TALLER DE MANEJO DE HERRAMIENTA DE COLABORACIÓN VIR TUAL OUTLOOK WEB ACCESS

Objetivo.- Hacer efectivos y productivos los procesos de colaboración entre las personas de la comunidad Universitaria, apoyados con el uso de la herramienta de colaboración virtual llamada Outlook. Contexto del cambio

Es una necesidad actual el contar con herramientas informáticas para el manejo de información y poder realizar de manera eficiente tareas tales como planeación, organización y control. Aunque el ITESO cuenta ya con correo electrónico, fue necesario implementar herramientas de colaboración virtual buscando que tuvieran las siguientes características:

• Plataforma con alta disponibilidad • Herramientas con soporte de un fabricante • Que proporcione manejo de correo, agenda personal, agendas

compartidas, tareas, contactos, notas, sincronización con PDA’s y todo lo anterior de manera integrada.

• Estandarizar el uso de herramientas para mejorar el soporte Después de un largo análisis, se decidió que la plataforma fuera Exchange de Microsoft. El proyecto de implementación considera varias fases donde la primera consiste en la implementación de la infraestructura básica y en la migración de información para empleados administrativos, así como para profesores de tiempo fijo.

Para dicha implementación fue necesario el desarrollo de políticas de uso de las herramientas de colaboración, capacitación del personal para su uso y un proceso de migración de información.

De esta manera la Oficina de Sistemas de Información cumple con su misión de apoyar en tiempo y forma las necesidades de información de la comunidad universitaria del ITESO para que potencien sus labores docentes y académicas, así como su operación y dirección estratégica mediante el desarrollo y uso de sistemas y herramientas de cómputo.

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ÍNDICE

Tema 1. - Elementos básicos del Outlook 3 1.1.- Reconocimiento de los elementos de la aplicación 1.2.- Visión general de: - Correo - Calendario - Contactos - Tareas - Listas de carpetas Tema 2.- Manipulación de correos 5

2.1.- Componer y enviar un correo 6 2.2.- Creación de firma electrónica 9

2.3.- Recibir y gestionar un correo 12 2.4.- Optimizar el uso de la cuota de disco (5D) 13 Tema 3.- Utilizar el calendario 17 3.1.- Asignación de citas 18 3.2.- Manejo de calendarios compartidos 22 3.3.- Organizar una reunión 24 3.4.- Invitar a los asistentes 26 Tema 4. – Menú contactos 28 4.1.- Gestión de la carpeta de contactos 29

4.2.- Crear listas de distribución 32 4.3.- Manejo de contactos compartidos 34 Tema 5. —Lista de carpetas 37 5.1.- Utilizar las carpetas 39 5.2.- Elaboración de respaldos 42 Tema 6.- La lista de tareas 49 6.1.- Asignación de tareas 50 6.2.- Asignación de responsable 51 6.3.- Administración del tiempo ejecución de tareas 54 Tema 7.- OWA (Outlook Web Access) 58

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Tema 1. - Elementos básicos del Outlook Pantalla principal. Al abrir Outlook se muestra una pantalla como ésta, cabe aclarar que podría no ser la misma que en tu computadora ya que como veremos más adelante cada usuario puede decidir cuáles elementos quiere ver.

Veremos ahora los elementos que la componen. Barra de título .- Contiene el nombre del programa.

Barra de menús .- Contiene las operaciones de Outlook agrupadas en menús desplegables.

Barra de herramientas .- Contiene iconos para ejecutar de manera inmediata las operaciones más habituales.

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Barra de estado .-Proporciona distinta información según en la pantalla que estemos y se encuentra al final de la misma.

Accesos directos .- Se encuentran en el lado izquierdo de la pantalla y nos permiten acceder de manera inmediata a cada una de las aplicaciones Lista de carpetas .- Muestra las carpetas disponibles dentro de la aplicación, por supuesto se pueden crear o eliminar las carpetas que sean necesarias El cuerpo principal .- Es la parte donde se trabajarán ya sean los mensajes, el calendario, las notas, etc. El aspecto de éste cambiará dependiendo del lugar en el que te encuentres. Ya sea el calendario, las tareas o bien el correo, mostrará diferentes pantallas a la derecha, acordes al trabajo que se esté desempeñando.

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Tema 2. – Manipulación de correos Buena Práctica Por qué

1. Cuando se envía un correo electrónico procurar poner siempre “el asunto” sobre el cual trata el mensaje.

a) Ayuda al destinatario a ordenar la prioridad e interés del mensaje. b) Se ayuda a evitar que alguien aproveche este espacio para meter virus en el mensaje.

2. En los espacios para indicar los destinatarios intentar poner como titular del mensaje a una sola persona, y a los demás interesados como “con copia oculta” (CCO)

a) Normalmente es una persona la que tiene poder de decisión sobre el asunto del correo; esta acción ayuda a centralizar la responsabilidad en uno sólo y que ésta no se diluya entre varios. b) Al momento de buscar el correo es más fácil localizarlo bajo el nombre de una sola persona.

3. Cuando se diseña una firma electrónica automática asegurarse que ésta contiene todos los datos de localización del que remite los mensajes: Nombre, cargo, institución, instancia, teléfonos, ubicación. Se aconseja no incluir la dirección del correo electrónico.

a) Le facilita a los destinatarios tener un remitente de fácil localización y acceso; da la impresión de tener disponibilidad para dar un buen servicio y entablar una buena comunicación.

4. Al recibir correos electrónicos en la bandeja de entrada desactivar la función de panel de lectura. (Es decir que no esté activa la opción donde los correos se leen desde la bandeja).

a) Previene la entrada de virus, al dar tiempo al receptor de analizar la fuente o procedencia de los correos que le llegan, sin que estos se abran de manera automática.

5. Procurar grabar en disco duro y en las carpetas correspondientes aquellos archivos que envían como adjuntos; de tal manera que el correo donde venía el adjunto pueda ser borrado.

a) Permite localizar con facilidad los archivos de trabajo recibidos. b) Facilita el buen manejo y administración del espacio destinado en la red para uso de nuestra cuenta personal de correo (que es limitado).

6. Evitar mandar archivos adjuntos mayores a 20 megas. Es mejor subir el archivo a un espacio de acceso común en la red y enviar en el correo la liga por la cual se puede acceder al archivo. Ej: imágenes, archivos con movimiento, invitaciones a eventos, etc.

a) Se evita que el correo se sature y “atore” pues no hay capacidad para el envío de correos de esas dimensiones.

7. Pedir confirmación de lectura de un archivo, sólo de aquellos correos que nos resulta imprescindible tener certeza de su lectura. No dejarla como una función automática o predeterminada.

a) Evita que la bandeja de entrada se sature con correos inútiles, se ahorra espacio de cuenta y se facilita la administración de correos.

Herramienta 1: Correo electrónico

8. Recordar que los archivos eliminados se guardan en la carpeta de eliminados durante una semana, posterior a ésta el sistema los borrará. Antes de que se borren revisar que no se eliminó nada importante antes de la fecha de borrado.

a) Evita ir guardando información inútil y ocupar espacio valioso en la cuenta de correo.

