Los Documentos de La Organizacion

8/20/2019 Los Documentos de La Organizacion

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ORGANIZACIÓN Y DESCRIPCIÓN

César VelandiaConsultor Empresarial


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10.1.- Aplicación de los principios de respeo al ori!en " ordenori!inal a los #ondos de arc$i%o

La reconstrucción del orden originario respetando el principiode procedencia tiene carácter objetivo

Los documentos de una organización deben de ser tratadosde acuerdo con el orden con el que fueron creados: No sólo segn el orden de procedencia! sino también dentro de

cada serie siguiendo el orden que tuvieron cuando fueron

producidos" Este modo de organización refleja el modo de funcionar de la

institución que #a creado los documentos" $e esta forma! el arc#ivo es reflejo de la institución que lo

#a creado

%ines de una entidad

&rganización %unciones

'ctividad administrativa

$ocumentos


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(ara lograrlo e)isten dos v*as complementarias: La #istoria de la entidad La propia organización del fondo

'l fin + al cabo los elementos constitutivos de unarc#ivo son dos: El conjunto de documentos El conjunto de relaciones entre ellos

El documento de arc#ivo no tiene razón de ser sino es en cuanto a que pertenece a un conjunto

El sitio de un documento de arc#ivo está en elseno de un proceso funcional


En definitiva, el respeto a la procedencia es un método queproporciona una base segura tanto para el trabajo de

clasificación como para la descripción de los fondos


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$e acuerdo con los principios enunciados! elarreglo de un arc#ivo conlleva una serie detareas concatenadas que podemos definir en tresapartados:

Clasificar los fondos: establecer diversas clases oagregados documentales en función de su procedencia!es decir! del autor que los #a creado"

&rdenar los documentos dentro de cada agrupación oserie documental! + estas mismas! uniendo unos conotros conforme a la unidad de orden establecida paracada caso"

Elaborar un cuadro o esquema de clasificación queponga de relieve la estructuración dada al fondo


Estas tareas se fundamentan en la existencia de los tiposdocumentales, y se desarrollan de acuerdo a los expedientes y

a la principal agrupación documental: la serie


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Establecer un catálogo e)#austivo de las tipolog*as

documentales utilizadas por las 'dministraciones(blicas es una tarea mu+ laboriosa" ,e #an realizado trabajos centrados en tipolog*as

espec*ficas" No obstante! en un sentido estricto! latipolog*a documental es muc#o más abundante +variada de lo que parece"

10.&.- 'os doc()enos. *ipos doc()enales

Competencias -areas -ipos documentales

Normas de procedimiento ,oporte

,i tomamos como referencia el .anual de documentosadministrativos /.0 Luisa Conde! 12234 podemos clasificar a los

documentos administrativos en cinco bloques

E)pedientes


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DOC!E"#O$ DE DEC%$%&"'contienen una declaración de

voluntad de un órganoadministrativo sobre materias

de su competencia(

)E$O*C%O"E$+CE)DO$

DOC!E"#O$ DE#)+"$!%$%&"'comunican la existenciade ecos o actos a otras

personas, órganos oentidades(

CO!"%C+C%O"E$"O#%-%C+C%O"E$./*%C+C%O"E$

DOC!E"#O$ DE CO"$#+"C%+'contienen una declaración de

conocimiento de un órganoadministrativo, cuya finalidad es la

acreditación de actos, ecos oefectos(

+C#+$CE)#%-%C+DO$

CE)#%-%C+C%O"E$ +C#O.)E$"#O


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DOC!E"#O$ DE 0%C%O'contienen una declaración de juicio de unórgano administrativo, persona o entidadp1blica o privada, sobre las cuestiones deeco o de dereco que sean objeto de un

procedimiento administrativo(

%"-O)!E$

DOC!E"#O$ DE *O$C%D+D+"O$

'el instrumento por el que elciudadano se relaciona con la

actividad de las

+dministraciones .1blicas(

$O*%C%#DE$DE""C%+$

+*E2+C%O"E$)EC)$O$

Los análisis de tipos documentales /en sus caracteres e)ternos +estructurales4 es fundamental para racionalizar la gestión de

e)pedientes por parte de la administración +! por ende! para eltratamiento de las series


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2 de junio de 1979, Sevilla

Acta de constitución de laJunta de Andalucía


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26 de junio de 1979, Granada

Certificado del acuerdo tomado enel Pleno de la Junta de Andalucíacelerado en Granada el 2! de junio


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10.+.- A!r(paciones doc()enales. E,pedienes " series

%ondo

,ección

,eries

E)pedientes


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Los expedientes.

