Manual Básico Excel 2007

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    EXCEL 2007

    EXCEL BSICO

    Partes de la pantalla de Microsoft Office Excel

    1. Barra de Inicio Rpido.2. Barra de Ttulo de la ventana de Excel, incluye el nombre del libro abierto.3. Botones clsicos de las ventanas de Windows (minimizar, maximizar y

    cerrar).4. Agrupacin de todas las Barras de Herramientas de Excel. Se dividen en

    fichas o etiquetas, la activa en la figura es la opcin Inicio en la cual seincorporan todas las funciones referidas al formato. Con un doble clic sobrecualquiera de las etiquetas se ocultan las herramientas.

    5. Conjunto de Herramientas agrupadas dentro de las fichas. En el caso de lafigura se ven todas las herramientas Formato incorporadas dentro de laficha Inicio.

    6. Columnas de la hoja.7. Filas de la hoja.8. Celda activa.9. Indica la celda activa.10.Asistente para funciones.11.Hojas del libro, mediante estos controles podemos desplazarnos

    rpidamente por las hojas del libro e insertar nuevas hojas al libro.12.Barra de desplazamiento horizontal que permite desplazar el contenido de

    de forma lateral.13.Zoom sobre la hoja. Estos controles son nuevos y permiten ampliar o reducir

    el porcentaje de zoom de forma rpida y precisa.14.Controles para cambiar la vista de la hoja.

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    15.Barra de estado. Muestra los mensajes que corresponden a lo que se estrealizando.

    En este caso aparece listo, lo cual indica que el programa est preparado para queel usuario elija un comando o escriba datos en una celda. Adems informa sobre elestado de las teclas de bloqueo de maysculas, bloqueo de nmeros, etc.

    LOS LIBROS DE TRABAJO.

    Los documentos en Excel se denominan libros. En esta nueva versin de Excelestos ficheros tendrn una extensin .xlsx a diferencia de versiones anteriorescuya extensin era .xls. Por supuesto que en esta nueva versin los tipos deficheros antiguos son soportados.Excel es capaz, adems, de guardar nuestros libros en otros formatos. Un libro estcompuesto por varias hojas de clculo. Es posible seleccionar varias hojas pararealizar las mismas tareas en todas ellas de forma simultnea. Cada vez queabramos un libro nuevo de trabajo se abrir con tres hojas de clculo.

    La hoja activa aparece con el nombre en negrita. Haciendo clic en las etiquetas, esposible desplazarse entre las hojas de un libro.

    Operaciones con las hojas.

    Para organizar el libro de la manera ms conveniente es posible insertar hojasnuevas, eliminar hojas, cambiar su nombre, moverlas, copiarlas, etc. Tambin sepuede organizar la pantalla usando varias ventanas para ver partes diferentes deuna hoja, hojas distintas del mismo libro de trabajo o bien varios libros de trabajo.

    Seleccionar varias hojas.

    Podemos seleccionar varias hojas para realizar las mismas tareas en todas ellas

    simultneamente, como eliminar varias hojas en un solo paso o introducir los 5mismos datos en varias hojas a la vez. Para seleccionar varias hojas se debe hacerclic en la etiqueta de la primera hoja y manteniendo pulsada la tecla Ctrl hacemosclic en la etiqueta de cada una de las hojas que queramos seleccionar. Esta formade seleccionar las hojas la utilizaremos cuando las hojas a seleccionar no estncontiguas. Cuando las hojas a seleccionar se encuentren contiguas lo haremos de lasiguiente forma, se hace clic en la primera hoja que queramos seleccionar ymanteniendo pulsada la tecla Shift se hace clic en la ltima hoja a seleccionar.

    Desplazarse por las hojas en un libro de trabajo.

    La manera ms sencilla de moverse a travs del libro de trabajo es utilizar losbotones de desplazamiento, que aparecen en la siguiente figura:

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    Estos controles no cambian la hoja activa, simplemente desplazan las etiquetas delas hojas que no se pueden mostrar. Si usted tiene a la vista todas las etiquetasestos controles no surtirn ningn efecto. En la siguiente imagen se muestra unejemplo en el cual slo se tiene a la vista la etiqueta de la Hoja 1 en este caso

    estos controles nos permitirn ver las hojas ocultas por falta de espacio.

    Insertar una nueva hoja de clculo.

    Como se mencion anteriormente, un libro de trabajo contiene inicialmente treshojas, pero pueden insertarse otras nuevas. La cantidad mxima de hojas vendrlimitada tan slo por la memoria disponible. Para insertar nuevas hojas de clculodisponemos de las siguientes opciones:

    Hacer clic en el icono

    Las nuevas hojas aparecern a la derecha de la ltima hoja existente. Hacemos cliccon el botn secundario del ratn sobre una hoja apareciendo el siguiente men deopciones:

    Seleccionamos la opcin Insertar y aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

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    Seleccionamos Hoja de clculo y pulsamos el botn Aceptar. La nueva hoja

    aparecer a la izquierda de la hoja existente. Para insertar una hoja de clculonueva antes de otra ya existente, seleccione esa hoja de clculo y, a continuacin,en la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Insertar y, a continuacin, enInsertar hoja.

    Insertar varias hojas de clculo a la vez.

    Mantenga presionada la tecla MAYS o SHIFT y, a continuacin, seleccione unnmero de fichas de hoja existentes equivalente al nmero de hojas de clculo quedesee insertar en el libro abierto. Por ejemplo, si desea agregar tres hojas declculo nuevas, seleccione tres fichas de hoja de las hojas de clculo existentes. Enla Ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Insertar y luego en Insertar hoja, osiga cualquiera de los procedimientos para insertar una nueva hoja de clculo.

    Eliminar hojas.

    Para eliminar una hoja de trabajo, los pasos a seguir son: Un clic secundario oderecho sobre la hoja a eliminar. En el men que se despliega seleccionamosEliminar.

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    O bien:

    Un clic sobre la hoja a eliminar. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic enEliminar y luego en Eliminar hoja.

