SISTEMAS DE INFORMACIN: PRINCIPIOS Y APLICACIONES

Gloria Ponjuan Mayra Mena

Maria del Carmen Villardefrancos Magda Len

Yohannis Mart

La Habana 2004

Tabla de Contenido

Captulo Autor Pgina Introduccin

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I. Aspectos introductorios acerca de los sistemas

Gloria Ponjuan

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II. Sistemas de informacin

Gloria Ponjuan

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III. Las bibliotecas como sistemas de informacin

Yohannis Mart

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IV. Los archivos como sistemas de informacin

Mayra Mena

47

V. Los centros de documentacin /informacin como sistemas de informacin

Gloria Ponjuan

63

VI. Los museos como sistemas de informacin

Yohannis Mart

73

VII. Los sistemas de informacin para las empresas

Gloria Ponjuan

88

VIII. Comportamiento de los sistemas de informacin

Gloria Ponjuan

97

IX. Anlisis de Sistemas

Mara del Carmen Villardefrancos

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X. Gestin de proyectos de sistemas de informacin

Magda Len Santos

122

XI. Bibliografa

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Acerca de las autoras

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INTRODUCCIN

Hasta hace poco tiempo, los estudios de Bibliotecologa y Ciencia de la Informacin no contaban con una asignatura que introdujera a los estudiantes en el complejo mundo de los sistemas y en su aplicacin a diferentes entidades especializadas en informacin. Esta carencia impeda crear desde el principio una visin integradora y holstica de algunos contenidos impartidos. Por tal motivo, se propuso la incorporacin de la asignatura Sistemas de Informacin en el primer ao de la carrera, para desde el principio, contar con una plataforma sobre la cual pudieran desarrollarse otros contenidos en aos sucesivos. Las experiencias han sido positivas a pesar de que no resulta sencillo presentarle al alumno contenidos complejos en el propio inicio de sus estudios. El desarrollo de este texto constituye otro reto importante, pues las autoras han incorporado una visin mucho ms completa intentando llegar con el lenguaje ms sencillo posible a niveles mucho ms avanzados que los dictados hasta el presente. An as es justo sealar que los principios relativos a los sistemas tambin se cumplen en este texto. Hay que verlo como un todo, y como partes de un todo. Hay que intentar crear un enlace entre los contenidos y hay que armonizar enfoques presentados en los diferentes captulos. El estudio profundo de este tema, y de la asignatura que lleva esta denominacin es vital, por cuanto muchos componentes y aspectos abordados, son retomados como asignaturas del plan de estudio o como contenidos bsicos de otras asignaturas. Para su elaboracin se ha consultado la literatura mas actualizada sobre el tema, aunque ningn texto conocido se presenta con este enfoque. Tambin se plasman en el mismo las experiencias de sus autoras, razn que le confiere al mismo originalidad y actualidad. El mismo se continuar enriqueciendo con nuevas experiencias y casos prcticos en ediciones posteriores.

Las autoras. Enero del 2004

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CAPTULO I

ASPECTOS INTRODUCTORIOS ACERCA DE LOS SISTEMAS

Los apuntes que conforman este texto introductorio constituyen la base de un conjunto de conocimientos presentados desde la perspectiva de las Ciencias de la Informacin. Si bien estos aspectos generales tienen aplicabilidad en otras ciencias y disciplinas, los enfoques con que se tratan persiguen desarrollar contenidos que vayan conformando un escenario totalmente compatible con otros que se abordarn en otras asignaturas de este plan de estudios. 1.1 LA TEORA DE SISTEMAS La teora general de sistemas fue desarrollada por el bilogo alemn Ludwig von Bertalanffy. Sus trabajos fueron publicados en los primeros aos de la dcada del 50 (Siglo XX). Sus supuestos bsicos son:

1. Existe una tendencia hacia la integracin de diferentes ciencias no sociales 2. Esa integracin parece orientarse rumbo a una teora de sistemas. 3. Dicha teora de sistemas puede ser una manera ms amplia de estudiar los

campos no fsicos del conocimiento cientfico, especialmente en las ciencias.

4. Con la teora de sistemas al desarrollar principios unificadores que son verticalmente los universos particulares de las diversas ciencias involucradas se logra una aproximacin al objetivo de la unidad de la ciencia

5. Esto puede generar una integracin muy necesaria en la educacin cientfica.

La teora general de los sistemas afirma que las propiedades de los sistemas no pueden ser descritas significativamente en trminos de sus elementos separados. La comprensin de los sistemas solamente se presenta cuando se estudian los sistemas globalmente, involucrando todas las interdependencias de sus subsistemas. Sus premisas bsicas son:

a. los sistemas existen dentro de los sistemas (las molculas existen dentro de clulas, las clulas dentro de tejidos, los tejidos dentro de los rganos, los rganos dentro de los organismos)

b. los sistemas son abiertos (como consecuencia de la premisa anterior, cada sistema recibe y descargo algo en los otros sistemas, generalmente en aquellos que le son contiguos. Los sistemas abiertos son caracterizados por un proceso de intercambio infinito con su ambiente. Cuando el intercambio cesa, el sistema se desintegra.)

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c. Las funciones de un sistema dependen de su estructura. (las caractersticas y parmetros que tiene todo sistema constituye un aspecto de inters y permite dimensionar sus posibilidades).

1.2 DEFINICIONES BSICAS Un SISTEMA es un conjunto de elementos que interactan. Esta es su definicin bsica, as expresada en casi todos los textos que abordan estos contenidos. A esta definicin se le puede adicionar un matiz importante y es que de sus interacciones surge un comportamiento como un todo. Por eso, es importante tener presente que los sistemas presentan un cierto carcter de totalidad ms o menos organizada. La figura no. 1 intenta representar esta definicin.

Figura no. 1. Representacin de la definicin de SISTEMA.

Los sistemas tienen tres caractersticas estructurales bsicas: los elementos que lo componen, las relaciones entre los mismos y los lmites que determinan los elementos que pertenecen o no al sistema. Un ELEMENTO o COMPONENTE es cualquier entidad o proceso que pueda ser identificada como una unidad dentro de un sistema. En funcin del sistema que se est estudiando, se encontrarn componentes ms genricos o ms especficos. La figura no. 1 est compuesta por 12 elementos o componentes. Cuando se mencionan elementos ms genricos o especficos se intenta expresar que estos elementos no necesariamente son uniformes en lo que a su dimensin se refiere. Lo significativo, para que constituya un sistema, es su INTERACCIN. Cada elemento o componente de un sistema tiene atributos que pueden variar segn el caso, y como quiera que estas caractersticas pueden tener diferencias o cambios se les considera una VARIABLE.

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Estos componentes, como se mencion, que constituyen una unidad dentro del sistema pueden ser ENTIDADES o PROCESOS. Las ENTIDADES pueden ser: 1. una persona 2. un grupo 3. una institucin 4. un objeto Los PROCESOS son un conjunto de tareas relacionadas en forma lgica, que se desarrollan para obtener un resultado definido. Ejemplos:

A. Se puede definir que una fbrica es un sistema. Est compuesta por un conjunto de elementos o componentes que interactan. Se pueden mencionar algunos elementos que estn presentes en una fbrica: materias primas, almacenes, operarios y tcnicos, equipos para la elaboracin, empaque de productos terminados, normas tcnicas de fabricacin, etc.

B. Tambin se puede definir que un complejo turstico es un sistema. Est

compuesto por componentes que interactan. Se pueden mencionar entre ellos a: hoteles, restaurantes, lavanderas, gerentes, personal de mantenimiento, sistemas de cobros y pagos, instalaciones recreativas, etc.

Cada uno de estos componentes tiene atributos particulares: categoras, tamao, especialidad, ofertas, etc. Un restaurante por ejemplo, puede ofertar comida criolla, china, internacional, etc. La variable en este ejemplo, est asociada a su oferta gastronmica. En cuanto a sus componentes, se aprecia en estos sistemas la presencia de instituciones (hoteles, restaurantes), personas (gerentes, tcnicos u operarios), grupos de personas (personal de mantenimiento), objetos (materias primas).

Un SUBSISTEMA es un componente genrico que puede ser descompuesto en componentes especficos. Los componentes de un sistema pueden estar relacionado de diferentes formas: cada interrelacin particular de componentes es una configuracin. La interrelacin entre subsistemas, incluida su capacidad de interaccin y efectiva comunicacin, determina la eficacia global del sistema general. Las interacciones no son slo internas (intraorganizacionales) sino con el ambiente (externas o interorganizacionales). Los sistemas deben tener subsistemas que monitoreen las condiciones ambientales. Deben tener la inteligencia de crear procesos necesarios en respuesta a cambios organizacionales o ambientales. Este

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monitoreo puede desarrollarse mediante componentes humanos, tecnolgicos o mixtos. Ejemplo:

Dentro de un hotel, pueden identificarse elementos genricos: la carpeta, reservaciones, relaciones pblicas, posta mdica, servicio a habitaciones, tintorera, camareras, cuidado de equipajes, etc. Un ejemplo de configuracin pudiera ser la composicin de la posta mdica. Pudiese tener diferente composicin: a. un mdico b. una enfermera c. un mdico y una enfermera d. un mdico y un dentista e. un mdico , una enfermera y un dentista

Cada una de las posibilidades antes mencionada tiene una configuracin diferente. Estas configuraciones sern ms efectivas si conocen los aspectos que ms incidencia puedan tener en el ambiente, por ejemplo, enfermedades que estn afectando a la poblacin (relacin con el ambiente). Tambin en la medida que se vinculen internamente (por ejemplo, conociendo los riesgos laborales que pueden provocar accidentes o enfermedades), podrn prevenirlos aumentando no slo su eficiencia sino la de la organizacin. PRINCIPIO DE RELATIVIDAD DE LOS SISTEMAS Todo sistema es un subsistema de otro; a su vez, todo subsistema es un sistema al que se le subordinan otros subsistemas. Este es el llamado principio de relatividad. En los ejemplos anteriores, se present al complejo turstico como sistema. Sin embargo, siguiendo el principio de relatividad, cada uno de sus componentes es un sistema (la lavandera, el hotel, el restaurante, etc.) en el que podemos identificar para cada caso subsistemas (como los mencionados en el ejemplo del hotel, pero que tambin pudiesen identificarse en el restaurante, la lavandera y otros). Siguiendo este principio cada sistema es un subsistema de otro mayor y todo subsistema estn constituidos por componentes genricos que con relacin a ste sistema constituyen sus subsistemas. AMBIENTE Todo lo que se encuentra fuera de un sistema constituye su AMBIENTE. Entre el sistema y su ambiente existe una FRONTERA. Siguiendo los principios mencionados, como todo subsistema tambin es un sistema con relacin a otro,

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pudiera perfectamente aseverarse que existe ms de un ambiente, y que depende de la interaccin que se establezca entre el sistema en cuestin y su alrededor. As, si se considera que una persona tambin es un sistema (compuesto por muchos subsistemas), su ambiente sera el AMBIENTE PERSONAL. Los grupos de trabajo de una organizacin tienen su AMBIENTE GRUPAL. Una organizacin se mueve dentro de un AMBIENTE ORGANIZACIONAL, etc. La FRONTERA es el punto que separa la persona de su ambiente. Es lo que hay que cruzar para penetrar en el sistema. Por ejemplo, para interactuar con una persona tal vez haya que tener un vnculo familiar, laboral, o de otro tipo que permita interrelacionarse con ella. Para interactuar con un grupo, tal vez sea necesario tener algn tipo de vnculo con l. Para pasar la frontera de una organizacin generalmente hay que ser cliente, usuario, proveedor, o trabajar en la misma. En la siguiente figura se representan los elementos antes mencionados.

ambiente organizacional

ambiente externo

ambiente

individual

ambiente grupal

Figura no. 2. El ambiente en sus diferentes interpretaciones.

