manejo de inventario
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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO DECANATO DE ADMINISTRACIÓN Y CONTADURÍA BARQUISIMETO – ESTADO LARA Análisis del Manejo del Inventario de la Empresa 2B Industria y Taller, C.A Barquisimeto, Marzo- 2007
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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO
DECANATO DE ADMINISTRACIÓN Y CONTADURÍA BARQUISIMETO – ESTADO LARA
Análisis del Manejo del Inventario de la Empresa
2B Industria y Taller, C.A
Barquisimeto, Marzo- 2007
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO
DECANATO DE ADMINISTRACIÓN Y CONTADURÍA BARQUISIMETO – ESTADO LARA
Análisis del Manejo del Inventario de la Empresa
2B Industria y Taller, C.A
Trabajo de Grado presentado para optar al título de:
Licenciado en Contaduría Pública
AUTOR: BR. ANAIN COLMENAREZ
TUTOR: LIC. EDUAR APONTE
Barquisimeto, Marzo- 2007
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DEDICATORIA
Le dedico este trabajo a quien ha estado a mi lado siempre, gracias por darme la oportunidad de estar aquí, sin tu apoyo, y tu compañía jamás lo hubiera logrado. Gracias señor por acompañarme en cada momento de mi vida…
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AGRADECIMIENTOS
A Dios por estar en cada instante de mi vida, por ser el mejor padre
que se pueda tener, gracias por concederme todos los sueños que he tenido,
este es uno de ellos…
A mi mamá por el apoyo, gracias por estar a mi lado y por hacer de mí
una persona de bien.
A Fabiana, hija gracias por esperarme, se que fue difícil no tenerme a
tu lado todo el tiempo pero valió la pena, este éxito es para ti, eres lo más
grande que tengo, te amo.
A Tiziano, sin tu apoyo no estaría aquí, gracias por estar en mi vida,
por creer en mi y por haber compartido tantos momentos hermosos que
jamás olvidare, se que juntos vamos a cumplir muchas metas, esto solo el
comienzo de los éxitos que están por llegar…
A mi hermana por apoyarme, espero ser un ejemplo a seguir. Eres
brillante y estoy plenamente segura que con la ayuda de Dios llegaras muy
lejos.
A mi Profesor Eduar Aponte, por su paciencia, por su amistad, por
darme la serenidad cada vez que estaba angustiada, mil gracias sin su
ayuda no lo hubiera logrado.
A mi Profesor Jorge Fabiani, por todo apoyo durante la realización de
este trabajo, por enseñarme que la Administración de Recursos Financieros
es una materia hermosa e interesante. Gracias por ser parte de este trabajo.
v
A mi tío Raúl, por ser mi fuente de inspiración, quiero ser como tú,
poco a poco lo estoy logrando, a pesar de que estas lejos se que esta
conmigo, gracias por creer en mi.
A mis amigos de siempre Gloria, Nayib, Doneilan, Roselia, Jesús,
Armando, Neila, Gaiti, Maryoli, Iris, me apoyaron cuando mas lo necesite,
ustedes también contribuyeron a este logro, gracias por darme ese
empujoncito cada vez que lo necesitaba.
A mi tía Teresa por permitirme realizar este trabajo en su empresa, el
apoyo fue incondicional.
A la UCLA-DAC y a todos los profesores por enseñarme una
profesión y darme las herramientas para desempeñar una carrera, soy lo que
soy gracias a Ustedes.
A todos mil gracias
Anain Colmenárez
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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO
DECANATO DE ADMINISTRACIÓN Y CONTADURÍA BARQUISIMETO – ESTADO LARA
Análisis del Manejo del Inventario de la Empresa
2B Industria y Taller, C.A
AUTOR: BR. ANAIN COLMENAREZ
TUTOR: LIC. EDUAR APONTE
FECHA: MARZO – 2.007
RESUMEN
Este trabajo de grado fue elaborado con el propósito de analizar el sistema de inventario de la empresa 2B Industria y Taller,C.A, ubicada en Barquisimeto Estado Lara. Esta investigación fue realizada bajo el esquema no experimental, la metodología empleada fue a través del método descriptivo, recolectando los datos con la realización de entrevistas estructuradas y no estructuradas, la aplicación de un cuestionario a los departamentos involucrados en el proceso de adquisición y venta de los productos. Los resultados obtenidos en la aplicación de los instrumentos demostraron la necesidad de establecer controles mas eficientes y eficaces dentro de el almacén de 2B Industria y Taller, C.A, mejorar la rotación del inventario y manejo del mismo lo cual trae como resultado la obtención de información que permita a la gerencia tomar decisiones con relación a los costos de adquisición y la asignación de estos a sus productos.
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ÍNDICE
DEDICATORIA............................................................................................................iii AGRADECIMIENTOS................................................................................................iv RESUMEN...................................................................................................................vi INTRODUCCIÓN........................................................................................................1 CAPÍTULO I. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
El Problema ............................................................................................................4 Objetivos .................................................................................................................6
General ...............................................................................................................6 Específicos .........................................................................................................6
Justificación e Importancia...................................................................................6 Alcance y Limitaciones .........................................................................................8
CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO
Antecedentes de la Investigación .....................................................................10 Antecedentes Históricos del Tema...................................................................12 Bases Teóricas .....................................................................................................14 Objetivo de los Inventarios .................................................................................17 Importancia de los Inventarios ...........................................................................17 Beneficios del Control de Inventarios ...............................................................19 Tipos de Inventarios ............................................................................................20 Métodos de Valuación de Inventarios ..............................................................24
viii
Técnicas de Administración del Inventario......................................................27 Cómo hacer un Inventario ..................................................................................32 Errores en la Compilación de Información ......................................................35 Bases Legales ......................................................................................................37 Definición de Términos .......................................................................................38
CAPÍTULO III. MARCO METODOLÓGICO
Naturaleza y Diseño de la Investigación..........................................................40 Nivel de Investigación .........................................................................................42 Método de Investigación.....................................................................................42 Instrumentos y Técnicas de Recolección de Datos .......................................43
CAPÍTULO IV. IDENTIFICACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN
Antecedentes de la Organización .....................................................................44
Departamento de Gerencia ...........................................................................47 Departamento de Facturación y Despacho................................................47 Departamento de Almacén ............................................................................47 Departamento de Servicio Técnico..............................................................47
Misión de la Organización ..................................................................................48 Visión de la Organización...................................................................................48 Objetivos Organizacionales ...............................................................................49 Productos ..............................................................................................................49 De Acuerdo a las Marcas ...................................................................................49 De Acuerdo a la Características........................................................................49
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Sistemas Administrativos y Contables .............................................................50 Análisis del Inventario........................................................................................50
CAPÍTULO VI. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones ........................................................................................................55 Recomendaciones ...............................................................................................56
REFERENCIAS ........................................................................................................59 ANEXOS ....................................................................................................................61
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INTRODUCCIÓN
El entorno económico tiende a cambiar con el pasar del tiempo, es por
ello que todas las cosas que rodean a las empresas afectan de manera
directa o indirecta su funcionamiento, estas se ven en la necesidad ha
acoplarse cada vez mas a las exigencias de un mundo globalizado, lo que
genera como consecuencia que sus necesidades sean cada mayores.
La asignación de actividades que se proponen en el momento de
establecer cualquier inventario es sin lugar a dudas el problema más
importante a resolver; pues la organización necesita tener información
confiable, apta y lo más justa posible sobre el costo de sus productos,
cantidad de pedido, precio entre otros, para una correcta toma de decisiones.
Por tal motivo resulta imperioso el control y buen manejo de lo inventarios
dentro de una organización, las políticas y medidas que se adopten son
factores importantes para mantenerse en un mercado.
El inventario aplicado en cualquier empresas es de suma importancia,
ya que este es el que determina la viabilidad del negocio, el grado de
productividad y eficacia en la utilización de los recursos, por eso no puede
basarse solamente en asignar procedimientos, aplicar políticas, realizar
cálculos, sobre un factor determinado.
La administración de inventarios implementados actualmente, fueron
diseñados en el siglo pasado y algunos otros son mas antiguos, lo que lleva
a pensar que los empresarios, bien sea propietarios de pequeños o grandes
negocios, se preocupan por buscar métodos que permitan mejor manejo,
rapidez, fiabilidad y eficiencia de los recurso que posee la organización.
2
Esta herramienta valiosa llamada inventario suministra información
para la toma de decisiones además de servir de apoyo para la consecución
de los objetivos que desee alcanzar la organización como tal.
En Venezuela existen muchas empresas que acogen esta
administración para cuantificar sus productos, pero por la variedad y
versatilidad de métodos muchas de ellas desconocen su existencia, otras
simplemente se rehúsan a utilizarlos por miedo a enfrentar los cambios que
implica su implementación.
Tomando en cuenta que en la actualidad implementar un buen
sistema de inventario representa uno de las medidas más seguras para
controlar los procesos productivos de cualquier empresa, esta investigación
muestra la situación actual en la que se encuentran los inventarios de la
empresa 2B INDUSTRIA Y TALLER, C.A. con el propósito de analizarlos y
dar un diagnostico que pueda mejorar sus operaciones, apoyar mejores
decisiones sobre su línea de productos, segmentos de mercado y relaciones
con los clientes, así como el mejoramiento de los procesos administrativos.
El trabajo se ha estructurado en cinco capítulos, y en cada uno se
desarrollan aspectos diferentes que dan sentido a la investigación.
El primer capitulo describe el planteamiento del problema, el objetivo
general y los objetivos específicos, así como la justificación de la
investigación.
El segundo capítulo representa el marco teórico de la investigación,
donde se habla de los antecedentes de la investigación, se exponen las
bases teóricas en las que se apoyó el trabajo y los fundamentos para el
análisis de la administración del inventario de la empresa 2B INDUSTRIA Y
3
TALLER,C.A.
El tercer capítulo explica el marco metodológico de la investigación,
donde se detalla el método de investigación utilizado, así como los
instrumentos y técnicas para la recolección de los datos usados en esta
investigación.
El cuarto capítulo muestra la identificación de la organización donde
se realizó el trabajo de investigación, detallando cada una de las actividades
desarrolladas en almacén y aspectos importantes como la misión y visión de
la empresa entre otros.
El quinto capítulo detalla las conclusiones y recomendaciones que se
le realizaron a la empresa de como mejorar los procedimientos utilizados.
Finalmente se presentan la bibliografía donde se hace referencia de
los textos, páginas en red, así como otros trabajos utilizados en el desarrollo
de la investigación.
