Manual de administrare Documenta DMSresurse.documenta-dms.com/documentatie/DMS/Manual de... ·...

DocumentaDMS

w w w . i n f r a s o f t . r o

Documenta DMSDocumenta DMSDocumenta DMSDocumenta DMS

Suport de cursSuport de cursSuport de cursSuport de curs AdministratorAdministratorAdministratorAdministrator

Approvals

Barcutean Adrian

Autor INFRASOFT SRL

Data creare Aprilie 2014

Data ultimului review Aprilie 2015

Document Ref DMS.SP.01

Versiune 3.0

Descriere Documentul conţine descrierea

procedurii de utilizare a Documenta

DMS, cu drepturi de administrator.

Audienţa Prezentul document este destinat

administratorilor sistemului Documenta

DMS

Suport de curs Administrator Documenta DMS

DocumentaDMS


CuprinsCuprinsCuprinsCuprins

Introducere ...................................................................................................................................... 3

Definire şi administrare utilizatori .................................................................................................. 4

Definire si administrare roluri ....................................................................................................... 15

Definire si administrare grupuri .................................................................................................... 18

Categorii de documente ................................................................................................................ 21

Documente –şablon ....................................................................................................................... 47

Directoare – şablon ....................................................................................................................... 53

Proceduri de lucru ......................................................................................................................... 57

Registratură electronică ................................................................................................................ 63

Rapoarte ........................................................................................................................................ 78

Editare favorite.............................................................................................................................. 85

Preferinţe utilizator ....................................................................................................................... 85

Editare căutări indexate................................................................................................................. 87

Calendar ........................................................................................................................................ 87

Gestionare documente în Microsoft Office................................................................................... 88

Documenta Drive .......................................................................................................................... 96

System administrator .................................................................................................................. 109

Unitate ......................................................................................................................................... 121

Nomenclatoare ............................................................................................................................ 125

DocumentaDMS


Introducere

Documenta DMS este o soluţie completă de management al documentelor, arhivare

electronică, secretariat şi registratură. Platforma poate gestiona toate documentele din cadrul

unei organizaţii:

� Documentele intrate în organizaţie

o Prin Poştă / Curier (pe hârtie)

o Email (electronic)

o Fax

� Documentele elaborate în cadrul organizaţiei, parte din ele se constituie în ieşiri

formale din organizaţie

o Pe format tipizat / standard (şabloane)

o Pe format atipic

Pentru catalogarea, indexarea şi căutarea documentelor se utilizează categoriile

(tipurile) de documente. Pe fiecare tip de document se aleg / bifează cheile de căutare specifice

acestuia (atribute).

Există o librărie generală de atribute la nivelul fiecărei organizaţii / companii în care

administratorii definesc cheile de căutare care pot fi utilizate ulterior de utilizatori. În medie

sunt necesare maxim 40 de chei de căutare în fiecare organizaţie, primele 10 cele mai des

utilizate fiind de obicei suficiente pentru o bună catalogare şi regăsire a informaţiilor. Exemple:

$NUMAR, $DATA, $SERIE, $VALOARE, $TERT, $FURNIZOR, $CLIENT, $de administrare

Documenta DMS, $PERSOANA, $DATA_SCADENTA, $TIP_CONTRACT, $DATA_EXPIRARE,

$NR_INREG, $DATA_INREG.

Aceste atribute constituie biblioteca master de chei a organizaţiei. Ele pot fi selectate pe

diverse tipuri de documente, de ex. Atributul $NUMAR apare atât pe tipul de document

Factură, cât şi pe tipul de document Contract, cu posibilitatea de avea etichete de afişare către

utilizatori diferite: Numar factura şi Numar contract.

DocumentaDMS


Definire şi administrare utilizatori

Documenta oferă capacităţi puternice şi flexibile de administrare a utilizatorilor sistemului de

Management a Documentelor prin definirea de utilizatori, roluri, grupuri şi unităţi. Un grup

conţine unul sau mai mulţi utilizatori. Rolurile sunt acordate grupurilor şi utilizatorilor.

Grupurile, rolurile şi utilizatorii sunt folosite la gestionarea drepturilor de acces pe diferitele

funcţionalităţi ale aplicaţiei, meniuri, la gestionarea accesului pe directorare de documente

(read, write, full-control, drepturi recursive/ne-recursive), pe toate subdirectoarele sau

documentele conţinute, la definirea paşilor pe fluxurile de documente din aplicaţie.

Administrarea utilizatorilor se realizează de către administratorul aplicaţiei, rolul necesar fiind

DMS_ADMIN.

Acces: Menu Administrare > Utilizatori > Organigrama

Organigrama reprezintă schema de organizare ierarhică a departamentelor unei

instituţii. În cadrul DMS, organigrama foloseşte la definirea departamentelor şi a utilizatorilor.

DocumentaDMS


Adăugare utilizator din organigrama

În vederea creării unui utilizator, trebuie întâi creat departamentul din care face parte

(în cadrul Organigramei) > click-dreapta pe folderul principal > Creează departament nou.

În fereastra nou deschisă, se completează numele departamentului, tipul acestuia şi se

acţionează OK.

Pentru adăugarea unui utilizator, se efectuează click-dreapta pe departamentul din care

face parte persoana şi se alege <Adaugă persoană>.

DocumentaDMS


În ecranul nou apărut, se completează câmpurile de mai jos şi se acţionează OK.

Câmpurile scrise cu bold sunt câmpuri obligatorii şi trebuie completate pentru a putea realiza

salvarea unei înregistrări.

� Nume – numele utilizatorului

� Prenume – prenumele utilizatorului

� Funcţie – se alege din listă

� Email – email-ul utilizatorului

� Nr. Ore – numărul de ore cu care este încadrat utilizatorul

� Marca – marca persoanei

� Activ – este necesară bifarea lui, altfel utilizatorul nu va avea drepturi de acces în

aplicaţie

La momentul salvării unei persoane, Documenta creează automat şi un utilizator care se

regăseşte în pagina Administrare > Utilizatori.

DocumentaDMS


Inactivare utilizator

Pentru inactivarea unui utilizator, se deschide ecranul de editare şi se debifează Activ.

Adăugare utilizator de tip Administrator

DocumentaDMS


Utilizatorii de tip Administrator de sistem se adaugă din ecranul Administrare-Utilizatori-

Utilizatori. Utilizatorii de tip Administrator creaţi astfel nu pot fi implicaţi în fluxuri de

documente. Aplicaţia atenţionează utilizatorul cu privire la acest aspect într-un ecran unde se

va alege OK pentru continuarea creării utilizatorului.

Dacă este necesar ca o persoană implicată în fluxuri să fie şi Administrator, ea se creează în

Organigramă şi se atribuie apoi rolul DMS_ADMIN.

Din ecranul nou apărut se poate configura numărul de logări eşuate rămase, pe lângă setările

standard.

DocumentaDMS


Resetare parola

Resetarea parolei se realizează în pagina Administrare > Utilizatori bifând căsuţa din

dreptul utilizatorului căruia dorim să-i resetăm parola şi apoi acţionând butonul „Resetare

parola” din dreapta sus a ecranului. Utilizatorul primeşte un email cu noua parolă de logare în

aplicaţie.

Retrimitere parola

În cazul în care un utilizator doreşte să primească din nou parola contului său, este

necesară selectarea utilizatorului prin bifarea căsuţei din dreptul lui şi acţionarea butonului

„Retrimitere parola”. Utilizatorul va primi pe email parola.

DocumentaDMS


Asociere utilizatori la grupuri şi roluri

Acces: Administrare-Utilizatori-Utilizatori

Un utilizator poatefi asociat la unul sau mai multe grupuri şi roluri.

