaciones MASTER 2000 Estándares y lineamientos curriculares

FR-PP-01 Planeación curricular FR-PP-02 Diseño proyectos FR-PP-03 Asignación académica FR-PP-04 Evaluación y seguimiento de proyectos obligatorios y de mejoramiento FR-PP-07 Plan de Mejoramiento por docente FR-PP-10 Autorización de salidas FR-PP-11 Plan de diseño curricular FR-PP-12 Definición de elementos de entrada FR-PP-13 Actas de revisión del currículo FR-PP-14 Acta de verificación del currículo FR-PP-15 Informe DE validación FR-PP-17 Alerta Académica FRPP-28 Citación a padres de familia FR-PP-29 Proyecto de grupo (solo primaria) FR-PP-31 Acta de corrección de notas FR-PP-38 Verificación de asistencia FR-PP-46



1. DEFINICIONES 1.1. Plan de estudios: El plan de estudios es el esquema estructurado de las áreas obligatorias y

fundamentales y de áreas optativas con sus respectivas asignaturas, que forman parte del currículo de los establecimientos educativos. En la educación formal, dicho plan debe establecer los objetivos por niveles, grados y áreas, la metodología, la distribución del tiempo y los criterios de evaluación y administración, de acuerdo con el Proyecto Educativo Institucional y con las disposiciones legales vigentes.

1.2. Currículo: Currículo es el conjunto de criterios, planes de estudio, programas, metodologías, y

procesos que contribuyen a la formación integral y a la construcción de la identidad cultural nacional, regional y local, incluyendo también los recursos humanos, académicos y físicos para poner en práctica las políticas y llevar a cabo el proyecto educativo institucional.

1.3. Estrategias Pedagógicas en el Aula: Es una propuesta metodológica en el Aula que permite

incorporar los conocimientos a partir de una pregunta problematizadora, obteniendo como resultado actividades de aprendizaje y adquisición de competencias por parte de los estudiantes

1.4. Competencias Ciudadanas: Competencias básicas que se definen como el conjunto de

conocimientos y habilidades cognitivas, emocionales y comunicativas que, articuladas entre sí, hacen posible que los ciudadanos actúen de manera constructiva en una sociedad democrática (Ley 1620 de 2013, artículo 2).

Seguimiento académico y comportamental FR-PP-47 Registro de dialogo con acudientes FR-PP-48 Asistencia a entrega de informes FR-PP-49 Evaluación de actividades FR-PP-50 Notas parciales FR-PP-57 Planilla de notas FR-PP- Autoevaluación de estudiantes FR-PP-68 Control de asistencia diaria por periodo FR-PP-70 Autorización salida de estudiantes



1.5. Compromiso Pedagógico: Es un convenio establecido y firmado entre la Institución, el estudiante y los padres de familia o acudientes. La firma de éste implica por parte del estudiante, un compromiso de mejoramiento de su comportamiento y por ende de su rendimiento académico, de lo cual dependerá la toma de decisiones en el marco del debido proceso institucional.

1.6. Correctivo: Acciones, tareas o convenios que buscan modificar comportamientos inadecuados que

van en detrimento de la persona y que interfieren en el normal desarrollo de las actividades o que de una u otra forma alteren la armonía de la comunidad.

1.7. Planeación Curricular: Es el diseño de actividades que el maestro propone para ejecutar de manera

lógica los contenidos correspondientes a los Estándares Básicos de Aprendizaje del área específica, Contiene los tiempos, materiales,. lugares, herramientas, evaluaciones de los DBA: Derechos Básicos de Aprendizaje.

1.8. Proyectos Pedagógicos: El proyecto pedagógico es una actividad dentro del plan de estudios que

de manera planificada ejercita al educando en la solución de problemas cotidianos, seleccionados por tener relación directa con el entorno social, cultural, científico y tecnológico del alumno. Cumple la función de correlacionar, integrar y hacer activos los conocimientos, habilidades, destrezas, actitudes y valores logrados en el desarrollo de diversas áreas, así como de la experiencia acumulada. La enseñanza prevista en el artículo14 de la ley 115 de 1994, se cumplirá bajo la modalidad de proyectos pedagógicos.

1.9. Índice Sintético de Calidad: Es una herramienta que nos ayuda a medir el estado de la calidad

educativa en la básica primaria, básica secundaria y media de todos los colegios con una escala de 1 a 10, donde 10 es el máximo puntaje posible

1.10. Seguimiento: Para garantizar el mejoramiento continuo, la institución evalúa las necesidades,

expectativas e intereses de la comunidad, para plantear y desarrollar Planes de Mejoramiento de manera continua y permanente.

