Manual Adempiere Nomina&RH

Manual de Referencia

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Gua de Usuario ADempiere Nomina y Recursos Humanos Versin 354a

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ndice de Contenido

RECURSOS HUMANOS Y NMINA ..................................................... 4 1.1.Recursos Humanos ............................................................................ 4

1.1.1 Contrato Nmina ......................................................................... 4 1.1.2 Departamento ............................................................................... 5 1.1.3 Puesto .......................................................................................... 6 1.1.4 Nmina de Empleado .................................................................. 7

1.2.Nmina ............................................................................................ 12 1.2.1 Categora concepto de la nmina de sueldos ............................. 12 1.2.2 Catlogo de Conceptos de Nmina ........................................... 13 1.2.3 Tipo de Lista .............................................................................. 20 1.2.4 Lista Nmina ............................................................................. 21 1.2.5 Nmina ...................................................................................... 24 1.2.6 Proceso de Nmina .................................................................... 28 1.2.7 Incidencia .................................................................................. 31 1.2.8 Movimiento de Nmina. ............................................................ 32

1.3. Manos a la Obra ............................................................................ 33 1.4. Glosario .......................................................................................... 34

RECURSOS HUMANOS Y RECURSOS HUMANOS Y NMINANMINA

1.1.Recursos Humanos

1.1.1 Contrato Nmina

En la ventana Contrato usted puede defnir los tipos de contrato de personal que requiere para su organizacin.Para crear tipos de contrato, un click en Recursos Humanos

1.1.2 Departamento

En la ventana de Departamento, puedes crear todos los departamentos de la organizacin. Para crear Departamentos, un click en Recursos Humanos

1.1.3 Puesto

Puesto se refere al cargo que ocupa el empleado dentro de la organizacin. En la ventana de Puesto, usted puede crear todos los puestos de la organizacin.

El campo Clave de Bsqueda le permite identifcar a travs de un cdigo nico, al puesto de trabajo.

Puede registrar el nombre del puesto de trabajo en el campo Nombre.

Si selecciona el cuadro de verifcacin Activo, el registro permanecer activo en el sistema, de lo contrario estar desactivado el departamento en el sistema.

Para asignar el puesto de trabajo al departamento al cual pertenece, en el campo Departamento, seleccione en el listado el departamento que corresponde.

Figura 1.1.3 Nmina Recursos Humanos < Recursos Humanos < Puesto Nmina

Captulo: Recursos Humanos 6 e-Evolution CopyRight

1.1.4 Nmina de Empleado

En esta ventana es donde se registra todos los datos personales del empleado, como nombres, apellidos, fecha de nacimiento, fecha de ingreso, forma de pago, cuenta bancaria, turno, guardia, vacaciones, carga familiar entre otros, es la fcha del empleado.Para registrar los datos del empleado en esta ventana debe acceder a Recursos Humanos

Nacionalidad. El Nmero de Seguridad Social se registra en el campo nmero del seguro social.

La fecha en que el empleado ingreso a la organizacin se introduce en el campo de Fecha de Ingreso.

Si el empleado ya no labora en la organizacin, en el campo de Fecha Final se introduce la fecha en que el empleado egreso de la organizacin.

El departamento y el puesto donde est asignado el empleado se introduce en los campo de Departamento y Puesto respectivamente.

Los empleados estn clasifcados por tipos de nminas, en el campo de Nmina, se selecciona la nmina al que pertenece.

Figura 1.1.4.1 Nmina y Recursos Humanos < Recursos Humanos < Nmina de Empleado.


La fecha de nacimiento del empleado se introduce en el campo de Fecha de Nacimiento.

Si el contrato es de un tiempo determinado y tiene fecha de vencimiento, esta fecha se debe introducir en el campo de Validez del Contrato.

En la pestaa de Atributos, aparecen todos los elementos conceptuales que son fjos para cada uno de los empleados como salario, fondo de ahorros, fecha de ingreso entre otros.