ENTRADAS, SALIDAS Y RETROALIMENTACIN Todo aspecto del ambiente que afecte el sistema constituir una entrada (input). Todo efecto del sistema en su ambiente es una salida (output)

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Existen entradas y salidas programadas o no programadas. Un sistema diseado por personas tiene una salida deseadasu resultado sirve un propsito, es su FUNCION brindar tal salida. Todo componente establece una interrelacin con otro...cualquier interrelacin en sentido opuesto de esta interrelacin se le denomina RETROALIMENTACIN. En la figura no. 3 se representa un sistema, con los elementos hasta ahora mencionados.

S I S T E M A

entradas salidas

informacin de retroalimentacin

monitoreo

Figura no. 3. Representacin general de un sistema

sistema A

sistema B

sistema C

entrada salida

salida

salida

salida

entrada

entrada

Figura no. 4. Relacin entre sistemas

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1.3 CARACTERSTICAS O PROPIEDADES DE LOS SISTEMAS Algunos principios son bsicos: Un conjunto de subsistemas independientes crean un todo como entidad Los componentes estn entrelazados e interactan Las partes ests conectadas en forma organizada El enfoque sistmico tiene que ver con el todo, sin despreciar las partes Prima la sinergia y el holismo: el todo es superior a la suma de las partes Las partes realizan algo que es de inters para el objetivo global

A partir de las definiciones y principios mencionados se derivan algunas caractersticas principales.

a. Propsito u objetivo Los sistemas tienen propsitos u objetivos. Tienen una razn de ser. Su composicin y relaciones siempre tratan de alcanzar un objetivo.

b. Totalidad Los sistemas tienen una naturaleza orgnica, por lo que una accin que afecte una parte del sistema, generalmente puede marcar un efecto en otra. Es decir, los cambios que se generan en algn segmento del sistema, tienden a provocar efectos perceptibles en otras partes. De ah que una visin sistmica ayude a ver el todo, apreciar sus fortalezas y descubrir sus caractersticas distintivas, aquellas que son propias del conjunto y no de sus partes. La visin sistmica tambin ubica el sistema en su ambiente, acepta las complejidades, y sita su responsabilidad dentro de este ambiente.

c. Entropa Es la tendencia al desgaste, al relajamiento de los estndares y aumento de la espontaneidad y aleatoriedad. En la medida que aumenta la entropa, los sistemas se tornan ms simples. A medida que aumenta la informacin, disminuye la entropa, pues la informacin es la base de la configuracin y el orden. Si por falta de comunicacin o capacidad, se abandonan aspectos bsicos de una organizacin (disciplina, orden, tica, orden), se aumenta la entropa y la organizacin se va reduciendo a formas ms simples.

d. Homeostasis Es el equilibrio dinmico entre las partes del sistema. Los sistemas tienen una tendencia a adaptarse con el fin de alcanzar un equilibrio interno frente a los cambios del ambiente.

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1.5 SISTEMAS CIBERNTICOS

Los sistemas gobernados por las mquinas, con interacciones programadas y automticas, muchas veces se consideran despersonalizados y deshumanizados. La tecnologa tiende, en ocasiones, a ignorar contextos informativos que tienen todo el calor humano. La ciberntica establece un lenguaje de comunicacin hombre-mquina. Los investigadores de esta disciplina definen la comunicacin como la transferencia de informacin entre varios componentes del sistema, y entre factores externos y el sistema general. La retroalimentacin se define como el mtodo para analizar y controlar los flujos de comunicacin e informacin dentro de los grandes sistemas. El modelo ciberntico de entrada-salida es una versin simple de un sistema ciberntico. La salida de un sistema es la entrada de otro.

PROCESOS

Modelo Control

Diseo Modificacin

retroalimentacin humana

retroalimentacin tecnolgica

ENTRADA SALIDAS

Figura no. 5. Modelo ciberntico de entrada-salida

1.6 SISTEMAS SOCIOTCNICOS (STS)

Estos sistemas evalan la interaccin entre los fenmenos externos-sociales y las actividades internas de una organizacin. Enfoca la interaccin de las personas y la tecnologa a un nivel macro. Proviene de la psicologa industrial o desde la perspectiva de desarrollo organizacional. Con este enfoque, los sistemas de informacin no se consideran aislados de los sistemas organizacionales mayores. Consideran todo el ambiente que apoya la organizacin, las operaciones y su funcin vital. Una organizacin es un sistema sociotcnico que forma parte de la sociedad (sistema mayor). La organizacin interacta con la sociedad, recibe influencias de sta y le aporta sus resultados. (servicios, productos, experiencias, etc.)

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Tambin se considera un sistema social integrado por individuos y grupos que responden a una determinada estructura y forman parte de un contexto. La organizacin desarrolla actividades utilizando recursos, bajo determinados principios.

SISTEMAS

HABIL IDADES CULTURA

TECNO LO G A

LIDERAZG O

valores

retroalim entacin

incentivos

comportamiento

comunicacin

ap licaciones

proto tipos

uso

Anlisis orientado

hacia el sistem a

Anlisis orientado hacia

la organizacin

Anlisis de

la relacin

hom bre-tecnologa

Anlisis de la

relacin

tecnolog a-hom bre

Figura no. 6. Sistema sociotcnico

El anlisis STS define primero el ambiente operacional y estructural. Hace nfasis en las variables que producen impacto, o sean susceptibles de provocarlo, en las organizaciones. Los ambientes organizacionales pueden ser estticos o dinmicos, simples o complejos. La tabla no. 1 presenta la relacin entre ambientes estticos y dinmicos en medios simples o complejos. Tabla no. 1. Matriz de ambientes organizacionales.

Simple Complejo

Esttico

Pocos factores ambientales Factores organizativos similares Componentes que no cambian

Muchos factores ambientales Factores organizativos diversos Componentes que no cambian

Dinmico

Pocos factores ambientales Factores organizativos similares Componentes que evolucionan rpidamente

Muchos factores ambientales Factores organizativos diversos Componentes que evolucionan rpidamente

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1.6 PREGUNTAS DE COMPROBACIN A partir de los aspectos introductorios, conteste las siguientes preguntas:

1. Qu es un sistema? Relacione diferentes aspectos de su entorno particular con el concepto de sistema.

2. Intente precisar el principio de relatividad entre sistema y subsistema.

3. A partir de la respuesta a la pregunta no. 1, caracterice los componentes de

los sistemas identificados.

4. Explique sus consideraciones acerca de las funciones de los sistemas.

5. Intente representar los diferentes ambientes que Ud. identifica a su alrededor

6. Exprese cul es la frontera de cada uno de ellos.

7. Ponga algn ejemplo donde se cumpla el principio rector de la teora de

sistemas relativa a la totalidad.

8. Caracterice a una organizacin como sistema.

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CAPTULO II

SISTEMAS DE INFORMACIN El manejo de datos e informaciones constituye uno de los aspectos ms importantes para cualquier organizacin contempornea. El manejo de informacin abarca diferentes actividades como la recoleccin, almacenamiento, recuperacin, difusin hacia lugares y personas indicadas, as como el uso que de ellos se hace para varias actividades dentro de una organizacin. Los sistemas que trabajan con elementos informativos (datos, documentos, objetos, informacin) se denominan sistemas de informacin. Segn Buckland, un sistema es un sistema de informacin si se UTILIZA como sistema de informacin; especialmente si ha sido diseado PARA SER UTILIZADO como sistema de informacin. Esta definicin claramente expresa que los sistemas de informacin responden a la satisfaccin de necesidades de una organizacin o de un individuo o grupo. Por tanto, se disean para responder a objetivos concretos y en su operacin, permanentemente se intenta comprobar el grado de eficiencia del mismo. Por tanto el elemento vital de un sistema de informacin es SU USO. Segn Muoz Cruz un sistema de informacin es un conjunto de elementos o componentes relacionados con la informacin que interaccionan entre s para lograr un objetivo: facilitar y/o recuperar informacin. Esto hace que los sistemas de informacin y sus usuarios se integren; entre ellos se establece una estrecha interrelacin. Por tal motivo bsico trabajan para satisfacer a su ambiente y se nutren del mismo ratificando su condicin de sistema abierto. Por supuesto, los contextos sociales y tcnicos ejercen una influencia notable en los sistemas de informacin. De ah la importancia que tiene el estudio del ambiente que rodea a estos sistemas de informacin y a los componentes que radican en el mismo. Por lo general, los sistemas de informacin son complejos, y GRANDES. La complejidad no necesariamente se asocia a aspectos ingenieriles, sino a la diversidad de componentes que los conforman y de las relaciones que estn presentes en ellos. Por lo general, todo lo relativo a consideraciones sociales, econmicas, polticas y cognitivas se consideran complejas. Estas mismas caractersticas hacen de otro aspecto vital lo sea su capacidad para responder a los cambios, adaptarse a su ambiente y mantener cierta estabilidad que les permita sobrevivir. Desde la perspectiva de la persona que se informa, podemos distinguir tres situaciones de recepcin de informacin:

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1. Comunicacin, en la que se traslada informacin, en forma intencional, ms o menos directamente al receptor, como en una conversacin, en una carta, en una lectura.

