MANEJO DE JUNTAS
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MANEJO DE JUNTAS
Objetivo general
Adquirir y ejercitar conocimientos, habilidades y técnicas sobre el manejo de juntas efectivas
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Reconocer la junta como un trabajo en equipo Identificar diferentes tipos de juntas Planear y organizar juntas Desarrollar eficazmente una junta de trabajo
mediante técnicas precisas Ejercitar mediante el simulacro de una junta
Temas La junta como trabajo de equipo
Clasificación de las juntas
Planeación y organización de las juntas
Técnicas para lograr juntas efectivas
Reflexione ¿Cuántas veces al estar sentado en una
junta ha tenido usted la sensación de estar perdiendo su tiempo?
¿Cuáles causas promueven juntas ineficientes?
La junta de trabajo es…
Una reunión donde se comparten o
dilucidan asuntos laborales de una agenda bajo una dirección y con participantes involucrados en esos asuntos. El proceso de la junta debe concebirse como un trabajo en equipo.
El trabajo en equipo implica:
- liderazgo - responsabilidad individual y colectiva - cooperación sinérgica - tolerancia entre ideas - comunicación - resolución de problemas - retroalimentación
¿Cómo lograr el trabajo en equipo en la junta?1. Enfatizar en la planeación de la junta2. Enfocarse en los temas que deben ser
discutidos3. Dirigir la reunión constructivamente4. Motivar los comentarios y participación de
todos5. Llegar a acuerdos concertando las
opiniones diversas6. Promover la solución a los problemas de
manera conjunta o participativa
Tipos de juntas
Juntas externas Ejemplos: clientes, proveedores
Juntas internas Ejemplos: equipos de trabajo, grupos
naturales
Tipos de juntas
Acción No acciónPuntos específicosEj: de planeación// de solución de problemas
ReportesEj: Informativas
ExploratoriasEj: creativas
TutorialesEj: de capacitación
Planeación de una junta Definir el tipo de reunión
Definir los objetivos
Determinar los asistentes
Determinar los temas
Consideraciones para definir los objetivos Nivel organizacional: 1. Alta gerencia: objetivos generales2. Gerencia media: objetivos funcionales3. Nivel operacional: objetivos operacionales
Habilidades administrativas:1. Conceptual2. Humana3. Técnica
Características de los objetivos
Claros y precisos Coherentes Públicos Alcanzables Flexibles Cuantificables Auditables Priorizados Tener plazo
Aspectos a considerar en la selección de los participantes
Los justamente necesarios e interesados
Los que deben incidir en las decisiones o soluciones
Los que requieran conocer una información verbalmente
Los que puedan participar por razones de tiempo y espacio
Elección de temas Elegir temas específicos
Establecer el grado de dificultad de cada tema
Definir la prioridad de cada tema
Calcular el tiempo que requerirá la exposición y/o discusión del tema
Esquema general de la agenda o el orden del día
1. Lectura de la minuta anterior2. Verificación del grado de cumplimiento de
compromisos adquiridos previamente3. Temas simples4. Temas complejos5. Temas críticos6. Discusión constructiva7. Acuerdos y asignación de compromisos8. Conclusión
Planeación aproximada del tiempo en el esquema anterior
JUNTA DE 2 HORAS
1: 10 min 2: 15 min 1/3 de la junta: 40 min 3: 15 min 2/3 de la junta: 80 min 4: 15 min 5: 25-40 min 6: 15-30 min 7: 10 min 8: 5 min
Técnicas para desarrollar una junta efectiva
Lograr una comunicación eficiente
Controlar los tiempos
Manejar conflictos
Retroalimentar
Lograr eficiente comunicación
Explicar con claridad cada aspecto de la reunión Detallar cada compromiso o responsabilidad Asignar un responsable por cada compromiso Asignar fechas de compromiso Exigir precisión al hablar. Evitar rodeos y
repeticiones Precisar si para el punto a exponer corresponde
describir, explicar, narrar, argumentar u opinar Evitar críticas si no conllevan a soluciones
Controlar los tiempos
Dar a conocer la agenda con anticipación suficiente Designar un secretario de actas o asistente que tome
nota Respetar el cronograma previsto Considerar la frecuencia de este tipo de junta Exigir precisión y brevedad al hablar Enfocarse en las ideas priorizadas Utilizar apoyos audiovisuales claros y legibles Distribuir adecuadamente la relación tiempo-temas
Manejar conflictos Conocer las relaciones entre los participantes
Identificar los roles de los participantes: líder, diablo, ángel, propositivo, etc
Analizar las actitudes de los involucrados: enojo, aceptación, escucha, autoritarismo, oportunismo, conciliación, negatividad, indiferencia, asertividad, etc
Estimular la búsqueda de nuevos métodos para lograr acuerdos
Estimular la creatividad y la innovación
Tomar en cuenta intereses comunes
Manejar conflictos
Estimular la creatividad y la innovación Tomar en cuenta intereses comunes Separar a las personas del problema Utilizar criterios objetivos Centrarse en las soluciones, no en los problemas Ser agradables y tolerantes Discutir las diferentes percepciones y hacerlas legítimas Cambiar el ambiente con otro estímulo si es necesario Considerar un descanso si el conflicto se recrudece
Retroalimentar
Sistema de control para analizar y corregir
Todos los participantes son objeto de retroalimentación
No es llenar encuestas o formatos, sino criticar el proceso, las actitudes y los resultados de la reunión
Decantar estrategias ineficientes
Pedir propuestas para mejorar el desarrollo de la junta
SIMULACRO DE JUNTA
Reunirse en grupos afines de 5 ó 6 personas Decidir el director y el secretario de la junta Establecer roles ejecutivos, funcionales u
operacionales entre los participantes Planear una junta para 45 minutos de
desarrollo Ejecutar la junta con el mayor grado de
realidad posible
SIMULACRO DE JUNTA
Tiempo de la dinámica: Organización de los participantes (formación del equipo y decisión de
roles): 10 minutos Planeación de la junta : 10 minutos Ejecución de la junta : 45 minutos Discusión de la actividad con el resto de los participantes del curso: 40
minutos
Evidencia a entregar por equipos:1. Agenda u orden del día ( con temas o asuntos desglosados y tiempos)2. Nombre y roles de los participantes de la junta3. Resultados obtenidos4. Distribución de compromisos o responsabilidades para el futuro5. Retroalimentación del equipo ( oralmente)
Bibliografía
Aronoff, Craig. Juntas de trabajo exitosas : para formar empresas familiares muy sólidas. México : McGraw-Hill, 53 pp.1999.
Barbosa Cano, Erasmo. Calidad total para juntas y reuniones México : McGraw-Hill, xvi, 187 pp. 1993
Bélanger, Jean. Reuniones de trabajo más eficaces : organización, dirección, participación, evaluación Barcelona : Editores Técnicos Asociados, 158 pp. 1975
Bibliografía
Katz, Sally. Power Skills for Effective Meetings. Revista Training and Development, Vol.45, # 7 pp.53-56. 1991
Richard A. Hildreth. The essentials of meeting management . Englewood Cliffs, N.J. : Prentice Hall, xv, 256 pp. NOTAS "A National Publishers book." 1990
Richards, Ian. Cómo expresarse mejor en las reuniones de empresa.Bilbao : Deusto,128 pp.1990