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Manual 01/2008 de Sistemas de Gestión y Control PO Regional FSE - Servei d’Ocupació de Catalunya

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Manual 01/2008 de Sistemas de Gestión y

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Datos del documento

Código: MD012008GE00004

Nombre: Manual de Sistemas de Gestión y Control PO Regional FSE - Servei d’Ocupació de Catalunya

Versión: 4.0

Fecha: 15/01/2011 Órgano de aprobación: Dirección del SOC

Órgano gestor: SCIPA

Histórico de revisiones

Versión Fecha Autor Comentarios

v1.0 15/11/2008 SCIPA Creación

v2.0 22/12/2008 SCIPA Modificaciones en cuanto a delegación y separación de funciones a requerimiento de la Intervención General

v3.0 05/11/2009 SCIPA Modificaciones a requerimiento de la Intervención General

V4.0 15/01/2011 SCIPA Modificaciones a requerimiento de la Intervención General


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INDEX

1. INTRODUCCIÓN .................................................................................................... 3

1.1. NORMATIVA APLICABLE AL PROGRAMA OPERATIVO 2007-2013, EN MATERIA DE GESTIÓN Y CONTROL ....................................................................................................................................... 3 1.2. ESTRUCTURA DEL PROGRAMA ............................................................................................ 5 1.3. ORGANISMOS RESPONSABLES EN LA EJECUCIÓN Y GESTIÓN DEL PROGRAMA OPERATIVO: FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES .................................................................................................. 9 1.3.1. Comisión Europea .......................................................................................................................................... 9 1.3.2. Autoridad de Gestión (AG) ............................................................................................................................. 9 1.3.3. Autoridad de Certificación (AC) .................................................................................................................... 13 1.3.4. Autoridad de Auditoria (AA) .......................................................................................................................... 15 1.3.5. Organismo Intermedio (OI) ........................................................................................................................... 15 1.3.6. Organismos Colaboradores del Organismo Intermedio ............................................................................... 16 1.3.7. Supervisión a los Organismos Colaboradores ............................................................................................. 23 1.3.8. Distribución orientativa del gasto del Programa Operativo 2007-2013 entre SOC i Departament de Treball 24 1.3.9. Organismos responsables de la aplicación de las políticas horizontales ..................................................... 25 1.3.10. Beneficiarios ................................................................................................................................................. 25

2. ORGANISMO INTERMEDIO: ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES ........................ 27 2.1. ORGANIGRAMA ORGANISMO INTERMEDIO .......................................................................... 27 2.2. FUNCIONES DEL PERSONAL DE LOS DIFERENTES SERVICIOS POR CATEGORÍAS: ................... 39

3. PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN Y CONTROL ............................................... 41 4. PLANIFICACIÓN, PROGRAMACIÓN DE LAS ACTUACIONES Y MODIFICACIONES A LA PROGRAMACIÓN ............................................................... 45

4.1. PLANIFICACIÓN Y PROGRAMACIÓN .................................................................................... 45 4.2. MODIFICACIÓN DE LA PROGRAMACIÓN .............................................................................. 45

5. EJECUCIÓN: PROCEDIMIENTOS SEGÚN SISTEMAS DE EJECUCIÓN DE GASTO ........................................................................................................................... 53

5.1. SUBVENCIONES ................................................................................................................ 53 5.2. CONVENIOS ...................................................................................................................... 55 5.2.1. Tramitación de convenios ............................................................................................................................ 57

5.3. CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA ...................................................................................... 63 5.4. ENCOMIENDA DE GESTIÓN ................................................................................................. 65 5.4.1. Tramitación encomienda de gestión ............................................................................................................ 65

5.5. GASTOS DE PERSONAL PROPIO ......................................................................................... 69 5.5.1. Gastos de personal propio ........................................................................................................................... 69

6. CONTROL DE LAS ACTUACIONES A BENEFICIARIOS Y JUSTIFICACIÓN ECONÓMICA ................................................................................................................. 75

6.1. CONTROL DE LAS ACTUACIONES A BENEFICIARIOS ............................................................. 75 6.1.1. Base legal ..................................................................................................................................................... 75 6.1.2. Importancia de las verificaciones en el nuevo periodo de programación 2007-2013 .................................. 75 6.1.3. Orientaciones ............................................................................................................................................... 76 6.1.4. Registro de las verificaciones sobre el terreno ............................................................................................ 77

6.2. JUSTIFICACIÓN ECONÓMICA Y PAGO .................................................................................. 79 6.2.1. Pista de Auditoria ......................................................................................................................................... 79 6.2.2. Justificación económica ............................................................................................................................... 79 6.2.3. Revisión de la justificación ........................................................................................................................... 82 6.2.4. Normativa sobre la justificación económica de las subvenciones ................................................................ 85 6.2.5. Instrucciones para la revisión de la justificación económica ........................................................................ 97

7. CONTROL INTERNO SOBRE LA VERIFICACIÓN DE LAS OPERACIONES (ARTÍCULO 60.B DEL REGLAMENTO (CE) 1083/2006) ........................................... 103

7.1. CONSIDERACIONES GENERALES ...................................................................................... 103


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7.2. INSTRUCCIONES PARA LA COMPROBACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DEL ARTÍCULO 60 DEL REGLAMENTO (CE) 1083/2006, DEL CONSEJO, DE 11 DE JULIO DE 2006 ..................................... 107 7.2.1. OBLIGACIONES DE GESTIÓN ................................................................................................................. 107 7.2.2. OBLIGACIONES DE VERIFICACIÓN ........................................................................................................ 109 7.2.3. METODOLOGÍA APLICADA ...................................................................................................................... 113 7.2.4. ESTRUCTURA DE LOS INFORMES DE COMPROBACIÓN .................................................................... 114 7.2.5. CALENDARIO ............................................................................................................................................ 114

7.3. PROGRAMACIÓN DE LOS CONTROLES SOBRE LA VERIFICACIÓN ......................................... 115 7.4. LOS ERRORES SISTÉMICOS ............................................................................................. 117

8. CERTIFICACIÓN DE LAS ACTUACIONES ...................................................... 119 8.1. CONSIDERACIONES GENERALES ...................................................................................... 119 8.1.1. Solicitud ...................................................................................................................................................... 121 8.1.2. Preparación por el órgano gestor del SOC ................................................................................................ 122 8.1.3. Revisión / Validación por el Área FSE ....................................................................................................... 122 8.1.4. Presentación informe anual y certificación ................................................................................................. 123 8.1.5. AUTORIDAD DE GESTIÓN – AUTORIDAD DE CERTIFICACIÓN - UAFSE / COMITÉ DE SEGUIMIENTO / COMISIÓN ................................................................................................................................................................. 123

9. PROCEDIMIENTOS DE CONTROL FINANCIERO ........................................... 127 10. EVALUACIÓN .................................................................................................... 129 11. ARCHIVO Y TRANSMISIÓN DE INFORMACIÓN ............................................. 135

11.1. DOCUMENTACIÓN ESCRITA ELABORADA POR EL ORGANISMO INTERMEDIO ........................ 135 11.2. PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ...................................................... 137 11.2.1. Modo de registro, identificación y emplazamiento de los documentos justificativos necesarios para una pista de auditoría adecuada. ........................................................................................................................................ 137 11.2.2. Procedimiento para cumplir con las obligaciones de conservación de la documentación, en cumplimiento de lo establecido en el artículo 90 del R (CE) 1083/2006 y el artículo 19 del R (CE) 1828/2006 ................................ 160 11.2.3. Procedimiento para certificar la conformidad de los documentos conservados en soportes de datos. ..... 161

11.3. ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL ......................................................................................... 163 12. INFORMACIÓN Y PUBLICIDAD ....................................................................... 165

DEFINICIONES ............................................................................................................ 171


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1. INTRODUCCIÓN

El presente documento recoge la descripción de los sistemas de gestión y control empleados por el Servei d’Ocupació de Catalunya (SOC) como Organismo Intermedio (OI) de las actuaciones cofinanciadas por el Fondo Social Europeo en el marco del Programa Operativo de Intervención Comunitaria del Fondo Social Europeo en el marco de Competitividad Regional y Empleo de la Comunidad Autónoma de Cataluña de España (a partir de ahora, PO FSE de Catalunya 2007-2013 ó PO).

El Manual recoge los procedimientos adoptados, siendo susceptible de sufrir modificaciones dirigidas a facilitar la adaptación de los sistemas de gestión y control existentes a la normativa comunitaria y a las modificaciones del PO a lo largo del periodo.

El Servei d’ Ocupació de Catalunya (SOC) fue designado como Organismo Intermedio (OI) mediante un acuerdo con la Unidad Administradora de Fondo Social Europeo (UAFSE) como Autoridad de Gestión (AG) del PO FSE de Catalunya 2007-2013 (anexo nº 2)

Los datos identificativos del OI son los siguientes:

Servei d’ Ocupació de Catalunya. Llull 297-307 08019 BARCELONA Director: Sr. Joan Josep Berbel Sánchez

1.1. Normativa Aplicable al Programa Operativo 2007-2013, en materia de Gestión y Control

El nuevo período de programación 2007-2013 exige profundizar, entre las diferentes administraciones y organismos implicados, en las tareas de gestión y control de los fondos estructurales.

De conformidad a las disposiciones reglamentarias aplicadas a los fondos estructurales, uno de los requisitos de los Estados Miembros es el remitir información acerca de los sistemas de gestión y control de manera conjunta con un informe que contenga una evaluación de los mismos y un dictamen de conformidad para su posterior aprobación para la Comisión.

La normativa comunitaria de aplicación en materia de gestión y control del Programa Operativo 2007-2013 en Catalunya es la siguiente:


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• Reglamento (CE) nº 1083/2006 del Consejo de 11 de julio de 2006, por el que se establecen las disposiciones generales relativas al Fondo Europeo de Desarrollo Regional, al Fondo Social Europeo y al Fondo de Cohesión.

• Reglamento (CE) nº 1081/2006 del Parlamento Europeo y del Consejo de 5 de julio de 2006 relativo al Fondo Social Europeo.

• Reglamento (CE) nº 1828/2006 de la Comisión, de 8 de diciembre de 2006, por el que se fijan normas de desarrollo para el Reglamento (CE) nº 1083/2006 del Consejo, por el que se establecen las disposiciones generales relativas al Fondo Europeo de Desarrollo Regional, al Fondo Social Europeo y al Fondo de Cohesión.

El artículo 58 del Reglamento (CE) nº 1083/2006 establece los principios generales que deben tener en consideración los sistemas de gestión y control de los programas operativos.

Del mismo modo, el artículo 59 designa las entidades que deben participar en los programas operativos (autoridad de gestión, autoridad de certificación y autoridad de auditoría), así como la necesidad de establecer normas y procedimientos que regulen la relación entre las diferentes autoridades.

En este artículo se define al “organismo intermedio” como aquella entidad que “realiza alguna o algunas de las funciones de la autoridad de gestión o de la autoridad de certificación bajo la responsabilidad de éstas”.

Asimismo, los artículos 60 a 62 establecen las funciones que deben cumplir la autoridad de gestión, la autoridad de certificación y la autoridad de auditoría, respectivamente.

Finalmente, el artículo 71 establece los plazos para realizar la descripción de los sistemas de organización y los procedimientos de las autoridades de gestión, certificación, auditoría y órganos intermedios, así como los criterios para su valoración y aprobación.

Por otro lado, el artículo 21 del Reglamento (CE) nº 1828/2006 establece los criterios para la descripción de los sistemas de gestión y control que debe realizarse de conformidad con los modelos que se ha empleado para la elaboración de la presente guía de gestión y control.

Además, el artículo 22 hace referencia al contenido de los sistemas de gestión y control que deben proporcionar la autoridad de gestión, la autoridad de certificación y los órganos intermedios.

Finalmente, el artículo 23 se refiere a la información que debe proporcionar la autoridad de auditoría y los organismos que realizan la auditoría.


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1.2. Estructura del Programa

El PO FSE de Catalunya 2007-2013 se articula a través de los cinco ejes definidos para la aplicación del FSE en el Marco Estratégico Nacional de Referencia (MENR) Los ejes en los que se articula el Programa Operativo son los siguientes:

• Eje 1. Fomento del espíritu empresarial y mejora de la adaptabilidad de trabajadores, empresas y empresario.

• Eje 2. Fomento de la empleabilidad, la inclusión social y la igualdad de oportunidades entre mujeres y hombres.

• Eje 3. Aumento y mejora del capital humano.

• Eje 4. Promover la cooperación transnacional e interregional.

• Eje 5. Asistencia Técnica.

Estos ejes en los que se articula el MENR presentan un elevado grado de relación con las necesidades latentes del mercado laboral de Catalunya, al mismo tiempo que disponen de un importante grado de relación con los objetivos estratégicos y prioridades de actuación definidos en la estrategia de desarrollo del Programa Operativo.

En consecuencia, la Generalitat de Catalunya ha estimado oportuno incorporar en el Programa Operativo acciones en la totalidad de los ejes establecidos en el MENR, destacado la incorporación de actuaciones en el eje 4. Promover la cooperación transnacional e interregional que incorporan temáticas contenidas en otros ejes desde una perspectiva de intercambio de experiencias con otras regiones y países.

Concretamente, las actuaciones del Programa Operativo 2007-2013 se enmarcan en cinco ejes de actuación:


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Eje Líneas de Actuación

EJE 1. FOMENTO DEL ESPÍRITU EMPRESARIAL Y MEJORA DE LA ADAPTABILIDAD DE TRABAJADORES, EMPRESAS Y EMPRESARIOS,

Mejora de la capacidad de adaptación de los trabajadores y las compañías, las empresas y los empresarios.

Mejora del acceso al empleo y la conservación del puesto de trabajo

EJE 2. FOMENTO DE LA EMPLEABILIDAD, LA INCLUSIÓN SOCIAL Y LA IGUALDAD ENTRE MUJERES Y HOMBRES.

Mejora del acceso al empleo y la conservación del puesto de trabajo. Mejora de la inclusión social de las personas menos favorecidas. Movilización para la introducción de reformas en los ámbitos del empleo y la inclusión.

EJE 3. AUMENTO Y MEJORA DEL CAPITAL HUMANO.

Mejora del capital humano.

EJE 4. COOPERACIÓN TRANSNACIONAL E INTERREGIONAL

Movilización para la introducción de reformas en los ámbitos del empleo y la inclusión.

EJE 5. ASISTENCIA TÉCNICA.

Apoyo a la gestión de los programas operativos que incluya apoyo a la gestión de la intervención, seguimiento, auditorías y controles de las actuaciones y otras acciones de coordinación. Evaluación, estudios, información y comunicación que incluyan el diseño, mantenimiento y puesta en marcha de sistemas informatizados de gestión, así como la realización de estudios de carácter planificador que faciliten el desarrollo de las actuaciones previstas.

EJE PRIORITARIO /Categoría de gasto (tema prioritario)

1. ESPIRITU EMPRESARIAL Y ADAPTABILIDAD

5.1.2 Concesión de subvenciones: concurrencia competitiva

5.2.1 Tramitación de convenios5.3.1 Tramitación de expedientes de contratación y adjudicación de contratos

CAMPAÑAS DE DIFUSIÓN Y SENSIBILIZACIÓN 5.3.1 Tramitación de expedientes de contratación y adjudicación de contratos




5.3.1 Tramitación de expedientes de contratación y adjudicación de contratos5.5.1 Gastos de personal propio


5.1.2 Concesión de subvenciones: concurrencia competitiva5.2.1 Tramitación de convenios













5.5.1 Gastos de personal propio

2. EMPLEABILIDAD, INCLUSIÓN SOCIAL E IGUALDAD ENTRE HOMBRES I MUJERESADQUISICIÓ DE SOFTWARE I HARDWARE I SERVEIS RELACIONATS

5.3.1 Tramitación de expedientes de contratación y adjudicación de contratosCONTRACTACIÓ RECURSOS HUMANS 5.5.1 Gastos de personal propioCONTRACTACIÓ SERVEIS 5.3.1 Tramitación de expedientes de contratación y adjudicación de contratos



ITINERARIOS INTEGRADOS DE INSERCIÓN 5.1.2 Concesión de subvenciones: concurrencia competitiva5.2.1 Tramitación de convenios

ACCIONES DE FORMACIÓN Y EMPLEO 5.1.2 Concesión de subvenciones: concurrencia competitiva5.2.1 Tramitación de convenios

AYUDAS A LA CONTRATACIÓN DE TRABAJADORES 5.1.2 Concesión de subvenciones: concurrencia competitiva5.2.1 Tramitación de convenios

ESTUDIOS, INVESTIGACIONES O EVALUACIONES 5.3.1 Tramitación de expedientes de contratación y adjudicación de contratos5.5.1 Gastos de personal propio








5.1.2 ConcesióN de subvenciones: concurrencia competitiva














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TIPO DE ACTUACIÓN

ACCIONES FORMATIVAS

PROCESO DE REFERENCIA

62Desarrollo de sistemas y estrategias de aprendizaje permanente en las empresas; formación y servicios destinados a los empleados para mejorar su capacidad de adaptación al cambio; fomento del espíritu empresarial y la innovación

ACCIONES FORMATIVAS

Medidas concretas para incrementar la participación de los inmigrantes en el mundo laboral, reforzando así su integración social

64

Desarrollo de servicios específicos para el empleo, la formación y la ayuda en relación con la reestructuración de sectores y empresas, y desarrollo de sistemas de anticipación de los cambios económicos y las futuras necesidades en materia de empleo y cualifación

AYUDAS A LA ECONOMÍA SOCIAL

JORNADAS O SEMINARIOS

63 Proyección y difusión de formas innovadoras y más productivas de organizar el trabajo

ESTUDIOS, INVESTIGACIONES O EVALUACIONES

AYUDAS A LA CONTRATACIÓN DE TRABAJADORES

Apoyo al trabajo por cuenta propia y a la creación de empresas

ACCIONES FORMATIVAS

ITINERARIOS INTEGRADOS DE INSERCIÓN

AYUDAS A LA CONTRATACIÓN DE TRABAJADORES

65 Modernización y fortalecimiento de las instituciones del mercado laboral

69

Medidas para mejorar el acceso de la mujer al mercado laboral, así como la participación y los progresos permanentes de la mujer en dicho mercado, a fin de reducir la segregación sexista en materia de empleo y reconciliar la vida laboral y privada

Aplicación de medidas activas y preventivas en el mercado laboral66

ASISTENCIA A PERSONAS DEPENDIENTES

71

Vías de integración y reintegración en el mundo laboral de las personas desfavorecidas; lucha contra la discriminación en el acceso al mercado laboral y enla evolución en él y fomento de la aceptación de la diversidad en el lugar de trabajo.


ACCIONES FORMATIVAS


TUTORÍA Y ACOMPAÑAMIENTO AL EMPLEO

JORNADAS O SEMINARIOS





ACCIONES FORMATIVAS



ACCIONES FORMATIVAS

ACCIONES FORMATIVAS

ACCIONES FORMATIVAS

MODERNIZACIÓN DE LOS SERVICIOS PÚBLICOS DEEMPLEO


EJE PRIORITARIO /Categoría de gasto (tema prioritario)

TIPO DE ACTUACIÓN PROCESO DE REFERENCIA





5.2.1 Tramitación de convenios

5.3.1 Tramitación de expedientes de contratación y adjudicación de contratos5.4.1 Tramitación encomienda de gestión


3. AUMENTO Y MEJORA DEL CAPITAL HUMANO

















4. COOPERACIÓN TRANSNACIONAL E INTERREGIONAL







5. ASISTENCIA TÉCNICA



ADQUISICIÓ DE SOFTWARE I HARDWARE I SERVEIS RELACIONATS

5.3.1 Tramitación de expedientes de contratación y adjudicación de contratosCAMPAÑAS DE DIFUSIÓN Y SENSIBILIZACIÓN 5.3.1 Tramitación de expedientes de contratación y adjudicación de contratos

80

Fomento de colaboraciones, pactos e iniciativas a través de redes de partes interesadas

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72

Desarrollo potencial humano en el àmbito de la investigación y la innovación, en particular a través de estudios de postgrado y formación de investigadores, así como de actividades en red entre universiades, centros de investigación y empresas

74

Medidas para aumentar la participación en la enseñanza y la formación permanentes a través de acciones destinadas a disminuir el porcentaje de abandono escolar y la segregación sexista de materias, así como a incrementar el acceso a la enseñanza

Proyección, introducción y aplicación de reformas en los sistemas de enseñanza y formación para desarrollar la empleabilidad, mejorando la adecuación al mercado laboral de la enseñanza y la formación iniciales y professionales y actualizando los conocimientos

AYUDAS A LA POTENCIACIÓN DE REDES O ASOCIACIONES


AYUDAS A LA POTENCIACIÓN DE REDES O ASOCIACIONES

ACCIONES FORMATIVAS

80

Fomento de colaboraciones, pactos e iniciativas a través de redes de partes interesadas





ACTIVIDADES DE GESTIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL

ACCIONES FORMATIVAS


ACCIONES FORMATIVAS

85Preparación, ejecución, seguimiento y control

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Evaluación y estudios; información y comunicación

ACTUALIZACIÓN Y DESARROLLO DEL SISTEMA NACIONAL DE CUALIFICACIONES

AYUDAS PARA EL RECONOCIMIENTO DE LAS CERTIFICACIONES Y TÍTULOS PROFESIONALES


ACCIONES FORMATIVAS


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1.3. Organismos responsables en la ejecución y gestión del Programa Operativo: funciones y responsabilidades

El objetivo de esta sección es describir las funciones y responsabilidades de los diferentes agentes implicados en la gestión, seguimiento y control del Programa Operativo de Competitividad Regional y Empleo en Catalunya durante el período 2007-2013.

La estructura básica de gestión y seguimiento del PO es la siguiente:

1.3.1. Comisión Europea

Es el responsable último de la administración del FSE, adoptando de común acuerdo con el Estado Miembro las estrategias y prioridades de desarrollo de la programación, la participación financiera comunitaria y las disposiciones que sean necesarias.

1.3.2. Autoridad de Gestión (AG)

En aplicación del artículo 59 del Reglamento (CE) 1083/2006 del Consejo de 11 de julio de 2006, y de acuerdo con el Real Decreto 683/2002, de 12 de julio, el Estado Español designa como Autoridad de Gestión del presente Programa Operativo FSE al Ministerio de Trabajo e Inmigración, a través de la Unidad Administradora del Fondo Social Europeo (centro dependiente de la Secretaría General de Empleo).


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Las funciones de la Autoridad de Gestión, son enumeradas en el artículo 60 del Reglamento (CE) 1083/2006 del Consejo de 11 de julio de 2006, así:

a) garantizará que la selección de las operaciones para su financiación se realiza de conformidad con los criterios aplicables al programa operativo, y que dichas operaciones se atienen a las normas comunitarias y nacionales aplicables en la materia durante todo el período de ejecución;

b) comprobará que se ha llevado a cabo la entrega de los bienes o la prestación de los servicios objeto de cofinanciación, que se ha efectuado realmente el gasto declarado por los beneficiarios en relación con las operaciones, y que este cumple las normas comunitarias y nacionales aplicables en la materia; las verificaciones sobre el terreno de operaciones concretas se podrán realizar por muestreo, de acuerdo con las normas de aplicación que adoptará la Comisión de conformidad con el procedimiento a que se refiere el artículo 103, apartado 3;

c) garantizará que se dispone de un sistema informatizado de registro y almacenamiento de datos contables relacionados con cada una de las operaciones correspondientes al programa operativo, y que se procede a la recopilación de los datos sobre la ejecución necesarios para la gestión financiera, el seguimiento, las verificaciones, las auditorías y la evaluación;

d) se asegurará de que los beneficiarios y otros organismos participantes en la ejecución de las operaciones mantienen un sistema de contabilidad separado o un código contable adecuado en relación con todas las transacciones relacionadas con la operación, sin perjuicio de las normas de contabilidad nacional;

e) garantizará que las evaluaciones de los programas operativos a que se refiere el artículo 48, apartado 3, se llevan a cabo con arreglo a lo dispuesto en el artículo 47;

f) establecerá procedimientos que garanticen que se dispone de todos los documentos sobre el gasto y las auditorías necesarios para contar con una pista de auditoría apropiada, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 90;

g) se asegurará de que la autoridad de certificación dispondrá de toda la información necesaria sobre los procedimientos y verificaciones efectuados en relación con el gasto a efectos de certificación;

h) orientará el trabajo del Comité de seguimiento y le suministrará los documentos que permitan supervisar la calidad de la ejecución del programa operativo a la luz de sus objetivos específicos;

i) elaborará y remitirá a la Comisión, tras su aprobación por el Comité de seguimiento, los informes de ejecución anual y final;

j) garantizará el cumplimiento de los requisitos de información y publicidad establecidos en el Artículo 69;

k) facilitará a la Comisión información que le permita evaluar los grandes proyectos.

De acuerdo con el artículo 59.2 del Reglamento (CE) 1083/2006, de la Comisión, el estado miembro podrá designar uno o varios organismos intermedios que realicen algunos o todos los cometidos de la autoridad de gestión o de la autoridad de certificación, bajo la responsabilidad


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de éstas. A este efecto se ha firmado el Acuerdo por el que se regulan las competencias de la Autoridad de Gestión que serán desarrolladas por el Gobierno de la Comunidad Autónoma de Catalunya, donde se delegan unas funciones concretas.

El Servei d’Ocupació de Catalunya (SOC) ha sido designado organismo intermedio (PO apartado 4.1)

Así mismo, el Organismo Intermedio ha recibido de la Autoridad de Gestión las instrucciones y directrices necesarias para ejercer sus funciones, con alcance y en el marco de lo establecido en las Disposiciones de Aplicación del Programa Operativo y en el Acuerdo de Delegación de Funciones suscrito al efecto por el Organismo Intermedio y la Autoridad de Gestión.

El estado Miembro (Unidad Administradora del FSE), en virtud de las funciones que tiene atribuidas, ha elaborado los documentos e instrucciones que el Organismo Intermedio ha ido recibiendo, con el fin de garantizar la coherencia y uniformidad en la buena gestión de las actividades cofinanciadas por el Fondo Social Europeo.

Los documentos e instrucciones que ha recibido el Organismo Intermedio (SOC) son los siguientes:

• Guía metodológica actualizada para la elaboración de los programas operativos del Fondo Social Europeo para el periodo 2007/2013 y para la selección de indicadores

• Documento de apoyo y complemento de la Guía metodológica

• Disposiciones de aplicación de los Programas Operativos FSE 2007/2013 Regionales

• Documentos de programación periodo 2007/2013

• Documento metodológico: sistema de indicadores para la programación del FSE 2007/2013

• Orientaciones sobre los criterios de selección de las operaciones

• Consideraciones: definición de operación

• Instrucciones para la descripción de los sistemas de gestión

• Nota explicativa metodológica de evaluación de los Planes de comunicación

• Documentos de reunión sobre el Plan de Comunicación

• FSE 2007 (Programa Informático) “Análisis de requisitos” Gestión: Programación y seguimiento


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• Orientaciones para la Evaluación previa de los programas operativos 2007/2013

• Guía de orientaciones para la Evaluación ex-ante de los programas operativos de l’FSE 2007/2013

• Evaluación ex-ante del Programa Operativo FSE 2007/2013 Regiones de Competitividad

Por lo que respecta al control por parte de la Autoridad de Gestión en un primer nivel de control facilita al SOC como organismo intermedio documentos e instrucciones con el fin de garantizar la coherencia y uniformidad en la buena gestión de las actividades cofinanciadas por el Fondo Social Europeo

Así mismo, y de acuerdo con lo que se establece en la descripción de los sistemas de gestión y control de la Autoridad de Gestión del PO FSE 2007 – 2013 de Cataluña, la UAFSE establece los distintos niveles de control y seguimiento en su manual de procedimientos:

• Establecimiento de procedimientos escritos elaborados para ser utilizados por el personal de la autoridad de gestión/los organismos intermedios.

• Comprobar que la documentación remitida por los organismos intermedios cumplen todos los requisitos reglamentarios para la elaboración de los informes anuales y finales y su remisión a la Comisión.

• Garantiza que las evaluaciones se lleven a cabo de acuerdo con lo que establece el Reglamento 1083/2006.

• Garantizar el cumplimiento de los requisitos de información y publicidad, verificando el desarrollo de los planes de Comunicación del PO.

• Formar parte del Comité de Seguimiento y garantizar que la ejecución del PO responda a criterios de calidad.

• Velar por el correcto cumplimiento de las funciones delegadas al organismo intermedio.

• Comprobación de la existencia de la verificación de operaciones (artículo 60, letra b), del Reglamento (CE) 1083/2006.

• Se reserva la posibilidad de hacer controles de calidad de las verificaciones efectuadas por los órganos intermedios o de llevar a cabo verificaciones a fin de garantizar la exactitud de la recopilación efectuada por el organismo intermedio.

• Recibe, verifica y valida las solicitudes de reembolso


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1.3.3. Autoridad de Certificación (AC)

En aplicación del artículo 59 del Reglamento (CE) 1083/2006, y de acuerdo con el Real Decreto 683/2002, de 12 de julio, el Estado Español designa como Autoridad de Certificación del presente Programa Operativo FSE al Ministerio de Trabajo e Inmigración, a través de la Unidad Administradora del Fondo Social Europeo (dependiente de la Secretaría General de Empleo), que llevará a cabo su cometido de plena conformidad con los sistemas institucional, jurídico y financiero del Estado.

Las funciones de la Autoridad de Certificación, de acuerdo con el Reglamento (CE) 1083/2006 y con el Reglamento (CE) 1828/2006, son las siguientes:

a) Elaborar y remitir a la Comisión las certificaciones de las declaraciones de gastos y las solicitudes de pago intermedio.

b) Certificar que la declaración de gastos es exacta, se ha realizado aplicando sistemas de contabilidad fiables y se basa en justificantes verificables.

c) Certificar que el gasto declarado se atiene a las normas nacionales y comunitarias aplicables en la materia y se ha realizado en relación con las operaciones seleccionadas para financiación, de conformidad con los criterios aplicables al programa y en cumplimiento de las disposiciones nacionales y comunitarias.

d) Velar, a efectos de certificación, que ha sido convenientemente informada por la Autoridad de Gestión de los procedimientos y las verificaciones llevados a cabo en relación con el gasto incluido en las declaraciones.

Toda certificación de gastos enviada por el Servei d’Ocupació de Catalunya a la Autoridad de Certificación incluirá la documentación acreditativa de que las verificaciones previstas en los artículos 13.2 del Reglamento (CE) 1828/2006 y 60.b) del Reglamento (CE) 1083/2006, se han llevado a cabo satisfactoriamente.

