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Primera Edicin Diciembre del 2002

La Direccin Nacional de Contabilidad Pblica es el Titular del derecho de Autor de la presente obra. Jr. Lampa N277 Lima Telfonos 4266751,4266577 Email: [email protected] Pg. Web: http://cpn.mef.gob.pe

Direccin Nacional de Contabilidad Pblica - DNCP Manual del Usuario SICON 2005

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MANUAL DEL USUARIO Sistema de Integracin Contable de la Nacin S.I.C.O.N.I. INTRODUCCION1. DEFINICION:Sistema informtico desarrollado por la Direccin Nacional de Contabilidad para ser distribuido gratuitamente a las entidades del Sector Pblico, en cumplimiento de lo dispuesto por la Ley 27312 Ley de Gestin de la Cuenta General de la Repblica, Instructivo N 6 Periodicidad de Presentacin de Estados Financieros y Presupuestarios, modificado por la R.C. N 149-2002-EF/93.01 y 184-2005EF/93.11 e Instructivo N 23 Cierre Contable y sus modificatorias, aprobadas con Resolucin de Contadura N 189-2005-EF/93.01. El Software SICON permite el ingreso mensual y generacin de informacin para la presentacin trimestral y de Cierre del ejercicio, de los Estados Financieros, Presupuestales, Anexos e informacin complementaria, para la presentacin y elaboracin de la Cuenta General de la Repblica en forma oportuna, de acuerdo a las disposiciones antes indicadas.

2.

OBJETIVOS:La captura y remisin en medios magnticos de la Informacin Contable Trimestral, Semestral y de Cierre del Ejercicio, de las Municipalidades y Sociedades de Beneficencia Pblica, validados por el Sistema SICON. Informacin Contable, que ser integrada en el Programa SICON, el cual se encuentra desarrollado en ORACLE, generando Estados Financieros y Presupuestarios Consolidados, crendose as un Banco de Datos a disposicin de las Entidades que soliciten informacin, en forma clara, transparente y oportuna.

NUEVAS DISPOSICIONESResolucin N 031-2004-EF/93.01 del Consejo Normativo de Contabilidad, establece suspender el Ajuste Integral de los Estados Financieros por efectos de Inflacin a partir del ejercicio 2005. La Resolucin de Contadura N 149-2002-EF/93.01 establece que las Municipalidades distritales y Sociedades de Beneficencia Pblica cuyos ingresos anuales al 31 de diciembre del ao anterior, sean inferiores a 144 UIT, excepto donaciones e ingresos por endeudamiento, presentarn informacin contable semestral, asimismo, stas entidades efectuarn la Conciliacin del Marco Legal del Presupuesto anualmente. Resolucin de Contadura N 182-2005-EF/93.01, incluyen cuentas subdivisionarias en el listado de Cuentas del Plan Contable Gubernamental (445.13 ROGL y 446.13 ROGL). Resolucin de Contadura N 184-2005-EF/93.01, modifica la R..C. N 143-2001-EF/93.01 Resolucin de Contadura N 189-2005-EF/93.01, adecuacin de los formatos financieros y anexos a los Estados Financieros confortantes del Instructivo N 23-2004-EF/93.11

4.

ALCANCES DEL SICON:En el presente Manual se describen los procedimientos a realizar en el programa SICON para el ing reso de la informacin financiera y presupuestaria para la presentacin de informacin contable para la Cuenta General de la Repblica mediante formatos oficiales aprobados por la Direccin Nacional de Contabilidad. Asimismo, valida la informacin Financiera y Presupuestaria que presentan los Gobiernos Locales y Sociedades de Beneficencia Pblica. 1) INGRESO DE LA INFORMACION FINANCIERA Se deber ingresar la Informacin Financiera en forma mensual, para ello se seleccionar el ao y mes a trabajar. Al cierre del ejercicio se adicionar la informacin contable con los formatos requeridos por el Instructivo N 23 y sus modificatorias. Direccin Nacional de Contabilidad Pblica - DNCP Manual del Usuario SICON 2005 3