1.11. Comité de Inclusión Escolar: Equipo interdisciplinar que estudia la diversidad de las

necesidades de los estudiantes, para mejorar los aprendizajes. Orienta modificaciones en el currículo y la evaluación que atiende ritmos de aprendizaje.

1.12. Verificación: Confirmación mediante el suministro de evidencia objetiva de que se han cumplido

los requisitos especificados.

1.13. Validación: Confirmación mediante el suministro de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos para su utilización y aplicación específica prevista.

1.14. Modelo pedagógico: Es la representación de las relaciones que predominan en el acto de

enseñar, lo cual afina la concepción de hombre y de sociedad a partir de sus diferentes dimensiones (psicológicos, sociológicos y antropológicos) que ayudan a direccionar y dar respuestas a: ¿para qué? el ¿cuándo? y el ¿con que?

1.15. Estándar: Un estándar en educación especifica lo mínimo que el estudiante debe saber y ser capaz de hacer para el ejercicio de la ciudadanía, el trabajo y la realización personal. El estándar es una meta y una medida; es una descripción de lo que el estudiante debe lograr en una determinada área, grado o nivel; expresa lo que debe hacerse y lo bien que debe hacerse.



1.16. Lineamientos Curriculares: Los lineamientos curriculares son directrices generales sobre el currículo; son la filosofía de las áreas. Los lineamientos curriculares son orientaciones para que las instituciones, desde sus PEI, asuman la elaboración de sus propios currículos.

1.17. Indicador de desempeño: Es la expresión cuantitativa construida a partir de variables cuantitativas o cualitativas, que proporciona un medio sencillo y fiable para medir logros (cumplimiento de objetivos y metas establecidas), reflejar los cambios vinculados con las acciones del programa, monitorear y evaluar sus resultados. Los indicadores de desempeño pueden ser indicadores estratégicos o indicadores de gestión.

1.18. Competencia: Es un saber hacer, un saber que se aplica susceptible de adecuarse a una diversidad de contextos. De carácter integrador, abarcando conocimiento, procedimientos, habilidades y actitudes.

1.19. Malla curricular: Indica la estructura temática que va de lo simple a lo complejo, avanzando de grado en grado para desarrollar el pensamiento crítico – reflexivo. La pregunta problematizadora debe desarrollar pensamiento Los ámbitos conceptuales sugeridos (contenidos) permiten verificar los avances de las competencias de grado en grado y evitar que se repitan los mismos temas.

1.20. Evaluación: Es una acción por medio de la cual se busca emitir un juicio valorativo sobre el proceso de desarrollo del estudiante, previo un seguimiento permanente que permita “determinar qué avances ha alcanzado con relación a los logros propuestos, qué conocimientos ha adquirido o construido y hasta qué punto se ha apropiado de ellos, qué habilidades y destrezas ha desarrollado, qué actitudes y valores ha asumido y hasta dónde éstos se han consolidado”.

1.21. Plan de mejoramiento: Es un conjunto de acciones integradas, cuyo fin es alcanzar niveles adecuados de aprendizaje en los estudiantes, para que logren prepararse seguros y competentes.

1.22. Manual de Convivencia: Herramienta educativa y pedagógica, un pacto social para la convivencia; que busca la formación de la cultura de la autorregulación antes de ser un mecanismo represivo y sancionador, para garantizar el disfrute de las libertades individuales.

1.23. Ruta de atención integral: Es una herramienta que se plantea en la ley 162 de 2013 y su decreto reglamentario como un camino claro compuesto por una serie de acciones desde diferentes componentes para responder de forma integral todas las situaciones que buscan de una u otra forma fortalecer la convivencia escolar y mitigar los factores que pueden afectarlo.

1.24. Servicio social del Estudiantado: El servicio social que prestan los estudiantes de la educación media tiene el propósito principal de integrarse a la comunidad para contribuir a su mejoramiento social, cultural y económico, colaborando en los proyectos y trabajos que lleva a cabo y desarrollar valores de solidaridad y conocimientos del educando respecto a su entorno social.



