MANEJO DE INVENTARIOS

COLEGIOS DISTRITALES

INTRODUCCIÓN

La diversidad de casos específicos que tienen que tratarse en la Subdirección de Recursos Físicos, originados ya por vacíos dejados en la norma reguladora o por malos entendidos en la interpretación de la misma, se han constituido en factores determinantes para que un gran número de Colegios, en el momento de la toma física o del registro de una novedad, presenten serias deficiencias en la aplicación de las normas o sus responsables Institucionales hayan resultado involucrados en procesos de responsabilidad administrativa, disciplinaria y/o fiscal.

Por esta razón, la Coordinación de Inventarios se ve precisada a abordar los puntos identificados como críticos para brindar aclaraciones, unificar criterios e ilustrar sobre los procedimientos que deben observarse en cada caso específico, mediante la presentación de las inquietudes y el tratamiento que, a juicio de esta dependencia, se debe dar a cada inquietud

Marco normativo.

¿Dónde se establece la responsabilidad de buen uso y adecuada custodia de los bienes patrimoniales del estado? En el artículo 268 y 269 de la Constitución Política de Colombia dispone el procedimiento para sancionar a “...quienes hayan causado perjuicio a los intereses patrimoniales del Estado.” , definiendo como conducta punible aquella que perjudique el patrimonio estatal, como lo son el daño intencional, la pérdida por descuido o negligencia, y cualquier otro caso en que, a juicio de los entes de control fiscal, se configure el “perjuicio” a los bienes del Estado.

La Ley 87 de 1993 de Control Interno, define y establece responsabilidades de los administradores del patrimonio público, como son la correcta administración (Art. 1º.), la protección de los recursos (art. 2º. literales a y f) y la responsabilidad en la aplicación de las medidas preventivas en cada dependencia de la administración pública (art. 3º. literal a, y art. 4º).

DE LA RESPONSABILIDAD, DISCIPLINARIA, ADMINISTRATIVA O FISCAL.

Hechos que la generan

Los hechos que comúnmente tienden a favorecer la iniciación de procesos de responsabilidad fiscal, lo constituyen, el daño, el hurto, la sustracción o simplemente la pérdida de un bien del estado, por negligencia en la debida custodia o en el uso del elemento que le ha sido confiado para el desempeño de sus funciones.

Clasificación de los bienes

Devolutivos en servicio: Bienes adquiridos o de propiedad de la SED, que le son transferidos a las Instituciones para uso de las mismas para el adecuado cumplimiento de su cometido social, y que por su naturaleza no se extinguen con el primer uso que se hace de ellos sino en un periodo considerable de tiempo. Son los elementos que en términos administrativos, constituyen el INVENTARIO de la institución, y cuyo valor se registra en la cuenta contable de PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO.

Consumo Controlado: Bienes adquiridos o de propiedad de la SED, que le son transferidos a las Instituciones para uso de las mismas para el adecuado cumplimiento de su cometido social, y que no se extinguen con el primer uso que se hace de ellos, pero su vida útil es relativamente corta. Por lo general son bienes susceptibles de ser amortizados a mediano plazo.

Los bienes de consumo controlado tienen su origen en la Resolución No. 001 de 2001 y mediante Resolución No. 2440 de 2003, se establecieron las características y condiciones que deben reunir los bienes para ser clasificados en este grupo.

Consumo: Elementos de naturaleza fungible que se extinguen o fenecen con el primer uso que se hace de ellos y no son objeto del control por parte de la Coordinación de INVENTARIOS.

¿Los procedimientos administrativos para el manejo de bienes de consumo controlado son las mismas que para los bienes devolutivos en servicio?

No, para los bienes devolutivos en servicio (Inventarios) se han establecido procedimientos para el control centralizado de los bienes, en el manual adoptado por la Resolución 001/01. Pero, igualmente, éste refiere a los elementos de consumo controlado en los siguientes términos:

“..Para llevar el control de estos bienes, es necesario crear mecanismos de control administrativo diferentes al de la contabilidad patrimonial, mediante adopción, por ejemplo de registros estadísticos, de tal forma que se pueda hacer seguimiento para su utilización y consumo por parte de cada uno de los funcionarios”.

La pérdida o daño de bienes de consumo controlado o de consumo, eximen de responsabilidad interna o

fiscal a quien los pierde o los daña?

