Manual Ama de Llaves

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ZEUS

Ama de Llaves Manual de usuario

ZEUS TECNOLOGIA S.A. Centro Cial. Bocagrande Local 203 PBX: 6555011 Cartagena de Indias - Colombia ___________________ Cra 13 # 82-49 Ofc. 201 Tele Fax: 6917979 6115192 Bogota - Colombia

Mdulo AMA DE LLAVES ZEUS Front

INTRODUCCINQUEDE EN CONSUL TAS Que es Ama de Llaves? Es el mdulo de ZEUS que proporciona las herramientas para el control y seguimiento del estado de las habitaciones en lo que concierne a su limpieza y aseo. ZEUS Ama de llaves permite programar las camareras con que cuenta el hotel, organizando y distribuyendo a cada una de ellas en las habitaciones, segn esquemas creados con anterioridad. Adems de la programacin, permite mantener actualizado el estado de las habitaciones (Sucia, En Limpieza, Limpia) y mantiene informacin referente al desempeo de las camareras. Una de las principales caractersticas de ZEUS, es la de permitir actualizar los estados de las habitaciones utilizando las extensiones telefnicas de estas; cabe aclarar que esta funcionalidad depende de el tipo de planta telefnica con que cuente el hotel y de que halla adquirido el mdulo ZEUS TELEFONOS.

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1 . ENTRANDO A AMA DE LLAVESDespus de seleccionar el icono de AMA DE LLAVES, ya sea desde le men Inicio de Windows (Start en la versin en ingles) o desde un acceso directo el escritorio de Windows, aparece la ventana de Inicio de sesin.

Nombre del Usuario con el que desea ingresar Clave o Pasabordo del usuarioFigura 1 Inicio de sesin

Presione para entrar al sistema. Presione para salir del sistema

Debe indicar Usuario, Password y dar clic en el botn Conectar. Si indica un usuario vlido al sistema, se despliega la ventana principal del mdulo. Al igual que todas las ventanas de Zeus Hoteles, el mdulo de Ama de Llaves, muestra una barra de mens con las opciones disponibles y una barra de herramientas a la derecha con las opciones ms utilizadas.Los Usuarios y sus Claves son creados desde el mdulo Seguridad de ZEUS FRONT.3

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Barra de mens

Figura 2 Ventana principal de AMA DE LLAVES

A continuacin detallaremos los mens y sus opciones.

2 . MEN AMA DE LLAVESContiene las principales opciones de este mdulo, las cuales permiten realizar las asignaciones y programaciones de las camareras como tambin actualizar el estado de las habitaciones.

2.1 . Pinter SetupPermite indicar con que impresora, de las conectadas al sistema, deseamos imprimir los reportes del sistema.

Figura 3 Printer Setup (Configuracin de Impresora) 4

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Otra forma de indicar la impresora que desea usar, es al momento de imprimir los reportes como veremos mas adelante.

2.2 . La barra de herramientas estndar de ZEUSPermite realizar diferentes tareas tal como detallamos a continuacin.

2.3 . CAMARERASEl primer proceso que se debe iniciar es el de la creacin de las camareras, sin ellas no sera posible dar uso a este mdulo. Esta opcin permite crear, editar y borrar camareras.Barra de Herramient as

Figura 4 Camareras

CODIGO. Caracteres numricos que identifican a la camarera, tambin usada para el reporte telefnico del estado de las habitaciones NOMBRE. Descripcin o nombre de la camarera ACTIVA. Indica si la camarera esta disponible o no, marque para indica que esta activa y por tanto puede ser programada SUPERVISORA. Opcin que permite diferenciar o las camareras que realizan la limpieza de aquellas que hacer labores de supervisinSistema de Administracin Hotelera 5

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CODIGO PARA INTERFAZ TELEFONICA. Estructura implementada para algunas interfases con telfonos y que busca independizar el cdigo de la camarera del cdigo utilizado para reportar el estado.

Para crear una camarera 1. Presione el botn Nuevo .

2. Digite el cdigo que desea asignar a la camarera en el campo Cdigo. 3. Presione la tecla Tab(). (Si el cdigo indicado existe, se muestra el nombre asociado al cdigo y queda disponible para su modificacin). 4. Digite los datos de la camarera. 5. Presione el botn Grabar .

Para localizar una camarera 1. Presione el botn Nuevo 2. Presione el botn Ayuda . y haga clic en la lupa

3. Presione doble clic sobre el registro deseado.

Para modificar los datos de la camarera 1. Localice la camarera a modificar ya sea utilizando las teclas de navegacin o el botn Ayuda. 2. Presione el botn Editar 3. Realice los cambios.Sistema de Administracin Hotelera 6

.

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4. Presione el botn Grabar

.

Para borrar una camarera 1. Localice la camarera a modificar ya sea utilizando las teclas de navegacin o el botn Ayuda. 2. Presione el botn Borrar 3. Confirme el borrado. .

2.4 . ASIGNACIN BSICA DE HABITACIONES

En un hotel existe un nmero X de camareras a las cuales se asignan las habitaciones que les corresponde limpiar para cada da, a su vez cada uno de esos das, de acuerdo al nivel de ocupacin, pueden variar en cuanto al nmero de camareras programas para la limpieza. Pensando en las variaciones que presentan los hoteles para cada temporada, ZEUS maneja un concepto llamado ESQUEMAS, este concepto permite definir diferentes distribuciones de las habitaciones de acuerdo al nmero de camareras disponibles. La ventaja de los esquemas es la utilizacin de camareras virtuales, de tal forma que un esquema puede ser utilizado N veces con solo asociar las camareras al esquema correspondiente.

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El botn Preasignacin realiza una distribucin automtica del total de las habitaciones entre el nmero de camareras indicado.

Figura 5 Creacin de Esquemas.

