Manua lProfit plus

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Manual de Usuario Profit Plus Administrativo Sistema de gestión empresarial RIF: J-30551749-5

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profit plus manual administrativo

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  • Manual de Usuario

    Profit Plus Administrativo

    Sistema de gestin empresarial

    RIF: J-30551749-5

  • La informacin de este manual est sujeta a modificaciones sin preaviso alguno. A menos que sea especificado de otra manera, las compaas, nombres y datos utilizados en los ejemplos son ficticios. Ninguna parte de este manual puede ser reproducida ni transmitida bajo forma alguna, ni por cualquier medio, ya sea electrnico o mecnico, para ningn propsito, sin el consentimiento por escrito de Softech Consultores.

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  • Contenido iii

    CONTENIDO

    Bienvenida ..................................................................................................................................... 9

    Documentacin de Profit Plus Administrativo 2KDoce .................................................................... 9 Requisitos de hardware y software ............................................................................................... 10 Trminos de la licencia de uso ...................................................................................................... 12 Ediciones de Profit Plus ................................................................................................................ 12 Implantacin de Profit Plus ............................................................................................................ 13

    CAPTULO 1: Caractersticas del sistema ................................................................................ 15

    Caractersticas generales .............................................................................................................. 15 Acceso a las opciones ................................................................................................................... 18 Barra de herramientas ................................................................................................................... 20 Barra de acceso rpido ................................................................................................................. 23 Bsqueda Asistida ......................................................................................................................... 24 Tipos de ventanas ......................................................................................................................... 27

    Tablas ................................................................................................................................... 27 Procesos ............................................................................................................................... 27 Reportes ................................................................................................................................ 28

    CAPTULO 2: Puesta en funcionamiento .................................................................................. 31

    Actividades involucradas ............................................................................................................... 31 Orden a seguir en la implantacin ................................................................................................. 32 Decisiones Iniciales ....................................................................................................................... 37

    CAPTULO 3: Inventario .............................................................................................................. 47

    Ajuste de Entrada y Salida ............................................................................................................ 47 Traslado entre Almacn ................................................................................................................ 51 Ajuste de Precio ............................................................................................................................ 56

    Ajuste automtico .................................................................................................................. 56 Ajuste manual ....................................................................................................................... 60

    Inventario Fsico ............................................................................................................................ 63 Iniciar y Cerrar ....................................................................................................................... 63 Ingresar Resultado ................................................................................................................ 65

    Artculo .......................................................................................................................................... 68 Unidad ................................................................................................................................... 73 Costos ................................................................................................................................... 76 Precios .................................................................................................................................. 77 Margen: ................................................................................................................................. 79 Existencias ............................................................................................................................ 81

  • iv Contenido

    Compuesto ............................................................................................................................ 83 Relacionados : ...................................................................................................................... 84 Identificadores ....................................................................................................................... 85 Proveedores .......................................................................................................................... 86 Imagen .................................................................................................................................. 88 Inactivo .................................................................................................................................. 89

    Lnea ............................................................................................................................................. 91 Sub-lnea ....................................................................................................................................... 93 Categora ....................................................................................................................................... 95 Color .............................................................................................................................................. 96 Unidad ........................................................................................................................................... 98 Artculo Compuesto ....................................................................................................................... 99 Generar Compuesto .................................................................................................................... 103 Sucursal ...................................................................................................................................... 105 Almacn ...................................................................................................................................... 108 Procedencia ................................................................................................................................ 110 Ubicacin ..................................................................................................................................... 112 Tipo de Ajuste ............................................................................................................................. 113

    CAPTULO 4: Ventas y Cuentas por Cobrar ........................................................................... 115

    Factura de Venta ......................................................................................................................... 115 Pedido ......................................................................................................................................... 131 Cotizacin a Cliente .................................................................................................................... 139 Devolucin de Cliente ................................................................................................................. 146 Nota de Entrega .......................................................................................................................... 152 Plantilla de Venta ........................................................................................................................ 158 Nota de Despacho ....................................................................................................................... 164 Cobro ........................................................................................................................................... 169 Documento de Venta ................................................................................................................... 178 Cheque Devuelto ......................................................................................................................... 184 Generar Giro ............................................................................................................................... 186 Cliente ......................................................................................................................................... 190 Tipo de Cliente ............................................................................................................................ 195 Zona ............................................................................................................................................ 197 Segmento .................................................................................................................................... 198 Pas ............................................................................................................................................. 200 Transporte ................................................................................................................................... 201 Vendedor ..................................................................................................................................... 202 Condicin de Pago ...................................................................................................................... 204 Tipo de Precio ............................................................................................................................. 206 Consultar Cliente ......................................................................................................................... 207

  • Contenido v

    CAPTULO 5: Compras y Cuentas por Pagar ......................................................................... 211

    Factura de Compra ..................................................................................................................... 211 Orden de Compra ........................................................................................................................ 225 Cotizacin de Proveedor ............................................................................................................. 231 Devolucin de Proveedor ............................................................................................................ 237 Nota de Recepcin ...................................................................................................................... 243 Plantilla de Compra ..................................................................................................................... 249 Programacin de Pago ................................................................................................................ 254 Pago ............................................................................................................................................ 259 Documento de Compra ............................................................................................................... 269 Cheque Devuelto ......................................................................................................................... 274 Generar Giro ............................................................................................................................... 276 Proveedor .................................................................................................................................... 280 Tipo de Proveedor ....................................................................................................................... 286 Consultar Proveedor ................................................................................................................... 287

    CAPTULO 6: Cajas y Bancos .................................................................................................. 291

    Movimiento de Caja ..................................................................................................................... 291 Movimiento de Banco .................................................................................................................. 296 Depsito Bancario ....................................................................................................................... 300 Orden de Pago ............................................................................................................................ 305 Entrega de Cheque ..................................................................................................................... 311 Conciliacin Bancaria .................................................................................................................. 314 Configurar Conciliacin Automtica ............................................................................................ 315

    Automtica .......................................................................................................................... 316 Manual ................................................................................................................................ 319

    Cuenta Bancaria .......................................................................................................................... 324 Chequera ..................................................................................................................................... 331 Caja ............................................................................................................................................. 336 Banco .......................................................................................................................................... 339 Beneficiario .................................................................................................................................. 341 Cuenta de Ingreso / Egreso ........................................................................................................ 343 Tarjeta de Crdito / Dbito .......................................................................................................... 345

    CAPTULO 7: Tributario ............................................................................................................ 347

    Tabulador de I.S.L.R. .................................................................................................................. 347 Concepto de I.S.L.R .................................................................................................................... 350 I.V.A. ............................................................................................................................................ 351 Impuesto Municipal ..................................................................................................................... 354 Impuesto Adicional ...................................................................................................................... 356 Moneda ....................................................................................................................................... 357 Unidad Tributaria ......................................................................................................................... 360 Planilla Fiscal Cancelada ............................................................................................................ 362

  • vi Contenido

    Extraer datos ............................................................................................................................... 363

    CAPTULO 8: Descuentos / Comisiones ................................................................................. 367

    Descuentos ................................................................................................................................. 367 Descuento por Artculo ................................................................................................................ 367 Descuento por Categora ............................................................................................................ 370 Descuento por Lnea ................................................................................................................... 372 Descuento por Pronto Pago ........................................................................................................ 374 Tipo Comisin ............................................................................................................................. 377 Clculo de Comisin ................................................................................................................... 378 Consulta de Comisiones ............................................................................................................. 380 Comisiones por Rentabilidad ...................................................................................................... 381 Rentabilidad por Artculo ............................................................................................................. 382 Rentabilidad por Categora ......................................................................................................... 384 Rentabilidad por Lnea ................................................................................................................ 386

    CAPTULO 09: Integracin ....................................................................................................... 389

    Contabilizar ................................................................................................................................. 389 Regla de Integracin ................................................................................................................... 393

    CAPTULO 10: Seguridad ......................................................................................................... 399

    Configuracin de Proceso. .......................................................................................................... 399

    CAPTULO 11: Inteligencia ....................................................................................................... 409

    Cubos .......................................................................................................................................... 409

    CAPTULO 12: Mantenimiento ................................................................................................. 419

    Usuario ........................................................................................................................................ 419 Mapas de acceso ........................................................................................................................ 426 Reporte ........................................................................................................................................ 428 Empresa ...................................................................................................................................... 429 Parmetros de la Empresa .......................................................................................................... 431 Grupo de Campo Adicional ......................................................................................................... 445 Campo Adicional ......................................................................................................................... 446 Costo ........................................................................................................................................... 448 Tipo de Documento ..................................................................................................................... 449 Histricos de Estados .................................................................................................................. 453 Consecutivos ............................................................................................................................... 454 Por Proceso ................................................................................................................................. 455 Configuracin de Serie ................................................................................................................ 456