4
CAPITULO I
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
El Problema
La administración del inventario es un área importante para una
empresa por ser este parte de un activo. La cantidad de inventario que
necesitan los negocios está determinada, principalmente, por la demanda del
consumidor, normalmente, cuanto mayor es el volumen de solicitud, mayor
cantidad de productos se requiere. Durante los periodos de crecimiento de la
producción, la cantidad de mercancía tiende a aumentar, mientras que
durante las recesiones disminuye.
Es por esto que la satisfacción del cliente a través de los productos es
uno de los principales objetivos para un negocio. La mayoría de la venta de
sus artículos van encaminadas a inducir de una manera directa o indirecta, a
percibir un flujo de dinero que permita: financiar las operaciones, invertir para
sostener el crecimiento de la empresa, pagar, comprar, entre otras cosas. Sin
un inventario adecuado no se puede mantener un nivel de operaciones, ni
adquirir bienes que lo compongan.
Siendo la base de toda empresa comercial la compra y venta de
bienes y servicios; para la empresa 2B Industria y Taller, C.A, dedicada a
dedicada a la comercialización y distribución de equipos industriales,
mantenimiento, reparación de maquinarias, herramientas y asesoría técnica,
la importancia del un buen manejo de su inventario, es que permita
5
mantener un control de sus productos, debido a que constituyen el activo
corriente que está listo para la venta, es decir, toda la mercancía que posee
la empresa en el almacén es su principal fuente de ingresos.
En actuales métodos usados por la empresa en el inventario existen
irregularidades que no favorecen a la organización como tal ya que una
cantidad de mercancía está estancada por obsolescencia, otros por ser
productos de poca salida y son desincorporados del sistema en forma muy
tardía. El objeto principal de este análisis de las técnicas empleadas; para
luego dar las respectivas recomendaciones y así lograr la optimización y
aprovechamiento en el control, manejo y rotación del inventario, no existe
una metodología que permita el uso eficiente de estos recursos.
Lo que se busca con esta investigación es suministrar a la gerencia de
la empresa estrategias para una mejor optimización de las técnicas ya
empleadas por la misma, en donde la información esté siempre actualizada
y disponible en el momento de tomar una decisión importante, no solo a nivel
estratégico, sino también a nivel operativo, es necesario plantearse las
preguntas pertinentes para ser desarrollas a lo largo de esta investigación,
las cuales se orientarán a responder las expectativas de la gerencia en
cuanto a los beneficios que pueda brindarles, así como la información
requerida para su desarrollo y decisiones que se puedan tomar con la
información suministrada, respondiendo a preguntas como:
¿Es la metodología usada actualmente por la empresa la más adecuada
para la rotación del inventario?
¿Está rotando adecuadamente su inventario?
¿Cuál es el mínimo y el máximo requerido para el desarrollo normal de sus
6
operaciones?
¿Conoce con exactitud que mercancía esta obsoleta?
Objetivo General
Diagnosticar el Manejo del Inventario de la Empresa 2B Industria y
Taller, C.A
Objetivos Específicos
• Evaluar al sistema de inventario que es utilizado por la empresa 2B
Industria y Taller.
• Proporcionar recomendaciones para que la organización establezca las
políticas necesarias que permitan optimizar cada uno de sus recursos en
el almacén.
Justificación e Importancia
Todo negocio debe contar con una herramienta que genere excelentes
resultados si está dedicada a la compra y venta de mercancía, y más aún si
esta es la principal fuente de ingresos, necesita una constante información
resumida y analizada sobre sus inventarios; por tal motivo debe contar con
una buena administración del mismo ya que le genera resultados efectivos
para la toma de decisiones a lo largo de un ejercicio económico. Los
inventarios generalmente ascienden dentro de lo que son las inversiones de
la empresa en un 20 % de sus activos totales y un control no eficiente
dañaría sin dudas el resultado que se espera obtener, lo cual resultaría
contraproducente ya que la perspectiva es que cada año se aumenten los
7
ingresos generados por la venta de los artículos que se adquieren.
La complicación que se suele presentar es determinar que tamaño
económico debe mantener un inventario, es aquí donde radica el problema
¿que cantidad de pedido hacer y cuando hacerlo?. Si se solicita una
excesiva cantidad se presentan grandes costos operacionales, riesgos,
inversiones insostenibles y un nivel inadecuado, lo que tendría como
resultado el no poder de hacer frente rápidamente a las demandas de venta
y si por el contrario la cantidad es poca no se cubre con la demanda del
consumidor.
Un producto vendible que no posee un control o administración
adecuada puede hacer que una empresa pequeña o mediana baje sus
utilidades de forma brusca, lo que es contraproducente para cualquier
organización ya que genera perdida de clientes. Es por eso que es de vital
importancia el conocer los inventarios, así como también el saber
administrarlos.
Es primordial garantizar las existencias necesarias para sostener las
ventas, conservar el nivel mas bajo posible de los costos, hacer énfasis en
los artículos que merecen atención especial, bien sea por su poca o mucha
demanda, todo esto dará como resultado una mejor recopilación de datos
significativos cuyo propósito será suministrar reportes del estado de la
empresa orientados a la toma de decisiones, planificación, control y
evaluación de todos los niveles que son parte esencial de las operaciones
normales de la empresa.
Se requiere de una cuidadosa contabilización, control y medidas
acertadas para que este rubro, pueda ser rápidamente invertido y así
asegurar de que los propósitos propios de la empresa no son desperdiciados
8
o mal invertidos. La administración es sumamente responsable del control
interno, es decir, de la protección de todos los activos circulantes de la
empresa.
Las empresas necesitan contar siempre con suficiente efectivo para
mantener la solvencia, por tal motivo se debe mantener niveles óptimos de
mercancía, lo que se reflejara a su vez una alta liquidez, en pocas palabras,
un negocio es negocio sólo cuando genera una cantidad de ingresos
relativamente suficiente para la satisfacción de sus dueños.
Es evidente entonces, que el análisis del manejo del inventario de la
empresa 2B Industria y Taller, le permitirá a la gerencia establecer máximo y
mínimos de los productos de mayor venta, mejor utilización de los recursos
ya existentes y apoyo para evitar el deterioro de la mercancía
constituyéndose así un beneficio importante y tan vital para la organización.
Además de la importancia que tiene este trabajo para la empresa en la
cual se desarrolla el análisis, se espera que esta investigación sirva de
aporte a la comunidad estudiantil UCLA y como herramienta de consulta
bibliográfica en el desarrollo y elaboración de cualquier trabajo de
investigación relacionado con el inventario.
Alcances y Limitaciones
Teniendo en cuenta lo expresado anteriormente; al estudiar la forma
en que se aplica la administración del sistema de inventario, según la
bibliografía revisada y al analizar las características propias de 2B
INDUSTRIA y TALLER, C.A. como empresa comercializadora, este trabajo
de investigación propone analizar el sistema de inventario de la empresa que
actualmente posee, para que luego de un diagnostico sirva de guía a los
9
directivos y alta gerencia para un mejor manejo de sus recursos y así permita
anticiparse a situaciones futuras y tomar decisiones asertivas.
Durante la elaboración de esta investigación, se presentaron una serie
de limitaciones que impidieron ampliar más la información, entre ellas se
encuentran:
• La información presentada en ellos no era detallada.
• En las entrevistas realizadas a la alta gerencia y luego al personal del
almacén no coincidían las respuestas lo que originó dudas en la
exactitud de la información.
• La contabilidad es elaborada por un contador externo. Por lo que
generó limitación en la compilación de información relacionada con la
comprobación de las compras y las ventas
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CAPITULO II
MARCO TEÓRICO
Antecedentes de la Investigación
Uno de estos tantos aportes fue hecho por el tesista Castillo Juan
(1992), donde diseño un Manual de Procedimientos Administrativos para el
Control del Efectivo e Inventario en las Casa Comercializadoras de
Repuestos Automotrices Laya. S.R.L, en donde a través de una serie de
técnicas para recolectar información tales como: entrevista, cuestionario y
observación directa se obtuvieron datos que sometidos a su posterior
análisis determinaron fallas en el control usado tanto para el efectivo como el
inventario y solo generaban retardo en el desarrollo de las operaciones. Su
principal objetivo fue reformular las políticas empleadas dentro de la empresa
la cuales no eran las mas efectivas y el diseño de un mejor sistema que
pudiera mantener controles mas definidos para el efectivo.
Carieles Laura y otros en el año (2000) realizaron el Diseño de un
Sistema de Control Interno de Inventario en la Empresa Yahamamotors,C.A
Almacén de Repuestos. En donde sus estudios previos e investigaciones les
permitieron diagnosticar y diseñar un sistema que se adaptara al tipo de
inventario que manejaban dentro de la organización, esto les permitió
mejorar la organización de sus proyectos, excelente toma física de sus
inventarios y distribución en de sus labores administrativas a través de este
diagnostico.
11
Contreras Francys en el año (2001), elaboró para la Empresa
Andamios Dalmine, S.A. Controles Internos para los Inventarios de Materia
Prima y Suministros, mediante un trabajo de campo y de carácter descriptivo
con el cual se recolectó la información necesaria para llevar a cabo el
desarrollo de la investigación. Si bien es cierto, debido a los grandes y
progresivos cambios, la gerencia en la actualidad debe no solo adoptar
estrategias de gestión administrativas adecuadas, sino también implementar
las acciones necesarias para garantizar el funcionamiento de la organización,
El aporte que este trabajo hizo a la investigación fue el diagnostico de
las debilidades en la compra, recepción, almacenamiento, contabilización e
inventario físico, y en donde se pudo concluir que se requiere una política
que garantice el cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos
dentro de la organización por tal motivo se realizó una reestructuración de los
controles internos permitiendo de esta manera mejorar sustancialmente su
estructura
Así mismo, Álvarez y Brito (2005), en su trabajo de grado se basaron
en el Diseño de un Sistema de Control de Inventario en la Empresa
Llorka,C.A, este estudio se apoyó en la investigación documental, de campo
tipo descriptiva, y la recolección de datos de observación directa entre otros;
los mismo fueron sometidos al análisis y se evidencio irregularidades en los
procedimientos administrativos y de control del inventario en el almacén, las
recomendaciones realizadas les permitió mostrar a la gerencia fallas
especificas que obstaculizaban los procesos administrativos. En esta
investigación se diseño un sistema de control de inventario que pudo
adaptarse a las necesidades de la empresa y así mejorar en forma eficaz y
eficiente.
Todos estos trabajos tienen como objetivo primordial aportar ideas a
12
la alta gerencia, fortalecer aquellas áreas con dificultades y salvaguardar los
activos de la empresa.