El SICON grabar la informacin financiera (F-1 y F-2) de la entidad y su presentacin a la Direccin Nacional de Contabilidad ser en forma Trimestral o Semestral (segn corresponda) debidamente sellados y rubricados por los funcionarios responsables, de acuerdo a lo establecido por la R.C. N 149-2001-EF/93.01 y 184-2005-EF/93.01. Al Cierre del Ejercicio se deber presentar a la DNCP los Estados Financieros (F1, F2, F3 y F4), Anexos, y el Balance Constructivo (HT-1), notas a los Estados Financieros e Informacin Complementaria, en cumplimiento de lo normado en el INSTRUCTIVO N23 y sus modificatorias. Caractersticas del Registro de la Informacin Financiera: Los saldos ajustados del Balance Constructivo al cierre del ao anterior (2004), se transferirn automticamente al Asiento de Apertura (mes de Enero). Registro de los Movimientos Acumulados del Mes: se deber registrar los movimientos del MES en el Balance de Comprobacin. Clculo y registro de los Ajustes Tcnicos Mensuales. Al ingresar al Balance de Comprobacin se generan automticamente los movimientos acumulados en la HOJA DE TRABAJO-HT1 donde se deber complementar la informacin. HOJA DE TRABAJO-HT1 TRIMESTRAL: se genera automticamente al registrar el Balance de Comprobacin Mensual. Se visualiza el Movimiento Acumulado Trimestral obtenido del Balance de Comprobacin. Se debe diferenciar en los Saldos Acumulados Histricos la parte Corriente y No Corriente. Generacin automtica de los Estados Financieros ( F-1 y F-2) a partir de la Hoja de Trabajo - HT1 Mensual. Impresin de los Formatos Normados para ser enviados debidamente firmados y sellados a la DNCP. Antes de la presentacin de la informacin a la Direccin Nacional de Contabilidad, el Contador deber verificar las validaciones que genera el Programa con la finalidad de superar observaciones en la formulacin y presentacin de la informacin contable. 2) INGRESO DE LA INFORMACION PRESUPUESTARIA Se debe ingresar la Informacin Presupuestal Trimestralmente, seleccionando el ao al iniciar SICON. Se debe cumplir lo establecido en las R.C N 184 y 189-2005-EF/93.01. El SICON grabar la informacin de la entidad, la cual deber ser remitida a la DNCP en forma trimestral y/o semestral y al cierre de cada ejercicio. En forma Trimestral: debe enviarse el Formato EP1- Estado de Ejecucin Presupuestaria de Ingresos y Gastos, impreso, sellado y debidamente firmado por los funcionarios responsables. En el Semestre: de acuerdo a lo establecido por la normatividad vigente, las entidades pertenecientes al Gobierno Local y Sociedades de Beneficencia, debern firmar la Hoja de Conciliacin del Marco Legal de Presupuesto (excepto las entidades comprendidas en la R.C. N 149-2002-EF/93.01). Al Cierre del Ejercicio: siguiendo lo establecido en el Instructivo N23 y sus modificatorias, es responsabilidad del Director de Presupuesto y Planificacin (o el que haga sus funciones) la CONCILIACION DEL MARCO LEGAL DEL PRESUPUESTO. Debern ingresar en el Programa SICON los Dispositivos Legales y las Ejecuciones de cada Trimestre y se generar en forma automtica los Estados Presupuestarios: PP1, PP2, EP1, EP2, EP3 y EP4, anexos del PP1, PP,2 y EP-1 los cuales debern ser impresos, sellados y firmados por los funcionarios responsables. Caractersticas del Ingreso de la Informacin Presupuestaria: Elaboracin y registro de las Cadenas Funcionales hasta las Metas del Municipio a trabajar, sobre la base de las Resoluciones de Alcalda aprobadas del Gasto. Registro de los Dispositivos Legales del Trimestre, segn Tipo de Resolucin y su respectivo Detalle a nivel del Ingreso (Fuente de Financiamiento y Clasificador de Ingresos) y Gastos (Cadena Funcional, Fuente de Financiamiento y Clasificador de Gastos). Registro de la Ejecucin Acumulada Trimestral del Ingreso y Gasto. Generacin automtica de los Estados Presupuestales: PP1, PP2, EP1, EP2, EP3, EP4, Hoja de Conciliacin del Marco Legal de Presupuesto, Hojas de Trabajo de las Resoluciones del Ingreso y Gasto. Direccin Nacional de Contabilidad Pblica - DNCP Manual del Usuario SICON 2005 4

Validaciones internas del cruce de informacin SICON, a nivel de la Programacin del Ingreso, Gasto y Ejecucin. Es recomendable dar Reindexar Archivos entrando a la opcin Utilitarios cuando se cuelga la mquina. 3) VALIDACIONES Una de las bondades del Sistema SICON son las validaciones Financieras y Presupuestarias. El Sistema contiene a la fecha ms de 399 validaciones, las cuales cruzan informacin entre los Formatos Financieros, Presupuestales y sus respectivos Anexos. Al salir de cada Formato el Sistema, muestra los errores que deben ser subsanados por el Contador y/o Director de Presupuesto antes de ser grabados en el disquete y ser enviado a DNCP.

II. REQUERIMIENTOS MINIMOS DEL SISTEMALos requerimientos para la instalacin son los siguientes: Computador , se recomienda Pentium /Sistema Operativo Windows 95 98 Memoria RAM 16 Mb /Espacio en disco duro de 25 Mb aproximadamente Area del escritorio de Windows: 800 por 600 pixeles Para impresin: Impresora Lser o Impresora EPSON de carril Ancho, se debe imprimir en HOJA A4

Nota: si el Monitor no tiene la configuracin correcta se ver distorsionado la figura del SICON. III. INSTALACION DEL SICON Si tiene instalado una versin anterior del SICON, Se recomienda renombrar la carpeta antes de su instalacin: Seleccionar el explorador de WINDOWS Ubicar el archivo CPN Con el clik derecho del mouse seleccionar cambiar de nombre Renombrar CPN (CPN 2005) Y finalmente instalar el SICON 2005 Insertar el disquete # 1 (programas) en el drive A:> Hacer CLICK en el botn Inicio de Windows y seleccione la opcin Ejecutar En el recuadro Ejecutar, digitar Instalar.exe del disco # 1 del Sicon, CLICK sobre el botn Aceptar El sistema le pedir que ingrese el disco # 2, # 3 Se crea la carpeta CPN

IV. INICIANDO UNA SESION DE TRABAJOEn el escritorio de Windows dar doble CLICK sobre el Icono SICON

Seleccionar Entidad o Pliego.- en el recuadro Entidad se presentan opciones que podr elegir haciendo CLICK sobre una de ellas: Cdigo.- ingresar el cdigo de la entidad y ENTER. Entidad.- ingresar el nombre del pliego y hacer CLICK en el botn filtrar. Abreviacin.- ingresar la abreviatura (siglas) de la entidad y luego hacer CLICK en el botn filtrar. Ubigeo.- se activan 03 listas desplegables por ubicacin geogrfica, en el siguiente orden (Departamento, Provincia y Distrito).

