De esta forma Afectara El Eclipse De Sol A La Produccion De Electricidad Solar En Alemania
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2010
INFORMATICA APLICADA AUDIMSS, S.C. AUDIMSS WIN
[MANUAL: COMO PREPARAR
ARCHIVOS E IMPORTAR A FORMATO
EXCEL]
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel
2
INDICE Páginas
a) Catálogos a Importar…………………………………………………………………………………………………...4
b) Descripción de cada Catálogo……………………………………………………………………………………….4
1º Catálogo de: Ocupaciones y Oficios………………………………………………………………..4
2º Catálogo de: Departamentos…………………………………………………………………………..5
3º Catálogo de: Trabajadores……………………………………………………………………………….6
4º Catálogo de: Incidencias o Movimientos……………………………………………………………10
5º Catálogo de: Percepciones Fijas y Variables………………………………………………………13
c) Recomendaciones………………………………………………………………………………………………………….15
d) Catálogos de Ayuda…………………………………………………………………………………………………………17
Catálogos AUD#.....................................................................................................18
Catálogos SUA#.......................................................................................................21
e) Problemas a Resolver en Excel………………………………………………………………………………………..23
Tipo de Formato de las celdas de Excel………………………………………………………………23
Separar el Nombre Completo en tres Columnas
(Apellido Paterno, Apellido Materno, Nombre(s))……………………………………………27
Cambiar la columna de Sexo al formato correcto………………………………………………37
Guardar el Archivo en el formato “Libro de Microsoft Excel 5.0/95……………………43
f) Como Importar los Archivos a AUDIMSS…………………………………………………………………………….45
Paso 1. Seleccionar la Empresa y el Periodo en el que se va a trabajar…………………………….45
Paso 2. Retroalimentar a AUDIMSS…………………………………………………………………………………..45
1) Catálogo de Ocupaciones u Oficios………………………………………………………………………….45
Crear el Catálogo Directamente en AUDIMSS
(pocas Ocupaciones u Oficios registrados)……………………………………………………………………46
Importar el Catálogo que es propio de la compañía
(muchas Ocupaciones u Oficios registrados)………………………………………………………………….47
2) Catálogo de Departamentos…………………………………………………………………………………….50
Crear el Catálogo Directamente en AUDIMSS
(pocos Departamentos registrados)……………………………………………………………………………..50
Importar el Catálogo que es propio de la compañía
(muchos Departamentos
registrados)……………………………………………………………………………………………………………………51
3) Catalogo de Ayuda de Percepciones………………………………………………………………………….53
4) Los demás Catálogos de Ayuda………………………………………………………………………………….54
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Paso 3. Importar Catálogo de Trabajadores………………………………………………………………………55
Paso 4. Movimiento de Inicio…………………………………………………………………………………….……...59
Paso 5. Importar Catálogo de Incidencias o Movimientos…………………………………………………..61
Paso 6. Importar los Catálogos de Percepciones Fijas y Variables………………………………………66
Varias columnas…………………………………………………………………………………………….………..…….68
Una sola columna……………………………………………………………………………………………….……..…..73
g) Problemas a Resolver al Importar los Archivos a AUDIMSS………………………………………………….79
El archivo que se importo tiene encabezados:……………………………………………………………….79
Si se muestra la siguiente pantalla de error, esto es porque su archivo esta en formato
Office 2007…………………………………………………………………………………………………………………...80
Si la pantalla de importación se muestra con una o varias líneas vacías:………………………..81
Si el número de seguridad social se muestra como formula después de haber ampliado la
columna:……………………………………………………………………………………………………………………….82
Si la columna fecha se muestra con formato de texto:…………………………………………………..83
Solo se importan algunos trabajadores:……………………………………………………………………… …83
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a) Catálogos a Importar
Los siguientes puntos son los Catálogos que se podrán importar a AUDIMSS y el orden de la
importación:
1. Ocupaciones u Oficios
2. Departamentos
3. Trabajadores
4. Incidencias o Movimientos
5. Percepciones Fijas y Variables
b) Descripción de cada Catálogo
A continuación se describirá cada Catálogo, con sus columnas correspondientes y además una breve
descripción para que el usuario identifique cada columna.
1º Catálogo de: Ocupaciones u Oficios
Tabla Ocupaciones
No. Columna Columna Formato Longitud de la Columna No. De Catálogo de Ayuda
1 Clave de la Ocupación u Oficio Texto 4
AUD2 2 Nombre de la Ocupación u O. Texto 40
*Nota: Hay dos tipos de Catálogos de Ayuda SUA# y AUD#
SUA# = Son catálogos que proporcionan las claves que indica el SUA, por lo tanto son de uso Obligatorio
AUD# = Son catálogos que proporcionan las claves por AUDIMSS, por lo tanto son de uso Opcional, ya que el
usuario podrá crear sus propios catálogos y subirlos a AUDIMSS para poder hacer uso de los mismos.
Columna 1. Clave de la Ocupación u Oficio : Estas es la clave de identificación de cada
ocupación u oficio, siendo esta columna reportada opcionalmente mediante las claves del
catálogo AUD2
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Columna 2. Nombre de la Ocupación u Oficio: Este dato es para poder identificar cada una
de las tareas de cada trabajador en los diferentes departamentos en que se puede
clasificar la empresa, siendo esta columna descrita opcionalmente mediante el catálogo
AUD2.
Ejemplo:
Clave de la Ocupación u Oficio Nombre de la Ocupación u Oficio
A Vendedor
B Administrador
C Corredor
D Diseñador
2º Catálogo de: Departamentos
Tabla Departamentos
No. Columna Columna Formato Longitud de la Columna No. De Catálogo de Ayuda
1 Clave del Departamento Texto 4
AUD1 2 Nombre del Departamento Texto 40
*Nota: Hay dos tipos de Catálogos de Ayuda SUA# y AUD#
SUA# = Son catálogos que proporcionan las claves que indica el SUA, por lo tanto son de uso Obligatorio
AUD# = Son catálogos que proporcionan las claves por AUDIMSS, por lo tanto son de uso Opcional, ya que el usuario
podrá crear sus propios catálogos y usarlos en las columnas correspondientes y subirlos a AUDIMSS para poder hacer
uso de los mismos.
Columna 1. Clave del Departamento: Estas es la clave de identificación de cada
departamento, siendo esta columna reportada opcionalmente mediante las claves del
catálogo AUD1.
Columna 2. Nombre del Departamento: Este dato es para poder separar las áreas de trabajo
en las que se puede clasificar la empresa, siendo esta columna descrita opcionalmente
mediante el catálogo AUD1.
Ejemplo:
Clave del Departamento Nombre del Departamento
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1 Ventas
2 Administración
3 Desarrollo
4 Finanzas
5 Contabilidad
3º Catálogo de: Trabajadores
Tabla Trabajadores
No. Columna Columna Formato Longitud de la
Columna No. De Catálogo de
Ayuda
1 Número de Trabajador Texto 8
2 Apellido Paterno Texto 20
3 Apellido Materno Texto 20
4 Nombre Texto 20
5 Fecha de Alta Fecha
(dd/mm/aaaa) 10
6 Cuota Diaria Texto 10
7 NSS Texto 11
8 RFC Texto 13
*9 CURP Texto 18
10 Clave del Sexo Texto 1 SUA1
11 Clave del Tipo de Nomina Texto 1 SUA2
12 Clave del Tipo de Trabajador Texto 1 SUA3
13 Calve del Tipo de Categoría Texto 4 AUD3
14 Clave del Tipo de Salario Texto 1 SUA4
15 Clave del Tipo de Jornada Texto 1 SUA5
16 Calve del Tipo de Ocupaciones Texto 4 Tabla de Ocupaciones /
AUD2
17 Clave del Departamento Texto 4 Tabla Departamento /
AUD1
18 Crédito INF Texto 10
19 Inicio de Descuento (Inicio del Crédito)
Fecha (dd/mm/aaaa) 10
20 Clave del Tipo de Descuento (Tipo de Crédito) Texto 1 SUA6
21 Valor (Valor del Crédito) Texto 10
22 Clave de Pensionados Texto 1 SUA7
*29 Clave del Turno Texto 1 AUD4
*Nota: En Formato Fecha (dd/mm/aaaa) es igual a (día/mes/año) ejemplo 31/12/2010
*Nota: Hay dos tipos de Catálogos de Ayuda SUA# y AUD#
SUA# = Son catálogos que proporcionan las claves que indica el SUA, por lo tanto son de uso Obligatorio
AUD# = Son catálogos que proporcionan las claves por AUDIMSS, por lo tanto son de uso Opcional, ya que el
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usuario podrá crear sus propios catálogos y usarlos en las columnas correspondientes y subirlos a AUDIMSS para
poder hacer uso de los mismos.
