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CURSO DE GESTION DE LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS

LICITACIONES Y CONTRATACIONES

Santiago de Chile - 2007

(Basado en documentos y presentaciones del BancoMundial, del Sr. Fadrique Otero y de portales de

compras de diversos países latinoamericanos)

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PRINCIPIOS BASICOS

• Publicidad

• Transparencia

• Competitividad

• Debido Proceso

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PUBLICIDAD

Como principio general: la divulgación más amplia posible:

• Nivel nacional o internacional• Leyes y normas de financiadores estipulan clara-

mente:?Tipos de publicaciones?Diarios donde se publican?Número de veces

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TRANSPARENCIA

Definición clara e inequívoca de las reglas del juegoSe logra cuando los Pliegos (Precalificación y Licitación):• No contienen exigencias innecesarias o despro-

porcionadas• No hay limitaciones a participación de oferentes,

excepto por razones comprobables de calidad odesempeño

• No hay sesgos en especificaciones o requerimientosespecíficos

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TRANSPARENCIA (CONT)

• Expresan los criterios de evaluación de ofertas de manera no manipulable:? Objetivos? Mensurables, y? No arbitrariosMecanismos para apoyar Transparencia:? Publicar adjudicaciones? Estandarización de documentos de adquisiciones? Capacitación personal encargado de licitaciones

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COMPETITIVIDAD

Se logra cuando:• Se cumplió con divulgación para lograr amplia

participación• Hubo un mínimo de ofertas para seleccionar la

adjudicataria• La oferta adjudicataria correspondió al menor

costo evaluado

No necesariamente significa la oferta más barata

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DEBIDO PROCESO

• Jurídicamente: proceso cumple cabalmenteestipulaciones que lo rigen

• Incluye derecho a disentir con decisiones decontratantes

• En proyectos financiados por donantes multi-laterales:?Solo el derecho a expresar desacuerdo con

decisión del contratante, ?En ambas situaciones, la manera de resolverlo

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TIPOS DE ADQUISICIONES

• Obras• Bienes• Servicios• Consultorías

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MODALIDADES DE ADQUISICIONES

• Pública Internacional• Pública Nacional• Privada• Invitaciones a Cotizar• Llave en Mano

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MODALIDADES DE ADQUISICIONES (CONT)

Licitación Privada:Financiación con Recursos de Presupuesto Nacionalo con Recursos de Donantes:

• Bienes y servicios existentes en el país y en elextranjero

• Pocas empresas pueden proveer bienes o servicios• Estandarización de equipos

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MODALIDADES DE ADQUISICIONES (CONT)

Invitaciones a Cotizar:Financiación con Recursos de Presupuesto Nacional o con Recursos de Donantes:

• Obras, bienes o servicios de poco monto• Bienes: productos en bodega• Entrega(as) a muy corto plazo• Asegurar condiciones de competitividad • Número mínimo de invitaciones

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MODALIDADES DE ADQUISICIONES(CONT)

Licitación “Llave en Mano”:• Proyectos complejos que exigen procesos especiales • Equipos con métodos de fabricación integrados

En un solo contrato, la empresa adjudicataria proporciona:• Los diseños técnicos• La construcción de la obra• Los montajes de los equipos

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TIPOS DE CONVOCATORIAS

• Precalificación de Contratistas• Precalificación-Registro de Contratistas• Licitación de Obras sin Precalificación• Licitación de Obras entre Empresas Precalificadas• Licitación de Bienes

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TIPOS DE CONVOCATORIAS (CONT)

• Precalificación de Empresas Consultoras• Precalificación-Registro de Empresas Consultoras• Precalificación-Registro de Empresas de Servicios• Licitación de Trabajos de Consultoría• Licitación de Servicios

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PROCESO PRECALIFICACIÓN

Consorcios:• Asociación no permanente de empresas• Permitida por mayoría de sistemas legales• No deben ser obligatorios• No deben estar formados jurídicamente para participar• Sí deben estar formados jurídicamente para firmar

contratos

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CRITERIOS EVALUACIÓN (CONT)

