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LINEAMIENTOS QUE CONLLEVE AL BUEN DESENVOLVIMIENTO EN LA

ENTREGA OPORTUNAS DE LAS FACTURAS DE COMPRAS Y VENTAS

EN EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DE LA EMPRESA

SUPER SERVICIOS LA ESPERANZA C.A.

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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA.

UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ. FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES.

ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA. CARRERA CONTADURÍA.

LINEAMIENTOS QUE CONLLEVE AL BUEN DESENVOLVIMIENTO EN LA ENTREGA OPORTUNA DE LAS FACTURAS DE COMPRAS Y

VENTAS EN EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DE LA EMPRESA SUPER SERVICIOS GERENCIALES

LA ESPERANZA C.A.

EMPRESA: SUPER SERVICIOS GERENCIALES LA ESPERANZA C.A.

Autor: Olguimar Bolívar

C.I.:17.613.986

San Diego, Enero 2013

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA. UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ. FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES.

ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA. CARRERA CONTADURÍA

5

LINEAMIENTOS QUE CONLLEVE AL BUEN DESENVOLVIMIENTO EN LA ENTREGA OPORTUNA DE LAS FACTURAS DE COMPRAS Y

VENTAS EN EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DE LA EMPRESA SUPER SERVICIOS GERENCIALES

LA ESPERANZA C.A

CONSTANCIA DE ACEPTACION

______________________________________________ Nombre, firma y cédula de identidad del tutor académico

________________________________________________ Nombre, firma y cédula de identidad del tutor empresarial

Autor: Olguimar Bolívar

C.I.: 17.613.986

San Diego, Enero 2.013

6

ÍNDICE GENERAL

CONTENIDO p

p.

INTRODUCCIÓN ................................................................................................. 1CAPÍTUL

O

I LA EMPRESA ................................................................................................

3

1.1.Descripción de la Empresa ................................................................3

1.2. ........................................................................................................................3

1.3. ........................................................................................................................6

1.4.

Visión…………………………………………………………… 6

1.5.

Valores………………………………………………………….. 6

1.6. Objetivos Generales de la

Empresa…………………………… 7

1.6. Estructura

Organizativa…………………………………………. 8

1.7. Estructura organizativa del Departamento de

Contabilidad……. 9

1.8. Estructura de la

Organización…………………………………… 1

0

1.8. Actividades realizadas en las pasantías

………………………… 1

2

II El

PROBLEMA …………………………………………………….. 1

3

2.1. Planteamiento del

Problema……………………………………. 1

3

2.2. Objetivos del

Estudio……………………………………………

14

2.2.1. Objetivo

General………………………………………… 1

4

2.2.2. Objetivos

Específicos……………………………………. 1

5

2.3

Justificación…………………………………………………….. 1

5

2.4

Alcances………………………………………………………… 1

6

2.5

Limitaciones……………………………………………………… 1

6

7

III MARCO REFERENCIAL CONCEPTUAL ................................1

7

3.1. ........................................................................................................................1

7

3.2. ........................................................................................................................2

2

3.3. ........................................................................................................................2

8

IV FASES METODOLÓGICAS ................................................................3

0

V RECURSOS ................................................................................................3

3

REFERENCIAS…………………………………………………

… 3

5

CAPÍTULO I

LA EMPRESA

1.1. Descripción de la Empresa

Razón Social de la Empresa

Súper Servicios Gerenciales La Esperanza, C.A.

Ubicación

Av. Libertad, Cruce con Montes de Oca y Díaz Moreno, Torre Castillito, Piso 07,

Oficina 29, Municipio Valencia, Ciudad Valencia, Estado Carabobo.

Actividad Económica

Es una organización dedicada a todo lo relacionado con la asistencia técnica de

servicios administrativos y contables en Venezuela orientada siempre a proporcionar

8

un servicio de alta calidad para la comunidad, a través de la utilización de recursos

humanos altamente calificados mediante la aplicación de un modelo de gerencia

participativa. Nuestros servicios tienen como anclas principales a todos aquellos entes

jurídicos o naturales que mantengan relación económica en el país.

1.2 Reseña Histórica

Súper Servicios Gerenciales La Esperanza C.A., inscrita ante el Registro

Mercantil Segundo de la Circunscripción Judicial del Estado Carabobo en fecha

Veintisiete (27) de Abril (04) del Dos Mil Seis (2006), Bajo el Tomo nro. 28-A,

Nro.01 representada en ese acto por el Lic. Luis González y el Sr. Juan Carlos

Montagne G. con sede en la Ciudad de Valencia y con futura intensión de un

creciendo y evolución a nivel Nacional.

Rama Contable

Comprende la organización, registro, resumen, control y presentación de las

operaciones financieras realizadas por la empresa tales como:

� Registro de operaciones contables en libros legales establecidos

� Conciliaciones Bancarias

� Presentación de los estados financieros correspondientes

� Desarrollo de controles internos para las operaciones de la empresa.

� Cumplimiento de formalidades legales (Seniat, Fisco Municipal, Fisco

Nacional, S.S.O., BANAVIH., MINTRA, IPSASEL, INCE, etc.)

Rama Administrativa

� Elaboración de recibos de cobros con distribución de los gastos y las alícuotas

correspondientes

� Manejo y control de el alquiler del Caney del Conjunto

� Recepción de cobranzas a través de fax y en las oficinas de nuestra empresa

9

ubicada en Calle Libertador entre Montes de Oca y Díaz Moreno, Torre

Castillito piso 7 Ofic. 28, en el horario de 9:00 a.m. a 11:30 a.m. de Lunes a

Jueves (solo cheques y vaucher de Depósitos) y adicional a ello cobranza en el

sitio una vez por semana día y hora acordada por las dos partes.

� Emisión de cheques y pagos de todos los servicios generales y/o otros gastos

incurridos por el condominio.

� Control y supervisión de las actividades de los servicios contratados de

vigilancia, utilizando para ello supervisión los días de cobranza para la

evaluación del rendimiento del servicio contratado.

� Velar por el cumplimiento y realización de las reparaciones de las áreas

comunes del condominio, después del finiquito de los trabajos previa

notificación de la Junta de condominio.

Rama Jurídica

� Realizar gestiones de cobranza extrajudicial

� Realizar gestiones de cobranza judiciales.

� Realizar convenios de pagos de manera conciliatoria

� Realizar representaciones ante el tribunal para la ejecución de las demandas

judiciales

Asesoramiento

� Asistencia personalizada a los clientes jurídicos y naturales

� Representaciones ante terceros a nombre de clientes jurídicos y naturales.

� Realización de fórum para la emisión de información necesaria para el buen

funcionamiento de las organizaciones a nivel fiscal.

� Asesoramientos a los miembros de la organización en cualquier nivel o cargo

que ellos ejecuten dentro de ella.

� Información veraz a través de prensa o volantes a todos los interesados en los

servicios que se prestan y de cualquier otra información de interés colectivo.

Tramites

10

� Ejecuta asistencia ejecutiva de reparto V.I.P.

� Ejecuta encomiendas bancarias a nivel fiscal para facilitar y asegurar los

cumplimientos a nivel de impuestos y tasas de los clientes.

� Ejecuta inscripciones, actualizaciones, solvencias y otros que aseguren al

cliente el cumplimiento de los pasivos que los obligan ante entes

gubernamentales.

Características

� El ejercicio económico de esta empresa comienza el 01 de enero de cada año

y finaliza el último día del mes de Diciembre del año en curso.

� Cuenta aproximadamente con 15 trabajadores activos entre los cuales se

incluye personal administrativo, contable, logística y mantenimiento.

1.3 Misión

Súper Servicios Gerenciales La Esperanza C.A., es una empresa privada, que

tiene como propósito garantizar a sus clientes atención, información y servicio de

excelente calidad; a sus trabajadores bienestar y desarrollo integral y a sus

accionistas una justa retribución, enmarcado bajo los principios de eficiencia,

honestidad y ética.

1.4 Visión

Ser la empresa líder en su ramo en todo el país, utilizando para ello recursos e

información de calidad, orientada a la excelencia y a la satisfacción de los clientes.

1.5 Valores

En Súper Servicios Gerenciales La Esperanza C.A., estamos Comprometidos en

Identificar las necesidades de nuestros clientes, que nos permitan mejorar

11

continuamente nuestra oferta de servicios especializados, basados en procesos

certificados y generar oportunidades de crecimiento para la empresa.

En la búsqueda de satisfacer las expectativas de nuestros clientes, tenemos el

compromiso de mejorar continuamente la calidad del producto y el servicio de

atención, gerenciando en forma eficiente los recursos a través de la optimización de

los procesos.

A tales fines, y con el trabajo en equipo tenemos como norte el logro de la lealtad

de nuestros clientes, la satisfacción de los accionistas, el bienestar y desarrollo

integral de nuestro capital humano de la cultura organizacional. Los valores para la

organización pueden ser muchos, pero la prioridad está centrada en los siguientes:

� Honestidad: Calidad Humana por la que nos determinamos a elegir actuar

siempre con base a la verdad y la ética.

� Compromiso: Identificación de los valores y filosofía de la empresa, así como

la dedicación y constancia en los objetivos diarios de trabajo que apoyan el

logro de la misión y visión empresarial.

� Vocación de Servicio: Define la conducta esperada por nuestro trabajo de

atención al cliente. Implica la utilización de nuestra capacidad, esfuerzo,

inteligencia y disposición para ayudar a otros.

� Trabajo en Equipo: La habilidad de trabajar con todos y de entender que solo

así podemos lograr mejores resultados. Implica el aprovechamiento del talento

colectivo, producido por cada persona en su interrelación con las demás.

� Mentalidad Emprendedora: Capacidad de dirigir nuestro destino, de no crearnos

barreras, de saber que se quiere y trabajar para lograrlo, capacidad de percibir

los cambios y anticiparse a ellos.

� Equidad: Principio que nos permite asegurar la imparcialidad, la justicia y la

igualdad de oportunidades respetando las diferencias que correspondan entre

individuos o grupos de trabajo.

1.6 Objetivos Generales de la Empresa

12

Organizar toda la información contable de la Empresa con la finalidad de estar en

cumplimiento con los principios de Contabilidad de Aceptación General, las leyes y

reglamentos que regulan las actividades de comercio. Permitiendo de esta forma

presentar de manera oportuna, clara y resumida los resultados reales producto de las

operaciones realizadas por la Empresa en un periodo de tiempo y/o una fecha.