Luego en el recuadro inferior hacer CLICK sobre el nombre de la entidad seleccionada en la cuadricula y otro CLICK sobre el botn Continuar. Seguidamente se presenta una ventana para confirmar la seleccin de la entidad sobre el botn Aceptar , presentando el Men Principal. El Men Principal presenta 7 opciones que se detallan a continuacin: UTILITARIOS

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INFORMACION FINANCIERA INFORMACION PRESUPUESTARIA INFORMACIN COMPLEMENTARIA (Se habilita solo al cierre de cada ejercicio) VASO DE LECHE CONSUCODE BASE DE DATOS PARA C.P.N.

V. UTILITARIOSPresenta una ventana con las siguientes opciones: REINDEXAR ARCHIVOS: Esta opcin sirve para restaurar los ndices de los Archivos perdidos al colgarse el Equipo o se presentara alguna anormalidad al procesar el Mdulo de Presupuesto. Recuperar Backup de Presupuesto.- En el caso de perder su informacin presupuestal, tiene la opcin de poder recuperarla en un lapso de 03 minutos. Lista de Meses Ingresados.- permite visualizar los registros financieros por mes. Opciones de Impresin.- permite configurar la impresora a ser utilizada, eligiendo el tamao de papel a utilizar (A4) y la orientacin del formato a imprimir (horizontal vertical). Se recomienda utilizar esta opcin, solo si desea cambiar la impresora que por defecto utiliza Windows. Datos de la entidad.- esta ventana permite ingresar el Directorio de la entidad, el mismo que deber ser actualizado para la presentacin de informacin anual y acompaar una hoja impresa en la carpeta. Salir.- permite salir del sistema (SICON).

VI. INGRESO DE LA INFORMACION FINANCIERAPresenta 8 opciones a eleccin del usuario donde ingresa la informacin financiera mensual y del Cierre del Ejercicio. Para poder ingresar la Informacin Financiera debe seguir los siguientes pasos: INICIALIZAR AO Y MES.- Permite seleccionar el ao y mes para el ingreso de la informacin financiera. Este es el primer paso que el usuario deber seguir cada vez que ejecute el SICON. Si se omitiera esta opcin el sistema elegir por defecto el ao del sistema y el primer mes. Al seleccionar el mes de Enero la entidad podr transferir la informacin del ao anterior que corresponde al asiento de apertura, el mismo que deber ser verificado y luego reclasificar los montos corrientes y no corrientes para la ubicacin de los saldos en el Balance General. Asimismo, al seleccionar cierre del ejercicio el Contador puede transferir informacin del ejercicio anterior y obtener la informacin comparativa debidamente reexpresada del F-1,F-2,F-3 y F-4 comparativos; as como trasladar los saldos iniciales de los anexos financieros. HOJAS DE TRABAJO.- Esta opcin permitir ingresar datos al asiento de Apertura, Balance de Comprobacin y la Hoja de Trabajo para poder generar los Estados Financieros F1 y F2. 1. ASIENTO DE APERTURA (activado slo para el mes de Enero y Cierre de cada ejercicio).Permite registrar los saldos de apertura del Ejercicio a siete dgitos diferenciando la Parte Corriente y No Corriente de las cuentas que el programa solicite (cuentas corrientes y no corrientes del Balance General), si no se especifica los importes, el sistema asume por defecto montos corrientes. Los saldos de apertura se mostrarn en las columnas de saldos anteriores en el Balance de Comprobacin del mes de Enero, as como en las columnas del Asiento Referencial de Apertura en el Balance Constructivo HT-1 y para la elaboracin del Balance General al final del Ejercicio. En la ventana del Asiento de Apertura se muestran las Cuentas y Divisionarias al dar doble CLICK en la divisionaria seleccionada y haciendo CLICK sobre el botn Ingresar podr registrar el Importe DEUDOR o ACREEDOR del Asiento de Apertura en las columnas de color blanco. Se debe registrar los montos del ACM en las divisionarias que dieron origen (asientos contables). Para borrar una divisionaria registrada hacer CLICK sobre la divisionaria y luego otro CLICK en el botn Eliminar.. Al salir de la ventana del Asiento de Apertura los montos se trasladan automticamente al Balance de Comprobacin y a la HOJA DE TRABAJO-HT1, retornando al men principal.

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El Asiento de Apertura permite extraer los Saldos de las Cuentas Patrimoniales y las Cuentas de Orden del Balance Constructivo del Ejercicio Anterior, permitindole modificarlas si fuera necesario. Tener presente que las divisionarias sern reclasificadas como Corriente. 2. BALANCE DE COMPROBACION.- El presente formato permite registrar los importes del Movimiento Acumulado Mensual del mes seleccionado en las columnas del Debe y/ Haber. La ventana presenta la lista de cuentas y sus respectivas divisionarias, donde al seleccionar la primera muestra el listado de sus divisionarias, las mismas que se incorporan al Balance de Comprobacin dando doble click en la divisionaria seleccionada o dando click en el botn ingresar. Si desea borrar una divisionaria debe seleccionar la cuadricula con un CLICK y luego otro CLICK sobre el botn Eliminar. Al final de la cuadricula se presentan los Totales por Columnas. En la parte final de la ventana se presentan iconos que permiten ver los Saldos Acumulados del Mes ,Cta. No GL/SB y la opcin de Imprimir el Balance de Comprobacin. El icono Cta. No GL/SB lo detallaremos en la Hoja de Trabajo. Al salir del Balance de Comprobacin las columnas de los Movimientos Acumulados se trasladan a los Movimientos Acumulados de la HOJA DE TRABAJO HT1 Mensual. Los importes de las columnas de Saldos Acumulados se trasladan a las columnas del Saldo Mes Anterior del siguiente mes en el Balance de Comprobacin. 3. HOJA DE TRABAJO HT-1 En la ventana de la Hoja de Trabajo se deben registrar las siguientes columnas para la elaboracin de los Estados Financieros Mensuales (F1 y F2) y Cierre del Ejercicio. HOJA DE TRABAJO - HT1