La Unidad Administradora del FSE, como Autoridad de Certificación y con independencia de las atribuciones de la Autoridad de Auditoria del programa, podrá realizar las verificaciones necesarias y adoptar medidas oportunas, para garantizar que las certificaciones de las declaraciones de gastos que se remitan a la Comisión Europea cumplen los requerimientos de la normativa comunitaria.

e) Llevar un seguimiento, de los resultados de todos los controles llevados a cabo por la autoridad de auditoria o bajo su responsabilidad.

f) Mantener registros contables en soporte electrónico del gasto declarado a la Comisión.

g) Mantener una cuenta de los importes recuperables y de los importes retirados debido a la cancelación de toda o parte de la contribución a una operación. Los importes


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recuperados se devolverán al presupuesto general de las Comunidades Europeas, antes del cierre del programa operativo, deduciéndolos del siguiente estado de gastos.

h) Remitir anualmente a la Comisión, antes del 31 de marzo, la información establecida en el Artículo 20 del Reglamento (CE) 1828/2006.

i) Antes de presentar la primera solicitud provisional de pago o, a más tardar, en un plazo de doce meses a partir de la aprobación del programa operativo, la Autoridad de Certificación remitirá a la Comisión una descripción de sus sistemas, que abarcará, en particular, su organización y los procedimientos. Esta descripción ira acompañada de un informe en el que se expondrán los resultados de una evaluación de los sistemas establecidos y se emita un dictamen sobre la conformidad de dichos sistemas con lo dispuesto en los artículos 58 a 62 del Reglamento 1083/20061.

j) Recibir los pagos de la Comisión y el importe de la prefinanciación previsto en el artículo 82 del Reglamento (CE) 1083/2006.

k) En su caso, rembolsar a la Comisión el importe total abonado en concepto de prefinanciación cuando no se haya recibido ninguna solicitud de pago del programa operativo en un plazo de veinticuatro meses a partir de la fecha en que la Comisión haya pagado la primera fracción de la refinanciación.

l) Ordenar a la Caja pagadora, la realización de los pagos a los órganos de la Generalitat de Catalunya con los que se comparte la gestión, o en su caso a los beneficiarios de las ayudas FSE, velando por que estos reciban las ayudas a que tengan derecho, cuanto antes y en su integridad, sin deducciones ni retenciones. No se impondrá ninguna carga específica u otra carga de efecto equivalente, que reduzca los importes destinados a los beneficiarios.

m) Asignar los intereses devengados por la prefinanciación al programa operativo de que se trate. Estos serán considerados como recurso para el Estado miembro en forma de contribución pública nacional.

n) Remitir a la Comisión antes del 30 de abril de cada año una previsión de las probables solicitudes de pagos en relación con el ejercicio presupuestario en curso y con el ejercicio siguiente2.

De acuerdo con el artículo 59.2 del Reglamento (CE) 1083/2006, de la Comissió, el estado miembro podrá designar uno o varios organismos intermedios que realicen algunos o todos los

1 Ver Artículo 71 del Reglamento (CE) 1083/2006 del Consejo de 11 de julio de 2006.

2 Ver Artículo 76 del Reglamento (CE) 1083/2006 del Consejo de 11 de julio de 2006.


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cometidos de la autoridad de gestión o de la autoridad de certificación, bajo la responsabilidad de estas, a este efecto se ha firmado el Acuerdo por el que se regulan las competencias de la Autoridad de Gestión que serán desarrolladas por el Gobierno de la Comunidad Autónoma de Catalunya, donde se delegan unas funciones concretas.

1.3.4. Autoridad de Auditoria (AA)

En el presente Programa Operativo, la Autoridad de Auditoría será la Intervención General de la Generalitat de Catalunya.

La IGAE establecerá, de acuerdo con la normativa comunitaria y nacional vigente, la coordinación precisa con la Intervención General de la Generalitat de Catalunya.

La IGAE será el órgano competente para establecer, de acuerdo con la normativa comunitaria y nacional vigente, las relaciones que sean precisas con los órganos correspondientes de la Comisión Europea, de los entes territoriales y de la Administración General del Estado.

De acuerdo con lo anterior, las funciones establecidas en el artículo 62.1 del Reglamento nº 1083/2006 del Consejo serán responsabilidad exclusiva de la Intervención General de Catalunya.

1.3.5. Organismo Intermedio (OI)

El Servei d’Ocupació de Catalunya (SOC), de acuerdo con lo que establece el PO FSE 2007 – 2013 de Catalunya en su punto 4.1.1.d), y con lo establecido en el Acuerdo por el que se regulan las competencias de la Autoridad de Gestión que serán desarrolladas por el Gobierno de la Comunidad Autónoma de Catalunya (anexo 2), se constituye en el OI del PO FSE Catalunya 2007-2013 en lo que se refiere a las actuaciones de la Generalitat de Catalunya que se desarrollan con cargo al Programa, siendo el interlocutor con la AG, la AC y la AA.

El Servei d’Ocupació de Catalunya es el encargado de mantener las relaciones con los organismos encargados de la ejecución de las operaciones del Programa Operativo FSE de Catalunya.

La estructura organizativa interna del SOC, detallada en el punto 2 de esta descripción, permite que exista una separación de funciones entre los servicios encargados de realizar la ejecución de las operaciones y el encargado de realizar la verificación.


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1.3.6. Organismos Colaboradores del Organismo Intermedio

Los organismos colaboradores del organismo intermedio se constituyen como una figura de apoyo a la gestión del organismo intermedio correspondiente al Servei d’Ocupació de Catalunya. Participan en el PO FSE de Catalunya 2007-2013 a, de conformidad con lo establecido en el punto segundo del Acuerdo por el que se regulan las competencias de la Autoridad de Gestión que serán desarrolladas por el Gobierno de la Comunidad Autónoma de Catalunya. Será organismo colaborador del SOC el Departament de Treball, que designa a la Dirección General de Igualdad de Oportunidades en el Trabajo y a la Dirección General de Economía Cooperativa y Creación de Empresa como órganos gestores de las operaciones elegibles al Programa Operativo del FSE 2007-2013.

El Servei d’Ocupació de Catalunya se reserva la posibilidad de ampliar los organismos colaboradores y/o los órganos gestores que éstos designen y la modificación de los protocolos correspondientes.

En relación con el Departament de Treball, actual organismo colaborador del SOC, se firma un protocolo en el que se establecen las funciones que asume: (anexo 3)

1. Garantizar que se ha llevado a cabo la entrega de los bienes o la prestación del servicio objeto de cofinanciación, que se ha efectuado realmente el gasto declarado por los beneficiarios en relación con las operaciones, y que éste cumple con las normas comunitarias y nacionales aplicables en la materia.

Unidad Dependencia Funciones

Órganos gestores de Servicios Centrales

Dirección de Programes

Responsable de la fase de planificación y lanzamiento de las convocatorias hasta su publicación.

Órganos gestores de Servicios Territoriales

Dirección de la Xarxa Territorial

Responsable de la instrucción del expediente: recepción de solicitudes, valoración y concesión, verificación administrativa e in situ (art. 60) y liquidación.

Servicio de Control e Inspección de Políticas activas

Gerencia Control interno sobre la correcta verificación de las operaciones realizada por los órganos gestores


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2. Garantizar el cumplimiento de los requisitos de información y publicidad establecidos en el art. 69 del Reglamento (CE) 1083/2006.

3. Garantizar que los beneficiarios participantes en la ejecución de las operaciones mantienen un sistema de contabilidad separado o un código contable adecuado en relación con todas las transacciones relacionadas con la operación, sin perjuicio de las normas de contabilidad nacional.

4. Asegurar que se dispone de todos los documentos sobre el gasto y las auditorias necesarios para contar con una pista de auditoría apropiada que garantice la fiabilidad de las solicitudes de reembolso que se presenten al SOC. Estos documentos pueden encontrarse directamente en su poder o puede establecerse su custodia por los beneficiarios, tal y como se prevé en el artículo 19 del Reglamento (CE) 1828/2006.

5. En particular, garantizará que todos los documentos justificativos relacionados con los gastos y con las auditorias correspondientes al Programa Operativo se mantienen a disposición de la Comisión y del Tribunal de Cuentas durante un período de tres años a partir del cierre del mismo, o a partir del año en el que haya tenido lugar el cierre parcial, en su caso, conforme a lo establecido en el art. 90 del Reglamento (CE) 1083/2006.

6. Proporcionar al SOC la información relativa a los informes de ejecución anual y final del PO Cataluña 2007-2013. La fecha límite para proporcionar esta información en el caso de los informes anuales es el 15 de marzo del año siguiente al que corresponda, mientras que para el informe final es 31 de octubre de 2016.

7. Ejecutar el Plan de Comunicación, elaborado por el SOC, previsto en la sección 1ª del capítulo II del Reglamento (CE) 1828/2006.

8. Trasladar a los beneficiarios la información comunicada por la Unidad de Gestión de la Unidad Administradora del FSE en relación con la adecuada gestión del programa operativo FSE Cataluña 2007-2013, y en particular la relativa a las condiciones específicas de los bienes o servicios prestados en el marco de la operación, el plan de financiación, el plazo límite de ejecución, la información financiera y de otro tipo que se deba conservar y comunicar.

9. Informar a los beneficiarios de que la aceptación de la financiación del FSE implicará la aceptación de su inclusión en una lista de beneficiarios de acuerdo con el artículo 7 del Reglamento (CE) 1828/2006.

10. Garantizar que a los beneficiarios potenciales de las operaciones se les ha facilitado la información prevista en el artículo 5.2 del Reglamento (CE) 1828/2006.

11. Seleccionará las operaciones previo informe de elegibilidad del SOC.

12. Aplicará los sistemas de gestión y control de este manual, especificados en documento anexo.


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ORGANISMO INTERMEDIARIO

GESTOR DE SUBVENCIONES Y

CONVENIOS

GESTOR DE CONTRATACIONES

UNIDAD DE CONTROL Y SUPERVISIÓN DEL

DEPARTAMENT DE TREBALL

UNIDAD DE CONTROL

GESTOR DE ACCIONES PROPIAS

GESTOR DE PAGOS


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Conseller/aMar Serna Calvo

Secretaria generalAntoni Fernández Pérez

Direcció de ServeisLaura Muñoz Jordán

Relacions laboralsSalvador Alvarez Vega

Conseller/a Secretaria General Direcció General

Departament de Treball

Economia Cooperativa i Creació d’Empreses

Mireia Franch Gallés

Igualtat d’Oportunitats en el Treball

Sara Berbel Sánchez

anual 01/2008 de Sistemas de Gestión y Control PO Regional FSE - Servei d’Ocupació de Catalunya

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Direcció Departament de Treball

Servei de Control i Inspecció de Polítiques

Actives (SOC)


Actives (SOC)

Servei de Gestió d'Ajuts




Àrea d'Administració i Control de la Gestió

Servei Gestió Econòmica

(Dep. Treball)

Servei Gestió Econòmica (Dep. Treball)


(Dep. Treball)


Intervenció Delegada Intervenció Delegada Intervenció Delegada Intervenció Delegada

DIR

ECC

IÓ G

ENER

AL

D'E

CO

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MIA

CO

OPE

RA

TIVA

GESTIÓN SEGUIMIENTO CONTROL SOBRE LA VERIFICACIÓN PAGOS CERTIFICACIÓNPROGRAMACIÓN DECLARACIÓ

N GASTOSCONTROLINTERNO


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Direcció Departament de Treball


Actives (SOC)


Actives (SOC)

Servei de Programes d'Itineraris d'Ocupació

per a Dones

Servei de Programes d'Itineraris d'Ocupació per

a Dones


per a Dones


per a Dones

Servei de Programes per a la Diversitat




Àrea de Suport Jurídic i Control de la Gestió


(Dep. Treball)



(Dep. Treball)


Intervenció Delegada Intervenció Delegada Intervenció Delegada Intervenció Delegada

DIR

ECC

IÓ G

ENER

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LTA

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NIT

ATS

GESTIÓN SEGUIMIENTO CONTROL SOBRE LA VERIFICACIÓN PAGOS CERTIFICACIÓNPROGRAMACIÓN DECLARACIÓ

N GASTOSCONTROLINTERNO


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Definición de funciones de las diversas áreas del DEPARTAMENT DE TREBALL:

Órgano Competencia Funciones

GES

TIÓ

N

DIRECCIÓ GENERAL D’ ECONOMIA COOPERATIVA I CREACIÓ D’EMPRESES

Servei de Gestió d’Ajuts Economía cooperativa y fomento de creación de empresas

Gestión y seguimiento de los expedientes de subvención de la Dirección General

Àrea d’Administració i Control de la Gestió Economía cooperativa y fomento de creación de empresas

Seguimiento i control interno de los expedientes de subvención

DIRECCIÓ GENERAL D’ IGUALTAT D’ OPORTUNITATS

Servei de Programes d’Itineraris d’Ocupació per a Dones

Fomento de la igualdad entre hombre y mujer en el trabajo

Gestión y seguimiento de los expedientes de subvención de la Dirección General

Servei de Programes per a la Diversitat Fomento de la inserción laboral de colectivos con especiales dificultades

Gestión de los expedientes de subvención de la Dirección General

Àrea de Suport Jurídic i Control de la Gestió Fomento de la igualdad y de la inserción laboral

Coordinación interna del procedimiento de tramitación de ayudas y subvenciones


VER

IFIC

AC

IÓN

SERVEI D’OCUPACIÓ DE CATALUNYA. Servei de Control i Inspecció de Polítiques Actives.

Control sobre la verificación de sistemas de gestión y de control

Realiza el control sobre las acciones de verificación del art. 60b del R. 1083/2006 Realiza la declaración general de gastos a la UAFSE


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1.3.7. Supervisión a los Organismos Colaboradores

Para garantizar una correcta gestión, el SOC, como Organismo Intermedio, con el objeto de velar por la regularidad de las operaciones financiadas en el marco de la intervención, de acuerdo con el Protocolo de delegación de funciones entre el SOC y el Departament de Treball, se reserva las siguientes funciones: (anexo 3)

1. Asegurarse de que se han llevado a cabo tanto las verificaciones administrativas de todos los gastos relativos a las operaciones incluidas en los distintos certificados de gastos que vaya a presentar a la autoridad de gestión, como verificaciones “in situ” que abarquen parte de los gastos antes mencionados, y que cumplan con los requisitos establecidos en el artículo 13.3 del Reglamento (CE) 1828/2006.

2. Para garantizar frente a la Unidad de Gestión de la Unidad Administradora del FSE el cumplimiento de lo dispuesto en este punto, el SOC firmará el certificado de verificaciones y el informe del resultado de las mismas, que acompaña a cada certificado de gastos que presente a la autoridad de gestión, tal y como aparece recogido en la Aplicación FSE2007. Asimismo, remitirá toda la información que le sea requerida por la autoridad de gestión en este sentido.

3. Remitir a la Unidad de Gestión de la Unidad Administradora del FSE la descripción de los sistemas de gestión y control del Departament de Treball, en los términos señalados en el apartado Tercero del presente Acuerdo.

4. Registrar y almacenar la información relativa a los datos contables y de gestión financiera, ejecución física, verificaciones y auditorías y evaluación de las operaciones ejecutadas. Este registro se llevará a cabo por medios informáticos, permitiendo la transmisión de información de forma fiable a requerimiento de la Unidad de Gestión de la Unidad Administradora del FSE, de acuerdo a los requerimientos del sistema de información FSE2007.

5. Presentar las certificaciones de gasto con el detalle y la periodicidad requeridos por la Unidad de Gestión de la Unidad Administradora del FSE.

6. Elaborar y ejecutar el Plan de Comunicación previsto en la sección 1ª del capítulo II del Reglamento (CE) 1828/2006.

7. Realizar las evaluaciones vinculadas al seguimiento del programa operativo FSE Catalunya 2007-2013 y facilitar a la Unidad de Gestión de la Unidad Administradora del FSE la información necesaria para que se puedan llevar a cabo el resto de las evaluaciones pertinentes, en conformidad con los artículos 47, 48 y 49 del Reglamento (CE) 1083/2006. A tales efectos, prestará su colaboración y participará en cuantos comités o grupos técnicos de evaluación, nacionales o comunitarios, se le requiera.

8. Ejercer conjuntamente con la Unidad Administradora del FSE la presidencia del comité de seguimiento del PO FSE Catalunya 2007-2013 y suministrar, en el ámbito de su competencia, la documentación e información necesarias para que las reuniones y trabajos del comité se puedan llevar a cabo.


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9. Verificar, en colaboración con el Departament de Treball, el cumplimiento de las disposiciones comunitarias establecidas, las disposiciones establecidas en el Acuerdo, así como las disposiciones de este protocolo.

1.3.8. Distribución orientativa del gasto del Programa Operativo 2007-2013 entre SOC i Departament de Treball

DGEC: Direcció General d’Economia Cooperativa i Creació d’Empreses

DGIO: Direcció General d’Igualtat d’Oportunitats en el Treball

CUADRO FINANCIERO SEGUN ORGANO GESTOR (M€)

EJE PRIORITARIO SOC DT (DGECCE)

DT (DGIOT) TOTAL

1- Espíritu empresarial y adaptabilidad 84,3 56,0 - 140,3

2-Empleabilidad, inclusión social e igualdad entre hombres y mujeres 241,3 - 38,7 280,7

3-Aumento y mejora del capital humano 90,2 - - 90,2

4-Cooperación trasnacional e interregional 40,1 - - 40,1

5-Asistencia técnica 18,0 - - 18,0

TOTAL 487 56,0 38,7 569,4


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1.3.9. Organismos responsables de la aplicación de las políticas horizontales

Dado el carácter temático de las políticas horizontales, las entidades responsables de realizar un seguimiento de la aplicación de las políticas horizontales en el PO FSE Catalunya 2007-2013 son las siguientes:

• Direcció General d’Igualdat d’Oportunitats en el Treball del Departament de Treball.

• Institut Català de les Dones.

• Departament de Medi Ambient.

1.3.10. Beneficiarios

Organismo, empresa o persona receptora de las ayudas, son aquellas entidades directamente encargadas de la ejecución de los proyectos.

El artículo 2 del Reglamento (CE) nº 1083/2006 define a los beneficiarios como todo “operador, organismo o empresa, de carácter público o privado, responsable de iniciar o de iniciar y ejecutar las operaciones. En el ámbito de los regímenes de ayuda a que se refiere el artículo 87 del Tratado, se entenderá por beneficiario toda empresa pública o privada que lleve a cabo un proyecto particular y reciba ayuda pública”.

Las funciones que desarrollarán los Beneficiarios serán las siguientes:

10. Gestión

a) Ejecutar las actuaciones incluidas en el PO FSE Catalunya 2007-2013 conforme a los principios de una correcta gestión financiera.

b) Cumplir la normativa de aplicación (contratación, régimen de ayudas, subvencionalidad de gastos, publicidad, igualdad de oportunidades, medio ambiente y contabilidad).

c) Mantener un sistema de contabilidad separado o una codificación contable adecuada que permita identificar las operaciones cofinanciadas por el PO FSE Catalunya 2007-2013.

d) Proporcionar la información necesaria para alimentar el sistema informatizado de registro y almacenamiento de datos de las actuaciones.

e) Garantizar que los documentos se encuentren a disposición del OI, la AG, la Comisión y/o el Tribunal de Cuentas durante un período de tres años a partir del cierre del Programa o del cierre parcial, si es el caso.


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11. Seguimiento

a) Proporcionar la información necesaria para facilitar el seguimiento físico y financiero de sus actuaciones.

b) Suministrar documentación necesaria al Organismo intermedio y/o al organismo colaborador para la elaboración de los informes

12. Verificación

a) Atender los procesos de verificación de las operaciones tanto las verificaciones administrativas de la totalidad de las solicitudes de reembolso como las verificaciones sobre el terreno de actuaciones concretas (muestreo), proporcionando toda aquella información que se solicite.

b) Atender las visitas de control que los órganos regionales, nacionales y comunitarios con competencias en la materia realicen.

c) Disponer de un registro de todos los documentos que permitan contar con una pista de auditoría apropiada.

En este período de programación serán considerados beneficiarios de especial relevancia, por razón del importe, los departamentos de la Generalitat de Catalunya de Educación y Justicia.

En ambos casos, el SOC seleccionará, a propuesta de los departamentos, las operaciones a cofinanciar por el FSE. Los compromisos, tipos de actuación, importes, y sistemas de justificación de los gastos se establecerán mediante convenio.

Asimismo, el Consorcio del Barrio de la Mina, que en el anterior período tuvo una subvención global, tendrá la consideración de destinatario último de subvenciones.


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2. ORGANISMO INTERMEDIO: ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

2.1. Organigrama Organismo intermedio

En base al Artículo 2 del Reglamento 1083/2006 que define el organismo intermedio como todo organismo o servicio de carácter público o privado que actúe bajo la responsabilidad de una autoridad de gestión o de certificación o que desempeñe competencias en nombre de tal autoridad en relación con los beneficiarios que ejecuten las operaciones, en la Comunidad Autónoma de Catalunya el SOC desempeña las funciones de organismo intermedio del PO FSE Catalunya 2007-2013, de acuerdo con lo que establece el PO FSE 2007 – 2013 de Catalunya en su punto 4.1.1.d), y con lo establecido en el Acuerdo por el que se regulan las competencias de la Autoridad de Gestión que serán desarrolladas por el Gobierno de la Comunidad Autónoma de Catalunya .

De acuerdo con la Ley 17/2002, de 5 de julio, de ordenación del sistema de empleo y de creación del Servei d’Ocupació de Catalunya (SOC), el SOC es un organismo autónomo de carácter administrativo, adscrito al Departament de Treball.

En la figura siguiente se presenta la estructura organizativa del SOC.

Departament de Treball

Gabinet de la Consellera de

treball

Secretaria General de Treball

Servei d’Ocupació

de Catalunya SOC

Direcció General de Relacions laborals

Direcció General d’Economia Cooperativa i Creació d’empreses

Direcció General d’igualtat d’oportunitats en el treball


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JS: Jefe de Sección TC: Técnico AD: Administrativo

Distribución de Personal. Leyenda


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JS: Jefe de Sección TC: Técnico AD: Administrativo

Distribución de Personal. Leyenda


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GerènciaPersonal: 90

Servei de Pressupostos i Gestió Econòmica

Àlex SobreperaPersonal: 23

JS:2 – TC:8 – AD:13

Servei de contractació i patrimoni

Carmen GómezPersonal: 29

JS:2 – TC:2 – AD:5

Servei de RRHHPilar CuchilloPersonal: 18

JS:2 – TC: 11 – AD: 9

Servei de Control i Inspeccio de PAO

Manel Pila Personal: 20

JS:1 – TC:8 – AD:4

Gerència

Subdirecció General Servei

Direcció del SOCJoan Josep Berbel Sánchez

Direcció Xarxa OcupacionalMireia Ràfols

Direcció de ProgramesAlícia Gutiérrez

GerènciaMargarida Franch Gallés

Direcció TICL. Anaya

Staff DireccióPaco Ramos

Subdirecció General de PAOLluís Grande

Direccions Territorials

Secretaria TècnicaA. Puig

Servei d’Ocupació de Catalunya

Direcció Subdirecció general / assimilatSecretaria sectorial

Àrea de Seguiment de Projectes FSE

Personal: 7JS:1 – TC:2 – AD:4


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Como Organismo intermedio el SOC, de acuerdo con lo que establece el PO FSE 2007 – 2013 de Catalunya en su punto 4.1.1.d), y con lo establecido en el Acuerdo por el que se regulan las competencias de la Autoridad de Gestión que serán desarrolladas por el Gobierno de la Comunidad Autónoma de Catalunya, el SOC tiene las siguientes funciones:

13. Gestión

a) El SOC establecerá procedimientos que garanticen que la selección de las operaciones para su financiación se realizan de conformidad con criterios aplicables al programa operativo, debidamente aprobados por el comité de seguimiento, y que dichas operaciones se atienen a las normas comunitarias y nacionales aplicables en la materia durante todo el período de ejecución.

b) El SOC garantizará el cumplimiento de los requisitos de información y publicidad establecidos en el art. 69 del Reglamento (CE) 1083/2006.

c) El SOC garantizará que los beneficiarios y otros organismos participantes en la ejecución de las operaciones mantienen un sistema de contabilidad separado o un código contable adecuado en relación con todas las transacciones relacionadas con la operación, sin perjuicio de las normas de contabilidad nacional.

d) El SOC se asegurará de que se dispone de todos los documentos sobre el gasto y las auditorías necesarios para contar con una pista de auditoría apropiada que garantice la fiabilidad de las solicitudes de reembolso que se presenten a la autoridad de certificación.

e) Estos documentos pueden encontrarse directamente en su poder o puede establecerse su custodia por los beneficiarios, tal y como se prevé en el artículo 19 del Reglamento (CE) 1828/2006.

f) En particular, garantizará que todos los documentos justificativos relacionados con los gastos y con las auditorías correspondientes al Programa Operativo se mantienen a disposición de la Comisión y del Tribunal de Cuentas durante un período de tres años a partir del cierre del mismo, o a partir del año en el que haya tenido lugar el cierre parcial, en su caso, conforme a lo establecido en el art. 90 del Reglamento (CE) 1083/2006.

g) Remitir a la Unidad de Gestión de la Unidad Administradora del FSE la descripción de sus sistemas de gestión y control, en los términos señalados en el apartado Tercero del presente Acuerdo.

h) Registrar y almacenar la información relativa a los datos contables y de gestión financiera, ejecución física, verificaciones y auditorías y evaluación de las operaciones ejecutadas.

i) Este registro se llevará a cabo por medios informáticos, permitiendo la transmisión de información de forma fiable a requerimiento de la Unidad de Gestión de la Unidad Administradora del FSE, de acuerdo a los requerimientos del sistema de información FSE2007.

j) La Unidad Administradora del FSE debe proceder a autorizar como usuario del sistema FSE2007 al SOC para permitirle el suministro telemático a la Unidad de Gestión de la Unidad Administradora del FSE de los datos de elaboración de los informes anuales y


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finales, la información referente a los indicadores y la de presentación de certificaciones de gastos.

k) Esta información será utilizada por la Unidad de Gestión de la Unidad Administradora del FSE para llevar a cabo la publicación de la lista de beneficiarios, operaciones y cantidad de fondos públicos asignados a las mismas, según se establece en el artículo 7 del Reglamento (CE) 1828/2006.

l) Elaborar y ejecutar el Plan de Comunicación previsto en la sección 1ª del capítulo II del Reglamento (CE) 1828/2006. El Plan de Comunicación debe ser remitido a la Unidad Administradora del FSE en el plazo de tres meses a partir de la adopción del programa operativo FSE Catalunya 2007-2013.

m) Trasladar a los beneficiarios la información comunicada por la Unidad de Gestión de la Unidad Administradora del FSE en relación con la adecuada gestión del programa operativo FSE Catalunya 2007-2013, y en particular la relativa a las condiciones específicas de los bienes o servicios prestados en el marco de la operación, el plan de financiación, el plazo límite de ejecución, la información financiera y de otro tipo que se deba conservar y comunicar.

n) Informar a los beneficiarios de que la aceptación de la financiación del FSE implicará la aceptación de su inclusión en la lista de beneficiarios señalada en el segundo párrafo del punto 2 anterior.

o) Garantizar que a los beneficiarios potenciales de las operaciones se les ha facilitado la información prevista en el artículo 5.2 del Reglamento (CE) 1828/2006.

p) Cumplir con los procedimientos del manual de procedimientos de la Unidad Administradora del FSE.

14. Seguimiento del Programa Operativo

a) Realizar las evaluaciones vinculadas al seguimiento del programa operativo FSE Catalunya 2007-2013 y facilitar a la Unidad de Gestión de la Unidad Administradora del FSE la información necesaria para que se puedan llevar a cabo el resto de las evaluaciones pertinentes, en conformidad con los artículos 47, 48 y 49 del Reglamento (CE) 1083/2006. A tales efectos, prestará su colaboración y participará en cuantos comités o grupos técnicos de evaluación, nacionales o comunitarios, se le requiera.

b) Ejercer conjuntamente con la Unidad Administradora del FSE la presidencia del comité de seguimiento del PO FSE Catalunya 2007-2013 y suministrar, en el ámbito de su competencia, la documentación e información necesarias para que las reuniones y trabajos del comité se puedan llevar a cabo.

c) Cumplir con los procedimientos del manual de procedimientos de la Unidad Administradora del FSE.

15. Verificación

a) El SOC garantizará frente a la Unidad de Gestión de la Unidad Administradora del FSE que se ha llevado a cabo la entrega de los bienes o la prestación del servicio objeto de cofinanciación, que se ha efectuado realmente el gasto declarado por los beneficiarios en relación con las operaciones, y que éste cumple con las normas comunitarias y nacionales aplicables en la materia.


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b) Para ello, el SOC se asegurará de que se han llevado a cabo tanto las verificaciones administrativas de todos los gastos relativos a las operaciones incluidas en los distintos certificados de gastos que vaya a presentar a la autoridad de gestión, como verificaciones “in situ” que abarquen parte de los gastos antes mencionados, y que cumplan con los requisitos establecidos en el artículo 13.3 del Reglamento (CE) 1828/2006.

c) A efectos de garantizar frente a la Unidad de Gestión de la Unidad Administradora del FSE el cumplimiento de todo lo dispuesto en este punto, el SOC firmará el certificado de verificaciones y el informe del resultado de las mismas, que acompaña a cada certificado de gastos que presente a la autoridad de gestión, tal y como aparece recogido en la Aplicación FSE2007. Asimismo, remitirá toda la información que le sea requerida por la autoridad de gestión en este sentido.

d) Cumplir con los procedimientos del manual de procedimientos de la Unidad Administradora del FSE.

16. Certificación

a) El SOC elaborará los informes de ejecución anual y final del PO Catalunya 2007-2013, remitiendo a la Unidad de Gestión de la Unidad Administradora del FSE el informe anual antes del 15 de abril del año siguiente al que corresponda y el final, a más tardar el 31 de diciembre de 2016. Asimismo, introducirá la información pertinente a este respecto en el sistema FSE2007.

b) La Unidad de Gestión de la Unidad Administradora del FSE, una vez revisados los informes remitidos, y con el acuerdo del SOC, los presentará al comité de seguimiento del Programa para su estudio y aprobación. Una vez incorporadas las observaciones que, en su caso, se propongan por el comité, la autoridad de gestión procederá a realizar su envío a la Comisión en los plazos establecidos en el artículo 67 del Reglamento (CE) 1083/2006.

c) Presentar las declaraciones de gasto con el detalle y la periodicidad requeridos por la Unidad de Gestión de la Unidad Administradora del FSE.

d) Cumplir con los procedimientos del manual de procedimientos de la Unidad Administradora del FSE.

A continuación se presentan las funciones que desempeña el SOC como OI según unidades responsables:


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Direcció SOCÀrea de Seguiment de

Projectes del Fons Social Europeu

Servei de Control i Inspecció de Polítiques Actives

Servei de Promoció de l'Ocupació

Servei de Qualificació Professional

Servei d'Orientació i Intermediació

Àrea de Nous Jaciments d'Ocupació

Àrea de Nous Jaciments d'Ocupació

Àrea de Desenvolupament Local


Serveis Territorials Serveis Territorials

Servei de Recursos Humans Servei de Recursos Humans

Servei de Contractació, Patrimoni i Règim Interior

Servei de Contractació, Patrimoni i Règim Interior

Servei de Pressupostos i Gestió Econòmica

Intervenció Delegada Intervenció Delegada Intervenció Delegada

SER

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UPA

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GESTIÓN SEGUIMIENTO VERIFICACIÓN PAGOS CERTIFICACIÓNPROGRAMACIÓN GESTIÓNCONTROL DE LAS ACTUACIONES Y

SEGUIMIENTOCONTROL SOBRE LA VERIFICACIÓN PAGOS CERTIFICACIÓNPROGRAMACIÓN


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Definición de funciones de las diversas áreas del SOC:

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N

Órgano Competencia Responsabilidades

Servei de Promoció de l’Ocupació

Programas de promoción del empleo, programas de formación y ocupación así como el fomento de la ocupación de personas con discapacidades.