La responsabilidad de los resultados de los estados financieros, es de la Directiva

de la Empresa, nuestra responsabilidad se limita a presentar resultados de manera

oportuna y de establecer y llevar controles administrativos y contables.

1.7 Estructura Organizativa de la Empresa

13

Fuente: Departamento de Contabilidad. Año 2012

1.8 Estructura Organizativa del Departamento de Contabilidad:

CONTADOR

ASISTENTE CONTABLE Y ADMINISTRATIVO

ANALISTAS CONTABLES

PASANTE

14

Fuente: Departamento de Contabilidad. Año: 2012

1.9 Estructura de la organización

Gerencia de Control

Desarrolla estrategias generales y especificas enfocadas a optimizar el

funcionamiento diario de las actividades, cumpliendo con las normas y

procedimientos establecidos velando por el bienestar del personal que la integra tiene

como responsabilidad especifica:

� Participar en la elaboración del plan estratégico de la Gerencia de Control.

� Elaborar y ejecutar el plan de presupuesto anual de la Gerencia.

� Realizar y entregar ante la Gerencia General el informe de gestión mensual.

� Velar por el manejo fiscal y financiero de las empresas.

� Evaluar de forma continua al personal bajo su cargo.

� Revisar y aprobar los Estados Financieros de las Empresas.

� Firmar los cheque para las cancelaciones a proveedores.

� Aprobar la comprar de los insumos requeridos para las operaciones de la

sección control.

� Velar por el cumplimiento de los Controles Internos de la empresa.

15

Jefe de Contabilidad

Este tiene la función de planificar, desarrollar y dirigir estrategias tendientes a

lograr los objetivos propuestos y el óptimo funcionamiento de las actividades del

Departamento de Contabilidad, así como también, velar por el bienestar del personal

a su cargo y cumplir con las siguientes responsabilidades especificas:

� Elaborar los Estados Financieros de las Empresas que conforma la cartera de

clientes de la organización.

� Revisar los anexos del cierre mensual.

� Revisar los anexos del cierre mensual.

� Preparar los cálculos de Ajuste por Inflación.

� Elaborar estimada de Renta Comercial y Fiscal.

� Revisar los Libros legales.

� Aprobar las solicitudes de pago del Departamento de Contabilidad.

� Elaborar los cuadros de Junta de Accionistas.

� Elaborar cuadros consolidados para las Gerencias.

� Elaborar Estados Financieros Consolidados.

� Firmar las planillas de IVA, Impuestos Municipales, I.S.L.R., y demás

obligaciones fiscales.

� Velar por el cumplimiento de los Controles Internos de la Empresa.

Contador

Debido a la cantidad de actividades que se realizan en cada una de las Empresas

que conforman la cartera de clientes de la organización, el cargo del Contador se

encuentra dividido en dos secciones que mantienen las mismas actividades y

obligaciones.

� Coordinar y supervisar diariamente el proceso de Contabilidad.

� Preparar los informes de los Estados financieros.

� Mantener actualizado el Rif. de cada una de las Compañías.

� Velar por la actualización de los registros en los libros legales.

16

� Revisar las planillas de Declaración de Impuesto al Valor Agregado (IVA),

sus libros y constancias de retenciones de terceros.

� Revisar y firmar los Comprobantes de Retenciones de IVA., e I.S.L.R.

� Velar por el buen orden y custodia del archivo de los documentos de materia

tributaria.

� Velar por el mantenimiento en custodia de los libros y documentos legales de

la empresa.

� Velar por el cuidado y uso de los recursos materiales asignados al

Departamento de Contabilidad.

� Solicitar anualmente la situación fiscal de las compañías.

� Velar por el cumplimiento de los Controles Internos de la empresa.

Adjunto al Contador

� Revisar los registros de los comprobantes diarios en cada una de las

compañías asignadas.

� Revisar las conciliaciones bancarias.

� Revisar y analizar el movimiento de las cuentas contables.

� Revisar las facturas, notas de débitos y notas de créditos realizadas en el

departamento.

� Realizar el cierre mensual de cada una de las compañías en el sistema

contable.

� Realizar formato de ajuste extracontable.

� Elaborar Pre-consolidado, detalles para el balance mensual y ganancias y

pérdidas.

� Realizar las funciones del Contador cuando este así lo requiera.

1.10. Actividades Realizadas por el Pasante

Cargo: Analista Contable

� Evaluar que los auxiliares contables entreguen la carpeta correctamente

17

ordenada.

� Actualización de las ventas, compras y gastos a través del sistema Microtech

(planilla al contable), procesar la contabilidades respectivas según el

formulario (F8).

� Realizar las observaciones y notas de entregas pertinentes a los clientes

basándose en los formularios (F5 y F8).

� Adjuntar a las contabilidades los soportes respectivos.

� Actualización y revisión de los libros de Mayor y Diario.

� Asistencia telefónica o en la oficina de cualquier punto a aclarar con respecto

CAPITULO II

EL PROBLEMA

2.1. Planteamiento del Problema

En Venezuela, para todas las empresas es una necesidad el establecimiento de

lineamientos administrativos en todas sus áreas relacionadas, ya que dicho material es

de gran ayuda para la realización efectiva de las actividades diarias y su ejecución, las

empresas han progresado con el hecho de simplificar con esta herramienta de control

las maneras de realizar sus labores.

Tomando en cuenta la importancia relativa que esto conlleva al desarrollo eficiente

de una empresa, los lineamientos radican en que ellos explican de manera detallada y

explicita los procedimientos que se deben seguir según sea el área a desempeñar.

Cabe destacar, que unas de las funciones de suma importancia es la facturación,

ya debe ser emitida con la mayor precisión, claridad con exactitud en el momento de

la ocurrencia de los ingresos y egresos, no se debe obviar que las ineficiencias en el

servicio de facturación son unos de los factores que provocan mayores retrasos en la

toma de decisiones de la directiva de una empresa en cuanto a la liquidez con que

18

cuenta en una organización donde dentro de su estructura organizativa el

departamento de contabilidad labora dentro de las instalaciones de dicha organización

más aun cuando los clientes le encargan esta responsabilidad a una Firma contable,

donde de la entrega oportuna de la información administrativa depende la realización

de los requerimientos formales que debe cumplir una empresa.

En cuanto a la identificación del problema localizado en el departamento de

contabilidad es debido a que se recibe con demora la documentación contable como

los son las facturas de compra y ventas de los clientes, trayendo como consecuencia

la acumulación de trabajo tanto para el cliente como para la firma contable, la

elaboración tardía de la declaración de impuesto al valor agregado (IVA), realización

de declaraciones sustitutivas, pagos de multas de manera injustificada por parte del

cliente, cálculo de los derechos y obligaciones adquiridos por los clientes con retraso,

información incompleta recibida, información financiera presentada a destiempo,

cancelación de horas se sobre tiempo del personal encargado, ineficiencia en el

servicio prestado, dado que el servicio que se presta está diseñado para facilitarle el

proceso administrativo contable de nuestros clientes.

Cabe señalar que de no manejar con cuidado las informaciones recibidas y

suministrada puede repercutir de manera negativa, ocasionando un desequilibrio

organizativo ya que de ello depende el buen funcionamiento bien sea a nivel legal

como operacional.

En este sentido, se procedió a proponer lineamientos que conlleve al buen

desenvolvimiento en la entrega oportuna de las facturas de compra y ventas en

departamento de contabilidad de la empresa Súper Servicios Gerenciales La

Esperanza, C.A. Con el fin de corregir la situación presentada.

2.2. Formulación del Problema

¿De qué manera los lineamientos conllevarían al buen desenvolvimiento de la

entrega oportuna de las facturas de compra y venas en el departamento de

19

contabilidad de la empresa Súper Servicios Gerenciales La Esperanza, C.A.?

2.3. Objetivos

2.3.1 Objetivo General.

Proponer lineamientos que conlleve al buen desenvolvimiento en la entrega

oportuna de las facturas de compras y ventas en el departamento de contabilidad en

la empresa Súper Servicios Gerenciales La Esperanza, C.A.

2.3.2 Objetivos Específicos.

• Diagnosticar la situación actual de los atrasos en la entrega de las facturas de

compra y ventas al departamento de contabilidad de la empresa Super

Servicios Gerenciales La Esperanza, C.A.

• Determinar las debilidades que existen en el departamento de Contabilidad de

la empresa Super Servicios Gerenciales La Esperanza, C.A.

• Diseñar los Lineamientos que permitan la entrega oportuna de las facturas de

compra y ventas en el departamento de contabilidad de la empresa Super

Servicios Gerenciales La Esperanza, C.A.

2.4. Justificación

El propósito de esta investigación es realizar un estudio sobre las posibles causas

que han generado el descontrol y atraso del departamento contable de la empresa

Súper Servicios Gerenciales La Esperanza, C.A., ya que de esto depende el buen

funcionamiento de la organización, tomando en cuenta que la contabilidad va mas

allá del proceso de creación de registro e informes donde su objetivo final es la

20

utilización de esta información para su análisis e interpretación de los resultados

obtenidos, ya que la gerencia necesita estar segura de que la información contable que

recibe sea exacta y confiable.

Es por eso que se habla de lineamientos que conlleven la entrega oportuna de las

facturas de compras y ventas para disminuir la demora en la entrega de la

documentación necesaria para cumplir con los compromisos que requieren lo clientes

a los que se le realiza el servicio. Será una herramienta gerencial para el

fortalecimiento y el mejoramiento de la gestión y control de la documentación del

departamento de contabilidad, permitiendo además la obtención de información

confiable y oportuna, que contribuya a mejor toma de decisiones gerenciales. De

igual forma, contribuye al mejoramiento de la información procesada, ya que

proporcionaría los procedimientos a seguir para ejecutar las labores de forma correcta

en dicha área y estableciendo una adecuada segregación de funciones

Asimismo, sirve como referencia para futuros trabajos de grado aplicados sobre

este tema de estudio tan importante para las organizaciones, como lo es el ciclo de

adquisiciones y pagos, ya que es un tema que cobra cada día mayor importancia y la

Universidad José Antonio Páez contaría con un nuevo aporte para los futuros

investigadores. Para la autora como futura profesional, la realización de este estudio

ayuda a profundizar y poner en práctica los conocimientos académicos,

permitiéndoles indagar, profundizar, organizar, planear, ejecutar, controlar y

sistematizar todas las informaciones obtenidas de la situación antes planteada,

2.5. Alcance

Diseñar los lineamientos que permitan la recepción oportuna de las facturas de

compra y ventas en el departamento para optimizar el proceso de registro y disminuir

la demora en la entrega de los registro, va dirigido básicamente al Departamento de

Contabilidad de la empresa Súper Servicios Gerenciales La Esperanza, C.A. Y a cada

uno de los departamentos en relación con el objeto de facilitar el flujo de información

21

para el proceso contable, con el fin de que cada uno cumpla con los lineamientos

pautados por la empresa y sobre todo velar por sus funciones.

