“M ANUAL DE CALIDAD - orfis.gob.mx

REV. DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA EN LA QUE

ENTRA EN VIGOR

0 ELABORACIÓN DEL MANUAL DE CALIDAD 01/AGOSTO/2017

1 ACTUALIZACIÓN 03/SEPTIEMBRE/2018

ACCIÓN NOMBRE Y CARGO FECHA FIRMA

AUTORIZÓ C.P.C. LORENZO ANTONIO PORTILLA VÁSQUEZ AUDITOR GENERAL

29/Agosto/2018

APROBÓ C.P.A. MARÍA YOLANDA GÓMEZ FERNÁNDEZ DIRECTORA GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

15/Agosto/2018

REVISÓ LIC. MARÍA ALEJANDRA BLANCO BELLO SUBDIRECTORA DE RECURSOS HUMANOS

31/Julio/2018

ELABORÓ LIC. RAFAEL SPINOSO HERNÁNDEZ JEFE DEL DEPARTAMENTO DE MEJORA CONTINUA

02/Julio/2018

CONTROL DE REVISIONES

MC-ORFIS

“MANUAL DE CALIDAD”

ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR

DEL ESTADO DE VERACRUZ

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IDENTIFICACIÓN / REVISIÓN: MC-ORFIS / REV. 01

VIGENCIA: 03/Septiembre/2018

FILOSOFÍA INSTITUCIONAL

Lema: “Por una fiscalización Superior Confiable, Oportuna y Eficaz” Misión: “Hacer de la Fiscalización Superior el instrumento eficaz que estimule el control, la transparencia y la rendición de cuentas en los Entes Fiscalizables, dando cumplimiento al mandato legal que da origen a nuestra institución” Visión: “Consolidar la imagen Institucional con una dinámica estable y técnicamente fortalecida, que convalide la confianza de la Población y de los Entes Fiscalizables en los procesos y resultados de las auditorías, así como en las acciones posteriores que impactan favorablemente en la gestión pública” Principios Éticos:

1. Responsabilidad. 2. Honradez. 3. Imparcialidad. 4. Objetividad. 5. Equidad. 6. Confidencialidad. 7. Profesionalismo. 8. Compromiso Institucional. 9. Cultura de Convivencia.

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C O N T E N I D O

SECCIÓN PÁGINA

1.0 INTRODUCCIÓN DEL MANUAL DE CALIDAD 5

1.1 Propósito del Manual de Calidad 5

2.0 PRESENTACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN 5

2.1 Marco Legal del ORFIS 5 2.2 Antecedentes de la Institución 6 2.3 Estructura Orgánica del ORFIS 2.4 Organigrama General del ORFIS

6 8

3.0 TÉRMINOS Y DEFINICIONES 9

4.0 CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN 14

4.1 Comprensión de la Organización y su Contexto 14 4.2 Comprensión de las Necesidades y Expectativas de las

Partes Interesadas 14

4.3 Alcance del Sistema 15 4.4 Sistema de Gestión de Calidad y su Procesos 4.5 Mapa de Interacción de Procesos 4.6 Plan de Calidad

16 17 18

5.0 LIDERAZGO 23

5.1 Liderazgo y Compromiso de la Dirección 5.2 Política de Calidad 5.3 Roles, Responsabilidad, Autoridad

23 24 24

6.0 PLANIFICACIÓN 25

6.1 Acciones para Abordar Riesgos y Oportunidades 6.2 Objetivos de Calidad y Planificación para Lograrlos 6.3 Planificación de los Cambios

25 25 26

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7.0 APOYO 27

7.1 Recursos 29 7.2 Competencia

7.3 Toma de Conciencia 29

7.4 Comunicación 29 7.5 Información Documentada 30

8.0 OPERACIÓN (PRESTACIÓN DEL SERVICIO) 31

8.1 Planificación y Control Operacional 31 8.2 Requisitos para los Productos y servicios 32 8.3 Diseño y Desarrollo 32 8.4 Control de los Procesos, Productos y Servicios suministrados externamente

33

8.5 Producción y Provisión del Servicio 33 8.5.1 Control de la Producción y de la provisión del

servicio 33

8.5.2 Identificación y Trazabilidad 34 8.5.3 Propiedad perteneciente a los Clientes o

Proveedores Externos

34

8.5.4 Preservación 34 8.5.5 Actividades Posteriores a la Entrega 35 8.5.6 Control de los cambios 35

8.6 Liberación de los Productos o Servicios 35 8.7 Control de las Salidas no Conformes 36

9.0 EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO 36

9.1 Seguimiento, Medición, Análisis y Evaluación 36

9.1.1 Satisfacción de Cliente 37 9.1.2 Análisis y Evaluación 37

9.2 Auditoría Interna 38 9.3 Revisión por la Dirección 38

10.0 MEJORA 39

10.1 No Conformidad y Acción Correctiva 39 10.2 Mejora Continua 40

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1.0 INTRODUCCIÓN

1.1 PROPÓSITO DEL MANUAL DE CALIDAD Describir el Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) del Órgano de Fiscalización Superior del Estado de Veracruz (ORFIS), el cual está fundamentado en la Norma Internacional ISO 9001:2015 y en su equivalente nacional NMX-CC-9001-IMNC-2015, Sistemas de Gestión de la Calidad – Requisitos. Es un documento guía que muestra cómo el ORFIS cumple con los requisitos que exige esta Norma. Este Manual es una consulta básica para las y los Servidores Públicos del Órgano, a efecto de permitirles identificar el Proceso Misional, los Procesos Operativos que constituyen un apoyo para su fortalecimiento, y los Procesos Soporte que son coadyuvantes para el desempeño de esos procesos, así como para el cumplimiento de la Misión, Visión, y Objetivos Institucionales; de igual forma podrán identificar y comprender la Política y Objetivos de Calidad dictados por la Alta Dirección.

2.0 PRESENTACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN 2.1 MARCO LEGAL DEL ORFIS

Existe un conjunto de disposiciones jurídicas y administrativas que norman, orientan y conducen las acciones de fiscalización en el ámbito federal, estatal y municipal, relativas al manejo y aplicación de los recursos públicos, (provenientes principalmente de los ingresos municipales y de las aportaciones federales FISM y FORTAMUN-DF, entre otras), en las cuales se define aquello que les corresponde hacer a cada nivel de gobierno, así como el papel que puede desempeñar la participación ciudadana. El marco jurídico del quehacer fiscalizador se encuentra publicado en la página oficial del Órgano de Fiscalización Superior del Estado de Veracruz (ORFIS) y disponible para su consulta en la siguiente liga: www.orfis.gob.mx/Transparencia/Portal Temático/Marco Legal/Marco Legal

http://www.orfis.gob.mx/Transparencia/Portal

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2.2 ANTECEDENTES DE LA INSTITUCIÓN

Con la reforma integral del año 2000 a la Constitución Política de nuestro Estado, se reconoce institucionalmente la figura de la Fiscalización Superior, creándose en consecuencia el ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ, previsto en el numeral 67 fracción III del ordenamiento en cuestión, lo que a su vez originó la necesaria creación de la Ley No. 59 de Fiscalización Superior para el Estado de Veracruz, aprobada el 25 de mayo del mismo año por el H. Congreso del Estado y abrogada en el artículo segundo transitorio de la Ley No. 252 de Fiscalización Superior del Estado, publicada en la Gaceta Oficial Extraordinaria No. 184 del 6 de junio del 2008, esta se abroga por la Ley Número 584 de Fiscalización Superior y Rendición de Cuentas para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave , publicada el 4 de agosto de 2015 en la Gaceta Oficial del Estado, la cual se abroga conforme al artículo segundo transitorio de la Ley 364 de Fiscalización Superior y Rendición de Cuentas del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave publicada en la Gaceta Oficial del Estado de Veracruz, en el número extraordinario 502 de fecha 18 de diciembre del 2017.