Planificación y elaboración de normativa de bases y convocatorias así como de las correspondientes instrucciones

Servei de Qualificació Professional

Acciones de calificación profesional, formación profesional ocupacional y continua

Servei d’Orientació i Intermediació Acciones de orientación y intermediación laboral

Àrea de Nous Jaciments d’Ocupació

Medidas dirigidas a la creación directa de puestos de trabajo y promoción de los nuevos filones de ocupación


Medidas de desarrollo de la actividad económica y mejora del empleo en el ámbito local

Servicios Territoriales Extensión de la gestión de las convocatorias en el territorio

Instrucción de los expedientes de subvenciones en las fases de valoración, propuesta de otorgamiento i justificación de la actuación

Servei de Contractació i Patrimoni

Contratación administrativa de servicios y suministros del ámbito del SOC

Elaboración y tramitación de los expedientes de contratación administrativa

Servei de Recursos Humans Gestión y administración de los recursos en materia de personal

Organización del personal Control de gasto y tramitación de nóminas

Servei de pressupostos y Gestió Econòmica Gestión económica y presupuestaria Contabilización de la gestión del presupuesto

Instrucción y ejecución de las órdenes de pago Àrea de Seguiment de Projectes del FSE Declaración de gastos FSE Programación PO y certificación general de gastos a

la UAFSE y elaboración de informes anuales

Intervención delegada Función interventora Fiscalización de todos los actos con contenido económico del SOC Intervención formal y material de los pagos

VER

IFIC

AC

IÓN


Servei de Control i Inspecció de Polítiques Actives Verificación de sistemas de gestión y de control

Realiza el control sobre las acciones de verificación del art. 60b del R. 1083/2006 Auditoria de los procesos de la organización


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2.2. Funciones del personal de los diferentes servicios por categorías:

Servicios gestores: Jefe de Servicio:

Impulsa y propone la ejecución y la gestión de las acciones. Define y planifica los objetivos a cumplir. Define los criterios de aplicación que han de regir el otorgamiento. Autoriza el contenido de las convocatorias

Jefe de Sección: Diseña y planifica las convocatorias de subvenciones Revisa y valida la normativa y instrucciones

Centraliza el seguimiento y la evaluación de los resultados de la gestión de las acciones y propone mejoras.

Técnicos: Redacta la normativa y las guías de las convocatorias Seguimiento y la evaluación de los resultados de la gestión de las acciones

Administrativos: Introduce datos en los aplicativos correspondientes Recepción y cotejo de documentación que presenten los beneficiarios.

Servicios Territoriales:

Jefe de Servicio: Autoriza las propuestas de otorgamiento y propone los pagos Inicia y propone revocaciones

Jefe de Sección: Centraliza y revisa las propuestas de otorgamiento en su conjunto

Centraliza la tramitación de las solicitudes de subvenciones y prepara informes valorativos.

Centraliza la tramitación administrativa, la evaluación y revisión de la justificación de las acciones subvencionadas.

Realiza propuestas de actuación para la mejora y seguimiento de las acciones gestionadas.

Técnicos: Valora las solicitudes en los procedimientos de concurrencia Revisan la documentación justificativa económica Realizan el seguimiento de las actuaciones

Administrativos:

Cotejan la documentación presentada en los procesos de concurrencia y justificación económica.

Servei de Control i Inspecció de Polítiques Actives: Jefe de Servicio:

Elabora el plan anual de controles


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Supervisa y valida los controles realizados Jefe de Sección:

Programa y distribuye el plan de controles entre los técnicos

Da apoyo a las auditorias y controles efectuados por los organismos competentes (autonómicos, estatales y comunitarios).

Coordina las actuaciones de verificación sobre los sistemas de gestión y de control que exige la normativa comunitaria.

Centraliza el sistema de gestión que permita el control y seguimiento de las recomendaciones recogidas en los informes realizados por el propio Servicio de Control e Inspección de Políticas Activas y por órganos de control externos.

Técnicos:

Revisan y valoran la documentación de los expedientes objeto de control y verificación. Elaboran informes de resultados.

Administrativos: Solicitud, recepción y custodia de la documentación objeto de control. Coordinación con los equipos auditores.

Àrea de Seguiment de Projectes del Fons Social Europeu Jefe de Servicio:

Valida la programación del PO, las certificaciones de gastos y los informes Jefe de Sección:

Elabora las certificaciones y los informes anuales

Centraliza y coordina la entrega de la información y documentación necesaria para justificar las actuaciones ante la Unidad Administradora del Fondo Social Europeo.

Técnicos:

Revisan y preparan la información y documentación necesaria para justificar las actuaciones ante la Unidad Administradora del Fondo Social Europeo. Realizan la programación, gestión, seguimiento y certificación programa

Control y seguimiento de la actividad realizada para que se ajuste a la normativa europea en materia de Fondos Estructurales

Administrativos: Introducción de datos en los aplicativos informáticos correspondientes. Elaboración de listados de operaciones a certificar y envío informático Completar los anexos de las certificaciones. Gestión de la información de los procesos de certificación al FSE


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3. PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN Y CONTROL

Los sistemas de gestión y control del programa operativo deberán prever según el Artículo 58 del Reglamento (CE) 1083/2006:

• La definición de las funciones de los organismos responsables de la gestión y el control, y la asignación de cometidos en el seno de cada organismo.

• El cumplimiento del principio de separación de funciones entre dichos organismos y en el seno de cada uno de ellos.

• Procedimientos que garanticen la exactitud y regularidad del gasto declarado en el marco del programa operativo.

• Unos sistemas informatizados fiables de contabilidad, seguimiento e información financiera.

• Unas reglas para auditar el funcionamiento de los sistemas.

• Sistemas y procedimientos que garanticen una pista de auditoría adecuada.

• Procedimientos de comunicación y seguimiento en relación con las irregularidades y la recuperación de los importes indebidamente abonados.

• Un sistema de información y seguimiento en que el organismo responsable confíe la ejecución de los cometidos a otro organismo

De acuerdo con el art. 58.e) del Reglamento (CE) 1083/2006, de la Comisión, que establece que los sistemas de gestión y control de los programas operativos se deberá prever un sistema de información y seguimiento en que el organismo responsable confíe la ejecución de los cometidos a otro organismo, y con el art. 60.c), del mismo reglamento, que establece que la autoridad de gestión garantizará que se dispone de un sistema informatizado de registro y almacenamiento de datos contables relacionados con cada una de las operaciones correspondientes al PO, y se que se procede a la recopilación de los datos sobre la ejecución necesarios para la gestión financiera, el seguimiento, las verificaciones, las auditorias y la evaluación, la Unidad Administradora del FSE, como autoridad de gestión del PO FSE 2007 de Catalunya ha diseñado el aplicativo FSE 2007 concebido como un sistema de seguimiento desarrollado para la gestión de los programas operativos del período 2007 – 2013 del FSE.

Este sistema de seguimiento tiene como objetivos:


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• Garantizar la información necesaria para la gestión financiera, el seguimiento de indicadores, las verificaciones, las auditorias, y la evaluación, para su utilización por las autoridades de gestión, certificación, auditoria y organismos intermedios.

• Establecer el sistema para garantizar el intercambio de datos por medios electrónicos entre las distintas autoridades de los programas operativos y entre estas y los organismos intermedios, así como con la Comisión.

La aplicación de este sistema de gestión queda reflejado en diferentes funciones que recoge el Acuerdo por el que se regulan las competencias de la Autoridad de gestión que serán desarrolladas por el gobierno de la comunidad autónoma de Catalunya.

Por otro lado, el SOC, dispone de un sistema de información que da soporte a los sistemas de gestión y control del PO FSE 2007, y que prevé la recogida, detalle, sistematización y compatibilidad de la información que recoge con la información que requiere el aplicativo FSE 2007. Este sistema se recoge en documento anexo 13.

Los procedimientos de este Manual se clasifican en función de cuatro sistemas de ejecución del gasto público que se utilizan para ejecutar el PO FSE de Catalunya 2007-2013 y tiene todos los elementos necesarios para dar cumplimiento a la normativa comunitaria de gestión de los Fondos.

Así el presupuesto se ejecuta según los siguientes sistemas de ejecución de gasto:

1. Subvenciones: Las subvenciones constituyen una liberación de fondos de la Administración Pública a favor de terceros, es decir que se considera ayuda tanto a la aportación de recursos a una empresa o entidad como la reducción de las cargas a las que en condiciones normales deberían de hacer frente. Se especifica el órgano que concede las ayudas, las características de las actuaciones subvencionadas y las de los destinatarios de las ayudas; así como el procedimiento para la recuperación de pagos indebidos. Esta información se completa con la específica de los regímenes de ayuda notificados a la Comisión europea.

2. Contratos: Mecanismos mediante el cual se formalizan las relaciones entre Administración Pública y un tercero para la realización de alguna obra o la prestación de algún servicio. En este caso, queda identificado el órgano de contratación y las estipulaciones para la recepción conforme del bien o servicio objeto del contrato. Los beneficiarios finales están sometidos a la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas, en las que se trasponen las directivas comunitarias en materia de contratación pública y que garantiza que los contratos se celebren en consecuencia de los principios de publicidad y de concurrencia.

3. Convenios: El Convenio es el instrumento a través del cual se rige la relación entre la Administración y una Entidad Colaboradora de carácter público o privado. Con carácter general, el marco en el que se regula un Convenio será la Ley 38/2003 (LGS), si bien existen ciertos casos en el ámbito de la Ley 2/2000 (TRLCAP). Determina las partes que


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intervienen y las categorías de los firmantes; así como un procedimiento para seguir el cumplimiento de los compromisos adquiridos.

4. Encomiendas de gestión: los órganos o las entidades de derecho público de una administración pueden encomendar a órganos o entidades de la misma administración o de otra la realización de actividades, en virtud del principio de eficacia. El ente encomendante conserva la potestad jurídica, mientras que el encomendado lleva a cabo la ejecución material. Al igual que en el caso de convenios, la realización de encomiendas no supone un proceso sino un único procedimiento para su gestión.

5. Ejecución directa de presupuesto: Se produce en el caso de la participación de los organismos gestores externos de los diferentes Departamentos de la Generalitat de Catalunya que participan en la ejecución de las actuaciones del Programa Operativo FSE de Catalunya 2007 – 2013. En el caso del SOC, en principio, sólo se aplica a algunas actuaciones puntuales, como por ejemplo actividades correspondientes al eje 5 de asistencia técnica. En cualquier caso están identificadas en los programas de gasto, capítulos y artículos del Presupuesto

Los procedimientos de gestión y seguimiento, hacen referencia al ciclo global de gestión del PO. Estos procedimientos son los siguientes:

• Planificación, programación de las actuaciones y modificaciones a la programación

• Ejecución

• Seguimiento

• Justificación económica de las actuaciones

• Verificación de las actuaciones: aspectos administrativos, financieros y físicos de las operaciones. Verificaciones administrativas respecto al 100% de las solicitudes y verificaciones sobre el terreno de una muestra de las operaciones.

• Certificación

• Control financiero

• Evaluación

• Archivo y transmisión de información

• Información y publicidad

Para cada uno de estos procedimientos se ha realizado una definición del proceso, se han señalado los organismos participantes, se ha realizado un diagrama de flujo (flujograma) y una ficha descriptiva del funcionamiento del proceso, haciendo la diferencia para el caso de los procesos de según tipología de ejecución del gasto público arriba mencionadas.


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Los diagramas de flujo se han elaborado conforme a la siguiente simbología:

Simbología Significado

Inicio del Proceso

Flujo de Información

Actividad

Toma de decisión

Consulta intercambio de información

Documentación en papel

Base de datos


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4. PLANIFICACIÓN, PROGRAMACIÓN DE LAS ACTUACIONES Y MODIFICACIONES A LA PROGRAMACIÓN

4.1. Planificación y programación

La planificación y programación hace referencia al procedimiento de elaboración del Programa Operativo.

El proceso de planificación y programación se inicia formalmente con la aprobación por parte de la Comisión Europea del Reglamento (CE) nº 1083/2006, de 11 de julio de 2006, por el que se establecen las disposiciones generales relativas al Fondo Europeo de Desarrollo Regional, al Fondo Social Europeo y al Fondo de Cohesión. A partir de ese momento, se insta a los Estados miembros a la elaboración y presentación a la Comisión de los Marcos Estratégicos Nacionales de Referencia y los Programas Operativos.

A partir de ese momento, por parte de los Estados miembros se inicia el procedimiento de elaboración de los Programas entre la Administración General del Estado y las Comunidades Autónomas. La UAFSE, como Autoridad de Gestión, realizó un borrador común de propuesta de programación para el período 2007-2013.

Los programas son formalmente aprobados por parte de la Comisión por medio de Decisiones (anexo 1: Decisión de la Comisión C(2007) 6716, de Aprobación de Programa Operativo).

4.2. Modificación de la programación

El procedimiento de modificación de la programación hace referencia a la práctica de cambiar datos básicos de los documentos relativos a la programación de una intervención. Este procedimiento puede dar lugar tanto a una reprogramación de la intervención como a una adaptación de la programación. Al mismo tiempo, en ocasiones existen modificaciones en las actuaciones que no suponen ningún cambio en la programación de la intervención.

Por iniciativa del Estado miembro o de la Comisión, y de acuerdo con el Estado miembro afectado, el Programa Operativo podrá reexaminarse, si se dan una o varias de las circunstancias siguientes:

• tras haberse producido cambios socioeconómicos importantes

• con el fin de atender a los cambios sustanciales de las prioridades comunitarias, nacionales o regionales en mayor grado o de forma diferente;


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• en función de la evaluación a que se refiere el artículo 48, del Reglamento 1083/2006

• como consecuencia de dificultades de aplicación.

Si fuera necesario, los programas operativos se revisarán tras la asignación de la reserva nacional de eficacia y la reserva nacional para imprevistos.

La Comisión adoptará una decisión sobre las solicitudes de revisión de los programas operativos con la mayor brevedad posible y, a más tardar, dentro de los tres meses siguientes a su presentación formal por el Estado miembro.

La revisión de los programas operativos no implicará la revisión de la decisión de la Comisión sobre la aprobación del Programa.

Por su parte, el Comité de Seguimiento podrá proponer a la autoridad de gestión cualquier revisión o examen del programa operativo que permita lograr los objetivos del FSE, mejorar su gestión, incluida la gestión financiera.

La modificación de datos secundarios sobre actuaciones (cambio del órgano ejecutor de una actuación, baja de una actuación, etc.) es un proceso a través del cual se modifica información sobre actuaciones que no suponen una reprogramación ni una adaptación de la programación.

La decisión de introducir modificaciones o variaciones en la programación de las actuaciones corresponde al Organismo Intermedio, sin embargo, éste es un proceso en el que intervienen todos los agentes implicados, entre ellos los agentes económicos y sociales más representativos del territorio, de manera directa, en la gestión de las intervenciones.

Los órganos ejecutores como responsables de la realización del seguimiento físico y financiero de las actuaciones, deberán identificar aquellas modificaciones o variaciones que se estén produciendo en las actuaciones en relación a lo previsto inicialmente, siendo función de éstos la comunicación de aquellas variaciones significativas que se produzcan respecto al proyecto inicial, tanto en su vertiente física como financiera.

En este sentido, una vez que éstos detecten modificaciones o variaciones significativas en cuanto a la ejecución de las actuaciones o, en su caso, posibilidades serias de que ello se produzca, deberán comunicarlo al SOC quien coordinará el proceso de modificación de la programación de la intervención, evaluando la importancia de las variaciones detectadas en las actuaciones respecto de su avance financiero y físico.

Para ello, dispondrá de las siguientes fuentes de información:


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Información suministrada por los órganos ejecutores.

• Análisis de las certificaciones de gastos y la información relativa al avance material de las actuaciones.

• Mantenimiento de un canal de comunicación fluido con los órganos ejecutores del PO.

En base al análisis de la información suministrada por el sistema de detección de variaciones significativas relativas a la ejecución de las actuaciones, podrán darse las siguientes situaciones:

• Las variaciones o modificaciones de las actuaciones conduzcan a una necesaria reprogramación del PO. En este caso, deberá informarse debidamente a la autoridad de gestión.

• Las variaciones o modificaciones de las actuaciones no alteran el contenido de los documentos de planificación de las intervenciones. En este caso, no habría lugar a continuar el proceso de modificación de la programación, si bien debiera de efectuarse un seguimiento específico a estas actuaciones para el caso de que se agrave la situación detectada.

El PO solamente podrá modificarse en situaciones muy específicas, tales como en el caso de que se produzcan cambios importantes en la situación socioeconómica o del empleo del territorio o como consecuencia de la evaluación intermedia. Será necesario que dichas modificaciones sean aprobadas, a propuesta de la autoridad de gestión, por el Comité de Seguimiento y, en última instancia, por la Comisión.


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PROGRAMACIÓN DE ACTUACIONES Y MODIFICACIÓN

Sist. Informaci.

Documentación Comisión Comité de Seguimiento

UAFSE SOC Benef. Finales

Si No

Solicitud elaboración

PO

Revisión información, preparación

proceso

Solicitud de información al

organismo intermedio

Elaboración de la

Estrategia regional

Solicitud de información a

los beneficiarios

Intercambio información y consultas

Revisión PO

CorreccionesValoración PO

AprobaciónPO

Decisión de Aprobación PO

Versión preliminar

PO

PO

SistemaInformat

Instrucciones de

elaboración del PO

Revisión o examen del programa

Reprogramación

Contenido PO

Elaboración del PO para

Catalunya2007-2013

Seguimiento

AprobaciónModificación

Aprobación

Modificación

Aprobación Modificación

No

Sistema Informat

Revisión o examen del programa

operativo

Revisión o examen del

PO

Intercambio información y consultas

No

sí

sí


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Titulo del proceso Planificación y programación de las actuaciones y modificación de la programación

Agentes implicados:

Comisión Europea Autoridad de Gestión (UAFSE) SOC Órganos ejecutores Agentes económicos y sociales Órganos responsables de las prioridades horizontales

Entradas:

Orientaciones Estratégicas Comunitarias Marco estratégico nacional de referencia Plan nacional de reformas Reglamento 1083/2006 Reglamento 1828/2006

Salidas: PO FSE de Catalunya 2007-2013 Legislación aplicable: Reglamento 1083/2006

Procedimientos relacionados: Seguimiento de las actuaciones Modificación de las actuaciones

Sistemas de Información: Sistema Informático

Descripción:


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nº Agente Actividad Descripción Documento relacionado

SI relacionado

1 Comisión Europea

Solicitud a los Estados miembros de la elaboración de los PO

Aunque el proceso de planificación se inició con antelación mediante sucesivas negociaciones, formalmente el procedimiento se inicia con la aprobación de los Reglamentos comunitarios que establecen formalmente los requisitos a cumplir por los PO. En cualquier caso, la Comisión solicita formalmente la elaboración de los PO

2

Autoridad de Gestión

Revisión de la información e inicio del proceso

La AG revisa la normativa comunitaria existente en la materia, mantiene diversos contactos con la Comisión Europea e informa progresivamente a los OI y/o beneficiarios finales sobre los requisitos del periodo de programación 2007-2013

3

Solicitud de información a los organismos intermedios

La AG elabora unas instrucciones para la elaboración de la información necesaria para redactar los Programa Operativos. Esta información se solicita a los OI.

Instrucciones para la elaboración de los PO

4 SOC Elaboración de la Estrategia Regional

El SOC se encarga de definir la estrategia a nivel regional de la aplicación del FSE Este proceso se había iniciado con anterioridad, una vez disponibles las primeras orientaciones comunitarias para el periodo 2007-2013, si bien su finalización se produce una vez se dispone de las instrucciones para la elaboración de los Programas y los montantes financieros definitivos con los que se podrá contar para el periodo

5 Órganos gestores

Preparación de fichas de proyectos

Los agentes encargados del PO en Catalunya se encargan de presentar información sobre proyectos que podrían encajarse en el PO


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SI relacionado

6 Órganos gestores

Valoración de las propuestas, elaboración del PO

Se efectúa una valoración de las líneas de actuación del PO Y se elabora el PO Catalunya 2007-2013

PO

7 Autoridad de Gestión

Revisión del PO 2007-2013

La AG con la información proporcionada por Organismos intermedio, revisa el PO, y lo remite a la Comisión Europea para su valoración

Versión preliminar PO 2007-2013

8 Comisión Europea

Valoración del PO 2007-2013

Los diferentes servicios administrativos de la Comisión Europea valoran el PO.

En caso de no considerarse satisfactorio emiten sus comentarios La AG y la SOC realizan las correcciones pertinentes que se concretan en nuevas versiones del PO

Versión preliminar PO 2007-2013

En caso de considerarse satisfactorio se emite la correspondiente Decisión de aprobación. Una vez aprobado la AG da de alta la programación en el Sistema Informático para poder proceder a la gestión y certificación del Programa.

Decisión de aprobación del PO 2007-2013

Inclusión en el Sistema Informático

9 SOC

Identificación de las Desviaciones respecto a la programación

En caso de identificar desviaciones deberá revisar la necesidad de realizar una modificación a la programación, esta revisión se ha realiza mediante Análisis de las certificaciones de gastos y la información relativa al avance material de las actuaciones y Mantenimiento de un canal de comunicación fluido con el Departament de Treball y SOC como órganos ejecutores del PO.

PO 2007-2013

10 SOC

Decide sobre la necesidad de modificar la programación

Decide sobre la necesidad de modificar la programación


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SI relacionado

11 UAFSE Aprobación Revisa la modificación efectuada por el SOC. PO 2007

12 Comité de seguimiento

Aprobación Revisa la modificación y aprueba o no la modificación PO 2007

13 Comisión Aprobación Aprueba la modificación mediante una Decisión PO 2007


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5. EJECUCIÓN: PROCEDIMIENTOS SEGÚN SISTEMAS DE EJECUCIÓN DE GASTO

5.1. Subvenciones

El proceso de gestión de subvenciones del SOC se recoge en el Manual 01/2010 de gestión de subvenciones del SOC que se adjunta en el Anexo II.1

El proceso recoge las siguientes fases y procedimientos, según el siguiente esquema:

FASE DE PLANIFICACIÓN DE POLÍTICAS ACTIVAS DE OCUPACIÓN

FASE DE LANZAMIENTO DE LA CONVOCATORIA

FASE DE GESTIÓN DE LA CONVOCATORIA

• Recepción de solicitudes y valoración

• Concesión

• Inicio de acciones y procedimiento del primer pago

FASE DE JUSTIFICACIÓN Y CIERRE

• Control de las actuaciones

• Justificación económica y cierre

• Revocaciones

FASE DE CONTROL DE LA GESTIÓN INTERNA Y CERTIFICACIÓN

• Control interno sobre la verificación de les operaciones (art. 60.b del Reglamento 1083/2006)

• Certificación

• Seguimiento de los controles financieros


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• Expediente sancionador

FASE DE SEGUIMIENTO Y ASISTENCIA TECNICA

FASE DE EVALUACIÓN DE POLÍTICAS ACTIVAS DE OCUPACIÓN


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5.2. Convenios

Los contenidos mínimos a observar en los convenios son:

• Identificación de las partes firmantes y acreditación de la capacidad jurídica con la que actúan.

• Las competencias materiales que fundamentan la actuación y las razones que motivan el convenio y su fundamento jurídico.

• Objeto del convenio y actuaciones que se acuerden desarrollar para su cumplimiento.

• Funciones de las partes.

• La financiación, en caso de prever obligaciones económicas.

• Garantía de cumplimiento de las obligaciones.

• Término de vigencia, previsión de la posibilidad de prórroga.

• La extinción por causas diferentes al término de vigencia.

• Establecimiento de una comisión, o similar, para el seguimiento y control de las actuaciones.

En la ejecución del PO está prevista la realización de convenios de colaboración con diferentes entidades a lo largo de todo el periodo:


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El flujograma y las explicaciones sobre el proceso se describen a continuación.

3 A pesar de que el convenio sea firmado por la Consellera de Treball por tener atribuida la competencia, el órgano gestor es el SOC

RELACIÓN DE CONVENIOS PREVISTOS (noviembre 2008) IMPORTES PREVISTOS

Conveni de col.laboració entre el SOC i la Xarxa Audiovisual Local, pel projecte de producció de l’obra audiovisual “Generació XXI” 232.000,00

Conveni de col·laboració entre el Departament de Treball de la Generalitat de Catalunya i les Diputacións de Barcelona, Tarragona, Lleida i Girona per al desplegament d’una Xarxa d’Agents Locals d’Igualtat, per al període 2008-20113

7.574.511,90

Conveni de col·laboració entre el Departament de Treball i la Secretaria d'Infància i Adolescència del Departament d'Acció Social i Ciutadania, sobre el desenvolupament del programa de millora de l'ocupabilitat dels joves tutelats, extutelats i en risc social1

170.000,00

Conveni específic per a l’any 2008 de col·laboració entre el Departament de Treball i l’associació Centre d’Estudis de Desenvolupament Local (en endavant CEDEL) per al desenvolupament del programa Ariadna, Xarxa de mentoria1

130.400,00


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5.2.1. Tramitación de convenios

TRAMITACIÓN DE CONVENIOS

Intervención delegada

Gestión Económica

Asesoría jurídicaÓrgano gestorDocumentaciónSist. Inform

TRAMITACIÓN DE CONVENIOS

Intervención delegada

Gestión Económica

Asesoría jurídicaGESTOR/SOCDocumentaciónSist. Inform

Cumple con todos requisitos

Convenio firmado por las

partes

Borrador convenio

Sist. Inform

Informe de fiscalización

Elaboración del informe jurídico

Elaboración de un borrador de

convenioRecepción del

borrador

Re elaboración del borrador de

convenio

Informe favorable de asesoría jurídica

Reserva de crédito

Emite informe de

fiscalización

Verifica documentación y tramita con copia compulsada de la reserva de crédito

Recepción de la documentación y envío al órgano

gestor

Recepción información

Firma de las partes interesadas y envío a Servicio Jurídico convenio original o bien copia compulsada

Recepción del convenio firmado y envío de copia a gestión económica

Recepción de copia convenio

Parte firmante beneficiaria del convenio acredita mediante certificado el inicio de actividades

En caso de anticipo:Elabora documento de pago de anticipo

Informe fiscalización pago anticipo

Es la responsable de guardar el expediente

Informe de fiscalización

Pago Anticipo

Sist. Inform

no

síInforme jurídico


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Titulo del proceso Tramitación convenios

Agentes implicados:

Órgano gestor / SOC Asesoría Jurídica Intervención Gestión económica y control presupuestos

Entradas: Borrador de convenio Salidas: Convenio Firmado entre partes y pago de anticipo

Legislación aplicable

Ley de Finazas Públicas de Catalunya, Decreto legislativo 3/2002 de 24 de diciembre

Ley de Subvenciones 38/2003 de 17 de noviembre y Real Decreto 887/2006 de aprobación de ley 38/2003

Procedimientos relacionados: Gestión, seguimiento, justificación y pago. Sistemas de Información: Sistema informático


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Descripción:


1 Órgano gestor / SOC

Elaboración de borrador de convenio

El contenido mínimo de convenios es: -Identificación de las partes firmantes y acreditación de la capacidad jurídica con la que actúan -Las competencias materiales que fundamentan la actuación y las razones que motivan el convenio y su fundamento jurídico -Objeto del convenio y actuaciones que se acuerden desarrollar para su cumplimiento -La financiación, en caso de prever obligaciones económicas -Garantía de cumplimiento de las obligaciones -Término de vigencia, previsión de la posibilidad de prorroga -La extinción por causas diferentes al término de vigencia -Establecimiento de una comisión, o similar, para el seguimiento y control de las actuaciones

2 Asesoría Jurídica

Recepción borrador Elaboración informe Jurídico

Recepción borrador y evaluación del mismo, petición de subsanaciones en caso de ser necesario, y Elaboración informe Jurídico

3 Gestión Económica

Reserva de crédito

Reserva de crédito y trasmite documentación a Intervención delegada


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4 Intervención Delegada

Emite informe de fiscalización

Revisa documentación y emite informe de fiscalización


Verifica documentación y tramita copia compulsada a reserva de crédito

Verifica documentación y tramita copia compulsada a reserva de crédito


Recepción de la documentación y envío al gestor

Recepción de la documentación y envío al gestor


Firma de las partes

Se encarga de que las partes interesadas firmen el convenio y envía una copia a asesoría jurídica para sea guardado el expediente

Convenio firmado por las partes participantes


Envía copia de documento a Gestión económica y se encarga de guardar el expediente

El expediente contiene: - Versión final del texto del convenio: documento firmado por las partes participantes - Memória explicativa - Informe Jurídico - Documento de reserva de crédito - Informe de fiscalización de Intervención Delegada

Expediente de convenio


Pago anticipo En caso que el convenio contemple pago de anticipo, se procederá al pago del mismo una vez que se haya recibido el informe de inicio de actividades

Parte firmante beneficiaria del convenio acredita mediante


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nº Agente Actividad Descripción Documento relacionado certificado el inicio de actividades Pago de anticipo

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Informe fiscalización

Informe fiscalización pago del anticipo Informe fiscalización


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5.3. Contratación administrativa

El procedimiento de gestión de la contratación administrativa se recoge en el Manual 08/2010 de procedimiento de contratación administrativa del SOC que se adjunta en el Anexo II.4.

De forma complementaria, el procedimiento de tramitación de los expedientes de contratación por parte de los órganos gestores se recoge en la Circular 01/2008 de contratación del SOC que se adjunta en el Anexo II.5.


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5.4. Encomienda de gestión

5.4.1. Tramitación encomienda de gestión

TRAMITACIÓN ENCOMIENDA DE GESTIÓN

IntervenciónGestión económica

Asesoría jurídicaÓrgano gestorDocumentación

Sist. Inform

TRAMITACIÓN ENCOMIENDA DE GESTIÓN


Asesoría jurídicaÓrgano gestor / SOC

Documentación

Sist. Inform

Elabora informe justificativo de las necesidades de la encomienda de gestión

Recepción documentación

Recepción documentación

Elabora propuesta de aprobación de

expediente

Analiza la documentación

Reserva de crédito

Cumple con la

normativa

Elaboración de un nuevo documentos comenzando nuevamente el proceso

Autorización de pago de Anticipo

Elabora documento encargo de actuaciones

Sist. Inform

Pago de Anticipo

no

sí

Documento de

encomienda

Documentacióncorrecta?

Subsanaciones no

sí

Sist. Inform

Documento de pago

Informe Jurídico favorable

Informe jurídico

Informe justificativo

Certificado de existencia de crédito

Propuesta de aprobación

del expediente


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Titulo del proceso Tramitación encomienda de gestión

Agentes implicados:

Órgano gestor Asesoría Jurídica Intervención Gestión económica

Entradas: Informe justificativo encomienda de gestión Salidas: Encomienda de gestión

Legislación aplicable Ley 30/1992 Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del

Procedimiento Administrativo Común Procedimientos relacionados: Gestión, seguimiento, justificación y pago Sistemas de Información: Sistema informático

Descripción:



Justificación necesidad

Elaborara un informe justificativo sobre la necesidad de encomienda de gestión que es enviado paralelamente a Asesoría Jurídica y Gestión Económica

informe justificativo


Informe Jurídico Analiza documentación Informe Jurídico Favorable


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3 Gestión económica

Reserva de Crédito

Con la documentación enviada por el órgano gestor elabora certificado de existencia de crédito

certificado de existencia de crédito


Propuesta de aprobación expediente

Propuesta de aprobación expediente Propuesta de aprobación expediente

5 Intervención

Cumplimiento normativa y autorización de pago

Cumplimiento normativa y autorización de pago Cumplimiento normativa y autorización de pago


Encargo de actuaciones

Elabora documento de encargo de actuaciones Documento de actuaciones

7 Gestión económica

Pago anticipo Pago anticipo Pago anticipo


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5.5. Gastos de personal propio

5.5.1. Gastos de personal propio

TRAMITACIÓN IMPUTACIÓN GASTOS DE PERSONAL


Servicio de Recursos humanos

Órgano gestor

Servei de control i inspecció de polítiquesactives d’ocupació

Sist. Informdocumenta

ción

TRAMITACIÓN IMPUTACIÓN GASTOS DE PERSONAL


Servicio de Recursos humanos

Órgano Gestor /

SOCSCIPA

Sist. Informdocumenta

ción

Revisión datos

Contabilización de nominas

Gastos personal

certificados aceptados

Firma de costes laborales

Completan datos de las nóminas

Revisión datos y contraste con gestión económica

no

sí

Contrastan datos para corrección

Una vez revisado se vuelve a enviar la documentación a intervención para su revisión

Visto bueno de las nóminas

Intercambio de datos

Firma de intervención después de la firma del Director del SOC

Contabilización y pago de las nóminas

Solicitud certificados

Elaboración certificados

Relación de operaciones

Aceptación y firma de la certificación

Firma de intervención

Documentos contablesy de Pago nóminas

Certificado de

imputación de personal

A

B

Costes laboralesfirmados

Listado de variaciones


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El flujograma anterior se encuentra dividido en dos apartados complementarios, A y B.