    Asignar Series ..................................................................................................................... 459

  • Contenido vii

    CAPTULO 13: Instalacin del sistema ................................................................................... 461

    Verificacin de Pre-Requisitos .................................................................................................... 462 Internet Information Server (IIS) .......................................................................................... 462 Configurar ADO Net Data Service en el cliente .................................................................. 463 Configurar Coordinador de Transacciones Distribuidas (MSDTC) ..................................... 463 Instalacin de SQL Server 2005 ......................................................................................... 468 Creacin de usuario SQL Server ........................................................................................ 470 Configuracin de red ........................................................................................................... 470

    Instalacin de Profit Plus Administrativo 8.0 por primera vez ..................................................... 471 Instalando Herramienta de Administracin ......................................................................... 471 Creacin de Base de datos Maestra y Demo ..................................................................... 474 Instalacin del Servidor: ...................................................................................................... 477 Instalacin del Cliente: ........................................................................................................ 482

    Desinstalar Profit Plus Administrativo 8.0 ................................................................................... 488 Actualizacin de Profit Plus Administrativo 8.0 ........................................................................... 489 Registro de la licencia de uso ..................................................................................................... 490

    Solicitud de Informacin para Licenciamiento (Va Web).................................................... 490 Solicitud de Informacin para Licenciamiento (Va Telefnica) .......................................... 493

    CAPTULO 14: Herramienta de Administracin ..................................................................... 495

    Instalacin ................................................................................................................................... 495 Instalando Herramienta de Administracin ......................................................................... 495

    Acceso al Sistema ....................................................................................................................... 498 General ........................................................................................................................................ 499

    Cambiar Conexin .............................................................................................................. 499 Herramientas ............................................................................................................................... 499

    Ejecutar Script ..................................................................................................................... 499 Validar (Consistencia) ......................................................................................................... 501 Validar (Base de Datos) ...................................................................................................... 503 Respaldar / Recuperar (Base de datos) .............................................................................. 504 Respaldar / Recuperar (Reportes) ...................................................................................... 505 Importar empresa y borrar datos ......................................................................................... 506 Importar ............................................................................................................................... 507 Borrar todos los datos ......................................................................................................... 508 Configurar Web Server ....................................................................................................... 508 Configuracin de Reportes ................................................................................................. 510 Nombre de los reportes ....................................................................................................... 515 Crear BD Maestra ............................................................................................................... 516 Configuracin de seguridad ................................................................................................ 517 Procesos Activos ................................................................................................................. 518 Migrar .................................................................................................................................. 519

    Tablas .......................................................................................................................................... 521 Empresa .............................................................................................................................. 521

  • viii Contenido

    Tablas ................................................................................................................................. 525 Grupo de Reportes .............................................................................................................. 526 Fijos ..................................................................................................................................... 527 Etiquetas ............................................................................................................................. 528 Mensajes del sistema .......................................................................................................... 529 Configurar Extraccin de Datos .......................................................................................... 531

    Reportes ...................................................................................................................................... 534 Mapas por usuario .............................................................................................................. 534 Mapas por usuarios por empresa ....................................................................................... 534 Usuarios con sus mapas ..................................................................................................... 535 Pistas de auditora .............................................................................................................. 535 Etiquetas por idioma ........................................................................................................... 535 Versin de objetos de la base de datos .............................................................................. 535 Tamao base de datos ....................................................................................................... 535 Diccionario de datos ............................................................................................................ 536

    Diseo de la base de datos en Profit Plus .................................................................................. 536 Preguntas ms frecuentes durante la instalacin ....................................................................... 537

    Por qu no puede conectarse con el IIS? ......................................................................... 537 Por qu no puedo editar el archivo de configuracin en el servidor? ............................... 545 Por qu no puedo modificar los reportes desde la Herramienta de Administracin? ....... 546

    CAPTULO 15 Apndice ............................................................................................................ 547

    Reglas de Integracin ................................................................................................................. 547

    Preguntas ms frecuentes ....................................................................................................... 599

    Configurando Profit Plus ............................................................................................................. 599 Inventario ..................................................................................................................................... 601 Ventas y CxC .............................................................................................................................. 606 Compras y CxP ........................................................................................................................... 613 Cajas y bancos ............................................................................................................................ 616

  • Bienvenida 9

    Bienvenida

    Softech le da la bienvenida al Sistema de Gestin Empresarial Profit Plus

    Administrativo.

    Profit Plus Administrativo ha sido desarrollado por un grupo de excelentes

    profesionales venezolanos, utilizando las herramientas ms modernas de la plataforma Microsoft para el desarrollo de software. Nuestro norte consiste en proveer a la gerencia de la pequea y mediana empresa latinoamericana, una herramienta verstil y completa que contribuya con su xito.

    Profit Plus Administrativo le permite automatizar las operaciones de su empresa de una

    forma integrada y flexible en las reas de: inventario, compras, ventas, cuentas por cobrar y pagar; caja y bancos, tributario, descuento y comisiones. De esta manera usted tendr una visin global de su negocio, la cual se traducir en disponibilidad oportuna de informacin para la toma de decisiones y en un aumento en la competitividad de su empresa.

    Finalmente, queremos agradecerle el haber preferido Profit Plus Administrativo, y le

    recordamos que nuestro personal se encuentra siempre a su disposicin para consultas o sugerencias sobre la Suite de Productos Profit.

    Documentacin de Profit Plus Administrativo

    2KDoce

    La documentacin del Sistema Profit Plus contempla el presente Manual del Usuario,

    as como la Ayuda Electrnica Profit.

    Este manual contiene la informacin necesaria para instalar y configurar Profit Plus

    Administrativo 2KDoce de acuerdo a las caractersticas de su empresa. Adicionalmente, por medio de este manual, puede hacer un recorrido por las principales opciones del sistema. Para configurarlo adecuadamente, es importante que lea los tpicos: Actividades involucradas, Orden a seguir en la implantacin, Decisiones Inciales Empresa,Seguridad de los Datos, entre otros.

    Una vez instalado el sistema, podr consultar la ayuda electrnica presionando la tecla F1, la cual activar la informacin correspondiente a la opcin que est utilizando en ese momento.

  • 10 Profit Plus Administrativo Manual de Usuario

    Requisitos de hardware y software

    Para instalar y ejecutar Profit Plus Administrativo en su equipo como una estacin

    cliente, debe tener mnimo las siguientes caractersticas:

    Computador Intel Dual Core.

    512 MB de memoria RAM1.

    Monitor SVGA color, resolucin 800x600

    Unidad de lectora de DVD.

    Espacio libre en el disco duro: 1 GB

    Microsoft Windows XP Professional (Service Pack 3), Windows 2003, Windows Vista Business o Windows 7 Profesional instalado.

    Para instalar y ejecutar Profit Plus como estacin de cliente, recomendamos que su

    equipo tenga las siguientes caractersticas:

    Computador Pentium Dual Core 3.2 Ghz.

    2 GB de memria RAM.

    Monitor SVGA color, resolucin 1024x768 superior.

    Tarjeta de video 128 MB o superior.

    Unidad de lectora de DVD.

    Espacio libre en el disco duro: 2 GB.

    Microsoft Windows 7 Professional instalado.

    Las estaciones de cliente se conectan al servidor sobre el cual corre parte de la aplicacin, este servidor debe tener como mnimo las siguientes caractersticas:

    Computador Pentium Dual Core 3.2 Ghz.

    2 GB de memoria RAM.

    Monitor SVGA color.

    Unidad de lectora de DVD.

    Espacio libre en el disco duro: 10 GB.

    Microsoft Windows XP Professional (Service Pack 3), Windows 2003 2003 R2 o Windows 2008 2008 R2 instalado.

    1 Basado en el Sistema Operativo Windows XP Professional. Para otros sistemas operativos, favor verificar los requisitos mnimos de hardware y software.

  • Bienvenida 11

    Para instalar y ejecutar Profit Plus como servidor, recomendamos que su equipo tenga

    las siguientes caractersticas:

    Computador Intel Xeon 3.2 Ghz.

    4 GB de memoria RAM.

    Monitor SVGA color.

    Unidad de lectora de DVD.

    Espacio libre en el disco duro: 40 GB.

    Microsoft Windows 2008, o Microsoft Windows 2008 R2.