2.6. Limitaciones

Las limitaciones que se puedan presentar en el desarrollo del estudio, se basan en

la transmisión de la información por el tiempo estipulado para la elaboración del

proyecto, sin embargo, se cuenta con los recursos humanos, económicos y

financieros, así como con la aprobación de todas las personas relacionadas con la

problemática planteada para el levantamiento de la información.

CAPITULO III

MARCO REFERENCIAL CONCEPTUAL

3.1. Antecedentes

Para sustentar esta investigación se tomaron como antecedentes de diversos

estudios previos, tesis de grado y opiniones de algunos expertos que han escrito sobre

la materia. Tamayo y Tamayo (2008), señala que: “se trata de hacer una síntesis

conceptual de las investigaciones o trabajos realizados sobre el problema formulado

con el fin determinar el enfoque metodológico de la investigación (p 103). A

continuación se presentan los antecedentes seleccionados para el estudio.

Ho, M (2012), realizó un trabajo titulado. “Lineamientos Administrativos para

el mejoramiento de las Funciones Contables en la empresa, Restaurant Mega

Sabor, C.A. Ubicada en Valencia, Estado Carabobo”. Presentado en la

Universidad José Antonio Páez, como requisito para optar por el título de Licenciada

en Contaduría Pública. la investigación plantea como objetivo general proponer

lineamientos administrativos para el mejoramiento de las funciones contables. Este

trabajo se ubica bajo la modalidad de proyecto factible, con un diseño de campo de

tipo descriptivo, con apoyo documental. Entre las técnicas de recolección empleadas

se tiene la observación directa y la encuesta, utilizando como instrumento un

22

cuestionario, el cual fue aplicado a la muestra seleccionada.

Una vez analizado los resultados, se concluye que el proceso contable que se lleva

a cabo en la empresa no es el más idóneo, ya que los procedimientos contables no

están definidos de tal manera que le permita cumplir con los objetivos que persigue la

empresa.

Por lo que propone, lineamientos administrativos para el mejoramiento de las

funciones contables en la empresa, dicha propuesta le permitirá a la organización

analizar las debilidades que se observan con respecto a la gestión contable, realizando

los correctivos necesarios, también reforzar las fortalezas observadas y así cumplir las

metas.

Este antecedente, aporta información teórica relacionada con los procesos y

funciones contables, sirviendo de marco de referencia para aplicar la propuesta de

lineamientos que conlleve al buen desenvolvimiento en la entrega oportuna de las

facturas de compras y ventas en el departamento de contabilidad en la empresa Súper

Servicios Gerenciales La Esperanza, C.A

También se consultó a Aguilar, J y Mora, H (2011), quienes realizaron un trabajo

titulado: “Diseño de un Manual de Normas y Procedimientos Contables que

permitan la optimización de las operaciones aplicadas en el Área de Cuentas Por

Pagar de La Empresa Auto Senna, C.A.”,”, presentado en la Universidad de

Carabobo como requisito para optar por el titulo de Licencias en Contaduría Pública.

El objetivo general de este estudio fue diseñar un manual de normas y procedimientos

contables que permitan la optimización de las operaciones aplicadas en el área de

cuentas por pagar de la empresa y de esta manera generar una buena planificación

orientada al correcto desempeño de las cuentas por pagar y las funciones que realizan

los empleados. El trabajo se desarrolló bajo las características de un proyecto factible,

basándose en una investigación de tipo descriptivo en la modalidad de campo, para

alcanzar los objetivos se consideró emplear como instrumento: la observación directa

y la encuesta. Debido a que la población es finita, no se realizó cálculo muestral, ya

que se escogieron sólo a las 4 personas que laboran directamente con los procesos

23

operativos del departamento de cuentas por pagar de la empresa Auto Senna, C.A.,

(100% de la población); la misma está integrada por el gerente de administración, la

asistente de cuentas por pagar, la asistente de cuentas por cobrar y la analista

contable.

Una vez analizado los resultados se concluye que no existe un control en las

órdenes de compra y la falta de procedimientos en el área de cuentas por pagar,

además no llevan un registro detallado de las cuentas por pagar a proveedores, lo que

nos indica un descontrol en la empresa que la perjudica pues resulta ineficaz. Por lo

cual, se recomienda, el diseño e implementación de un manual de normas y

procedimientos donde se señale los lineamientos que se deben seguir en el proceso de

pago.

Este antecedente se relaciona con el presente estudio, ya que desarrolló una serie

de herramientas que hicieron posible que el flujo de las operaciones del departamento

de cuentas por pagar mejoraran de manera efectiva, lo cual es de suma importancia

para el informe de pasantía, porqué permitirá optimizar los procedimientos en el área

de contabilidad, con el fin de que la organización logre sus objetivos

Otro trabajo consultado fue el de Hernández, R y Guerrero, M (2011), quienes

desarrollaron un trabajo titulado: “Propuesta de estructuración integral de Control

Interno en el ciclo de Compras, Cuentas por Pagar y Pagos de la empresa

Smurfit Kappa, Cartón De Venezuela, S.A., División Cartoenvases Valencia”,

presentado en la Universidad de Carabobo como requisito para optar por el titulo de

Licencias en Contaduría Pública. En la actualidad las empresas requieren optimizar

los procesos de compras con la finalidad de controlar, coordinar y planificar todos

aquellos movimientos que se realizan en la organización ó departamento específico.

En este sentido, el objetivo de este trabajo consistió en proponer una

estructuración integral al ciclo de compras, cuentas por pagar y pagos de la empresa,

lo cual va a permitir al control administrativo ejecutar de una manera más rápida y

eficaz el proceso de adquisición de bienes y servicios necesarios para el

cumplimiento de las actividades.

24

El estudio se desarrolló siguiendo los lineamientos de una investigación de campo,

proyecto factible con apoyo documental y bibliográfico, tomando como población a

los empleados de la empresa en estudio y como muestra el personal de los

departamentos relacionados, almacén, compras y cuentas por pagar para la aplicación

del instrumento de recolección de datos, basado en una encuesta de preguntas

cerradas. Concluyendo que la empresa debe contar con mecanismos para proveer y

administrar cambios orientados hacia el futuro, de manera de anticipar lo más

significativo a través de alarmas complementados con planes para un abordaje

adecuado a las variaciones, cumpliendo así con los cinco componentes del Informe

Coso

Este antecedente se considera un aporte importante, ya que permite la evaluación

de los diferentes factores que se vinculan dentro del ciclo compras – cuentas por

pagar, lo cual aporta los lineamientos necesarios para el control de la documentación

y los registros contables en la empresa Súper Servicios Gerenciales La Esperanza,

C.A.

De igual forma, Aquino, P, Berrizbeitia, L y Escobar, L (2010) realizaron un

trabajo titulado: “Propuesta de Estrategias para optimizar la Gestión Contable

del Departamento de Contabilidad de la Dirección de Administración en la

Alcaldía Valencia, Edo. Carabobo.” Presentado en la Universidad de Carabobo

como requisito para optar por el título de Licenciado en Contaduría Pública. El

departamento de contabilidad de la entidad presenta deficiencia en la información

contable, lo cual no permite conocer y demostrar informes actualizados de los

registros que se almacenan en el sistema administrativo contable, es por ello que se

plantea como objetivo proponer estrategias para fortalecer la gestión contable del

departamento de Contabilidad. El método de investigación es de campo descriptivo,

ya que los datos recolectados fueron directamente tomados de la realidad objeto de

estudio.

El cuestionario y la observación directa fueron los instrumentos utilizados para la

recolección de datos, los cuales facilitaron información referente al diagnóstico actual

25

de los procesos contables que se desarrollan en el departamento de Contabilidad, el

mismo fue aplicado en la técnica de la encuesta en escala de Likert a doce

trabajadores que laboran en el departamento.

Una vez analizado los resultados, se concluye que no se tiene establecido un

manual de normas y procedimientos que guíen al personal en la elaboración de los

procesos contables, además no existe control en los procesos que aseguren que se

están realizando de manera idónea.

El antecedente planteado, se relaciona con el presente informe de pasantía, ya que

establece las estrategias para mejorar la gestión contable en una empresa. En este

caso, sirve de referencia para el control y manejo de las facturas de compras, de

cuentas por pagar para la agilización de los procesos internos en el departamento de

cuentas por pagar de la empresa objeto de estudio.

Finalmente, se consultó a Hernández, M, Pinto, J y Quintero, L (2009), los cuales

desarrollaron un trabajo titulado: “Lineamientos Estratégicos para optimizar los

Procesos Contables en la Empresa Costabike C.A”, realizado en la Universidad de

Carabobo para optar por el título de Licenciado en Contaduría Pública. El presente

trabajo de grado tuvo como finalidad establecer lineamientos estratégicos que

permitan la optimización de los procesos contables de la empresa Costabike C.A. Se

presenta como un estudio de campo de nivel descriptivo, tomando en consideración

una población de 15 trabajadores que laboran en la empresa costabike C.A.

Se empleó como instrumento de recolección de datos un cuestionario,

validándose a través del juicio de expertos. La información recabada a través de estos

instrumentos fue procesada por medio de un análisis cualitativo y cuantitativo, que

permitió la presentación de los resultados por medio de tablas y gráficos de torta, así

como su respectiva interpretación.

Luego de haber obtenido los datos se presentaron las conclusiones entre ellas:

falta de un manual de normas y procedimientos que establezca las funciones y

actividades contables y administrativas; procesos contables no definidos, falta de

cultura orientada al control administrativo y contable. Para lo cual se desarrollaron

26

lineamientos estratégicos que permitan la optimización de los procesos contables de

la empresa Costabike C.A.