Se puede crear el nmero de esquemas que sean necesarios, cada uno de ellos identificados con un cdigo el cual asignaremos libremente. Una recomendacin acerca del cdigo del esquema es que tenga algn tipo de relacin con el nmero de camareras, as por ejemplo el esquema codificado como 04 le corresponden 4 camareras. Digamos entonces que durante el prximo mes vamos a trabajar con un nuevo esquema para la limpieza de las habitaciones, el hotel haba estado trabajando con cuatro camareras pero se a contratado una mas, por lo que necesitamos un nuevo esquema. El cdigo del esquema ser 05 y repartiremos las 100 habitaciones con que cuenta el hotel entre ellas. Para crear un nuevo esquema 1. En el campo Esquema esquema. (Por Eje 05) digite el cdigo del

2. En el campo Nmero de Camareras indique la cantidad de camareras del esquema (por ejemplo 5) y presione la tecla TAB. En este instante todas las habitaciones disponibles quedan listadas en el cuadro habitaciones (Habitaciones por Asignar).Sistema de Administracin Hotelera 8

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Habitacion es por asignar

Nmero de camarera a la que se va asignar habitacione s

Habitacion es Asignadas

3. El siguiente paso consiste en asignar a cada camarera las habitaciones que le corresponde, para ello primero debemos indicar el nmero de la camarera deseada en el campo Camarera, para nuestro ejemplo podemos indicar un valor entre 1 y 5, seleccionemos la Uno(1), para ir en orden de 1 hasta 5.

4. Ahora debemos seleccionar las habitaciones para la camarera en cuestin. Las selecciones pueden realizarse de varias formas, podra elegir las habitaciones una a una o por bloques. Cualquiera de las selecciones se realiza con el mouse o ratn. 5. En caso de querer seleccionar una habitacin basta con hacer clic sobre ella, la seleccin por bloques tienen dos variaciones:

Bloques continuos: si se desea, por ejemplo, seleccionar las cinco primeras habitaciones de la lista, presione clic en la primera habitacin luego, mientras mantiene presionada la tecla SHIFT(), presione clic en laSistema de Administracin Hotelera 9

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ltima.

Bloques no continuos: para este tipo de seleccin debe utilizar la tecla Control y el ratn, solo debe presionar clic sobre cada habitacin mientras mantiene presionada la tecla Control.

6. Despus de seleccionar las habitaciones se deben trasladar al cuadro de la derecha (Habitaciones Asignadas) utilizando los botones de traslado.Asigna las habitaciones seleccionadas Asigna todas las habitaciones. Desasigna las habitaciones seleccionadas Desasigna todas las habitaciones.

7. Traslade las habitaciones deseadas y confirme la asignacin presionando el botn Guardar .

Hasta ahora hemos creado un nuevo esquema con el cdigo 05 que maneja 5 camareras, de esas 5 camareras seleccionamos la camarera nmero 1 y asignamos un grupo de habitaciones. Utilizando este procedimiento se asignan las habitaciones de las camareras restantes, hasta asignar todas la existentes o las que se quiera asignar.

Para reasignar una habitacin

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Despus de haber asignado todas las habitaciones es posible reasignar algunas de ellas, para ello se cuenta con dos procedimientos. Tomemos de nuevo como ejemplo el esquema 05, supngase que a la camarera nmero 1 se le asignaron las habitaciones de la 1001 1009 y a la 2 de la 1018 1206, y que desea trasladar las habitaciones 1119,1201 y 1204 de la camarera 2 a la 1. Reasignacin mediante los botones de traslado: en este procedimiento se utiliza la seleccin de bloques y los botones de traslado antes vistos. 1. Digite el cdigo del esquema. 2. En el campo Camarera seleccione la camarera nmero 2. 3. En la lista de habitaciones asignadas (cuadro de la derecha) seleccione las habitaciones 1119, 1201 y 1204. 4. Presione el botn para desasignar habitaciones seleccionadas de la barra de botones de traslado. 5. Presione el botn Guardar .

Hasta este momento se ha desasignado las habitaciones a la camarera nmero 2. 6. Seleccione la camarera nmero 1. 7. Selecciones las habitaciones 1119, 1201 y 1204 del cuadro de la derecha (Habitaciones por Asignar) y con los botones de traslado asgnelas a la camarera nmero 1.11

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8. Presione el botn Grabar. Ahora la camarera nmero 1 tiene en su lista de habitaciones las nuevas asignaciones. Reasignacin mediante el botn trasladar: Utilizando el mismo ejemplo del esquema 05 y el botn Trasladar reasignemos las habitaciones 1119, 1201 y 1204 de la camarera nmero 2 a la camarera nmero 1. 1. Seleccione la camarera nmero 2. 2. Seleccione las habitaciones a trasladar. 3. En el campo A camarera digite 1, o sea el nmero de la camarera a la que se va a reasignar la habitacin. 4. Presione el botn Trasladar.

Botn Trasladar

En este momento la habitacin se ha trasladado a la otra camarera, se debe repetir el procedimiento para cada una de las habitaciones que quiera reasignar. Una vez asignadas las habitaciones podemos mirar una impresin del esquema final, para ello basta con presionar el botn Ver Esquema de la ventana de asignacin y puede ser consultada por pantalla, archivo o impresora.

2.5 . PROGRAMACIN DIARIA/ POR ESQUEMAAntes de iniciar esta seccin debe tener claros los conceptos detallados en el punto 2.4ASIGNACINSistema de Administracin Hotelera 12

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BSICA DE HABITACIONES, ya que nos basaremos en ello en esta seccin. Despus de crear los esquemas con sus correspondientes camareras virtuales, se procede a realizar la programacin diaria para la limpieza de las habitaciones. Recordemos que cuando creamos los esquemas, en la opcin asignacin bsica de habitaciones, designamos las camareras virtuales por un nmero (1,2,3...), en esta opcin relacionamos las camareras del hotel con cada uno de esos nmeros, logrando as que estas hereden la programacin de habitaciones designadas a las camareras virtuales solo para la fecha en cuestin. La ventaja es que utilizando el mismo esquema podemos programar diferentes camareras para cada da, es decir, nos evitamos tener que hacer asignaciones de habitacin todos los das. Ahora supongamos que necesitamos realizar la programacin del 23 de Enero del 2007 y que por la ocupacin que presentar el hotel para esa fecha se ha decidido utilizar 6 camareras. Para este caso utilizaremos de nuevo el esquema 02 que esta compuesto precisamente por 6 cameras.