Antecedentes Históricos del Tema
Para la realización de la presente investigación, se hizo un análisis en
algunas de las diferentes áreas del inventario, mediante la revisión de
trabajos de grado, desarrollados por profesionales universitarios de la UCLA.
Por otra parte y para complementar la investigación, se realizaron consultas
bibliográficas de textos especializados en el tema, de la biblioteca del
Decanato de Administración y Contaduría.
Cabe también destacar que existen trabajos de investigación
relacionados con el tema del inventario y que se encuentran publicados a
través de la red, por lo que también fue uno de los medios de consulta mas
utilizados.
Partiendo de conceptos que nos servirán de guía para iniciar nuestra
investigación, es pertinente remontarnos a través de la historia y conocer la
evolución del sistema de inventario y como poco a poco se desarrollo.
Desde la época arcaica el hombre sintió la necesidad de contar,
calcular y organizar lo que tenia, una de las formas más elementales
consistió en contar con los dedos de las manos para llevar un control de lo
que poseía para luego realizar registros de dichos conteos. Esto motivó a los
pueblos que acostumbraban almacenar grandes cantidades de alimentos a
utilizar un sistema de inventarios rudimentario y muy elemental, para que con
la llegada de los tiempos de sequía asegurar la subsistencia de la vida y el
desarrollo de sus actividades normales.
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Este tipo almacenaje para la época tuvo como intención fundamental,
proveer a los pobladores de materiales, alimentos y utensilios básicos para
su continuo progreso, es decir, el inventario paso de ser un simple método
arcaico a una herramienta esencial y vital para el funcionamiento y evolución
de los pueblos.
El inventario no solo existió en la época primitiva, existen documentos
que prueban su utilización en la Mesopotamia entre los años 3000 – 2800
(a.c), en donde los libros de cuentas y de inventarios eran llevados y estaban
representados por tablillas de arcilla constituyendo el primer soporte físico
para la época, este pasó a ser el sistema de control económico del cual se
tiene noticia.
Con el pasar del tiempo este método marco un gran paso, se
evidenció que era un sistema indispensable para mantener el control, con la
llegada de la revolución industrial las fabricas comenzaron a crecer y por
consiguiente a adquirir mas bienes, materia prima, entre otras cosas, su
necesidad los llevo a implementar también el método de inventarío en los
depósitos ya que manejaban una gran cantidad de artículos y por ende era
necesario tener registro de cada unos de los insumos adquiridos.
Los negocios pasaron a ser el motor fundamental de la economía y la
base de toda empresa comercial fue la compra y venta de bienes o servicios,
todo esto generó cada vez más y más la necesidad de manejar el inventario
por parte de las mismas. Comenzaron a mantener la supervisión constante
sobre sus almacenes, así como también dio a conocer al final de cada
periodo contable cual era la situación económica por la que atravesaban.
El propósito fundamental de establecer un sistema es proporcionar a
la empresa los materiales necesarios, bien sea materia prima, productos en
14
proceso o terminados, para su continuo y regular desenvolvimiento, es decir,
tiene un papel vital para el funcionamiento acorde y coherente dentro del
proceso productivo de una organización y de esta forma proveerla de
manera que pueda afrontar la demanda.
En la actualidad uno de los activos mas grandes que posee una
empresa es el inventario, el mismo puede estar constituido por la producción
de bienes y servicios, materia prima, mercancía para la venta, repuestos y
accesorios, entre otros. Estos son el corazón de cada negocio y parte
fundamental para el crecimiento de una empresa. El inventario no solo se
limita a reflejar información de control de cantidades, sino que también nos
da a conocer datos significativos de índole financiero reflejados en el Balance
General y Estado de Resultados; generalmente en este Balance General es
el activo corriente mas grande.
Como se ha evidenciado este control ha traspasado las barreras de
tiempo demostrando con ello que nada puede realizarse si no existe una
vigilancia y unas normas a seguir; muchos investigadores han realizado
trabajos en el área, dándonos con sus aportes herramientas necesarias para
conocer y realizar un mejor manejo del mismo.
Bases Teóricas
El sistema de inventario juega un papel determinante dentro del
método contable, puesto que este es esencial para garantizar los niveles de
ventas deseados, los que son necesarios para el alcance de las utilidades.
De lo anterior se deduce que toda empresa debe contar con una
herramienta eficaz para su administración; todo esto permitirá tomar
decisiones eficaces y oportunas, por tal motivo es significativo conocer cada
15
una de las técnicas utilizadas en un sistema de inventario.
Según A. Perdomo Moreno (2.002), Elementos básicos de la
Administración Financiera define el inventario como: “Un conjunto de
elementos corpóreos, necesarios para la fabricación y venta de productos
terminados”.
Los inventarios pueden ser:
1. De fabricación (en empresas industriales):
• De materia prima.
• De productos en proceso.
• De productos terminados.
2. De mercancía (en empresas comerciales).
Por su parte Brito José (2.001), Contabilidad Básica e Intermedia lo
define de la siguiente manera:
“Es el conjunto de bienes propiedad de una empresa que han sido
adquiridos con el ánimo de volverlos a vender en el mismo estado en que
fueron comprados, para ser transformados en otro tipo de bienes y vendidos
como tales”.
De esta definición se desprenden que un determinado bien formará
parte de un rubro “inventarios”, si se dan dos condiciones.
• Que sea propiedad de la empresa.
• Que este destinado a la venta, bien sea en el mismo estado en que
fue comprado, o después de haber sufrido alguna transformación.
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Los inventarios deberán ser presentados en el Balance General
dentro del grupo de Activo Circulante, siempre que el tiempo que deba
transcurrir hasta que se produzca la venta no sea superior a un año.
Igualmente Ángel Díaz Matalobos (1.999), Gerencia de Inventarios,
nos explica que el inventario es: “La cantidad de bienes que una empresa
mantiene en existencia en un momento dado”.
Como podemos ver, el inventario esta compuesto por todo lo referente
al material que necesitamos para elaborar cualquier articulo, los productos en
proceso y productos terminados, además de toda aquella mercancía que se
encuentra en nuestro poder y que nos pertenece. El inventario es dinero, es
efectivo en forma de material, por lo tanto debe ser atentamente controlado y
vigilado.
En términos comunes, puede estar compuesto por los bienes tangibles
e intangibles, registrables o no, que pueden incluir dinero, propiedades,
vehículos, mobiliario, obras de arte, objetos preciosos, entre otras cosas. El
control de determinados productos es un trabajo ordenado, exhaustivo,
laborioso y en ocasiones suele ser pesado.
La elaboración y correcta gestión de los inventarios es, sin duda, el
mejor comienzo para la protección del patrimonio, además de constituirse en
un excelente aliado. Al mismo tiempo concede prudencia y preservación del
patrimonio; el inventario es un muy buen indicador del aumento o
disminución de la riqueza al comparar la situación (bienes más derechos
menos deudas) al principio del año con la situación al final: si aumentó será
más rico, si disminuyó, más pobre.
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Objetivo de los Inventarios
Según Abraham Perdomo Moreno (2002) nos describe que “El
objetivo de administrar el inventario es adquirir, almacenar y aplicar por
producción o venta los inventarios de fabricación o mercancías, en óptimas
condiciones de productividad y rentabilidad”.
Una buena gestión del inventario implica determinar que cantidad
debe mantenerse, la fecha en que se debe colocar los pedidos y las
cantidades de unidades a ordenar; ya que mientras mayor sea la eficiencia
menor será la inversión requerida y por ende mayor la riqueza del accionista
que es lo que verdaderamente se quiere.
Uno de los tantos objetivos de aplicar una metodología adecuada, es
adaptar los requerimientos de un negocio ha algo específico, evitar las
perdidas inmediatas por no tener la mercancía, mala fama comercial de no
tener nada, perdidas por obsolescencia y deterioro de la mercancía lo que a
la larga genera mucho capital inmovilizado.
Importancia de los Inventarios
La única partida de activo en el balance de una empresa que
generalmente es más característica que las demás, es la formada por el
inventario. La continuación o fracaso de una empresa depende del
tratamiento que se le den a la gestión y contabilización del mismo.
Los inventarios son el alma de la empresa, constituyen el centro de
todo el esfuerzo productivo y la principal fuente de ingresos. Sirven para
proporcionar el efectivo necesario para pagar las nominas, impuestos y otros
gastos, sin embargo, son muy susceptibles de acumular errores de criterios
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en las áreas tan importantes como, la asignación de costos, nivel adecuado
de inventario, costos de manteminiento, y aquellos artículos que merecen
una atención especial, generando como consecuencia malversación y
manipulación.
El inventario permite ganar tiempo, esto hace que la empresa no solo
almacene mercancía suficiente para satisfacer la demanda que se espera, si
no una cantidad adicional para satisfacer la demanda inesperada.
Se debe hacer frente a todas las situaciones ya que si la empresa no
satisface al cliente sé ira con la competencia, por eso es necesario contar
con existencia del producto a las cuales se pueda recurrir rápidamente.
Por otra parte, algunas empresas consideran que no deberían
mantener ningún tipo de inventario porque mientras los productos se
encuentran en almacenamiento no generan rendimiento y deben ser
financiados. Además de que los inventarios excesivos son costosos e
insuficientes, por lo que los clientes podrían dirigirse a los competidores si
los productos no están disponibles cuando los demandan y de esta manera
se pierde el negocio. Una buena técnica de inventario requiere de una
coordinación entre los departamentos de ventas, compras, producción y
finanzas; una falta de coordinación nos podría llevar al fracaso financiero.
Por ello existen varios argumentos que contribuyen a la claridad y
adecuación de esas asignaciones del inventario: 1) Los controles deben ser
buenos (unos buenos controles minimizan la confusión, ya que debido a
esta se producen con frecuencia equivocaciones y errores); 2) se deben
hacer y resumir unos recuentos adecuados, y 3) deben emplearse unos
métodos fiables consistentes para determinar la valoración del inventario. El
inventario permite reducir las fallas que dan lugar a la falta de continuidad en
19
el proceso de producción. De igual forma es una protección contra los
aumentos de precios y contra la escasez de materia prima. Todo esto al final
solo persigue un objetivo fundamental y vital para toda empresa y esta
enfocado hacia una presentación adecuada de los inventarios en el balance
General y en el Estado de Resultados.
Beneficios del Control de Inventarios
El manejo eficiente y eficaz del inventario aporta amplios beneficios
como lo es: venta de productos en condiciones insuperables, control de los
costos, estandarización de la calidad todo con el objetivo de tener mayores
utilidades.