Utilizatorul poate fi alocat la un grup sau un rol prin selecţia acestuia şi acţionarea

butonului <Alocare> sau prin click-dreapta – Alocare.

DocumentaDMS


Delegări

Acces: Administrare-Utilizatori-Delegări

Funcţionalitatea de Delegări permite utilizatorilor delegarea responsabilităţilor din

Documenta către o altă persoană. Astfel, toate documentele transmise pe flux către persoana

care delegă se vor transmite către persoana delegată.

Se alegepersoana care delegă acţionând <Selectare persoană de la> şi selectând

utilizatorul dorit în noul ecran.

DocumentaDMS


Pentrua adăuga persoana către care se delegă, se acţionează Adăugare.

Se poate selecta documentul pentru care se delegă responsabilităţile sau se poate lăsa

câmpul gol. Dacă nu este selectat niciun tip de document, toate fluxurile în care este implicată

persoana care delegă vor fi redirecţionate către delegat.

DocumentaDMS


Self Register

Meniul de Self Register afişează lista tuturor persoanelor ce s-au înregistrat pe pagina

Documenta pentru un cont Demo şi pune la dispoziţia administratorilor DMSsă aprobe

activarea contului nou creat.

Notă: utilizatorii Self Register se vor putea loga în Documenta doar după confirmarea contului.

Pentru confirmare, se selectează utilizatorul, se acţionează click-dreapta şi se apasă Confirmă.

Alocare drepturi meniu

Acces: Administrare > Utilizatori > Alocare meniuri

Dacă un utilizator nu are drepturi la un anumit meniu, va primi mesajul de mai jos:

DocumentaDMS


Se caută meniul după codul apărut în eroare, se acţionează click-dreapta > drepturi

acces şi se aleg grupurile/utilizatorii care trebuie să aibă drepturi pe respectivul meniu.

DocumentaDMS


Definire si administrare roluri Acces: Meniu Administrare > Utilizatori > Roluri

Fiecare administrator poate defini câte roluri doreşte, în funcţie de necesităţile

organizaţionale. Pentru accesarea funcţionalităţilor de bază în aplicaţie, sunt definite câteva

roluri standard:

� VSS_CRE_DIR – permite crearea de directoare

� VSS_DEL_DIR – permite ştergerea de directoare

� VSS_ADM_FLUX – permite administrarea fluxurilor

� REGISTRATURA – permite administrarea registraturii electronice

� DMS_USER – permite administrarea utilizatorilor

� DMS_ADMIN – rol de administrator

� BLOCK_EXT - rol ce blochează utilizatorii să modifice extensia unui fişier (exemplu:

un fişier de tip .doc rămâne .doc; nu mai poate fi modificat în .docx)

Adăugare rol

Definirea unui nou rol se realizează acţionând butonul „Adăugare” - din partea dreaptă

sus a ecranului şi se completează câmpurile:

DocumentaDMS


Nume - numele rolului, scris cu majuscule şi fără spaţiu între cuvinte

Descriere – o scurtă detaliere a rolului creat

Categorie – se alege Roluri DMS

Cod – codul rolului, identic cu numele

Ştergere rol

Ştergerea unui rol se realizează bifând căsuţa din dreptul utilizatorului pe care dorim să-l

ştergem şi apoi acţionând butonul „Şterge” din dreapta sus a ecranului.

DocumentaDMS


Acordare rol

Acordarea de roluri utilizatorilor se realizează în două moduri, fie prin selectarea rolului,

prin bifarea căsuţei din dreptul lui şi apoi acţionând butonul „Acordare rol” din dreapta sus a

ecranului, fie dând clik dreapta pe rol şi alegând din meniul contextual opţiunea acordare rol.

În noul ecran se vor aloca roluri grupurilor de utilizatori sau utilizatorilor.

DocumentaDMS


Definire si administrare grupuri Acces: Meniu Administrare > Utilizatori > Grupuri

Definirea grupurilor în aplicaţie este foarte importantă, prin intermediul acestora

realizându-se gruparea utilizatorilor în mai multe categorii. În funcţie de grupurile definite,

administratorii pot defini roluri, limitând astfel accesul anumitor utilizatori în zone nepermise /

care nu sunt de interes pentru activitatea lor.

Se recomandă utilizarea grupurilor de utilizatori pentru gestionarea drepturilor de acces.

Folosiţi acordarea de drepturi către utilizatori doar în cazuri speciale.

DocumentaDMS


Adăugare grup

Definirea unui nou grup se realizează acţionând butonul „Adăugare” - din partea

dreapta sus a ecranului şi se completează câmpurile:

Nume – numele grupului (câmp obligatoriu)

Descriere – o scurtă detaliere a grupului

Email – o adresă de email a întregului grup, dacă există

DocumentaDMS


Ştergere grup

Ştergerea unui grup se realizează selectând grupul pe care dorim să-l ştergem prin

bifarea căsuţei aferente grupului şi apoi acţionând butonul „Şterge” din dreapta sus a ecranului.

Asociere utilizatori

Asocierea utilizatorilor la grupurile create se realizează prin accesarea butonului

„Utilizatori asociaţi” din dreapta sus a ecranului sau dând click dreapta pe grupul căruia doriţi

să-i asociaţi utilizatori:

În ecranul de asociere utilizatori, administratorul poate adăuga unui grup câţi utilizatori

doreşte. Adăugarea unui utilizator se realizează prin accesarea butonului „Adăugare”.

DocumentaDMS


Categorii de documente

Clase documente

Acces: Administrare-Documente>Clase documente

Ecranul permite gestionarea (adăugare, editare, ştergere) claselor de documente, valori

ce apar la crearea/editarea tipurilor de documente, în coloana “Tip document”.

DocumentaDMS


Definire Liste de Valori (LOV)

Acces: Administare – Documente > Lista de valori.

Listele de Valori sunt folosite în definirea atributelor, permiţând ulterior utilizatorilor să

selecteze o valoare predefinită în lista de valori.

Listele de valori pot fi:

� LOV SQL : interogare în baza de date pe baza unei formule SQL

� LOV dinamic : lista de valori se actualizează în momentul completării unei valori de către

utilizator

� LOV static : lista de valori definită cu valori fixe

� Text liber: se utilizează pentru câmpurile unde se scrie text liber

Listele de valori se definesc in Administrare > Documente > Lista de Valori (LOV) >

Adăugare.

DocumentaDMS


În ecranul nou apărut, se completează câmpurile de mai jos şi se acţionează Salvează:

� Nume : cod intern alocat listei de valori, scris cu caractere mari şi fără spaţii � Descriere :descrierea listei de valori

� Poziţie: poziţia listei de valori

Adăugarea de valori unui LOV se realizează prin acţionarea butonului „Adaugă” din zona

de „Valori”.


� Valoare: se completează dacă LOV-ul este static

� SQL selecţie: se completează dacă se defineşte un LOV SQL sau dinamic

� Valori coloană selecţie: se completează dacă se defineşte un LOV SQL cu numele

coloanei pe baza căreia se efectuează selecţia

� Coloană afişare: se completează dacă se defineşte un LOV SQL cu numele coloanei ce

trebuie afişată

DocumentaDMS


Atribute master

Acces: Administare – Documente > Atribute.

Ecranul permite administrarea atributelor-master în vederea selectării lor în tipurile de

documente.

Pentru a adăuga un atribut-master nou, se apasă Adăugare din dreapta sus, se

completează câmpurile din noul ecran apărut şi se acţionează Salvează.

Câmpurile scrise cu bold sunt câmpuri obligatorii şi trebuie completate pentru a putea

realiza salvarea unei înregistrări.