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Figura 6 Programacin de Camareras

Para realizar la programacin del daSistema de Administracin Hotelera 13

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1. Indique la fecha que desea programar, para nuestro ejemplo 2007/01/23 2. Digite el esquema en el que se basar para realizar la programacin, para el ejemplo 02. En este momento el sistema muestra el nmero de camareras del esquema y selecciona la camarera nmero 1 en el campo Camarera, relacionando debajo de ella las habitaciones que tiene asignadas. 3. Es momento de indicar cual de las camareras disponibles tomara el rol de la camarera # 1. Para ello presione doble clic sobre la deseada, la cual pasar automticamente a Camareras para Programacin, adems el nmero del campo Camarera que estaba en 1 pasa a 2.

4. Continu el procedimiento hasta seleccionado todas las camareras.

haber

Para cambiar una camarera de Camareras para Programacin Suponga que asign erradamente una camarera para tomar el rol de la camarera # 2 y desea cambiarla por la camarera correcta, por ejemplo asigno como camarera # 2 la camarera de cdigo 9 y desea cambiarla por la # 11 1. Presione doble clic sobre la camarera que desea quitar de la lista Camareras para Programacin.14

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2. En el campo Camareras seleccione el nmero de la camarera que quito de Camareras para Programacin. 3. Presione doble clic sobre la nueva camarera que asumir el rol. 1

2

3

Para imprimir la programacin final. Presione el botn Imprimir y seleccione la forma de salida.

Figura 7 Programacin para entregar a las camareras

El reporte muestra la programacin para cada camarera relacionando las habitaciones su estado y quien la ocupa. Para transferir habitaciones entre camareras A pesar de que los esquemas ya estn definidos y por lo tanto cada camarera tiene sus habitaciones designadas, en algunos casos es necesario redistribuir las asignaciones, para ello existe el rea Transferencia entre Camareras de la ventana Programacin Diaria de Camareras. Pero, porque transferir aqu y no directamente desde los esquemas? La ventaja de realizar la transferencia desde esta ventana es que no se modifican los esquemas bases, es decir, solo aplica para el da que se est programando. En caso queSistema de Administracin Hotelera 15

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desee realizar un cambio permanente de la asignacin bsica debe utilizar la opcin Asignacin Bsica de Habitaciones.

Para transferir habitaciones entre camareras 1. En las casillas desplegables elija las camareras entre las que desea realizar la transferencia. 2. Seleccione las habitaciones a transferir. 3. Con los botones de traslado realice la transferencia. 4. Presione el botn Guardar.Listas depegables

Botones de Traslado

Botn Guardar

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2.6 . CICLOSPermiten realizar una organizacin de las diferentes tareas de limpieza, repaso y revisin de habitaciones que se realizan durante el da. Es as como, por ejemplo, podr tener ciclos de labores para la maana y en la tarde despus del check-out. El modelo por ciclos solo aplica para la programacin por estado actual, ya que la programacin por esquemas solo permite definir una jornada de labores al tiempo

Figura 8 Maestro de Ciclos de Limpieza

CDIGO. Caracteres alfanumricos que identifican al ciclo DESCRIPCION. Nombre del Ciclo POR DEFECTO. Seleccione para indicar que determinado cdigo de ciclo ser utilizado por el sistema como ciclo asignado de manera predeterminada al utilizar el modelo de asignacin por esquemas. ACTIVO. Permite dejar al ciclo disponible o no para su uso. Para crear un Ciclo 1. Presione el botn Nuevo .

2. Digite el cdigo que desea asignar al ciclo en el campo Cdigo. 3. Presione la tecla Tab(). (Si el cdigo indicado existe, se muestra el nombre asociado al cdigo y queda disponible para su modificacin). 4. Digite los datos de la Ciclo.Sistema de Administracin Hotelera 17

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5. Presione el botn Grabar

.

Para localizar un Cilco 1. Presione el botn Nuevo 2. Presione el botn Ayuda . y haga clic en la lupa

3. Presione doble clic sobre el registro deseado.

Para modificar los datos del Ciclo 1. Localice el Ciclo a modificar ya sea utilizando las teclas de navegacin o el botn Ayuda. 2. Presione el botn Editar 3. Realice los cambios. 4. Presione el botn Grabar . .

Para borrar un Ciclo 1. Localice el Ciclo a modificar ya sea utilizando las teclas de navegacin o el botn Ayuda. 2. Presione el botn Borrar 3. Confirme el borrado. .

2.7 . TIPOS DE ASEO

En el ejercicio diario de la labor de limpieza de las habitaciones, se presentan diferentes variables que definen el nivel de profundidad de esta. Este maestro permite definir esos niveles a travs de la creacin de tiposSistema de Administracin Hotelera 18

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de aseo, para que se pueda indicar como se ejecutar la labor de limpieza o aseo de la habitacin.

Figura 9 Maestro de Ciclos de Limpieza

CDIGO. Caracteres alfanumricos que identifican el tipo de aseo DESCRIPCION. Nombre del tipo de aseo POR DEFECTO. Seleccione para indicar que determinado cdigo de ciclo ser utilizado por el sistema como ciclo asignado de manera predeterminada al utilizar el modelo de asignacin por esquemas. ACTIVO. Permite dejar al ciclo disponible o no para su uso.

Para crear un Tipo de Aseo 1. Presione el botn Nuevo .

2. Digite el cdigo que desea asignar al tipo de aseo en el campo Cdigo. 3. Presione la tecla Tab(). (Si el cdigo indicado existe, se muestra el nombre asociado al cdigo y queda disponible para su modificacin). 4. Digite los datos del Tipo de Aseo. 5. Presione el botn Grabar .

Para localizar un Tipo de AseoSistema de Administracin Hotelera 19

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1. Presione el botn Nuevo 2. Presione el botn Ayuda

. y haga clic en la lupa

3. Presione doble clic sobre el registro deseado. Para modificar los datos de un Tipo de Aseo 1. Localice el Tipo de Aseo a modificar ya sea utilizando las teclas de navegacin o el botn Ayuda. 2. Presione el botn Editar 3. Realice los cambios. 4. Presione el botn Grabar . .

Para borrar un Tipo de Aseo 1. Localice el Tipo de Aseo a modificar ya sea utilizando las teclas de navegacin o el botn Ayuda. 2. Presione el botn Borrar 3. Confirme el borrado. .