En la primera parte, A, se señala el procedimiento para la generación de las nóminas del SOC. Este procedimiento es el mismo para todos los trabajadores con independencia de los programas a los que se dediquen.

Este procedimiento responde a flujos mensuales (con los pagos mensuales de las nóminas) y se realiza de manera independiente a la cofinanciación del Fondo Social Europeo.

En la segunda parte, B, se detalla el sistema de flujos de la imputación de los gastos de personal del SOC a la cofinanciación de Fondo Social Europeo. Este proceso, a diferencia del primero, se realiza con cada certificación de gastos.

El proceso B parte del último paso del proceso A, es decir, del pago efectivo de las nóminas y se inicia por parte del Servei de Control i Inspecció de Polítiques Actives.


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Titulo del proceso Tramitación ejecución directa del presupuesto

Agentes implicados:

Órgano gestor Servei Recursos Humans Intervención Gestión económica

Entradas: Borradores de nóminas Salidas: Imputación de costes laborales

Legislación aplicable Ley 30/1992 Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del

Procedimiento Administrativo Común Procedimientos relacionados: Gestión, seguimiento, justificación y pago Sistemas de Información: Sistema informático

Descripción:


1 Servei Gestió

Econòmica

Contabilización de la nómina

Realiza la contabilización de la nómina

Fichero de contabilización de nóminas

2 Servei

Recuros Humans

Firma costes laborales

Firma de los costes laborales propuestos por Gestió Econòmica Costes laborales firmados

3 Intervenció Revisión datos Intervención revisa la corrección de los datos de los costes laborales recibidos desde el Servei de Recursos Humans

VºBº


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4 Servei

Recuros Humans

Revisión final de datos

Si ha habido Vº Bº de Intervención, el Servei completa los datos de las nóminas e intercambia datos con el Servei de Gestió Económica Si no ha habido Vº Bº de Intervención, se vuelven a revisar los datos erróneos y se contrastan las cantidades con el Servei de Gestió Econòmica.

Listado de variaciones Nueva firma de costes laborales para envío a Intervención

5 Intervención Revisión de Nómina definitiva

Intervención, da el Vº Bº a las nóminas definitivas, con importes y datos previamente comprobados

Nóminas definitivas

6 Intervención Firma de nóminas

Después de la firma por parte del Director del SOC, el Interventor firma las órdenes de pago contable.

Documentos contables para el pago

7 Servei Gestió

Econòmica

Contabilización y pago

Después de la firma de Intervención de las órdenes de pago contables, Gestió Econòmica procede a contabilizarlas y a proceder al pago de los importes.

Pagos efectivos de las nóminas

8 SCIPAO Solicitud certificados

El SCIPAO solicita a los Jefes de Servicio y a los subdirectores del SOC los certificados que indiquen el porcentaje de imputación de su personal, respecto al tiempo de dedicado a operaciones cofinanciadas por FSE.

Solicitud de certificados

9 Servicios Gestores

Elaboración de certificados

Cada servicio y/o Sub-Director elabora los certificados de imputación del personal y los remite al SCIPAO

Certificados de imputación de personal

10 SCIPAO

Remisión de certificación a Servei Recursos Humans

El SCIPAO elabora las certificaciones de gastos y remite la parte correspondiente al Servei de Recursos Humans para su validación.

Certificación de gastos


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11 Servei de Recursos Humans

Remisión a Intervención Delegada

Una vez validado por el Servei de Recursos Humans, éste lo remite a la Intervención delegada para su firma. Posteriormente, lo devuelve al Servei de Recursos Humans.

Certificación aceptada por Recursos Humans

12 Servei de Recursos Humans

Remisión de certificación a SCIPAO

El Servei de Recursos Humans remite al SCIPAO la certificación de gastos aceptada por la Intervención Delegada y el propio Servicio.

Certificación aceptada por Intervención y el Servicio

13 SCIPAO Obtención de certificación validada

El SCIPAO, con la doble validación del Servei de Recursos Humans y de Intervención delegada procede a introducir los datos de la certificación de gastos.

Gastos de personal aceptados.


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Como complemento a los procedimientos de las diferentes formas de ejecución del gasto, se han establecido una serie de definiciones y procedimientos:

En el Manual 04/2010 de documentos de gestión del SOC se definen los diferentes documentos de gestión (manual, guía de gestión, circula, instrucción y nota informativa), documentos de apoyo (modelos, fichas, diagramas) así como el procedimiento de elaboración, aprobación, codificación y registro (ver el Anexo II.3)

Por otro lado, la Intranet es la herramienta básica para la gestión de todos los procedimientos. El Manual 05/2010 de gestión de contenidos de la Intranet y otros canales de comunicación del SOC establece el procedimiento de gestión de su contenido (edición y difusión), así como de los otros canales de comunicación (ver el Anexo II.4).


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6. CONTROL DE LAS ACTUACIONES A BENEFICIARIOS Y JUSTIFICACIÓN ECONÓMICA

6.1. Control de las actuaciones a beneficiarios

En todo caso, se seguirán las Orientaciones de la Autoridad de Gestión FSE para la realización de verificaciones sobre el terreno de las operaciones del fondo social europeo (FSE), periodo 2007-2013 que a continuación se reproducen.

6.1.1. Base legal

Tal y como establece el artículo 13.2 del Reglamento (CE) 1828/2006, las verificaciones a llevar a cabo con arreglo al artículo 60, letra b), del Reglamento (CE) nº 1083/2006 deben abordar los aspectos administrativos, financieros, técnicos y físicos de las operaciones, según corresponda.

A través de las verificaciones se debe comprobar que el gasto declarado es real, que los bienes se han entregado o los servicios se han prestado de conformidad con la decisión aprobatoria, que las solicitudes de reembolso del beneficiario son correctas y que las operaciones y gastos cumplen las normas comunitarias y nacionales. Las verificaciones deben incluir procedimientos para evitar la doble financiación del gasto con otros regímenes comunitarios o nacionales y con otros períodos de programación.

6.1.2. Importancia de las verificaciones en el nuevo periodo de programación 2007-2013

Los requisitos normativos del nuevo periodo de programación 2007-2013 han puesto de relieve la mayor relevancia que ha adquirido, para la Comisión Europea, la existencia de procedimientos y sistemas de gestión y control, perfectamente definidos como mecanismo de solución a los principales riesgos que se detectaron durante el periodo 2000-2006.

En base a lo anterior, la adaptación de los sistemas de gestión y control que afectan al ciclo de vida de las operaciones cofinanciadas, y en este sentido, la operativa actual se basa un principio de Subsidiariedad lo que supone una mayor descentralización y territorialización.

Este enfoque se ha ido alimentando a lo largo del periodo 2000-2006 y se ha ido acotando con los resultados de los controles de las autoridades comunitarias y el Tribunal de Cuentas de la UE. En síntesis se puede resumir en:


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• El despliegue de sistemas de gestión y control que permitan verificar la existencia de un adecuado “ambiente de control” y que los mismos se plasmen en procedimientos o aplicaciones específicas.

• La necesidad de llevar a cabo una evaluación continua de los resultados.

En síntesis, la Comisión Europea pretende que en el nuevo periodo de programación queden subsanados y monitorizados los principales riesgos que se han ido detectando a lo largo del periodo 2000-2006.

En este contexto, los requisitos de gestión y justificación que afrontan los organismos intermedios y beneficiarios del F.S.E. experimentan un crecimiento sustancial.

6.1.3. Orientaciones

La intensidad de las verificaciones sobre el terreno dependerá, en gran medida, de la naturaleza de las operaciones del programa (o prioridad), complejidad de las mismas, tasa de error identificada en controles previos realizados por cualquier organismo de control (verificación administrativa, procedimientos, y sobre el terreno), y la documentación previamente facilitada por el beneficiario.

Dado que las presentes instrucciones son de aplicación a operaciones de muy distinta naturaleza y de diferentes Programas Operativos, se determinarán las unidades objeto de visita que podrán ser operaciones o un conjunto de las mismas (cuando por su volumen de gasto no sean representativas respecto al total del gasto a certificar).

Para llevar a cabo el plan de actuación de verificaciones sobre el terreno, se tendrán en cuenta los siguientes criterios:

• Ninguna operación susceptible de ser inspeccionada quedará excluida de la posibilidad de de ser sometida a una verificación sobre el terreno.

• La verificación podrá circunscribirse a las operaciones de gran importe, a las operaciones en las que previamente se hayan detectado problemas o irregularidades o en las que, con ocasión de otros controles, se hayan puesto de manifiesto operaciones concretas que sean en apariencia anómalas y requieran un examen más detallado (es decir, criterios basados en el riesgo).

• Adicionalmente, a los criterios de riesgo establecidos anteriormente, podrán considerarse criterios aleatorios con el objeto de completar el proceso de verificación.

• Se priorizarán aquellas operaciones que tenga un mayor porcentaje de gasto ejecutado, con el objeto de identificar, lo antes posible, desviaciones respecto a


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las programaciones aprobadas y/o irregularidades en la ejecución de las mismas. Las visitas se realizarán, siempre que sea posible, durante la ejecución de las operaciones. En todo caso se verificará la documentación probatoria de la realidad física de la ejecución que esté disponible en el momento de la visita (fotos, partes de firmas, material, instalaciones, bienes, etc).

• Se seleccionarán, en la medida de lo posible, operaciones que representen todos los ejes y temas prioritarios de los Programas Operativos.

• Se tendrá en cuenta la diversidad en la naturaleza de las operaciones, su forma de ejecución (contratación, subvenciones, etc) y los órganos gestores implicados..

• En los P.O. plurirregionales, en la medida de lo posible, las verificaciones versarán sobre operaciones que den representatividad a todas las Regiones que conforman los distintos Objetivos que intervienen en el Programa Operativo.

La aplicación de los criterios antes descritos, podrá ser revisada anualmente con el objeto de adaptarse a posibles necesidades que vayan surgiendo a medida que se ejecuta el Programa.

Las operaciones que no sean susceptibles de constatarse su desarrollo “en vivo” en el momento de la visita, deberán ser objeto de verificación todas las evidencias que permitan garantizar, de una forma razonable, la realidad de la prestación de los bienes y servicios cofinanciados, así como los documentos explicativos y justificativos que la describan. Entre las evidencias a constatar, se pueden dar entre otras las siguientes:

• Informes estadísticos de accesos y claves de acceso para la revisión de funcionalidades, contenidos y número de beneficiarios de las páginas o sitios Web y sistemas informáticos, etc…, desarrollados o implementados.

• Memorias explicativas de las actuaciones realizadas.

• Comunicaciones entre los tutores y los alumnos, cuestionarios de satisfacción cumplimentados por los alumnos, pruebas realizas, etc..., para cursos on-line.

• Documentación técnica de encuestas, evaluación y estudios realizados.

• Justificación de entrega de los materiales utilizados.

• Reportajes fotográficos, publicidad, dípticos, programas.

• Instalaciones, medios y recursos utilizados

• Etc…

6.1.4. Registro de las verificaciones sobre el terreno


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El trabajo realizado, las fechas y los resultados de las verificaciones sobre el terreno se soportarán en el documento informe/acta de verificación in situ, en los términos establecidos en las Instrucciones de la Autoridad de Gestión sobre verificaciones de 16 de julio de 2009.

Todos los gastos cargados en la aplicación FSE2007 que hayan sido sometidos a una verificación sobre el terreno, llevarán asociado en la aplicación FSE2007 la referencia del informe/acta de la verificación.

Con el fin de que las certificaciones presentadas por el Organismo intermedio ofrezcan garantías razonables en cuanto a la legalidad y regularidad de las transacciones, como exige el art. 13.3 del Reglamento 1828/2006, toda certificación presentada a la Autoridad de Gestión deberá llevar asociada, al menos, una referencia de un informe/acta de verificación in situ de una operación.

En relación a la ejecución mediante el sistema de subvención, el procedimiento sobre el Control de las actuaciones se recoge en el Manual 01/2010 de gestión de subvenciones del SOC que se adjunta como Anexo II.1.

Para el resto de sistemas de ejecución, se aplicará lo establecido en dicho Manual cuando así sea necesario.


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6.2. Justificación económica y pago

En relación a la ejecución mediante el sistema de subvención, el procedimiento sobre la Justificación económica y cierre se recoge en el Manual 01/2010 de gestión de subvenciones del SOC que se adjunta como Anexo II.1.

Para el resto de sistemas de ejecución, se aplicará lo establecido en dicho Manual cuando así sea necesario.

En todo caso, se detalla lo siguiente:

6.2.1. Pista de Auditoria

El artículo 60.f) del Reglamento (CE) 1083/2006, establece que la autoridad de gestión establecerá procedimientos que garanticen que se dispone de todos los documentos sobre el gasto y las auditorias necesarios para contar con una pista de auditoria apropiada, de conformidad con lo establecido en el art. 90.

Así mismo el artículo 15 del Reglamento (CE) 1828/2006, establece que a efectos del artículo 60.f), del Reglamento (CE) 1083/2006, se considerará que la pista de auditoria es adecuada cuando, en relación con el programa operativo en cuestión, cumpla los siguientes criterios:

6. Permita conciliar los importes agregados certificados a la Comisión con los registros contables y los documentos acreditativos que dispone la autoridad de certificación, la autoridad de gestión, los organismos intermedios, y los beneficiarios, en relación con las operaciones cofinanciadas en el marco del PO.

7. Permitir verificar el pago de la contribución pública al beneficiario

8. Permitir verificar la aplicación de los criterios de selección establecidos por el Comité de Seguimiento.

9. Contenga, respecto a cada operación, según proceda, las especificaciones técnica y el plan de financiación, los documentos relativos a la aprobación de la concesión, los documentos relativos a los procedimientos de contratación pública, los informes de situación y los informes sobre las verificaciones y auditorías realizadas.

Esta obligación se traslada al gestor para la certificación al FSE.

6.2.2. Justificación económica


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Los beneficiarios de los programas cofinanciados por FSE tiene por obligación acreditar delante del órgano concedente la correcta aplicación de los fondos recibidos, en un plazo de dos meses desde la finalización de la acción.

Cuando el beneficiario desarrolle más de una acción, los dos meses contaran desde la finalización de la última acción.

En caso de programas plurianuales, el plazo de dos meses se computará tal como se determina en la normativa comunitaria.

El órgano concedente podrá ampliar este plazo, siempre que no perjudique el derecho de terceros, o que no exceda la mitad del plazo previamente otorgado.

Transcurrido el plazo establecido de justificación sin presentarse delante del órgano administrativo competente, este requerirá al beneficiario porque en el plazo improrrogable de 10 días hábiles sea presentada

La carencia de presentación de la justificación en el plazo adicional de 10 días comportará la revocación de la subvención y la obligación de reintegro de las cantidades indebidamente percibidas, y otras responsabilidades establecidas al Decreto legislativo 3/2002, de 24 de diciembre, por el cual se aprueba el texto refundido de la Ley de finanzas públicas y la Ley 38/2003, de 24 de diciembre, general de subvenciones

Los gastos se justificarán en facturas, nóminas y otros documentos de valor probatorio equivalente con validez jurídica en el tráfico mercantil o con eficacia administrativa y según la modalidad de justificación prevista para cada subvención, en original o fotocopia autenticada

Las facturas deben estar pagadas antes de la fecha de justificación y contabilizadas en el ejercicio en que se otorga la subvención. En el supuesto de que la subvención tenga carácter plurianual, los gastos estarán pagados dentro de cada ejercicio presupuestario de acuerdo con la subvención

La acreditación de los pagos se realizará mediante la presentación de extractos bancarios que acrediten la salida material de fondo. En los supuestos de pago en efectivo, la salida material de fondo, se justificará en la presentación de la documentación acreditativa del recibo por parte del acreedor, debidamente firmado y datado y en el que se identificará el sujeto deudor que efectúa el pago. Este documento se acompañará de la copia del asentamiento contable del mencionado pago.

Se autorizarán pagos en efectivo por un importe máximo de 3.000 €.


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Las fechas de emisión de las facturas, nóminas y otros documentos de valor probatorio equivalente habrán de estar dentro el periodo de duración de la acción subvencionada. No obstante, cuando la normativa específica lo permita, las fechas pueden ser anteriores al inicio de la acción o posteriores a la finalización de la acción siempre que se justifique adecuadamente su necesidad

Los justificantes originales se marcarán con un sello, indicando la subvención que se justifica y si el importe del justificando se imputa totalmente o parcial a la subvención. En este último caso, además, se indicará la cantidad exacta que resulta afectada por la subvención. Si la subvención está cofinanciada con Fondo Social Europeo se hará constar en el sello. Si la modalidad de justificación económica de la subvención se hace mediante cuenta justificativa con aportación de informe de auditor, será el mismo auditor responsable de llevar a término la revisión de la cuenta justificativa el encargado de sellar los justificantes.

Si la subvención es percibida por una entidad local será el secretario o interventor el responsable de sellar los justificantes. La acreditación del gasto también se podrá efectuar mediante facturas electrónicas, siempre que cumplan los requisitos exigidos al ámbito tributario y se haya previsto a las bases reguladoras de la subvención.

El beneficiario de la subvención está obligado a recoger en su contabilidad los gastos imputados a cada una de las acciones de forma separada o por cualquier otro medio que permita su identificación.

La justificación de las actuaciones ejecutadas por entidades locales en calidad de centros colaboradores, deberán incluir en sus certificados del Interventor el contenido siguiente:

• que los pagos realizados corresponden a actuaciones realizadas correctamente, justificadas mediante facturas pagadas u otros documentos contables de valor probatorio equivalente, correspondientes al programa de Orientación Profesional./ Formación Profesional, etc., que está cofinanciado por el FSE, a través del Programa Operativo

• Que dichas pagos se han realizado dentro del período de elegibilidad que establece la Decisión de la Comisión Europea por la que se aprueba el Programa Operativo

• Que los documentos originales que acreditan el gasto y el pago efectivo quedan archivados en las dependencias de la entidad local, durante el plazo de 3 años siguientes al pago por parte de la Comisión Europea del saldo relativo al Programa Operativo, de acuerdo con el art. 90 del Reglamento 1803/2006.

• Que la documentación justificativa de los gastos no han servido ni servirán para justificar otras subvenciones en este o en otro organismo.

De forma general se utilizará en la justificación de las actuaciones ejecutadas la cuenta justificativa auditada de acuerdo con la Orden EHA/1464/2007, de 17 de mayo, por la que se


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aprueba la norma de actuación de los auditores de cuentas en la realización de los trabajos de revisión de cuentas justificativas de subvenciones.

6.2.3. Revisión de la justificación

Cuando el órgano administrativo competente para la comprobación de la subvención aprecie la existencia de defectos enmendables en la justificación económica presentada por el beneficiario lo pondrá en conocimiento concediéndole un plazo de 10 días para su corrección.

El órgano administrativo competente revisará la justificación económica del beneficiario de la subvención en el plazo máximo de 6 meses contadores desde la finalización del plazo que el beneficiario tiene por presentar la justificación

Si como resultado de la comprobación mencionada se deduce que el coste subvencionable ha sido inferior a la subvención concedida o que han sido incompletos, total o parcialmente, los requisitos establecidos a la normativa aplicable para la justificación de la subvención o los fines para la cual fue concedida, se comunicará esta circunstancia al interesado junto con los resultados de la comprobación técnico-económica y se iniciará el procedimiento de revocación de la subvención que puede comportar el reintegro total o parcial de la subvención, con los intereses de demora que correspondan, de conformidad con el que prevé el artículo 100 del Decreto legislativo 3/2002, de 24 de diciembre, por el cual se aprueba el Texto refundido de la Ley de finanzas públicas de Catalunya.

Además de aquello que prevea la norma reguladora de la subvención, el beneficiario deberá cumplir con las siguientes obligaciones:

• El beneficiario de la subvención estará obligado a conservar, durante 5 años, salvo que las convocatorias establezcan un plazo diferente, los justificantes de la realización de la actividad que fundamenta la concesión de la subvención así como de la aplicación de los fondos recibidos. Este plazo se computará a partir del momento en qué finalice el periodo establecido por presentar la justificación por parte del beneficiario.

• Cumplir la obligación que establece el artículo 90 del Reglamento (CE) 1083/2006, del Consejo d’11 de julio de 2006, de conservar los documentos justificativos relacionados con los gastos y con las auditorías correspondientes a la actuación cofinanciada durante un periodo de 3 años a partir del cierre del programa operativo en qué está cofinanciado o a partir del año en qué se haya producido el cierre parcial, sin perjuicio que concurra algún supuesto de interrupción de la prescripción.

• Los beneficiarios que, sin haber transcurrido el periodo mencionado al apartado anterior, decidan suspender la actividad o disolver, habrán de remitir copia compulsada de los justificantes de la realización de la actividad subvencionada al órgano concedente.


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• El beneficiario de la subvención debe presentar, a requerimiento del SOC o de los órganos de control correspondientes la documentación material justificativa y los antecedentes que se crean necesarios por comprobar la correcta aplicación de la subvención.

Gastos elegibles

Gastos subvencionables. Son gastos subvencionables, a los efectos de esta Orden, aquellos gastos que se imputen al despliegue de las acciones por responder de manera inequívoca a su naturaleza y que se establezcan como tales en las respectivas bases reguladoras. También serán subvencionables los gastos de elaboración de l informe de auditor realizado en cumplimiento del artículo 10 de esta Orden con el límite siguiente: el importe más alto entre un mínimo de 10 horas de trabajo del auditor o un 1% del importe de la subvención.

Cuando se imputen costes indirectas y o/generales el beneficiario habrá de especificar el criterio de reparto que ha seguido por cada una de las acciones subvencionadas. Este criterio deberá ser justo y equitativo. 3. Tienen consideración de costes indirectas y o/generales todos aquellos que no puedan vincularse directamente con una actuación del beneficiario del proyecto subvencionado, pero que son necesarios para la realización de la actuación. Dentro de los costes indirectas se incluyen tanto aquellos que son imputables a varias de las actuaciones que desarrolla el beneficiario como los costes que, sin ser imputables a una actividad concreta, son necesarios por llevar a término la actuación. Todos y cada uno de los costes indirectas han de estar soportados mediante facturas pagadas o documentos contables de valor probatorio equivalente y deben ser asignados a prorrata al proyecte de acuerdo a un método justo y equitativo.

Son subvencionables los gastos de administración general, los gastos financieros, los gastos de asesoría jurídica o financiera, los gastos notariales y regístrales y los gastos periciales en las que se haya incurrido para la realización del proyecto subvencionado. Los gastos de garantía bancaria podrán ser subvencionables cuando así se prevea a la normativa reguladora de la subvención. 5. Los gastos de amortización de locales y equipos serán subvencionables siempre y cuando se cumplan los siguientes requisitos: a. Estén relacionados con la acción subvencionada. b. En su adquisición no se hayan recibido otras subvenciones. c. Los importes que se certifique como gasto deberá ser calculado en conformidad con la normativa fiscal. d. El importe que se certifique como gasto por el concepto de amortización deberá corresponderse con el periodo de la acción subvencionada. e. La amortización deberá ser proporcional a el tanto temporal como espacial que del bien se haga en la realización de la acción, de acuerdo con las bases reguladoras. f. Los terrenos no son amortizables. Será amortizable, únicamente, la proporción que representa el valor catastral del inmueble sobre el valor catastral total, multiplicado por el coste de adquisición.

Los gastos de alquiler de equipos y locales, arrendamiento financiero (excluidos sus intereses impuestos o de otras costes atados al contrate de arrendamiento) serán subvencionables y su imputación deberá ser proporcional a el uso tanto temporal


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como espacial, de acuerdo con las bases reguladoras. Será considerado gasto subvencionable cualquiera otra que esté regulada en las bases reguladoras de la subvención.

La Orden que regula la justificación económica de las subvenciones (TRE/395/2008) se ha modificado por la Orden TRE/260/2009 de 15 de mayo) para su adaptación a la orden TIN/2965/2008 de 14 de octubre. Se introducirán también otras modificaciones que mejoran el sistema. El texto de la orden modificada se adjunta al final de este apartado.


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6.2.4. Normativa sobre la justificación económica de las subvenciones

ORDEN

TRE/395/2008, de 1 de agosto, por la cual se establece el régimen de justificación económica de las subvenciones previstas en los programas de políticas activas de ocupación que gestiona el Servei d’Ocupació de Catalunya (modificada por la Orden TRE/260/2009, de 15 de mayo (DOGC 5386 de 25/05/2009)

En materia de subvenciones, la justificación económica de los fondos percibidos constituye un acto obligatorio de los beneficiarios. La finalidad de esta Orden es establecer un procedimiento común de justificación económica de las subvenciones que en materia de políticas activas de ocupación gestiona el Servei d’Ocupació de Catalunya. El procedimiento que se establece persigue la mejora de la eficiencia en la gestión de los fondos públicos, la simplificación administrativa y, al mismo tiempo, quiere garantizar la transparencia y el control. Todo eso tiene que revertir en una mejora de la eficacia en la gestión de las políticas de ocupación en colaboración con los otros agentes privados y públicos y en beneficio de los ciudadanos y de las empresas.

La regulación de un procedimiento común para la justificación económica se estableció por primera vez a la Orden TRI/210/2005, de 27 de abril (DOGC nº. 4384, de 13.5.2005). El despliegue normativo de la Ley general de subvenciones por el Real decreto 887/2006, de 21 de julio (BOE nº. 176, de 25.7.2006); la aprobación del Decreto 106/2008, de 6 de mayo, de medidas para la eliminación de trámites y la simplificación de procedimientos para facilitar la actividad económica, y la experiencia de estos tres años ha demostrado posibilidades de disminuir las cargas administrativas por parte de los beneficiarios sin que eso disminuya el control y la defensa de los intereses generales de las acciones subvencionadas.

La aprobación de los nuevos programas operativos (2007-2013) financiados con Fondo Social Europeo (FSE) y su despliegue normativo han introducido novedades en la definición de los gastos subvencionables y ofrecen también nuevas posibilidades de mejora que justifican la nueva regulación.

Visto el Decreto legislativo 3/2002, de 24 de diciembre, por el cual se aprueba el Texto refundido de la Ley de finanzas públicas de Cataluña (DOGC nº. 3791ª, de 31.12.2002);

Vista la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, general de subvenciones (BOE nº. 276, de 18.11.2003);

Visto el Decreto 106/2008, de 6 de mayo, de medidas para la eliminación de trámites y la simplificación de procedimientos para facilitar la actividad económica (DOGC nº. 5131, de 15.5.2008);


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Vistos los informe previos de la Asesoría Jurídica y de la Intervención Delegada, dado que se ha informado el Consejo de Dirección del Servei d’Ocupació de Catalunya, a propuesta del director del Servei d’Ocupació de Catalunya, y en uso de las facultades que me son conferidas de acuerdo con el artículo 12 de la Ley 13/1989, de 14 de diciembre, de organización, procedimiento y régimen jurídico de la Administración de Cataluña,

Ordeno:

Artículo 1 Objeto

Esta Orden tiene por objeto establecer el régimen de justificación económica de las subvenciones previstas en los programas de las políticas activas de ocupación que gestiona el Servei d’Ocupació de Catalunya.

Artículo 2 Régimen jurídico aplicable

1. Los beneficiarios de las subvenciones y las ayudas otorgadas para desplegar las acciones en que hace referencia el apartado anterior están sujetos a la presentación de la justificación económica que establece esta Orden, a lo que dispone la norma que las regula, así como a la normativa siguiente:

Ley 38/2003, de 17 de noviembre, general de subvenciones (BOE nº. 276, de 18.11.2003) y el Real decreto 887/2006, de 21 de julio, por el cual se aprueba el Reglamento de esta Ley (BOE nº. 176, de 25.7.2006).

Decreto legislativo 3/2002, de 24 de diciembre, por el cual se aprueba el Texto refundido de la Ley de finanzas públicas de Cataluña (DOGC nº. 3191, de 31.12.2002).

Orden de 1 de octubre de 1997, sobre tramitación, justificación y control de ayudas y de subvenciones (DOGC nº. 2500, de 21.10.1997).

2. En caso de que estas acciones estén cofinanciadas por el Fondo Social Europeo, también les será aplicable la normativa siguiente:

El Reglamento (CE) nº. 1081/2006, de 5 de julio, del Parlamento Europeo y del Consejo, relativo al Fondo Social Europeo, y por el cual se deroga el Reglamento (CE) nº. 1784/1999 (DOUE L210, de 31.7.2006).

El Reglamento (CE) nº. 1083/2006 del Consejo de 11 de julio de 2006, por el cual se establecen las disposiciones generales relativas al Fondo Europeo de Desarrollo Regional, al


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Fondo Social Europeo y al Fondo de Cohesión, y se deroga el Reglamento (CE) nº. 1260/1999 (DOUE L210, de 31.7.2006).

El Reglamento (CE) nº. 1828/2006 de la Comisión, de 8 de diciembre de 2006, por el cual se fijan normas de despliegue del Reglamento (CE) nº. 1083/2006 del Consejo, de 11.7.2006 (Corrección de errores DOUE L45, de 15.2.2007).

Cualquier otra normativa que despliegue los reglamentos antes mencionados.

Artículo 3 Obligación de justificación económica

3.1 Obligación de los beneficiarios

Los beneficiarios tendrán que acreditar delante del órgano concedente la correcta aplicación de los fondos recibidos.

3.2 Plazo para presentar la justificación económica

Los beneficiarios de las subvenciones para el desarrollo de las acciones en que hace referencia el artículo 1 están obligados a justificar la correcta aplicación de los fondos públicos recibidos a este efecto en el plazo de dos meses desde la finalización de la acción.

Cuando el beneficiario lo sea de más de una acción, en qué todas correspondan a una misma convocatoria, el plazo de dos meses se contará desde la finalización de la última acción.

En el caso de programas plurianuales, el plazo de dos meses se computará tal como determine la normativa reguladora.

3.3. Ampliación del plazo de presentación de justificación económica

El órgano concedente de la subvención podrá otorgar una ampliación del plazo establecido para presentar la justificación, que no exceda de la mitad del plazo previamente otorgado y siempre que no se perjudiquen los derechos de terceros, de acuerdo con lo que prevé el artículo 49 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de régimen jurídico de las administraciones públicas y del procedimiento administrativo común.

3.4 Requerimiento de presentación de justificación económica


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Transcurrido el plazo establecido de justificación sin presentarse delante del órgano administrativo competente, este órgano requerirá al beneficiario para que en el plazo improrrogable de 10 días hábiles la presente.

3.5 Falta de presentación de la justificación económica

La falta de presentación de la justificación en el plazo adicional de 10 días comportará la revocación de la subvención y la obligación de reintegro de las cantidades indebidamente percibidas, y otras responsabilidades que establecen el Decreto legislativo 3/2002, de 24 de diciembre, por el cual se aprueba el Texto refundido de la Ley de finanzas públicas, y la Ley 38/2003, de 24 de diciembre, general de subvenciones.

Artículo 4 (modificado por la Orden TRE/260/2009) Gastos subvencionables

4.1 Son gastos subvencionables, a los efectos de esta Orden, los gastos que se imputen al despliegue de las acciones subvencionables para responder de manera inequívoca a su naturaleza y que se establezcan como tales en las respectivas bases reguladoras de la subvención.

También son subvencionables los gastos de elaboración del informe de auditor realizado en cumplimiento del artículo 10 de esta Orden, con un límite de 15 horas de trabajo del auditor o un máximo del 1% del importe de la subvención.