2.3 ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL ORFIS

La estructura orgánica para el desarrollo de las funciones del ORFIS se encuentra señalada en el Artículo 5 del Reglamento Interior del Órgano de Fiscalización Superior del Estado de Veracruz, siendo las siguientes Áreas Administrativas:

I. Auditoría General

II. Secretaría Técnica

III. Contraloría Interna

IV. Unidad de Transparencia

V. Auditoría Especial de Legalidad y Desempeño

a) Dirección de Auditoría de Legalidad

b) Dirección de Auditoría de Desempeño y Evaluación de Transparencia

VI. Auditoría Especial de Fiscalización a Cuentas Públicas a) Dirección de Auditoría a Poderes Estatales b) Dirección de Auditoría a Municipios

c) Dirección de Auditoría Técnica a la Obra Pública

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VII. Auditoría Especial de Fortalecimiento Institucional y Participación Ciudadana

a) Dirección de Promoción de la Participación Ciudadana

b) Dirección de Fortalecimiento de la Gestión Pública

VIII. Dirección General de Tecnologías de la Información

a) Subdirección de Desarrollo de Sistemas Informáticos

b) Subdirección de Estudios Sociales, Económicos y Financieros

c) Subdirección de Servicios Informáticos

IX. Dirección General de Asuntos Jurídicos

a) Subdirección de Investigación

b) Subdirección de Substanciación

X. Dirección General de Administración y Finanzas

a) Subdirección de Finanzas

b) Subdirección de Recursos Humanos

c) Subdirección de Recursos Materiales

XI. Dirección General de Evaluación y Planeación

a) Subdirección de Evaluación Financiera y Programática

b) Subdirección de Planeación

Para mayor claridad y entendimiento de la estructura organizacional del ORFIS, a continuación se presenta el organigrama de la Institución.

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2.4 ORGANIGRAMA GENERAL DEL ORFIS

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3.0 TÉRMINOS Y DEFINICIONES ACCIÓN CORRECTIVA: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación no deseable, para evitar que vuelva a producirse. ACCIÓN DE MEJORA: Acción tomada para aumentar la capacidad del proceso, cumplimiento de requisitos del producto y/o servicio, elevar la satisfacción del usuario, fortalecer el control, optimizar recursos, mejorar el clima laboral, y en general optimizar el desempeño del ORFIS. No necesariamente se origina de un problema real o potencial. ALCANCE DEL SISTEMA: Extensión y límites del Sistema de Gestión de la Calidad. ALTA DIRECCIÓN: Persona o grupo de personas que dirige y controla una organización al más alto nivel. Para el SGC-ORFIS son las y los Titulares de las áreas administrativas que integran el ORFIS, referidas en el artículo 5 del Reglamento Interior. ANÁLISIS DE RIESGOS: Revisión de las causas sobre las posibles amenazas, así como los daños y consecuencias que éstas puedan producir. ÁREAS ADMINISTRATIVAS: Son aquellas que integran el ORFIS, descritas en el artículo 5 del Reglamento Interior. CALIDAD: Grado en el que un conjunto de características inherentes de un objeto cumple con los requisitos establecidos. (Conforme a la Norma ISO 9000:2015).

CALIDAD: Cumplir con los requisitos establecidos para asegurar la satisfacción de las necesidades de nuestros usuarios y de la organización. (Conforme al SGC-ORFIS).

CLIENTE: Persona u organización que podría recibir o que recibe un producto o un servicio destinado a esa persona u organización, o requerido por ella COMPETENCIA: Capacidad para aplicar conocimientos y habilidades con el fin de lograr los resultados previstos. CONFORMIDAD: Cumplimiento de un requisito.

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CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN: Combinación de factores internos y externos que pueden tener un efecto en el enfoque de la organización para el desarrollo y logro de sus objetivos. CUENTA PÚBLICA: Documento que presentan los entes fiscalizables al congreso durante los plazos establecidos, a fin de darle a conocer los resultados de su gestión financiera respecto del ejercicio presupuestal comprendido del uno de enero al treinta y uno de diciembre del año anterior al de su presentación. DESEMPEÑO: Resultado medible, relacionado con hallazgos cuantitativos o cualitativos. ENTES FISCALIZABLES: Los Poderes del Estado, los Ayuntamientos, entre otros, y, en general, cualquier persona física o moral, pública o privada, que recaude, administre, ministre, maneje o ejerza recursos públicos; y cualquier otra institución pública por la que la constitución o las leyes del estado les den el carácter de ente fiscalizable. EVIDENCIA DE ACTIVIDADES: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo. Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que es pertinente y verificable. GESTIÓN DE LA CALIDAD: Gestión con respecto a la calidad. Puede incluir establecimiento de políticas de la calidad y los objetivos de la calidad, y los procesos para lograr estos objetivos a través de la planificación, aseguramiento, control y la mejora de la calidad. INFORME DE PRESUNTA RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA: El instrumento en el que las autoridades investigadoras describen los hechos relacionados con alguna de las faltas señaladas en la Ley General de Responsabilidades Administrativas, exponiendo de forma documentada con las pruebas y fundamentos, los motivos de presunta responsabilidad del servidor público de un particular en la comisión de faltas administrativas.

INFORME DEL RESULTADO O INFORME GENERAL EJECUTIVO: Documento que contiene las conclusiones técnicas y el resultado de la fiscalización superior de las Cuentas Públicas de los Entes Fiscalizables; y que deberá presentar el Órgano al Congreso, por conducto de la Comisión Permanente de Vigilancia en términos de la Ley de Fiscalización Superior y Rendición de Cuentas del Estado de Veracruz.

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INFORMACIÓN DOCUMENTADA: Información que una organización tiene que controlar y mantener, y el medio que la contiene. La información documentada puede estar en cualquier formato y medio, y puede provenir de cualquier fuente. La información documentada puede hacer referencia al Sistema de Gestión de Calidad, incluidos los procesos relacionados, la información generada para que la organización opere y la evidencia de los resultados alcanzados. INFORMES INDIVIDUALES: Los informes de cada una de las revisiones, auditorías y evaluaciones, practicadas a los Entes Fiscalizables, con motivo de la Fiscalización Superior a las Cuentas Públicas. MANUAL DE CALIDAD: Especificación para el sistema de gestión de la calidad de una organización, que puede variar en cuanto a detalle y formato para adecuarse al tamaño y complejidad de cada organización. MAPA DE INTERACCIÓN DE PROCESOS: Representación de los procesos que componen el Sistema de Gestión de la Calidad así como sus relaciones principales. MEJORA: Actividad para mejorar el desempeño, que puede ser recurrente o puntual. MEJORA CONTINUA: Actividad recurrente para mejorar el desempeño de una organización. MISIÓN: Propósito de la existencia de la organización, tal como lo expresa la alta dirección. NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito OBJETIVO DE CALIDAD: Resultado a lograr relativo a la calidad. Generalmente se basan en la Política de Calidad de la Organización. OPORTUNIDAD DE MEJORA: Situación que no necesariamente implica una no conformidad, pero debe ser tomada en cuenta para, optimizar el desempeño de un proceso, cumplimiento de requisitos legales y reglamentarios, aumentar la capacidad para asegurar la satisfacción del usuario, optimización de recursos, administración de riesgos, y en general emprender acciones de mejora continua que impacten en la productividad y costo beneficio de los resultados del ORFIS. PARTES INTERESADAS: Persona u organización que puede afectar, verse afectada o percibirse como afectada por una decisión o actividad.