El término expediente administrativo procede del verbo latino3expedire4 5 el que resuelve, de a6 que esté encaminado aresolver un determinado asunto o materia7

$e trata del documento principal de la +dministración, dico de otromodo, constituye la piedra angula de la actuación administrativa7

Desde el punto de vista del dereco administrativo se define como:

“el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven deantecedente y fundamentos a la resolución administrativa, así comolas diligencias encaminadas a ejecutarla”.

$eg1n el Diccionario de #erminolog6a +rciv6stica un expediente es: “una unidad documental formada por un conjunto de documentos

generado, orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en laresolución de un mismo asunto”.


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Los expedientes.

.odemos afirmar que el expediente constituye la pie8a fundamental en torno a la cualgira toda la actividad de una oficina administrativa7

9Cómo se forman los expedientes: mediante la agregación sucesiva de cuantosdocumentos, pruebas, dict;menes, decretos, acuerdos, notificaciones y dem;sdiligencias que deban integrarlos, y sus ojas 1tiles ser;n rubricadas y foliadas por losfuncionarios encargados de su tramitación7

.artes del expediente.artes del expediente:


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Los expedientes.

.or su contenido: documentos esenciales 'informes,dict;menes, resoluciones,777 que recogen la información m;scualificada del procedimiento administrativo(, documentos deenlace 'oficios de remisión, notas internas, 777 Cuya finalidades servir de nexo y dejar constancia de los tr;mitesreali8ados(

>7 *a carpetilla o guarda exterior: contiene y agrupa los documentos7 .uedesoportar informaciones como:

"ombre de la oficina que lo a tramitado7 -eca de iniciación y finali8ación7 )esumen del asunto7 "1mero de documentos7 D6gitos del cuadro de clasificación con la denominación de serie7 $ignatura de la instalación7

?7 El extracto o resumen: sinteti8a el contenido7@7 *a relación de contenido: breve descripción de cada documento con su

feca y n1mero de orden7 +s6 conocemos f;cilmente la tramitaciónseguida y locali8amos los documentos m;s importantes7


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Los expedientes.

#ramitación del expediente#ramitación del expediente: la tramitación de cualquier expediente sigue elmismo procedimiento administrativo, estamos ablando del procedimientoadministrativo com1n7

En esencia este procedimiento consta de las siguientes partes:

%niciación: los procedimientos pueden reali8arse de oficio 'pornecesidades internas de la propia +dministración( o a solicitud de unapersona interesada 'cuando la acción es emprendida desde fuera(7

.rocedimiento7 -inali8ación: existen cuatro formas de poner fin al procedimiento:

)esolución7 Desistimiento: todo interesado puede desistir de su solicitud7 )enuncia: todo interesado puede renunciar a sus derecos cuando no

esté proibido por el ordenamiento jur6dico7 Caducidad: los procedimientos iniciados a solicitud de persona

interesada caducan a los tres meses de su parali8ación7

Ejecución: la ejecución de los actos es inmediata y cuenta con pla8ospara su cumplimiento7


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El E)pediente

-ramitación

>(8&CE$5.5EN-&Los interesados encualquier momento delprocedimiento vanproducciendo + recibiendo

documentación #asta quefinalize el #ec#o"


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El E)pediente

-ramitación

?%5N'L59'C56N

(or 8E,&L7C56N: mediante desiciónmotivada del órgano que le compete" Enningn caso el silencio administrativo

finaliza un e)pediente"(or $E,5,5-5.5EN-&: del interesado enel caso de que el #a+a iniciado ele)pediente con una solicitud"

(or 8EN7NC5': todo interesado puederenunciar sus derec#os cuando no estépro#ibido por la Le+"

(or C'$7C5$'$: algunos procedimientostienen términos de vencimiento que

cierran el e)pediente"


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El E)pediente

-ramitación

@EEC7C56NLa ejecución de losactos es inmediata +cuenta con plazosdefinidos segn el tipode procedimiento"


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Los expedientes.

