MANTENIMIENTO DE EDIFICIOS E...

MANTENIMIENTO DE EDIFICIOS E INSTALACIONES

Código: PRA-007 Fecha: 10-2-2016 Página: 1 de 8 Revisión: 3


EDICIÓN FECHA MODIFICACIÓN

1 22-07-2011 Edición inicial

2 12/10/2013 Actualizar contenidos. Eliminar FR-6301-1.

Sustituir referencias a la aplicación Moncayo por la aplicación GIM.

3 10-2-2016 Cambio de codificación de PRA-6301 a PRA-007. Añadir un punto nuevo (12 GESTIÓN DEL RIESGO)

Elaboración:

Mercedes García Domínguez Administradora de la EPS Fecha: 3-2-16

Revisión:

Antonio Garcés Presidente del Comité de la Calidad Fecha: 8-2-16

Aprobación:

Luis Pardos Director de la EPS Fecha: 10-2-16



ÍNDICE

1 OBJETO

2 CAMPO DE APLICACIÓN

3 RESPONSABILIDADES

4 ENTRADAS AL PROCEDIMIENTO

5 SALIDAS DEL PROCEDIMIENTO

6 DESARROLLO

7 FLUJOGRAMA

8 CALENDARIO DE ACTUACIONES

9 INDICADORES

10 ACTUACIONES PARA LA MEJORA

11 ACTUACIONES PARA GARANTIZAR LA INFORMACIÓN PÚBLICA

12 GESTIÓN DEL RIESGO

13 DOCUMENTOS DEL PROCEDIMIENTO

14 DOCUMENTOS DE REFERENCIA



1 OBJETO

El objeto de este procedimiento es describir y documentar el proceso para llevar a cabo el

mantenimiento de edificios e instalaciones de la Escuela Politécnica Superior, ya sea de tipo correctivo o

preventivo.

Así se asegura que las actuaciones realizadas en el Centro, tanto en gestión académica como en

gestión administrativa, se desarrollan con las necesarias garantías de seguridad y de adecuación al

desempeño que las justifica, posibilitando la consecución de los logros de calidad demandados por el

Sistema de Garantía Interna de la Calidad (SGIC) de la EPS.

Clasificación del procedimiento: de Apoyo.


Este procedimiento se aplica para llevar a cabo el mantenimiento de edificios e instalaciones del

Centro.

3 RESPONSABILIDADES

La responsabilidad principal corresponde a:

Propietario del procedimiento: Administradora de la EPS.

Es responsabilidad del Administrador del centro el que todas sus instalaciones y edificios estén en

condiciones operativas para la realización de las actividades desarrolladas en el mismo.

La responsabilidad secundaria corresponde a:

Encargado de Conserjería y Taller de Impresión y Edición.

Corresponde a la Conserjería del centro realizar las acciones que faciliten el desarrollo de las

actuaciones correspondientes al mantenimiento correctivo y al mantenimiento predictivo.

4 ENTRADAS AL PROCEDIMIENTO

FRA-001-01 Listado de documentos del SGIC de la EPS

Listado de las instalaciones del Centro, incorporado en la aplicación informática GIM (Gestión

integrada de mantenimiento en la UZ)

5 SALIDAS DEL PROCEDIMIENTO

Partes de mantenimiento, que se obtienen de la aplicación informática GIM

Parte diario de incidencias (aplicación informática propia de la EPS).



6 DESARROLLO

Conceptos previos:

Mantenimiento correctivo: actuaciones que deben de realizarse cuando sí se ha producido una

avería (incidencia) que debe ser reparada (corregida).

Mantenimiento preventivo: actuaciones que deben de realizarse cuando no se ha producido una

avería (incidencia) pero puede producirse, debido al funcionamiento inadecuado o a las condiciones

de trabajo de un equipo o una instalación.

Mantenimiento correctivo

1 Se recibe la comunicación en la Conserjería del centro de una avería o deficiencia en un edificio o

instalación, por parte de cualquier miembro de la comunidad universitaria y por cualquier vía (teléfono,

personalmente, vía mail, etc…..), o se detecta desde la Conserjería, mediante las revisiones diarias la

avería o deficiencia

2 El Responsable de Conserjería evalúa la urgencia y la importancia de la avería, y determina la

gravedad de la incidencia (ver ITA-007-01 Determinación de la gravedad de una incidencia).

