Lineamientos ejercicio gasto de proyectosconacyt16jul2009 SUBVINCM.pdf

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LINEAMIENTOS PARA EL EJERCICIO DE

PROYECTOS EXTERNOSCON FINANCIAMIENTO DE FONDOS CONACYT

CAMPUS MONTECILLO(propuesta)

Introduccin

Los profesores del Colegio de Postgraduados, realizan proyectos de investigacin, muchos de

los cuales son con financiamiento de los Fondos Conacyt,

Estos Fondos especifican en su manual de Procedimientos que los gastos (Corriente y deInversin) sern ejercidos segn los lineamientos y normatividad del Sujeto de Apoyo

(Colegio de Postgraduados en este caso). En tal sentido, para cubrir los requerimientos de

lineamientos de CONACYT, se desarrollan tales lineamientos.

Los proyectos CONACYT se regirn bajo estos lineamientos para el ejercicio del gasto.

Los proyectos CONACYT se deben de administrar como lo indica el manual para la

administracin de proyectos CONACYT en la seccin III de la Gua de apoyo para el

ejercicio y justificacin de gastos, el seala que el ejercicio y justificacin de los recursos para

cubrir los gastos tanto de operacin como de inversin del proyecto son responsabilidad del

sujeto de apoyo (COLEGIO DE POSTGRADUADOS), as como de los responsables tcnico

y administrativo del proyecto. Por lo anterior, los gastos correspondientes a cada una de las

partidas que se especifican en el presente documento, bajo los rubros de Gasto Corriente y

Gasto de Inversin, se efectuarn de acuerdo con estos lineamientos, las polticas

administrativas y los tabuladores vigentes aplicables en el COLPOS., quedando a su cargo el

control y seguimiento del ejercicio, y bajo su custodia la documentacin que sustente la

correcta erogacin de los recursos. Deber existir una contabilidad exclusiva por proyecto.


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I.- Manejo de la Chequera.

El responsable administrativo ser el responsable de la administracin de la chequera .

II Catalogo de cuentas

Los gastos considerados en proyectos CONACYT, son referidos a gasto corriente y gasto de

inversin, segn el catalogo de cuentas sealado en el manual y que considera los rubros

siguientes. Este catalogo no es limitativo solo es indicativo.

A.- Gasto Corriente

- 01 Honorarios por servicios profesionales.

-

02 Viticos.- 03 Pasajes y gastos de transportacin.

- 04 Gastos de atencin a profesores visitantes, tcnicos o expertos visitantes.

-

05 Gastos de trabajos de campo.

-

06 Publicaciones e impresiones.

-

07 Compra de libros.

- 08 Documentos y servicios de informacin.

- 09 Artculos materiales y tiles diversos.

- 10 Pago por servicios externos.

- 11 Registro de patentes y propiedad intelectual.

- 12 Pago a estudiantes e investigadores asociados al proyecto

- 13 Validacin de concepto tecnolgico.

B. Gasto de inversin

-

01 Equipo de laboratorio.-

Equipos especializados de produccin

-

Equipos especializados de produccin especifica unitaria o limitada.

- Equipos especializados de montaje e instalacin especifica.

- Equipos especializados para trabajo de campo, acucola y oceangrafa.

- Equipos de lnea para uso comercial e industrial.

- Equipo fotogrfico y audiovisual.

- Equipo de radiocomunicacin y localizacin satelital.


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02 Maquinaria y equipo

- Desarrollo de prototipos.

-

Equipo de laboratorio.

-

Planta piloto experimental.

-

Herramienta para pruebas o prototipos.

03 Equipo de cmputo, telecomunicaciones y transporte

- Estaciones de trabajo (work station)

-

Servidores

-

Computadoras personales (PC)

- Computadoras porttiles (laptop o notebook)

- Lector electrnico de imgenes y caracteres (escner)

- Impresoras electrnicas

- Reguladores de voltaje con batera (no break)

-

Licencias de programas electrnicos especializados (software)

04 Herramientas y accesorios

- Herramental y accesorios de laboratorio de produccin en serie o de catalogo

- Herramental y accesorios de lnea para uso comercial e industrial

- Herramental y accesorios para trabajo de campo, acucola y oceanogrfico

05 Obra civil

-

No autorizados en el caso de empresas para aspectos productivos

- Autorizados por el Comit Tcnico y de administracin del Fondo

06 Creacin de nuevos centros

Cuando se trate de nuevos centros de investigacin cientfica o de desarrollo

tecnolgico, el financiamiento podr cubrir todos los rubros que sean requeridos para

su puesta en operacin, por un periodo de hasta 2 aos.


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III Ejercicio de catalogo de gastos

El ejercicio y comprobacin de gastos se har considerando las siguientes generalidades.