.rocedimientos pr;cticos7 9Cómo se ordena un expediente:

$iguiendo el orden de las diligencias que se an seguido durante sutramitaciónA por tanto, figurar; en primer lugar el documento que le hadado origen y posteriormente se ir;n aBadiendo los documentos según elorden en el que se vayan produciendo 'casi siempre en orden

cronológico(7

.ara facilitar la consulta de los expedientes y evitar su desordenación, oen caso contrario reintegrarlo con rapide8, conviene que el personalencargado de la tramitación numere los documentos y elabora unarelación de contenido 'en las carpetillas o guardas de expedientes(7

entajas de reali8ar esta labor:

!ediante el n1mero de orden, la locali8ación del documento se resuelver;pidamente sin necesidad de revolver todos los papeles7

"os sirve de gu6a para saber el punto de la tramitación en que se encuentracada asunto7

En caso de utili8ación negligente, podemos devolverlo a su orden original deforma simple y mec;nica7


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Los expedientes. Precauciones

- "o dejar documentos sueltos o aislados

- #vitar la multi$licidad % dis$ersión de los e&$edientes' A veces se aren nuevos e&$edientes, sin com$roarantes si %a e&isten'

- "o e&traer documentos ori(inales de los e&$edientes en tramitación' #n ese caso se deen reali)ar fotoco$ias %

devolverlos a su lu(ar'

-"o e&traer documentos ori(inales de los e&$edientes cerrados $ara constituir nuevos e&$edientes' #n ese casose deen utili)ar fotoco$ias'

- Conservar los documentos res$etando el orden natural' Si *stos contienen sue&$edientes, se deen conservaren car$etillas identificados $or medio de un título % sus documentos asimismo ordenados cronoló(icamente'

- Gra$ar cada oficio con su res$uesta' +a (ra$a ace menos da-o .ue el cli$'

- A(ru$ar el documento $$al con los .ue le acom$a-an

- /dentificar cada e&$ediente en la car$etilla'

- Si lle(ara a ser e&traído un documento dee dejarse constancia de ello con una oja en el e&$ediente en el

lu(ar del faltante, con feca, ra)ón del $restamo % nomre de los res$onsales'


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*as series7

Definición de serie documentalDefinición de serie documental:

$eg1n !ar6a *uisa Conde:

“conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de unamisma competencia y regulado por la misma norma de procedimiento”

$eg1n Cru8 !undet:

“conjunto de unidades archivísticas (epedientes, li!ros" agrupados por ser el resultado de una misma actividad, y que han sido producidas yagrupadas de manera continua (seriada" en el proceso de tramitaciónadministrativa”

$eg1n el Diccionario de #erminolog6a +rciv6stica:

“conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de unamisma actividad administrativa y regulado por la misma norma jurídicay#o de procedimiento”


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*as series7

Definición de serie documentalDefinición de serie documental:

$eg1n eredia errera:

“cada sección documental o su!sección está integrada pordocumentos agrupados en series” y $stas son “el testimoniodocumental y continuado de actividades repetitivas desarrolladas

por un órgano o en virtud de una función”

$eg1n icenta Cortés:

“documentos de distinto tipo generados por cada productoratendiendo a las diversas actividades que lleva a ca!o, que secaracteri%an por ser un solo y mismo tipo para cada actividad y que

se repiten en el tiempo”


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*as series7

Esquema que nos permite identificar el desarrollo de las series

AC0//A#S

0/P3 3C45#"0A+

unión de tipos

documentales

iguales

S#/#S#/#3C45#"0A+3C45#"0A+

A4"0A5/#"03

C35P#0#"C/AS

84"C/3"#S

GA"3SA5/"/S0A0/3S


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*as series7

#jem$lo 2:#jem$lo 1:

A4"0A5/#"03:Granada

AC0//A:euniones de la

Comisión de Goierno

GA"3S

A5/"/S0A0/3S:Secretaría General

84"C/":8* P;lica

0/P33C45#"0A+:

#l acta

S#/#3C45#"0A+:

Actas de la Comisiónde Goierno

A4"0A5/#"03:Granada

AC0//A:3tor(ar licencias de a$erturas

de act' $eli(rosas

GA"3S A5/"/S0A0/3S:

ele(ación de 5edioAmiente

84"C/":elar $or el 5edio Amiente

0/P3 3C45#"0A+:+icencia de a$ertura deactividades calificadas

S#/# 3C45#"0A+:+icencias de a$ertura deactividades calificadas


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Clasificación lógica y ordenación f6sica7Clasificación de series documentales

Clasificación de series documentalesClasificación de series documentales:

Consiste en agrupar jer;rquicamente los documentos de un fondoestableciendo agregados o clases, desde los m;s amplios a los m;sespec6ficos7

*a clasificación responde a una doble necesidad:; .or un lado proporcionar una estructura lógica a los documentos y; por otro facilitar su locali8ación conceptual7

Criterios de clasificación:

; &lasificación funcional : los documentos se agrupan bien seg1n lafunción de l que son reflejo, bien seg1n las actividades de las queson resultado7

; &lasificación orgánica: los documentos se agrupan seg1n lasdistintas estructuras administrativas de las organi8aciones oinstituciones de las que emanan7

%nconveniente: las organi8aciones pueden cambiar dedenominación y de competencias, esto conlleva una modificaciónconstante del cuadro de clasificación7


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; &lasificación por materias: los documentos se agrupan seg1n unan;lisis del contenido de los mismosA se van estableciendogrupos seg1n los asuntos de los que traten7

%nconveniente: la agrupación de documentos es antinatural, en

ning1n momento refleja la estructura y funciones de laorgani8ación7

El sistema de clasificación elegido debe ser:

*o m;s estable posible7

Objetivo7

$ustentarse de un criterio que emane del procesoadministrativo del cual son resultado7

Clasificación lógica y ordenación f6sica7Clasificación de series documentales


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Clasificación lógica y ordenación f6sica7Clasificación de series documentalesCuadros de clasificación

Es una estructura jerárquica + lógica que refleja lasfunciones de una organización! a partir de las cualeses creada o recibida la documentación administrativa"

&rganiza intelectualmente la información + permite

situar los e)pedientes + series relacionados los unoscon los otros" $istinguir funciones:

de gestión


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Clasificación lógica y ordenación f6sica7Clasificación de series documentalesCuadros de clasificación

No pueden crearse secciones como: varios! miscelánea!raros! etc"

no se clasifican sólamente los documentos te)tuales!sino todos aquellos que pertenezcan a la persona f*sicao jur*dica! indiferentemente de su soporte o edad"

,e debe dotar a este instrumento de d*gitos dereferencia que identifiquen los niveles jerárquicos de laclasificación: Categor*as Clases ,ubclases ,ubdivisiones:

7niformes Espec*ficas Nominativas

Ejemplo

http://clases%20principales.doc/http://clases%20principales.doc/


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Ordenación f6sica

La ordenación consiste en disponer los documentos de cada uno de losgrupos /secciones! series o materias4 con arreglo a cierto método a finde relacionarlos entre s* + fijar a cada uno una situación determinadadentro de las unidades de instalación"

Lo primero será ordenar las secciones! entendiendo por sección ladocumentación resultante de las actividades de la entidad productora" Las secciones deben ordenarse de acuerdo con las relaciones

administrativas /nivel jerárquico4 ,i se ordenan funcionalmente se #ará cronológicamente ,i son similares! por un orden lógico

' continuación se ordenarán las series dentro de las secciones!siguiendo el orden determinado por su importancia o por otros

criterios como el volumen o por el orden alfabético de los tiposdocumentales"

(or ltimo es preciso ordenar los documentos dentro de las series"


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Ordenación f6sica

Criterios de ordenación:; 'rdenación cronológica: la unidad de orden establecida es la feca

de los documentos = aBos = meses = d6as7 Ej: *ibros de )egistro deEntrada y $alida7

; 'rdenación alfa!$tica: los documentos se ordenan siguiendo lasletras del alfabeto7 Esta ordenación se aplica exclusivamente a losdocumentos referidos a personas, lugares y entidades7 Ej:

Expedientes personales7'rdenación num$rica: los documentos se ordenan siguiendo eln1mero de registro correlativo que se le da en la oficina productorapara controlarlos7 *a numeración correlativa ay que acerla paracada serie y anualmente7

