magyar államvasutak zártkörűen működő …elrendelt, a társaság tevékenységével...

27. szám 126. évfolyam 2011. december 16.

Utasítás

7/2011. (XII. 16. MÁV Ért. 27.) GÁVIGH számú gazdasági általá-nos vezérigazgató-helyettesi utasítás a külföldi kiküldetéshez bizto-sított útielőlegek elszámolásáról.

egyéb közlemények:

A MÁV Zrt. Alapító Okirata

7/2011. (XII. 16. MÁV ÉRT. 27.) GÁVIGHszÁMú GAzdAsÁGI ÁLTALÁnOs

VezÉRIGAzGATó-HeLyeTTesI UTAsíTÁs A küLföLdI kIküLdeTÉsHez bIzTOsíTOTT úTIeLőLeGek

eLszÁMOLÁsÁRóL

1.0. Az UTAsíTÁs CÉLJA

Jelen utasítás célja:• az ideiglenes külföldi kiküldetésben résztvevők szá-mára devizában biztosított útielőlegek juttatásának éselszámolási rendjének meghatározása, valamint • a külföldi kiküldetésekkel kapcsolatos feladatok ellá-tására az érintett leányvállalatokkal kötött megbízásiszerződések alapján a szerződéssel kapcsolatos teljesí-tések kiszámlázásának és • a leányvállalatoknál a számla befogadásának szabá-lyozása.

2.0. HATÁLy És feLeLőssÉG MeGHATÁRO-zÁsA

2.1. Az utasítás szervezeti és személyi hatálya

Az utasítás személyi (nem szervezeti) hatálya kiterjeda MÁV Zrt. – és alapítói, illetve közgyűlési határozat-ban kiadott kötelezés alapján – a MÁV-START Zrt., aMÁV-TRAKCIÓ Zrt. és a MÁV-GÉPÉSZET Zrt. vala-mennyi szervezeti egységére, és valamennyi munkavál-lalójára, akiknek a kiküldetése a társaságok belsőszabályozásának megfelelően engedélyezésre került.Nem terjed ki személyi hatálya azon munkavállalókra,akik a Magyar Köztársaság határát munkavégzés céljá-ból határátlépési igazolvánnyal lépi át.

2.2. Az utasítás tárgyi hatálya

Az utasítás tárgyi hatálya kiterjed a MÁV Zrt. munka-vállalói részére, valamint – alapítói, illetve közgyűlésihatározatban kiadott kötelezés alapján – a MÁV-STARTZrt., a MÁV-TRAKCIÓ Zrt. és a MÁV-GÉPÉSZETZrt. munkavállalónak kiküldetéséhez biztosított úti elő-legek elszámolásának feltételeire, valamint a MÁV Zrt.

ÉRTESÍTŐmagyar államvasutak zártkörűen működő részvénytársaság

TARTALOM

Utasítások

Oldal

1821

1837

által a a MÁV-START Zrt., a MÁV-TRAKCIÓ Zrt. ésa MÁV-GÉPÉSZET Zrt. felé nyújtott szolgáltatásokkalkapcsolatos megbízási díj kiszámlázására és elszámo-lására.

2.3. Az utasítás kidolgozásáért és karbantartásáértfelelős

Az utasítás kidolgozásáért és karbantartásáért a MÁVZrt Számviteli Szervezet vezetője felelős.

3.0. fOGALMAk MeGHATÁROzÁsA

Ideiglenes külföldi kiküldetés (a továbbiakban: kikül-detés): a MÁV Zrt., illetve az érintett társaságok általelrendelt, a társaság tevékenységével összefüggő feladatellátása érdekében a Magyar Köztársaság területén kí-vüli tartózkodás, ha annak időtartama nem haladja mega 90 napot, továbbá az előzőekkel kapcsolatos külföldretörténő utazás.

kiküldött: a MÁV Zrt-vel vagy az érintett társaságok-kal munkaviszonyban vagy munkavégzésre irányulóegyéb jogviszony keretében foglalkoztatott személy, akia kiküldetésben részt vesz.

Valuta: valamely ország törvényes tényleges fizetőesz-köze egy másik ország fizetési forgalmában, azaz atényleges külföldi pénz, a készpénz.

deviza: Valamilyen valutára szóló követelést testesítmeg, azaz a számlán lévő banki betét (számlapénz), fo-lyószámla, utazási csekk, utalvány, átutalás, hitellevél.