DocumentaDMS


Nume: cod intern alocat, format din litere mari, fără spaţii

Descriere: eticheta atributului, vizibilă utilizatorului final

Tip Data: se selectează din butonul din dreptul său

� Boolean: operatorul va avea de ales dintre opţiunile ‘Da’ sau ‘Nu’

� Dată calendaristică: se utilizează pentru câmpurile tip data

� Număr: se utilizează pentru câmpurile numerice

� Text: se utilizează pentru câmpurile tip text

� Text area: se utilizează pentru câmpurile unde se scrie text liber

Lungimea: se precizează lungimea atributului

Precizie: se completează dacă atributul are zecimale

Obligatoriu: daca se bifează, atributul este obligatoriu

Valoare implicită: se poate folosi o formulă SQL: ex. sysdate returnează data curentă

Tip Selecţie: se selectează din butonul din dreptul său

� LOV SQL se alege în momentul în care Lista de valori este definită ca o interogare

în baza de date

� LOV dinamic se alege pentru actualizarea listei de valori în momentul completării

atributului de către utilizator

� LOV static se alege pentru listele de valori definite cu valori fixe

� Text liber: se utilizează pentru câmpurile unde se scrie text liber

Lista de valori: se alege doar dacă Tip selecţie e LOV SQL, LOV dinamic sau LOV static

Formulă calcul: se completează o formulă SQL

Poziţie: poziţia la care se afla atributul (definită din 10 in 10 pentru a putea insera apoi alte

atribute intercalate dacă este nevoie)

DocumentaDMS


Dacă nu se completează un câmp obligatoriu, aplicaţia nu permite salvarea înregistrării.

Un atribut poate fi clonat acţionând click-dreapta pe el şi alegând Clone sau selectându-l şi

apăsând butonul <Clone>.

DocumentaDMS


La selecţia unui atribut-master, se afişează, în partea de jos a ecranului, toate tipurile de

documente la care acesta este asociat.

Definire atribute dependente

Pasul 1. Se declara atributele in mod standard, fara filtru, doar pentru a le vedea pe pagina.

Pasul 2. Se cauta id-ul elementului dom pe care vrem sa il citim. Pentru textbox-uri, valoarea e

direct cu inspect element pe textbox. Pentru autocomplete-uri, trebuie citit elementul hidden

generat. Acela tine ‘select column’, in textbox se afisaza doar ‘show column’.

Exemple:

1. autocomplete – select column

2. edit box

3. date box

DocumentaDMS


Pasul 3. In lov-ul autocomplete-ului pe care vrem sa il filtram in functie de altul, se foloseste id-

ul de dom ca si variabile intre simbolurile ^ si !

Exemplu:

SELECT id, denumire from localitate where id_judet =

nvl(^autocomplete_box_select_tert_id_judet!,id_judet) order by denumire asc

Variabila se inlocuieste in sql ‚as is’, adica daca se asteapta la un string trebuie pus cu ghilimele,

daca se asteapta un numeric (ca in exemplul de mai sus) nu trebuie ghilimele, daca e un date,

trebuie pus to_date, etc.

Optiuni pagini dinamice

Pentru setarea optiunilor la pagini dinamice se va urmari exemplul de mai jos:

Pe documenta-dms.com se intra cu

User: arhivarul

Parola: P@ssword

Se acceseaza pagina admin -> topologie arhiva

Se acceseaza administrare -> documente -> tipuri documente.

Pe documentul INVENTAR se da click dreapta si se vizualizeaza atributele.

DocumentaDMS


Se observa ca pentru atributul ‘note’ la default value are o formula care ia coloana rand si raft

din parinte.

Se acceseaza iar admin -> topologie arhiva

Se observa ca atunci cand adaugam un rand nou pentru detaliu, note e deja completat cu

formula de mai sus.

'Randul: ' || mval($MNAME, $MID, 'xRAND') || ', ' || 'Raftul: ' || mval($MNAME, $MID,

'xRAFT')

Atunci cand se construiesc propriile formule:

Se va tine cont ca va fi select FORMULA_MEA from dual si se va executa intr-un mediu sql deci

fara greseli de sql. Se poate observa ca in formula de mai sus concatenez siruri de caractere cu

||

Pentru a accesa o variabila din parinte se foloseste mval($MNAME, $MID, 'xRAND') Aici,

‘xRand’ e coloana din parinte restul informatiilor nu se schimba.

DocumentaDMS


Tip documente

Acces: Administrare - Documente - Tip documente > Adăugare din dreapta sus.

DocumentaDMS


În ecranul nou apărut, se completează câmpurile astfel:

Tip Document: se alege clasa din care va face parte: Resurse Umane, Vânzări, Contabilitate etc

Cod: codul documentului, scris întotdeauna cu literă mare

Denumire: denumirea documentului

Nume formulă: denumirea documentului afişată în funcţie de valoarea atributelor. Atenţie!

Denumirea trebuie scrisă între apostroafe ‘ ‘ şi trebuie completate acelaşi coduri ca şi ale

atributelor din tipul de document

Descriere formulă: denumirea documentului afişată în funcţie de valoarea atributelor. Atenţie!

Denumirea trebuie scrisă între apostroafe ‘ ‘ şi trebuie completate acelaşi coduri ca şi ale

atributelor din tipul de document

Formulă denumire director: denumirea directorului afişată în funcţie de valoarea atributelor.

Atenţie! Denumirea trebuie scrisă între apostroafe ‘ ‘ şi trebuie completate acelaşi coduri ca şi

ale atributelor din tipul de document

DocumentaDMS


Formulă descriere director:: denumirea directorului

afişată în funcţie de valoarea atributelor. Atenţie!

Denumirea trebuie scrisă între apostroafe ‘ ‘ şi trebuie

completate acelaşi coduri ca şi ale atributelor din tipul

de document

Variabile documente: trebuie bifat pentru generare

dinamică a conţinutului în funcţie de atribute.

Cod de bare: dacă se bifează, documentul va afişa un

cod de bare, în varianta PDF.

Locaţie implicită: se alege folderul unde se vor salva

toate fişierele cu acest tip de document

După salvare, se acţionează click-dreapta pe denumire pentru alegerea formatului de

vizualizare din opţiunile Word, Excel, PDF, HTML. Formatul de vizualizare se utilizează la

descărcarea documentului când utilizatorul poate alege formatul în care doreşte să

vadă/editeze fişierul. FORM afişează versiunea fişierelor cu atribute.

Notă: A nu se seta format Word la fişiere de tip xls sau format Excel la cele de tip doc.

DocumentaDMS


În vederea setării drepturilor de acces pe tipul de document, se acţionează click-dreapta

şi se alege <Drepturi acces>; în ecranul nou apărut, se aleg utilizatorii/grupurile de utilizatori

cărora se vor acorda drepturi de acces.

Pentru a selecta fluxul pe care să fie permis tipul de document nou creat, se acţionează

click-dreapta > Flux permis şi se alege procedura de lucru dorită.

DocumentaDMS


Opţiunea de “Moştenire atribute” pune la dispoziţie preluarea atributelor definite pe

alte tipuri de documente.

DocumentaDMS


Selectareaatributelor se realizează acţionând click-dreapta pe numele tipului de

document > Atribute document.

DocumentaDMS


În ecranul nou apărut, se alege atributul-master dorit; în ecranul de editare a acestuia

pot fi modificate eticheta, dacă să fie Doar citire, Hidden, Selecţie multiplă sau Vizibil listă.

DocumentaDMS


Pagini dinamice

Definire master şi secţiuni

Acces: Administrare > Documente > Tip documente

Coloanele din pagina dinamică se construiesc prin adăugarea de atribute-master tipului

de document.