    Cambiar el nombre de las hojas.

    Se puede asignar un nombre de hasta 31 caracteres a cualquier hoja. Para ello, sehace doble clic en la etiqueta y se teclea el nuevo nombre, tal como se muestra enla siguiente figura:

    La Hoja1 ahora se llama Ingresos. Otra forma de cambiar el nombre a la hoja eshaciendo clic con el botn secundario sobre la etiqueta apareciendo el mencontextual que se muestra en la figura.

    Y seleccionamos la opcin Cambiar nombre, a continuacin escribimos el nuevonombre de la hoja.

    Mover hojas.

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    Es posible mover las hojas, tanto dentro de un libro de trabajo, como a otro libro yaexistente o creado especialmente, pero no se podr hacer utilizando los comandosCortar, Copiar y Pegar.

    Mover hojas dentro de un libro de trabajo.

    Para mover una hoja a otra posicin del libro de trabajo basta con arrastrar laetiqueta de la hoja que se desea mover. Aparecer un tringulo que indica dndese va a insertar la hoja. Una vez en la posicin deseada, se suelta el botn delratn, con lo cual la hoja se mover a la nueva posicin. Se puede mover ms deuna hoja, seleccionando varias hojas y arrastrndolas a la posicin deseada.Aunque las hojas seleccionadas no fueran adyacentes, en la nueva posicin serninsertadas juntas.

    Mover o copiar hojas a otro libro de trabajo.

    Las hojas de un libro pueden moverse a otro ya existente, o a uno nuevo, mediante

    los siguientes pasos: Seleccionar las hojas que se desean mover. Hacemos clic conel botn secundario sobre alguna de las etiquetas de las hojas seleccionadas, delmen contextual que aparece seleccionamos Mover o Copiar

    Aparece el siguiente cuadro de dilogo:

    Desplegamos la lista Al libro y seleccionamos el libro de trabajo destino al quequeremos copiar o mover la hoja seleccionada (que debe haberse abiertoanteriormente). En el recuadro Antes de la hoja aparecern todas las hojas deque dispone el libro seleccionado en el paso anterior. Hacemos clic en la hoja en la

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    cual queramos que se inserten las hojas. Por ltimo marcamos la casilla Crear unacopia si lo que queremos es copiar las hojas, si no la marcamos las hojas semovern, y pulsamos Aceptar.

    Si existe alguna hoja con el mismo nombre en el libro de trabajo de destino, secambiar el nombre de la hoja que se ha movido o copiado. Si se quiere crear unlibro nuevo con las hojas seleccionadas, entonces se elige como libro de destinoNuevo libro en la lista Al libro.

    Dividir la ventana de trabajo.

    En hojas muy extensas, nos puede resultar cmodo dividir la ventana devisualizacin en partes que nos permitan ver, al mismo tiempo, distintas zonas dela hoja no adyacentes. Para ello utilizaremos la opcin Inmovilizar Paneles.Procedemos as: Se selecciona una celda a partir de la cual se quiere hacer ladivisin, en nuestro caso haremos clic en la celda C3. A continuacin activamos laetiqueta Vista.

    Dentro de esta etiqueta disponemos del panel de herramientas Ventana.Seleccionamos la opcin Inmovilizar Paneles.

    Aparece el siguiente men desplegable.

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    Si desea colocar las divisiones justo en la celda activa haga clic en Inmovilizarpaneles. Tambin puede inmovilizar la fila 1 o la primera columna de la hoja.

    En nuestro caso al encontrarse activa la celda C3 y como seleccionamosInmovilizar paneles Excel coloca dos divisiones una vertical y una horizontal talcomo se muestra en la siguiente figura:

    Para desactivar las divisiones que creemos bastar con seleccionar la opcinMovilizar paneles como se muestra en la figura:

    NUEVA VENTANA.

    Abre una ventana que contiene la vista del documento en el cual se est

    trabajando, al abrir la nueva ventana, podemos visualizar en la misma pantalla doso ms vistas del mismo libro, incluso de otros libros; esto es aplicable cuandofrecuentemente debemos consultar informacin de diferentes hojas del mismo libro, de diferentes libros, dado que nos permite visualizar y trabajar en la misma vistacon varias hojas del mismo libro de diferentes libros.

    Para abrir una nueva ventana procedemos de la siguiente forma:

    Seleccionamos la ficha vista, en la etiqueta Ventana, seleccionamos la opcinNueva Ventana.

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    Distribuimos el tamao de cada ventana a nuestro inters y as obtendremos lavista en la misma pantalla de amabas ventanas.

    ABRIR, GUARDAR Y CREAR UN LIBRO

    Los comandos para crear, guardar y abrir un libro se encuentran alojados en unmen que se despliega al hacer clic sobre el botn de Microsoft Office localizado enel vrtice izquierdo superior de su pantalla. Al hacer clic en este botn se despliegael siguiente men:

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    CREAR UN LIBRO.

    Al iniciar Excel, se genera un libro con tres hojas en blanco. Pero si se desea, sepuede comenzar a trabajar con uno nuevo. Para ello hacemos clic en el botn deMicrosoft Office y luego un clic en la opcin Nuevo

    Con lo que desplegar el siguiente cuadro de dilogo:

    Seleccionamos libro en blanco si lo que deseamos es precisamente un nuevo libropara iniciar a desarrollar lo que se requiere, seguido de la opcin Crear; tambinhay una serie de plantillas pre-instaladas como modelo de factura de ventas,inventarios, presupuestos etc.

    ABRIR LIBRO.

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    Abre un libro existente para realizar modificaciones, continuar con un trabajoiniciado para consultar. Para ello hacemos clic en el botn de Office, seguido de laopcin Abrir.

    Luego aparece un cuadro de dilogo en el cual seleccionamos el nombre y ubicacindel archivo, una vez encontrado damos clic en abrir.

    GUARDAR UN LIBRO.

