SISTEMA DE INFORMACION GERENCIAL

SISTEMA DE INFORMACION GERENCIAL

Los sistemas de información gerencial son una colección de sistemas de información que interactúan entre sí y que proporcionan información tanto para las necesidades de las operaciones como de la

administración.

TIPOS PRINCIPALES DEL SISTEMA DE INFORMACION

Sistemas de Procesamiento de Transacciones (STP) Sirven al nivel operativo en el trabajo diario (p.ej.: impresora fiscal).

Se pueden identificar 5 categorías: ventas y marketing, producción, finanzas, contabilidad, recursos humanos.

Sistemas de Trabajo de Conocimientos y de Automatización de Oficinas Los sistemas de trabajo de conocimientos (KWS) ayudan a quienes crean nueva información, como contadores, ingenieros, etc.

Los sistemas de automatización de oficinas (OAS) en cambio ayuda a quienes procesan la información como secretarias, archivistas, etc.

Sistemas de Información Gerencial (MIS) Brinda informes a quienes administran una organización Estos informes son resúmenes de las actividades rutinarias e informes de excepción.

Sistemas de Apoyo a Decisiones (DSS) Ayuda a quienes deben tomar decisiones que son semi estructuradas, únicas o que cambian rápidamente. Son mas analíticos que otros sistemas. Son interactivos.

Sistemas de Apoyo a Ejecutivos (ESS) Sirven al nivel superior de administradores, y le brinda información del entorno.

CAPACIDAD DEL SISTEMA DE INFORMACION GERENCIAL

Un sistema de información para la administración particular puede tener varias capacidades técnicas.

Procesamiento de transacciones por lote

Procesamiento de una sola transacción.

   Comunicación de datos y conmutación

de mensajes.

LA INFORMACIÓN NECESARIA PARA TOMAR DECISIONES

Selección apropiada de objetivo para fijar metas;

·   Selección apropiada de formas de distribución de productos y servicios

·   Coordinación de actividades del sector público y del sector privado;

·  Establecimiento de

tarifas que cubran los costos fijos de los productos y servicios;

·   Desarrollo de modelos para la prestación de servicios y la satisfacción de los clientes.

AYUDA DE UN SIG

 Un sistema de información gerencial efectivo proporciona los datos necesarios a los administradores para analizar la situación actual, identificar problemas inmediatos y encontrar soluciones, descubrir patrones y tendencias que les permitan formular objetivos apropiados para el futuro y tomar decisiones inteligentes sobre el uso de recursos limitados tanto humanos como financieros y materiales.

COMO FUNCIONA UN SIG

Un sistema de información gerencial, reúne datos sobre la variedad de funciones de una organización lo que permite a un administrador planear, hacer seguimiento y evaluar las operaciones y el desempeño de la empresa de manera integral. Un sistema de información gerencial no necesita ser complejo. Debe proporcionar las bases que se requieren para tomar decisiones. Los datos que se necesitan para la planeación, seguimiento y evaluación se tomarán de diversas fuentes.

 PASOS PARA ANALIZAR EL SIG  1    Identificar a todos aquellos que están utilizando o deberían utilizar los

distintos tipos de información. 2.  Establecer los objetivos a largo y corto plazo de la organización,

departamento o punto de prestación de servicios. 3.  Identificar la información que se requiere para ayudar a las diferentes

personas a desempeñarse efectiva y eficientemente, y eliminar la información que no se utiliza.

4.  Determinar cuáles de los formularios y procedimientos actuales para recolectar, registrar, tabular, analizar y brindar la información, son sencillos, no requieren demasiado tiempo y cubren las necesidades de los diferentes trabajadores, y qué formularios y procedimientos necesitan mejorarse.

5. Revisar todos los formularios y procedimientos existentes para recolectar y registrar información que necesiten mejorarse o preparar nuevos instrumentos si es necesario.

6. Establecer o mejorar los sistemas manuales o computarizados para tabular, analizar, y ofrecer la información para que sean más útiles a los diferentes trabajadores.

7.  Desarrollar procedimientos para confirmar la exactitud de los datos. 8. Capacitar y supervisar al personal en el uso de nuevos formularios,

registros, hojas de resumen y otros instrumentos para recolectar, tabular, analizar, presentar y utilizar la información.

Métodos de recolección de la información

Evaluaciones rápidas (o las encuestas a pequeña escala), son útiles para obtener información en temas tales como el cambio de métodos, los usuarios que abandonan el producto/servicio.

· Los grupos focales (discusiones guiadas en un grupo seleccionado de personas), proporcionan buena información de los usuarios, sobre las razones para la satisfacción o insatisfacción con los servicios y de otro tipo o con el personal, la efectividad de los mensajes la receptividad y disposición de ciertos grupos hacia el producto/servicio, etc.