Utólagosan elszámolandó költségek:

a. külföldi napidíj (továbbiakban: napidíj): A kikülde-tésben lévő munkavállalónak a kiutazással kapcsolatostöbbletköltségei fedezetére a kiküldetés tartamára költ-ségtérítés (napidíj) jár. A kiküldöttet arra a naptári napra,amelyiken a külföldi tartózkodás a nyolc órát megha-ladja, teljes napidíj, arra a napra, amelyiken a külföldöntöltött idő tartama meghaladja a négy órát, de kevesebbmint nyolc óra, a napidíj 50%-a illeti meg. Ha a külfölditartózkodás négy óránál rövidebb, a kiküldöttet nem il-leti meg a napidíj. A napidíj juttatásának módját és összegét a MÁV Zrt.és a MÁV-csoport külföldi utaztatási feladatainak ellá-tásáért felelős szervezet által kiadott, mindenkor hatá-lyos utasításban foglaltak szerint kell megállapítani. Napidíj csak a kiküldetési ügyiratban engedélyezett na-pokra számolható el. A napidíj teljes összege után a ki-küldöttet a hatályos jogszabályoknak megfelelően adó-és járulékfizetési kötelezettség terheli. Az engedélye-zettnél hosszabb (indokolt) kinn-tartózkodás esetén azelszámolást utólag a kiküldött munkavállaló munkálta-

tói jogkört gyakorló vezetőjével engedélyeztetni kell. Vonattal és személygépkocsival történő utazás esetébena kiküldetés indulási és érkezési ideje a magyar határátlépésének tényleges időpontja, repülőgéppel vagy ha-jóval történő utazásnál az indulás szerinti időpontot 1órával megelőzően, illetve az érkezést egy órával köve-tően kell alapul venni.

b. szállásköltség: A kiküldetés során kereskedelmiszálláshely igénybevételéért fizetendő költség. A szál-lásköltség naponta elszámolható összegét a MÁV Zrt.és a MÁV-csoport külföldi utaztatási feladatainak ellá-tásáért felelős szervezet által kiadott, mindenkor hatá-lyos utasítás határozza meg. Rendelkezésre bocsátásaútielőlegként történik, amely összeggel a kiküldött kö-teles bizonylattal (számlával) elszámolni. A szálláskölt-ség részét képezi a számlán feltüntetett kötelező reggeliköltsége is. Az érvényesíthető szállásköltség túllépését– indokolt esetben – a kiküldött munkavállaló munkál-tatói jogkört gyakorló vezetője engedélyezheti.

c. Utazási költségekTaxiköltség:a) Belföldön: A kiküldött a lakásától vagy munkahelyé-től a pályaudvarig vagy a repülőtérig, illetve onnan a la-kásáig vagy munkahelyéig taxit vagy repülőtériautóbuszjáratot vehet igénybe, amelynek díját számlaalapján elszámolhatja. b) Külföldön: A kiküldött külföldre érkezésekor, átszál-láskor, továbbá hazaindulásakor ugyancsak taxit vehetigénybe a szállás és a közlekedési eszköz érkezési/in-dulási helye között, amelynek díját számla vagy egyébbizonylat (nyugta, menetjegy) alapján elszámolhatja.Közösségi közlekedési költségek: A külföldi közösségi közlekedés költségei számla vagyegyéb bizonylat (nyugta) alapján számolhatók el.

Hálókocsi díjak– ha a kiküldött felmutatóra szóló szabadjegyet kapott,az igazolt hálókocsi kezelési díjat, valamint egyéb kö-telező szervízdíjat, pótdíjat elszámolhatja a ténylegesigénybevételnek megfelelően,– ha a kiküldött felmutatóra szóló szabadjegyet nem ka-pott, hálókocsijegy forint fizetés ellenében történő be-szerzéséhez a kiküldő megrendelő levele szükséges,amelyben a kiküldő szerv cégszerű aláírással ellátottnyilatkozatában igazolja az utazás szolgálati jellegét ésközli a kiküldöttek nevét és útlevélszámát.A hálókocsijegy beszerzéséhez a kiküldött elszámolásielőleg felvételére jogosult, amelyet a Számviteli Szer-vezet PFK-től ügyiratban kell igényelni. Az elszámolásielőleget az elszámolási előlegekre vonatkozó általánosszabályok szerint a MÁV Zrt. alkalmazottai részére aházipénztár forintban bocsátja rendelkezésre. A felvettösszeggel az általános szabályok szerint bizonylattaligazoltan az elszámolási előleget igénylő ügyiratbankell elszámolni.

1822 A MÁV Zrt. Értesítője 27. szám

dologi kiadások: A szállás- és utazási költségen felülfelmerült, a kiküldetéssel kapcsolatos indokolt kiadá-sok, amelyeket a munkáltató utólag, bizonylattal (jel-lemzően számlával) történő elszámolás alapján akiküldöttnek megtérít:- hivatalos távirati, fax és távbeszélő költség,- hivatalos csomagok szállítási költsége,- kiállításokhoz, szakmai rendezvényekhez kapcsolódóköltségek (pl.: belépőjegy, készpénzben fizetett részvé-teli díj),- úti okmányok kiállítási költsége, beleértve a vízum ki-állításának költségét is, illetve a kapcsolódó költségeket(pl. fénykép),- valuta váltásánál felmerült költségek,- repülőtéri parkolási díj,- egyéb, egyedi elbírálás alá eső költségek (pl. hivataloscélú internet használat).

