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GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES

Las grandes tendencias que marcan la gestión de empresas u organizaciones llevan

implícito un aspecto fundamental, que en muchas ocasiones no se considera o se deja de

lado, como lo es la información, sus sistemas y proceso de gestión

Desde que surge la teoría de la organización, el papel de la información y de la

comunicación se ha acentuado. La información empieza a considerarse como una reserva

de conocimientos disponibles sin limitaciones en su uso, gracias al aporte de las nuevas

tecnologías que hacen que cada día sea más accesible al usuario. Contrastándolo con la

actualidad, la información empieza a considerarse además, como un recurso económico y

esto, porque, una vez procesada y utilizada racionalmente, adquiere valor. Extraer el valor

de la información es un gran reto que empiezan a adoptar las organizaciones que buscan la

competitividad y el liderazgo en su campo.

Ahora bien, qué entendemos por el término organización? Una organización es un sistema

conformado por: personas, recursos materiales e información, siendo el último, un aspecto

fundamental que permite la supervivencia de los mismos, entre ellas, las empresas,

universidades, organizaciones públicas, bibliotecas, y en éstas, se desarrollan las

actividades de información, que tradicionalmente se han ejecutado en departamentos o

secciones destinados a ejercer sus funciones específicas, o sea, en el interior de las

organizaciones, en ámbitos especializados llamados unidades de información, que efectúan

procesos de recopilación, procesamiento y servicios de información. Esta forma de realizar

el trabajo dentro de las organizaciones obedece a un paradigma que en la actualidad se está

superando.

Una de las manifestaciones más evidentes de los cambios que se están experimentando y

denominados cambios globales ha sido, el surgimiento de un nuevo paradigma

organizacional, que busca nuevas formas de organización en donde ya no se encuentra el

mismo espacio físico donde ejercer las funciones, sino que se abre el espacio de interacción

con especialistas de otras profesiones y dedicados a otras funciones.

Consecuentemente, el entorno organizacional en el que los profesionales de información

ejercían sus funciones está cambiando.

Las organizaciones están experimentando cambios profundos y desplegando esfuerzos

notables por adoptar nuevas formas de organización de sus estructuras. La visión

administrativa que concebía una sección, un departamento, una biblioteca, una unidad, etc.,

con objetivos y procedimientos diferentes, hoy en día no tiene la misma vigencia.

El surgimiento del nuevo paradigma de los sistemas de información se compone de dos

elementos básicos: el primero sitúa al usuario como eje fundamental de los sistemas de

información, condicionando de este modo, las acciones de diseño y operación de los

mismos; y el segundo señala que, en este nuevo paradigma, se visualiza a los procesos

productivos informacionales, como procesos de agregación de valor a la información.

Esta nueva tendencia implica el desarrollo de un proceso de modernización del área de la

información que no sólo requiere de la introducción de nuevas tecnologías de punta y la

adecuación de los profesionales de la información a las mismas, sino de una vinculación de

los mismos a otros procesos globales y prioritarios de carácter económico y político.

Para lograrlo, es preciso que los encargados de las unidades de información dispongan de

nuevas visiones y perspectivas conjuntamente con capacidades renovadas para el ejercicio

de un liderazgo adecuado a la realidad.

Es necesario iniciar en los directivos de las diversas instituciones, un proceso que provea

los elementos necesarios para que las unidades definan nuevas políticas de inserción y

articulación en un mercado cada vez más denso y competitivo de productos y servicios de

información.

Gestión de la Información

Desde esta perspectiva la gestión de información surge como un nuevo concepto dentro del

campo de la ciencia de la información, orientado al manejo de la inteligencia corporativa de

una organización, que permite la estructuración interna a las organizaciones y les permite

reaccionar ante los cambios de su entorno apoyándose en el uso de la información y de los

recursos de información disponibles.

Esta situación nos lleva a las concepciones más recientes defendidas por la Gestión de la

Información (GI), en el sentido de que las organizaciones deben ser consideradas

fundamentalmente como sistemas de información.

Algunos autores coinciden en que la Gestión de Información, plantea que "gerencia es todo

lo que se refiere a la obtención de la información adecuada, para la persona adecuada, a su

precio adecuado, en el tiempo y lugar adecuado, para tomar la decisión adecuada".

Su objetivo es el de incrementar los niveles de eficiencia y efectividad dentro de una

organización. Este proceso se conduce a través de la integración adecuada de los recursos

humanos, las políticas, las actividades y procedimientos, el hardware, el software y los

datos.

Owen (1989), denomina la Gestión de la Información como una triple hélice. En primer

lugar lo importante de la información es su contenido y no tanto su soporte, en segundo

lugar considera que los gastos para sistemas y tecnologías de la información son un gasto

para recursos y no deben ser considerados como gastos generales de funcionamiento, y la

tercera parte de la filosofía de la Gestión de la Información es la exacta coordinación del

recurso dentro de la propia organización, ya que en la actualidad este recurso está muy

disperso en diversas empresas.

Modificado por Aide Trujillo Naranjo, estudiante 4 semestre Cidba, 2017

Tomado de

http://www.revistas.una.ac.cr/index.php/bibliotecas/article/view/513/452