Mandato del proyecto1_0

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MANDATO DEL PROYECTO

“Capacitación del personal administrativo del Instituto

Tecnológico de Tuxtepec en el uso de ofimáticas”

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Status del documento Iniciado

Versión 1.0

Fecha 21 de Noviembre del 2013

Nombre del documento Mandato del Proyecto

Revisión no. 2

Capacitación del personal administrativo del Instituto Tecnológico de Tuxtepec en el uso de

ofimáticas

Fecha: 28 de Noviembre del 2013

Elaborado por: Daniela Guadalupe Balbuena Saldivar Versión: 1.0

Índice

Mandato del proyecto...............................................................................................1

Planteamiento del problema.....................................................................................3

Objetivos..................................................................................................................4

Alcances...................................................................................................................5

Entregables propuestos.........................................................................................11

Calendario..............................................................................................................12

Informes provisionales y definitivos........................................................................14

Exclusiones............................................................................................................15

Restricciones..........................................................................................................16

Contactos y direcciones.........................................................................................17

Tipo de proyecto.....................................................................................................18

Riesgos de no llevar a cabo el proyecto.................................................................19

Beneficios...............................................................................................................20

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ofimáticas



Planteamiento del problemaDebido al gran desarrollo de tecnologías hoy en día y dado que el Instituto

Tecnológico de Tuxtepec es una institución vanguardista que ofrece carreras en

sistemas e informática, el personal con el que cuenta y que labora en dicha

institución debe estar bien capacitado.

En una organización, todo el equipo de trabajo es importante (sin importar su nivel

jerárquico) pero es fundamental que el departamento administrativo se encuentre

en sintonía con el uso e implementación de las tecnologías de información, ya que

a través de estos medios facilitan su desempeño laboral y por ende benefician a la

institución agilizando procesos y desarrollando actividades de forma

sistematizada.

La falta de uso e implementación de las TIC`s evita que los procedimientos de

desarrollo de actividades del personal administrativo (secretarias) sea agilizado.

Se estima que de una población de treinta (30) secretarias que laboran en la

institución en el diseño de documentación a través de equipos de cómputo y

principalmente utilizando la paquetería de office, en una encuesta realizada a

veinte (20) del total antes mencionado, logramos saber que el 75% (15) de las

personas encuestadas, no conocen por completo todas las herramientas con que

cuenta el editor de textos (Word), el editor de hojas de cálculo (Excel), así como el

generador de correspondencia (Outlook).

En base a las actividades que desempeñan pudimos constatar que solo están

familiarizadas con Microsoft Word y Excel aunque no al cien por ciento. Debido a

que el personal de secretarias en conjunto no cuenta con el conocimiento

adecuado sobre la ofimática, desconocen los beneficios de dicha paquetería así

como el gran número de herramientas o aplicaciones que les permitirían

desarrollar actividades de forma eficiente y sistemáticamente.

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Objetivos

Objetivo General

Capacitar al personal administrativo (secretarias) del Instituto Tecnológico de

Tuxtepec en el uso de ofimáticas.

Objetivos Específicos

Preparar al personal para la ejecución de las diversas tareas propias del

Instituto Tecnológico de Tuxtepec.

Agilizar la captura de datos del personal administrativo del Instituto

Tecnológico de Tuxtepec.

Desarrollar el crecimiento laboral del personal administrativo y con ello,

las oportunidades para que éste sea tomado en cuenta en otras

funciones.

Fomentar la necesidad de mantenerse a la vanguardia en la utilización

de las ofimáticas y otras herramientas de apoyo.

Eliminar los temores a la incompetencia o ignorancia laboral.

Agilizar la toma de decisiones y la solución de problemas.

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Alcances

Organizativo

La capacitación del personal administrativo del Instituto Tecnológico de Tuxtepec

en el uso de ofimáticas abarca a todas las secretarias de la institución, por lo

tanto, nuestro proyecto tiene un alcance a nivel institucional.