    Para guardar un libro basta con dar clic sobre el botn de Office y seleccionar laopcin Guardar, si el libro no haba sido guardado anteriormente este desplegarun cuadro de dilogo en el que podemos escoger el tipo de archivo que deseamosgenerar y escribir el nombre del libro, si ya haba sido guardado anteriormente, elefecto generado al dar clic sobre dicho botn es el de guardar los cambios

    efectuados.

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    Si lo que deseamos es guardar una copia del libro en el cual se est trabajando, elprocedimiento normal es seleccionar la opcin Guardar Como y procedemos aseleccionar el tipo de archivo que deseamos generar, y digitamos el nombre de lacopia, finalmente le damos clic en guardar.

    IMPRIMIR LIBRO.

    Damos clic en el botn de Office y seleccionamos la opcin imprimir, se despliegauna lista con tres opciones: Imprimir: genera un cuadro de dilogo en el cual separametrizan los criterios de impresin Impresin rpida: Enva la orden a laimpresora predeterminada para imprimir la hoja activa del libro en que se esttrabajando Vista preliminar: Permite visualizar previamente y realizar cambiosantes de imprimir.

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    Para este caso especfico seleccionaremos la opcin 1. Imprimir:

    Inmediatamente aparece un cuadro de dilogo en el que nos permite seleccionar laimpresora, el intervalo de pginas que deseamos imprimir, lo que se deseaimprimir (seleccin, hojas activas, todo el libro), el nmero de copias, y sideseamos configurar las propiedades de impresin. Una vez realizado esto se daclic en aceptar; como se muestra en el siguiente grfico:

    FORMATO DE CELDAS.

    Una celada es el lugar donde se puede introducir algn dato, es el punto donde secruza una fila (registro) con una columna (campo). A estas celdas (individuales orangos) se les puede dar diferentes tipos de formatos, para ello se procede as: Seselecciona la celda el rango de celdas sobre el cual deseamos aplicar el formato:En la Ficha Inicio, se encuentran las etiquetas Fuente, Alineacin y Nmero, lascuales se requieren para dar los diferentes tipos de formatos: Fuente: All podemosseleccionar tipos de fuente, tamao de fuente, color de fuente, relleno de celda,bordes de celda, si deseamos que la fuente sea en Negrita, Cursiva, Subrayado.Alineacin: Nos permite seleccionar la forma como deseamos alinear el texto(centrado, a la izquierda a la derecha), su ubicacin dentro de la celda (superior,en el medio, inferior), orientacin del texto, sangra, combinar celdas, ajustar altexto. Nmero: nos permite elegir el formato que deseamos darle a nuestro textoen cuanto a valor de caracteres, es decir si es texto, fecha, moneda, etc. Con base

    en las opciones anteriores, damos el formato que deseemos a las celdasseleccionadas.

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    FORMATO CONDICIONAL.

    El formato condicional facilita el proceso de resaltar celdas o rangos de celdasinteresantes, de destacar valores inusuales y de ver datos empleando barras dedatos, escalas de colores y conjuntos de iconos. Un formato condicional cambia elaspecto de un rango de celdas en funcin de una condicin (o criterio). Si lacondicin es verdadera, el rango de celdas basa el formato en dicha condicin; si lacondicin es falsa, el rango de celdas no tiene formato basado en dicha condicin.Cuando cree un formato condicional, puede hacer referencia a otras celdas de unahoja de clculo, como =AF2006!A5, pero no puede realizar referencias externas aotro libro. Para proceder a dar formato condicional procedemos as: Seleccionamosel rango de celdas sobre las cuales deseamos aplicar el formato condicional. En laFicha Inicio, Etiqueta Estilos, seleccionamos la opcin Formato Condicional, sedespliega una lista de opciones de formato, elegimos la que se acomode a nuestrasnecesidades.

    Seleccionamos los criterios de formato, y el formato que deseamos obtener cuandose cumpla la condicin dada.

    Tipo y subtipo de formato condicional

    Resaltar reglas de celdas Establece el criterio basndose en el contenido delas celdas.

    Reglas superiores e inferiores Establece un criterio para buscar los valoresms altos o ms bajos en un grupo de celdas.

    Barras de datos Rellena las celdas con colores degradados mismos que enbase a la longitud de la barra representan el valor contenido en la celda.

    Escalas de color Rellena las celdas con colores de diferentes tonos mismosque representa los valores superiores, medios e inferiores.

    Conjuntos de iconos Aplica un icono el cual representa los valorescontenidos en las celdas.

    Nueva regla Permite establecer una nueva regla (criterio) personalizada. Borrar reglas Elimina las reglas (criterios) establecidas en las celdas. Administrar reglas Permite ver, editar o eliminar reglas (criterios).

    DAR FORMATO DE TABLA.

    Nos permite dar formato de tabla a un conjunto de celdas, procedemos de lasiguiente forma: En la Ficha Inicio, Etiqueta estilos seleccionamos la opcin DarFormato de Tabla, de inmediato se despliega una lista de opcionespredeterminadas, podemos crear un estilo personalizado.

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    Damos clic sobre la opcin de tabla que deseemos, inmediatamente aparece uncuadro de dilogo en el que debemos ingresar el rango en que se encuentran losdatos. Seleccionamos digitamos el rango de datos en trmino absolutos y damosclic en aceptar.

    Herramientas para el manejo de datos Tablas (Listas)

    La herramienta tabla antes denominada listas de Excel facilita el anlisis y laadministracin de los datos de una tabla, ya que permite ordenar, filtrar, darformato y utilizar funciones incorporadas vinculadas hacia los datos de la tabla.Para crear una tabla, realice lo siguiente:

    1. Abra o cree un archivo de Excel el cual contenga datos numricos.

    2. Colquese en cualquier celda de la tabla de datos y, vaya a la ficha Insertar,y en el grupo Tablas, presione el botn Tabla.

    3. En la ventana Crear tabla, corrobore el rango de celdas donde se encuentranlos datos de la tabla, o en su defecto especifquelos, si la tabla contieneencabezados de ttulo seleccione la casilla La tabla tiene encabezados, ypresione Aceptar.