útielőleg: Jelen utasítás szempontjából hivatalos kül-földi utazáshoz (kiküldetéshez) munkavállalók részéreaz utazás során felmerülő kiadások fedezetére valutábanelőzetesen rendelkezésre bocsátott összeg, mely tartal-mazza mind a napidíjat, mind pedig a szállásköltségekfedezetére előzetesen rendelkezésre bocsátott összeget.

útielőleg elszámolási és könyvelési bizonylat: A felvett útielőlegek és a kiküldetésekkel kapcsolatosköltségek elszámolására bevezetett bizonylat, melynekkitöltése elektronikusan történik. A nyomtatvány három részből áll:• A korábban önállóan használt „Külföldi kiküldetésiutasítás és költségelszámolás” nyomtatvány az új utasí-tás követelményeihez igazodó, módosított változatából:kitöltését a kiküldött végzi a kiutazáshoz kapcsolódó bi-zonylatok alapján. • A kiutazást követően készpénzben rendezendő össze-gek (visszafizetendő előleg, illetve a kiküldött részérekifizetendő összeg) ellenőrzésére szolgáló részből.• A költségelszámolás adatait felhasználó könyvelésibizonylatból, melynek 3 típusát különböztetjük meg: MÁV Zrt. alkalmazottai esetében alkalmazandó bi-zonylat minta Leányvállalatok alkalmazottai esetében alkalmazandóbizonylat minta MÁV-START Zrt. alkalmazottai esetében alkalma-zandó bizonylat minta, ha a MÁV Zrt. a költségek to-vábbszámlázását EUR-ban végzi.A nyomtatvány kitöltésének és a nyomtatványon sze-replő adatok könyvelésének szabályait jelen utasítás 4.3.fejezete tartalmazza.A nyomtatvány jelen utasítás 2. számú melléklete. Anyomtatvány elektronikus változata letölthető a MÁVZrt. Számviteli Szervezet honlapjáról (http://szamvi-tel.mavrt.hu).

Valutapénztár: A MÁV Zrt. Számviteli SzervezetPénzforgalmi Könyvelés által üzemeltetett házipénztár,

mely a házipénztárra vonatkozó általános szabályokszerint a pénzforgalmát valutában bonyolítja le.

új főkönyvi számla:

Az utasításban előírt elszámolásokhoz a MÁV Zrtszámlarendjében az alábbi új főkönyvi számla kerülmegnyitásra:36136 útielőleg elszámolás leányvállalatok munka-vállalói esetén.Ezen a főkönyvi számlán kell elszámolni a leányválla-latok számára nyújtott útielőlegek leányvállalatokat ter-helő, részükre kiszámlázandó összegét. A főkönyviszámla év végén egyenleget nem mutathat, egyenlegéérta Pénzforgalmi könyvelés felelős.

Alkalmazott rövidítések:

nkO: MÁV Zrt. Stratégiai Igazgatóság NemzetköziKapcsolatok OsztályPfk: Számviteli Szervezet Pénzforgalmi Könyveléskszk: Kimenő Számla Könyvelésbk: BeszámolókészítésbszR: Bejövő Számlakezelő RendszerIHIR: Integrált Humán Irányítási Rendszersztv.: Számviteli törvény (2000. évi C. törvény)Mnb: Magyar Nemzeti Bank

4.0. Az UTAsíTÁs LeíRÁsA

4.1. útielőleg (valutaellátmány) megállapítása ésutalványozása

Az engedélyezett kiküldetéshez kapcsolódó útielőleg(valutaellátmány) összegének megállapítását a kiutazásiügyiratban engedélyezett napokra az érvényben lévő na-pidíj és szállásköltség alapján az NKO végzi.

Az NKO ügyintézője a megállapított ellátmányról kia-dási pénztárbizonylatot állít ki, melyhez mellékeli azUtaztatási program által előállított Pénzigénylés nyom-tatványt (1. számú melléklet). A kiadási bizonylaton aPénzigénylés szerinti valutaellátmány teljes összegeszerepel. A Pénzigénylés nyomtatványnak tartalmazniakell a kiküldött nevét, szolgálati helyét, a tárgyalás idő-pontját (rendelkezésre állás időpontja), átvételhez alá-írás helyét, a kiutazás dátumát, országot, napidíj, szállásés összeg adatokat. Ez a nyomtatvány szolgál a valuta-ellátmány felvételének személyenkénti elismerésére is.