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POLÍTICA DE CALIDAD: Intenciones y dirección de la Institución relativas a la calidad, expresadas formalmente por la Alta Dirección. PROCEDIMIENTO: Forma específica de llevar a cabo una actividad o actividades que requieren medirse como parte de un proceso. Conjunto de actividades ordenadas de una forma lógica, sistemática y secuencial para realizar una o más funciones, de acuerdo a las atribuciones conferidas a un área determinada, señalando para qué, quién, cómo, dónde y cuándo han de realizarse. PROCESO: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas que utilizan entradas para proporcionar un resultado previsto. PROCESOS MISIONALES: Son los procesos que representan la razón de ser de la institución, permiten de manera directa cumplir la misión y visión. A través de ellos es posible satisfacer las necesidades de la comunidad, así como capitalizar las posibilidades de la organización y del entorno. Incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado previsto por la entidad en el cumplimiento de su objeto social o razón de ser. PROCESOS OPERATIVOS: Son procesos que crean valor para el proceso misional y permiten generar productos y/o servicios que se entregan a clientes o usuarios externos, por lo que pueden incidir directamente en la satisfacción del cliente o usuario final. Son procesos coadyuvantes en el cumplimiento de la misión y visión. PROCESOS SOPORTES: Son aquellos procesos que dan soporte o apoyo a los procesos misionales y operativos. Su valor es indirecto y generalmente sus clientes o usuarios son internos, sin ellos no sería posible la ejecución de los procesos misionales u operativos, razón por la cual, su eficaz operación es fundamental como procesos coadyuvantes en el cumplimiento de la Misión, Visión y Objetivos Institucionales. PRODUCTO: Resultado de un proceso de una organización que puede producirse sin que se lleve a cabo ninguna transacción entre la organización y el cliente. REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades realizadas. REQUISITO: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.

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RESPONSABLE DE PROCESO: Persona responsable de las actividades operativas de un proceso o alguna actividad que pueda afectar la calidad en un Área Administrativa. RIESGO: Efecto de la incertidumbre. SATISFACCIÓN DEL CLIENTE: Percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus expectativas. SEGUIMIENTO: Determinación del estado de un sistema, un proceso, un producto, un servicio o una actividad. SERVICIO: Resultado de un proceso de una organización con al menos una actividad, necesariamente llevada a cabo entre la organización y el cliente. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD: Conjunto de elementos tales como; estrategias, recursos, procesos, documentos, estructura organizacional, interrelacionados o que interactúan para lograr la calidad de los productos o servicios que se ofrecen a los usuarios y otras partes interesadas; así como para la sustentabilidad de la organización. VISIÓN: Aspiración de aquello que una organización querría llegar a ser, tal como lo expresa la alta dirección.

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4.0 CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN

4.1 COMPRENSIÓN DE LA ORGANIZACIÓN Y SU CONTEXTO Para una debida comprensión de la Organización y su contexto, el ORFIS ha determinado las cuestiones internas (fortalezas y debilidades) y externas (oportunidades y amenazas) que pueden influir en su Dirección Estratégica y afectar la capacidad para lograr los resultados previstos dentro de su Sistema de Gestión de la Calidad. Estos factores han sido determinados por la Alta Dirección en reunión de trabajo, mediante el método de Análisis FODA. Ver anexo: “Contexto de la Organización”. A través de las acciones para tratar los Riesgos y Oportunidades, el Conocimiento de la Organización y la Revisión por la Dirección, se dará seguimiento a la información sobre los factores internos y externos pertinentes a la Organización. Para efecto de su seguimiento, el Contexto se revisará por lo menos cada seis meses realizando las modificaciones que en su caso se determinen aplicables, y de manera extraordinaria cuando se presente algún evento que impacte al Órgano. 4.2 COMPRENSIÓN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS

PARTES INTERESADAS Resulta de suma importancia determinar las partes interesadas, como personas u organizaciones que son pertinentes al SGC, así como los requisitos en cuanto a las necesidades y expectativas de estas partes interesadas. El concepto de partes interesadas se extiende más allá del enfoque únicamente al cliente o usuario, mismos que se encuentran definidos en la matriz de partes interesadas determinadas por el ORFIS. Ver anexo: “Matriz de las Partes Interesadas”. Para efecto de su seguimiento, se revisará con el mismo criterio que el contexto.

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4.3 ALCANCE DEL SISTEMA El alcance del Sistema de Gestión de la Calidad del ORFIS es el proceso misional: “Fiscalización Superior a las Cuentas Públicas”, comprende: Planeación de la Fiscalización Superior, Ejecución del Proceso de Fiscalización Superior, y, Elaboración del Informe General Ejecutivo e Informes Individuales, de acuerdo a lo estipulado en el Título Segundo, Capítulo II de la Ley No. 364 de Fiscalización Superior y Rendición de Cuentas del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave (en lo sucesivo, Ley). El Proceso de Fiscalización Superior a las Cuentas Públicas comprende los siguientes tipos de auditorías: Financiera Presupuestal, Técnica a la Obra Pública, de Legalidad, de Desempeño y Auditoría en Materia de Deuda Pública y Disciplina Financiera. Para definir el campo de aplicación del presente Manual, es importante enfocar el concepto de Cliente, que en este documento se denominará Usuario, refiriéndose a “aquella organización o persona que recibe un producto y/o servicio”. Para efectos del SGC-ORFIS, este concepto de Usuario, es aplicable a la Comisión de Vigilancia del H. Congreso del Estado de Veracruz, quien recibe el producto final que se genera como resultado del proceso antes mencionado. El producto final de conformidad con la Ley es: Informe General Ejecutivo e Informes Individuales. Dentro del alcance del SGC–ORFIS, también se incluyen Procesos Operativos y Procesos Soporte, los cuales se pueden observar en el Mapa de Interacción de Procesos, en los documentos referentes a estos procesos, se identifican las salidas de estos; de igual forma y con la finalidad de lograr los objetivos trazados, se consideran dentro del alcance los factores internos y externos pertinentes al Órgano y los requisitos de las partes interesadas descritos en los apartados anteriores (4.1 y 4.2); lo anterior, con la finalidad de abordar los riesgos y oportunidades que puedan derivarse de los análisis correspondientes, y en su caso establecer los controles que resulten aplicables. Se considera no aplicable la siguiente cláusula: 8.3 Diseño y desarrollo de los productos y servicios. Los requisitos establecidos para los servicios del ORFIS, están debidamente normados en la Ley de Fiscalización Superior y Rendición de Cuentas y el Reglamento Interior, por lo que no se diseñan los productos a realizar; es decir, el proceso contenido en el alcance del presente Manual está determinado en la normatividad aplicable al ORFIS.

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4.4 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y SUS PROCESOS El ORFIS ha establecido, documentado e implementado su Sistema de Gestión de la Calidad (SGC–ORFIS) como medio para asegurar que los servicios ofrecidos cumplen con los requisitos de la Comisión de Vigilancia del H. Congreso del Estado de Veracruz, como su principal usuario, así como los requisitos legales aplicables y las necesidades de la Institución. El sistema se mantiene y mejora continuamente, mediante la puesta en práctica de la política de calidad, el compromiso con los objetivos de calidad, así como las revisiones de los resultados de las auditorías, el análisis de datos, las acciones correctivas, administración de riesgos y oportunidades y la revisión continua de todo el sistema.