Columna 1. Número de trabajador: Esta columna se refiere al número de la nómina con el que
se identifica al trabajador.
Columna 2. Apellido paterno: Esta columna se captura el apellido paterno del trabajador.
Columna 3. Apellido materno: Esta columna se captura el apellido paterno del trabajador
Columna 4. Nombre (s): Esta columna se captura el o los nombre (s) del trabajador.
Columna 5. Fecha de Alta: Fecha en que se registro el trabajador en la empresa, este dato es
muy importante para determinar la antigüedad del trabajador año con año y para hacer el
comparativo con la información de las liquidaciones del SUA del año que se está
dictaminando.
Columna 6. Cuota Diaria: Salario Diario del trabajador y este se toma de la primera nómina del
ejercicio a dictaminar, para los trabajadores que se dan de alta, el dato se toma de la
primera nomina donde está el trabajador, este dato NO se modificará cuando el trabajador
tenga un incremento al salario ya que estos cambios se reflejan en las nominas por medio
de Modificación de Salarios. En esta columna se permitirán 7 enteros con 2 decimales
Ejemplo: 1234567.12
Columna 7. NSS: Número de Seguridad Social de cada Trabajador, pueden traer guiones o no,
lo importante es que tenga el mismo formato , pueden traer guiones o no, lo importante
es que tenga el mismo formato
Columna 8. RFC: Registro Federal de Contribuyentes de cada trabajador
Columna 9. *CURP: Clave Única de Registro de Población de cada trabajador (esta columna por
el momento es optativa)
Columna 10. Clave del Sexo: Se identificará el sexo del trabajador a quien corresponda el
registro, siendo este registro reportado mediante las claves del catálogo SUA1.
Columna 11. Clave del Tipo de Nomina: Esta columna se refiere a los procesos de las nominas,
siendo esta columna reportada mediante las claves del catálogo SUA2.
Columna 12. Clave del Tipo de Trabajador: Esta columna se refiere a como se clasifican los
trabajadores para el SUA, reportada mediante las claves del catálogo SUA3.
Columna 13. Clave del Tipo de Categoría: Esta columna se refiere a como se clasifican los
trabajadores internamente en la empresa, siendo esta columna reportada mediante las
claves del catálogo AUD3.
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Columna 14. Clave del Tipo de Salario: Esta columna se refiere al tipo de montos que se le
pagan al trabajador, siendo esta columna reportada mediante las claves del catálogo
SUA4.
Columna 15. Clave del Tipo de Jornada: Esta columna se refiere a las horas laboradas o días de
la semana laboradas por el trabajador, siendo esta columna reportada mediante las
claves del catálogo SUA5.
Columna 16. Clave del Tipo de Ocupaciones: Estas es la clave de identificación de cada
ocupación u oficio, siendo esta columna reportada mediante las claves de la tabla de
“Ocupaciones u Oficios” mencionada con anterioridad o mediante las claves del catálogo
AUD2.
Columna 17. Clave del Departamento: Estas es la clave de identificación de cada
departamento, siendo esta columna reportada mediante las claves de la tabla de
“Departamentos” mencionada con anterioridad o mediante las claves del catálogo AUD1.
Columna 18. Crédito INF: Se refiere al número que le proporciono el INFONAVIT al otorgarle el
crédito.
Columna 19. Inicio de Descuento (Inicio del Crédito): En el ejercicio dictaminado; esto dato es
el día que inicia el descuento en la empresa que se está dictaminando y por el periodo
dictaminado, para los trabajadores que traen el crédito de ejercicios anteriores al
dictaminado, le fecha deberá ser 01/01/xxxx del año que se está dictaminando.
Ejemplo: si se dictamina 2010 y es un trabajador que esta dado de alta en la empresa a
partir de 2009 y ya trae su crédito del INFONAVIT, la fecha que va en este campo es
01/01/2010. Si se dictamina 2010 y es un trabajador que se da de alta el 10/01/2010 y le
otorgan su crédito el 01/03/2010 esta será la fecha que va en este campo.
Columna 20. Clave del Tipo de Descuento (Tipo de Crédito): Siendo esta columna reportada
mediante las claves del catálogo SUA6.
Columna 21. Valor (Valor del Crédito): Esta columna depende del Tipo de Crédito con el que
cuenta el trabajador.
Ejemplo: si es (1), ejemplo 25%, opción (2) ejemplo 100.00, opción (3) ejemplo 18.50,
opción (4) no aplica valor.
Columna 22. Clave de los Pensionados: Se refiere a la situación de los trabajadores, ya que si
tienen algún tipo de pensión esta puede ser; Pensionado en Invalidez y vida, Pensionado
en Cesantía y vejez. Este dato es muy importante ya que nos afectara en el cálculo de cada
una de las ramas del IMSS, siendo esta columna reportada mediante las claves del
catálogo SUA7
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Columna 23. * Clave del Turno: Es el horario en el que el trabajador labora, Siendo esta
columna reportada mediante las claves del catálogo AUD4.
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Ejemplo:
NUM.TRAB Apellido Paterno
Apellido Materno
Nombres(s) F.ALTA C.DIARIA NSS RFC SEXO NOMINA
60566 ABURTO ARELLANO VICTOR MANUEL 28/03/2005 170.89 11856707887 AUAV670521JT7 M Q
60648 ALCALA SANDOVAL JOSE ANGEL 17/10/2005 170.89 43816320717 AASA631219KW2 M Q
60437 ALCALA VAZQUEZ GUADALUPE 05/04/2004 109.27 06845501557 AAVG551106PJ1 F Q 60514 ALVARADO CORONA ARTURO 25/10/2004 170.89 01786042802 AACA6003211SUA9 M Q
60840 ALVAREZ AGUILLON SAMUEL 17/07/2006 177.73 14927652017 AAASUA760512MX8 M Q
60540 ALVAREZ GOMEZ GREGORIO 03/01/2005 170.89 24725319362 AAGG530510Q18 M Q
60349 ALVAREZ VILLAREAL JOSE JAVIER 25/08/2003 191.44 25927466786 AAVJ740924D30 M Q
60579 ARANA ORTEGA MARCO ANTONIO 02/05/2005 170.89 53917566639 AAOM6505054SUA9 M Q
60826 ARROYO SANCHEZ ISMAEL 08/05/2006 177.73 42007602255 AOSI7602022D8 M Q
60628 AVILA GODINEZ REYNALDO EPIFANIO
26/09/2005 170.89 06796254131 AIGR620106L46 M Q
T.TRABAJADOR CATEGORIA T.SALARIO T.JORNADA OCUPACION DEPTOS TURNO CREDITO INF.
INICIO DESTO.
