M52-RVA V1.0-2012

M52-RVA V1.0-2012

TABLA DE CONTENIDO

GLOSARIO .......................................................................................................................................................................... 3

OBJETIVO ........................................................................................................................................................................... 6

ALCANCE ............................................................................................................................................................................ 6

PREREQUISITOS TECNOLÓGICOS ...................................................................................................................................... 6

1 INGRESO AL APLICATIVO ................................................................................................................................................. 7

1.1 Solicitud de Clave ...................................................................................................................................................... 7

1.2 Ingreso Módulo Empleadores ...................................................................................................................................... 9

2 MÓDULO EMPLEADORES – INCAPACIDADES Y LICENCIAS .................................................................................................. 12

2.1 Radicar Incapacidad o Licencia .................................................................................................................................. 12

2.1.1 Soportes necesarios para la radicación de trámite de prestaciones: ......................................................................... 16

2.2 Generar nuevas radicaciones al mismo usuario ............................................................................................................ 20

2.3 Generar solicitudes para otros usuarios ...................................................................................................................... 21

2.4 Adjuntar soportes faltantes a solicitud en trámite ........................................................................................................ 22

2.4.1 Trámite realizado por el Empleador ...................................................................................................................... 22

2.4.2 Trámite Realizado por el Empleado ...................................................................................................................... 23

2.5 Validación del Estado de la solicitudes ........................................................................................................................ 27

2.6 Consulta de Prestaciones. ......................................................................................................................................... 28

2.6.1 Prestaciones Autorizadas .................................................................................................................................... 28

2.6.2 Prestaciones Pendientes de Pago ......................................................................................................................... 32

GLOSARIO

Prestación Económica: Subsidio económico al que tiene derecho el Cotizante (dependiente o independiente) afiliado al

Régimen Contributivo al presentar una incapacidad temporal por enfermedad general desde el cuarto día hasta el ciento

ochenta y por licencia de maternidad o paternidad.

Incapacidad: se entiende por incapacidad de un afiliado al Régimen Contributivo, el estado de inhabilidad física o mental que

le impide desempeñar en forma temporal o permanente su profesión u oficio habitual. Las tipos de origen de la incapacidad son: Enfermedad General, Enfermedad Profesional, Accidente de Trabajo, Accidente de Tránsito y Estética.

Los tipos de incapacidades son: Ambulatorias (Cuando la atención del afiliado no requiere hospitalización), Ambulatoria

Quirúrgica (Cuando la atención del afiliado requiere cirugía pero no hospitalización) y Hospitalaria (Cuando la atención del afiliado requiere hospitalización).

La EPS tiene a cargo el reconocimiento de las prestaciones de origen Enfermedad General y SOAT.

Es importante recordar que el reconocimiento económico de la incapacidad por la EPS se realiza a partir del tercer día, ya que

los dos primeros días son a cargo del aportante (empleador). Se debe diferenciar el término incapacidad del término

prestación económica, ya que la incapacidad son los días otorgados para reposo, pero la prestación económica se refiere al reconocimiento económico por esos días, es decir, subsidio económico.

Certificado de Incapacidad o Licencia: Es el documento generado por Salud Total EPS en el que se hace constar la

inhabilidad física y/o mental en que se encuentre el afiliado cotizante para desempeñar, durante el término que en éste se

indique, su profesión u oficio habitual y el origen de la misma.

Informe Patronal de Accidente de Trabajo (IPAT): Corresponde al formulario que debe diligenciar, de carácter

obligatorio, y presentar ante la ARP el empleador en el momento de presentarse un accidente que involucre a uno de los empleados de su compañía.

Licencia por Adopción: Es el tiempo reconocido por las normas legales a la madre o padre afiliado cotizante al Régimen

Contributivo, adoptante de un menor de dieciocho (18) años, con el fin de que puedan brindarle los cuidados que requiera el

menor y lograr la adaptación psico-afectiva y familiar. Esta licencia se hace extensiva al padre adoptante, en el caso de que no

tenga esposa o compañera.