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4.5 MAPA DE INTERACCIÓN DE PROCESOS

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4.6 PLAN DE CALIDAD DEL PROCESO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR A LAS CUENTAS PÚBLICAS

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PROCESOS QUE SOPORTAN Y APOYAN AL PROCESO MISIONAL, MISMOS QUE SE

ENCUENTRAN INCLUIDOS DENTRO DEL ALCANCE DEL SGC-ORFIS Para el cumplimiento del “Proceso de Fiscalización Superior a las Cuentas Públicas” se han incluido dentro del alcance del Sistema de Gestión de la Calidad, los procesos operativos y de soporte necesarios; con la finalidad de garantizar que estos procesos se controlen y operen eficazmente se encuentran debidamente documentados a través de procedimientos, guías o instructivos. En los documentos establecidos para la operación de los procesos, se identifica: el proceso que antecede, cuando resulte aplicable; las entradas y salidas especificando sus requisitos; el proceso al que precede, cuando aplica; de igual forma se describen los recursos que requieren para su operación. Para una mejor comprensión, a continuación se hace una descripción de los procesos operativos y de soporte referenciados en el Mapa de Interacción de Procesos: PROCESOS OPERATIVOS Estos procesos, aunado a que tienen un enfoque eminentemente preventivo, también proporcionan información para la programación de las auditorías que se realizan, razón por la cual están articulados al “Proceso de Fiscalización Superior a las Cuentas Públicas”, contribuyendo en gran medida a la mejora de este proceso, siendo los siguientes: I. Análisis de la Información para la Fiscalización Superior. Este proceso consiste en revisar y analizar la información programática y financiera que presentan los Entes Fiscalizables a efecto de utilizarla para las actividades de Fiscalización Superior. Como resultado de este análisis pueden emitirse reportes en los cuales se señalan los hallazgos identificados; lo anterior con la finalidad de que los entes fiscalizables puedan corregir sus posibles desviaciones antes de que el ORFIS inicie sus facultades de fiscalización. II. Capacitación a Entes Fiscalizables. Durante este proceso se brinda el servicio de capacitación a los entes fiscalizables sobre temas que contribuyan a la profesionalización de las y los servidores públicos, y sobre todo a prevenir que incurran en desviaciones que puedan tipificarse en observaciones como resultado de la Fiscalización Superior.

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III. Capacitación a Servidores Públicos Municipales y Órganos de Participación Ciudadana. Este proceso tiene como finalidad proveer a Servidores/as Públicos/as Municipales y a la Sociedad Civil, de elementos necesarios para efecto de que lleven a cabo acciones de participación ciudadana y contraloría social, lo que conlleva a que de forma organizada participen en la planeación, ejecución, vigilancia, control y evaluación de los recursos públicos. IV. Evaluación del Control Interno en el marco del Sistema de Evaluación y Fiscalización de Veracruz (SEFISVER). Este proceso permite constatar la implementación de las medidas de Control Interno en los Entes Fiscalizables, en concordancia a la normativa establecida a efecto de llevar a cabo trabajos con un enfoque preventivo; lo anterior manteniendo siempre un respeto al marco legal de los Entes. El primer proceso está a cargo de la Dirección General de Planeación y Evaluación; los relativos a capacitación de personal en el servicio público y entes están a cargo de la Auditoría Especial de Fortalecimiento Institucional y Participación Ciudadana; la evaluación del control interno corresponde a la Secretaría Técnica. PROCESOS SOPORTES La Dirección General de Administración y Finanzas a través de las Subdirecciones de Finanzas, Recursos Humanos y Recursos Materiales proporciona los apoyos referentes a: “Suministro de Recursos Financieros”, estos recursos se refieren a: los viáticos necesarios para el desarrollo de los diversos procesos que requieran de este servicio, así como lo correspondiente a pagos de proveedores. “Gestión de Recursos Humanos”, estos servicios son los relacionados a: contratación del personal que requieran las áreas; capacitación; evaluación del desempeño; pago de remuneraciones y prestaciones; evaluación de habilidades y actitudes. “Provisión de Recursos Materiales y Servicios Generales”, por medio de este proceso se proporcionan los servicios de: Adquisición y Suministro de Bienes Muebles, Artículos de Consumo y/o Servicios; Servicio de Equipo de Transporte; Mantenimiento y Servicios Generales; Servicio de Archivo y Resguardo. Con la finalidad de controlar y asegurar la eficacia, el cumplimiento de estos productos y servicios, se dispone de la información documentada necesaria.

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La Norma ISO 9001:2015 no requiere determinar procesos en cuanto a: Auditorías Internas; Control de la Información Documentada; Acciones Correctivas y de Mejora; y Control de Productos y Servicios No Conformes, sin embargo el ORFIS a través de la Dirección General de Administración y Finanzas estableció los controles necesarios por medio de procedimientos documentados con la finalidad de dar cumplimiento a la referida Norma y asegurar la eficacia del Sistema de Gestión de Calidad. La Dirección General de Tecnologías de la Información, a través del proceso “Provisión de Servicios de Tecnologías de la Información para la Fiscalización Superior”, proporciona los servicios de: Publicación de Información en los Portales Institucionales; Infraestructura Tecnológica; Desarrollo de Aplicaciones y Soporte Técnico. La Auditoría Especial de Fiscalización a Cuentas Públicas, por medio del proceso “Habilitación, Contratación y Evaluación de Despachos Externos y Prestadores de Servicios Profesionales de Auditoría Gubernamental”, proporciona el servicio para la contratación, habilitación y evaluación de proveedores externos referente a los despachos contratados y/o habilitados para el servicio de auditoría como apoyo al “Proceso de Fiscalización Superior a las Cuentas Públicas”. La Secretaría Técnica proporciona el servicio sobre “Recepción y Control de la Documentación que ingresa al ORFIS”. La Unidad de Transparencia, por medio del proceso “Atención a solicitudes de acceso a la Información Pública” proporciona un soporte para el cumplimiento de las Obligaciones en Materia de Transparencia y Acceso a la Información Pública, las cuales son ineludibles para el ORFIS.

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5.0 LIDERAZGO

5.1 LIDERAZGO Y COMPROMISO

La Alta Dirección es la principal responsable del mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión de la Calidad del ORFIS. Asume el liderazgo y compromiso dando seguimiento a la eficacia del Sistema para informar al Auditor General sobre el estado del mismo. Para efecto de lo anterior apoyan al SGC determinando lo siguiente:

Política y los Objetivos de Calidad, que más adelante se describen.

Los procesos necesarios para cumplir los requisitos del Sistema.

Supervisando que se cumpla con los requisitos del Sistema.

Estableciendo la información documentada requerida por la Norma ISO 9001, y la determinada por el ORFIS, a través de la cual se promueve el enfoque a procesos y el pensamiento basado en riesgos.

Gestionando los recursos necesarios para la realización de productos y/o servicios que se encuentran dentro del alcance del SGC-ORFIS.

Comunicando la importancia de trabajar con una cultura de calidad; que el Sistema logre los resultados planeados; involucrando y comprometiendo al personal para contribuir a la eficacia del Sistema; y promoviendo la mejora.

Colaborando en otros roles conforme a la competencia de su área y de la institución.

Estableciendo y verificando que se cumplan los requisitos del usuario (cuando este los haya determinado), los legales y reglamentarios aplicables.