4.2 Tienen consideración de gastos indirectos y/o generales todas las que no se puedan vincular directamente con una actuación del beneficiario del proyecto subvencionado, pero que son necesarias para la realización de la actuación. Dentro de los gastos indirectos se incluyen tanto las que son imputables a diversas de las actuaciones que lleva a cabo el beneficiario como los gastos que, sin ser imputables a una actividad concreta, son necesarios para llevar a cabo la actuación. Todos y cada uno de los gastos indirectos tienen que estar soportadas mediante facturas pagadas o documentos contables de valor probatorio equivalente.

4.3 Los gastos indirectos y/o generales se pueden imputar de la manera siguiente:

e) Un tanto alzado sobre los gastos directos, que en ningún caso puede superar el 20% de los gastos directos justificados.

f) Un importe a justificar sobre la base de la actuación subvencionada, que se calcula de la manera siguiente:

Cuando la subvención financie el 100% de la actuación elegible, el prorrateo de gastos indirectos será como máximo el porcentaje que, sobre los ingresos totales de la entidad, representa la subvención.


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Cuando la subvención no financie el 100% de la actuación elegible, los costes indirectos los tiene que imputar el beneficiario a la actuación subvencionada en la parte que razonablemente corresponda, de acuerdo con principios y normas de contabilidad general admitidos y, en todo caso, en la medida que los gastos correspondan al periodo en que efectivamente se realiza la actividad.

La convocatoria establece la modalidad de justificación de los gastos indirectos y/o generales y el porcentaje a aplicar sobre los gastos directos, en el supuesto del tanto alzado.

4.4 Son subvencionables los gastos de administración general, los gastos de asesoría jurídica o financiera, los gastos notariales y registrales y los gastos periciales en que se haya incurrido para la realización de la acción subvencionada.

4.5 Son subvencionables los gastos financieros de abertura y mantenimiento de cuentas bancarias directamente vinculados con la ejecución de la acción subvencionable cuando sea un requerimiento específico para su ejecución.

4.6 Los gastos de garantía bancaria pueden ser subvencionables cuando se prevean estas garantías en las bases reguladoras de la subvención.

4.7 Son subvencionables los gastos de amortización de locales y equipos utilizados en la ejecución de la acción siempre que se cumplan los requisitos siguientes:

a) Estén relacionados con la acción subvencionada.

b) En su adquisición no se hayan recibido otras subvenciones.

c) El importe que se certifique como gasto se tiene que calcular de conformidad con la normativa contable nacional pública o privada.

d) El importe que se certifique como gasto por el concepto de amortización se tiene que corresponder con el periodo de la acción subvencionada.

e) La amortización tiene que ser proporcional al uso tanto temporal como espacial que se haga del bien en la realización de la acción subvencionada, de acuerdo con las bases reguladoras de la subvención.

f) Los terrenos no son amortizables. Es amortizable, únicamente, la proporción que representa el bien edificado sobre el valor catastral total, multiplicado por el coste de adquisición.

4.8 Son subvencionables los gastos de alquiler de equipos y locales.


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4.9 Es subvencionable el arrendamiento financiero (excluidos los intereses, impuestos u otros costes ligados al contrato de arrendamiento) y su imputación tiene que ser proporcional al uso tanto temporal como espacial durante el periodo de ejecución de la acción subvencionable, de acuerdo con su normativa reguladora.

Cuando el arrendamiento financiero no incluya la opción de compra, y su duración sea inferior al periodo de vida útil del bien arrendado, el arrendatario tiene que justificar que el arrendamiento financiero ha sido la opción más rentable para obtener el uso de los bienes. En caso de que se demuestre que los costes habrían sido más bajos si se hubiera utilizado un sistema alternativo al arrendamiento financiero, se reducirá la diferencia del gasto subvencionado.

4.10 Es subvencionable cualquier otro gasto que esté regulado en las bases reguladoras de la subvención.

Artículo 5 Gastos no subvencionables

No serán subvencionables los gastos que no estén relacionadas inequívocamente con la acción subvencionada. En todo caso, no son subvencionables:

a) Los intereses deudores de las cuentas bancarias.

b) Los intereses, recargos y sanciones administrativas y penales.

c) Los gastos de los procedimientos legales y judiciales.

d) Impuesto sobre el valor añadido recuperable.

e) Adquisición de mobiliario, equipo, vehículos, infraestructuras, bienes inmuebles y terrenos, tanto si son adquisiciones nuevas como de segunda mano. Sólo se pueden subvencionar las amortizaciones de estos bienes cuando cumplan los requisitos que establece el apartado 7 del artículo 4 de esta Orden (añadido por la Orden TRE/260/2009)

f) Los gastos de transacciones financieras.

g) Las comisiones y pérdidas de cambio y de otros gastos puramente financieros.

Artículo 6 Acreditación de los gastos y validación y sellado de los justificantes de gasto

1 Los gastos se tienen que justificar mediante facturas, nóminas y otros documentos de valor probatorio equivalente con validez jurídica en el tráfico mercantil o con eficacia administrativa y según la modalidad de justificación prevista para cada subvención, en original o fotocopia autenticada, salvo los costes indirectos, los cuales se pueden justificar a tanto alzado, con un porcentaje máximo sobre los costes directos que no puede superar el 20%, a determinar en cada una de las convocatorias (modificado por la Orden TRE/260/2009).


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2. Los gastos tienen que estar pagados antes de la fecha de justificación y contabilizados al ejercicio en que se otorga la subvención. En caso de que la subvención tenga carácter plurianual, los gastos tienen que estar de acuerdo pagados y contabilizados dentro de cada ejercicio presupuestario con la subvención.

3. La acreditación de los pagos se realizará mediante la presentación de extractos bancarios que acrediten la salida material de fondo. En los supuestos de pago en efectivo, la salida material de fondo se justificará mediante la presentación de la documentación acreditativa del recibo por parte del acreedor, debidamente firmado y fechado y en el cual se identificará el sujeto deudor que efectúa el pago. Este documento se acompañará con la copia del asentamiento contable del pago mencionado. Se autorizarán pagos en efectivo por un importe máximo de 3.000 euros.

4. Las fechas de emisión de las facturas, nóminas y otros documentos de valor probatorio equivalente tendrán que estar dentro del periodo de duración de la acción subvencionada. No obstante, cuando la normativa específica lo permita, las fechas pueden ser anteriores al inicio de la acción o posteriores a la finalización de la acción, siempre que se justifique adecuadamente la necesidad.

5. Los justificantes originales se marcarán con un sello, indicando la subvención que se justifica y si el importe del justificante se imputa totalmente o parcialmente a la subvención. En este último caso, además, se indicará la cantidad exacta que resulta afectada por la subvención. Si la subvención está cofinanciada con Fondo Social Europeo, se hará constar en el sello.

Si la modalidad de justificación económica de la subvención se hace mediante una cuenta justificativa con aportación de informe de auditor, tal como se regula en el artículo 10, será el auditor responsable de llevar a término la revisión de la cuenta justificativa el encargado de verificar el correcto sellado de los justificantes y de los criterios de imputación.

Si la subvención es percibida por una entidad local, será el secretario o el interventor el responsable de verificar el correcto sellado de los justificantes y de los criterios de imputación.

6. La acreditación del gasto también se podrá efectuar mediante facturas electrónicas, siempre que cumplan los requisitos exigidos en el ámbito tributario y se haya previsto en las bases reguladoras de la subvención.

7. El beneficiario de la subvención está obligado a recoger en su contabilidad los gastos imputados a cada una de las acciones de forma separada o por cualquier otro medio que permita identificarlo.

Artículo 7 Justificación telemática


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Se pueden utilizar medios electrónicos, informáticos y telemáticos, por el procedimiento de justificación económica de las subvenciones cuando se despliegue la normativa reguladora de estos medios, y siempre que su admisibilidad se haya previsto en las bases reguladoras de la subvención. A estos efectos las bases reguladoras tendrán que indicar los trámites que, si ocurre, se puedan cumplimentar por estos medios (modificado por la Orden TRE/260/2009)

Artículo 8 Modalidades de justificación económica

1. La justificación económica de la subvención por parte del beneficiario podrá ser de las modalidades siguientes:

a) Cuenta justificativa con aportación de justificantes de gasto.

b) Cuenta justificativa con aportación de informe de auditor.

c) Cuenta justificativa simplificada para subvenciones concedidas por un importe inferior a 60.000 euros.

La modalidad de cuenta justificativa de aplicación para justificar las subvenciones concedidas la tienen que determinar las bases reguladoras de la subvención o la convocatoria correspondiente.

2. En caso de que se trate de acciones desarrolladas para entidades incluidas al ámbito de aplicación de la Ley 6/1984, de 5 de marzo, de la Sindicatura de Cuentas de Cataluña, los gastos se podrán justificar de conformidad con lo que establece el artículo 12, relativo a la justificación de las subvenciones percibidas por entidades del sector público.

Artículo 9 Cuenta justificativa con aportación de justificantes de gasto

Además de lo que prevea la norma reguladora de la subvención para justificar la consecución de los objetivos previstos, el beneficiario de la subvención tendrá que presentar:

1. Una memoria económica justificativa de los gastos subvencionables, que tiene que incluir:

a) Una relación clasificada de todos los gastos subvencionables al desarrollo de la acción, de acuerdo con la estructura de costes establecida para cada programa, con identificación del acreedor y el documento, el importe, la fecha de emisión y la fecha de pago. En caso de que la subvención se otorgue en base a un presupuesto, se indicarán las desviaciones producidas.

b) Indicación del porcentaje de reparto de los gastos generales y/o indirectas incorporadas en la relación de gastos, calculado tal como se indica al artículo 4.3 de esta Orden (modificado por la Orden TRE/260/2009).


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c) Una relación detallada de otros ingresos o subvenciones que hayan financiado la actividad subvencionada con indicación del importe y de la procedencia.

d) Un certificado firmado por el representante legal del beneficiario donde constará que los gastos subvencionables han estado efectivamente pagados antes de la finalización del periodo de presentación de justificación.

2. Los originales o la fotocopia compulsada de todos los justificantes de gasto sellados de acuerdo con lo que prevé el artículo 6.5 de esta Orden.

3. Si procede, carta de pago de reintegro en el supuesto de fondos públicos percibidos como anticipo y no aplicados al objeto subvencionable, así como de los intereses legales que deriven a contar del plazo de finalización para la presentación de la justificación económica.

Artículo 10 Cuenta justificativa con aportación de informe de auditor

Además de lo que prevean las bases reguladoras de la subvención para justificar la consecución de los objetivos previstos, el beneficiario de la subvención tendrá que presentar:

1. Una memoria económica justificativa de los gastos subvencionables con el mismo contenido que lo que prevé el artículo 9 apartado 1.

2. Un informe de revisión de la cuenta justificativa que tendrá que realizar un auditor de cuentas inscrito como ejercente en el Registro oficial de auditores de cuentas dependientes del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas, que tiene que garantizar, mediante un examen independiente, que el beneficiario de la ayuda ha realizado la acción subvencionada y ha cumplido los requisitos para que pueda hacerse el pago.

a) En caso de que el beneficiario esté obligado a auditar las cuentas anuales por un auditor sometido a la Ley 19/1988, de 12 de julio, de auditoría de cuentas, la revisión de la cuenta justificativa la llevará a cabo el mismo auditor.

b) En caso excepcional, y siempre que se justifique, se podrá aceptar un auditor diferente.

c) En el supuesto de que el beneficiario no esté obligado a auditar las cuentas anuales, la designación del auditor la hará él mismo.

d) La actuación de los auditores de cuentas en la realización de los trabajos de revisión de cuentas justificativas de subvenciones se hará de conformidad con el que se establece a la Orden EHA/1434/2007, de 17 de mayo, por la cual se aprueba la norma de actuación de los auditores de cuenta en la realización de los trabajos de revisión de cuentas justificativas de subvenciones en el ámbito del sector público estatal, que prevé el artículo 74 del Reglamento de la Ley 38/2008, de 17 de noviembre, general de subvenciones, aprobado por Real decreto 887/2006, de 21 de julio.


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3. Si procede, carta de pago de reintegro de la subvención en el supuesto de fondos públicos percibidos como anticipo y no aplicados al objeto subvencionable, así como de los intereses legales que deriven a contar del plazo de finalización para la presentación económica.

Artículo 11 Cuenta justificativa simplificada

Además de lo que prevea la norma reguladora de la subvención para justificar la consecución de los objetivos previstos, el beneficiario de la subvención tendrá que presentar:

1. Una memoria económica que tiene que incluir la información siguiente:

a) Una relación clasificada de todos los gastos imputables al desarrollo de la acción, de acuerdo con la estructura de costes establecida para cada programa, en que se identifique el acreedor y el documento, el importe, la fecha de emisión y la fecha de pago. En caso de que la subvención se otorgue en base a un presupuesto, se indicarán las desviaciones producidas.

b) Un detalle de los otros ingresos o subvenciones que hayan financiado la acción subvencionada con indicación del importe y la procedencia.

c) Una declaración del beneficiario conforme los pagos corresponden en acciones correctamente realizadas y justificadas mediante facturas pagadas u otros documentos contables de valor probatorio equivalente.

d) Compromiso del beneficiario de mantener en archivo los documentos originales que justifican la subvención en cumplimiento de la obligación que establece el artículo 14.1 de esta Orden

e) Indicación del porcentaje de reparto de los gastos generales y/o indirectas incorporadas en la relación de gastos, calculado tal como se indica al artículo 4.3 de esta Orden (añadido por la Orden TRE/260/2009).

2. Si procede, carta de pago de reintegro de la subvención en el supuesto de fondos públicos percibidos como anticipo y no aplicados al objeto subvencionable, así como de los intereses legales que deriven a contar del plazo de finalización para la presentación económica.

3. El órgano concedente comprobará la cuenta justificativa y podrá requerir el beneficiario para la remisión de los justificantes que considere oportunos y que permitan obtener una evidencia razonable sobre la adecuada aplicación de la subvención.

Artículo 12 (modificado por la Orden TRE/260/2009) Justificación de las subvenciones a entidades del sector público


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Las entidades incluidas en el ámbito de la aplicación de la Ley 6/1984, de 5 de marzo, de la Sindicatura de Cuentas, se pueden acoger a las modalidades de justificación económica que acto seguido se detallan:

a) Cuenta justificativa con informe de auditor.

b) Cuenta justificativa simplificada sin la limitación de los 60.000 euros: sólo cuando la entidad perceptora esté sometida a control financiero permanente o a fiscalización previa. En este supuesto, se sustituye la declaración que prevé el apartado c) del artículo 11 por un certificado emitido por el secretario o el interventor de la entidad donde se acredite que los pagos corresponden a acciones correctamente realizadas y a gastos elegibles y justificadas mediante facturas pagadas u otros documentos contables de valor probatorio equivalente.

Artículo 13 Procedimiento de revisión de la justificación económica de la subvención

1. Cuándo el órgano administrativo competente para la comprobación de la subvención aprecie la existencia de defectos enmendables en la justificación económica presentada por el beneficiario, lo pondrá en conocimiento y le concederá un plazo de 10 días para que lo corrija.

2. El órgano administrativo competente revisará la justificación económica del beneficiario de la subvención en el plazo máximo de seis meses contadores desde la finalización del plazo que el beneficiario tiene para presentar la justificación.

3. Si como resultado de la comprobación mencionada se deduce que el coste subvencionable ha sido inferior a la subvención concedida o que se han incumplido, totalmente o parcialmente, los requisitos establecidos a la normativa aplicable para la justificación de la subvención o los fines para la cual fue concedida, se tiene que comunicar esta circunstancia al interesado junto con los resultados de la comprobación técnico económica y se tiene que iniciar el procedimiento de revocación de la subvención, que puede comportar el reintegro total o parcial de la subvención, con los intereses de demora que correspondan, de conformidad con lo que prevé el artículo 100 del Decreto legislativo 3/2002, de 24 de diciembre, por el cual se aprueba el Texto refundido de la Ley de finanzas públicas de Cataluña.

Artículo 14 Otras obligaciones del beneficiario

Además de lo que prevea la norma reguladora de la subvención, el beneficiario tendrá que cumplir las obligaciones siguientes:

1. El beneficiario de la subvención estará obligado a conservar, durante cinco años, a no ser que las convocatorias establezcan un plazo diferente, los justificantes de la realización de la actividad que fundamenta la concesión de la subvención, así como de la aplicación de los fondos recibos. Este plazo se computará a partir del momento en que finalice el periodo establecido para presentar la justificación por parte del beneficiario. En el caso de acciones cofinanciadas por el Fondo Social Europeo, se tendrá que cumplir la obligación que establece


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el artículo 90 del Reglamento (CE) 1083/2006 del Consejo, de 11 de julio de 2006, de conservar los documentos justificativos relacionados con los gastos y con las auditorías correspondientes a la actuación cofinanciada durante un periodo de tres años a partir del cierre del programa operativo en que está cofinanciado o a partir del año en que se haya producido el cierre parcial.

El cómputo de los plazos que prevé este apartado se interrumpirá en el supuesto qué se produzca la interrupción del plazo de prescripción para la comprobación de la subvención.

2. Los beneficiarios de que, sin haber transcurrido el periodo mencionado en el apartado anterior, decidan suspender la actividad o disolverse, tendrán que remitir copia compulsada de los justificantes de la realización de la actividad subvencionada al órgano concedente.

3. El beneficiario de la subvención tiene que presentar, de acuerdo con el requerimiento del Servei d’Ocupació de Catalunya o de los órganos de control correspondientes, la documentación material justificativa y los antecedentes que se consideren necesarios para comprobar la correcta aplicación de la subvención.

Artículo 15 (añadido por la Orden TRE/260/2009) Ingresos

Se entiende por ingresos los generados por la acción subvencionable en concepto de ventas, alquileres, servicios, tasas de inscripción, matrículas u otros de equivalentes. Estos ingresos hace falta que sean declarados por la entidad beneficiaria, ya que constituyen importes que pueden reducir la subvención otorgada.

Disposición transitoria

Esta Orden se aplicará a todas las subvenciones que se otorguen desde su entrada en vigor.

Disposición derogatoria

Queda derogada la Orden TRI/210/2005, por la cual se establece el régimen de justificación económica de las acciones integrantes de los diferentes programas para el despliegue de las políticas activas de ocupación que gestiona el Servei d’Ocupació de Catalunya.

Disposición final

Esta Orden entrará en vigor al día siguiente de la publicación en el Diario Oficial de la Generalitat de Catalunya.


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Barcelona, 1 de agosto de 2008 Mar Serna Calvo Consejera de Trabajo (08.214.054)

6.2.5. Instrucciones para la revisión de la justificación económica

La normativa de justificación económica establece cuatro tipologías de justificación económica. La convocatoria correspondiente establece en qué supuestos se tiene que optar a cada una de ellas. Las opciones existentes son:

a) Cuenta justificativa con aportación de justificantes de gasto

b) Cuenta justificativa con aportación de informe de auditor

c) Cuenta justificativa simplificada

d) Justificación económica de las subvenciones a entidades del sector público

Los justificantes de pago deberán ser originales o copias compulsadas. Se aceptarán microfichas de documentos originales, versiones electrónicas de documentos originales y documentos electrónicos originales cuando se haya desarrollado, en cada caso, la normativa de certificación correspondiente.

a) Cuenta justificativa con aportación de justificantes de gasto:

• comprobación de los criterios de subvencionalidad. Cada una de las convocatorias establece los criterios que determinan la subvencionalidad de los expedientes presentados. Verificar el cumplimiento de los requisitos establecidos a la resolución de otorgamiento:

o Fecha de presentación de la justificación económica sea máximo dos meses después de finalizar la última actuación

o Periodo de desarrollo de la acción subvencionada

o Firma del representado de la entidad beneficiaría en la declaración y certificación finales de la actuación

• revisión relación de justificantes: la relación tiene que incluir la información que se especifique en el correspondiente modelo de relación, según la actuación de que se trate. Se verificará:


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o Que el gasto se ha realizado dentro del periodo subvencionable establecido a la convocatoria, o, en su defecto, entre el mes anterior al inicio de la actividad y el mes posterior a su finalización

o Los documentos justificativos presentados tienen validez jurídica en el tráfico mercantil

o El concepto imputado está incluido a la relación de los gastos subvencionables detallados a la convocatoria y a las instrucciones de justificación económica

o El porcentaje de imputación de la subvención de los costes indirectos se ajusta al porcentaje de ingresos de la actividad subvencionada respecto de la totalidad de ingresos de la entidad beneficiaria, durante el periodo de ejecución de la actividad formativa

o Las facturas han sido pagadas antes de la fecha de justificación.

• revisión documentos justificativos: realizar las siguientes comprobaciones:

o los justificantes originales están sellados, indicando el % imputación de subvención detallado a la relación de justificantes, la subvención que se justifica y el cofinanciamiento con FSE

o los justificantes presentados son originales o fotocopias autenticadas

o el contenido del justificante se adecua con el detallado a la relación de justificantes

o se especifica la fecha de pago del gasto, con el documento original o fotocopia autenticada correspondiendo

b) Cuenta justificativa con aportación de informe de auditor

• Informe del auditor: Realizar las siguientes verificaciones:

o Que el auditor esté inscrito en el Registro Oficial de Auditores de Cuentas, dependiendo del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas

o Verificar que el informe de auditor incluye los apartados establecidos en el modelo de informe de justificación económica, que son:

Objeto del informe (detallar las acciones formativas objeto del informe)

Normativa reguladora utilizada en la revisión de la justificación económica

Verificación que la entidad beneficiaria incluye toda la documentación requerida para la justificación económica, según instrucciones de justificación económica específicas para cada programa


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Procedimientos aplicados (dependiendo de cada actuación, especificados al modelo que corresponda)

Análisis económico de las acciones, por conceptos

Limitaciones al alcance

Resultado del trabajo, que incluirá:

• resultado de los procedimientos aplicados

• incidencias detectadas



o Periodo de desarrollo de la acción subvencionable


• revisión relación de justificantes: se verificará

o Que el gasto se ha realizado dentro del periodo subvencionable establecido a la convocatoria, o, en su defecto, entre el mes anterior al inicio de la actividad y el mes posterior a su finalización



o Las facturas han sido pagadas antes de la fecha de justificación

• revisión muestra de documentos justificativos: se seleccionará una muestra de documentos justificativos que contenga como mínimo el 5% de los documentos justificativos y suponga, como mínimo, el 10% del gasto justificado. La selección se realizará a partir de la relación de documentación justificativa, y se constituirá por

o una muestra aleatoria,

o una muestra dirigida, siguiendo criterios de riesgo: importe del justificante, concepto justificado.

c) Cuenta justificativa simplificada


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o Que el gasto se ha realizado dentro del periodo subvencionable, o, en su defecto, entre el mes anterior al inicio de la actividad y el mes posterior a su finalización




• revisión muestra documentos justificativos: se seleccionará una muestra de documentos justificativos que contenga como mínimo el 5% de los documentos justificativos y suponga, como mínimo, el 10% del gasto justificado. La selección se realizará a partir de la relación de documentación justificativa, y se constituirá por



d) Justificación económica de las subvenciones a entidades del sector público

• Las justificaciones económicas presentadas por entidades del sector público tendrán que adjuntar una informe del cual se verificará que incluye los apartados establecidos en el modelo correspondiente, y que son:

o Que el gasto se ha realizado dentro del periodo subvencionable, o en su defecto, entre el mes anterior al inicio de la actividad y el mes posterior a su finalización.

o Los documentos justificativos presentados tienen validez jurídica en el tráfico mercantil.


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o El concepto imputado está incluido en la relación de gastos subvencionables detallados en la convocatoria y en las instrucciones de justificación económica

o Las facturas han estado pagadas antes de la fecha de justificación.



o Periodo de desarrollo de la acción subvencionada



o Que el gasto se ha realizado dentro del periodo subvencionable, o, en su defecto, entre el mes anterior al inicio de la actividad y el mes posterior a su finalización




• revisión muestra documentos justificativos: se seleccionará una muestra de documentos justificativos que contenga como mínimo el 5% de los documentos justificativos y suponga, como mínimo, el 10% del gasto justificado. La selección se realizará a partir de la relación de documentación justificativa, y se constituirá por




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7. CONTROL INTERNO SOBRE LA VERIFICACIÓN DE LAS OPERACIONES (ARTÍCULO 60.b DEL REGLAMENTO (CE) 1083/2006)

7.1. Consideraciones generales

El Artículo 60 b) Reglamento (CE) 1083/2006, indica que la Autoridad de Gestión comprobará que se ha llevado a cabo la entrega de los bienes o la prestación de los servicios objeto de cofinanciación, que se ha efectuado realmente el gasto declarado por los beneficiarios en relación con las operaciones, y que este cumple las normas comunitarias y nacionales aplicables en la materia; las verificaciones sobre el terreno de operaciones concretas se podrán realizar por muestreo, de acuerdo con las normas de aplicación que adoptará la Comisión de conformidad con el procedimiento a que se refiere el artículo 103, apartado 3, del Reglamento.

De esta manera, se deberá aportar los elementos de comprobación exigidos por la Autoridad de gestión y/o el Organismo Intermedio referidos a:

• La entrega de los bienes y servicios

• La realidad del gasto declarado

• La conformidad con las normas nacionales y comunitarias aplicables en la materia

Las verificaciones incluirán los procedimientos siguientes:

• verificaciones administrativas de todas las solicitudes de reembolso de los beneficiarios. Incluyen los ámbitos administrativo y financiero, han de ser exhaustivas y previas a la declaración del gasto del organismo intermedio, en algunos casos incluye también el ámbito físico y técnico.

• verificaciones sobre el terreno de operaciones concretas. Confirmación de los aspectos técnico y físico.

o Existencia real del proyecto.

o Conformidad de los productos y servicios suministrados con las condiciones de concesión de la ayuda.

o Progreso físico del proyecto.

o Respeto de la normativa comunitaria (información y publicidad, subvencionalidad de gastos, medioambiente e igualdad de oportunidades)

o Cumplimiento de las normas de contratación pública

o Cumplimiento de las normas relativas a las ayudas de estado.


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Las verificaciones sobre el terreno pueden llevarse a cabo mediante muestreo aleatorio, de esta manera, se facilita pruebas que permiten garantizar la función amiento del sistema de gestión y control.

Cuando las verificaciones sobre el terreno se realicen por muestreo, la autoridad de gestión conservará registros en los que se describa y justifique el método de muestreo y se identifiquen las operaciones o transacciones seleccionadas para ser verificadas.

La Autoridad de Gestión (AG) determinará el tamaño que ha de tener la muestra para ofrecer garantías razonables en cuanto a la legalidad y regularidad de las transacciones conexas, teniendo en cuenta el nivel de riesgo que haya identificado para el tipo de beneficiarios y operaciones en cuestión; asimismo, revisará el método de muestreo cada año.

Al objeto de obtener un alto nivel de garantía, es decir, un riesgo de auditoría reducido, la autoridad de auditoría debe combinar los resultados de las auditorías de los sistemas y las auditorías de las operaciones. La Autoridad de Auditoría evalúa en primer lugar la fiabilidad de los sistemas (alta, media o baja), teniendo en cuenta los resultados de las auditorías de los sistemas, para determinar los parámetros técnicos del muestreo, en particular el nivel de confianza y el índice de error esperado. Los Estados miembros también pueden utilizar los resultados del informe sobre la evaluación de la conformidad con arreglo al artículo 71, apartado 2, del Reglamento (CE) nº 1083/2006. El nivel combinado de garantía obtenido de las auditorías de los sistemas y las auditorías de las operaciones debe ser elevado. El nivel de confianza utilizado en las operaciones de muestreo no debe ser inferior al 60%, con un nivel de tolerancia máximo del 2%. En el caso de un sistema cuya evaluación resulte en un nivel bajo de fiabilidad, el nivel de confianza utilizado en las operaciones de muestreo no debe ser inferior al 90%.

La fiabilidad de los sistemas de gestión y control se determina utilizando los criterios establecidos por la autoridad de auditoría para las auditorías de los sistemas, incluyendo una evaluación cuantificada de todos los elementos clave de los sistemas y englobando a las principales autoridades y organismos intermedios que participan en la gestión y el control del programa operativo. En el expediente de auditoría se conserva un registro de las evaluaciones llevadas a cabo.

La Autoridad de Gestión establecerá por escrito normas y procedimientos para las verificaciones realizadas y conservará registros de cada una de ellas, en los que indicará el trabajo realizado, la fecha y los resultados de la verificación, así como las medidas adoptadas con respecto a las irregularidades detectadas.

Los elementos probatorios de las verificaciones se refieren a los siguientes ámbitos:

• Administrativo: Verificación de la conformidad del gasto declarado con las normas nacionales y comunitarias en materia de subvencionalidad, contratación pública, medio ambiente, ayudas de estado, etc.


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• Financiero: Verificar que las solicitudes son correctas. Inexistencia de doble financiación del gasto en otros regímenes comunitarios y otros periodos de programación

• Técnico: Verificar que los bienes entregados y servicios realizados de conformidad con la decisión aprobatoria del proyecto

• Físico: Verificar la realidad del gasto y del servicio prestado

Paralelamente a las comprobaciones de verificación del cumplimento del artículo 60 se efectuará un control interno de calidad como proceso sistemático para:

• Comprobar la adecuación de los procesos internos al Manual de gestión de subvenciones del SOC

• Evaluar la eficacia de los procesos internos de gestión.

• Comprobar el seguimiento de los procesos recogidos en el Manual de sistemas de gestión y control del FSE.

El Servicio de Control e Inspección de Políticas Activas del SOC (SCIPA) será el órgano gestor encargado del control interno de la verificación.

En relación al sistema de ejecución mediante subvención, el procedimiento de Control interno de la verificación del art. 60 b) se recoge en el Manual de gestión de subvenciones del SOC que se adjunta como Anexo II.1

Para el resto de sistemas de ejecución, se tendrá en cuenta lo recogido en el citado manual, cuando sea de aplicación.


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7.2. Instrucciones para la comprobación del cumplimiento del artículo 60 del Reglamento (CE) 1083/2006, del Consejo, de 11 de julio de 2006

Mediante Acuerdo de 12 de noviembre de 2008, la UAFSE encargó al servicio de Ocupación de Cataluña (como organismo intermedio del Programa Operativo del FSE de Cataluña 2007-2001), el ejercicio de las funciones recogidas en los apartados a), b), d), f), y) y j) del artículo 60 del Reglamento (CE) 1083/2006, del Consejo, de 11 de julio de 2006, por el cual se establecen las disposiciones generales relativas al Fondo Europeo de Desarrollo Regional, al Fondo Social Europeo y al Fondo de Cohesión.

Estas funciones tienen que ser desarrolladas por los diferentes servicios que configuran el SOC. El Servicio de Control e Inspección de Políticas Activas (SCIPA) comprobará el efectivo cumplimiento de las funciones establecidas en los apartados a), b), d), f), y) y j) del artículo 60 del Reglamento (CE) 1083/2006, del Consejo, de 11 de julio de 2006.

Las funciones pronunciadas derivan en una serie de obligaciones que el SOC (a través de los servicios correspondientes) tiene que realizar. A continuación se describen las funciones y las obligaciones (que son de dos tipos: de gestión y verificación) que éstas comportan:

7.2.1. OBLIGACIONES DE GESTIÓN

Artículo 60, apartado a): Garantizar que la selección de las operaciones por su financiación se realiza de conformidad con los criterios aplicables al programa operativo, y que dichas operaciones se atienden a las normas comunitarias y nacionales aplicables a la materia durante todo el periodo de ejecución.

Esta función genera, por parte de Área de Seguimiento de los Proyectos del FSE, las siguientes obligaciones:

• elaborar un informe de elegibilidad relativo al cofinanciamiento a través del Programa Operativo 2007ES052PO2007 en el marco del objetivo de Competitividad Regional y Ocupación en Cataluña para el periodo 2007-2013 del FSE, del gasto por la convocatoria en concreto.