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    4. Se mostrar la tabla con un formato predeterminado mismo que puedecambiar a su gusto en cualquier momento, as mismo mostrar losindicadores de filtros en cada encabezado de columna con lo cual podrfiltrar u ordenar los datos a su gusto.

    5. Especifique en seguida la frmula o funcin para obtener un resultado deuna o de todas las columnas de datos.

    6. En cada celda donde introdujo la formula o funcin, al posicionarse enalguna de ellas aparecer un indicador de filtro con el cual podr seleccionarde forma individual para cada celda una funcin incorporada.

    NOTA: Si aplica filtros en alguna de las columnas de datos y, a su vez, seleccionaen alguna columna una funcin incorporada, los resultados automticamente deactualizarn tomando en cuenta solo los datos mostrados por el filtro.

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    SubtotalesLa herramienta subtotal, se utiliza para obtener diferentes resultados de varias filasde datos numricos relacionados entre s por medio de funciones incorporadas. Paracrear subtotales, realice lo siguiente:

    1. Abra o cree un archivo de Excel el cual contenga datos numricos.2. Colquese en cualquier celda de la tabla de datos y, vaya a la ficha Datos, y

    en el grupo Esquema, presione el botn Subtotal.

    3. En la ventana Subtotales, marque las opciones necesarias para crear unsubtotal a su gusto.

    Para cada cambio en Especfica que columna se tomar comoreferencia para el subtotal.

    Usar funcin Permite seleccionar una funcin de un grupo defunciones predefinidas.

    Agregar subtotal a Permite marcar las columnas de datosnumricos que se incluirn en el subtotal.

    Reemplazar subtotales actuales Reemplaza el subtotal anteriorcon uno nuevo.

    Salto de pgina entre grupos Inserta saltos de pgina entregrupos de datos.

    Resumen debajo de los datos Inserta el subtotal en la parteinferior de la tabla de datos.

    4. Para cada cambio en Especfica que columna se tomar como referenciapara el subtotal.

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    Filtros Avanzados

    Los filtros avanzados, realizan la misma funcin que los filtros normales(autofiltros), es decir, muestran solo la informacin que cumple con el criteriodeterminado, pero con la diferencia que en el filtro avanzado los datos a filtrarpueden ser copiados hacia otro lugar dentro de la hoja activa, es decir, la hoja quecontiene la tabla de datos. Para aplicar filtros avanzados, realice lo siguiente:

    1. Abra o cree un archivo de Excel el cual contenga cuando menos una tabla dedatos en alguna de las hojas.

    2. En seguida necesitar definir dos reas importantes, las cuales son: el reade criterios (preferentemente debajo de la lista) y el rea de extraccin(cualquier lugar dentro de la hoja activa que tenga la misma cantidad deceldas que el rea de la lista). Como referencia para Ud. y el filtro copie los

    encabezados de la lista hacia las otras dos reas definidas y escriba loscriterios en el rea definida para ese fin.

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    3. Vaya a la ficha Datos, y en el grupo Ordenar y filtrar, presione el botnAvanzadas.

    4. En el cuadro de dialogo Filtro avanzado, especifique los rangos o escriba losnombres que hacen referencia al rea de la lista, de criterios y deextraccin.

    INSERTAR GRFICOS.

    Frecuentemente es necesario analizar la informacin grficamente, Excel ofrece unaserie de grficos para solucionar la necesidad de forma inmediata. Para insertar un

    grfico procedemos de la siguiente forma: Seleccionamos el rango de celdas en quese encuentran los datos. En la Ficha Insertar, Etiqueta Grficos, damos clic en eltipo de grfico que deseamos, de inmediato aparece en el rea que se esttrabajando.

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    Aparece una ficha denominada Herramientas de grficos y all podemos seleccionarcomo queremos que se muestren los datos, diseo del grfico, formato del grfico,presentacin del grfico.

    Para quitar el fondo, basta con dar clic en el mismo botn con que lo insertamos,que ahora aparece como eliminar fondo.

    INSERTAR ENCABEZADOS Y PIE DE PGINA.El encabezado es aquella informacin que aparece siempre en la parte superior decada pgina impresa, y el pi de pgina es la informacin que aparece siempre enla parte inferior de cada pgina impresa. En estos podemos incluir ttulos, fechas,imgenes, nmero de pgina, etc. El procedimiento para insertarlos es el siguiente:En la Ficha Insertar, Etiqueta Texto, seleccionamos la opcin Encabezado y pie depgina, de inmediato nos lleva a la vista de diseo de pgina, y nos ubica en elencabezado, all podemos digitar la informacin que deseamos sea el encabezadode nuestra hoja, se puede visualizar una ficha denominada Herramientas para

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    encabezado y pie de pgina, all seleccionamos la ficha diseo, y encontramosmltiples herramientas para nuestro encabezado pie de pgina, tales como fecha,hora, etc.

    Para volver al diseo normal de la hoja, basta con ir a la Ficha Vista, Etiqueta Vistasde libro, y damos clic en Normal.

    NOMBRAR RANGOS.

    En hojas de clculo donde se manejan muchos datos, es recomendable nombrarrangos para su fcil consulta y aplicacin, para nombrar los rangos procedemos as:Seleccionamos el rango al cual le deseamos asignar el nombre. En la FichaFrmulas, Etiqueta Nombres Definidos, y damos clic en la opcin Asignar nombre a

    un rango.

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    Inmediatamente aparece un cuadro de dilogo en el que debemos digitar el nombreque le queremos dar al rango, al mbito (si es para aplicar a todo el libro solo a lahoja), comentario (si deseamos incluir algn comentario; damos clic en Aceptar.

    Otra forma de nombrar los rangos es, seleccionando el rango, y en el cuadro denombres, damos clic y digitamos el nombre deseado seguido de la tecla Enter.

    Para consultar y administrar los nombres ya definidos, procedemos de la siguienteforma: En la Ficha Frmulas, Etiqueta Nombres definidos, damos clic en la opcinAdministrador de nombres.

    Se abre un cuadro de dilogo en el cual podemos identificar los campos nombradosy podemos proceder a crear nuevos, editarlos eliminarlos.