3 Si la incidencia es muy grave (importante y urgente) y por lo tanto incide negativamente en la

actividad del Centro, el Responsable de Conserjería realiza la petición de intervención inmediata y urgente a

la Unidad de Ingeniería y Mantenimiento del Campus de Huesca (en adelante UIyM-Campus de Huesca), a

través de la aplicación GIM, comunicando la urgencia de la intervención mediante mail o teléfono a la UIyM

y a la Administradora del centro.

4 La UIyM-Campus de Huesca decide sobre si interviene o no de manera urgente.

5 Si la UIyM-Campus de Huesca no puede intervenir de manera urgente, el Administrador del

Centro valorará la posibilidad de una reparación urgente con medios externos, para minimizar el impacto en

la docencia y resto de actividades del Centro.

6 Si se trata de una avería de gravedad media o leve, se formula solicitud de intervención de

mantenimiento a través de la aplicación GIM, para que la avería sea atendida por la UIyM-Campus de

Huesca.

7 Si el Responsable de la UIyM-Campus de Huesca anula el parte de intervención solicitado,…

8 el Responsable de conserjería del centro lo comunicará a la Administradora del centro y analizará

los motivos. Si procede, ordenará formular una queja a los responsables de la UIyM de Huesca o Zaragoza.

La queja se formula vía mail, telefónicamente, o por escrito al responsable de la UIyM. Si el motivo de la

anulación del parte de trabajo es que se trata de una obra menor, la Administradora del Centro analizará los

costes del mismo e iniciará el procedimiento de la obra a realizar mediante recursos propios del centro.

9 El encargado de Conserjería realizará un seguimiento de las incidencias y partes realizados.



10 Cuando exista un retraso de 15 días o más, respecto a la fecha de previsión de actuación,

formulará la reclamación correspondiente en la aplicación GIM y cada tres meses remitirá a la UyM una

reclamación vía mail con la relación de partes con retrasos igual o superior a 15 días.

11 Realizada la intervención, el encargado de Conserjería revisará la reparación de la avería, dando

el conforme, o indicando la incidencia que proceda.

12 La incidencia en la reparación que se detecte la pondrá también en conocimiento de la

Administradora del Centro y del Jefe de la UIyM-Campus de Huesca, vía email.

13 Si la reparación es conforme, se archivará el “parte de trabajo” en la Conserjería del Centro. En

la medida de lo posible se identificará el nombre del operario o empresa que ha atendido el parte de trabajo.

14 Se comunicará la realización de la actuación al Administrador del Centro a través del Parte diario

de incidencias (en una aplicación informática propia) de la Conserjería del Centro.

Mantenimiento preventivo

Diariamente, la Conserjería, realiza una inspección de todas las instalaciones, cuya disponibilidad

aparece en la página web de la EPS, desde donde se puede solicitar, si es el caso, su reserva.

15 El encargado de Conserjería llevará un control y registro detallado de las revisiones periódicas

de las instalaciones del centro que precisen un mantenimiento preventivo, tales como: climatización,

limpieza de depuradora, grupo electrógeno, limpieza de desagües, contenedores higiénicos, contenedores

de papel, sistemas de emergencias y seguridad, ascensores y elevadores, etc.

Estas actuaciones, junto con las fechas previstas de su realización estarán disponibles en la base

de datos en la que se lleva el control de estas revisiones.

Según las fechas estipuladas con la suficiente antelación, se procederá a la realización de una

actuación de mantenimiento preventivo. Para ello el encargado de Conserjería consultará el registro

correspondiente sobre el estado de las instalaciones del centro, donde aparecerán las fechas

correspondientes al mantenimiento preventivo de cada una de ellas.

El servicio preventivo se realizará a través de los diferentes servicios de la Universidad de Zaragoza

o de las empresas contratadas para tal fin.

16 Si el servicio preventivo no se realiza dentro de las fechas establecidas en los contratos firmados

por las empresas y la Universidad de Zaragoza, el encargado de conserjería formulará parte de actuación a

través de la aplicación GIM, si se trata de una revisión dependiente de la UIyM o vía email al responsable de

la Unidad universitaria responsable de la gestión del servicio contratado.

9 Realizada la actuación, el encargado de Conserjería revisará la realización de la actuación.

11 Posteriormente firmará el “parte de trabajo” o el albarán. El parte de trabajo (realizado por UyM-

Campus de Huesca) se archivará en la conserjería del centro y el albarán se remitirá al servicio universitario

responsable de la intervención, archivando una copia en la conserjería del centro. 12.



12 La revisión realizada e incidencias se pondrán en conocimiento de la Administradora del Centro

a través del parte de incidencias diario.