Es de resaltar, que el presente antecedente aporta información relacionada con las

estrategias que se deben emplear para optimizar la gestión contable, por ende los

procesos internos relacionados con los procesos compras-cuentas por pagar. Dichas

estrategias sirven de referencia para el diseño de los lineamientos que permitan la

entrega oportuna de las facturas de compra y ventas en el departamento de

contabilidad de la empresa Super Servicios Gerenciales La Esperanza, C.A.

3.2 Bases Teóricas

La revisión y estudios realizados en cuanto a material bibliográfico y documental,

constituyen un aspecto de gran importancia para el desarrollo de este trabajo, ya que

permite comprender el por qué la realización de la misma. Además, permite

estructurar y definir las variables relacionadas con el tema en estudio, planteándolas

según el orden en que fueron analizadas.

3.2.1 Control Interno

Tomando en cuenta que el control interno va a servir como base o instrumento de

control, la Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela (2002), la

define como:

El plan de organización, de todos los métodos y medidas coordinadas adaptadas al negocio, para proteger y salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad de los datos contables y sus operaciones, promover la eficiencia y la productividad en las operaciones y estimular la adhesión a las prácticas ordenadas para cada empresa. (p 310)

Por su parte Estupiñan R. (2002) define el Control Interno como:

Un proceso ejecutado por la Junta Directiva ó Consejo de Administración de una entidad, por su grupo directivo (Gerencial) y por el resto del personal, diseñada específicamente para proporcionarles seguridad razonable de conseguir en la empresa las tres siguientes categorías de objetivos:

Efectividad y eficiencia de las operaciones. Suficiencia y confiabilidad en la información financiera. Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables. (p. 21).

27

De acuerdo a Rodríguez (2002), se considera al control interno, como un elemento

de control que se basa en procedimientos y adoptados por una organización de

manera coordinada a fin de proteger sus recursos contra perdida, fraude o

ineficiencia; promover la exactitud y confiabilidad de informes contables y

administrativos; apoyar y medir la eficacia de esta, y medir la eficiencia de

operaciones en todas las áreas funcionales de la organización.

Al hablarse del control interno como un proceso, se hace referencia a una cadena

de acciones extendida a todas las actividades, inherentes a la gestión e integrados a

los demás procesos básicos de la misma: planificación, ejecución y supervisión. Tales

acciones se hallan incorporadas (no añadidas) a la infraestructura de la entidad, para

influir en el cumplimiento de sus objetivos y apoyar sus iniciativas de calidad.

3.2.2 Alcances y Objetivos del Control Interno.

De acuerdo a Aguirre, J (1997), en todo sistema de control interno deben

definirse los alcances dependiendo de las características de la empresa. La

responsabilidad en la decisión de estos alcances recae siempre en la dirección en

función de sus necesidades y objetivos, actividades de la empresa, tamaño, volumen

de operaciones, así como la distribución geográfica de la organización.

Los objetivos del Control Interno de acuerdo a Cepeda (1997), (p.9), son:

• Proteger los recursos de la organización buscando su adecuada administración

ante riesgos potenciales y reales que los puedan afectar.

• Garantizar la eficacia, eficiencia y economía en todas las operaciones de la

organización, promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las

funciones y actividades establecidas en el control Interno administrativo.

• Velar porque las actividades y recursos permanentes en la organización estén

dirigidos al cumplimiento de los objetivos previstos.

28

• Certificar la correcta, oportuna evaluación y seguimiento de la gestión de la

organización.

• Asegurar la oportuna claridad, utilidad y confiabilidad de la información y los

registros que respaldan la gestión administrativa de la organización.

• Definir y aplicar medidas para corregir, prevenir y detectar los riesgos y

desviaciones de la organización, que puedan comprometer el logro de los

objetivos programados.

Para la alta dirección es primordial lograr los mejores resultados con economía de

esfuerzos y recursos, en otras palabras al menor costo posible. Para ello debe

controlarse que sus decisiones se cumplan adecuadamente, en el sentido que las

acciones ejecutadas se correspondan con aquéllas, dentro de un esquema básico que

permita la iniciativa y contemple las circunstancias vigentes en cada momento.

3.2.3 Procedimientos

Según Biegler, J (1980), “Los procedimientos representan la empresa de forma

ordenada de proceder a realizar los trabajos administrativos para su mejor función en

cuanto a las actividades dentro de una organización”. (p.54).

Catacora, (2007), define los procedimientos como; pautas específicas que emite la

gerencia para el buen funcionamiento de todas las operaciones realizadas por la

empresa”. (p.65)

Es necesario establecer procedimientos a seguir en las organizaciones, para así

regular las actividades realizadas por los empleados, con el propósito de trabajar con

el mayor nivel de eficiencia y eficacia, al menor costo posible, y que se aplique al

departamento de contabilidad.

3.2.4 Procedimientos contables

29

De acuerdo a Catacora (2007), los procedimientos contables se definen “como

todos aquellos procesos, secuencia de pasos e instructivos que se utilizan para el

registro de las transacciones u operaciones que realiza la empresa en los libros de

contabilidad”. (p 71). Desde el punto de vista del análisis, se pueden establecer

procedimientos contables, para el manejo de cada uno de los grupos generales de

cuentas de los estados financieros.

Cuando se trata de definir el proceso contable se debe estudiar la naturaleza de

las transacciones involucradas; éstas se clasifican en externas o internas, según sea

que participen terceros o no en las operaciones de la empresa. La contabilidad

financiera está interesada solamente en aquellas transacciones medidas en términos

monetarios siempre y cuando afecten la posición financiera de la empresa.

Si los gerentes, inversionistas, acreedores y empleados van a darle un uso eficaz a

la información contable, también deben tener un conocimiento acerca de cómo

obtuvieron esas cifras y lo que ellas significan. Una parte importante de esta

comprensión el reconocimiento claro de las limitaciones de los informes de

contabilidad, y de los procesos que se utilizaron para obtener tales resultados.

Un proceso contable sirve para conocer y demostrar los recursos controlados por

un ente económico, las obligaciones que tenga de transferir los recursos a otros entes,

los cambios que hubieren experimentado tales recursos y el resultado obtenido en el

período. Uno de los aspectos que es preciso considerar cuando se estudia la empresa

mediante el enfoque de procesos es la estructura, el medio en que ella está inserta y a

la cual pertenece con un sentido de dependencia. Esta dependencia y subordinación

plantea determinadas exigencias a las cuales debe ceñirse y/o dar respuestas.

Cabe señalar, que el proceso contable es el ciclo mediante el cual las transacciones

de una empresason registradas y resumidas para la obtención de los Estados

Financieros. Al respecto, la empresa en estudio requiere optimizar los mismos, ya que

son parte arte integral de un conjunto de operaciones y actividades que se desarrolla

en la organización

30

3.2.5 Registros Contables

Los registros contables son la memoria permanente de toda empresa, lo que le va a

permitir conocer la claridad y objetividad del manejo transparente de todas sus

operaciones y así comprobar la exactitud y confiabilidad de cada uno de los pasos que

se toman en cuenta al registrar la información obtenida. De acuerdo a Catacora

(2007), “es el registro destinado a asentar consecutivamente cualquier clase de

transacción, que afecta o pueda afectar; transformar o modificar el patrimonio de la

empresa, con indicación de los detalles esenciales que puedan necesitarse para

consulta posterior” ( p.213).

3.2.6 Importancia de los Registro contables

De acuerdo al autor anterior, Su importancia radica en lo siguiente:

• Permite efectuar un seguimiento preciso a grupos de operaciones o alguna

operación específica.

• Son la base para la elaboración de los estados financieros.

• Ayuda a tomar decisiones en diferentes áreas de la empresa.

Asimismo, establece las siguientes fases:

Recolección de Registros: Corresponde a toda la recopilación de información

susceptible de registro para una entidad.

Clasificación de Registros: Consiste en la separación de las operaciones de

acuerdos con criterios previamente establecidos. La clasificación de registros puede

ser realizada con base en tipos de operaciones, o en los ciclos de operaciones que

típicamente son efectuadas en una empresa.

Codificación de Registros: Consiste en la asignación de una identificación a cada

uno de los elementos de una lista. Todo sistema que las operaciones o registros sean

codificado de alguna manera, ello hace necesario que una empresa requiera la

31

adopción de algún método de codificación.

Registro de las Operaciones: Consiste en grabar o reflejar en algún medio de

almacenamiento, todos los datos, de tal forma que se puedan acceder posteriormente

a la información

El manejo de registros que constituye una fase o procedimiento de la contabilidad.

En este sentido, la empresa debe desarrollar de manera eficiente los mismos para

lograr eficiencia en sus actividades contables.

3.2.7 Procedimiento en el Ciclo de Cuentas por Pagar, Pagos

Los procesos de cuentas por pagar de acuerdo a Catacora (2007), “se inician en el

momento en el cual las empresas reciben la propiedad de los bienes comprados, o se

comprometen con la adquisición de un servicio”. (p 272)

A su vez Aguirre, (1997), enuncia que:

El área de proveedores incluirá todas aquellas deudas y operaciones derivadas de las compras efectuadas para la difusión del objeto social del negocio. En otras cuentas a pagar se reflejará todas aquellas deudas relacionadas con los suministradores de bienes y servicios que son necesarios para la operativa del negocio y que no tienen la consideración de proveedores. (p. 173).

De lo anterior, es importante considerar que existe una separación entre el área de

proveedores y otras cuentas a pagar, en donde se incluirán tanto las deudas que se

tienen con los proveedores, como aquellas con los suministradores de bienes y

servicios, aunque estas no sean tan necesarias para las operaciones del negocio,

forman parte de las cuentas a pagar.

Es necesario establecer una serie de objetivos para mantener un buen sistema de

control interno en el área de proveedores y otras cuentas a pagar, entre los cuales

plantea Aguirre (1997) “las cuentas a pagar procedentes de proveedores u otros

pasivos adeudados por bienes y servicios estarán oportunas y correctamente

32

registrados, clasificados y valorados en los estados financieros, procediendo de las

transacciones previamente autorizadas”.( p 174)

Por consiguiente, los pasivos incurridos con proveedores deben estar imputados en

cuentas apropiadas, es decir, si se trata de gastos acumulados o cuentas por pagar

acumulativas, difiere de los procedimientos establecidos para el registro de las

cuentas por pagar comerciales y las otras cuentas por pagar, ya que las primeras son

cuentas a largo plazo mientras las segundas son cuentas a corto plazo; sin embargo,

los procedimientos para emisión de pagos son similares en ambas partidas.

