LAS TRES LLAVES DE LA TRANSPARENCIA.- HACIA LA CONSOLIDADCIÓN DE UN GRUPO DE TRABAJO MULTIDISCIPLINAR

QUE ABORDA A LA TRANSPARENCIA DESDE UNA PERSPECTIVA INTEGRAL Y COHERENTE.

INTRODUCCIÓN

En marzo de 2016 se suscribió un Convenio de Colaboración entre la Generalitat Valenciana, a través de su Consejería de Transparencia, y la Diputación provincial de Castellón, para la formación y difusión de los valores y principios asociados a la transparencia pública y la rendición de cuentas. El citado convenio puede consultarse firmado en el Portal de Transparencia de ésta última, a través de la url: https://goo.gl/qU41dm

En dicho convenio se especificó como objetivo fundamental del mismo la difusión de la normativa específica de Transparencia, así como la promoción de los derechos y obligaciones derivados de la misma, fomentando en todo caso los valores asociados a la rendición de cuentas, la participación y el Gobierno Abierto.

Fruto de dicha alianza institucional se conformó un grupo de profesionales cuya labor consistiría precisamente en llevar a cabo todas aquéllas acciones encaminadas a conseguir el citado objetivo. En 2018, después de la segunda renovación del citado convenio, podemos afirmar sin miedo a equivocarnos que el trabajo de dichos profesionales, que más adelante pasaremos a conocer, ha dado como resultado una experiencia de colaboración y cooperación administrativa desinteresada que está obteniendo resultados muy significativos en la esfera de la transparencia, entendida ésta de una forma holística a través de una triple perspectiva que engloba su faceta jurídica, documental-archivística y tecnológica.

Este grupo de personas, además de aportar conocimiento y rigor a la ardua tarea de la “gestión de la transparencia” en el mundo local español, están consiguiendo que dicha materia se entienda cada vez más desde una perspectiva mucho más integrada y coherente con los sistemas y modelos institucionales que actualmente se desarrollan en nuestro país.

Están consiguiendo, además, avances significativos en el conocimiento y en el desempeño de los empleados públicos locales que asisten a sus formaciones y han ideado, sobre la base de una herramienta pública, gratuita y reutilizable disponible en el Centro de Transferencia de Tecnologías del Ministerio de Hacienda y Función Pública, desarrollar una metodología que permite a los gestores locales de los derechos de acceso resolver de una forma rápida y segura dichos expedientes en un tiempo record. Pero vayamos por partes.

1.- EL EQUIPO DE LAS TRES LLAVES

¿Quién forma parte del equipo de las tres llaves? Antes que nada tocaría conocer a los integrantes del grupo de trabajo que está consiguiendo tanto en tan poco tiempo. Ellos son:

Joaquín Burgar:

Funcionario de Administración Local con Habilitación de Carácter Nacional. Adjunto a Dirección en el Servicio Provincial de Asistencia Municipios de la Diputación Provincial de Castellón. Postgrado en Transparencia y Acceso a la Información. Postgrado en Administración Local, Gestión Municipal y Administración Electrónica. Miembro del Grupo de Trabajo de Acceso a la Información Pública de la Reda de Entidades Locales por la Transparencia y la Participación Ciudadana de la Federación Española de Municipios y Provincias (FEMP). Autor de diferentes publicaciones sobre transparencia, acceso a la información pública, funcionamiento electrónico del sector público y contratación pública local, entre otros aspectos.

Joan Carles Faus:

Técnico de procesos y gestión documental, responsable del Archivo Municipal Administrativo del Ayuntamiento de Gandia. Ejerce las funciones de desarrollo del modelo de gestión documental electrónica corporativa, simplificación y reingeniería de procesos y circuitos administrativos, gestión de archivos de oficina y archivo administrativo central, documentos esenciales, gestión de las solicitudes de acceso a la información por el procedimiento simplificado e impulso de la transparencia municipal desde la producción de fuentes documentales primarias de calidad. Posgrado en Administración electrónica y especialista en la implantación del Sistema de Gestión para Documentos UNE-ISO 30300 y UNE-ISO30301.

Fernando Gallego:

Soy técnico informático en la Administración Local, trabajando actualmente en el ayuntamiento de Picanya. Desde siempre relacionado con la informática relacionada con las administraciones públicas, trabajando en diversos sectores. Desde 2001 hasta 2007 trabajó como consultor en la empresa AYTOS, trabajando en diversos aspectos de sistemas de información para las administraciones públicas locales, desde padrones de habitantes, contabilidad, gestión tributaria y seguimiento de expedientes. Desde 2007 a 2009 como jefe de informática del Ayuntamiento de Paiporta. De 2009 a la actualidad como jefe de informática del Ayuntamietno de Picanya.