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    PROTEGER HOJA.

    Frecuentemente es necesario proteger las hojas de clculo de nuestros libros detrabajo, esto para evitar que usuarios finales alteren o modifique camposdeterminados. El proceso para proteger una hoja de clculo es el siguiente:Previamente es necesario dar el formato necesario a las celdas, es decir, darformato de protegido a aquellas celdas que queremos proteger,predeterminadamente Excel ha protegido todas las celdas del libro, por lo cual hayque quitarles la proteccin a aquellas celdas que no deseamos afectar, para ellodesplegamos el cuadro de dilogo de formato de celdas dando clic en el vrticeinferior izquierdo ubicado en la Ficha Inicio, Etiqueta Fuente.

    Cuando aparece el cuadro de dilogo, seleccionamos el botn Proteger, y quitamosel chulo en la opcin Bloqueada (para desbloquear), damos clic en aceptar. Conesto quedan desbloqueadas las celdas que hemos elegido.

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    En la ficha Revisar, Etiqueta Cambios, damos clic en la opcin Proteger hoja.

    Se despliega un cuadro de dilogo y all seleccionamos los permisos que deseamosestablecer, digitamos una contrasea, luego aparece otro cuadro para confirmar lacontrasea.

    Para desproteger la hoja, basta con dar clic en el mismo botn con que laprotegimos, solo que ahora aparece como Desproteger hoja, y suministramos lacontrasea que nos pide (la misma que habamos ingresado cuando la protegimos).

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    PROTEGER LIBRO.

    As como es importante proteger el contenido de las hojas de clculo, tambin esnecesario en ocasiones proteger la estructura y/o ventanas de nuestro libro detrabajo, para ello protegemos as: En la Ficha Revisar, Etiqueta Cambios, damosclic en la opcin Proteger libro, seleccionamos si lo que deseamos proteger esestructura y/o ventanas, digitamos una contrasea, y luego la volvemos a digitarcuando nos pida la confirmacin de contrasea

    Para desproteger el libro, basta con dar clic en el mismo botn con que loprotegimos, solo que ahora aparece como Desproteger libro, y suministramos lacontrasea que nos pide (la misma que habamos ingresado cuando lo protegimos).

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    VALIDACIN DE DATOS.

    Permite restringir los datos que los usuarios deben ingresar en determinadasceldas, por ejemplo, que en el campo documento de identidad solo permitanmeros enteros. Para validar datos procedemos de la siguiente forma:

    Seleccionamos el rango de celdas sobre el cual deseamos aplicar lavalidacin. En la Ficha Vista, Etiqueta Herramientas de datos, damos clic enla opcin Validacin de datos.

    En el cuadro de dilogo emergente procedemos a parametrizar los tipos de datospermitidos; en Configuracin establecemos los criterios de validacin (Cualquiervalor, Nmero entero, Decimal, Lista, Fecha, Hora, Longitud del texto,Personalizada); en Mensaje de entrada (opcional) podemos escribir un mensaje que

    le indique al usuario que tipo de datos puede ingresar, y en Mensaje de error(opcional) podemos escribir un mensaje que le indique al usuario un posible motivopor el cual est cometiendo errores al ingresar los datos, al terminar damos clic enAceptar.

    Para quitar la Validacin de datos, seleccionamos el rango de celdas que deseamosafectar, y en la misma opcin de Validacin de datos, damos clic y seleccionamos laopcin borrar todos, y aceptar.

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    Consolidar datosEst herramienta se utiliza para combinar valores contenidos en rangos de celdasen uno solo y generar resultados a partir de funciones predeterminadas. Paraconsolidar datos, realice lo siguiente:

    1. Abra o cree un archivo de Excel el cual contenga celdas con datosespecficos a consolidar, estos datos pueden estar ubicados dentro de unamisma hoja, aunque generalmente se encuentran en hojas diferentes, yaque dicha informacin se podra organizar por ejemplo: por da, por semana,por mes, etc.,en cada hoja.

    2. Puede crear o copiar el mismo formato con los datos en comn que llevarel consolidado con respecto alas hojas de datos, en este caso de cada mes

    y, colquese en la primer celda (superior izquierda) del rango que seconsolidar.

    3. Vaya a la ficha Datos, y en el grupo Herramientas de datos, presione elbotn Consolidar.

    4. En la ventana Consolidar especifique la funcin que desea utilizar y agreguelas referencias de los rangos que intervendrn en el consolidado, as mismosi lo requiere puede marcar algunas opciones adicionales como Crearvnculos con los datos de origen la cual a manera de auto esquema muestralos datos de origen para obtener el consolidado, etc.

    NOTA Las referencias a los datos se agregan y se acomodan en forma alfabtica,por lo que al analizar la procedencia de los datos en el consolidado, si es que se

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    utiliz la opcin Crear vnculos con los datos de origen es posible que no seencuentren en el mismo orden.

    NOTA El consolidado podr crearse tantas veces como sea necesario utilizandodiferentes funciones para cada vez, ya sea sustituyendo el consolidado anterior ocrendolo en una nueva ubicacin.

    FRMULAS Y FUNCIONES.

    Las frmulas nos permiten realizar clculos simples y complejos en una hoja declculo, obteniendo un resultado a partir de otros, toda frmula empieza por igual(=), estas pueden incluir operadores, valores, referencias a otras celdas, nombresde rangos y funciones. Ejemplo:

    Las funciones son frmulas predeterminadas en Excel que ejecutan una serie declculos utilizando valores denominados argumentos, devolviendo un resultado.Son utilizadas para simplificar el trabajo al momento de buscar resultados declculos muy complejos o extensos. Ejemplo:

    Anlisis Y si

    Est herramienta para el anlisis de datos contiene otras sub-herramientas talescomo: Escenarios, Buscar objetivo y Tablas de datos, con las cuales se puede

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    realizar anlisis completos de la informacin, como proyecciones de datos o clculosa futuro, etc.