TIPO VALOR
1 CON 2 0 ASIS 32 1 1702025255 28/03/2005 1 25
1 CON 2 0 ASIS 31 2
1 CON 2 0 ASIS 38 1
1 CON 2 0 ASIS 31 2 1406075441 25/10/2004 2 20.25
1 CON 2 0 ASIS 29 1
1 CON 2 0 ASIS 33 2
1 CON 2 0 ASIS 31 4
1 CON 2 0 ASIS 31 4
1 CON 2 0 ASIS 10 3
1 CON 2 0 ASIS 22 3 9300724652 26/09/2005 3 200
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4º Catálogo de: Incidencias o Movimientos
Tabla Incidencias o Movimientos
No. Columna Columna Formato Longitud de la Columna No. De Catálogo de Ayuda
1 Número de Trabajador Texto 8 2 Nombre Texto 62 3 NSS Texto 11 4 Clave del Movimiento Texto 3 SUA8
5 Fecha (Fecha de la Incidencia)
Fecha (dd/mm/aaaa) 10
6 Cuota Diaria Texto 10 7 Días de Ausentismos Texto 2 8 Días de Incapacidad Texto 2 9 Folio de Incapacidad Texto 8 10 Clave de la Causas de Baja Texto 1 SUA9
Columna 1. Número de Trabajador: Esta columna se refiere al número de la nómina con el que
se identifica al trabajador.
Columna 2. Nombre: En esta columna se captura el Nombre Completo del trabajador.
Nota: Estas dos primeras columnas son informativas, ya que no se importaran a AUDIMSS, pero es para
poder hacer una correcta referencia al trabajador
Columna 3. NSS: Número de Seguridad Social de cada Trabajador, pueden traer guiones o no,
lo importante es que tenga el mismo formato
Columna 4. Clave del Movimiento: Son las claves de los Movimientos Afiliatorios e Incidencias
declaradas como en el SUA , siendo esta columna reportada mediante las claves del
catálogo SUA8
Columna 5. Fecha (Fecha de la Incidencia): Fecha de inicio de la incidencia, como lo reporta las
nominas.
Columna 6. Cuota Diaria: Este campo se refiere al sueldo por día que tiene el trabajador y es
diferente al del Catálogo de trabajadores. Esta columna solo aplica cuando el trabajador
tiene un incremento en el sueldo diario (no se consideran las prestaciones variables). Esta
columna se llena cuando es una clave de MS (modificación de salario) y también cuando
hay una clave de R (reingreso).
Columna 7. Días de Ausentismos: Se refiere a la cantidad de días para aplicar el ausentismo,
este puede ser uno por día o bien el total de ausentismos del mes (máximo 7 ausentismos
al mes).
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Columna 8. Días de Incapacidad: Se refiere a la cantidad de días que ampara la incapacidad,
estas no deberán ser mayores a los días del período laborados por el trabajador, si hay una
incapacidad por 35 días, en enero solo se pueden aplicar 31 (si el trabajador esta activo
todo el periodo) y para el archivo de febrero deberán agregar los días que se exceden y
solo se cambia el último dígito del folio ya que no se deberán repetir.
Columna 9. Folio de Incapacidad: Se refiere al documento que ampara cada incapacidad, son
dos letras y seis dígitos. Ejemplo AA123456 y este no se debe repetir en ninguna
incapacidad del ejercicio, en caso de ser incapacidad que afecte a dos periodos, deberán
cambiar el último digito de dicho folio.
Columna 10. Clave de las Causas de Baja: Motivo por el cual el trabajador se da de baja en la
empresa, siendo esta columna reportada mediante las claves del catálogo SUA8
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Ejemplo:
N.TRABAJADOR NOMBRE NSS CLAVE MVTO.
FECHA CUOTA DIARIA
DIAS AUS
DIAS INC
FOLIO INC.
CAUSA BAJA
60566 ABURTO ARELLANO VICTOR MANUEL 11856707887 MS 01/01/2007 500
60566 ABURTO ARELLANO VICTOR MANUEL 11856707887 AUS 10/01/2007 5
60648 ALCALA SANDOVAL JOSE ANGEL 43816320717 B 01/01/2007 1
60648 ALCALA SANDOVAL JOSE ANGEL 43816320717 R 02/01/2007 250
60648 ALCALA SANDOVAL JOSE ANGEL 43816320717 AUS 10/01/2007 3
60648 ALCALA SANDOVAL JOSE ANGEL 43816320717 AUS 17/01/2007 4
60437 ALCALA SANDOVAL JOSE ANGEL 06845501557 MS 25/01/2007 500.00
60514 ALVARADO CORONA ARTURO 01786042802 INC 01/01/2007 5 AH585858
60514 ALVARADO CORONA ARTURO 01786042802 AUS 10/01/2007 7
60840 ALVAREZ AGUILLON SAMUEL 14927652017 MS 01/01/2007 500.00
60840 ALVAREZ AGUILLON SAMUEL 14927652017 INC 01/01/2007 2 AH123455
60840 ALVAREZ AGUILLON SAMUEL 14927652017 INC 10/01/2007 5 AH123456
60840 ALVAREZ AGUILLON SAMUEL 14927652017 INC 15/01/2007 15 AH123457
60540 ALVAREZ GOMEZ GREGORIO 24725319362 MS 10/01/2007 500.00
60349 ALVAREZ VILLAREAL JOSE JAVIER 25927466786 MS 10/01/2007 500.00
60349 ALVAREZ VILLAREAL JOSE JAVIER 25927466786 MS 20/01/2007 600.00
60579 ARANA ORTEGA MARCO ANTONIO 53917566639 MS 10/01/2007 500.00
60826 ARROYO SANCHEZ ISMAEL 42007602255 MS 01/01/2007 500.00
60628 AVILA GODINEZ REYNALDO EPIFANIO 06796254131 MS 01/01/2007 500.00
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5º Catálogo de: Percepciones Fijas y Variables Catálogo de Percepciones Fijas
Tabla Percepciones Fijas
No. Columna Columna Formato Longitud de la Columna No. De Catálogo de Ayuda
1 Número de Trabajador Texto 8 2 Nombre Texto 62 3 NSS Texto 11
4 Fecha (Fecha de la Percepción)
Fecha (dd/mm/aaaa) 10
5 Percepciones Fijas AUD5
Columna 1. Número de Trabajador: Esta columna se refiere al número de la nómina con el que
se identifica al trabajador.
Columna 2. Nombre: Esta columna se captura el Nombre Completo del trabajador.
Nota: Estas dos primeras columnas son informativas, ya que no se importaran a AUDIMSS, pero es para
poder hacer una correcta referencia al trabajador
Columna 3. NSS: Número de Seguridad Social de cada Trabajador, pueden traer guiones o no,
lo importante es que tenga el mismo formato
Columna 4. Fecha (Fecha de la Percepción): Debe ser el primer día del mes que se esta
acumulando, ejemplo si es la información de las nominas de Enero del año a dictaminar, la
fecha debe ser 01/01/xxxx.
Columna 5. Percepciones Fijas: para esta columna la información es “Acumulada” es decir es la
suma de las percepciones del Mes, se refieren al mes que se está trabajando
Catálogo de Percepciones Variables
Tabla Percepciones Variables
No. Columna Columna Formato Longitud de la Columna No. De Catálogo de Ayuda
1 Número de Trabajador Texto 8 2 Nombre Texto 62 3 NSS Texto 11
4 Fecha (Fecha de la Percepción)
Fecha (dd/mm/aaaa) 10
5 Días para Variables Texto 6 Percepciones Variables AUD5
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Columna 1. Número de Trabajador: Esta columna se refiere al número de la nómina con el que
se identifica al trabajador.
Columna 2. Nombre: Esta columna se captura el Nombre Completo del trabajador.
Nota: Estas dos primeras columnas son informativas, ya que no se importaran a AUDIMSS, pero es para
poder hacer una correcta referencia al trabajador
Columna 3. NSS: Número de Seguridad Social de cada Trabajador, pueden traer guiones o no,
lo importante es que tenga el mismo formato
Columna 4. Fecha (Fecha de la Percepción): Debe ser el primer día del bimestre que se está
acumulando, ejemplo si es la información de las nominas de Noviembre y Diciembre del
año anterior al dictaminado, la fecha debe ser 01/11/xxxx.
Para los trabajadores que se dan de alta en los meses pares y tienes percepciones Variables, se debe preparar otro archivo de percepciones variables, ya que las percepciones variables se Importan en los meses nones (enero, marzo, mayo, julio, septiembre, noviembre) y este segundo archivo (si aplica) se importa en los mese pares con la fecha de alta de los trabajadores. Este proceso es solo para los trabajadores que se dan de ALTA.