1.25. Salidas pedagógicas: Es una alternativa y oportunidad de espacio creativo y didáctico para acceder experiencias, conocimientos y habilidades

1.26. Adaptaciones curriculares: Estrategias educativas para alcanzar los propósitos de la enseñanza, fundamentalmente cuando un alumno o grupo de alumnos necesitan algún apoyo adicional en su proceso de escolarización. Estas adecuaciones curriculares deben tomar en cuenta los intereses, motivaciones y habilidades de los estudiantes, con el fin de que tengan un impacto significativo en su aprendizaje.7


2.1. La formulación, revisión y aprobación del diseño curricular actual ha sido el producto de mesas de

trabajo por área convocadas por la Secretaría de Educación Municipal, dando como resultado LA MALLA CURRICULAR MUNICIPAL. A nivel institucional damos viabilidad a través de los formatos FR-PP-11 Plan de diseño curricular, FR-PP-12 Definición de Elementos de Entrada, FR-PP-13 Acta de Revisión de Currículo, FR-PP-14 Acta de Verificación del Currículo, FR-PP-15 Informe de Validación.

2.2. El Servicio social estudiantil se orienta en la media. Es un instrumento que apunta a fortalecer el

desarrollo integral del alumno mediante la realización de acciones formativas que lo habiliten como sujeto activo y participante de su proceso educativo, capaz de integrarse a la comunidad con la ejecución de actividades que le permitan la aplicación de los conocimientos y habilidades logradas, incrementando el sentido de la responsabilidad, solidaridad, participación, colaboración, tolerancia, el respeto a los demás, protección, conservación y mejoramiento del medio ambiente, así como el buen uso del tiempo libre.

2.3. La Institución mediante la orientación establecida en el DECRETO 1290/2009 ha definido el Sistema Institucional de Evaluación y Promoción de Escolar. Ver SIEE

2.4. CONTENIDOS CURRICULARES ESPECIALES: se distribuyen por periodos para ser transversalizados a lo largo del año escolar, Las directrices para trabajarlos están inmersas en la malla curricular de cada área. Se tiene en cuenta las diferentes actividades que llegan de las Secretarías y entidades del municipio que afianzan los proyectos (Inder, S.E.M., Secretaría de Salud, Débora Arango, Bienestar Social, entre otros). En el FR-PP-04 se hace seguimiento y evaluación

2.5. Jornada Única: Transición los estudiantes tienen un horario de 7:00 a 12:30 m. y Básica Primaria y bachillerato y la media tienen un horario de 6:30 a 2:30 p.m. Esta información reposa en Resolución Rectoral.

2.6. Reunión de docentes: Periódicamente se hacen reuniones con los docentes para hacer seguimiento a actividades especiales, planes de mejoramiento, al Sistema de Gestión de Calidad y a las novedades que requieren ser atendidas oportunamente.

2.7. El Consejo Académico: está conformado por todos los jefes de área, quienes son elegidos al inicio del año, el Rector, un representante de primaria y el Coordinador Académico. En ocasiones



se invita al personero(a), representante escolar, psicólogo, entre otros.

2.8. Comisiones de Evaluación y Promoción: Definen cada periodo los factores asociados a los bajos desempeños de los estudiantes y orienta planes de mejoramiento. Definen la promoción al finalizar el año escolar.

2.9. Documentación: Todo formato, documento o registro generado desde este proceso, debe cumplir con las normas establecidas en la guía de elaboración de documentos.

2.10. Comité de convivencia Escolar: Equipo conformado por el coordinador de convivencia representante de los maestros, vocero de los estudiantes y profesionales del Ágora para orientar la convivencia escolar.

2.11. Comité de Inclusión Escolar: Equipo interdisciplinar conformado por diferentes actores de la

institución para garantizar el derecho a la educación con calidad a las diferentes poblaciones escolares.

3. PROCEDIMIENTO

4.1 PROCEDIMIENTO DE DISEÑO CURRICULAR


1P Establecer plan de

diseño Coordinador Académico

Se establece el plan de diseño donde se incluya las etapas del proceso, revisión y acompañamiento de CURRICULO MUNICIPAL, con sus responsabilidades y los periodos de tiempo, para ser verificados y validados a través del Consejo Directivo.

FR-PP-11 Plan de diseño

Curricular

2P

PROYECTYO EDUCATIVO

INSTITUCIONAL PMI

Leyes y decretos (Ley 115 de 1994, Decreto 1860 de 1994, Decreto

1290 de 2009, Decreto 2343 de

1996 )

Estándares curriculares.

Sistema de Evaluación Institucional.

