MODELO PARA LA GESTIÓN DE CONOCIMIENTO SOPORTADA EN TIC EN LA

GESTIÓN FINANCIERA SOSTENIBLE DE INSTITUCIONES DE EDUCACIÓN SUPERIOR

COLOMBIANAS

LAURA PATRICIA PINTO PRIETO

Universitaria Agustiniana, Cundinamarca, Colombia

Laura.pinto@uniagustinia.edu.co

LUIS EDUARDO BECERRA ARDILA

Universidad Industrial de Santander, Santander, Colombia

lbecerra@uis.edu.co

LEIDY DAYHANA GUARÍN MANRIQUE Universidad Industrial de Santander, Santander, Colombia

leidyguarin19@gmail.com

RESUMEN

La importancia de la gestión de conocimiento como estrategia para la obtención de ventajas competitivas

y los avances tecnológicos centrados en la implementación de buenas prácticas para la gestión de la

información y el conocimiento sumado con la situación financiera del sistema de educación superior

pública colombiana han sido los principales aspectos que motivaron está investigación, la cual siguiendo

la metodología de investigación acción y basado en una revisión sistemática de la literatura propone un

modelo para la incorporación de buenas prácticas de Gestión de conocimiento soportada en Tecnologías

de Información y Comunicación TIC, en la gestión financiera sostenibles de Instituciones de Educación

Superior Públicas colombianas. Los resultados muestran como la gestión de conocimiento puede

contribuir a la sostenibilidad de dichas instituciones, en el sentido en que aprovecha el conocimiento

existente en la organización para disminuir costos, reprocesos e identificar patrones de comportamiento

útiles para la toma de decisiones, contribuyendo a mejorar el desempeño organizativo.

INTRODUCCIÓN

Las Instituciones de Educación Superior Públicas –IES públicas- requieren implementar estrategias que

les permitan ser competitivas y sostenible en un contexto de globalización con cambios en las políticas

gubernamentales, apertura de mercados, crecimiento poblacional, ajustes normativos, aumento de la

pobreza, acreditación de calidad , entre otros que implican a las IES ser auto sostenibles disminuyendo su

dependencia del Estado mediante el uso eficiente de los recurso, la multiplicidad de fuentes de

financiación, la generación de redes con otras instituciones y la mejora continua a través de la

implementación de buenas prácticas y tecnologías de información orientadas a facilitar la toma de

decisiones, la mejora continua de los procesos, análisis de tendencias, aprendizaje continuo y la

innovación (Brunner & Hurtado, 2009; Bruselas & Europeaid, 2011; González et al., 2006; OECD, 2009;

Pinto, Becerra, & Gómez, 2012; Salmi, 2009), siendo un factor importante para la competitividad, el

conocimiento existe en la institución y la implementación de prácticas de gestión del conocimiento

contribuye a su sostenibilidad generando beneficios como aprendizaje organizativo, trabajo en equipo,

creación de memoria organizativa, merma de reprocesos y errores, identificación de patrones de

comportamiento útiles para la toma de decisiones, entre otros (Pinto, Becerra & Gómez, 2013).

El objetivo de este trabajo es presentar un modelo de Sistema de Gestión de Conocimiento realizado a

partir de una revisión de la literatura y de diversas actividades desarrolladas con IES públicas colombianas

adscritas al Ministerio de Educación Nacional y vinculadas al proyecto GEFIES (Gestión financiera en

las Instituciones de Educación Superior públicas en Colombia), el cual presenta los factores a tener en

cuenta para la implementación de prácticas y tecnologías de gestión de conocimiento en la gestión

financiera de las IES públicas colombianas, presentando las principales contribuciones científicas en torno

a la gestión de conocimiento y el desempeño financiero de la organización, dificultades y retos que afronta

el sistema de gestión financiera sostenible de IES públicas en Colombia, buenas prácticas y tecnologías

de información aplicables dando respuesta a la siguiente pregunta de investigación: ¿De qué manera

gestionar, mediante Tecnologías de Información, conocimiento relevante para la sostenibilidad financiera

de Instituciones de Educación Superior?.