Entre ellos podemos mencionar:
A. Planeación de compras.
§ Al controlar el inventario se crea información precisa, útil para
almacenar producto sin excesos y sin faltantes, ya que se conoce a
ciencia cierta las fluctuaciones de las existencias dependiendo de la
época del año.
§ De acuerdo con los movimientos de ventas de la empresa se
determina la cantidad necesaria para la compra semanal, mensual o
trimestral.
B. Planeación del flujo de efectivo.
Existe planeación del efectivo debido a que se tiene certeza del monto
de la compra ya sea diaria o semanalmente, lo que permite saber cuánto
habrá de invertir. Así se eliminan gastos no propios a las operaciones
20
de la empresa.
Tipos de Inventarios
Brigham, Houston (2.005), Fundamentos de la Administración
Financiera, define: “Los inventarios pueden clasificarse en: 1) insumos,
2) materias primas, 3) trabajos en proceso y 4) productos terminados, son
una parte esencial de casi todas las operaciones administrativas. Igual que
las cuentas por cobrar, los niveles de inventario dependen sobre todo de las
ventas. Pero mientras que las cuentas por cobrar se acumulan después de
efectuadas las ventas, el inventario debe adquirirse antes de ellas”.
Por otra parte José. A Brito, define:
“Los inventarios pueden estar compuestos por los siguientes rubros:
• Mercancía Comprada a terceros.
• Productos terminados.
• Productos en proceso.
• Materia Prima.
• Suministros de fábrica.
• Material de empaque.
• Mercancía en transito”.
El inventario es el punto de partida para determinar como hacer frente
a la demanda. Este deberá incluir toda la información necesaria para tomar
decisiones, ya que su finalidad es identificar y contabilizar la mercancía
existente, determinar cuál producto está en desuso y cuáles pueden
utilizarse todavía.
21
Inventarios de Materia Prima.
Son los compuestos por todo aquel material necesario para la
elaboración de un producto. En toda actividad industrial se presentan una
variedad de materiales, los que serán sometidos luego a un proceso para
obtener al final un artículo terminado o acabado.
Inventarios de Productos en Proceso.
Son productos parcialmente terminados o que se encuentran en
maquinas sin terminar. Una de las características principales de los
inventarios de producto en proceso es que su valor aumenta a medida que
se es transformado de materia prima a un producto terminado como
resultado del proceso de producción.
Inventarios de Productos Terminados.
Son los artículos transferidos por el departamento de producción al
almacén ya que su proceso de transformación ha concluido o alcanzado su
grado de terminación total. El nivel de inventarios de productos terminados
siempre va estar integrado por los productos en existencia que estén en
nuestro poder y las ventas estarán dadas por su nivel de demanda.
Inventarios de Materiales y Suministros.
Este inventario esta compuesto por toda aquella existencia de
materiales y suministros a ser utilizados en el proceso de producción.
También se incluye: Materias primas secundarias, sus detalles varían según
el tipo de industria, los artículos de consumo destinados para ser usados en
las operaciones entre otros.
22
Inventario de Seguridad.
Este tipo de inventario es utilizado para impedir la interrupción en el
suministro de la mercancía por demoras; la importancia del mismo está
ligada al nivel de servicio, la incertidumbre de la demanda y la variación de
las demoras de la entrega por parte de los proveedores.
Material de Empaque.
Son los materiales que se utiliza como envoltorio o envase del
producto ya elaborado y cuando el costo de dichos envases forma parte del
precio de venta del producto.
Mercancía en Transito.
Esta compuesto por mercancía que la empresa compro pero que por
razones de distancia u otra circunstancia aun no han sido recibidas en
almacén.
Existe una serie de condiciones de compra – venta que indican que se
ha traspasado el titulo de propiedad a la empresa compradora: Libre a bordo
(Puerto de Embarque), Libre a bordo (Puerto de Destino), Costo, Seguro y
Flete, Libre al costado, Costo y Flete y finalmente Contra reembolso.
Sistemas de Inventarios.
Con frecuencia, los precios de los artículos sufren variaciones en cada
compra que se hace durante el ciclo económico, todo esto dificulta el cálculo
del costo de la mercancía vendida y el costo de la mercancía disponible.
Para ello existen 2 métodos que ayudan a determinar el costo del inventario
23
final, estos son: el Sistema Periódico y el Sistema Continuo.
Sistema Periódico.
Brito, José (2001) refiere que el sistema de inventario periódico “Es
generalmente usado por las empresas pequeñas o medianas, ya que este
sistema solo puede conocerse el monto del inventario después de haber
procedido a realizar un conteo físico de las existencias a una fecha
determinada y luego valorarlas, básicamente existen 2 características:
Para conocer en una fecha determinada cual es el inventario, es
indispensable un conteo físico del mismo y luego darle valores.
Para controlar el costo de las transacciones que afectan el inventario
se utilizan diferentes cuentas, de acuerdo con la naturaleza de la operación
que se este realizando” (p. 501).
El sistema periódico no mantiene un registro continuo ni disponible,
solo se apoya en el conteo físico real. Para ser usado con efectividad se
debe tener capacidad de control en el inventario mediante una supervisión
visual.
El buen uso y registro de las transacciones utilizando este método,
junto con la toma de inventario físico y su correspondiente valuación,
permitirá la elaboración del importantísimo estado financiero denominado
Estado de Ganancias y Pérdidas.
Sistema Continuo.
Es un sistema muy fácil de llevar ya que se carga al inventario cada
24
vez que se compra un artículo y se le da salida por cada venta efectuada.
Este sistema ofrece un alto grado de control al momento de tomar decisiones
acerca de que cantidad comprar, que precios pagar, como fijar los precios al
cliente, ya que los registros están siempre actualizados.
Cuando una empresa es organizada, requiere conocer en cualquier
momento como están sus inventarios, sin tener la necesidad de hacer un
conteo físico, y utilizando este método se alcanza los siguientes objetivos:
• Permite mantener los inventarios entre un máximo y un mínimo
evitando así que las existencias bajen de tal manera que en un
momento dado no haya suficiente y no se puedan suplir los pedidos.
• Se conoce la cantidad existente de cada rubro, lo que hace que se
mantenga la seguridad de suplir dichos pedidos.
• Controla en forma permanente la existencia de unidades físicas entre
ellas el costo unitario de cada rubro y el costo de implica cada salida
del inventario ya sea para la venta u otro propósito
Métodos de Valuación de Inventarios
En el sistema de inventario existen varios métodos para calcular el
monto de los inventarios, los más usados son: Primeras Entradas, Primeras
Salidas (PEPS); Ultimas Entradas, Primeras Salidas (UEPS), el Método de
Promedio Móvil (PM), Método de Costo Promedio Ponderado y Método de
Costo Promedio Simple.
Las empresas que utilizan estos sistemas, cualquiera sea el modelo
que se implemente, genera un control suficientemente efectivo para los
25
efectos administrativos y contables necesarios.
Método de Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS).
Este método es también conocido como el método FIFO (First In First
Out), se supone que las primeras mercancías compradas o que entraron
serán las primeras en salir (venden). Se debe llevar un registro del costo de
cada unidad comprada del inventario; por lo tanto, las mercancías en
existencia al final del período serán las más recientes, siendo valoradas al
precio actual o a los últimos precios de compra.
Método de Últimas Entradas, Primeras Salidas (UEPS).
Este método también conocido como LIFO (Last In, First Out),
considera que las últimas mercancías compradas o que entraron, son las
primeras que se venden o salen. Por lo tanto, las mercancías en existencia al
final del período serán las de más vieja adquisición, valoradas a los precios
iniciales de compra.
Este método deja los costos más antiguos (aquellos del inventario
inicial y las primeras compras del periodo) en el inventario final.
Método de Promedio Móvil.
Este método nos muestra que cada vez que entra mercancía al
almacén el costo unitario del resultante debe ser recalculado y cada vez que
se realiza una venta se hace el cálculo promedio en el saldo inmediatamente
anterior.
26
Método del Promedio Ponderado.
Es uno de los métodos menos utilizado para la valuación del inventario
y su procedimiento aritmético para calcular sus costos, según José A. Brito
son los siguientes:
• “Se suman las unidades de que de ha dispuesto en el periodo. Es
decir, el saldo inicial más las compradas, después de deducir las
devoluciones.
• Se suman los respectivos costos.
• Se divide el costo total entre el total de las unidades”.
Método de Costo Promedio Simple.
“Este método de costear el inventario es también poco usado, consiste
en la determinación de un costo unitario promedio, calculando como sigue:
• Se suman los costos unitarios tanto del inventario inicial como de las
diferentes compras hechas en un periodo.
• El total así obtenido, se divide entre el número de partidas sumadas”.
Como se ha podido evidenciar aplicar cualquier método es una
manera de tener vigilancia y estar orientado a la buena administración del
mismo; su importancia no solo radica en las cifras reflejadas en los estados
financieros sino en el nivel de eficiencia operacional que se refleje en la
empresa.
Un producto que no posee un control generará una baja de utilidades
brusca. Es por eso que es de vital importancia dirigir un inventario y saber
aplicar las técnicas que se adapten a cada organización.
27
Técnicas de Administración del Inventario
Sistema ABC.
Este sistema consiste en efectuar un análisis de los inventarios
estableciendo capas de inversión o categorías con objetivo de lograr un
mayor control sobre los inventarios, que por su número y monto merecen una
vigilancia y permanente. En este análisis es necesario establecer 3 grupos el
A, B y C. Los grupos deben constituirse con base al número de partidas y su
valor.
• Grupo A: Comprende los productos que requieren la inversión
máxima, por lo general representan el 80% de la inversión total en
inventario. También se les califica como materiales indispensables
para el proceso o en su defecto para la venta.
• Grupo B: Se compone de los bienes de inversión media. También se
les califica como materiales importantes, pero no completamente
indispensable para el proceso, abarcan un número menor de
inventarios.
• Grupo C: Lo componen los bienes que tienen un valor reducido o
inversión baja. También se les califica como otros materiales.
Ejemplo: Para analizar los costos de los artículos en los inventarios se
debe determinar:
§ Costo unitario del producto y luego colocarlo en orden ascendente.
§ Multiplicar las unidades de cada artículo por su costo.
§ Se calcula el porcentaje relativo a las unidades y posterior a la
inversión.