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2.1. – Componer y enviar un correo Primeramente debes dar clic al acceso directo de Correo. Para poder crear un

mensaje es necesario dar un clic en o bien ir al menú Archivo, dar clic en Nuevo y después en Mensaje

Describiremos brevemente las partes de esta pantalla: La parte central es el espacio en donde irá el cuerpo del mensaje, éste podrá ser formateado con tu propio estilo; de esta manera se podrá cambiar la forma, el color incluso se podrá agregar una imagen.

En el área indicas a quién va dirigido el mensaje, puede ser una única dirección o varias separadas por un punto y coma (;), incluso puede ser una lista de distribución (ésta se verá más adelante). Este campo es obligatorio y como mínimo debe tener una dirección destino.

La parte de sirve para mandar una copia del mensaje a una o más personas. Este campo no es obligatorio.

El campo de sirve para indicar el motivo del mensaje y se escribe una breve descripción del mensaje. Éste tampoco es obligatorio, aunque se recomienda que se llene. Para poder enviar un correo es necesario llenar los campos anteriores y para

agregar la dirección del destinatario en el campo puedes teclear la dirección o bien agregarla de tu lista de direcciones al dar clic en el ícono de la

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libreta de direcciones . Esto permite que se abra la ventana de Seleccionar nombres

En la parte superior de la ventana aparecen las direcciones de tu libreta y en la parte inferior tienes tres botones que son: Para ->, CC -> y CCO -> Para agregar las direcciones seleccionadas al botón correspondiente sólo basta con dar clic en la dirección que se requiera y después dar clic en el botón que se necesite para añadirla. Si se selecciona una lista de distribución el mensaje será enviado a cada uno de los integrantes de la lista. CC y CCO sirven para mandar el correo a más de una dirección, pero la diferencia es que CC muestra las direcciones de todos los receptores a los que ha sido enviado el mensaje y CCO mantiene oculta la dirección. Es recomendable poner sólo una dirección en el botón Para -> y las demás direcciones en el botón CCO, esto con la finalidad de evitar que se conozcan las direcciones que después pueden ser utilizadas en los SPAM. Una vez terminado el mensaje a enviar sólo es necesario dar clic en

Si por alguna razón sales de la ventana sin haber enviado el mensaje Outlook te preguntará si quieres guardarlo y si la respuesta es Sí, éste lo guardará en la carpeta de Borrador para que posteriormente sea enviado.

Benjamín Rodríguez

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Opción de confirmación de lectura del mensaje. Para habilitar esta opción es necesario estar dentro del formulario de mensaje

nuevo y dar clic en el icono , en la ventana que se abre dar clic en Solicitar confirmación de lectura para este mensaje. Adjuntar un archivo al correo.

Si deseas anexar un archivo al correo es necesario dar clic al icono o bien ir al menú Insertar y seleccionar la opción Archivo ; se abrirá una ventana de diálogo en donde eliges el archivo. Agregar una imagen al correo. Para añadir una imagen es necesario ir al menú Insertar y seleccionar Imagen .

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2.2 Creación de firma electrónica La creación de la firma electrónica se hará una sola vez y es necesario ir al menú Herramientas y dar clic en Opciones . En la ventana que se abre muestra varias pestañas, dar clic en Formato de correo , con lo cual se desplegará la siguiente ventana:

En la parte inferior derecha hay un botón de Firmas; dar clic para crear una nueva firma. Si aparece la ventana Crear firma con el área del texto en blanco, significa que no hay ninguna firma creada, dar clic en el botón Nuevo... para crear una nueva firma.

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Escribe un nombre a la nueva firma (por ejemplo Benjamín) y da clic en Siguiente

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En la siguiente ventana puedes incluir el texto que deseas que aparezca al final del texto del mensaje.

Da clic en el botón Finalizar . Se presenta la ventana de Crear firma y se observa que está lista la firma, sólo falta dar clic en Aceptar .

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2.3. – Recibir y gestionar un correo

La bandeja de entrada. Antes de iniciar la gestión de los correos es necesario conocer la pantalla de la bandeja de entrada. Al crear una cuenta de correo se generan unas carpetas asociadas a esa cuenta y son Bandeja de entrada, Correo electrónico no deseado, Elementos eliminados y Elementos enviados. Como los mensajes recibidos son almacenados en la Bandeja de entrada, es necesario dar clic en esta carpeta en la lista de carpetas o en la lista de accesos directos para poder verlos. A continuación se muestra partes de esta ventana:

Tiene una columna central la cual es conocida como cabecera de los mensajes y la muestra de una forma ordenada.

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2.4.- Optimizar el uso de la cuota de disco (5D) Para que la cuota de disco asignada a cada cuenta realmente pueda ser aprovechada al máximo es conveniente que se siga el modelo propuesto por Sally McGhee. Ella es una importante consultora de los Estados Unidos que se dedica a propiciar que las personas de las empresas lleven a cabo sus tareas de manera más productiva. 1.- Delete it (bórralo). Esta primera “d” es quizá la más sencilla pero a la vez la más complicada puesto que algunas veces conservas correos que piensas que es preferible guardarlos. Ante esta situación es preciso que no sólo haya un cambio de actitud sino un seguimiento real y productivo con la información del correo, por esto borra los correos que no necesitas y en la medida de lo posible ni siquiera revises los que a todas luces tengan dudosa procedencia. Ni lo pienses, elimínalos. 2. - Do it if it takes less than two minutes (Hazlo si te toma menos de dos minutos). No dejes las acciones que puedes ejecutar en ese momento para después, de tal manera que puedas darle salida a ese correo y una vez realizadas tales acciones, elimínalo. La enseñanza de esta “d” estriba en dedicarle a lo máximo un tiempo no mayor a 2 minutos para ejecutar lo que el correo pide. Si es una actividad que va a tomarte más tiempo, trabaja en el proceso productivo propuesto por la cuarta “d” que se explica un poco más adelante. 3.- Delegate it and, if appropriate, track in your 1:1 Meeting or SNA waiting for category (SNA=Strategic next Actions MANDALO A QUIEN LE CORRESPONDE (Delégalo y si es apropiado apúntalo en su categoría de espera o bien en tu junta de 1 a 1) Cuando es preciso que alguien se haga cargo, remítelo inmediatamente y si esto no es posible asigna en la categoría apropiada las acciones necesarias para que se complete el encargo que acabas de recibir ya sea en el calendario, asignando una tarea o bien escribiéndolo en una nota que servirá para tu próxima junta con las personas involucradas. Una vez asignado elimina el correo. 4. - Defer it to one of your SNA categories in the Task list or transfer it to a specific time on your calendar. Colócalo en una de las categorías de Siguiente Acci ón Estratégica o transfiérelo a una hora específica en tu calendario . Si ésta es una verdadera actividad que debes desarrollar no titubees y asígnalo inmediatamente a una cita en tu calendario. Recuerda darle toda la importancia que el mensaje tiene y una vez que se ha marcado en el calendario, procede a borrarlo de tu correo, puesto que si no lo haces estarás duplicando la información y no sólo eso, sino que también estarás incrementando de manera innecesaria el espacio de disco utilizado. Aplica esta “d” cuando no puedas eliminar o realizar una actividad de manera inmediata.