Los pagos a proveedores y acreedores deben estar soportados de un pasivo

contabilizado, reconocido y justificado, reflejado en el periodo correspondiente, bajo

un control de identificación, vencimiento y seguimiento.

En este orden, Aguirre, (1997) sugiere que: Para la definición e “implementación

de procedimientos y controles en el área de proveedores y otras cuentas a pagar es

necesario tener en cuenta las distintas consideraciones que intervienen en la gestión

del negocio, fundamentalmente en lo referente al ciclo de compras / adquisiciones”.

(p.14).

Los procesos de compras y cuentas por pagar están relacionados entre sí. Una vez

realizados los procesos de compra y recibir, los papeles necesarios para soportar la

naturaleza, lo apropiado y el monto del pasivo resultante quedan listos para las

siguientes etapas, cuales son el proceso de revisión y comparación, distribución,

registro del pasivo y su pago.

De la misma manera es importante considerar la salvaguardia y custodia de las

cuentas a pagar y la segregación apropiada de responsabilidades que asegure la

consecución de los controles y procedimientos preestablecidos. Bajo estas

determinaciones las cuentas a pagar logran cumplir las políticas y criterios definidos

por la entidad, contribuyendo a la formulación de Estados Financieros adecuados,

correctos y confiables; los cuales son necesarios para una optima toma de decisiones

en la organización.

33

3.3 Definición de Términos

Clientes: Es la empresa o persona natural que solicita un servicio.

Compras: Es la acción de adquirir, comprar algún servicio, como o conjunto de

ambos.

Control: Es uno de los elementos de la gestión gerencial superior, que permite

evaluar si la planificación se cumple según los pasos previamente establecidos.

Control Interno: proceso que ejecuta la administración con el fin de evaluar

operaciones especificas con seguridad razonable en tres principales categorías: i)

efectividad y eficiencia operacional; ii) contabilidad de la información financiera; y,

iii) cumplimiento de políticas, leyes y normas.

Crédito: Es una operación financiera en la que se pone a nuestra disposición una

cantidad de dinero hasta un límite especificado y durante un período de tiempo

determinado.

Cuentas por pagar: son todas las obligaciones que las empresas contraen por la

adquisición de bienes o servicios con otros.

Estados financieros: Resumen de información contable presentada en períodos o

en un momento determinado de manera ordenada con el fin de presentar una revisión

periódica o informe acerca del proceso de la administración para todos los usuarios

que quieran conocer la gestión de la empresa en un periodo determinado y esta

conformados por: El Balance General, El Estado de Resultado, El Estado de Flujo de

Efectivo, Movimiento de patrimonio y las notas revocatorias

Factura Comercial: Es un documento interno y privado que el vendedor del

servicio extiende a favor de su adquiriente.

Normas: Regla imperativa de acción, que persigue un fin determinado con las

características de ser rígida en cuanto a la aplicación.

34

Organización: es el establecimiento de las relaciones de conductas entre las

actividades, personas y lugares de trabajo que se interrelacionan entre sí con ciertos

propósitos aceptablemente explícito y utilizando ciertos recursos para alcanzar un fin

determinado.

CAPITULO IV

FASES METODOLOGICAS

El presente capitulo está referido al proceso metodológico que se llevará a cabo

para hacer posible el presente estudio, por medio del mismo se especificará los

métodos e instrumentos que fueron empleados.En este informe de pasantía se

planteará una solución a la problemática que se está presentando, en el cual se basará

en la realización de lineamientos que conllevarán al buen desenvolvimiento en la


Contabilidad de la Empresa Súper Servicios. Resulta interesante el desarrollo de la

propuesta según las siguientes fases para ampliar las estrategias que permitan

alcanzar los objetivos propuestos en el problema planteado. De allí pues se hace

necesario lo siguiente:

35

4.1 Fase I: Diagnóstico de la situación actual de los atrasos en la entrega de las

facturas de compra y ventas al departamento de contabilidad de la empresa

Super Servicios Gerenciales La Esperanza, C.A.

En el transcurso de la presente fase se procederá a recaudar toda la información

necesaria para determinar las condiciones actuales que se están presentando en el

departamento de contabilidad de la empresa Súper Servicios Gerenciales La

Esperanza, C.A., para lo cual se utilizará como técnica de recolección de información

la observación directa. . Arias (2006), la define de la siguiente manera: “Es una

técnica que consiste en visualizar o captar mediante la vista, en forma sistemática,

cualquier hecho, fenómeno o situación que se produzca en la naturaleza o en la

sociedad, en función de unos objetivos de investigación preestablecidos” (p. 69).

El instrumento utilizado para recopilar la información será una lista de cotejo. Para

Arias (2006), consiste en una “lista de chequeo, también llamada lista de control o

lista de verificación, es un instrumento en el que se indica la presencia o ausencia de

un aspecto o conducta a ser observada”. (p 70). Para este estudio se diseñará para

conocer la situación actual de los atrasos en la entrega de las facturas de compra y

ventas al departamento de contabilidad de la empresa Super Servicios Gerenciales La

Esperanza, C.A.

Por otro lado, se tiene que la población objeto de estudio estará conformada por 5

personas que laboran en el departamento de contabilidad de la empresa. Balestrini

(2006) define la población como “…cualquier conjunto de elementos de los que se

quiere conocer o investigar o alguna de sus características” (p 126). De igual forma,

Sabino (2008), define la muestra como, “aquel conjunto de elementos que han sido

tomados de una población con la finalidad de ser estudiados y mediante ésta tomar las

características totales de la población”. (p. 98).

La muestra seleccionada tiene los mismos atributos y características de la

población ya descrita, y para cumplir con la fase de creación y estudio de la propuesta

36

se tomará el 100% de la población, es decir, el muestreo será censal porque se tomará

la totalidad de la población. Al respecto, López (1999) opina que “la muestra censal

es aquella que representa el total de la población “(p 123).

4.2 Fase II: Determinar las debilidades que existen en el departamento de

Contabilidad de la empresa Súper Servicios Gerenciales La Esperanza, C.A.

Para llevar a cabo esta fase, se empleará como técnica de recolección de

información la encuesta. de acuerdo a Sierra (2000), es "un procedimiento de hacer

estudios estadísticos es la elaboración de cuestionarios para encuestar una población o

una muestra representativa" (p.106). El instrumento que se utilizará será un

cuestionario. Sabino, (2008) lo define como:

Un instrumento escrito que debe resolverse sin interacción del investigador, el cuestionario establece provisionalmente las consecuencias lógicas de un problema que, aunada a la experiencia del investigador y con la ayuda de la literatura especializada servirán para elaborar las preguntas congruentes con dichas consecuencias lógicas. (p 72).

El cuestionario se estructurará con preguntas cerradas y permitirá conocer el

registro y control de las operaciones que se llevan a cabo en la empresa. Luego de

aplicado el mismo, se determinarán las debilidades y las fortalezas que existen en el

departamento de contabilidad de la empresa Súper Servicios Gerenciales La Esperanza,

C.A.

Luego de la recolección de los datos, será necesario procesarla para dar

cumplimiento a los objetivos propuesto, para lo cual se procederá a la organización,

observación y análisis descriptivo. Al respecto, la estadística descriptiva, para

Bisquerra (2002) es la que “presenta información en forma conveniente, útil y

comprensible y se utiliza en conjuntos finitos para presentar, organizar analizar los

datos, comparar y luego comunicar” (p 82). En este sentido, la información se

organizará se clasificará y se tabulará, con el objeto de reducir y comparar la

37

información obtenida para tener una visión más completa de la realidad del estudio

4.3 Fase III: Diseñar los Lineamientos que permitan la entrega oportuna de

las facturas de compra y ventas en el departamento de contabilidad de la

empresa Súper Servicios Gerenciales La Esperanza, C.A

En esta última fase y previamente identificadas las debilidades se proponen los

lineamientos que permitan la entrega oportuna de las facturas de compra y ventas en

el departamento de contabilidad, a fin de optimizar el proceso de recepción de las

facturas de compras y ventas de los clientes para los cuales se les presta el servicios.

De esta forma, se contribuye con el control interno del departamento para mejorar el

retraso en la entrega de la información necesaria para que los clientes declaren

oportunamente sus impuestos y obligaciones legales y administrativas.

CAPÍTULO V

RESULTADOS

5.1 Análisis e Interpretación de los Resultados

Después de haber recopilado y analizado toda la información obtenida por las

aplicaciones delos instrumentos se presentan los resultados, los cuales permitieron

sentar las bases para esbozar la propuesta y las conclusiones pertinentes al estudio y

proponer un conjunto de recomendaciones que surjan como producto del análisis de los

resultados.

5.2 Cumplimiento de la fase I: Diagnóstico de la situación actual de los atrasos en

la entrega de las facturas de compra y ventas al departamento de contabilidad

de la empresa Super Servicios Gerenciales La Esperanza, C.A.

38

Cuadro 1. Lista de cotejo

Ítem Aspecto Observado

Presente Ausente

1 En el departamento de contabilidad se lleva un control

efectivo de los documentos emitidos por los clientes, tales

como facturas de compras facturas de ventas, entre otras.

X

2 Se registran de forma oportuna las transacciones contables

de los clientes

X

3 La firma contable desarrolla mecanismos para capturar

información acerca de las deficiencias de control

X

5 Se contabilizan los pasivos contraídos por los clientes

dentro del período en que los mismos se contraen

X

Fuente: Bolívar, O (2013)

Análisis:

Para dar cumplimiento a esta fase se empleó una lista de cotejo, la cual permitió

diagnosticar la situación actual de los atrasos en la entrega de las facturas de compra

y ventas al departamento de contabilidad de la empresa. A continuación los

resultados:

Con respecto al ítem uno, se tiene que en el departamento de contabilidad no se

lleva un control efectivo de los documentos emitidos por los clientes, tales como

facturas de compras facturas de ventas, entre otras. Esto es debido a que la

documentación no se recibe a tiempo, lo cual afecta de manera directa la eficiencia de

las operaciones ejecutadas por la empresa, dado que se retrasan las actividades

contables.