Presenta los siguientes marcos de pgina: 1) MOVIMIENTOS ACUMULADOS: Ingresando los datos en el Balance de Comprobacin del mes, automticamente se acumula en las columnas de Movimientos Acumulados de la Hoja de Trabajo-HT1 (de enero a diciembre). Se revisa la naturaleza de los Saldos Acumulados y se efectan los anlisis correspondientes, a fin de regularizar aquellos saldos que por error u omisin presenten saldos contrarios a su naturaleza y cuentas que no son de uso de los Gobiernos Locales y/o 7 Direccin Nacional de Contabilidad Pblica - DNCP Manual del Usuario SICON 2005

Sociedades de Beneficencia Pblicas los mismos que debern ser regularizados en el Balance de Comprobacin del ltimo mes del periodo. 2) AJUSTES Y REGULARIZACIONES PATRIMONIALES: Permite ingresar los traslados entre cuentas patrimoniales y capitalizaciones al Cierre del Ejercicio. 3) RECLASIFICACION PARA EFECTOS DE PRESENTACION DEL F1: En la columna de reclasificacin para efectos de presentacin del F-1, debern presentar la Reclasificacin de los Encargos Recibidos, el Crdito Fiscal, Adelantos por Tiempos de Servicios y Depsitos Sujetos a Restriccin (43/104.10,38),(389/401.04), (47/171.03) y (389/107) de acuerdo a lo establecido en el Plan Contable Gubernamental. Permite reclasificar trimestralmente el saldo de la cuenta 30 Transferencias y Remesas de Capital Recibidas para su presentacin en la cuenta 56 Hacienda Nacional Adicional y otros traslados entre cuentas patrimoniales. 4) SALDOS HISTORICOS: La pestaa Saldos Histricos muestra el saldo de las cuentas que debern ser reclasificadas en parte corrientes y no corrientes para su adecuada distribucin en el Balance General. GENERACION DE LOS ESTADOS FINANCIEROS La Hoja de Trabajo, presenta en la parte inferior iconos que a continuacin se detallan: Ingreso de Datos de las Cuentas 10 y 19. - En esta ventana se debe ingresar los importes de las cuentas corrientes bancarias que presentan sobregiro bancario al Trimestre y al Cierre del Ejercicio. As mismo, se ingresa los saldos de las provisiones para Cuentas de Cobranza Dudosa, de Cuentas por Cobrar y de Otras Cuentas por Cobrar, teniendo en cuenta las divisionarias de la cuenta 19 Provisin para Cuentas de Cobranza Dudosa.

Tambin se debe especificar la Parte Corriente y No Corriente de la cuenta 19 Provisin para Cuentas de Cobranza Dudosa, desagregando las provisiones de Cuentas por Cobrar 19.101, 19.201 y Otras Cuentas por Cobrar 19.102, 19.103 (el registro deber ser con signo positivo), estos montos se reflejarn en el Activo Corriente y No Corriente del Balance General despus de generar los Estados Financieros en la Hoja de Trabajo - HT1.

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La primera columna Valor Histrico Anterior se activar solo cuando seleccione el Cierre del Ejercicio, donde deber registrar el importe correspondiente al perodo anterior en el Sobregiro Bancario y la Provisin para Cuentas de Cobranza Dudosa.

Cuentas que No son Uso de los Gobiernos Locales y Sociedades de Beneficencia (Cta. No GL/SB). - esta ventana presenta dos cuadriculas, en donde la primera muestra todas las cuentas y divisionarias que no son uso de los Gobiernos Locales y Sociedades de Beneficencia que debern ser reclasificadas a cuentas equivalentes y la segunda cuadricula presenta descuadre de las columnas Debe y/o Haber por tipos de cuentas entre las Cuentas Financieras, Presupuestales y las de Orden, donde se podr generar los Estados Financieros siempre y cuando estn las cuentas equilibradas. Para generar automticamente los ESTADOS FINANCIEROS dar un CLICK en el Icono F1 y F2, se obtiene el Balance General (F-1) y el Estado de Gestin (F-2), al finalizar el proceso retorna al men principal. Tener presente que antes de generar los Estados Financieros debe haber registrado previamente los montos en la ventana de Especificacin de las Cuentas 10, 19, Reclasificacin de las Cuentas en Contra de su Naturaleza y Cuentas que No pertenecen a los Gobiernos Locales y Sociedades de Beneficencia de la Hoja de Trabajo HT-1. Para imprimir el formato hacer CLICK con el mouse sobre la opcin Balance Constructivo Hoja de Trabajo F1, F2 presentando el tipo de hoja a seleccionar, puede elegir el tamao A4 o A3, luego hacer CLICK en el botn Vista Preliminar Imprimir Reporte. BALANCE GENERAL (F-1).- Se presenta en pantalla el Formato F-1 (Activo) generado automticamente por el Balance Constructivo, las cantidades que se presentan de color rojo son valores automticos y representan totales. En el caso de que el Activo y Pasivo se encuentren equilibrados, el sistema no permite ningn cambio en las cuentas. Para visualizar el Pasivo y Patrimonio generado tambin por el HT-1, hacer un CLICK con el mouse sobre el botn Pasivo. El botn Reporte mostrar una vista preliminar del formulario a ser impreso. Al salir de cada formato financiero se presenta una ventana de Validacin, donde se muestran los errores de cuadre y observaciones que tiene la informacin contable de la entidad, presentando los formatos de origen, destino, descripcin, cuentas gubernamentales, tipo de validacin e importes respectivos. Si la ventana se presenta en blanco el cruce de la informacin entre los formatos financieros es correcto.