Columna 5. Días para Variables: Este dato es opcional, en caso de no importarlo el sistema lo
calcula automáticamente. En caso de importar este dato, se toma como definitivo y
AUDIMSS no lo modifica. Este campo puede ser días completos o medios días .50
Columna 6. Percepciones Variables: para esta columna la información es “Acumulada” es decir
es la suma de las percepciones del bimestre anterior al que se está trabajando, siendo esta
columna reportada mediante las claves del catálogo SUA10, en el cual se podrán anexar
mas percepciones si es que la empresa maneja otras.
Tipos de Archivos: Varias Columnas y Una Columna:
a) Que las Percepciones estén en varias columnas El campo de Percepciones ya sean Fijas o Variables hace referencia que en cada columna el usuario pondrá en diferentes columnas las Percepciones que se registran en las nóminas. Ejemplo:
NOMBRE NSS FEHCA DIAS PARA VARIABLES
BONO DESPENSA
ABURTO ARELLANO VICTOR MANUEL 11856707887 01/01/2007 55.50 100 1000
ALCALA VVAZQUEZ GUADALUPE 06845501557 01/01/2007 55.50 100 1000
ALCALASANDOVAL JOSE ANGEL 43816320717 01/01/2007 55.50 100 1000
ALVARADO CORONA ARTURO 01786042802 01/01/2007 55.50 100 1000
ALVAREZ VILLAREAL JOSE JAVIER 25927466786 01/01/2007 55.50 100 1000
ALVAREZ GOMEZ GREGORIO 24725319362 01/01/2007 55.50 100 1000
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16
ARANA ORTEGA MARCO ANTONIO 53917566639 01/01/2007 55.50 100 1000
AVILA LUFAN JESUS ALONSO 84876918263 01/01/2007 55.50 100 1000
AVILA MARIN CLARO MAXIMINO 21876926607 01/01/2007 55.50 100 1000
AVILA GODINEZ REYNALDO EPIFANIO 06796254131 01/01/2007 55.50 100 1000
En este ejemplo se colocaron solo dos Percepciones, los BONOS y la DESPENSA, no importa la cantidad de percepciones a importar.
b) Que las Percepciones estén en una solo columna El campo de Percepciones ya sean Fijas o Variables hace referencia que en una sola columna pondrá las percepciones que tiene cada trabajador pero haciendo referencia a la clave proporcionada por el Catálogo de Ayuda SUA10. Ejempló
FECHA NOMBRE NSS TOTAL CLAVE DIAS PARA VARIABLES
01/01/2006 ACEDO MORENO RAFAEL 11856707887 1598.73 AGIC 55.50
01/01/2006 AGUILAR CUEVAS EDUARDO 06845501557 1000 DVAL 55.50
01/01/2006 ALPIZAR TORNERO FRANCISCA ESTHER 43816320717 850 ONOM 55.50
01/01/2006 ALTAMIRANO SANTANDER MIRIAM DOLORES 01786042802 1598.73 DESS 55.50
01/01/2006 ALVA BUCIO MAURICIO 25927466786 1598.73 ALl3 55.50
01/01/2006 ALVAREZ GARCIA ALBERTO 24725319362 1308 AGUF 55.50
01/01/2006 AMAYA MORALES JUAN DANIEL 53917566459 1060 AIND 55.50
01/01/2006 ARAIZA CARRILLO CLAUDIA GABRIELA 84876918263 1598.73 TRAE 55.50
01/01/2006 ARANA PIÑA FERMIN 21876926607 785.4 DVAL 55.50
01/01/2006 ARGUETA CONTRERAS HUGO 24725319345 1598.73 HABI 55.50
01/01/2006 ARGUETA CONTRERAS HUGO 24725319345 890 DESE 55.50
01/01/2006 ARIAS MARTINEZ RAUL 53917566639 1598.73 PRIO 55.50
01/01/2006 BAEZ CARRERA LUCIA 84876451826 1500 PRE2 55.50
01/01/2006 BAEZ MORALES ERIKA YANET 21636926607 800 COMI 55.50
01/01/2006 BAÑUELOS NAVARRO VIDAL 90917458548 659.49 ALIC 55.50
Como puede observar a cada trabajador se le asigna la percepción que le corresponde por renglón, si se le asigna otra percepción hay que volver a registrar al trabajador pero cambiando el total y la clave de la percepción que se le asigno con anterioridad. Y en la clave de la precepción se asignada mediante el Catálogo de ayuda SUA10.
c) Recomendaciones
En la Construcción de los Catálogos Anteriores (Departamentos, Ocupaciones u Oficios, Trabajadores, Incidencias y Percepciones Variables), NO importa el orden de cada columna, ya que al importar los catálogos a AUDIMSS, AUDIMSS te permite definir que es cada columna. Solo hacemos referencia a Número de Columna para saber cuántas columnas debe contener cada Catálogo.
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel
17
Todos los datos que se ingresen a los catálogos deberán ir en Mayúsculas.
Todos los catálogos van sin encabezados o texto debajo de las tablas y con una sola hoja de
cálculo No debe tener caracteres raros como punto, no van abreviaturas, ni espacios en el nombre
(solo si son apellidos compuestos aplica el espacio). La Longitud de la columna se refiere al número de caracteres que puede poseer esa columna.
Como mínimo un carácter por cada columna y como máximo el número que indique en la longitud de la columna.
El nombre del archivo ustedes lo asignan
Ejemplo:
Sin encabezados
Solo hoja de Cálculo Sin texto debajo de la tabla
El texto en Mayúsculas
Sin espacios, sin caracteres raros
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel
18
d) Catálogos de Ayuda
Para una óptima creación de los Catálogos antes mencionados (as) (Departamentos, Oficios u
Ocupaciones, Trabajadores, Incidencias y Percepciones Variables), se ha separado los catálogos en dos
categorías:
SUA# = Son catálogos que proporcionan las claves que indica el SUA, por lo tanto son de uso
Obligatorio y están en el sistema de AUDIMSS.
AUD# = Son catálogos que proporcionan las claves por AUDIMSS, por lo tanto son de uso Opcional, ya que el usuario podrá crear sus propios catálogos y usarlos en las columnas correspondientes y subirlos a AUDIMSS para poder así hacer uso de los mismos. Estos catálogos los puede localizar el usuario en AUDIMSS en la siguiente ubicación: (Fig. 1)
Fig.1 En la Barra de Menú [Catálogos] y [Tablas]
Catálogos del
Tipo “AUD#”
Catálogos del
Tipo “SUA#”
AUD5
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel
19
Ejemplos de los Catálogos:
Catálogos AUD#
Catálogo AUD1. Departamentos
Departamentos
Calve Descripción
1 ADMINISTRACION
2 VENTAS
3 CUENTAS POR PAGAR
4 CUENTAS POR COBRAR
5 CONTABILIDAD
6 RECURSOS HUMANOS
7 AUDITORIA
8 SUPERVISION
9 ALAMCEN
10 CONTROL DE CALIDAD
Nota: Estas tablas son ejemplos, si necesita registrar claves y descripción se dan de alta.
Catálogo AUD2. Ocupaciones u Oficios
Ocupaciones y Oficios
Calve Descripción
1 ESPECIAL UNO
10 ESPECIL DOS
1222 MENSAJERIA
1252 CASO ESPECIAL
1255 SECRETARIAS
1551 CONTADOR
1666 AYUDANTES GENERALES
1777 AYUDANTE ADMINISTRATIVOS
1888 OPERATIVOS
1999 MECANICOS
2000 VENDEDORES
2100 COMISIONISTAS
A011 ADMINISTRATIVOS
A012 EJECUTIVOS
A013 GERENTES ADMINISTRATIVOS
A014 GERENTES OPERACIONALES
A015 PILOTOS
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel
20
Nota: Estas tablas son ejemplos, si necesita registrar claves y descripción se dan de alta.