Necesidad de Guías:• Definan criterios objetivos, mensurables y no

arbitrarios• Indiquen cómo utilizarlos• Sugieran parámetros comunes en el ámbito del

programa• Indiquen criterios que no se deban utilizar

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PRECALIFICACIÓN: CRITERIOS EVALUACIÓN

• Documentación jurídica • Litigios pendientes• Incumplimiento contratos• Capacidad financiera• Experiencia empresa• Experiencia personal de planta• Capacidad empresa

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PRECALIFICACIÓN:LITIGIOS PENDIENTES

Cada empresa lista bajo declaración jurada:• Número y monto de los litigios pendientes en su

contra• Si monto total de litigios es igual o mayor al 50% de

los activos totales de la empresa:?La propuesta es de riesgo?Deberá descalificarse

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PRECALIFICACIÓN:INCUMPLIMIENTO CONTRATOS

Pliegos deben especificar tiempo de cobertura y montos:Cada empresa deberá listar bajo declaración jurada:

• Número y monto de contratos incumplidos• Si incumplimientos exceden límites Pliegos:?Firma debe descalificarse

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PRECALIFICACIÓN:CAPACIDAD FINANCIERA

Objetivos:a) Limitar riesgos al Contratante por situaciones de

iliquidez de la empresa (consorcio)b) Percibir solidez financiera de la empresa (consorcio)

Capacidad Financiera:Suficiente para garantizar operatividad de la empresa (consorcio) por un período sin depender de los pagos del ContratantePeríodo: generalmente 1-3 meses

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PRECALIFICACIÓN:CAPACIDAD FINANCIERA REQUERIDA (CONT)

Definición:Debe ser suficiente para garantizar sin problemas la ejecución del siguiente:

a) El contrato para el cual se está concursandob) Los contratos ya adjudicados pendientes de firma, yc) Los contratos en ejecución

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PRECALIFICACIÓN:CAPACIDAD FINANCIERA REQUERIDA (CONT)

Flujo Fondos Mensual de Contratos Futuros y en Ejecución por Unidad de Tiempo (US$/mes) multiplicados por los Períodos de Tramitación de Pagos de los Contratantes, multiplicados por un Factor de Seguridad variable entre 1.5 y 2.5

= US$/Mes x Número Meses Tramitación Pagos

x (1.5 a 2.5)

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PRECALIFICACIÓN:CAPACIDAD FINANCIERA DE LA EMPRESA

(CONSORCIO)

Definición:La suma del Capital de Trabajo y la Capacidad de Crédito de la Empresa (Consorcio) para operar sin interrupciones e independientemente de los pagos de los Contratantes:

• El contrato de la convocatoria• Los contratos aprobados en proceso de firma, y• Los contratos en ejecución

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PRECALIFICACIÓN:CAPACIDAD FINANCIERA DE LA EMPRESA

Puede evaluarse por medio de:

• Estados financieros de las empresas• Capacidad de crédito de las empresas• Niveles de facturación durante tiempo de cobertura

Definir si:• Decisión corresponderá a “pasa/no pasa”, o• Si se dará puntaje por desempeño

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PRECALIFICACIÓN: CAPACIDAD FINANCIERA DE LA EMPRESA (CONT)

Estados Financieros de las Empresas (Cont):Ejemplos de Índices:

? Índice Liquidez: Activos CorrientesPasivos Corrientes

? Índice Endeudamiento: Deudas TotalesActivos Totales

? Índice Rentabilidad: >Cero (antes de Impuestos)

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PRECALIFICACIÓN: CAPACIDAD FINANCIERA DE LA EMPRESA (CONT)

Niveles de Facturación:Definir:

• Años de cobertura• Niveles mínimos aceptables• Puntajes por desempeños (optativos)