    Escenarios

    Un escenario es un conjunto de valores que Excel guarda y puede sustituirautomticamente en la hoja de clculo. Puede utilizar los escenarios para prever elresultado de un modelo de hoja de clculo. Puede crear y guardar diferentes gruposde valores en una hoja de clculo y, a continuacin, pasar a cualquiera de estosnuevos escenarios para ver distintos resultados. Para crear escenarios realice losiguiente:

    1. Abra o cree un archivo de Excel el cual contenga datos identificados comoceldas cambiantes y celdas de resultado, necesarias para el escenario.

    2. Colquese en la celda identificada como celda cambiante y, vaya a la fichaDatos, y en el grupo Herramientas de datos, presione el botn Anlisis Y siy, seleccione la opcin Administrador de escenarios.

    3. En la ventana Administrador de escenarios se indicar si existen o noescenarios definidos, para crear un escenario presione el botn Agregar.

    4. En la siguiente ventana escriba el nombre para el escenario y especifique lasceldas cambiantes, as mismo s lo desea podr agregar comentarios y algnmtodo de proteccin y, presione Aceptar.

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    5. En la ventana siguiente, introduzca los valores para las celdas cambiantes y,presione Aceptar.

    6. Regresar a la ventana Administrador de escenarios donde aparecer elescenario hasta ahora creado, silo desea puede repetir los pasos 3, 4 y 5para generar otro escenario diferente o en su defecto presionar alguno delos otros botones segn lo que desee realizar.

    Agregar: Crea nuevos escenarios.

    Eliminar: Elimina los escenarios seleccionados.Modificar: Permite modificar algunas caractersticas del escenario.Combinar: Permite combinar los escenarios de otras hojas o incluso de otroslibros.Resumen: Crea un informe tipo resumen o tipo tabla dinmica de losescenarios creados.

    Creacin de un Informe tipo resumen

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    1. Cree todos los escenarios que necesitar para el informe, repitiendo lospasos anteriores 3, 4 y 5.

    2. En la ventana Administrador de escenarios, presione el botn Resumen.

    3. En la ventana Resumen del escenario, seleccione el tipo de resumendeseado y especifique las celdas de resultado.

    4. En seguida se mostrar el resumen del escenario a manera de autoesquema.

    Buscar Objetivo

    Buscar objetivo es una herramienta la cual buscar la entrada de datos adecuadossiempre y cuando el resultado esperado sea conocido. Para buscar un objetivo

    realice lo siguiente:

    1. Abra o cree un archivo de Excel con los datos necesarios y adecuados paraser resueltos.

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    2. Vaya a la ficha Datos, y en el grupo Herramientas de datos, presione elbotn Anlisis Y si y, seleccione la opcin Buscar objetivo

    3. En la ventana mostrada especifique la celda que definir con el valorconocido la cual debe forzosamente contener una frmula, defina tambin elvalor para dicha celda y por ltimo la celda que cambiar respecto a losdatos introducidos anteriormente.

    4. Despus de presionar el botn Aceptar, si se ha encontrado solucin a losdatos introducidos estos sern mostrados en la tabla y si desea que estossean agregados de forma permanente a las celdas presione Aceptar, sinodesea que la tabla sufra ningn cambio entonces presione Cancelar.

    Tablas de datos

    Las tablas de datos se utilizan para mostrar los resultados de las diferentesentradas posibles al mismo tiempo, basndose en el clculo de matrices. Para crearuna tabla de datos realice lo siguiente:

    1. Abra o cree un archivo de Excel con datos adecuados para ser resueltos porla tabla de datos y, seleccione las celdas de referencia para la tabla dedatos, la celda inicial del rango deber contener una frmula.

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    2. Vaya a la ficha Datos, y en el grupo Herramientas de datos, presione elbotn Anlisis Y si y, seleccione la opcin Tabla de datos.

    3. En la ventana mostrada especifique las celdas de entrada de fila y columna,para obtener el resultado adecuado necesitar ver la distribucin de lasceldas de referencia para indicar de forma correcta las celdas de entrada.

    4. Tras presionar el botn Aceptar, la tabla de datos se habr creado con losresultados esperados.

    Objetos dinmicos

    Los objetos dinmicos como las tablas y los grficos dinmicos son herramientasque facilitan la interaccin con los datos de una tabla, permitiendo en tiempo real

    modificaciones al contenido, de formato y de su estructura.Tablas dinmicas

    Las tablas dinmicas facilitan el anlisis, la organizacin y el resumen de datoscomplicados, para crear una tabla dinmica, realice lo siguiente:

    1. Abra o cree un archivo de Excel con datos adecuados para ser analizadospor la tabla dinmica y, colquese en una celda dentro de la tabla de datos.

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    2. Vaya a la ficha Insertar, y en el grupo Tablas, presione el botn Tabladinmica y seleccione la opcin Tabla dinmica.

    3. En la ventana Crear tabla dinmica seleccione la tabla de datos de dondeobtendr la tabla dinmica, o silos datos provienen de una fuente externaespecifique su ubicacin, por ultimo indique donde colocar la tabla dinmicay presione Aceptar.

    4. Aparecer en la hoja de clculo el rea para la tabla dinmica, y solo tendrque arrastrar los campos adecuados hacia las reas correspondientes.

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    5. Tras terminar con el arrastre y acomodo deseado de los campos, la tabladinmica lucir de la siguiente manera:

    NOTA Si el acomodo de los campos no fue el adecuado, podr moverlos a voluntaden cualquier momento con lo que cambiara de nuevo la estructura de la tabladinmica, as mismo la funcin predeterminada (suma) puede ser de igual maneracambiada para generar otro resultado diferente.

    Grficos dinmicos

    Los grficos dinmicos representan de forma grfica e interactiva los datos de unatabla facilitando su anlisis, para crear un grfico dinmico, realice lo siguiente:

    1. Abra o cree un archivo de Excel con datos adecuados para ser representadosen el grfico dinmico y, colquese en una celda dentro de la tabla de datos.