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5- Deposit. Almacénalo. Esto significa que todo el espacio de disco que tienes asignado en tu cuota de correo debe quedar lo más limpia posible, de tal manera que debes hacer respaldos de tu información y almacenarlos en tu disco duro. Lo importante de esta metodología es que tomes acciones inmediatas y que no se “quede para más adelante” la realización de estas actividades. Considera que los recursos son escasos y que es tu responsabilidad vigilar que se utilicen de manera eficiente, con lo cual podrás contribuir a un ahorro importante, además que podrás ser realmente productivo en tu labor. Tomando en consideración estos consejos fundamentales y sobre todo llevándolos a la práctica, no sólo estarás vigilando el buen uso de los recursos sino que estarás en posición de hacer más productivo tu trabajo. Leer un correo. Outlook viene normalmente con la opción activada de Panel de vista previa la cual permite ver una previsualización de los mensajes. Esta opción puede ser activada o desactivada al gusto del usuario y se realiza dando clic al menú Ver y seleccionando Panel de lectura y finalmente la opción Desactivado.

Se recomienda por seguridad tener esta opción desactivada ya que algunos virus se activan por leer el mensaje. Si la opción está desactivada y se quiere leer el mensaje basta con dar doble clic en la cabecera del mensaje para que abra una ventana a tamaño completo con el contenido del mensaje. Otra forma es dar clic sobre el mensaje con el botón derecho del mouse y dar clic en Abrir . En esta ventana ya puedes leer el mensaje, contestarlo o reenviarlo a otras personas. Ver y guardar archivos adjuntos. Para saber si un mensaje tiene un archivo adjunto es necesario buscar en la

cabecera del mensaje un clip . Para verlo da un clic sobre el archivo adjunto con el botón derecho del mouse para que se presente la opción de Abrir , Imprimir o de Guardar como

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Es importante mencionar que si el archivo adjunto n o se ha guardado en nuestro disco y se borra el correo, éste se perderá . Contestar un correo.

Para contestar un correo es necesario dar clic en el botón de de la barra de herramientas e inmediatamente nos abre una ventana la cual ya contendrá la dirección del destinatario en el campo Para y en el Asunto le pondrá el mismo del mensaje pero con la palabra Re (responder) al principio. Si el mensaje contiene un archivo adjunto y se elige la opción Responder el archivo adjunto no se enviará con el correo. Reenviar el mensaje a una o varias personas. Para reenviar un mensaje es necesario dar clic en la cabecera del mensaje y

después dar clic en de la barra de herramientas o bien dar clic con el botón derecho del mouse sobre el mensaje, muestra así una ventana dar clic en Reenviar Inmediatamente se abrirá una ventana de nuevo mensaje la cual contiene en el cuerpo del correo el mensaje original y en Asunto le pondrá el mismo del mensaje pero con la palabra RV (de ReenViado) al principio. Estos textos pueden modificarse antes de ser enviado el mensaje, cuando todo está listo dar clic en Enviar . Si el correo contiene un archivo adjunto éste se reenviará junto con el mensaje. Eliminar uno o varios correos. Puedes eliminar un mensaje de varias formas:

a) Dar clic con el botón derecho sobre el mensaje y seleccionar la opción Eliminar .

b) Oprimir la tecla Supr c) Ir al menú Edición y elegir la opción Eliminar

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Si deseas eliminar varios mensajes consecutivos a la vez dar clic sobre el primer mensaje mantener presionada la tecla Shift a lo largo de los mensajes para seleccionarlos. Puedes elegir cualquiera de las opciones para borrarlos. Si deseas borrar correos que no están consecutivos, selecciona uno a uno manteniendo presionada la tecla Ctrl y clic en el mensaje Posteriormente se borrarán por alguna de las opciones mencionadas. Si quieres borrar todos los mensajes de la carpeta debes ir al menú Edición dar clic en Seleccionar todo y utilizar alguna opción para borrar los mensajes. Ordenar los mensajes. Para ordenar los mensajes de la Bandeja de entrada es necesario utilizar los iconos de la barra que aparece en la cabecera de los mensajes:

Describiremos los criterios de ordenación:

Este icono ordena según la importancia establecida. Si no se ha definido alguna Outlook lo hará con base en varios criterios como son tamaño, fecha de recepción, etc.

Ordena por icono. Existen varios tipos de iconos: significa que no se ha

leído el correo, indica que ya se ha leído el correo, que hemos respondido el mensaje, que hemos reenviado el mensaje.

Ordena por marca. Si disponemos de mensajes marcados, éstos encabezarán la lista.

Ordena por archivos adjuntos. Si tenemos mensajes con datos adjuntos, éstos serán los primeros de nuestra lista. De ordena por la dirección del remitente. Asunto ordena por el texto del mensaje Recibido por la fecha y hora de recepción. Tamaño por el tamaño del mensaje. Para ordenar con algún criterio dar clic sobre alguno de los iconos. Si presionas una vez, la ordenación será en forma ascendente y si presionas otra vez el icono, se hará en forma descendente.

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Tema 3.- Utilizar el calendario

Buena práctica Por qué Herramienta 2: Calendario

9. Acordar con el equipo de trabajo la forma en la que habrán de compartir los calendarios. Definir roles y atributos para cada uno de los miembros del equipo para la asignación de citas. Este acuerdo conviene hacerlo con toda la información que puede compartirse: Contactos, tareas, notas.

a) Sin esta definición es difícil que haya impactos favorables en el ahorro de tiempo para la delimitación de citas y trabajo conjunto. Se puede prestar a confusiones o malos entendidos.

Para poder utilizar el calendario será necesario que te familiarices un poco con la ventana del mismo y para abrirla da clic en el acceso directo Calendario

.Se muestra una ventana como ésta:

En esta ventana encuentras la barra del calendario la cual contiene las acciones más comunes, como por ejemplo; crear una nueva cita:

Menú Pop-Up. En este menú encuentras las operaciones más utilizadas a la hora de planificar las citas, eventos y demás gestiones llevadas en una agenda. Para acceder a él debemos ubícate en el planning (zona amarilla) y dar clic con el botón derecho.

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3.1.- Asignación de citas Para agregar una cita posiciónate en el día del calendario deseado y después sobre el planning damos clic en la hora que quieres agregar la cita, incorpora el texto de la cita, por ejemplo: Cita con el dentista. Para agregar alarma, o bien una etiqueta de importancia, debes entrar a la ventana de la Cita, hay tres formas de hacerlo:

- Doble clic en el intervalo de tiempo - Clic derecho sobre el intervalo de tiempo y elegir la opción Nueva cita. - Selecciona el intervalo de tiempo y elige la opción Nuevo de la barra de

botones del calendario. La ventana que se abre es la siguiente:

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Los campos de la cita: En la ventana hay una pestaña que es la de Programación en la cual se pueden definir entre otros, la lista de asistentes. La figura muestra la pestaña de Citas, explicaremos algunos de los campos: Asunto: Aquí se coloca de forma breve de qué se trata la cita. Ubicación: Lugar en donde se llevará a cabo. Comienzo y Finalización : Especifica el día y la hora de inicio y fin de la cita. Existe además un campo de Todo el día el cual evitará rellenar las horas. Aviso: Alarma sonora, se puede activar o personalizar dando clic en el icono

la cual te previene con determinado tiempo de la próxima cita. En Mostrar la hora como: Puedes especificar cómo se mostrará la hora en el calendario (libre, provisional, no disponible, fuera de oficina) En Etiqueta: Puedes elegir el color de la etiqueta según la importancia o la clasificación de la cita (importante, trabajo, personal, vacaciones, etc.) En el área en blanco puedes escribir un texto para aclarar mejor las características de la cita.