METODOLOGÍA

Esta investigación se realizó siguiendo la metodología de Investigación-Acción, en primer lugar se realizó

una revisión sistemática de la literatura respecto a la relación de la gestión de conocimiento y el desempeño

organizativo, e identificar buenas prácticas y tecnologías de información aplicables para la gestión de

conocimiento en los procesos financieros de Instituciones de Educación Superior Públicas-IESP-

colombianas. Se tomó como unidad de análisis el proyecto GEFIES, proyecto financiado por el Ministerio

de Educación Nacional y coordinado por la Universidad Industrial de Santander, para “promover el

fortalecimiento de la gestión financiera en las IES públicas en Colombia, mediante la implementación de

buenas prácticas que permitan la generación de procesos financieros sostenibles y maximicen el desarrollo

de la Educación Superior –ES- en el país”, se desarrollaron algunos talleres en donde se analizó la

problemática y posibles soluciones para contribuir a la sostenibilidad de IES públicas colombianas, se

realizaron mesas de trabajo y se brindó asesoría para la formulación de un plan de acción 2013-2016 por

cada institución vinculada al proyecto con el fin de definir estrategias para la gestión financiera sostenible

(Pinto, Becerra, & Gómez, 2013).Se identificaron los factores críticos para el sistema de gestión financiera

sostenible en Instituciones de Educación Superior Públicas y las acciones y procesos asociados; la

encuesta fue enviada a las 61 IES Públicas colombianas adscritas al Ministerio de Educación Nacional –

MEN- y vinculadas al proyecto GEFIES de las cuales se recibió respuesta de 40 Instituciones que

representan un 65.6% del total de las IES vinculadas. A partir de los resultados de las actividades

desarrolladas con las IES y la revisión de la literatura se elaboró un modelo de referencia que guiará a las

instituciones en la incorporación de la gestión de conocimiento en el proceso financiero, este modelo

incluye prácticas que pueden ser incorporadas por las IES, tecnologías de información soporte a la Gestión

de conocimiento, algunas acciones de mejora, principios a tener en cuenta y posibles conocimientos a

gestionar, entre otros.

RESULTADOS

Modelo para la gestión de conocimiento soportada en TICs para la gestión financiera sostenible en

Instituciones de Educación Superior Públicas Colombianas

El conocimiento, es reconocido como una fuente valiosa de ventaja competitiva de la organización

(Chakravarthy, McEvily, S Doz, & Rau, 2003; Lee, Lee, & Hang, 2005; Acosta P, Zárate T, & Luiz F,

2014; Plaza Gómez & Domínguez Santiago, 2011; Alberto & Romero, 2012; Obeso, Sarabia, & Sarabia,

2014), especialmente por su carácter intangible (Hahn & Wang, 2009; Nah & Siau, 2005), siendo difícil

de imitar, conllevando a las organizaciones a implementar estrategias que le permitan gestionar el

conocimiento interno y externo en pro de la mejora de su desempeño organizativo y generando en la

comunidad científica estudios centrados en analizar los factores de éxitos y fracaso en los proyectos de

gestión de conocimiento y los mecanismos de medición del impacto obtenido de la implementación de

estrategias de gestión de conocimiento. Según (Hung, Tsai, Lee, & Chau, 2015) “La posesión de los

recursos del conocimiento no sólo tendrá incidencia directa en los resultados de rendimiento a menos que

las empresas pueden asegurarse de que el valor del conocimiento puede ser utilizado con eficacia en el

proceso de valor añadido.”

Los seis factores de éxito más relevantes para la gestión de conocimiento identificados en la literatura son:

El liderazgo, La cultura, la estructura organizativa, la estrategia, las personas y las tecnologías de

información, destacando como las más relevantes a la estructura organizativa, las tecnologías de

información y la cultura respecto a la gestión de conocimiento (Oztekin, Delen, Zaim, Turkyilmaz, &

Zaim, 2015; Lindner & Wald, 2010; Yang, Marlow, & Lu, 2009). (Yang et al., 2009) señala que la

estructura organizativa y la cultura de gestión del conocimiento tienen efectos significativamente positivos

sobre el desempeño organizativo en términos de: innovación, el desempeño financiero y servicio al cliente,

mientras que el apoyo en tecnologías de la información para la gestión de conocimiento tiene un efecto

positivo en el desempeño organizacional relacionado con la innovación. Otros autores como (Wen Chong,

Holden, Wilhelmij, and Schmidt, 2000) destacan como resultados de la gestión de conocimiento un mejor

servicio al cliente, mejor flujo de comunicación y reducción de tiempo en la solución de problemas.