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    2. Vaya a la ficha Insertar, y en el grupo Tablas, presione el botn Tabladinmica y seleccione la opcin Grfico dinmico.

    3. En la ventana Crear tabla dinmica con el grfico dinmico seleccione latabla de datos de donde obtendr el grfico dinmico, o si los datosprovienen de una fuente externa especifique su ubicacin, por ultimo indiquedonde colocar el grfico dinmico y presione Aceptar.

    4. Aparecer en la hoja de clculo el rea para la tabla dinmica y el grficodinmico, y solo tendr que arrastrar los campos adecuados hacia las reascorrespondientes.

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    5. Tras terminar con el arrastre y acomodo deseado de los campos, la tabladinmica y el grfico dinmico lucirn de la siguiente manera:

    NOTAS si el acomodo de los campos no fue el adecuado, podr moverlos avoluntad en cualquier momento con lo que cambiara de nuevo la estructura de latabla dinmica y por ende la del grfico dinmico, as mismo la funcin

    predeterminada (suma) puede ser de igual manera cambiada para generar otroresultado diferente.

    Macros

    Las macros en Excel se utilizan principalmente para automatizar tareas repetitivas,grabando o programando en lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones) cadauno de los pasos que realizar al momento de su ejecucin. Una vez creada unamacro, puede asignarla a un objeto (como un botn de barra de herramientas, ungrfico o un control) para que pueda ejecutarla haciendo clic en ese objeto. Grabar

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    una macro. Cuando grabe una macro, es recomendable que primero anote yensaye cada uno de los pasos antes de grabar la macro, esto le permitir tener unamacro ms limpia, es decir, con los menos errores posibles. Para grabar una macro,realice lo siguiente:

    1. Vaya a la ficha Programador, en el grupo Cdigo, haga clic en Grabar macro.

    2. En la ventana mostrada escriba un nombre adecuado para la macro, si lodesea puede asignar un mtodo abreviado el cual ejecutar la macro alpresionar la combinacin de teclas asignadas, especifique en donde seguardar, es decir, el alcance de su funcionamiento, opcionalmente podrescribir una descripcin sobre su funcionamiento o creacin, por ultimo hagaclic en Aceptar para iniciar la grabacin.

    3. Realice todas y cada una de las acciones que desee grabar en el ordenadecuado.

    4. Cuando termine la grabacin de las acciones, ser necesario detener lagrabacin, para ello vaya de nuevo a la ficha Programador, en el grupoCdigo, haga clic en Detener grabacin.

    NOTA Tambin puede hacer clic en el botn en el lado izquierdo de labarra de estado para iniciar la grabacin de una nueva macro, opara detenerla presione el botn en el lado izquierdo de la barra deestado.

    Ejecutar una macro

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    Ejecutar una macro significa que los pasos grabados o programados se realicenuno a uno de forma rpida y automtica con tan solo presionar un botn,mtodo abreviado, objeto, etc. Para ejecutar una macro, realice lo siguiente:

    Asignar la macro a un objeto

    1. En una hoja de clculo, haga clic derecho sobre el objeto insertado (imagen,grfico, control, etc.) al que desea asignar una macro existente y, acontinuacin, haga clic en Asignar macro en el men contextual.

    2. En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en la macro que desea asignar.

    Asignar la macro a un botn

    1. Vaya al botn Office y, haga clic en Opciones de Excel.

    2. En la ventana mostrada seleccione la opcin Personalizar y en el cuadroComandos disponibles en seleccione la opcin Macros y en el listado de macros

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    mostradas seleccione la que desee agregar un botn a la barra de herramientasde acceso rpido, por ultimo presione Agregar y en seguida Aceptar.

    NOTA Puede cambiar la imagen del botn asignado a la macro y el nombre delmismo, presionando el botn Modificar.

    3. Tras presionar Aceptar en el paso 2, el botn se mostrar en la barra deherramientas de acceso rpido y solo necesitar presionarlo para ejecutarlas acciones grabadas o programadas en la macro asignada.

    Eliminar una macro

    1. Abra el libro que contiene la macro que desee eliminar.2. En la ficha Programador, en el grupo Cdigo, haga clic en Macros.

    3. En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en el nombre de la macro quedesee eliminar y, presione el botn Eliminar. Compartir libro Estherramienta permite que varias personas trabajen al mismo tiempo en un

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    mismo archivo (libro) guardado en una ubicacin de red. Para compartir unlibro, realice lo siguiente:

    Compartir libro

    Est herramienta permite que varias personas trabajen al mismo tiempo en unmismo archivo (libro) guardado en una ubicacin de red. Para compartir un libro,

    realice lo siguiente:

    1. Abra el libro que desee compartir, est puede ser un libro nuevo o uno yaexistente que no contenga tablas (Listas de Excel) ni asignaciones XML.

    2. Vaya a la ficha Revisar y, en el grupo Cambios, haga clic en Compartir libro.

    3. En la ficha Modificacin de la ventana Compartir libro marque la casillaPermitir la modificacin por varios usuarios a la vez y, presione Aceptar.

    4. En seguida guarde el archivo (libro) en una ubicacin de red donde losdems usuarios puedan acceder al archivo y abrirlo.

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    5. En la barra de ttulo del programa aparecer la leyenda entre corchetes deque el archivo est [Compartido].

    6. De ahora en adelante todos los usuarios que abran el archivo visualizarn lamisma leyenda de [Compartido], y podrn realizar modificaciones al mismo,si desea puede ver quienes estn usando el archivo al mismo tiempo queUd. presionando de nuevo el botn Compartir libro.

    7. Si desea aceptar o rechazar los cambios realizados por otros usuarios, vayaa la ficha Revisar y, en el grupo Cambios, haga clic en Control de cambios,y enseguida en la opcin Aceptar o rechazar cambios.

    8. En la ventana mostrada seleccione que cambios y de quien desea aceptar.

    9. En la ventana siguiente presione el botn correspondiente si desea aceptaro rechazar los cambios uno a uno o todos al mismo tiempo.