- Las adquisiciones de materiales se podrn realizar en forma directa por el responsable

tcnico hasta un importe de $5,000.00 ms IVA, rebasando este monto se tramitara mediante

solicitud compra en el rea de adquisiciones del CAMPUS MONTECILLO.

- No se aceptan facturas (fraccionadas) que contemplen un solo gasto o con un solo proveedor

que rebasen el importe autorizado para compras directas.

- Los gastos de servicios externos invariablemente debern ser bajo contrato.(no incluye

trabajos de campo)

- El pago de honorarios se deber realizar mediante contrato de honorarios, en el cual se

contemplara, la actividad, tiempo y afectacin al proyecto.

- Requisitos que debern tener las facturas.

Facturas a nombre del COLEGIO DE POSTGRADUADOS, domicilio km.36.5

carretera federal Mxico Texcoco, Montecillo Mpio. de Texcoco, Texcoco Mxico,

C.P..56200, R.F.C. CPO590222VE9.

-Nombre o Razn Social de la Empresa

-R.F.C.

-Domicilio del Contribuyente.

-vigencia

-Folio y especificar si es factura o recibo de honorarios.

-Descripcin de los Artculos, Bienes o Servicios adquiridos, en su defecto deberanexar el ticket que contenga la relacin de los mismos.

-Especificar el precio unitario de los bienes.

-Desglosar el IVA y en su caso ISR.

-Fecha de operacin.

-Llenado sin tachaduras o enmendaduras.

-No tener una antigedad mayor a tres meses.


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3.1 GASTO CORRIENTE

Ejercicio de pasajes y viticos.

Este gasto se realiza mediante el formato de solicitud de viticos y traslado de personal (D07),

y est destinada al pago de los gastos de hospedaje y alimentacin nicamente del personal

en activo del COLEGIO DE POSTGRADUADOS. Tambin los gastos de gasolina y peajes

necesarios para el cumplimiento de la comisin.

Las solicitudes de viticos debern tramitarse con una anticipacin de por lo menos 48 horas

hbiles ala fecha de la comisin.

Solo se otorgaran viticos a personal en activo del la institucin, y bajo ninguna circunstancia

a personas ajenas al colegio de postgraduados.

No se otorgaran viticos si el comisionado tiene importes pendientes de comprobar por este

concepto.

Por ningn motivo el comisionado podr trasladarse del domicilio de adscripcin

(Montecillo) al lugar de la comisin, por medio de taxis o vehculos en renta.

No se permitir la compra de boletos de avin de primera clase o equivalente.

Cuando se requieran viticos para estudiantes DEL COLEGIO DE POSTGRADUADOS,

stos debern ser tramitados con cargo y a travs del responsable tcnico, quien ser el

responsable de su comprobacin; para dejar claro que los viticos son para el estudiante, en la

columna de observaciones deber consignarse la siguiente nota estos viticos corresponden

al alumno o a la alumna )

Cuando por necesidades del proyecto se necesite la participacin de personal que no

pertenezca a la institucin, en los conceptos que comprenden gastos de gasolina, trasport,

peajes, alimentacin y hospedaje, estos se solicitaran mediante el formato solicitud de cheque

por el responsable tcnico, contemplando objetivo y actividades que justifiquen la salida y se

comprobara utilizando el formato de reposicin de fondos fijos, acompaado de oficio por

parte del responsable tcnico.

Liquidacin de viticos

No se podr gestionar el formato de liquidacin de viticos (D-08) si no se present la

solicitud correspondiente (D-07).


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Los gastos se comprueban al 100%. Con excepcin de cuando la comisin dependiendo de la

zona geogrfica no sea posible la obtencin de facturas con los requisitos fiscales vigentes, se

podr aceptar hasta un 20% del importe del vitico, mediante formato de gastos sin

comprobacin debidamente documentado.

Las comprobaciones deben efectuarse en un trmino de 5(cinco) das hbiles posteriores a la

conclusin de la comisin.

Los gastos de transportacin de debern comprobar al 100% con facturas y/o boletos

correspondientes (facturas a nombre del COLPOS y boletos a nombre del viaticante)

En este formato de liquidacin de viticos (D-08), solamente se pagaran los siguientes

concepto (hospedaje, alimentacin, transporte, peajes y combustible ) esto es el comisionado

no podr incluir efectos o artculos personales de aseo, diversin, comunicacin, ornato etc.

Se aplicara la tarifa mnima vigente en el COLPOS, solo con la autorizacin expresa del

director general del COLPOS se aplicara el monto mximo.

Esta liquidacin deber ser acompaada por el formato oficio nico de comisin, documento

en el cual se hace una descripcin de la comisin la cual ser firmada por el comisionado y

autorizada por el responsable tcnico.