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GRUPO ARTICULOS UNIDADES COSTO UNIT. INVERSION A Carbón 100 100.000 10.000.000 A Terminales 200 50.000 10.000.000
Total 300 20.000.000 B Inducidos 500 3.100 1.550.000 B Bocinas 1.000 2.200 2.200.000
Total 1.500 Total 3.750.000 C Resistencias 2.600 300 780.000 C Cables 2.000 199 398.000 C Rolineras 3.600 20 72.000
Total 8.200 Total 1.250.000 Total en Unidades 10.000
Total Bs. en inversión 25.000.000
Entonces, la empresa una vez obtenido los resultados mencionados
anteriormente procede a clasificar según el porcentaje de inversión en:
§ Grupo A: La empresa tiene un inventario A de 300 unidades, que
representan el 3% del total de unidades (300/10.000X100) y una
inversión de Bs. 20.000.000 que significa un 80%
(20.000.000/25.000.000X100) de inversión total en inventarios.
§ Grupo B: Se tienen 1.500 unidades que representan un 15%
(1.500/10.000X100) del total de unidades y una inversión de Bs:
3.750.000 lo que representa un 15% (3.750.000/25.000.000X 100)
de inversión en inventarios del grupo B.
§ Grupo C: Cuenta con 8.200 unidades que representan el 82%
(8.200/10.000X100) del total de unidades del inventario y una
inversión de Bs. 1.250.000 que representa 5%
(1.250.000/25.000.000X100) de inversión total de inventarios.
La segmentación en este tipo de sistema no siempre es clara, todo
depende del tipo de negocio. El objetivo es separar lo que es importante de
lo que no es, y estar claro cuantos en realidad se le esta invirtiendo a cada
29
rubro, todo esto con el propósito de establecer el nivel adecuado para cada
sector de clasificación.
Algunos de los tantos beneficios que ofrece el Método de Costos ABC
son los siguientes:
• Análisis exhaustivo del inventario.
• Ideal para empresas que manejen un gran número de unidades.
• Determina artículos de costos altos, costos bajos, entre otros.
• Determina cuales artículos son de rotación lenta, rotación rápida.
• Determina cual es la inversión en inventarios.
• El grupo A: incluye los artículos de costos altos y de menor cantidad o
volumen.
• El grupo B: incluye los artículos de costos medio o secundario y de
mediana cantidad o volumen.
• El grupo C: incluye los artículos de costos bajos y de mayor cantidad o
volumen.
Cantidad Económica de Pedido.
Este modelo consiste en determinar la cantidad de pedido que
minimice los costos operacionales y financieros del inventario totales del
inventario.
Formula:
30
Punto de Reorden.
Consiste en la existencia de una señal al departamento encargado de
colocar los pedidos, indicando que las existencias de determinado material o
artículo ha llegado a cierto nivel y que debe hacerse un nuevo pedido, hay
que considerar el número de días necesarios para que el proveedor reciba y
procese la solicitud, así como el tiempo en que los artículos estarán en
transito
Existen muchas formas de marcar el punto de reorden, que van desde
una señal al departamento encargado de colocar los pedidos, indicando que
las existencias de determinado material o artículo han llegado a cierto nivel y
que debe hacerse un nuevo pedido, una requisición colocada en los
casilleros de existencias, hasta las forma más sofisticadas como son el
llevarlo por programas de computadora.
31
Requerimientos de Materiales – PRM.
Es un sistema integral, que consiste en pedir la unidad correcta, la
cantidad correcta y en el momento correcto; en consecuencia esto implica
que la organización debe mejorar el servicio o la oportunidad de entrega a
los clientes, minimizar la inversión en inventario y maximizar la eficiencia
operativa de la producción.
Justo a Tiempo - Just in Time – JIT.
Es un sistema al igual que el requerimiento Mínimo de Materiales, que
aparte de aplicarse a la administración de los inventarios y las entregas, tiene
que ver con los métodos de control de la producción. Con esta técnica se
adquieren los inventarios y se insertan en la producción en el momento
exacto en que se necesitan, esto requiere de compras muy eficientes,
proveedores muy confiables y un sistema eficiente de manejo se inventarios.
El objetivo del JIT es obtener una cantidad económica de pedidos, o
sea invertir lo mínimo en inventarios, reducir los costos de instalación, costos
tradicionales y reducir los tiempos de entrega en los sistemas. Realmente la
base fundamental del JIT es que los usuarios deben llevar el material a
medida que lo necesitan. De igual forma trata de reducir el tamaño de los
inventarios en proceso y le proporciona a los proveedores un panorama de
sus necesidades de uso, de forma tal de tener los requerimientos justo a
tiempo.
Según Abraham Perdomo Moreno (2.003). La técnica justo a tiempo,
pide “abandonar la complejidad en todos sus aspectos, y busca todas las
soluciones simples, para todos los problemas”; es decir, la filosofía del justo a
tiempo, se basa en lo simple y en lo fácil como términos complementarios
32
denominados Yin-Yang.
• Filosofía con sentido común.
• Actitud mental con sentido común.
• Su objeto es simplificar y hacer que la materia prima llegue a la empresa
industrial “justo a tiempo” para consumirse en la producción de artículos
terminados.
• Manteniendo una inversión de materia prima, productos en proceso y
productos terminados relativamente mínima.
• La mercancía llega a la empresa comercial “justo a tiempo” para ser
vendida
clientes y consumidores.
• Mantenimiento de una inversión en inventario de mercancías
relativamente
mínima.
• Esfuerzo continuo de gerentes, trabajadores y empleados.
• Eliminación gradual de prácticas desperdiciadoras.
Todas estas técnicas que se describen proporcionan el medio idóneo
para determinar un nivel óptimo, generar controles efectivos a fin de que el
capital se pueda asignar con eficiencia o lo que es lo mismo cuanto y cuando
se debe ordenar.
Cómo Hacer un Inventario
Un punto importante a tratar es como se realiza un inventario, ya que
debemos conocer cuales son las primeras pautas a seguir en la elaboración
del mismo, estas se describen a continuación:
• Identificar los artículos a inventariar: El primer paso es tener en claro que
33
artículos son los que corresponde inventariar y cuales no. Cabe aclarar
que aquella mercancía que esté físicamente dentro de la empresa pero
cuya propiedad no le corresponda a ella no se debe inventariar. Es
importante aclarar que el inventario debe contener el detalle de todos los
artículos que lo componen.
• Determinar los lugares a inventariar: Una vez aclarado cuál es la
mercancía que corresponde incluir en el inventario, habrá que tener
presente todos los lugares en los que están para no omitirlos.
• Armar un equipo de trabajo: Es probable inclusive que quienes de
dedican a la tarea de administrar están inclusive más familiarizados con
los inventarios. Pero no se debe dejar de lado a aquellos que están
encargados de otros lugares, ¿Quién mejor que ellos, que conocen el
lugar, para convertirse en los guías y apoyo del equipo de trabajo en esta
tarea?
• Siempre que sea posible, una sola persona deberá coordinar todas las
actividades, desde el inventario hasta la eliminación. Las tareas y
funciones de esta persona serán las siguientes:
o Realizar o coordinar el inventario;
o Proteger la salud y garantizar la seguridad de los trabajadores;
o Evaluar el inventario y decidir qué productos están en desuso;
o Elaborar un plan para estabilizar el lugar y coordinar su
aplicación; (si es necesario, obtener más información (por
ejemplo, fichas de seguridad, etiquetas o fichas de protección
en caso de que sean productos químicos));
o Evaluar los métodos de gestión, eliminación y seleccionar el
método o métodos que se adapten a la organización.
34
o Estimar los costos, determinar la fuente de financiación y
preparar un plan de eliminación por escrito;
• Recorrido, recuento y registro: Una vez cumplidos los pasos anteriores se
puede comenzar el inventario propiamente dicho. Para ello se fijará un
día y hora en que se llevará a cabo (es importante cuidar el detalle de que
sea en el mismo momento en que estén en sus operaciones diarias). Es
importante que el personal que realice el inventario este familiarizado con
las planillas a utilizar porque éstas deben convertirse en una ayuda que
facilite el trabajo.
• Valorización: Ya que esta nos permite actualizar y hacer los ajustes
pertinentes al mismo.
Un buen inventario deberá incluir toda la información necesaria para
tomar decisiones sobre gestión en una fase posterior. En todos los
almacenes deberá completarse un formulario de producto para cada
producto o para cada lote de un producto, así como un formulario de
almacenamiento para cada almacén. La información sobre el producto
deberá incluir los datos siguientes: nombre del producto, contenido,
características, cantidad, antigüedad y estado.
• Evaluación de los datos del inventario: Consiste en clasificar cada producto
en categorías. Por lo general, esto puede hacerse basándose en la
información suministrada por la empresa, pudiendo variar debido a la
actividad que esta desarrolle.
• Mercancía que están claramente en desuso y deben ser catalogada como
obsoleta:
o Mercancía visiblemente deteriorada hasta el punto de ser
inutilizables (por ejemplo, polvos o emulsiones apelmazadas,
35
líquidos, repuestos, piezas, entre otros).
o Mercancía antigua que no están visiblemente deteriorada, pero
un análisis ha determinado que ya no es utilizable o es
demasiado obsoleta.
o Mercancía que en unos casos este contaminada por otros
productos.
o Mercancía que deben someterse a supervisión por carecer de
detalles o identificación.
o Mercancía no identificada.
o Mercancía muy antigua, cuya duración garantizada ha
expirado, y que por no estar visiblemente deteriorada, no ha
sido desincorporada del almacén.
• Mercancía que todavía es utilizables: Son productos cuyo uso está
permitido todavía y que aún no se han deteriorado. Si es posible, estos
productos deberán utilizarse con el fin a que estaban destinados, o con
un fin alternativo que haya sido aprobado. La utilización de los productos
evita su desperdicio, así como el gasto de comprar nuevos productos y de
destruir los antiguos.
Errores en la Compilación de Información
Existen muy comúnmente algunos faltas en las que se incurre el
levantamiento de información en almacén y que después de realizar un
nuevo reconteo para detectar cual fue la falla nos conseguimos que los
errores fueron originados por:
• Nombre, tamaño o número de piezas incorrectas en la etiqueta.
• Identificación incorrecta, o no indicación del grado de acabado.
36
• La unidad de medida listada en la etiqueta es incorrecta. En la
planificación de inventario debe establecerse las reglas o unidades de
medida que se han de emplear para artículos concretos.
• Omisión de un prefijo o número secundario distintivo en el caso de
bastidores de piezas.
• Aplicación errónea de los precios unitarios; el precio puede ser unitario,
por cada cien unidades, por cada mil, por kilo, por cada cien kilos, entre
otros.
• Piezas no normalizadas. Donde se emplee una plantilla estándar para la
fijación de precios rápida y para trabajos de ampliación, pero se incluyan
artículos para los que no se han establecidos normas de costos.