Coordinador Académico

Establece que elementos de entrada se requieren en la elaboración del plan de estudios, para lo cual se debe basar en los siguientes aspectos: a). Intensidad horaria para la jornada única. b).Requisitos legales y reglamentarios: Revisar la legislación educativa existente para identificar qué aspectos ameritan ser tenidos en cuenta.

FR-PP-12 Definición de elementos de

entrada



Malla Curricular

Municipal

c). La información y experiencias de lo propuesto en el currículo municipal, con lectura, análisis y ajustes permanentes congruentes con la malla curricular.

3V

Revisar la adecuación de los elementos de entrada

Consejo Académico

El Consejo académico es el encargado de la revisión de los elementos de entrada, revisión que se debe efectuar validando y adoptando el currículo municipal.

FR-PP-12

Definición de elementos de

entrada

Malla curricular

4H Elaborar o ajustar el

diseño curricular

Jefes de área, docentes

Mesa de trabajo municipal

Con miras a satisfacer los elementos de entrada que dieron origen al cambio o adecuación o ajuste al diseño, se elabora el Modelo Pedagógico: Es responsabilidad del Coordinador académico, liderar la elaboración o ajustes del modelo pedagógico. Plan de Estudios: El cual contempla planes de área y proyectos obligatorios e institucionales, son responsables de su elaboración o ajustes, los Jefes de Área y docentes.

Malla Curricular Municipal

5H Revisar los resultados o

salidas del diseño

Jefes de área, DOCENTES y Coordinador Académico

Se revisan los resultados de diseño (Modelo Pedagógico, planes o proyectos, según correspondan) para: a) Evaluar la capacidad del Modelo Pedagógico, planes y proyectos para darle respuesta al elemento de entrada que lo originó. b) Evaluar el avance del diseño del Modelo Pedagógico, planes o proyectos de acuerdo al Plan de Diseño e c) Identificar cualquier problema y proponer las acciones necesarias para

FR-PP-13 Acta de revisión

del currículo



solucionarlo en los equipos de diseño. Se deja evidencia en acta de revisión del currículo.

6H

Verificar los resultados o salidas del diseño

(Requisito 7.3.3 y 7.3.5)


Se deben verificar los resultados de diseño (Modelo Pedagógico, planes y proyectos, según correspondan) en las etapas planificadas para: a) Evaluar si cumple el diseño Modelo Pedagógico, planes y proyectos los elementos de entrada que le dieron origen. b) Si el Modelo Pedagógico, planes y proyectos proporcionan la información apropiada para la compra de recursos (si se requiere para su desarrollo) como para el desarrollo del mismo Modelo Pedagógico, planes y proyectos. c) Si el Modelo Pedagógico, planes y/o proyectos especifican las características que son esenciales para el desarrollo seguro y correcto del plan y proyecto.

FR-PP-14 Acta de verificación del

currículo.

7H

Aprobar para su liberación

(Requisito 7.3.3)

Consejo Académico y

consejo directivo

Aprobar los resultados del diseño (Modelo Pedagógico, planes y/o proyectos) antes de liberarlos para que sean desarrollados en las aulas de clase. Queda como evidencia el acta de consejo Académico y consejo directivo

Actas de Consejo

Académico y Directivo

8H Ejecutar el currículo

Docentes

Ver practicas pedagógicas. Mallas curriculares, planes de aula y Proyectos Obligatorios

9H Validar el diseño

Rector

Se deja evidencia con un informe de validación.

FR-PP-15 Informe de validación

10 A Cambios en el diseño En el transcurso del año



Docentes

lectivo los docentes pueden encontrar necesidades de cambios en el desarrollo de los planes y proyectos de cuyos cambios se deja evidencia en las actas de reuniones de área y se debe realizar el ajuste en medio magnético.

Actas de reuniones de área.

11V Reportar indicadores de

gestión


Cuando se requiera por parte del rector se hace el reporte de indicadores al proceso de direccionamiento estratégico. Se deja evidencia en el formato de reporte de indicadores.

FR-DE-01

12A Abrir acciones de mejora


De acuerdo con los resultados del proceso se abren oportunidades de mejora con base en lo definido en proceso de evaluación y mejora del SGC.

ACPM

4.2 PROCEDIMIENTO DE PRÁCTICAS PEDAGÓGICAS


1P Definir cronograma de

actividades anual.

Rector (a) y Coordinaciones

Con fundamento, en el calendario académico, emitido por la Secretaria de educación Municipal donde se establecen los periodos académicos del año lectivo, las Festividades cívicas, culturales y patrias establecidas para las Instituciones educativas, el cronograma mensual FR-DE-05. En el que se reporta mensualmente todas las actividades y se distribuye a las dependencias y se envía a través del correo electrónico a los docentes.