En el campo de Total se introduce el valor del elemento conceptual. En el campo Vlido Desde y Vlido Hasta, se establece la fecha en la que estar ese concepto activo. Figura 1.1.4.2 Nmina y Recursos Humanos < Recursos Humanos <

Nmina de Empleado.


Si la forma de pago del empleado es a travs de transferencia bancaria, en la pestaa de Cuenta Bancaria, se registra el nmero de cuenta bancaria.

La casilla de verifcacin TRAN, debe permanecer activa mientras la forma de pago sea por transferencia bancaria.

Si existe alguna identifcacin para la cuenta bancaria del empleado, debe colocarse en el campo de Nombre y el nmero de cuenta bancaria se introduce en el campo de No. De Cuenta.

Figura 1.1.4.3 Nmina y Recursos Humanos < Recursos Humanos < Nmina de Empleado.


En la fgura a continuacin muestra la pantalla de la pestaa de Ubicacin, aqu se introduce la direccin de habitacin del empleado. Aqu se puede introducir, nmero de telfonos, direccin y nmero de fax.

Figura 1.1.4.4 Nmina y Recursos Humanos < Recursos Humanos< Nmina de Empleado.

1.1.Nmina

Captulo: Nmina 11 e-Evolution CopyRight

1.2.1 Categora concepto de la nmina de sueldos

Se defne como concepto de nmina a todas aquellas percepciones y retenciones, aplicadas para el clculo de la nmina de los empleados de una organizacin.Con la Categora concepto de la nmina de sueldos se pueden clasifcar los conceptos por su naturaleza. Por ejemplo se pueden agrupar todas las percepciones en una clasifcacin llamada Percepcin.

Para defnir las Categoras concepto de la nmina de sueldos, usted debe acceder a la ventana de Nmina< Categora concepto de la nmina de sueldos.En el campo Nombre puede defnir la identifcacin que tendr el grupo de conceptos de nmina.

Si selecciona el cuadro de verifcacin Activo, el registro permanecer activo en el sistema, de lo contrario estar desactivada la categora en el sistema.

Figura 1.2.1 Nmina y Recursos Humanos < Nmina < Categora Concepto de Nmina

Si selecciona el cuadro de verifcacin Predeterminado, los conceptos de la nmina automticamente quedaran dentro de esta categora, puede cambiarlos a otras categoras si desea.


1.2.2 Catlogo de Conceptos de Nmina

En la ventana de concepto de nmina, se defnen todos los elementos conceptuales que se necesitan para calcular la nmina de los empleados.

Para crear los conceptos de nmina, usted debe acceder a Nmina

especfco. Suelen utilizarse para calcular otros conceptos. Informacin: es igual que el tipo conceptos pero este no

se utiliza para el clculo de otros conceptos.Referencia: es igual que el tipo conceptos pero es slo un

concepto tipo referencia.Frmula: en este tipo de conceptos es necesario defnir

una frmula para ser calculados.

El campo Tipo de Contenido se refere al tipo de valor que utilizara el concepto.

Montos: los valores que utilizara este concepto son montos en dinero.Fecha: los valores utilizados en este concepto son de tipo fecha, por ejemplo fecha de ingreso.Cantidad: los valores utilizados son cantidades por ejemplo nmero de das de descanso trabajados.Texto: Los valores que utiliza estos conceptos son de tipo texto.

La casilla de verifcacin Empleados permite que los conceptos puedan ser visualizados en la ventana de Nmina de


Empleados

Tipo Concepto y Empleado: 1.El concepto es tipo Concepto.2.El concepto tiene la casilla de verifcacin activa de

Empleado.3.Los datos de los atributos pueden ser registrados en la pestaa

de Atributos de ese concepto o en la ventana de Nmina de Empleados en la pestaa de Atributos.

En el campo de Total se introduce el valor del elemento conceptual.

En el campo Vlido Desde y Vlido Hasta, se establece la fecha en la que estar ese concepto activo.

Figura 1.2.2.1 Nmina y Recursos Humanos < Nmina < Catlogo de Conceptos de Nmina

En el campo de Empleado, se selecciona al empleado al

cual se le asigna el concepto.