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5.2 POLÍTICA DE CALIDAD

La Alta Dirección ha definido, documentado y aprobado la Política de Calidad en la que se incluye el compromiso de todas y todos sus colaboradores.

A continuación se describe la Política de Calidad, misma que está alineada a la Misión del ORFIS:

“Los/as servidores/as públicos/as del Órgano de Fiscalización Superior del

Estado de Veracruz tenemos el compromiso de: procurar un Proceso de

Fiscalización Superior confiable, oportuno, transparente y de calidad,

conforme a la normativa aplicable y con apego a principios éticos rectores;

promover la transparencia y rendición de cuentas; mejorar continuamente

nuestros procesos y las acciones de prevención orientadas a proporcionar

herramientas a los Entes Fiscalizables, para apoyarlos en la correcta

aplicación de los recursos públicos; lo anterior, con el propósito de

satisfacer las expectativas de nuestros usuarios, y dar cumplimiento a la

Misión, Visión y Objetivos institucionales.”

La Política de Calidad es examinada anualmente durante la Revisión por la Dirección, verificando su adecuación a las necesidades del ORFIS y de la Comisión de Vigilancia del H. Congreso del Estado de Veracruz como usuario principal; así como, para asegurar su implantación, efectividad y en caso de requerirse, su modificación.

5.3 ROLES, RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD La Alta Dirección se asegura que los roles, responsabilidades y autoridades se definan y se comuniquen a efecto de que el SGC cumpla los requisitos de la Norma ISO 9001 vigente, los procesos cumplan con los productos y/o servicios planificados, informando al Titular del Órgano sobre el desempeño del Sistema, abordando las oportunidades de mejora, que se promueva el enfoque al usuario, y que se mantiene la integridad del Sistema cuando se planifiquen e implementen cambios del SGC.

Con motivo de lo anterior, el ORFIS dispone de una estructura organizacional definida y documentada en el Organigrama de la Institución, así como un Manual General de Organización, definiéndose la responsabilidad y autoridad para los diferentes roles pertinentes. Asimismo, los procedimientos, guías e instructivos definen a detalle las responsabilidades y nivel de autoridad de cada función.

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6.0 PLANIFICACIÓN

6.1 ACCIONES PARA ABORDAR RIESGOS Y OPORTUNIDADES El ORFIS, con el fin de asegurar que el Sistema de Gestión de la Calidad logre los resultados previstos, ha emprendido acciones para abordar riesgos y oportunidades considerando lo determinado en el análisis del Contexto de la Organización y Partes Interesadas. (FSO-14 Matriz para identificar Riesgos y Oportunidades y FSO-15 Plan de Acción para abordar Riesgos y Oportunidades). Para asegurar la satisfacción del usuario mediante productos y servicios conformes, los procesos contemplados en el alcance del SGC, incluyen un análisis de riesgos y oportunidades, con la finalidad de emprender las acciones conducentes para evitar impactos negativos. 6.2 OBJETIVOS DE CALIDAD Y PLANIFICACIÓN PARA LOGRARLOS El ORFIS establece como parte del SGC, sus objetivos como elementos básicos para la evaluación de la efectividad del Sistema. Los objetivos de calidad son consistentes y coherentes con la política de calidad establecida y sus indicadores proveen elementos de medición, siendo éstos:

1. Concluir el 100% de los Informes Individuales y el Informe General Ejecutivo, a más tardar el 22 de septiembre del año calendario vigente.

2. Emprender acciones de Fiscalización Preventiva orientadas a disminuir por lo menos un 5% las observaciones recurrentes de los Entes Fiscalizables Municipales y Estatales del ejercicio fiscal 2017, con respecto a las observadas en el ejercicio fiscal 2016.

3. Atender las solicitudes en materia de Acceso a la Información en

tiempo y forma, con la finalidad de que los Recursos de Revisión que se interpongan derivados de las respuestas no sea mayor al 10% del total de solicitudes atendidas durante el año.

4. Asegurar la satisfacción mediante el registro de cero productos no

conformes en los Informes Individuales y el Informe General Ejecutivo, entregados a la H. Comisión Permanente de Vigilancia

La planificación para lograr los objetivos de calidad se realiza a través de un Cuadro de Mando Integral donde se determinan las acciones a emprender, los

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recursos a emplear, responsables, cuando finalizará, y como se evaluarán los resultados. 6.3 PLANIFICACIÓN DE LOS CAMBIOS Al planificar los cambios al Sistema de Gestión de la Calidad la Alta Dirección, considera lo siguiente:

a) Identifica la necesidad del cambio.

b) Determina el propósito del cambio y sus posibles consecuencias

potenciales.

c) Asegura la integridad del SGC.

d) Asegura el cumplimiento de los productos y/o servicios que garanticen la

satisfacción del usuario y partes interesadas.

e) Verifica la disponibilidad de recursos.

f) Identifica y comunica las modificaciones en cuanto a responsabilidades y

autoridades.

g) Lleva a cabo el plan.

h) Evalúa los resultados.

El resultado de estos cambios, cuando se presenten, pueden reflejarse en la información documentada que conforma el SGC–ORFIS, por ejemplo: Manual de Calidad, Manual General de Organización, Procedimientos, Guías, Instructivos, así como toda la evidencia documental sobre las actividades realizadas. Dentro de las entradas para la planeación de los cambios, pueden considerarse, entre otras:

Cambios en la legislación y requerimientos legales aplicables al proceso,

producto y/o servicio.

Las Directrices y Objetivos Institucionales.

La Política de Calidad.

Las expectativas y necesidades de la Comisión de Vigilancia del H.

Congreso del Estado de Veracruz, como su principal usuario.

Los Objetivos de Calidad.

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7.0 APOYO

7.1 RECURSOS

La Alta Dirección determina los recursos internos y externos necesarios para la operación y control de los procesos, a efecto de garantizar la conformidad de los productos y/o servicios, el cumplimiento de objetivos y la eficacia del sistema. Los recursos pueden ser: financieros, humanos, materiales, de servicios generales y tecnológicos. Los recursos financieros, humanos, materiales y de servicios generales, se suministran a través de la Dirección General de Administración y Finanzas conforme a los lineamientos establecidos; los recursos de apoyo tecnológicos se proporcionan a través de la Dirección General de Tecnologías de la Información.

RECURSOS HUMANOS Los/las Titulares de las Áreas Administrativas determinan el personal que es necesario para la operación de sus procesos, así como para el mantenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad, la Alta Dirección a través de la Dirección General de Administración y Finanzas se asegura de contar con el personal necesario.

INFRAESTRUCTURA La Alta Dirección determina los recursos necesarios para proporcionar la infraestructura necesaria en la operación de los procesos y la conformidad de los productos y/o servicios, dentro de esta infraestructura se incluye entre otros: edificio, oficinas, servicios de luz, agua, telefonía, equipos de cómputo, medios de transporte, tecnologías de la información, etc. La Dirección General de Administración y Finanzas es responsable de dar el mantenimiento a la infraestructura, con excepción de equipos de cómputo y tecnologías de la información, la cual está a cargo de la Dirección General de Tecnologías de la Información.

AMBIENTE PARA LA OPERACIÓN DE LOS TRABAJOS Con la finalidad de asegurar la óptima operación de los procesos y obtener como resultado productos y servicios conforme a los requisitos legales y reglamentarios

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aplicables, la Alta Dirección determina las condiciones ambientales necesarias bajo las cuales se realiza el trabajo. La Dirección General de Administración y Finanzas, proporciona y mantiene las condiciones determinadas por la Alta Dirección como: temperatura, iluminación, ventilación, así como apoyo en la generación de un clima adecuado para el desarrollo social y psicológico, que contribuyen a mantener el ambiente necesario para la operación de los procesos. Para dar cumplimiento a lo anterior, cuenta con la estructura necesaria como las Subdirecciones de Recursos Materiales (mantenimiento y servicios generales) y Recursos Humanos (áreas de Servicios Médicos y Orientación Psicológica) para fortalecer los apoyos de tipo social, médico y psicológico.

RECURSOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN Para asegurar la conformidad del producto del proceso contemplado en el alcance, el ORFIS, cuenta con una estructura orgánica que define etapas de supervisión y revisión a efecto de verificar que el resultado cumpla con los requisitos legales y reglamentarios aplicables; en este sentido el recurso se refiere al recurso humano.

TRAZABILIDAD DE LA MEDICIÓN Particularmente en los servicios especificados en el alcance, la trazabilidad no es un requisito para las mediciones, considerando que las operaciones inherentes al proceso de Fiscalización Superior no están supeditadas a equipos o instrumentos de medición. No obstante lo anterior, esta cláusula es aplicable para el Proceso de Auditoría Técnica a la Obra Pública en lo correspondiente al uso del Distanciómetro.

CONOCIMIENTOS DE LA ORGANIZACIÓN

La Alta Dirección determina los conocimientos necesarios para la debida operación de los procesos; que se identifique y conozca la Misión y Visión; conducirse con la ética y valores que deben observarse en el desempeño de todo el personal del ORFIS; que se mantenga actualizado en cuanto a las innovaciones implementadas. Para dar cumplimiento a lo anterior se pone a disposición la información necesaria, por ejemplo: los procedimientos, guías o instructivos para la operación de los procesos a través del sitio web del ORFIS, así como de la Intranet; se identifica la Filosofía Institucional, los avances tecnológicos, la normativa aplicable,

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Código de Ética y de Conducta, Política de Integridad, Guía para la Prevención del Conflicto de Interés, etc. Por otro lado, se aplican diagnósticos sobre los conocimientos generales que debe tener el personal. 7.2 COMPETENCIA

La competencia que se requiere por parte del personal que realiza las actividades del Sistema de Gestión de la Calidad, ha sido determinada por la Alta Dirección, y está identificada en los perfiles de puesto. Previo a la contratación del personal se lleva a cabo una Evaluación de Habilidades y Actitudes, con la finalidad de asegurarse que la persona sea competente para el cargo que va a desempeñar. Así mismo de manera periódica se realiza otra Evaluación de Habilidades y Actitudes con la finalidad de tomar acciones, cuando sea aplicable, para fortalecer la competencia necesaria. La eficacia de las acciones emprendidas para la mejora del desempeño se verifica principalmente a través de una Evaluación al Desempeño, la cual se lleva a cabo de manera planificada. 7.3 TOMA DE CONCIENCIA

El ORFIS realiza acciones de difusión de diversas maneras como: campañas de promoción de valores; mensajes por parte del Auditor General todos los lunes, mediante los cuales comparte los cambios que pueden afectar a la organización como participaciones del Órgano en distintos foros, logros institucionales, entre otros temas, así como la importancia del personal en cuanto a la contribución en la mejora institucional; de igual manera a través del Sitio Web del ORFIS y la Intranet se difunde información correspondiente a la Política y Objetivos de Calidad y la información considerada como pertinente, todo lo anterior con la finalidad de que el personal tome conciencia sobre la importancia de su participación en el Sistema. 7.4 COMUNICACIÓN El personal Titular de cada Área es responsable de definir la información que debe ser compartida para el logro de los objetivos institucionales. El personal de la Alta Dirección del ORFIS, por medio de la Dirección General de Administración y Finanzas, define los contenidos de comunicación con relación al Sistema de Gestión de la Calidad que son difundidos entre las distintas partes interesadas.

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De igual forma, a través de la Unidad de Comunicación e Imagen, se implementan las estrategias de comunicación interna y externa necesarias en función del público objetivo y las herramientas de comunicación pertinentes. La Dirección General de Tecnologías de la Información es responsable de administrar los contenidos que son publicados en el Sitio Web del ORFIS y la Intranet. Conforme a la determinación de qué, cuándo, dónde, a quién, y cómo comunicar, así como quién comunica, a continuación se presenta una matriz describiendo los principales medios utilizados para los tipos de comunicación:

MEDIO DE COMUNICACIÓN COMUNICACIÓN

INTERNA EXTERNA

Correos electrónicos

Oficios

Memorándums

Llamadas telefónicas

Circulares

Intranet

Programa de Radio

Sitio web Oficial del ORFIS

Tableros de avisos

Reuniones con el Personal

7.5 INFORMACIÓN DOCUMENTADA La documentación que se utiliza para apoyar la operación de los procesos determinados en el alcance del Sistema, y asegurar que se realizan conforme a lo planificado, se controla y actualiza con base en el “Procedimiento para el Control de la Información Documentada del Sistema de Gestión de Calidad del ORFIS” (SGC ORFIS-02). El Auditor General, de acuerdo a lo que le confiere la Ley Número 364 de Fiscalización Superior y Rendición de Cuentas del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave y el Reglamento Interior del ORFIS, es responsable de expedir los Manuales, Procedimientos, Guías e Instructivos; dichos documentos

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deberán ser aprobados con anterioridad por la persona Titular del Área Administrativa correspondiente. Todo el personal involucrado en la realización de los procesos, es responsable de cumplir los lineamientos establecidos en cada uno de éstos.

La documentación del Sistema de Gestión de la Calidad está conformada por:

Manual de Calidad.

Procedimientos, guías e instructivos.

Evidencia sobre las actividades realizadas.

Archivos digitales.

EL Procedimiento SGC ORFIS-02 establece quién es responsable de la revisión y autorización de los documentos. Todo el personal que aplique documentos debe verificar que está utilizando la versión vigente.

8.0 OPERACIÓN

8.1 PLANIFICACIÓN Y CONTROL OPERACIONAL El ORFIS, planifica, implementa y controla los procesos necesarios para cumplir los requisitos de los productos y servicios suministrados, conforme a lo dispuesto en el apartado 4.4. Los requisitos para el producto del proceso de “Fiscalización Superior a las Cuentas Públicas” están determinados en la Ley de Fiscalización Superior y Rendición de Cuentas del Estado de Veracruz. Los procedimientos, guías e instructivos, describen los lineamientos y metodologías para la realización de los procesos; en estos documentos se definen los requisitos de las entradas para lograr la conformidad de los productos, así como los recursos necesarios para su cumplimiento, de igual forma en las metodologías se definen las etapas de supervisión, revisión y verificación, y los responsables de su ejecución como medidas de control de los procesos, a efecto de asegurar la conformidad de los resultados de los procesos. Se ha implementado información documentada como procedimientos, guías, instructivos y registros sobre las actividades realizadas, lo anterior a efecto de asegurar que los procesos se desarrollen conforme a lo planificado. Los resultados de la planificación se demuestran con la conformidad de los productos y servicios de acuerdo a los requisitos legales, reglamentarios y en su caso los determinados; derivado de la gestión de riesgos se emprenden las acciones sobre los cambios

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planificados, y aquellos no previstos, con la finalidad de que el impacto de estos no afecte el cumplimiento de los objetivos, así como la conformidad de los productos y servicios. Los servicios contratados externamente, se mantienen bajo control conforme a los lineamientos documentados al respecto. 8.2 REQUISITOS PARA LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS

COMUNICACIÓN DEL USUARIO La comunicación con la Comisión Permanente de Vigilancia del H. Congreso del Estado de Veracruz en su carácter de usuario, se lleva a cabo a través de Reuniones de Trabajo, en las cuales se acuerdan puntos como: resultados de la planeación sobre la realización del proceso y sus salidas; asuntos que requiere la Comisión, así como retroalimentación de esta relativa al producto final; de igual forma se garantiza la seguridad en el manejo de la información sobre el proceso y sus productos, estableciendo requisitos en el supuesto de posibles acciones de contingencia.