; 'rdenación por conceptos: los documentos se ordenan siguiendo un6ndice previamente confeccionado7 !uy v;lido cuando ay un gran

volumen documental, por ejemplo en el caso de la correspondenciaAaqu6 los documentos se ordenan por conceptos y dentro de ellos pororden cronológico7

*a 1ltima fase de la organi8ación ser; la instalación7 *a instalaciónde las unidades f6sicas 'legajos o cajas y libros( puede acerse por

secciones, series y subseries, o bien, por numeración continua7


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*a descripción arciv6stica est; estrecamenterelacionada a la comunicación y la calidad de nuestrasdescripciones es un reflejo de nuestra capacidad tantopara comunicar con exactitud la información acerca denuestros fondos como para representar exactamente laautenticidad de los arcivos como testimonio de

acciones y transacciones7 *a descripción, en definitiva, queda como el medio

utili8ado por el arcivero para obtener la informacióncontenida en los documentos y ofrecerla a losinteresados7

El propósito de la descripción arciv6stica es aceraccesibles a los usuarios los fondos de los arcivos pormedio de cuidadas y apropiadas FrepresentacionesF delos fondos, organi8ando estas descripciones de acuerdocon determinados modelos7

*a descripción de material de arcivo


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El problema m;s acuciante a la ora de elaborar losinstrumentos de descripción necesarios para la difusión dela información es la normali8ación7

Esta normali8ación debe afectar, en un paso previo al de ladescripción, a las agrupaciones documentales, lo que nos vaa permitir establecer una normali8ación de la llamadaFtipolog6a documentalF, que a su ve8 conducir6a a lanormali8ación de lo que podr6amos denominar como primerinstrumento de descripción: el cuadro de clasificación7

$e reali8a FdescripciónF en todos los estadios del proceso

arciv6stico, pero el término fundamentalmente se empleapara referirse a lo que puede llamarse Fdescripción formal odefinitivaF, es decir, la que Ftiene lugar cuando losdocumentos an sido organi8ados y las unidades oentidades a describir an sido determinadasF7



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Cada descripción está compuesta por una serie de elementosordenados! los elementos de descripción"

'unque en la práctica la información del fondo como un todose recoge a partir del análisis de las partes! la descripciónprocede de lo general a lo espec*fico! creandose primero unadescripción para el fondo! antes de que se cree para laspartes"

La recuperación de la información se consigue inclu+endo=puntos de acceso= en la descripción"

La descripción debe proporcionar posibilidades de acceso a travésde la =procedencia=! teniendose en cuenta que a los efectos de ladescripción un fondo sólo puede tener una =procedencia>"

No obstante! las partes de este fondo pueden #aber sidogeneradas por distintos =productores=! circunstancia que debe serreflejada en la descripción"



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'ntonia ?eredia: conjunto de procedimientos + #erramientasintelectuales para llevar a cabo la descripción documental/enumeración de cualidades + elementos fundamentales delos documentos + de las diferentes agrupacionesdocumentales! de tal forma que la persona que la efectuapone en conocimiento de otros los rasgos determinantes que

identifican el documento4" Carmen (escador del ?o+o: instrumentos de trabajo! definidoscomo aquellos instrumentos de referencia de los que se sirveel arc#ivero para plasmar en ellos el resultado de su actividadprofesional! con la doble finalidad de controlar los fondos a sucargo + dar la má)ima difusión al contenido de los mismos!facilitando su conocimiento al investigador o al simpleconsultante"

.ic#el $uc#ein: instrumentos de descripción comoinstrumentos de investigación /=instruments de rec#erc#e=4"

&lga @allego: obras de referencia que identifican! resumen +localizan! f*sica e intelectualmente! en diferentes grados +amplitudes! los fondos! las series + las unidades documentales

e)istentes en los arc#ivos"

*a descripción de material de arcivo%nstrumentos de descripción


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!ediante la FdescripciónF se crean los instrumentos de trabajode los profesionales, que a su ve8 van a ser los instrumentosde información para el usuario7

*os instrumentos de trabajo resultantes de la descripción,pueden ser de dos clases: instrumentos de control, los quesirven para el orden interior de los fondos y documentos, einstrumentos de información, aquellos que est;n pensados y

reali8ados para informar a las personas ajenas al arcivo7 *os instrumentos cl;sicos de descripción guardan un claroparalelismo con las agrupaciones documentales tradicionales,que como podemos recordar son:

-ondo: totalidad de la documentación producida + recibida por unainstitución o persona + conservada por dic#a institución o persona"

$ección: agrupaciones documentales reunidas en atención a su origen!integrada por los papeles procedentes de una institución o divisiónadministrativa importante! con una organización + fines conocidos + concapacidad decisoria! que podrán identificarse o no con un fondodocumental"

$erie: Cada sección está integrada por documentos agrupados en series!como resultado + testimonio de actividades concretas"

nidad arciv6stica: que puede ser una pieza individualizada ocompuesta! es decir! el e)pediente



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(aralelismo entre los instrumentos dedescripción + las agrupacionesdocumentales

2u6a ondos y secciones

%nventarios )eries

Cat;logos nidades


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*a 2u6a

ObjetivoOb jetivo

5nforma sobre todos oparte de los fondos

$escribe globalmente lasgrandes agrupaciones

documentales %acilita información

au)iliar

ContenidoContenido

'utor


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Las @u*as: tipos

Censo2u6a 2u6a de fuentes 2u6a org;nica 2u6a de arcivo


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Censo2u6aObjetivoOb jetivo

5nformar de un grannmero de arc#ivos

ContenidoContenido

$enominación del centro Entidad de que depende $irección Clasificación Contenido ,ervicios accesibilidad .aterias de consulta


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Censo Guía del Sistema Andaluz de Archivos


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2u6a de fuentes8ecopila fuentes sobre un tema o un

área geográfica" %uentes para la #istoria de las naciones!

del C5' %uentes para la #istoria de 5beroamérica!

del C5$'"


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2u6a org;nica

ObjetivoObjetivo 5nforma sobre

arc#ivos

relacionados con unorganismodeterminado"

ContenidoContenido .u+ somero por el

gran nmero de

fondos


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2u6a de arcivoObjetivoOb jetivo

5nforma sobre un soloarc#ivo + sus fondos

ContenidoContenido

?istoria de la entidadproductora &rganización Contenido de agrupaciones

documentales $enominación del centro Entidad de que depende $irección Clasificación Contenido ,ervicios accesibilidad

.aterias de consulta


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El %nventario

ObjetivoObjetivo

$escribe las seriesdocumentales!segn ladisposición delcuadro declasificación

ContenidoContenido

'utor


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-ipos de inventarios

%nventario somero

$escripción degrandes volmenes

%nventarioanal6tico$escribe los fondoscon ma+orprofundidad!llegando al nivel delos e)pedientes


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5nventario anal*tico Area de mención de identidad:

,ignatura

-*tulo %ec#as Nivel de descripción Volumen

Area de conte)to + contenido: 5nformación sobre valoración! selección +

eliminación 8esumen de alcance + contenido ,istema de organización


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12B" D"D"" 5CV

5mpuesto sobre la circulación de ve#*culos"

13"1F


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12HD" I"3"" Concesión de obras"

Contratación de la obra de construcción del enlaceentre la N


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El catálogo

ObjetivoOb jetivo; $escripción individualizada

+ e)#austiva de cadadocumento! tanto en suscaracteres internos comoe)ternos

ContenidoContenido; Conjunto de documentos reunidos

por autor! fec#a! lugares! asuntosde una o varias series! sin respetaras* el orden natural"

; Elementos fundamentales:; fec#a! tipolog*a! tradición! autor!

destinatario! asunto o materia!

descripción f*sica! datos delocalización"


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1IDH! marzo! IF" Vitoria '.@! I1D! "1

(rivilegio rodado por el que %ernando 555 el Santo! re+ deCastilla + León! confirma la concejo de Huarcon /&+arzun4 el fuero + el término territorial concedidos porsu abuelo 'lfonso V555! encomendando as* mismo a los#ombres de ,an ,ebastián el mantenimiento de unas

amistosas relaciones + su colaboración defensiva"

/$atum in (ompaelum 555 idus martii era .illessimaducentesima trigesima septima4

Lat*n" < DF ) DFD! I #" < (erg" < ,ello de plomo perdido!conserva restos del v*nculo" < Carolina de transición" <1IHD" < "

@onzález! ": 8einado! t" 555! pp" 1I


54/55

1HB2


55/55


Los Documentos de La Organizacion

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