A kiadási pénztárbizonylat utalványozására a NKO ve-zetője vagy a NKO vezetője által meghatalmazott mun-katárs jogosultak. Az utalványozást követően a kiadási pénztárbizonylattőlap példánya az NKO által kezelt pénztárbizonylattömbben marad, a többi példányt mellékelve hozzá a ki-

27. szám A MÁV Zrt. Értesítője 1823

töltött Pénzigénylést, átadja a PFK valutapénztára ré-szére.

A PFK a kapott Pénzigénylés nyomtatványon jelzett va-lutaellátmány-igény alapján intézkedik a valuta rendel-kezésre állásáról.

4.2. útielőleg kifizetése

A valuta házipénztár a kiküldöttek ellátmányát a hiva-talos pénztári órák alatt adja ki, de legkorábban az uta-zást megelőzően 5 nappal. Soron kívüli kiküldetésesetén köteles azt a hivatalos munkaidőben bármikor ki-szolgáltatni. Hivatalos munkaidőn ilyen tekintetben aMÁV Zrt. Székházában érvényben levő törzsidő ér-tendő. Az ettől való eltérést a kiküldött köteles a valutaházipénztárnak előre bejelenteni és egyeztetni.

A kiküldött az ellátmányt személyesen, akadályoztatásaesetén meghatalmazottja útján veheti fel (írásos megbí-zás alapján).

A valuta házipénztár az ellátmány kiszolgáltatásakor tá-jékoztatja a kiküldöttet az átadott összegek jogcímekszerinti megoszlásáról.

4.3. költségelszámolás folyamata

4.3.1. költség-elszámolási nyomtatvány kitöltése

A kiküldött a hazaérkezést követő 3 munkanaponbelül kitölti a külföldi kiküldetési utasítás és költsé-gelszámolás nyomtatványt. A nyomtatvány jelen uta-sítás 2. számú mellékletében szereplő Útielőlegelszámolási és könyvelési bizonylat első részében,annak I. és II. pontja alatt található: I. Kiküldetési utasítás II. Költségelszámolás.Az Útielőleg elszámolási és könyvelési bizonylat 3 kü-lönböző mintáját különböztetjük meg:2.a. számú melléklet: Útielőleg elszámolás és könyve-lési bizonylat MÁV Zrt. dolgozók esetén2.b. számú melléklet: Útielőleg elszámolás és könyve-lési bizonylat leányvállalatok dolgozói esetén 2.c. számú melléklet: Útielőleg elszámolás és könyve-lési bizonylat MÁV-START Zrt dolgozók esetén, EURelszámolás esetén.A III. Előleg elszámolás részben a visszafizetendő/kifi-zetendő összegek a beépített függvények révén automa-tikusan töltődnek ki és az útielőleggel történő le- éselszámolás kontrolljául szolgálnak. Amennyiben a ki-küldetés költségeit elkülönítetten kell elszámolni, a ki-küldött az „Egyéb feljegyzések” mezőbe köteles az errevonatkozó információt feltüntetni (pl. RNE keretébenvégzett munka).

Mindhárom nyomtatvány minta kitöltése azonos, a ki-küldött ugyanúgy köteles azt végezni, függetlenül attól,hogy a MÁV Zrt. vagy valamely leányvállalat alkalma-zottja.

A bizonylat IV. részébe a kiküldött nem írhat. Az I-II.pontokba beírt egyes adatokat a beépített függvényekátemelik a III. és IV. részbe.A IV. Könyvelési bizonylat részbe a PFK munkatársaivezetik be a bizonylat fehér színű celláiba előírt adato-kat. A könyvelendő összegek a manuálisan beírt adatokalapján automatikusan állnak elő.

A nyomtatványt elektronikusan letölthető változat-ban a MÁV Zrt. Számviteli Szervezet honlapján(http://szamvitel.mavrt.hu) tesszük közé. Az elektroni-kusan letöltött bizonylatba épített függvényeket mó-dosítani szigorúan tilos. Mind az NKO illetékesügyintézője, mind a PFK ellenőrzi a beírt adatok, vala-mint az azok alapján előálló értékek helyességét.A kiküldött a Külföldi kiküldetési utasítás és költségel-számolás nyomtatványt következő módon tölti ki:

I. Kiküldetési utasításSorszám: Minden kitöltött bizonylat egyedi megkülön-böztetésére szolgáló azonosító. A valuta házipénztárbanaz útielőleg felvételének egyedi sorszáma, amelyet aházi pénztáros közöl a kiküldöttel.1. Kiküldetésre vonatkozó rendelkezések: értelemsze-rűen töltendő2. Valutapénztárban felvett előlegek: A pénzfelvételpénztári bizonylata alapján kell kitölteni. Az előleg jog-címét a nyomtatvány már tartalmazza.3. Forintban felvett előlegek: A pénzfelvétel pénztári bi-zonylata alapján kell kitölteni. A jogcím mezőben azegyszeri elszámolási előleg engedélyével összhangbankell megadni azt, hogy a kiküldött milyen célra kapta(pl. szervízdíj, szállásköltség stb.)A kiküldött köteles gondoskodni a nyomtatványon előírtengedélyek megszerzéséről is.

