EMPRESAS VILLANUEVA

Manejo de Clientes

Mediante Verifone Control de Clientes en Verifone Controlgas

Sistemas

18/04/2011

Este documento le guiara en el manejo de clientes mediante la verifone teniendo un control mas

estricto sobre estos y sus saldos

Documentación Elaborada por Ing. Luis Sebastian Olvera Trejo

[EMISIÓN DE CFD EN ESTACION] 1 de enero de 2011

Manejo de Clientes Mediante Verifone

1.- Alta de Clientes de Credito.

- Alta del Cliente

- Alta de Vehículo o tarjeta para el cliente

2.- Publicacion de Codigos de Clientes

- Codigos de Barras

- Tarjetas numéricas (código en números para verifone)

3.- Codigos y Tarjetas numéricas Seguras (con NIP)

4.- Carga de combustible ingresando códigos de cliente

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1.-Alta de Clientes

Controlgas maneja tres tipos de cliente crédito, debito y contado

Cliente de Credito: Es el cliente que se maneja con plazos de pagos y cargas

autorizadas con vencimiento de pago, estos clientes manejan algunas propiedades que les

ayuda a llevar su control.

Clientes de Debito: Es un cliente que hace depósitos a nuestra cuenta para

mantener una disposición de el en los dispensarios y surtir combustible en cualquier

momento.

Cliente de Contado: Es el cliente de Facturación habitual para clientes de paso

frecuentes pero de pago en una sola exhibición y directamente en el dispensario de

combustible.

Para dar de alta un cliente dentro de controlgas en el menú principal tenemos la

opción Ver-Catalagos-Clientes en esta opción nos desplegara una ventana la cual nos sirve

para manipular los clientes a nuestra necesidades de esta forma podremos cambiar datos

o agregar al cliente que deseemos.

En la siguiente ventana nos muestra los datos del último cliente que dimos de alta o que

manipulamos, en esta ventana se divide mediante pestañas las distintas propiedades de

cada cliente, en la pestaña de Datos Generales nos mostrara la Denominación de cliente,

domicilio, y líneas de contacto, para ver todo lo que esta ventana tiene veamos la imagen

siguiente.

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La pestana de Vales/Tarjetas nos indica el manejo que daremos al cliente, en lo que se

menciono al inicio Crédito, Debito o Contado, en la opciones de crédito y debito nos

habilitara algunos valores los cuales debemos de seleccionar para que puedan se

ingresados en las estaciones mediante los cortes. Para tener una idea mas cercana

veamos la imagen siguiente.

La pestana estaciones es la mas sencilla de todas pues en ella nos lista las estaciones que

tenemos disponibles al seccionar una de estas el cliente que damos de alta o estamos

manipulando se habilitara para dicha estación permitiendo ingresar notas o valores en el

dentro de los cortes de esa estación seleccionada en un grupo se sugiere colocar todas las

estaciones habilitadas para no tener vacios o cambios en cada estación y mantener un

estándar de trabajo.

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La pestaña de Administración, es como su nombre lo dice la que informa el tipo de manejo

que le damos a el cliente como lo es la condición de pago de la factura contado a plazos

días de revisión y días de pago.

La pestaña de vehículos se ve hasta que el cliente a sido guardado, y dentro de esta se dan

de alta vehículos a el cliente esto cuando el cliente de crédito o contado tiene una flotilla

de autos para llevar su control particular de las cargas, cuando el cliente es de crédito y

este no maneja flotillas se da de alta un solo vehículo para ingresar desde la verifone los

consumos de este cliente y poder emitir con mayor facilidad un reporte de los datos de las

cargas de los vehículos; cuando el cliente es de debito y maneja una flotilla se dan de alta

los vehículos y en el momento en que el cliente hace un deposito a nuestra cuenta

realizamos un cobro, distribuyendo dentro de este las cantidades que se indiquen a los

vehículos dados de alta de este cliente.

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En esta ventana también nos da la opción de imprimir un código de barras el cual será

leído en el dispensario para ingresar una carga

Al seleccionar un vehiculo y oprimir el botón izquierdo del mouse nos mostrara un menú

emergente el cual tiene las siguientes opciones.

Ver: nos mostrara los datos del vehículo asi como todas sus propiedades

Nuevo: no s permite dar de alta un vehículo nuevo

Borrar: Borra el Vehiculó seleccionado

Modificar: Abre el vehículo y nos permite modificar las propiedades del mismo

Asignacion de NIP:NIP es un numero que se utiliza para hacer segura una tarjeta similar a

las tarjetas de debito, cada vez que se ingrese la tarjeta numérica en la verifone o se lea el

código de barras de este vehículo solicitara el NIP el cual genera al oprimir esta opción,

dicho NIP tenemos que guardarlo y hacérselo llegar al cliente pues sin el no se podrá

realizar la carga de combustible.