La ley no establece diferenciación alguna entre bienes devolutivos en servicio, de consumo controlado o de consumo para la constitución de responsabilidades fiscales, es decir, que el daño o la pérdida de bienes del Estado, con responsabilidad de quien está a cargo de su uso y custodia,

sea cual fuere la clasificación del bien, es sujeto potencial de las acciones de la autoridad fiscal para la determinación de culpabilidad y/o restitución de los bienes perdidos o dañados. Tampoco exime a los responsables de las investigaciones disciplinarias y/o administrativas internas, por cuanto éstos procesos, por lo general, son un paso previo a la iniciación de los procesos fiscales.

¡ PARA TENER EN CUENTA!

Independientemente de la naturaleza o clasificación de los bienes públicos, la pérdida, daño, extravío, o hurto de tales bienes, inducidos por un incorrecto manejo o deficiencias en su custodia, constituyen hechos susceptibles de constituir procesos de responsabilidad administrativa, disciplinaria y/o fiscal según lo determine la Oficina de Control Interno Disciplinario.

Quiénes son los responsables del inventario en las Instituciones Educativas?

El señor rector; como responsable institucional, sin embargo el rector puede delegar la responsabilidad del manejo y control de los bienes en un funcionario auxiliar y éste a su vez entrega los elementos a los responsables de su uso dando lugar a los inventarios Individuales.

DE LOS FALTANTES EN INVENTARIO

Faltante. Denominación que se asigna al bien o elemento que se encuentra registrado en la Base de Datos de la Subdirección de Recursos Físicos, en el listado de Inventarios que ha sido recibido y firmado a satisfacción por el responsable y no aparece en el momento de la toma física o entrega de responsable institucional.

¿En caso de identificación de faltantes, el responsable puede subsanar la inconsistencia?

A través de qué mecanismos?

Las inconsistencias pueden subsanarse en cualquiera de las etapas de investigación, en la etapa administrativa, disciplinaria o de responsabilidad interna, mediante:

La demostración debidamente documentada de la ausencia del faltante

La demostración, también documentada de la ausencia de responsabilidad en el hecho que se le imputa.Mediante la reposición del elemento faltante El cubrimiento de su valor por parte de la aseguradora La cancelación directa del valor del elemento.

¿Cuál es el mecanismo para la reposición de un bien?

Para efectos de la reposición de un elemento perdido o dañado se deben observar como mínimo los siguientes requisitos:Concepto técnico del almacenista o de la persona idónea en el que se certifique que el elemento ofrecido en reposición “reúne o no las mismas características de los faltantes”, anexar copia de la factura o demostrar la procedencia del bien a reponer.

¿Puede existir un faltante parcial en una Unidad de Inventario?

No puede configurarse un faltante parcial de inventario. Tanto el responsable del buen uso y la debida custodia de bienes del Estado deben tener claro lo que en términos administrativos se denomina “la unidad funcional de inventario”. Vale decir, que dicha unidad no puede prestar los servicios para los que fue concebida, en el caso que le falte tan sólo una de sus partes.

Así por ejemplo, para el funcionamiento de un computador son absolutamente necesarios, como mínimo la Unidad Central de Proceso (CPU), el monitor y el teclado, de tal manera que si un componente de éstos desaparece la unidad de inventario, que viene siendo el computador, no podría funcionar, y aunque se pueda adquirir por separado, uno sólo de tales elementos no se tipifica como faltante. En este caso, el faltante sería el computador como unidad de inventario . De manera análoga operan muchas unidades de inventario, para la cuales obraría el mismo procedimiento.

¿Y para el caso de una colección o biblioteca de consulta?

En el caso de material bibliográfico de consulta, opera la misma apreciación: En caso de daño o extravío de un tomo de la obra, si con el daño o la pérdida del ejemplar y mediante concepto técnico especializado, la obra no presta el servicio para el cual ha sido adquirida, la obra completa será la unidad funcional de inventario, y el proceso de responsabilidad se iniciará por el valor total de la misma, salvo que se reemplace el tomo perdido o dañado por otro de idénticas características del anterior, caso en el cual no habrá lugar a continuar con el proceso administrativo preliminar.

