Los sistemas de información en el arranque del negocio

Ing. Gabriela Gerón Piñón

Introducción

En los planes de negocios se indica que se

defina el software, hardware, origen de la

tecnología y licencias que apoyarán el proyecto

que se va a emprender. Me llama la atención que

cuando los emprendedores desarrollan este

punto lo hacen de manera general, sobre todo

cuando su idea de negocio no está relacionada al

área de tecnología. La intención del presente

artículo es resaltar la importancia de identificar

desde el arranque de un negocio el sistema de

información que se utilizará, aprovechar los

recursos disponibles con los que cuentan los

emprendedores, que van desde software,

revistas especializadas, hasta los apoyos

económicos a los que tienen acceso.

Los Sistemas de Información y su Clasificación

En la época actual escuchamos continuamente sobre los sistemas de información. Veamos algunas de sus definiciones más famosas: “Conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio”. [Cohen y Asín, 2000] “Componentes interrelacionados que capturan, almacenan, procesan y distribuyen la información para apoyar la toma de decisiones, el control, análisis y visión en una institución”. [Laudon y Laudon, 1996] De acuerdo a lo anterior, los emprendedores deben identificar que los sistemas de información les apoyaran en el funcionamiento de sus negocios, les proporcionarán información oportuna para la toma de decisiones y deberán generar valor para el cumplimiento de su visión y objetivos estratégicos. Existen varias clasificaciones de los sistemas de información, veamos una de ellas que hace sentido en el mundo de los negocios: Sistemas Transaccionales: Son aquellos que logran la automatización de procesos operativos dentro de una organización o negocio. Sistemas de apoyo para la toma de decisiones: Ayudan a la empresa en el proceso de toma de decisiones, entre ellos se encuentran los sistemas para la toma de decisiones en grupo y sistemas de información para ejecutivos.

Sistemas Estratégicos: Se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas.

De acuerdo a la clasificación anterior, típicamente las instituciones comienzan utilizando sistemas

transaccionales para apoyar a sus diferentes procesos, a medida que se tiene una mayor madurez

en el uso de los sistemas se puede contar con suficiente información para implementar sistemas de

apoyo para la toma de decisiones y por último, se llega a un nivel más sofisticado en el uso de la

información cuando ya la institución desarrolla su propia tecnología e inteligencia de negocios para

lograr ventajas con respecto a su competencia.

Es importante que cualquier persona que quiera emprender un negocio conozca esta clasificación

para que al momento de adquirir un sistema de información identifique que tiene que ir de manera

gradual, ya que no se puede implementar sistemas estratégicos si los procesos no están

completamente automatizados y si no se cuenta información histórica.

Estadísticas del Uso de Sistemas de Información en México

De acuerdo a la Secretaría de Gobierno, México tiene un nivel de gasto en tecnologías de la información y comunicaciones (TIC) de 3.2% del PIB, ubicándose en el lugar 50 a nivel mundial.

Este rezago es aún mayor en términos de gasto en software, que es 6 veces inferior al promedio mundial y 9 veces menor que el de EUA.

Las estadísticas anteriores nos indican que en nuestro país existen áreas de oportunidad en el uso de las tecnologías de información, pese a que cada día más empresas consideran a los sistemas como parte estratégica del éxito de su negocio.

En las siguientes dos gráficas se presentan estadísticas del Inegi de 2003. La primera identifica el porcentaje de empresas que utilizan equipo de cómputo en sus procesos administrativos, y la segunda, el porcentaje de empresas que usan internet en sus relaciones con clientes y proveedores. Esta información está clasificada por tamaño de empresa y por sector al que pertenecen las empresas encuestadas.

De acuerdo a esta información, podemos apreciar que medida que una empresa crece, el uso de

los sistemas de cómputo e internet en sus procesos y relaciones con clientes y proveedores es

necesario, ya que de otra manera administrar el negocio se vuelve complejo.

Asimismo podemos percibir que el sector de servicios es donde más uso se da a los sistemas de

información, seguido del manufacturero y por último el de comercio. Las direcciones de

corporativos, información en medios masivos, servicios financieros y de seguros son las industrias

que más se apoyan en el uso de tecnologías de información. Los sectores en donde se apoyan de

una menor manera son los electricidad, agua y suministro de gas por ductos al consumidor final,

agricultura, ganadería, aprovechamiento forestal, pesca y caza.

Todas estadísticas nos resaltan la importancia de implementar sistemas de cómputo e internet en

los negocios en México, así como que los emprendedores deben visualizar que a medida que su

negocio crecerá requerirá de un mayor uso de sistemas de información. Dependiendo del sector en

el que operarán, deben tener claro el uso que la industria le da a la tecnología.

La Importancia de los Sistemas de Información

El llevar a cabo la administración de una pequeña empresa desde sus inicios, es una tarea

sumamente agotadora e importante para su buen funcionamiento y desarrollo. Una de las

herramientas con mayor potencial para lograr obtener fuertes bases en las empresas es el uso

adecuado de la información. Es por esto que el uso de sistemas de información aporta un apoyo

significativo para todas aquellas empresas que buscan un futuro exitoso.