2.8 . PROGRAMACIN DIARIA/ POR ESTADO ACTUAL

La principal caracterstica de la programacin por estado actual es la ausencia del uso de los esquemas. Para este modelo se parte del estado actual de las habitaciones, asignado en 3 pasos. Una ventaja que ofrece la programacin por estado actual es la de manejar ciclos de labores. Gracias a los ciclosSistema de Administracin Hotelera 20

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puede realizar programaciones para cada una de las revisiones o repasos que se realizan durante el da, de tal forma que si dentro de las tareas de limpieza esta contemplado hacer una tarea de limpieza en la maana y otra en la tarde, se podan definir 2 ciclos que pueden ser utilizados incluso por las mismas camareras. Para Programar las camareras Para ilustrar el uso de la ventana partamos de un ejemplo en el cual existen 2 ciclos de limpieza. El primero de ellos se aplica en las horas de la maana y el segundo en las horas de la tarde despus de sucedidos los checkouts.

1. a

1. b

1. c

2. c

2. a

2. b

3. a 3. b

3. d 4. b a 3. c

4. a

Figura 10 Ventana para programacin de camareras segn estado actual de las habitaciones

Despus de haber seleccionado la fecha que desea programar Y presionar la tecla tabulador, siga estos pasos: 1. Indique el ciclo a programar a. Para nuestro ejemplo el cdigo 1 b. Indique como horas de 8:00 a.m. a 11:00 a.m.Sistema de Administracin Hotelera 21

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c. Presione el botn Pasar Ciclo a la Lista, ubicado al lado de la cuadrcula Ciclos Programados 2. Indique la Camarera que desea programar a. En el campo camarera ingrese el cdigo, o utilice la ayuda b. Presione el botn pasar camarera a la lista, ubicado junto a la cuadrcula Camareras Programadas c. En la casilla Sel de la cuadrcula, marque la camarera. Asegrese que no hay otra camarera seleccionada.

3. A partir de este paso Asignaremos las habitaciones de cada camarera, seleccionando una a una y definiendo las habitaciones. a. En la cuadrcula Habitaciones para Programar seleccione las habitaciones que asignar a la camarera marcada en el paso anterior. b. En el campo Tipo Aseo indique el cdigo del Tipo de ase que realizar en las habitaciones seleccionadas. c. Presione el Botn Actualizar Tipo de Aseo d. Presione el Botn Programar. En este punto podr realizar o aplicar diferentes filtros para hacer del proceso de asignacin de habitaciones una tarea ms sencilla.

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Para aplicar el filtro solo seleccione el filtro que quiere aplicar y presione el botn Mostrar Habitaciones Ejecute los pasos 2 y 3 por cada camarera que desee programar 4. Si ha realizado una programacin y desea quitar una de las asignaciones realizadas, ejecute los siguientes pasos: a. En la cuadrcula Programacin seleccione las habitaciones que desea desasignar b. Presione el botn Desprogramar En este punto podr aplicar filtros por nmero de habitacin o por camarera, basta indicar el filtro y hacer clic en el botn Mostrar Programacin de esta seccin

El campo Filtrar Ciclo/Cam. Activa, permite filtrar solo el ciclo y la camarera seleccionados en las respectivas cuadriculas (Ciclos Programados, Camareras Programadas)

Para Copiar una Programacin La opcin de copia de programacin le permite tomar programaciones de das anteriores.

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Mdulo AMA DE LLAVES ZEUS Front1 a 1 5 1

2 1 i a 1 a 1 b 1 a 1

4 1

3 1 a 1 a 1

i i a 1 a 1

1. Seleccione la fecha desde la que desea copiar la programacin 2. Elija el ciclo a programar 3. Seleccione las habitaciones que desea copiar 4. Indique la nueva fecha, a la que copiar la programacin 5. Seleccione el botn segn la necesidad a. b. Copiar la programacin si cambios Copiar la programacin, cambiando la camarera por el cdigo indicado en el campo Camarera

Para aplicar un filtro a la lista de habitaciones a. Indique el cdigo de la habitacin o la camarera b. Haga clic en el botn Mostrar Programacin Para Borrar uno de las habitaciones Copiadas i. ii. Seleccione la habitacin a borrar Presione el botn Borrar Programacin

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2.9 . ACTUALIZACIN ESTADOS DE HABITACIN/ A TRAVS DEL PLANO

Las habitaciones pueden tener varios estados divididos en dos tipos: estado segn recepcin y estado segn ama de llaves. Observemos grficamente los diferentes estados que puede tener una habitacin

Figura 11 Ayuda de los identificadores de estados

Esta opcin del men nos brinda las herramientas para actualizar el estado segn ama de llaves, todo mediante el plano del hotel. El plano esta distribuido en dos niveles, el primero muestra una vista global del hotel, el cual detalla para cada bloque y/o piso el nmero de habitaciones sucias del total disponible. Este par de nmeros aparecen junto al bloque o piso que se ha definido. Ejemplo de un plano global.

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Figura 12 Ejemplo de un Plano Global

Para tener una vista detallada de cualquiera de los bloques o pisos basta con hacer clic sobre el cuadro asociado al piso o bloque que desea consultar.

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Ayuda

Refresc ar estado del plano

Regresa r al plano global

Observe que cada habitacin presenta los indicadores de los estados de habitacin segn recepcin y ama de llaves, mediante cuadros de colores en la parte superior en inferior de cada habitacin. Para realizar los estados de las habitaciones utilizamos los botones presentados a la derecha del plano, cada uno brinda una funcin tal y como veremos a continuacin. Para colocar una habitacin sucia Tomemos como ejemplo la habitacin 204 del plano del piso 2 que se encuentra limpia y desocupada. 1. Seleccione Sucia. el botn Habitacin27

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2. Presione clic sobre la habitacin 204 El color del estado segn ama de llaves pasa de verde a rojo indicando que la habitacin queda sucia.

Para colocar una habitacin en aseo Tomemos de nuevo la habitacin 204 como ejemplo. 1. Seleccione el botn Habitacin en Aseo. 2. Presione clic sobre la habitacin. Se muestra la siguiente ventana.

