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Red de Conocimientos en Auditora y Control Inter

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CONCILIACION CON LOS LIBROS CONTABLES

La informacin resultante del conteo fsico no es un elemento suficiente, pues, debe

compararse con los saldos que tiene el Sistema de Krdex Fsico. A esta fase se ledenomina conciliaciny el objetivo final es la correcta determinacin de las diferenciasque producirn el ajuste contable, de acuerdo al mtodo de costeo utilizado por la

Empresa.

PROCEDIMIENTOS DEL AUDITOR

Es necesario para el Auditor estar presente en el momento del conteo, y que mediante la

observacin adecuada, realice pruebas y consultas para sentirse satisfecho en cuanto a

la efectividad del mtodo utilizado por la compaa para realizar el inventario, teniendo en

cuenta que con base en este inventario sern ajustados los estados financieros con corte

a 31 de diciembre y sobre los cuales el Auditor emitir su opinin.

A continuacin enumeramos algunos de los procedimientos que el Auditor puede ejecutar

al momento de la realizacin del inventario fsico.

Estos procedimientos no pretenden abarcar la totalidad de situaciones, simplemente

queremos que sirvan de punto de partida para el mejoramiento de nuestra prctica de

auditora.

a) Procedimientos previos al inventario

1. Efectuar una revisin del instructivo del procedimiento de inventario fsico de la

compaa para determinar si las instrucciones son adecuadas y claras (Tomar

como punto de partida las buenas prcticas de un inventario fsico que se

encuentran en esta gua). Es recomendable solicitar y revisar el instructivo en los

das previos al inventario. Lo anterior, en caso de que se determinen debilidades

por parte del auditor que deben ser comunicadas al cliente de forma oportuna

2. Verificar que la administracin de la compaa comunic a los participantes delinventario el instructivo del procedimiento de inventario fsico con anterioridad alconteo

3. Verificar si la compaa tiene bajo custodia inventario de terceros. De ser as,asegurase que este inventario no pueda ser incluido para cubrir posibles faltantes

4. Realizacin de un recorrido por las instalaciones de la compaa para determinar

lo adecuado del alistamiento de las existencias en las diferentes ubicacionesprevia iniciacin del conteo

5. Verificar que el inventario obsoleto, daado, discontinuado o de lenta rotacin, seencuentra debidamente identificado y separado

6. Verificar que se suspendi la entrada y salida de inventario. (De no ser as,describir los procedimientos utilizados para controlar el movimiento de inventario)

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7. Verificar que las planillas del conteo estn pre numeradas, en caso que no loestn, determinar las implicaciones para la efectividad del conteo

8. Verificar la correcta estructuracin de los grupos de conteo en donde se asegureuna adecuada segregacin, es decir que cada equipo de conteo incluya personalque no tiene a su cargo la custodia del inventario. Igualmente, cada equipo deconteo debe incluir una persona que est familiarizada con el inventario. Ejemplo:personal de compras

9. Verificar si existe una adecuada segregacin de funciones entre las personasresponsables de controlar las tarjetas de conteo, de realizar el conteo fsico y deingresar en los registros de inventario las tarjetas de conteo utilizadas

10. Acompaamiento en la realizacin del corte de documentos por parte del cliente y

verificacin de lo adecuado del mismo

b) Procedimientos durante la ejecucin del inventario

11. Verificar que el inventario se ejecuta de acuerdo con las instrucciones

12. Verificar la correcta supervisin de los equipos de conteo

13. Verificar que no existan espacios vacios entre los tems que se estn contando

14. Cuando el inventario est empacado, el Auditor puede solicitar la apertura dealgunos tems (los ms valiosos) para confirmar que dentro del empaque seencuentra el tem referenciado

15. Seleccin de los tems ms representativos del inventario, conteo fsico de lasexistencias y cruce con los conteos del cliente por parte de auditor. El tamao dela muestra debe ser directamente proporcional al riesgo evaluado por el auditor.Es decir, a mayor riesgo, mayor debe ser el tamao de la muestra

16. Con el fin de verificar la integridad del inventario, el auditor, dentro de su conteo,puede incluir una muestra de inventario que se encuentra en la bodega y verificarque est registrado en el Krdex

17. Verificacin de las medidas de seguridad para el acceso a las distintasubicaciones dentro de la bodega

18. Verificacin de la existencia de equipos contra incendio vigentes.

19. Identificacin y cuantificacin del inventario obsoleto, daado, discontinuado o de

lenta rotacin

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c. Procedimientos finales del inventario

20. Determinacin de las diferencias entre el primer y segundo conteo

21. Verificacin de la ejecucin de tercer conteo por personal diferente al que ejecut

el primer y segundo conteo

22. Verificacin de la conciliacin del conteo fsico vs el Krdex, solicitando las

explicaciones de las diferencias importantes.

23. Verificacin del ajuste de las diferencias presentadas entre el Krdex y el

inventario fsico en los estados financieros. Las diferencias deben ser

adecuadamente soportadas por el personal que custodia el inventario y el ajuste

autorizado por una persona de nivel adecuado que no tenga a su cargo la custodia

del inventario

24. Verificacin de la conciliacin del Krdex valorizado y el libro mayor

25. Con base en el inventario daado, obsoleto, descontinuado o de lenta rotacin,

identificado en la toma fsica de inventarios, se debe determinar la provisin de

inventarios que debe quedar a 31 de diciembre

ALGUNAS FORMAS DE CUBRIR FALTANTES

A continuacin enumeramos algunos de los mtodos con los que se pueden cubrir

faltantes en la toma fsica, con el fin de que el auditor los conozca y los tenga presentes al

momento de realizar el inventario.

1) Dejar espacios vacios entre los productos

2) Incluir cajas vacas o con productos que no corresponden a la referencia

3) Incluir productos que han sido dados de baja por la compaa por estar, daados,

obsoletos, descontinuados o con lenta rotacin

4) Incluir productos que no corresponden a la referencia

5) Incluir en el inventario productos que no pertenecen a la compaa. Ejemplo,

productos en custodia de la compaa.

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6) Intercambiar referencias, es decir, referencia que estn sobrando trasladarlas a

productos que hacen falta

7) Manipulacin de equipos de medicin. Ejemplo: Pesas.

8) Una inadecuada segregacin de funciones. Ejemplo: Las personas que realizan el

inventario, son las mismas que lo custodian.

QUE PASA CUANDO EL INVENTARIO NO SE REALIZAR AL CORTE DE LOSESTADOS FINANCIEROS?

Si el conteo fsico no se realiza en la fecha de corte de los estados financieros, ejemplo

noviembre 30, el auditor, adems de participar en el conteo fsico, deber realizar

procedimientos que le permitan obtener evidencia suficiente y adecuada que le permita

verificar si estn registrados de manera apropiada los movimiento del inventario

(entradas, salidas y otros) entre la fecha del conteo y la fecha de corte de los estadosfinancieros.

INVENTARIO EN PODER DE UN TERCERO

Si existe inventario de propiedad de la compaa que est en poder de un tercero y su

valor es significativo, el auditor deber obtener evidencia suficiente y adecuada respecto a

la existencia y condicin de dicho inventario, mediante uno o ambos de los siguientes

procedimientos:

1) Confirmando con el tercero las cantidades y condicin del inventario bajo su

responsabilidad.

Normalmente la confirmacin que enva el tercero no incluye la condicin del

inventario, por lo anterior, el auditor puede programar la realizacin de una

inspeccin para verificar su condicin.

2) Participando en el conteo fsico