Funcional

Módulo 1. Ofrecer un curso de nivel medio-avanzado en el uso del procesador de

textos: “Microsoft Office Word”.

1.1 Introducción a Microsoft Office Word

En este apartado iniciaremos con una descripción rápida de los elementos

básicos que componen a Word (barra de herramientas, barra de tareas,

menús, combinación de teclas, etc.), así como las operaciones básicas de

edición, y cómo utilizar ‘Ayuda de Word’ como apoyo.

1.2 Administración de Documentos

Este apartado abarcará la creación de documentos, cómo guardar los

documentos, abrirlos desde el programa, crear carpetas, trabajar con varios

documentos de manera simultánea, renombrar documentos, cerrar

documentos y la aplicación, y eliminar documentos.

1.3 Edición de textos y formato de caracteres y párrafos

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Éste tema contendrá las acciones de insertar, seleccionar y eliminar texto;

deshacer errores, cortar y pegar, desplazarse por un documento, buscar, y

buscar y reemplazar. También explicaremos el formato de los caracteres, el

tipo de fuente, y funciones especiales. En los párrafos veremos sangrías,

alineación, espaciado entre líneas y párrafos y tabulaciones.

1.4 Diseño, impresión y visualización de documentos

Este tema contiene salto de página, configurar página, encabezados y pie

de página, bordes de página, se explicará la utilización de las herramientas

de edición y corrección, las distintas formas de ver un documento, vista

preliminar, y cómo imprimir un documento.

1.5 Formato de Estilos, plantillas, columnas y tablas y manejo de gráficos

En éste apartado hablaremos sobre el conocimiento, aplicación,

modificación y creación de estilos, creación, utilización y modificación de

plantillas, inserción, edición, presentación y barra de herramientas de

tablas, así como la inserción y manipulación de imágenes y autoformas.

Módulo 2. Aplicar en forma correcta las herramientas proporcionadas por

“Microsoft Excel” para elaborar hojas de cálculo con fórmulas estándar básicas,

incorporando gráficos con el formato adecuado.

2.1 Introducción a Excel

Describiremos a manera de introducción, los elementos básicos que

contiene Excel, el desplazamiento, selección, operaciones básicas y la

información que se proporciona en la barra de estado.

2.2 Organización de documentos y formato de hojas de cálculo

En ésta sección tocaremos los siguientes subtemas:

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o Crear un libro de trabajo

o Abrir un libro de trabajo ya existente

o Guardar un libro de trabajo

o Copias de seguridad

o Proteger libros de trabajo

o Cerrar todos los libros abiertos y la aplicación

o Abrir varios libros de trabajo a la vez

o formato de celdas: Fuente

o Alineación del contenido de celdas

o Bordes

o Tramas

o Formato de Números y texto

o Protección de celdas

o Formato de filas y columnas

o Alto de fila

o Auto ajustar

o Ocultación de filas y columnas

o Aplicación de formatos existentes sobre otras celdas

2.3 Operaciones básicas de edición; ortografía y gramática; impresión

Este apartado contendrá:

o Operaciones básicas de Edición

o Traslado de información.

o Llenado de celdas y creación de series.

o Borrado de contenido y formato de celdas.

o Inserción de celdas, filas y columnas.

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o Eliminación de celdas, filas y columnas dentro de una hoja.

o Verificación de la ortografía y autocorrección.

o Configurar página.

o Imprimir.

o Encabezado y pie de página.

2.4 Fórmulas y funciones

Creación de fórmulas, referencia a celdas, nombres de celdas y rangos,

corrección de errores, principales funciones y uso de funciones.

2.5 Gráficos y organización de información mediante listas

o Creación y modificación de gráficos.

o Formateado de los elementos de un gráfico.

o Personalización de gráficos.

o Edición de datos en gráficos.

o Definición y mantenimiento de una lista.

o Ordenar listas.

o Validación de entrada de datos.

o Uso de filtros dentro de una lista.

