LOS LIBROS CONTABLES

DEFINICIÓN:

En efecto, a partir del 1 de julio de 2010, los libros y registros vinculados a asuntos tributarios deben contar obligatoriamente con la información mínima y ceñirse a los nuevos formatos a que se refiere la Resolución de Superintendencia Nº 234-2006/SUNAT (El Peruano 30.12.2006).

Los libros contables son los libros que deben llevar obligatoriamente los comerciantes y en los cuáles se registran en forma sintética las operaciones mercantiles que realizan durante un lapso de tiempo determinado.Todo comerciante debe conformar su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, de acuerdo con las disposiciones del código de comercio. La contabilidad solo podrá llevarse en idioma castellano por el sistema de partida doble. Los comerciantes obligados a llevar libros de contabilidad deben registrar los libros principales en la cámara de comercio.

Los libros de contabilidad deben conservarse por lo menos 10 años, contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento o comprobante, cuando se garantice su reproducción por cualquier medio; en caso contrario, podrán destruirse después de 20 años.En los libros de contabilidad se prohíbe: alterar el orden cronológico en los registros, dejar espacios en blanco, hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones, borrar o tachar en todo o en parte los valores de los asientos y arrancar hojas o alterar el orden de las mismas.

IMPORTANCIA

Mediante ellos seremos justos, ante la ley.

Nos permite registrar y/o procesar todos los movimientos operacionales.

Nos da garantía a segundas, terceras personas y a quienes tienen interés en el resultado de las operaciones.

Constituyen elementos de prueba, sustentando con los documentos que existen. (Dejar constancia de las operaciones que se realiza)

Nos obtiene una información en cualquier momento, de acuerdo a la necesidad de la empresa.

Permite la división del trabajo con grandes beneficios para la función de la empresa.

Nos permite conocer nuestras deudas y obligaciones, así como las que nos adeudan.

Muestra el estado financiero de la empresa en un tiempo determinado.

CLASIFICACIÓN DE LOS LIBROS CONTABLES:

1. Aspecto Legal; libros principales y obligatorios: Estos libros tienen que ser legalizados obligatoriamente para dar su justo valor de todas las operaciones que se registran.

Libro de Inventario y Balances Libros de Caja Tabular e Italiana Libro Diario Libro Mayor

2. Aspecto Técnico; Libros auxiliares y voluntarios: Estos libros son llevados de acuerdo a la necesidad y capacidad de la empresa, los libros auxiliares obligatorios tienen que ser legalizados y los libros auxiliares voluntarios no necesitan ser legalizados sirve para el control interno, y para determinar las informaciones con mayor exactitud y facilidad.

AUXILIARES:

Obligatorios:

Registro de Cuentas Registro de Compras Planilla de Remuneraciones Libro de Actas Registros de Activos

Registro de Ingresos Registro de Retenciones Registro de Retenciones a Proveedores

Voluntarios:

Libros Bancos – Conciliaciones Libro Kárdex de Existencias Libro de Caja Chica Cuentas Corrientes Registro de Letras por cobrar Registro de Letras por pagar Registro de importación y de exportación Registro de control de inventarios Registro de Kárdex de proveedores Registro de Kárdex de clientes

1. LIBRO DE INVENTARIO Y BALANCES: Es un libro principal y obligatorio de foliación simple, su finalidad principal es de mostrar la situación económica de la empresa. En este libro se utiliza dos veces al año, no al inicio de las operaciones (cualquier mes del año llamado inventario inicial) y otro al finalizar el período económico (al 31 de diciembre, llamado inventario fina o de cierre).

El libro de inventario y balances, empezará por el inventario que deberá formar el comerciante al tiempo de dar principio a sus operaciones, y contendrá:

La relación exacta del dinero, valores, créditos, efectos al cobro, bienes muebles a inmuebles, mercaderías y efectos de todas clases, apreciados en su valor real y que constituyen su activo.

La relación exacta de las deudas y toda clase de obligaciones pendientes, si las tuviere, y que formen su pasivo.