Por otra parte en cuanto a los posibles resultados de la gestión de conocimiento sobre el desempeño

financiero se identifica que no se obtienen una influencia directa sino que esta se da a través de la

implementación de estrategias que impactan otros componentes del desempeño organizativo y a través de

ellos se obtiene un mejor desempeño financiero (Castrogiovanni, Ribeiro-Soriano, Mas-Tur, & Roig-

Tierno, 2016; H.-F. Lin, 2015; Oztekin, Delen, Zaim, Turkyilmaz, & Zaim, 2015; Zapata Cantu &

Mondragon, 2016), tal como lo relaciona (Zack et al., 2009) “las prácticas de gestión de conocimiento

están directamente relacionadas con el desempeño organizativo, el cual está directamente relacionado con

el desempeño financiero”, y añaden que esto se da solo sí la organización crea estrategias para filtrar

conocimiento, fortalecer la filosofía empresarial y facilitar la comunicación efectiva. (DeTienne &

Jackson, 2001).

El presente modelo de sistema de gestión de conocimiento es una guía para las Instituciones de Educación

Superior Públicas en la incorporación de sistemas de gestión de conocimiento en el proceso financiero de

la Institución en pro de la mejora de su sostenibilidad financiera; como entradas se tiene los conocimientos

relevantes para la sostenibilidad financiera, la memoria organizativa y los sistemas de información

existentes en la Institución tal como se presenta en la figura 1.

Los conocimientos a gestionar pueden relacionarse con la normatividad existente, procedimientos para

la toma de decisiones, conocimiento de expertos, procedimientos y políticas para manejar la contingencia

y el riesgo en la operación, factores por los cuales una propuesta fue aprobada o rechazada,

comportamiento y evaluación de proveedores de servicios, conocimientos para la solución de incidentes

o situaciones atípicas que suceden en la institución relacionadas con el proceso financiero, etc. De otro

lado, la memoria organizativa está formada por documentos, manuales, bases de datos y todo tipo de

información del pasado de la institución que puede ser utilizada en el futuro para gestionar conocimiento.

Figura 1. Modelo del Sistema de gestión de conocimiento para la gestión financiera sostenible en IES

públicas Colombinas

Fuente: Elaboración propia

Posteriormente en el procesamiento o transformación, la institución gestiona los conocimientos a través

de prácticas administrativas de gestión de conocimiento y de tecnologías de información diseñadas para

dar soporte a la gestión de conocimiento tales como: creación de espacios físicos y virtuales para facilitar

la gestión de conocimiento, reuniones para la interacción y trabajo colaborativo entre los funcionarios,

(López & Meroño, 2011)(López & Meroño, 2011) publicación y acceso a documentos institucionales,

gestión de redes de conocimiento (Gradillas, 2001;Benavides & Urquidi, 2000; Legazkue &

Aranguren,2002). Aunado a estos planteamientos (Lee & Ge, 2010) afirman que la asistencia a eventos

en áreas de interés de la organización son necesarios para el intercambio de saberes, la capacitación de

empleados ,el manejo de recompensas, entre otras; esto dará como resultado que las IES podrán identificar

nuevas oportunidades de financiación y mejora del proceso financiero, crear conocimientos, identificar

patrones y tendencias en los datos, reducir costos, gastos y reprocesos, diversificar sus fuentes de

financiación.

El uso de las tecnologías de información, desempeña un rol fundamental para la gestión de conocimiento

dado que ellas facilitan gestionar y extraer conocimientos (Inkinen, 2016) de diversas fuentes que sin ella

sería muy difícil realizarse, permitiendo una mejor comunicación y flujo de conocimiento dentro y fuera

de la organización (Alavi y Leidner, 2001; Kankanhalli, et al, 2003; Klint y Verhoef, 2002; Kruger y

Johnson, 2010; Lee y Choi, 2002; Lindner y Wald, 2010; Pinto et al., 2012; Rodriguez, et al 2008; Yang

et al., 2009). La siguiente presenta una clasificación de los sistemas de gestión de conocimiento junto con

sus respectivas tecnologías de información.

Tabla 1 Categorías de sistemas de gestión de conocimiento

CATEGORÍA TECNOLOGÍAS UTILIZADAS

Sistemas de gestión de

conocimiento a nivel

empresarial

Sistemas basados en Inteligencia de

negocios y minería de datos

Sistemas de gestión documental

Workflow

Directorio de Expertos

Intranets

Portales de conocimiento

Social Knowledge

Management

Web 2.0 (Wikis como Wikipedia,

Blogs, Redes Sociales , social

bookmarking y RSS)

Gestores de contenido

Comunidades de practica

Groupware (Correo electrónico,

mensajería, videoconferencias)

Web semántica

Sistemas Basados en el

Conocimiento

Repositorios o Depósitos de

conocimiento

Redes neuronales

Razonamiento Basado en Casos

Lógica difusa (Lógica Fuzzy)

Agentes inteligentes

Algoritmos genéticos

Método de resolución de problemas

Fuente: Elaboración basada en los resultados de la revisión sistemática.