Figura 13 Cambio de Estado de la Habitacin (En Aseo)

HABITACION: nmero de la habitacin seleccionada CAMARERA: cdigo de la camarera que inicio el proceso de limpieza. HORA INICIAL: indica la hora exacta a la que inicio la limpieza

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Los campos Ciclo, Hora Final, Nro. Adultos, Nro. Nios y Ocupacin en este momento no necesitan ser registrados, pues su registro final se har al terminar la limpieza 3. En la ventana desplegada indique la camarera que esta realizando el aseo y presione el botn guardar.

La habitacin cambia el color del indicador a amarrillo.

Para indicar que la habitacin esta limpia Continuemos con el ejemplo de la habitacin 204. 1. Seleccione el botn Habitacin Limpia. 2. Presione clic sobre la habitacin 3. En la ventana desplegada rellene los datos de la camarera encargada.

Figura 14 Cambio de Estado de la Habitacin (Limpia)

HABITACION: nmero de la habitacin seleccionada

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CAMARERA: cdigo de la camarera que hizo la limpieza. CICLO: Cdigo del ciclo en el que esta realizando la tarea HORA INICIAL: indica la hora exacta a la que inicio la limpieza HORA FINAL: indica la hora exacta a la que termino la limpieza NRO. ADULTOS: Nmero de personas adultas que la camarera inform como hospedados en la habitacin NRO. NIOS: Nmero de nios que la camarera inform como hospedados en la habitacin OCUPACION. Cdigo de ocupacin con el cual la camarera reporta el estado de la habitacin. Digite 31 para indicar que la habitacin fue reportada como ocupada y 32 como desocupada El color del indicador de estado, segn ama de llaves, de la habitacin pasa a verde.

Para bloquear una habitacin 1. Seleccione el botn Bloquear una Habitacin.

2. Haga clic sobre la habitacin. 3. En la ventana siguientes pasos. desplegada realice los

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Mdulo AMA DE LLAVES ZEUS Frontd 4 1 a 1 c 3 1 a 1

a 1 a 1 b 2 1 a 1 Figura 15 Bloqueo de Habitaciones por Mantenimiento

Botn Agrega r

a) Indique el motivo del bloqueo y las fechas del mismo. b) Realice las observaciones del caso. c) Presione el botn Agregar. d) Presione el botn Grabar.

El color del indicador de estado de habitacin pasa a color azul.

Para reportar un dao en una habitacin 1. Seleccione el botn Dao. 2. Presione clic sobre la habitacin.Sistema de Administracin Hotelera 31

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3. Detalle el dao en la ventana desplegada y presione el botn Grabar.

Figura 16 Reporte de Daos de Camareras

Los daos reportados en esta opcin pueden ser consultados desde el men de consultas. Adems el texto aqu indicado aparecer en la ventana de bloqueo de habitaciones por mantenimiento. Para reportar la ocupacin de una habitacin Este proceso generalmente se realiza al cambiar el estado de la habitacin a limpia, sin embargo esta opcin provee una funcionalidad similar a la ventana en cuanto al reporte de ocupacin 1. Seleccione el botn Reporte de Ocupacin. 2. Presione clic sobre la habitacin. 3. En la ventana desplegada digite los datos de la camarera, adultos y nios de la habitacin y presione el botn Grabar.

Figura 17 Reporte de Estado de Ocupacin

HABITACION: nmero de la habitacin seleccionada CAMARERA: cdigo de la camarera que hizo la limpieza.Sistema de Administracin Hotelera 32

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NRO. ADULTOS: Nmero de personas adultas que la camarera inform como hospedados en la habitacin NRO. NIOS: Nmero de nios que la camarera inform como hospedados en la habitacin OCUPACION. Cdigo de ocupacin con el cual la camarera reporta el estado de la habitacin. Digite 31 para indicar que la habitacin fue reportada como ocupada y 32 como desocupada

2.10 . ACTUALIZACIN ESTADOS DE HABITACIN/ MASIVO

Esta funcionalidad a diferencia del cambio de estado a travs del plano, permite cambiar de estado varias habitaciones en un nico proceso. El cambio permite pasar las habitaciones a los estados sucia, en aseo o limpia, segn su necesidad.1 a 1 a 1

2 1 a 1 a 1

3 2 1 a 1 a 1

4 3 2 1 a 1 a 1

Figura 18 Cambio Masivo de Estados de Habitacin

Para cambiar los estados 1. Indique la fecha que contiene la programacin que desea utilizarSistema de Administracin Hotelera 33

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2. Elija el ciclo que desea utilizar, marcando la casilla SEL de la cuadrcula 3. Seleccione las habitaciones a las que desea cambiar el estado 4. Seleccione el botn adecuado a su necesidad. Colocar la habitacin Sucia Colocar la habitacin en Limpieza Colocar la habitacin limpia

5. Presione el botn Guardar.

Para aplicar los1filtros3 2 1 a 1 a la1 2

1. Indique filtrar

camarera y/o la habitacin que desea

2. Presione el botn Mostar Programacin

2.11 . ACTUALIZAR OCUPACIN DE HABITACIONESPermite ingresar al sistema el informe de ocupacin reportado por las camareras.

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Mdulo AMA DE LLAVES 3 ZEUS Front1 3 2 1 a 1 a 1 2 1 3 2 1 a 1 a 1

2 1 3 2 1 a 1 a 1

Figura 19 Actualizacin Masiva de Ocupacin de Habitaciones

La diferencia con el reporte realizado desde el plano, es que en esta ventana podr reportar varias o todas las habitaciones de una camarera. En las columnas Adultos y Nios, debe indicar el nmero de personas adultas o nios que la camarera informo para cada habitacin, mientras que la columnas Clave, permite indicar si la camarera report la habitacin como ocupada o desocupada, proceso para el cual deber digitar los nmeros 31 y 32 respectivamente. Las observaciones son otra opcin que brinda el sistema para registrar los comentarios necesarios. 1. Indique la camarera y la fecha deseada 2. Ingrese los datos para las columnas, Clave, Adultos, nios y Observacin 3. Presione el botn Guardar

2.12 . EXCLUSIONES AL CAMBIO DE ESTADOUna caracterstica parametrizable de ZEUS es el cambio de estado de las habitaciones. Diariamente en el proceso nocturno de auditara ZEUS, si no se indica lo contrario, cambia todas las habitaciones a SUCIA; utilizando esta opcin podemos indicar cuales habitaciones cambian y cuales no con solo quitar la seleccin a las que queremos que permanezcan como estnSistema de Administracin Hotelera 35

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Figura 20 Exclusiones al Cambio de Estado de las Habitaciones en el Cierre

La columna Estado tiene marcadas las habitaciones que cambiaran de estado, quite la marca a las que no quiera que el sistema pase a sucias en el cierre. Al finalizar, salga de la ventana El parmetro CAMBIAR A SUCIA SOLO OCUPADAS, de los parmetros de hotel (Mdulo Parmetros) del sistema, indica cuales habitaciones se les cambiar el estado en el proceso de cierre.