• El SCIPA tiene que constatar la existencia de este informe y que la convocatoria recoge los ejes y temas prioritarios elegibles.

• Una vez seleccionados los beneficiarios, se informará a los mismos de que la aceptación de la financiación implica la aceptación de su inclusión en la lista de beneficiarios.


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1. El SCIPA tiene que constatar esta obligación al informe de elegibilidad y a la correspondiente convocatoria.

Artículo 60, apartado d): Asegurar que los beneficiarios y otros organismos participantes en la ejecución de las operaciones mantienen un sistema de contabilidad separado o un código contable adecuado en relación con todas las transacciones relacionadas con la operación, sin perjuicio de las normas de contabilidad nacional.

Esta función genera la obligación, por parte del órgano gestor, de verificar en las visitas "in situ" el sistema de contabilidad utilizado por las entidades beneficiarías, y constatar, por ejemplo, los siguientes aspectos:

• Verificar si se utiliza un sistema de contabilidad informático para el registro de los datos de las operaciones.

• Verificar si se actualizan los datos introducidos en el sistema con regularidad para asegurar que la información de las operaciones no esté desfasada.

• Verificar si los registros contables presentan información detallada sobre los gastos efectivamente realizadas, señalando la fecha de su creación, el importe de cada partida de gastos, la naturaleza de los justificantes y la fecha de pago.

• Verificar si se dispone de hojas de cálculo que desglosen el gasto entre los diversos elementos de las operaciones, eso es, principalmente contratos otorgados, adquisición terrenos, gastos de consultoría, etc.

2. El SCIPA tiene que constatar que las actas de visita del órgano gestor recogen si el sistema de contabilidad utilizado es el adecuado.

Artículo 60, apartado f): Establecer procedimientos que garanticen que se dispone de todos los documentos sobre el gasto y las auditorías necesarias para contar con una pista de auditoría apropiada, de conformidad con aquello que dispone el artículo 90 del Reglamento (CE) 1083/2006.

Esta función genera la obligación, por parte del órgano gestor, de asegurar la eficacia del procedimiento de custodia, teniendo en cuenta, que estos documentos pueden encontrarse en su poder o establecerse su custodia para los beneficiarios.

3. El SCIPA hará constar qué procedimiento ha sido escogido por el gestor y valorará su eficiencia.

Artículo 60, apartado y): Elaborará y se remitirá a la Comisión, desprendido de la aprobación por el Comité de seguimiento, los informes de ejecución anual y final.


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Artículo 60, apartado j): Garantizar el cumplimiento de los requisitos de información y publicidad establecidos en el artículo 69 del Reglamento (CE) 1083/2006.

Esta función genera la obligación, por parte del Área de Comunicación y Difusión, de:

• A efectos de selección y aprobación de operaciones, el SOC se tiene que asegurar de que los beneficiarios potenciales están informados, como a mínimo de los puntos siguientes:

o Las condiciones que tienen que cumplirse para poder acceder a la financiación en el marco de un programa operativo.

o La descripción de los procedimientos de examen de las solicitudes de financiación y de los periodos de tiempo correspondientes.

o los criterios de selección de selección de las operaciones que se financiarán.

• Garantizar, de acuerdo con un plan<A[plan|llano]> de comunicación, lo amplía difusión del programa operativo, con información sobre las contribuciones financieras del FSE.

7.2.2. OBLIGACIONES DE VERIFICACIÓN

Artículo 60, apartado b): Comprobar que se han entregado los bienes o se ha realizado la prestación de los servicios objeto de cofinanciamiento, que se ha efectuado realmente el gasto declarado por los beneficiarios en relación con las operaciones, y que éste cumple las normas comunitarias y nacionales aplicables en la materia; las verificaciones sobre el terreno de operaciones concretas se podrá realizar por muestreo, de acuerdo con las normas de aplicación que adoptará la Comisión de conformidad con el procedimiento a que se refiere el artículo 103, apartado 3, del Reglamento (CE) 1083/2006.

Este artículo se tiene que poner en relación con el artículo 13, apartado 2, del Reglamento (CE) 1828/2006, que dispone que las verificaciones del artículo 60, apartado b), abordarán los aspectos administrativos, financiero, técnico y físico de las operaciones, según corresponda. Mediante las verificaciones se comprobará que el gasto declarado es real, que los bienes se han entregado o los servicios se han prestado de conformidad con la decisión aprobatoria, que las solicitudes de reembolso del beneficiario son correctas y que las operaciones y gastos cumplen los normas comunitarias y nacionales. Las verificaciones incluirán procedimientos para evitar la doble financiación del gasto con otros regímenes comunitarios o nacionales y con otros periodos de programación. Las verificaciones incluirán los procedimientos siguientes:

a) Verificaciones administrativas de todas las solicitudes de reembolso de los beneficiarios.


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b) Verificaciones sobre el terreno de las operaciones concretas.

El SCIPA comprobará que el órgano gestor ha llevado a cabo las verificaciones previstas en el artículo 60 b) Reglamento (CE) 1083/2006 y artículo 13, apartado 2, del Reglamento (CE) 1828/2006. Las actuaciones de comprobación serán las siguientes:

a) Revisar la documentación de soporte o justificativa del gasto imputado a las relaciones de gastos de los expedientes seleccionados, teniendo en cuenta las modalidad de justificación económica:

i. Con respecto a la cuenta justificativa con aportación de informe de auditor:

1. Se revisarán los informes de auditor objeto de la muestra en los términos siguientes:

• Constatar que el auditor esté inscrito en el Registro Oficial de Auditores de Cuentas, dependiendo del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas

• Constatar que el informe de auditor incluye los apartados establecidos en el modelo de informe de justificación económica, que son:

o Objeto del informe (detallar las acciones formativas objeto del informe)

o Normativa reguladora utilizada en la revisión de la justificación económica

o Verificación que la entidad beneficiaría incluye toda la documentación requerida para la justificación económica, según instrucciones de justificación económica específicas para cada programa

o Procedimientos aplicados (dependiendo de cada actuación, especificados al modelo que corresponda)

o Análisis económico de las acciones, por conceptos

o Limitaciones al alcance

o Resultado del trabajo, que incluirá:

resultado de los procedimientos aplicados

incidencias detectadas

• comprobación de los criterios de subvencionabilidad. Cada una de las convocatorias establece los criterios que determinan la subvencionabilidad de los expedientes presentados. Verificar el cumplimiento de los requisitos establecidos a la resolución de otorgamiento:


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• revisión relación de justificantes: se verificará:

o Que el gasto se ha realizado dentro del periodo subvencionable establecido a la convocatoria, o, en su defecto, entre el mes anterior al inicio de la actividad y el mes posterior a su fin.




2. Asimismo, un mínimo del 10% de los informes de auditor se revisará a nivel de documentación de soporte del gasto imputado.

3. Se adjunta a estas instrucciones tabla resumen, realizada por el UAFSE, de los documentos de soporte o justificativos de los gastos según tipología de gasto

ii. Con respecto a la Cuenta justificativa con aportación de justificantes de gasto, cuenta justificativa simplificada y justificación de las subvenciones a entidades del sector público

• Se revisará la documentación de soporte o justificativa del 100% del gasto imputado a las relaciones de gastos de los expedientes seleccionados, de acuerdo con la mesa resumen del UAFSE.

• Según el volumen de la documentación a revisar, el SCIPA podrá optar por hacer un control documental mediante muestreo. En este supuesto se tendrá que definir de manera explícita cómo se realizará el muestreo y los criterios escogidos.

• En caso de muestreo, si se detectan incidencias en el expediente que supongan el 2% de la muestra, se aplicará la corrección financiera a la totalidad del expediente. Si se detectan incidencias superiores al 2% se ampliará la muestra al 100% del expediente.

• Con la revisión de la documentación de soporte<A[apoyo|soporte]>, se podrá constatar los siguientes aspectos:

o Presentación dentro del plazo legalmente establecido.

o Elegibilidad del gasto.


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o Pago dentro del plazo.

o Elegibilidad del IVA.

o No existencia de sobreimputación facturas/nóminas.

o La correcta imputación del precio/hora imputado en nóminas.

o que la metodología utilizada por el cálculo de imputación de gastos generales sea la correcta.

o que la metodología utilizada por el cálculo de imputación de amortizaciones sea la correcta

o contabilización de los gastos imputados.

b) Constatar la existencia de mecanismos de control para evitar la doble financiación del gasto (estampillado u otro sistema)

c) Constatar que las operaciones han respetado la normativa comunitaria, nacional y autonómica respecto de:

• los procedimientos de solicitud y otorgamiento de subvenciones.

• igualdad de oportunidades

• información y publicidad.

d) Se tiene que constatar que se hace mención expresa del cofinanciamiento del FSE a toda la normativa reguladora de las acciones, resoluciones de otorgamiento, convenios, en publicaciones (guías, trípticos, etc.), vallas, placas conmemorativas, carteles, contenidos digitales y/o audiovisuales (página web, e-mail, CD Ron, etc.), medios de comunicación, contratas cofinanciados (anuncio, pliego, etc.), etc.

• cuando sea necesario: contratación pública, ayudas estatales y protección del medio ambiente

e) Constatar la existencia de verificaciones "in situ" para acreditar la efectiva realización de la operación cofinanciada.

f) El SCIPA constatará la existencia de documentos que acrediten la realización de la acción (por ejemplo: actos de visita, hojas de firmas, comprobantes de vida laboral en caso de ayudas en empresas para la contratación de trabajadores, actos de recepción de bienes y servicios en caso de contratas administrativos, etc.).

g) En este apartado, aparte de constatar el seguimiento de la operación en concreto, se tendrá que indicar si el gestor ha efectuado visitas in situ a la totalidad de las acciones o bien se ha hecho un plande visitas (por muestreo).

h) Asimismo, en aquellos casos que la verificación "in situ" del órgano gestor no ha sido a la totalidad de entidades, tiene que constar la existencia de un plan de control. Este plan tendrá que contener unos mínimos (criterio selección muestra, listado operaciones seleccionadas con resultado correspondiente, etc).

i) Se comprobará la existencia de un expediente de verificación administrativa.


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7.2.4. ESTRUCTURA DE LOS INFORMES DE COMPROBACIÓN

Se elaborará un informe provisional y final para cada programa objeto de control, en el qué constarán las cuestiones siguientes:

• Introducción.

• Identificación de las operaciones objeto de comprobación y muestra seleccionada.

• Marco normativo.

• Objetivos, alcance y limitaciones.

• Resultados del trabajo.

• Conclusiones.

7.2.5. CALENDARIO

El SCIPA elaborará un calendario de operaciones anual. A partir de este calendario, a la conclusión de las fechas de pago programadas, se comprobará, mediante la BDI (Base de Datos de Integración) el pago efectivo de las operaciones.

Sobre ésta operaciones se procederá a determinar la muestra objeto de control. El criterio será la selección aleatoria, con el objetivo de conseguir verificar un porcentaje no inferior al 5% de todo el gasto certificable por el SOC.


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j) De acuerdo con las Instrucciones de la Autoridad de Gestión todas las verificaciones administrativas que se realicen sobre las declaraciones y /o justificaciones de gasto que presenten los beneficiarios se tienen que soportar en un expediente de verificación que tendrá que contener, como mínimo, cuadro resumen con todos los elementos de gasto agrupados según concepto, identificación y firma del técnico que realiza la verificación así como de su superior jerárquico y listados de comprobación - checklists agasajados de acuerdo con la naturaleza de la operación de que se trate.

k) Asimismo, en aquellos casos que la verificación administrativa del órgano gestor no ha sido sobre el 100% de las relaciones de facturas de la totalidad de las entidades beneficiarías (por ejemplo, convocatorias de entidades locales que el modo de justificación es la presentación de certificados interventor ayuntamiento), se tiene que constar la existencia de un plan de control. Este plan tendrá que contener unos mínimos (se conservarán registros en los que se describa y justifique el método de muestreo y se identifiquen las operaciones o transacciones seleccionadas para ser verificada).

l) Se comprobará el pago del SOC a la entidad beneficiaría.

7.2.3. METODOLOGÍA APLICADA

Las actuaciones de comprobación del cumplimiento del artículo 60 del Reglamento (CE) 1083/2006, llevadas a cabo por el SCIPA, constarán básicamente de las siguientes fases:

a) Reunión inicial con el/la responsable del órgano gestor.

b) Solicitud en los órganos gestores de la relación de expedientes revisados y pagados y selección de la muestra.

c) Petición a los servicios gestores correspondientes de la documentación justificativa de la subvención (administrativa y económica) que consta en los expedientes.

d) Elaboración de los documentos de trabajo y de los listados de comprobación (check-list) firmados por el técnico/a correspondiente. Se adjunta modelo en el Anexo I.13.

e) Elaboración del informe provisional, que contendrá los resultados de la supervisión, a fin de que se formulen alegaciones por parte del gestor.

f) Valoración de alegaciones y documentación aportada por los órganos gestores.

g) Reunión final con el responsable del órgano gestor, que tendrá por objetivo exponer las incidencias y desviaciones detectadas, así como exponer las medidas correctoras.

h) También se expondrán los puntos positivos y las recomendaciones de mejora.

i) Informe final con las recomendaciones pertinentes, si ocurren, el cual se enviará copia al beneficiario y al gestor para que dé cumplimiento a las recomendaciones. Se adjunta modelo en el Anexo I.14.

j) Archivo del expediente con toda la documentación relativa al control.

k) Seguimiento posterior del cumplimiento de las recomendaciones por parte del gestor.


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7.3. Programación de los controles sobre la verificación

Como complemento, ver la Programación de los controles a efectuar para el año 2010 que se adjunta en el Anexo I.15.


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7.4. Los errores sistémicos

Se considera irregularidad sistémica aquel error recurrente provocado por fallos graves de los sistemas de gestión y control destinados a garantizar la exactitud de la contabilidad y el respeto de la normativa.

Con la finalidad de valorar la intensidad de las irregularidades o deficiencias en el sistema y sus repercusiones, es necesario clasificar las funciones de gestión y control en:

Elementos fundamentales: son aquellos que resultan esenciales para garantizar la legalidad, regularidad y la subvencionabilidad de los gastos a certificar.

Se consideran elementos fundamentales los siguientes:

1. Aplicación de los procedimientos establecidos para la tramitación de solicitudes, la valoración y la concesión/adjudicación en subvenciones, convenios y contractos administrativos (conformidad de las solicitudes aceptadas con los objetivos y criterios publicados, exposición clara de las razones que han llevado a aceptar o rechazar las solicitudes, cumplimiento de la normativa específica y de las normas de subvencionabilidad).

2. Comprobación adecuada de la entrega de productos o la prestación de servicios.

a) Comprobación de la autenticidad de las prestaciones (mediante informes o actas de visita),

b) Comprobación del cumplimiento de las condiciones para la autorización de la subvención.

c) Comprobación de la subvencionabilidad de los importes solicitados.

d) Mantenimiento de un sistema de contabilidad fiable.

e) Mantenimiento de una pista de auditoría.

Elementos secundarios: son aquellos que contribuyen a mejorar la calidad de los sistemas de gestión y control.

Se consideran elementos secundarios los siguientes:

3. Controles administrativos satisfactorios en forma de listas de control estandarizadas o medios equivalentes y una documentación adecuada de los resultados a fin de garantizar, por ejemplo:


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a) Que las solicitudes no han sido pagadas previamente y que las operaciones (contratos, recibos, facturas, pagos) se pueden identificar por separado.

b) Correspondencia dentro del sistema de contabilidad entre las declaraciones i el gasto registrado.

4. Supervisión adecuada de los procedimientos de tramitación y autorización de los pagos.

5. Procedimientos satisfactorios para garantizar una divulgación apropiada de la información sobre el FSE.

En el caso de detectarse un error sistemático se procederá de la siguiente manera:

6. Cuando se traten de irregularidades o deficiencias que supongan un incumplimiento de la normativa comunitaria, no se procederá a la certificación del importe correspondiente a la convocatoria afectada, convenio, contrato o tipología de gasto propio y se instará al gestor a adoptar las medidas correctoras oportunas para próximas convocatorias.

7. Cuando el funcionamiento de los elementos fundamentales del sistema sea el adecuado pero uno o varios elementos secundarios hayan fallado, se procederá a la certificación del importe correspondiente a la convocatoria afectada, convenio, contrato o tipología de gasto propio y se instará al gestor a adoptar las medidas correctoras oportunas para próximas convocatorias.

En el caso que los errores sistemáticos sean detectados por la Autoridad de Auditoria o por otros órganos competentes, ese procederá a la descertificación.

A su vez, se instará al órgano gestor que proceda a la implantación de medidas correctoras para subsanar las irregularidades.

Una vez se entiendan subsanados las irregularidades o deficiencias, se informara la Autoridad de Auditoria o por otros órganos competentes que hayan realizado los controles sobre la aplicación de las medidas y el resultado de los mismos para que emita el informe de subsanación correspondientes y en su caso se proceda a la certificación de los importes desertificados.

Los criterios y medidas reflejadas en el presente documento se complementan con las orientaciones sobre los principios, criterios y porcentajes indicativos aplicables por los servicios de la Comisión para la determinación de las correcciones financieras.


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8. CERTIFICACIÓN DE LAS ACTUACIONES

8.1. Consideraciones generales

La certificación de las actuaciones incluye dos actividades que se realizan de forma simultánea, que son la elaboración del informe de ejecución anual y la elaboración de la certificación de gastos y la petición de pago. Estas actividades se realizarán anualmente, excepto la relativa a la certificación de gastos y la petición de pago donde está prevista la posibilidad de poder certificar más de una vez al año.

En ambas actividades el SOC, mediante el Área de Seguimiento de Proyectos del Fondo Social Europeo (en adelante Área FSE), y en colaboración con las unidades gestoras del SOC y, en su caso con el Departament de Treball como organismo colaborador, ejecuta un proceso de certificación que incorpora las dos actividades y que se desarrolla a continuación:


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CERTIFICACIÓNIntervención

DelegadaDocumentaciónSist.Informatius Òrgan gestorSCIPAUAFSE / Comité de

seguimientoComisión

Solicitud información física

y financiera

Preparación de información: física

y financiera

Sist Inform

Elaboración de la declaración de gastos:

Informe anual,Declaración de gastos

Petición de pagoCertificado de Verificaciones

Anexo

Sist. Inform

Revisión de la información

Sist Inform

Solicitud información

Indicadores de seguimiento

Relación de gastos pagados

La Intervención delegada fiscaliza las

Relaciones de operaciones

¿Documentación correcta?

¿Validación UAFSE?

¿Validación Comité?

Preparación Informe de ejecución

Solicitud de pago

¿Validación Comisión? Correcciones

Declaración de gastos

Solicitud de pagos

Correcciones

La Intervención General fiscaliza la Certificación

del Gasto

si

Correccionesno

no

si

si

si

no

no

f

Appoyo en la preparación de la

información

Aprobación Declaración de

gastos

Àrea FSE


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8.1.1. Solicitud

El proceso de certificación se inicia con la solicitud de información a los beneficiarios el 15 de enero del año siguiente al que corresponda la certificación.

El plazo de entrega del que dispondrán los gestores para elaborar los documentos requeridos por el Área FSE finaliza el 1 de marzo del año siguiente al que corresponda la certificación.

La documentación que se solicita al gestor del SOC incluye:

• Una memoria confeccionada de acuerdo con el modelo y las instrucciones facilitadas por el Área FSE, donde se hacen constar, entre otros, eje y medida de imputación, descripción de la actuación, beneficiarios, importes, medidas de información y publicidad, verificaciones in situ, régimen de ayudas (ver el Anexo I.16)

• Los indicadores de seguimiento y de realización, de acuerdo con el formato del sistema FSE 2007.

• Una relación de operaciones en la que figuren todos los gastos pagados, debidamente firmada por el órgano gestor y fiscalizada por la Intervención, de acuerdo con el formato del sistema FSE 2007.

La verificación de que el gasto a certificar ha sido efectivamente pagado, se realizará de la forma siguiente:

o Acciones formativas: mediante cruce de datos con el aplicativo GPB, directamente vinculado al GECAT

o Resto de operaciones: cada gestor solicitará certificado de pagaos efectivamente realizados a la Sección de Tesoreria del SOC, el cual adjuntará a la relación de operaciones

o Mediante los controles del art. 60 b) por parte del Servei de Control i Inspecció de Polítiques Actives

o En el momento de la fiscalización por parte de la Intervención delegada

• Un listado de comprobación, donde el gestor previamente al envío de la documentación, verifica los siguientes aspectos (ver el Anexo I.17)

o Verificaciones administrativas realizadas

o Elegibilidad de los gastos

o Medidas tomadas en materia de información y publicidad

o Criterios de cálculo

o Importe de la certificación


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8.1.2. Preparación por el órgano gestor del SOC

El órgano gestor del SOC elabora la memoria documentación y aplica el listado de comprobación.

Una vez la verificación se ha realizado y sea correcta y, previamente al envío al Área FSE, el órgano gestor del SOC introducirá toda la información en el FSE 2007, obtendrá los documentos correspondientes a los indicadores de seguimiento y de resultado, así como la relación de operaciones que fiscalizará la Intervención.

En el caso de no superar el proceso de fiscalización, el beneficiario deberá subsanar los errores indicados por la Intervención, y preparar de nuevo los documentos de certificación.

A lo largo de este proceso el Área FSE colabora y resuelve las dudas y asiste a los gestores en la elaboración de esta documentación.

Una vez finalizado el proceso el órgano gestor remite al Área FSE la documentación confeccionada.

El plazo en el que debe llevarse a cabo todo el proceso finalizará el 1 de marzo.

8.1.3. Revisión / Validación por el Área FSE

Una vez recibida la información del órgano gestor inicia la revisión de la documentación que incluye:

• Aplicación del listado de comprobación que verifica los siguientes aspectos (ver el Anexo I.18)

o Documentación de certificación

o El ajuste al calendario

o La subvencionalidad del gasto

o Cumplimiento de las normas de información y publicidad

o Prioridades horizontales

o Importe certificado

o Coherencia con los datos introducidos en el FSE 2007.


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• Se comprobará que se han llevado a cabo el 100% de las verificaciones administrativas y las verificaciones in situ que correspondan, y si éstas se han realizado por muestreo, se comprobará el método utilizado.

En el caso de que la información no sea correcta, el Área FSE la devolverá al gestor para que aplique las correcciones y/o consideraciones del Área FSE. Se establecerá un plazo de 10 días para la subsanación de las deficiencias. El Área FSE realizará un seguimiento de la aplicación de estas correcciones.

8.1.4. Presentación informe anual y certificación

Una vez la información de todos los gestores se considera correcta, el Área FSE inicia la última de las fases del proceso de certificación. Esta fase se divide en dos actividades:

• Elaboración del informe anual de ejecución de acuerdo con las disposiciones que establece el artículo 67 del Reglamento (CE) 1083/2006.

• Documentación de certificación que consta de los siguientes documentos, de acuerdo con el formato del sistema FSE 2007:

o Declaración de gastos: firmado por el director del SOC y fiscalizado por la Intervención General (en el supuesto de no superar el proceso de fiscalización el SOC atenderá las correcciones propuestas por la Intervención General)

o Petición de pago: firmado por el/la directora/a del SOC

o Certificado de verificaciones del artículo 60.b) del Reglamento (CE) 1083/2006: firmado por el/la directora/a del SOC.

La emisión de esta documentación presupone la corrección de la certificación a la espera de la valoración por la Autoridad de Gestión, el Comité de Seguimiento del Programa Operativo y en última instancia la Comisión Europea.

La documentación que compone la certificación: informe anual, declaración de gastos, petición de pago y certificado de verificaciones debe presentarse a valoración de la Autoridad de Gestión en la fecha límite del 15 de abril del año siguiente al que corresponda la certificación.

8.1.5. AUTORIDAD DE GESTIÓN – AUTORIDAD DE CERTIFICACIÓN - UAFSE / COMITÉ DE SEGUIMIENTO / COMISIÓN


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Esta última fase se compone de dos actividades valorativas de tres órganos diferentes:

1. Valoración del informe anual

1.1. - AUTORIDAD DE GESTIÓN – AUTORIDAD DE CERTIFICACIÓN - UAFSE

La Autoridad de Gestión de la UAFSE valora la información facilitada y si detecta incorrecciones procede a la devolución de los documentos de certificación al SOC para que introduzca las correcciones oportunas.

Si toda la información es correcta, la UAFSE traslada el informe anual al Comité de Seguimiento.

1.2. - COMITÉ DE SEGUIMIENTO

El Comité de Seguimiento una vez recibido el informe anual, lo examina y en su caso aprueba.

En el caso de que el Comité no dé su aprobación a la certificación, ésta será devuelta al SOC para que introduzca las correcciones oportunas.

El Comité de Seguimiento elabora un acta donde hace constar la realización del mismo y los acuerdos tomados.


Si el Comité da su aprobación, la Autoridad de Gestión presenta el informe anual a la Comisión para la última validación.

El plazo máximo de presentación a la Comisión es del 30 de junio del año siguiente al que corresponda la certificación.

1.4. - COMISIÓN EUROPEA

La Comisión comunica al estado la admisibilidad del informe en un plazo de 10 días hábiles desde su recepción. El dictamen sobre el informe anual lo emite en un plazo de dos meses desde su recepción.


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2. Valoración de la certificación


La Autoridad de Gestión comprueba la certificación de gastos presentada y verifica que cumple los requisitos necesarios.

Una vez validada por la Autoridad de Gestión es remitida a la Autoridad de Certificación que elaborará el Certificado y Declaración de Gastos – Solicitud de pago que remitirá a la Comisión.

Una vez recibidos los fondos de la Comisión la Autoridad de Certificación propondrá la ordenación de los pagos a la Generalitat de Catalunya.

En relación al sistema de ejecución mediante subvención, el procedimiento de Control interno de la verificación del art. 60 b) se recoge en el Manual de gestión de subvenciones del SOC que se adjunta como Anexo II.1

Para el resto de sistemas de ejecución, se tendrá en cuenta lo recogido en el citado manual, cuando sea de aplicación.


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9. PROCEDIMIENTOS DE CONTROL FINANCIERO

En el ámbito de Catalunya, corresponde a la Intervención General de la Generalitat de Catalunya la realización de las actuaciones de control financiero y auditoría. En concreto, sus atribuciones son las siguientes:

• Establecer y aplicar disposiciones de control de manera que se garantice una utilización eficaz y regular del FSE.

• Certificar que las declaraciones de gasto enviadas a la Autoridad de Certificación son exactas y proceden de sistemas de contabilidad basados en justificantes verificables.

• Prevención, detección y corrección de irregularidades de acuerdo a la normativa vigente, notificándolo a la IGAE y manteniéndola informada de la evolución de las diligencias administrativas y judiciales.

• Recuperación de los fondos perdidos como consecuencia de una irregularidad comprobada, aplicando cuando proceda intereses de demora.

Asimismo, la Sindicatura de Cuentas, como órgano de control externo independiente del poder ejecutivo, tiene atribuida la competencia de fiscalización de la gestión económica, financiera y contable del sector público de Catalunya, y en consecuencia puede también realizar controles a órganos ejecutores, si bien en la práctica, la mayor parte de dichos controles se realizan por la Intervención General de la Generalitat.

En el ámbito nacional, los órganos nacionales con competencias de control de las acciones FSE son:

• El Tribunal de Cuentas de la Administración General del Estado. Es el órgano de control externo y el supremo órgano fiscalizador de las cuentas y de la gestión económica del Estado y del sector público. Depende directamente de las Cortes Generales, y es único en su orden y su jurisdicción se extiende a todo el territorio nacional, sin perjuicio de los órganos fiscalizadores de cuentas previstos en los Estatutos de Autonomía de varias Comunidades, en el caso de Catalunya, la Sindicatura de Cuentas.

• La IGAE. Como principal órgano de control interno de la Administración del Estado, le compete el ejercicio de control de la gestión económica financiera del sector público estatal mediante el ejercicio de la función interventora y el control financiero. Además, el control puede ejercerlo sobre sociedades mercantiles, empresas, entidades y particulares por razón de las ayudas financiadas con fondos comunitarios. Adicionalmente a las funciones de control, en lo que respecta a las ayudas comunitarias la IGAE actuará como órgano coordinador entre los organismos de control de las Comunidades Europeas, de los entes territoriales y la Administración del Estado.

• La UAFSE. Tiene la competencia para realizar actuaciones de control sobre ayudas y subvenciones cofinanciadas por el FSE para “controlar la ejecución y


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gestión de las intervenciones FSE para garantizar su utilización de forma eficaz y regular”, conforme al artículo 2h) del R.D. 638/2002. El ejercicio de esta competencia de control y seguimiento se lleva a cabo mediante los denominados “controles in situ”, así como de las visitas de verificación, cuyo fin es constatar la existencia de indicios suficientes mediante los que se pueda deducirse que las solicitudes de pagos presentadas a la UAFSE, cumplen las exigencias de la normativa aplicable.

Sin perjuicio de los controles que efectúe la Comisión, el Tribunal de Cuentas Europeo, la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF), el Tribunal de Cuentas de la AGE, la Sindicatura de Cuentas de Catalunya y la Intervención General de la Generalitat de Catalunya, cada Estado miembro será responsable de elaborar un Plan anual de control que recoja los controles previstos para un año determinado. En lo que hace referencia al PO Objetivo 3 de Catalunya, serán la Inspección General de la Administración del Estado (IGAE), junto con la Intervención General de la Generalitat y el Área de Control de la Autoridad de Pagos, los organismos responsables de llevar a cabo estas actuaciones.

En relación a la ejecución del gasto mediante subvenciones, el procedimiento de Coordinación de los Controles Financieros efectuados por la Intervención general al SOC se recoge en el Manual 01/2010 de gestión de subvenciones del SOC que se adjunta como Anexo II.1.

Para los demás sistemas de ejecución del gasto, se aplicará lo establecido en el mencionado Manual cuando sea necesario.


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10. EVALUACIÓN

Las evaluaciones tiene por objetivo mejorar la calidad, eficacia y coherencia de la ayuda prestada por el FSE y la estrategia y la aplicación de los programas operativos por lo que respecta a los problemas estructurales específicos de los Estados miembros y regiones afectados, teniendo en cuenta, asimismo, el objetivo de desarrollo sostenible y la legislación comunitaria pertinente en materia de impacto ambiental y de evaluación ambiental estratégica.

La realización de las evaluaciones correrá a cargo de expertos u organismos, internos o externos, funcionalmente independientes de la Autoridad de Certificación y de Autoridad de Auditoría.

Las evaluaciones se llevarán a cabo con anterioridad, simultáneamente y con posterioridad al período de programación y bajo la responsabilidad del Estado miembro o de la Comisión, según proceda, de conformidad con el principio de proporcionalidad.

Conforme al artículo 47 del Reglamento (CE) nº 1083/2006 se distinguen dos tipos de evaluaciones:

• Evaluaciones de carácter estratégico que tendrán por objeto examinar la evolución de un programa o grupo de programas en relación con las prioridades comunitarias y nacionales.

• Evaluaciones de carácter operativo dirigidas a apoyar el seguimiento de un Programa Operativo.

Por su parte las evaluaciones operativas serán obligatorias a nivel de Programa Operativo siempre y cuando:

• Se produzcan desviaciones con respecto a los objetivos previstos. El “Documento de trabajo nº 5 de la Comisión Europea: Orientaciones sobre Evaluación” indica que una diferencia entre el 10% y el 20% con respecto a los objetivos inicialmente marcados podría ser suficiente como para justificar la evaluación.