DETERMINACIÓN DE LOS REQUISITOS PARA LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS Los requisitos para el Informe General Ejecutivo e Informes Individuales de la Revisión a las Cuentas Públicas, considerado como producto final de la Fiscalización Superior están determinados en la Ley de Fiscalización Superior y Rendición de Cuentas del Estado de Veracruz.

REVISIÓN Y CAMBIOS DE LOS REQUISITOS PARA LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS

Durante la fase de planeación el ORFIS se asegura de contar con la capacidad para cumplir los requisitos de los productos y servicios, para esto se dispone de la infraestructura necesaria. Los requisitos son de carácter legal y se determinan conforme a la Ley aplicable en la materia. Los cambios en los requisitos se llevan a cabo conforme a las modificaciones de la Ley aplicable; cuando se van a realizar reformas a este ordenamiento, ORFIS emprende las acciones conducentes a la actualización de la documentación del SGC, de igual forma se hace del conocimiento de las y los servidores públicos de estos cambios, a través de pláticas y comunicación mediante la página electrónica dispuesta para tal fin. 8.3 DISEÑO Y DESARROLLO

No aplica.

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8.4 CONTROL DE LOS PROCESOS, PRODUCTOS Y SERVICIOS

SUMINISTRADOS EXTERNAMENTE ORFIS, ha definido los controles aplicables a los procesos, productos y servicios suministrados por proveedores externos en los procedimientos implementados para asegurar la conformidad con los requisitos determinados. En estos documentos se establecen los criterios para la evaluación, selección, seguimiento al desempeño y reevaluación a los proveedores.

La Dirección General de Administración y Finanzas, a través de la Subdirección de Recursos Materiales / Departamento de Adquisiciones e Inventarios, es responsable de llevar a cabo la evaluación de los productos requeridos para satisfacer las necesidades de las Áreas Administrativas que lo requieran; esto se refiere a la adquisición de bienes, artículos de consumo y servicios. Con respecto a la contratación de Despachos Externos y Prestadores de Servicios Profesionales de Auditoría, la Auditoría Especial de Fiscalización a Cuentas Públicas ha establecido los lineamientos para la selección, contratación y evaluación. Con la finalidad de asegurar la conformidad de los productos y servicios que suministran los proveedores externos, por medio de pedidos y contratos se les comunican los requisitos. 8.5 PRODUCCIÓN Y PROVISIÓN DEL SERVICIO

8.5.1 Control de la producción y de la provisión del servicio Para efectos de controlar la prestación de los servicios contenidos en el alcance del SGC-ORFIS, todos los procesos se encuentran debidamente documentados, controlados y distribuidos, mismos en los que se determina la forma adecuada de realizar la prestación de los servicios a sus usuarios. Estos documentos definen: los requisitos de las salidas de los procesos, así como las actividades a realizar y los resultados esperados, las actividades de revisión para verificar el cumplimiento de los controles e indicadores de medición; se cuenta con la infraestructura y personal competente para la operación de los procesos.

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Los procedimientos describen las actividades de seguimiento, y los indicadores de medición aplicables, así como las actividades de supervisión a efecto de prevenir errores. La liberación del producto final del proceso de Fiscalización Superior a Cuentas Públicas está a cargo del Auditor General para efectos de su entrega; dentro de las actividades posteriores a la entrega, se llevan a cabo reuniones de trabajo con la Comisión Permanente de Vigilancia. 8.5.2 Identificación y trazabilidad La identificación y trazabilidad se realiza a través de los datos generales del ente fiscalizable. 8.5.3 Propiedad perteneciente a los clientes o proveedores externos

El Órgano de Fiscalización Superior no utiliza documentos propiedad del usuario para desarrollar su proceso, sin embargo, la información que recibe por los Entes Fiscalizables y la derivada del proceso de Fiscalización Superior de las Cuentas Públicas, es tratada como propiedad del usuario, por la confidencialidad de su contenido, por lo cual la Ley 364 de Fiscalización Superior y Rendición de Cuentas en su artículo 41 hace referencia a la estricta reserva y confidencialidad que las y los Servidores Fiscalizadores deberán tener en el cumplimiento de su encargo. Con respecto a los datos personales de los Proveedores, esta se cuida de conformidad a lo dispuesto a la Ley 316 para la Tutela de los Datos Personales en Posesión de Sujetos Obligados para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave. 8.5.4 Preservación Para el proceso de “Fiscalización Superior a las Cuentas Públicas”, se han determinado los procedimientos en los cuales se describen las diferentes etapas del proceso con la finalidad de asegurar el cumplimiento de los requisitos del producto final. Para la preservación de este, se conserva la información a través de archivos digitales, delimitando el acceso a estos archivos solo al personal autorizado mediante sus claves correspondientes, en aquellas fases donde se genera evidencia documental impresa, ésta se archiva en expedientes debidamente identificados y localizados en el área responsable de la generación de la documentación.

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8.5.5 Actividades posteriores a la entrega ORFIS, tiene establecido los controles sobre las actividades que pueden presentarse posteriores a la entrega del producto derivado del proceso contemplando en el alcance. Para el Proceso de Fiscalización Superior se llevan a cabo reuniones sobre el Informe General Ejecutivo e Informes Individuales con la Comisión Permanente de Vigilancia, las actividades contempladas en estas reuniones, son con la finalidad de brindar todo el apoyo a la Comisión para la debida toma de decisiones. Posteriormente, la Comisión someterá al pleno del H. Congreso del Estado de Veracruz el dictamen de los Informes Individuales, y el Informe General Ejecutivo para la aprobación de las Cuentas Públicas. Como actividades posteriores se consideran las siguientes: Una vez que se emita el decreto de aprobación de las Cuentas Públicas por el H. Congreso del Estado de Veracruz, se procederá al inicio del Procedimiento de Determinación de Responsabilidades Administrativas en su fase de Investigación. Para estas actividades se tienen establecidos los controles correspondientes. 8.5.6 Control de los cambios Cuando se presentan cambios que pueden afectar la conformidad de los requisitos en la producción, la Alta Dirección emprende las acciones conducentes para evitar impactos negativos; por ejemplo: cambios en la normatividad aplicable a los procesos incluidos en el alcance, en este caso se implementan o actualizan los controles necesarios para asegurar la conformidad de los productos o servicios. 8.6 LIBERACIÓN DE LOS PRODUCTOS O SERVICIOS Las actividades previstas de verificación sobre la conformidad de los requisitos del producto, se encuentran implementadas, y se ejecutan conforme a lo documentado. Antes de la entrega del Informe General Ejecutivo e Informes Individuales del Proceso de Fiscalización Superior a las Cuentas Públicas, el área responsable de su elaboración, constituye un último filtro para asegurar el debido cumplimiento de los requisitos legales aplicables.