II. Költségelszámolás4. Indulási, érkezési, határátlépési adatok: értelemsze-rűen töltendő. A határátlépési adatok megadása a kikül-detés pontos időtartamának meghatározásáhozelengedhetetlen.5. Napidíj elszámolás: A nyomtatványra beírt adatokkalés a kapcsolódó bizonylatokkal összhangban kell azadatokat beírni. (A nyomtatvány tartalmazza jelen uta-sítás kiadásának évében érvényes napidíj összegét.) Aköltségelszámolás alapjául szolgáló, csatolandó bizony-latokon szereplő összegeket EUR esetén EUR-ban,egyébként forintban kell feltüntetni. Az EUR összegeta nyomtatványon forintra átszámítani nem szabad, azta PFK által beírt árfolyamadatok alapján a bizonylat au-tomatikusan végzi. Külön kell feltüntetni az utólag fo-rintban kifizetendő napidíj EUR összegét is.


Napidíj csak a kiküldetési ügyiratban engedélyezett na-pokra számolható el. Az engedélyezettnél hosszabb (in-dokolt) kint tartózkodás esetén az elszámolást utólag akiküldött munkavállaló munkáltatói jogkört gyakorlóvezetőjével engedélyeztetni kell.6. Szállásköltség elszámolása, 7. Közlekedési költségekelszámolása és 8. Dologi kiadások elszámolása: A ki-utazás során felmerült költségeket az azt alátámasztó bi-zonylatok adatai alapján kell feltüntetni.A költségelszámoláshoz csatolni kell annak alapjáulszolgáló, a Sztv. és az adótörvények előírásainak alaki-lag és tartalmilag megfelelő bizonylatokat, illetve szám-lákat.Alakilag megfelelő a bizonylat, ha szerepel rajta azigénybevett szolgáltatás megjelölése, dátuma, szálloda-számlák esetében az igénybevevő vállalatának neve ésszékhelye az igénybevétel időtartama, a szálloda bé-lyegzője és a kifizetést igazoló pénztárgép ráütése, vagya szálloda „Fizetve” jelzése.A kiküldöttnek a költségek utólagos megtérítéséhezszámlát kell benyújtania (ez a bizonylat alkalmas ÁFA-elszámolásra), indokolt esetben egyéb, a Sztv-ben előírtkövetelményeket teljesítő bizonylat is elfogadható.A költségelszámolás kitöltése után az Útielőleg elszá-molási és könyvelési bizonylat III. részében megjelenikaz az összeg, amellyel a kiküldött a házipénztárban kö-teles elszámolni.Ha a költség nem EUR-ban vagy HUF-ban merül fel, aköltséget a költségelszámoláson EUR-ban kell feltün-tetni, amennyiben az útielőlegként kapott EUR összeg-ből kerül átváltásra. Az átszámításkor a valuta váltásáravonatkozó bizonylaton szereplő árfolyamot kell alkal-mazni. Az elszámolási bizonylat mellé a valutaváltástigazoló dokumentumot is mindig mellékelni kell. Abbanaz esetben, ha a számlán a kifizetett összeg nemcsak azadott ország valutájában, hanem EUR-ban is fel vantüntetve, a váltást igazoló bizonylat becsatolásától ellehet tekinteni. Amennyiben a valutaváltás bizonylatanem áll rendelkezésre, akkor a számla teljesítés napjánérvényes MNB árfolyamon kell az átszámítást elvé-gezni.

A felvett előleg összegéből megfelelő bizonylattal elnem számolt részt a kiküldött valutában köteles megté-ríteni.

A költségelszámolást a kiküldött köteles szolgálati fő-nökével aláíratni. A szolgálati főnök aláírásával igazoljaa kint eltöltött idő szükségességét, a feladat elvégzését.

4.3.2. költség-elszámolási nyomtatvány átadása aznkO részére

a. A nyomtatvány kitöltése után a kiküldött a csatolandóbizonylatokat beszkenneli és valamennyi bizonylatot el-küldi előzetes egyeztetésre az NKO részére MAV-Inter-national ([email protected]) e-mail címre. A