• Numero insuficiente de espacios en la organización de las etiquetas
(dígitos en la etiqueta).
• Errores en los totales. Todos los inventarios, bien sea procesado a mano
o por computador, deberían verificarse dos veces, una vez siguiendo la
secuencia numérica de las piezas y la segunda el numero de etiqueta. Lo
primero es importante para la dirección, para que pueda conocer en todo
momento la cantidad o cifra de inventario forma parte de piezas o series de
piezas concretas.
• Lo segundo es importante para quien realice el conteo ya que puede
cotejar los recuentos con el resumen de inventario y comprobar si existe una
inclusión errónea de artículos.
37
38
Bases Legales
La ley de Impuestos a los Activos Empresariales, no exige el
cumplimiento de una alícuota del 1% sobre el monto promedio de los valores
de los activos tangibles e intangibles en el que se destaca el inventarió de
mercancías.
Por otra parte la Ley de Impuesto Sobre la Renta en los artículos 91 al
113 establece el ajuste que deben realizar los contribuyentes sobre cada
unos de los activos y pasivos monetarios al final de un ejercicio económico.
La Declaración de Principios de Contabilidad nº 10 (DCP10), Por su
parte en los artículos 7 al 64; nos muestra como debe ser llevado el control
de los inventarios para ajustarlos bajo el método del nivel general de precios,
donde toca puntos muy precisos como los Inventarios de productos en
proceso, terminados y la estimación por obsolescencia de la mercancía.
Asimismo la Norma Internacional de Contabilidad (NIC) nº 2, prescribe
el tratamiento de los inventarios, dentro de un sistema de medición del costo
histórico, así como los subsecuentes reconocimientos del gasto del periodo,
deterioro, valor en libros y valor neto realizables. No obstante de ser una guía
para realizar los cálculos del los costos del inventario.
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Definición de Términos
Actividad: Conjunto de operaciones o tareas propias de una persona o
entidad.
Adquisición: Hacer propio un derecho o cosa que a nadie pertenece, o se
transmite a título lucrativo u oneroso, o por prescripción.
Almacén: Gran establecimiento dividido en departamentos, donde se
venden productos, producen y almacenan de todo género de productos.
Alícuota: Tributo que se exige en función de la capacidad económica de los
obligados a su pago.
Adecuación: Proporcionar, acomodar, apropiar algo a otra cosa
Consumidores: Persona que compra productos de consumo
Competencia: Situación de empresas que rivalizan en un mercado
ofreciendo o demandando un mismo producto o servicio.
Costos: valor del sacrificio realizado para adquirir bienes o servicios.
Control: Pasos específicos emprendidos por la gerencia de la organización
para garantizar el logro de los objetivos de esta y el uso eficiente y efectivo
de sus recursos.
Desincorporada: Separar lo que estaba incorporado.
Desuso: Falta de uso
40
Estimar: Evaluar algo de lo que no se conoce precio aun.
Estándar: Sirve como tipo, modelo, norma, patrón o referencia.
Gestión: Hacer diligencias conducentes al logro de un negocio o de un
deseo cualquiera. Acción y efecto de administrar.
Inutilizables: Susceptible de utilización.
Inherentes: Por su naturaleza no se puede separar de algo.
Inventario: Stock de insumos, materias primas, productos terminados y
bienes que son mantenidos en una empresa.
Inversión: Gastos para aumentar la riqueza futura y posibilitar un
crecimiento de la producción. La materialización de la inversión depende del
agente económico que la realice.
Omisión: Falta por haber dejado de hacer algo necesario o conveniente en
la ejecución de una cosa o por no haberla ejecutado.
Objetivo: Finalidad que se persigue en un procedimiento administrativo.
Obsoleto: Carente de uso.
Procedimiento: Conjunto de tareas reunidas que explica el desarrollo de un
proceso productivo.
Reorden: Acción y efecto de reorganiza
41
CAPITULO III
MARCO METODOLÓGICO
Naturaleza y Diseño de la Investigación
Según el control que se tiene sobre los datos fue realizada bajo el
esquema no experimental, según Roberto Hernández Sampieri (2003) “La
investigación no experimental observa fenómenos tal y como se dan en su
contexto natural para después analizarlos” (p. 267), y por ello se llama
también investigación ex-post-facto es decir, realizada después de ocurrido
el hecho.
Según la fuente, esta investigación cuenta con datos obtenidos
directamente por el investigador, tomados de la realidad mediante la simple
observación y a través de fuentes bibliográficas ya existentes tales como
manuales de procedimientos, diseños anteriormente realizados,
organigramas, folletos, cuestionarios, entrevistas, entre otros; así como se
recolectó información y de experiencias propias de la empresa sobre el
método actual utilizado en el control de inventarios.
Según el lugar, la investigación es de campo ya que se estudia el
problema directamente donde ocurre; en este caso en la empresa 2B
Industria y Taller, C.A,
Según la finalidad que persigue la investigación, es de tipo descriptiva,
ya que según Sampieri (2003): “Los estudios descriptivos buscan especificar
42
las propiedades, las características y los perfiles importantes de personas,
grupos, comunidades o cualquier otro fenómeno que se someta a análisis,
pero en este sentido es importante destacar que existen tres "etapas"
cronológicas de la investigación: exploratoria, descriptiva y explicativa”; por
lo tanto recorrer estas etapas permite al investigador comprender cómo
procede el científico cuando indaga y piensa la realidad.
Las tres etapas antes mencionadas persiguen propósitos diferentes; la
investigación exploratoria identifica posibles variables, la descriptiva ofrece la
posibilidad de predicciones o relaciones aunque sean poco elaboradas, y la
explicativa pretende establecer las causas de los eventos, sucesos o
fenómenos que se estudian.
En la investigación exploratoria se busca información sobre algún
tema o problema por resultar relativamente desconocido, pero es necesario
señalar que el tema aquí desarrollado ha sido explorado por otros
profesionales anteriormente, Sampieri (2003). Establece que “el objetivo a
examinar es poco estudiado, del cual se tiene muchas dudas o no se ha
abordado” (p.115), es necesario señalar que el tema aquí desarrollado ha
sido explorado por otros profesionales anteriormente, dejando antecedentes
suficientes para respaldar una investigación netamente descriptiva. En la
investigación explicativa, se dan las respuestas a todas las interrogantes
planteadas en el desarrollo, estudio de los datos manejados y condiciones
que se relacional con dos o mas variables; etapas que tampoco es
desplegada en este caso, debido a que este trabajo está limitado solo
análisis del inventario y en la etapa exploratoria, como lo es este caso, donde
se analizó un sistema de inventarios, mediante información obtenida.
43
Nivel de Investigación
Basándose en que la investigación de descriptiva y en donde mide y
recolecta datos necesarios para el análisis respectivo se obtuvo:
Población.
La población seleccionada para realizar esta investigación, esta conformada
por: Gerencia (1), Almacén (1), Servicio Técnico (1) y Facturación y
Despacho (1).
Muestra.
Dicha muestra esta conformada por (2) personas que laboran en la
empresa, las cuales son: La Gerente General y el encargado del área de
almacén.
Método de Investigación
El trabajo fue realizado mediante la aplicación de un método de
investigación bibliográfica, levantamiento directo de la información,
recolección de datos coherentes y lógicos, que permitieron avanzar en cada
etapa del proceso investigativo logrando alcanzar el objetivo principal,
además de realizar una revisión y análisis de otros trabajos relacionados con
el tema.
Para la consecución de los objetivos establecidos en esta
investigación fue necesario observar de manera directa los factores que
influyen en el problema, siendo el sujeto de la misma la empresa como tal y
el objeto de la investigación, el análisis del sistema de inventario de empresa
44
2B Industria y Taller, C.A. puesto que la misma no cuenta con un técnica
definida que se adapte a sus necesidades.
Instrumentos y Técnicas de Recolección de Datos
La información solicitada para el desarrollo de la investigación, fue
tomada de fuentes primarias entre ellas se destacan principalmente,
observación directa y entrevistas estructuradas y no estructuradas, con el fin
de estudiar el escenario de la empresa y determinar la situación actual y
método utilizado en el control de su inventario.
Por otra parte y tomando en cuenta lo importante que es la
información suministrada por la empresa para el trabajo de investigación, se
revisaron documentos con datos importantes referentes a: características del
producto, costos, listas de precios, clasificación, facturas de compras, plan de
cuentas, solicitud de la mercancía, manual de cargos y funciones entre otros.
45
CAPITULO IV
ANÁLISIS DEL INVENTARIO DE LA
EMPRESA 2B INDUSTRIA Y TALLER, C.A
Antecedentes de la Organización
La Empresa 2B Industria y Taller, C.A, ubicada actualmente en la Av.
Venezuela entre calles 23 y 24 en Barquisimeto, Estado Lara, fue fundada el
15 de Febrero de 1991 por el Sr. Alfredo José Barreto, bajo la modalidad de
compañía anónima, es una organización dedicada a la comercialización y
distribución de equipos industriales, así como mantenimiento, reparación de
maquinarias, herramientas y asesoría técnica respecto a la utilización de los
equipos.
Posteriormente el Sr. Barreto vende sus acciones a otros socios; y
tiempo después debido al éxito obtenido por la misma en el mercado
Venezolano, se hace necesario un aumento de capital.
La empresa cuenta con 6000 mil productos para la venta, que van
desde pequeños accesorios hasta una amplia gama de repuestos y
herramientas de reconocida marca y de la mejor calidad en el mercado
venezolano, dentro de la compañía es utilizado un sistema automatizado que
lleva el control de los inventarios, clasificados según su categoría en: marca,
costo, cantidad, descripción, modelo y PVP, este software distribuye los
artículos en las siguientes líneas representadas por:
Línea 11: Accesorios Varios P/ Herramientas Eléctricas.
Línea 13: Abrasivos y Cepillos para Maquinas.
Línea 15: Accesorios para Taladros.
Línea 16: Accesorios para Sierras.
46
Línea 17: Accesorios para Trompos.
Línea 18: Implementos de Seguridad.
Línea 21: Mini-Herramientas. (INC-ACC).
Línea 22: Herramientas Industriales.
Línea 23 Herramientas Caseras.
Línea 24: Herramientas Profesionales.
Línea 25: Herramientas Estacionarias.
Línea 51: Cerrajería y Candados.
Línea 52: Electrodomésticos Menores.
Línea 71: Herramientas Eléctricas Usadas.
Línea 81: Repuestos de Herramientas Eléctricas.
Línea 82: Repuestos de Motores.