    Consideraciones:

    Debe tener instalado Microsoft SQL Server 2005, 2008, 2008 R2 o superior, como manejador de base de datos, en el servidor. Recuerde que la versin Express de SQL Server tiene un lmite preestablecido de capacidad.

    En caso de adquirir la Edicin Corporativa la base de datos deber ser estndar o superior. No se admite base de datos Express.

    Para proceder a la integracin con Profit Plus Nmina debe tener instalada la

    versin 2.2

    Para proceder a la integracin con Profit Plus Contabilidad debe tener instalada

    la versin 3.3

    Es imprescindible tener instalado en el servidor Internet Information Server (IIS) versin 6.0. o superior.

    El Internet Information Server debe tener correctamente configurado ASP.NET 2.0.

    Tanto los clientes como el servidor deben tener instalado .NET Framework 3.5. (Service Pack 1)

    Es necesario tener instalado el MSI Engine 3.1 o superior.

    El rendimiento bajo estos requisitos puede variar de acuerdo a la carga de trabajo del equipo y/o la cantidad de usuarios que acceden al servidor.

    Debe asegurar la correcta configuracin de su red, para permitir la comunicacin va protocolo HTTP, entre el cliente y el servidor.

    El sistema a nivel de servidor emplea servicios que se ejecutan bajo la cuenta AUTHORITY\SERVICIO la cual graba archivos temporales en carpetas dentro del equipo. Es necesario que esta cuenta tenga asignado los permisos necesarios de escritura y lectura sobre estas carpetas donde se generaran los archivos temporales para el correcto funcionamiento del sistema. Dichos permisos deben ser asignados por el administrador del sistema de acuerdo a las polticas de seguridad de su empresa. A continuacin se presentas dos posibles escenarios los cuales deben ser validados previamente por su administrador:

    Asignar los permisos de lectura y escritura directamente al usuario sobre las carpetas en la que se generan los temporales.

  • 12 Profit Plus Administrativo Manual de Usuario

    Colocar en el grupo de administradores de la mquina al usuario

    Si presenta algn problema, reinicie el servicio de Internet Information Server por ventana de comandos (instruccin iisreset).

    En caso de Instalar sobre un Windows de 64 bit debe tener instalado y actualizado correctamente el subsistema WOW64.

    La instalacin debe ser efectuada por el usuario administrador, el cual debe tener todos los permisos necesarios para ejecutar las actividades requeridas.

    Trminos de la licencia de uso

    Lea los trminos de la Licencia de Uso de Profit Plus. Dichos trminos aparecen

    descritos en el Contrato de Licencia de Uso y Garanta, que usted recibir junto con el producto Profit. Plus

    . Si no est de acuerdo con dichos trminos, comunquese con

    Softech a la mayor brevedad.

    Ediciones de Profit Plus

    El sistema de gestin empresarial Profit Plus

    Administrativo est disponible en seis (6)

    ediciones: Home: Esta edicin ha sido diseada para ser utilizada por (1) un slo usuario y (1) una sola empresa respectivamente. Maneja un repositorio de base de datos SQL Server 2008 Express. A continuacin se indican las funcionalidades disponibles para la Edicin Home: Factura de Ventas, Cotizaciones a clientes, Documentos, Cobros, Generacin de giros, Clculo de comisiones, Facturas de compras, Cotizaciones de proveedores, Devoluciones de proveedores, Documentos, Pagos, Movimientos de banco, Movimientos de caja, Depsitos bancarios, rdenes de pago, Ajuste de entrada y salida, Traslado entre almacenes, Inventario fsico, Ajustes de precios, Generar compuestos.

  • Bienvenida 13

    Lite: Esta edicin ha sido diseada para ser utilizada por (3) tres usuarios y (3) tres empresas respectivamente. Maneja un repositorio de base de datos SQL Server 2008 Express. Esta edicin posee las mismas caractersticas de la edicin Home y otras funcionalidades que se muestran a continuacin: Plantilla de ventas, Pedidos, Notas de entrega, rdenes de compras, Notas de recepcin, Programacin de pagos, Plantilla de compras y Entrega de cheques.

    Small Business: Esta edicin ha sido diseada para ser utilizada por (5) cinco usuarios y (5) cinco empresas respectivamente. Maneja un repositorio de base de datos SQL 2008 Express. Esta edicin posee las mismas caractersticas de la edicin Lite y otras funcionalidades que se muestran a continuacin: Notas de despacho y Conciliacin bancaria automtica.

    Profesional: Esta edicin ha sido diseada para ser utilizada por (10) diez usuarios y (10) diez empresas respectivamente. Maneja un repositorio de base de datos SQL 2008 Express. Esta edicin posee todas las funcionalidades de la edicin Small Business adems de: Sucursales y Multi moneda.

    Corporativa Small Business: Esta edicin ha sido diseada para ser utilizada por (20) veinte usuarios y (20) veinte empresas respectivamente. Maneja un repositorio de base de datos SQL 2008 Standard Edition Enterprise. Sus funcionalidades son ilimitadas.

    Corporativa: Esta edicin no posee limitaciones en el nmero de usuarios, nmero de empresas y funcionalidades. Maneja un repositorio de base de datos SQL 2008 Standard Edition Enterprise.

    Todas las ediciones requieren la adquisicin por parte del cliente del Manejador de Base de Datos SQL Server de Microsoft 2008. Dichas ediciones funcionan bajo el paradigma Cliente/Servidor, lo que le permite manejar mayores volmenes de datos con tiempos de respuesta adecuados y una excelente confiabilidad.

    Implantacin de Profit Plus

    La implantacin o puesta en funcionamiento del sistema de gestin empresarial Profit Plus

    en su empresa, ms que un proyecto de informtica, debe ser vista como un

    proyecto de negocios que involucra a los usuarios de cada uno de los procesos que se ejecutan en cada departamento de la empresa (ventas, compras, despacho, etc.). Para implantar el sistema es necesario ejecutar un conjunto de actividades, la gran mayora de tipo funcional y otras de ndole tcnico. Las actividades ms importantes a llevar a cabo son:

    Instalacin del sistema.

    Anlisis de los procesos actuales del negocio.

    Parametrizacin del sistema.

    Carga de datos.

  • 14 Profit Plus Administrativo Manual de Usuario

    Diseo de los formatos de la empresa.

    Adiestramiento de los usuarios.

    Pruebas y validacin del funcionamiento del sistema.

    Es importante tener claro que al implantar Profit Plus, los requerimientos de la empresa

    deben ser satisfechos mediante la configuracin o parametrizacin del sistema. Suele ocurrir con frecuencia que al implementarse el sistema, las empresas realicen evaluaciones y cambios de sus procesos. En muchas ocasiones el resultado final es la instalacin del sistema Profit Plus

    y la aplicacin de mejoras en la forma de operar su

    negocio. Es vital para el xito de la implantacin que la alta gerencia de su empresa est informada y comprometida con el paradigma de implantacin de Profit Plus

    , as como,

    con el cambio que la implantacin producir en la forma de ver y hacer el negocio.

  • Captulo 1: Caractersticas del Sistema 15

    CAPTULO 1: Caractersticas del sistema

    En este captulo se explican los conceptos bsicos para el manejo de Profit Plus

    Administrativo. Una vez familiarizado con dichos conceptos, puede pasar al siguiente captulo que explica todo lo necesario para configurar y poner en funcionamiento el sistema en su empresa.

    Caractersticas generales Interfaz grfica: Profit Plus

    Administrativo 2KDoce fue desarrollado utilizando las

    herramientas de programacin contenidas en Visual Studio 2008 de Microsoft, respetando al mximo la filosofa de diseo y las normas de operacin de las aplicaciones Windows. Su interfaz grfica, cmoda e intuitiva, sigue el paradigma de cinta o Ribbon empleado por la nueva generacin de aplicaciones de escritorio de Microsoft. Dicho paradigma tiene como principal caracterstica la organizacin de las opciones bajo una ptica funcional, a fin de permitir al usuario un rpido acceso a ellas. Multi-empresa: Profit Plus

    Administrativo 2KDoce permite la creacin y manejo de

    tantas empresas como desee (depender de la edicin adquirida). Cada empresa puede ser configurada en funcin de sus caractersticas y su creacin puede ser efectuada partiendo desde cero o desde otra empresa que ya exista.

    Para crear una nueva empresa ingrese en la Herramienta de Administracin a la Base de Datos Maestra de Profit Plus

    . Luego seleccione la opcin

    Empresa del men Tablas.

    Para configurar la empresa actual use la opcin Empresa del mdulo Mantenimiento.

    Para seleccionar una empresa, utilice la opcin Seleccionar Empresa que se despliega desde el botn ubicado en el extremo superior izquierdo identificado con el icono del sistema.