nyomtatványt a következő file névvel kell elmenteni ésmegküldeni: Kiküldetés_abcd_éééé.xls, ahol az „abcd”a bizonylat egyedi sorszáma, az „éééé” pedig a kiutazáséve. A sorszámot úgy kell megadni, hogy az mindig 4karakterből álljon, az értékkel nem rendelkező helyekre0-t kell írni (pl. a 42/2011. sorszám esetén a file név:Kiküldetés_0042_2011).b. Az NKO a költségelszámolást a rendelkezésére állóadatok és a csatolt bizonylatok alapján ellenőrzi. A fe-lülvizsgálat eredményéről e-mailben értesíti a kiküldöt-tet.c. A kiküldött ezt követően a házipénztárban befizeti afelvett előlegből fel nem használt összeget / felveszi arészére még pótlólag kifizetendő összeget. A költségel-számolás nyomtatvány megfelelő rovatába bejegyzi abevételi és kiadási pénztárbizonylatok számát.d. A MÁV Zrt dolgozóknak lehetőségük van a külföldinapidíj adóját valutában befizetni a MÁV Zrt valuta-pénztárába. A befizetett SZJA-t a tárgyhóra vonatkozóbérszámfejtésben a Humán Szolgáltatás csak akkortudja figyelembe venni, ha a befizetés legkésőbb atárgyhó vége előtti harmadik munkanapig megtörténik.Az SZJA befizetést a kiküldöttnek a bizonylaton feltün-tetni nem szabad, azt az NKO írja be a IV. Könyvelésibizonylat megfelelő rovatába. A kiküldött az SZJA be-fizetését igazoló bevételi pénztárbizonylatot a többi ere-deti bizonylattal együtt küldi meg az NKO-nak.e. Ha az NKO visszaigazolja, hogy a költségelszámolásrendben van, a kiküldött kinyomtatja a költségelszámo-lás első oldalát, aláírja és aláíratja szolgálati vezetőjé-vel.f. Az NKO gondoskodik arról, hogy az egyeztetéseketkövetően az általa jóváhagyott költségelszámolás kerül-jön mentésre.g. A kiküldött az aláírt és szolgálati vezetővel láttamo-zott költségelszámolást beküldi az NKO részére.A kiküldött a költség-elszámolási nyomtatvány kitölté-sét úgy köteles intézni, hogy az előzetesen ellenőrzöttés szolgálati vezetőjével aláíratott bizonylat legkésőbba hazaérkezéstől számított 10 munkanapig az NKO-rabeérkezzen.

4.3.3. A költségelszámolás ellenőrzése az nkO-n

a. Az NKO érkezteti a kiküldött által beküldött költsé-gelszámolást. Ellenőrzi, hogy a papír alapon beküldöttbizonylat egyezik-e a korábban általa jóváhagyottal. Abevételi és kiadási pénztárbizonylatok számát (III. rész)és a befizetett SZJA összeget (IV. rész) utólag felvezetiaz elektronikus bizonylatra.b. A költségelszámoláson szereplő adatokat szükségesetén felveszi saját nyilvántartásaiba, rögzíti az „Uta-ztatás” rendszerbe.c. Ezt követően kinyomtatja az Útielőleg elszámolás éskönyvelési bizonylat 2. oldalát (IV. Könyvelési bizony-lat) és aláírja.


d. Amennyiben a kiküldöttnek utólagos költségtérítéstkell fizetni, az NKO kitölti a kiadási pénztárbizonylatotés utalványoztatja a kifizetést.e. Az Útielőleg elszámolás és könyvelési bizonylatmindkét oldalához hozzácsatolja az eredeti bizonylato-kat, majd papíron és elektronikus is továbbítja a PFKrészére.f. Az Útielőleg elszámolás és könyvelési bizonylat és asaját nyilvántartása alapján a leányvállalatok részéretörténő kiszámlázáshoz kiállítja az adatközlőt.

4.3.4. könyvelésfeladás a számvitelen

a. A PFK a költségelszámolást a csatolt bizonylatokkalegyütt érkezteti.b. A IV. Könyvelési bizonylat részbe felvezeti a dátumés árfolyamadatokat, melyet követően a könyvelési bi-zonylaton rendelkezésre áll valamennyi könyvelendőtétel a hozzá kapcsolódó kontírozással. c. Amennyiben a kiküldetéssel kapcsolatosan felmerültköltségeket a Pályavasúthoz tartozó szervezeti egységrekell elszámolni, a PFK a kitöltött könyvelési bizonylatalapján az elszámolandó költségeket átszámítja a Pálya-vasút főkönyvébe.d. A leányvállatoknak továbbszámlázandó költségeketminden esetben, bruttó összegben, az újonnan megnyi-tott 36136 főkönyvi számlára kell könyvelni.e. A könyvelési bizonylat úgy került kialakításra, hogya könyvelendő tételekhez rendelten megadja azok kon-tírozását és a könyvelésért felelős szervezeti egységnevét is. Megjelenik rajra az elszámolandó árfolyam-különbözet is, annak jellegétől függően árfolyam-nye-reségként vagy veszteségként. A PFK csak a hozzá rendelt könyveléseket végzi. AzIHIR és a KSZK a könyvelést nem az Útielőleg elszá-molás és könyvelési bizonylat alapján végzi.f. A könyvelésfeladást követően a PFK gondoskodik abizonylatok megőrzéséről.