FR-DE-05 CRONOGRAMA

MENSUAL



2P Definir asignación académica

Rector (a)

Teniendo en cuenta el número de grupos, las intensidades horarias establecidas en el plan de estudios, la idoneidad y especialidad de los docentes de la institución, los parámetros establecidos por la ley; se distribuye la FR-PP-03 asignación académica que deberá cumplir cada uno de los educadores durante el año lectivo.

FR-PP-03 Asignación

académica y se legaliza en

resolución Rectoral

3P Organizar horarios Coordinador (a)

Académico

Teniendo en cuenta las necesidades de cada área, algunos encargos específicos de los docentes y la disponibilidad de espacios (salas de sistemas, laboratorios, espacios deportivos, entre otros); se define el horario de clases general de institución, horario de docentes y horario de cada uno de los grupos.

Software de Horario

4P

Establecer zonas de acompañamiento

Coordinador de convivencia

Al iniciar cada mes, la coordinadora de convivencia publica un cuadro de acompañamiento, donde se establece cada zona de acompañamiento en que está dividida la planta física y el docente que debe realizar el acompañamiento durante los distintos días de la semana.

Zonas de acompañamiento

5P Definir planeación de

periodo Docentes

De acuerdo con el plan de estudios, el docente planifica en el formato institucional, las

FR-PP-O1 Planeación Curricular



actividades académicas que se desarrollaran en cada uno de los periodos académicos los cuales deben reposar en el PC en carpeta de Coordinación Académica.

6H Entregar listas de grupo Secretarias Académicas

Una vez ingresados los estudiantes matriculados al sistema académico de la institución, las secretarias hacen entrega de las listas oficiales de cada grupo.

Listas de grupo

7H Hacer inducción a

estudiantes Docentes

Desde la Coordinación de Convivencia se entrega a cada orientador de grupo, las pautas de inducción para los estudiantes en formato de circular

Circular

8H Hacer seguimiento

académico Docentes

Se registran los avances y dificultades en el proceso académico de cada uno de los estudiantes.FR-PP-57 Planilla de notas. Además cada director de grupo deberá dar informe de seguimiento académico y comportamental en el FR-PP-46.

FR-PP-57 Planilla de notas

FR-PP-46

seguimiento académico y

comportamental

9H Realizar salidas

pedagógicas Docentes

Cuando para el desarrollo de una temática de clase, sea indispensable la realización de una salida pedagógica o de campo, se deberá presentar proyecto de la misma en el formato designado para tal fin, a la coordinación académica, una vez aprobada dicha salida por la Coordinación Académica y con visto bueno de la Rectoría se gestiona frente a la Secretaria de Educación Municipal, la autorización para la misma. Igualmente se debe presentar en Coordinación académica el formato de

FR-PP-10

Autorización de salidas pedagógicas



autorización para salidas pedagógicas diligenciado por cada uno de los padres o acudientes del estudiante.

10H

Entregar informes parciales

Docentes

Cuando un estudiante se retira durante el desarrollo de alguno de los períodos académicos, cada docente evaluará el proceso del estudiante hasta el momento de la cancelación y en formato de calificaciones parciales, asigna una nota parcial y firma como constancia de la misma, esta información la diligencia el orientador de grupo y la entrega en coordinación académica.

Formato de calificaciones

parciales FR-PP-50

11H

Ingresar rendimiento final al sistema académico

Docentes y secretaria académica

La secretaria académica, carga en el sistema de notas la asignación de docentes, estos digitan la nota virtualmente, las secretarias imprimen y se les entregan a los docentes para ser revisadas.

Programa académico

12H

Realizar comisión de evaluación y promoción

Docentes

Se realiza antes de terminar el periodo académico, según agenda preparada por el Coordinador Académico; en esta se aprueban las estrategias para mejorar el rendimiento de los estudiantes y se dan a conocer las novedades particulares de los que requieren adecuaciones acorde a sus intereses y necesidades particulares. Además se hace lectura del índice de pérdida por área.

Acta de reunión de comisión de evaluación y promoción

13H

Imprimir boletines de calificaciones

secretaria académica

La secretaria académica imprime los informes y un consolidado de las notas de cada grupo, se les hace entrega de los mismos a los orientadores de grupo.