· Pequeños proyectos de investigación operacional, informan sobre diferentes formas de distribución de producto/servicio o sobre la efectividad de canales de distribución de los sectores público y privado.

 Tablero de Control Gerencial

El TCG es la herramienta que permite a la Dirección integrar la información clave para tomar decisiones empleando datos provenientes de los distintos sectores y sistemas de la empresa

el TABLERO DE CONTROL GERENCIAL presenta indicadores e informes que permiten monitorear con inmediatez el desempeño de los distintos sectores y la gestión de la empresa

misma, TCG elimina el problema de recopilar manualmente la información diseminada en los diversos sectores donde se origina y el armado de laboriosas planillas de cálculo.

SICOG

 El Sistema de Control de Gestión (SICOG) es un software de apoyo automatizado al proceso de control de gestión que opera como base para la medición del desempeño gerencial en el ámbito operativo, en el contexto del corto plazo, e incluso del día a día.

SAE

El Sistema de Análisis de Entorno S.A.E. es una poderosa herramienta que brinda apoyo en la toma de decisiones gerenciales porque permite evaluar los distintos escenarios de ocurrencia de los eventos. Este Sistema Automatizado permite dar apoyo en todo el

proceso denominado Análisis del entorno, el cual consiste básicamente en hacer seguimiento continuo.

EJEMPLO DE APLICACIÓN DE

SISTEMA DE INFORMACION

GERENCIAL

Caso Práctico

Sistema de Información Gerencial aplicado a la empresa Torrevisión C.A

Problemática:

Torrevisión es una empresa naciente cuyo negocio es el entretenimiento, debido a su condición reciente no cuenta con un sistema que le ayude a automatizar sus procesos y sobre todo mejorar su productividad.

Las áreas que serán consideradas claves o estratégicas para el éxito de la compañía, son las siguientes:

Atención al publico:

Su importancia radica en que el servicio que en él se preste influye en la satisfacción del cliente y contribuye a la definición de “calidad” del servicio.

Si el funcionamiento de esta área es deficiente, el servicio global que recibe el cliente resulta deficiente también. Una mala atención al público perjudica la satisfacción de los clientes, la calidad del servicio que se presta y más importante aún la reputación de la empresa.

Departamento técnico:

Este departamento es de suma importancia para la empresa, ya que se encarga de verificar que la señal por el cliente en su hogar sea de calidad.

Dirección de cobranza:

El propósito de esta área es supervisar y aplicar el procedimiento administrativos de ejecución, para la recuperación del activo de la empresa, así como trabajar en pro de mejorar la rentabilidad de la empresa.

Aspectos a tomar en cuenta para la implementación de un Sistema de Información Gerencial en la empresa Torrevisión C.A

Recurso Humano

Para la implementación de este sistema es necesario contar con el siguiente recurso humano:•Especialistas en Sistemas de Información: analistas de sistemas, programadores que desarrollan y operan los Sistemas de información. Al final del trabajo, estos especialistas deberán adiestrar al personal (usuarios finales) en cuanto al manejo del software implementado.•Usuarios finales: llamados también usuarios o clientes, que son los que utilizan un SI o la información que éste genera. Pueden ser técnicos, empleados de oficina, clientes o gerentes. Estos son:

Gerente generalGerente administrativoAuxiliar de contadorPersonal de atención al publicoGerente técnicoPersonal del departamento técnico

Hardware

El Sistema de Información Gerencial que será aplicado en la empresa estará basado en computadoras, el cual estará distribuido de la siguiente manera:

•2 computadores para Atención al público.•2 computadores para Dirección de cobranzas•1 computador para el Departamento técnico.Es decir 5 computadores estarán realizando los procesos medulares de la empresa. Estos

equipos estarán conectados a una red LAN junto con los computadores de las otras áreas: Gerencia Genera, Gerencia Administrativa y Gerencia Técnica, con un computador cada uno para un total de 8 computadores y 1 impresora multifuncional.

RedLa red implantada en la empresa será de tipo: Small IT Solution. En la siguiente le ofrecemos

un diagramo con la explicación de la misma salvo que allí solo aparece dos computadores clientes, por cuestiones de espacio, cuando en realidad son ochos.

Infraestructura de Small IT Solution

Venta del servicio de televisión por cable:

Operaciones a realizar por departamentos

Instalación: Mantenimiento/Solución de inconvenientes:

Cortes y reinstalaciones:

Software

Los computadores manejaran 3 tipos de software y son:

Software del Sistema: Windows para el control y respaldo de operaciones computacionales.Software de Aplicación: Quickbase, software basado en la web que sirve para crear aplicaciones sin tener que escribir códigos.