El mercado de las soluciones de gestión empresarial, también conocidas como soluciones ERP, está siendo sometido a un profundo cambio. Si en los últimos tiempos se ha producido un gran movi-

miento de fusiones y adquisiciones de empre-sas, ahora nos encontramos en un momento en el que cada vez hay un número más redu-cido de proveedores que poseen una mayor cuota de mercado, y una creciente presencia en la pyme y en las Administraciones Públi-cas. Además, tecnológicamente, los provee-dores nacionales están tan avanzados como cualquier multinacional de software.

Paralelamente a este proceso de cam-bio, también se ha producido una varia-ción en la percepción de los sistemas ERP. En un principio considerados como herramientas exclusivas para las grandes compañías, pero, hoy en día, el perfil del cliente ha cambiado, y no se concibe una empresa que no emplee el ordenador para ciertas tareas. Las compañías, indepen-

dientemente de su tamaño y actividad, ne-cesitan gestionar recursos y automatizar la gestión de procesos básicos junto a otros más específicos. La utilización de una herramienta ERP, más o menos com-pleja, es por lo tanto imprescindible para cualquier organización, con una masa crí-tica de empleados y negocio, que quiera ser competitiva.

Las demandas actuales apuntan a los programas desarrollados en Bases de Datos, por la flexibilidad que aportan a la hora de manejar la información. También se ha detec-tado una demanda cada vez mayor de inte-gración con otros aplicativos que ya poseen las empresas y con dispositivos móviles. Y es que la integración de Internet y de este tipo de dispositivos con las herramientas ERP se-rá fundamental en el futuro. Respecto a la funcionalidad, se solicitan cada vez más he-rramientas que ayuden a los directivos a ob-tener información para la toma de decisiones. En este aspecto, a pesar de la fiebre por las

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Isabel BallesteroDirectora Comercial

DATISA

Los sistemas ERP y la importancia de la

contabilidad analíticaEl mercado español de software ERP se encuentra en plena transformación.

Sin embargo, la contabilidad analítica sigue siendo la gran desconocida para la mayoría de las pymes españolas, que ignoran las ventajas que les puede

aportar unas adecuadas herramientas financieras

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soluciones verticales que algunos proveedo-res alegan, no se demandan tanto este tipo de aplicativos como los estándar. Si bien es cierto que determinados sectores presentan unas necesidades específicas que no pueden cubrirse con un ERP estándar, sobre todo en los procesos comerciales, para los financie-ros prácticamente todas las soluciones son iguales.

CONTABILIDAD ANALÍTICA: LA ASIGNATURA PENDIENTE

Las herramientas más populares siguen siendo los módulos financieros, sobre todo las soluciones de contabilidad, de las que prácti-camente el 90% de las empresas tiene algún aplicativo. Sin embargo, siguen existiendo ciertas áreas dentro de los departamentos ad-ministrativos y financieros -especialmente en pequeñas y medianas empresas- que todavía quedan por informatizar, debido a que la ma-yoría de las empresas todavía desconocen los beneficios que su automatización les pue-

de aportar. Uno de estos vacíos se produce en la contabilidad analítica, pues sólo el 20% de las compañías cuenta con herramientas fi-nancieras que le proporcionan información analítica presupuestaria, lo que denota un ba-jo aprovechamiento de la información conta-ble del negocio, que tratan de solventar a tra-vés de otros medios más complejos.

La contabilidad analítica muestra una ima-gen sobre los distintos centros de coste de ma-

FICHA RESUMEN

Autores: Isabel BallesteroTítulo: Los sistemas ERP y la importancia de la contabilidad analítica Fuente: Partida Doble, núm. 204, páginas 24 a 27, noviembre 2008Localización: PD 08.11.03Resumen:El mercado español de software ERP se encuentra en pleno proceso de transformación, tanto en lo que respecta al ámbito de la oferta como al de la demanda. Los módulos financieros siguen siendo las herramientas más populares, sobre todo en el área de la contabilidad. Sin embargo, la contabilidad analítica sigue permaneciendo como una gran desconocida para la mayoría de las pymes españolas, que ignoran las ventajas que les puede aportar toda la información económica facilitada por las adecuadas herramientas financieras. Descriptores ICALI: Tecnología. Sistemas integrados de gestión. Reforma contable.