Módulo 3. Capacitación en el uso del generador de correspondencia “Microsoft

Outlook”

3.1Introducción y conceptos básicos de Microsoft Outlook

Explicaremos con detalle las barras de tareas, la barra de Outlook, la lista

de carpetas, el visor de información, trabajar con las carpetas de Outlook,

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ver datos en el visor de información, cambiar vistas, introducir datos, utilizar

formularios para introducir datos e imprimir en Outlook.

3.2Utilización del correo electrónico

Éste tema será muy extenso y de demasiada práctica, contendrá los

siguientes temas:

o Cuentas de correo electrónico.

o Crear y enviar correo electrónico.

o Introducir direcciones de correo electrónico.

o Seleccionar una libreta de direcciones y una dirección.

o Introducir las direcciones manualmente.

o Crear un contacto a partir de una dirección de correo electrónico.

o Crear y utilizar listas de distribución (grupos).

o Dar formato a mensajes.

o Seleccionar un formato.

o Configurar el formato.

o Seleccionar fuentes.

o Seleccionar fondo y fuentes de un mensaje de correo electrónico

de Word.

o Firmas personalizadas.

o Inserta archivos y elementos en los mensajes.

o Copia de un archivo.

o Texto de un archivo.

o Hipervínculo.

o Crear y utilizar grupos para enviar y recibir.

o Abrir y responder correo.

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o Reenviar mensajes.

o Organizar mensajes de correo electrónico.

o Correo no deseado y con contenido para adultos.

Temporal

La capacitación del personal administrativo del Instituto Tecnológico de Tuxtepec

tendrá una duración aproximada de 54 días, sin contar los posibles retrasos que

se puedan presentar por distintas causas.

Costes

El curso de capacitación del personal administrativo del Instituto Tecnológico de

Tuxtepec tendrá un costo de $2,500 por persona, es decir, $75,000 en total.

Establecimos éste costo considerando los viáticos de los capacitadores, el

temario, las prácticas y actividades de apoyo, los manuales que entregaremos por

cada departamento, y la constancia del curso de capacitación que otorgaremos al

término.

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Entregables propuestosAl inicio del curso de capacitación proporcionaremos a los participantes un temario

con todo lo que realizaremos durante el mismo.

Durante el curso les daremos apuntes, prácticas de apoyo y actividades.

Al finalizar la capacitación, se otorgará un manual digital en cada departamento,

para cualquier duda que se pueda presentar posteriormente al curso de

capacitación.

Posteriormente, entregaremos una constancia del curso de capacitación, avalado

por la empresa consultora y autoridades de la institución.

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Calendario

EDT (Estructura de Desglose de Trabajo)

Fases Actividades TareasTiempo de realización

Quién lleva a cabo

Análisis

Evaluación de necesidadesLlevar a cabo entrevistas a

personal administrativo.7 días

Andrés Contreras, Daniela Balbuena

Identificación del Problema

Realizar entrevistas a jefes de departamento sobre los requerimientos que debe contener la capacitación.

3 días Andrés Contreras

Diseño

Escribir los objetivosEn base a lo obtenido en el

análisis, redactar los objetivos


Desarrollar los temas a evaluar

Basado en las entrevistas a jefes de departamento,

elaborar el temario que se tomará en cuenta en la

capacitación.

3 días Osvaldo Apolinar

Planear la instrucciónYa con el temario, llevar a

cabo la planeación del curso.

2 díasOsvaldo Apolinar; Andrés

Contreras

Identificar los recursos

En base a las entrevistas a jefes de departamento, identificar los recursos

necesarios para realizar la capacitación (materiales,

proyectores, computadoras, etc.).

2 díasDaniela Balbuena; Osvaldo

Apolinar

Desarrollo

Desarrollar el programa.

En base al temario, llevar a cabo el desarrollo del

programa que se verá en la capacitación.


Desarrollar los ejercicios prácticos.