    Para importar los datos de una empresa a la empresa actual, utilice la opcin Importar Empresas del men Herramientas desde la Herramienta de Administracin.

    Para borrar los datos de una empresa, seleccione la opcin Borrar Datos del men Herramientas desde la Herramienta de Administracin.

    Multi-Sucursal: Profit Plus Administrativo facilita el manejo de las diversas sucursales

    de su empresa. Para cada sucursal debe definir el nmero de serie para los documentos a usar en cada sucursal.

  • 16 Profit Plus Administrativo Manual de Usuario

    Multi-Moneda: Profit Plus Administrativo permite el manejo de mltiples monedas.

    Para habilitar el Manejo de mltiples monedas use la opcin Parmetros de la Empresa en el mdulo Mantenimiento. Una vez definida su moneda base y habilitado el manejo de mltiples monedas podr:

    Manejar los costos y precios de los artculos en otra moneda diferente a la moneda base.

    Manejar cajas y cuentas bancarias denominadas en otras monedas.

    Emitir facturas, compras, devoluciones, cotizaciones, estados de cuenta, etc. en monedas diferentes a la moneda base.

    Multi-Almacn: Profit Plus

    Administrativo permite el manejo de mltiples almacenes

    en cada empresa, llevando en lnea el stock global y el stock por almacn. Todos los procesos que involucran entradas o salidas de inventario (facturas, devoluciones, ajustes, etc.) manejan el almacn a nivel de los renglones, lo cual permite involucrar mltiples almacenes en un proceso dado. Mltiples criterios de costeo: Profit Plus

    Administrativo le permite costear sus

    inventarios mediante los siguientes criterios: Promedio, PEPS (primero en entrar, primero en salir), UEPS (ltimo en entrar, primero en salir). Mltiples unidades: Profit Plus

    Administrativo permite cada artculo manejar n

    unidades: Unidad primaria y sus alternas o mltiplos, y Unidad secundaria y sus alternas o sus mltiplos. Mltiples Precios: Profit Plus

    Administrativo le permite manejar definicin de n listas

    de precios por tipo de Cliente, Precios por Almacn, Precios por rangos de fecha. Adems almacena un histrico de Precios y permite configurar como precio promocional cualquier tipo de precio. Lotes y vencimientos: Profit Plus

    Administrativo ofrece la posibilidad de definir en

    cada artculo si maneja lotes y fecha de vencimiento para los mismos. Flexible| y parametrizable: Gracias a su alta flexibilidad Profit Plus

    Administrativo se

    adapta perfectamente al funcionamiento de empresas de diversos tamaos en sectores tan diferentes como comercio (mayoristas y detales), fbricas y empresas de servicios. Su gran flexibilidad lo convierte en una poderosa herramienta para la gestin de su empresa. La adaptacin del sistema a los procesos de su negocio se logra mediante:

    La configuracin de parmetros de la empresa.

    La configuracin de los procesos principales del sistema para cada usuario o mapa de acceso.

  • Captulo 1: Caractersticas del Sistema 17

    Escalable: Profit Plus Administrativo est disponible en seis (6) versiones.

    Integrado con Profit Plus

    Contabilidad y Profit Plus

    Nmina: Si adquiri Profit

    Plus Contabilidad puede crear rpida y fcilmente los comprobantes contables

    asociados a todas las transacciones registradas. Si adquiri Profit Plus Nmina puede

    realizar la integracin mediante la transferencia desde el sistema de nmina, por contrato y fecha de nmina, de los recibos de la nminas ya cerradas. Seguro y auditable: Profit Plus

    Administrativo permite crear mapas de usuarios en los

    que se define en forma rpida y sencilla las opciones (tablas, procesos y reportes), que van a poder usar los usuarios asociados a cada mapa. Adems del control de acceso que los mapas proporcionan, Profit Plus

    permite controlar el uso por usuario en

    aquellas opciones autorizadas. Es as como usando la opcin configuracin de procesos se define la forma en que el usuario va, por ejemplo, a facturar. Adicionalmente, Profit Plus

    permite seguir las Pistas de las operaciones realizadas por

    los usuarios, para todas las tablas y procesos del sistema, pues guarda siempre el registro de:

    Usuario que realiz la operacin.

    Fecha y hora en la que se realiz la operacin.

    Operacin: I = ingresar registro, M = modificar registro, E = eliminar registro.

    Nombre del equipo donde se efectu la operacin. Generador de formatos y reportes: Profit Plus

    Administrativo trae incorporados ms

    de trescientos setenta (370) formatos y reportes, los cuales pueden ser modificados haciendo uso del generador de reportes de Crystal Reports Adems, nuevos reportes y formatos pueden ser agregados al men del sistema utilizando dicho generador de reportes. Adaptado a la normativa vigente: Profit Plus

    Administrativo ha sido desarrollado en

    Venezuela por un grupo de profesionales altamente competentes, razn por la cual se adapta totalmente a la normativa vigente en nuestro pas en materia administrativa y fiscal. Diseado bajo filosofa Cliente/Servidor: Profit Plus

    Administrativo 2KDoce

    comprende un avanzado diseo Cliente/Servidor que le permite manejar grandes volmenes de informacin en forma eficiente y confiable. Profit Plus

    , en cualquiera de

    sus ediciones, es compatible con los sistemas operativos de red ms importantes de Microsoft.

  • 18 Profit Plus Administrativo Manual de Usuario

    Acceso a las opciones

    Al ingresar a Profit Plus Administrativo, podr visualizar la filosofa implementada para

    el acceso a las distintas opciones del sistema. sta consiste en la sustitucin del men tradicional por el paradigma de cinta (Ribbon), el cual est diseado con la finalidad de ayudar a encontrar rpidamente las opciones necesarias para culminar una tarea.

    Las opciones se agrupan funcionalmente en diez (10) carpetas y cada una relacionada con un mdulo:

    Men de inicio: ste maneja las opciones Seleccionar empresa, Seleccionar usuario, Acerca de y Cambiar contrasea. Para activar este submen desde el teclado, presione la secuencia de teclas Alt + A + P o presione clic sobre el botn ubicado en la esquina superior izquierda del sistema.

    Inventario: Este mdulo contiene opciones que permiten el manejo del inventario

    de su empresa, tales como ajustes de entrada y salida, traslados entre almacn, ajustes de precio/costo de artculos, iniciar/cerrar e ingresar los resultados de inventario, crear y generar artculos compuestos, las tablas de artculo, lnea, sucursal, almacn, etc., as como, los reportes relacionados a cada una de las opciones. Para activar este mdulo desde el teclado, presione en secuencia las teclas Alt + IN. Las opciones de este mdulo estn distribuidas en los grupos Procesos, Ajuste de Precios, Inventario Fsico, Artculo, Compuesto, Tablas y Reportes.

    Ventas y Cuentas por Cobrar: Este mdulo contiene las opciones que permiten el manejo de las ventas y cobros de su empresa, tales como factura de venta, devolucin de cliente, nota de despacho, cobro, generar giros, etc., las tablas cliente, tipo de cliente, transporte, vendedor, entre otras., as como, los reportes relacionados con cada una de las opciones. Para activar este mdulo desde el teclado, presione en secuencia las teclas Alt + V. Las opciones de este mdulo estn distribuidas en los grupos Procesos, Tablas y Reportes.

  • Captulo 1: Caractersticas del Sistema 19

    Compras y Cuentas por Pagar: Este mdulo contiene las opciones que permiten el manejo de las compras y pagos de su empresa, tales como el registro de facturas de compras, devolucin a proveedores, notas de recepcin, pagos, programacin de pagos, entre otros; las tablas proveedor, tipo de proveedor, etc., as como, todos los reportes relacionados a cada una de las opciones. Para activar este mdulo desde el teclado, presione en secuencia las teclas Alt + CO. Las opciones de este mdulo estn distribuidas en los grupos Procesos, Tablas y Reportes.

    Caja y Banco: Este mdulo contiene las opciones que permiten el manejo de cajas y cuentas bancarias de su empresa, tales como movimiento de caja, movimiento de banco, depsitos bancarios, rdenes de pago, entrega de cheques, conciliacin bancaria, las tablas cuenta bancaria, caja, cheque, banco, etc. Para activar este submen desde el teclado, presione en secuencia las teclas Alt + CA. Las opciones de este mdulo estn distribuidas en los grupos Generales y Reportes.

    Tributario: En este mdulo podr registrar los tabuladores y conceptos para

    I.S.L.R., las tablas de I.V.A, impuestos municipales, impuestos adicionales moneda, unidad tributaria, planilla fiscal. Para activar este submen desde el teclado, presione en secuencia las teclas Alt + T. Las opciones de este mdulo estn distribuidas en los grupos I.S.L.R, Tablas y Reportes.