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nera mucho más detallada y concreta, con lo que la explotación de la información financiera de la empresa, desde el punto de vista analítico y de coste, resulta necesaria en cualquier orga-nización con varias líneas de actividad, y con centros de costes identificados que implican una gestión compleja de las rentabilidades. De ahí que la contabilidad analítica sea una herra-mienta fundamental en una gran variedad de sectores como el de constructoras y promoto-ras, la gestión de cadenas, tiendas y franqui-cias, la gestión de cadenas hoteleras, provee-dores de grandes superficies comerciales, em-presas con centros de costes o importantes in-versiones en inmovilizado, etc. Este tipo de so-luciones son especialmente ventajosas para el mercado español, cuyo tejido empresarial está formado por más de un 90% de pymes, y en el que tienen un gran peso específico sectores co-mo el de la construcción y la hostelería.

La escasa implementación de un software de contabilidad analítica, por tanto, es debida principalmente al desconocimiento de la exis-tencia de estas herramientas o a la creencia de que estas herramientas son muy complica-das de utilizar. Otros factores que actúan de freno son la falta de tiempo para reorganizar el departamento financiero o el no querer asumir su coste al no considerar la rentabilidad que estas herramientas son capaces de ofrecer.

INTEGRACIÓN CON EL RESTO DE APLICATIVOS DE GESTIÓN

No obstante, a pesar de que la contabilidad tiene su foco en todos los hechos económicos, la vida de una empresa está llena de matices y ne-cesita otro tipo de herramientas -de inmovilizado, de tesorería…-. Por tanto, lo importante es que la contabilidad analítica no esté aislada, sino que esté integrada en todo el sistema de información de la compañía. Lo idóneo sería disponer de sis-

temas ERP que desarrollen la contabilidad analí-tica, y la integren en el sistema general de ges-tión. Esto permitirá acceder a una gestión com-pleta de estas necesidades a través de un menú específico, en relación directa con los programas de Gestión Comercial, Gestión de Punto de Ven-ta y Gestión de Inmovilizado, entre otros.

A través de estas modernas soluciones de gestión se consigue una mayor automatiza-ción y rapidez en el registro de datos, y el análisis de la información a través de un ela-borado sistema de consultas y listados. Por ejemplo, se va a poder definir los centros de coste con independencia total de la relación de cuentas contables. Estos centros se po-drán estructurar mediante una codificación ar-borescente que permite un análisis por nive-les. Así, retomando nuestro ejemplo, podre-mos ver la información a nivel de obra, o a ni-vel de fase. Además, estos sistemas ofrecen la posibilidad de crear plantillas de reparto que permitan la automatización de la distribu-ción de ciertos gastos de los que no se puede determinar la repercusión en cada centro de coste, en unas proporciones ya establecidas.

Por otro lado, siendo la aplicación contable la encargada de mantener los registros y el ac-ceso al análisis de la información, el dato se po-drá generar bien en la propia contabilidad, des-de los programas de gestión comercial, gestión punto de venta, o de gestión de inmovilizados. Por ejemplo, cuando traspasemos a contabili-dad los ingresos por cada obra, no sólo obten-dremos el apunte contable, sino que los ingre-sos irían imputados al centro de coste corres-pondiente. De la misma forma, cuando genere-mos los asientos contables de amortizaciones desde el programa de inmovilizados, estos gas-tos irán imputados a la obra que corresponda.

En empresas con centros de coste, y con importantes inversiones en inmovilizados, se hace fundamental la imputación del gasto de amortización al centro de coste que lo utiliza. Un sistema ERP integrado permitiría automa-tizar esta asignación, que en algunos casos complejos puede ser considerando los días de utilización real en cada uno.