Verificar los ejercicios prácticos y las actividades que se realizaran durante la capacitación, en base al

programa.


Crear el ambiente de aprendizaje.

Crear las condiciones adecuadas para la

capacitación: acomodar el mobiliario, verificar la

iluminación, ergonomía, y clima del lugar donde se

llevará a cabo dicho


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evento.

ImplementaciónCapacitación del personal administrativo.

Llevar a cabo la capacitación


Evaluación

Encuestas a participantes

Realizar encuestas a los participantes del curso de

capacitación de tal manera que obtengamos un

resultado general de la capacitación impartida.

1 día Daniela Balbuena

Evaluación de conocimientos

Aplicar una evaluación de los conocimientos

adquiridos durante la capacitación.

1 día Osvaldo Apolinar

Interpretación de los resultados de la evaluación Analizar los resultados de

la evaluación.3 días

Andrés Contreras; Osvaldo Apolinar

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Informes provisionales y definitivos

ProvisionalesFecha de entrega

DefinitivosFecha de Entrega

Listas de asistencia

Boleta de

calificaciones

(resultados de

evaluaciones) y listas

de asistencia

18 de Febrero

del 2014

Evaluaciones por

módulo

17 de Enero

28 de Enero

8 de Febrero

Reportes de avance a

jefes de

departamento

17 de Enero

28 de Enero

8 de Febrero

(Entregados

cada semana)

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ExclusionesNuestro equipo de trabajo no se compromete a crear expertos en el manejo de la

paquetería básica de Microsoft Office 2013(Microsoft Office Word, Microsoft Excel

y Microsoft Outlook).

Sin embargo, las personas que reciban el curso de capacitación aprenderán a

manejarla de manera fácil y sin complicaciones y en caso de que exista algún

problema, podrán solucionarlo.

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RestriccionesCada participante del curso de capacitación deberá presentar una identificación,

para avalar que es parte del personal administrativo del Instituto Tecnológico de

Tuxtepec.

El personal que tome el curso de capacitación deberá contar con un equipo de

cómputo que tenga instalada la paquetería de Microsoft Office 2013: Microsoft

Office Word, Microsoft Excel y Microsoft Outlook.

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Contactos y direcciones

Puesto Nombre Dirección Teléfono Correo

Electrónico

Jefe de

Proyecto

Daniela

Gpe.

Balbuena

Saldivar

Fracc. Lomas Altas Calle

Lomas de San Juan no. 23

Tuxtepec, Oax.

2871118967 dani-

[email protected]

Capacitador Osvaldo

Apolinar

González

Calle Pino Suárez no. 151 Col.

Centro, San José Chiltepec,

Oax.

2871107061 [email protected]

om

Analista Andrés G.

Contreras

Antonio

Calzada Víctor Bravo Ahuja s/n

Fracc. Los Ángeles 1era.

Etapa, Tuxtepec Oax.

2878873071 [email protected]

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mailto:[email protected]





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Tipo de proyectoNuestro proyecto será de asesoría, cumpliendo adecuadamente con las

actividades propias de una capacitación.

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Riesgos de no llevar a cabo el proyectoDe no ser posible que se lleve a cabo el proyecto de capacitación para el personal

administrativo, el riesgo de que las actividades de captura, envío, consulta y

distribución de datos sea ineficiente, será mayor. Además, impedirá el desarrollo

de otras actividades, como la inscripción de alumnos, la administración de

recursos, etc.

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Beneficios La institución estará actualizada en el uso de tecnologías de

información.

Sistematización de procesos dentro de la institución.

Agilizar el trabajo manual.

Eficiencia en el servicio por parte del personal administrativo.

Al aprobar el curso, los participantes quedan en condiciones de elaborar

correctamente en Word documentos de texto de mediana complejidad,

realizar cálculos y gráficos a través del manejo de datos en Excel, a

generar y combinar correspondencia en Outlook, y a utilizar con

eficiencia los comandos de uso más frecuente en dichos programas.

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