Boletines de calificaciones



14V

Revisar boletines de calificaciones

Docentes

Una vez revisados los informes académicos por parte de cada docente y después de haber constatado que se presentó alguna equivocación, se debe realizar la corrección de los mismos, dentro de los ocho días siguientes a la entrega de los informes a los padres de familia. Esta corrección se realiza mediante acta y se hace entrega de la misma a la secretaria académica para que la asiente en el sistema.

FR-PP-31 Acta de corrección de notas

15H

Citar a padres de familia para entrega de boletines

de calificaciones Docentes

La institución realiza una citación general a la entrega de informes, que según el caso podrá ser tipo entrevista o en forma general. De ser tipo entrevista cada orientador de grupo debe asignar una hora de forma que se atienda padres de familia durante toda la jornada escolar.

Citación a Padres de Familia FR-PP-28

16H

Entregar boletines de calificaciones

Director de Grupo

Cada orientador es el responsable de la entrega de informes de su respectivo grupo, de acuerdo con la directriz emanada de Coordinación Académica. Durante la entrega de informes se firma listado de asistencia como constancia de la misma.

Constancia de asistencia FR-PP-48

17H

Atención a padres de familia

Docentes

De la atención a padres de familia sea por iniciativa del mismo o citación del docente, se debe dejar constancia el registro de dialogo con acudientes FR-PP-47

FR-PP-47 registro de dialogo

con acudientes



18H

Promover y graduar estudiantes

Comisión de Evaluación y Promoción

Al finalizar el año escolar y siguiendo los parámetros establecidos por el decreto 1290, se realiza la promoción y graduación de todos los estudiantes de la institución que tengan los requisitos establecidos en el SIEE.

Actas de promoción y graduación de

estudiantes

19V

Reportar indicadores de gestión

Coordinador académico

Periódicamente se hace reporte de indicadores del al proceso

FR-DE-01

20ª Abrir acciones de Mejora Coordinador académico

Con base en los resultados del proceso se abren acciones de mejoras, según lo definido en el proceso de evaluación y mejora.

ACPM

4.3 FORMACIÓN COMPORTAMENTAL


1P Diagnosticar el grupo Docentes

titulares de grupo

Al inicio del año escolar, los docentes hacen el diagnóstico y lo reportan en el FR-PP 01

Planeación Curricular

FR-PP Planeación Curricular


comportamental

Docentes y Coordinador de

Convivencia

A Inicio de año lectivo antes de firmar la matricula los estudiantes y padres de familia dejan evidencia del compromiso con la convivencia en la institución en FR-AD-17 Manifiesto del Manual de Convivencia

FR-AD-17 Manifiesto del

Manual de Convivencia


comportamental

Docentes y Coordinador de

Convivencia

Todos aquellos comportamientos que atentan contra el buen desarrollo de las actividades académicas, culturales, deportivas, entre otras, se registran en el libro del observador del estudiante, y en el libro de seguimiento de coordinación.

FR-PP-46 Libro de

Seguimiento Académico y

Comportamental



4H Debido proceso Docentes y

coordinador de convivencia

Cuando un estudiante presenta dificultades comportamentales se abre el debido proceso, según lo establecido en el manual de convivencia. También el docente debe dejar evidencia del caso en Libro de Seguimiento al rendimiento académico y comportamental del estudiante, donde deben aparecer las firmas de docente, estudiante y padre de familia o acudiente.

FR-PP-46 Libro de

Seguimiento al rendimiento académico y

comportamental del estudiante

Libro de

anotaciones de Coordinación de

convivencia

5H Seguimiento del Debido

Proceso. Coordinador de

convivencia

Si el estudiante reincide en comportamiento inadecuado se remite a Coordinación de Convivencia, Donde se cita al padre de familia o acudiente. Ver FR-PP-28 Citación a Padres de Familia. Como evidencia de la asistencia del Padre de Familia a la reunión se deja constancia en libro de Anotaciones de Coordinación de Convivencia Si en esta instancia tampoco se obtienen buenos resultados, según el caso el coordinador respectivo, remite el caso al Comité de Convivencia, quien analiza la situación específica de cada estudiante y toma las medidas pertinentes. Se deja registro en Libro de actas de Comité de Convivencia. Como última medida se remite a Rectoría y Consejo Directivo para que ellos como competentes decidan sobre la permanencia o no del estudiante en la Institución, lo anterior de acuerdo con lo establecido en el Manual de Convivencia, actuando siempre en el marco de la ley1620 y el Decreto 1965 de 2013.

libro de Anotaciones de Coordinación de

Convivencia



6V Seguimiento al

estudiante.