Lo planteado anteriormente, genera que no se registren de forma oportuna las

transacciones contables de los clientes como se observa en los resultados obtenidos

en el ítem dos. Al respecto, existen fallas en el proceso de información administrativo

39

y contable dentro de la organización, afectando la toma de decisiones oportuna en

beneficio de los clientes y de la empresa.

Cabe señalar, que los registros y transacciones financieras constituyen el punto de

partida de un sistema contable; a partir de ellos, se analiza la estructura financiera de

la empresa Súper Servicios Gerenciales La Esperanza, C.A., por lo tanto son de gran

importancia porque permiten controlar un área que constituye la parte económica de

la organización.

Por otro lado, la firma contable no desarrolla mecanismos para capturar

información acerca de las deficiencias de control, de acuerdo a lo señalado en el ítem

tres. Si la firma contable no desarrolla un buen sistema de información que le arroje

las deficiencias existentes dentro del control interno, nunca podrá mejorar su gestión

para la obtención de la información financiera oportuna, confiable y suficiente como

herramienta útil para alcanzar sus objetivos.

Por lo cual, debe emplear herramientas que permitan capturar e intercambiar

información necesaria para conducir, administrar y controlar sus operaciones

Sin embargo, pese a lo señalado, la empresa contabiliza los pasivos contraídos por

los clientes dentro del período en que los mismos se contraen, según lo señalado en el

ítem cuatro, pero este proceso no es del todo eficiente porque existen retrasos en la

entrega de la información contable por parte de los clientes, lo que implica que se

deban trabajar horas extras para cumplir con los compromisos adquiridos.

5.3 Cumplimiento de la Fase II: Determinar las debilidades que existen en el

departamento de Contabilidad de la empresa Super Servicios Gerenciales La

Esperanza, C.A.

Para dar cumplimiento a esta fase, se elaboró una encuesta, a través de un

cuestionario contentivo de 10 preguntas, el cual fue aplicado a los empleados que

laboran en el departamento de contabilidad de la empresa.

40

A continuación se presentan los resultados y sus respectivos análisis; para lo cual

se elaboraron cuadros y gráficos de torta expresado de manera porcentual

manteniendo el orden de las preguntas contenidas en el instrumento de recolección de

información, esto con la finalidad de facilitar la comprensión por parte de los lectores.

Conviene señalar que cada cuadro y gráfico posee una interpretación, que es

producto, no sólo de la información recogida con el cuestionario, sino que también se

agregan elementos de interés obtenidos en la entrevista informal realizada durante la

aplicación del instrumento; así como también el cruce de dicha información con la

teoría desarrollada en el presente estudio, permitiendo complementar la información.

En este sentido,se elaboraron reportesdescriptivos con comentarios e inferencias

sobre la información recabada,permitiendo así, dilucidar los factores internos y

externos de la organización

Después de aplicados los instrumentos, se presentan las debilidades y fortalezas

que presenta el departamento de contabilidad con respecto a los registros y controles

de la documentación contable de los clientes

Ítem 1 ¿Existen normas y procedimientos establecidos dentro del área de

contabilidad para el control de las operaciones de los clientes?

Cuadro 2. Normas y procedimientos

Alternativa Frecuencia Porcentaje SI 2 40% NO 3 60%

TOTAL 5 100% Fuente: Bolívar, O (2013)

Gráfico1. Normas y procedimientosFuente: Cuadro 2

Análisis:

Los resultados que se muestran en el gráfico anterior indican que el 60% del

personal encuestado considera que no existen normas y procedimientos establecidos

dentro del área de contabilidad para el control de las operaciones de los clientes.

40% opina lo contrario

ejecutadas por las personas que laboran dentro del área utilizando su criterio

profesional y personal.Esto demuestra un descontrol, dado que las normas y

procedimientos contables son impre

Ítem 2 ¿Se hace la determinación del monto de los pasivos originados por retenciones

de I.S.L.R., retenciones IVA e impuestos originados por el desarrollo de actividades

económicas de los clientes?

Cuadro 3. Retenciones

AlternativaSI NO

TOTALFuente: Bolívar, O (2013)

60%

41

Gráfico1. Normas y procedimientos



dentro del área de contabilidad para el control de las operaciones de los clientes.

a lo contrario. Se puede señalar, que las operaciones contables son



procedimientos contables son imprescindibles y generan eficiencia para la empresa

¿Se hace la determinación del monto de los pasivos originados por retenciones


económicas de los clientes?

. Retenciones

Alternativa Frecuencia 4

NO 1 TOTAL 5


40%



dentro del área de contabilidad para el control de las operaciones de los clientes. Otro

las operaciones contables son



scindibles y generan eficiencia para la empresa

¿Se hace la determinación del monto de los pasivos originados por retenciones


Porcentaje 80% 20% 100%

SI

NO

Gráfico 2. Retenciones Fuente: Cuadro 3

Análisis:

Como se observa, el 80% de las personas encuestadas señalan que en la empresa

se hace la determinación del mont

I.S.L.R., retenciones IVA e impuestos originados por el desarrollo de actividades

económicas de los clientes

señalan que en la empre

embargo, para que sean efectuados a la fecha se requiere trabajar tiempo extra, ya que

la información contable no se recibe en el tiempo requerido

Ítem 3 ¿Se cuenta con un sistema que garantice

departamento de contabilidad sea confiable?

Cuadro 3. Sistema de información

AlternativaSI NO


42

ráfico 2. Retenciones


determinación del monto de los pasivos originados por


económicas de los clientes. Otro 20% opina lo contrario. Los resultados obtenidos

señalan que en la empresa si cumple con los deberes tributarios de los clientes. Sin


la información contable no se recibe en el tiempo requerido

¿Se cuenta con un sistema que garantice que la información generada en el

departamento de contabilidad sea confiable?

3. Sistema de información


NO - TOTAL 5


80%

20%


o de los pasivos originados por retenciones de


. Otro 20% opina lo contrario. Los resultados obtenidos

sa si cumple con los deberes tributarios de los clientes. Sin


que la información generada en el

Porcentaje 100%

- 100%

SI

NO

Gráfico 3. Sistema de informaciónFuente: Cuadro 3

Análisis:

Como se aprecia, el 100% del personal encuestado señalan que en la empresa se

cuenta con un sistema que garantice que la información generada en el departamento

de contabilidad sea confiable.

debilidades del sistema se hacen más latentes cuando la información suministrada se

efectúa de una forma inadecuada alterando así los resultados, lo cual evidencia que

los lineamientos a realizarse deben orientar

para así evitar la asimetría.

Ítem 4 ¿Los empleados del área de contabilidad conocen muy bien sus funciones

antes de realizar sus actividades, para así disminuir la cantidad de errores?

Cuadro 5. Funciones

AlternatSI NO


43

ráfico 3. Sistema de información


con un sistema que garantice que la información generada en el departamento

de contabilidad sea confiable. Sin embargo, es importante destacar que las



los lineamientos a realizarse deben orientar a los empleados a manejar este sistema

para así evitar la asimetría.

¿Los empleados del área de contabilidad conocen muy bien sus funciones


Cuadro 5. Funciones


NO 2 TOTAL 5


100%

0%


con un sistema que garantice que la información generada en el departamento

Sin embargo, es importante destacar que las



a los empleados a manejar este sistema

¿Los empleados del área de contabilidad conocen muy bien sus funciones



SI

NO

Gráfico 4. Funciones Fuente: Cuadro 5

Análisis:

Los resultados que se muestran en el gráfico anterior, indican que el 60% del

personal encuestado conocen

actividades, para así disminuir la cantidad de errores

Cabe señalar, que la empresa cuenta con personal capacitado para realizar las

operaciones contables, sin embargo, la información contab

afectan las operaciones, eso es debido a que la documentación contable que deben

enviar los clientes no se recibe en las fechas requeridas lo que afecta el desempeño

labora de los trabajadores.

Ítem 5 ¿Se logran alcanzar las metas

del trabajo en el proceso del manejo de las funciones contables de los clientes?

Cuadro 5. Metas establecidas

AlternativaSI NO


44


personal encuestado conocen muy bien sus funciones antes de realizar sus

actividades, para así disminuir la cantidad de errores. Otro 40% opina lo contrario.


operaciones contables, sin embargo, la información contable presenta retrasos que



labora de los trabajadores.

¿Se logran alcanzar las metas establecidas en cuanto a tiempo y desempeño


Cuadro 5. Metas establecidas


NO 3 TOTAL 5


60%

40%


sus funciones antes de realizar sus

. Otro 40% opina lo contrario.


le presenta retrasos que



establecidas en cuanto a tiempo y desempeño



SI

NO

Gráfico 5. Metas establecidasFuente: Cuadro 6

Análisis

Como se observa, el 60% del personal encuestado indican que no se logran

metas establecidas en cuanto a tiempo y desempeño del trabajo en el proceso del

manejo de las funciones contables de

se debe a que existen

dentro de la organización. Esto origina una desinformación y un descontrol sobre las

transacciones y operaciones que se ejec

oportuna en beneficio de la organización

Ítem 6 ¿Los controles y procedimientos aplicados en las operaciones de los clientes

brindan la seguridad razonable sobre la confiabilidad y autenticidad de la información

reflejada en los estados financieros?

Cuadro 7. Controles y procedimientos

AlternativaSI NO

TOTALFuente: Bolívar, O (2013

60%

45

ráfico 5. Metas establecidas

Como se observa, el 60% del personal encuestado indican que no se logran


manejo de las funciones contables de los clientes. Otro 40% opina lo contrario. Esto

se debe a que existen fallas en el proceso de información administrativo y contable


transacciones y operaciones que se ejecutan, afectando la toma de decisiones

oportuna en beneficio de la organización

¿Los controles y procedimientos aplicados en las operaciones de los clientes


ada en los estados financieros?