Atributele permit diverse configurări ale coloanelor, astfel încât aplicaţia oferă

posibilitatea de a:

� crea coloane de tip text, textarea, boolean, numeric sau de tip data

� seta lungimea câmpului şi dacă este sau nu obligatoriu

� seta precizia unui câmp numeric (zecimale)

� seta ordinea/ poziţia coloanei în cadrul masterului sau al secţiunii

� seta valori implicite sau formule de calcul (în funcţie de un select sql)

� seta modalitatea de afişare a câmpului: read only/ hidden

� seta atribute cu tip selecţie: LOV SQL / LOV dinamic / LOV static / text liber (şi cu

selecţie multiplă din lista de valori)

DocumentaDMS


Asocierea secţiunilor la master

Asocierea secţiunilor la master se face după definirea tuturor tipurilor de document care

creează secţiunile. După definirea lor şi a atributelor aferente, se face asocierea prin click

dreapta pe tipul de document (aferent secţiunii) şi alegerea opţiunii “Moştenire atribute” din

meniul contextual.

În fereastra care se deschide se apasă butonul “Adăugare”, se selectează părintele şi se

completează locaţia secţiunii (copilului masterului). Există 4 opţiuni ce pot fi completate: NORD,

SUD, EST sau VEST.

� Dacă se alege varianta NORD/SUD secţiunile vor apărea sub master, în ordinea

introducerii.

� Dacă se alege varianta EST/VEST secţiunile vor apărea sub master sub forma T (în

paralel).

Apoi se salvează informaţiile introduse.

DocumentaDMS


Generarea tabelei cu numele entităţii şi coloanele definite

Pentru generarea paginii dinamice este necesară persistarea tipurilor de documente

definite. Persistarea se realizează efectuând click dreapta pe tipurile de documente definite şi

accesând opţiunea “Persistă” din meniul contextual.

Notă! Orice modificare ulterioară a atributelor aferente tipului de document va necesita

persistare pentru actualizarea în cadrul paginii dinamice.

DocumentaDMS


Definire pagini

Acces: Administrare>SysAdmin>Definire pagini

Meniul pune la dispoziţie funcţionalitatea de a crea pagini dinamice.

Se apasă butonul “Adăugare” şi se completează câmpurile:

� Cod –cu majuscule, cu “_” şi fără spaţii între cuvinte

� Eticheta – denumirea paginii ce va apărea in aplicaţie

� Părintele – meniul din care dorim să accesăm pagina după creare

� Document – tipul de document creat (mai întâi masterul şi apoi secţiunile)

Acordare drepturi de acces pe pagina dinamică

După crearea paginii dinamice, pentru vizualizarea acesteia este necesar să se acorde

drepturi de acces. Acordarea drepturilor de acces se face dând click dreapta pe pagina definită

şi adăugând grupul/ grupurile/ utilizatorul / utilizatorii cărora dorim să le oferim acces.

DocumentaDMS


Procesul se repetă pentru toate secţiunile masterului însă fără a mai da drepturi de acces (ele

vor fi vizibile pentru că sunt deja asociate masterului din pagina dinamică).

Tags

Acces: Administrare-Documente > Tags

Ecranul de Tags pune la dispoziţia administratorului posibilitatea de a gestiona tag-urile:

adăugare, editare, ştergere.

DocumentaDMS


Documente template

Acces: Administare – Documente > Documente template.

Acest meniu pemite administratorilor gestionarea drepturilor pe documentele-şablon

către grupuri de utilizatori.

Se caută şablonul dorit şi se acţionează Adăugare pentru a selecta grupul care va avea

acces la respectivul document.

DocumentaDMS


Documente blocate

Acces: Administare – Documente > Documente blocate.

Acest meniu afişează toate documentele aflate în lucru la utilizatorii Documenta.

Administratorul poate debloca un fişier sau deschide locaţia acestuia, selectând documentul

întâi.

DocumentaDMS


Arhivare

Acces: Administare – Documente > Arhivare.

Ecranul pune la dispoziţie posibilitatea arhivării documentelor pe categorii.

Se apasă Adăugare şi în ecranul apărut se alege tipul de document dorit, numărul de zile

de retenţie de la acces şi numărul de zile de la acces.

După selecţie, se bifează tipul de document şi:

� Se acţionează Arhivare

� Se apasă Listă documente pentru vizualizare

DocumentaDMS


Documente arhivate

Acces: Administrare- Documente>Documente arhivate

Ecranul afişează documentele arhivate de unde pot fi restaurate.

Documente şterse

Acces: Administrare- Documente>Documente şterse

Ecranul afişează documentele şterse de unde pot fi restaurate.

Structuri directoare şablon

Acces: Administrare-Documente>Structuri directoare şablon

Acest meniu pemite administratorilor gestionarea drepturilor pe directoarele-şablon

către grupuri de utilizatori.

DocumentaDMS



acces la respectivul şablon.

DocumentaDMS


Documente –şablon

Creare document-şablon şi asociere la tipul de document

Documentele-şablon reprezintă fişierele de tip template create pentru a facilita lucrul cu

documentele al căror format se modifică la perioade lungi de timp. Documentele-şablon pot fi

de tip .doc, .docx, .xls, .xlsx şi trebuie să conţină atributele definite în tipul de document cu care

se va asocia. Documentele se încarcă de către administrator în folderul $MODELDOC şi se

asociază cu tipul de document dorit.

Se acţionează click-dreapta - încărcare document şi se alege fişierul dorit.

În ecranul nou apărut, se alege categoria documentului, se verifică atributele să nu aibă

nicio valoare precompletată şi se acţionează Salvează.

Dacă se completează o valoare într-unul dintre atribute, atunci la crearea unui document,

atributul respectiv se va auto-completa cu acea valoare.

Notă: în folderul $MODELDOC nu se verifică atributele obligatorii.

DocumentaDMS


DocumentaDMS


Drepturi documente-şablon

Acces: Administrare > Documente > Documente template

În vederea creării unui document-şablon de către utilizatori, trebuie acordate drepturi

pe documentul template de către administratorul sistemului.


acces la respectivul document.

DocumentaDMS


Creare document din şablon cu completare atribute

Pentru crearea unui document din şablon, se acţionează click-dreapta pe folderul cu

numele userului din Users > Document din şablon şi în ecranul nou apărut se alege cu un singur

click documentul şi se apasă Next.

DocumentaDMS


Se completează atributele şi se acţionează Salvează şi documentul îşi va lua numele

setat în formula tipului de document.

DocumentaDMS


Directoare – şablon

Creare directoare-şablon

Structurile de directoare şi subdirectoare se creează în folderul $MODELDOC. Pe aceste

structuri se setează tipul de document şi atributele implicite.

Se poate defini un tip de document pe care să îl setăm pe structura şablon, pentru

moştenire – inclusiv regula de denumire:

DocumentaDMS


Cu atributele referite în denumire:

Se setează tipul pe folderul şablon:

DocumentaDMS


Drepturi directoare-şablon

Acces: Administrare-Documente-Structuri directoare şablon

Pentru acordarea de drepturi utilizatorilor să creeze fiecare structură şablon se caută

şablonul dorit şi se acţionează Adăugare pentru a selecta grupul care va avea acces la

respectivul şablon.

DocumentaDMS


Utilizatorii care au drepturi pot crea structuri şablon prin click dreapta pe folder

destinaţie şi se alege structura dorită.

Structura se creează automat, inclusiv cu tipurile de documente asociate

DocumentaDMS


La salvare folderul este denumit automat conform regulii setate pe tipul de document asociat:

Proceduri de lucru Acces: Meniu Administrare > Proceduri de lucru > Proceduri de lucru

Procedurile de lucru sunt create pentru a facilita interacţiunea dintre departamente şi pentru a

economisi din timpul pierdut cu semnarea hârtiilor şi obţinerea de aprobări.