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Alta de Vehículo o tarjeta de cliente

Al dar de alta un vehículo nuevo nos mostrara la ventana que se muestra a continuación

Dentro de esta ventana hay varias pestanas la primera de ellas Datos Generales se usa

para ingresar los datos del vehículo, donde existen unos campos los cuales no debemos

mover a menos que tengamos un estándar bien establecido para evitar que se dupliquen

los números de identificación de los vehículos, este campo es el de TARJETA el sistema por

default sugiere uno el cual es preferible dejarlo con el que sistema otorga, o bien si se

pretende un estándar se sugiere usar el numero de cliente seguido de el numero

consecutivo de vehículo. Después de este todos los datos son informativos.

La pestaña controles es otra que debemos mover esta nos indica los días que tiene

permitido cargar el vehículo, y los limites que tiene como son cargas por turno,

estaciones, cantidades mensuales, semanales, diarias.

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2.- Publicación de Tarjetas de clientes o Códigos de Barras

Para publicar las tarjetas de clientes basta con hace una lista de los clientes que se

controlan por tarjeta sean de debito o crédito, publicando nombre de cliente seguido de

sus posibles tarjetas para realizar una carga se dice posibles tarjetas porque los clientes de

crédito pueden tener varias, los debito solo tienen una siempre y cuando estos no

manejen flotillas.

Los números a publicar serian los que aparecen el la pestaña de datos generales del

vehículo el campo tarjeta que es el que se ingresara en la verifone para asignar la carga al

clientes.

3.- Códigos y Tarjetas seguras

Se le llama asi a los código o tarjetas que cuentan con un NIP asignado como se indico en

líneas atrás este código se utiliza para la carga de combustible en el dispensarios, es

preferible que el cliente baje a teclearlo para evitar hacer publico dicho código. De esta

forma se asegura que las cargas son exclusivas del cliente evitando así aclaraciones

futuras.

4.- Carga de combustible ingresando códigos de cliente

Hay dos formas de ingresar códigos antes de la carga y son mediante código de barras

leyendo con la pistola y el sistema nos indicara los datos a llenar o seleccionando la opción

manual en la verifon para ingresar la tarjeta numérica del cliente.

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Proceso de Carga de Combustible ingresando código

1.-Paso uno es Identificar al Cliente. En la lista de códigos que se nos otorga para ingresar

su número en la verifone

2.- Preparar todo para el despacho, ya que al ingresar los datos del cliente nos dara poco

tiempo para hacer pues la carga es controlada y se puede perder si no se hace en los

tiempos de control del sistema

- Quitar tapón del tanque de combustible del vehículo

- Verificar que las pistolas estén colgadas en el dispensario si no la carga no será

permitida.

-Datos en la verifone

La pantalla que nos mostrara la verifone es la siguiente donde orpimiremos el botón

debajo de las letras <MAN>

.

Este es el botón a

oprimir <MAN>

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Al oprimir el botón <MAN> el equipo realizara algunos procesos, para verificar el estado

del cliente primero nos solicitara el numero ce tarjeta numérica

En este paso usted deberá ingresar un código de carga para asignar el despacho, al

ingresar el numero de tarjeta numérica la verifone verificara que tenga saldo el cliente

mostrando algo como los siguiente.

Si en seguida de estas pantalla muestra el mensaje TARJETA SIN SALDO no se puede

cargar gasolina al cliente a menos que el administrador de estación autorice la carga.

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Pero si todo va bien nos mostrara otra pantalla solicitándonos el odómetro en la cual se

debe introducir un número mayor del que muestra como en la siguiente imagen

En esta imagen el odómetro que muestra es 0 por lo cual si el despacho es de cliente de

crédito y no de flotillas, debemos introducir 1, si nos mostrara 1 introduciríamos 2 y a si,

como saber que el cliente es de flotillas, el código lo traerá el carro y no estará en la lista

que se les da en cada dispensario.

Después de introducir el odómetro oprimimos el botón verde para aceptar el dato

que tecleamos, enseguida nos preguntara en que bomba se carga el combustible al

cliente, esta es la pantalla

Al teclear el numero de bomba en la que cargara combustible el botón verde para

aceptar el dato e iniciamos la carga de combustible, al terminar la verifone nos imprimirá

automático un ticket el cual tiene y un cuadro para firma y nombre de la persona que

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cargo combustible los ticket se imprimen en original y copia quedándonos con el original

firmado y entregando la copia al cliente.