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Finalmente, después de haber completado los datos da clic en el botón de

para que la cita quede registrada. Eliminar una cita. Existen tres formas de eliminar una cita:

� Selecciona la cita y da clic en el botón derecho elige la opción Eliminar . � Selecciona la cita y presiona la tecla Supr.

� Selecciona la cita y da clic en el botón de la barra de botones.

Copiar citas. Para copiar una cita a otro día sólo selecciona la cita y mantén presionada la tecla Ctrl y arrastra la cita hasta el día deseado. Creación de citas periódicas. Se pueden crear dando clic en el botón derecho del mouse sobre el intervalo de tiempo en donde se quiere crear la cita selecciona del menú Pop Up la

opción o bien se siguen los pasos para una cita normal a

excepción que se da un clic en el botón con lo cual se abre la ventana siguiente: Se puede apreciar en esta ventana que haz planificado una cita diaria, (todos los días laborables), sin fecha de finalización. Al dar clic en Aceptar regresa a la ventana anterior la cual presenta algunos cambios:

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Por ejemplo en la barra de título ya marca que es una cita periódica y se ha sustituido la línea de inicio y fin por la línea de Periodicidad y sólo es necesario

dar clic en el botón de para que la cita quede registrada. Eliminar citas periódicas. Se eliminan de la misma manera que las citas normales utilizando alguno de los tres métodos, la única diferencia es que cuando es una cita periódica se tienen dos opciones de borrado:

� Eliminar esta repetición .- Significa que elimina la cita seleccionada ese día en concreto, pero mantiene el resto de citas que pertenezcan al mismo evento.

� � Eliminar la serie .- Significa que elimina la cita y el resto de las citas

repetitivas de ese evento.

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3.2.- Manejo de calendarios compartidos. Es muy importante hacer notar en esta sección que la herramienta se utilizará como un medio de trabajo colaborativo entre personas de un grupo. Cada persona, por lo tanto, tiene diferentes roles dentro del grupo y bajo este supuesto es que se deben manejar los atributos que habrán de asignársele a cada uno. Se designará a una persona que pueda ver y manipular los calendarios de los demás con la finalidad de aprovechar al máximo la potencia de la herramienta y evitar en la medida de lo posible, la pérdida de tiempo que actualmente se tiene al tratar de establecer una cita con diversas personas. Cuando se trabaja con calendarios compartidos es necesario que los usuarios que trabajan en un grupo asignen su calendario como compartido. A continuación se muestra el procedimiento para generar un calendario compartido. Observa que en la parte izquierda se tiene la opción Compartir mi calendario y al momento que se da clic aparece la pantalla Propiedades de calendario.

Para permitir que mi calendario pueda ser compartido se da clic en el botón Agregar… y aparecerá la siguiente pantalla. Ahora se selecciona al usuario al que se le va a conceder tener acceso a mi calendario:

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Es importante hacer notar que el otro usuario tambi én debe permitir el uso de su calendario para que ambos puedan verlo y revisarlo. Por último selecciona el permiso que darás al usuario y da clic en Aceptar .

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Una vez que ambos asignaron el calendario como compartido es posible accesarlo, dando clic en la opción de Abrir un calendario compartido… Una de las ventajas que se tiene al manejar calendarios compartidos es que se pueden organizar reuniones grupales en función de las disponibilidades de las personas del grupo. 3.3.- Organizar una reunión. Para organizar una reunión damos clic en Acciones y seleccionamos Organizar una reunión : Al dar clic en él aparecerá la pantalla que se muestra a continuación, en la cual pueden apreciarse los asistentes, la fecha, la hora:

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El botón Agregar otros permitirá hacer una invitación a otras personas a la reunión que estás organizando. Al seleccionarlos sólo tendrás que dar clic en el botón Necesario u Opcional según sea el caso. A través de esta opción es posible revisar la disponibilidad de las personas que están siendo invitadas a la reunión. Cabe mencionar que es preciso que las personas permitan que sus calendarios queden visibles a sus compañeros, para poder asignar reuniones. Damos clic en el botón Aceptar y en seguida en el botón de Crear reunión . En el nuevo formulario ponemos los datos necesarios y damos clic en el botón Enviar.

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El destinatario recibirá un correo y solo si Acepta se incluirá la cita en su calendario. 3.4.- Invitar a los asistentes. Al agregar una cita tenemos la opción de invitar a algunas personas sin tener

sus calendarios compartidos y se hace mediante el botón que se encuentra en el formulario de la cita. Este formulario tiene el botón Para… en donde se agregan los correos de las personas que están siendo invitadas, se recomienda poner en la parte inferior los objetivos de dicha invitación así como el nombre de quién la realiza:

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El destinatario recibirá un correo y solo si Acepta se incluirá la cita en su calendario.

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Tema 4. – Menú contactos

Buena práctica Por qué Herramienta 3: Contactos

10. En vez de conservar el correo de alguien en la bandeja de entrada, guardar sus datos en contactos.

a) Se guarda para siempre la dirección y datos de una persona de manera ordenada y de fácil acceso. b) No se guarda información inútil en el espacio de cuenta de correo.

Outlook ofrece una cómoda y sencilla forma de tener organizada la “Agenda” de contactos donde puedes guardar, modificar y eliminar todos los contactos.

Al dar clic en el acceso directo de Contactos aparece la barra de contactos y a la derecha una zona que contiene la lista de tus contactos. Si la lista es muy larga puedes utilizar los botones de la derecha a modo de índice. Barra de contactos.

Esta barra contiene las acciones más comunes para gestionar los contactos. Menú Pop Up Para que aparezca este menú te sitúas en una zona de la superficie de contactos que esté vacía y da clic con el botón derecho del mouse, donde puedes encontrar las operaciones más utilizadas para gestionar la lista de contactos.

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4.1.- Gestión de la carpeta de contactos Crear un contacto.

Para crear un nuevo contacto debes dar clic en de la barra de contactos o clic con el botón derecho del mouse sobre el área en blanco de la lista de contactos, selecciona la opción Nuevo contacto . Se muestra la siguiente ventana:

En la pestaña General encuentras los datos más comunes. En el primer campo puedes escribir el nombre completo de tu contacto (Outlook tomará el primero como el nombre y los demás serán los apellidos). Si el contacto tiene un nombre compuesto o si deseas definir mejor el nombre completo debes dar clic

en el botón de en este caso se abrirá el cuadro de diálogo siguiente en donde podrás rellenar cada uno de los campos incluso llenar el campo de Tratamiento que quieras asignar al contacto por ejemplo: Sr., Dr., etc.