Línea 83: Repuestos Electrodomésticos.
Productos mas Vendidos
35%
6%5%11%
3%
2%
2%
7%
2%
16%
10%
1%
0%
Linea 81 Linea 83 Linea 82 Linea 15 Linea 16 Linea 17 Linea 13Linea 11 Linea 21 Linea 22 Linea 23 Linea 24 Linea 25
Fuente: Base de Datos de 2B industria y Taller, C.A al 30/01/2007
47
Se puede apreciar que la mayor fuente de ingresos de 2B Industria y
Taller, C.A, esta compuesta por la Línea 81: Repuestos para Herramientas
Eléctricas las cuales se llevan el 35% de las inversiones dentro de la
empresa siendo este su principal fuerte, en segundo lugar la Línea 22
Herramientas Industriales con un 16 %, tercer lugar Línea 15: Accesorios
para Taladros con un 11%, y en un cuarto lugar Línea 23: Herramientas
Caseras con 10%, estos son los productos que forman la parte mas
importante del inventario de mercancías.
En su Organigrama 2B Industria y Taller, C.A. cuenta con los cuatro
ambientes necesarios para que una organización sea considerada próspera,
al respecto Donelly (1983), señala que “Los cuatro sub-ambientes de una
organización como lo son insumos, tecnología, productos y conocimientos,
deben estar interrelacionados”, en este sentido la empresa posee los
insumos suficientes para la realización de las actividades diarias, así como
un sistema computarizado.
También es importante destacar que el personal está calificado para
llevar a cabo las tareas necesarias en el cumplimiento de las labores
exigidas lo cual les permite competir en el mercado y brindar a los clientes
productos de excelente calidad, todo bajo una interrelación integral que
conlleva a darle a la empresa un ambiente de trabajo adecuado para el buen
funcionamiento de la misma.
Por otra parte cuenta con cuatro unidades orgánicas encargadas cada
uno de un área en especial, lo que facilita el trabajo en equipo y el buen
funcionamiento de la empresa, los mismos son:
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1. Departamento de Gerencia.
Quien tiene a su cargo la dirección de los negocios de la compañía y
la planificación de las estrategias de corto, mediano y largo, que permitan
el normal desarrollo de los procesos de crecimiento y globalización de la
empresa.
2. Departamento de Facturación y Despacho.
El cual está representada por el encargado de facturación y despacho
quien tiene a su cargo el control diario de las facturas emitidas por la
empresa, así como también es responsable las ventas al cliente, recepción
de mercancía y control del inventario.
3. Departamento de Almacén.
Está representado por el encargado de almacén, quien recibe y
chequea el material que llega, así como su distribución dentro de los
espacios previstos, recibe las facturas y prepara el material para
posteriormente ser entregado al cliente.
4. Departamento de Servicio Técnico.
Representado por un Técnico que se encarga de brindar asistencia y
servicio al cliente, ofrece soluciones prácticas al presentarse un problema
tanto para la empresa como para el servicio de garantía para el cual
representan.
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Misión de la Organización
La empresa 2B Industria y Taller,C.A. tiene como misión, ser una
empresa que distribuye productos de primera calidad, su misión es satisfacer
las necesidades de los cliente, esta integrada por un personal altamente
calificado, con capacidad de trabajo en equipo, honestos y perseverantes
con proyección hacia el futuro, lo que genera desarrollo integral entre la
organización y su medio ambiente externo.
Con estos valores con los que la empresa busca el crecimiento
sostenido y resultados de excelencia en el beneficio de clientes, empleados,
dueños y comunidad en general, contribuyendo a la estabilidad tanto social
como económica.
Visión de la Organización
Se propone como visión la siguiente: Ser la empresa numero uno en
el ramo de importación y exportación de insumos y equipos industriales,
ferreteros y artículos eléctricos del todo el país.
2B Industria y Taller C.A. está dedicada a ser una organización cada
vez más innovadora, eficiente y rentable en su gestión bajo los niveles más
exigentes de calidad y servicio a nivel nacional, fortaleciendo el mercado
nacional mediante la introducción de nuevas líneas de productos, la
diversificación en líneas afines y prestación de servicio, para alcanzar el
liderazgo a nivel nacional
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Objetivos Organizacionales
La empresa tiene trazado como objetivos principales mantener un
crecimiento sostenido en sus ventas, de manera tal que pueda lograr una
rentabilidad adecuada. Así como también entre sus propósitos, mantener los
mejores productos y prestación servicios,
Productos
La línea de productos que se comercializan en 2B Industria y Taller
C.A, es sumamente amplia en cuanto a sus características y variedad de
marcas, la rama de repuestos para electrodomésticos y equipos industriales,
por lo que a continuación se mencionan algunos de los productos que se
distribuyen en la empresa:
De Acuerdo a las Marcas
La empresa ofrece una gran variedad de marcas que se ajustan a las
necesidades del cliente de acuerdo a sus exigencias, entre las cuales se
señalan las siguientes: Black & Decker, Dewalt, Bosch, Skil, Makita, Metano,
Dremel, Porter Cable.
De Acuerdo a las Características
Existe una amplia gama de productos para diferentes tipos de
aplicaciones, entre los que se mencionan: Carbones, Térmicos, Interruptores,
Bobinas, Inducidos, Tapas, Carbones, Termostatos, Resistencias, Cables,
Molineras, Engranajes, Ventiladores, Terminales, Porta Carbones, Zapatas
entre otros.
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Sistemas Administrativos y Contables
La empresa cuenta con un sistema administrativo y contable integral
denominado SAINT, que almacena información proveniente de las ventas
diarias y desarrolla de manera automática los reportes necesarios para el
control de los movimientos.
El SAINT fue desarrollado por un ingeniero, quien creó el sistema de
acuerdo a las necesidades que presentaba la empresa en el momento de su
fundación, pero a medida que la compañía ha ido creciendo, dicho sistema
ha estado presentando fallas y requiriendo modificaciones para cubrir las
nuevas exigencias de la empresa.
Análisis de Inventario
Tomando en consideración que el objetivo principal de la empresa 2B
Industria y Taller, C.A. es la comercialización de productos de alta calidad y a
los precios más competitivos del mercado; esta orientada a satisfacer las
necesidades de una cartera de clientes exigentes, que solicitan soluciones
inmediatas a los diferentes problemas que puedan presentar en sus equipos,
se hace necesario que esta empresa cuente con herramientas de gestión
que permitan tomar decisiones importantes y que conlleven a la organización
a alcanzar los modelos de calidad exigidos por los usuarios en un mercado
con altos índices de competencia.
La necesidad que tiene 2B Industria y Taller, C.A. de ser una empresa
exitosa y la mejor en su ramo, surge la inquietud de analizar su inventario,
para que los resultados generados y posteriores recomendaciones permitan
una distribución adecuada, mejor rotación de productos, niveles óptimos de
inventarios, entre otros, y que sirva como herramienta gerencial para tomar
52
las decisiones mas acertadas para lograr así alcanzar el éxito empresarial.
La información solicitada para el desarrollo de la investigación fue
tomada de la observación directa y entrevistas en la empresa 2B Industria y
Taller, C.A, en la cual evidenció algunas fallas en el proceso que se
mencionaran a continuación
• El proceso para abastecer el almacén comienza cuando el encargado de
facturación y despacho quien realiza el control diario de las facturas
emitidas por la empresa, recepción de mercancía así como también es
responsable las ventas al cliente, solicita los productos. Se observó que el
tiempo para llevar a cabo todas las funciones que le han sido
encomendadas es muy poco ya que la realización de las ventas, el
manejo de inventario, manejo del efectivo, y en ocasiones ayudar en el
servicio técnico, hace que ocupe su tiempo más en cuestiones operativas
o tácticas que en labores de orden estratégico.
Por otro lado cuando son realizados los pedidos de la mercancía a
Caracas, esta es enviada por MRW, la mercancía es enviada por este
servicio de encomienda. Luego que llega a Barquisimeto, es recibida por
la gerencia o por la persona de facturación y despacho, se firman los
respectivos recibos de recepción y entra a almacén; “no pudiendo ser
revisada en el acto”, lo que puede dar como resultado errores, mal
manejo y hasta el hurto; posteriormente es cotejada con la factura que
envía el proveedor y si existe alguna irregularidad en la solicitud del
pedido se notifica al mismo para así realizar los ajustes pertinentes
Actualmente se realiza el inventario a final del mes de Noviembre o
cuando es solicitado por la gerencia, el funcionario de facturación y
despacho, se encarga de contar y corroborar si existe un faltante o
53
sobrante de la mercancía. Siempre es realizado por la misma persona y
en ocasiones con la ayuda del gerente.
• Otros de los problema que afronta actualmente la gerencia es establecer
máximos y mínimos de los productos vendidos ya que su proveedor
realiza las compras en el exterior y al llegar los productos a sus
almacenes, despacha poca mercancía a sus clientes en este caso a 2B
Industria y Taller, C.A siendo menos de lo solicitado, trayendo como
consecuencia un descontrol en el inventario, ya que no cuenta con una
cantidad suficiente para cubrir los faltantes; generando inconvenientes
para cubrir las necesidades de los consumidores y prestar el servicio de
garantía.
Aunado a esto, no se conoce con certeza la fecha exacta en que
llegaran los pedidos, por tal motivo se solicita el producto en base a la
cantidad que queda en almacén sin importar si realmente es suficiente o
por el contrario demasiado escasa lo que deja en evidencia que no existe
un inventario promedio en unidades. Cuando la mercaría es recibida se
presenta la problemática ya que lo solicitado no llega exacto; siendo por
lo general menos de lo que se compro. Este ciclo se repite cada vez que
se realiza el pedido, lo que trae como consecuencia insatisfacción de los
clientes.
• La rotación del inventario solo es efectiva en determinadas líneas de
productos ya que como se mencionó anteriormente existen 3 que son el
fuerte de la empresa y las restantes no son tomadas en consideración; lo
que genera que sean descuidadas y no se percaten que productos están
dejando de ser un ingreso para convertirse en un gasto. Esto también se
debe a que la gerencia no cuenta con el tiempo suficiente para la
alimentar el sistema y ni de un recurso humano al cual se le delegue esta
54
función.
En virtud de esta situación, la empresa cuenta con un 20 % o mas de
mercancía obsoleta que ha venido bajando su rotación en los últimos3
años, ya que por no tener exactitud en la información desconoce cuando
un producto baja su nivel, cuanto tiempo lleva en almacén y
posteriormente se convierte en pérdidas irrecuperables para la empresa.