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El/la Titular de la Auditoría General, en su carácter de titular del Órgano de Fiscalización Superior del Estado de Veracruz, es la persona autorizada para la liberación del producto; esta acción se lleva a cabo mediante un acto protocolario en el cual, ORFIS entrega el Informe General Ejecutivo e Informes Individuales a la Comisión Permanente de Vigilancia del H. Congreso del Estado. 8.7 CONTROL DE LAS SALIDAS NO CONFORMES Para el SGC-ORFIS, se ha definido como salidas no conformes a los productos y/o servicios que no cumplen al 100% con los requisitos especificados, legales o reglamentarios aplicables. Los requisitos que deben cumplir las salidas de los procesos, se encuentran identificados en los procedimientos que describen los procesos determinados en el alcance del Sistema. Para asegurar el debido control, cuando se registre un producto y/o servicio no conforme, se dará tratamiento de acuerdo al Procedimiento para el Control de Productos y Servicios No Conformes (SGC ORFIS-04).

9.0 EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

En el ORFIS, es fundamental tomar decisiones acertadas, basadas en hechos reales, por tal motivo se considera muy importante la Evaluación del Desempeño con el propósito de reunir evidencias para evaluar la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad, y emprender las acciones que resulten aplicables para que los procesos determinados aseguren productos y servicios conforme a los requisitos establecidos. 9.1 SEGUIMIENTO, MEDICIÓN, ANÁLISIS Y EVALUACIÓN El ORFIS ha determinado los elementos del SGC que requieren seguimiento y medición, estos se pueden identificar en la “Matriz de seguimiento, medición, análisis y evaluación”; de igual forma, los procesos que requieren ser objeto de medición, cuentan con sus indicadores correspondientes, los cuales se pueden identificar en sus procedimientos; por otro lado, para los procesos soporte, los usuarios evalúan los productos y/o servicios recibidos.

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9.1.2 Satisfacción del Cliente Para el ORFIS es relevante el seguimiento a la percepción del usuario del proceso de Fiscalización Superior a Cuentas Públicas, a efecto de asegurar que se cumpla con sus expectativas del producto, esto es, el Informe General Ejecutivo e Informes Individuales de la Revisión a las Cuentas Públicas de los Entes Fiscalizables. El seguimiento se realiza a través de reuniones de trabajo entre el Auditor General y la Comisión Permanente de Vigilancia del H. Congreso del Estado, en éstas se tratan entre otros puntos, la retroalimentación sobre la conformidad del Informe. 9.1.3 Análisis y Evaluación Derivado de los resultados sobre el seguimiento y medición, la Alta Dirección realiza el análisis y evaluación sobre:

El cumplimiento de los requisitos producto y/o servicio

La satisfacción del usuario

El desempeño y eficacia del SGC

Eficacia de la planeación

Eficacia de las acciones para abordar riesgos y oportunidades,

El desempeño de proveedores y

La necesidad de mejoras en el SGC. Lo anterior se cumple a través de la Revisión por la Dirección, de igual forma se llevan a cabo juntas de trabajo de la Alta Dirección con la finalidad de analizar de manera oportuna cualquier situación que impacte en el cumplimiento de objetivos, satisfacción del usuario y desempeño de los procesos, entre otros. La evaluación del desempeño y la eficacia del SGC-ORFIS, está basadas en aquellas fuentes que generen datos sobre el cumplimiento de los objetivos de calidad, los informes de las Auditorías Internas y las Revisiones por parte de la Alta Dirección.

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9.2 AUDITORÍA INTERNA En el ORFIS, se ha determinado realizar por lo menos una Auditoría Interna por año al Sistema de Gestión de la Calidad, con la finalidad de verificar el cumplimiento conforme a los requisitos implementados por la institución, y los definidos por la Norma ISO 9001 vigente. La responsabilidad de ejecutar la Auditoría está a cargo de la Dirección General de Administración y Finanzas / Subdirección de Recursos Humanos a través del Departamento de Mejora Continua. Con la finalidad de asegurar la eficacia de la Auditoría, y que esta constituya una importante herramienta de evaluación y mejora, se documentó el “Procedimiento de Auditorías Internas al Sistema de Gestión de la Calidad del ORFIS” SGC ORFIS-01. 9.3 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN La Alta Dirección lleva a cabo una revisión al SGC una vez al año de manera ordinaria, pero de manera extraordinaria realiza juntas de trabajo de 3 a 4 veces al mes. En estas juntas se evalúan los resultados de los análisis de datos sobre el “Proceso de Fiscalización a Cuentas Públicas” entre otros temas, con la finalidad de verificar si se cumple conforme a lo planeado, de igual forma se valoran acciones para abordar posibles riesgos u oportunidades, con el propósito de mantener y optimizar el aprovechamiento del Sistema, orientado al cumplimiento de, los requisitos del producto y la filosofía institucional. La información de entrada a la Revisión por la Dirección consiste en:

1. Estado de las acciones de las revisiones por la Alta Dirección previas. 2. Cambios en las cuestiones externas e internas que sean pertinentes al

SGC. 3. Información sobre el desempeño y la eficacia del SGC, incluidas las

tendencias relativas a:

la satisfacción del cliente y la retroalimentación de las partes interesadas pertinentes;

el grado en que se han logrado los objetivos de la calidad;

el desempeño de los procesos y conformidad de los productos y servicios;

las no conformidades y acciones correctivas;

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los resultados de seguimiento y medición;

los resultados de las auditorías;

el desempeño de los proveedores externos.

4. La adecuación de los recursos. 5. La eficacia de las acciones tomadas para abordar los riesgos y las

oportunidades. 6. Las oportunidades de mejora.

Los resultados de la Revisión por la Dirección deben incluir las decisiones y acciones relacionadas con: I. Las oportunidades de mejora. II. Cualquier necesidad de cambio en el SGC. III. Las necesidades de recursos.

10.0 MEJORA ORFIS, con un enfoque permanente en la mejora, ha determinado seleccionar y emprender acciones de mejora conducentes a elevar la calidad de los productos y servicios para aumentar la satisfacción de los clientes / usuarios y otras partes interesadas, tanto en el plano interior como exterior. Las acciones de mejora emprendidas pueden derivarse, entre otras, de las siguientes fuentes: gestión de riesgos y oportunidades; resultados de los análisis y evaluación; acciones establecidas en la Revisión por la Dirección. Aunado a lo anterior, se deben tener en cuenta otras situaciones que puedan afectar al Sistema de Gestión de la Calidad. 10.2 NO CONFORMIDAD Y ACCIÓN CORRECTIVA

Cuando se presenta una No Conformidad en el Sistema del ORFIS, se emprenden las acciones conducentes para eliminar la(s) causa(s), a efecto de evitar su recurrencia. Para asegurar lo anterior, así como a los requisitos exigidos por la Norma ISO 9001:2015, se ha establecido el “Procedimiento para el Control de Acciones Correctivas”, SGC ORFIS-03.

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10.3 MEJORA CONTINUA Con el objetivo de mejorar el desempeño, adecuación y eficacia del SGC, el Auditor General ha instituido trabajar con una “Cultura de Mejora Continua”, con la finalidad de potenciar al Órgano de Fiscalización Superior del Estado de Veracruz, lo anterior con el firme propósito, en el mejor de los casos, de superar las expectativas de los clientes / usuarios y otras partes interesadas. La base para la mejora continua está en los resultados de las mediciones, análisis y evaluación, esto será revisado en las reuniones de la Alta Dirección, como parte relevante del Sistema de Gestión de la Calidad. La Alta Dirección, mediante la Política de Calidad, involucra a todo el personal para adoptar el compromiso de trabajar con esta cultura; bajo este contexto, todos los servidores públicos, pueden presentar las propuestas de mejora que identifiquen en el desempeño de sus actividades.

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