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Una vez completados los campos da clic en Aceptar para volver a la pestaña General . Dispones de cuatro teléfonos y un campo de trabajo dentro de direcciones en el

cual puedes dar clic en el botón para introducir datos más detallados sobre las distintas direcciones de nuestro contacto, como por ejemplo el lugar de trabajo, el hogar, etc. Finalmente pondremos el correo electrónico y la dirección del Instant Messenger. En la pestaña Detalles podemos agregar campos un poco más personales como su profesión, su cumpleaños, nombre del cónyuge, etc.

En la pestaña de Actividades lo que puedes ver son todas las actividades relacionadas con el contacto. En la pestaña de Certificados puedes indicar que para este contacto vas a utilizar un certificado que asegura mandar correos cifrados. Una vez completada toda la información del contacto debes guardarla. Existen

dos formas de hacerlo: al dar clic en el botón de guarda la

información y cierra la ventana o bien utiliza el botón el cual guarda la información pero te permite seguir ingresando información para un nuevo contacto.

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Editar y modificar un contacto. Para modificar los datos simples que aparecen en la vista previa del contacto simplemente hacer clic en el campo en cuestión y se pondrá en modo de sobreescritura para cambiar los datos. Pero si quieres modificar o añadir más datos del contacto debemos dar doble clic sobre el contacto o bien dar clic con el botón derecho del mouse sobre el contacto y seleccionar la opción Abrir . Añadir un contacto. Probablemente tengas en la Bandeja de entrada a remitentes que no tengas en la lista de contactos y deseas añadirlas. Para hacerlo de una manera fácil y cómoda selecciona alguno de los correos enviados por esta persona y arrastrarlo a la carpeta de Contactos, inmediatamente se abrirá la ventana de creación de contactos con los campos de nombre y dirección ya completados, únicamente tienes que rellenar los campos más importantes del contacto y guardar la información. Eliminar un contacto. Para eliminar un contacto de la lista debes seleccionar el contacto y presionar la tecla Supr; otra forma es dar clic con el botón derecho del mouse y seleccionar la opción Eliminar. Para eliminar a más de un contacto a la vez seleccionar los contactos uno a uno manteniendo presionada la tecla Ctrl y posteriormente eliminarlos de la forma anterior. Aviso importante: Tener cuidado al borrar los contactos ya que Outlook no nos envía un mensaje de que si realmente quieres eliminar el contacto.

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4.2.- Crear listas de distribución. Una lista de distribución es una colección de direcciones agrupados por una característica en común, como puede ser una lista de amigos, compañeros de trabajo, etc. Con las listas de distribución se consigue la comodidad de poder mandar el mismo correo a un grupo de personas con sólo elegir la lista, no es necesario ir seleccionando las direcciones de los contactos una por una. Para crear una nueva lista de distribución es necesario ir al menú Acciones y seleccionar la opción Nueva lista de distribución. En la nueva ventana escribe un nombre a la lista de distribución como puede ser por ejemplo: Amigos, Familiares, Alumnos, etc.

Existen dos botones en esta ventana: 1.- Seleccionar integrantes: Al dar clic en este botón se abre una ventana la cual pide el nombre del integrante o bien que se seleccione de la lista de contactos que muestra, después de elegir a los integrantes da clic en el botón

que se encuentra en la parte inferior de la ventana y de esta manera se agregarán a la lista. Cuando termines de agregar a los integrantes da clic en Aceptar .

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Regresa a la ventana anterior y para que la lista quede guardada da clic en el

icono de 2.- Agregar nuevo : Al dar clic en este botón se muestra una ventana en la que se pueden agregar personas que no estén en tu lista de contactos:

Da clic en Aceptar y regresa a la ventana original simplemente da clic en el

icono de Es importante mencionar que las personas que se agregan a la lista por esta forma no estarán incluidos en la lista de contactos sólo aparecerán en la lista de distribución.

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4.3.- Manejo de contactos compartidos Cuando se necesita que se compartan los contactos de varias personas Outlook puede proporcionar gran ayuda, puesto que de una manera muy sencilla se puede activar esta opción. En el ITESO contaremos con la lista de correos de la Universidad de tal manera que será más sencillo el envío de mensajes electrónicos. A continuación se detalla el procedimiento para hacerlo. El primer paso consiste en activar el acceso directo de Contactos; entonces aparecerá su correspondiente menú:

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Ahora se comparten mis contactos, de tal manera que otros usuarios puedan usarlos también. Para ello da clic en el vínculo “Compartir mis contactos” y aparecerá la siguiente pantalla: Da clic en el botón Agregar… y aparecerá la siguiente pantalla

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Outlook muestra una lista de los posibles usuarios con los cuales quiero compartir mis contactos. Selecciono uno o más y después los agrego al darle clic en el botón Agregar y finalmente damos clic en el botón Aceptar. En este ejemplo se seleccionó al usuario Curso4 y al momento de agregarlo aparece esta pantalla. Esta pantalla otorga los permisos que el usuario invitado puede tener sobre mis contactos: Se elige la opción Propietario de carpeta si se desea que pueda escribir en mis contactos o bien Leer elementos cuando sólo se requiere enterarse de ellos.

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Tema 5. —Lista de carpetas y respaldos

Buena práctica Por qué Herramienta 3: Lista de carpetas y Respaldos

11. Conviene organizar los correos que van llegando a la carpeta de entrada, una vez que se ha leído y se le da cause, por categorías, abriendo una carpeta de almacenaje por categoría. Se recomienda: a) Sólo abrir el número de carpetas que resultan justas y necesarias. b) Utilizar nombres cortos y concisos para nombrarlas. c) Utilizar una estructura de almacenaje semejante a la que se utiliza para guardar archivos de trabajo en el disco duro.

a) Cuando los correos ya leídos se agrupan se ahorra tiempo en la búsqueda posterior de los mismos. b) Facilita la lectura y búsqueda de las carpetas. c) Se tienen sistemas homólogos de archivo que agilizan la búsqueda y administración de archivos.

12. Cuando los correos se han vuelto viejos, conviene pasarlos de las carpetas de red, a carpetas homólogas que se generen en el espacio personal y cuya ubicación de almacenaje corresponde al disco duro.

a) Se construyen archivos históricos de información verdaderamente importante, sin utilizar espacio de cuenta de correo.

13. Prever el respaldo de carpetas generadas en el disco duro en otras unidades de almacenamiento: Cds, USB, etc. Indicando en el nombre de archivo la fecha de almacenaje para localizarlo fácilmente.

a) Guardar aquello que es importante y no va a quedar almacenado en el servidor del ITESO, en caso de que sucediera algún percance con el disco duro.

La lista de carpetas contiene lo que no aparece en la barra de Outlook. Lo más importante de esta lista es que ayuda a manipular el correo, almacenando los mensajes enviados y los eliminados. La lista de carpetas ayuda a organizar y manejar los elementos de Outlook y además de las carpetas propias de Outlook puedes crear carpetas personalizadas.