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PRECALIFICACIÓN: EXPERIENCIA DE LA EMPRESA

Definir:• Tiempo de cobertura• Tipo de experiencia (específica, regional)• Forma de medirla:?Por tiempo y facturación (‘turn-over’)?Por contratos terminados?Por niveles de facturación?Mínimos aceptables?Comprobación de información

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PRECALIFICACIÓN: EXPERIENCIA PERSONAL DE PLANTA

Personal Gerencial (Administrativo) y Técnico:Definir:

• Personal de planta (significado)• Personal gerencial administrativo• Personal gerencial técnico

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PRECALIFICACIÓN: EXPERIENCIA PERSONAL DE PLANTA (CONT)

Personal Gerencial (Administrativo) y Técnico (Cont):Definir:

• Unidades de medida?Currícula Vitae (administrativos)?Contratos dirigidos (técnicos)

• Definir mínimos aceptables (valor contrato/facturación/ CV

• Comprobación de información

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PRECALIFICACIÓN: CAPACIDAD DE LA EMPRESA

Contratistas:Equipos e Instalaciones MínimosDefinir:

• Tipos de maquinaria y equipos• Capacidades de producción• Estado de equipos (año de adquisición)• Puntajes por tipos de equipos (optativo)

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PRECALIFICACIÓN:CAPACIDAD DE LA EMPRESA (CONT)

Consultorías:• Preparación académica mismo personal de planta que

se evalúa la experiencia• Puntajes función méritos académicos

Pliegos deberán definir:• Ponderación máxima del criterio en el total general, y• Capacidad mínima aceptable

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LICITACIÓN:CRITERIOS BIENES

• Existencia legal de la empresa

• Autoridad para firma la oferta

• Instalaciones y servicios en plaza

• Experiencia (ocasionalmente)

• Precio de los bienes

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LICITACIÓN:CRITERIOS OBRAS

A. Sin Precalificación:? Incluír parte criterios precalificación?Propuesta técnica (evaluación binaria)?Precio

B. Con Precalificación:?Propuesta técnica (evaluación binaria)?Precio

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LICITACIÓN:CRITERIOS CONSULTORIAS

Criterios Usuales:• Experiencia personal propuesto• Capacidad académica personal propuesto• Metodología (evaluación binaria)• Plan ejecución (evaluación binaria)• Precio (como criterio o para negociación)

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CRITERIOS SUBJETIVOS, INMEDIBLES Y ARBITRARIOS

• Organigrama estructural empresas• Apoyo gerencial• Capacidad organizativa de empresas• Apoyo control calidad• Metodología y Programa de Trabajo (con puntajes

diferenciales)• Transferencia Tecnología (si no se define)• Comentarios a Especificaciones/Términos de

Referencia

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PRECALIFICACIÓN Y LICITACIÓN

Diferencia entre los Procesos:

Precalificación:• Se evalúan las empresas o consorcios

Licitación:• Se evalúan las ofertas

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LICITACIÓN: DOCUMENTOS DE LA OFERTA

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DEL CONTEXTO DE LA INSTITUCIÓN EJECUTORA AL CONTEXTO DEL SECTOR PÚBLICO: PLANIFICACIÓN DE COMPRAS

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VISIÓN DEL GOBIERNO

• Hacer más transparente el mercado de las compras públicas– Reducir asimetrías de información– Facilitar la planificación comercial de los

proveedores del estado• Fortalecer el modelo de contratos marco como fuente

principal de suministro para las necesidades del sector público– Transparencia– Eficiencia

• Descuentos por volumen• Menores costos de proceso

– Control

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Resultados para los Servicios

• Planificar las compras permite:– Generar contratos de suministro

• Obtener descuentos por volumen• Reducir los tamaños de pedido sin perder

poder de negociación• Reducir los costos de administración

– Reducir el fraccionamiento de las compras– Mejorar la programación de actividades– Mejorar la planificación financiera

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ELABORACIÓN DEL PLAN ANUAL DE COMPRAS