Catálogo AUD3. Categorías
Categorías
Calve Descripción
CON CONFIANZA
ESP ESPECIALES
EVEN EVENTUALES
OBR OBRA
PLA PLANTA
SIN SINDICALIZADOS
Nota: Estas tablas son ejemplos, si necesita registrar claves y descripción se dan de alta.
Catálogo AUD4. Turnos
Turno
Calve Descripción Horas
1 MATUTINO 07:30
2 MIXTO 8
3 NOCTURNO 7
4 ESP 10
Nota: Estas tablas son ejemplos, si necesita registrar claves y descripción se dan de alta.
Catálogo AUD5. Percepciones
Percepciones
Clave Descripción
AGIC Aguinaldo Contrato
AGUF Aguinaldo Finiquito
AGUI Aguinaldo
AIND Aguinaldo Individual
ALI1 Alimentación Gratis
ALI2 Alimentación Gratis 2
ALI3 Alimentación Gratis 3
ALIC Alimentación Cobro 20%
BONA Bono de Actuación
BONE Bonificación Especial
COMI Comisiones a Agentes Vendedores
COMM Comisiones Mercantiles
COMP Compensación Especial
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel
21
COMS Compensación s/Sueldo
COMV Comisiones s/Ventas
CUOS Cuotas Sindicales
DESE Despensa en Efectivo (Fija)
DESF Despensa en Efectivo (Variable)
DESL Despensa en Vales (Variable)
DESS Despensa en Víveres
DESV Despensa en Víveres
DIAD Días Descanso Trabajados
DIAF Días Festivos
DVAL Despensa Vales (Fija)
HABG Habitación Gratis
HABI Habitación Cobro 20%
HEXD Horas Extra Dobles
HEXT Horas Extra Triples
HORE Horas Extra
INCS Incapacidades Sub. Sid. por CIA.
ONOM Onomástico
OTRP Otras Percepciones
PFAS Premio de Asistencia
PPU Premio de Puntualidad
PRE2 Premio de Asist. 2
PERA Premio de Asistencia
PREP Premio de Productividad
PRID Prima Dominical
PRIO Prima Domi. 4 Días
PRIP Prima Vac. Pagada
PRIV Prima Vacacional Dis.
PRON Propinas No Pactadas
PROP Propinas Pactadas
PTU P.T.U.
TRAE Transporte Efectivo
TRAR Transporte (Reembolsable)
VACD Vacaciones Disfrutadas
VACP Vacaciones Pagadas
VIAR Viáticos (Reembolso)
VIAT Viáticos No Reembolsables
Nota: Estas tablas son ejemplos, si necesita registrar claves y descripción se dan de alta.
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel
22
Catálogos SUA#
Catálogo SUA1. Sexo
Sexo
Calve Descripción
F FEMENINO
M MASCULINO
Catálogo SUA2. Tipo de Nomina
Tipo de Nomina
Clave Descripción
C CATORCENAL
D DECENAL
M MENSUAL
Q QUINCENAL
S SEMANAL
Catálogo SUA3. Tipo de Trabajador
Tipo de Trabajador
Calve Descripción
1 PERMANENTE
2 EVENTUAL
3 EVENTUAL DE LA CONSTRUCCIÓN
Catálogo SUA4. Tipo de Salarió
Tipo de Salario
Calve Descripción
0 FIJO
1 VARIABLE
2 MIXTO
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel
23
Catálogo SUA5. Tipo de Jornada
Tipo de Jornada
Calve Descripción
0 SEMANA COMPLETA
1 UN DIA QUE LABORA
2 DOS DISAS QUE LABORA
3 TRES DIAS QUE LABORA
4 CAUTRO DISAS QUE LABORA
5 CINCO DIAS QUE LABORA
6 MENOR A 8 HORAS POR JORNADA
Catálogo SUA6. Tipo de Descuento (Tipo de Crédito)
Tipo de Descuento
Clave Descripción
1 PORCENTAJE
2 CUOTA FIJA MONETARIA
3 CUOTA FIJA VSMDF
4 SUSPENSIÓN DESCEUNTO
Catálogo SUA7. Pensionados
Tipo de Pensionados
Calve Descripción
0 SIN PENSION
1 PENSIONADO EN INVALIDEZ Y VIDA
2 PENSIONADO ENCESANTIA Y VEJEZ
3 NO DEFINIDO
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel
24
Catálogo SUA8. Calves de Movimientos
Movimientos Afilia torios e Incidencias
Clave Descripción
MOVIMEINTO DE INICIO
A ALTA
AUS AUSENTISMO
B BAJA
INC INCAPACIDAD
ISM INCREMENTO AL SALARIO MINIMO
MS MODIFICACIÓN AL SALARIO
R REINGRESO
RFI RECTIFICACIÓN A LA FECHA DE INGRESO
RSD RECTIFICACIÓN AL SALARIO DIARIO
Catálogo SUA9. Causas de Baja
Causas de Baja
Calve Descripción
1 TERMINO DE CONTRATO
2 SEPARACIÓN VOLUNTARIA
3 ABANDONO DE EMPLEO
4 DEFUNCIÓN
5 CLAUSURA
6 OTRAS
e) Problemas a Resolver en Excel:
Tipo de Formato de las celdas de Excel
Suponiendo que este archivo de Excel puede ser cualquiera de nuestros catálogos a importar
(Departamentos, Ocupaciones su Oficios, Trabajadores, Incidencias, Percepciones Fijas o Variables)
(Fig.1)
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel
25
Fig.1
Seleccionaremos todo el Archivo, damos click derecho y seleccionamos [Formato de Celdas] (Fig.2)
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel
26
Fig.2
Damos click en esta parte del archivo
para poder seleccionar todo el
documento
Damos click derecho y seleccionamos
“Formato de Celdas”
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel
27
En la ventana de “Formato de Celdas”, seleccionamos la pestaña de *Número+ y seleccionamos el
Formato de [Texto] y damos click en [Aceptar] (Fig.3)
Fig.3
El Archivo quedara de la siguiente manera (Fig.4)
Fig.4
Esta columna es la fecha, ahora se encuentra en
formato texto, pero no hay ningún inconveniente,
al importar el Catálogo a AUDIMSS, este lo
transforma a formato tipo fecha.
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel
28
Separar el Nombre Completo en tres Columnas (Apellido Paterno, Apellido Materno,
Nombre(s))
Nota: Si usted cuenta con solo una columna donde viene el Nombre Completo, en AUDIMSS se
requiere el nombre separado en tres columnas (Apellido Paterno, Apellido Materno y Nombre(s)) por
lo tanto, le mostraremos como puede usted separar la columna del Nombre Completo en tres
columnas en su formato de Excel
Ejemplo:
1º. Abrir el archivo de Excel de los Trabajadores y seleccionar la columna que se
encuentra a la derecha de la columna en donde está el Nombre del Trabajador, le
damos click derecho y seleccionamos la opción en [Insertar], como se muestra en la
Fig.1
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel
29
Fig.1
2º. Repetiremos este paso hasta obtener tres nuevas columnas, como se muestra en la
Fig.2
Fig.2
3º. Paso siguiente, seleccionamos la columna donde esta los Nombres Completos de los
trabajadores, y después en el menú dar click en [Datos], luego seleccionar [Texto en
Columnas], como se muestra en la FIg.3
Nota: Si usted cuenta con una versión anterior a “Windows Office 2007”, en la *Barra de Menú+ en la
opción [Texto en Columnas]
Las 3 nuevas
columnas
Columna del
Nombre completo
de los trabajadores
Columna de lado derecho,
(click derecho) e [Insertar]
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel
30
Fig.3
4º. Al seleccionar en *Texto en Columnas+, aparecerá el “Asistente para Convertir texto en
Columnas” (Fig.4) donde le daremos click en [Siguiente].