2.13 .

CARGOS A FOLIOS

Para detalles sobre esta opcin, consulte el manual del mdulo Recepcin de Zeus.

2.14 .

Pro diferentes situaciones o motivos se presenta la necesidad de entregar al husped objetos o utensilios con los que no cuenta la habitacin y que queremos controlar. Una plancha, un calentador o un par de toallas adicionales, pueden ser ejemplos de estos. Esta opcin del sistema permite llevar registro de estas entregas o prestamos, permitiendo conocer que se le ha entregado, que no ha devuelto y realizando avisos al momento del check-out que informan sobre los elementos pendientes por devolver. Los objetos se crean desde el mdulo Parmetros.

PRESTAMO DE ELEMENTOS

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1 3 2 1 a 1 a 1

i a 1 3 2 1 a 1 a 1 a 1 3 2 1 a 1 a 1

4 Mdulo AMA DE LLAVES ZEUS Front 3 2 1 3 2 1 a 1 a b 1 a 1 3 2 3 1 2 a 1 1 3 a 2 1 1 a 1 a 1

2 1 3 2 1 a 1 a 1

Figura 21 Prstamo de Elementos a Huspedes

i i a 1 3 2 1 a 1 a 1

Para registrar un prstamo 1. Indique la habitacin a la que har el prstamo 2. Indique el elemento y la cantidad a prestar 3. Presione el botn Incluir Elemento Repita los pasos 2 y 3 por cada elemento 4. Presione el botn Guardar Podr borrar un elemento en cualquier momento antes de guardar, si ha guardado en lugar de realizar un borrado, deber hacer una devolucin. a. Seleccione el elemento a borrar b. Presione el botn Eliminar

Para consultar los movimientos de elementos de una habitacin i. indique el nmero de la habitacinSistema de Administracin Hotelera 37

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ii.

presione el botn Movimientos de Elementos

Figura 22 Ventana de Consulta de Elementos Prestados a una Habitacin

2.15 .

DEVOLUCION DE ELEMENTOS

Los elementos que han sido prestados a los huspedes y que se han registrado en el sistema, deben ser igualmente registrados como devueltos por el husped cuando as 5 4 haya sucedido.1 3 2 1 a 1 a 1 2 1 3 2 1 a 1 a 1 3 2 1 3 2 1 a 1 a 1

Aquellos elementos definidos con la marca devolucin en el Check-Out, no permiten efectuar el check-out hasta que no se haya realizado su devolucin.

3 2 1 3 2 1 a 1 Figura 23 Registro de la Devolucin de Elementos a 1

4 3 2 1 3 2 1 a 1 a 1

Para Realizar una Devolucin de ElementoSistema de Administracin Hotelera 38

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1. Indique la habitacin a la que har el prstamo 2. En la cuadrcula, presione doble clic sobre el elemento a devolver 3. Indique la cantidad a devolver (puede realizar una devolucin parcial) 4. Presione el botn Incluir Elemento Repita los pasos 2, 3 y 4 por cada elemento a devolver 5. Presione el botn Guardar

2.16 .

REGISTRO DE OBJETOS OLVIDADOS

El olvido de objetos por parte de los huspedes en el hotel, puede convertirse en un proceso administrativo complejo, especialmente si no se tiene una estructura para controlarlos con facilidad. Esta opcin permite administrarlos de tal forma que sea sencillo registrarlos y controlarlos.A a 1 3 2 1 a 1 a 1 2 1 3 2 1 a 1 a 1 1 3 2 1 a 1 a 1

B b a 1 3 2 1 a 3 1 2 a 1 1 3 2 1 a 1 a 1

Figura 24 Registro de Objetos Olvidados por los Huspedes

La ventan de registro de objetos, ofrece adems una importante estructura de consultas con la que puedeSistema de Administracin Hotelera 39

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corroborar los datos del husped con facilidad al momento de hacer el registro. Por defecto el registro de los objetos queda a nombre del titular de la habitacin.

Para registrar un objeto olvidado 1. Indique el nmero de la habitacin en la que estuvo registrado el husped y presione la tecla tabulador. Seguido a esto el sistema mostrar frente al campo habitacin la lista de todos los folios registrados para dicha habitacin. Si conoce el nmero del folio puede digitarlo directamente en el campo Folio. Si desea buscar por nombre, ubquese en el campo Folio y presione el botn Ayuda. 2. Indique los campos de fecha y Observacin, especificando la fecha en que fue encontrado el objeto y las observaciones correspondientes. 3. Presione el botn Guardar

Para Consultar los Objetos Registrados a Una Habitacin A. Indique el nmero de la habitacin en la que estuvo registrado el husped y presione la tecla tabulador. Seguido a esto el sistema mostrar frente al campo habitacin la lista de todos los folios registrados para dicha habitacin. Si conoce el nmero del folio puede digitarlo directamente en el campo Folio. Si desea buscar por nombre, ubquese en el campo Folio y presione el botn Ayuda. B. Seleccione la pestaa o tab Objetos Olvidados

Para Registrar la entrega de un Objeto Olvidado Consulte el manual del mdulo Recepcin de Zeus HotelesSistema de Administracin Hotelera 40

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2.17 .