4.4. napidíj elszámolása a bérszámfejtésben

A bérszámfejtés az NKO adatszolgáltatása alapján abérszámfejtési rendszerben elszámolja annak adó ésjárulék vonzatait is:T: 4711 Jövedelemelszámolás -K: 462 SZJA fizetési kötelezettség463 Költségvetési befizetési kötelezettség A napidíj – az eddigiektől eltérően nem az IHIR általkerül költségként feladásra, csak az adóalap elszámolásmiatt, „átfuttatandó” tételként kerül az IHIR-be beállí-tásra.

A bérszámfejtés az NKO adatközlése alapján a MÁVZrt munkavállaló által valutában befizetett SZJA-t a be-fizetést megelőző hó 15-én érvényes MNB árfolyamona bérbe bedolgozza és a 36134 főkönyvi számlára el-számolja az alábbiak szerint:

T: 36134 Külföldi kiküldetéshez kapcsolódóan fizetettSZJAK: 4711 Jövedelemelszámolás

4.5. Az útielőlegek felhasználásához kapcsolódórendszeres adatszolgáltatások

4.5.1. Az nkO részére teljesítendő adatszolgáltatás

A PFK valutapénztár heti rendszerességgel név szerintikimutatást ad át az NKO részére a kiadott és visszafi-zetett valuta összegekről, az alkalmazott árfolyam, val-utanem és a munkavállaló szerinti társaságmegjelölésével. A kimutatás alapul szolgál az NKO által teljesítendőadatszolgáltatások készítéséhez és a költségelszámolá-sok ellenőrzéséhez.

4.5.2. A Humán szolgáltatás részére teljesítendőadatszolgáltatás

Az NKO valamennyi kiküldöttre vonatkozóan, társasá-gonként, a tárgyhó utolsó napjáig tételes adatszolgálta-tást ad át a Humán Szolgáltatás részére. Azadatszolgáltatást a kiutazások nyilvántartását végző in-formatikai program állítja elő. Az NKO ügyintézőjevégzi a deviza összegek átszámítását a tárgyhót meg-előző hónap 15-i napján érvényes MNB árfolyamon,melyet a program összesít.Az adatszolgáltatást a következő adatokat tartalmazza: A kiküldött neve, törzsszáma Szolgálati helye A kifizetett bruttó napidíj és annak adóköteles része(HUF-ban) MÁV Zrt. alkalmazottak esetében az esetlegesen be-fizetett SZJA összege.Az NKO havonta, a főkönyvi zárást követően ellenőrzia Humán Szolgáltatás részére teljesített adatszolgáltatásés a PFK által könyvelt személyi jellegű költségek egye-zőségét.

4.6. A MÁV zrt. és a leányvállalatok közötti szám-lázás

4.6.1. A felhasznált útielőlegről szóló számla kiállí-tása a leányvállalatok részére

Leányvállalatok dolgozói esetén az NKO által ügyiratbahelyezett adatközlő alapján a Kimenő Számla Könyve-lés a számlákat a következő módon állítja ki:a) A kiutazásokkal kapcsolatosan felmerült költségektovábbszámlázása az NKO által kiállított adatközlőalapján kiküldöttenként és pénznemenként egyedilegtörténik.A számla kiállítása az elszámolt költségek pénznemétőlfüggetlenül HUF-ban történik, kivéve a MÁV-STARTZRt. kiküldöttei EUR-ban felmerült költségei esetében,ahol a kiszámlázás EUR-ban történik:


Az EUR-ban kiállított számla könyvelése az utazás(utolsó) napján – mely egyben a kiállítandó számla tel-jesítési dátuma - érvényes MNB árfolyamon történik. A HUF-ban kiállított számla összegének meghatározásaa költségelszámolásban szereplő költségek HUF össze-gének figyelembe vételével.A munkavállalókkal a költségelszámolás mellékletealapján elszámolandó költségek továbbszámlázása:T: 36713 Egyéb vevőkövetelés forintban, részesedésselrendelkezőkkel szemben, 36714 Egyéb vevőkövetelés devizában, részesedésselrendelkezőkkel szemben -K: 36136 Útielőleg elszámolás leányvállalatok munka-vállalói esetén

Az útielőleg felhasználásról szóló számla áthárítottÁFA-t nem tartalmazhat, ezért minden esetbenB00_ANK adókódot kell használni.

A KSZK az általa kiállított számlához csatolja a költsé-gelszámoláshoz szükséges eredeti bizonylatokat.

4.6.2. A felhasznált útielőlegről szóló számla befoga-dása a MÁV-sTART és MÁV-TRAkCIó zrt-nél

A MÁV Zrt által kiállított számlát a Bejövő SzámlaKönyvelés a BSZR rendszerben 007-es számlatípussalrögzíti és igazolásra küldi a leányvállalatok részére.A számla igazolásakor:- a számlával igazolt költségeket a csatolt készpénzfi-zetési számláknak megfelelően,- a napidíj összegét az 5243 főkönyvi számlára kell kon-tírozni.

