Los metadatos, una huella digital en el tiempo

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Los Metadatos, una Huella Digital en el Tiempo

Por: M.Sc. Germán E. Torres H.

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Agenda• ¿Qué son los metadatos?• ¿Para que se usan?• Tipos de Metadatos• Estándares Internacionales• Legislación Colombiana• El Contexto• Esquema de Metadatos• Campos de Aplicación• Conclusiones


¿Qué son los Metadatos?

• Datos sobre los Datos• Información estructurada• Descripción

Fuente: http://4.bp.blogspot.com/_DNdoo2UCTLw/TJCHF4mm05I/AAAAAAAACI0/G5nFB77SVX0/s400/esquema.png


¿Para que usan?

• Sistemas de Información– Gestores Documentales– Sistemas de Archivo– Gestores de Contenido– Bibliotecas

• Descripción de Información• Búsqueda y Recuperación• Clasificación• Normalización

Fuente: http://commons.wikimedia.org/wiki/File:Nube-etiquetas.png


Tipos de Metadatos

• Descriptivos / Normativos• Estructurales• Administrativos o de Negocio

Fuente: http://latingeo.upm.es/Intranet/proyectos/Imgenes_Proyectos/MetadatosIII.png


Normas Internacionales• ISO 23081 – Metadatos para la Gestión de Documentos• ISO 15489 – Gestión de Documentos• ISO 16175 – Documentos en el Entorno de Oficina Electrónica• ISO 15801 – Almacenamiento de Imágenes Electrónicas• ISO 15836 – Doublin Core• ISO 12033 – Gestión de documentos. Imágenes electrónicas.

Directivas para la selección de métodos de compresión deimágenes de documentos

• ISO 18492 – Conservación a Largo Plazo• ISO 27001 – Seguridad de la Información• ISO 30300 – Sistemas de Gestión para Registros• MoReq2 – Diseño de Gestión para Sistemas de Documentos• DoD5015 – Gestión de Registros• OAIS - Open Archival Information System


Legislación Colombiana

• Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos• Ley 1437 de 2011 - Código de Procedimiento Administrativo

y de lo Contencioso Administrativo que fueron reglamentadas a través del decreto 2609 de 2012 –“…Disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado“

• Ley 1712 de 2014 – Ley de Transparencia• Decreto 2364 de 2012 - "Por medio del cual se reglamenta el

artículo 7 de la Ley 527 de 1999, sobre la firma electrónica yse dictan otras disposiciones"

• Ley 1581 de 2012 - Protección de Datos Personales


El Contexto

Objeto / Documento

Metadatos Técnicos

Metadatos de Autenticidad

Metadatos de Gestión

Metadatos de Conservación


El Contexto


ISO 23081


Esquema de Metadatos

• Agrupación por temáticas• Descriptores de Campo• Valores Permitidos• Condición de Uso• Obligatoriedad• Repetible• Diccionario de Datos• Se pueden definir diferentes

esquemas.

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EjemploCreación

DocumentalConversión y

Firma GestiónConservación y

Preservación Metadatos

TIEMPO

• Fecha• Id documento• Creado por• Formato• Info. Técnica.• Clasificación de

Seguridad• Datos personales

• Fecha• Digitalizado por• Formato• Versión• Info. Técnica

Digitalización.• Firma

• Fecha• Usado por• Proceso• Relaciones con

otros documentos.• Reglas de negocio.

• Fecha• Expediente• Serie• Conservación.• Formatos• Info. Técnica.

• Versión• Esquema• Hash• Contexto

(metadatos)


Campos de Aplicación

• Gestión Documental / Información• Repositorios Digitales• Interoperabilidad• Preservación Digital• Descriptores Documentales• Búsquedas Cruzadas y Semántica• Seguridad y Auditoría


Conclusiones• Para realizar una adecuada gestión de metadatos, se debe contar con

un área responsable dentro de la organización que garantice sudefinición, uso, implementación y mantenimiento.

• Toda organización debe contar por lo menos con un esquema demetadatos.

• El ciclo de vida de los documentos debe garantizar el acopio de losmetadatos durante el tiempo que dure dicho ciclo.

• Todo programa de gestión documental y/o de información, se debeapoyar en un esquema de metadatos único dentro de laorganización.

• Todo sistema que genere, use, administre y conserve informacióndebe aplicar el esquema de metadatos definido en la organización.

• Los metadatos asociados a un documento deberían ser exportables(xml) para así garantizar el contexto y migración hacia otrossistemas.

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Muchas GraciasM.Sc. Germán E. Torres H.Twitter: @gtorrehe - @gobiernodeinformacionEmail: [email protected] Linked-In: Germán E. Torres Hernándezwww.gobiernodeinformacion.com

Conferencias y Consultorías por German E. Torres H. se distribuye bajo una Licencia Creative Commons AtribuciÃ³n-CompartirIgual 4.0 Internacional

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