Gasto de atencin a profesores visitantes, tcnicos o expertos visitantes.

Esta partida est destinada fundamentalmente al pago de los gastos de atencin a los tcnicos

visitantes, nacionales o extranjeros, que participen en el proyecto, con el propsito de

colaborar o de asesorar a los participantes de investigacin, los conceptos de esta partida son.

Hospedaje

Alimentacin

Pasajes locales

Este gasto se solicitara mediante el formato solicitud de cheque por el responsable tcnico,

contemplando objetivo y actividades que justifiquen la visita y se comprobara utilizando el

formato de reposicin de fondos fijos, acompaado de oficio por parte del responsable tcnico

anexara los resultados de la visita del profesor visitante.


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Gastos de trabajo de campo

Esta partida est destinada para los gastos derivados de los trabajos de campo requeridos para

el desarrollo del proyecto,de acuerdo con las condiciones econmicas locales.

Cuando por condiciones de la zona geogrfica (marginadas) se autorizaran que este gasto sea

comprobado mediante recibo simple (ANEXO 1) donde se especifique que actividad y el

nombre y firma del jornalero y copia de identificacin oficial, este recibo de preferencia

avalado por los comisariados o autoridad local, estos documentos debern

independientemente de no cumplir con los requisitos fiscales vigentes se deber documentar

ampliamente por el responsable tcnico y bajo su responsabilidad.

En esta partida tambin se consideran los pagos de servicios informales como son el alquiler

de semovientes para transportacin, herramientas y accesorios para trabajo agrcola, pecuaria

y acucola, los gastos de alimentacin, estancia en lugares ubicados es el medio rural cuyas

condiciones econmicas locales, justifiquen su comprobacin mediante este recibo simple, el

cual no podr rebasar la cantidad de $3,000.00 (tres mil pesos).

El personal que realice una actividad de tipo profesional ser mediante contrato por servicio

profesional independiente.

Gastos de publicaciones e impresiones

Partida destinada a la contratacin de espacios para la publicacin de artculos en revistas y

peridicos de circulacin, la impresin de material para la divulgacin y/o la difusin de los

resultados del proyecto. Se deber de considerar el tipo de servicio que se contrate y si se

tiene necesidad de elaboracin de contrato de servicio.

Compra de libros.

Destinada a la adquisicin de libros, publicaciones y suscripcin a revistas, que sirvan de

apoyo al desarrollo del proyecto, los libros adquiridos se tendrn que registrar en la biblioteca

del COLPOS.


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Materiales, artculos y tiles diversos.

Esta partida est destinada al pago de gastos por adquisiciones de artculos consumibles,

necesarios para el desarrollo del proyecto, tales como.

Material y cristalera de laboratorio.

Reactivos y sustancias diversas.

Material topogrfico y para trabajos de campo.

Consumibles fotogrficos y de video.

Fotocopias(solo cuando se realicen fuera de la zona de adquipcin)

No se autorizan los materiales de papelera, excepto los que se hayan solicitado en el

protocolo del proyecto y autorizados por CONACYT.

Contratacin de servicios

Para realizar este gasto invariablemente deber ser mediante contrato de servicios, para lo

cual el responsable tcnico lo solicitara mediante oficio el cual contemplara la justificacin,

el concepto, duracin y costo de la contratacin y persona o empresa a contratar, para la

elaboracin del contrato se deber enviar copia de la siguiente documentacin. Esto debe de

estar autorizado por el fondo y al trmino del contrato el responsable tcnico deber

proporcionar documentos que demuestre el cumplimiento del contrato.

-Identificacin oficial

-Alta de Hacienda

-Cdula fiscal.

-Comprobante de domicilio.

-Acta de Nacimiento.

Pago de servicios externos


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Partida destinada al gasto efectuado por la contratacin de aquellos servicios que no puedan

ser proporcionados por la institucin y deban llevarse a cabo para el desarrollo del proyecto,

bajo los siguientes conceptos.

Anlisis de laboratorio.

Traslado de equipo.

Contratacin de servicio de paqueterafuera de la plaza del proyecto.

Revelado de material fotogrfico y de video

Edicin de material audiovisual

No se aceptaran erogaciones por concepto de servicio que el sujeto de apoyo debe de

proporcionar, entre ellos.

Renta de inmueble

Servicio de luz, telfono, energa elctrica, agua.

Trabajos de construccin y mantenimiento de local.

Combustible solo en la realizacin de una comisin para el desarrollo del proyecto.

Registro de patentes y propiedad intelectual

Se refiere a todos aquellos gastos indispensables para proteger los resultados del proyecto,

destinados a la contratacin de especialistas en la elaboracin de patentes, gestiones, trmites,

gastos legales, y todos aquellos gastos asociados al proceso para asegurar la proteccin de la

propiedad intelectual a nivel nacional e internacional.