QUEJAS DE HUSPEDES

Parte del buen servicio que se le da al husped depende en gran medida del conocimiento que se posea de sus opiniones y la impresin que sobre el hotel y sus servicios tenga. Las quejas que presentan los huspedes es uno de los frentes que deben atacar y que el sistema permite registrar para mejor y mayor control. 31 3 2 1 a 1 a 1 2 1 3 2 1 a 1 a 1 2 1 3 2 1 a 1 a 1

B 2 I 1 3 2 1 a 1 a 1

a

III Figura 25 Registro de Quejas de Huspedes

A 1 3 2 1 Ca b3 1 1a I 31 I 2 1 IV a 1 a 1

Las quejas se registran de forma individual por cada husped del hotel, para lo que el sistema ofrece la posibilidad de indicar especficamente quien la realizo. Para Localizar la persona a quien registrar la queja Indicando la habitacin 1. Indique el nmero de la habitacin 2. Seleccione el registro correspondiente 3. Elija el husped que reporta la quejaSistema de Administracin Hotelera 41

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Indicando el folio Ubquese en el campo Folio y indique el nmero de folio o utilice el botn ayuda para buscar el folio por el nombre del husped. Una vez ubicado el folio, seleccione el husped que reporta la queja. Una vez localizado el husped puede realizar las siguientes operaciones Para registrar una Queja A. Presione el botn Agregar B. Indique el cdigo de la queja y las observaciones pertinentes C. Presione el Botn Guardar

Para modificar o dar solucin a una queja registrada I. Haga clic en la cuadrcula al registro que desea modificar Presione el botn Modificar Realice los cambios deseados Presione el Botn Guardar

II. III. IV.

Mediante este proceso de modificacin puede registrar la solucin dada al husped una vez se haya dado. Los pasos I y II equivalen a dar doble clic al registro que desea modificar

Para eliminar una queja registradaSistema de Administracin Hotelera 42

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a) Haga clic en la cuadrcula al registro que desea modificar b) Presione el botn Modificar c) Confirme el borrado respondiendo si a la pregunta que realiza el sistema.

En el men Consultas e Informes encontrar la opcin para listar las quejas registradas

3 . MEN LISTADOSConsta de una serie de opciones que permiten consultar, entre otros, el estado de las habitaciones, los rendimientos de las camareras y el estado de sus labores.

3.1 . EJECUCIN PROGRAMACINMuestra un listado que detalla una a una las habitaciones, la hora de inicio y finalizacin del aseo as como el reporte de ocupacin.

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Figura 26 Informe de Ejecucin de la Programacin de las Camareras

Para emitir el listado 1. Indique el rango de fechas. 2. Presione el botn Imprimir. 3. Seleccione la forma de salida.

Apariencia del reporte

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En este reporte se aprecia cuales fueron las habitaciones atendidas por la camarera, los tiempos utilizados o reportados para sus tareas y la cantidad de adultos y nios reportados por ella.

3.2 . MOVIMIENTOS POR CAMARERAMuestra un listado con la informacin de las habitaciones que una camarera especfica atendi en un rango de fechas.

Figura 27 Movimientos por Camarera

Para emitir el listado 1. Seleccione la camarera. En caso de no indicarla se mostrarn todas. 2. Indique el rango de fechas 3. Presione el botn Imprimir. 4. Seleccione la forma de salida.

Apariencia del reporte

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3.3 . RENDIMIENTO

El listado desplegado por esta opcin detalla da a da, dentro del rango de fechas indicado, un anlisis del rendimiento por cada camarera.

Figura 28 Estadsticas de Rendimiento por Camarera

Para emitir el listado 1. Indique el rango de fechas. 2. Presione el botn imprimir. 3. Seleccione la forma de salida.

Apariencia del reporte

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3.4 . HABITACIONES SIN HACERMuestra un informe con las habitaciones que no se les report la limpieza en el sistema para la fecha indicada.

Figura 29 Habitaciones sin Hacer

1. Indique la fecha 2. Presione el botn Imprimir 3. Seleccione la forma de salida

Apariencia del reporte

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3.5 . Habitaciones Segn Estado

Muestra un informe con las habitaciones que cumplan las caractersticas seleccionadas, correspondientes a la combinacin entre los estados de ama de llaves y recepcin.

Figura 30 Habitaciones Segn Estado

En la figura estn seleccionadas dos opciones, segn las cuales el informe mostrar el informe con las habitaciones Sucias/Desocupadas. Para imprimir el reporte 1. Indique la fecha 2. Presione el botn Imprimir 3. Seleccione la forma de salida

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Apariencia del reporte

# Hab: habitacin

Nmero

de Adi: Adicionales registrados All: Estados segn Ama de Llave Rc: Estados Recepcin segn

TP: tipo de habitacin Ad: Adultos registrados Ni: Nios registrados

Cl: Clave de ocupacin (ocupada/ desocupada) El formato resumido del informe permite observar las habitaciones bajo otra ptica. Para este caso se muestran todas las habitaciones sin excepcin Apariencia del Reporte

Estado de Sistema de Administracin HoteleraHabitaci 49 n

Mdulo AMA DE LLAVES ZEUS FrontNmero de Habitaci Adultos, Nios, Adicionales Habitacin Check-in Hoy Habitacin Check-out Hoy

3.6 . DISCREPANCIAS RECEPCIN VS AMA DE LLAVESRecordemos que ZEUS brinda al ama de llaves la posibilidad de reportar la ocupacin de las habitaciones. Esta opcin hace una comparacin entre los datos del checkin realizado por recepcin y los reportados por ama de llaves

Figura 31 Informe de Discrepancias de Recepcin vs Ama de Llaves

Las discrepancias pueden ser generadas de diferentes formas, detallemos en detalle las opciones: Evaluar con Adultos-Nios: Esta opcin muestra aquellas habitaciones cuya cantidad de adultos y nios registrados no concuerda con los reportados por la camarera. Evaluar con Clave-Ocupacin: En este caso el sistema muestra las habitaciones cuyo estado de ocupacin (ocupada/desocupada) no concuerda con el estado reportado por la camarera.

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Evaluar con Ambas: Incluye los dos casos anteriores en el informe.

Para mostrar el informe presione el botn Ejecutar. Para imprimir el informe presione el botn Imprimir.

3.7 . DAOS REPORTADOS POR CAMARERAS

Muestra un informe con los daos que han sido reportados por las camareras y que fueron debidamente registrados

Figura 32 Informe de Daos Reportados por Camareras

Para imprimir el reporte presione el botn Imprimir.