Licencia por Maternidad: Tiempo reconocido a la mujer cotizante que llega al término de un embarazo con criatura viable

(viva) para que se retire temporalmente del trabajo, con el fin de que sea atendido su parto, pueda recuperarse de éste y brindar los cuidados que requiere el recién nacido.

Licencia por Paternidad (Ley 755 de 2002): Tiempo reconocido al padre cotizante para que se retire temporalmente del

trabajo, con el fin de que apoye a su cónyuge o compañera permanente después del parto, mientras se recupera de éste y pueda apoyar en brindar los cuidados que requiere el recién nacido.

Licencia por Aborto o Mortinato: El aborto o mortinato es un parto prematuro con criatura no viable, cuando el producto de

la concepción nace sin vida. En éste caso, se otorgará una Licencia al 100% de dos a cuatro semanas (máximo 28 días). Los embarazos ectópicos y los legrados obstétricos también se liquidan bajo este tipo de licencia.

Parto Múltiple: Nacimiento de más de una criatura derivadas del mismo embarazo.

Parto a Término: Nacimiento a 37 o más semanas de gestación.

Parto Prematuro: Nacimiento a menos de 37 semanas de gestación.

Accidente de Trabajo: Todo suceso repentino que sobrevenga por causa o con ocasión de trabajo y que produzca en el trabajador una lesión orgánica o funcional, invalidez o la muerte.

Accidente de Tránsito (SOAT): Suceso ocasionado o en el que haya intervenido, al menos, un vehículo automotor en

movimiento, en una vía pública o privada con acceso al público, destinada al tránsito de vehículos, personas y/o animales y

que como consecuencia de su circulación o tránsito, o que por violación de un precepto legal o reglamentario de tránsito, cause daño en la integridad física de las personas.

Enfermedad General: Todo estado patológico de una persona que sobrevenga como consecuencia de una enfermedad

común, no originada por causa o por ocasión de la clase de trabajo que desempeña, ni en el medio en que se ha visto obligado a trabajar.

Enfermedad Profesional: Todo estado patológico permanente o temporal que sobrevenga como consecuencia obligada y

directa de la clase de trabajo que desempeña o desempeñó el trabajador, o del medio en que se ha visto obligado a trabajar y que haya sido determinada como Enfermedad Profesional por el Gobierno Nacional.

NAIL: Número de Autorización de Licencia o Incapacidad. Es el número suministrado por el aplicativo, que debe ir escrito en el certificado expedido para garantizar la validez de la prestación económica.

Reembolso: Emisión de un cheque de pago de prestaciones económicas con destino al aportante.

Reposición: En caso de pérdida, extravío, hurto o deterioro del Certificado de Incapacidad o Licencia se puede reponer o

reproducir previa solicitud escrita del interesado; si se trata de reposición por deterioro debe anexar el certificado inicial que se encuentre en tal estado.

Sustitución o anulación: Reemplazo de una incapacidad por otra por corresponder el evento que originó la incapacidad a un

riesgo diferente, por errores u omisiones de datos en el certificado inicial, para ello el usuario debe entregar el certificado que se está sustituyendo.

Transcripción de Certificados: Acto mediante el cual la EPS convalida (previa verificación) la orden médica expedida por médicos u odontólogos, de la red externa e IPS no contratadas.

Orden Médica de Incapacidad: Es la expedida u ordenada por el medico que contiene los datos para la transcripción de la prestación económica.

Traslape: Corresponde a las incapacidades, que tienen días liquidados en una fecha y existe una liquidación anterior, para la misma fecha.

Embarazo Ectópico: Es un embarazo anormal que ocurre por fuera de la matriz (útero). El feto no puede sobrevivir ni

desarrollarse.

Legrado Obstétrico: Procedimiento quirúrgico ambulatorio, consiste en extraer la capa más interna del útero llamada

endometrio mediante un instrumento llamado legra.

Licencia no Remunerada (LNR): Corresponde a la licencia solicitada por el cotizante dependiente, a su empleador en tiempo, por una causa justificada, este tiempo no se declara como ausentismo, pero no se cancela remuneración salarial.