Fig.4
5º. Y Ahora usted elegirá de qué forma separar el texto de dicha columna (Fig.5)
3°.- Seleccionar
[Texto en
Columnas]
2°.- Seleccionar
del menú la
pestaña Datos
1°.- Seleccionar
la columna donde
está el Nombre
completo de los
trabajadores
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel
31
Fig.5
6º. Elija separar el texto por medio de los espacios que entre cada palabra (Fig.6),y le
damos click en [Siguiente]
Fig.6
Se elegirá porque método
será separado el texto de
la columna “Nombre
completo”
Se elige la separación por medio de los
espacios que hay ente cada palabra
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel
32
7º. A continuación te mostrara la vista previa de los Datos, se podrá observar como la
columna sea separado en 4 columnas (Fig.7) y luego damos click en [Finalizar]
Fig.7
8º. Ahora, nos colocaremos en la columna que está a la derecha de la última columna
que separamos anteriormente, y volvemos a insertar otra columna (Fig.8) como se
muestra en la (Fig.1)
Fig.8
Aquí mostramos la columna de la derecha, e
insertamos otra columna
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel
33
9º. Si tiene nombres compuestos, uniremos las dos columnas que representan el Nombre
del Trabajador, en la columna vacía en el segundo renglón, colocaremos la siguiente
fórmula: (Fig.9)
=CONCATENAR()
Dentro del paréntesis se colocaran las dos primeras celdas, en este caso fue la celda D2 y la celda E2.
Y reescribiremos la formula de la siguiente manera:
=CONCATENAR(D2, “ “, E2) para que en cada Nombre haya un espacio ejemplo : Víctor,” “,Manuel
Fig.9
Nota: Las celdas a seleccionar serán donde esta los dos nombres del trabajador, en este ejemplo el 1°
Nombre se encuentra en la celda “D2” y el 2° Nombre se encuentra en la celda “E2”
Al estar escribiendo la
formula, solo se selecciona
las celdas requeridas
Formula de Excel:
=CONCATENAR(D2, “ “, E2)
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel
34
10º. Al terminar de Escribir la formula le damos [Enter], y realizaremos los siguientes
pasos: (Fig. 10)
Fig.10
Al dar [Enter], se verá la celda con el
nombre o nombres del primer
trabajador
Seleccionar con el
cursor del mouse
esta parte de la
celda y arrástrela
hasta la última
celda
Para que así se copie toda la fórmula
en todas las celdas
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel
35
11º. Ahora pasaremos las formulas a texto completamente, (Fig. 11)
Seleccionar la columna donde esta los dos nombres, y dar click derecho, seleccionar [Copiar]
Fig.11
12º. Ahora Pegaremos la columna , en la misma pero con pegado especial y solo los
valores (Fig. 12)
Así se verá el o los Nombre(s) del trabajador
1°- Seleccionar la columna y
dar click derecho
2°- Seleccionar Copiar
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel
36
Fig.12
13º. Ahora eliminaremos las dos columnas de donde obtuvimos el nombre o nombres
de los trabajadores.
1°- Seleccionar la columna y
dar click derecho
2°- Seleccionar Pegado
Especial
Dar click en [Valores], y
luego en [Aceptar]
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel
37
Fig.13
Seleccionar las dos
columnas y luego
click derecho y
selecciona Eliminar.
Así nos
quedaría las
columnas, 3
columnas
representando
el Ap. Paterno,
Ap. Materno y
Nombre(s)
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel
38
Cambiar la columna de Sexo al formato correcto
En el campo de “Sexo”, se requiere para ADUIMSS insertar “M” o “F”, para identificar si es M =
Masculino o F = Femenino, pero cada nomina asigna valores diferentes por ejemplo:
“0” y “1”, 0 = Mujer y 1 = Hombre, otros “H” y “M”, H = Hombre y M = Mujer
Aquí se les mostrara como cambiar la columna de sexo al formato requerido por AUDIMSS:
El archivo se puede visualizar de la siguiente manera, donde primeros seleccionaremos al columna de
Sexo y buscaremos la opción “Ordenar y Filtrar” y seleccionaremos [Filtro] (Fig.1)
Fig.1
Solo faltaría
colocar el
Encabezado de
cada columna
para identificarlas
Esta es la columna de sexo, la cual
deseamos cambiar;
M = Mujer a F = Femenino
H = Hombre a M = Masculino
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel
39
Ahora empezaremos a usar la función de Filtrar, para realizar los cambios a la columna de sexo (Fig.2)
2°.- En la barra de menú
en la pestaña de [Inicio]
1°.- Seleccionamos toda la
columna que se refiere al
“Sexo”
3°.- Seleccionamos la
opción “Filtro”
Y aparecerá el siguiente icono en
nuestro encabezado, para poder
identificar la columna y sus
componentes en este caso las
letras “M” y “H”
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel
40
Fig.2
Ahora podremos empezar a trabajar con cada elemento de la columna Sexo, si la columna de Sexo se compone de M = Mujer y H = Hombre, el usuario tiene que comenzar a trabajar con las M de Mujer y cambiarlas por la F de Femenino, para que no haya ningún problema al trabajar. Nota: EN el caso de Ser “0” y “1” los elementos de dicha columna, se puede comenzar a trabajar con cualquier elemento, siguiendo los pasos a continuación.
Fig.3
Seleccionamos el
incono de Filtrar
Y damos click
en [Aceptar]
Quitamos la palomita del
recuadro de “H” para
que solo quede
seleccionada la M
Estos son los
componentes de la
columna Sexo
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel
41
A continuación realizaremos los mismos pasos pero ahora con la letra H
Fig.4
Así se verán
todos los
registros con
la F
EL primer registro lo
cambiamos por la F
Y damos doble
click en la celda,
para que cambie
todos los registros
en automático
Damos click en
el icono de
filtrar
Ahora podemos ver
que se refleja las F que
hemos puesto en la
columna
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel
42
Fig.5
Ahora seleccionaremos la
H, para poder cambiarla por
una M
Cambiaremos el primer
registro por una M Dar doble click
a la celda para
que cambie
todos los
registros en
automático
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel
43
Para finalizar quitaremos el filtro, buscaremos la opción “Ordenar y Filtrar” y seleccionaremos [Filtro] (Fig.6)
FIg.6
Así se verán todos los
registros ahora
Barra de
Menú en
la pestaña
Inicio y
damos
click en
“Ordenar y
Filtrar”
Para
quitarlo
solo
necesita
mos dar
click en
Filtro
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel
44
Guardar el Archivo en el formato “Libro de Microsoft Excel 5.0/95
Necesitamos guardarlo en el formato “Libro de Microsoft Excel 5.0/95” para que AUDIMSS pueda
reconocer correctamente los archivos al importarlos a su base de Datos
Fig. 2.11
1.- Dar click
en [Inicio]
2.- Dar click en
[Guardar Como]
Nombre del archivo
“Deptos”
Barra de Desplazamiento
para buscar el formato
Guardar Como, es el formato que vamos a elegir
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel
45
Buscamos el formato “Libro
de Microsoft Excel 5.0/95”
Confirmamos que se correcto el
Nombre del archivo y Guardar
como Tipo “Libro de Microsoft
Excel 5.0/95”
Damos
click en
[Guardar]
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel
46
Nota: Los Anteriores Problemas a resolver, se mostraron los ejemplos con encabezados, pero recordar
que todos los archivos se importan sin encabezados.
f) Como Importar los Archivos a AUDIMSS
Paso 1. Seleccionar la Empresa y el Periodo en el que se va a trabajar
Fig.1
Paso 2. Retroalimentar a AUDIMSS
1) Catálogo de Ocupaciones u Oficios AUDIMSS le da la facilidad al usuario de poder importar su propio Catálogo de Ocupaciones u Oficios que se maneja en la empresa o crear dicho Catálogo directamente en AUDIMSS, por lo tanto se les mostrar las dos formas:
Ingresamos a AUDIMSS, y
seleccionaremos la empresa en la que
vamos a trabajar, dando doble click en
el icono de la empresa a seleccionar
Seleccionaremos el año
y el periodo (mes), en el
que vamos a trabajar
Y damos click en aceptar (la palomita)
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel
47
Importar el Catálogo que es propio de la compañía (muchas Ocupaciones u Oficios registrados)
Fig.1
Para visualizar el Catálogo
de Ocupaciones y Oficios:
Seleccionaremos de la
barra de menú la opción
[Catálogos] siguiendo con
el apartado de [Tablas] y
ubicamos el Catálogo
[Ocupaciones y Oficios]
En esta pantalla se muestra el contenido del Catálogo que tiene AUDIMSS con algunas
Ocupaciones y Oficios con sus claves.