3.8 . VIP-GRUPOS-SOCIOS EN CASA

Permite consultar los huspedes especiales registrados en el hotel. Estos huspedes especiales se les reconocen por el tipo asignado. Adems de los especiales puede consultar los huspedes en general

Figura 33 Informes de VIP, Grupos, Socios en Casa

Para mostrar el listadoSistema de Administracin Hotelera 51

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1. Seleccione el tipo de husped que desea listar. 2. Presione el botn imprimir. 3. Seleccione la forma de salida. Apariencia del reporte

3.9 . ELEMENTOS SEGN ESTADO

Emite informes sobre los elementos y sus estados. La ventana despliega varias opciones que le permiten ver los elementos desde diferentes puntos de vista.

Figura 34 Informe de Elementos Segn Estados

En la ventana podr filtrar un folio o un elemento especfico si lo requiere. Especificar un rango de fechas y uno de los tres estados disponibles. Para imprimir el reporteSistema de Administracin Hotelera 52

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1. Indique los datos 2. Presione el botn Imprimir 3. Seleccione la forma de salida

Apariencia del reporte

3.10 . CONSULTA Y ENTREGA DE OBJETOS OLVIDADOSEsta opcin brinda dos funcionalidades, consultar los objetos olvidados, y entregarlos.

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Mdulo AMA DE LLAVES ZEUS Front 11 3 2 1 a 1 a 1 3 2 1 a 1 a 1 C 3 1 3 2 1 a 1 a 1

2

B 2 1 3 2 1 a 1 a 1

A 1 3 2 1 a 1 a 1

Figura 35 Consulta y Entrega de Objetos Olvidados

Para consultar Puede consultar haciendo un filtro por identificacin o mostrando todos los registros disponibles. 1. Indique la identificacin si desea aplicar un filtro 2. Presione el botn

Para Entregar un Elemento A. Presione doble clic en la cuadricula sobre el husped a quien realizar la entrega B. Indique los datos de quien entrego, el medio y la fecha de entrega. C. Presione el botn Guardar

Para Imprimir un Informe de Elementos Al presionar el botn imprimir se despliega la siguiente ventana.

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Figura 36 Reporte de Elementos

En esta ventana debe indicar los datos solicitados entre los cuales estn el filtro por identificacin del husped y el estado de los elementos. Dentro del rango de fechas seleccionado el sistema emitir un informe.

3.11 .

QUEJAS DE HUSPEDES

Brinda las opciones para realizar informes de las quejas reportadas por los huspedes, en rango de fechas y diferentes filtros.

Figura 37 Informe de las Quejas Reportadas por los Clientes

Despus de indicar el rango de fechas, puede decidir si desea mostrar todos los cdigos de quejas o un cdigo en particular, en cuyo caso debe quitar la seleccin a la casillaSistema de Administracin Hotelera 55

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Todas las Quejas e indicar el cdigo de la queja que desea filtrar. De la misma forma aplica el filtro para los clientes, en caso que desee mostrar todos los clientes o un cliente particular. Finalmente podr indica si desea filtrar las quejas con, sin solucin o Ambas (sin importar la solucin). Presione el botn Imprimir para mostrar el informe.

3.12 .

CHECK-IN EN HABITACIONES SUCIAS

Muestra un informe de las habitaciones que se registraron en el sistema estando reportadas como sucias. Al momento de registrar el sistema emite un mensaje indicando esta inconsistencia, la cual el usuario puede omitir y continuar el registro del husped en la habitacin.

Figura 38 Check-in En Habitaciones Sucias

Seleccione la fecha y presione el botn Imprimir para mostrar el informe.

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Tabla de Contenido1 . ENTRANDO A AMA DE LLAVES.......................................................................................3 2 . MEN AMA DE LLAVES.....................................................................................................4 2.1 . Pinter Setup......................................................................................................................4 2.2 . La barra de herramientas estndar de ZEUS................................................................5 2.3 . CAMARERAS..................................................................................................................5 2.4 . ASIGNACIN BSICA DE HABITACIONES............................................................7 2.5 . PROGRAMACIN DIARIA/ POR ESQUEMA.........................................................12 2.6 . CICLOS..........................................................................................................................17 2.7 . TIPOS DE ASEO...........................................................................................................18 2.8 . PROGRAMACIN DIARIA/ POR ESTADO ACTUAL...........................................20 2.9 . ACTUALIZACIN ESTADOS DE HABITACIN/ A TRAVS DEL PLANO......25 2.10 . ACTUALIZACIN ESTADOS DE HABITACIN/ MASIVO...............................33 2.11 . ACTUALIZAR OCUPACIN DE HABITACIONES..............................................34 2.12 . EXCLUSIONES AL CAMBIO DE ESTADO............................................................35 2.13 . CARGOS A FOLIOS...................................................................................................36 2.14 . PRESTAMO DE ELEMENTOS.................................................................................36 2.15 . DEVOLUCION DE ELEMENTOS............................................................................38 2.16 . REGISTRO DE OBJETOS OLVIDADOS................................................................39 2.17 . QUEJAS DE HUSPEDES.........................................................................................41 3 . MEN LISTADOS...............................................................................................................43 3.1 . EJECUCIN PROGRAMACIN...............................................................................43 3.2 . MOVIMIENTOS POR CAMARERA..........................................................................45 3.3 . RENDIMIENTO............................................................................................................46 3.4 . HABITACIONES SIN HACER....................................................................................47 3.5 . Habitaciones Segn Estado............................................................................................48 3.6 . DISCREPANCIAS RECEPCIN VS AMA DE LLAVES.........................................50

Mdulo AMA DE LLAVES ZEUS Front3.7 . DAOS REPORTADOS POR CAMARERAS............................................................51 3.8 . VIP-GRUPOS-SOCIOS EN CASA...............................................................................51 3.9 . ELEMENTOS SEGN ESTADO.................................................................................52 3.10 . CONSULTA Y ENTREGA DE OBJETOS OLVIDADOS.......................................53 3.11 . QUEJAS DE HUSPEDES.........................................................................................55 3.12 . CHECK-IN EN HABITACIONES SUCIAS..............................................................56

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