Docente Titular del grupo.

De acuerdo al comportamiento del estudiante evidenciado en el Libro de Seguimiento al rendimiento académico y comportamental del estudiante,, cada semestre se actualiza la información en la Hoja de vida.

Hoja de vida del

estudiante.

7ª Reportar indicadores de

gestión Coordinador académico

Periódicamente se hace reporte de indicadores del al proceso

FR-DE-01

8ª Abrir acciones de Mejora Coordinador académico

Con base en los resultados del proceso se abren acciones de mejoras, según lo definido en el proceso de evaluación y mejora.

ACPM

4. ARCHIVO PRACTICAS PEDAGOGICAS


Almacenamiento


Retención


FR-PP-01 Planeación Curricular


Coordinación Académica Carpeta virtual

2 años

Destrucción

FR-PP-02 Diseño Proyectos


Coordinación Académica Carpeta virtual

2 años Destrucción

FR-PP-03 Asignación académica


Coordinación Académica Carpeta 2 años

Destrucción

FR-PP-04 Evaluación y seguimiento de proyectos obligatorios y de mejoramiento


Coordinación Académica Carpeta

2 años

Destrucción

FR-PP-07 Plan de mejoramiento por docente



Destrucción

FR-PP-10 Autorización salidas pedagógicas



Destrucción

FR-PP-11 Plan de diseño curricular



Destrucción



FR-PP-12 Definición de elementos de entrada


Coordinación Académica Estante 2 años

Destrucción

FR-PP-13 Acta de revisión del currículo



Destrucción

FR-PP-14 Acta de verificación del currículo



Destrucción

FR-PP-15 Informe de validación



Destrucción

FR-PP-17 Alerta Académica



Destrucción

FR-PP-28 Citación padres de familia



Destrucción

FR-PP-29 Proyecto de grupo (solo primaria)



Destrucción

FR-PP-31 Acta de corrección de notas


Coordinación Académica Estante 2 años

Destrucción

FR-PP-38 Verificación de asistencia



Destrucción

FR-PP-46 Seguimiento académico y comportamental.



