MANEJO DE FORMAS Y FORMATOS EN LAS ORGANIZACIONES

CONCEPTOSon las herramientas o medios de comunicación escritos normalmente impresos a través de un instrumento de reproducción gráfica, que por lo general contienen información fija escrita y espacio para información variable.En el momento que una forma se completa pasa a ser un documento. De acuerdo con el tipo de información y grado de dificultad para su llenado, pueden integrar o acompañarse de un instructivo.

Objeto de su utilizaciónLas formas representan el vehículo de transmisión de datos e información organizacional más sencillo claro y funcional, toda vez que permiten ordenar, sistematizar y orientar el manejo de cualquier otro tipo de recurso en términos escritos. Además normativamente cumplen con la finalidad de constituirse en documento fuente para efectos legales y/o de consulta.

Fuentes de informaciónPor lo general las fuentes empleadas por una organización suelen ser diversas. Entre las más comunes se pueden mencionar las siguientes:

Preparadas paras su uso interno. Por ejemplo: control para pedidos de papelería

Diseñadas para la presentación de resultados. Ej.: informe a órganos de gobierno

Producto de un consultor externo. Ej.: forma para un procedimiento

De uso comercial común. ej.: solicitud de empleo Elaboradas por una autoridad normativa para uso interno y reporte

de acciones. ej.: declaraciones de impuestos Requeridos por una instancia externa para su uso exclusivo.ej:

encuesta de alguna cámara o confederación Propuestas por un fabricante de papel o diseñador profesional. Ej.:

formas continuas para captura de información

Requerimientos para su usoLa existencia en mayor o menor medida de formas en una organización obedece a sus necesidades específicas de trabajo, en función de los siguientes factores:

Internos: El instrumento jurídico que las crea La determinación de objetivos y programas Los sistemas que se desarrollan para apoyar las funciones La traducción en procedimientos y por ende en operaciones de las

actividades

La definición de estrategias El proceso de tomas de decisiones

Externos Por cambios en las condiciones del entorno Por decisiones tendientes a la globalización Por pactos o convenios nacionales o internacionales En atención a demandas de clientes usuarios o proveedores

DiseñoPreparación de una forma considerando su objeto, tipo de información que contendrá, origen, método de llenado, procedimiento en el que se utilizara, número de copias, usuario(s) y resultados esperados

ELEMENTOS FUNCIONALES

Identificación Logotipo de la organización Titulo Fecha Numero de hoja

En los dos puntos anteriores se puede incluir, si es un cambio, la fecha y numero de hoja que sustituye, según el tipo de documento, estudio o proyecto de que se trate

Nombre de quien la elabora, revisa y/o autoriza Clave de la forma Secuencia de datos Cuerpo (datos personales) Instrucciones al pie o en el dorso, o colocación de números entre

paréntesis en cada espacio a llenar.

Condiciones de su llenado Manual

Requiere espacios adecuados para lograr que la información que quede suficientemente clara y evite errores de interpretación

En maquinaEl espaciado debe estar en relación directa y adecuada a la escritura de una máquina de escribir, aunque no existía una estandarización de este equipo

En impresoras de equipo de computoEste tipo de reproducción no debe de representar problemas ya que las formas deben haber sido creadas a través de la computadora desde un principio. En caso contrario, se puede usar un scanner para capturarlas y darlas de alta en disco

CLASES DE FORMAS De línea

Es una forma sencilla cuyo sentido se limita a datos fijos que van seguidos por líneas para vaciar datos variables

De columnasContiene columnas y renglones para su llenado. Se utiliza cuando los datos que se anotan (variables) inciden en más de un dato fijo. Normalmente se colocan los datos fijos en la parte superior de la siguiente forma:

De casillasEs una forma que utiliza cuadros o rectángulos (casillas) en los cuales se coloca la información, como se muestra a la derecha

CombinadoEstos modelos incluyen en su composición más de un estilo; por ello, los datos de identificación pueden ocupar casillas, en tanto que el cuerpo puede utilizar cualquier otra presentación, para su llenado, según sus necesidades.

VisualizaciónPara que una forma facilite su comprensión y utilización es necesario que cubra los siguientes requisitos:

UnidadDebe existir unidad de trazo para que una forma mantenga una imagen homogénea y proporcional, es de suma importancia que los formatos tengan una forma de unidad, son el objeto de que los usuarios los identifiquen con mayor facilidad, por otra parte par que los formatos tengan validez legal es necesario que cuenten ellos con la información necesaria pero sobre todo que siempre se ubiquen dichos datos en el mismo lugar para los formatos.

División modularEl modulo permite ordenar y estandarizar los datos en función de la saturación de la forma, por lo que debe ponerse especial atención en la conservación de su tamaño y colocación, lo cual permite apreciar mejor los datos y aprovechar os espacios en forma más racional

ClaridadUna distribución correcta y accesible facilita la comprensión para el llenado y utilización de los datos, es necesario evitar los formatos que no tengan una distribución de columnas y de la misma forma los espacios definidos para cada campo de datos, prever el espacio suficiente para dar una mejor redacción

Agrupamiento y jerarquizaciónLa distribución de datos en una forma debe efectuarse de acuerdo con su importancia y utilidad, tomando en cuenta la naturaleza general o especifica de los datos.

SaturaciónLa delineación de una forma debe prever solo la integración de los datos requeridos para su complementación, lo cual evita que se recargue en exceso.

MovimientoLa distribución lógica en forma facilita su llenado por medio del movimiento en espiral, lo cual imprime una dinámica, ágil a su contenido, esto implica diseñar formatos que den forma muy dinámica permitan el llenado continuo de la información, nunca desorientando la dirección de la escritura.