La información es un recurso vital para toda organización, y el buen manejo de ésta puede

significar la diferencia entre el éxito o el fracaso para todos los proyectos que se emprendan dentro

de una institución que busca el crecimiento.

El manejo de la información es fundamental para cualquier empresa, con ello puede lograrse un

alto nivel competitivo dentro del mercado y obtener mayores niveles de capacidad de desarrollo. La

información permite identificar cuáles son las fortalezas con las que se cuenta y cuáles son las

debilidades y sectores vulnerables como organización. El tenerlas claras implica tener la habilidad

de planear acciones que nos permitan fortalecernos, realizar una planeación alcanzable y factible,

identificar áreas que requieren mayor atención, así como poder controlar las actividades de la

organización.

El objetivo básico de la información es apoyar a la toma de decisiones dentro de la organización.

Se busca tener más bases sustentables para poder decidir qué es lo que se va a hacer y qué

rumbo tomar para lograr los objetivos que se planearon.

En una pequeña empresa se le debe de poner una atención sumamente especial a la información

que se genera cada día, ya que la adecuada interpretación de ésta pondrá los cimientos

necesarios para consolidarse como una empresa de éxito en el mercado y se obtendrá una mayor

oportunidad de crecimiento y expansión.

Un sistema de información nos permite tener un control sobre todos los elementos de la empresa y

todos sus recursos con los que cuenta, así se evitarán desperdicios o pérdidas de recursos

materiales y demás. Si se tiene menos desperdicios y pérdidas se verán reflejados en los estados

financieros de forma positiva para toda la organización.

Con un sistema de información se puede tener el control sobre el inventario con el que se cuenta y

así saber a todo momento que es lo que se tiene y que es lo que se necesita. Con esto se

obtendrá una mejora en el servicio a los clientes, un incremento en las ventas y mejor manejo y

administración de los recursos económicos de la empresa.

Por todo lo anterior, podemos concluir que los sistemas de información son una herramienta

necesaria e importante para el flujo de la información en una empresa, son una fuente importante

de apoyo para llevar a cabo la dirección de la misma y proporciona los conocimientos básicos para

la realización de las actividades de cualquier área.

Recursos disponibles para apoyar a los emprendedores

Los emprendedores cuentan con diferentes apoyos en términos de sistemas de información.

Vamos a clasificar estos apoyos en tres rubros: 1. Software de uso libre, 2. Revistas y

publicaciones en línea y 3. Apoyos económicos.

1. Software de uso libre

En términos de software podemos diferenciar entre software de uso libre y software que requiere

licenciamiento. Este último requiere que el dueño del negocio cubra un costo que le da derecho a

las licencias, capacitación para el uso e instalación del mismo. En este caso vamos a enfocarnos

en el software de uso libre pensando en apoyar el arranque de los negocios y que les sirva como

apoyo para que los emprendedores administren sus negocios. A medida que el negocio vaya

fortaleciéndose, es sumamente importante adquirir software específico y especializado en cada

área. Hablaremos más tarde de los distintos apoyos económicos con los que cuentan los

emprendedores por si tienen los identificados desde el inicio del negocio los sistemas que utilizarán

y que consideran que son una parte fundamental de su operación.

La mayoría de las opciones de software de uso libre son sencillas. No sirven para una

administración total de una empresa, pero como lo mencionamos anteriormente, pueden ahorrar

costes en licencias hasta que se adquiera un sistema de gestión integral.

Algunos ejemplos de este software tenemos al programa PDF Edit, que es un opensource el cual

es una alternativa para el famoso Adobe Reader. Una de las mayores ventajas del PDF Edit, es la

posibilidad de hacer ediciones básicas en los documentos PDF que estemos leyendo con este

programa.

En los antivirus encontramos al AVG, que es considerado uno de los mejores en el mercado en su

versión gratuita.

Como navegador se puede utilizar Mozilla Thunderbird que es una alternativa de gran calidad al

Explorer de Microsoft.

También existen programas de comunicación instantánea como el Messenger o el Skype que

ofrecen una buena calidad de servicio y se puede hacer conferencias con ellos. Skype también

ofrece la posibilidad de llamar a teléfonos mediante el prepago a precios razonablemente bajos.

Lynux ofrece un sistema operativo freeware, que por lo tanto nos ahorra los costos de una licencia

de Windows Vista. Además pueden utilizarse hojas de cálculo, procesadores de texto y muchos

programas adicionales para prácticamente todas las necesidades que puedan surgir, sin tener que

desembolsar nada por ellas.

Google también ofrece hojas de cálculo y procesadores de texto gratuitos.

Como podemos ver, el mercado está lleno de opciones que pueden ayudar a los emprendedores

en sus actividades diarias. Están al alcance de todos aquellos que las busquen en Internet.