    Descuentos/Comisiones: En este mdulo podr configurar los mltiples esquemas de descuentos a clientes y comisiones a vendedores. Para activar este submen desde el teclado, presione en secuencia las teclas Alt + D. Las opciones de este mdulo estn distribuidas en los grupos Procesos, Descuentos, Rentabilidad, Por Nivel de Precio y Reportes.

    Integracin: Este mdulo contiene todas las opciones necesarias para llevar a

    cabo la integracin con el producto Contabilidad. Para activar este submen desde el teclado, presione en secuencia las teclas Alt + IT. Las opciones de este mdulo estn distribuidas en los grupos Procesos, Tablas y Reportes.

    Seguridad: Este mdulo podr definir la forma en que cada usuario o grupo de usuarios va a usar los principales procesos/tablas del sistema. Para activar este

  • 20 Profit Plus Administrativo Manual de Usuario

    submen desde el teclado, presione en secuencia las teclas Alt + S. Las opciones de este mdulo estn distribuidas en los grupos Procesos, Tablas y Reportes.

    Inteligencia: En este mdulo podr definir y consultar cubos con los datos de los procesos ms importantes del sistema. Para activar este submen desde el teclado, presione en secuencia las teclas Alt + IE. Las opciones de este mdulo estn distribuidas en los grupos Ventas y CxC, Compras y CxP y Caja y Banco.

    Mantenimiento: Este mdulo permite el acceso a las opciones de configuracin de su empresa, usuarios y reportes. Para activar este submen desde el teclado, presione en secuencia las teclas Alt + MA. Las opciones de este mdulo estn distribuidas en los grupos Generales, Configuracin, Apariencia y Reportes.

    Cabe destacar que el Ribbon tiene un comportamiento similar al empleado en las aplicaciones de escritorio de Microsoft, por ejemplo: la tecla Alt despliega informacin del acceso rpido al men, la combinacin de teclas Ctrl + F1 o doble clic oculta/muestra la cinta.

    Barra de herramientas

    Al seleccionar una tabla o proceso se desplegar en la parte superior de cada pantalla, un grupo de iconos que componen la Barra de Herramientas del sistema. Esta barra permite ejecutar funciones de forma rpida. Las funciones que no apliquen para una tabla o proceso, no sern visibles. Si desea cambiar la posicin de la Barra de Herramientas, haga clic sobre la misma sin precisar en ningn cono mantenga oprimido y arrstrela hasta la posicin deseada. Cabe destacar que la Barra de Herramientas es independiente en cada pantalla del sistema.

    Primero: Esta funcin muestra el primer registro de la ventana activa segn como

    estn ordenados los datos, sea por cdigo o descripcin. Para ejecutar esta funcin desde el teclado, presione las teclas Ctrl + Inicio.

  • Captulo 1: Caractersticas del Sistema 21

    Anterior: Esta funcin muestra el registro anterior de la ventana activa segn como estn ordenados los datos, sea por cdigo o descripcin. Para ejecutar esta funcin desde el teclado, presione las teclas Ctrl + RePg.

    Siguiente: Esta funcin muestra el siguiente registro de la ventana activa segn como estn ordenados los datos, sea por cdigo o descripcin. Para ejecutar esta funcin desde el teclado, presione las teclas Ctrl + AvPg.

    ltimo: Esta funcin muestra el ltimo registro de la ventana activa segn como

    estn ordenados los datos, sea por cdigo o descripcin. Para ejecutar esta funcin desde el teclado, presione las teclas Ctrl + Fin.

    Buscar: Esta funcin despliega la pantalla de Bsqueda de registros en la ventana activa. Si la ventana activa es un proceso, debe indicar el nmero del registro y hacer clic en el botn Aceptar. Si desconoce el nmero del registro, presione la tecla F2 para activar la Bsqueda Asistida. Si la ventana activa es una tabla, debe indicar el cdigo del registro y hacer clic en el botn Aceptar. Si desconoce el cdigo del registro, presione la tecla F2 para activar la Bsqueda Asistida. Para ejecutar esta funcin desde el teclado, presione las teclas Ctrl + B.

    Nuevo: Esta funcin prepara la ventana activa sea una tabla o proceso, para agregar un registro. Por ejemplo, si la ventana activa es la tabla artculo, debe ejecutar esta funcin cada vez que desee incluir un nuevo artculo. Para ejecutar esta funcin desde el teclado, presione las teclas Ctrl + N.

    Eliminar: Esta funcin elimina el registro que est en pantalla. As por ejemplo si la ventana activa es la tabla lnea, al ejecutar esta funcin eliminar el lnea que est en pantalla. Para ejecutar esta funcin desde el teclado, presione las teclas Ctrl + E.

  • 22 Profit Plus Administrativo Manual de Usuario

    Guardar: Esta funcin graba los cambios que se han efectuado sobre el registro que est en pantalla. Se debe utilizar al modificar un registro o al incluir uno nuevo para que los cambios queden registrados. Si se est incluyendo un nuevo registro en una tabla bsica y se presiona la tecla Enter, en el ltimo campo se disparar automticamente esta funcin. Para ejecutar esta funcin desde el teclado, presione las teclas Ctrl + G.

    Restaurar: Esta funcin descarta los cambios que se han efectuado sobre el registro que est en pantalla, si todava no se han grabado los mismos. En otras palabras, restaura el registro al mismo estado en que se encontraba antes de comenzar a modificarlo. Para ejecutar esta funcin desde el teclado, presione las teclas Ctrl + R.

    Imprimir: Esta funcin permite imprimir los reportes asociados a la ventana activa. Si por ejemplo la ventana activa es la tabla trabajadores, esta funcin permite imprimir rpidamente cualquiera de los reportes de trabajadores. Para ejecutar esta funcin desde el teclado, presione las teclas Ctrl + I.

    Prximo cdigo: Esta funcin genera automticamente el prximo cdigo en la tabla activa, siempre y cuando se est incluyendo un registro (para lo cual debe haber hecho clic previamente en el icono Nuevo de la Barra de Herramientas). Esta funcin slo aplica sobre algunas de las tablas del sistema que manejan cdigos alfanumricos. Para ejecutar esta funcin desde el teclado presione las teclas Ctrl + M.

    Exportar registros: Esta funcin permite exportar a otra empresa ubicada en la misma base de datos, un grupo o rango de registros desde la tabla activa. Aplica slo sobre algunas tablas del sistema. Una vez activada esta funcin, debe indicar el nombre de la base de datos dnde se encuentra la empresa destino y el rango de registros a exportar. Para ejecutar esta funcin desde el teclado, presione las teclas Ctrl + T.

    Agregar rengln (antes/despus): Esta funcin permite agregar un nuevo rengln antes o despus (dependiendo de la eleccin del usuario) del rengln que est seleccionado. Esta opcin es desplegada en las pantallas que manejen renglones (Ej.:

  • Captulo 1: Caractersticas del Sistema 23

    Factura de Venta). Para ejecutar esta funcin desde el teclado, presione la combinacin de teclas Ctrl+Ins.

    Eliminar rengln: Esta funcin prepara la ventana activa para eliminar un rengln, siempre y cuando dicha ventana sea un proceso que maneja renglones (Ej.: Factura de Venta). Antes de activar esta funcin, debe hacer clic en el rengln a eliminar. Para ejecutar esta funcin desde el teclado, presione las teclas Ctrl + Del.

    Informacin contable: Esta funcin abre una ventana en la que usted puede

    definir las cuentas del Plan de Cuentas, Centro de Costo y Cuentas de Gasto que se desean utilizar en el momento de efectuar la integracin o posteo de los datos con el mdulo de Contabilidad. La funcin est disponible tanto para las ventanas tipo tablas como para las tipo procesos, y la informacin contable que usted indique aplican slo para el registro que est en pantalla. Para ejecutar esta funcin desde el teclado, presione las teclas Ctrl+F.

    Informacin contable (Rengln): Esta funcin abre una ventana en la que usted puede definir las cuentas del Plan de Cuentas, Centro de Costo y Cuentas de Gasto, que se desean utilizar en el momento de efectuar la integracin o posteo de los datos con el mdulo de Contabilidad para el rengln seleccionado. Para ejecutar esta funcin desde el teclado, presione las teclas Ctrl+L.

    Cerrar: Esta funcin cierra la tabla o proceso activo. Si se han efectuado cambios sobre el registro que est en pantalla, el sistema pregunta si desea grabarlos antes de proceder a cerrar la ventana. Para ejecutar esta funcin desde el teclado presione las teclas Ctrl+F4.