Consolidacióndel plan

Planificaciónestratégica

de abastecimiento

Análisis de factibilidad

presupuestaria

Formalizacióny publicación

Planificacióny programación

Análisis deinformación

histórica

Solicitudes deinformación a los

usuarios

Elaboración deinformaciónpor usuario

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EJECUCIÓN, EVALUACIÓN Y AJUSTE

EvaluarEvaluar

AjustarAjustar

EjecutarEjecutar

•Identificar desviaciones

•Analizar causas•Problemas de planificación

•Problemas de ejecución

•Proponer mejoras y/o medidas correctivas

•Modificar el plan de compras

•Programación de las actividades

•Programación de las licitaciones

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¿QUÉ SIGNIFICA PLANIFICAR LAS COMPRAS?

• Planificar las compras significa definir quénecesita la organización, cuánto y para cuándo lo necesita.

• Además en la planificación se identifican los proveedores potenciales de cada compra y una estimación de sus principales parámetros, tales como precio, plazos de entrega y calidad.

• También se programan con anticipación las compras requeridas, lo que permite organizar de mejor manera el trabajo al interior de la unidad de abastecimiento.

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PLAN ANUAL DE COMPRAS

??Contenido MContenido Míínimo del Plan Anual de Comprasnimo del Plan Anual de Compras?Descripción o especificación del bien o servicio?Cantidad del bien o servicio?Monto estimado

?Modalidad de adquisición (ej. Catálogo Electrónico, licitación pública, etc.)

•Fecha aproximada en la que se publicará el llamado a participar

•El Plan Anual de Compras debe publicarse

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PLAN ANUAL DE COMPRAS

?El seguimiento del Plan de Compras es tan relevante como su elaboración. Nos permite guiar, controlar y transparentar las compras y los gastos mientras se estáejecutando, lo que nos permite tomar medidas correctivas oportunamente.

• Se recomienda que, al menos con una frecuencia trimestral, analicemos los avances y resultados, identificando:

Compras realizadas de acuerdo al plan.Compras no realizadas de acuerdo al plan.Compras realizadas, pero con modificaciones (ej. mayor presupuesto o plazo que lo estimado).Otras compras realizadas no previstas en el plan y las causas que originan las desviaciones respecto al plan.

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VENTAJAS DE PLANIFICAR LAS COMPRAS

• Precios más competitivos y mejor calidad, debido a que una adecuada programación nos permite:

?Agregar demanda y, de este modo, conseguir mejores condiciones comerciales (precio, calidad, entrega, servicio postventa, etc.).

?Facilitar a la Dirección de Compras la suscripción de Convenios Marco, basándose en los requerimientos futuros estimados por los planes de compra de los servicios.

?Realizar una mejor definición de los requerimientos y de los plazos de los distintos procesos de compra, lo que trae aparejado un mayor número de proveedores potenciales y una mejor negociación en el caso de un único proveedor.

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VENTAJAS DE PLANIFICAR LAS COMPRAS

• Menores costos administrativos• Al agregar demandas se realizan menos procesos de

compra y, por tanto, menos papeleo, menos órdenes de compra, menos coordinaciones (ya sea vía telefónica, correo electrónico u otra), menos revisiones de la entrega del producto o servicio.

• Menores costos de inventario • Una adecuada planificación será posible definir pedidos

con un tamaño y con una frecuencia que permita disminuir los stocks y sus costos asociados.

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VENTAJAS DE PLANIFICAR LAS COMPRAS

• Compras oportunas • Tener lo que necesitamos para cuando lo necesitamos.

Esto implica ser capaz de responder a los requerimientos de nuestros usuarios con la mayor prontitud posible, lo que evidentemente da satisfacción.

• Adecuada distribución de la carga de trabajo • De los recursos humanos en el tiempo. Al contar con una

buena planificación, es posible programar y distribuir en el tiempo los procesos de adquisiciones de manera de evitar la ocurrencia de períodos con grandes sobrecargas de trabajo, que además de perjudicar el clima laboral, afectan la eficiencia de los procesos.

