Ley 610 de 2000 Responsabilidad Fiscal

7/24/2019 Ley 610 de 2000 Responsabilidad Fiscal

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SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Y CONTROL DE CALIDAD(SIGCC)

CODIGO:RFJ-82113-M-06

MACRO PROCESO: RESPONSABILIDAD FISCAL YJURISDICCIN COACTIVA VERSION: 1.1

PROCESO: ETAPA PREPROCESAL Y ETAPA PROCESAL Fecha: 21-11-2013

MANUAL DE SECRETARIA COMUNPgina 1 de 102

CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA

CONTRALORA DELEGADA INVESTIGACIONES,JUICIOS FISCALES Y JURISDICCIN COACTIVA

MANUAL DE SECRETARIA COMUNVERSIN 1.1

Bogot 16 de Octubre de 2013


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Tabla de contenido1. PRESENTACION .............................................................................................................7

2. OBJETIVOS ........................................................................................................................ 9

3. PRINCIPALES FUENTES DE CONSULTA..................................................................... 10

3.1. NATURALEZA JURDICA DE LA SECRETARIA COMUN.................................. 10

3.1.1. CONSTITUCIN POLTICA:............................................................................ 10

3.1.2. DECRETO LEY 267 DE 2000............................................................................ 10

3.1.3. LEY 610 DE 2000 .............................................................................................. 10

3.1.4. RESOLUCIN 5500 DE 2003............................................................................ 10

3.1.5. RESOLUCIN NMERO 5586 DE 2004............................................................ 10

3.1.6. RESOLUCIN NMERO 5554 DE 2004............................................................ 10

3.1.7. RESOLUCIN ORGNICA NMERO 6945 DEL 16 DE ENERO DE 2013....... 11

3.1.8. RESOLUCIN 7045 DE 2013............................................................................ 11

3.1.9. RESOLUCIN ORGNICA NMERO 7192 DEL 20 DE JUNIO DE 2013........ 11

3.1.10. LEY 1474 DE 2011............................................................................................ 11

3.1.11. LEY 1437 DE 2011............................................................................................ 11

3.1.12. DECRETO 1400 Y 2019 DE 1970....................................................................... 12

4. FUNCIONES DE LA SECRETARIA COMUN................................................................. 12

4.1. DICHAS FUNCIONES SE ENCUENTRAN RELACIONADAS EN EL (ART. 2 DE LARESOLUCIN N. 7241 DEL 23 DE AGOSTO 2013 EN:.................................................... 12

4.2. EN SNTESIS, LA SECRETARA COMN CUMPLE CUATRO (4) TIPOS DETAREAS: .......................................................................................................................... 13

5. REGLAS COMUNES AL PROCEDIMIENTO ORDINARIO Y VERBAL DERESPONSABILIDAD FISCAL.............................................................................................. 14

5.1. NOTIFICACIONES .................................................................................................. 14

5.1.1. IMPORTANCIA DE LA NOTIFICACIN:......................................................... 14

5.1.2. FUNCIONARIO QUE DEBE NOTIFICAR:......................................................... 14

5.1.3. TRMITE INTERNO:....................................................................................... 14

5.1.4. TIPOS DE NOTIFICACIN:.............................................................................. 15

5.1.4.1. NOTIFICACIN PERSONAL:........................................................................... 15


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5.1.4.1.1. Providencias que se deben notificar personalmente............................................ 16

5.1.4.1.2. Contenido del citatorio para realizar la notificacin personal............................. 17

5.1.4.1.3. Forma de hacer la notificacin......................................................................... 17

5.1.4.1.4. Trmite luego del envo del citatorio................................................................. 17

5.1.4.1.5. Novedades en la notificacin personal.............................................................. 18

5.1.4.2. NOTIFICACIN POR AVISO:........................................................................ 159

5.1.4.3. NOTIFICACIN POR ANOTACIN EN EL ESTADO:...................................... 20

5.1.4.4. NOTIFICACIN DURANTE LA AUDIENCIA O EN ESTRADOS:................. 1521

5.1.4.4.1. La inasistencia injustificada a la audiencia...................................................... 222

5.1.4.4.2. La inasistencia justificada a la audiencia y su prueba....................................... 222

5.1.4.5. NOTIFICACIN POR EDICTO:.................................................................... 1524

5.1.4.6. NOTIFICACIN POR CONDUCTA CONCLUYENTE:...................................... 24

5.1.4.7. NOTIFICACIN MEDIANTE ENVIO DE COMUNICACIN (ART 104 LEY 1474DE 2011): ....................................................................................................................... 15

5.1.4.8. AUTOS QUE NO REQUIEREN NOTIFICACIN (Excepcion):.......................... 155

5.1.4.9. NOTIFICACIN DE QUIEN ESTA RECLUIDO EN ESTABLECIMIENTOCARCELARIO: ............................................................................................................ 155

5.1.4.10.APLICACIN DEL REGIMEN DE NOTIFICACIONES AL COBRO COACTIVO15

5.1.4.10.1. notificaciones en el procedimiento de la Ley 42 de 1993(cobro derivado de laresponsabilidad fiscal:.................................................................................................... 15

5.1.4.10.2.notificaciones en el procedimiento del estatuto tributario ( cobro de los demas titulos

de ejecucion) ................................................................................................................... 15

5.2. NULIDADES ........................................................................................................... 34

5.2.1. IMPORTANCIA.................................................................................................... 34

5.2.2. LA FALTA DE COMPETENCIA............................................................................ 35

5.2.3. LA VIOLACIN DEL DERECHO DE DEFENSA DEL IMPLICADO....................... 37

5.2.4. LA COMPROBADA EXISTENCIA DE IRREGULARIDADES SUSTANCIALES QUEAFECTEN EL DEBIDO PROCESO................................................................................. 38

5.2.4.1. La falta de motivacion del Auto de imputacion...................................................... 39

5.2.5. INDEBIDA O AUSENCIA DE NOTIFICACIN................................................. 40

5.2.6. OTRAS CAUSALES DE NULIDAD................................................................... 41

5.2.6.1. La falta de vinculacion (emplazamiento) de los herederos del presunto responsable. 39


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5.2.6.2. Proseguir el tramite durante la suspension del proceso..39

5.2.6.3. La denegacion injustificada del decreto de medios de prueba o de su prctica........ 393

5.2.7. OPORTUNIDAD Y TRMITE DE LA SOLICITUD DE NULIDAD..................... 44

5.3. TRMINOS ............................................................................................................. 45

5.4. LA EJECUTORIA DE LOS AUTOS Y DEL FALLO.................................................. 47

5.5. PRINCIPALES RECURSOS..................................................................................... 49

5.5.1. REQUISITOS PARA EL TRMITE DE TODO RECURSO................................. 49

5.5.2. REPOSICIN.................................................................................................... 51

5.5.3. APELACIN.................................................................................................. 522

5.5.3.1. Efectos ..............................................................................................................39

5.5.3.2. Prohibicion de la reformatio in pejus...................................................................39

5.5.4. QUEJA............................................................................................................. 55

5.5.5. EL GRADO DE CONSULTA............................................................................. 55

5.6. COMISIONES......................................................................................................... 56

5.7. PODERES............................................................................................................... 58

5.8. FORMACIN DE EXPEDIENTES Y SU REVISIN................................................. 61

5.9. COPIAS Y DESGLOSES.......................................................................................... 64

5.10. APERTURA Y REAPERTURA DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL67

5.11. UNIDAD PROCESAL, CONEXIDAD Y RUPTURA DE LA UNIDAD PROCESAL. 68

5.12. MEDIDAS CAUTELARES.................................................................................... 70

6. PROCEDIMIENTOS....................................................................................................... 74

6.1. PROCEDIMIENTO DE NOTIFICACION SIN DIRECCIN CONOCIDA................... 74

6.1.1. OBJETIVO:....................................................................................................... 74

6.1.2. DESARROLLO:................................................................................................ 74

6.2. PROCEDIMIENTO DE NOTIFICACION CON DIRECCIN CONOCIDA.................. 75

6.2.1. OBJETIVO:....................................................................................................... 75

6.2.2. DESARROLLO:................................................................................................ 75

6.3. PROCEDIMIENTO DE CITACIONES NO ENTREGADAS........................................ 76

6.3.1. OBJETIVO:....................................................................................................... 76

6.3.2. DESARROLLO:................................................................................................ 77

6.4. PROCEDIMIENTO DE NOTIFICACION POR AVISO.............................................. 77


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6.4.1. OBJETIVO:....................................................................................................... 77

6.4.2. DESARROLLO:................................................................................................ 77

6.5. PROCEDIMIENTO DE NOTIFICACION POR ESTADO........................................... 78

6.5.1. OBJETIVO:....................................................................................................... 78

6.5.2. DESARROLLO:................................................................................................ 78

6.6. PROCEDIMIENTO DE AUTENTICACIONES.......................................................... 78

6.6.1. OBJETIVO:....................................................................................................... 78

6.6.2. DESARROLLO:................................................................................................ 78

7. ANEXOS....................................................................................................................... 79

7.1. FLUJOGRAMAS..................................................................................................... 79

7.1.1. FLUJOGRAMA I............................................................................................... 79

7.1.2. FLUJOGRAMA II............................................................................................. 80

7.1.3. FLUJOGRAMA III............................................................................................ 81

7.1.4. FLUJOGRAMA IV............................................................................................ 82

7.1.5. FLUJOGRAMA V............................................................................................. 83

7.1.6. FLUJOGRAMA VI............................................................................................ 84

7.2. FORMATOS ............................................................................................................ 85

7.2.1. NOTIFICACION PERSONAL SIN RECURSOS.................................................. 85

7.2.2. NOTIFICACION PERSONAL - AUTO DE IMPUTACION.................................. 86

7.2.3. NOTIFICACION PERSONAL CON RECURSOS............................................... 87

7.2.4. ENTREGA DE COPIA DE AUTO O FALLO...................................................... 88

7.2.5. ENTREGA DE FOTOCOPIA............................................................................. 89

7.2.6. VERIFICACIN EXPEDIENTE......................................................................... 90

7.2.7. ENTREGA DE COPIA DE AUTO...................................................................... 91

7.2.8. ENTREGA DE COPIA INFORME TECNICO..................................................... 92

7.2.9. CITACION NOTIFICACION............................................................................. 93

7.2.10. AVISO .............................................................................................................. 94

7.2.11. AVISO VIA WEB.............................................................................................. 95

7.2.12. FORMATOS DIARIO NOTIFICACION POR ESTADO....................................... 96

7.2.13. FORMATO DIARIO TRASLADO...................................................................... 97


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7.2.14. MODELOS DE SELLOS SACADOS DE LA CONTRALORIA DELEGADA DEINVESTIGACIONES ( PARA ADECUAR SEGN EL CASO POR LAS SECRETARIASCOMUNES DE CADA DELEGADA).............................................................................. 98

8. GLOSARIO .................................................................................................................. 100

8.1. PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL........................................................ 100

8.2. GESTIN FISCAL ................................................................................................. 100

8.3. OBJETO (FINALIDAD) DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL............ 100

8.4. ELEMENTOS DE LA RESPONSABILIDAD FISCAL.............................................. 100

8.5. INDAGACIN PRELIMINAR................................................................................ 101

8.6. AUTO DE ARCHIVO............................................................................................ 101

8.7. AUTO DE IMPUTACIN DE RESPONSABILIDAD FISCAL.................................. 101

8.8. AUDIENCIA DE DESCARGOS............................................................................. 101

8.9. AUDIENCIA DE DECISIN.................................................................................. 102

8.10. FALLO CON O SIN RESPONSABILIDAD FISCAL............................................. 102


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1. PRESENTACION

La Contralora General de la Repblica (en adelante CGR) acorde con uno de sus objetivosmisionales constitucionalmente atribuidos por el artculo 268-5 del ordenamiento superior,como lo es el de establecer la responsabilidad derivada de la gestin fiscal, imponer lassanciones pecuniarias se permite poner en conocimiento de los funcionarios del nivelcentral y desconcentrado de la Entidad y pblico en general, la presente publicacin

denominada Manual de Secretara Comn de la Contralora General de la Repblica ,cuyo propsito fundamental consiste en brindar un documento de consulta y apoyo a losfuncionarios ejecutores, en su labor de notificar a los posibles incursos en procesos deresponsabilidad fiscal como a sus garantes.

El presenta manual, contiene una descripcin de los principales procedimientos,(actividades) que deben realizar las Secretaras Comunes de la Contralora General de laRepublica en sus Contraloras Sectoriales de acuerdo con la nueva organizacin yestructura interna en cumplimiento de la parte resolutiva de las providencias que seprofieran en la actuacin procesal tanto en las indagaciones preliminares, proceso de

responsabilidad fiscal y procesos sancionatorios.

Se trata de un documento actualizado a la legislacin vigente y reglamentacin interna al30 de Agosto de 2013, por lo que tiene en cuenta los recientes cambios normativos comoel Nuevo Cdigo Contencioso Administrativo en adelante (CCA), (Ley 1437/ 2.011) y la Ley1474/ 2.011, as como algunos conceptos jurisprudenciales sobre la materia disposicionesinternas de la administracin.

El presente escrito, recoge las principales modificaciones normativas que se han producidohasta el mes de Agosto de 2013 en materia procedimental. Por tal motivo cuando se hacereferencia al Cdigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo,se debe entender que se trata de la Ley 1437 de 2011 y no del Decreto 01 de 1984. Deotro lado, se advierte que los problemas de la ley procesal en el tiempo no son tratados eneste documento.

Con la promulgacin del Nuevo Cdigo de Procedimiento Administrativo y de loContencioso Administrativo a travs de la Ley 1437 del 18 de enero de 2011, vigente enColombia a partir del da 2 de julio de 2012 (cuyo ttulo IV prescribe la aplicacin preferentede los procedimientos de cobro estipulados en leyes especiales, y en subsidio, de las

normas establecidas en el CCA y en el Estatuto Tributario), resulta indispensable para laCGR desarrollar el presente trabajo de actualizacin y revisin de la normatividad aplicable,primero para volver a implementar de manera ntegra al interior de la Entidad, elprocedimiento de las secretarias comunes.

El manual compendia lo ms sustancial del trmite de las Secretaras Comunes adelantadopor la CGR, con la pretensin de ser didctico, prctico, gil y concreto, sin que ello le quiterigurosidad al documento, efectuando una descripcin detallada de las distintas etapas,diligencias y actuaciones de cada una de las acciones que lo componen.


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Esta explicacin de las distintas etapas de los procedimientos de Secretara Comn, secomplementa y refuerza en la presente publicacin, con el uso de varias herramientaspedaggicas, que ayudan a la comprensin del tema tratado, como lo son, el uso decuadros, grficos y diagramas de procesos. Con lo cual se pretende, que el manual cumplacon su cometido de ser un documento fcil de entender y accesible tanto para elfuncionario experto, como para el lego que recin se adentra en el estudio de esteimportante proceso.

Cada uno de los temas tratados en el presente manual es analizado y contrastado a partirde las novedades normativas, los conceptos emanados de la Oficina Jurdica de la CGR yla jurisprudencia elaborada por la Corte Constitucional y el Consejo de Estado.

Finalmente se anexan a la publicacin, los formatos de las actuaciones ms importantesdesarrolladas en el curso de los procesos, con lo cual se busca dar una orientacinuniforme a todos los funcionarios que cumplen funciones de secretaria comn tanto en elnivel central como en el desconcentrado de la CGR, logrando una estandarizacin delaccionar de la Entidad y una mejor sustanciacin de los procedimientos.

Teniendo en cuenta el volumen del mismo y para mayor manejo del usuario elpresente manual tendr un uso electrnico en la pgina WEB de la entidad para su

consulta por medio de hipervnculos.


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2. OBJETIVOS

Permitir a los servidores Pblicos de las Secretara Comunes en la Contralora General dela Republica, tener conocimiento del procedimiento interno para modificar las actuaciones ypublicidad de las providencias que se profieran tanto en las Indagaciones Preliminares,Proceso de Responsabilidad Fiscal y/o Procesos Sancionatorios, por lo cual, se hace unadescripcin de las etapas de las que se compone el proceso ordinario y el verbal.

Informar a los servidores de la Secretaras Comunes acerca de los requisitos formales ysustanciales de cada tarea de notificacin, trmite y decisin de nulidades, as como larelativa a los recursos de acuerdo con los cambios normativos ms recientes, a fin de quese d cumplimiento al Derecho Fundamental al Debido Proceso.

Uniformar y controlar en forma eficiente el cumplimiento de los trminos y actuacionespropias de las Indagaciones, Proceso de Responsabilidad Fiscal y/o Sancionatorios segnsea el caso de las providencias que se profiera en los mismos y que se requieran notificar.


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3. PRINCIPALES FUENTES DE CONSULTA

3.1. NATURALEZA JURDICA DE LA SECRETARIA COMUN

3.1.1. CONSTITUCIN POLTICA:Art. 119. (Asignacin de la funcinArt. 267 al 274. Ttulo X Captulo Primero Art. 267 al 274)

3.1.2. DECRETO LEY 267 DE 2000Por el cual se dictan normas sobre organizacin y funcionamiento de la ContraloraGeneral de la Repblica, se establece su estructura orgnica, se fijan las funciones desus dependencias y se dictan otras disposiciones.

Art 6 (Cumplimiento de funciones de la Contralora basndose en la Constitucin)Art 35 Numeral 4 (El contralor dirige como autoridad superior funcionesadministrativas y vigilancia fiscal, segn la ley.)Art 51 Numeral 3 (Da funciones a las Contraloras Delegadas Sectoriales, para hacer

actuaciones preliminares relacionadas con la Responsabilidad Fiscal.)Art 52 Numeral 9 Funcin de las Direcciones de Vigilancia fiscal responder lasindagaciones preliminares junto con la Contralora Delegada para InvestigacionesJuicios Fiscales y Jurisdiccin Coactiva.)Art 75 (Manifiesta que la notificacin de los actos administrativos se har por ladependencias que la Contralora General de la Republica adopte salvo unaexcepciones del Contralor General.

3.1.3. LEY 610 DE 2000

Por la cual se establece el trmite de los procesos de responsabilidad fiscal decompetencia de las contraloras.

3.1.4. RESOLUCIN ORGANICA 5500 DE 2003Por la cual se determina la competencia para el conocimiento y trmite de la accin deresponsabilidad fiscal en la Contralora General de la Repblica y se dictan otrasdisposiciones.

3.1.5. RESOLUCIN ORGANICA NMERO 5586 DE 2004Que el artculo 3 deleg en el nivel central a los Contralores Delegados Sectorialespara la Vigilancia Fiscal y en el desconcentrado en las Gerencias Departamentales lacompetencia para impulsar y sustanciar el trmite del proceso por percibir ms de unaasignacin del tesoro pblico.

3.1.6. RESOLUCIN ORGANICA NMERO 5554 DE 2004

Que el artculo 2 numeral 1 estableci que son competentes para la imposicin de lassanciones y para resolver el recurso de reposicin el Contralor General de la Repblicay los Contralores Delegados Sectoriales.
http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/decreto/2000/decreto_0267_2000.htmlhttp://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/decreto/2000/decreto_0267_2000.html


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3.1.7. RESOLUCIN ORGNICA NMERO 6945 DEL 16 DE ENERO DE2013

Que mediante ella se otorg a las Contraloras Delegadas Sectoriales la competenciapara adelantar, o adecuar cuando sea procedente, el Proceso de ResponsabilidadFiscal establecido en la Ley 610 de 2000 y en la Ley 1474 de 2011 previa asignacindel Contralor General de la Repblica, considerando que para el efectivo cumplimientode las funciones constitucionales atribuidas al Contralor General de la Repblica,resulta necesario desconcentrar y delegar el trmite y decisin del Proceso deResponsabilidad Fiscal.

3.1.8. RESOLUCIN ORGANICA 7045 DE 2013

Que el artculo 1 de la confiri la competencia a la Contralora Delegada para laGestin Pblica e Instituciones Financieras para el conocimiento y trmite de losprocesos administrativos sancionatorios.

3.1.9. RESOLUCIN ORGNICA NMERO 7192 DEL 20 DE JUNIO DE 2013

Que mediante ella, se otorg a las Contraloras Delegadas Sectoriales la competencia

para adelantar las indagaciones preliminares y el Proceso de Responsabilidad Fiscalcorrespondiente contra los funcionarios aforados que pertenezcan a las Entidadessujetos de vigilancia y control fiscal de su sector.

Que el trmite de la accin fiscal debe adelantarse con sujecin a los principios esta-blecidos en los artculos 29 y 209 de la Constitucin Poltica y a los contemplados en elCdigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Que con el propsito de atender ms gilmente los asuntos antes descritos, se hacenecesario crear y autorizar la organizacin de las Secretaras en las ContralorasDelegadas Sectoriales y Dependencias a las cuales se les haya delegado lacompetencia para adelantar indagaciones preliminares, Procesos de ResponsabilidadFiscal, procesos de doble asignacin y procesos administrativos sancionatorios en laContralora General de la Repblica, de tal manera que funcionen de formaindependiente de las Secretaras Comunes de la Contralora Delegada paraInvestigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdiccin Coactiva y la Unidad de InvestigacionesEspeciales contra la Corrupcin.

3.1.10. LEY 1474 DE 2011Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevencin,

investigacin y sancin de actos de corrupcin y la efectividad del control de la gestinpblica.Arts. 98 al 105 (Etapas del Procedimiento verbal de Responsabilidad Fiscal)Arts. 106 al 109 (Modificaciones a la regulacin del procedimiento ordinario deresponsabilidad fiscal)Arts. 110 al 120 (Disposiciones comunes al procedimiento ordinario y al procedimientoverbal de responsabilidad fiscal)

3.1.11. LEY 1437 DE 2011Por la cual se expide el Cdigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso

Administrativo.Arts. 196 al 206 (Notificaciones)
http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley/2011/ley_1437_2011.htmlhttp://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley/2011/ley_1437_2011.html


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Arts. 207 al 210 (Nulidades e incidentes)Arts. 242 al 247 (Recursos ordinarios y su trmite)

3.1.12. DECRETO 1400 Y 2019 DE 1970Por el cual se expide el Cdigo de Procedimiento Civil.Arts. 102 al 134 (Reglas generales de procedimiento)Arts. 135 al 139 (Incidentes)Arts. 140 al 147 (Nulidades)Arts. 313 al 330 (Notificaciones)

4. FUNCIONES DE LA SECRETARIA COMUN

Segn la Resolucin No. 7241 del 23 de Agosto de 2013 por medio de la cual se creanlas Secretaras y se autoriza su organizacin en las contraloras Delegadas Sectorialesy dependencias, en la Contralora General de la Repblica.

El Contralor General de la Repblica, en uso de sus atribuciones constitucionales,legales.

4.1. DICHAS FUNCIONES SE ENCUENTRAN RELACIONADAS EN EL (ART. 2 DELA RESOLUCIN N. 7241 DEL 23 DE AGOSTO 2013 EN:

Artculo 1. Objeto. Crear y autorizar la organizacin de las Secretaras en las Contralo-ras Delegadas Sectoriales y dependencias a las cuales se les haya delegado lacompetencia de adelantar indagaciones preliminares, Procesos de ResponsabilidadFiscal, procesos de doble asignacin y procesos administrativos sancionatorios en laContralora General de la Repblica, las cuales estarn encargadas del trmite de losasuntos de estas dependencias.

El Contralor Delegado Sectorial o Directivo de la Dependencia, designar el funcionarioo funcionarios responsables de la Secretara y los de apoyo que la integrarn.

Artculo 2. Funciones: Son funciones de la Secretara:

Realizar, revisar y enviar los oficios, citaciones, estados, traslados, avisos,notificaciones en medios electrnicos y dems comunicacionesrelacionadas con las indagaciones preliminares, procesos deresponsabilidad fiscal, procesos de doble asignacin y procesos

administrativos sancionatorios.

Velar porque la informacin consignada en los libros radicadores de laSecretara se lleven de acuerdo a los parmetros establecidos al respecto.

Guardar absoluta reserva sobre hechos y situaciones que hagan parte delas actuaciones y de los diferentes procesos que se adelanten.

Suministrar oportunamente los informes que le sean solicitados.


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Permitir el examen de los expedientes a quienes estn legalmenteautorizados para ello.

Expedir las fotocopias que sean debidamente autorizadas; garantizar ycertificar su autenticidad.

Custodiar y mantener en orden el archivo de la secretara.

Cumplir los trminos establecidos para las notificaciones y dems diligencias a sucargo.

Recibir, radicar y darles el trmite respectivo a los escritos, recursos ydems documentos.

Realizar las notificaciones que sean necesarias dentro de los trminos deley, originadas en los distintos trmites y procesos.

Las dems que tengan relacin directa con la funcin y que le seanasignadas por sus superiores.

Custodiar los expedientes y entregarlos a los funcionarios comisionados.

Artculo 3. Vigencia. La presente resolucin rige a partir de la fecha de su publicacin.

4.2. EN SNTESIS, LA SECRETARA COMN CUMPLE CUATRO (4) TIPOS DETAREAS:

Tramitar notificaciones de las Indagaciones Preliminares y/o Procesos deResponsabilidad Fiscal y Procesos Administrativos Sancionatorios.

Atencin a los sujetos pasivos de la accin fiscal.

Elaboracin y envo de citaciones, devoluciones de notificaciones por edicto, poraviso, por estado, traslados y despachos comisorios.

Apoyo a las Gerencias Departamentales en el trmite de las notificaciones,traslados, versiones libres y declaraciones juramentadas.

Las comunicaciones que se generen en las Indagaciones Preliminares y/o los Procesosde Responsabilidad Fiscal sern tramitadas por el funcionario sustanciador a cargo delos mismos, tales como traslados a otras entidades o dependencias, boletn deresponsables fiscales, Control Disciplinario Interno, Fiscala General de la Nacin,Procuradura General de la Nacin, vinculacin de terceros civilmente responsables,etc., as como, las que se produzcan en el Proceso Verbal de Responsabilidad Fiscal.


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5. REGLAS COMUNES AL PROCEDIMIENTO ORDINARIO Y VERBAL DERESPONSABILIDAD FISCAL

5.1. NOTIFICACIONES

5.1.1. IMPORTANCIA DE LA NOTIFICACIN:

En virtud del principio de publicidad, las providencias que se adopten por el funcionariocompetente tanto en las indagaciones preliminares como en el proceso de

responsabilidad fiscal (PRF), sea en el trmite ordinario o en el verbal, deben serpuestas en conocimiento del implicado y de los terceros interesados o de susapoderados, para que, una vez enterados de su contenido, tengan la oportunidad dehacer uso de los diferentes recursos que la ley consagra para impugnarlas o para queuna vez sean conocidas se proceda a cumplir lo ordenado por el funcionario.

Para tal efecto, la ley ha establecido el sistema de notificaciones, a fin de que - enforma gil y expedita- y respetando el derecho de defensa, pueda darse noticia a laspartes y a los interesados, de las diferentes decisiones que se adoptan en las variasfases del PRF.

La notificacin consiste entonces en el acto procesal de comunicar al implicado, a losterceros y dems interesados, de la existencia de una providencia proferida dentro dela indagacin preliminar, el proceso de responsabilidad fiscal o el proceso deJurisdiccin Coactiva, de acuerdo con las formalidades de cada caso.

Advirtase que es a travs de las notificaciones como se puede ejercer a posteriori, elderecho de contradiccin, ya que no es posible controvertir las decisiones (judiciales yadministrativas) sin conocerlas primero.

5.1.2. FUNCIONARIO QUE DEBE NOTIFICAR:Segn la Resolucin 5500 de 2003, en sus artculos 28 y 29, una de las funcionesasignadas al personal de Secretara Comn es la de realizar las notificaciones quesean necesarias dentro de los trminos de ley, originadas en los distintos trmites yprocesos.

En la sentencia C-472 de 1992, se ha reiterado que el servidor pblico como garantadel derecho de Accin y de Defensa, debe cumplir estas funciones de forma eficientey

oportuna, conforme a la ley y los reglamentos expedidos por la Contralora General dela Repblica.

5.1.3. TRMITE INTERNO:

El trmite para efectuar las notificaciones de las providencias administrativas proferidasen desarrollo del proceso de responsabilidad fiscal, se efecta a travs de laSecretara Comn respectiva, de la siguiente manera:

El profesional sustanciador entregar a la Secretaria Comn, por medio de un oficio, laprovidencia a notificar, acompaada del expediente, con las fotocopias necesarias para


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surtir la notificacin y la parte resolutiva de la providencia en medio magntico y/oelectrnico. A partir de ese momento, el funcionario de la secretara deber seguir eltrmite asignado por la ley segn el tipo de providencia a notificar, tal y como estdetallado ms adelante.

5.1.4. TIPOS DE NOTIFICACIN:En el proceso de Responsabilidad Fiscal, de acuerdo con el momento procesal en queocurra el acto a notificar y sus caractersticas, el legislador ha previsto un medioconcreto de notificacin.

Atendiendo a lo previsto en la leyes 1474 de 2011 y 610 de 2000, las diversas clasesde notificaciones que operan en los procesos de responsabilidad fiscal son:

La notificacin personal (de forma principal) en la forma prevista en los artculos 67 y68 de la ley 1437 de 2011.

La Notificacin por aviso (en subsidio de la notificacin personal), que debe serefectuadaen la forma prevista en el artculo 69 de la ley 1437 de 2007

La notificacin por anotacin en el estado.

La notificacin durante la audiencia o en estrados.

La notificacin por edicto.

La notificacin por conducta concluyente.

La notificacin mediante envo de comunicacin (art. 104 ley 1474 de 2.011).

Autos que no requieren notificacin

Notificacin de quien est recluido en establecimiento carcelario

Aplicacin del rgimen de notificaciones al cobro coactivo

5.1.4.1. NOTIFICACIN PERSONAL

Esta notificacin se realiza poniendo en directo conocimiento al notificado con elcontenido de la providencia, en las instalaciones de la Secretara Comn respectiva dela sede en que se sustancia el proceso.

En sentencia C-472 de 1992, se afirma que la notificacin personal busca asegurar elderecho de defensa, ya que al dar carcter obligatorio a este tipo de actuacin

procesal, se est garantizando que sea directamente aquel cuyo derecho o inters

resulta afectado, o quien lleva su representacin, el que se imponga con plena

certidumbre acerca del contenido de providencias trascendentales en el curso del

proceso. Se constituye en uno de los actos de comunicacin procesal de mayorefectividad, en cuanto garantiza el conocimiento real de las decisiones judiciales con el


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fin de dar aplicacin concreta al debido proceso mediante la vinculacin de aquellos aquienes concierne la decisin judicial notificada, es un medio idneo para lograr que el

interesado ejercite el derecho de contradiccin, planteando de manera oportuna sus

defensas y excepciones. Este acto procesal tambin desarrolla el principio de la

seguridad jurdica, pues de l se deriva la certeza del conocimiento de las decisiones

judiciales.

Segn el artculo 67 de la ley 1437 de 2011 y el artculo 104 de la ley 1474 de 2011, sepuede notificar personalmente al presunto responsable fiscal, a su representante oapoderado, o a la persona debidamente autorizada por el interesado para notificarse.

5.1.4.1.1. Providencias que se deben notificar personalmente

Las providencias que deben ser notificadas por esta va en los procesos deresponsabilidad fiscal son las siguientes:

En el trmite verbal, segn el artculo 104 de la ley 1474 de 2011, el auto de apertura eimputacin y la providencia que resuelve los recursos de reposicin o de apelacincontra el fallo con responsabilidad fiscal.

En el trmite del proceso de responsabilidad fiscal ordinario, segn el artculo106 de laley 1474 de 2001, que modifica en lo pertinente la ley 610 de 2000, nicamentedebern notificarse personalmente el auto de apertura del proceso de responsabilidadfiscal, el auto de imputacin de responsabilidad fiscal, y el fallo de primera o nicainstancia.

Los artculos 104 y 106 de la ley 1.474 de 2011 indican que se debe aplicar el sistemade notificacin personal previsto en la ley 1.437 de 2011.

Como la finalidad de la notificacin personal es obtener la real y directa comunicacinde la decisin al sujeto destinatario, se le debe enviar una citacin para que steconcurra a la Secretara para que se extienda un acta de notificacin.

La mencionada citacin se enva a la direccin, nmero de fax o al correo electrnicoque figuren en el expediente o a la direccin que puedan obtenerse del registromercantil, para que comparezca a la diligencia de notificacin personal, lo anterior sinoexiste otro mecanismo ms eficaz de informarlo, segn el artculo 68 de esta ley.

El envo de la citacin se har dentro de los cinco (5) das siguientes a la expedicindel acto, y del envo se dejar constancia en el expediente. Por este motivo esrecomendable enviarlo por correo certificado a fin de hacer posible el respectivo conteode los trminos y dejar las constancias.

Ejemplo: Se dicta una providencia el da 1 y la misma debe ser notificada en formapersonal. El funcionario cuenta entonces por regla general con los das 2, 3, 4, 5 y 6para hacer el envo de la citacin al sujeto para que ste acuda a la Secretara. Sedebe dejar constancia (por ejemplo: de la colilla de envo del correo certificado en elexpediente en la que conste que la fecha de salida fue dentro de los das 2, 3, 4, 5 o 6,

siguientes al acto).


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Si no se conoce la direccin, el nmero de fax o el correo electrnico al cual deba serenviada la citacin para comparecer a notificarse personalmente, segn el artculo 68de la ley 1437 de 2011, la citacin se publicar en la pgina electrnica o en un lugarde acceso al pblico de la respectiva entidad por el trmino de cinco (5) das.

Se recomienda en este caso, que el funcionario agote todos los mecanismos paraencontrar una direccin, nmero de fax o correo electrnico para enviar la citacin, deser necesario acudir a bases de datos, directorios, etc., puesto que acudir a lanotificacin en la pgina electrnica de la entidad o en el lugar de su sede essucednea de la personal, esto es, slo si no es posible la notificacin personal, de talmanera que si se demuestra que por ejemplo, s poda conocerse fcilmente ladireccin del sujeto y a pesar de ello se hizo la notificacin en la pgina web, ellopodra ser fuente de presunta nulidad por indebida notificacin.

5.1.4.1.2. Contenido del citatorio para realizar la not ificacin personal

Para efectos de la elaboracin de la citacin, el funcionario de la Secretaria Comndebe tener en cuenta que la comunicacin, segn el inciso 3 del artculo 112 de la ley

1474 de 2011, debe indicar la clase de diligencia para la cual se le requiere al sujeto, ellugar, la fecha y hora en donde se llevar a cabo y el nmero de radicacin de laactuacin a la cual corresponde. As mismo, ha de indicar que si no comparece anotificarse, se le har posteriormente la notificacin por aviso. Se hace nfasis en queel contenido sea estrictamente cumplido para evitar posibles solicitudes de nulidad porindebida notificacin.

5.1.4.1.3. Forma de hacer la not ificacin

Si el citado concurre en tiempo, se procede a realizar la diligencia de notificacinpersonal, en la que el funcionario de la Secretaria Comn entregar al interesado copiantegra, autntica y gratuita del acto administrativo, con anotacin de la fecha y la hora,los recursos que legalmente proceden, las autoridades ante quienes debeninterponerse y los plazos para hacerlo. Se llama la atencin acerca de que segn elartculo 67 de la ley 1437, el incumplimiento de cualquiera de estos requisitos invalidarla notificacin.

5.1.4.1.4. Trmite luego del envo del citatorio

Aunque no lo dice la norma sobre notificacin personal (Art. 68 de la ley 1437) suartculo 69, establece que: Si no pudiere hacerse la notificacin personal al cabo de loscinco (5) das del envo de la citacin () (Subrayado fuera de texto) procede lanotificacin por aviso.

Entonces, son dos los trminos de cinco (5) das que refiere la ley 1437 de 2011 en eltrmite de la notificacin personal, pues indica:

Un trmino de cinco (5) das siguientes a la expedicin del acto, dirigido al funcionariopara que elabore y enve el citatorio, y


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Un trmino de cinco (5) das con los que cuenta el destinatario de dicha comunicacinpara concurrir a notificarse de la respectiva providencia, contado a partir de la fecha enque el funcionario enva la comunicacin (Sin embargo, para dar mayores garantas, serecomienda contarlo a partir de su entrega en el lugar de destino).

Si el citado no concurre a notificarse en la Secretara, pasado el termino de los cinco(5) das siguientes, se debe aplicar el artculo 69 de la ley 1434 de 2011, esto esnotificar por aviso.

5.1.4.1.5. Novedades en la notificacin personal

La ley 1474 de 2011 en su artculo 112, establece que - respecto del presuntoresponsable y su apoderado si lo tuviere, o el defensor de oficio, y del garante encalidad de tercero civilmente responsable- estn obligados a dos (2) accionesconcretas para facilitar su notificacin:

Sealar la direccin, el correo electrnico o cualquier otro medio idneo decomunicacin, en el cual se recibirn las citaciones.

Informar cualquier cambio que se presente en el curso del proceso. Cuando se haga uncambio de direccin, el funcionario responsable deber hacer en forma inmediata elrespectivo registro, so pena de sancin de conformidad con lo establecido en el Cdigonico Disciplinario.

Por tal motivo, se recomienda dejar constancia escrita en el acta de notificacinpersonal, en la que el presunto responsable, su apoderado o defensor de oficio, y elgarante acepten una direccin fsica o electrnica en la que recibirn notificaciones afin de que, de all en adelante se haga ms expedito el trmite de notificacin.

En todo caso, si alguno de dichos sujetos omite informar los cambios de domicilio, etc.,el 112 mencionado establece que: La omisin a este deber implicar que seanlegalmente vlidas las comunicaciones que se enven a la ltima direccin conocida, loque hara imposible que el sujeto obtenga una nulidad por este motivo.

Adicionalmente, puede notificarse mediante la utilizacin de medios tecnolgicosprevista en el inciso 2 del artculo 116 de la ley 1474 de 2011, aplicable tanto para eltrmite ordinario como para el verbal. Dice el artculo que las decisiones podrnnotificarse a travs de un nmero de fax o a la direccin de correo electrnico del

investigado o de su defensor, si previamente y por escrito, hubieren aceptado sernotificados de esta manera. En este caso, la notificacin se entender surtida en lafecha que aparezca en el reporte del fax o en que el correo electrnico sea enviado. Larespectiva constancia ser anexada al expediente.

Esa posibilidad adems est prevista por va general en el artculo 67 inciso 4, numeral1 de la ley 1437 de 2011, segn el cual, la notificacin personal puede hacerse pormedios electrnicos siempre y cuando el interesado acepte ser notificado de estamanera.


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Esta va de notificacin personal no debe confundirse con la posibilidad de enviar lacomunicacin a travs del nmero de fax o de la direccin de correo electrnico que seconozca de la persona a notificar, permitida en el artculo 68 de la ley 1437 de 2011. Enefecto, dicha norma hace referencia a uno de los medios de comunicacin a travs delos cuales se puede enviar el citatorio al interesado, mas no as a la notificacin comotal, pues esta ltima debe partir del supuesto indispensable de que previamente y porescrito la persona haya aceptado ser notificada por dicho medio tecnolgico.

5.1.4.2. NOTIFICACIN POR AVISO

Cuando no es posible realizar la notificacin personal, porque han transcurrido loscinco (5) das sin que el citado comparezca a la Secretara, en los trminos del artculo68 de la Ley 1437 de 2.011, la forma subsidiaria para garantizar la publicidad en elproceso y el derecho de defensa del presunto responsable fiscal, es proceder a lanotificacin por aviso.

Este tipo de notificacin, se aplica tanto para el trmite del proceso ordinario como delproceso verbal, ya que los artculos 104 y 106 de la ley 1474 de 2011, adoptan el

mismo sistema para ambos tipos de trmite. Ese sistema es el del artculo 69 de la ley1437 de 2011.

Segn esa norma, si no pudiere hacerse la notificacin personal al cabo de los cinco(5) das del envo de la citacin, esta se har por medio de aviso que se remitir a ladireccin, al nmero de fax o al correo electrnico que figuren en el expediente opuedan obtenerse del registro mercantil, acompaado de copia ntegra del actoadministrativo.

El aviso deber indicar la fecha y la del acto que se notifica, la autoridad que lo expidi,

los recursos que legalmente proceden, las autoridades ante quienes debeninterponerse, los plazos respectivos y la advertencia de que la notificacin seconsiderar surtida al finalizar el da siguiente al de la entrega del aviso en el lugar dedestino.

Si se desconoce la informacin sobre el destinatario, el aviso, con copia ntegra delacto administrativo, se publicar en la pgina electrnica y en todo caso en un lugar deacceso al pblico de la respectiva entidad por el trmino de cinco (5) das, con laadvertencia de que la notificacin se considerar surtida al finalizar el da siguiente alretiro del aviso.

Se recomienda en este caso, que el funcionario agote todos los mecanismos paraencontrar una direccin, de ser necesario acudir a bases de datos, pginas amarillas,etc., puesto que publicar el aviso en la pgina electrnica de la entidad y en un lugar desu sede slo procede cuando no fue posible conseguir una direccin real, de talmanera que si se demuestra que por ejemplo, s poda conocerse fcilmente estainformacin, y a pesar de ello se hizo esta notificacin sucednea, ello podra serfuente de presunta nulidad por indebida notificacin.

En el expediente se dejar constancia de la remisin o publicacin del aviso y de lafecha en que por este medio quedar surtida la notificacin personal.


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En conclusin, si alguna de las providencias que segn las ley 1474 de 2011 deben sernotificadas personalmente pero dicho trmite no es posible, habr que acudirnecesariamente al trmite de la notificacin por aviso explicado.

Tambin sera posible, realizar la notificacin personal a una persona (nonecesariamente abogado) que hubiere sido expresamente autorizada por el sujeto quetiene que ser notificado, al tenor del artculo 71 de la Ley 1437 de 2.001. En este casoser necesario que se exhiba el escrito de autorizacin extendido por el sujeto anoticiar y que ste hubiere realizado diligencia de presentacin personal.Se aclara en todo caso, que a diferencia del abogado -que por el hecho de presentarpoder se faculta para efectuar otros actos como el de interponer recursos- el particularnicamente recibe autorizacin para notificarse y, lo que exceda de ello es nulo depleno derecho.

5.1.4.3. NOTIFICACIN POR ANOTACIN EN EL ESTADO

Segn el artculo 106 de la ley 1474 de 2011 dentro del trmite ordinario, toda

providencia diferente del i) Auto de apertura del proceso de responsabilidad fiscal o ii)El auto de imputacin de responsabilidad fiscal o iii) El fallo de primera o nicainstancia, se debe notificar por anotacin en el estado.

El artculo 66 de la ley 610 de 2000, establece que en lo no regulado en esta normaespecial, se acuda primero al Cdigo Contencioso Administrativo y luego al Cdigo deProcedimiento Civil. Por tal motivo, debe acudirse para la notificacin por estado, alartculo 201 de la ley 1437 de 2.011.

Establece esta norma que: Los autos no sujetos al requisito de la notificacin personalse notificarn por medio de anotacin en estados electrnicos para consulta en lneabajo la responsabilidad del Secretario. Una vez implementado el sistema de estadoselectrnicos, el contenido y procedimiento de notificacin ser como sigue:

La insercin en el estado se har el da siguiente al de la fecha del auto y en ella ha de

constar: 1. La identificacin del proceso; 2. Los nombres del demandante y el

demandado; 3. La fecha del auto y el cuaderno en que se halla; 4. La fecha del estado

y la firma del Secretario; El estado se insertar en los medios informticos de la Rama

Judicial y permanecer all en calidad de medio notificador durante el respectivo da.

De las notificaciones hechas por estado el Secretario dejar certificacin con su firma alpie de la providencia notificada y se enviar un mensaje de datos a quienes hayan

suministrado su direccin electrnica. De los estados que hayan sido fijados

electrnicamente se conservar un archivo disponible para la consulta permanente en

lnea por cualquier interesado, por el trmino mnimo de diez (10) aos. Cada juzgado

dispondr del nmero suficiente de equipos electrnicos al acceso del pblico para la

consulta de los estados.


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Mientras ello ocurre, habra que acudirse a lo regulado en el Cdigo de ProcedimientoCivil, para colmar el respectivo vaco legislativo, especficamente en su artculo 321 delCdigo de Procedimiento Civil.

El trmite de la notificacin por estado en el Cdigo de Procedimiento Civil (Artculo321), es el siguiente: La notificacin de los autos que no deba hacerse personalmente,se cumplir por medio de anotacin en estados que elaborara el secretario. La

insercin en el estado se har pasado un da de la fecha del auto, y en ella ha de

constar: 1. La determinacin de cada proceso por su clase; 2. La indicacin de los

nombres del demandante y el demandado, o de las personas interesadas en el proceso

o diligencia. Si varias personas integran una parte, bastar la designacin de la primera

de ellas aadiendo la expresin: y otros; 3. La fecha del auto y el cuaderno en que se

halla; 4. La fecha del estado y la firma del secretario; El estado se fijar en un lugar

visible de la secretara y permanecer all durante las horas de trabajo del respectivo

da. De las notificaciones hechas por estado el secretario dejar testimonio con su firma

al pie de la providencia notificada. De los estados se dejar un duplicado autorizado por

el secretario; ambos ejemplares se coleccionarn por separado en orden riguroso de

fechas para su conservacin en el archivo, y uno de ellos podr ser examinado por las

partes o sus apoderados bajo la vigilancia de aqul.

Casos especiales: ART. 13 Y 51 DE LA LEY 610 DE 2000

Existen dos (2) casos de notificacin por anotacin en el estado, en los que, laanotacin en el estado debe realizarse al da siguiente al de su pronunciamiento y nodejando pasar un da, como ocurre en el rgimen del CPC. Se trata de los casosreglados en los artculos 13 y 51 de la ley 610 de 2000, esto es la notificacin del autoque ordena la suspensin y la reanudacin de los trminos previstos en la ley 610 de2000 (por haber operado algn hecho constitutivo de fuerza mayor o de caso fortuito) yla notificacin del auto que decreta o rechaza los medios de prueba.

5.1.4.4. NOTIFICACION DURANTE LA AUDIENCIA O EN ESTRADOS

Se trata de la notificacin que se surte en el curso de una audiencia e implica que lasdecisiones que all se tomen quedan suficientemente noticiadas a las partes queconcurrieron o que deban concurrir a la misma. Por lo anterior, se trata de una formade notificacin prevalentemente destinada a aplicarse en el proceso verbal de que tratala ley 1474 de 2011.

En efecto, su artculo 104 literal b, prescribe que las decisiones que se adopten enaudiencia, se entendern notificadas a los sujetos procesales inmediatamente se hagael pronunciamiento, se encuentren o no presentes en la audiencia. Lo anteriorobedece a que, es carga procesal de las partes acudir a las audiencias.


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5.1.4.4.1. La inasistencia injust if icada a la audiencia

Destquese entonces que la no asistencia a la audiencia de descargos (de manerainjustificada como se ver ms adelante) por parte de los distintos sujetos de la accinde responsabilidad fiscal, tiene las siguientes implicaciones:

Si el garante (en su calidad de tercero civilmente responsable) o su apoderado previa yvlidamente citado, no comparece a la audiencia de descargos, ste se allanar a lasdecisiones que en la misma se profieran (Art. 100. Lit. c. de la Ley 1.474 de 2.011)(subrayado fuera de texto).

Quiere ello decir que la inasistencia injustificada del garante o de su apoderado a laaudiencia de descargos, hace que las decisiones que all tome la CGR lo atanplenamente y que no son de recibo los recursos que quiera interponer luego, en contrade tales decisiones, puesto que no solo se han quedado notificadas en audiencia, sinoejecutoriadas all mismo.

Opera la misma sancin cuando el presunto responsable no acude en formainjustificada, esto es que las decisiones que se tomen durante la audiencia dedescargos, quedan notificadas all mismo (en estrados) y adems, no pueden ser

recurridas posteriormente. La doctrina ha mencionado en casos similares, lo siguiente:si alguna de las partes no asisti a la audiencia o diligencia, la oportunidad para

recurrir y la decisin que en ella se toma queda ejecutoriada, pues ese es el efecto

central de la notificacin por estrados. (LPEZ BLANCO, H, Procedimiento Civil, partegeneral, 2.002, 8 edicin, 736).

En la audiencia de decisin (Art. 101 lit. d) de la ley 1474 de 2.001), se establecenuevamente la regla de la notificacin en estrados, esta vez de manera especficafrente al fallo. De conformidad con esta norma, el fallo se dicta durante la audiencia ypor ende, el responsable fiscal, su defensor, apoderado de oficio o el tercero declaradocivilmente responsable, debern manifestar en la audiencia si interponen recurso de

reposicin o apelacin (Subrayado fuera de texto). As,si alguno de los anteriores noasiste a la audiencia en forma injustificada, ya no le ser posible interponer recursoalguno posteriormente.

Se llama la atencin acerca de que este tipo de notificacin en estricto sentido soloopera cuando los sujetos procesales, previamente notificados de la fecha, hora y lugarde la audiencia, no cumplen con el deber de acudir a la misma, y no justifican suinasistencia en la forma prevista en el artculo 104. Ello es as porque si el interesado o

su apoderado se encuentran presentes en la audiencia, las providencias que seadopten les son notificadas de manera personal y directa, pues en ese caso no medianinguna va de comunicacin indirecta para tener conocimiento de la providencia.

5.1.4.4.2. La inasistencia justif icada a la audiencia y su prueba

Las consecuencias que se acaban de describir, parten del supuesto de que lainasistencia a la audiencia (de descargos o de decisin) sea injustificada, por tal raznel artculo 104, lit. b) inciso 2 de la Ley 1474 de 2011, establece que: En caso de nocomparecer a la audiencia a pesar de haberse hecho la citacin oportunamente, se

entender surtida la notificacin salvo que la ausencia se justifique por fuerza mayor o


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caso fortuito dentro de los dos (2) das siguientes a la fecha en que se profiri ladecisin. (Es decir de la fecha en que se realiz la audiencia).

Teniendo en cuenta esta circunstancia, se recomienda estar pendiente durante eltrmino de los dos (2) das siguientes a la realizacin de la audiencia, a fin de constatarsi se present memorial con una prueba (aunque fuera sumaria) que acredite laexistencia de un motivo de fuerza mayor o de caso fortuito presentado por quienesdebiendo concurrir a la audiencia no lo hicieron. En caso afirmativo, es decir cuando sehubiere radicado memorial contentivo de justificacin, se deber valorar la prueba queacredite si en realidad hubo un fenmeno de fuerza mayor o de caso fortuito para noacudir a la audiencia.

Si se acepta la excusa, esto es, queda justificada la inasistencia, dispone el mismoartculo 104, lit. b) inciso 2 de la Ley 1474 de 2011, que: la notificacin (de larespectiva decisin emitida en la audiencia) se realizar al da siguiente de haberseaceptado la justificacin. En el mismo trmino se deber hacer uso de los recursos, si a

ello hubiere lugar.

Aun cuando no lo dice la norma, se entiende que la providencia que acepta la

justificacin se debe notificar por anotacin en el estado, por ser la forma denotificacin general de todas las providencias que se hubieren proferido en el curso delPRF.

La prueba que debera admitirse para acreditar la existencia de una causa justificante,tal como la fuerza mayor o el caso fortuito deberan consistir en una prueba siquierasumaria. Se adopta esta frmula por remisin al Artculo 101 del CPC, Pargrafo 2,que establece la excusa anterior a la audiencia, que por analoga podra aplicarse a laexcusa posterior del proceso verbal de responsabilidad fiscal.

Dicha norma prev que la demostracin para no comparecer consiste en: () pruebasiquiera sumaria de una justa causa (). Ahora bien, aclrese que la prueba sumariaes la que an no ha sido controvertida en el proceso, pero que tiene todos loselementos para acreditar un hecho (Cfr. PARRA QUIJANO, J, Manual de derechoprobatorio, ediciones librera del profesional, 16 edicin, 2.007, 183- 184). Por talmotivo, es el funcionario de la CGR quien debe valorar si la prueba aducida con laexcusa muestra suficientes elementos de juicio como para demostrar que la parte o suapoderado no pudieron acudir a la audiencia por fuerza mayor o por caso fortuito.

En el PRF no se aplica el trmite de la notificacin en estrados que contempla elCdigo Contencioso Administrativo (Artculo 67 numeral segundo de la ley 1437 de2011) el cual dice que los trminos para la interposicin de recursos se contarn apartir del da siguiente a la notificacin en estrados.

Y ello es as porque los artculos 99 y 102 de la ley 1474 de 2011, que son normasespeciales y de aplicacin preferente, prevn que la oportunidad para interponer losrecursos de reposicin y apelacin es durante la audiencia de descargos y la dedecisin.

Entonces, si el sujeto procesal no acudi a la audiencia en forma injustificada, laprovidencia que all se emita, queda ejecutoriada y notificada en estrados, y adems,


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finalizada la audiencia precluye la oportunidad para la interposicin de los recursos deley.Esta tambin es una excepcin a la regla general de ejecutoriedad prevista en elartculo 56 de la ley 610 de 2000, que otorga un trmino de cinco (5) das siguientes ala notificacin de la respectiva providencia para se interpongan los recursos.

5.1.4.5. NOTIFICACIN POR EDICTO

Ese tipo de notificacin se encuentra reservado a la hiptesis prevista en el artculo 49

de la ley 610 de 2000, esto es, cuando el auto de imputacin de responsabilidad fiscalno se ha podido notificar personalmente a los implicados que no estn representados

por apoderado, y como requisito previo para que se les designe un apoderado de oficio,

con quien se continuar el trmite del proceso.

Se anota en primer lugar, que aunque se trata de una notificacin que solo tiene normaexpresa en el proceso ordinario reglado en la ley 610 de 2.000, tambin serarecomendable para el trmite del verbal (el artculo 106 de la Ley 1474 de 2.011) queprev la notificacin personal del auto de apertura del PRFy el auto de imputacin de

la Responsabilidad Fiscal en adelante (RF), pero nada dice acerca de la necesidad dehacer una notificacin por edicto.

En este caso, conviene distinguir entre dos (2) situaciones:

Cuando no se logra notificar en forma personal el auto de apertura del PRFy/o el autode imputacin de la RFsea que se trate del proceso ordinario o verbal, se acude a lanotificacin por aviso ya mencionada.

Si como resultado del aviso u otra notificacin sucednea a la personal, el presunto

responsable acude al proceso y designa apoderado, all queda garantizada lapublicidad de la providencia.

Si como resultado del aviso u otra notificacin sucednea a la personal, el presuntoresponsable no acude al proceso, o acude pero no designa apoderado, es necesarioagotar la notificacin por edicto, para luego de surtida esta notificacin, se le designeapoderado de oficio (Art. 49 de la Ley 600 de 2.000).

La notificacin por edicto, al no estar regulada en el actual CCA (Ley 1437 de 2011),exige acudir en lo pertinente al CPC, en su artculo 323.

5.1.4.6. NOTIFICACION POR CONDUCTA CONCLUYENTE

Respecto de este tipo de notificacin, el artculo 104 literal c de la ley 1474 de 2011prev que cuando no se hubiere realizado la notificacin o esta fuera irregular, laexigencia legal se entiende cumplida, para todos los efectos, cuando el sujeto procesal

dndose por suficientemente enterado, se manifiesta respecto de la decisin, o cuando

l mismo utiliza en tiempo los recursos procedentes.


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As mismo, prev que: Dentro del expediente se incluir un registro con la constanciade las notificaciones realizadas tanto en audiencia como fuera de ella, para lo cual se

podr utilizar los medios tcnicos idneos.

Si bien esta norma est prevista para el proceso de responsabilidad fiscal que seadelanta a travs del trmite verbal, el mismo tipo de notificacin puede ser aplicado altrmite ordinario que por remisin, hace la ley 610 de 2000 en su artculo 66 a lasnormas del cdigo de procedimiento administrativo y contencioso administrativo.

En ese orden de ideas, se aplicara entonces el artculo 72 de la ley 1437 de 2011, querefirindose al trmite de las diferentes tipos de notificacin explicados, agrega que sinel lleno de los anteriores requisitos no se tendr por hecha la notificacin, ni producirefectos legales la decisin, a menos que la parte interesada revele que conoce el acto,consienta la decisin o interponga los recursos legales.

5.1.4.7. NOTIFICACIN MEDIANTE ENVO DE COMUNICACIN (Art . 104 LEY1474 DE 2.011)

El artculo 104 en su literal d, ordena que La vinculacin del garante, en calidad detercero civilmente responsable, se realizar mediante el envo de una comunicacin, dela misma manera se procede cuando se trata de su desvinculacin.

En el mismo sentido, el artculo 44 de la ley 610 de 2000 en su inciso segundo, mandaque La vinculacin se surta mediante la comunicacin del auto de apertura del procesoal representante legal o al apoderado designado por ste, con la indicacin del motivode procedencia de aquella. Sin embargo, el primer inciso de la respectiva norma aclaraque se vincular al proceso a la compaa de seguros, en calidad de tercero civilmenteresponsable, en cuya virtud tendr los mismos derechos y facultades del principal

implicado.

5.1.4.8. AUTOS QUE NO REQUIEREN NOTIFICACIN (excepcin).

No tienen que ser notificados, las providencias que nicamente contengan rdenesdirigidas en forma exclusiva al profesional asignado a secretara comn, tales como laautorizacin de la expedicin de copias (hiptesis prevista en el artculo 115 del CPC),el auto que ordena el desglose de documentos, (a menos que contenga obligaciones,segn el artculo 117 numeral 6 del CPC) y dems autos que de manera expresacontengan la orden de cmplase.

5.1.4.9. NOTIFICACIN DE QUIEN EST RECLUIDO EN ESTABLECIMIENTOCARCELARIO.

Por va jurisprudencial, se tiene establecido que la notificacin de providencias quedeba realizarse a los sujetos que se encuentren recluidos en establecimiento carcelariodebe hacerse de manera personal, lo que suscita las siguientes aclaraciones: i) Se

deben notificar personalmente el auto de apertura, el auto de imputacin y laprovidencia que resuelve los recursos de reposicin o de apelacin contra el fallo con


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responsabilidad fiscal. As tambin el fallo de primera o nica instancia (Art. 106 L.1474 de 2011); ii) Las dems providencias se tienen que notificar por anotacin en elestado, forma que noticia al apoderado judicial del sujeto pasivo de la accin fiscal o asu apoderado de oficio. Sin embargo, es aqu donde se hace necesario notificarpersonalmente al sujeto pasivo de la accin fiscal cuando esta privado de la libertad yno se le ha designado un apoderado de oficio ni ha encargado a un abogado, puestoque no hacerle la notificacin personal- le vulneraria su derecho de defensa.

As lo ha entendido la seccin primera del Consejo de Estado en sentencia del 2 demarzo de 2006, con ponencia de GABRIEL EDUARDO MENDOZA MARTELO, dondereiter lo decidido por la Corte Constitucional, quien ha sido del criterio de que lanotificacin de las providencias al sindicado que se encuentre privado de la libertad se

debe hacer en forma personal.En efecto, en provedo A-009 de 22 de febrero de 1995,sostuvo:(). A juicio de la Sala, tal circunstancia ameritaba tener en cuenta, en este

caso, la especial regulacin contenida en el artculo 188 del Cdigo de Procedimiento

Penal, relativa a la imperiosa necesidad de notificar personalmente a quien pudiendo

litigar en causa propia, sobre todo, en temas relacionados con la aplicacin de normaspenales, se encuentra privado de la libertad en un centro carcelario, mxime si elinteresado, como sucedi en este caso, inform al Despacho Judicial, encargado de

dirimir su causa, la situacin en que se hallaba.

5.1.4.10. APLICACIN DEL RGIMEN DE NOTIFICACIONES AL COBROCOACTIVO

En el cobro coactivo, de acuerdo con el momento procesal en que ocurra el acto anotificar y sus caractersticas, el legislador ha previsto un medio concreto denotificacin.

Advirtase que dependiendo de la naturaleza del ttulo de ejecucin, se aplicar elprocedimiento previsto en el la Ley 42 de 1993 o en el estatuto tributario (E.T), por loque el rgimen de notificaciones depender a su turno del ttulo que se pretenderecaudar. Sin embargo, en ambos trmites se aplica en determinados casos lassiguientes clases de notificaciones:

Personal.Mediante aviso publicado en un diario de amplia circulacin.Trmite de nombramiento de curador ad litem.Por anotacin en el Estado.Por Edicto.Por conducta concluyente

5.1.4.10.1. Notificaciones en el procedimiento de la LEY 42 DE 1993 (cobroderivado de la responsabilidad fiscal)

Cuando los ttulos de ejecucin son derivados del proceso de responsabilidad fiscal(PRF), tales como i) el fallo ejecutoriado con responsabilidad fiscal, ii) las multasderivadas del proceso sancionatorio fiscal; o las iii) plizas de seguros y dems

garantas que se integren a fallos con responsabilidad fiscal, se aplica el procedimientoregulado en el artculo 90 y siguientes de la Ley 42 de 1993.


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El Auto que libra mandamiento de pago, al ser la primera providencia del proceso quese debe poner en conocimiento del sujeto debe realizarse de manera personal,mediante el trmite explicado lneas atrs, es decir, a travs del envo del citatorio y laposterior diligencia de notificacin en la Secretara Comn.

Sin embargo, se debe destacar que tratndose de la ejecucin para el cobro de deudasfiscales, es aplicable el trmite especial previsto en los artculos 561 al 586 del Cdigode Procedimiento Civil, el trmite de la notificacin personal del auto que libramandamiento de pago tiene las siguientes particularidades:

Segn el artculo 564 del CPC, el deudor o su representante o apoderado debe sercitado por medio de comunicacin enviada por medio de empleado del despacho o porcorreo certificado a la ltima direccin registrada en la oficina de impuestos y en casode que comparezca a tiempo a notificarse a la Secretara Comn, esta se realizar deacuerdo con el trmite del artculo 315 del CP.

Si se desconoce la direccin a la cual enviar la citacin, se debe notificar a travs de unaviso publicado en uno de los medios de peridicos de mayor circulacin en el lugar

(da domingo). Este mismo trmite ser el procedente cuando se devuelve lacorrespondencia cuando el sujeto citado no reside o no trabaja en el lugar, o cuando ladireccin no existe.

Cuando el sujeto no comparece a la Secretara Comn a recibir la notificacin personaldentro de los quince (15) das siguientes a la fecha que consta en la certificacin postalde recibido, de la publicacin del aviso en el peridico, procede el nombramiento de uncurador ad litem, para que se contine el procedimiento con ste (Art. 564 inciso 2 delCPC).

El procedimiento que se acaba de sealar es el mismo para para citar para lanotificacin personal del mandamiento de pago a los herederos del deudor.

Tratndose de la resolucin sobre las excepcionesde mrito alegadas por el ejecutado,siendo este un acto administrativo de carcter particular y concreto, esta se debenotificar personalmentede conformidad con el procedimiento ya explicado y contenidoen los artculos 67 y 68 de la Ley 1437 de 2011. As tambin, en aquellos casos (yavistos) en la parte general, cuando no es posible realizar este tipo de notificaciones enforma personal, procede la notificacin por aviso ya explicado (y regulado en el artculo69 de la Ley 1437 de 2011).

Dentro de este procedimiento tambin es aplicable lo ya mencionado en el sentido deque, si el sujeto autoriza expresamente que le sean notificadas las providenciasemitidas en el proceso de cobro coactivo, por medio del envo de un mensaje de datosa su correo electrnico, esta resultar valida.

Otra de las providencias principales en el cobro coactivo es el auto que ordena seguiradelante la ejecucin, lo que ocurre cuando el ejecutado no hace uso de ningunaexcepcin de mrito ni realiza el pago dentro del trmino de traslado del auto que libra

mandamiento de pago (Art. 94 de la Ley 42 de 1993).


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Esta providencia se notifica por anotacin en el estado, al tratarse de un autointerlocutorio que se expide cuando ya el ejecutado est a derecho, es decir que ya seencuentra vinculado al proceso o ya est actuando su curador ad litem(Lo anterior porcuanto el 100 inciso final del artculo 100 de la Ley 1437 de 2011 remite en lo noregulado en normas especiales de cobro al procedimiento civil).

El trmite de notificacin por anotacin en el estado es entonces el regulado en elartculo 321 del CPC, que en lo pertinente establece:

La notificacin de los autos que no deba hacerse personalmente, se cumplir por

medio de anotacin en estados que elaborara el secretario. La insercin en el

estado se har pasada un da de la fecha del auto, y en ella ha de constar:

La determinacin de cada proceso por su clase.La indicacin de los nombres del demandante y el demandado, o de las personas

interesadas en el proceso o diligencia. Si varias personas integran una parte,

bastar la designacin de la primera de ellas aadiendo la expresin: y otros.

La fecha del auto y el cuaderno en que se halla.La fecha del estado y la firma del secretario.

El estado se fijar en un lugar visible de la secretara y permanecer all durantelas horas de trabajo del respectivo da.De las notificaciones hechas por estado el secretario dejar testimonio con su

firma al pie de la providencia notificada.

De los estados se dejar un duplicado autorizado por el secretario; ambosejemplares se coleccionarn por separado en orden riguroso de fechas para su

conservacin en el archivo, y uno de ellos podr ser examinado por las partes o

sus apoderados bajo la vigilancia de aqul.

5.1.4.10.2. Notificaciones en el procedimiento del estatuto tributario

(cobro de los dems ttulos de ejecucin)

El procedimiento descrito en los artculos 826 y siguientes del estatuto tributario, es elaplicable para obtenerel recaudo de los ttulos de ejecucin derivados de actividadesdistintas a la responsabilidad fiscal. Se trata entonces de la va procesal para obtener elpago (entre otros) de:

Resoluciones que imponen el reintegrode dineros a favor de la Nacin expedidas porel Contralor General de la Repblica.

Las providencias judiciales que se ordenen el pago de una suma de dinero a favor de laNacin - Contralora General de la Repblica.

Actos administrativos que impongan multas por faltas disciplinarias a funcionarios o exfuncionarios de la CGR, por parte de la Oficina de Control Disciplinario de la CGR o dela Procuradura General de la Nacin.

Resoluciones de incumplimiento de la tarifa fiscal impuesta a los sujetos de control dela CGR.


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El artculo 826 establece que el mandamiento de pagoque se debe expedir con baseen los mencionados ttulos, se debe notificar en forma personal de conformidad con elartculo 563 y siguientes del ET.

Se contempla para dicha notificacin personal que se debe enviar el citatorio al deudor,apoderado o a su representante legal, en el caso de personas jurdicas, para quecomparezca en un trmino de diez (10) das hbiles siguientes al envo del correo(certificado), para que acuda a recibir la notificacin personal del auto de mandamientode pago en las instalaciones de la Secretara Comn.Dicho citatorio ira dirigido a la direccin suministrada por el ejecutado o la que apareceen Certificado de Existencia y Representacin Legal expedido por la Cmara deComercio; se autoriza para tal efecto, acudir tambin a las bases de datos, (guastelefnicas, directorios) segn el Artculo 563 del ET modificado por el artculo 59 delDecreto 019 de 2012).

Cuando de entrada o luego de efectuada una pesquisa para obtener la direccin-esimposible establecer la direccin para enviar el citatorio, el Inciso 3 del artculo 563 delET modificado por el artculo 59 del Decreto 019 de 2012, prev que el auto demandamiento de pago ser notificado por medio de la publicacin en el portal de la web

de la entidad (Contralora General de la Repblica).

Si -como resultado de la citacin- el sujeto comparece a la Secretara Comn, en estase deber realizar la respectiva diligencia regulada en el Artculo 569 del ET, quesimplemente consiste en verificar la identificacin de quien comparece, entregar lacopia del Mandamiento de pago, hacindose constar la fecha de la respectiva entrega,

junto con la firma del notificado y del funcionario.

Un supuesto diferente ocurre cuando el sujeto habiendo recibido el citatorio, nocomparece a la diligencia de notificacin personal, en este evento, si han transcurrido

ms de diez (10) das siguientes a la recepcin del citatorio, y sujeto no ha concurrido,se debe notificar el mandamiento de pago por correo.

Quiere ello decir que, se debe elaborar un oficio de notificacin al cual se debeacompaar copia del auto de mandamiento de pago, advirtiendo en el texto delprimero, que esta notificacin se entiende notificada a partir de la recepcin del oficio.Ello quiere decir que a partir del momento en que se agota esta notificacin, elejecutado tiene quince (15) das para hacer el pago o para presentar excepciones. (Elprocedimiento narrado es tambin aplicable para notificar el mandamiento de pago alos herederos del ejecutado).

Cuando es devuelta la comunicacin que se acaba de mencionar, estos se debensern notificar por aviso, transcribindose en ella la parte resolutiva del actoadministrativo. El aviso se ha de publicar en el portal web de la entidad (se advierte queen la pgina web respectiva, deben incluirse mecanismos de bsqueda por nmeroidentificacin personal y, en todo caso, en un lugar de acceso al pblico de la entidad.

La providencia por medio de la cual se resuelven las excepciones alegadas por elejecutado frente al mandamiento de pago, se debe notificar segn el artculo 565 del

ET, es decir en forma personal y en el caso de que ello no sea posible, se debe agotarel trmite mencionado de notificacin mediante el envo del correo.


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De otro lado, las providencias por medio de las cuales se decide el recurso dereposicin, se deben notificar personalmente y en su defecto por edicto ( por edicto siel contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante, no compareciere dentro

del trmino de los diez (10) das siguientes, contados a partir de la fecha de

introduccin al correo del aviso de citacin. En este evento tambin procede la

notificacin electrnica.) segn lo establecido en el Artculo 565 inciso 2 del ET.

Finalmente, la resolucin que ordena seguir adelante la ejecucin, por habertranscurrido los quince (15) das hbiles siguientes a la notificacin del auto demandamiento de pago, sin que el ejecutado hubiere pagado o sin que hubierepresentado excepciones de mrito (Art. 835 ET), se debe notificar personalmente, o ensu defecto (en los casos ya mencionados) de manera electrnica, o por envo de correo(Artculo 565 ET).

Cuadro de Notificaciones

A continuacin se anexa el cuadro comparativo de las notificaciones de losprocedimientos fiscal y administrativo de cobro coactivo, elaborado y amablementesuministrado como aporte a ste Manual por parte de la doctora Marcela Pealosa, ensu calidad de profesional de la Direccin de Jurisdiccin Coactiva de la CGR. Dichocuadro contiene el listado de la casi totalidad de las providencias a proferirse en elcurso de cada uno de los dos procedimientos, sealando la clase de providencia, sunombre, la norma que rige la actuacin, la norma que fija el tipo de notificacin, yfinalmente las modalidades de notificacin a desarrollarse en cada caso.

Cuadro resumen con soporte legal.

CUADRO NOTIFICACIONESPROCEDIMIENTOS DE COBRO

COACTIVO

CLASE DEPROVIDENCIA

NOMBRE DEPROVIDENCIA

NORMA

ACTUA-

CION

NORMA

NOTIFI-

CACION

CLASE DENOTIFICACION

CITACION

PARANOTIFICACI

ON

NOTIFICACI

ONPERSONAL

NOTIFICACI

ONPOR

CORREO

NOTIFICACION ENPAGIN

AWEB

CURADO

RAD-LITE

M

NOTIFICACI

ONPOR

AVISO(

PAGIN

AWEB )

NOTIFICACI

ONPOR

EDICTO

NOTIFICACION PORESTADO

AUTO POR EL CUALSE AVOCA

CONOCIMIENTO (Cumplase)

N/A

RESOLUCION DEMANDAMIENTO DE PAGO

ET 826 -565inc 1ET

Arts.568 y563mod.porlos

arts.58 y59

X X X X


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delDec.19

/2012Ley 42

/93564C.P.

C

X X

AUTO QUERESUELVERECURSO DEREPOSICIONCONTRA ELMANDAMIENTO DE PAGO

ET N/A

Ley 42/93

321C.P.

C

X

RESOLUCION QUE ORDENALA EJECUCIN( No presentexcepciones)

836ET 565

inc 1

X X X X

AUTO DE SEGUIRADELANTE LAEJECUCION

Ley 42/ 9

Ley 610 de 2000 Responsabilidad Fiscal

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