2. Servicios de recuperacin de informacin, donde el usuario localiza, busca

y recupera datos e informacin recopilada y almacenada. Esta situacin es mucho ms compleja que la anterior.

3. Observacin. Tambin se puede recibir informacin de otras formas, por

ejemplo, mediante la observacin de un evento, la conduccin de un experimento, o la contemplacin de una evidencia que no ha sido comunicada o recuperada.

Los sistemas de informacin tienen dos principios bsicos: Su rol: facilitar el acceso a la informacin Su misin: apoyar la razn de ser de aquel al que est subordinado, o sea su

misin siempre est al servicio de otros. Para comprender los sistemas de informacin hay que conocer que existen necesidades en las organizaciones y comunidades que deben ser satisfechas. Tambin hay que dominar las complejidades de cmo se maneja la informacin y cuales son las potencialidades de los medios que se emplean para organizar y recuperar informacin. 2.1. TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIN La informacin ha llegado a ocupar un espacio muy importante en la vida de las organizaciones. Algunos sistemas de informacin grandes han adquirido un carcter institucional. Muchas actividades dependen de informacin, emplean informacin como su materia prima y constituyen elementos de la vida diaria de cualquier pas. Por ejemplo, las instituciones jurdicas basan su actividad principal en el consumo de informacin, en su uso, tratamiento, anlisis, interpretacin. Lo mismo puede decirse de los historiadores que basan sus investigaciones en el consumo de datos, documentos e informaciones. La actividad bancaria moderna parte de la transferencia de fondos, de transacciones que principalmente tienen que ver con la transmisin, consumo, anlisis y registro de informaciones. Sin que sea su actividad principal, muchos servicios basan su actividad en la informacin. As, hoteles, lneas areas, comercios, y otros dependen de grandes sistemas de informacin que sustentan sus operaciones. Sin pretender, abarcar todos los tipos de sistemas de informacin y atendiendo a su rol y su misin, principalmente en lo tocante a esta especialidad pueden distinguirse los siguientes:

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Bibliotecas Museos Centros de documentacin Centros de informacin Sistemas de gestin documental y archivos Sistemas de informacin para la direccin (MIS)

Algunos de estos sistemas de informacin sern abordados con mayor amplitud en los siguientes captulos. 2.2. OBJETIVOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN Su meta debe ser dar sentido a sus colecciones, facilitar el aprendizaje, estimular la curiosidad, contribuir a eliminar la memorizacin, y llenar cada vez ms la brecha existente entre conceptos formales y la intuicin, la teora y la prctica. Esta expresin general rene los objetivos ms generales de los sistemas de informacin. Cuando se cuenta con una coleccin de informacin se tiene un caudal importante de conocimientos registrados que debe estar en funcin de apoyar un objetivo concreto. La informacin siempre debe estar en funcin de la accin por lo que una coleccin muerta no cumple objetivo alguno. La informacin es la expresin del conocimiento. Por tanto, ese conocimiento que ha sido explicitado y registrado en algn tipo de documento (escrito, filmado, grabado, etc.) debe ser consumido para poder pasar a la accin. El aprendizaje permanente se logra consumiendo informacin en forma permanente. Toda investigacin o estudio, pretende encontrar respuesta a algunas interrogantes. El consumo de informacin contribuye a aclarar dudas, a satisfacer inquietudes, a elevar la cultura, entre otros. Por tanto las investigaciones siempre estn respaldadas por informacin y de toda investigacin se obtiene una nueva informacin. El caudal de informacin que se genera cada da es tan diverso y rico que la mente humana no es capaz de retener en su memoria toda aquella informacin que puede ser relevante. El hombre va seleccionando permanentemente aquella que considera que es la que ms necesita para su actividad. Las grandes computadoras fueron simplificndose y se fueron generando configuraciones que se adaptaban a las necesidades diarias del hombre de negocios, del investigador y de todos los que hacen un alto uso de informacin. Las llamadas computadoras personales auxilian al hombre en su quehacer diario. Ponen a su disposicin grandes volmenes de memoria para que l pueda almacenar todos los datos e informaciones que necesite tener a mano en su actividad laboral, investigativa o cultural.

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Por ltimo en su actividad diaria, el hombre somete a comprobacin toda una serie de conocimientos. Estos conocimientos son los que permiten lograr un desarrollo permanente, una evolucin orientada hacia determinados objetivos. Determinados resultados o teoras, pueden ser aplicadas, a partir de la informacin disponible en diferentes pases, bajo diferentes condiciones y permiten validar las mismas. Permiten tambin enriquecer las mismas a partir de los resultados que se van alcanzando en diferentes lugares. 2.3 COMPONENTES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN El estudio de los SISTEMAS DE INFORMACIN se fundamenta en la comprensin y comportamiento de sus componentes. Sus componentes bsicos son:

Documentos

Registros Ficheros o archivos Equipos Elementos de apoyo a los sistemas Procesos Personas

2.3.1 DOCUMENTOS (FUENTES DOCUMENTALES)

A finales del siglo XIX se cre una gran expectativa debido al rpido incremento en el nmero de publicaciones, principalmente en la esfera cientfica y tcnica. Se necesitaban nuevas tcnicas para manejar la literatura y elevar la eficacia en la creacin, diseminacin, y uso del conocimiento registrado. Se necesitaban tcnicas confiables para recolectar, preservar, organizar, representar, seleccionar, reproducir y diseminar documentos. Se us entonces el concepto de bibliografa. Este trmino no fue satisfactorio por dos motivos: se pensaba que haca falta algo mas all de la tradicional bibliografa, por ejemplo, tcnicas para reproducir documentos y adems el concepto bibliografa tenia otros significados ya establecidos, especialmente la bibliografa histrica (o analtica) que tiene que ver con las tcnicas tradicionales de produccin de libros.

El Internacional Institute for Intellectual Cooperation, agencia de la Liga de las Naciones, desarroll junto a la Unin Francesa de Organismos de Documentacin, algunas definiciones de Documento en ingls, francs y alemn.

Documento: cualquier fuente de informacin, en forma material, capaz de ser empleada para referencia o estudio o como una autoridad. Ejemplos: manuscritos, impresos, ilustraciones, diagramas, piezas de museo, etc.

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En 1951, Briet public un manifiesto acerca de la naturaleza de la documentacin, Qu'est-ce que la documentation, que comienza expresando: Un documento es evidencia en apoyo de un hecho (Briet, 1951, 7)un signo simblico, o fsico, preservado o registrado, que intenta representar, reconstruir, o demostrar un fenmeno fsico o conceptual. Esto conlleva a que la documentacin no debe verse asociada a los textos, sino al acceso de la evidencia. En el propio texto menciona seis objetos y define si son o no documentos.

Tabla no.2. Los documentos segn Briet.

Objeto Documento? Estrella en el cielo No Fotografa de una estrella Si Piedra en un ro No Piedra en un museo Si Animal salvaje No Animal en un zoolgico Si

Las normas de Briet para identificar un documento no quedaron muy claras. Buckland, a partir de Briet, considera que:

1. Deben ser materiales: solamente objetos fsicos y signos fsicos 2. Debe tener intencionalidad: El objeto debe ser tratado como una evidencia 3. Los objetos deben ser procesados: tienen que estar hechos como

documentos y (Buckland) adiciona que 4. Deben tener una posicin fenomenolgica: el objeto debe ser percibido

como documento

Otlet explcitamente consider que el concepto de documento inclua hallazgos arqueolgicos, trazos de actividad humana y otros objetos que no necesariamente sean parte del proceso comunicativo. Coleccin de objetos reunidos para fines de preservacin, ciencia y educacin son esencialmente de carcter documentario (Museos y Gabinetes, colecciones de modelos, especimenes y muestras). Estas colecciones se crean de unidades que ocurren en la naturaleza mas que en lo delineado o descrito en palabras; son documentos tridimensionales (Otlet, 1920).

Mijailov, Chiornii y Guiliarevskii lo definen de la siguiente manera: un documento es cualquier objeto material que registre o fije algn conocimiento y pueda ser incluido en una recopilacin. En su acepcin ms amplia, este trmino conviene no slo a las inscripciones, manuscritos y ediciones impresas o digitales, sino tambin a las obras de arte, monedas antiguas y piezas de museo de carcter antropolgico, zoolgico, botnico o mineral. Se considera documento cientfico todo objeto material que contenga informacin cientfica, a fin de transmitirla en el tiempo y en el espacio y que sea de uso prctico y social. A los efectos de los aspectos que se abordan en este captulo, es suficiente considerar que los documentos son entradas y salidas de la mayora de los sistemas de

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informacin. Por su amplia variedad, se estudia este tema con profundidad en la especialidad de Bibliotecologa y Ciencia de la Informacin. Diversos tipos de documentos han existido desde la antigedad y en la contemporaneidad, producto de la era digital su diversificacin es obvia, razn por la que el estudio de la tipologa documental merece ser realizado en forma independiente a lo tratado en este texto. Algunas de sus caractersticas son:

Desde el punto de vista fsico, tienen un tamao y un peso; y se manejan con un determinado esfuerzo.

Se producen a partir de distintos puntos, que deben ser identificados y contactados para obtenerlos. Los documentos se conocen o se distinguen por su forma fsica (medio, tamao, etc.) o por el tipo de su contenido (novela, poema, patente, artculo, etc.) Los documentos se relacionan entre s de diversas formas: ediciones sucesivas; libros de la misma serie; artculos en la misma revista; uno que se refiere a otro o que lo cita; etc. Su almacenaje, manipulacin y mantenimiento vara de acuerdo con su forma fsica. Su uso vara de acuerdo con su contenido y edad, y su tratamiento bibliogrfico tambin tendr sus especificidades en funcin de determinados criterios.