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ESTADO DE GESTION (F-2).- El Estado de Gestin, se genera automticamente por el Balance Constructivo. Solo para el Cierre del Ejercicio el formato de Estado de Gestin (F-2) se presenta comparativo con el ao anterior.

4. REPORTES.presenta 04 opciones: Formatos Financieros, Reportes Financieros, Validacin de Cuadre y Plan de Cuentas. 5. RESTAURAR FORMATOS.- se utiliza en caso de que algunos estados financieros y anexos se presenten daados, se puede restaurar el formato para su posterior registro. Direccin Nacional de Contabilidad Pblica - DNCP Manual del Usuario SICON 2005 10

CIERRE DEL EJERCICIOEl Contador deber ingresar al cierre del ejercicio el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto (F-3), Estado de Flujos de Efectivo (F-4) y los respectivos Anexos Financieros: AF-1 Inversiones, AF-2 Inmuebles Maquinaria y Equipo, AF-2A Infraestructura Pblica, AF-3 Depreciacin Agotamiento y Amortizacin Acumulada, AF-4 Otras Cuentas del Activo, AF-5 Provisin para Beneficios Sociales, AF-6 Ingresos Diferidos, AF-7 Hacienda Nacional Adicional, AF-8 Transferencias Recibidas por los Gobiernos Locales y Sociedades de Beneficencia Pblica, AF-9 Consolidacin con la Direccin Nacional de Tesoro Pblico por los recursos recibidos y entregados (solo para entidades inmersas dentro del mbito de la Directiva N 013-2005EF/77.15 Directiva de Tesorera para Gobiernos Locales) AF-10 Declaracin Jurada, AF-11 Relacin de Funcionarios a firmar los Estados Financieros y Presupuestarios, AF-12 Transferencias Corrientes Recibidas, AF-13 Transferencias Corrientes Otorgadas y Reporte de Saldos Por Operaciones Vinculadas entre Unidades del Sector Pblico.

VII INGRESO DE LA INFORMACION PRESUPUESTARIAPara el ingreso de la Informacin Presupuestaria se deben tener en cuenta tres (3) puntos necesarios: Elaboracin e ingreso de las Secuencias Funcionales, registro de los Dispositivos Legales del Ingreso y Gasto e ingreso de la Ejecucin.

Pasos a seguir para el ingreso de la Informacin Presupuestaria: 1. REGISTRO DE LAS SECUENCIAS FUNCIONALES DE LA ENTIDAD (NEMONICOS) Secuencia Funcional = Funcin+Programa+SubPrograma+Actividad/Proyecto+MetaCada Entidad ingresar sus Cadenas Funcionales Programticas, las cuales estn compuestas por la Funcin+Programa+SubPrograma+Actividad/Proyecto, luego ingresan sus respectivas Metas para crear las Secuencias Funcionales Nemnicos. Se debe registrar las Metas seleccionando la siguiente opcin: 1.1 REGISTRO DE LAS METAS Ingresar en SICON las Metas de la Entidad por cada Cadena Funcional Programtica segn sus Dispositivos Legales: Veamos el ejemplo: - Funcin = 03 ADMINISTRACION Y PLANEAMIENTO - Programa = 003 ADMINISTRACION - SubPrograma = 0006 ADMINISTRACION GENERAL - Actividad/Proyecto = 200132 CONSTRUC. Y REHABILITACION DE INSTALACIONES META 1 = 00001 ESTUDIO PARA LA AMPLIACION DEL PALACIO MUNICIPAL META 2 = 00002 CONSTRUCCION DE LA AMPLIACION DEL PALACIO MUNICIPAL Se debe ingresar las dos (2) Metas de la Cadena Funcional 03.003.0006.200132. Luego seguir los siguientes pasos: 1) 2) 3) 4) 5) Seleccionar la Cadena Funcional. Presionar el botn Insertar Meta, se genera en forma automtica el cdigo de la Meta que viene a ser el correlativo por Cadena Funcional. Digitar la descripcin de la Meta o la Finalidad y grabar presionando el botn Grabar. Una vez digitado la 1era.Meta se procede a ingresar la 2da.Meta de igual manera. Ya ingresadas las dos (2) Metas, se selecciona la Meta deseada de la Ventana Metas por Cadena Funcional y se presiona el botn Grabar (Nemnico) de la Ventana Secuencia Funcional, se genera automticamente el Nemnico o Secuencia Funcional de la entidad. Debe grabar una por una. 11

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En la ventana Secuencia Funcional se ha creado el botn Modificar Nemnico, el cual permite al usuario modificar la informacin presupuestaria registrada. Se han creado los conos: Unidad de Medida, Cant. PIA, Cant. PIM y Cant. Ejec.

1.2 REGISTRO DE UNA NUEVA ACTIVIDAD Y/O PROYECTO: Si la Entidad tiene una nueva ACTIVIDAD PROYECTO que no figura en la Estructura Funcional Programtica autorizada por la DNPP, se debe ingresar en el Sistema la nueva Actividad / Proyecto segn sea el caso, seleccionando la opcin Mantenimiento de Actividad /Proyecto. Pasos a seguir: 1) Seleccionar el botn Actividad/ Proyecto segn el caso. 2) Ud. puede consultar el Catlogo General de la Actividad/Proyecto de tres formas: digitando la Letra en Consulta, el cdigo o una palabra de la Descripcin de la Actividad/Proyecto ms significativa. Ejemplo Implementacin del Sistema Catastral, se digita la letra I. 3) Al no ubicar la Actividad Proyecto en consulta se procede a crearlo presionando el botn Insertar Proyecto. 4) Digitar la descripcin del nuevo Proyecto en el recuadro color amarillo y se grabar presionando el botn Grabar Proyecto con el cdigo 2CP001. 5) Seleccionar la Cadena Funcional hasta Subprograma 17.058.0163 en la Ventana Cadena Func. DNPP y a la vez haber seleccionado el nuevo Proyecto registrado 2CP001. 6) Para poder integrarlo a la nueva Cadena Funcional, se presiona el botn Grabar e inmediatamente se cre la nueva Cadena Funcional 17.058.0163.2CP001 7) Debe retornar a la Ventana de Metas 1.1 para registrar lo que corresponde al nuevo Proyecto.