Tipo Concepto e Incidencia: 1.El concepto es tipo Concepto.

2.El concepto tiene la casilla de verifcacin activa de Registrar Incidencia.

3.En la pestaa de Atributos para este concepto slo se registra la fecha de Vlido Desde. Los valores de los atributos de este concepto se registran en la ventana de Nmina

Las reglas que se muestran en el combo son defnidas con el Rol de SystemAdministrator, como recomendacin al accesar a Adempiere con Rol SystemAdministrator usar siempre lenguaje ingles ya que es el lenguaje nativo de el sistema y evita tener errores en las reglas.

En la frmula de concepto result es igual a resultado en la frmula matemtica, el getConcept(A) y el getConcept(B) son comandos que hace un llamado al valor que se encuentra en el concepto A y en el concepto B, es decir se anota la clave de busqueda del concepto. Es importante resaltar que cada comando se le debe anteceder con la palabra (process.) y al fnal de la frmula de concepto se debe colocar un punto y coma (;).

Figura 1.2.2.3 Administracin del Sistema < Reglas Generales < Seguridad < Rol

A continuacin se muestra el signifcado de los comandos existentes:

getConcept(SB) Obtiene el valor del concepto SB: Sueldo Bsico.getDays(fecha1, fecha2) obtiene el nmero de das que hay entre la fecha 1 y la fecha 2.getAttributeDate(FI) obtiene el valor del concepto cuando


es tipo fecha. En este caso FI:Fecha de IngresogetConcept(GB,-2,0) obtiene el valor del concepto de 2 perodos anteriores. En este caso GB: Ganancia BonifcablegetConceptGroup(GB) suma todos los conceptos de esa categora de concepto._DateFrom obtiene la fecha inicial del perodo. Este comando se utiliza slo dentro de otro comando donde haga llamados a fechas. Por ejemplo: getDays(DateFrom, DateTo), cuando se utilizan este comando no se coloca las comillas dentro de los parntesis._DateTo obtiene la fecha fnal del perodo.

Estos comandos se pueden combinar unos con otros para realizar las frmulas. Para estructurar las frmulas se realiza de la misma manera que las frmulas matemticas, es decir se utilizan las mismas operaciones de suma, resta, multiplicacin y divisin.


1.2.3 Tipo de Lista

En esta ventana se defne los tipos o categoras de las listas de valores.

Para crear los tipos de lista de nmina, usted debe acceder a Nmina>Tipo de Lista Nmina.

El campo Clave de Bsqueda registre un cdigo nico que identifque al tipo de lista de nmina.

Para agregar el nombre del tipo de lista, debe colocarlo en el campo de Nombre.

Si desea agregar alguna nota o comentario puede hacerlo en el campo de Descripcin.

Si selecciona el cuadro de verifcacin Activo, el registro permanecer activo en el sistema, de lo contrario estar desactivada la categora en el sistema. Figura 1.2.3 Nmina y Recursos Humanos < Nmina < Tipo Lista

Nmina

1.2.4 Lista Nmina


En esta ventana se defnen los valores que puede tomar un concepto dependiendo del valor de otro concepto.

Para crear las listas de nmina, usted debe acceder a Nmina>Lista Nmina.

El campo Clave de Bsqueda registre un cdigo nico que identifque a lista de nmina.Para agregar el nombre de la lista, debe colocarlo en el campo de Nombre.Si desea agregar alguna nota o comentario puede hacerlo en el campo de Descripcin.

En el campo de Tipo de Lista seleccione la categora o tipo de lista a la que pertenece la lista.

Si esta lista aplicar solo a un departamento o a una nmina puede especifcarlo en los campos respectivos de Departamento o Nmina.

En la pestaa de Versin de Lista defne el tiempo en que la lista estar vigente.

Figura 1.2.4 Nmina y Recursos Humanos < Nmina < Lista Nmina


En el campo Nombre agregar la identifcacin de la versin de la lista.Si desea agregar alguna nota o comentario puede hacerlo en el campo de Descripcin.

Si selecciona el cuadro de verifcacin Activo, el registro permanecer activo en el sistema, de lo contrario la versin de la lista no estar disponible en el sistema.

En el campo Vlido Desde colocar la fecha a partir de la cual el registro estar vigente dentro del sistema. En el campo Vlido Hasta colocar la fecha a partir de la cual la versin de lista dejar de estar disponible en el sistema.

En la pestaa de Lnea de Lista defne los valores que tomara algn concepto dependiendo del rango de resultado de otro concepto. Figura 1.2.4.1 Nmina y Recursos Humanos < Nmina < Lista

Nmina


En el campo de Nombre registrar la identifcacin de los valores la lista.

Si selecciona el cuadro de verifcacin Activo, el registro permanecer activo en el sistema, de lo contrario el valor de la lista no estar disponible en el sistema.

En el campo Mnimo Valor colocar el valor mnimo de un rango de valores.

En el campo Mximo Valor colocar el valor mximo de un rango de valores.

En los campos Col_N (siendo N un nmero consecutivo hasta el 8) registrar los valores que se aplicarn cuando el resultado de un concepto este en el rango de valores que se defni en los campos de Mnimo Valor y Mximo Valor.

Figura 1.2.4.2 Nmina y Recursos Humanos < Nmina < Lista Nmina

1.2.5 Nmina

En las organizaciones existen diferentes tipos de empleados, para los cuales el clculo de la nmina se realiza con diferentes elementos conceptuales dependiendo de la clasifcacin que tenga el empleado. Por ejemplo, una organizacin que su estructura organizacional est dividida en empleados administrativos y empleados operativos, los primeros


tienen algunos elementos conceptuales distintos a los empleados operativos.

Para agrupar los conceptos que apliquen para los distintos tipos de nmina, usted debe acceder a Nmina< Nmina.

El campo Clave de Bsqueda le permite identifcar a travs de un cdigo nico, a la nmina.Para agregar el nombre de la nmina, debe colocarlo en el campo de Nombre. En el campo de Contrato, puede asociar un tipo de contrato.

Regla de Pago establece la forma de pago que se va a realizar la nmina, existen dos opciones, cheques y transferencias.

Figura 1.2.5 Nmina y Recursos Humanos < Nmina < Defnicin Nminas

Al pulsar el botn de Actualizar Conceptos, automticamente trae a la pestaa de conceptos, todos los elementos conceptuales defnidos en la ventana de Concepto de Nmina.

En esta pestaa, se puede visualizar los elementos conceptuales


asociados a esta nmina, al colocar la ventana en modo lista, se pueden observar todos los conceptos de manera agrupada. Es importante que en el campo de Secuencia, se le asignen a los conceptos un orden en el cual debe calcularse la nmina, es decir, darle prioridad a los conceptos que son necesarios para calcular otros conceptos, por ejemplo, primero se debe calcular el nmero de das trabajados por el empleado para luego calcular el monto a pagar por ese nmero de das; en el casilla de verifcacin Activo, se selecciona si se desea que ese concepto sea calculado para el perodo al cual se va a ejecutar la nmina y para este tipo de nmina, si no desea que se calcule ese concepto en ese perodo entonces no se selecciona ese campo de Activo.

Figura 1.2.5.1 Nmina y Recursos Humanos < Nmina < Defnicin Nmina


En el campo de Ao, selecciona el ao en el que se ejecutar la nmina.

Cantidad se refere al nmero de perodos que se crearan para ese ao.

Das Neto, son el nmero de das que tomar para cada perodo.

Fecha de Ingreso se refere a la fecha en que se inicia el conteo de los perodos para ese ao.


Al pulsar el botn de Crear Perodos Nmina, crea todos

los perodos establecidos en esta pestaa. Estos perodos creados automticamente se pueden observar en la pestaa de Perodos.


En esta ventana se observan los perodos creados automticamente, cada perodo tiene su fecha de inicio y su fecha de fn para ese perodo, adems indica que nmero de perodo, es con respecto a los otros en el campo de No. de Perodo.

En el campo de Fecha de Aplicacin Contab. Gral, se defne la fecha en que los movimientos contables asociados a la nmina en ese perodo se registran en la contabilidad general.

Cuando activa la casilla de validacin Procesado, el registro queda slo de lectura y no se puede editar.


1.2.6 Proceso de Nmina En esta ventana, es donde se ejecuta los clculos de la nmina de los empleados de una organizacin. Se puede ejecutar los clculos de la


nmina para un slo empleado, empleados de un mismo departamento o todos los empleados de una organizacin.

Para crear los procesos de nmina, usted debe acceder a Nmina

nmina para todos los empleados de la empresa este campo se deja en blanco.

En tipo de documento, selecciona el tipo de documento que desea ejecutar en este caso siempre ser el documento tipo Nmina.

Socio de Negocio, puede seleccionar el empleado al que desea ejecutar la nmina. Si desea ejecutar el proceso a todos los empleados de la organizacin este campo se deja en blanco.

Para ejecutar la nmina debe pulsar el botn de completar.


Aqu aparecer una ventana con las siguientes opciones:

Completar: calcula los conceptos de la nmina y los registra contablemente.Cancelar: se puede cancelar los clculos de la nmina y elimina los movimientos calculados. Procesar: calcula los conceptos de la nmina pero no los registra contablemente.Cerrar: cierra el proceso de nmina pero no elimina los movimientos calculados.Reactivar: reabre el proceso de nmina.

Para ejecutar la nmina seleccionar la opcin de procesar o completar. Si despus de ejecutar la nmina, desea reactivarla de nuevo, en el mismo botn que aparece en la ventana de proceso de nmina, aparece la opcin de reactivar el proceso.

Figura 1.2.6.1 Nmina y Recursos Humanos < Nmina < Accin en el Documento

1.2.7 Incidencia

Las incidencias son eventos en los que ocasionalmente incurre el empleado y que deben calcularse dentro de la nmina. Por ejemplo, ausencias, bonos, permisos. Para registrar incidencias debe ejecutar el proceso de nmina en la opcin de procesar.


Para registrar las incidencias, usted debe acceder a Nmina< Incidencias. Debe seleccionar el proceso de nmina al cual va a registrar la incidencia en el campo de Proceso.

Para agregar al empleado que se desea registrar la incidencia, lo selecciona en el campo de Empleado.

Debe registrar la fecha en que ocurri la incidencia en el campo de Fecha.

En el campo de Concepto, se selecciona el elemento conceptual que describa el evento al cual incurri el empleado. En el campo numrico introduce la cantidad de veces que ocurrieron las incidencias. Figura 1.2.7 Nmina y Recursos Humanos < Nmina < Novedades de Nmina

Si desea agregar algn comentario adicional a la incidencia registrada puede agregarla en el campo de Descripcin.

Luego de haber introducido todo los datos de la incidencia debe pulsar el botn de ok.

Esta incidencia aparecer registrada en la parte inferior de la ventana.


Luego que haya registrado todas las incidencias de los empleados en el perodo que desea calcular la nmina, debe ejecutar los clculos de los conceptos en la ventana de Proceso de Nmina en la opcin de completar la nmina.

1.2.8 Movimiento de Nmina.

Luego de ejecutar el proceso de nmina, los clculos quedan registrados en la ventana de Movimiento de Nmina, aqu se puede observar al detalle todos los conceptos calculados para cada uno de los empleados a los que se les ejecuto la nmina. Esta ventana es slo informativa y los datos aqu contenidos no se pueden editar slo es de lectura.

Figura 1.2.8 Nmina y Recursos Humanos < Nmina < Movimiento de Nmina


1.3. Manos a la Obra

Confguracin de Recursos Humanos y Nmina

1.- Ingresar a la ventana del men Contrato Nmina, introducir el nombre del contrato y la clave de bsqueda.

2.- En la ventana Departamento Nmina, ingresar el nombre, la clave de bsqueda y una descripcin si la cree necesaria.

3.- Agregar los datos necesarios en la ventana Puesto Nmina del Men.

4.- En la ventana del men de Adempiere, ingresar la clave de bsqueda y el nombre del empleado, as como tambin el Grupo del Socio de Negocio al que pertenece.

5.- Seleccionar del men de Adempiere la ventana Categora Concepto Nmina y llenar los campos que sean necesarios, como el nombre.

6.- En el catlogo concepto de nmina ingresar los datos del nombre del catlogo, el tipo y el tipo de columna al que pertenece. En esta misma ventana en la pestaa atributo ingresar el dato de Concepto Nmina y las fechas Vlido Desde y Vlido Hasta.

7.- Posterior a estas actividades, ingresar el nombre y la clave de bsqueda en la ventana Tipo Lista Nmina, seleccionada del men de Adempiere.

8.- En la ventana Lista Nmina agregar los datos de nombre y clave de bsqueda, adems del Tipo Lista de Nmina que se creo en la actividad anterior. En esta misma ventana en la pestaa Versin Lista de Nmina, ingresar las fechas Vlido Desde, Vlido Hasta.

9.- En la ventana Defnicin Nmina ingresar los datos del contrato de nmina que fue creado en actividades anteriores y la regla de pago, as como tambin el Nombre y una Clave de Bsqueda.

10.- Dentro de la ventana Novedades de Nmina se debe seleccionar el proceso de nmina al cual va a registrar la incidencia en el campo de Proceso, dar clic en el icono ok.

11.- Por ltimo en la ventana Proceso Nmina ingresar los datos necesarios como el tipo de documento destino, la fecha de aplicacin, la nmina, el nombre y la clave de bsqueda.

Captulo: Confguracin de Recursos Humanosy Nmina

33 e-Evolution CopyRight

1.4. Glosario

Clculo de Nmina : Calcular las Pagas que se encuentran abiertas.

Concepto de Nmina : Un concepto fnal de nmina se compone de un grupo de conceptos, reglas de clculo y otros elementos necesarios para calcular un valor fnal

Dato de Pago : Un Dato de pago es el benefciario del cobro del neto calculado para el empleado.

Gestin del Tiempo Real : Tiempo real trabajado por el empleado en la organizacin

Incidencia (Novedad) : La incidencia es cualquier acontecimiento especial que desve la actividad terica de un empleado y que pueda infuir en su nmina. Esta incidencia puede referirse tanto a la ausencia como a la presencia extraordinaria.

Informes (Reportes) : Consolidacin de Informacin con caractersticas determinadas.

Periodo del RH : Individuo que ha desempeado, desempea o va a desempear en el futuro una actividad remunerada por la empresa en

funcin de su trabajo.

Recibo de Pago : Desprendible de pago con los datos bsicos y liquidacin de descuentos y devengos.

Rol del RH : Asignacin del tipo de actividad que el RH tuvo, tiene o tendr en la empresa, dentro de un determinado periodo de validez. Dicho tipo de actividad abarca el conjunto de las tareas y responsabilidades que conlleva el ejercicio de la actividad profesional.

Tablas de Valor : Las tablas de valor permiten asignar valores a los elementos de nmina desde el punto de vista de la organizacin o del

individuo, en un periodo de tiempo determinado.

Captulo: 1.4. Glosario 34 e-Evolution CopyRight

RECURSOS HUMANOS Y NMINA1.1. Recursos Humanos1.1.1 Contrato Nmina1.1.2 Departamento1.1.3 Puesto1.1.4 Nmina de Empleado

1.1. Nmina1.2.1 Categora concepto de la nmina de sueldos1.2.2 Catlogo de Conceptos de Nmina1.2.3 Tipo de Lista1.2.4 Lista Nmina1.2.7 Incidencia1.2.8 Movimiento de Nmina.

1.3. Manos a la Obra Configuracin de Recursos Humanos y Nmina 1.4. Glosario

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