Tambin en la propia especialidad se maneja permanentemente el concepto de fuente de informacin. Morales Morejn propuso hace ms de diez aos que una fuente de informacin es todo objeto o sujeto que genere, contenga, suministre o transfiera informacin. El concepto de fuente es un concepto abarcador y no slo se limita a las documentales. Tambin pueden mencionarse las fuentes personales e institucionales que participan activamente en la generacin, transmisin, y consumo de informacin. Los sistemas de informacin tambin emplean otras fuentes de informacin adems de las mencionadas, pero por tributar a sistemas de informacin complejos, no se abordar en este texto introductorio. La nocin de documento, en evolucin, a partir de Otlet, Briet, Schuermeyer y otros documentalistas hicieron nfasis en lo que funcion como documento mas que en las formas fsicas tradicionales de documentos. El trnsito hacia una tecnologa digital hace esta distincin ms importante. Los profundos anlisis de Levy han mostrado que un nfasis en la tecnologa de los documentos digitales ha impedido una comprensin de los documentos digitales como documentos. En la tecnologa digital todo se almacena en cadenas de bits, as que lo fsico ya no juega un rol. Toda relacin del documento con su forma fsica ha disminuido. Un enfoque es que lo presentado en pantalla o impreso es un documento. Esto le da un carcter dinmico al concepto de documento, lo que nos retrotrae a Otlet que

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consideraba que un juguete educativo deba ser considerado un documento. Sera consistente con esta tendencia, al definir el documento por su funcin ms que por su forma fsica. Segn Chacn, las fuentes, sean documentales o de otro tipo, deben cumplir con determinados criterios de calidad como pueden ser la fiabilidad y la credibilidad. La credibilidad es la sancin que otorga el destinatario con respecto al mensaje que le proporciona una fuente de informacin, mientras que la fiabilidad est relacionada con la actitud que adopta dicho destinatario frente al comportamiento de la fuente. La fiabilidad de una fuente de informacin exige confianza respecto a un comportamiento, supone creer en la utilidad y en la eficacia del servicio realizado por la fuente, o sea, proporcionar informacin til de forma eficaz. Una fuente de informacin es fiable siempre que sea creble, pero no siempre sucede as en sentido inverso: se puede creer en alguien (credibilidad), tener la seguridad que dice la verdad, pero al mismo tiempo se puede no confiar en l (fiabilidad)por ejemplo, podemos creer a un fumador empedernido que asegura que dejar de fumar, pero no confiar en que vaya a lograrlo. 2.3.2. REGISTROS Aunque muchos procedimientos que se aplican en los sistemas de informacin tienen que ver con los documentos, la mayora tiene que ver con un registro de algn tipo. Un registro es un conjunto de elementos que en forma colectiva aportan informacin acerca del asunto que registran. Todos los registros incluyen en forma implcita o explcita, dos subconjuntos de elementos:

Elementos que generalmente se derivan del propio documento Elementos de procedimiento, que aportan informacin acerca de funciones que

se derivan del registro. Por ejemplo, en una biblioteca, la ficha catalogrfica donde aparecen los datos generales de los documentos es el registro de ese documento. En este registro aparecen diversos campos como son: el nombre del autor, el ttulo de la obra, el editor comercial, la edicin, la paginacin (todos derivados del mismo documento) y el cdigo de ubicacin, clave de acceso, encabezamiento de materia, etc. (todos producto de procedimientos tcnicos/administrativos desarrollados por la biblioteca). 2.3.3. FICHEROS O ARCHIVOS DE REGISTROS Un FICHERO es un conjunto de registros, casi siempre con caractersticas similares.

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Los ficheros de los sistemas de informacin casi siempre son muy grandes y voluminosos. Puede ser esttico (es decir, que no se le agregan nuevos registros) pero casi siempre los sistemas de informacin van a manejar ficheros que se modifican con determinada frecuencia. Los registros pueden tener una secuencia aleatoria, pero casi siempre respondern a algn patrn, aunque este sea muy sencillo. Los registros de un fichero pueden tener una secuencia lgica, sin que respondan a la secuencia fsica. A modo de ejemplo, pueden presentarse los catlogos de una biblioteca que generalmente estn organizados por autor, ttulo y materia. El de autor, responde al orden alfabtico del apellido principal del responsable intelectual de las obras. El de ttulo, sigue el mismo principio. El de materia tambin se organiza por el orden alfabtico de los encabezamientos de materia vigentes o empleados en ese sistema de informacin. La secuencia lgica de estos catlogos no necesariamente responde a la secuencia fsica del documento en la coleccin, que se almacena siguiendo otros principios. 2.3.4. EQUIPOS Y ELEMENTOS DE APOYO AL SISTEMA El equipamiento asociado a los sistemas de informacin es muy variado y depende de la lnea tecnolgica que emplee la institucin o sistema. Computadoras, fotocopiadoras, impresoras, catlogos, cajuelas, estanteras, elevadores, lectores de microformas, son equipos y elementos tpicos de los sistemas de informacin. Determinados sistemas tambin emplean determinados equipos para funciones particulares como se podr apreciar en otros captulos. . Entre los elementos de apoyo pueden citarse los manuales de procedimientos, reglas para la catalogacin, esquemas de clasificacin y otros. Tambin se emplean softwares especficos, y otros vinculados a los medios de computacin. 2.3.5. PROCESOS EN LOS SISTEMAS DE INFORMACIN Un proceso es un conjunto de tareas que se relacionan en forma lgica para obtener un resultado concreto. Dentro de los sistemas de informacin se desarrollan mltiples procesos, con sus procedimientos, actividades y tareas. Los procesos tienen dos caractersticas: Tienen consumidores (internos o externos) Cruzan fronteras organizacionales; por ejemplo, ocurren a travs o entre

subunidades de la organizacin Para poder entender bien los mismos, resulta indispensable diferenciar sus categoras reflejadas en la siguiente tabla.

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Tabla no. 3. Categoras asociadas a los procesos MACROPROCESO Razn de ser de la organizacin PROCESO CLAVE Proceso principal que fluye a lo largo de la

organizacin y agrega valor para el usuario final. SUBPROCESO Conjunto de procesos de apoyo subordinados a un

proceso clave. PROCEDIMIENTOS conjunto de pasos o actividades que realiza una

persona para obtener un resultado especfico TAREAS Trabajo en s que se realiza dentro de cada actividad.

Consiste en la aplicacin de las habilidades individuales a un conjunto de requisitos que deben cumplirse.

Todo sistema de informacin tiene al menos un macroproceso, y pueden distinguirse procesos principales integrados por subprocesos, procedimientos y tareas. Un procedimiento es la accin de proceder; es el mtodo para ejecutar determinadas cosas. Por tarea se considera un trabajo que debe hacerse en un tiempo determinado. Uno de los grandes pioneros de la Ciencia de Informacin es el norteamericano Robert Taylor que ha dedicado gran parte de sus investigaciones y publicaciones a los procesos dentro de los sistemas de informacin. Taylor parte del principio que la transferencia de informacin es un proceso intensivamente humano tanto en esas actividades formalizadas denominadas sistemas como en el uso y usos de informacin, que constituyen la salida de esos sistemas. Taylor distingue entre: El valor del contenido informativo del mensaje, o el significado, lo que informa o

lo que ejerce influencia en la decisin El valor de los recursos de informacin (servicios, tecnologas y sistemas) que almacenan, procesan, analizan, empaquetan y entregan mensajes.

Al mencionar los procesos que ocurren en los sistemas de informacin, se consideran aquellos procesos que estn asociados a los recursos de informacin y a cmo stos aumentan la probabilidad que los usuarios en un ambiente dado encuentren mensajes tiles en las salidas de estos sistemas.

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ACCINpareamiento de metas

negociacin

compromiso

PROCESOS

DE

DECISINCONOCIMIENTO

PRODUCTIVO presentacin de

opciones

ventajas

desventajas

PROCESOS

DE

JUICIO

CONOCIMIENTO

INFORMATIVOseparacin

evaluacin

validacin

comparacin

interpretacin

sntesis

PROCESOS

DE

ANLISIS

INFORMACIN

agrupacin

clasificacin

formateo

relacionamiento

PROCESOS

DE

ORGANIZACIN

DATOS

Figura no. 7. Modelo Spectrum de Valor Agregado (Taylor)

As Taylor plasm su concepcin en un modelo denominado Spectrum de Valor Agregado donde define cuatro categoras de procesos informacionales:

a. los procesos organizativos b. los procesos de anlisis c. los procesos evaluativos o de enjuiciamiento d. los procesos de decisin

Dentro de cada uno de ellos se producen los llamados procesos de agregacin de valor, subprocesos que ocurren dentro de estas categoras. En la figura no. 7 se refleja este modelo de Taylor. Un principio de cualquier sistema de informacin es que responde a determinados fundamentos rectores. El principal es que el sistema de informacin existe para ser utilizado, por lo que todo enfoque asociado a su diseo, operacin o evaluacin debe tener en un primer plano al usuario. Por eso los procesos que se

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realizan en los sistemas de informacin deben siempre estar orientados hacia el usuario, que ser el que reciba los beneficios del trabajo interno del sistema.

identificacin denecesidades y requerimientos

informativos

adquisicin-recopilacin de

informacin

categorizacin-almacenamiento de

informacin

empaquetamientoo formateo de la

informacin

diseminacin-distribucin de

informacin

anlisis-uso deinformacin

Figura No. 8. Informacin como proceso.

El proceso clave que se desarrolla en el sistema de informacin es el que sufre la propia materia prima informacional que entra al sistema y a la cual se le agrega valor en los procesos y se le presenta al consumidor (usuario) como un producto o servicio (salida) de este sistema. Estos procesos principales pueden ser los que aparecen en la figura no. 8. 2.3.6 PERSONAS Todos los componentes de los sistemas de informacin son importantes, pero un lugar principalsimo lo ocupan las personas. Son las personas las que disean los sistemas, son las que realizan los procesos, operan los equipos y ponen gran parte de las decisiones tcnicas y profesionales que permiten que el sistema de informacin opere con eficacia.

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En los sistemas de informacin trabajan personas con diferente formacin. Pueden estar presentes graduados de las especialidades de bibliotecologa y ciencia de la informacin, de ciencias de la computacin, de diferentes especialidades de las ciencias sociales, o tcnicas as como otros tcnicos que aseguran el buen funcionamiento de estos sistemas. Independientemente de su formacin bsica, estas personas asumen diferentes roles en los sistemas de informacin. Un rol no es un cargo, tampoco es una funcin. Es el papel que asumen con relacin a los recursos de informacin con que trabajan. As se pueden identificar los: procesadores de informacin suministradores de informacin consultores de informacin gerentes de informacin usuarios de informacin Estos roles se asumen en su relacin con los recursos de informacin. As dentro de una institucin por ejemplo, una persona digita informacin para una base de datos. Esa persona es un procesador de informacin. Puede ser una persona que analice datos de encuestas para emitir determinadas informacionestambin es un procesador de informacin y un suministrador de informacin (la nueva informacin que suministra). Otra persona puede utilizar esa base de datos para su trabajoeste es un usuario de esa informacin. O sea, emplea la salida de esa base de datos. Tambin siguiendo el mismo ejemplo, esa base de datos es analizada, planificada, organizada, y evaluada por alguna persona que es su responsable. Esta persona es el gerente de esa informacin, pues asume las funciones gerenciales (planificar, organizar, controlar, dirigir) en lo relativo a esa base de datos. En toda institucin determinadas personas asumen el rol de consultores. Son las que brindan informacin especfica sobre temas determinados, son expertos que alcanzan esta categora al manejar con excelencia los recursos de informacin y tener los conocimientos sobre estos temas que les permite asumir tal rol. Las personas que trabajan en los sistemas de informacin deben conocer profundamente el ambiente, para poder contribuir a realizar los cambios que los sistemas exijan y perfeccionar los mismos. Tambin para estar en condiciones de valorar la informacin (en cuanto a su contenido) y elevar la calidad de los flujos de informacin que circulan en el sistema. 2.4 SUBSISTEMAS PRINCIPALES EN LOS SISTEMAS DE INFORMACIN Los sistemas de informacin por lo general realizan determinadas acciones en subsistemas principales. Cuando se aborden en otros captulos las particularidades de los sistemas de informacin mas conocidos, se intentar representar alguno de sus subsistemas.

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A cada subsistema se le pueden hacer corresponder determinados procedimientos y tareas como se refleja en la tabla no. 4. Tabla no. 4. Relacin entre subsistemas, procedimientos y tareas

Subsistema Procedimientos Tareas Procedimiento 1 Tarea 1

Tarea 2 Tarea 3

Procedimiento 2 Tarea 1 Tarea 2 Tarea 3

Subsistema 1

Procedimiento 3 Tarea 1 Tarea 2 Tarea 3

Procedimiento 1 Tarea 1 Tarea 2

Subsistema 2

Procedimiento 2 Tarea 1 Tarea 2 Tarea 3 Tarea 4

Cada subsistema puede ser considerado un sistema en si mismo, siguiendo los principios planteados en el Captulo I. Las entradas de un subsistema pueden corresponderse con las salidas de otros, por lo que queda bien claro, como internamente un resultado tributa al trabajo de otros, asumiendo internamente roles de suministradores y usuarios. Valorando el sistema de informacin desde otro enfoque, y tomando como punto de partida los aportes de Debons, Horne y Cronenweth, Muoz Cruz distingue tres modelos de sistemas de informacin: Modelo A: en el que se contempla el sistema desde una perspectiva general, enfoque denominado por Debons como sistema de informacin generalizada. Este enfoque tiene los siguientes subsistemas o componentes: Entorno: incluye los acontecimientos que son relevantes al objetivo y

funcionamiento del Sistema de Informacin. Adquisicin: parte del sistema que capta, recoge, captura, etc. los datos de entrada al sistema de informacin. Transmisin: transporte fsico de datos entre los diferentes componentes del sistema. Proceso: componente del sistema de informacin donde se elaboran los datos. Puede ser una persona, una organizacin, un ordenador, etc. Incluye distintas operaciones como: verificacin, clasificacin ordenacin, resumen, clculo, almacenamiento, recuperacin, reproduccin, etc.

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Uso: ms que un componente del sistema de informacin es una etapa o fase, sobre todo de diseo, en la cual se obliga primero al diseador y luego al usuario a estudiar a fondo la adecuacin del sistema a las necesidades de informacin. Transferencia: componente que hace de interfase de salida del sistema con el ambiente.

Modelo B: subsistema dentro de las organizaciones. Una organizacin es un sistema en el cul sus departamentos, secciones o grupos interactan para lograr cumplir con los objetivos y metas trazados. Toda organizacin maneja informacin y como se conoce el sistema de informacin es un subsistema de la organizacin. Desde este punto de vista, el sistema de informacin es un sistema incluido en otro sistema mayor que recibe, almacena, procesa y distribuye informacin. Modelo C: conjunto de unidades o entidades de informacin. El manejo de informacin y de documentos no puede realizarse centralmente por una sola unidad de informacin. Por tanto entre los diferentes puntos existen determinadas relaciones de coordinacin o subordinacin. Al conjunto de unidades de este tipo se les denomina Sistema de Informacin, o tambin alguna denominacin especfica como pueda ser: Sistema de Bibliotecas pblicas, Sistema de bibliotecas Universitarias, sistema de informacin para la Salud, Sistema de Informacin para la Prensa, Sistema Nacional de Informacin, Sistema Nacional de Archivos, etc. 2.5 DESARROLLO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN Una vez expuestos estos aspectos fundamentales, debe expresarse que para el desarrollo de los sistemas de informacin se consideran vitales las llamadas 5 Ps Proceso Proyecto Producto Personas Problema Como podr apreciar el lector, este enfoque tiene una orientacin sociolgica y tcnica. Muchas de las bases para desarrollar sistemas de informacin quedan resumidas en este texto. 2.6 PREGUNTAS DE COMPROBACIN A partir de los aspectos abordados en este captulo, responda las siguientes preguntas:

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1. Qu es un sistema de informacin? Identifique algunos sistemas de informacin que se vinculen con su actividad.

2. A partir de la respuesta anterior, caracterice los componentes de los

sistemas mencionados en la respuesta anterior.

3. Considera Ud. que la Universidad es un sistema de informacin? Cules son los principales componentes que Ud. identifica en este sistema?

4. Mencione algunos sistemas de informacin que Ud. conozca. Para cada

uno de ellos identifique sus componentes principales.

5. Cul es el objetivo de un sistema de informacin?

6. Por qu se considera a las personas como uno de los componentes principales de los sistemas de informacin?

7. Cul es la importancia de los procesos dentro de los sistemas de

informacin?

8. Caracterice a una empresa como sistema de informacin.

9. Mencione algunos subsistemas dentro de un sistema de informacin (puede tomar de ejemplo la respuesta de las preguntas no. 1 y 4) y hgale corresponder sus procedimientos y tareas.

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CAPITULO III

LAS BIBLIOTECAS COMO SISTEMAS DE INFORMACIN Una biblioteca es el lugar destinado al depsito de informacin registrada, principalmente en forma de libros. No obstante, aunque la palabra biblioteca deriva de la latina bibliotheca y sta a su vez lo hace del vocablo griego biblion (libro), la acepcin moderna del trmino hace referencia a cualquier recopilacin de datos recogida en muchos otros formatos: microfilmes, revistas, grabaciones, pelculas, diapositivas, cintas magnticas y de vdeo, as como otros medios electrnicos. En informtica se le denomina Biblioteca (informtica) a un conjunto de rutinas almacenadas en un archivo. Las bibliotecas, en su calidad de depsitos de informacin escrita, surgieron aproximadamente entre los aos 3000 y 2000 a.n.e., en el Oriente. Las primeras bibliotecas surgieron en Sumer para guardar tablillas de arcilla que, por medio de inscripciones en escritura cuneiforme, registraban informacin acerca de cuestiones comerciales y legales. Muchos de estos primigenios centros bibliotecarios resultaron destruidos en terremotos e incendios, aunque gran parte de las tablillas que albergaban se han conservado hasta la actualidad. La primera biblioteca egipcia, que custodiaba 20.000 papiros, fue establecida por el faran Ramss II en el ao 1250 a.n.e. La ms importante del mundo antiguo fue la Biblioteca de Alejandra.

Figura no. 9. La Biblioteca de Alejandra

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Fundada en dicha ciudad egipcia por el rey Tolomeo I Ster y ampliada por su hijo Tolomeo II Filadelfo en los primeros aos del siglo III a.n.e., lleg a ser el principal centro de erudicin de todo el mundo helenstico; constaba de un museo, una biblioteca de 700.000 pergaminos en papiro o lino, y salas para copiar y traducir textos a muchas lenguas. Hacia el siglo I a.n.e., los romanos acaudalados empezaron a crear bibliotecas privadas con obras griegas y latinas. La creciente demanda de libros origin negocios paralelos de copistas y libreras, as como la aparicin de bibliotecas pblicas, surgidas en el siglo II en Roma. En la Edad Media muchos textos de carcter cientfico fueron copiados y conservados por los musulmanes y los cristianos desde los siglos VIII y IX. Los rabes haban adoptado los mtodos chinos de fabricacin del papel, lo que abarat el coste de los libros y permiti la difusin de stos por todos los territorios que se encontraban bajo influencia islmica. En Europa occidental result fundamental la actividad realizada para preservar la literatura por las bibliotecas de los monasterios. Cada una inclua una sala llamada Scriptorium en la que los monjes realizaban copias manuscritas de obras clsicas y de temtica religiosa.