1.3 REGISTRO DE UNA NUEVA CADENA FUNCIONAL HASTA SUBPROGRAMA Si se presentara el caso que sera muy remoto de requerir una Cadena Funcional al nivel de Subprograma que no figure en la Tabla de la DNPP debe seguir los pasos: 1) Seleccionar la Funcin 2) Seleccionar el Programa 3) Seleccionar el Subprograma 4) Una vez habiendo seleccionado la Funcin, Programa, Subprograma, dar CLICK en Grabar. Luego proceder a ingresar la Actividad /Proyecto y en consecuencia la Meta en las ventanas 1.2 y 1.1. Respectivamente.

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Luego de haber ingresado la nueva CADENA FUNCIONAL debe relacionarlo a una ACTIVIDAD/PROYECTO y por ltimo debe crear sus Metas a la nueva Cadena Funcional hasta crear los Nemnicos o SECUENCIAS FUNCIONALES para la ENTIDAD.

REGISTRO DE LOS DISPOSITIVOS LEGALESPara el registro de los Dispositivos Legales de la Entidad de Ingresos y Gastos se debe seleccionar la opcin Registro de Dispositivos Legales. Para registrar el Presupuesto de Ingresos y Gastos debe seguir los siguientes pasos: 1) Al ingresar una nueva Resolucin, hacer CLICK en el botn Nueva Resolucin y se activarn campos de color blanco. 2) Seleccionar el Trimestre de la lista desplegable a trabajar. 3) Seleccionar el Dispositivo Legal. 4) Seleccionar el Tipo de Resolucin. 5) Digitar el Monto Total de la Resolucin 6) Digitar el Nmero de Resolucin 7) Digitar la Fecha de Resolucin 8) Marcar la indicacin de ser una Resolucin regularizada (en el caso que haya sido creada fuera del Trimestre) 9) Digitar la descripcin de la Resolucin ingresada. 10) Para grabar lo digitado presionar el botn Grabar y aparecern en la parte superior de la ventana los datos de la Resolucin registrada. 11) Paso siguiente ingresar el Detalle de cada Resolucin registrada. Presionando el botn Detalle. 12) Para borrar una Resolucin y todo su Detalle deber presionar el botn Eliminar Resolucin y para corregir datos ( como: Tipo de Resolucin, Monto Total de la Resolucin, Nmero de Resolucin, Fecha de Resolucin) deber hacer CLICK sobre el botn Modificar Resolucin y presionar el botn Grabar. 13) Para visualizar, Ingresar o Modificar el Detalle de la Resolucin deber hace CLICK sobre el botn Detalle. Si desea retornar a la ventana del Men Principal hacer CLICK sobre el botn Salir 14) Dependiendo del Tipo de Registro (Ingresos Gastos) que seleccione, se presentarn 2 procedimientos del registro de detalle de la Resolucin. Si en la ventana de Registro de Dispositivos Legales selecciona el Dispositivo Legal de Anulaciones y/o Crditos, el campo de monto total se presenta desactivado. REGISTRO DEL DETALLE DE LAS RESOLUCIONES DE INGRESOS: Una vez ingresado los datos generales del Dispositivo Legal como son: Presupuesto Autorizado Inicial,Modificaciones (ampliaciones y anulaciones y/o crditos presupuestarios). Para el registro del Detalle de Ingresos de la siguiente Resolucin, el pliego deber seguir el siguiente procedimiento: Para ingresar un nuevo registro de Ingresos de la Resolucin, deber hacer CLICK sobre el botn Insertar Detalle. 2) Por defecto el cursor se ubica en la Fte, de Fto. al presionar la tecla de funcin F1, se mostrara una ventana con Fuentes de Financiamientos y sus respectivos Clasificadores de Ingresos relacionados Normados por la DNPP para los Municipios. 3) Al seleccionar la Fuente de Financiamiento. y su respectivo Clasificador de Ingresos en forma automtica se desplegan los cdigos y la descripcin de la Fte.Fto, Categora del Ingreso, Grupo, Especfica y la Sub Especfica en la ventana, donde ingresara el Importe del Ingreso. 4) Nota: En el caso que se presentara un nuevo Clasificador que no aparece al dar F1con la respectiva Fte.Fto. la Entidad tiene la opcin de seleccionar la Fte.Fto. e ingresar el Clasificador en forma similar al SICON 2000, es decir digitar la Categora, Grupo, Especfica y SubEspecfica. Por ltimo el cursor se ubica en el campo Monto, donde digitar el importe de la Sub Especifica del Ingreso y luego se presiona el botn Grabar. 5) Nota: Si la suma de los importes del Detalle de Ingresos excede el Monto Total de la Resolucin el sistema le presentar un mensaje: El Marco Presupuestal excede lo permitido. Tener presente que el registro de los importes es positivo, el sistema asume el signo segn corresponda. 6) Si desea borrar o cambiar el detalle de Ingresos de la Resolucin utilice el botn Eliminar Detalle o Modificar Detalle respectivamente. Para retornar a la ventana de Resoluciones Mensuales un CLICK sobre el botn de flecha azul. 13 1)