Si hablamos de la gestión de sistemas de tiendas o franquicias, tradicionalmente ésta ha estado basada en la preocupación por el con-trol de ventas y almacén. Una gestión comple-ta y moderna debería centrar también su aten-ción en el análisis económico y de costes de

Sólo el 20% de las empresas cuenta

con herramientas que le proporcionan

información analítica presupuestaria, lo

que implica un bajo aprovechamiento

de la información contable

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Los sistemas ERP y la importancia de la contabilidad analítica

los puntos de venta, y por tanto en el segui-miento de los indicadores de rentabilidad.

A través de la parametrización adecuada del sistema, todos estos elementos serían ges-tionados de forma sencilla y automática. Las posibilidades de análisis de los listados son muy amplias, y el propio generador de infor-mes de la aplicación contable permitirá ade-más que creemos modelos analíticos propios.

¿QUÉ APORTA UN SOFTWARE DE CONTABILIDAD ANALÍTICA?

Es evidente que la contabilidad analítica es la única herramienta que permite recoger toda la información económica que se genera en cada uno de los centros de costes de las constructoras, por ejemplo, en cada una de las obras. De ahí la importancia que va a te-ner para éstas el disponer de un software es-pecíficamente diseñado para las pymes que automáticamente les proporcione la informa-ción sobre los ingresos y los gastos genera-dos en cada uno de los centros de coste.

Al incorporar una aplicación diseñada para realizar una gestión analítica, se obtendrá una serie de beneficios entre los que podemos destacar los siguientes:

• Optimizacióndelregistrodedatos.

• Ahorro de tiempo en la introducción dedatos, al realizarlo de forma automatizada.

• Identificacióndetodoelcontroldecostes.

• Máximaexplotaciónde la información, alestar diseñada con informes específicos por parte de los responsables de ese con-trol analítico.

Por tanto, no es lo mismo hacer una ex-plotación de la información analítica con he-rramientas de contabilidad financiera o con herramientas diseñadas por uno mismo, que utilizar informes elaborados por casas espe-cializadas en ello.

NECESIDAD DE UN CAMBIO DE MENTALIDAD

Para que las pymes españolas se puedan beneficiar de las soluciones que ofrecen estas herramientas de software sólo es necesario un cambio de mentalidad de los profesionales

de nuestras compañías. El desconocimiento de herramientas y el prejuicio que se tiene de la contabilidad, no como disciplina económi-ca, sino como un sistema enfocado a la fun-damentación de cuentas anuales, como un mero trámite legal, es lo que provoca que la mayoría de las pymes sólo dispongan de un programa básico que se limita a ayudarles a cumplir con sus obligaciones fiscales y regis-trales, olvidando que las herramientas tecno-lógicas contables permiten un mejor aprove-chamiento de la información de la empresa.

Resulta imprescindible tener en cuenta que quien tiene la información tiene el poder, y esto en ocasiones se olvida en las pymes. Sin embargo, en estos momentos de crisis que estamos atravesando es muy importante tener en cuenta esta premisa y aquí las herra-mientas financieras en general, y en concreto la contabilidad analítica, va a ser imprescindi-ble. A través de la contabilidad analítica las pymes van a disponer de una visión económi-ca por centros de costes, frente a la contabili-dad financiera que pone su foco en la empre-sa en general, proporcionando una visión cor-porativa de la situación actual de la misma. Esto nos permitirá poder tomar decisiones adecuadas, que en estos tiempos pueden su-poner esa pequeña gran diferencia.

Independientemente de la toma de concien-cia que existe, las pymes reconocen que tienen que introducir herramientas que le permitan un mejor desarrollo, pero a la hora de la verdad existe un miedo al cambio importante, ya que la implantación de estas herramientas informáticas afecta a la inversión económica que las empre-sas deben canalizar dentro de sus recursos.

Otro freno frecuente que impide a las em-presas adoptar este tipo de herramientas es la falta de tiempo. En muchas ocasiones, las compañías se encuentran en una constante aceleración y una inver-sión de este tipo requiere primero que se dedique un tiempo a la organización, y luego a la pues-ta en marcha del sistema. Todo ello afecta de una manera di-recta al desarrollo de la conta-bilidad analítica, aunque llegará un momento en el que las em-presas ya no puedan esquivar más esa decisión, y tendrán que implantar las aplicaciones correspon-dientes. ✽