Figura no. 10. El proceso de copiado en el Scriptorium

Con la invencin de la imprenta en el siglo XV y una economa en expansin, los libros se hicieron ms asequibles y la lectura aument. Durante los siglos XVII y XVIII empezaron a crearse bibliotecas nacionales en toda Europa. Surgi adems una nueva modalidad de biblioteca, la biblioteca itinerante de literatura popular, gestionada por los libreros con fines lucrativos, que gozaba de gran aceptacin por parte del pblico. La primera biblioteca

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pblica, financiada por el gobierno y diseada para la formacin de la poblacin, abri sus puertas hacia el ao 1850 en Manchester (Gran Bretaa). Aunque siempre se ha criticado el insuficiente nmero de bibliotecas (y la escasez de sus dotaciones), tanto en Espaa como en los pases de Latinoamrica, a lo largo del siglo XIX, empezaron a fundarse bibliotecas pblicas y nacionales en todos ellos. El tema de las bibliotecas, por su inmensa repercusin en la vida de los pueblos es uno de los ms abordados en la literatura. Como puede apreciarse a partir de la introduccin, estos sistemas de informacin existen desde la Antigedad, aunque fueron precedidos por los Archivos y aunque con el decursar del tiempo han experimentado muchas transformaciones su esencia no ha variado. Su principal objetivo es la provisin de informacin, a partir del depsito y conservacin del patrimonio documental. Oferta un conjunto de servicios que permiten al usuario encontrar respuestas a sus consultas. Son sistemas, por tanto, estrechamente ligados a los portadores de informacin y su uso. Surgieron como una de las respuestas a la necesidad de la sociedad de conservar y difundir informacin. Las bibliotecas realizan todos sus procesos para facilitar el acceso y garantizar la disponibilidad de la informacin, aun cuando en determinados contextos histricos se han implementado restricciones. En la actualidad los cambios tecnolgicos, sociales, econmicos, culturales operados en la sociedad demandan de las bibliotecas adaptacin para poder satisfacer las nuevas necesidades. Las bibliotecas en el empeo de cumplir con su objetivo principal han roto con algunas ideas tradicionales (ejemplos de este tipo de ideas son el libro como tipo documental principal y el papel como soporte por excelencia) al incorporar la diversificacin de los soportes de informacin, introduccin del uso de tecnologas para el tratamiento de la informacin, prestacin de nuevos servicios de acceso remoto, entre otros. Todas las modificaciones introducidas han permitido que estos sistemas puedan propagar informacin a un mayor nmero de usuarios. Bajo la impronta tecnolgica estn la gnesis y desarrollo de las bibliotecas electrnicas, digitales y virtuales que sin dudas ha conllevado al replanteamiento de las herramientas, mtodos y tcnicas, habilidades y conocimientos del trabajo bibliotecario. 3.1 TIPOS DE BIBLIOTECAS Las bibliotecas se pueden clasificar siguiendo varios criterios. Algunas organizaciones (IFLA1, UNESCO) y algunos autores se han dedicado a elaborar diversas tipologas. Sin embargo a pesar de la existencia de varias la mayora

1 International Federation of Library Associations (IFLA), es la principal organizacin professional internacional de la bibliotecologa.

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coincide en que existen fundamentalmente cinco tipos de bibliotecas que estn presentes en toda clasificacin. Ellas son: Biblioteca nacional Biblioteca pblica Bibliotecas acadmicas Biblioteca especializada Biblioteca escolar Biblioteca nacional: Las denominadas bibliotecas nacionales estn financiadas con fondos pblicos y cumplen una doble finalidad: proporcionar material bibliogrfico de investigacin para cualquier disciplina, y conservar y difundir el patrimonio cultural (referente a informacin registrada a lo largo del tiempo) de cada pas. Biblioteca pblica: Las bibliotecas pblicas pretenden responder a la amplia gama de necesidades que pueden demandar sus usuarios. Adems de obras clsicas, sus fondos pueden estar integrados por textos que proporcionan informacin sobre servicios sociales, obras de referencia, discos, pelculas y libros recreativos. Muchas de ellas patrocinan y organizan actos culturales complementarios, entre ellas conferencias, proyecciones cinematogrficas y exposiciones. Los servicios infantiles, seccin caracterstica de las bibliotecas pblicas promueven sesiones literarias, procura la existencia de una pequea biblioteca infantil y, en ocasiones, hasta dispone de dependencias con juguetes. Realizan actividades culturales con los nios fomentando el uso de la literatura infantil, generando la lectura de cuentos, etc. Dado que el objetivo de las bibliotecas pblicas es satisfacer las necesidades del mayor nmero posible de ciudadanos, tambin suelen contar con libros impresos y otros recursos en formatos especiales (por ejemplo con el sistema Braille) para personas que padecen problemas de visin. Bibliotecas acadmicas: Las universidades y dems centros de enseanza superior, sus facultades, centros de estudio e investigacin y escuelas cuentan con bibliotecas orientadas a apoyar los programas educativos y de investigacin de las instituciones en que se encuentran integradas. Sin constituir bibliotecas cerradas, generalmente son empleadas mayoritariamente por la masa profesoral y estudiantil de estos centros y orientan sus colecciones y servicios en funcin de los programas de estudio, carreras y orientacin general de estas instituciones acadmicas. Bibliotecas especializadas: Las bibliotecas especializadas estn diseadas para responder a unas necesidades profesionales concretas. Por ello, suelen depender de empresas, sociedades, organizaciones e instituciones especficas, que proporcionan a sus empleados y clientes estos servicios durante su trabajo. Pueden estar asociadas a Centros de Informacin especializados conservando los documentos de inters para el sector correspondiente.

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Bibliotecas escolares: Al igual que las bibliotecas acadmicas, las bibliotecas escolares complementan los programas de las instituciones a las que pertenecen, aunque tambin disponen de libros no acadmicos para fomentar el hbito de la lectura. Muchas cuentan con distintos medios audiovisuales y electrnicos, y tienden a ir evolucionando hacia lo que se denomina Centro de Recursos de Aprendizaje. Estos sistemas tambin pueden tipificarse siguiendo otros criterios, como pueden ser:

a) Territorialidad: siguiendo este principio se pueden encontrar Bibliotecas nacionales, Bibliotecas provinciales, Bibliotecas municipales, Bibliotecas comunitarias, Bibliotecas populares, entre otras

b) Niveles de acceso a sus productos y servicios: Bibliotecas pblicas o, Bibliotecas privadas

c) Subordinacin metodolgica y administrativa a instituciones educativas: Bibliotecas escolares y Bibliotecas universitarias

d) Naturaleza del contenido de la informacin que poseen: aqu se puede citar numerosos ejemplos de bibliotecas especializadas en una temtica o rama del saber particular

Biblioteca mdica, Biblioteca de ciencia y tcnica Biblioteca especializada en Bibliotecologa y Ciencia de la informacin, Biblioteca especializada en Ciencias Jurdicas

e) Nivel de integracin con las nuevas tecnologas de informacin y comunicacin

Bibliotecas tradicionales Bibliotecas electrnicas Bibliotecas digitales Bibliotecas hbridas Bibliotecas virtuales 33

3.2 CARACTERIZACIN DE LAS BIBLIOTECAS COMO SISTEMAS DE INFORMACIN 3.2.1 AMBIENTE Las bibliotecas tienen su razn de ser en el ambiente al cual sirven. Un anlisis de la tipologa de las mismas evidencia su orientacin hacia el pblico o la comunidad que sirven. Las bibliotecas son elementos fundamentales en el desarrollo cultural de los pueblos y articulan con otras organizaciones que tambin estn orientadas hacia estos fines. Por tanto, el medio que rodea a los sistemas siempre pautar, directa o indirectamente, las caractersticas de estos. Las bibliotecas deben adaptarse y mantener un constante intercambio con el ambiente. Esta interrelacin con el entorno le permitir no solo obtener los elementos que necesita para su funcionamiento (entradas), sino adems conocer cul es el impacto que tienen sus productos/servicios (salidas) y entre otras cuestiones puede obtener informacin que le permita regular y controlar sus actividades y funciones (retroalimentacin). 3.2.2. ENTRADAS Una de las entradas esenciales de las bibliotecas la constituyen fuentes de informacin documentales como libros, revistas, audiovisuales, sonoros, cartogrficos. Este tipo de sistema busca identificar cules de las fuentes de informacin documentales que existen en el ambiente responde a las necesidad que tiene de completar su conjunto de documentos (coleccin). De las fuentes detectadas la biblioteca incorpora a travs del canje, la compra o donacin de los ejemplares que asegurarn los distintos servicios.

Las caractersticas (sobre todo temticas) de los documentos que ingresan a la biblioteca estn en funcin del tipo de biblioteca y de la comunidad de usuarios que atiende. A una biblioteca pblica entran documentos de una gran variedad de temas, gneros y estos pueden contener informacin cientfica o no. Todo ello se realiza para poner en contacto al individuo con los registros de la cultura cientfica y literaria universal. Las bibliotecas nacionales tienen la misin de atesorar los documentos que traten sobre el pas o que hayan sido producidos por los naturales de esa nacin. Con ello, se crean colecciones especiales y se preparan productos que reflejan este objetivo. Muchas veces se establece la obligatoriedad a las organizaciones y personas, de entregar en depsito una cantidad de copias de la produccin documental nacional con estos fines.

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En las bibliotecas (escolares y universitarias) vinculadas a los centros de enseanza se procuran documentos que se corresponden con las materias que se imparten y el nivel que estos ocupan en el sistema educativo. Adems deben incorporar un conjunto de fuentes que permitan elevar la cultura para contribuir a la formacin integral del hombre. Existe una variante que utiliza toda biblioteca para ingresar temporalmente documentos a su coleccin: el prstamo interbibliotecario. El prstamo interbibliotecario es la expresin de la cooperacin que se establece entre dos o ms bibliotecas, donde una acta como emisora y otra como receptora. La emisora cede temporalmente un nmero de documentos a la receptora. As la biblioteca puede durante un tiempo ofrecer servicios a partir de de ese conjunto de documentos que temporalmente forma parte de ella. Una misma biblioteca puede ser simultneamente emisora y receptora. Otra de las entradas esenciales de la biblioteca es la informacin relativa al usuario. A este sistema de informacin puede entrar informacin sobre varios aspectos del usuario como: Demandas o solicitudes de los usuarios (medio a travs del cual los

usuarios expresan al sistema las necesidades de informacin) Informacin, datos sobre el comportamiento, actitudes, caractersticas de

las necesidades (ellos se obtienen a partir de los estudios de usuarios que realizan los sistemas y para lo cual utilizan entrevistas, cuestionarios, etc.)

Informacin sobre la opinin que tienen los usuarios del sistema (a travs de la retroalimentacin)

3.2.2.1 Procedimientos A pesar de la diversidad de bibliotecas en cuanto a tamao, estructura y funciones los procedimientos que ellas realizan y los subsistemas a los que se asocian bsicamente son los mismos los que se presentan el captulo II. 3.2.3 SALIDAS Es la calidad de las salidas quin ms habla sobre la imagen del sistema. Es en ellas donde se resumen las principales caractersticas del funcionamiento del sistema. En los productos y servicios que ofrece una biblioteca estn las principales criterios que utiliza el usuario para evaluarla, sin embargo necesariamente los logros y deficiencias de las salidas dependen en gran medida del resto del sistema, de ah su carcter holstico.

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Por ello en la biblioteca debe primar el pensamiento que el papel que desempean cada uno de los componentes (entidad o proceso) es un ingrediente esencial para el logro del objetivo final: facilitar el acceso y uso de los documentos e informaciones mediante la prestacin de productos y servicios de calidad para lograr la satisfaccin del usuario. La biblioteca no debe funcionar de forma ajena a los criterios de los usuarios quienes en fin de cuentas son los que fundamentan la necesidad de su existencia. Ella debe implementar en cada punto de servicio, en cada momento de interaccin con el usuario, mecanismos de retroalimentacin que le permitan conocer las inquietudes, opiniones de los usuarios. Los principales servicios que presta la biblioteca de manera general son: Consulta de documentos en sala: Mediante este servicio cualquier

sistema de informacin permite que el usuario interacte con los documentos que forman parte de su coleccin. El usuario puede utilizar los documentos solo en las reas de la biblioteca durante el horario de apertura establecido.

Referencia: Este servicio provee informacin sobre la informacin, ayuda a los usuarios que no tiene claro qu buscan a identificar sus necesidades de informacin, da respuestas a consultas puntuales de los usuarios y adems provee documentos como diccionarios, anuarios, directorios. Al tratar de dar respuestas a las consultas del usuario, el especialista que brinda este tipo de servicio puede encontrarse con preguntas muy diversas2:

el usuario necesita conocer un dato o un hecho (preguntas factuales) de cuestiones sobre la propia biblioteca, como el horario, el uso de determinados servicios, la localizacin de las secciones, etc. (preguntas administrativas y de orientacin) preguntas de autor/ttulo: los usuarios preguntan por si una determinada obra est en la biblioteca. preguntas sobre determinadas materias preguntas que para ser contestadas requieren de una bsqueda exhaustiva por parte del especialista (preguntas de investigacin)

Prstamo interbibliotecario: permite el acceso a documentos disponibles en los fondos de otras bibliotecas (servicio que ya se explic con anterioridad al analizar las entradas).

Formacin de usuarios: es uno de los ms importantes que se presta en todo sistema de informacin pues su objetivo es logra que los usuarios

2 MERLO, J.A. El servicio bibliotecario de referencia. Anales de la documentacin. [en lnea]. 2000, no. 3, p.93-126. Disponible en: http//www.umc.es/fccd/anales/ad03/AD07-2000. PDF.

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obtengan el mayor provecho de las facilidades y recursos que el sistema pone a su disposicin. Dentro de este servicio se realizan tareas cotidianas en el momento en que el usuario va a utilizar un servicio. Estas tareas estn dirigidas a la orientacin directa y personalizada sobre el uso de los recursos del sistema.

Esto no quiere decir que estos sean los nicos servicios que se prestan, cada biblioteca teniendo en cuenta su comunidad de usuarios, su poltica y sus recursos tecnolgicos, humanos, financieros y humanos disea otros servicios. En cuanto a los servicios una de las peculiaridades que tienen sobre todo las bibliotecas pblicas es el servicio de prstamo externo. Al usuario se le presta un documento por un lapso determinado, cumplido ese tiempo debe acudir a la biblioteca a devolver o solicitar una prrroga. Generalmente al rea de la biblioteca donde se presta este servicio se le denomina Sala Circulante. Este servicio consiste en la cesin por parte de la biblioteca de alguno de sus documentos por un tiempo determinado a sus usuarios. El usuario de este tipo de servicios tiene licencia para sacar los documentos fuera de las reas de la biblioteca y se compromete a devolverlos terminado el plazo de prstamo. El servicio de prstamo externo exige de la biblioteca un control estricto de los usuarios que poseen documentos de la coleccin, los documentos que se han prestado y el plazo de prstamo; adems de requerir un reglamento bien definido que contenga entre otras cosas el tipo y cantidad de documentos que pueden ser objeto del prstamo externo, duracin del prstamo, medidas disciplinarias a implementar en caso de incumplimiento por parte de los usuarios. Otras de las peculiaridades de este tipo de bibliotecas son los servicios de: Servicios de extensin bibliotecaria: son aquellas acciones que desarrolla

la biblioteca para llegar a usuarios que por razones geogrficas, fsicas o sociales no pueden acceder a sus servicios. Para ello la biblioteca puede implementar servicios en prisiones, hospitales, puede realizar recorridos por zonas rurales en bibliobuses (u otro medio) prestando documentos de la biblioteca durante un plazo determinado. Estos servicios persiguen estrechar los vnculos entre comunidad y biblioteca.

Extensin Cultural: realizacin de actividades culturales de forma permanente o temporal. Estas actividades pueden ser promovidas por la biblioteca o asumidas por ella y se efectan en los recintos bibliotecarios. Entre las actividades de extensin cultural se pueden encontrar las exposiciones, las conferencias, presentaciones de libros, los cine-debate, encuentros con el autor, entre otras.

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Promocin de la lectura: aquellas acciones que realiza la biblioteca para crear y desarrollar el hbito de lectura de sus usuarios.

Servicios de Informacin a la comunidad: Este servicio le brinda al usuario la facilidad de acceder a informacin local generada por la comunidad en la cual est situada la biblioteca. Este servicio tiene como fin difundir informacin sobre la identidad comunitaria y sobre los servicios que brinda la comunidad al usuario. Entre los principales tipo de informacin que difunde estn3:

a) Informacin relacionada con salud, vivienda, educacin, impuestos,

proteccin legal, oportunidades econmicas, deberes ciudadanos, bienes y servicios.

b) Informacin para la accin ciudadana: La necesaria para orientar una efectiva participacin de las personas como individuos o como grupos, en el ejercicio de sus derechos para el desarrollo social, cultural, poltico y econmico de las localidades.

c) Informacin para el disfrute de las expresiones de arte y cultural: eventos educativos y culturales, de carcter pblico y gratuito.

3.3 ANLISIS DE LOS COMPONENTES DEL SISTEMA DE INFORMACIN Aun cuando los sistemas de informacin por generalidad poseen caractersticas comunes, cada uno de ellos posee ciertas peculiaridades. Cada uno de los componentes esenciales que lo conforman tendr diferentes caractersticas como podrn observar en los captulos del III al VII. A continuacin se expondrn esas peculiaridades en el caso de la biblioteca con el fin de que puedan detectar y diferenciar a una biblioteca de otros sistemas de informacin. 3.3.1 DOCUMENTOS El conjunto de documentos que posee una biblioteca es conocido como coleccin o fondo bibliogrfico. En el fondo bibliogrfico se pueden encontrar fuentes de informacin primarias y secundarias. Las fuentes de informacin primarias son aquellas fruto de la actividad intelectual creadora de los autores, no son resultado de procesos de anlisis y sntesis de otras obras como es el caso de las secundarias. Fuentes de informacin primaria en una biblioteca son --aunque no las nicas-- las obras (libros, revistas, mapas, etc.), tesis y trabajos de investigacin mientras las fichas catalogrficas, las revistas de resmenes, las bibliografas, los diccionarios, los catlogos, entre otros, son fuentes de informacin secundarias.

3 ENRIQUE GARCIA, E._ Qu es el servicio de informacin local?_ [en lnea]. 1997. [consultado : 09/12/2003]_ Disponible en: http://www.comfelnalantoquia.com/sil/institucional.htm

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Las fuentes de informacin documentales (primarias o secundarias) pueden ser de todo tipo como libros, folletos, revistas, peridicos, fotografas, mapas, manuscritos, grabaciones sonoras en discos pticos y cintas magnticas, bases de datos, entre otros. El fondo bibliogrfico o coleccin no es una unidad indivisible, dentro de l existen colecciones ms pequea, puede darse el caso de una biblioteca que tenga colecciones especiales como el archivo personal o institucional de una entidad, coleccin de mapas, fotografas, obras de arte, entre otros. Como se puede observar los libros no son el nico tipo documental que existe en una biblioteca, aunque durante mucho tiempo ha sido considerado como el principal. Con la introduccin de las nuevas tecnologas se han diversificado an ms, los soportes documentales. La diversidad de documentos es amplia aunque el libro hasta el presente sigue manteniendo la supremaca. Un aspecto curioso relacionado con los soportes y las bibliotecas es que en aquellos sistemas de informacin que cumplen con los requisitos para ser considerado como biblioteca pero cuyo componente documental ms abundante no es libro se le conoce como mediateca. Las mediatecas se clasifican de acuerdo al tipo documental que predomina. En la siguiente tabla se muestran algunos ejemplos. Tabla no. 5. Ejemplos de diferentes mediatecas

Tipo documental predominante

Mediateca conocida como

Fotografa Fototeca

Grabaciones sonoras Fonoteca

Normas Normateca

Audiovisuales Videotecas o Filmotecas

Materiales cartogrficos Mapoteca 3.3.2 REGISTROS En la biblioteca los registros por lo general persiguen dos objetivos. Uno es la descripcin de los elementos de contenido y de forma de los documentos (registros bibliogrficos), otra es que permiten el control del funcionamiento del sistema. Los registros bibliogrficos reflejan las caractersticas ms relevantes de una fuente de informacin documental (ttulo, autor, lugar de publicacin, editorial, ao de publicacin, etc.). Esas caractersticas se asientan en un soporte que

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puede ser digital o impreso (fichas catalogrficas) y se anotan siguiendo algn cdigo normas de descripcin bibliogrfica, reglas de catalogacin-- que constituyen elementos de apoyo al sistema. Los registros que permiten controlar el funcionamiento consignan datos para la planificacin, evaluacin, organizacin y direccin de la biblioteca. Tambin para el control de las colecciones, como pueden ser los inventarios de fondos, los ficheros topogrficos4, y otros. As se pueden encontrar registros que reflejen la asistencia del personal, el nmero de servicios prestados en el mes, el presupuesto empleado en la adquisicin de documentos, entre otras cuestiones organizativas. 3.3.3 FICHEROS En las bibliotecas existen catlogos manuales y automatizados que agrupan los registros bibliogrficos. Existen bases de datos que pueden contener no solo los elementos ms relevantes de un documento que permiten su posterior recuperacin sino tambin el texto completo. En los catlogos se deben representar todos los documentos que posee el sistema, ello los convierte en herramientas de bsqueda y recuperacin que facilita y dinamiza el acceso a los documentos. Existen diversos tipos de catlogos como los topogrficos, sistemticos, de autor, ttulo, materia, entre otros. Tabla no. 6. Tipos de catlogos pblicos

Tipo de catlogo

Criterio de organizacin Responde de forma directa a la pregunta

Para uso de

Autor Ordenacin alfabtica de las fichas por los apellido de los autores, editores, compiladores. En caso de ser annimo se insertan las fichas alfabticamente considerando la primera palabra significativa del ttulo.