DocumentaDMS


Adăugare procedură de lucru

Acces: Administrare-Proceduri de lucru-Proceduri de lucru

Definirea uneiproceduri de lucru se realizează acţionând butonul „Adăugare” - din

partea dreapta sus a ecranului, se completează câmpurile şi se acţionează ,,Salvează”:

Cod flux – codul procedurii de lucru, scris cu litere majuscule şi fără spaţii (câmp obligatoriu)

Denumire – denumirea detaliată a fluxului, vizibilă utilizatorului final

Durata – se setează numărul de zile în care poate fi finalizat fluxul

Permite editarea – se bifează dacă se doreşte ca utilizatorii din pasii de pe flux să poată edita

fişierele transmise

DocumentaDMS


Drepturi procedură de lucru

Se efectuează click-dreapta pe flux şi din meniul contextual se alege ,,Drepturi

executie”.

În ecranul nou apărut, se acţionează Adăugare pentru a seta utilizatorul sau grupul de

utilizatori ce trebuie să aibă acces la respectivul flux.

Documente permise

Se efectuează click-dreapta pe flux şi din meniul contextual se alege ,,Documente

permise”.

În ecranul nou apărut, se acţionează Adăugare pentru a seta documentul permis pentru

fluxul selectat.

DocumentaDMS


Design flux

Se efectuează click-dreapta pe flux şi din meniul contextual se alege ,,Design flux”.

În ecranul nou apărut, se acţioneazăbutonul <Jos> şi automat se va deschide fereastra

de configurare pas.

DocumentaDMS


Se completează câmpurile de mai jos şi se acţionează Salvează.

Denumire: numele pasului:ex. Aprobare Director general

Descriere: descrierea pasului

Tip pas: se alege din valorile Aprobare, Atribuire sau Informare

Persoana: se alege persoana responsabilă pas

Grup: se alege grupul responsabil pas

Rol: se alege rolul responsabil pas

Folder destinaţie: directorul unde să se salveze fişierul după finalizarea paşilor

Pas respingere: pasul la care să se întoarcă fişierul în caz de respingere (implicit este pasul

anterior)

Cu selecţie: se bifeazăîn cazul în care este ales un grup şi se doreşte selecţia persoanei către

care să se trimită

Din organigramă: se bifează pentru a se prelua informaţiile din organigramă

Block edit after: se bifează pentru a nu mai putea edita fişierul după finalizarea paşilor

Adaugă Trigger: se creează pentru configurări speciale (eliminare notificare flux la membrii unui

grup după ce un membru a finalizat pasul; trimitere notificare către superiorul direct fără

selecţie explicită). În partea de jos a paginii Administrare-Proceduri de lucru>Proceduri de lucru,

cu fluxul selectat, se poate accesa Help pentru configurarea trigger-ilor.

Selectare atribute obligatorii: pot fi definite atribute care sunt obligatorii la acel pas. Dacă nu se

completează, se primeşte mesaj de atenţionare.

Notă: Se recomandă utilizarea rolurilor şi a grupurilor la configurarea paşilor.

DocumentaDMS


Pentru adăugarea de paşi secvenţiali se acţionează săgeata <Jos>; pentru adăugarea de paşi

paraleli, se acţionează săgeata <Dreapta>.

Pentru a corela paşii între ei, se utilizează astfel: se selectează pasul iniţial, se apasă

şi apoi se alege pasul cu care trebuie conectat.

Fluxuri active

Acces: Administrare-Proceduri de lucru-Fluxuri active

Meniul afişează toate documentele transmise pe flux, aflate încă în desfăşurare.

Din acest ecran, se poate anula un flux selectându-l şi apăsând butonul <Anulare flux>.

Situaţie termene

Acces: Administare – Proceduri de lucru > Situaţie termene.

Acest ecran prezintă situaţia tuturor documentelor transmise pe flux, cu statusul aferent.

DocumentaDMS


Fluxuri anulate

Acces: Administare – Proceduri de lucru > Fluxuri anulate.

Ecranul afişează toate documentele transmise pe fluxuri care au fost anulate între timp.

Istoric fluxuri

Acces: Administrare-Proceduri de lucru-Istoric fluxuri

Ecranul afişează toate documentele transmise pe fluxurile finalizate.

Din acest ecran, se poate anula un flux selectându-l şi apăsând butonul <Anulare flux> sau se poate

accesa pagina de Inbox.

Registratură electronică

Creare registru

Acces: Meniu Administrare > Registratura > Administrare registre

DocumentaDMS


Documenta permite utilizatorilor înregistrarea documentelor într-un mod foarte facil.

Administratorul poate crea câte registre doreşte având posibilitatea să acorde drepturi pentru

utilizatori sau documentele ce trebuie înregistrate.

În ecranul apărut, se acţionează butonul Adăugare şi se completează câmpurile:

Cod: scris cu litere mari, fără spaţii

Denumire: numele registrului

Resetare: când se va reîncepe numărătoarea de la 1 (ex. An)

Nr de la: limita inferioară a numărului acordat registrului

Nr până la: limita superioară a numărului acordat registrului (recomandabil un număr cât mai

mare)

Nr curent: numărul actual al registrului

Nr. inreg: atributul definit pentru numărul înregistrării (recomandabil acelaşi în toate tipurile de

documente)

Data inreg: atributul definit pentru data înregistrării (recomandabil acelaşi în toate tipurile de

documente)

Intrari: se bifează dacă se vor înregistra doar documente ce intră în companie

Iesiri: se bifează dacă se vor înregistra doar documente ce ies din companie

Director destinatie: directorul unde se mută documentele dupa înregistrare

DocumentaDMS


Dupa acţionarea butonului Salvează, se setează grupurile de utilizatori ce trebuie să aibă acces la

acest registru si documentele ce pot fi înregistrate.

Administrare Registre

Acces: Meniu Administrare > Registratura > Administrare registre >

Pentru configurarea registrelor deja create, se actioneaza click-dreapta si se selecteaza Configurare.

In fereastra nou aparuta, se regasesc anumite coloane standard: NR, DATA, NUME_DOCUMENT,

DESCRIERE_FISIER, ID_FISIER, ID_TIP_DOCUMENT, TIP_DOCUMENT, DE_LA, CATRE, DESCRIERE,

CREAT_DE, CREAT_LA, MODIFICAT_DE, MODIFICAT_LA, ID_REGISTRU, INTRARE, IESIRE, EMITENT_NR,

EMITENT_DATA, MOD_PROVENIENTA, ANULAT, MOTIV_ANULARE, DATA_ANULARE, DEPARTAMENT,

PERSOANA, TERT, CONTACT, REGISTER_IESIRE, PROCESARE, NR_PAGINI, care pot fi utilizate pentru

configurarea registrelor.

DocumentaDMS


La fiecare Coloana se poate schimba eticheta, se poate selecta daca sa fie sau nu vizibila in lista si daca

sa fie sau nu camp vizibil.

DocumentaDMS


Exista predefinite 10 coloane care se pot particulariza (INFO1, …, INFO10), accesand butonul de editare,

din stanga fiecarei inregistrari INFO.

Se va afisa fereastra de editare, in care puteti redenumi coloana (Label), selecta atributul dorit, puteti

bifa casetele de vizibilitate si personaliza dupa necesitati.

DocumentaDMS


DocumentaDMS


Înregistrare document fizic

Acces: Registratura-Registratură electronică

Se alege registrul în care se doreşte adăugarea noii înregistrări şi se apasă Înregistrare

din dreapta-sus.

Se completează câmpurile:

Tab General

Nume document: numele fişierului înregistrat

Procesare: se alege din optiunile Intrare sau Ieşire; se bifează automat check-box-ul aferent

Intrare/Ieşire

Descriere document: câmp read-only ce se completează automat cu descrierea fişierului

Emitent: numele emitentului

Nr: câmp read-only completat automat la salvare

Data: câmp pre-completat cu data curentă

Destinatar: numele destinatarului

Descriere: descrierea înregistrării

Nr tert: numărul fişierului dat de terţ

Data tert; data fişierului dată de terţ

Mod provenienţă: se alege din opţiunile Fax, Email, Poştă, Curier

Nr. Pag: numărul de pagini al fişierului

DocumentaDMS


Tab Intern

Departament: se alege departamentul căruia I se adresează fişierul

Persoana: se alege persoana căreia I se adresează fişierul

Tab Extern

Tert: se alege/creează terţul

Contact: se alege/creează persoana de contact a terţului

Tab Anulare

Data anulare: data la care se anulează fişierul

Motiv anulare: motivul pentru care se anulează fişierul

DocumentaDMS


Anulat: se bifează pentru a seta starea fişierului

Dupa crearea înregistrării, se selectează şi se alege din Side Panel – Proprietăţi –

Registratura – Barcode

Barcode-ul se listează şi se lipeşte de documentul fizic.

După scanare cu Documenta Scan&Fax, fişierul se va salva automat în directorul aferent

departamentului ales în tabul Intern şi se va asocia înregistrării create anterior pe baza barcode-

ului ocr-izat de către Documenta.

Înregistare document electronic

Acces: Consola

Înregistrarea unui document se realizează alegând opţiunea Inregistrare din meniul

contextual.

DocumentaDMS


Se alege registrul în care se doreşte înregistrarea documentului.

În noul ecran se completează câmpurile şi se acţioneaza <Salveaza>:

TabGeneral

DocumentaDMS


Nume document: numele fişierului înregistrat

Procesare: se alege din optiunile Intrare sau Ieşire; se bifează automat check-box-ul aferent

Intrare/Ieşire

Descriere document: câmp read-only ce se completează automat cu descrierea fişierului

Emitent: numele emitentului

Nr: câmp read-only completat automat la salvare

Data: câmp pre-completat cu data curentă

Destinatar: numele destinatarului

Descriere: descrierea înregistrării

Nr tert: numărul fişierului dat de terţ

Data tert; data fişierului dată de terţ

Mod provenienţă: se alege din opţiunile Fax, Email, Poştă, Curier

Nr. Pag: numărul de pagini al fişierului

Tab Intern

DocumentaDMS


Departament: se alege departamentul căruia I se adresează fişierul

Persoana: se alege persoana căreia I se adresează fişierul

Tab Extern

Tert: se alege/creează terţul

Contact: se alege/creează persoana de contact a terţului

Tab Anulare

DocumentaDMS


Data anulare: data la care se anulează fişierul

Motiv anulare: motivul pentru care se anulează fişierul

Anulat: se bifează pentru a seta starea fişierului

După înregistrarea documentului apare un mesaj de informare:

Vizualizarea tuturor documentelor înregistrate se realizeazăîn Registratura-Registratura

electronica, după selectarea registrului dorit prin click pe butonul “Selectare registru

documente”.

DocumentaDMS


Dând click dreapta pe înregistrare se pot selecta din meniul contexual mai multe opţiuni:

� Vizualizare inregistrare

� Trimitere pe fax si email

� Descarcare fisier

� Editare inregistrare

� Deschidere locatie

Vizualizare/editare înregistrare

DocumentaDMS


Deschidere locaţie

Aceasta opţiune permite deschiderea locaţiei în care se află fişierul înregistrat.

Anexează document

Această opţiune pune la dispoziţie ataşarea de fişiere la înregistrările efectuate iniţial fără

document anexat.

DocumentaDMS


Rapoarte

Definire rapoarte

Raportul se creează din Rapoarte > Rapoarte > Adăugare


� Nume: numele raportului

� Modul: DMS10

� Document: se alege tipul document cu sau fără parametrii

� Se bifează<Activ>

� SQL: formula SQL

Dacă se doreşte tip Dashboard, se urmează paşii:

� se adaugă raportul în Configurare DASHBOARD > Adăugare

DocumentaDMS


După crearea raportului, se acţionează click-dreapta – Coloane raport pentru generarea

coloanelor. Coloana se pot genera automat sau se pot adăuga individual.

DocumentaDMS


Pentru acordarea de drepturi, se acţionează click-dreapta pe raport – Drepturi acces şi

se aleg utilizatorii / grupurile de utilizatori.

DocumentaDMS


Parametrii pentru un raport se definesc în ecranul Administrare > Tip documente >

Adăugare.


� Tip document = <Rapoarte>

� Cod: trebuie sa conţină neapărat <PARAM> şi se scrie întotdeauna cu majuscule

� Denumire: trebuie să conţină neapărat <PARAM>

� Se bifeaza <Variabile documente>

DocumentaDMS


Pentru crearea parametrilor, se acţionează click-dreapta > Atribute documente >

Adăugare atribut master.

DocumentaDMS


În ecranul nou apărut, se alege atributul-master dorit; în ecranul de editare a acestuia

pot fi modificate eticheta, dacă să fie Doar citire sau Hidden.

Notă!

Codurile parametrilor trebuie să difere de numele coloanelor afişate pentru a nu crea confuzie

între clauza WHERE din interogarea SQL şi coloana raportului.

Programare rapoarte

Documenta DMS permite programarea rapoartelor configurate pentru transmiterea pe

email către o persoană sau un grup de persoane.

Se accesează Rapoarte > Scheduler unde se acţionează <Adăugare> şi se completează câmpurile astfel:

� Raport: se alege raportul ce urmează a fi programat din cele configurate � User / Grup: se alege utilizatorul sau grupul de utilizatori cărora se adresează raportul � Frecvenţa: se alege frecvenţa cu care să fie trimis raportul pe email: Lunar, Săptămânal, Zilnic � Zile raportate: se alege perioada ce urmează a fi raportate: ziua curentă, săptămâna curentă etc � Tip zile: se alege tipul de zile ce urmează a fi raportate: lucrătoare, toate � Data start: se completează cu data la care se va trimite raportul prima oară � Următoare rulare: se completează cu aceeaşi dată ca la Data start; după prima rulare, acest câmp

se va modifica automat cu următoare dată la care se va trimite raportul � Ora start: ora la care se va trimite raportul, scrisă de forma „hh:mm” � Activ: se bifează pentru a se activa programarea � Format: se alege din formatele existente: Excel, PDF sau HTML � Grup 1/Grup 2: se alege grupul de utilizatori către care se va trimite raportul pe email

DocumentaDMS


� Email: se completează cu adresa de email a unui sau mai multor utilizatori către care se va trimite raportul pe email

Dacă formula SQL din cadrul raportului nu conţine parametrii, atunci se setează în acest

ecran: click-dreapta pe raport > Parametri raport

Dacă formula are parametrii, se vor lua în considera la programare.

DocumentaDMS


Editare favorite Acces: Administrare>Editare favorite

Ecranul pune la dispoziţie gestionarea meniurilor / directoarelor setate ca favorite.

Preferinţe utilizator Acces: Administrare>Preferinţe utilizator

Ecranul pune la dispoziţie configurarea setărilor specifice fiecărui utilizator în parte.

Limba implicită: Română sau Engleză

Director login: se alege directorul din Consolă care să se acceseze la logarea în aplicaţie şi la

întoarcerea în Consolă din alte meniuri. Se recomandă utilizarea directorului LAST

Notificare email flux: se bifează pentru a se primi notificări pe email cand utilizatorul este un

pas pe flux

Director home: se setează directorul home al utilizatorului

Director fax: se setează directorul pentru salvarea faxurilor trimise

Director Registratură: se setează directorul pentru salvarea fişierelor înregistrate

Calculează: se apasă pentru a calcula dimensiunile Side-Panel, în funcţie de rezoluţia fiecărui

dispozitiv de pe care se accesează Documenta

Număr fişiere ataşate: se setează numărul de fişiere afişate în fiecare director din Consolă

DocumentaDMS


DocumentaDMS


Din ecranul de Preferinţe utilizator se poate schimba parola, se pot configura delegări

sau se pot modifica parametrii utilizatorului.

Editare căutări indexate Acces: Administrare>Editare căutări indexate

Ecranul pune la dispoziţie gestionarea căutarilor salvate în ecranul de Căutare avansată.

Calendar Acces: Administrare>Calendar

La accesarea calendarului se deschide Agenda personală unde pot fi create evenimente,

cu vizualizare pe zi, săptămână sau lună.

DocumentaDMS


Gestionare documente în Microsoft Office

În Word, Excel şi Powerpoint se pot salva/deschide fişiere din folderele la care acces

utilizatorul în Documenta WEB.

La deschiderea unui fişier Word, Excel sau Powerpoint, se setează datele de conectare în

tabul Documenta > Autentificare.

� Nume utilizator: numele de utilizator Documenta DMS

� Parola: parola Documenta DMS

Integrare Word

DocumentaDMS


Creare document din şablon

Salvare document

DocumentaDMS


Documentele sunt create respectând ultimele revizii ale şabloanelor

Atributele documentului sunt editabile direct în Word

DocumentaDMS


La salvare sunt automat disponibile on-line

DocumentaDMS


Integrare Excel

DocumentaDMS


Creare document nou

Documentele sunt create respectând ultimele revizii ale şabloanelor

DocumentaDMS


Atributele documentului sunt editabile direct în Excel

La salvare, documentele sunt disponibile pentru colaborare

DocumentaDMS


DocumentaDMS


Documenta Drive

Configurare DOCUMENTA_HOME

Utilizatorul se asigură că are un folder de lucru local pentru Documenta, preferabil

locaţia D:\Documenta\ sau E:\Documenta\. Se recomandă a se evita unitatea C:.

DOCUMENTA_HOME se seteazăîn: My Computer > Properties > Advanced System

Settings > Environment variables:

User Variables:

DocumentaDMS


� Drepturi de scriere pentru utilizatorul curent pe folderul din DOCUMENTA_HOME

� click-dreapta pe director > Properties > Security > Edit.

Se alocă la <Users> drepturi de scriere.

DocumentaDMS


Descărcare Documenta Drive

Pentru configurarea Documenta Drive, se descarcă fişierul Documenta_setup de la calea

http://resurse.documenta-dms.com/DOCUMENTA/Documenta%20Drive/.

Fişierul se salvează în locaţia setată DOCUMENTA_HOME în variabilele de sistem (ex:

D:\Documenta).

În aceeaşi locaţie, trebuie salvate şi fişierele win.properties şi winfiles.properties de

aceeaşi cale de mai sus.

DocumentaDMS


Instalare Documenta Drive

Documenta Drive se instalează acţionând dublu-click pe executabilul salvat anterior şi

urmând paşii din ecranele afişate.

DocumentaDMS


Dacă una din aplicaţiile deschise împiedică instalarea, va apărea mesajul de mai jos cu

posibilitatea alegerii închiderii aplicaţiilor:

� se apasă <Close all> pentru închiderea automată a aplicaţiilor

� se apasă <Retry> pentru închiderea manuală a aplicaţiilor

� se apasă <Abort> pentru anularea instalării Documenta Drive

DocumentaDMS


Documenta Drive va apărea în Computer.

Documenta Drive afişează toate folderele, subfolderele şi fişierele la care are acces

utilizatorul.

DocumentaDMS


Utilizare Documenta Drive

Documenta Drive pune la dispoziţia utilizatorului vizualizarea tuturor fişierelor din

directoarele şi sub-directoarele la care are acces în Documenta Web. La accesarea Drive-ului,

fişierele sunt catalogate astfel:

� My Blocked files: fişierele aflate în editare la utilizator

� My Document Types: tipurile de document la care are acces utilizatorul

� My Recent files: fişierele accesate recent de catre utilizator

� SITE: toate fişierele şi directoarele la care are acces utilizatorul

Vizualizare şi modificare documente

Fişierele pot fi deschise prin dublu-click, apăsând Enter după selectarea documentului

sau prin click-dreapta pe documentul selectat > Open.

DocumentaDMS


Fişierele se editează şi se salvează direct în Word – versiunile actualizate sunt

disponibile automat în Documenta Web.

Creare folder nou

Utilizatorul poate crea un folder nou în orice director are dreptuir actionând click-

dreapta – New – New folder.

DocumentaDMS


Copy& Paste şi Drag&Drop

Documentele pot fi salvate în şi din Documenta Drive prin copy&paste sau prin

Drag&Drop de pe calculatorul local.

SaveAs din diferite programe

Fişierele pot fi salvate în Drive direct din programul în care se editează documentul.ex:

Microsoft Word, Excel, Powerpoint, Visio, Paint etc.

DocumentaDMS


Ataşare fişiere în Microsoft Outlook

Se pot ataşa fişiere ca ataşamente direct din Microsoft Outlook.

Trimitere pe flux

Documentul poate fi transmis pe flux acţionând click-dreapta > Send to Workflow; în

ecranul nou deschis, va fi selectat automat fluxul predefinit pentru tipul de document. Dacă

există mai multe fluxuri asociate, utilizatorul îl poate alege pe cel dorit.

DocumentaDMS


DocumentaDMS


Categorie document

Utilizatorul poate completa atributele sau schimba categoria documentului prin click-

dreapta > Properties > Setare categorie document.

Toate atributele completate vor fi afişate şi în Documenta Web, iar documentul se

redenumeşte conform formulei de denumire.

DocumentaDMS


Căutare în Documenta Drive

Pentru a căuta în Documenta Drive, se actionează click-dreapta pe folder > Advanced

Search. Astfel, se caută în toate folderele si sub-folderele. Documentele pot fi deschise cu

dublu-click din ecranul cu rezultatele afişate şi copiate, individual sau bulk, pe calculator.

Log-uri

Fiecare acţiune efectuată de utilizator este salvată în fişierul de log-uri aflat la calea

<C:\Users\user_name\AppData\Local\DocumentaDrive\Sessions]>.

DocumentaDMS


System administrator

Procese server

Acces: Administrare>Sysadmin>Procese server

Ecranul afişează procesele ce se execută pe server şi rezultatele acestora.

Curs BNR

Acces: Administrare>Sysadmin>Curs BNR

Ecranul permite gestionarea cursului valutar pentru fiecare zi în parte şi pentru fiecare

monedă.

DocumentaDMS


Solicitări anulare flux

Acces: Administrare>Sysadmin>Solicitări anulare flux

Ecranul afişează toate documentele transmise pe fluxurile pentru care s-a cerut anulare.

Se poate aproba, respinge sau închide forţat fiecare flux în parte, selectându-l şi

acţionând butonul corespunzător. Din acelaşi ecran, poate fi accesat meniul Inbox > Activităţile

mele.

Configurare Inter-op

Acces: Administrare>Sysadmin>Configurare Inter-op

Ecranul pune la dispoziţie posibilitatea de a configura cererile INTEROP (http request)

prin acţionarea butonului Adăugare.

� URL

� Metoda: GET, POST,PUT, DELETE

� Tipul de document la care se aplică

DocumentaDMS


� Fluxul la care se aplică

În partea de jos a ecranului se configurează parametrii prin acţionarea butonului

Adăugare.

Utilizatori conectaţi

Acces: Administrare>Sysadmin>Utilizatori conectaţi

Ecranul afişează utilizatorii conectaţi în Documenta Web, cu paginile aferente şi IP-urile.