13 Si la reparación es conforme, se archivará el “parte de trabajo” en la Conserjería del Centro. En

la medida de lo posible se identificará el nombre del operario o empresa que ha atendido el parte de trabajo.

14 Se comunicará la realización de la actuación al Administrador del Centro a través del Parte diario

de incidencias (en una aplicación informática propia) de la Conserjería del Centro.

17 El responsable de la Conserjería del Centro actualizará la base de datos sobre revisión

preventiva de instalaciones y edificios, con el fin de actualizar la información y garantizar que las

instalaciones y edificios están en condiciones operativas. Se anotará también la fecha prevista de la próxima

actuación de mantenimiento preventivo.

7 FLUJOGRAMA

INICIO

CONSERJERÍA: SE RECIBE UNA

COMUNICACIÓN DE INCIDENCIA 1

RESPONSABLE DE CONSERJERÍA:

EVALÚA LA GRAVEDAD 2

INCIDENCIAS GRAVES

AVISAR A UIyM-Campus de

Huesca Y AL ADMINISTRADOR

INMEDIATAMENTE

MANTENIMIENTO CORRECTIVO

INCIDENCIAS NO GRAVES

AVISAR A UIyM-Campus de

Huesca Y AL ADMINISTRADOR

24 HORAS

EL RESPONSABLE DE LA UIyM-

Campus de Huesca ANULA EL

PARTE DE INTERVENCIÓN

SE REALIZA LA ACTUACIÓN

EL ADMINISTRADOR ANALIZA LA

POSIBILIDAD DE SUBCONTRATAR

UN SERVICIO EXTERNO

ADMINISTRADOR

ANALIZA EL CASO Y FORMULA

QUEJA Y/O SOLICITUD DE

OBRA MENOR


REALIZA EL SEGUIMIENTO DE LA

REPARACIÓN

SI RETRASO > 15 DÍAS

SE FORMULA QUEJA

RESPONSABLE DE CONSERJERÍA: AL

FINALIZAR LA ACTUACIÓN FIRMA EL

CONFORME

SI HAY INCIDENCIAS:

CORRECTIVO: AVISAR (EMAIL)

AL RESPONSABLE DE LA UIyM-

Campus de Huesca


- CORRECTIVO: ARCHIVAR SOLICITUD

- ARCHIVAR ACTUACIÓN

RESPONSABLE DE CONSERJERÍA

NOTIFICAR AL ADMINISTRADOR

NO

MANTENIMIENTO PREVENTIVO

SE REALIZA UNA ACTUACIÓN DE

MANTENIMIENTO PREVENTIVO

SI HAY UN RETRASO

SE FORMULA QUEJA O SE AVISA

A LA EMPRESA

MANTENIMIENTO PREVENTIVO MANTENIMIENTO CORRECTIVO

FIN

3

5

67

8

9

10

1211

13

14

RESPONSABLE DE CONSERJERÍA

ACTUALIZAR BASE DE DATOS

15

16

17

LA UIyM-Campus de

Huesca INTERVIENE EN

PLAZO DESEADO

4

SÍ



8 CALENDARIO DE ACTUACIONES

El calendario de actuaciones de las actividades correctivas que componen este procedimiento no se

puede determinar a priori ya que tiene una dependencia absoluta de la petición de reparación o actuación

ante una avería.

El calendario de actuaciones de las actividades preventivas que componen este procedimiento se

determinará anualmente de acuerdo con los contratos que firme la Universidad con las empresas

encargadas de las revisiones periódicas y este tipo de mantenimiento.

9 INDICADORES

1: Número de partes de mantenimiento formulados

2: Porcentaje de partes de mantenimiento correctivo reparados y desestimados

3: Reclamaciones realizadas en el periodo y número de partes en cada reclamación

4: Número de incidencias, reclamaciones, sugerencias, oportunidades, propuestas, etc. derivadas

de la aplicación del procedimiento

Responsable Mecanismo/Procedimiento Periodicidad Indicador Objetivo

Jefe de Conserjería Contabilizar evolución Anual IA-007-01

FIA-007-01 Conocer el estado de las instalaciones del Centro

Jefe de Conserjería Contabilizar Anual IA-007-02

FIA-007-02 Conocer la eficiencia del sistema de

mantenimiento

Jefe de Conserjería Seguimiento Anual IA-007-03

FIA-007-03 Conocer la eficiencia del sistema de

mantenimiento

Propietario del procedimiento

Contabilizar / Analizar la evolución

Un curso académico

IA-007-04 FIA-007-04

Asegurar la aplicación del procedimiento y garantizar su

mejora

10 ACTUACIONES PARA LA MEJORA

El análisis de los indicadores proporciona datos que reflejan el estado de los edificios del Centro, en

particular en lo que se refiere a su funcionalidad. De esta forma es posible conocer qué ubicaciones

necesitan mejoras y/o modificaciones.

Del mismo modo, se conoce la eficiencia de las acciones realizadas en la reparación de incidencias.

11 ACTUACIONES PARA GARANTIZAR LA INFORMACIÓN PÚBLICA

La EPS publica en su página web el estado operativo de sus edificios e instalaciones.

12 GESTIÓN DEL RIESGO

El propietario del procedimiento, bien de modo propio o a instancias de cualquiera de los usuarios

del mismo, realizará un análisis de riesgos derivado de la aplicación del procedimiento, consignando todas

las incidencias, reclamaciones, sugerencias, oportunidades, propuestas, etc. (FRA-007-02 Incidencias del



procedimiento) que garanticen tanto su eficiencia como su mejora y cuyo estudio y evolución (FIA-007-04)

serán realizados por el propietarios del procedimiento y presentados en las reuniones del Comité de la

Calidad del Centro.

13 DOCUMENTOS DEL PROCEDIMIENTO

En este procedimiento da evidencia de sus actuaciones en los siguientes documentos:

Instrucciones técnicas:

ITA-007-01 Determinación de la gravedad de una incidencia.

Formatos de los registros:

Parte diario de incidencias. Base de datos propia.

FRA-007-02 Incidencias

Formatos de los registros de indicadores:

FIA-007-01: ficha del indicador IA-007-01





Contratos vigentes de los servicios de mantenimiento a empresas externas:

Climatización

Mantenimiento

Jardinería

Prevención incendios

Limpieza

Mantenimiento y conservación de zonas ajardinadas

Mantenimiento fosas sépticas y red general de aguas residuales

ITA-007-01 Determinación de la gravedad de una incidencia

ITC-027-01 Análisis de riesgos

DETERMINACIÓN DE LA GRAVEDAD DE UNA INCIDENCIA

PRA-007 MANTENIMIENTO DE EDIFICIOS E INSTALACIONES

Código: ITA-007-01 Fecha: 10-2-16 Página: 1 de 5 Revisión: 3


EDICIÓN FECHA MODIFICACIÓN

1 22-07-11 Edición inicial

2 12-10-13 Actualizar contenidos

3 10-2-16 Cambio de codificación de IT-6301-1 a ITA-007-01

Elaboración:


Revisión:


Aprobación:





ÍNDICE

1 OBJETO


3 RESPONSABILIDADES

4 DESARROLLO

5 FLUJOGRAMA

6 DOCUMENTOS DE LA INSTRUCCIÓN





1 OBJETO

El objeto de esta instrucción es describir los conceptos y ejemplos necesarios para la mejor

comprensión de la gravedad de una acción, o de una incidencia en el caso concreto de los procedimientos

relacionados con el mantenimiento.


Cualquier incidencia ocurrida en la EPS que tenga relación con sus edificios, equipos e

instalaciones.

3 RESPONSABILIDADES

Las responsabilidades de esta instrucción técnica se identifican con las mismas personas que las

del procedimiento del cual deriva, y son las siguientes.

La responsabilidad principal corresponde a:

Propietario del procedimiento: Administrador de la EPS.

Es responsabilidad del Administrador del centro el que todas sus instalaciones y edificios estén en

condiciones operativas para la realización de las actividades desarrolladas en el mismo.

La responsabilidad secundaria corresponde a:

Encargado de Conserjería y Taller de Impresión y Edición.

Corresponde a la Conserjería del centro realizar las acciones que faciliten el desarrollo de las

actuaciones correspondientes al mantenimiento correctivo y al mantenimiento predictivo.

4 DESARROLLO

Conceptos previos:

Mantenimiento correctivo: actuaciones que deben de realizarse cuando sí se ha producido una

avería (incidencia) que debe ser reparada (corregida).

Mantenimiento preventivo: actuaciones que deben de realizarse cuando no se ha producido una

avería (incidencia) pero puede producirse, debido al funcionamiento inadecuado o a las condiciones

de trabajo de un equipo o una instalación.

La gravedad de una incidencia es un compendio de dos características: urgencia e importancia.




Urgencia: Razón entre el tiempo que cuesta solucionar una avería y el tiempo disponible para

aplicar dicha solución.

Si la urgencia < 1, hay que actuar con mayor o menor premura según el valor de la ratio anterior y

en función de la importancia de la incidencia.

Si la urgencia = 1, hay que actuar cuanto antes porque se está a punto de estar fuera de plazo, pero

todavía no se está. Es decir, en teoría, no habría que buscar alternativas porque todavía se puede

solucionar la incidencia dentro del plazo previsto.

Si la urgencia > 1, se está fuera de plazo, por lo que hay que actuar cuanto antes y además buscar

alternativas que solucionen el fallo que ya se ha producido por no solucionar la incidencia a tiempo,

además de solucionar la propia incidencia.

Ejemplo: se precisa la realización de una determinada actuación que deberá estar terminada a las

15:00 horas, para cuya realización se necesitan tres horas.

Urgencia = se necesitan tres horas / tiempo que se tiene disponible

Si a las 9:00 horas no se ha hecho nada, no pasa nada porque todavía se dispone de tiempo.

Urgencia = [3 horas / (15-9 = 6) horas] < 1

Si a las 12:00 horas no se ha hecho nada, inmediatamente hay que ir a hacer la actuación, tal y como

estaba prevista, no es necesario cambiar de planes.

Urgencia = [3 horas / (12-9 = 3) horas] = 1

Si pasadas las 12:00 horas no se ha hecho nada, hay que cambiar de planes: se hace otra cosa, se

realiza otra actuación, pero no se puede seguir con el mismo planteamiento inicial porque se está fuera de

plazo, ya no se disponen de las 3 horas que se necesitan.

Urgencia = [3 horas / (11-9 = 2) horas] > 1

Importancia: mide las consecuencias de la falta de desarrollo de una acción.

Una acción es muy importante cuando su no realización paraliza el desarrollo de la actividad del

centro.

Una acción es de importancia media cuando su no realización molesta pero no detiene el desarrollo

de la actividad del centro.

Una acción es leve cuando su no realización no incide directamente sobre el desarrollo de la

actividad del centro.

Con estos criterios, la gravedad de una incidencia puede ser:

Incidencias muy graves: son muy importantes y muy urgentes.

Incidencias de gravedad media: son poco importantes y no urgentes




Incidencias leves: no son ni importantes ni urgentes.

En todo caso, se considerará en mayor grado el concepto “importancia” que el de “urgencia”, a la

hora de valorar la gravedad de una incidencia: el desarrollo de la actividad docente condiciona la actividad

del centro.

5 FLUJOGRAMA

No hay.

6 DOCUMENTOS DE LA INSTRUCCIÓN

No hay.


PRA-007 Mantenimiento de edificios e instalaciones.

PRA-008 Mantenimiento de equipos informáticos y servicios de comunicaciones.

INCIDENCIAS


Código: FRA-007-02 Fecha: 10-2-16 Página: 1 de 1 Revisión: 1

Elaboración:


Revisión:


Aprobación:


Consignar incidencias, reclamaciones, sugerencias, oportunidades, propuestas, etc. derivadas de la

aplicación del procedimiento.

Formato cumplimentado por: __________________________________ Fecha: _____________ Firma: ______________________

INDICADOR IA-007-01


Código: FIA-007-01 Fecha: 10-2-16 Página: 1 de 1 Revisión: 2

Elaboración:


Revisión:


Aprobación:


Indicador 1:

Nombre: Número de partes de mantenimiento formulados

Fórmula: Contabilizar.

Periodo de cálculo: Un curso académico

Sistema de seguimiento: Evolución

Responsable: Administradora del Centro


INDICADOR IA-007-02



Elaboración:


Revisión:


Aprobación:


Indicador 2:

Nombre: Porcentaje de partes de mantenimiento correctivo reparados

Fórmula: Número de solicitudes atendidas / Número de solicitudes formuladas.





INDICADOR IA-007-03



Elaboración:


Revisión:


Aprobación:


Indicador 3:

Nombre: Reclamaciones realizadas en el periodo y número de partes en cada reclamación

Fórmula: Número de solicitudes atendidas / Número de solicitudes formuladas.

Periodo de cálculo: Anual




INDICADOR IA-007-04



Elaboración:


Revisión:


Aprobación:


Indicador 4

Nombre: Número de incidencias, reclamaciones, sugerencias, oportunidades, propuestas, etc.

derivadas de la aplicación del procedimiento.

Fórmula: Número


Sistema de seguimiento: Contabilizar / Evolución

Responsable: propietario del procedimiento


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