Qu documentos escritos por el autor A

posee el sistema?

Ttulo Ordenacin alfabtica de las fichas por el ttulo. Se toma en cuenta la primera palabra significativa de este.

Existe en el sistema algn documento

titulado B?

Usuario

4 los ficheros topogrficos son de uso interno y reflejan la ubicacin de los documentos en la coleccin. (ver tabla no. 7)

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Materia Ordenacin alfabtica de las fichas por los trminos que describen los temas abordado en los documentos.

Qu documentos en el sistema tratan sobre

la materia C?

Diccionario Ordenacin alfabtica de las fichas de autor, ttulo y materia en un solo fichero.

Responde a todas las preguntas anteriores

Colectivos Ordenacin alfabtica de las fichas de autor, ttulo y materia en un solo fichero. La peculiaridad de este fichero que recoge informacin sobre documentos de diferentes sistemas de informacin.

Responde a todas las preguntas de autor, ttulo y materia pero con un alcance ms amplio. Solo informa de lo que puede encontrar en el sistema de informacin sino tambin sobre lo poseen otros sistemas.

Usuarios y trabajadore

s

Tabla no. 7. Tipos de catlogos administrativos

Tipo de catlogo

Criterio de organizacin Caractersticas Para uso de

Oficial Sigue el mismo criterio de ordenacin del diccionario

Constituye una reproduccin de los registros disponibles para el uso de los usuarios. Evita que los especialistas que no trabajan en las reas de servicio tengan que desplazarse hasta ella para consultar el catlogo.

Topogrfico Se ordenan siguiendo el criterio utilizado para colocar los documentos en el depsito.

Puede ser utilizado con diversos fines: para inventariar, conocer qu temas estn ms representados en la coleccin, etc.

Trabajadores

Estos no son los nicos ficheros que pueden existir en una biblioteca. La diversidad responder a las necesidades que tenga el sistema. Por ejemplo una biblioteca que brinde servicios interbibliotecarios o de prstamo externo necesita

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mantener registros almacenados en un fichero que le permitan el control de esos servicios. 3.3.4 EQUIPOS Las tecnologas que utilizadas en las bibliotecas han sido diversas y han estado en consonancia con los avances que han experimentado. As se introdujeron por ejemplo las tcnicas de microfilmacin. A partir de finales de los aos 80 las bibliotecas comenzaron a introducir las computadoras para agilizar la velocidad de procesamiento de informacin. Luego comenzaron a automatizar sus catlogos y colecciones. Aos ms tarde el uso de la red era bsicamente local y se empieza a utilizar para consultar catlogos de otras bibliotecas y conectar algunos de ellos entre s creando los catlogos colectivos. La aparicin y rpida difusin de Internet, y el Web, produjeron un cambio cualitativo en las bibliotecas, especialmente en la consulta y creacin de los catlogos, en la bsqueda y recuperacin de la informacin, y hasta en la concepcin de la propia institucin. En la actualidad se pueden encontrar bibliotecas que solo existen en la red, poseen documentos concebidos en ambiente digital, que no tienen restricciones de acceso ni temporales ni espaciales. En las bibliotecas se pueden encontrar otros tipos de equipos para garantizar el control bitico, climtico, la contaminacin atmosfrica. Entre estos estn los deshumidificadores, humificadores, higrmetros, termmetros, equipos de calefaccin y de aire acondicionado. Adems deben existir equipos para alertar y evitar que se propague el fuego y para proteger contra el robo. Se pueden citar los rociadores de agua, los extintores porttiles, sensores detectores de gases y humos producidos por la combustin y sistemas de deteccin de intrusos. Otros como los montacargas, fotocopiadoras, prensa de percusin, cizallas para cartn, guillotina manual, banco para encuardenar, escalpelos, ribeteadoras de plano estn directamente relacionados con las tareas bibliotecarias. 3.3.5 ELEMENTOS DE APOYO AL SISTEMA El ambiente donde se desempea la biblioteca ejerce gran influencia sobre su funcionamiento. En consecuencia la biblioteca debe tener presente determinadas cuestiones provenientes de los campos poltico, econmico, tecnolgico, cultural y social. Algunos elementos de apoyo a mencionar que utiliza el sistema relacionados con estos campos son:

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Leyes, disposiciones legales a nivel local, regional, nacional e internacional Disposiciones, instrucciones del sector econmico o del organismo superior (ejemplo: Manifiesto de la UNESCO para las Bibliotecas pblicas) Cdigos de tica profesional (Cdigo tica de la Asociacin Cubana de Bibliotecarios- ASCUBI, por ejemplo)

Existen otros elementos de apoyo que se encuentran directamente relacionados con la realizacin de procesos y creacin de productos y servicios de informacin como: Esquemas de clasificacin (Sistema de Clasificacin Decimal Universal

CDU-, o Sistema de Clasificacin Decimal Dewey) Reglas y normas de catalogacin (Norma de descripcin bibliogrfica de

libros y folletos o la Reglas de Catalogacin Angloamericanas) Programas informticos de aplicacin (Excel, Access, Winisis, Frontpage)

3.3.6 PROCESOS Los procesos que se realizan en todo sistema de informacin -y la biblioteca no escapa a ello- persiguen convertir las entradas en recursos para alcanzar los objetivos del sistema. Uno de los procesos que debe realizar la biblioteca para formar y desarrollar su coleccin es la seleccin. Este es un proceso en cual se deben tener en cuenta varias cuestiones como el tipo de usuarios, sus necesidades, la clase de biblioteca y sus caractersticas peculiares, el presupuesto, el ambiente informacional del sistema. Al enfrentar la seleccin se debe tener en cuenta que an cuando se nombra coleccin como la totalidad de documentos que posee la biblioteca, dentro de ella se pueden encontrar subconjuntos que difieren unos de otros. Esas diferencias van a estar determinadas por el tipo de documento, la funcin que cumplen y el tipo de usuarios al que estn dirigidos. De esta forma por ejemplo en una biblioteca pblica como parte de su coleccin se pueden encontrar colecciones de refencia (solo para brindar servicio de referencia), colecciones infantiles (dirigidas a nios usuarios), colecciones de revistas, entre otras. Por lo expresado anteriormente para realizar las labores de seleccin es importante sealar que todos los documentos elegidos no sern adquiridos y recordar que todos los documentos no sern adquiridos por la misma va. Este ltimo tema fue abordado al analizar las entradas.

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La seleccin y la adquisicin necesitan ejecutar un conjunto de tareas que le faciliten el control de estos procesos. As se llevan a cabo una serie de acciones de anotacin secuencial y cronolgica que deje constancia del ingreso de los documentos (registro) y de sellado que consiste en estampar un sello o cuo para indicar que ese documento pertenece a la biblioteca. Los documentos y la informacin no documentada que se incorpora al sistema deben ser objeto de sucesivos procesos para garantizar la disponibilidad y acceso al documento y a la informacin. El tratamiento que se efecta sobre los documentos consta de varios procesos entre ellos se pueden mencionar la catalogacin- que consiste en la descripcin formal y de contenido de documentos, y cuyo producto son los catlogos- y la clasificacin- que consiste en vincular el contenido del documento lo ms exactamente posible a una rama del saber, de manera que quede agrupado a sus semejantes y de acuerdo a la relacin que mantiene con otros. Ambos procesos se realizan para facilitar la bsqueda y recuperacin de la informacin y los documentos que la contienen. Procesados los documentos se almacenan en el depsito, y los registros se almacenan en los catlogos. Una vez disponibles y accesibles la informacin y los documentos, el sistema se encarga de difundir la informacin que ha acopiado. Para cumplir con esta funcin la biblioteca ofertar productos y servicios a partir de ellos que estarn enfocados a la satisfaccin de las necesidades de sus usuarios. Esos productos y servicios como se menciona con anterioridad constituyen las salidas del sistema. Otros procesos que se realizan en la biblioteca son la conservacin y restauracin de documentos. Aunque este ltimo no se efecta en todas, estos sistemas se preocupan por realizar acciones preventivas para evitar el deterioro de los documentos. As tratan de mantener o crear las condiciones favorables para la ubicacin y manipulacin de las fuentes de informacin por parte de usuarios y especialistas. Todos los procesos antes mencionados no seran posibles sin la adecuada gestin que organice, planifique, controle y dirija los recursos de informacin humanos, materiales, financieros y el tiempo. Un adecuado proceso de gestin asegurar el cumplimiento eficaz y eficiente de los objetivos del sistema, as como la prestacin de productos y servicios de calidad. 3.3.7 PERSONAS Uno de los recursos ms valiosos que poseen las bibliotecas son las personas que laboran en ellas. Una biblioteca con unas buenas colecciones, recursos

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materiales, y financieros no podr funcionar adecuadamente si los especialistas que en ella trabajan no estn capacitados para desempear bien sus funciones.

Los bibliotecarios desempean en lnea general el rol de intermediarios entre el usuario y la informacin disponible, para ello asume determinadas responsabilidades como la comunicacin, la educacin y la asesora de los usuarios, etc. Tienen la responsabilidad de interpretar las necesidades de sus usuarios, e intentar darle solucin a sus problemas.

Estos profesionales desempean diversos roles como la investigacin, la prestacin de servicios, el procesamiento de los documentos que ingresan al sistema, la restauracin y conservacin de estos. La complejidad de las funciones del bibliotecario se ve potenciada por los cambios que se han suscitado en el ambiente y que ha sufrido el sistema. As con la nuevas tecnologas y su insercin en las bibliotecas el bibliotecario ha tenido que repensar sus modos de hacer para poder satisfacer las nuevas necesidades que surgen. Para ello este profesional debe mantener un constante aprendizaje que le permitan asimilar y adentrarse en los rumbos que toma su profesin. Las funciones bibliotecarias se concentran en tres grandes grupos5:

a. Investigacin: en el descubrimiento de nuevos mtodos, en el diseo de sistemas y herramientas que se ajusten a los actuales requerimientos de los usuarios.

b. Gestin: en la direccin de sistemas de informacin y como encargado de

organizar, planificar, dirigir y controlar la informacin y su flujo en las organizaciones.

c. Difusin: en la prestacin de