    Formas de proteccin

    En Excel la informacin puede ser protegida a nivel de hoja, es decir, impide que serealicen cambios no deseados en los datos contenidos en las celdas bloqueadas deuna hoja y permite tambin especificar que celdas sern lasque si permitanmodificaciones a su contenido, o a nivel de todo el libro, es decir, restringe la

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    creacin u modificacin de hojas, as como de su estructura. Para proteger una hojao un libro, realice lo siguiente:

    Proteccin de hoja

    1. Abra el libro que contiene la(s) hoja(s) que desee proteger y ubquese enuna de ellas.

    2. Vaya a la ficha Revisar y, en el grupo Cambios, haga clic en Proteger hoja.3. En la ventana mostrada, deje marcada la casilla Proteger hoja y contenido

    de celdas bloqueadas para que la proteccin solo se realice a las celdasbloqueadas, si lo desea puede establecer una contrasea para que soloquien la conozca pueda desproteger la hoja y marque solo las casillasnecesarias segn lo que desee permitir que sea modificable en las celdasbloqueadas y, presione Aceptar.

    NOTA Cuando intente realizar alguna modificacin de las no permitidas en lahoja, Excel mandar el mensaje siguiente:

    Proteccin de libro

    1. Abra el libro que desee proteger.2. Vaya a la ficha Revisar y, en el grupo Cambios, haga clic en Proteger libro y,

    en Restringir edicin seleccione la opcin Proteger estructura y ventanas.

    3. En la ventana mostrada, marque las opciones necesarias segn la proteccindeseada y, presione Aceptar.

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    NOTA Cuando intente realizar alguna modificacin y est, no est permitida,Excel mostrar el mensaje siguiente:

    Proteger y compartir libro

    Esta herramienta realiza lo mismo que la herramienta compartir, solo queadems permite proteger con una contrasea el control de cambios impidiendosu desactivacin.

    1. Abra el libro que desee proteger y compartir, est puede ser un libro nuevoo uno ya existente que no contenga tablas (Listas de Excel) ni asignacionesXML.

    2. Vaya a la ficha Revisar y, en el grupo Cambios, haga clic en Proteger ycompartir libro.

    3. En la ventana mostrada, marque la casilla Compartir con control de cambios,establezca y confirme una contrasea y, presione Aceptar.

    4. Guarde el archivo (libro) en una ubicacin de red tal y como lo hizo en eltema Compartir libro, los pasos siguientes despus de guardar sern losmismos que en dicho tema.

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    NOTA Cuando alguien intente desproteger el libro compartido este le solicitarla contrasea asignada.

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    ANEXO I

    EJERCICIOS

    Ejercicio 1: rellenar datos automticamente

    1. Abra un nuevo libro de Excel.2. En la celda A1 ingrese el nmero 1.3. Seleccione la celda A1 y desde el controlador de relleno, haga clic y arrastre

    hasta la celda A5.4. En la celda B1 ingrese el nmero 1.5. Seleccione la celda B1 y desde el controlador de relleno, haga clic y arrastre

    hasta la celda B5, mientras mantiene presionada la tecla Ctrl.6. En la celda C1 ingrese la palabra EXCEL.7. Seleccione la celda C1 y desde el controlador de relleno, haga clic y arrastrehasta la celda C5.8. En la celda D1 ingrese EXCEL 2007.9. Seleccione la celda D1 y desde el controlador de relleno, haga clic y arrastre

    hasta la celda D5.10.En la celda E1 ingrese EXCEL 2007.11.Seleccione la celda E1 y desde el controlador de relleno, haga clic y arrastre

    hasta la celda E5, mientras mantiene presionada la tecla Ctrl.12.En la celda F1 ingrese la fecha de hoy.13.Seleccione la celda F1 y desde el controlador de relleno, haga clic y arrastre

    hasta la celda F5.14.En la celda G1 ingrese la fecha de hoy.15.Seleccione la celda G1 y desde el controlador de relleno, haga clic y arrastre

    hasta la celda G5, mientras mantiene presionada la tecla Ctrl.16.OBSERVE QU SUCEDI EN CADA CASO Y SAQUE SUSPROPIASCONCLUSIONES.

    17.Cambie el nombre de la Hoja 1 por EJERCICIO 1. Para ello, puede hacerdoble clic sobre la etiqueta y reemplazar el texto, o hacer clic con el botnsecundario sobre la etiqueta y seleccionar la opcin Cambiar nombre delmen contextual

    Ejercicio 2: otra forma rpida de rellenar datos

    1. Pase a la Hoja22. Seleccione el rango A1:B53. Escriba EXCEL 2007 (se escribir en la celda A1. Asegrese que el rango

    permanezca seleccionado)

    4. Presione simultneamente las teclasCtrlyEnter.5. QU PAS?6. Cambie el nombre a Hoja 2 por EJERCICIO 2

    Ejercicio 3: eliminar hojas1.

    1. Haga clic con el botn secundario del Mouse sobre la etiqueta de laHoja3 y en el men contextual elija la opcin Eliminar.

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    2. Guarde el libro en su carpeta (se guardarn TODAS las hojas) comoEJERCICIOS 1-2-3.

    EJERCICIOS DE OPERACIONES

    Cada uno de los ejercicios se debe realizar en una hoja diferente del mismolibro.

    Cambie el nombre de cada hoja por el nombre del ejercicio (doble clic sobrela etiqueta de la hoja, o clic derecho sobre la etiqueta de la hoja >Cambiarnombre)

    Cuando se encuentre con que no tiene ms hojas, haga clic en el cono

    (SON 8 EJERCICIOSQUE DEBEN QUEDAR EN EL MISMO LIBRO. POR LOTANTO, SU LIBRO DEBECONTENER 8 HOJAS)

    Aplique los formatos necesarios para que sus planillas queden similares a lasde los modelos propuestos en cada ejercicio.

    Guarde en su carpeta como OPERACIONES

    Ejercicio 4

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    Ejercicio 6

    Ejercicio 7

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    Ejercicio 8

    Ejercicio 9

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    Ejercicio 10

    Ejercicio 11