Fijará en su caso, la diferencia exacta entre el activo y el pasivo, que será el capital con que principia sus operaciones.

INVENTARIO: Es una relación detallada, valorada, ordenada, clara y precisa de cada uno de los activos y pasivos que tiene una empresa.

Esta relación se detalla es e Libros de Inventarios y Balances, con la finalidad de determinar los bienes y derechos que posee una empresa y también sus deudas.

Clases de inventarios por su naturaleza:

Físico: conteo e inspección de los activos. Contable: Registro de las informaciones previa documentación.

Fases de la preparación del inventario: para preparar el inventario debe realizarse una cuidadosa labor administrativa, que comprende las siguientes fases:

Determinar de todos los elementos, activos, pasivos, y patrimonio. Descripción de dichos elementos caracterizando su individualidad. Valoración de cada elemento. Agrupación conveniente de las partidas, atendiendo a unos criterios de homogeneidad

contable. Suma de valores por grupos homogéneos y totalización separada del activo y del pasivo. Diferencia entre el activo y el pasivo determinando el patrimonio neto. Comparación con el neto anterior para conocer las variaciones globales experimentadas

durante el periodo.

Partes del inventario:

Activo Pasivo Resumen Balance de inventario

2. LIBRO CAJA TABULAR E ITALIANA: Es un libro principal y obligatorio foliación doble, para que tenga validez ante la ley se legaliza en la primera página en un notario público o ante un juez de paz letrado.

Este libro es obligatorio, en el cual se registran todas las operaciones que realiza la empresa al contado (efectivo o en cheque), los registros son diariamente en forma ordenada y cronológica con los documentos que con los cuales se hayan efectuado las operaciones.

El objetivo de este libro es de controlar y administrar todas las operaciones cuyo origen es el movimiento del dinero ya sea en ingresos y/o egresos. Cada fin de mes se centraliza al libro diario.

Clases:

Libro simple o italiana: Para este tipo de caja se utiliza el rayado del libro diario, dos hojas de este hacen un rayado, para que sea de foliación doble, debe estar legalizado en la primera página para su utilización.

En un libro el cual los registros que se efectúan generalmente pertenecen a pequeños negocios, empresas individuales, unipersonales o asociaciones, con los que sus movimientos operacionales efectúan en dos o tres cuentas. Se conoce también con el nombre de caja simple. Se denomina caja italiana porque en Italia se dio el uso por primera vez, su característica es de anotar las operaciones económicas en forma cronológica, sin importar su ordenamiento según las cuentas que se utilicen. Cada fin de mes se centraliza al libro diario.

Libro de caja tabular o americana: Para la utilización de este libro se legaliza en la primera página ante el notario público.

En este libro se registran todas las operaciones que realiza la empresa exclusivamente al contado (movimientos de dinero en efectivo o con cheque por ingresos y/o egresos).

3. LIBRO DIARIO: Es un documento numerado, que le permite registrar en forma cronológica todas las transacciones realizadas por la empresa. El libro diario es el registro contable principal en cualquier sistema contable, en el cual se anotan todas las operaciones.

El primer registro de una operación se hace en el diario.

Es el libro en el cual se registran todos los ingresos y egresos efectuados por la cooperativa, en el orden que se vaya realizando durante el período (compra, ventas, pagos, cobros, gastos, etc.). Este libro consta de dos columnas: la del Debe y la del Haber.

Para que los registros sean válidos deben asentarse en el libro debidamente autorizado.

A esta operación se le llama asentar en el diario. El diario es un libro de registro original o de primera anotación.

El asiento de cada transacción indica qué cuentas deben cargarse y cuales deben acreditarse posteriormente en el mayor.

En el libro diario se registran todos los hechos y operaciones contables (que vimos anteriormente). Este registro se realiza mediante asientos contables, los cuales se orden por fecha de creación.

4. LIBRO MAYOR: Es donde se registran las cuentas de activos, pasivos y patrimonio neto de la cooperativa.

Es el libro de contabilidad donde se organizan y se clasifican las diferentes cuentas que moviliza la cooperativa de sus activos, pasivos y patrimonio. Para que los registros sean válidos deben asentarse en el libro debidamente autorizado.