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Elementos de la lista de carpetas. Por cada cuenta de correo que se tenga creada se generan las carpetas típicas de una cuenta de correo, como son Bandeja de entrada , Bandeja de salida , Correo electrónico no deseado , Elementos eliminados y Elementos enviados Bandeja de entrada. Contiene todos los mensajes que han sido recibidos por esa cuenta. Bandeja de salida. Contiene una copia de los mensajes enviados así como de los que no han podido ser enviados por no tener conexión a Internet. Borrador. Contiene aquellos mensajes que han sido redactados y que por alguna razón no han sido enviados. Elementos eliminados. Esta carpeta contiene todo lo que haya sido eliminado dentro de Outlook ya sean mensajes, contactos, tareas, notas, etc. En esta carpeta disponemos de una opción muy interesante que nos sirve para eliminar completamente el contenido de la carpeta sin necesidad de seleccionar los mensajes. Haciendo clic con el botón derecho sobre esta carpeta aparece un menú Pop-up con la opción

que borra el contenido de esta carpeta; al dar clic en esta opción aparece un cuadro de diálogo solicitando confirmación de vaciado, da clic en Sí y la carpeta queda totalmente vacía. Elementos enviados. Contiene todos los mensajes que hemos enviado y que no han tenido problemas en el momento del envío. Crear una nueva carpeta. Para crear una nueva carpeta lo podemos hacer de dos formas:

� Seleccionar Archivo en la barra de menú y dar clic en Carpeta y elegir Nueva carpeta .

� Dar clic con el botón derecho del mouse sobre el área de la lista de carpetas y seleccionar Nueva carpeta .

En ambos casos se abrirá la siguiente ventana:

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Escribe en Nombre : como se llamará la carpeta, es aconsejable que elijas un nombre que haga referencia al contenido. En Contenido de la carpeta elegimos los tipos de elementos que va a contener como pueden ser: de correo, de calendario, de contactos o de tareas y por último la Ubicación de la carpeta describe en dónde quedará registrada. Da clic en el botón Aceptar . 5.1 Utilizar las carpetas. Ahora vamos a ver cómo utilizar la lista de carpetas. En la siguiente imagen podrás ver las distintas opciones que aparecen al dar clic con el botón derecho sobre cualquiera de las carpetas.

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Describiremos las más importantes: Búsqueda avanzada.- Permite realizar una búsqueda dentro del contenido de la carpeta en cuestión. Nueva carpeta.- Permite crear una nueva carpeta dentro de la carpeta en que estamos. Agregar la barra de Outlook.- Nos crea un acceso directo a la barra de Outlook. Marcar todos como leídos.- Nos abre todos los correos aunque no los hayamos leído. Propiedades.- Permite acceder y modificar las propiedades de la carpeta. Renombrar una carpeta. Para renombrar una carpeta está la opción Cambiar nombre , pero también desde el teclado se puede seleccionar la carpeta que se desea renombrar, posteriormente presiona la tecla F2, para poder sobreescribir el nombre de la carpeta. Copiar una carpeta. Para copiar una carpeta a otra puedes hacerlo seleccionando la carpeta que deseas copiar y presiona las teclas Ctrl+C. Para pegarla presiona las teclas Ctrl+V . Otra opción es utilizando el menú Pop Up de la lista de carpetas y elige Copiar

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Mover una carpeta. Para mover una carpeta a otra existen varias opciones: una de ellas es seleccionar la carpeta que desea mover y seguidamente presionar las teclas Ctrl+X , para pegarla donde desee presiona las teclas Ctrl+V . Otra opción es utilizando el menú Pop-up de la lista de carpetas y selecciona Mover . Eliminar una carpeta. Para eliminar una carpeta también hay varias opciones: una de ellas es seleccionar la carpeta que desea eliminar y presionar la tecla Supr , aparecerá un menú el cual pide la confirmación de la eliminación de la misma. Otra opción es utilizar el menú Pop-up de la lista de carpetas y seleccionar Eliminar .

También puedes eliminarla utilizando el botón de la barra de herramientas

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5.2.- Elaboración de respaldos. Los respaldos es una actividad que debería emplearse con más frecuencia que la actual. De hecho muy pocas personas realmente realizan un respaldo de su propia información, quizá por la creencia que es una labor exclusiva del área de sistemas. En esta sección se describirán los pasos a seguir para salvaguardar las carpetas personales del acceso directo de correo. El procedimiento para respaldar los demás elementos del Outlook es enteramente igual. Estando en el acceso directo de Listas de carpetas: Da clic en Archivo de la barra de herramientas y elige la opción “Importar y exportar …”

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Se abre el asistente para importar y exportar

Elige la opción Exportar a un archivo . Recuerda que al llegar a este punto ya has seguido con precisión las buenas prácticas en el manejo de los correos, de tal manera que la información que estás respaldando es la estrictamente necesaria. Da clic en el botón Siguiente > El asistente presenta ahora esta pantalla.

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Elige la opción de Archivo de carpetas personales y da clic en Siguiente > Ahora se muestra esta otra pantalla

Selecciona Carpetas personales , asegúrate de activar la casilla de Incluir subcarpetas y da clic en Siguiente > Esta es la pantalla que verás a continuación:

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Es muy probable que la primera vez, la máquina te muestre una ruta de respaldo dentro de tu mismo disco duro. Se recomienda que des clic en Examinar y asignes ya sea la unidad grabadora de CD (utiliza un disco regrabable) o bien una Unidad de memoria USB (algunas personas la conocen como llave USB, algunas otras como pen drive). Para terminar el respaldo da clic en el botón Finalizar . Recuperación de la información respaldada. Para recuperar la información que respaldaste sigue los pasos mostrados a continuación. Da clic en Archivo de la barra de herramientas y elige la opción “Importar y exportar …”

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Nuevamente se abre el asistente para importar y exportar. Elige ahora “Importar de otro programa o archivo ” y da clic en el botón Siguiente > . Ahora te presentará la nueva pantalla:

Elige la opción de Archivo de carpetas personales (.pst) y da clic en Siguiente > Se muestra ahora esta otra pantalla, en la cual debes dar clic en el botón Examinar para que asignes la unidad en la cual hiciste el respaldo, ya sea en disco compacto, en una unidad de memoria usb o en tu disco duro.

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Observa que existe un archivo que se llama respaldo, el cual contiene tu información. Elígelo y da clic en Abrir.

Verifica que en la parte de Opciones se encuentre seleccionado Reemplazar duplicados con los elementos importados:

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Selecciona Carpetas personales , asegúrate de activar la casilla de Incluir subcarpetas y da clic en Finalizar.

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Tema 6.- La lista de tareas.

Buena práctica Por qué 14. Planear tu día al inicio de éste, utilizando una herramienta electrónica que lleva el seguimiento de las tareas por realizar.

a) Se evita la utilización de cuadernos, bloks de post-its. b) Hay mayor productividad pues la herramienta sistematiza aquello que se tiene que realizar durante el día.

15. Al asignar una tarea a algún compañero aclarar el “asunto” de la misma.

a) Se evitan confusiones y se agiliza lo solicitado.

16. Asignar fechas de vencimiento a las tareas.

a) Se evita irlas arrastrando por un buen rato sin darles cause o terminación.

Herramienta 4: Tareas

17. Cuando se comparten tareas, notas, citas o cualquier asunto de las herramientas de colaboración asegurarse que dicha información indica quien la envía o quien es el que la genera.

a) Se reducen los tiempos destinados a aclarar la procedencia de la información.

Pantalla de la lista de tareas.

Al dar clic en el acceso directo aparece una ventana como ésta:

Barra de la lista de tareas.

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Esta barra contiene las acciones más comunes que se utilizan para tomar anotaciones en la lista de tareas. Menú Pop Up Para que aparezca este menú debemos situarnos sobre la lista de tareas y hacer clic en el botón derecho del mouse. 6.1.- Asignación de tareas. Puedes agregar una tarea simple o una compuesta. Para agregar una tarea simple debes situarte sobre

y escribir la tarea a realizar; después de presionar la tecla Enter . Para añadir una tarea más completa con alarma, prioridad y con la opción de asignársela a alguien debemos entrar a la ventana Tarea por alguna de las formas siguientes:

� Al dar doble clic en la lista de tareas � Dar clic con el botón derecho del mouse y seleccionando la opción

Nueva tarea del menú Pop Up

� Dar clic en el botón de la barra de la lista de tareas. Al elegir cualquiera de las formas anteriores se muestra la siguiente ventana:

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Observa que tiene su propia barra de botones:

6.2.- Asignación de responsable.

Para la asignación de una tarea da clic en el botón . A continuación se describen los demás campos: Vencimiento, Inicio : en estos campos puedes especificar el inicio y vencimiento de la tarea. Estado : especifica el estado de la tarea (no comenzada, en curso, etc.) Prioridad : define la prioridad de la tarea (baja, normal, alta) Aviso : indica que nos avise que se ejecute la tarea con el sonido

predeterminado o con alguno nuestro dando clic al icono En el área en blanco disponible puedes escribir un texto para aclarar las características de la tarea. En la pestaña Detalles puedes anotar la fecha de finalización, las horas empleadas, el kilometraje y otros detalles.

Una vez completados todos los datos da clic en Eliminar una tarea simple . Existen tres formas de eliminar una tarea:

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� Clic con el botón derecho del mouse sobre ella y seleccionamos Eliminar .

� Elegir la tarea sobre la parte más izquierda de la línea de la tarea y presiona la tecla Supr .

� Seleccionar la tarea y dar clic en el botón de la barra de botones de la lista de tareas.

Crear tareas repetitivas. Para crear una tarea repetitiva se siguen los mismos pasos que para una tarea

simple a excepción de que tenemos que dar clic en el botón de para que muestre la siguiente ventana:

Aquí puedes seleccionar la Frecuencia (que en este caso es semanal) así como el Intervalo de repetición (sin fecha de finalización). Da clic en el botón Aceptar y regresa a la ventana Tareas donde podrás ver que ha cambiado el

aspecto de la misma, agrega la tarea y da clic en para almacenar la tarea en la lista.

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Eliminar una tarea repetitiva. Para eliminar una tarea repetitiva se hace de la misma manera que para eliminar una tarea simple, a diferencia que Outlook pregunta si deseas eliminar todas las repeticiones o sólo la tarea en la que estás. Marcar una tarea. Para llevar un control de las tareas realizadas, puedes marcarlas como completadas. En la lista de tareas, cada línea de la tarea dispone de un recuadro el cual está vacío al momento de crearla, lo cual indica que la tarea no se ha realizado. Pero cuando se ha finalizado puedes marcarla para indicar que se ha completado. Outlook automáticamente tacha las tareas marcadas como ya realizadas. Observa la siguiente imagen: Configurar opciones de la lista de tareas. Para acceder a las opciones de configuración de la lista de tareas debemos ir a la barra de Herramientas y seleccionar Opciones y dentro de la pestaña Preferencias dar clic en el botón de Opciones de Tareas

Se abre la ventana siguiente en donde puedes modificar el color de las tareas atrasadas y las completadas así como otros campos para un control de las tareas.

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6.3.- Administración del tiempo de ejecución de tar eas.

La administración del tiempo es, hoy, uno de los temas claves del mundo laboral, aunque la importancia de esta cuestión no es nueva en absoluto. Bien lo revelan estas palabras:

“Aquel que prepara las cosas que tiene que hacer durante el día, y luego se atiene a ese plan, lleva consigo el hilo que le guiará a través del laberinto de una vida ocupada. Pero allí donde no se traza plan alguno, donde la disposición del tiempo se deja exclusivamente en manos del azar, no tarda en reinar el caos”.

Esta cita no es de ningún autor contemporáneo, especialista en el manejo del tiempo, sino de uno de los más célebres escritores del siglo pasado, el francés Víctor Hugo.

Es importante señalar que el buen uso del tiempo va mucho más allá de nuestro trabajo.

El gran escritor argentino José Ingenieros lo expresó así: “Nada hay que iguale el valor del tiempo. El dinero mismo no puede comparársele, pues éste vuelve y aquél no; en una vida se pueden rehacer diez fortunas, pero con diez fortunas no se puede recomenzar una vida”.

“El tiempo es oro” es, por lo tanto, un refrán poco preciso. Si bien el tiempo es la dimensión en la que se crea y se utiliza el dinero, es mucho más: es la propia vida.

Además, vale la pena repetirlo: el tiempo no se puede comprar. Ni con todo el oro del mundo. Y no sólo en el terreno laboral. No se puede comprar el tiempo para estar con la familia, o los amigos, o para cultivarse internamente. Por eso, “el tiempo, por lo común, es algo más que dinero. Porque sea cual sea su fortuna personal, no podrá comprar un minuto más del tiempo que tengo yo, o del que tiene el gato echado frente a la chimenea”.

Todos tenemos la misma cantidad cada día, y sólo algunos sabemos sacarle verdadero partido. El tiempo no se puede ganar, pero sí se puede perder. Lo que debemos aspirar es a emplearlo mejor.

Este es un principio muy importante: no podemos gestionar el tiempo, lo único que podemos hacer es gestionarnos a nosotros mismos en relación al reloj: es decir, organizarnos inteligentemente.

Para ello, debemos comenzar por comprender dos puntos importantes:

1) El tiempo es el único bien real que tenemos.

2) El tiempo no es algo vago, general, es el ahora, es el presente, es el hoy.

Porque el ayer es un cheque sin fondos, el mañana es un pagaré, pero el hoy es el efectivo que debemos aprovechar.

Por lo tanto, “Quien gana tiempo, lo gana todo”. No hay que malgastar el tiempo. Una vez pasado, no se puede volver a tener; se va para siempre. El

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tiempo, usado con acierto, nos puede proporcionar no sólo dinero, sino, además, la realización de nuestros sueños y el logro de nuestros objetivos.

La administración del tiempo y la velocidad.

La primera cuestión en torno a la administración del tiempo, es el concepto de velocidad, que no es sinónimo de hacer las cosas “a los apurones”.

La importancia de la velocidad la ilustró Lewis Carroll hace muchos años, con curiosas palabras, y mejor que muchos especialistas, en su obra Alicia en el país de las maravillas, cuando dijo: “Tiene que ser muy rápido para mantenerse en el mismo puesto, pero si quiere llegar a otra parte, debe ir dos veces más rápido”.

Ninguna definición actual puede superar esta frase literaria escrita hace tantos años.

Método para manejar el tiempo adecuadamente:

1) Planificar: Hacer una lista de objetivos a cumplir. Todos los expertos dicen que los minutos más productivos del día son los dedicados a planificar. Así, 20 minutos diarios de planificación pueden ayudarle a ahorrar una hora, hacerlo diariamente le ahorrará 5 horas a la semana, lo que significa 250 horas al año, más de 2 semanas extra de tiempo para alcanzar sus objetivos.