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REGISTRO DEL DETALLE DE LAS RESOLUCIONES DE GASTOS.Luego de haber ingresado los datos generales del Dispositivo Legal y el Detalle de Ingresos procedern a registrar el Detalle de Gastos. Presenta la Cadena Funcional, Fuente de Financiamiento y el Clasificador de Gastos. Deber seguir el siguiente Procedimiento: Para el registro del DETALLE DE GASTOS de la Resolucin que se est trabajando se debe hacer CLICK sobre el botn Insertar Detalle. Se ubica el cursor en el Nemnico, presionando F1 aparece una ventana mostrando las Cadenas Funcionales de la Entidad previamente ingresadas, por lo tanto se tiene que seleccionar la Meta que desea trabajar y para ello se posesiona el cursor sobre la Meta seleccionada y click en el botn Aceptar. Al seleccionar la Cadena funcional en forma automtica se llena la Funcin, Programa, Subprograma, Actividad/Proyecto hasta la META de la Cadena Funcional. En el caso que al dar el F1 no aparece la Meta a trabajar entonces debe ir a la 1era.opcin para matricular la META a trabajar, debe registrar la Cadena Funcional Programtica. 2) El cursor se ubica en la Fuente de Financiamiento y presionando la tecla de funcin F1 se presenta una ventana con todas las Fuentes de Financiamiento, se debe seleccionar y presionar el botn Aceptar. 3) De igual manera que en el Clasificador de Ingresos debe seleccionar primero la Categora del Gasto, Grupo, Modalidad y la Especfica del Gasto, presionando F1. 4) Por ltimo el cursor se ubica en el campo del Monto donde ingresar el Importe a nivel Especifica del Gasto y al presionar el botn Grabar recin se guardar la informacin del Detalle del Gasto 5) Si la suma de los importes del detalle de Gastos excede al Monto Total de la Resolucin el sistema le presentar un mensaje: Que el Marco Presupuestal excede lo permitido. Se debe tener en cuenta que el registro de los Importes debe ser positivo, el sistema asume el signo segn corresponda. 6) 7) Si desea borrar y/o corregir algn detalle utilice el botn Eliminar Detalle y/o Modificar Detalle respectivamente. Para retornar a la ventana de Resoluciones Trimestrales dar un CLICK sobre el botn de flecha azul Al salir del Registro de Dispositivos Legales se presenta una ventana de VALIDACIONES donde muestra los errores de las resoluciones por fuentes de financiamiento que se han registrado, presentando los Ingresos (I) y Gastos (G), descripcin, importes y en mensajes el nmero de la resolucin que presenta diferencia entre sus Ingresos y/o Egresos. Si la ventana se presenta en blanco el cruce de la informacin entre los formatos presupuestales es correcto. Al terminar de ingresar la programacin del Presupuesto debe presionar el botn Refrescar Datos antes de registrar la EJECUCION DE INGRESOS y/o GASTOS. 1)

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3.

REGISTRO DE LA EJECUCION DEL PRESUPUESTO DE INGRESOS Y GASTOSSe debe registrar en el SICON las Ejecuciones Acumuladas TRIMESTRALES a nivel de la Cadena Funcional hasta la Meta de la Entidad. Debe presionar el botn Refrescar Datos en el Men de Dispositivos Legales antes de pasar a registrar las Ejecuciones. Para ingresar las Ejecuciones deber seguir los siguientes pasos: Se selecciona el Periodo y en forma automtica aparecen los Montos ingresados de la Programacin tanto del Ingreso como del Gasto. Se selecciona la Fuente de Financiamiento y el clasificador de ingreso para registrar el Monto de la Ejecucin del Ingreso en la columna Ejecucin de color blanco. Segn figura.

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En forma similar para registrar el Gasto se ubica en el registro de la Cadena Funcional, Fte.Fto. y el Clasificador de Gastos, se digita el Monto correspondiente a la Ejecucin del Gasto en la columna de color blanco. 2) Para registrar una Ejecucin de Ingresos y/o Gastos que no presente Marco Presupuestal, se presionar el botn Nuevo Detalle y procede a seleccionar la Meta, la Fte. de Fto., el Clasificador de Gastos y el Monto de la ejecucin, luego hacer CLICK sobre botn Grabar. Para borrar un Monto de la Ejecucin slo debe dirigirse a la columna blanco. Para algn reclculo en la totalizacin de la Ejecucin se presionar en el botn Refresh 5) Ser puede hacer una serie de Consultas de la Ejecucin, el Sistema totaliza por Fte. de Fto, debe seleccionar la Fuente, totaliza slo de la Fte. de Fto seleccionada. Se puede consultar por Secuencia Funcional, presionar F1 y elegir la Meta a consultar. 7) En la ventana Registro de Ejecucin se ha incorporado un icono imprimir, que permite conocer los saldos presupuestarios de los ingresos y gastos para el control de la ejecucin y el marco presupuestal. Al salir de la Ejecucin aparece una Ventana con opciones de Reportes de Validaciones.

1)

4.