Sistemas de gestión de conocimiento a nivel empresarial: Esta categoría la conforman las tecnologías

para almacenar datos estructurados y no estructurados, almacenar y consultar información de empleados

y expertos en una empresa y herramientas para obtener datos e información de sistemas de transacciones

(Laudon & Laudon, 2008), estas herramientas están basadas en el concepto de sistemas de gestión de

conocimiento (KMS por sus siglas en inglés) definidos por (Alavi & Leidner, 2001) como “una clase de

sistemas de información aplicados para gestionar conocimiento organizativo y desarrollados para soportar

y mejorar procesos de creación, almacenamiento, recuperación, transferencia y aplicación del

conocimiento”. Dentro de las TIC encontradas en la literatura, para gestionar el conocimiento, se

encuentran: Almacén de Datos (Cheng, Lu, & Sheu, 2009; H.-F. Lin, 2015), Correos Electrónicos (Zapata

Cantu & Mondragon, 2016), intranet (Jones, 2003; H.-F. Lin, 2015), entre otros.

Social Knowledge Management: El software social (Castrogiovanni et al., 2016), está formado por

tecnologías o herramientas sociales basadas en la web 2.0 tales como como Wikis como Wikipedia,

Blogs como Blogger, Redes Sociales como Facebook y social bookmarking (marcadores sociales) como

Delicious, entre otros; herramientas diseñadas con el objetivo de poner el poder de compartir el

conocimiento en manos de los propios usuarios. La Web 2.0 es una posibilidad que tienen las personas

dentro de un contexto, para compartir conocimiento (Hong, Suh, & Koo, 2011). Así mismo, herramientas

tales como RSS (Really Simple Syndication) proporcionan mecanismos para alimentar y actualizar un

conjunto de noticias en los sitios web, contribuyendo a publicar, agregar y combinar microcontenido en

una forma útil. Lo anterior lleva a decir que la incorporación de web 2.0 en las organizaciones es de gran

utilidad para mejorar la gestión de conocimiento, principalmente en los procesos de transferencia y

creación de conocimiento. Según (Arntzen & Ribiere, 2009) el software social permite mejorar la forma

en como las personas trabajan juntos y direccionar estrategias que permitan compartir conocimiento.

Sistemas basados en el conocimiento: Los sistemas basados en el conocimiento son sistemas centrados

en humanos cuyo propósito es entender e imitar los conocimiento humanos haciendo uso de técnicas de

inteligencia artificial (Chang, 2011; Hendriks, 1999; H.-C. Huang, 2009; Wiig, 1997). Según (Rajendra,

Arvind Akerkar; Priti, 2010) los SBC son un sistema basado en computadores que usa y genera

conocimiento a partir de datos, información y conocimiento, estos sistemas son capaces de entender

información procesada y tomar decisiones basadas en esta. Los SBC se diferencian de otros sistemas en

el sentido que manejan una gran cantidad de conocimiento para tomar decisiones que permitan resolver

una tarea específica (Lozano, 2008), teniendo un enfoque hacia el procesamiento de conocimiento,

transfieren experiencias, toman decisiones basadas en un conocimiento pre establecido y dando

explicaciones al respecto; los SBC aprenden por errores y su principal fuente de conocimiento son los

expertos (Rajendra, Arvind Akerkar; Priti, 2010). Los principales componentes de un SBC son: una base

de conocimiento, un motor de inferencia, una herramienta de ingeniería de conocimiento y una interfaz

de usuario (Wiig, 1997; Hendriks y Dirk, 1999).

En el proceso de transformación intervienen algunos factores entre los cuales están: la cultura, la

normatividad, el personal de la institución, los principios, políticas, estrategias y objetivos establecidos en

la institución y los sistemas de información existentes. Así mismo durante todo el proceso las IES deben

implementar algunas acciones de mejora o de sostenimiento con el fin de reestructurar el proceso

financiero, estas acciones pueden enfocarse a la búsqueda de fuentes de financiación alternas para

proyectos, diversificación de productos y servicios, capacitación de personal, transferencia de tecnología,

entre otras. Así mismo, se pueden abordar acciones para el aseguramiento de la calidad tales como planes

de mejoras en la documentación de procesos y de riesgo, rediseño de perfiles y de la estructura

organizativa de la institución, automatización de procesos, y definición de políticas y procedimientos.