Además de la entrevista y la observación directa realizadas los
resultados arrojados por la encuesta aplicada a la gerencia y al jefe de
almacén fueron los siguientes:
Item Nº 1: ¿Cuál es el método que utiliza la empresa para llevar el control y
salida del inventario?
En los resultados se observo que solo el 50% conoce completamente
que método es llevado para realizar en control y salidas de la mercancía y en
este caso solamente quien maneja esa información es la gerencia ya que el
jefe de almacén desconoce totalmente que procedimientos utilizan.
Item Nº 2: ¿La rotación del inventario se adecua al programa de compras de
la empresa?.
Al comparar las respuestas del gerente y jefe de almacén se evidencia
que ambos consideran que la rotación se adecuada al programa de compras
ya que a medida que la mercancía es vendida se solicita el pedido a su
proveedor, pero haciendo énfasis en algunas líneas en mantienen una
rotación mas alta que otras que mantiene un salida mas baja.
Item nº 3: ¿Llevan un stock para conocer en mínimo y el máximo de
55
unidades en el inventario?
En estos resultados se obtuvo que ambas partes tanto la gerencia
como el almacén desconocen cuales serían los máximos y mínimos ideales
que deben tener en su almacén solo llevan un control al ojo porciento y no
algo establecido que permita llevar un promedio de mercancía.
Item Nº 4: ¿Se prevén las perdidas por obsolescencia?
Estos resultados permiten observar que por parte de la gerencia no
existe un control que permita identificar que productos están dejando de rotar
y por consiguiente cuanto representa en pérdidas para la empresa, se
desconoce con exactitud cual es realmente el porcentaje de productos
obsoletos.
El jefe de almacén considera que el porcentaje de material obsoleto es
bastante significativo debido a que conoce más el área de almacén que la
gerencia, pero hasta ahora no existe algún procedimiento para desincorporar
los productos y cuantificar las perdidas.
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CAPITULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones
Como resultado del diagnostico realizado al inventario de mercancía
de la empresa 2B Industria y Taller, C.A lapso 2.006-2.007 se detectaron
fallas a causa de los siguientes factores:
• El personal encargado del almacén carece de capacitación en cuanto al
manejo de todas las funciones que contiene el software de la empresa.
• No existe un sistema de control para el inventario.
• La recepción y almacenaje de mercaría son generalmente ejecutadas por
la misma persona, lo que podría ocasionar errores bien sea por omisión o
intencionales.
• La empresa presenta fallas a nivel de software ya que esta
desactualizado y no muestra que cantidades exactas componen los
máximos y mínimos en el almacén.
• El sistema computarizado no posee información detalla de los artículos
que lo componen y con que nivel rota cada uno de ellos.
• No poseen una herramienta que les ayude a detectar mercancía obsoleta
en el inventario, por lo que no se conoce con exactitud a cuanto oscila
verdaderamente las pérdidas en ese rubro.
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• Por desconocimiento de la rotación de productos el pedido se realiza solo
por observación, mas no por información que arroje el sistema ya que
este no notifica cuando las unidades están en cero.
• La empresa nunca ha realizado auditorias por entes externos al área de
almacén, por lo que se desconoce si realmente han existidos hurtos para
así tomar medidas correctivas.
Recomendaciones
Las recomendaciones presentadas en el presenta trabajo de
investigación se realizaron en base al análisis de todas las actividades
involucradas con el sistema de inventario como parte integrante de un
proceso de negocio, este resultado puede ser de gran ayuda en la
evaluación del desempeño así como en la búsqueda de la calidad y la
eficiencia en la compañía. Metas que no se lograrían alcanzar con controles
ineficientes.
El manejo eficiente y eficaz del inventario trae beneficios esenciales
como son: venta de productos en condiciones óptimas, control de los costos,
estandarización de la calidad, todo con miras a de tener mayores utilidades.
Desafortunadamente existen empresas que tan minuciosa labor, como
es mantener un control objetivo sobre sus almacenes representa un “No
tengo tiempo suficiente para contar” labor tan necesaria; ya que con ella se
crea información precisa, que será útil para la compra de productos sin
excesos y sin faltantes y se conocerá a ciencia cierta las fluctuaciones de las
existencias dependiendo de la época del año en que se encuentren. El
objetivo de tener un control rígido del inventario no es simplemente hacerlo
porque las empresas grandes lo hacen o porque se necesitan la información
58
para el balance general, mediante la vigilancia de inventarios se eliminan los
tiempos muertos.
Lo principal es contar con la información suficiente y veraz para:
minimizar costos, aumenta liquidez, mantener un nivel de inventario óptimo,
saber con que cuenta realmente un negocio y pronosticar compras. Por tal
motivo el programa debe estar bien estructurado y alimentado, para así
garantizar y cubrir las necesidades de 2B Industria y Taller, C.A.
Por tal motivo se le recomienda:
• Capacitar al personal ya que debe saber el uso de todas las herramientas
que posee el sistema que actualmente utilizan.
• Establecer controles más estrictos en cuanto a almacenaje de mercancía,
conteo, despacho y recepción de la misma.
• La recepción y almacenaje deben ser realizadas por un personal distinto
al que factura y despacha ya que puede prestarse a mal manejo.
• Se requiere de un programa sofisticado que cubra las necesidades de la
empresa, en cuanto a información exacta y fidedigna.
• Se debe tener un control estricto y exacto de los productos para así poder
cuantificar las perdidas por obsolescencia.
• Se debe conocer el tiempo de rotación de cada uno de los productos
para así realizar los pedidos necesarios y cubrir los faltantes de almacén.
El no contar con cierto producto hará perder la venta sino que también al
cliente.
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• Se deben realizar por lo menos una vez al año auditorias sorpresivas por
un ente externo a la empresa al área de almacén, para así verificar
controles y reajustar políticas en caso que sean necesarias.
• El acceso al almacén y control del inventario, debe ser restringido a una
persona como máximo y solo deben entrar mas personal cuando sea
necesario llevar a cabo inventarios físicos.
• El sistema computarizado debe poseer toda la información detallada de
los artículos que los componen y con que nivel rota cada uno de ellos
para así realizar mejores inversiones a productos específicos y realmente
necesarios.
• Controlar las salidas de repuestos que van al área de servicio de garantía
ya que puede ser objeto del robo hormiga, factor que lleva al aumento de
los costos por falta de control en el inventario.
60
REFERENCIAS
Álvarez y Brito (2005 Diseño de un Sistema de Control de Inventario en la Empresa Llorka,C.A, Trabajo de grado para optar al Titulo de Licenciado en Contaduría Pública de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado, Barquisimeto – Estado Lara.
Brigham. Eugene F. (2005). Fundamentos de la Administración Financiera. (Décima Edición). México. Thomson Editores, S.A
Brito, José. (2001) Contabilidad Básica e Intermedia.
Carieles Laura. (2000) Diseño de un Sistema de Control Interno de Inventario en la Empresa Yahamamotors,C.A . Trabajo de grado para optar al Titulo de Licenciado en Administración de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado, Barquisimeto – Estado Lara.
Castillo, Juan (1992), Diseño un Manual de Procedimientos Administrativos para el Control del Efectivo e Inventario en las Casa Comercializadoras de Repuestos Automotrices Laya. S.R.L. Trabajo de grado para optar al Titulo de Licenciado en Contaduría Pública de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado, Barquisimeto – Estado Lara.
Contreras, Francys. (2001), Controles Internos para los Inventarios de Materia Prima y Suministros. Empresa Andamios Dalmine, S.A. Trabajo de grado para optar al Titulo de Licenciado en Administración de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado, Barquisimeto – Estado Lara.
Díaz Matalobos, Ángel. (1999). Gerencia de Inventarios. (Primera Edición). Caracas. Ediciones IESA.
Lawrence J, Gitman. (2003). Principios de Administración Financiera. (Décima Edición). México. Ediciones Perarson Educación.
Perdomo Moreno, Abrahan. (2002). Elementos básicos de la Administración Financiera. (Décima Edición). México. Ediciones PEMA.
Perdomo Moreno, Abrahan. (2003). Administración Financiera de Inventarios Tradicional y Justo a Tiempo. México. Ediciones PEMA.
Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados. Instituto Mexicano de Conatotes Públicos (2000)
Redondo, A. (1992). Curso Práctico de Contabilidad General y Superior. Centro Contable Venezolano. (Tercera Edición). Caracas, Venezuela.
61
República Bolivariana de Venezuela (1996). Ley de Impuestos a los Activos Empresariales y su Reglamento. Ediciones Juan Garay. Caracas, Venezuela.
Sampieri, H. Fernández R, Baptista, C. (1991). Metodología de la Investigación. México. Editorial Mc. Graw Hill.
62
ANEXOS
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ANEXO 1
CUESTIONARIO Nº 1
64
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO
DECANATO DE ADMINISTRACIÓN Y CONTADURIA
CUESTIONARIO N° 1
EVALUACION DE LA INFORMACION
DEPARTAMENTO:_______________________________
CARGO:________________________________________
• Se está realizando un trabajo de investigación que permita analizar el
sistema de inventario utilizado por esta empresa.
• Es indispensable su colaboración para que de respuesta a unas
preguntas sencillas.
• Sus respuestas serán confidenciales y anónimas por lo que se le pide que
responda a este cuestionario con la mayor sinceridad y objetividad
posible.
• Lea las instrucciones generales cuidadosamente
MUCHAS GRACIAS POR SU VALIOSA COLABORACIÓN
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INSTRUCCIONES GENERALES
1. Lea cuidadosamente cada una de las preguntas que se le presentan,
antes de responder.
2. En el caso de las preguntas que se presentan las opciones de
respuestas Si_______No________escoja una (1) sola opción.
3. Marque con una equis (X) la opción seleccionada.
4. Llene en letra de imprenta las preguntas que no sean de opciones
5. En el caso de preguntas, cuya respuesta requiere explicación
detallada y no le alcance el espacio suministrado, puede utilizar hojas
anexas donde indique a que pregunta se refiere su respuesta.
GRACIAS
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1) ¿Cuál es el método que utiliza la empresa para llevar el control y
salida del inventario?
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
_______________________________________
2) ¿La rotación del inventario se adecua al programa de compras de
la empresa?.
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
_______________________________________
3) ¿Llevan un stock para conocer en mínimo y el máximo de unidades
en el inventario?
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
_______________________________________
4) ¿Se prevén las perdidas por obsolescencia?
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
_______________________________________
67
5) ¿Conoce con exactitud todos los tipo de productos se
comercializan en la empresa?
Si________No________
6) Mencione los productos que se comercializan en la empresa:
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________