2 años Destrucci

ón

FR-PP-47 Registro de dialogo con acudientes



Destrucción

FR-PP-48 Asistencia entrega de informes



Destrucción

FR-PP-49 Evaluación de actividades



Destrucción

FR-PP-50 Notas parciales



Destrucción

FR-PP-57 Planilla de notas



Destrucción

FR-PP-66 Auto evaluación estudiante



Destrucción

FR-PP-68 Control de asistencia diaria / por periodo



2 años Destrucci

ón



FR-PP-70 Autorización salida de estudiantes



Destrucción

Anexo 6. MATRIZ DE CORRELACIÓN DE REQUISITOS ISO 9001 VS PROCEDIMIENTOS

NOMENCLATURA DE PROCESOS

Direccionamiento Estratégico: DE Practicas Pedagógica: PP

Gestión de la Calidad: CA Administración de Recursos: AR

Admisiones y Registro: AD Gestión de la Comunidad: GC

REQUISITO GENERAL

REQUISITO ESPECÍFICO DE

CA

AD

PP

AR

GC

NORMA ISO 9001

4.1 Requisitos generales X

4.2 Requisitos de la documentación X

5.1 Compromiso de la dirección X

5.2 Enfoque al cliente X

5.3 Política de calidad X

5.4 Planificación X

5.5 Responsabilidad, autoridad y comunicación X

5.6 Revisión por la dirección X

6.1 Provisión de recursos X

6.2 Recursos Humanos X

6.3 Infraestructura X

6.4 Ambiente de Trabajo X

7.1 Planificación de la prestación del servicio X X

7.2 Procesos relacionados con el cliente X

7.2.1 Determinación de requisitos relacionados con el producto X

7.2.2 Revisión de requisitos relacionados con el producto X



REQUISITO GENERAL


CA

AD

PP

AR

GC

7.2.3 Comunicación con el cliente X

7.3 Diseño y desarrollo X

7.4 Compras X

7.5 Producción y prestación del servicio X X X

7.6 Control de los dispositivos de medición

8.2 Seguimiento y medición X X X

8.2.1 Satisfacción del cliente X

8.2.2 Auditoría interna X

8.2.3 seguimiento y medición de los procesos X X X X X X

8.2.4 Seguimiento y medición del servicio X X

8.3 Control de servicio no conforme X X X X

8.4 Análisis de datos

8.5.1 Mejora continua X X

8.5.2 Acciones correctivas X X X X X X

8.5.3 Acciones preventivas X X X X X X

LEGALES

Decreto 1075 del 26 de mayo de 2015

Ley 115/94 X X X

Ley 715/01 X

Ley 1014/06 X

Ley 1098/06 X

Decreto 4791/08 X

Decreto 2499 /73 X

Decreto 1860/94 X X X

Decreto 1290 de 2009 X

Decreto 2247/97 X X X X X

Decreto 366/09 X X X X X

Ley 1029/06 X

Ley 734/02 X

REQUISITO GENERAL


CA

AD

PP

AR

GC



Decreto 1620 de 2013 X X

Decreto 1965 de 2013

Decreto 4210/96 X X

INSTITUCIONALES

PEI X X X X X X

Sistema Institucional de Evaluación X

Manual de Convivencia X X X

COMUNIDAD EDUCATIVA

Vinculación de estudiantes a la Institución X

Atención de necesidades especiales de estudiantes (NEE, desplazados, edad o estado para alimentación, acompañamiento psicopedagógico, entre otras)

X X X

Formación integral del estudiante X

Acompañamiento y orientación a las familias X X

Anexo 7. Matriz de Correlación de Interacción de procesos: Procedimientos vs Procedimientos



SALIDAS DE A

DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

ADMISIONES Y REGISTRO

PRÁCTICAS PEDAGÓGICAS

GESTION DE LA

COMUNIDAD

ADMINISTRACION DE RECURSOS

GESTION DE LA CALIDAD INFRAEST

R COMPRAS

T. HUMANO

DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

Informe de Gestión e Indicadores Información Evaluación de la Gestión



Informe de Gestión e Indicadores Información Evaluación de la Gestión Mantenimientos Realizados

Informe de Gestión e Indicadores Información Evaluación de la Gestión Suministro de Recursos

Informe de Gestión e Indicadores Información Evaluación de la Gestión Personal Competente

Informe de Gestión e Indicadores Consolidado Evaluación de la Gestión Consolidado Satisfacción Necesidades de Mejora (ACPM)

ADMISIONES Y REGISTRO

Directrices Institucionales y del SGC Plan Estratégico de Mejoramiento

Listado de estudiantes promovidos y no promovidos Dato de deserción de estudiantes

Mantenimientos Realizados

Suministro de Recursos

Personal Competente

Necesidades de Mejora (ACPM)

PRÁCTICAS PEDAGÓGICAS


Listado de estudiantes matriculados Listado de grupos

Resultados de desempeño académico Validación del diseño



Personal Competente


GESTION DE LA COMUNIDAD

Directrices Institucionales y

Listado de estudiantes

Solicitudes de orientación

Mantenimientos

Suministro de

Personal Competente

Nivel de Satisfacción Servicios Apoyo

del SGC Plan Estratégico de Mejoramiento

matriculados profesional Realizados Recursos Necesidades de Mejora (ACPM)

ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS

INFRAESTRUCTURA

COMPRAS

Directrices Institucionales y del SGC Plan Estratégico de Mejoramiento Necesidades de Mantenimiento

Necesidades de Mantenimiento



Suministro de Recursos Necesidades de Mantenimiento

Personal Competente Necesidades de Mantenimiento

Necesidades de Mantenimiento Necesidades de Mejora (ACPM)

Directrices Institucionales y del SGC Plan Estratégico de Mejoramiento Solicitud de recursos




Solicitud de Recursos

Solicitud de Recursos Personal Competente

Necesidades de Mejora (ACPM) Solicitud de recursos

T. HUMANO


Necesidades de Personal



Mantenimientos Realizados Necesidades de Personal

Suministro de Recursos Necesidades de Personal

Necesidades de Mejora (ACPM) Necesidades de Personal

CONTROL DE LA DOCUMENTACION

Directrices Institucionales y del SGC

Plan Estratégico de Mejoramiento

Necesidades



Personal Competente


GESTION DE LA CALIDAD

Directrices Institucionales y del SGC Plan Estratégico de Mejoramiento Acciones de Mejora

Acciones de Mejora

Acciones de Mejora Necesidades de documentación

Acciones de Mejora

Acciones de Mejora Mantenimientos Realizados

Acciones de Mejora Suministro de Recursos

Acciones de Mejora Personal Competente

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