Teniendo en cuenta que los beneficios de la gestión de conocimiento y su impacto sobre el desempeño

financiero se obtendrán en el mediano y largo plazo. Es muy importante monitorear y controlar el proceso

de incorporación de la gestión de conocimiento, para lo cual se deben establecer indicadores que permitan

evaluar las acciones llevadas a cabo en la institución y que contribuyen a la mejora del sistema financiero;

así mismo es necesario establecer mecanismos de medición del desempeño de las estrategias de gestión

de conocimiento para impactar en el sector educativo(Chen et al., 2009; Chen y Chen, 2006)

En este sentido, (Chen et al., 2009; Chen y Chen, 2006) clasifica los métodos para evaluar la gestión de

conocimiento en 7 categorías, estas son: análisis cualitativo (Cuestionarios, entrevistas y análisis de

factores críticos de éxito), análisis de indicadores financieros (Retorno sobre la inversión, valor presente

neto, Tobin’s q), análisis de indicadores no financieros (comunidades de práctica, evaluación de los

procesos de conocimiento), análisis de rendimiento interno (Balanced scorecard, evaluación basada en

actividades), análisis del rendimiento externo (Benchmarking, comparación con buenas prácticas), análisis

orientado en proyectos (patrones sociales, Modelos de gestión de proyectos de gestión de conocimiento),

y análisis orientado a nivel organizacional (capital intelectual).

Por su parte (Vidovic, 2010) señala los siguientes indicadores como útiles para medir el impacto de la

gestión de conocimiento sobre el desempeño general de la organización: el mejoramiento de la calidad

del servicio, la productividad, la capacidad de innovación, la capacidad competitiva y su posición en el

mercado, la proximidad a los clientes y la satisfacción del cliente, la satisfacción del empleado, la

comunicación y el intercambio de conocimientos, entre otros.

(Lee et al., 2005) referencia el Balanced Scorecard como un posible método de medición para el

desempeño de las iniciativas de la gestión de conocimiento dado que incluye perspectivas financieras

como no financieras tales como los clientes, procesos de negocio interno y aprendizaje e innovación; sin

embargo (Lee et al., 2005) menciona que se necesita una métrica más rigurosa para evaluar el desempeño

de la gestión de conocimiento, un método con el que se pueda explicar y sugerir futuras acciones

estratégicas para mejorar el rendimiento de la gestión de conocimiento. La siguiente tabla presenta algunas

de las posibles mediciones del desempeño de la gestión de cocimiento usando las perspectivas del BSC.

(Valmohammadi & Ahmadi, 2015) “El BSC permite la gestión de conocimiento, aspecto que hace una

diferencia en el rendimiento organizacional. BSC permite un enfoque integral en donde se toma en cuenta

los criterios de desempeño de una organización tanto desde una perspectiva financiera y como no

financiera.”

CONCLUSIONES

Los resultados presentan los conocimientos y factores relevantes para la sostenibilidad financiera de

Instituciones de Educación Superior públicas colombianas. Al respecto de la gestión de conocimiento

como una fuente de ventaja competitiva para las Instituciones de Educación Superior mediante la

incorporación de prácticas administrativas y tecnológicas que permitan la mejora del proceso y la

sostenibilidad de dichas instituciones, mediante la disminución de costos, reprocesos y errores cometidos en el

pasado; así mismo permite identificar patrones de comportamiento útiles para la toma de decisiones, la trasferencia

de conocimiento, el aprendizaje continuo y la innovación.

La metodología seguida durante el desarrollo de esta investigación fue de utilidad para combinar la teoría existente

de gestión de conocimiento con su posible aplicación en una situación problema real “Sostenibilidad financiera de

Instituciones de Educación Superior Públicas” incorporando una visión holística de la situación e involucrando a

los principales Stakeholders en el proyecto permitiendo obtener resultados viables de implementación, alineados

con las estrategias y necesidades de las IES, proporcionando una guía para la incorporación de la gestión de

conocimiento en el proceso financiero.

Esta investigación se centró en la mejora del proceso financiero de Instituciones de Educación Superior

colombianas, sin embargo, el modelo propuesto podría ser adaptado a otro tipo de organizaciones y/o

profundizar en algún proceso financiero específico; así, las futuras investigaciones pueden centrar en un

nivel más de profundidad aplicando las bases presentadas para detallar en el diseño y desarrollo de

sistemas de gestión de conocimiento que aborden una necesidad puntual e implementen las prácticas y

tecnologías pertinentes para un contexto determinado.

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