Apoyo a estudiantes

El Apoyo a estudiantes se har de acuerdo al manual de procedimientos del Fondo

CONACYT, para lo cual se deber presentar autorizacin del Comit Tcnico del Fondo por

parte del responsable tcnico del proyecto.


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La institucin por ningn motivo se obligar a contratar al o los estudiantes apoyados, al

trmino del proyecto.

Este recurso no es transferible a otra partida.

Investigadores asociados

Los investigadores asociados se contratarn para los fines que el proyecto considera y que

hayan sido registrados ante el Fondo y bajo un contrato el cual no deber ser mayor a 5 meses

consecutivos ni creara dependencia laboral.

La institucin por ningn motivo se obligar a contratar al investigador asociado, al trmino

del proyecto.

Gastos de Capacitacin

Se consideraran los gastos destinados a la capacitacin de los participantes del proyecto

registrados ante CONACYT, y que su aplicacin sea un beneficio para el desarrollo del

proyecto y este considerado en el proyecto y autorizado por el fondo, para este gasto es

necesaria la autorizacin del comit acadmico del CAMPUS MONTECILLO.

3.2 GASTO DE INVERSION, EJERCICIO Y JUSTIFICACION.

Los recursos asignados a esta partida bajo el concepto de gasto de inversin sern destinados

al pago de las compras de los equipos, herramental y, en general, activos fijos y obras civiles

requeridas para el desarrollo de los proyectos, de conformidad con lo autorizado en los

convenios de asignacin de recursos.

La clasificacin de este gasto se efectuara de acuerdo con las polticas contables del COLPOS

.El equipo adquirido deber estar debidamente localizado e inventariado en sus instalaciones.

Las facturas que amparen la propiedad de los bienes adquiridos debern ser expedidas a favor

COLEGIO DE POSTGRADUADOS.

Las compras efectuadas con cargo al Gasto de Inversin debern apegarse al protocolo

original autorizado y se clasificaran bajo las siguientes partidas que aparecen en el listado solo

de manera enunciativa ms no limitativa:


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La adquisicin de cualquier concepto correspondiente a este capitulo invariablemente se

tendr que realizar mediante el rea de adquisiciones del Campus Montecillo, utilizando el

formato de Requisicin Compra.

Formatos Oficiales para el Ejercicio y Justificacin de Gasto.

Los formatos que se deben de aplicar son los siguientes:

1. Solicitud de expedicin de cheques. Con este formato se solicita un gasto a

comprobar o el pago de un servicio o compra a nombre de un proveedor.

2. Reposicin de fondos fijos. Este formato es utilizado para recuperar gastos erogados

por el responsable.

3. Solicitud de viticos. Este formato se utiliza para solicitar viticos nacionales e

internacionales, los cuales debern ajustarse al tabulador oficial del Colegio de

Postgraduados.

4. Liquidacin de viticos. Formato que se utiliza para la comprobacin de los viticos

solicitados con un periodo no mayor de 5 das posteriores al trmino de la comisin,

este formato debe de ser completado con el oficio nico de comisin.

En las salidas al extranjero se deber de contar con la autorizacin de la Direccin

General del Colegio, previo acuerdo del Comit Acadmico del Campus

correspondiente

Para la tramitacin de cualquiera de estos formatos es indispensable la autorizacin del

responsable tcnico y administrativo del proyecto.

Todo gasto de gestin, transportacin o paquetera en cuanto informes o aclaraciones

solicitados por el fondo, al no estar considerados en el presupuesto de proyecto, sern con

costeados por el responsable tcnico.


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ANEXO 1


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RECIBO DE PAGO POR TRABAJO DE CAMPO

LUGAR DE TRABAJO__________, A ____DE ____ DE ____

RECIBI DE ________________________________________________________ ___

RESPONSABLE DEL PROYECTO______________________________________ _

LA CANTIDAD DE: _$_______________________________________________ ___

POR CONCEPTO DE TRABAJO DE CAMPO REALIZADO EN: __________ __

__________________________________________________________________ ____

DURANTE: ________________________________________________________ ___

ACTIVIDADES REALIZADAS: ________________________________________ _

____________________________________________________________________ __

_____________________________________________________________________ _

LOS CUALES FUERON UTILIZADOS EN LOS SIGUIENTES CONCEPTOS:

___________________________________________________________________ ___

RECIBI:

_____________________________ _____________________________

NOMBRE Y FIRMA DEL SELLO DE LA AUTORIDAD

BENEFICIARIO LOCAL QUE DA FE DEL GASTO

________________________________________

NOMBRE Y FIRMA DELRESPONSABLE DEL PROYECTO

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