Certificado de ingresos y retenciones: Corresponde al documento generado por el agente retenedor ( persona natural o

jurídica) en donde se relacionan los montos declarados por concepto retenciones de impuestos, de acuerdo a la disposición legal.

Ingresos Pasivos: Fuente de ingreso sostenido que se obtiene sin el desarrollo de trabajo o actividad física ni inversión de

tiempo.

Estos son:

Intereses

Dividendos

Acciones o bonos

Loterías

Rentas (arriendos)

Remesas

OBJETIVO

Ofrecer a los empleadores la opción de radicación y seguimiento de las prestaciones económicas de sus colaboradores a través del

portal transaccional WEB, para garantizar de una manera ágil y oportuna el reconocimiento de servicios médicos y económicos a los cuales los usuarios tienen derecho.

ALCANCE

Pensando en su beneficio, Salud Total EPS ha dispuesto en su página WEB www.saludtotal.com.co el portal transaccional a través

del cual podrá adelantar, de manera fácil y rápida, todos los trámites correspondientes a licencias e incapacidades.

PREREQUISITOS TECNOLÓGICOS

Contar con Internet Explorer como programa navegador en el equipo PC. Otro navegadores como firefox o netscape no funcionan adecuadamente con nuestra plataforma de transacciones.

Se debe tener instalado en el PC del usuario el programa Adobe Acrobat Reader cualquier versión.

Antes de ingresar al Portal Transaccional (Total Net) se debe verificar que no se tenga ninguna herramienta que bloquee las ventanas emergentes, de la siguiente manera:

Si se tiene Windows XP se debe ejecutar Internet Explorer, luego hacer clic en el menú superior en la opción: Herramientas / opciones de Internet y seleccionar la pestaña “privacidad”.

En la parte inferior aparecerá la casilla “Bloquear elementos emergentes” esta debe estar vacía.

Posteriormente, debe revisar que el programa no tenga instalada barras

de herramientas adicionales que bloqueen los elementos emergentes. Para

esto ingresamos por el menú “Ver” de Internet Explorer y seleccionamos la opción “Barra de Herramientas” solo deben estar marcadas las siguientes opciones:

1 INGRESO AL APLICATIVO

Ingresar a la pagina WEB www.saludtotal.com.co

1.1 Solicitud de Clave

Los empleadores deben hacer su solicitud de clave en dos pasos: inicialmente por la opción registro de transacciones donde debe diligenciar el formulario de inscripción:

Una vez ha terminado este proceso, en el segundo paso ingrese a través del link contáctenos adjuntando documento de

identidad y la carta, informando la persona autorizada para realizar las transacciones por Internet.

Una vez se ha ejecutado esta acción se remitirá la clave asignada a la empresa vía correo electrónico, en un tiempo de 5 días.

1.2 Ingreso Módulo Empleadores

Una vez se ha recibido la clave, a través del correo electrónico registrado, se podrá tener acceso a Total NET Empleadores.

Por la opción Transacciones en la página principal de Salud Total EPS, debe hacer clic en ingreso, donde se desplegará la pantalla

para diligenciar los datos correspondientes, en la primera pantalla que registra al seleccionar la opción empleador, habilitará nuevos

campos para diligenciar correspondientes a los datos de la empresa.

Si olvidó la clave, desde esta ventana le muestra la opción para solicitar una nueva y recibirla a vuelta de correo.

Una vez ingresado al módulo, el sistema le dará la bienvenida a la plataforma Total Net y mostrará las opciones de transacciones habilitadas para los empleadores.

2 MÓDULO EMPLEADORES – INCAPACIDADES Y LICENCIAS

A través del módulo de Empleadores se habilita el Menú de PAU VIRTUAL, que permite a las empresas radicar y realizar seguimiento

de las solicitudes de transcripción de las incapacidades y licencias. Una vez se cuente con la documentación completa se pueda

proceder con la liquidación y generación del pago.

2.1 Radicar Incapacidad o Licencia

Esta opción permite realizar el trámite de radicación de incapacidades y licencias ingresando los datos del colaborador.

Diligencie los datos tipo de documento y número. Las posibles opciones de tipo documento son:

Cédula de Ciudadanía