REPORTES PRESUPUESTALESPara generar los Reportes Presupuestales se debe seleccionar la opcin Formatos Presupuestales y Reportes Diversos, asimismo, el Programa tiene la opcin de generar Reportes de Evaluacin Presupuestaria a manera de complemento de sta Informacin. Presenta a su vez cuatro opciones:

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FORMATOS PRESUPUESTALES Con esta opcin se puede imprimir todos los Estados Presupuestarios y sus respectivos anexos para la presentacin de informacin a la Contadura. Debe para ello Seleccionar el Periodo, el tipo de Reporte y presionar el botn Reporte 1) 2) HOJA DE CONCILIACION DEL MARCO LEGAL DE PRESUPUESTO: Luego de haber ingresado todos los Dispositivos Legales puede imprimir en forma Semestral y Anual, de acuerdo a lo establecido en las Resoluciones N 184-2005-EF/93.01. ESTADOS PRESUPUESTARIOS: Pueden imprimirse los Formatos PP1 (anexo), PP2 (anexo), EP1 (anexos), EP2,EP3 y EP4.

3) REPORTES DIVERSOS Por esta opcin podemos imprimir diversos Reportes de Tablas de Presupuesto como son: El Clasificador de Ingresos, El Clasificador de Gastos y las Cadenas Funcionales

INFOMACIN COMPLEMENTARIA: Esta informacin solo es acezada al cierre de cada ejercicio. El sistema muestra una ventana como la que sigue:

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VIII RECOMENDACIONES SOBRE EL MANEJO DEL SICON1) Si tiene en su computadora el SICON 2001 2002 2003 y 2004 y desea instalar el 2005 debe primero grabar la informacin de la entidad (Financiera y Presupuestal) en un disco, luego por seguridad renombrar la carpeta CPN. Al Instalar los disquetes del SICON, creara una nueva Carpeta CPN. Cuando est trabajando con el Programa SICON y ocurriera cualquier desperfecto, el usuario deber reiniciar el equipo y volver a ingresar al Sistema SICON, activando REINDEXAR ARCHIVOS, que se ubica en la opcin Utilitarios. Si est trabajando la informacin Financiera y no cuadra el Balance General (F-1), debe imprimir el Reporte de Cuentas Contrarias a su naturaleza, y el Reporte de Cuentas que no son de Uso de los Gobiernos Locales y/o Sociedades de Beneficencia con el fin de ubicar los errores que pudieran existir en el ingreso de datos. Para generar Balance General no olvide ingresar los Sobregiros Bancarios y las Provisiones para Cuentas de Cobranza Dudosa diferenciando su posicin en el Activo corriente o Activo No Corriente del Balance General. Si al ingresar al Mdulo Financiero encontrara un Formato daado o incompleto, deber seleccionar el formato a restaurar a travs de la opcin Restaurar Formatos (F-1,F-2,F-3,F-4, y anexos) Si se presentara algn desperfecto y no puede grabar la informacin en el Diskete, la Informacin Financiera debe grabarse en el diskete a travs del Explorador de Windows: C:\CPN\BASEDATO\FINANCIERO\{cdigo-de-entidad}\*.* y para la informacin presupuestaria la ruta a seguir es: C:\CPN\BASEDATO\PRESUPUESTO\{cdigode-entidad}\*.* Para el ingreso de datos de las resoluciones la entidad no podr ingresar en la ventana registro de Dispositivos Legales un mismo nmero de Resolucin para dos tipos distintos de modificaciones presupuestales (ampliaciones y anulaciones y/o crditos presupuestarios). Para el caso de las Municipalidades consignadas en el Anexo N 5 de la Directiva de Tesorera para Gobiernos Locales, correspondiente al ao fiscal 2005, deben consignar para efectos de presentacin lo siguiente: En el Estado de Programacin del Presupuesto de Ingresos (PP-1), consignar el importe que presenta el Estado de Programacin del Presupuesto de Gastos (PP-2), en la misma fuente de financiamiento. (ROGL) En el Estado de Ejecucin Presupuestaria de Ingresos y Gastos (EP-1), mostrar en forma referencial como ingresos, el importe total obtenido en la ejecucin de gastos de la fuente de financiamiento 17. Recursos Ordinarios Para Gobiernos Locales.

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X ENVIO DE INFORMACION EN DISQUETE PARA DNCP.Una vez ingresada la Informacin Financiera y Presupuestaria en el SICON, la Entidad debe revisar las validaciones, corregirlas y recin grabar la Informacin Contable para enviarla a la DNCP acompaada de la carpeta que contiene los Estados Financieros y Presupuestarios debidamente sellados y firmados. Para grabar el disquete para la DNCP debe seleccionar la opcin Base de Datos para CPN. El envo del disquete podr ser a travs de las Oficinas de Correo Serpost o por correo electrnico, simultneamente deber remitir la Carpeta. BASE DE DATOS PARA CPN: presenta 04 opciones

Grabar Base de Datos para CPN- permite grabar la Informacin Contable sin errores para CPN, enArchivos con extensin ZIP. Usted puede grabar en un slo disquete la parte Financiera y la parte Presupuestaria. Para grabar la parte PRESUPUESTARIA debe presionar el botn Presupuesto y el botn Aceptar Para grabar la parte FINANCIERA debe presionar el botn Financiero y el botn Aceptar

Para el Cierre del Ejercicio: Debe grabar y enviar por completo la Informacin Financiera y Presupuestal a Direccin Nacional de Contabilidad (carpeta + disco). En el caso de faltar solo una de ellas ser considerado OMISO.

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Subir Base de Datos de Disquete.- Sube los datos de un disquete al SICON de la Computadora, recupera lainformacin contable grabada en disquete por la entidad seleccionando el Ao.

Generar Copia para la Entidad.- permite grabar la Informacin Contable con errores para uso de laentidad a fin de poder trasladar la informacin de un equipo a otro.

Informes y/o Consultas:Pgina WEB: http://cpn.mef.gob.pe Para obtener los instaladores del SICON actualizado o solo el archivo ejecutable. Telfonos: SICON Informacin Contable 426-6751 426-6577

Para envo de informacin de SICON:Correo Electrnico: [email protected]

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