En este caso adquiere especial significación el concepto de “valor de uso” que tengan los bienes objeto de la baja o de reposición por faltantes. Aunque un bien se encuentre totalmente depreciado, es decir que su vida útil se haya agotado (conceptos típicamente contables) los bienes pueden estar en condiciones de prestar un servicio a la entidad, o en el caso contrario elementos nuevos que ya no pueden prestar el servicio para el cual fueron adquiridos por haberse dañado, destruido o perdido algunos de sus componentes básicos.

BAJAS EN PROCESO DE INVENTARIOS

¿Cuales son los requisitos para dar de baja un bien de Consumo Controlado?

Para efectos de la baja de bienes clasificados como de ”Consumo Controlado”, se requerirá:

Concepto técnico sobre desgaste, daño, desactualización u obsolescencia, pérdida del valor de uso, emitida por personal idóneo.

Elaboración de Acta de Baja de los bienes, suscrita por el responsable de los bienes clasificados como de consumo controlado, por quien emite el concepto técnico y por quien recibe el bien para su disposición final.

Acta del Consejo Directivo dejando Constancia de la disposición final que se le dará a los bienes dados de baja (Desnaturalización, destrucción, donación a otras entidades del sector público, chatarrización, etc).

Acta de Entrega de acuerdo al destino final dado.

Notificación al Área de Inventarios, a más tardar dentro de los cinco (5) días hábiles posteriores a la realización del procedimiento de baja.

¿Qué trámite se debe realizar ante la SED para dar de baja un elemento de

Consumo Controlado?

A partir de la fecha de reclasificación dispuesta por la Resolución No. 2440 de 2003 y específicamente para el tratamiento de los bienes de consumo controlado, se delega en los directores de Colegios y de otras dependencias de la SED, la competencia para determinar el proceso por el cual se deben sacar del servicio (dar de baja) bienes de consumo controlado, para lo cual se tendrán en cuenta los aspectos y procedimientos señalados en la pregunta anterior.

¿Si se omite este procedimiento qué sucede?

En el evento en que el responsable de la institución objeto de control, dé de baja bienes de consumo controlado y omita remitir el acta de baja y el medio magnético correspondiente, la administración tendrá como no efectuada la operación y los bienes dados de baja, serán considerados como faltantes a cargo de quien no remitió la información.

¿Para el caso de las Bibliotecas, cómo ha de ser el manejo del material

bibliográfico?

El material bibliográfico, también fue objeto de regulación por parte de la Resolución No. 2440 de 2003, de tal manera que éste es también susceptible de ser reclasificado de conformidad con sus características técnicas y su costo individual, en Bienes devolutivos en Servicio, de Consumo Controlado y de Consumo, de tal manera que para efectos del tratamiento en materia de faltantes y bajas, le es aplicable el procedimiento descrito en la exposición.

¿El mismo procedimiento opera para bienes dados en calidad de préstamo o comodato?

Como quiera que los bienes devolutivos o de consumo controlado situados en calidad de préstamo o en contrato de comodato no son de propiedad de la SED, no es competencia de esta entidad direccionar o autorizar dichos procesos. La competencia radica en las Instituciones que han ubicado dichos recursos en tal calidad. Esto sin perjuicio de las responsabilidades que se generan cuando se tiene el servicio y la custodia de bienes de otras entidades.

¿Se pueden compensar bienes de consumo controlado?

El manual adoptado por la Resolución No. 001 de 2001, señala: “La compensación se produce cuando se completa el número de bienes faltantes con los bienes sobrantes de similares características físicas o técnicas, tales como clase, modelo, precio, etc. que hubieran podido generar confusión en los recibos o salidas de almacén.

¿Se pueden compensar bienes de consumo controlado?

La compensación deberá ser efectuada por el responsable del Almacén o Bodega, previo concepto favorable del Comité de Inventarios...” es decir Cuando un registro es equivocado y cuando se trata de bienes devolutivos, por cuanto son éstos de competencia directa del Comité de Inventarios. Recordemos que los bienes de consumo controlado no son objeto de clasificación dentro de los Inventarios de la Entidad por lo tanto no serán compensados.

Abel Rodriguez CéspedesSecretario de Educación

Ángel Pérez MartínezSubsecretario Administrativo

Isidoro Leon CéspedesDirector de Servicios Administrativos

Flor Maria Díaz RochaSubdirectora de Recursos Físicos

Yolanda Cuellar GonzálezCoordinadora de Inventarios

GRACIAS