• Se proponga una modificación del Programa

Las evaluaciones operativas deben ser utilizadas como herramientas de gestión de los Programas Operativos, siendo su objetivo identificar los problemas de ejecución lo antes posible. Las evaluaciones operativas no es necesario que sean realizadas para todo el PO, sino que pueden efectuarse sólo para determinados ejes.


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La AG elaborará un “Documento de elementos comunes de evaluación” donde se indicarán los requisitos de información a proporcionar por los OI para la elaboración de los informes estratégicos y su participación en la construcción y elaboración de los indicadores comunes de evaluación. Además, se elaborará un guía de evaluación del Plan de Comunicación.

Las líneas comunes a las evaluaciones estratégicas temáticas que conformarán los informes de evaluación estratégica serán, entre otras, los siguientes:

• Evaluación estratégica temática de I+D+i

• Evaluación estratégica temática de Sociedad de la Información

• Evaluación estratégica temática del principio de igualdad de oportunidades

• Evaluación estratégica temática de Inmigración

Para la realización de las evaluaciones operativas la AG elaborará una Guía metodológica de Evaluación de los Programas Operativos. Las guías metodológicas definirán un conjunto de “Indicadores de Alerta” que si superan un umbral determinado implican la necesidad de realizar una evaluación operativa. Este conjunto de indicadores será definido para cada eje. Pueden ser financieros o físicos. Son los gestores y responsables de la evaluación los responsables de definirlos.

Estas evaluaciones serán obligatorias a nivel de Programa Operativo. Cada administración será responsable de realizar las evaluaciones de las partes del Programa Operativo bajo su responsabilidad.

Las evaluaciones operativas deben recogerse en los informes anuales de ejecución.

La realización de las evaluaciones correrá a cargo de expertos u organismos, internos o externos, funcionalmente independientes de las Autoridades de Gestión, Certificación y Auditoría.

Además, la normativa comunitaria establece que se realizará una evaluación ex post. Esta será competencia de la Comisión Europea, abarcará todos los programas operativos de cada objetivo y en ella se analizará el grado de utilización de los recursos, la eficacia, la eficiencia de la programación y el impacto socioeconómico. La evaluación ex post debería haberse completado a más tardar el 31 de diciembre de 2015.

A continuación, se presenta el diagrama de flujo y ficha descriptiva de este procedimiento.


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EVALUACÍÓN

Secretaría técnica SOC

Órganos gestoresAutoridad de Gestión

Documentación

EVALUACÍÓN

Secretaría técnica SOC

Órganos gestoresAutoridad de Gestión

Documentación

Preparación de la evaluación

estratégica

Preparación de los indicadores comunes de evaluación

Informe evaluación operativa

Valoración de los

indicadores de alerta

Solicitud de Información

Intercambio información

Informe Estratégico

Valoración positiva de

la evaluación

Realización de la evaluación operativa

Guía metodológica

Elaboración informe

estratégico

Preparación de las evaluaciones operativas

Intercambio información

Correccionesno

sí

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sí

Elementos comunes

Evaluación


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Titulo del proceso Evaluación

Agentes implicados: Autoridad de Gestión

SOC Beneficiarios

Entradas: Documento de elementos comunes de evaluación Guía metodológica de Evaluación

Salidas: Informes estratégicos Evaluaciones operativas

Legislación aplicable: Reglamento 1083/2006 (artículos 47 a 49)

Documento de Trabajo nº 5 de la Comisión Europea. Orientaciones sobre evaluación

Procedimientos relacionados: Seguimiento de las actuaciones Modificación y reprogramación

Descripción:

nº Agente Actividad Descripción: Evaluación Estratégica Documento relacionado


Preparación de la evaluación estratégica

La AG inicia el proceso de evaluación estratégica. Para ello contratará una asistencia técnica externa que se encargará de la preparación del “Documento de elementos comunes de evaluación”. Este documento se enviará a la totalidad de los OI para que dispongan de la información relativa a la evaluación estratégica

Documento de elementos comunes de evaluación


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nº Agente Actividad Descripción: Evaluación Estratégica Documento relacionado

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Solicitud de información a los organismos intermedios

La AG solicitará a los OI la información necesaria para realizar el informe estratégico. Dado que los informes estratégicos deben realizarse en 2009 y 2012, la recopilación de información se iniciará con suficiente antelación (conforme se establecerá en el Documento de elementos comunes de evaluación)

3 SOC

Preparación de los indicadores comunes de evaluación

El SOC se encargará de elaborar y cumplimentar los indicadores comunes de evaluación correspondientes a las actuaciones desarrolladas.


Elaboración del informe estratégico

La AG se encargará de elaborar los informes estratégicos con la información proporcionada por los diferentes OI.

Informe Estratégico

nº Agente Actividad Descripción: Evaluaciones operativas Documento relacionado


Preparación de las evaluaciones operativas

La AG inicia el proceso de evaluación. Para ello contratará una asistencia técnica externa que se encargará de la preparación de la “Guía metodológica de Evaluación”. Este documento se enviará a la totalidad de los OI para que dispongan de la información relativa a las evaluaciones operativas.

Guía metodológica de evaluación


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nº Agente Actividad Descripción: Evaluaciones operativas Documento relacionado

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SOC

Valoración de los indicadores de alerta

Realiza una valoración de los “Indicadores de Alerta” incluidos en la Guía metodológica. En caso de que no se detecten desviaciones significativas en los indicadores de alerta no se estima necesario realizar la evaluación y el proceso finaliza. En caso de que existan desviaciones en estos indicadores se procede a realizar la evaluación

3 Preparación de la evaluación operativa

Realiza la evaluación de las actuaciones desarrolladas Este informe se remite a la AG. Dado que el informe de evaluación operativa se incluye en los informes anuales de ejecución, la evaluación debe finalizarse con anterioridad al mes de abril de cada año.

Informe de evaluación operativa


Valoración de la evaluación

La AG valora los informes de evaluación presentados por los OI. Del mismo modo, el informe es remitido al Comité de Seguimiento. En caso de que se requiera información complementaria se puede solicitar la realización de correcciones. Con este trámite finaliza el proceso de evaluación


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11. ARCHIVO Y TRANSMISIÓN DE INFORMACIÓN

Los Artículos 66 y 76. 4 del Reglamento (CE) 1083/2006 del Consejo de 11 de julio de 2006, y el Artículo 39 y siguientes del Reglamento (CE) 1828/2006 de la Comisión de 8 de diciembre establecen que, todos los intercambios de información financiera y de seguimiento que tengan lugar entre la Comisión y las autoridades y organismos designados por los Estados miembros se llevarán a cabo por medio de un sistema informático establecido por la Comisión que permita la transmisión segura de datos entre la Comisión y el Estado. Todos los intercambios realizados a través del Sistema contendrán una firma electrónica, al desaparecer el soporte en papel.

A tal efecto la Comisión ha establecido el “System for Fund Management in the European Community 2007-2013” (SFC 2007) que incluye la siguiente información de interés para la Comisión y los Estados miembros:

a) Dotación indicativa anual de cada Fondo por Programa Operativo, en los términos establecidos en el MENR.

b) Planes de financiación de los distintos Programas Operativos.

c) Declaraciones de gastos y solicitudes de pagos.

d) Previsiones de solicitudes de pago en relación con el ejercicio presupuestario en curso y el siguiente.

e) La sección financiera de los informes anuales y finales de ejecución.

Adicionalmente, se incluye en este sistema toda la información relativa a los Programas Operativos FSE, las Decisiones de la Comisión en relación con las contribuciones de los Fondos, los informes de ejecución, los datos de los participantes en las operaciones cofinanciadas, la descripción de los sistemas de control y gestión, la estrategia y los informes de auditoría, las declaraciones de gasto relativas al cierre parcial, las declaraciones anuales de los importes perdidos, recuperados y pendientes de recuperar y el Plan de Comunicaciones al que se ha hecho referencia en el apartado anterior.

El Estado Español ha designado a la Unidad Administradora del FSE para que realice el intercambio de datos de los Programas Operativos del FSE, lo que llevará a cabo a través del sistema establecido por la Comisión, vía web service desde la aplicación de gestión de las ayudas del Fondo Social Europeo para el período 2007-2013, denominada “FSE 2007”.

11.1. Documentación escrita elaborada por el Organismo Intermedio

Respecto a la documentación escrita de elaborada por el OI, debe destacarse que en la Intranet del SOC los órganos gestores pueden encontrar información escrita sobre los


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diferentes procedimientos, normativas, etc, almacenándose toda aquella documentación que sea útil y necesaria para la correcta gestión de los programas. Esta documentación es actualizada continuamente permitiendo hacer el seguimiento sobre la introducción o eliminación de procedimientos.


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11.2. Procedimiento de gestión de la documentación

11.2.1. Modo de registro, identificación y emplazamiento de los documentos justificativos necesarios para una pista de auditoría adecuada.

1. Introducción

El registro e identificación de los expedientes siguen el procedimiento general establecido para la Generalitat de Catalunya, el cual se encuentra regulado en la normativa aplicable con carácter general y en las instrucciones internas y externas establecidas al efecto y cuya difusión se realiza por diferentes vías.

2. Normativa general aplicable

• Artículo 19 del Reglamento (CE) nº 1828/2006, apartado primero, según el cual:

“A efectos del artículo 90 del Reglamento (CE) no 1083/2006, la autoridad de gestión garantizará la disponibilidad de un registro con la identidad y el emplazamiento de los organismos que conservan los documentos acreditativos relativos a los gastos y auditorías, es decir, la totalidad de los documentos necesarios para una pista de auditoría adecuada”.

• Normativa de la Generalitat de Catalunya:

o Decreto 13/2008, de 22 de enero, sobre acceso, evaluación y tria de documentos (DOGC núm. 5056 de 25.01.2008)

o Decreto 52/2006, de 28 de marzo, sobre la composición y el funcionamiento del Consejo Nacional de Archivos (DOGC núm. 4604, de 30.03.2006)

o Ley 10/2001, de 13 de julio, de archivos y documentos (DOGC núm. 3437, de 24.7.2001)

o Decreto 76/1996, de 5 de marzo, por el cual se regula el sistema general de gestión de la documentación administrativa y la organización de los archivos de la Generalitat de Catalunya (DOGC núm. 2180, de 11.3.1996)

o Orden de 25 de octubre de 1995, por el cual se determinan las condiciones de descripción y conservación de los documentos audiovisuales de los archivos de la Generalitat de Catalunya (DOGC núm. 2126, de 10.11.1995)

o Ley 9/1993, de 30 de septiembre, del patrimonio cultural catalán (DOGC núm. 1807, de 11.10.1993)


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o Decreto 110/1988, de 5 de mayo, por el cual se regula la organización de la Red de Archivos Históricos Comarcales (DOGC núm. 995, de 25.5.1988)

o Decreto 61/1982, de 22 de enero, que regula la Inspección General de Archivos y la Inspección General de Bibliotecas (DOGC núm. 216, de 21.4.1982)

3. Sistema General de Gestión de la Documentación Administrativa de la Generalitat de Catalunya

3.1. Descripción del sistema SGGDA

La Administración catalana se ha dotado de un Sistema General de Gestión de la Documentación Administrativa (SGGDA), que regula todo un conjunto de operaciones y de técnicas integradas en la gestión administrativa general. Este sistema se dirige a la planificación, el control, el uso, la conservación y la transferencia o eliminación de la documentación con el objetivo de racionalizar el tratamiento y conseguir la eficacia y eficiencia en la gestión administrativa .

Este sistema está regulado por la normativa catalana y concretamente en lo establecido en la Ley 10/2001, de 13 de julio, de archivos y documentos (DOGC núm. 3437, de 24.7.2001) y en el Decreto 76/1996, de 5 de marzo, por el cual se regula el sistema general de gestión de la documentación administrativa y la organización de los archivos de la Generalitat de Catalunya (DOGC núm. 2180, de 11.3.1996)

Así mismo, la evaluación y selección de documentación está regulada por el Decreto 13/2008, de 22 de enero, sobre acceso, evaluación y tria de documentos (DOGC núm. 5056 de 25.01.2008)

3.2. Registro

3.2.1. Clasificación del expediente:

Identificación del código de clasificación:

El código de clasificación se compone de las siguientes partes:

Código de clasificación de

Código de clasificación de

Código de clasificación

Código de clasificación


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MA

0120

08G

E00

004

Gestión Explotación Uniforme GXXX T300 U00 GXXX-T300-U00

3.2.2. Cuadros de clasificación

Los cuadros de clasificación son aprovados por Ordren del consejero del Departament de Cultura i Mitjans de Comunicació. Actualmente, los cuadros vigentes son los siguientes.

Cuadro de clasificación de Gestión

G0002 Control i impuls de l’acció del Govern quadre definició

G0100 Organització administrativa quadre definició

G0300 Afers externs, representació i protocol quadre definició

G0400 Gestió dels recursos humans quadre definició

G0600 Gestió dels recursos econòmics quadre definició

G0700 Gestió dels béns mobles quadre definició

G0750 Gestió dels béns immobles quadre definició

G0800 Legislació i assumptes jurídics quadre definició


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140

MA

0120

08G

E00

004

Cuadro de Clasificación de Explotación

T0200 Relacions laborals quadre definició

T0247 Seguretat i condicions de salut en el treball quadre definició

T0500 Economia cooperativa i social quadre definició

T0633 Igualtat d’oportunitats en el treball quadre definició

T0382 Creació d’empreses quadre definició

T0600 Seguretat social quadre definició

T0300 Ocupació quadre definició

Y, para el caso de los expedientes del SOC, se aplicaría la T300, la cual se subdivide en los códigos que se muestran como ejemplo en la siguiente página.

Cada subdivisión del Código de Explotación T300 va asociado a una TAD o Tabla de Evaluación y Selección, las cuales se describen más adelante.


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MA

0120

08G

E00

004


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142

MA

0120

08G

E00

004

Descripción de los expedientes:

Necesariamente las carpetas tendrán que contener:

• Nombre de la unidad orgánica que ha generado el expediente

• Código de procedencia de la unidad que ha generado el expediente

• Código de clasificación del expediente (ha de incluir el número del expediente)

• Año de apertura y de finalización del expediente

• Título del expediente

• Número de volumen (cuando tenga más de uno)

Por ejemplo:


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143

MA

0120

08G

E00

004

Para las subvenciones cofinanciadas por el FSE el expediente habrá de contener el logo del FSE o un texto que lo identifique como tal.

La ordenación de los documentos dentro de la carpeta del expediente ha de acompañar el expediente desde su etapa de formación y habrá de reflejar las diferentes fases del procedimiento administrativo.

3.2.3. Archivo

La documentación se habrá de instalar en archivadores normalizados y se numeraran del 1 al infinito y se apuntaran en el lomo de la caja archivadora normalizada.

También se podrán apuntar datos genéricos que faciliten la identificación en el espacio reservado para tal fin.

Para las subvenciones cofinanciadas por el FSE la caja archivadora normalizada habrá de contener el logo del FSE o un texto que lo identifique como tal.

[1] Año de la documentación

[2] Espacio reservado para notas

[3] Espacio reservado para el Archivo Central para la anotación del NIA (número de identificación de archivo)

[4] Número de orden de la caja que le asigna la unidad administrativa, de acuerdo a cada transferencia.

3.2.4. Evaluación y eliminación documental


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144

MA

0120

08G

E00

004

El gran volumen de documentación que genera actualmente la Administración hace del todo necesario incorporar técnicas de gestión documental que permitan un tratamiento eficaz de la información. A la clasificación y archivo hace falta añadir otra técnica que toma cada vez más relieve: la evaluación documental. El objetivo general de la evaluación de la documentación es hacer una selección para reducir el número de documentos que se debe conservar en los archivos públicos, asegurando que se conserva la información más significativa.

Con la aplicación correcta y rigurosa de esta técnica se evita una serie de consecuencias indeseables como por ejemplo el colapso de los despachos y de los depósitos y la lentitud en la búsqueda de la documentación.

Por otro lado, se asegura la correcta identificación de aquellas series documentales de los expedientes de gestión de los programas cofinanciados por el FSE y su correcta conservación, identificación y eliminación.

Evaluación documental

La evaluación es la función destinada a determinar cuáles son los valores de los documentos según sus usos administrativos, fiscales y legales, tanto presentes como futuros, y sus valores testimoniales, informativos y de investigación. La razón para la evaluación es poder hacer una selección, es decir, separar aquellos documentos que presentan un interés histórico de aquellos que no tienen más que una utilidad administrativa temporal. La Comisión Nacional de Evaluación, Acceso y Selección de Documentación CNAATD es quien fija los valores que la documentación tiene para la administración y de cara al futuro. Los gestores de la documentación, desde los centros de archivo, sólo habrán de aplicar las tablas correctamente.

Propuesta de evaluación documental

Descripción del modelo de propuesta:

1. Organismo: Recoge los datos identificativos básicas del organismo que hace la propuesta de valoración documental.

2. Descripción de la documentación: Este apartado recoge aquellos datos descriptivos de la documentación que se evalúa, en concreto las que hacen referencia a la creación, función, composición y volumen de la documentación

3. Valor de la documentación: Se pueden distinguir los siguientes tipos de valores:

Valor administrativo: Es el valor que tienen los documentos cuando ayudan al organismo correspondiente a realizar su trabajo diario. El tiempo de validez de éstos puede ser largo o corto, dependiente del propósito y la finalidad por la cual han sido creados. Para el caso de las acciones cofinanciadas por el FSE, el plazo venbdrá marcado por lo que se establece en el artículo 90 del Reglamento (CE) 1083/2006 y, concretamente según su texto literal:


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MA

0120

08G

E00

004

“1. Sin perjuicio de las normas aplicables a las ayudas estatales con arreglo al artículo 87 del Tratado, la autoridad de gestión se asegurará de que todos los documentos justificativos relacionados con los gastos y con las auditorías correspondientes a un programa operativo se mantienen a disposición de la Comisión y del Tribunal de cuentas durante:

a) un período de tres años a partir del cierre de un programa operativo, tal como se define en el artículo 89, apartado 3;

b) un período de tres años a partir del año en que haya tenido lugar el cierre parcial, por lo que respecta a los documentos relativos a los gastos y las auditorías sobre las operaciones mencionados en el apartado 2.

Dichos períodos quedarán interrumpidos si se inicia un procedimiento judicial o a petición, debidamente motivada, de la Comisión”.

Valor fiscal: Este tipo de valor aparece en los documentos cuando la función de los cuales consiste en justificar los importes dinerarios que la Administración ha recaudado, distribuido, controlado o gastado.

Valor legal: Los documentos que tienen este valor son los que contienen pruebas legales que hacen respetar los derechos u obligaciones de la Administración y de los particulares.

Valor informativo-histórico: Incluye la información que los documentos contienen sobre personas, objetos, problemas y condiciones con las que el organismo trata. Se caracteriza por ser información originada como resultado del desarrollo de las políticas de este organismo. El análisis del valor informativo no se hace en relación al organismo que ha generado los documentos sino en relación a las personas, las cosas, los lugares y los fenómenos que tratan los documentos.

4. Acceso a la documentación

La CNAATD considera que es una información útil por la recopilación de información concreta sobre el acceso a los documentos.

Este punto será de vital importancia para los expedientes de acciones cofinanciadas por el FSE, en cumplimiento del artículo 19 del Reglamento (CE) 1828/2006 y artículo 90 del Reglamento (CE) 1083/2006.

5. Propuesta de selección y eliminación

En este apartado es dónde se debe realizar la propuesta concreta del plazo de conservación que asigna a la documentación que se valora. Hay dos alternativas que, como ya hemos indicado anteriormente, hace falta justificar;

Las alternativas mencionadas son:


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MA

0120

08G

E00

004

a) Conservación permanente: cuando consideramos que el valor informativo y o/histórico del documento así lo justifica.

b) Eliminación: En este caso tenemos dos alternativas, la eliminación total o la parcial. En ambos casos se debe hacer constar claramente el plazo temporal en el cual se propone eliminar la documentación.

3.2.5. Eliminación

Cuando se debe proceder a eliminar la documentación, hace falta tener en cuenta los siguientes aspectos:

Asegurarse que no hay recursos en vía administrativa o judicial que puedan interrumpir el plazo fijado para la aplicación de las TAD.

Disponer, en todos los casos, de un inventario de la documentación que se transfiere o que se elimina. A la hora de aplicar una TAD, hace falta comunicar antes la eliminación al responsable del Archivo Central Administrativo. Centralizar todos los procesos de eliminación de documentos en la figura del responsable del Archivo de cada organismo. No se puede eliminar ningún original sin la fijación previa y por escrito al Libro de Registro de Eliminaciones, el responsable del registro es el Archivo Central Administrativo.

Tablas de evaluación documental (TAD)

Son resoluciones que emite la CNAATD. Las aprueba el consejero de Cultura de la Generalitat de Catalunya y se publican al DOGC. Las aplica el personal responsable del archivo de gestión, del archivo central y del archivo histórico. Se aplican a medida que se van cumpliendo los plazos. Los plazos se cuentan a partir de la fecha de cierre del expediente.

La CNAATD puede tomar las siguientes resoluciones:

Conservación íntegra: Cuando acaben su función administrativa, los expedientes de la serie serán transferidos íntegramente al archivo histórico.

Conservación parcial: Sólo se ingresarán en el archivo histórico un número determinado de los documentos de la serie, el resto se eliminarán.

Destrucción de la serie: La serie no será transferida y, por lo tanto, se deberá destruir los expedientes que la forman. Se deben conservar unos cuántos de estos expedientes, que servirán como modelo testimonial. Siempre hará falta hacer un inventario del que se destruye.


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MA

0120

08G

E00

004

Transferencia al Archivo Central Administrativo

La transferencia del Archivo de Gestión de la unidad administrativa al Archivo Central Administrativo se realizará siguiendo el siguiente procedimiento:

• La persona responsable del Archivo de Gestión de la unidad administrativa:

• Organiza y actualiza el archivo de la unidad

• Aplica y hace cumplir las directrices emitidas por el Archivo Central.

• Tiene una formación continua en la gestión del archivo

• Solicita los préstamos de documentación

• Aplica las tablas de evaluación

• Realiza las transferencias de documentación al Archivo Central.

• Documentación que se ha de transferir

• Como norma general la que ya ha superado los 5 años desde el cierre del expediente

• La de menos de 5 años que no es de consulta frecuente, si el archivo de gestión no dispone de espacio y el Archivo Central da el visto bueno

• No se deben transferir las segundas copias

• No se recomienda transferir la documentación que es de consulta frecuente, aunque haya superado los 5 años desde el cierre

• No se debe transferir la documentación que ya ha sido evaluada y se haya de eliminar a los 5 años

Procedimento:

1ª FASE

• Revisión e identificación de los expedientes

• Eliminación de elementos sobrantes

• Eliminación de segundas copias

• Aplicación de las Tablas de Evaluación y Selección (TAD)


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MA

0120

08G

E00

004

• Complimentación de la hoja de transferencia en formato excel

• Numeración de las unidades de instalación (cajas)

Una vez el Archivo Central ha autorizado la realización de la transferencia, el Archivo de Gestión procederá a:

2ª FASE

• Comunicar la solicitud de transferencia al Archivo Central, especificando la cantidad de unidades de instalación a transferir

• Enviar la hoja de transferencia por correo electrónico

• Trasladar la documentación al Archivo Central

Una vez que el Archivo Central ha recibido las unidades de instalación (cajas) procederá a:

• Revisar la documentación comprobando que se corresponde con la hoja de transferencia

• Requerir a la unidad administrativa, si es necesario, para que modifique o revise la documentación si ésta no cumple las normas del Archivo (puede devolver las cajas)

• Modificar la hoja de transferencia, si es necesario

• Registrar la transferencia

• Otorgar el NIA o número de identificación de archivo a las unidades de instalación.

Imprimir las hojas de transferencia que habrán de ser firmados por el responsable de la unidad administrativa y por el responsable del Archivo Central. Un original se quedará a la unidad administrativa y otro al Archivo Central.

Enviar a la persona responsable del archivo de gestión el fichero de excel, modificado si ha sido necesario, con el NIA. Este fichero será el apoyo sobre el cual se habrán de efectuar posibles modificaciones y también la base de datos por localizar la documentación depositada en el Archivo.


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0120

08G

E00

004

Cualquier modificación que el responsable del Archivo de Gestión efectúe sobre este fichero se deberá enviar y comunicar al Archivo Central.

Contenido de la hoja de transferencia:

CAMPOS CONTENIDO SINTAXIS CAJA Número de la unidad de instalación Numérico, no se

aceptan los bis. CÓDI_PROC Código orgánico N_NIVELLP Nombre de la unidad administrativa

productora

CODI_TC Código de clasificación del expediente

5 dígitos

N_NIVELLC Título de la serie documental ESPECÍFICO Código de la subdivisión específica 5 dígitos NOMBRE_E Nombre de la subdivisión

específica

UNIFORME Código de la subdivisión uniforme 5 dígitos NOM_U Nombres de la subdivisión uniforme EXPED_I Número de expediente o

expediente inicial.

EXPEDF Número de expediente extremo (final), en caso necesario

FSE Acción cofinanciada FSE Si/no

VOLUMEN Número de carpetas que contiene el expediente. Ejemplo: 1-2/2, 1-3/5 , 4-5/5

TÍTULO Título del expediente. DÍA_I Día de inicio del expediente, si se

conoce.

MES_I Mes de inicio del expediente, si se conoce.

AÑO_I Año de inicio del expediente. CONTINUIDAD Continuidad (-), discontinuïtat (/) DÍA_F Día de cierre del expediente, s y se

conoce.

MES_F Mes de cierre del expediente, si se conoce.

AÑO_F Año de cierre del expediente NIA Número de identificativo del

archivador Vacío

NIA EXTREMO Número de identificativo del archivador extremo, s y hace falta.

Vacío

REGISTRO Registro de transferencia Vacío OBSERVACIONES Observaciones


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08G

E00

004

Base datos del Archivo central del SOC

Toda la información sobre los expedientes y sobre las transferencias realizadas al Archivo Central se registrarán en la base de datos del mismo, pudiéndose realizar las consultas siguientes:

Expedientes gestionados por el SOC

Expedientes gestionados por Organismos colaboradores

El SGGDA establece tres tipologías de archivos para la conservación de la documentación en el transcurso del ciclo de vida de los documentos:

Archivo de Gestión: custodia y gestiona la documentación en fase activa.

Archivo Central Administrativo: custodia y gestiona la documentación en fase semiactiva.

Archivo Nacional de Catalunya: custodia la documentación inactiva e histórica.

Requisitos de conservación, acceso, consulta y cancelación

Para la conservación, acceso, consulta y eliminación de la documentación será aplicable la normativa sobre protección de datos personales, Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre de protección de datos de carácter personal y su Reglamento Real decreto 1720/2007, de 21 de diciembre.


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08G

E00

004

3.2.6. Instrucciones internas

Diagrama del procedimiento

Diagrama gestió pista d’auditoria

Aplicatiu Òrgan gestorDepartament de

Cultura i Mitjans de Comunicació

Arxiu CentralUnitat d’Arxiu SOCBeneficiariDocuments

Sol·licitud alta codificació / TAD

Versió 1.0 (09/07/2009)

BBDD Arxiu

Aprovació alta codificació / TAD

Alta codificació / TAD a l’aplicatiu

Publicació de l’ordre / convocatòria

Comunicació drets i obligacions beneficiaris

Instruccions arxiu

Instruccions arxiu

Codificació

Generació de l’expedient

Sol·licitud transferència a l’Arxiu

Registre i tramesa a l’Arxiu

Sol·licitud eliminació en funció TAD

Aprovació eliminació en funció TAD i

registre

Tramitació eliminació

BBDD Arxiu

BBDD Arxiu

BBDD Arxiu

Sistema General de Gestión de la Documentación Administrativa (SGGDA)


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08G

E00

004

Guías e instrucciones externas a beneficiarios de subvenciones y entidades con las que se establece relación de convenio

El contenido de las instrucciones externas a los beneficiarios de subvenciones y entidades con las que se establece relación de convenio habrá de contener el siguiente contenido mínimo:

OBLIGACIONES DE LA ENTIDAD COLABORADORA.

La entidad colaboradora estará obligada a:

a) Mantener una pista de auditoría adecuada.

b) Disponer de un sistema de contabilidad separado o un código contable idóneo por identificar los gastos justificados al Servei d’Ocupació de Catalunya.

c) Conservar la documentación justificativa durante el periodo obligatorio de disponibilidad

d) Informar a los destinatarios de la cofinanciación de la actividad por el Fondo Social Europeo en el marco del Programa Operativo específico; y de la cofinanciación por parte del Servei d’Ocupació de Catalunya; con indicación del porcentaje.

e) Adoptar medidas de información y publicidad de la ayuda obtenida del Fondo Social Europeo.

f) Aceptar su inclusión en una lista de beneficiarios.

g) Cumplir los criterios generales y específicos de elegibilidad del gasto.

h) Acreditar la realización efectiva de la actividad

i) Facilitar las tareas de verificación que pueda realizar el Servei d’Ocupació de Catalunya

DESCRIPCIÓN DE LAS OBLIGACIONES

a) MANTENER UNA PISTA DE AUDITORÍA ADECUADA

Consiste en mantener un circuito maestro por disponer de toda la documentación técnica y económica que permita verificar, por un lado, la correcta realización de las actividades objeto de esta <<subvención o convenio>>, y de otra, la adecuación entre los registros contables y los documentos acreditativos de los gastos derivados de la realización de estas actividades, con los importes que se presentarán a cofinanciación del Fondo Social Europeo.


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E00

004

b) DISPONER DE UN SISTEMA DE CONTABILIDAD SEPARADO O UN CÓDIGO CONTABLE IDÓNEO POR IDENTIFICAR LOS GASTOS JUSTIFICADOS AL SERVEI D’OCUPACIÓ DE CATALUNYA.

Se concreta en el hecho que en todo documento contable habrá de estar suficientemente identificada la cofinanciación del gasto por el Fondo Social Europeo. A tal efecto, como mínimo en el descriptivo del documento contable deberá constar “cofinanciada por el Fondo Social Europeo” o bien “con cofinanciación del Fondo Social Europeo”.

c) CONSERVAR LA DOCUMENTACIÓN JUSTIFICATIVA DURANTE EL PERIODO DE DISPONIBILIDAD

Por documentación justificativa entenderemos la documentación que acredite el cumplimiento de los requisitos y las condiciones, y también la realización de la actividad y el cumplimiento de la finalidad que determinen la concesión o el goce de la subvención. (Artículo 14.1.b) de la Ley 38/2003 de 17 de noviembre, general de subvenciones).

Concretamente se hace referencia a:

• Facturas pagadas o documentos contables de valor probatorio equivalente que acrediten los gastos objeto de certificación. (Art. 3.1 Orden TEN/2965/2008 por la cual se determinan los gastos subvencionables por el Fondo Social Europeo durante el periodo de programación de 2007-2013)

La acreditación de los pagos se realizará mediante la presentación de extractos bancarios que acrediten la salida material de fondo. En los supuestos de pago en efectivo, la salida material de fondo se justificará en la presentación de la documentación acreditativa del recibo por parte del acreedor, debidamente firmado y datado y en el cual se identificará el sujeto deudor que efectúa el pago, y el asiento contable correspondiente.

• Cualquier otra documentación justificativa adicional que se establece en el articulado de la Orden TEN/2965/2008, de 14 de octubre, por la cual se determinan los gastos subvencionables por el Fondo Social Europeo durante el periodo de programación de 2007-2013, teniendo en cuenta la modificación introducida por la Orden TEN/788/2009, de 25 de marzo de 2009.

Además, hace falta tener presente que para cualquier gasto que no se impute el 100% de su coste como gasto subvencionable se habrá de acreditar documentalmente el criterio de imputación empleado.