RitmoLa distribución de datos en una forma debe contar con un ritmo que permita a un lector o usuario percibir secuencia

Imagen residualLa estructura de una forma debe ser tan versátil que permita agregar diversos recursos de apoyo y de imagen, los que permiten fijar en la memoria del usuario determinado tipo de mensajes y/o información

SELECCIÓN DE PRODUCTO Y PRESENTACIÓN

Hojas extrasSon hojas simples sin papel carbón intercalado, que se pueden incluir sueltas o en block

Juegos engomadosConjunto individuales de dos o más partes engomadas entre sí con un talón, las cuales son de papel bond que llevan una hoja de papel carbón intercalado la cual no se mueve debido al pegamento

Juegos individuales con papel carbón intercaladoConjunto de dos o más copias engomadas entre sí con un talón con el papel carbón intercalado también engomado

Formas continuasSon formas que usualmente se utilizan en equipos de cómputo, que pueden o no tener papel carbón intercalado, cuyas medidas pueden variar según su objeto y tipo de impresora

ELEMENTOS MATERIALES Papel

Como materia prima base de una forma, es conveniente considerar el tipo de uso que se le va dar, el número de copias deseadas, la clase de impresiona que se le someterá y a como se archivara. Por lo tanto su peso, grosor y medidas son factores que determinan su calidad y consistencia.

ELEMENTOS QUE COMPLEMENTAN LA CONCEPCIÓN Y DESARROLLO DE LA IMAGEN DE UNA FORMA

De presentaciónDefinida la composición material de una forma hay que revisar su estructura en cuanto a medios de expresión y funcionalidad

Sistemas de cómputoEl desarrollo de instrumentos para el manejo de formas en las organizaciones depende de una buena medida de los recursos destinados para su crecimiento en función de la programación y sistemas de apoyo vía computadora a la administración general

Entre los elementos de esta naturaleza más útiles para direccionar esta tarea se pueden mencionar:

Programación orientada al objeto:A través de ella, las formas, tratadas como objetos, se pueden codificar como módulos para después ser reutilizados

Base de datosPrograma puente para estructurar, recuperar, simplificar, actualizar y/o eliminar

Cliente/servidorSistema por medio del cual se puede acceder vía computadora (cliente) a una computadora central (servidor). Este procedimiento puede acceder y salvaguardar las formas con un alto margen de seguridad, además de permitir el trabajo de más de un usuario en forma paralela.

Intercambio electrónico de datosProceso interactivo para el manejo de formas de computadora a computadora

Correo electrónicoServicio para intercambiar información, que permite agilizar el desplazamiento de formas

RedesInterconexión de computadoras y componentes de un sistema que permiten el manejo e intercambio de información compartiendo recursos. Esta herramienta permite operar en la misma área geográfica o en áreas distintas

OtrasSistemas operativos o ambientes de trabajo que permiten el manejo de formas a través de programas o paqueteríaLa modalidad de red de redes, mejor conocida como internet puede brindar soporte a todos los sistemas anotados

UTILIZACIÓN

Uso normalLas formas constituyente un elemento integrante de la dinámica administrativa de cualquier institución. Su uso se vuelve tan generalizado e indispensable que su manejo pasa a ser casi automático, por lo que una modificación a su estructura es un paso natural, el cual no requiere de autorización múltiple o de estudios exhaustivos

CambiosCuando se presentan modificaciones radicales en los procedimientos o estructuras organizacionales, se hace necesario implantar un proceso más depurado y de mayor contenido técnico para ajustar las formas

ImplantaciónUna vez que se han aprobado y ejecutado los cambios en las formas, es necesario precisar el método mas adecuado

Método instantáneoAprobación para utilizar las nuevas formas en la institución a partir de una fecha determinada

Prueba pilotoConsiste en realizar un ensayo con las nuevas formas con el fin de valorar su utilidad real antes de generalizar su uso en toda la organización

En paraleloRepresenta la utilización simultánea por un tiempo determinado tanto de las formas tradicionalmente usadas como de las nuevas

Por aproximaciones sucesivasCorresponde al uso de solo algunas de las nuevas formas para probar su funcionalidad. Una vez consolidado este pasó, se adicionan nuevas formas que siguen el mismo proceso, el cual continúa hasta finalizar el cambio propuesto

Combinación de métodosAlternativa consistente en emplear más de un método para implantar o cambiar una forma o parte de su contenido

RESPONSABLES DE SU MANEJO Y CONTROL Operativamente

Cada una de las áreas de la institución que utiliza formas para el desahogo de su trabajo diario y que está familiarizada con su contenido y uso

En forma especializadaPueden ser diferentes instancias relacionadas con las formas; entre otras, están las siguientes:

Nivel directivoPersonas que por su jerarquía aprueban todos los cambios organizacionales y, por lo tanto, conocen las formas

Utilidades de apoyo técnicoÁreas responsables del manejo de papelería, que cumplen la función de controlar, reimprimir y almacenar formas, vigilan su reposición conforme a las especificaciones técnicas y materiales de las áreas usuarias y resguardan archivos en tránsito y definitivos

Cuestionario para el análisis de formasDocumento que contiene en forma ordenada y secuencial la relación de componentes de una forma a través de la cual es posible analizar y evaluar su funcionalidad

Catálogo de formasCompendio de todas y cada una de las formas que se utilizan en una organización, relacionados por unidad administrativa, tipo de forma, clave, frecuencia de uso y programa específico al que apoya.

Unidades de almacenamientoDispositivos electromagnéticos en los que se puede preservar el inventario de todas y cada una de las formas; ejemplo: disco óptico. Este tipo de recurso cumple no solo con la función de control, sino de back up, lo que permite la recuperación de datos en forma precisa y oportuna.