Cuadro 7. Controles y procedimientos


NO 2 TOTAL 5


40%

Como se observa, el 60% del personal encuestado indican que no se logran las


. Otro 40% opina lo contrario. Esto

fallas en el proceso de información administrativo y contable


utan, afectando la toma de decisiones

¿Los controles y procedimientos aplicados en las operaciones de los clientes



SI

NO

Gráfico 5. Metas establecidasFuente: Cuadro 7

Análisis

Los resultados que se muestran en el gráfico anterior, indican que el 60% de las

personas encuestadas considera que los

operaciones de los clientes brindan la seguridad razonable sobre la confiabilidad y

autenticidad de la información reflejada en los estados financieros

procedimientos establecidos y los estándares de control están adaptados a las actividades

propias que desarrolla la firma contable.

se cumple con los clientes, los controles deberían ser más eficaces para procesar la

información contable con mayor rapidez y cumplir con los compromisos adquiridos

Ítem 7 ¿Los procesos contables están definidos de tal manera que cumple los

objetivos que persigue l

Cuadro 8. Procesos contables

AlternativaSI NO


46

ráfico 5. Metas establecidas


personas encuestadas considera que los controles y procedimientos aplicados en las


idad de la información reflejada en los estados financieros


propias que desarrolla la firma contable. Sin embargo, un 40% considera, que aunque

con los clientes, los controles deberían ser más eficaces para procesar la


¿Los procesos contables están definidos de tal manera que cumple los

objetivos que persigue la Firma Contable?

Cuadro 8. Procesos contables


NO 3 TOTAL 5


60%

40%


controles y procedimientos aplicados en las


idad de la información reflejada en los estados financieros., ya que los


Sin embargo, un 40% considera, que aunque

con los clientes, los controles deberían ser más eficaces para procesar la


¿Los procesos contables están definidos de tal manera que cumple los


SI

NO

Gráfico 7. Procesos contablesFuente: Cuadro 8

Análisis

De acuerdo a los resultado obtenidos, el 60% del personal encuestado, considera

que los procesos contables

que persigue la Firma Contable

labores, actividades sin delegación de responsables, puntos sin control, áreas críticas

de la firma, entre otros

información contable presenta retrasos como se ha indicado en otros ítems, el proceso

se ejecuta con deficiencias que afecta el servicio contable ofrecido al cliente.

Ítem 8 ¿La firma contable mantiene comunicado a los empleados sobre los deberes y

las responsabilidades de control que ellos deben ejercer?

Cuadro 9. Comunicación

AlternativaSI NO


60%

47

ráfico 7. Procesos contables


procesos contables no están definidos de tal manera que cumple los objetivos

que persigue la Firma Contable, lo que origina improvisación en la ejecución de las

, actividades sin delegación de responsables, puntos sin control, áreas críticas

de la firma, entre otros. Otro 40% señala que si están definidos, pero como la


a con deficiencias que afecta el servicio contable ofrecido al cliente.

¿La firma contable mantiene comunicado a los empleados sobre los deberes y

las responsabilidades de control que ellos deben ejercer?

Cuadro 9. Comunicación


NO 1 TOTAL 5


40%


están definidos de tal manera que cumple los objetivos

lo que origina improvisación en la ejecución de las

, actividades sin delegación de responsables, puntos sin control, áreas críticas

. Otro 40% señala que si están definidos, pero como la


a con deficiencias que afecta el servicio contable ofrecido al cliente.

¿La firma contable mantiene comunicado a los empleados sobre los deberes y


SI

NO

Gráfico 8. ComunicaciónFuente: Cuadro 9

Análisis:

A través del gráfico anterior, se observa que el 80% del personal encuestado,

considera que la firma contable mantiene

deberes y las responsabilidades de control que ellos deben ejercer

contrario. Cabe señalar, que la empresa comunica a sus trabajadores las actividades

que deben realizar para

exactitud y veracidad de la información financiera y administrativa suministrada por

los registros correctos.

Ítem 9 ¿Considera Ud., que hace uso de herramientas o estrategias adecuadas que le

permita integridad en la in

Cuadro 10. Herramientas

AlternativaSI NO


48

ráfico 8. Comunicación


firma contable mantiene comunicado a los empleados sobre los

deberes y las responsabilidades de control que ellos deben ejercer


que deben realizar para salvaguardar los recursos y por consiguiente verificar la


los registros correctos.

¿Considera Ud., que hace uso de herramientas o estrategias adecuadas que le

permita integridad en la información contable?

Cuadro 10. Herramientas


NO 3 TOTAL 5


80%

20%


comunicado a los empleados sobre los

deberes y las responsabilidades de control que ellos deben ejercer. Otro 20% opina lo


y por consiguiente verificar la


¿Considera Ud., que hace uso de herramientas o estrategias adecuadas que le


SI

NO

Gráfico 9. Herramientas Fuente: Cuadro 10

Análisis

Como se observa, el 60% de las personas encuestadas

de herramientas o estrategias adecuadas que le permita integridad en la información

contable. El 40% opina lo contrario. se puede señalar, que

óptimo que le permita evaluar si los procesos se están lleva

más eficiente. Esto trae como consecuencia que no pueda efectuar los correctivos

necesarios que le aseguren la mejora de sus procesos. en tal sentido, es necesaria la

propuesta, a través del diseño de herramientas

facturas de compra y ventas en el departamento de contabilidad.

Ítem 10 ¿Considera necesario establecer lineamientos para la entrega oportuna de las

facturas de compra y ventas en el departamento de contabilidad de la empresa?

Cuadro 11. Lineamientos

AlternativaSI NO


60%

49

Como se observa, el 60% de las personas encuestadas considera que


. El 40% opina lo contrario. se puede señalar, que no cuenta con un método

óptimo que le permita evaluar si los procesos se están llevando realizando de la manera



propuesta, a través del diseño de herramientas que permitan la entrega oportuna de las

facturas de compra y ventas en el departamento de contabilidad.



Cuadro 11. Lineamientos


NO - TOTAL 5


40%

considera queno se hace uso


no cuenta con un método

ndo realizando de la manera



a entrega oportuna de las



Porcentaje 100%

- 100%

SI

NO

Gráfico 10. LineamientosFuente: Cuadro 10

Análisis:

Como se observa, el 100% de las personas encuestas considera

establecer lineamientos para la entrega oportuna de las facturas de compra y ventas

en el departamento de contabilidad de la empresa

salvaguardar los recursos con que cuenta, verificar la exactitud y veracidad de la

información para promover la eficiencia en las operaciones y estimular la aplicación de

las políticas para el logro de metas y objetivos programados.

Debilidades y fortalezas que presenta el departamento de contabilidad con

respecto a los registros y contro

Cuadro 12. Debilidades y Fortalezas

Debilidades

• Los objetivos propuestos por la firma

contable no están orientados a la

organización, integración, dirección,

50

ráfico 10. Lineamientos

Como se observa, el 100% de las personas encuestas considera


en el departamento de contabilidad de la empresa. Lo cual le va permitir a la empresa,


nformación para promover la eficiencia en las operaciones y estimular la aplicación de

las políticas para el logro de metas y objetivos programados.


respecto a los registros y controles de la documentación contable de los clientes

Cuadro 12. Debilidades y Fortalezas

Debilidades Fortalezas

Los objetivos propuestos por la firma

contable no están orientados a la

organización, integración, dirección,

• Compromiso y sentido de pertenencia por

parte de los empleados que integran el

departamento

100%

0%

Como se observa, el 100% de las personas encuestas considera necesario


. Lo cual le va permitir a la empresa,


nformación para promover la eficiencia en las operaciones y estimular la aplicación de


les de la documentación contable de los clientes

Fortalezas

Compromiso y sentido de pertenencia por

parte de los empleados que integran el

SI

NO

51

liderazgo y Control interno de la firma

• Las normas y procedimientos no están

establecidos formalmente dentro del área

de contabilidad.

• Los procesos contables no están definidos

de tal manera que cumple los objetivos

que persigue la Firma Contable

• Fallas en el proceso de información

administrativo y contable (facturas de

compra y ventas de los clientes)

• Retrasos en la información contable

•

• personal capacitado para realizar las

operaciones contables

• Clima organizacional orientado al cambio


Las debilidades y fortalezas presentadas, sirven de marco para el diseño de los

lineamientos que permitan la entrega oportuna de las facturas de compra y ventas en

el departamento de contabilidad de la empresa Super Servicios Gerenciales La

Esperanza, C.

5.4 Cumplimiento de la Fase III: Diseñar los Lineamientos que permitan la


contabilidad de la empresa Super Servicios Gerenciales La Esperanza, C.A.

Una vez analizado los resultados se presenta la propuesta, a través del diseño de

los que permitan la entrega oportuna de las facturas de compra y ventas en el

departamento de contabilidad de la empresa Super Servicios Gerenciales La

Esperanza, C.A.

5.4.1 Presentación de la Propuesta

52

La siguiente propuesta se basa en el diseño de lineamientos que permitan la


contabilidad de la empresa Super Servicios Gerenciales La Esperanza, C.A., con el

fin de mejorar la gestión de forma eficiente y eficaz, a la vez tratando de alcanzar un

mejor desarrollo y crecimiento organizacional.

La administración y la contabilidad son importantes en el mundo organizacional,

donde cada empresa requiere de una planificación, organización, control y dirección

de todos los procesos, actividades y recursos, como también de obtener información

financiera y contable, que permita evaluar el desempeño de los objetivos propuestos y

tomar decisiones a las situaciones que se presenten. Es por ello, que la información

contable es una herramienta de competencia que marca la diferencia a la hora de

realizar acciones que impactaran en la gestión financiera de la empresa

De acuerdo a lo planteado, los lineamientos que se proponen están basados

acciones, procedimientos y controles para la recepción de la documentación contable

(Facturas de compra y venta) de los clientes. Estos controles generan confiabilidad

garantizando que documentación contable recibida por parte de los clientes sean

registradas en su totalidad y en el periodo que en efecto se originaron, así como

también por un monto correcto.

5.4.2 Justificación de la Propuesta

Los lineamientos que se proponen constituyen una en una herramienta de gestión

administrativa efectiva para el desarrollo estratégico de las actividades de la

organización, por lo cual constituyen un elemento integrado a la gestión interna de la

empresa.

En este sentido, la propuesta se justifica, ya que está orientada a agilizar los

procesos contables de las empresas que maneja la Firma Contable y optimizar el

manejo de los documentos. Se podrán canalizar las demoras y pérdidas con el fin de

evitar dispersiones y desviaciones en las operaciones contables, contribuyendo a la

53

organización a conseguir sus objetivos de rentabilidad, rendimiento y minimizar las

pérdidas de recursos para disponer de información fiable y a tiempo.