Es el registro o resumen de todas las transacciones que aparecen en el libro diario, con el propósito de conocer su movimiento y saldo en forma particular.

Los cargos y créditos a las distintas cuentas, según se muestra en los asientos de diario, se registran en las cuentas mediante el proceso llamado pasar al mayor.

Cuenta es una ficha individual que registra las cantidades de una cuenta en el debe y en el haber, así como el saldo de la misma. El libro mayor precisamente lo que hace es eso; anotar las cantidades que intervienes en los asientos en su correspondiente cuenta del libro mayor, representada por una T.

En estas dos cuentas (libro mayor) del asiento anterior, se tiene un saldo deudor en caja (positivo) y un saldo acreedor en la cuenta de clientes.

Dado que cualquier empresa efectúa múltiples operaciones, la valoración de sus elementos será objeto de continuas variaciones.

El mayor contiene todas las cuentas que se han ido registrando en el diario hasta cierta fecha, en éstas se habrán ido anotando las alteraciones producidas. A través de estos registros será posible conocer el valor por el que figuran las distintas cuentas a esa data, siendo éste el cometido del Mayor.

Al valor que presenta una cuenta en una fecha dada se le conoce con el nombre de saldo.

Este viene dado por la diferencia entre la suma del Debe y la suma del Haber de la correspondiente cuenta. El saldo puede ser:

Deudor, si la suma del Debe es mayor que la del Haber. Acreedor, si la suma del Debe es inferior a la suma del Haber.

Nulo, si el valor de ambas sumas coincide.

En cualquier fecha, en el libro Mayor se cumplirá que la suma de los saldos deudores coincidirá con la suma de los saldos acreedores y, además, el valor total de las sumas del Debe será igual al importe total de las sumas del Haber.

TIPOS DE LIBROS MAYOR:

Se reconoce que hay dos tipos:

Libro Mayor Principal: Para las cuentas de control general Libro Mayor Auxiliar: Para las sub. Cuentas y auxiliares.

EL CICLO CONTABLE DE LOS LIBROS

Todos los contadores deben seguir un proceso establecido por las leyes y normas contables las cuales le ayudan a realizan con mayor precisión, exactitud y orden su trabajo

El ciclo contable es el proceso ordenado y sistemático de registros contables, desde la elaboración de comprobantes de contabilidad y el registro en libros hasta la preparación de Estados Financieros.

El ciclo contable consta de las siguientes partes:

1. Apertura

Al constituirse la empresa, se inicia el proceso contable con los aportes del dueño o socios registrados en el inventario general inicial. Con el inventario general inicial se elaboran en el Balance General inicial y el comprobante diario de contabilidad, denominado comprobante de apertura que sirve para abrir los libros principales y auxiliares.

2. Movimiento

Las transacciones comerciales que diariamente realiza una empresa deben estar respaldadas por un soporte que permite su registro en el comprobante diario y traslado a los libros principales y auxiliares de contabilidad. El registro del movimiento operativo de la empresa, de acuerdo con sus necesidades, se puede realizar en forma diaria, semanal, quincenal o mensual, en comprobante diario y libros.

Al final se elabora el Balance de prueba. El contador público y sus auxiliares deben verificar y evaluar constantemente que el ciclo contable sea cumplido a cabalidad

3. Cierre

En esta etapa se elabora lo siguiente:

A. Asiento de ajuste: Registrado en el comprobante diario de contabilidad, denominado comprobante de ajustes, el cual traslada a los libros principales y auxiliares.

B. Hoja de trabajo: se realiza opcionalmente cada mes y sirve de base para preparar los Estados Financieros como el Balance General y Estado de Resultados.

C. Comprobante de cierre: Se elabora anualmente para cancelar las cuentas nominales o de resultados y se traslada a los libros principales y auxiliares.

El inventario general final y el Balance General consolidado, elaborados en la etapa de cierre, constituyen el inventario general inicial y el balance general inicial para comenzar un nuevo ciclo contable