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VENTAJAS DE PLANIFICAR LAS COMPRAS

?Disminución del número de licitaciones desiertas y de compras urgentes

• La planificación permitirá dotar de los recursos adecuados a los procesos de licitación. De esta manera, será posible establecer plazos apropiados y redactar buenas bases, con los consecuentes beneficios que ello implica en términos de eficiencia y transparencia.

• Una buena planificación permite además controlar el proceso de abastecimiento, analizar las desviaciones y así poder tomar mejores decisiones a futuro.

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VENTAJAS DE PLANIFICAR LAS COMPRAS

• Para que todo esto se concrete es clave la planificación, sin ella lo más probable es que la unidad de abastecimientos se encuentre ahogada por “urgencias” que deberán ser resueltas de formas que comprometerán nuestras posibilidades de aprovechar las ventajas de usar el sistema.

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¿CÓMO PLANIFICAR LAS COMPRAS?

• Es fundamental tener claro que la planificación de las compras no es una tarea exclusiva de la unidad de abastecimiento, ya que seránecesario consultar y hacer participar a la mayor parte de las instituciones públicas y de los departamentos y unidades de cada organización.

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ASPECTOS METODOLÓGICOS

• Métodos de pronóstico• Planificación estratégica

• Programación de compras• Evaluación y mejoramiento

continuo

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PRONÓSTICO DE DEMANDA

• Métodos estadísticos– Se basan en la historia para predecir los consumos futuros– Ejemplos

• Consumo promedio mensual– Cuándo se usan

• Cuando se dispone de información confiable• Productos de consumo frecuente, que se mantienen en stock

• Métodos determinísticos– Se basan en una definición humana– Ejemplos

• Planificación de actividades• Planificación de gastos

– Cuándo se usan• Actividades planificadas (ej. plan de capacitación)• Presupuesto de gasto directo programado (ej. muebles)

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TIPOS DE COMPRA Y MÉTODOS DE PRONÓSTICO

•Materiales de stock– Estadístico– En base a

comportamiento histórico

– A partir de las salidas de bodega, no en las compras

•Proyectos– Determinístico– Basado en la

programación del proyecto (Gantt)

– A partir de la utilización de listas de materiales o recetas

•Contratos– Determinístico– A partir del programa de

renovaciones de contratos•Capacitación

– Determinístico– A partir del plan de

capacitación– Utilizar listas de

materiales•Cargo directo

– Estadístico o Determinístico basado en la planificación financiera

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COMPROMISO INSTITUCIONAL

?Una correcta ejecución del plan de compras pasa necesariamente por el compromiso de los usuarios.

?Un error frecuente es entregar exclusivamente la responsabilidad por la ejecución del plan a la unidad de abastecimiento.

?Es necesario generar mecanismos que establezcan la responsabilidad de los usuarios en los ámbitos que le competen.

?Hay que diseñar una estrategia para sensibilizar a los directivos de la institución– Aliados naturales: administración y finanzas, auditoría

interna

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REQUERIMIENTOS DE INFORMACIÓN

• Es imposible realizar y controlar una buena planificación de compras si no se cuenta con información consistente y oportuna

• La única forma de lograr este objetivo es a través de la utilización de tecnologías de información

• Los sistemas contables suelen entregar información incompleta– Comprometido v/s Devengado– Inadecuados niveles de agregación de cuentas

contables» REDISEÑAR SISTEMAS CONTABLES

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Nuevas Tecnologías: Sistemas de compras y licitaciones electrónicas

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Nuevas Tecnologías: Sistemas de compras y licitaciones electrónicas:

México

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25.00%

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Enero

Febre

roMarz

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rilMayo Ju

nio Julio

Agosto

Septiembre

Octubre

Novie

mbre

Diciem

bre

2001 2002 2003 2004 PROMEDIO 2001-2003 ESTIMACION 2004

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Nuevas Tecnologías: Sistemas de compras y licitaciones electrónicas: