1

MANUAL XALOC 2 Mòdul Agenda

2

ÍNDEX Estat de l’agenda ---------------------------------------------------------------------------------- 3

Accions que cal donar d’alta des de l’agenda --------------------------------------------- 4

A. Accions individuals per a demandants -------------------------------------------------------------------- 4

B. Accions per a empreses -------------------------------------------------------------------------------------- 5

C. Accions grupals per a demandants ---------------------------------------------------------------------- 11

D. Altres accions ------------------------------------------------------------------------------------------------- 16

E. Incorporació d’accions periòdiques a l’agenda. ------------------------------------------------------ 17

F. Consideracions generals a les accions de l’agenda ------------------------------------------------- 22

Agenda diària ------------------------------------------------------------------------------------ 24

Llistat per període ------------------------------------------------------------------------------- 24

Informes i documents -------------------------------------------------------------------------- 25

Indicadors de coherència --------------------------------------------------------------------- 26

3

L’agenda és l’instrument que la metodologia - aplicatiu XALOC ens proposa per a gestionar el

temps del personal tècnic del Servei Local d’Ocupació. Aquesta agenda, a més, serà la porta

obligatòria d’entrada per a les persones que desitgen ser inscrites en el servei com a

demandants d’ocupació. Més endavant veurem que no serà necessari per a algunes de les

accions de les empreses ni per a les ofertes de treball.

La pestanya de l’agenda ens mostra una persiana amb les següents possibilitats: • Estat de l’agenda • Agenda diària • Llistat per període • Informes i documents • Indicadors de coherència

Estat de l’agenda

Amb una ullada ràpida obtenim una visió general de l’agenda setmanal del/la tècnic/a. A l’esquerra en l’apartat Tècnic/a podem escollir el tècnic del SLO que ens interessa, el quadre d’Activitat ens informa sobre el tipus d’acció, horari, lloc on es realitzarà i estat de l’acció i, per últim el calendari ens permet escollir la setmana que ens interessa tenir a la vista.

4

Accions que cal donar d’alta des de l’agenda

A. Accions individuals per a demandants • Demandants NO inscrits en el servei:

o Sol·licitud entrevista ocupacional o Sol·licitud de participació en una sessió grupal informativa

• Demandants inscrits en el servei: o Sol·licitud assessorament individual (orientació i/o TRF) o Sol·licitud d'assessorament autoempresa o Sol·licitud tutoria seguiment de formació o Sol·licitud de participació en una sessió grupal

• Demandants NO inscrits en el servei:

o Sol·licitud entrevista ocupacional S’introdueix les dades bàsiques del demandant i de l’acció. En el cas que el demandant ja hagi realitzat l’entrevista ocupacional, apareixerà el missatge “Aquest demandant ja va participar a una primera entrevista o està pendent de realitzar-la”, ja que és l’única acció que únicament es pot fer una vegada.

5

En el cas que el demandant estigui en un altre SLO apareixerà un missatge d’avís i la possibilitat de generar una sol·licitud de trasllat d’expedient al propi SLO.

o Sol·licitud de participació en una sessió grupal informativa (veure accions grupals per a demandants pàg. 11) • Demandants inscrits en el servei:

o Sol·licitud assessorament individual (orientació i/o TRF) o Sol·licitud d'assessorament autoempresa o Sol·licitud tutoria seguiment de formació

Quan sol·licitem l’acció desitjada s’obrirà una pantalla per a recollir les dades del demandant, a l’introduir el NIF capturarà la resta de les dades. Només caldrà introduir les dades referents a l’acció sol·licitada (data prevista, hora inicial, hora final).

o Sol·licitud de participació en una sessió grupal (veure accions grupals per a demandants pàg. 11)

B. Accions per a empreses • Empreses NO inscrites en el servei:

o Prospecció telefònica o Sol·licitud de primera visita

• Empreses inscrites en el servei: o Sol·licitud visita de seguiment o Sol·licitud (assessorament i/o) informació o Visita de grup o Sessions informatives per a empreses o Altres accions a empreses: Poden estar o no inscrites en el servei. Únicament

es reserva una franja horària a l’agenda, no es registren les empreses assistents.

6

• Empreses NO inscrites en el servei:

o Prospecció telefònica o Seguirà un procediment similar a les accions grupals de l’àmbit d’accions per a

demandants: � Primer es reserva dia i hora a l’agenda per realitzar l’acció.

� Quan ja es té donada d’alta l’acció es poden anar introduint les empreses a prospectar telefònicament.

7

� A mesura que es realitzen les trucades s’introdueix el resultat obtingut per cada una de les empreses prospectades.

A l’hora de definir el resultat per a cada empresa, l’aplicació ens donarà diferents opcions. Les dues darreres ens permetran continuar treballant amb les empreses prospectades:

� Contactada: interessada, contactar en un futur. En aquest cas, es podrà tornar a duplicar l’acció de prospecció en la nova data que es cregui convenient planificar més accions d’aquest tipus.

� Contactada: sol·licitud primera visita. Automàticament s’obre una finestra que permet programar una primera visita amb l’empresa. Per tal de poder-ho fer amb agilitat i sense haver de sortir d’aquest espai, s’ha incorporat al costat del camp de la “data prevista” la visualització de l’agenda.

8

� Un cop finalitzada la prospecció telefònica i amb el total de resultats

obtinguts amb les empreses, es procedirà a tancar l’estat de l’acció com a realitzada.

o Sol·licitud de primera visita

Quan la sol·licitud d’entrevista és planificada a través de l’agenda des de l’acció prospecció telefònica, cal destacar que quedarà incorporada en l’itinerari de l’empresa sempre i quan s’hagi introduït el CIF en l’acció prevista a l’agenda. Finalment, quan haguem realitzat l’acció de la primera visita, modificarem l’estat, la qual cosa ens permetrà generar automàticament el nou expedient de l’empresa, ens hi bolcarà les dades que ja hi tinguem introduïdes, i podrem continuar omplint l’expedient de l’empresa. (Veure Manual XALOC 5. Expedient de l’empresa). • Empreses inscrites en el servei:

o Sol·licitud visita de seguiment o Sol·licitud (assessorament i/o) informació

Quan sol·licitem l’acció desitjada s’obrirà una pantalla per a recollir les dades de l’empresa, a l’introduir el CIF capturarà la resta de les dades.

9

Només caldrà introduir les dades referents a l’acció sol·licitada (data prevista, hora inicial, hora final, lloc).

o Visita de grup Utilitzarem aquesta opció quan des del SLO es programi una visita de grup a una empresa, sigui aquesta de caire institucional (en motiu d’un projecte d’un sector econòmic concret, es faci una visita amb partners de projectes europeus, etc...) o perquè es farà una visita amb un grup d’alumnes d’una formació específica. Per tal de programar en l’agenda aquest tipus de visita, s’informarà de la data i hores previstes, l’empresa on es realitzarà la visita de grup, que identificarem via CIF, i el contingut d’aquesta. Aquesta acció apareixerà en l’itinerari de l’empresa.

10

o Sessions informatives per a empreses En aquest cas també es seguirà el mateix procediment que les accions grupals per a demandants:

� Primer es reserva dia i hora a l’agenda per realitzar l’acció. � Quan ja es té donada d’alta l’acció es pot anar introduint les empreses

que participaran a l’acció grupal. � Al finalitzar l’acció s’ha d’anar introduint el resultat obtingut per cada

una de les empreses participants. Quan introduïm una sessió grupal per a empreses a l’agenda, tenim l’opció de copiar-la, clicant l’opció de “copiar” se’ns demanarà en quina data i horari volem replicar l’acció.

11

o Altres accions a empreses Poden estar o no inscrites en el servei. Es reserva una franja horària a l’agenda, i s’introdueix l’empresa que realitzarà l’acció.

C. Accions grupals per a demandants Abans d’inscriure participants en una sessió grupal cal reservar la franja horària en l’agenda i determinar el nombre màxim de participants.

12

Realitzada la reserva, caldrà incorporar els participants. • Demandants NO inscrits en el servei:

o Sessió informativa d’acollida de demandants o Si el demandant no està inscrit a XALOC haurem d’introduir les seves dades

bàsiques.

13

o Sessions per a instituts No és necessari registrar els assistents (nom, cognoms, ...) sinó exclusivament el número de participants.

o Sessió informativa sobre formació Quan introduïm una acció formativa a l’agenda, podrem introduir-hi demandants d’altres SLO. El primer resultat serà que el sistema ens avisarà d’aquest fet, dient-nos de quin SLO prové la persona demandant. Fet això ens l’inscriurà a l’acció formativa, i ens generarà un full de compromís específic que haurà de signar la persona demandat en compliment de la Llei Orgànica de Protecció de Dades.

14

• Demandants inscrits en el servei: la sol·licitud de la resta d’accions grupals (incloses les

sessions informatives d’acollida: una persona inscrita com a demandant d’ocupació en el servei pot, si el/la tècnic/a ho considera oportú, assistir a una sessió informativa d’acollida de demandats [aquest cas es donaria si una persona sol·licita hora d’entrevista ocupacional i també sol·licita participar en una sessió d’acollida de demandants]):

o Sessió d’actualització base de dades o Sessió grupal d'orientació o Sessió grupal tècniques de recerca de feina o Sessió grupal mixta o Monogràfics

15

o Altres tipus de sessions grupals per a demandants o Sessió inici d'acció formativa o Sessió final d'acció formativa o Sessió informativa d’acollida emprenedors

Les accions grupals es poden replicar, hi ha la possibilitat d’escollir el tipus d’acció grupal que es vol realitzar amb aquell grup. Prement el botó “copiar” se’ns demanarà en quina data i horari volem replicar l’acció i ens donarà la possibilitat de canviar el tipus d’acció grupal que es vol realitzar. Per defecte copia el tipus d’acció registrada però amb un desplegable amb l’opció de canviar el tipus d’acció grupal. Independentment de l’acció grupal escollida, la rèplica copia les dades de l’acció i les persones participants. El resultat de l’acció copiada i la participació de les persones demandants, serà sempre “pendent”.

16

Es poden llistar els participants prement el botó “excel” es llistarà els participants inscrits al grup i el telèfon d’aquests, amb un encapçalament on consten les dades principals de la sessió.

D. Altres accions Serveixen per a reservar una zona horària a l’agenda que no permetrà la sol·licitud de cap altra tipologia d’acció.

17

E. Incorporació d’accions periòdiques a l’agenda. Hi ha la possibilitat d’introduir una periodicitat en els següents tipus d’accions de l’agenda: Acció empresa • Prospecció telefònica • Informativa a empreses Acció grupal • Informativa a demandants • Actualització base de dades • Informativa a instituts • Grupals orientació • Grupals tècniques recerca de feina • Grupals mixtes • Grupals monogràfiques • Informativa formació • Inici acció formativa • Final acció formativa • Acollida emprenedors Altres accions • Assistència a reunions • Assistència a jornades • Reserva per a gestió • Festiu / Vacances • Club de la feina • Tècnic suport (associada a una sessió grupal) Dins d'una acció periòdica hi ha camps que: 1.- NOMÉS poden afectar a l'acció (no a totes les accions incloses en una sèrie periòdica) • data prevista i data sol·licitud • contingut / observacions • estat de l'acció • estat de participants (si s'escau) 2.- poden afectar a l'acció o a diferents accions incloses en una sèrie periòdica: • hora prevista inici i final • tècnic • lloc (adreça, codi postal, municipi, etc.) • màxim de participants (si s'escau) • participants (si s'escau)

D’aquesta manera, dins de cada acció es trobarà al costat de la data prevista, el botó que obrirà una finestra per informar la periodicitat de dita acció. De la mateixa manera i per tal de facilitar la programació d’accions, s’ha afegit un botó al costat que visualitza com a pantalla emergent l’agenda en petit, i permet veure la disponibilitat horària.

18

Explicació detallada dels apartats de la pantalla de periodicitat: • Horari de les accions: informat per defecte amb les dades informades a la pantalla anterior de l’agenda:

o Hora prevista inicial o Hora prevista final

Un cop creada l’acció, es pot modificar l’horari d’una acció concreta, de tota la sèrie d’accions programades o d’una determinada acció i les posteriors a la mateixa, tal i com indica la pantalla següent :

Afegir periodicitat a l’acció

19

• Freqüència: S’ha d’especificar si es vol una freqüència diària, setmanal o mensual. En funció de cadascuna, es despleguen els menús següents:

Per exemple, en el cas que es vulgui freqüència diària, es pot programar una sèrie d’accions tots els dies feiners (o cada X dies indicant-ho en el camp “cada ________ dies”).

En el cas que es desitgi una freqüència setmanal, s’ha d’especificar cada quantes setmanes es vol repetir dita acció i el dia concret de la setmana (en l’exemple que es visualitza, l’acció es repeteix cada dilluns de la setmana).

En el cas de la freqüència mensual, cal indicar quin dia del mes es vol programar l’acció i cada quants mesos (en l’exemple que es visualitza voldria dir que l’acció està programada per cada dia 2 de cada mes). Una altra opció per exemple, seria indicar que l’acció es vol programar per el primer dilluns de cada 2 mesos, com es visualitza en aquest exemple.

2 1 2 opcions

2 opcions

Cal tenir en compte que un cop creada una sèrie d’accions, aquest apartat de “Freqüència” no es podrà modificar. Per tant, en cas d’error, s’haurà d’esborrar la sèrie i tornar-la a crear.

1

1

x

2

20

• Interval de repetició:

Aquest apartat té per objectiu poder informar quan es vol finalitzar la periodicitat o freqüència de la sèrie que s’està programant. Hi ha dues possibilitats per fer-ho: informant del número màxim de dies/setmanes/mesos (repeticions) que es volen dur a terme, o bé indicant en el calendari el dia exacte que es vol finalitzar. En l’exemple que es visualitza, s’indica que la sèrie (l’acció es repeteix tots els dies feiners) finalitza després de 5 dies (és a dir, es programa tots els dies feiners durant 5 dies).

• Aspectes a considerar:

o Només es poden programar accions de dilluns a divendres.

o Cada acció d’una sèrie periòdica es pot tractar individualment:

� Una acció d’una sèrie es pot eliminar sense afectar a la resta de la sèrie.

Els requisits per eliminar una acció d’aquest tipus són els mateixos que actualment, és a dir, només es poden eliminar les accions amb l’estat pendent, con fins ara.

� Per exemple: si s’ha donat d’alta 5 dies de jornades, es podrà eliminar un dia dels 5 si finalment s’ha anul·lat i no cal programar-la, en aquest cas es posaria “suprimeix aquesta repetició”. Si en canvi es vol eliminar tota la setmana programada de jornades, s’haurà de triar l’opció 3 “suprimeix la

Aquest apartat és comú a tots els tipus de freqüències (diària, setmanal i mensual). La única diferència és la interpretació que s’ha de fer del literal “repeticions” significant dies, setmanes o mesos en funció de cada cas.

2 opcions

21

sèrie”. Però les accions haurien d’estar en estat pendent per poder-les eliminar.

o Es poden modificar totes les dades de l’acció d’una sèrie o d’una acció concreta,

excepte el tipus d’acció; fins i tot es pot canviar de data i horari previst i el tècnic associat. Sempre i quant l’estat de l’acció estigui pendent.

o Quan es modifiqui una dada d’una acció que pertany a una sèrie, es presenta un

avís a l’usuari per a que indiqui si la modificació afecta a l’acció o a la sèrie.

o Si hi ha accions en estat realitzada, s’avisa a l’usuari que la modificació realitzada

no s’ha aplicat sobre aquestes accions permetent acceptar o cancel·lar la modificació.

o Es pot modificar l’interval de periodicitat d’una sèrie des de qualsevol acció individual de la sèrie: s’afegeixen o s’eliminen les accions individuals corresponents, si augmenta o disminueix l’interval de repetició (exemple: es vol afegir una setmana més de vacances a l’agenda o es vol esborrar una setmana o algun dia de jornades).

22

Estat de les accions

F. Consideracions generals a les accions de l’agenda Per defecte totes les accions es troben en estat pendent. EXCEPTUANT LES ENTREVISTES OCUPACIONALS (que actualitzen de forma automàtica l’estat a “realitzada” en el moment de finalitzar el registre), caldrà “tancar” les accions de l’agenda passada la data de realització (doncs ja coneixem l’estat de l’acció i el podem registrar). Per facilitar aquesta tasca podem accedir al llistat de l’agenda i seleccionar el llistat de les accions pendents per a un període concret. Des del mateix llistat podem accedir a cadascuna de les accions llistades i modificar-ne l’estat.

S’ha eliminat dos dies de vacances programades

23

Cal tenir en compte que les accions d’incorporació al servei previstes i no realitzades (sol·licitud d’entrevista ocupacional, participació en sessió grupal informativa d’acollida o bé informativa de formació): passat un període de 30 dies des de la data prevista per a la realització de l’acció, les dades de l’usuari seran eliminades definitivament en compliment de la LOPD. Itinerari de les accions Recordar que les accions registrades a l’agenda posteriorment apareixeran en els itineraris corresponents (dels demandants i de les empreses). Cal tenir present, però, que no es podran abocar a l’itinerari les accions en les que no es recull una dada inequívoca (NIF/CIF) del participant, és a dir: • accions per a instituts • primera visita a empresa • altres accions grupals per a empreses Actualització de l’agenda La necessitat de mantenir actualitzada l’agenda està vinculada a: • una adequada distribució horària: si més d’una persona pot manipular l’agenda d’un tècnic

caldrà indicar quines són les franges horàries reservades per a gestió o bé altres accions (reunions, festius,...) i deixar lliures les franges horàries en les quals es pot atendre la sol·licitud d’accions (per part dels demandants d’ocupació o bé empreses);

• l’actualització del resultat de les accions és una tasca tècnica (exceptuant, recordem, en el cas de la entrevista ocupacional realitzada que, un cop finalitzada l’assistent d’alta de demandants n’actualitza automàticament l’estat, per tant no es permet mecanitzar manualment que l’entrevista ha estat realitzada);

• les accions sol·licitades a l’agenda posteriorment les trobarem en l’itinerari (demandants i/o empresa) pel que serà important mantenir actualitzat l’estat de les accions des de l’agenda (indicant en quins casos han estat realitzades o bé en quins casos no s’han arribat a realitzar i per què). Cal “tancar” les accions de l’agenda passada la data de realització, doncs ja coneixem l’estat de l’acció i el podem registrar;

• seguiment dels resultats del servei: les accions que vulguem comptabilitzar (estadístiques) hauran de passar per l’agenda, aquest serà l’únic mètode de registre de les accions (adreçades a demandants i empreses) exceptuant:

o els seguiments de demandants i empreses, que es realitzen des de les finestres específiques per a aquestes accions

o les altes d’empreses o les accions de gestió d’ofertes de treball

Així, qualsevol acció que no sigui registrada serà impossible de ser tinguda en compte (al no constar cap informació al respecte). Altres Alguns aspectes que cal tenir en compte: • Es pot imprimir un document/recordatori de l’acció per lliurar a la persona usuària del servei

on consten les dades, horari, etcètera, referents a l’acció sol·licitada. • En compliment de la LOPD, s’eliminen les dades de les persones que ja no pertanyen al

servei per un trasllat d’expedient o baixa. Es mostra el literal “ACTUALMENT, aquesta persona no és usuària del Servei”. Cal anar alerta amb l’eliminació d’accions de l’agenda (si han estat realitzades) perquè no es comptabilitzarien a les estadístiques.

24

Agenda diària

En aquest apartat es podrà veure l’estat de l’agenda de tots els tècnics del servei per un dia determinat. Les funcionalitats seran les mateixes que en l’apartat de l’Estat de l’agenda.

Llistat per període

Es pot fer cerques sobre les diferents actuacions introduïdes a l’agenda segons: • Període. • Tipus d’acció. • Estat de l’acció. • Tècnic. • Servei (si l’usuari té accés a més d’un servei local). Recordar que per facilitar aquesta tasca podem accedir al llistat de l’agenda i seleccionar el llistat de les accions pendents per a un període concret. Des del mateix llistat podem accedir a cadascuna de les accions llistades i modificar-ne l’estat.

25

Informes i documents

• RESUM: Accions Es poden consultar diferents explotacions estadístiques de la informació generada en aquest apartat, podem obtenir la informació per període i per tècnic.

Resum accions que es poden consultar:

o Nombre i tipologia d’accions individuals per a demandants. o Nombre i tipologia d’accions grupals per a demandants. o Nombre i tipologia d’accions per a empreses. o Nombre i tipologia d’altres accions.

26

• Estadístiques El segon tipus d’informes estadístics que es poden obtenir de forma predefinida són: Estadístiques que es poden extreure:

• Informe general - participants en accions individuals adreçades a demandants. • Informe general - participants en accions grupals adreçades a demandants. • Informe general - accions adreçades a empreses. • Informe general - altres accions. • Informe temporal - participants en accions individuals adreçades a demandants. • Informe temporal - participants en accions grupals adreçades a demandants. • Informe temporal - accions adreçades a empreses. • Informe temporal - altres accions. • Percentatge - participants en accions individuals adreçades a demandants. • Percentatge - participants en accions grupals adreçades a demandants. • Percentatge - participants sessions informatives instituts. • Percentatge - participants sessions informatives acollida emprenedors. • Percentatge - accions adreçades a empreses. • Percentatge - altres accions. • Municipi de residència - participants en accions individuals adreçades a demandants. • Municipi de residència - participants en accions grupals adreçades a demandants. • Municipi d'ubicació - accions adreçades a empreses. • Municipi d'ubicació - primera visita a empreses. • País de naixement - participants en accions individuals adreçades a demandants. • País de naixement - participants en accions grupals adreçades a demandants.

Indicadors de coherència

En aquest apartat es pot consultar aquelles accions errònies introduïdes a l’agenda, i que poden malmetre la correcta explotació de les dades estadístiques: • Accions grupals realitzades amb un o menys participants. • Accions grupals realitzades on no hi ha cap participant en estat realitzat. • Accions grupals pendents amb participants que l’han realitzada. • Accions de prospecció telefònica pendents amb empreses contactades. • Accions grupals realitzades amb empreses en estat pendent. A sota del llistat d’accions afectades per la incoherència en vermell trobem l’explicació de la raó per la qual s’ha produït la incoherència i el procediment per a esmenar-la.

27

• Accions grupals realitzades amb un o menys participants. • Accions grupals realitzades on no hi ha cap participant en estat realitzat. • Accions grupals pendents amb participants que l’han realitzada.

28

• Accions de prospecció telefònica pendents amb empreses contactades • Accions grupals realitzades amb empreses en estat pendent

29

Unitat de Planificació i Suport Telemàtic Subsecció de Suport als Serveis Locals d’Ocupació

Secció de Coordinació de Polítiques Servei de Mercat de Treball