Libro electrónico Optimización de pagos durante una ......Defensa contra el fraude en los pagos No...

Optimización de pagos durante una migración a la nube ERPUna guía de referencia rápida de Kyriba

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Contenido

Introducción ......................................................................................................................................................................................3

Moviendo los pagos hacia delante .................................................................................................................................................4

Defensa contra el fraude en los pagos ..........................................................................................................................................6

Conectividad ......................................................................................................................................................................................8

Formatos de pago .............................................................................................................................................................................9

Agilidad, escalabilidad, visibilidad ................................................................................................................................................ 11

Ingredientes de un proyecto de pagos exitoso .......................................................................................................................... 12

Acelerar su proyecto de migración a la nube ERP ..................................................................................................................... 13

Conclusión ...................................................................................................................................................................................... 14

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Copyright © 2020 Kyriba Corp. Todos los derechos reservados.Kyriba y el logotipo de "kyriba" son marcas comerciales de Kyriba Corp.

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Muchas empresas se embarcarán en un proyecto de migración a la nube ERP en los próximos años, si bien un 70 por ciento de los clientes de SAP y Oracle lo harán en los próximos tres años. En lo que respecta a los pagos, este puede ser un reto importante. Las empresas que adoptaron sus actuales procesos de pago hace algunos años descubrirán que el panorama de pagos ha evolucionado considerablemente desde entonces. Hace pocos años, la prevención del fraude no era un problema tan acuciante como lo es hoy, la conectividad con los bancos era más sencilla y había que tener en cuenta muchos menos formatos de pago.

Continuando para arriba

Las empresas que se embarquen en un proyecto de pagos ERP deberán analizar qué ha cambiado y de qué modo pueden utilizar el proyecto como catalizador para abordar los pagos de manera más estratégica. En la práctica, eso significa estudiar cuestiones como la detección del fraude, la conectividad con los bancos y los formatos de pago.

Las empresas también deben tener presente que lograr agilidad y escalabilidad con los pagos puede potenciar su poder de negociación con los bancos y que la visibilidad global puede crear oportunidades para optimizar los saldos de tesorería y consolidar las cuentas bancarias.

Acelerar el proyecto

En la práctica, el componente de pagos de una migración a la nube ERP puede ser costoso y llevar mucho tiempo. Pero este no tiene que ser el caso. Al utilizar una solución multiusuario basada en SaaS para acceder a la conectividad ya integrada y a las funciones de transformación del formato bancario, las empresas pueden simplificar y acelerar considerablemente el proyecto, a la vez que aprovechan la oportunidad para sacar partido a la innovación y aumentar el vencimiento general de sus procesos de pago.

Introducción

EN ESTE LIBRO ELECTRÓNICO

Aprenderá sobre los puntos clave que deben tenerse en cuenta durante un proyecto de pagos de migración a la nube ERP y que incluyen:

Detección del fraudeConectividad con los bancosFormatos de pagoAgilidad, escalabilidad y visibilidad

También descubrirá cómo puede reducir significativamente el coste y el tiempo necesarios para completar su proyecto de pagos.


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En lugar de tratar de mantener el statu quo, muchas empresas están aprovechando una migración a la nube de ERP para optimizar y consolidar diferentes sistemas e instancias de ERP. Asimismo, en lo referente a los pagos, buscan oportunidades de transformación que de otro modo serían más difíciles de conseguir.

Pero transformar los procesos existentes puede suponer un coste considerable. Las empresas que se embarquen en un proyecto personalizado para desarrollar y mantener la conectividad con los bancos mediante recursos de TI internos o consultores externos deberán hacer frente a costes adicionales que pueden oscilar entre los 200 000 $ y los 1,5 millones de dólares estadounidenses. Y la inversión de tiempo puede ser igualmente significativa: es probable que estos proyectos tarden más de 12 meses en completarse.

El desafío, por tanto, es actualizar los procesos de pago y lograr un mayor nivel de vencimiento en los pagos al tiempo que se evitan retrasos y gastos cuantiosos. Para los directores de información y directores financieros, los objetivos de un proyecto de pagos pueden incluir:

Prevención del fraude Detectar fraudes, adoptar controles robustos y lograr visibilidad en tiempo real

Aceleración del proyecto Reducir el coste y el tiempo de implementación del proyecto

Agilidad y escalabilidad Lograr la independencia bancaria

Visibilidad global Optimizar la liquidez y reducir las comisiones

Moviendo los pagos hacia adelante

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EMERGENTEAD-HOC ESTANDARIZADO ESTRATÉGICO

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• Análisis de hoja de cálculo

Sistemas y procesos manuales dispares

Visibilidad limitada del capital y riesgo con controles informales

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• Función de tesorería centralizada

Visibilidad de la tesorería completamente automatizada

Previsión de tesorería precisa

Cash pooling general

Cuenta bancaria y flujo de pagos controlados

Informe de tesorería ad-hoc

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••

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• Precisión, validación y plazos de la previsión

Visibilidad exhaustiva de capital, liquidez y exposición a riesgos

Controles de pagos y prevención del fraude estandarizados

Análisis del riesgo de divisas y optimización de las coberturas

Mejoras en el período medio de cobro y el período medio de pago

Comparativa interpares y de indicadores clave de rendimiento

•

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• Dirigido al riesgo y el rendimiento

Flujo de tesorería, pagos, capital circulante y gestión de riesgos completamente integrados

Estrategias eficientes de prevención del fraude y estrategias de gestión

Controles financieros sólidos sobre lo referente a capital, pagos y transacciones financieras

Introspección dirigida por los datos y toma de decisiones en consecuencia

Consultor y asesor para la transformación empresarial

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•

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Gestión de tesorería

Gestión de tesorería

Ampliar el valor de la tesorería

Gestión activa de la liquidez

La tesorería es general con visibilidad y controles centralizados

Crece la complejidad de las estructuras de liquidez y gestión de riesgos

La tesorería es principalmente reactiva

La tesorería genera un valor mediante introspección a nivel empresarial e inteligencia

Proceso de vencimiento de pagosLas empresas han alcanzado distintos niveles de vencimiento en sus pagos. Por lo general, el proceso de vencimiento de los pagos se compone de cuatro etapas:

Moviendo los pagos hacia delante (cont.)

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Defensa contra el fraude en los pagosNo es ningún secreto que el fraude es una preocupación más acuciante que nunca. De acuerdo con los resultados de la encuesta de AFP de 2019 sobre el riesgo cibernético, el 88 por ciento de las organizaciones han sufrido un ciberataque real o una tentativa en los últimos 18 meses.

Sin embargo, a pesar de la gravedad de la amenaza, muchas organizaciones aún tienen que implementar medidas de protección efectivas para identificar y defenderse contra el fraude en los pagos. Según una investigación realizada por la consultora Strategic Treasurer en 2019, solo el nueve por ciento de las organizaciones ha implementado sistemas de supervisión o filtrado de pagos, mientras que solo el tres por ciento aprovecha la inteligencia artificial o el aprendizaje automático.

Además de la pérdida financiera, el fraude en los pagos también puede dañar la reputación de la empresa y provocar la pérdida de datos esenciales. Por tanto, es esencial adoptar medidas que protejan a la organización de estos riesgos. Esto debería incluir la digitalización de los flujos de pago, la estandarización de los controles y el filtrado de los pagos.

Digitalización de los flujos de pago

Contar con flujos de pago digitales es clave para reducir el riesgo de fraude. Los controles de flujo se deben utilizar para estandarizar el modo en que se inician, aprueban y transmiten las transacciones a los bancos. Esto significa establecer mecanismos como:

Confirmaciones automatizadas

Una sola fuente de registro

Un conjunto de aprobaciones

Protocolos de seguridad consistentes

Visibilidad en tiempo real

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Estandarización de los controles

Se puede incrementar considerablemente el valor de un sistema ERP si se estandarizan los controles de todos los pagos y zonas geográficas. Algunas empresas carecen de un enfoque homogéneo para esto y aplican diferentes niveles de aprobación en los distintos mercados.

Estas incoherencias pueden volver a las empresas vulnerables ante el fraude en los pagos, por lo que es importante adoptar un enfoque estandarizado para todas las personas, zonas geográficas y sistemas de pago. Por ejemplo, los controles que se aplican a los pagos del sistema ERP también se deben aplicar a los pagos manuales iniciados fuera del ERP.

Filtrado de pagos

La clave en la detección del fraude es la capacidad para filtrar pagos a partir de listas de sanciones externas y para casos de fraude interno. Un equipo de tesorería que maneje 10 pagos al día puede detectar fácilmente cualquier actividad sospechosa, pero nadie es capaz de examinar manualmente grandes volúmenes de pagos en tiempo real.

El aprendizaje automático y la automatización pueden desempeñar un importante papel para lograr vencer estas limitaciones. La automatización basada en reglas se puede utilizar para identificar

anomalías en el comportamiento de pago, como un cambio en las instrucciones de pago de un proveedor o un pago por un importe inusualmente alto a un proveedor en particular.

Tan importante como el filtrado es la capacidad para revisar cualquier pago sospechoso antes de que se liquide. De ahí que el proceso de filtrado deba tener un componente de cuarentena, con el fin de poder detener cualquier pago marcado mientras se realizan las investigaciones.

MÁS ALLÁ DEL FRAUDE

Además de mitigar el riesgo de fraude, llevar a

cabo un análisis más crítico de los pagos puede

ofrecer a las empresas la oportunidad de revisar

los tipos de pagos que se utilizan para diferentes

situaciones. Por ejemplo, una compañía que

haya estado realizando costosas transferencias

internacionales a Francia puede ver la oportunidad

de aprovechar la centralización de tesorería local y

realizar pagos SEPA locales.

Defensa contra el fraude en los pagos (cont.)

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La conectividad con los bancos ha evolucionado considerablemente en los últimos años. Ahora hay muchas formas diferentes de conectar con los bancos, tanto directa como indirectamente:

• Conexión directa: los métodos de conectividad directa incluyen el uso de API o FTP seguros para conectar con el banco a través del sistema ERP o un hub de pagos.

• Conexión indirecta: las empresas también se pueden conectar por medio de un intermediario; por ejemplo, mediante soluciones SWIFT como Alliance Lite2, una oficina de servicios SWIFT, o Alliance Access o Gateway. También pueden conectarse usando una red regional como EBICS, aunque existen dificultades para navegar, en particular porque Francia, Alemania y Suiza tienen cada una su propia red EBICS.

¿Qué conexión?

Con tantas opciones disponibles, las empresas deben decidir cuál es el método adecuado para conectar con los bancos en cada país, y lo apropiado para una puede no serlo para otra. Los factores clave incluirán los tipos y el volumen de pagos utilizados por una empresa en particular, así como su dispersión geográfica y objetivos futuros.

Igualmente, las rutas de conectividad que elija una organización deben estandarizarse en toda ella, lo que requiere la colaboración entre el director de información y el director financiero

Conectividad como servicio

Para las empresas que pretenden conectar con varios bancos, la Conectividad como servicio (CaaS) puede ayudar a agilizar el proceso. Las empresas deben buscar proveedores de tecnología que ofrezcan un servicio CaaS que gestione activamente las conexiones bancarias en nombre de los clientes. Gracias a este servicio, las compañías no necesitan asegurar la asistencia de TI interna para sus conexiones bancarias ni realizar pruebas de archivos con sus bancos, y la solución tecnológica se convierte en el recurso bancario de TI de la empresa.

Confirmaciones de pago

Las empresas también deben analizar cómo se conectarán a los bancos para recibir confirmaciones de pago. Las confirmaciones de pago acreditan que un pago se ha enviado y se ha recibido. Pero cada protocolo de pago tendrá su propia confirmación de pago. Puede haber ocasión de usar las confirmaciones de pago de forma más eficaz, tanto como parte de la revisión intradiaria de los pagos que se han enviado como para la reconciliación.

Conectividad

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Una parte esencial de un proyecto de pagos es garantizar que la empresa pueda enviar pagos a los bancos en el formato correcto. Pero esto es más complejo de lo que parece, especialmente si la empresa se embarca en un proyecto personalizado para crear nuevos escenarios de formato bancario.

Hace diez años, las empresas solo necesitaban conocer un puñado de formatos de pago de uso habitual. Pero hoy en día, hay cientos de formatos diferentes en juego, cada uno de los cuales se compone de muchas variaciones diferentes. En la práctica, las empresas han de ser capaces de manejar al menos:

250 formatos únicos (incluidos XML, SEPA y EDI)

1400 variaciones (cada banco dispone de su propia versión de estos formatos)

45 000 escenarios de pago bancario (se requiere información distinta para cada tipo de pago)

Formatos de pago

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Desarrollo de formatos de pago

Para cada tipo de pago en particular, las empresas deberán asegurarse de que se cumplan los requisitos de formato correctos para un banco específico y que se incluya la información que el banco necesita para completar el pago.

Esto implicará examinar de cerca los tipos de pagos que envía la empresa y considerar cómo se deben efectuar esos pagos. Entre los factores clave, se incluyen los bancos que una empresa utiliza para realizar pagos y los países en los que estos se llevan a cabo.

Desarrollar y probar formatos de pago para garantizar que los pagos puedan enviarse en el formato correcto para cada escenario es un cometido fundamental. Por lo general, este proceso lleva de tres a seis meses y pueden tardarse 12 meses o más cuando se trata de formatos complicados.

Afortunadamente, existen opciones que simplifican y aceleran esta parte del proyecto considerablemente. Hay proveedores de tecnología que conservan un gran inventario de formatos y escenarios prediseñados y probados, lo que permite a las empresas optimizar la transformación de formatos y reducir la duración del proyecto a tan solo dos o tres semanas.

Formatos de pago (cont.)

SPECS TEST

TESTTEST

TEST

DEVELOP

DEVELOP

PRODUCTIONNONPRODUCTION

DEVELOP

DEVELOP

ERP BANKPAYMENT FORMATLIBRARY

Archivo de pago único de ERP (Kyriba interpreta y

transforma todos los pagos a un formato aprobado

por el banco)

Los formatos de pago se comparten a través de la

arquitectura de múltiples usuarios

Mantenimiento continuo de todos los formatos

Los formatos se producen bajo SLA

No se requieren recursos de TI del cliente

Regulada por los marcos de organización de

servicios SOC 1 y SOC 2

Biblioteca de formatos de pago de Kyriba Más de 45 000 formatos listos para usar

Desarrollo tradicional de pagos de ERP

ESPECIALIDADESDESARROLLO

DESARROLLO

DESARROLLO

DESARROLLOPRUEBA

PRUEBA

PRUEBA

PRUEBA

NO PRODUCCIÓN PRODUCCIÓN + DE 6 MESES FORMATO

ÚNICO

ERPBIBLIOTECA DE

FORMATOS DE PAGO BANCO

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Agilidad, escalabilidad, visibilidadCon el fin de avanzar a lo largo de la escala de vencimiento de los pagos, las empresas deberían poder explorar la complejidad de las opciones de conectividad y los formatos de pago actuales. Deberían asimismo posicionarse para aprovechar las nuevas oportunidades de innovación.

Entre otros, los objetivos que deben perseguir son:

Agilidad y escalabilidad

Lograr la independencia bancaria puede facilitar que las empresas cambien, agreguen, amplíen o supriman las relaciones con los bancos. La independencia bancaria también ofrece a las empresas la posibilidad de agregar nuevos servicios como SWIFT gpi, pagos en tiempo real o pagos instantáneos SEPA.

Así, las empresas que logren agilidad y escalabilidad en su sistema de pagos estarán en mejores condiciones para:

• Acceder a nuevos mercados de manera rápida y eficiente

• Impulsar rápidamente los pagos salientes a diferentes bancos y con distintos formatos para lograr un enrutamiento de bajo coste

• Migrar a nuevos formatos y tecnologías

• Aumentar su poder de negociación con los bancos

Visibilidad global

Al centralizar todos los pagos a través de un único sistema, las empresas pueden lograr una visibilidad total de su efectivo saliente. Como resultado, podrán:

• Identificar los escenarios de pago más eficientes

• Optimizar los saldos de efectivo y tomar decisiones eficaces acerca de dónde desplegar efectivo y liquidez

• Desbloquear el capital circulante con descuentos dinámicos o financiación de la cadena de suministro

• Encontrar oportunidades para consolidar cuentas y ahorrar costes

• Recibir confirmación instantánea de los pagos transmitidos

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Cuando las empresas se embarcan en un proyecto de pagos, hay una serie de pasos que conviene considerar. Entre ellos se incluyen los siguientes:

Identificar el alcance del proyecto:

• ¿Qué bancos, países y tipos de pago se incluirán?• ¿Se incluirán en el proyecto únicamente pagos de

proveedores o también pagos de tesorería y manuales?• ¿Hay algún pago que actualmente no esté centralizado pero

que deba estarlo?• ¿Hay algún nuevo banco para realizar pagos al que haya que

conectarse (por ejemplo, pagos que actualmente se realicen de forma manual)?

Confirme si todavía se aplican los requisitos de pago existentes

Considere si se deben incluir nuevos métodos de conectividad, formatos o servicios de pago, como API, armonización XML ISO 20022, pagos en tiempo real, seguimiento SWIFT gpi y servicios de pagos transfronterizos

Confirme los escenarios de pago nuevos y existentes: todos los escenarios de prueba de formato deberán identificarse, dado que los requisitos de formato del banco pueden diferir

Decida si todos los bancos se implementarán al mismo tiempo o si, en primera instancia, se implementará un grupo más pequeño

Ingredientes de un proyecto de pagos exitoso

PASOS DE IMPLEMENTACIÓN

1. Priorizar socios bancarios

2. Actuar en consonancia con el departamento de TI interno en cuanto a la arquitectura general del sistema y el diseño de los flujos

3. Definir el alcance de los pagos: escenarios, tipos y regiones

4. Identificar controles de pago y jerarquías de aprobación

5. Determinar el filtrado adicional (por ejemplo, OFAC, detección de fraude)

6. Probar y ponerse en marcha

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La buena noticia es que su proyecto de pagos no tiene por qué ser una gran inversión de tiempo y dinero. Es posible acelerar su proyecto de migración a la nube de ERP al tiempo que incrementa el valor de su inversión en ERP.

Gestionar conexiones y formatosKyriba dirige el servicio de conectividad con los bancos más grande del mundo. Eso significa que Kyriba puede gestionar todas sus conexiones y formatos, lo que le permite beneficiarse de nuevas innovaciones de pago, como pagos en tiempo real, SWIFT gpi y detección de fraude.

• La biblioteca de formatos prediseñados de Kyriba almacena más de 45 000 escenarios de pago de 1000 bancos de todo el mundo, lo que significa que no necesita desarrollar un formato personalizado.

• Gracias a la conectividad con los bancos integrada global, Kyriba admite opciones de conectividad como SWIFT Alliance Lite2 y la oficina de servicios SWIFT, así como API, conexiones bancarias directas y protocolos regionales como EBICS, BACS y EDITRAN. Kyriba también es compatible con SWIFT gpi.

Detección del fraudeLa detección de fraudes en tiempo real, el filtrado de listas de sanciones totalmente integrado y los controles de pagos garantizan que cualquier actividad relacionada con los pagos cumpla con la política de pagos establecida.

Digitalización de los flujos de pagoKyriba le permite establecer flujos para estandarizar el modo en que se inician, aprueban y transmiten los pagos al banco.

Apoyo a la independencia bancariaEscale fácilmente los bancos para lograr la independencia bancaria y beneficiarse de la innovación.

Suministro de innovación e inteligenciaKyriba le permite beneficiarse de nuevos servicios de pago, formatos y estándares sin necesidad de contar con soporte interno de TI. Además, puede optimizar sus decisiones de pago con solo aprovechar la visualización de datos en tiempo real y el análisis de pagos.

Acelerar su proyecto de migración a la nube ERP

Kyriba puede acelerar su proyecto de migración a la nube ERP en hasta cuatro meses y reducir los costos en $ 200.000 - $ 1,5 millones.

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Muchas empresas se embarcarán en proyectos de migración a la nube ERP en los próximos años, y en lo que respecta a los pagos, esto constituye una oportunidad significativa.

El panorama de los pagos ha evolucionado considerablemente desde que la mayoría de las empresas implementaron por primera vez sus procesos de pago ERP actuales. Si revisan sus requisitos desde una perspectiva renovada, las empresas podrán asegurarse de contar con las funciones de detección de fraude necesarias para contrarrestar las amenazas a las que se enfrentan hoy en día. También podrán posicionarse para aprovechar las oportunidades de innovación.

Eso significa incorporar las mejores funciones de detección de fraude para proteger el negocio y posicionar a la organización para hacer un mejor uso de la amplia gama de opciones de conectividad con los bancos disponibles actualmente, al tiempo que se garantiza que los pagos se puedan enviar a los bancos en el formato correcto y con la información pertinente.

Las cuestiones acerca del tiempo y el coste que supone un proyecto de pagos de migración de ERP pueden ser significativas. Pero al trabajar con un proveedor de tecnología especializado, las empresas pueden acortar el proyecto de más de 12 meses a unas pocas semanas a la vez que reducen la conectividad de pago y los costes de formato en hasta un 80 por ciento.

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Conclusión

SOBRE KYRIBA

Kyriba ayuda a los directores financieros y sus equipos a transformar el modo en que activan la liquidez como un vehículo dinámico en tiempo real para el crecimiento y la creación de valores, mientras se protegen contra riesgos financieros. La red de liquidez activa pionera de Kyriba conecta aplicaciones internas para tesorería, riesgos, pagos y capital circulante con fuentes externas vitales como bancos, ERP, plataformas comerciales y proveedores de datos de mercado. Basado en una plataforma de SaaS segura y con potencial de crecimiento que aprovecha inteligencia artificial y empresarial, Kyriba permite a miles de empresas de todo el mundo maximizar sus oportunidades de crecimiento, protegerse contra las pérdidas causadas por el fraude y los riesgos financieros y reducir costes por medio de una automatización avanzada. Kyriba tiene su sede central en San Diego, con oficinas en Nueva York, París, Londres, Fráncfort, Tokio, Dubái, Singapur, Shanghái y otros lugares importantes. Para más información, visite www.kyriba.es.

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