2) Priorizar: Decidir cuáles de ellos son los más importantes para que encabecen la lista. Ya que “nada es más fácil que estar ocupado, y nada más difícil que ser efectivo”. Nunca se repetirá lo suficiente la frase: deben fijarse prioridades. Algunas personas llevan a término todas las tareas posibles que aparecen en su lista, logrando un elevado porcentaje de tareas realizadas, pero su efectividad es baja debido a que las tareas desempeñadas en su mayoría son de una prioridad ‘C’.

3) Agendar: Determinar cuándo se hará cada uno de los puntos. La clave no es dar prioridad a lo que está en la agenda, sino ordenar en la agenda las prioridades.

4) Hacer el seguimiento: Hacer las cosas de acuerdo a lo planeado y verificar los pasos de cada objetivo.

Prevenir no sólo es mejor que curar, sino que también es ganar tiempo.

Si prevé las crisis y toma ciertas medidas para evitarlas o enfrentarse a ellas, estará invirtiendo sabiamente su tiempo. Las cosas muy rara vez evolucionan hasta el nivel de una crisis sin alguna advertencia previa. Un poco de previsión y de mantenimiento preventivo le asegurará que pasará su tiempo dedicado al logro de sus metas, en vez de pasarlo reaccionando a las crisis.

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No confunda buena administración del tiempo con apuro.

El apuro, aunque parezca lo contrario, no es muy práctico. “Voy despacio, pero así nunca desando lo andado”, decía Abraham Lincoln, quien justamente no se caracterizaba por llevar una vida ociosa.

Aun así, este es el aspecto menos importante de “vivir apurado”. La consecuencia más dramática es el daño a la salud.

Los cardiólogos californianos Meyer Friedman y Ray Rosenman observaron que los pacientes aquejados de enfermedades cardíacas eran víctimas de la “enfermedad del apuro”. Su problema, según el doctor Friedman, “se origina en un deseo insaciable de lograr demasiado o de participar en demasiadas cosas en el tiempo disponible”.

Escribir es un excelente recurso para organizar mejor el tiempo.

Un buen método para la buena administración del tiempo es el de escribir las tareas a realizar e irlas encarando una a una. Este es el método preferido del empresario y escritor Mark McCormack: “He aprendido a separar mis emociones vinculadas con el trabajo, así como mi día laboral. Lo escribo todo, y como dejo mis notas donde sé que aparecerán en el lugar correcto y en el momento oportuno, una vez que he anotado algo lo olvido. El resultado final es que cuando dejo de trabajar, también dejo el stress relacionado con el trabajo”.

Divide y vencerás.

Al concentrarnos en una sola tarea por vez, no sólo administramos bien el tiempo, sino que ganamos en eficiencia.

Los ejemplos gráficos de este principio pueden encontrarse hasta en el deporte. “Los atletas exitosos saben que deben ejercer una práctica mental específica para funcionar al máximo de sus posibilidades. Un golfista debe ocuparse de cada golpe por separado y no desconcentrarse a causa del grueso error cometido en el agujero anterior, que lo llevó a perder un golpe simple. Lo mismo se aplica a jugadores de tenis, quienes deben considerar cada jugada como una entidad totalmente diferente, sea un saque magistral que lo condujo a un cinco-cero, o una tensionante jugada que le permitirá salvar un match point. Si vivimos cada día como una entidad diferente, nos liberamos de los contratiempos del pasado y evitamos las atemorizantes expectativas del futuro. Esta fue la política que adoptó el explorador Robert Swann cuando encabezó la exitosa expedición al Polo Sur: “Para protegernos del desaliento”, escribió, “adoptamos una regla básica: cada día era considerado en forma totalmente separado y por sí mismo”.

Napoleón Bonaparte adjudicaba su increíble capacidad de trabajo al siguiente método o actitud: “Cuando he terminado con un tema, cierro el compartimiento y abro otro, de manera que mis diversas tareas nunca se superponen y no me producen confusión ni fatiga”.

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La regla más esencial para trabajar eficazmente es, pues, hacer cada cosa a su tiempo, a fondo, sin prisa y sin agitación.

Divide y vencerás... con color.

Una forma de mejorar un plan diario consiste en utilizar el color. Escriba en varios colores, o subraye los asuntos a tratar con diversos colores que representen prioridades y niveles de importancia.

Una buena costumbre

18. Revisar el resumen de pendientes del día en la pantalla principal de Outlook, establecerla como vista inicial.

a) Brinda de forma sintética la perspectiva de trabajo del día.

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7.- OWA .- Outlook Web Access Para poder tener acceso a Outlook desde cualquier lugar fuera del ITESO es necesario abrir una sesión de Internet Explorer y poner la dirección: mail.iteso.mx y aquí escribimos nuestra cuenta de correo y la contraseña: Esta es la pantalla de nuestro correo en OWA:

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El OWA es prácticamente el mismo que el Outlook que se tiene instalado en las máquinas con algunas diferencias: 1.- Los accesos directos cambian, ahora se tienen Bandeja de Entrada, Carpetas públicas y opciones. 2.- Se pueden manejar las diferentes herramientas de la misma manera que se manejan en la aplicación Outlook. 3.- Se muestra una serie de carpetas muy similar a las de Outlook. 4.- Ahora la barra de herramientas para cada acceso directo se muestra justo arriba de la zona o área de trabajo y como lo vimos en el manejo del Outlook, estas herramientas y opciones van a cambiar de acuerdo a la aplicación que se haya seleccionado en ese momento. 5.- En OWA no podemos trabajar con compartidos. 6.- En este manual sólo se mostrarán de manera general aquellos aspectos que son diferentes entre Outlook y las herramientas de colaboración basadas en web. 7.- En OWA sólo se muestran aquellas carpetas que residen en la red.

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Correo Desactivar el panel de lectura. Para desactivar el panel de lectura, desprende el menú que tiene el icono correspondiente: Creación de firma. Para crear tu firma da un clic en el acceso directo de Opciones elije el botón de Modificar firma… y ahí crea tu firma; al terminar da clic en Guardar y cerrar. Para que realmente tome efecto la nueva firma deberás dar nuevamente clic en el botón de Guardar y cerrar del acceso directo de Opciones .

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Contactos Añadir un contacto de la bandeja de entrada. Para agregar el contacto del Inbox abre el mensaje, da clic derecho sobre la dirección del remitente (De:) y elige la opción de Agregar a contactos: Crear una lista de distribución. Elije del menú desplegable que se encuentra en el botón de Nuevo la opción de Listas de distribución: Nos muestra el formulario en el cual pondrás el nombre a tu lista:

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Por medio del botón Buscar nombres podrás agregar a tu lista los integrantes: En el renglón de Nombre para mostrar escribe una parte del nombre del integrante en nuestro caso es curso, da clic en el botón Buscar y te mostrará todas las ocurrencias: Selecciona los que necesitas y da clic en Agregar destinatario a… , al terminar da clic en el botón Cerrar y en la última ventana da clic en Guardar y cerrar.