    Barra de acceso rpido

    Esta opcin ubicada en la parte superior izquierda de su sistema, le permite de forma rpida cambiar la apariencia del sistema.

  • 24 Profit Plus Administrativo Manual de Usuario

    Maximizar (Max): Esta opcin maximiza todas las pantallas abiertas en el sistema y las ordena en carpetas (similar a Internet Explorer).

    Normal: Esta opcin retorna al tamao original todas las pantallas abiertas en el

    sistema. Es la apariencia por defecto del sistema.

    Web: Despliega en la parte inferior de la cinta un explorador de Internet. Los principales enlaces de Mis Favoritos pueden ser consultados desde la barra de acceso rpido.

    Explorador: Despliega en la parte inferior de la cinta un explorador de archivos.

    Una vez desplegado se habilita el desplazamiento por las carpetas de forma similar al explorador del sistema operativo. Adicionalmente, se puede incluir de forma dinmica los accesos rpidos a las pantallas. Esta accin se efecta a travs del men desplegado, luego pulsando el botn derecho del ratn sobre el botn de la Cinta o Ribbon al cual se le desea crear un acceso rpido.

    Bsqueda Asistida Descripcin General La Bsqueda Asistida permite encontrar rpidamente un elemento dentro de un conjunto de valores. Esta bsqueda est disponible en:

    Campos en los que su valor corresponda a un conjunto de elementos pre-cargados en el sistema.

  • Captulo 1: Caractersticas del Sistema 25

    En el campo cdigo de la funcin Buscar de la Barra de Herramientas. Para activar la Bsqueda Asistida, debe presionar la tecla F2 con el cursor posicionado en el campo sobre el que desea hacer la bsqueda. Cuando se presiona la tecla F2 con el cursor posicionado en un campo relacionado con las tablas del sistema (tales como: banco, lnea, color, proveedor etc.), se activa la siguiente ventana:

    De forma pre-determinada la casilla Buscar desplegar el valor que para ese momento tiene el campo desde el que invoc la Bsqueda Asistida. En caso de querer consultar informacin de la pantalla anterior, complete el cuadro Buscar y presione la tecla Enter. El sistema mostrar todos los elementos de la lista que coincidan con el texto que usted escribi. Recorra la lista y seleccione el elemento deseado con doble clic o presionando la tecla Enter. El sistema cerrar la Bsqueda Asistida, y lo devolver a la pantalla anterior.

  • 26 Profit Plus Administrativo Manual de Usuario

    Si desea que el texto que escribi coincida slo al inicio al final, haga clic en Opciones en los cuadros Coincida al inicio Coincida al final respectivamente.

    Si desea que la bsqueda se efectu a medida que usted va escribiendo, haga clic en Opciones en el cuadro Bsqueda progresiva.

    Si slo recuerda parte del cdigo, entonces haga clic en el cuadro Cualquier carcter.

    Si no recuerda ningn carcter que forme parte del cdigo o descripcin, simplemente realice la bsqueda y aparecer una lista completa con todos los elementos.

    Si desea que la bsqueda coincida exactamente con el texto que escribi, haga clic en Opciones en el cuadro Exacta.

    Permite la bsqueda de palabras que suenan de igual modo aunque se escriban de manera diferente, clic en Opciones en el cuadro Coincidencia Fontica.

    Usted puede elegir por cual atributo del elemento puede efectuar la bsqueda mediante la opcin Bsqueda por:

    Cdigo/Descripcin: Permite efectuar la bsqueda por el identificador del elemento (opcin por defecto) o por su descripcin.

    Campo Adicional: Seleccione esta opcin y luego en la lista desplegada en la parte inferior haga uso de la opcin . En el mismo podr anexar a la lista de campos adicionales los atributos que conforman el elemento a buscar. Luego de anexar los atributos seleccione uno y proceda a hacer la bsqueda.

  • Captulo 1: Caractersticas del Sistema 27

    Tipos de ventanas

    Profit Plus tiene cuatro (3) tipos de ventanas: Tablas, Procesos y Reportes.

    Tablas En Profit Plus

    se denominan tablas a todas aquellas opciones que permiten trabajar

    con los datos generales o archivos maestros (artculos, clientes, proveedores, etc.) Dichas opciones pueden ser activadas utilizando los botones desplegados en la Cinta o Ribbon. Las funciones disponibles son manejadas mediante la Barra de Herramientas y tienen mnimo dos (2) carpetas:

    General: En esta carpeta se manejan los datos bsicos de la tabla, como cdigo, descripcin, etc.

    Adicionales: Esta carpeta permite agregar nuevos datos a la tabla, para cubrir requerimientos que no estn contemplados en el sistema.

    Una de las primeras actividades que hay que efectuar para la puesta en funcionamiento del sistema, es cargar los datos asociados a las tablas, en todos los mdulos del sistema.

    Procesos

    En Profit Plus se denominan procesos a todas aquellas opciones que utilizan los datos

    de las tablas para generar por ejemplo: facturas, cobros, pagos, etc. Dichas opciones pueden ser activadas utilizando los botones de la Cinta o Ribbon. Las funciones disponibles en las opciones tipo procesos son manejadas mediante la Barra de Herramientas. Parte de las opciones tipo procesos tienen dos (2) carpetas:

    General: En esta carpeta se manejan los datos bsicos del proceso.

    Adicionales: Esta carpeta permite agregar nuevos datos a cada documento generado con el proceso, para cubrir requerimientos que no estn contemplados en el sistema.

  • 28 Profit Plus Administrativo Manual de Usuario

    Reportes

    Los reportes pueden ser invocados desde varios lugares del sistema:

    Opcin Reporte ubicada en el mdulo Mantenimiento.

    Mediante los botones desplegados en los grupos denominados Reportes en cada uno de los mdulos de la Cinta o Ribbon.

    Mediante la opcin Imprimir de la Barra de Herramientas. En el caso de invocar formatos, el sistema obviar el despliegue de la pantalla de filtros.

    Cada vez que se selecciona la opcin Reporte, el sistema muestra el siguiente tipo de pantalla en donde se definen los filtros. stos se arman de forma dinmica dependiendo del reporte seleccionado en la lista:

    Reporte: Elija cual de los reportes del grupo previamente seleccionado desea imprimir. Una vez seleccionado el reporte, el sistema muestra los filtros y los diversos tipos de orden, bajo los cuales puede ser emitido. Ordenar por: Haga clic en el orden bajo el cual desea visualizar el reporte (Cdigo Descripcin). Esta opcin est disponible slo en algunos reportes tipo tabla. Criterio: Seleccione el criterio como desea ordenar los datos en el reporte (Ascendente Descendente). Esta opcin est disponible slo en algunos reportes tipo tabla. Rangos: Introduzca los rangos y condiciones bajo los cuales desea filtrar el contenido del reporte. Deje en blanco aquellos filtros que no desea utilizar. Para ver una lista de los elementos disponibles en cada filtro, presione la tecla F2 para hacer uso de la Bsqueda Asistida. Para blanquear los filtros haga clic sobre los botones Desde y Hasta ubicados sobre los filtros.

  • Captulo 1: Caractersticas del Sistema 29

    Es posible ejecutar ms de una vista preliminar en los reportes de forma independiente. Esto le permite poder tener al mismo tiempo varios reportes abiertos y seguir trabajando en el sistema. Al ejecutar la vista preliminar de un reporte, se dispone de una serie de funcionalidades entre las que destacan:

    Exportar informe: Esta opcin permite almacenar los reportes en distintos formatos (Excel, Word, PDF, Crystal Reports y RTF).

    Imprimir informe: Permite configurar y ejecutar la impresin fsica de los reportes.

    Buscar texto: Empleando esta opcin es posible hacer la bsqueda sencilla de textos especficos contenidos en el reporte.

    Zoom: Esta opcin permite visualizar en diversos tamaos la ejecucin del

    reporte

  • 30 Profit Plus Administrativo Manual de Usuario

  • Captulo 2: Puesta en funcionamiento 31

    CAPTULO 2: Puesta en funcionamiento

    En este captulo se explican los conceptos necesarios para poder implantar Profit Plus

    en su empresa. Inicialmente se detallan las actividades involucradas en la puesta en funcionamiento, para comprender los tpicos relacionados con la parametrizacin de Profit Plus

    con la finalidad de soportar los procesos de su empresa.