DocumentaDMS


IP Secure Admin

Acces: Administrare>Sysadmin>IP Secure Admin

Meniul pune la dispoziţie posibilitatea de a acorda acces la Documenta, din orice locaţie,

utilizatorilor de pe o anumită unitate.

Se acţionează Adăugare si se alege utilizatorul pentru care se acordă accesul.

Oracle locks monitor

Acces: Administrare>Sysadmin>Oracle locks monitor

Ecran este util pentru administratorul de sistem. Se afişează blocajele existente la nivel

de bază de date.

DocumentaDMS


Audit SQL

Acces: Administrare>Sysadmin>Audit SQL

Ecranul afişează toate acţiunile efectuate de utilizatori pe o anumită perioadă. Datele sunt

afişate pe baza completării parametrilor: Persoana, De la şi Până la.

Creare unităţi

Acces: Administrare>Sysadmin>Creare unitate

Ecranul permite crearea de unităţi prin acţionarea butonului <Adăugare>.

Se completează:

Unitate: numele unităţii. Ex: DEMO, CONTA Cale download: se completează cu resurse.documenta-dms.com Force IP Secure: se bifează dacă se doreşte accesarea respectivei unităţi doar de la anumite IP-uri Descriere: o scurtă descriere a unităţii. Ex: unitate destinată activităţii de contabilitate Grup: se poate alege grupul care să aibă acces la unitate Unitate: se alege <Soft>

DocumentaDMS


RJ: se completează cu RJ-ul societăţii pentru care se creează unitatea RN: se completează cu RN-ul societăţii pentru care se creează unitatea RA: se completează cu RA-ul societăţii pentru care se creează unitatea Cod CUI: se completează Codul Unic de Înregistrare a societăţii pentru care se creează unitatea Cod fiscal: se completează cu codul fiscal al societăţii pentru care se creează unitatea Capital social: se poate completa capitalul social al societăţii pentru care se creează unitatea TVA: se poate completa cu valoarea TVA-ului, dacă societatea pentru care se creează unitatea este plătitoare de TVA Telefon: număr de telefon de contact Email: adresă de email de contact Persoana contact: nume persoana de contact Cod Caen: codul domeniului de activitate Necesită tip document: se bifează dacă pe unitatea nou-creată vor fi definite tipuri de documente Cod securitate: se completează implicit cu ID-ul unităţii Adresa sediu: adresa sediului societăţii pentru care se creează unitatea Judeţ: judeţul societăţii pentru care se creează unitatea Cod Iban: codul Ibanal băncii societăţii Banca: banca unde are societatea cont Fişier logo: se poate încărca sigla societăţii

După completarea tuturor câmpurilor şi salvării, se bifează noua înregistrare şi se

acţionează <Iniţializare> pentru setarea configurărilor.

DocumentaDMS


Calendar

Acces: Administrare>Sysadmin>Calendar

Ecranul pune la dispoziţie gestionarea datelor calendaristice – zile lucrătoare sau

sărbători legale.

IP Security

Acces: Administrare>Sysadmin>IP Security

Meniul pune la dispoziţie posibilitatea de a acorda acces la Documenta, pentru perechea

IP / utilizator / grup de pe o anumită unitate.

Se acţionează Adăugare, se alege utilizatorul pentru care se acordă accesul şi se

completează IP-ul.

DocumentaDMS


Bănci

Acces: Administrare>Sysadmin>Bănci

Meniul pune la dispoziţie gestionarea băncilor care vor apărea la crearea/editarea

partenerilor.

DocumentaDMS


Vizualizare log-uri

Acces: Administrare>Sysadmin>Vizualizare log-uri

Ecranul afişează toate acţiunile efectuate în aplicaţie sub formă de log-uri.

Vizualizare audit

Acces: Administrare>Sysadmin>Vizualizare audit

Ecranul afişează toate modificările efectuate pe fişiere/foldere din aplicaţie.

Se poate filtra la numele tabelei după “Audit_folders” sau “Audit_files”.

Criterii indexare

Acces: Administrare>Sysadmin>Criterii indexare

Ecranul pune la dispoziţie configurarea criteriilor – formule SQL - pe baza cărora se vor

indexa fişierele salvate în Documenta.

DocumentaDMS


Connectors

Acces: Administrare>Sysadmin>Connectors

Ecranul afişează lista utilizatorilor cu DMS Connector activat.

Versiuni

Acces: Administrare>Sysadmin>Versiuni

Meniul permite gestionarea versiunilor aplicaţiei Documenta.

DocumentaDMS


Pagini Web

Acces: Administrare>Sysadmin>Pagini Web

Meniul permite configurarea modului de afişare a fiecărei pagini/meniu din Documenta.

Se poate seta numărul de înregistrări afişate pe fiecare pagină sau se pot configura toate

paginile simultan prin acţionarea butonului <Bulk Number Rows>.

DocumentaDMS


Task status

Acces: Administrare>Sysadmin>Task status

Ecranul pune la dispoziţie gestionarea statusurilor taskurilor unui tichet.

DocumentaDMS


Unitate

Configurare unitate

Acces: Administrare>Unitate>Configurare unitate

Documenta DMS permite extragerea automată a atributelor din facturile scanate. În ecranul <Configurare unitate> se acţionează <Proprietăţi speciale> şi aplicația deschide ecranul Unităţi speciale unde se acţionează <Adăugare>.

În noul ecran afişat se introduce valoarea <FACT_AUTO> şi se salvează.

Mesaje

Acces: Administrare>Unitate>Mesaje

Ecranul pune la dispoziţie gestionarea mesajelor ce pot fi publicate către anumite

grupuri de utilizatori în vederea notificărilor diverse: mentenanţă sistem, modificări interfeţe.

DocumentaDMS


Pentru publicarea mesajului, se selectează mesajul dorit şi se apasă <Publică>.

Produse şi servicii

Acces: Administrare>Unitate>Produse şi servicii

Ecranul permite gestionarea produselor şi a serviciilor din cadrul unei unităţi.

DocumentaDMS


Parteneri

Acces: Administrare>Unitate>Parteneri

Meniul pune la dispoziţie gestiunea tuturor partenerilor: fie clienţi, fie furnizori. Se pot

completa informaţii cu privire la adresă, persoană de contact, băncile şi sucursalele aferente etc

DocumentaDMS


Agenţi

Acces: Administrare>Unitate>Agenţi

Meniul pune la dispoziţie gestiunea agenţilor care pot fi selectaţi în ecranul de editare

partener.

DocumentaDMS


Nomenclatoare

Judeţe

Acces: Administrare>Nomenclatoare>Judeţe

Ecranul permite gestionarea judeţelor care pot fi selectate în ecranul de editare

partener.

DocumentaDMS


Localităţi

Acces: Administrare>Nomenclatoare>Localităţi

Ecranul permite gestionarealocalităţilor care pot fi selectate în ecranul de editare

partener.

Zone

Acces: Administrare>Nomenclatoare>Zone

Ecranul permite gestionareazonelor care pot fi selectate în ecranul de editare judeţ.

DocumentaDMS


Ţări

Acces: Administrare>Nomenclatoare>Ţări

Ecranul permite gestionareaţărilor care pot fi selectate în ecranul de editare judeţ.

Funcţii

Acces: Administrare>Nomenclatoare>Funcţii

Ecranul permite gestionareafuncţiilor care pot fi selectate în ecranul de editare utilizator

în Organigramă.

Manual de administrare Documenta DMSresurse.documenta-dms.com/documentatie/DMS/Manual de... ·...

Documents

Transcript of Manual de administrare Documenta DMSresurse.documenta-dms.com/documentatie/DMS/Manual de... ·...