T: 51…. Anyagjellegű ráfordítások5243 Külföldi kiküldetési ellátmány (napidíj) elszá-

molási számlaK: 4771 Szolgáltatásból származó kötelezettség, ré-

szesedéssel rendelkezővel szemben

A leányvállalatoknál a MÁV zrt által biztosított el-látmány esetén a 36133 útielőlegek főkönyvi számláthasználni nem szabad.A MÁV zrt. által kiállított számla leányvállalatoknáltörténő könyvelésekor társasági kódot használninem szabad.

4.6.3. Az nkO megbízási díjának számlázása a le-ányvállalatok részére

A szerződés szerinti megbízási díjról szóló számlát aMÁV Zrt havonta egyszer, a tárgyhavi elszámolások le-zárását követően, az NKO által készített adatközlő alap-ján állítja ki a leányvállalatok részére.A számlát forintban, időszakos elszámolással kell kiál-lítani, és az alábbi szerint könyvelni: T: 36713 Egyéb vevőkövetelés forintban, részesedés-sel rendelkezőkkel szembenK: 921 / 60152 / 9132 Alaptevékenységen kívüli tevé-kenység belföldi árbevétele K: 467 Fizetendő általá-nos forgalmi adó

4.6.4. számla befogadása a MÁV-sTART és MÁV-TRAkCIó zrt-nél

A MÁV Zrt által kiállított számlát a Bejövő SzámlaKönyvelés a BSZR rendszerben 001-es számlatípussalrögzíti és igazolásra küldi a leányvállalatok részére.A számla könyvelése:T: 51763 Megbízási díj466 Előzetesen felszámított általános forgalmi adó - K: 4771 Szolgáltatásból származó kötelezettség, része-sedéssel rendelkezővel szemben

5.0. HIVATkOzÁsOk, MódOsíTÁsOk És HA-TÁLyOn kíVüL HeLyezÉsek

1) 1995. évi CXVII. Törvény a személyi jövedelema-dóról2) 46/2010. (VII. 23. MÁV Ért. 23.) EVIG sz. utasítás- MÁV Zrt. Értékelési szabályzata3) A MÁV Zrt. munkavállalói ideiglenes külföldi kikül-detésének rendjéről szóló utasítás4) 8/2008. (III.21. MÁV Ért.8.) VIG. B.3. számú házi-kézipénztári utasítás

6.0. HATÁLybA LÉPTeTÉs

Az utasítás a MÁV Értesítőben történő megjelenést kö-vető második hónap 1. napján lép hatályba. Az utasítás MÁV Zrt-nél történő hatályba lépését köve-tően a Számviteli Szervezet a MÁV START Zrt-nél tör-ténő alkalmazás érdekében kezdeményezi a vonatkozótulajdonosi határozat, a MÁV-TRAKCIÓ Zrt-nél és aMÁV GÉPÉSZET Zrt-nél történő alkalmazás érdeké-ben közgyűlés tartása nélkül hozott határozat kiadását.


7.0. MeLLÉkLeTek

1) számú melléklet: Pénzigénylés minta

2) számú melléklet: Útielőleg elszámolás és könyvelésibizonylatok

2.a.: Útielőleg elszámolás és könyvelési bizonylat MÁVZrt. dolgozók esetén

2.b.: Útielőleg elszámolás és könyvelési bizonylat le-ányvállalatok dolgozói esetén

2.c.: Útielőleg elszámolás és könyvelési bizonylatMÁV-START Zrt dolgozók és EUR elszámolás esetén

3) számú melléklet: Az útielőleg elszámolási folyamataa MÁV Zrt-nél

Petrilla György s. k.gazdasági általános vezérigazgató-helyettes



1. sz. melléklet


2./a sz. melléklet


2./b sz. melléklet


2./c sz. melléklet


3. sz. melléklet


Szerkeszti a MÁV Zrt. Szabályozás és Kockázatmenedzsment. 1087 Budapest, Könyves Kálmán körút 54–60. Telefon: 511-3105Szerkesztésért felelős a Szerkesztőbizottság.

Kiadja a MÁV Zrt. Felelős kiadó: Dr. Siska Judit.Terjeszti a MÁV Zrt. BKSzE (1087 Budapest, Könyves Kálmán körút 54–60.)

HU ISSN 1419–3973

Nyomda: Oláh Nyomdaipari Kft. Felelős vezető: Oláh Miklós vezérigazgató

magyar államvasutak zártkörűen működő …elrendelt, a társaság tevékenységével...

Documents

Transcript of magyar államvasutak zártkörűen működő …elrendelt, a társaság tevékenységével...