    Se recomienda analizar detenidamente el contenido del presente captulo antes de comenzar la carga de datos en el sistema, pues existen parmetros que no pueden ser modificados una vez efectuada el registro. Si desea usar Profit Plus

    Nmina integrado con Profit Plus

    Administrativo y/o

    Contabilidad, no deje de leer los tpicos descritos en el presente Manual.

    Actividades involucradas

    Las principales actividades a ser ejecutadas por parte del personal a cargo de la implantacin, para la puesta en funcionamiento de Profit Plus

    en su empresa son:

    Instalacin del sistema: Por lo general esta es la primera actividad ejecutada por el implantador o los usuarios tcnicos de la empresa. Para ejecutar esta actividad con xito el cliente debe garantizar que los equipos (clientes y servidor) en los cuales va a operar Profit Plus

    , cumplen con los requisitos mnimos requeridos por el sistema para su buen

    funcionamiento. Anlisis de los procesos actuales del negocio: Durante esta actividad el implantador analiza y conoce los procesos actuales del cliente en las diversas reas que van a ser automatizadas con Profit Plus

    . Dicho conocimiento permitir al implantador proceder

    ms adelante con la parametrizacin del sistema. Es vital que durante esta actividad, participen - por parte del cliente - los usuarios lderes de cada una de las reas funcionales. Parametrizacin del sistema: Una vez que el implantador conoce los procesos del cliente procede a configurar el sistema, a fin de que ste se adapte tanto como sea posible a los procesos y requerimientos del cliente. La configuracin del sistema debe ser validada por los usuarios lderes de cada una de las reas funcionales. Durante esta actividad deben ser configurados:

    Los parmetros de configuracin de cada una de las empresas que el cliente maneja.

    La seguridad de los datos.

  • 32 Profit Plus Administrativo Manual de Usuario

    Suele ocurrir con frecuencia que la parametrizacin del sistema se transforma en un catalizador, que dispara una evaluacin de los procesos que la empresa ejecuta como parte de su negocio. En muchas ocasiones, el resultado final es tanto el sistema configurado, como una serie de cambios y mejoras en la forma en que opera el negocio. Entrenamiento de los usuarios: Cuando la parametrizacin del sistema est avanzada, el implantador proceder a iniciar el entrenamiento de los usuarios. Es recomendable para efecto del entrenamiento clasificar a los usuarios:

    Los usuarios operativos sern entrenados en las opciones del sistema que estn relacionadas con los procesos que ejecutan en la empresa.

    El personal de informtica ser entrenado en las opciones y labores relacionadas con el mantenimiento de los datos (respaldo, validacin, etc.).

    Carga de datos: Antes de poner el sistema en operacin, es preciso proceder con la carga de sus datos bsicos (departamento, cargo, conceptos, etc.). Durante esta actividad, el implantador orientar al cliente acerca del orden a seguir y validar los datos cargados. Si el cliente ya tiene un sistema, el implantador efectuar, cuando sea tcnicamente factible, el traslado de los datos bsicos del sistema actual a Profit Plus

    .

    Adaptacin de los reportes a la empresa: Para cumplir esta actividad, el cliente entregar al implantador copia de los formatos utilizados para la impresin de sus reportes. El implantador adaptar o disear a travs en Profit Plus

    dichos reportes.

    Por lo general esta actividad se ejecuta en paralelo con la carga de datos. Pruebas y validacin del funcionamiento del sistema: Una vez efectuadas todas las actividades, anteriores el implantador proceder junto con los usuarios lderes de cada rea funcional, a probar y validar que el sistema est listo para entrar en funcionamiento dentro de la empresa. Para tal fin, el implantador supervisar un simulacro con datos reales de los diversos procesos del cliente. Cuando el simulacro arroje los resultados esperados, el sistema est listo para entrar en produccin dentro de su empresa.

    Orden a seguir en la implantacin

    Una vez instalado el sistema, recomendamos seguir en cada empresa los siguientes pasos para efectuar la implantacin del mismo: Paso # 1: Crear la empresa. El primer paso es crear la empresa, para lo cual debe utilizarse la Herramienta de Administracin para la creacin de la misma. Una vez creada la empresa, proceda a

  • Captulo 2: Puesta en funcionamiento 33

    seleccionarla usando el botn de inicio de la cinta o ribbon (ubicado en la parte superior izquierda de la pantalla), ingresando en la opcin seleccionar empresa. Si va a manejar varias empresas, o su empresa posee varias sucursales, recomendamos primero seguir estos pasos para poner a funcionar una de las empresas, pues probablemente las otras empresas puedan ser configuradas a partir de la primera, con el consiguiente ahorro de tiempo y esfuerzo. Una vez creada la empresa ya est listo para proceder con los siguientes pasos. Paso # 2: Analizar los procesos actuales y decidir la configuracin de la empresa. Antes de ejecutar la parametrizacin del sistema, es necesario que analice sus procesos de negocios actuales y tome una serie de decisiones en funcin de la configuracin del sistema. Las decisiones que debe tomar estn explicadas en el tpico Decisiones iniciales de este manual. Una vez tomadas las decisiones ya est listo para iniciar la parametrizacin del sistema. Paso # 3: Parametrizar el sistema: Configurar los parmetros. Ahora que ya sabe como configurar su empresa, es hora de ejecutar dicha configuracin, usando para ello la opcin Parmetros de la Empresa disponible en el mdulo Mantenimiento. Otras opciones que deben ser usadas para configurar la empresa son: la Configuracin de impuestos en el mdulo de Tributarios y la configuracin de las series en el mdulo Mantenimiento. Paso # 4: Cargar los datos tipo tablas. Una vez configurados los parmetros de la empresa, puede dar inicio a la carga de los datos de tipo general o tablas de la misma (clientes, artculos, vendedores, cuentas bancarias, etc.) A continuacin, se presentar el orden recomendado para efectuar dicha carga: Mdulo de Compra y Cuenta Por Pagar: Tablas:

    Cuenta de ingreso/egreso.

    Condicin de pago.

    Segmento.

    Zona.

    Tipo de proveedor.

    Proveedor.

    Mdulo de Inventario: Tablas:

    Tipo de ajuste.

    Sucursal.

    Almacn.

    Unidad.

    Color.

    Procedencia.

    Ubicacin.

  • 34 Profit Plus Administrativo Manual de Usuario

    Categora de artculo.

    Lnea de artculo.

    Sublinea.

    Artculo.

    Artculo compuesto. Mdulo de Venta y Cuenta Por Cobrar: Tablas:

    Transporte.

    Vendedor.

    Tipo de cliente.

    Cliente.

    Zona.

    Segmento.

    Condicin de pago.

    Tipo de precio. Mdulo de Caja y Banco: Tablas:

    Beneficiario.

    Banco.

    Caja.

    Cuenta bancaria.

    Chequera.

    Cuenta de Ingreso/egreso.

    Tarjeta de Crdito/Dbito. Mdulo Tributario:

    Moneda.

    Unidad Tributaria.

  • Captulo 2: Puesta en funcionamiento 35

    Paso # 5: Definir la seguridad de los datos. Ahora que las tablas estn cargadas, es momento de definir la seguridad de los datos, para lo cual debe clasificar los usuarios que van a usar el sistema en funcin de las opciones que van a poder usar (por ejemplo: operadores y gerentes). Una vez clasificados los usuarios, debe crear un mapa de acceso para cada tipo de usuario, definiendo en el mapa, las opciones del sistema que podrn acceder los usuarios a los que se les asigne el mapa. Finalmente, cargue todos los usuarios y asgnele a cada uno su respectivo mapa de acceso, utilizando la carpeta Acceso a empresas, para definir qu empresas va a poder usar y cules no. Tenga presente que un usuario podr trabajar con una empresa especfica, siempre y cuando tenga asignada una prioridad mayor o igual a la de la empresa. No olvide definir cuidadosamente el nivel de seguridad que necesita. Polticas de seguridad dbiles pueden hacer vulnerables sus datos, no obstante, polticas de acceso y de contrasea muy restrictivas y rgidas pueden aumentar el nivel de administracin requerido en el sistema. Paso # 6: Configurar los procesos. Una vez escogidos los parmetros y creados los usuarios, es hora de configurarles los principales procesos y tablas que le correspondan, para lo cual debe utilizar la opcin Configurar procesos del mdulo Seguridad. La configuracin de los procesos permite definir para cada usuario:

    Qu datos va a poder manipular dentro de la opcin (proceso/tabla).

    Qu datos va a ver en los renglones del proceso.

    Otros aspectos de tipo general que afectan el proceso y que estn contenidos en las carpetas Adicionales y Parmetros.