Estos botones sirven para
Colocar una Nueva Ocupación u
Oficio
Borrar Ocupaciones u Oficios ya
existentes
Modificar alguna Ocupación u
Oficio ya existente
Revisar la información que se
importo
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel
48
Crear el Catálogo Directamente en AUDIMSS (pocas Ocupaciones u Oficios registrados)
Fig.1
En el Acceso directo a la
[Nómina], seleccionaremos
[Importación de la Nómina]
Este botón es el que usaremos
para importar nuestro catalogó
de Ocupaciones u Oficios
Al dar click al botón elegimos
la opción [Ocupaciones y
Oficios]
Abrirá la ventana para
elegir la ubicación del
archivo Damos click este
icono para poder
buscar el archivo
Aparecerá la siguiente
Pantalla, que sirve al
usuario para importar
todos sus Catálogos
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel
49
Al localizar el archivo,
recordemos que AUDIMSS
requiere el archivo en formato
“Libro de Microsoft Excel
5.0/95” y sin Encabezados.
Seleccionamos
el Archivo y los
abrimos
Se visualizará la
ruta del archivo
y aceptamos
Se abrirá la pantalla de la Importación de las Ocupaciones u Oficios del documento
seleccionado
Se mostraran las dos
columnas del documento de
Ocupaciones u Oficios
Este apartado es para asignar
a cada que columna a que
concepto pertenece
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel
50
Después de haber asignado el
concepto a cada columna
podremos importar el archivo
Se nos preguntara si habremos
hecho la asignación correcto, si
estamos seguros le indicamos
que [Sí]
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel
51
2) Catálogo de Departamentos AUDIMSS le da la facilidad al usuario de poder importar su propio Catálogo de Departamentos que se maneja en la empresa o crear dicho Catálogo directamente en AUDIMSS, por lo tanto se les mostrar las dos formas:
Crear o Modificar el Catálogo Directamente en AUDIMSS (pocos departamentos registrados)
Fig.1
Para visualizar el Catálogo
de Departamentos:
Seleccionaremos de la
barra de menú la opción
[Catálogos] siguiendo con
el apartado de [Tablas] y
ubicamos el Catálogo
[Departamentos]
En esta pantalla se muestra el contenido del Catálogo que tiene AUDIMSS con algunos
departamentos y sus claves.
Estos botones sirven para
Colocar una Nuevo Departamento
Borrar Departamentos ya
existentes
Modificar algún Departamento ya
existente
Revisar la información que se
importo
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel
52
Importar el Catálogo que es propio de la compañía (muchos departamentos registrados)
Fig.1
En el Acceso directo a la
[Nómina], seleccionaremos
[Importación de la Nómina]
Aparecerá la siguiente
Pantalla, que sirve al
usuario para importar
todos sus Catálogos Este botón es el que usaremos
para importar nuestro catálogos
de Departamentos.
Al dar click al botón elegimos
la opción [Departamentos]
Abrirá la ventana para
elegir la ubicación del
archivo Damos click este
icono para poder
buscar el archivo
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel
53
Al localizar el archivo,
recordemos que AUDIMSS
requiere el archivo en formato
“Libro de Microsoft Excel
5.0/95” y sin Encabezados.
Seleccionamos
el Archivo y los
abrimos
Se visualizará la
ruta del archivo
y aceptamos
Se mostraran las dos
columnas de documento de
Departamentos
Este apartado es para asignar
a cada que columna a que
concepto pertenece
Se abrirá la pantalla de la Importación de los Departamentos del documento seleccionado
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel
54
3) Catálogo de Ayuda de Percepciones
Fig.1
Para visualizar el Catálogo
de Percepciones:
Seleccionaremos de la
barra de menú la opción
[Catálogos] siguiendo con
el apartado de [Tablas] y
ubicamos el Catálogo
[Percepciones]
Después de haber asignado el
concepto a cada columna
podremos importar el archivo
Se nos preguntara si habremos
hecho la asignación correcto, si
estamos seguros le indicamos
que [Sí]
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel
55
4) Los demás Catálogos de Ayuda
Fig.1 En la Barra de Menú [Catálogos] y [Tablas]
Paso 3. Importar Catálogo de Trabajadores
En esta pantalla se muestra el contenido del Catálogo que tiene AUDIMSS con algunas
Percepciones con sus claves.
Estos botones
sirven para
Colocar una Nueva
Percepción
Borrar
Percepciones ya
existentes
Modificar alguna
Percepción ya
existente
Este apartado es para la asignación del tipo de variable, y las fórmulas con la cual se
calcula para la AUDITORIA y si esta percepción integra o no integra
Catálogos del
Tipo “AUD#”
Catálogos del
Tipo “SUA#”
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel
56
Fig.1
Fig.2
En el Acceso directo a la
[Nómina], seleccionaremos
[Importación de la Nómina]
Aparecerá la siguiente
Pantalla, que sirve al
usuario para importar
todos sus Catálogos
Estamos Seleccionando
los Bonotes y el
Apartado que usaremos
para el Catalogó de
Trabajadores
Damos click este
icono para poder
buscar el archivo
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel
57
Al localizar el archivo,
recordemos que AUDIMSS
requiere el archivo en formato
“Libro de Microsoft Excel
5.0/95” y sin Encabezados.
Seleccionamos
el Archivo y los
abrimos
Se visualizará la
ruta del archivo
y aceptamos
Se mostraran las dos
columnas del
documento
Este apartado es para asignar
a cada que columna a que
concepto pertenece
Se abrirá la pantalla de la Importación de los Trabajadores del documento seleccionado
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel
58
Fig.3
Se nos preguntara si habremos
hecho la asignación correcto, si
estamos seguros le indicamos
que [Sí]
Después de haber asignado el
concepto a cada columna
podremos importar el archivo
Se mostrara el Catálogo de
Trabajares
Validaremos que la información
que importamos, correspondan
las claves con los catálogos
anteriores, que el NSS este
correcto, etc.
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel
59
Si al terminar el proceso de validación hay errores, estos se podrán corregir en esta misma pantalla o bien corregir el archivo de Excel y volver a Importarlo.
Fig.4
Ahora verificaremos el estatus de cada registro, en el estatus se nos mostrara si hay
algún error en el archivo.
Si el estatus
refleja
“Pendiente de
Aplicar a
AUDIMSS”, esto
indica que la
información es
correcta y solo
faltaría
Guardarla en el
sistema
Guardaremos la información dando
click en el botón de [Aplicar
Trabajadores a AUDIMSS]
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel
60
Paso 4. Movimiento de Inicio
Para poder importar el “Catálogo de Incidencias” antes debemos generar los movimientos de inicio. El cual se genera al ingresar al modulo [Auditoria], [Nomina], [IMSS] como se muestra a continuación
Fig.1
Se mostraran la siguientes pantallas, en las cuales les indicáremos que [NO] cuando sea la primeras
que importan información a AUDIMSS, y [SI] cuando con anterioridad se haya importado información a AUDIMSS
Se mostrara la siguiente pantalla, donde generaremos los Movimientos de inicio
Cuando la información se guardo
correctamente en el estatus
aparecerá [Aplicado a AUDIMSS]
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel
61
Fig.2
Las siguientes pantallas se muestra al dar click en el Generador del Movimiento de inicio, solo para
confirmar el procedimiento que se va a realizar
Dar click en este
icono para poder
generar el
movimiento de
inicio
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel
62
Paso 5. Importar Catálogo de Incidencias o Movimientos
Fig.1
Se mostrara el siguiente registro que indica el
Movimiento realizado, por lo tanto ya podemos
subir el Catálogo de Incidencias o Movimientos
En el Acceso directo a la
[Nómina], seleccionaremos
[Importación de la Nómina]
Aparecerá la siguiente
Pantalla, que sirve al
usuario para importar
todos sus Catálogos
Estamos Seleccionando
los Bonotes y el Apartado
que usaremos para el
Catalogó de Incidencias o
Movimientos
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel
63
Fig.2
Damos click este
icono para poder
buscar el archivo
Al localizar el archivo,
recordemos que AUDIMSS
requiere el archivo en formato
“Libro de Microsoft Excel
5.0/95” y sin Encabezados.