2. Revistas y publicaciones en línea

Para estar más enterados del mundo de los sistemas de información, los emprendedores pueden

consultar diferentes revistas tanto impresas como en línea. En el ámbito mundial existe una gran

variedad de revistas, eventos y publicaciones. En Internet se encuentran gran cantidad de revistas

especializadas en el área computacional y muchas de ellas editadas en Estados Unidos.

Algunas de las revistas comerciales más conocidas están Byte, PcWorld, Media, Cadence,

Computer World, Personal Computing, PC Computing por mencionar algunas. Hay revistas que se

puede tener acceso a ellas de forma gratuita vía electrónica y otras se requiere tener suscripción.

A nivel nacional, contamos con diferentes revistas, donde destacan las impresas por el grupo

Sayrols como por ejemplo: “eSemanal”, revista especializada en tecnologías de la información

enfocada a distribuidores de software y hardware; “Cómputo y Negocios”, publicación mensual

enfocada a brindar beneficios y soluciones de negocio y tecnología a dueños y directivos de las

pequeñas y medianas empresas mexicanas; “Link” revista especializada en direcciones de

Internet; “Net@”, enfocada a Telecomunicaciones.

Se invita a los emprendedores a que consulten este tipo de publicaciones que les ayudarán a

conocer los sistemas de información que están en el mercado y que actualmente se están

utilizando en cada industria.

3. Apoyos a los Emprendedores

Los emprendedores cuentan con diferentes programas para ayudarlos a adquirir hardware,

software y capacitación. A continuación se detallan estos programas:

PROSOFT (Programa para el Desarrollo de la Industria del Software)

La Secretaría de Economía, en coordinación con organismos empresariales y empresas del sector,

diseñó el Programa para el Desarrollo de la Industria del Software (PROSOFT). El objetivo del

PROSOFT es impulsar a la industria de software y extender el mercado de tecnologías de

información en nuestro país.

PROSOFT definió algunas estrategias en donde se resaltan las siguientes:

- Desarrollar el mercado interno apoyando a las empresas para que usen hardware y software

en sus operaciones (Inventarios, Normas, Contabilidad) y en su relación con proveedores y

clientes (Digitalización de Cadenas de Valor)

- Apoyo a Emprendedores que Fomenten el desarrollo del Sector de TI y/o el uso de las TI en el país.

Algunos de los apoyos que brinda PROSOFT son para la capacitación en uso de sistemas de

información, cursos de capacitación, infraestructura (equipamiento tecnológico, equipamiento de un

proyecto productivo, software (herramientas y paquetería), normas y modelos, desarrollo de TI,

protección de la propiedad intelectual, comercialización, estudios, servicios profesionales, eventos,

innovación, creación y fortalecimiento de fondos.

Programa de Capital Semilla PYME Es un programa que proporciona apoyo financiero en forma de crédito simple a los proyectos viables de emprendedores, para la formación y arranque de nuevos negocios incubados a través de las incubadoras reconocidas por el Sistema Nacional de Incubación. ¿Qué financia el programa de capital humano? - Adquisición de maquinaria y equipo

- Inversiones para lanzar el producto al mercado

- Adaptación y remodelaciones

- Registro de patentes

- Capital de trabajo para la operación del negocio

Registro CONACYT De Consultores Tecnológicos (RCCT) Es un programa creado inicialmente para proporcionar asesoría, gestión tecnológica, asistencia técnica y seguimiento a los proyectos financiados por la institución, principalmente a través del Fondo de Investigación y Desarrollo para la Modernización Tecnológica (FIDETEC). Posteriormente, el programa ha sido ampliado para brindar servicios de calidad a los empresarios interesados en ejecutar proyectos de desarrollo tecnológico o resolver problemas técnicos específicos de producción para aumentar su competitividad. El RCCT está integrado por firmas de consultoría, investigadores, ingenieros, técnicos, administradores y otros especialistas distinguidos por sus conocimientos prácticos y profesionales, todos ellos relacionados con actividades de innovación, transferencia, desarrollo tecnológico y mejoramiento de la calidad. NAFIN (Nacional Financiera) Por otro lado, NAFIN cuenta también con un programa de apoyo a las PyMES por medio del cual NAFIN ofrece precios preferenciales para la adquisición de tecnología, además de contar con convenios con algunos bancos como HSBC y BANORTE con los cuales se favorece la modernización de las pequeñas y medianas empresas.

Conclusiones

Como observamos a lo largo del artículo, los sistemas son sumamente importantes en el arranque

del negocio debido a que apoyan en el control de las operaciones básicas y proporcionan

información para la toma de decisiones.

Es esencial que los emprendedores tengan claro desde el inicio de su negocio que usarán los

sistemas de información como una herramienta clave para el logro de sus objetivos.

Pudimos observar también que los emprendedores tienen diferentes apoyos a su alcance, desde

software de uso libre, revistas y materiales especializados, apoyos económicos y de capacitación.

Espero que este artículo brinde algunas ideas a las personas que están próximas a iniciar el

desarrollo de su Plan de Negocios y que vean con otra perspectiva a los sistemas de información.

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