El periodo de disponibilidad durante el cual se debe mantener a disposición de la Comisión y del Tribunal de cuentas todos los documentos justificativos relacionados con los gastos y las auditorías correspondientes a un programa operativo será:


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E00

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• De 3 años a partir del cierre de un programa operativo, tal y como se define en el artículo 89, apartado 3 del Reglamento (CE) núm. 1083/2006 del Consejo.

• De 3 años a partir del año en que se haya producido el cierre parcial, por el que respeta a los documentos relativos a los gastos las operaciones ya ejecutadas que hayan sido objeto de cierre parcial conforme al artículo 88 del Reglamento (CE) núm. 1083/2006 del Consejo Estos periodos quedarán interrumpidos si se inicia un procedimiento judicial o a petición, debidamente motivada, de la Comisión. Artículo 90 apartado 1 y 2 del Reglamento (CE) núm. 1083/2006, del Consejo del 11 de julio de 2006, por el cual se establecen las disposiciones generales relativas al FEDER, FSE y al Fondo de Cohesión (DOUE L210 de 31.7.2006).

Dado el periodo de elegibilidad máximo de los gastos de este periodo, establecido en el 31 de diciembre de 2015, se estima que el cierre no se producirá antes del año 2017.

d) INFORMAR A LOS DESTINATARIOS DE LA COFINANCIACIÓN DE LA ACTIVIDAD POR EL FONDO SOCIAL EUROPEO EN EL MARCO DEL PROGRAMA OPERATIVO ESPECÍFICO; Y DE LA COFINANCIACIÓN POR PARTE DEL SERVEI D’OCUPACIÓDE CATALUNYA; CON INDICACIÓN DEL PORCENTAJE

Por destinatarios entenderemos aquella persona y o/entidad beneficiaría última de la actividad cofinanciada.

Por programa operativo identificamos al documento presentado por un sólo miembro y aprobado por la Comisión, en el que se recoge una estrategia de desarrollo que contiene un conjunto coherente de prioridades por la realización del cual se precisará de ayuda de alguno de los Fondos.

Los programas operativos a aplicar son:

• Programa Operativo Pluriregional de Adaptabilidad y Ocupación número 2007SE05UPO001, para el periodo de 2007-2013

• Programa Operativo de Competitividad Regional y Ocupación de Catalunya número 2007SE052PO007, para el periodo de 2007-2013

El porcentaje de cofinanciación del Fondo Social Europeo por ambos Programas Operativos es del 50%.

e) ADOPTAR MEDIDAS DE INFORMACIÓN Y PUBLICIDAD DE LA AYUDA OBTENIDA DEL FONDO SOCIAL EUROPEO


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Para dar cumplimiento a la responsabilidad de los beneficiarios de informar al público de la ayuda obtenida en los Fondos se establecen unos criterios técnicos de los elementos de apoyo y el emplazamiento. Véase Artículo 8 y 9 del Reglamento (CE) núm. 1083/2006, del Consejo del 11 de julio de 2006, por el cual se establecen las disposiciones generales relativas al FEDER, FSE y al Fondo de Cohesión (DOUE L210 de 31.7.2006).

Los elementos de apoyo identificativos que cita la normativa es decir, el emblema de la Unión Europea, emblema del SOC, y referencia al Fondo Social Europeo, y la declaración “El FSE invierte en tu futuro”, se pueden encontrar en el enlace:

http://intranet.dti.gencat.limpio/pls/portal/docs/PAGE/INTRANETDTI/HOMBREINTRANETDTI/SERVICIOSIMAGENCORPORATIVA/LOGOFSE.JPG

f) ACEPTAR SU INCLUSIÓN EN UNA LISTA DE BENEFICIARIOS

El SOC como organismo intermedio, o el Departamento de Trabajo como organismo colaborador, del Programa Operativo de Competitividad Regional y Ocupación de Catalunya, número 2007SE052PO007 informará a los beneficiarios que la aceptación de la financiación implica la aceptación de su inclusión en la lista de beneficiarios publicada en conformidad con el artículo 7 apartado 2, letra d). Es decir, que la publicación podrá ser electrónica o por otros medios, e incluirá las operaciones y las cantidades del fondos públicos asignadas.

La misma obligación tendrá el SOC como organismo colaborador Programa Operativo Pluriregional de Adaptabilidad y Ocupación, número 2007SE05UPO001, para el periodo de 2007-2013.

Por beneficiario se ha de entender, cualquier operador, organismos o empresa, responsable de iniciar o de iniciar y ejecutar las operaciones. En el ámbito de los regímenes de ayudas a que se refiere el artículo 87 del Tratado se entenderá por beneficiario toda empresa pública o privada que realice un proyecto particular y reciba ayuda pública. Artículo 2.4) del Reglamento (CE) núm. 1083/2006, del Consejo del 11 de julio de 2006, por el cual se establecen las disposiciones generales relativas al FEDER, FSE y al Fondo de Cohesión (DOUE L210 de 31.7.2006).

g) CUMPLIR LOS CRITERIOS GENERALES Y ESPECÍFICOS DE ELEGIBILIDAD DEL GASTO.

Podrá acogerse a la contribución con cargo al Fondo Social Europeo cualquiera gasto:

• Efectivamente pagado entre la fecha de presentación de los programas operativo a la Comisión o el 1 de enero de 2007, si esta última fecha es


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anterior, y el 31 de diciembre de 2015. Las operaciones no deben estar finalizadas antes de la fecha a partir de la cual se consideran subvencionables. (Artículo 56.1 Reglamento (CE) núm. 1083/2006, del Consejo del 11 de julio de 2006, por el cual se establecen las disposiciones generales relativas al FEDER, FSE y al Fondo de Cohesión (DOUE L210 de 31.7.2006).

• Realizada en operaciones decididas por la Autoridad de Gestión del programa operativo de que se trate, o bajo su responsabilidad, en conformidad con los criterios fijados por el Comité de Seguimiento. (Artículo 56.3 Reglamento (CE) núm. 1083/2006, del Consejo del 11 de julio de 2006, por el cual se establecen las disposiciones generales relativas al FEDER, FSE y al Fondo de Cohesión (DOUE L210 de 31.7.2006).

• Que cumplan unos criterios generales de subvencionabilidad y justificación y unos específicos para determinados gastos recogidos en la Orden TEN/2965/2008 de 14 de octubre por la cual se determinan los gastos subvencionables por el Fondo Social Europeo durante el periodo de programación de 2007-2013

http://www.boe.se/boecatalan/dias/2008/10/18/pdfs/BOE-A-2008-16785-C.pdf Teniendo en cuenta la modificación introducida por la Orden TEN/788/2009, de 25 de marzo de 2009.

h) ACREDITAR LA REALIZACIÓN EFECTIVA DE LA ACTIVIDAD

El SOC como organismo intermedio, o el Departamento de Trabajo como organismo colaborador, del Programa Operativo de Competitividad Regional y Ocupación de Catalunya, y el SOC como organismo colaborador del Programa Operativo Pluriregional de Adaptabilidad y Ocupación, tendrán la obligación de acreditar la realización efectiva de la actividad.

Esta obligación se traduce en que el órgano interno que gestione este convenio restará obligado a realizar las actuaciones de comprobación necesarias al efecto. La acreditación de la realización efectiva de la actividad se hará mediante visitas in situ, de las que se dejará constancia escrita y firmada por ambas partes, el órgano gestor y el beneficiario. En aquellas actuaciones en las que, por sus características, no se pueda realizar la visita in situ se admitirá la acreditación de la realización efectiva de la actividad con prueba documental.

i) FACILITAR LAS TAREAS DE VERIFICACIÓN QUE PUEDA REALIZAR EL SERVEI D’OCUPACIÓ DE CATALUNYA

El Servei d’Ocupació de Catalunya como organismo intermedio del Programa Operativo de Competitividad regional y ocupación de Catalunya y como organismo colaborador del Programa Operativo Pluriregional de Adaptabilidad y Ocupación, tiene encomendada la realización de la verificación que establece el artículo 60.b) del Reglamento (CE) 1083/2006, de la Comisión y el artículo 13.2 del Reglamento (CE) 1828/2006, de la Comisión.


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Esta verificación consiste en la comprobación de la entrega de los bienes o la prestación de los servicios objeto de cofinanciación por el FSE, en la comprobación que se ha hecho el gasto declarado por el beneficiario, y en la comprobación que se han cumplido las normas comunitarias y nacionales aplicables según la materia. Estas verificaciones se podrán hacer por muestreo.


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Difusión

Difusión interna

La difusión interna de las instrucciones se realizará por los medios habituales. La normativa general de gestión documental de la Generalitat se encuentra en la página web del Departament de Cultura i Mitjans de Comunicació así como en la Intranet de dicho Departament.

Concretamente, en relación a las instrucciones específicas del SOC, éstas se encuentran a disposición de los gestores en la Intranet del Departamento de Treball y SOC.

Difusión externa

La difusión externa de las instrucciones se realizará por los medios habituales.

Concretamente, en relación a las instrucciones específicas del SOC, su contenido se hará constar en los siguientes documentos:

- Órdenes de bases reguladoras y resoluciones de convocatorias

- Resoluciones de otorgamiento

- Convenios

- Documentos anexos a los anteriores


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11.2.2. Procedimiento para cumplir con las obligaciones de conservación de la documentación, en cumplimiento de lo establecido en el artículo 90 del R (CE) 1083/2006 y el artículo 19 del R (CE) 1828/2006

1. Normativa Aplicable

• Artículo 90 del Reglamento (CE) nº 1083/2006, apartados primero y segundo, según el cual:

“1. Sin perjuicio de las normas aplicables a las ayudas estatales con arreglo al artículo 87 del Tratado, la autoridad de gestión se asegurará de que todos los documentos justificativos relacionados con los gastos y con las auditorías correspondientes a un programa operativo se mantienen a disposición de la Comisión y del Tribunal de cuentas durante:

a) un período de tres años a partir del cierre de un programa operativo, tal como se define en el artículo 89, apartado 3;

b) un período de tres años a partir del año en que haya tenido lugar el cierre parcial, por lo que respecta a los documentos relativos a los gastos y las auditorías sobre las operaciones mencionados en el apartado 2.

Dichos períodos quedarán interrumpidos si se inicia un procedimiento judicial o a petición, debidamente motivada, de la Comisión.

2.La autoridad de gestión pondrá a disposición de la Comisión, previa solicitud, la lista de las operaciones ya ejecutadas que hayan sido objeto de un cierre parcial en virtud del artículo 88”.

• Artículo 19 del Reglamento (CE) nº 1828/2006, apartado tercero, según el cual:

“La autoridad de gestión conservará la información necesaria a efectos de evaluación y elaboración de informes, incluida la información a la que se refiere el artículo 14, en relación con las operaciones mencionadas en el artículo 90, apartado 2, del Reglamento (CE) no 1083/2006 durante la totalidad del período establecido en el apartado 1, letra a), de ese mismo artículo”.

2. Instrucciones internas

Véase el apartado 6.1.4

3. Instrucciones externas a beneficiarios de subvenciones y entidades con las que se establece relación de convenio


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Véase el apartado 6.1.5.

4. Difusión


11.2.3. Procedimiento para certificar la conformidad de los documentos conservados en soportes de datos.

1. Normativa Aplicable

• Artículo 90 del Reglamento (CE) nº 1083/2006, apartado tercero, según el cual:

“3. Se conservarán los originales de los documentos o copias certificadas conformes con los originales sobre soportes de datos generalmente aceptados”.

• Artículo 19 del Reglamento (CE) nº 1828/2006, apartados cuarto a sexto, según los cuales:

“4.Los soportes de datos generalmente aceptados mencionados en el artículo 90 del Reglamento (CE) no 1083/2006 serán, como mínimo, los siguientes:

a) las fotocopias de documentos originales;

b) las microfichas de documentos originales;

c) las versiones electrónicas de documentos originales;

d) los documentos que solo existan en versión electrónica.

5. El procedimiento de certificación de la conformidad con el documento original de los documentos conservados en soportes de datos generalmente aceptados lo establecerán las autoridades nacionales y garantizará que las versiones conservadas cumplen los requisitos legales nacionales y son fiables a efectos de auditoría.

6. Cuando los documentos sólo existan en versión electrónica, los sistemas informáticos utilizados deberán cumplir normas de seguridad aceptadas que garanticen que los documentos conservados cumplen los requisitos legales nacionales y son fiables a efectos de auditoría”.

2. Instrucciones internas


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3. Difusión



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11.3. Actualización del manual

Uno de los requisitos fundamentales de cualquier manual de descripción de sistemas de gestión y control es que sea actualizable. En este caso ha primado la facilidad de adaptación, especialmente en lo que se refiere a su capítulo principal, ocupado por las fichas de procesos y procedimientos, así como sus anexos, puesto que son los dos bloques en los que se prevé que los cambios serán mayores.

El sistema más sencillo para conservar las fichas que ya han sido sustituidas será archivarlas en el Anexo de Versiones Obsoletas. En este Anexo las fichas desechadas serán ordenadas por orden cronológico. Este sistema de archivo garantiza la trazabilidad de los procedimientos y de la normativa que se hayan visto afectados por modificaciones.

Con el fin de facilitar la articulación del sistema de actualización, se incluirá una Tabla de Actualización

La Tabla de Actualización contendrá los siguientes elementos:

• Versión del Manual: en esta casilla se ha de indicar la versión del Manual de procedimientos que corresponda. El Manual funciona como un bloque indivisible, de manera que una modificación en un procedimiento implica el cambio de versión del Manual. No obstante la actualización del número de versión puede derivarse de modificaciones en varios procedimientos. Este funcionamiento en bloque garantiza un acceso uniforme a la última versión de todas y cada una de las partes del Manual.

• El número de versión se actualizará en la portada una vez consignados los datos en la Tabla de Actualización.

• Fecha de Modificación: permite indicar el momento en el que se producen modificaciones en un procedimiento o anexo, el cual quedará reflejado en el pie de la ficha nueva y de la obsoleta.

• Nº Ficha Obsoleta:

• Nº Ficha Nueva.

• Causas de Modificación: en esta casilla se consignará el nombre de la norma o del documento que motiva el cambio (entre otras: modificación de la normativa comunitaria estatal o autonómica; de las normas de gestión interna; o recepción de instrucciones procedentes de la Comisión o de las Autoridades de Gestión y Certificación del PO).

• Aspectos Modificados: se especificarán brevemente los cambios introducidos en el procedimiento o norma de que se trate.


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• Comunicación a las autoridades de gestión, certificación y auditoria.: Se especificará la fecha del envío de la nueva versión del manual.

• En el informe anual se recogerá información sobre las nuevas convocatorias que se incorporen al programa especificando las guías de gestión.


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12. INFORMACIÓN Y PUBLICIDAD

La Unidad competente en materia de información y publicidad es el Servei d’Ocupació de Catalunya, concretamente desde la Dirección de Comunicación y Difusión, dirección que depende directamente de la Dirección del SOC, y que tiene por objetivo el desarrollo de la actividades de información y comunicación del SOC, y dentro de estas funciones se encuentran las específicas para el PO.

Desde la Dirección de Comunicación y Difusión se ha diseñado los grandes ámbitos que tratará el plan.

El objetivo general del Plan es el de informar y comunicar las actuaciones y actividades desplegadas en el marco del Programa Operativo FSE-Catalunya y dar a conocer dichas actuaciones. Los objetivos específicos del Plan son:

• Difundir el programa operativo y garantizar la mayor difusión posible las oportunidades de la cofinanciación que ofrece la Comisión Europea a través de dicho Fondo.

• Informar sobre entidades participantes.

• Comunicar a los beneficiarios sus responsabilidades en información y publicidad.

Se distinguen tres grupos prioritarios en el desarrollo del Plan de Comunicación4:

• Ciudadanía en general: La ciudadanía catalana será receptora de buena parte de las medidas de publicidad del Plan, con objeto de que las ciudadanas y ciudadanos de Cataluña adquieran una mayor conciencia de lo que está haciendo la Unión Europea en la región y de cómo les repercute en su día a día en forma de beneficios y mayor bienestar.

• Potenciales beneficiarios: Los organismos y empresas, públicos o privados que, dada la naturaleza de las intervenciones incluidas en el Programa Operativo, sean susceptibles de optar a la financiación comunitaria y convertirse en órganos ejecutores de las operaciones recibirán información

4 Se puede consultar el Plan de Comunicación en el Anexo nº I.18


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sobre las oportunidades financieras que la Unión Europea les ofrece a través del Programa Operativo, los requisitos que han de cumplir para percibir la ayuda comunitaria y cualquier otra información de su interés en este sentido.

• Formarán parte de este grupo: la administración regional y local, incluidos sus organismos autónomos; las entidades sin ánimo de lucro; las organizaciones profesionales, comerciales y empresariales; los centros de formación; las empresas de la región; etc.

• Beneficiarios: Los órganos ejecutores de las actuaciones del Programa serán destinatarios de un bloque de medidas del Plan, a fin de comunicarles las obligaciones que, de acuerdo con la normativa comunitaria, deberán asumir en la gestión y la publicidad de las acciones que ejecuten.

• Potenciales destinatarios: Las personas o entidades susceptibles de ser destinatarias últimas de las intervenciones del Programa serán informadas de las posibilidades de participación que tienen a su disposición en el marco del Programa Operativo. En particular, se pondrá especial hincapié en acercar las actuaciones del Programa Operativo a la población inmigrante.

• Destinatarios: Quienes finalmente participen en las intervenciones del Programa serán informados del apoyo comunitario que reciben a través del FSE y de los objetivos y participación en la política de cohesión que este Fondo tiene.

• Órganos gestores: Las entidades públicas responsables de gestionar las operaciones, independientemente de que las ejecuten directamente o a través de otro órgano ejecutor de naturaleza pública o privada (beneficiario), recibirán orientaciones e instrucciones de tipo metodológico, de manera que puedan desempeñar correctamente sus tareas en materia de gestión, seguimiento, evaluación, control y publicidad.

La siguiente lista resume las medidas del Plan:

• Medida 1. 1. Creación del portal web interactivo en el que se volcará toda la información relativa al Programa Operativo. Medida 1. 2. Organización de los actos de lanzamiento del Programa Operativo.

• Medida 1. 3. Difusión, a través del portal web, del contenido del Programa Operativo.

• Medida 1. 4. Sensibilización de los medios de comunicación sobre el desarrollo del Programa Operativo y la actuación de la Unión Europea.

• Medida 1. 5. Realización de campañas divulgativas en los medios de comunicación regionales (televisión, prensa y/o radio) sobre aspectos concretos del Programa.

• Medida 1. 6. Elaboración y difusión de notas y dossiers de prensa, dirigidos a los medios de comunicación y difundidos a través del portal web.


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• Medida 1. 7. Utilización del lema "El FSE invierte en tu futuro" en todas las medidas de comunicación.

• Medida 1. 8. Inclusión, en todos los documentos relativos a las operaciones, de una declaración en la que se informe de la participación financiera del FSE.

• Medida 1. 9. Organización de actos anuales de presentación y análisis de los progresos del Programa Operativo.

• Medida 1. 10. Publicación de la lista de beneficiarios, operaciones y fondos públicos asignados a cada operación.

• Medida 1. 11. Izamiento de la bandera europea en la sede central del SOC durante una semana a partir del Día de Europa.

• Medida 1. 12. Elaboración de una publicación de prestigio, de periodicidad semestral, de debate y análisis en los ámbitos laboral y formativo.

• Medida 1. 13. Elaboración de un/a dossier/guía de presentación de buenas prácticas del Programa Operativo.

• Medida 1. 14. Programación de actividades de difusión del Programa Operativo entre la ciudadanía catalana.

• Medida 1. 15. Presencia del SOC en foros y congresos relacionados con el mundo laboral y el ámbito formativo, explicitando las actuaciones del PO FSE de Cataluña.

• Medida 1. 16. Organización de reuniones sectoriales en las que los diversos agentes expresen sus puntos de vista sobre la situación del empleo en el sector.

• Medida 1. 17. Celebración de un Congreso Europeo sobre el Trabajo.

• Medida 1. 18. Difusión, a través de la página web, de los principales progresos, resultados y logros del Programa Operativo.

• Medida 1. 19. Elaboración de una publicación que recoja los aspectos más relevantes del desarrollo del Programa Operativo, al término del periodo de ejecución.

Medida 2. 1. Difusión de las oportunidades de financiación que ofrece el Programa Operativo a través del portal web.

• Medida 2. 2. Elaboración de material divulgativo para dar a conocer las oportunidades financieras que ofrece el Programa Operativo a los potenciales beneficiarios.

• Medida 2. 3. Publicación de todas las convocatorias abiertas en el marco del Programa Operativo en el portal web. Medida 2. 4. Inclusión en las


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convocatorias de información sobre las condiciones que han de cumplir los solicitantes para acceder a la financiación en el marco del Programa Operativo. Medida 2. 5. Inclusión en las convocatorias de información sobre los procedimientos de examen de las solicitudes de financiación y los periodos de tiempo correspondientes.

• Medida 2. 6. Inclusión en las convocatorias de información sobre las criterios de selección de las operaciones que se van a cofinanciar.

• Medida 2. 7. Inclusión en las convocatorias de información sobre los contactos a nivel nacional, regional o local que pueden facilitar a los interesados información sobre el Programa Operativo.

• Medida 2. 8. Inclusión en las convocatorias de información sobre las responsabilidades que conllevará la percepción de financiación comunitaria para los beneficiarios finalmente seleccionados.

• Medida 2. 9. Inclusión en las convocatorias de referencias al Fondo Social Europeo, al Programa Operativo y a la cofinanciación comunitaria y autonómica.

• Medida 2. 10. Distribución de folletos, u otros elementos comunicativos, para llamar la atención de los potenciales destinatarios sobre las acciones del Programa Operativo.

• Medida 2. 11. Organización de sesiones informativas para comunicar a la población inmigrante las oportunidades que les brinda el Programa Operativo.

• Medida 2. 12. Comunicación a los beneficiarios de su inclusión en una lista publicada con los nombres de los beneficiarios, los nombres de las operaciones y los fondos públicos asignados a cada operación.

• Medida 2. 13. Transmisión a los beneficiarios de las responsabilidades que deben asumir en materia de gestión y publicidad, tras la aceptación de su solicitud.

• Medida 2. 14. Comunicación a los órganos gestores de sus responsabilidades en materia de gestión, seguimiento, control, evaluación, información y publicidad del Programa Operativo.

El cumplimiento de las medidas de información y publicidad será evaluado en los Comités de seguimiento. Se evaluará la calidad y la eficacia de las actividades emprendidas en la materia. El medio a través del cual se dará a conocer de manera pormenorizada las actividades de información y publicidad realizadas serán los Informes anuales, de acuerdo con el artículo 69 del Reglamento (CE) nº 1083/2006.

Por otro lado, las actividades del Plan de información y publicidad del Programa Operativo serán evaluadas en los Informes de las evaluaciones de seguimiento.


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Además de lo que prevé el plan de comunicación los beneficiarios dispondrán de información concreta sobre sus compromisos y obligaciones a través de las bases reguladoras y convocatorias de subvenciones, y de forma individualizada, a través de las resoluciones de concesión de las subvenciones.(Ver el Anexo I.XX)

En el caso de convenios, el propio convenio establecerá las obligaciones de los beneficiarios.


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Definiciones

Organismos

Autoridad de Gestión. Autoridad u organismo público o privado, nacional, regional o local designado por el Estado miembro para gestionar un Programa Operativo.

Autoridad de Certificación. Autoridad u organismo pública, nacional, regional o local designado por el Estado miembro a fin de certificar las declaraciones de gasto y las solicitudes de pago antes de su envío a la Comisión.

Autoridad de Auditoría. Autoridad u organismo público, nacional, regional o local, funcionalmente independiente de las autoridades de gestión y de certificación, designado por el Estado miembro para cada programa operativo y responsable de verificar el funcionamiento efectivo del sistema de gestión y control.

Organismo Intermedio. Todo organismo o servicio de carácter público o privado que actúe bajo la responsabilidad de una autoridad de gestión o de certificación o que desempeñe competencias en nombre de tal autoridad en relación con los beneficiarios que ejecuten las operaciones.

Beneficiario. Todo operador, organismo o empresa, de carácter público o privado, responsable de iniciar o de iniciar y ejecutar las operaciones. En el ámbito de los regímenes de ayuda a que se refiere el artículo 87 del Tratado, se entenderá por beneficiario toda empresa pública o privada que lleve a cabo un proyecto particular y reciba ayuda pública.

Intervención General de la Administración del Estado (IGAE). Órgano encargado de establecer la coordinación de los controles, estableciendo para ello relaciones con los órganos de control de la Unión Europea, de los entes territoriales y de la Administración General del Estado.

Comité de Seguimiento. Comité creado por el Estado miembro, de acuerdo con la autoridad de gestión, que tiene por objeto comprobar la eficacia y el correcto desarrollo de una intervención (artículo 63 del Reglamento (CE) 1083/2006). El Comité de Seguimiento será presidido por un representante del Estado miembro o de la autoridad de gestión. La Comisión tendrá una representación en el mismo de carácter consultivo.


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Documentos

Programa Operativo. Documento presentado por un Estado miembro y aprobado por la Comisión, en el que se recoge una estrategia de desarrollo que contiene un conjunto coherente de prioridades para cuya realización se precisará ayuda de alguno de los Fondos o, cuando se trate del objetivo de «convergencia», del Fondo de Cohesión y del FEDER.

Informe de Ejecución Anual. Documento elaborado por la Autoridad de Gestión, en colaboración con el Organismo Intermedio y los beneficiarios, que tiene por objeto mostrar el avance material de una intervención. Este documento será estudiado y aprobado por el Comité de Seguimiento antes de ser enviado a la Comisión.

Informe de cierre. Documento elaborado por la autoridad de gestión, en colaboración con el órgano intermedio y los beneficiarios finales, al final del periodo de aplicabilidad de las subvenciones para los gastos y que tiene por objeto mostrar el avance de la intervención a lo largo de todo su periodo de vida. Se presentará a la Comisión a más tardar dentro de los seis meses siguientes a la finalización del periodo de elegibilidad de gastos. Al igual que los informes anuales, será estudiado y aprobado por el Comité de Seguimiento antes de ser enviado a la Comisión.

Conceptos

Eje prioritario. Cada una de las prioridades de la estrategia de un programa operativo que comprenda un grupo de operaciones relacionadas entre sí y cuyos objetivos sean cuantificables.

Operación. Todo proyecto o grupo de proyectos seleccionados por la autoridad de gestión de un programa operativo o bajo su responsabilidad, conforme a criterios establecidos por el Comité de seguimiento, ejecutados por uno o varios beneficiarios y que permitan alcanzar los objetivos del eje prioritario a que se refieran.

Indicadores de seguimiento. Instrumentos utilizados por la Comisión y por la autoridad de gestión para garantizar el seguimiento de las intervenciones. Se establecen en los Programas Operativos para cuantificar un número reducido de indicadores de producción y resultados del Programa y los ejes prioritarios. Deben permitir medir los avances realizados frente a la situación de partida, y la consecución de los objetivos de los ejes prioritarios.


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Reserva de eficacia nacional. Porcentaje de compromiso financiero (3%) que un Estado miembro por propia iniciativa puede dejar sin asignar. En este caso el Estado miembro debe valorar la eficacia de sus programas a más tardar el 30 de junio de 2011. La Comisión distribuirá esta reserva en estrecha colaboración con el Estado miembro sobre la base de sus propuestas.

En materia de pagos

Gasto público. Toda contribución pública a la financiación de operaciones que tenga su origen en el presupuesto del Estado, de las autoridades regionales y locales, de las Comunidades Europeas —en conexión con los Fondos Estructurales y el Fondo de Cohesión—, así como los gastos de similar naturaleza. Toda contribución a la financiación de operaciones que tenga su origen en el presupuesto de organismos de Derecho público o de asociaciones de una o varias autoridades regionales o locales u organismos de Derecho público de conformidad con lo dispuesto en la Directiva 2004/18/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 31 de marzo de 2004, sobre coordinación de los procedimientos de adjudicación de los contratos públicos de obras, de suministro y de servicio (1), se considerará gasto similar.

Anticipo. Pago a cuenta efectuado por la Comisión a la autoridad pagadora en el momento en que se realice el primer compromiso relativo a la intervención. Este pago supondrá un porcentaje del total de la intervención y se recurrirá a él, siempre que sea posible, para sufragar la participación comunitaria en la intervención. En caso de que no se efectuase solicitud de pagos alguna durante los primeros dieciocho meses desde la decisión de participación comunitaria, la autoridad pagadora está obligada a devolver el anticipo a la Comisión.

Pago intermedio. Pago realizado por la Comisión a la autoridad pagadora para reembolsar los gastos efectivamente pagados durante la ejecución de la intervención y que se encuentren adecuadamente certificados por ésta. Los pagos intermedios se realizarán en función de cada intervención, con arreglo al plan financiero establecido en el Programa Operativo.

Pago de saldos. Pago último realizado por la Comisión como reembolso de los gastos efectivamente pagados y debidamente certificados, con el que se da por cerrado definitivamente el proceso de pago de una intervención.

Certificado de gastos. Documento por el cual se comunica a la autoridad de certificación y a la autoridad de gestión la relación de los gastos efectivamente pagados, cuyo reembolso se solicita. Este documento será expedido por una persona o un servicio funcionalmente independiente de los servicios que aprueben las solicitudes de pago.


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Declaración de pagos. Documento por el cual la autoridad de certificación envía a la Comisión una relación de los gastos certificados que se encuentran pendientes de pago y que serán incluidos en una solicitud de pagos.

Solicitud de pagos. Documento que la autoridad de pagos remite a la Comisión, junto con la Declaración de gastos y el certificado de gastos con objeto de solicitar los pagos intermedios o de saldo de la intervención.

Declaración al final de la intervención. Documento destinado a pronunciarse sobre la validez de la solicitud de pagos y sobre la legalidad y regularidad de los proyectos registrados en el certificado final de gastos. Incluirá un resumen de los controles efectuados durante los años anteriores y será realizado por una persona y/o servicio independiente de la autoridad de gestión, del servicio y/o persona encargada de realizar los certificados de gasto por parte de la autoridad de certificación y de los organismos intermedios.

Control

Control. Procedimiento por el cual se comprueba que las actuaciones se ajustan, en materia económico financiera, al ordenamiento jurídico y a los principios de una correcta gestión financiera. Los Estado miembros serán los responsables de realizar el control financiero de las intervenciones. Sin embargo, la Comisión se reserva la posibilidad de realizar controles de los proyectos cofinanciados por los Fondos y de los sistemas de gestión y control, utilizando en particular el mecanismo de controles por muestreo.

Irregularidad. Toda infracción de una disposición del Derecho comunitario correspondiente a una actuación u omisión de un agente económico y que tenga, o que pueda tener, por consecuencia causar un perjuicio al presupuesto general de la Unión Europea al cargarle un gasto injustificado.

Correcciones financieras. Medidas llevadas a cabo por el Estado miembro, la autoridad de gestión, la autoridad de Certificación o el organismo intermedio con objeto de corregir una irregularidad detectada en el proceso de gestión, seguimiento y control de las intervenciones.

Control por muestreo. Procedimiento de control financiero que tiene por objeto comprobar la eficacia de los sistemas de gestión y control e inspeccionar de manera selectiva, en función de un análisis de riesgos, las declaraciones de gastos realizadas en los diferentes niveles.


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Pista suficiente de Auditoría. Condición que deben cumplir los sistemas de gestión y control a fin de permitir comparar los importes totales certificados a la Comisión con los registros de gastos individuales y los justificantes en posesión de los distintos niveles de la administración y de los beneficiarios, incluidos, cuando éstos no sean los destinatarios últimos de las ayudas los organismos o empresas que realicen los proyectos. También ha de permitir verificar la asignación y transferencia de los fondos nacionales y comunitarios disponibles.

El Estado miembro será el principal responsable de que existan estos sistemas de gestión y control que proporcionen una pista suficiente de auditoría.

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