A su vez, coadyuvará a que la empresa cumpla con la ley y otras normas que le

son de aplicación. Por otro lado, la propuesta ayudará los trabajadores a desarrollar

habilidades y competencias para su programación, elaboración, ejecución control y

evaluación, dentro de un marco de gerencia efectiva.

5.4.3 Objetivos de la Propuesta

5.4.3.1 Objetivo General

Diseñar lineamientos que permitan la entrega oportuna de las facturas de compra

y ventas en el departamento de contabilidad de la empresa Super Servicios

Gerenciales La Esperanza, C.A.

5.4.3.2 Objetivos Específicos

• Establecer acciones para la recepción de la documentación contable (Facturas

de compra y venta) de los clientes

• Elaborar procedimientos administrativos para el manejo y control de la

documentación contable de las empresas que maneja la firma contable

• Establecer estrategias de control para el manejo de los documentos contables

de los clientes

5.4.4 Desarrollo de la Propuesta

Los lineamientos propuestos se desarrollan a través de los objetivos específicos:

Lineamientos Objetivos

54


Objetivo 1: Establecer acciones para el manejo y control de la documentación

contable (Facturas de compra y venta) de los clientes

Este objetivo se estructura de dos maneras, primero se deben crear estrategias

contables generales para la empresa y en segundo lugar establecer normas a seguir

para la recepción de la documentación contable de los clientes

Lineamiento 1: Estrategias Contables

1. Establecer acciones para la recepción de la documentación contable (Facturas de compra y venta) de los clientes

2. Elaborar procedimientos administrativos para el manejo y control de la documentación contable de las empresas que maneja la firma contable

Establecer estrategias de control para el manejo de los documentos contables de los clientes

1. Estrategias Contables 2. Normas Administrativas

3. Procedimiento Administrativo

3. Supervisión y monitoreo

55

• Llevar registros contables confiables, lo que significa información contable

oportuna y actualizada

• Aplicar correctivos de manera oportuna en caso de ser necesarios en el área

administrativa

• Medir el cumplimiento de las políticas de la organización y promover la eficiencia

de sus operaciones

• Establecer políticas para salvaguardar los recursos obtenidos, y de esta manera

verificar la exactitud y confiabilidad del sistema de información financiera

• Diseñar criterios de evaluación de los procesos administrativos contables

permanentemente. Esto permitirá llevar registros contables confiables, lo que

significa información contable oportuna y actualizada

• La sección de contabilidad será responsable de preparar y presentar los estados

financieros e informes contables de los clientes

• En todo lo relacionado con los estados financieros e informes contables se

atenderán las disposiciones contables y los principios generalmente aceptados, así

como de todo lo relacionado con su vigilancia y control.

• La firma contable ofrecerá un fuerte nivel de confianza y discreción en el manejo

de la información contable suministrada por su cartera de clientes

• Se deberá documentar todos los procesos contables administrativos realizados en

la firma tanto para sus archivos como para los de su cartera de clientes

• Creación de directrices de Evaluación y Control: consistirá en un sistema de

indicadores de gestión para controlar el logro de los objetivos, el cual debe

realizarse cada trimestre con la finalidad de comparar las actividades programas y

las ejecutadas

• Procesamiento de la información contable y financiera: Identificar cada uno de los

documentos soporte esenciales de la contabilidad

56

Lineamiento 2: Normas Administrativas para la recepción de la documentación

contable de los clientes

• El analista contable será el responsable de recibir todos los documentos contables

de los clientes

• Debe verificar que la documentación contable que respalda el registro de una

operación contenga todos datos y elementos suficientes que faciliten el análisis

sobre la pertinencia, veracidad y legalidad

• Debe preparar informes sobre la entrega de la documentación, fecha, y hora de la

recepción preparados sobre bases consistentes y mostrar razonablemente la

información para que pueda ser analizada por la gerencia de la empresa

• La sección de contabilidad será el receptor de todos los comprobantes que se

generan en los procesos. En este caso, recibirá las facturas compras y venta de los

clientes con toda la documentación relacionada con la gestión para su verificación

y control

• La documentación contable que respalda el registro de una operación contendrá

datos y elementos suficientes que faciliten el análisis sobre la pertinencia,

veracidad y legalidad

Objetivo 2:Elaborar procedimientos administrativos para el manejo y control de

la documentación contable de las empresas que maneja la firma contable

Lineamiento 2: Procedimiento para el manejo y control de la información

contable

Responsable Actividad a desarrollar

Analista Contable 1. El analista contable recibe de parte del cliente toda la

documentación contable para el registro de las

57

transacciones contables

2. Revisa y verifica que la documentación contable

recibida y verifica contenga todos datos y elementos

suficientes que faciliten el análisis sobre la pertinencia,

veracidad y legalidad. Si la información esta correcta

procede a archivar la documentación en el archivo de

cada cliente. Si no es correcta, notifica al cliente para

su revisión

3. Envía la documentación sección de contabilidad para

su registro y control

Sección de Contabilidad 4. Contabilidad recibe la información contable e ingresa

al sistema la documentación por cada cliente

5. Realiza la contabilidad por cada cliente y elabora los

estados financieros.


Flujograma del procedimiento para el manejo y control de la información

contable

Analista Contable Sección de contabilidad

Inicio

Verifica la información

contable

Recibe documentación

contable

Recibe documentación

contable 1

2

58


Objetivo 3: Establecer estrategias de control para el manejo de los documentos

contables de los clientes

Propósito: los controles que se proponen tienen como finalidad llograr que la

documentación cortable de se registren adecuadamente, minimizando las fallas, a

través de la supervisión y evaluación para que tomen medidas al respecto.

Actividades de Control: Supervisión y Monitoreo

Responsable: Gerente de Contabilidad

La supervisión consiste en establecer medidas para su control, tales como revisiones

periódicas en los proceso de gestión, en las políticas y procedimientos. Se debe observar lo

Es correcta la

información contable

NO

SI

1

Archiva la

información

Envía la información

contable

Ingresa al sistema la

información contable

Contabiliza la información

Fin

2

59

siguiente:

• Llevar un control de los documentos soportes de la contabilidad

• Especificar en detalle las actividades que normalmente se ejecutan en el área contable

con el fin de unificar criterios al interior,

• Agilizar la circulación de la información para que esta llegue oportunamente a las

secciones que la requieren

• Los procedimientos deberían estar escritos en un formato conveniente y estar disponibles

a los miembros de la firma de acuerdo con sus distintas responsabilidades

• Velar por el cumplimiento de las metas y objetivos establecidos. Para ello, es deber del

gerente informar clara y suficientemente a cada uno sobre los objetivos estratégicos y

metas, así como la forma en que contribuirá o será responsable de las mismas


Actividades de Control: Supervisión y Monitoreo

Responsable: Gerente de Contabilidad

• Velar por el cumplimiento de las metas y objetivos establecidos. Para ello, es deber del

gerente informar clara y suficientemente a cada uno sobre los objetivos estratégicos y

metas, así como la forma en que contribuirá o será responsable de las mismas

• Designar los responsables del cumplimiento de las metas y objetivos estratégicos y

definir criterios objetivos para su medición, periodicidad de medición, los premios por su

cumplimiento y las correcciones por su incumplimiento injustificado

• Llevar a cabo reconocimientos periódicos al sistema de control interno, estableciendo

medidas para su control, tales como revisiones periódicas en los proceso de gestión, en

las políticas y procedimientos

60


CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Conclusiones

Una vez analizado los resultados, se realizan las siguientes conclusiones, de

acuerdo al alcance de los objetivos de la investigación.

En primer lugar, con respecto al diagnóstico de la situación actual que presenta la

empresa con respecto a la entrega de la documentación contable (facturas de compra

y ventas) de los clientes se concluye que, el departamento de contabilidad no se lleva

un control efectivo de los documentos emitidos por los clientes, esto es debido a que

la documentación no se recibe a tiempo, lo cual afecta de manera directa la eficiencia

de las operaciones ejecutadas por la empresa

Por otro lado se concluye, que entre las debilidades que presenta la empresa se

tiene que las normas y procedimientos para el control de las operaciones de los

clientes no están establecidos formalmente, por lo tanto existen fallas en el proceso de

información administrativo y contable, así como retrasos en la información contable,

por lo que no se logran las metas establecidas en cuanto a tiempo y desempeño del

61

trabajo en el proceso del manejo de las funciones contables de los clientes. Sin

embargo, la empresa cuenta con personal capacitado para realizar las operaciones

contables

Finalmente, se concluye que es necesario diseñar lineamientos que permitan la


contabilidad de la empresa Super Servicios Gerenciales La Esperanza, C.A., lo cual

permitirá contribuirá a mejorar la gestión contable de la empresa y el cumplimiento

de los objetivos organizacionales, para lo cual se desarrollaron acciones,

procedimientos y estrategias de control para la recepción de la documentación

contable de los clientes.

Recomendaciones

Una vez planteadas las conclusiones se presentan las siguientes recomendaciones:

• Tomar en consideración los lineamientos planteados, dado que contribuirán a

mejorar la gestión contable que se lleva a cabo en la empresa

• Diseñar un manual de normas y procedimientos que indique las funciones propias

de la firma y las actividades contables que intervienen; a fin de optimizar los

procesos y velar por el cumplimiento de las normas a través de la delegación de

responsabilidades

• Definir los procesos contables, a fin de delegar funciones y responsables de los

mismos

• Diseñar una metodología para evaluar los procesos contables que se desarrollan.

Esto permitirá llevar registros contables confiables, lo que significa información

contable oportuna y actualizada

• Elaborar un plan estratégico anual, el que permita conocer las metas y objetivos

del departamento, además de los recursos necesarios para alcanzarlo

• Implementar estándares de control, para determinar las fallas y basado en ello,

62

llevar a cabo las correcciones necesarias.

• Crear una filosofía o un estilo de dirección, en donde la estructura, el plan

organizacional, los reglamentos y manuales de procedimientos, estén debidamente

definidos

• Mantener actualizado los sistemas de información contables, que permitan el uso

de información oportuna y confiable. Se debe considerar que la información

contable garantizará la buena toma de decisiones.

• Asegurar que los registros en general se mantengan permanentemente

actualizados, que contengan los antecedentes necesarios que permita un adecuado

control de legalidad y propiedad.

63

REFERENCIAS

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