    Por lo tanto, la configuracin de procesos es fundamental, pues permite reforzar la seguridad de los datos, as como terminar de adaptar el sistema a los procesos de su empresa. Paso # 7: Adaptar los formatos y reportes. El sistema trae varios modelos de formatos o formularios para imprimir cada uno de los documentos manejados por el mismo (facturas, notas de crdito, cotizaciones, etc.) Sin embargo, lo ms probable es que sea necesario modificar dichos formatos para adaptarlos a las formas impresas manejadas por su empresa.

  • 36 Profit Plus Administrativo Manual de Usuario

    Usted puede hacer dicha modificacin usando la Herramienta de Administracin. Recuerde que adems de modificar los formatos, usted puede agregar nuevos formatos para aquellos casos en que los procedimientos de su empresa as lo exijan. Por otra parte, el sistema viene con ms de trescientos reportes incorporados, los cuales pueden ser modificados utilizando la misma opcin (Herramienta de Administracin). Al igual que con los formatos, usted puede agregar nuevos reportes al sistema. Paso # 8: Adiestrar a los usuarios finales.

    Una vez configurado el sistema y cargados los datos bsicos, es el momento de proceder al adiestramiento de los futuros usuarios del mismo, de tal forma que adquieran la pericia necesaria para apoyar con Profit Plus

    los procesos que ejecutan

    como parte de su trabajo en la empresa. Paso # 9: Validar el funcionamiento del sistema con datos reales. Lleg el momento de validar con datos y usuarios reales los diversos procesos que Profit Plus

    va a apoyar en la empresa. Se deben hacer tanto pruebas aisladas, como

    pruebas o simulacros que involucren a varios procesos relacionados (por ejemplo: cotizar - generar pedido - facturar- despachar cobrar depositar). No recomendamos poner en operacin el sistema sin realizar esta actividad, pues la misma va a permitir detectar a tiempo problemas potenciales. Paso # 10: Cargar los saldos iniciales. Clientes y proveedores: Cargue los documentos pendientes (con saldo mayor a cero) de los clientes y proveedores para inicializar el saldo de los mismos. Dichos documentos deben ser cargados usando la opcin Documentos de ventas en el caso de los clientes, y la opcin Documentos de compras, en el caso de los proveedores. Para aquellos documentos que estn parcialmente abonados tiene dos opciones: Cargar con monto neto igual al saldo, o cargar con los montos originales y adems cargar los cobros o pagos relacionados con el documento. Cuentas bancarias y cajas: Actualice el saldo de cada cuenta bancaria a travs de la opcin Movimiento de banco, registrando monto del saldo y activando el campo Registro de saldo inicial. Para actualizar el saldo de cada caja, registre el monto del saldo a travs de la opcin Movimiento de caja, y activando el campo Registro de saldo inicial. Paso # 11: Cargar el stock actual de los artculos. El ltimo paso para finalizar la implantacin del sistema, es actualizar el stock actual de cada uno de los artculos, para la fecha de inicio de actividades con el sistema. Si se

  • Captulo 2: Puesta en funcionamiento 37

    disponen de registros confiables y actualizados, puede hacerse la carga de los mismos usando la opcin Ajustes de entrada y salida del mdulo Inventario. Si no se poseen los datos, es necesario que efecte un inventario fsico y registre el resultado del mismo usando la opcin Inventario fsico. En caso de que la empresa no disponga de registros confiables acerca del stock de los artculos, donde no sea posible efectuar el inventario fsico por la dinmica del negocio, y tomando como factor la fecha de arranque del sistema, usted deber evaluar la factibilidad de iniciar el uso del sistema sin control del stock actual de los artculos, para posteriormente efectuar el inventario fsico y proceder a la carga del mismo. Una vez completados los pasos anteriores su empresa est lista para la puesta en funcionamiento del sistema con xito.

    Decisiones Iniciales

    Durante la parametrizacin del sistema es necesario que tome una serie de decisiones que van a permitir adaptar el mismo al funcionamiento de su empresa: Decisin # 1: Usar mltiples monedas o slo moneda base? Al ser instalado el sistema, queda configurado para trabajar todos los documentos en la moneda base del pas (por ejemplo: bolvares en Venezuela). Si desea cambiar la moneda base, hgalo en la opcin Parmetros de la empresa, del mdulo Mantenimiento. La moneda base debe ser definida antes de registrar la primera transaccin en el sistema. Si su empresa maneja alguna(s) de las siguientes situaciones, debe configurar el sistema en modo multimoneda:

    1. Va a emitir o registrar documentos (facturas, compras, cotizaciones, etc.), en monedas diferentes a la moneda base.

    2. Necesita manejar cajas o cuentas bancarias en otras monedas.

    3. Desea manejar los costos de los artculos en moneda base y en una moneda

    adicional, de manera simultnea.

    4. Desea manejar los precios de los artculos en una moneda adicional (algunos artculos o todos).

  • 38 Profit Plus Administrativo Manual de Usuario

    Para configurar el sistema en modo multimoneda, debe seguir los siguientes pasos:

    1. Utilice la opcin Parmetros de la empresa, del mdulo Mantenimiento, y en la carpeta Globales y Consecutivos tilde la opcin Manejar moneda adicional para costos y precios; seguidamente seleccione la moneda adicional con la que se requiere trabajar.

    2. Al tildar esta opcin, el sistema permite manejar los costos y los precios de los

    artculos en moneda base y en otra moneda.

    3. Una vez activado el parmetro anterior, utilice la opcin Monedas, del mdulo Tributario, para configurar el valor del cambio de dicha moneda adicional.

    4. Una vez configurada la empresa como multimoneda el sistema:

    a. Almacena, y permite visualizar e imprimir los documentos en dos monedas:

    la moneda base (por ejemplo Bs. en Venezuela) y la moneda adicional ($, liras, pesos, etc.)

    b. Permite efectuar cobros y pagos en diversas monedas efectuando la nota de dbito o crdito asociada al ajuste cambiario, en caso de variacin en la tasa de la moneda adicional de los documentos involucrados.

    c. Maneja, en forma automtica y simultnea, los costos de los artculos en moneda base y en la moneda definida como moneda adicional.

    d. Permite manejar los precios de los artculos en moneda base o en la moneda adicional.

    e. Permite el manejo de cajas y cuentas bancarias en cualquiera de las monedas definidas.

    Recuerde que aunque la empresa est configurada como multimoneda, usted puede elaborar documentos que tengan a la moneda base como nica moneda. Decisin # 2: Cul criterio aplicar para el costeo del inventario: promedio, UEPS o PEPS? Antes de cargar los artculos de su empresa, es necesario escoger el criterio a usar para el costeo de los mismos. Dicha escogencia debe ser hecha en la opcin Parmetros de la empresa, carpeta Inventario, activando el parmetro Tipo de costo de inventario.

  • Captulo 2: Puesta en funcionamiento 39

    Todos los movimientos de inventario que representan entradas deben ser costeados. En todos los movimientos de inventario que representan salidas el sistema registra el costo, en dicho momento con base en criterio de costeo seleccionado. Decisin # 3: Necesito usar el modelo y la referencia en los artculos? Adems del cdigo del artculo (cdigo principal o cdigo interno), el sistema permite asociar a cada artculo un modelo y una referencia. Ambos elementos de datos pueden cumplir la misma funcin del cdigo del artculo, en el sentido de permitir ubicar el artculo en una ayuda o en un documento (facturas de venta, pedidos, compras, etc.) Sin embargo, su uso es opcional y slo deben ser asociados a aquellos artculos que requieran o manejen ms de un cdigo. Si por ejemplo, su empresa maneja cdigos de barra y desea adems registrar el cdigo que cada proveedor asigna a cada artculo, entonces un esquema vlido podra ser el siguiente:

    1. Cdigo: Utilice este elemento de datos para registrar el cdigo interno del artculo.

    2. Modelo: Utilice este elemento de datos para registrar el cdigo que el proveedor asigna al artculo.

    3. Referencia: Utilice este elemento de datos para registrar el cdigo de barras asociado al artculo (cdigo que est representando la barra).

    Decisin # 4: Voy a manejar lotes en los artculos? Profit Plus

    permite el manejo de lotes en los artculos que lo requieran. Los lotes

    pueden ser manejados usando un nmero de lote y/o la fecha de vencimiento. El manejo de Lotes permite agrupar el stock de un artculo dado por nmero de lote y/o vencimiento. Si desea configurar el manejo de lotes, debe ejecutar los siguientes pasos en Profit Plus

    :

    1. En la tabla de artculos en la carpeta Datos Adicionales, tilde la opcin de

    Utilizar lotes. En caso de que se desee trabajar con fecha de vencimiento del lote tilde la