Seleccionamos
el Archivo y los
abrimos
Se visualizará la
ruta del archivo
y aceptamos
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel
64
Se abrirá la pantalla de la Importación de las Incidencias y Movimientos del documento
seleccionado
Se mostraran las dos columnas del
documento
Este apartado es
para asignar a
cada que
columna a que
concepto
pertenece
Después de haber asignado el
concepto a cada columna
podremos importar el archivo
Estas dos columnas no se
asignan
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel
65
Fig.3
Se nos preguntara si habremos
hecho la asignación correcto, si
estamos seguros le indicamos
que [Sí]
Se mostrara el Catálogo de
Movimientos Hará falta el número
y el nombre del
trabajador, los cuales
ya se importaron con
anterioridad, lo cual
esto permite a
AUDIMSS verificar
que cada NSS le
corresponda un
trabajador ya
registrado
Dar doble click
Izquierdo en
Número, para
poder generar
los datos
faltantes con
los registros ya
existentes
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel
66
Fig.5
Validaremos que la
información que importamos,
correspondan las claves con
los catálogos anteriores, que
el NSS este correcto, etc.
Se completan
los datos
faltantes
Registrar todos los
Movimientos en el sistema de
AUDIMSS
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel
67
Paso 6. Importar los Catálogos de Percepciones Fijas y Variables
Fig.1
Cuando la información se guardo
correctamente en el estatus
aparecerá [Aplicado a AUDIMSS]
En el Acceso directo a la
[Nómina], seleccionaremos
[Importación de la Nómina]
Aparecerá la siguiente
Pantalla, que sirve al
usuario para importar
todos sus Catálogos
Estamos Seleccionando
los Bonotes y el Apartado
que usaremos para el
Catalogó de Percepciones
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel
68
Fig.2
Importar el Catálogo de Percepciones en: Varias Columnas
Damos click este
icono para poder
buscar el archivo
Al localizar el archivo,
recordemos que AUDIMSS
requiere el archivo en formato
“Libro de Microsoft Excel
5.0/95” y sin Encabezados.
Seleccionamos
el Archivo y los
abrimos
Se visualizará la
ruta del archivo
y aceptamos
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel
69
Fig.3
Se abrirá la pantalla de la Importación de las Percpciones del documento seleccionado
Se mostraran las
columnas del
documento
Este apartado es
para asignar a
cada columna la
percepción que
corresponda
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel
70
Se nos preguntara si habremos
hecho la asignación correcto, si
estamos seguros le indicamos
que [Sí]
Después de haber asignado el
concepto a cada columna podremos
importar el archivo
Estas dos columnas no se asignan
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel
71
Fig.4
Se mostrara el Catálogo de
Percepciones
Hará falta el
número y el
nombre del
trabajador, los
cuales ya se
importaron con
anterioridad, lo
cual esto permite
a AUDIMSS
verificar que cada
NSS le
corresponda un
trabajador ya
registrado
Dar doble click
Izquierdo en
Número, para
poder generar
los datos
faltantes con
los registros ya
existentes
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel
72
Se completan
los datos
faltantes
Checando el
Status de cada
Registro
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel
73
Fig.5
Fig.6
Este mensaje es porque en la base del Catalogo de Trabajadores no localiza a todos los trabajadores de este archivo
Validaremos que la
información que importamos,
correspondan las claves con
los catálogos anteriores, que
el NSS este correcto, etc.
Registrar todos los
Movimientos en el sistema de
AUDIMSS
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel
74
Una Sola Columna
Fig.7
Se abrirá la pantalla de la Importación de las Incidencias y Movimientos del documento
seleccionado
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel
75
Se mostraran las
columnas del
documento
Este
apartado es
para asignar
a cada que
columna a
que concepto
pertenece
Después de haber
asignado el
concepto a cada
columna podremos
importar el archivo
Se nos preguntara si habremos
hecho la asignación correcto, si
estamos seguros le indicamos
que [Sí]
Estas dos columnas no se asignan
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel
76
Fig.8
Se mostrara el Catálogo de
Percepciones
Hará falta el
número y el
nombre del
trabajador, los
cuales ya se
importaron con
anterioridad, lo
cual esto permite
a AUDIMSS
verificar que cada
NSS le
corresponda un
trabajador ya
registrado
Dar doble click
Izquierdo en
Número, para
poder generar
los datos
faltantes con
los registros ya
existentes
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel
77
Se completan
los datos
faltantes
Checando el
Status de cada
Registro
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel
78
Fig.8
Validaremos que la información
que importamos, correspondan
las claves con los catálogos
anteriores, que el NSS este
correcto, etc.
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel
79
Fig.9
Validaremos que la información
que importamos, correspondan
las claves con los catálogos
anteriores, que el NSS este
correcto, etc.
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel
80
g) Problemas a Resolver al Importar los Archivos a AUDIMSS
El archivo que se importo tiene encabezados:
Solución:
hay que eliminar esa línea, ya que al momento de “Aplicar Trabajadores a AUDIMSS” la información no
se aplica.
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel
81
Si se muestra la siguiente pantalla de error, esto es por que su archivo esta en formato
Office 2007.
Solución:
Abrir el archivo en Excel y guardarlo en formato Excel 5.0/95.
Seleccionar la opción “Guardar como”, seleccionar la primera opción “Libro de Excel” y se muestra la
pantalla para indicar el nombre y “Tipo de archivo”, seleccionar la opción “Excel 5.0/95”
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel
82
Si la pantalla de importación se muestra con una o varias líneas vacías:
Solución:
En Excel, abrir el archivo y solo sombrear el rango que tiene información (no es toda la hoja)
seleccionar, copiar y generar un archivo nuevo en Excel con clic derecho seleccionar la opción “Pegado
especial”, seleccionar la opción “Valores” y aceptar. Guardar el archivo con el formato como se indica
en el punto anterior.
Si el número de seguridad social se muestra como formula después de haber ampliado la
columna:
Solución:
En el archivo de Excel que está importando, seleccionar la última columna y teclear la función
=concatenar(clic en la columna el número de seguridad social) o abrir paréntesis y teclear la
columna donde está el Número de seguro social y cerrar paréntesis, como lo indica la pantalla:
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel
83
Posteriormente copiar esta función en toda la columna, sombrear esta nueva columna de Número de
seguro social y con clic derecho seleccionar la opción “copiar”, seleccionar nuevamente esta nueva
columna y con clic derecho seleccionar la opción “Pegado especial” seleccionar la opción valores y dar
clic en aceptar. Con este último paso la información queda correcta.
Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel
84
Si la columna fecha se muestra con formato de texto:
Solución:
No hay ningún problema AUDIMSS convierte este formato de texto que muestra la pantalla a formato
de fecha.
Solo se importan algunos trabajadores:
Solución
La fecha de alta es muy importante, si está trabajando en Enero de 2010, los trabajadores que se
podrán importar son aquellos que se dieron de alta con fecha anterior y hasta el 31 de enero de
2010, para poder importar todos los trabajadores, deberán estar en el mes de Diciembre del año a
dictaminar y el archivo que es el Catálogo de Trabajadores deberá ser acumulado.
Ahora que hemos intentado de abarcar y resolver los problemas que se pueden presentar al construir los Archivos de Excel que se van a Importar e Importar dichos archivos a ADUIMSS, ahora podrá comenzar a trabajar con AUDIMSS, Anexos IMSS, Anexos INFONAVIT, para la creación de los cuadernillos.
Para cualquier aclaración quedamos a sus órdenes.
Tels. (01 55) 55 – 21 – 12 – 42 y (01 55) 55 – 21 – 08 – 67