Tablas Dinmicas en ExcelProyecto Continental de M&E Cadena de Apoyo

Base de Datos de Programas - PDB

Tablas dinmicasLas tablas dinmicas proporcionan un modo de resumir y analizar fcilmente grandes volmenes de datos. Se llaman tablas dinmicas porque se puede cambiar su disposicin reordenando o cambiando de posicin los encabezados de fila y columna, rpida y fcilmente. Las tablas dinmicas se utilizan para resumir, consolidar, analizar, filtrar e informar:

Estructura

Versiones

Creando una Tabla Dinmica1El Primer paso es tener una tabla de datos plana con las variables a analizar

Creando una Tabla Dinmica2Luego vamos a la pestaa Insertar y hacemos clic en Tabla dinmica

Creando una Tabla Dinmica3Como tercer paso especificaremos el rango de nuestra tabla y la ubicacin de la tabla dinmica que estamos creandoA5:N22

Creando una Tabla Dinmica4Luego en una nueva hoja de calculo tendremos la estructura para construir con las variables de la tabla nio/nia nuestra tabla dinmicaacb

Creando una Tabla Dinmica5Finalmente al armar nuestra tabla dinmica solo colocamos las variables correspondientes ya sea en como filtro etiqueta de columna o fila y en Valores (datos)

Relacionando TablasPara relacionar las tablas nio/nia con la tabla cuidador/familia, necesitamos conocer las siguientes funciones en Excel

Concatenar: La funcin CONCATENAR une hasta 255 cadenas de texto en una sola. Los elementos que se unirn pueden ser texto, nmeros, referencias de celda o una combinacin de estos elementos. Por ejemplo, si la hoja de clculo contiene el nombre de una persona en la celda A1 y el apellido en la celda B1, ambos valores se pueden combinar en otra celda mediante la frmula siguiente:

=CONCATENAR(A1;" ";B1)

Sintaxis: CONCATENAR(texto1; [texto2]; ...)

Relacionando TablasPara relacionar las tablas nio/nia con la tabla cuidador/familia, necesitamos conocer las siguientes funciones en Excel

BuscarV: Puede usar la funcinBUSCARVpara buscar la primera columna de unrangode celdas y devolver un valor de cualquier celda de la misma fila del rango.

=BUSCARV(38, A2:C10, 3, FALSO).

Sintaxis: BUSCARV(valor_buscado, matriz_buscar_en, indicador_columnas, [ordenado])

Relacionando TablasDe aqu en adelante usaremos nuestro archivos en Excel, para que de forma practica detallemos el proceso de relacin de tablas

Por lo que es necesario exportar la informacin de nio/nia y cuidador/familia de la Base de datos (usaremos el mdulo de Familias de Origen)

Gracias por su atencin

Elaborado por: Randy Marchena V.Que cuantificamos?Recuerde que en el caso de la informacin de la tabla de nio/nia queremos saber cuantos Nios y Nias (el nmero de nios y nias) que presentan cierta caractersticas.

Por lo que en el rea de datos deber estar una variable que los represente, y que sea nica y no se repita. Se recomienda usar la variable ID Nio/Nia*En el caso de querer obtener informacin cruzada de nio/nia con cuidador/familia es necesario construir una tabla de datos plana donde dispongamos de las variables que deseamos trabajar. Este procedimiento lo explicaremos brevemente mas adelante.

Otra opcin es crear una relacin de tablas y armar un query para relacionar las tablas de Nio/Nia y Cuidador/Familia, pero esto lo veremos en otra oportunidad.

**Recuerde que el rango de nuestra tabla puede ser mayor a la que estamos usando en el ejemplo (A5:N22), pudiendo ser toda la extensin de la tabla nio/nia*a) Tabla dinmica, Tabla donde se mostrar la informacin que analizaremosb) Listado de variables, Estas variables las dispondremos ya sea en filas o columnas para segmentar la informacin a analizar.c) rea de distribucin de variables, en esta seccin organizaremos las variables y al ir colocando las variables iremos construyendo nuestra tabla dinmica*Recuerde que nos interesa hacer un conteo de los nios por lo que la variable ID del/de la nio/a debe estar en Cuenta de ID del/de la nio/aMas informacin sobre Excel y tablas dinmicas se recomienda ver tutoriales en internet Youtube: http://www.youtube.com/watch?v=F_k0NeqCdaU (video de tablas dinmicas)*El segundo argumento del ejemplo (" ") es un carcter de espacio. Todos los caracteres de espacio o puntuacin que desee que aparezcan en el argumento, debe especificarlos como un argumento entre comillas.Fuente:http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/concatenar-funcion-concatenar-HP010342288.aspx*En la opcin de ordenado colocaremos FALSO para que nos busque la coincidencia exactaFuente:http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/buscarv-funcion-buscarv-HA102752820.aspx?CTT=1

*En el proceso de relacin de tablas necesitaremos una variable clave o variable llave que pudiera ser el ID del Cuidador o Nio, pero esta variable tiene que estar tanto en la tabla nio/nia y la tabla cuidador/familia, por el momento usaremos la variable Familia-cuidador/a (nombre del cuidador principal) hasta que podamos hacer una actualizacin y adecuemos las tablas*