Carlos Gómez Peset:

Adjunto al Servicio de Administración e Innovación Pública de la Diputación de Castellón. Desde dicho Servicio llevo a cabo labores encaminadas a la implantación de la Administración Electrónica, entendida la misma de forma integral, así pues, se realizan funciones tanto vinculadas a Transparencia, Open Data, Participación Ciudadana, LOPD, Gestor de expedientes electrónicos, Gestor documental, adaptación del ENS y ENI, Archivo Electrónico Longevo, sede electrónica, etc.

Borja Colón de Carvajal Fibla:

Actualmente Jefe del Servicio de Administración e Innovación Pública de la Diputación de Castellón, donde además ejerzo, entre otras, las funciones de Responsable de la Oficina de Transparencia e Información Pública, Secretario de la Comisión de Transparencia y Buen Gobierno, Secretario del Consejo Provincial de Participación Ciudadana y Secretario de la Comisión de Ética Institucional. Funcionario de carrera del Cuerpo de Gestión de la Administración Civil del Estado, Cuerpo Superior de Técnicos de la Generalitat Valenciana y Cuerpo de Técnicos Generales de la Administración Local. Máster en Liderazgo y Dirección Pública, por la Universidad Internacional Menéndez Pelayo y el Instituto Nacional de Administración Pública.

2.- EL ENFOQUE DE LAS TRES LLAVES: DEL DICHO AL HECHO.

Durante el primer año de vigencia del convenio de colaboración entre la Consejería de Transparencia de la Comunidad Valenciana y la Diputación de Castellón (marzo 2016 a marzo 2017) el grupo de trabajo compuesto por los miembros antes presentados se centró en impulsar en diferentes municipios de la provincia de Castellón una propuesta formativa que abordaba de lleno el problema de la publicidad activa en los municipios de la misma, esto es, el qué, el cómo y el cuándo publicar la información que la normativa exigía en los respectivos portales de transparencia.

Como resultado de un programa de formación tan ambicioso, más de cien empleados públicos de la provincia de Castellón pudieron obtener los conocimientos precisos sobre publicidad activa, repercutiendo todo ello de forma exponencial en la mejora de la calidad y de los contenidos alojados en los respectivos portales de transparencia municipales de dicha provincia.

Entendiendo que no era suficiente la formación presencial a los empleados públicos, el equipo de las tres llaves elaboró una completa publicación (disponible para su descarga a través del siguiente enlace: https://goo.gl/EEIQBk) que pretendía sintetizar en un texto relativamente compacto todo ese conocimiento que se había volcado durante varios meses de formación.

El resultado, con un espectacular prólogo de Concepción Campos Acuña traía por título, precisamente: “Las tres llaves de la transparencia: un análisis jurídico, tecnológico y archivístico de los problemas prácticos en la

implantación de la Ley de Transparencia”, siendo sus tres capítulos los siguientes:

1. Aspectos jurídicos relevantes en la puesta en marcha del Portal de Transparencia y elementos de ponderación en el derecho de acceso a la información pública.

2. El reto tecnológico en la provisión de información en las plataformas de transparencia y datos abiertos.

3. El Archivo y la Gestión Documental como llave esencial para la transparencia.

“Las tres llaves de la transparencia” aporta un análisis jurídico, tecnológico y archivístico de los problemas prácticos en la implantación de las Leyes de Transparencia en las Entidades Locales. Desde el trabajo de campo, se contrastan y comparten pautas e instrumentos que faciliten la adaptación de la forma más ágil y sostenible posible de los municipios a las exigencias legales de transparencia y gobierno abierto.

Entre otros aspectos, modelos para la ponderación del acceso a la información pública, desarrollo específico de la normativa local, diseño y mantenimiento de portales de transparencia, análisis de los sistemas de información y los recursos tic necesarios para la explotación y la comunicación digital, así como el sistema de gestión documental óptimo para acreditar y garantizar la contextualización y sostenibilidad en la transparencia de la actividad pública municipal. Una primera experiencia, un pequeño éxito colectivo.

3.- LA TRANSFERENCIA DEL CONOCIEMITNO: LA EXPERIENCIA GIGAPP

En septiembre de 2017, el equipo de las tres llaves acude con su propuesta de generación de valor público a través de la transparencia al Congreso organizado por el Grupo de Investigación en Gobierno, Administración y Políticas Públicas (GIGAPP). Realiza dos aportaciones a este foro público:

1. La propia presentación a la comunidad iberoamericana de la publicación del Libro Las tres llaves para la transparencia, participando la experiencia y los logros colectivos del enfoque a toda la comunidad iberoamericana: https://goo.gl/WVqFHd

2. La presentación de una comunicación o paper donde esbozamos el desarrollo del enfoque de las tres llaves para establecer una hoja de ruta básica que logre materializar la transparencia de una forma efectiva y la apertura de los gobiernos en cualquier administración local, especialmente en municipios modestos.

Nos centraremos un poco en esta última, que lleva por título: “De la información enlatada a la transparencia efectiva: abriendo los municipios desde la gestión

documental, la tecnología y la operatividad jurídica”.

https://congreso.gigapp.org/components/com_dryfta/assets/congreso/abstractfiles/abs_277_15059281922017Giggap_TransparenciaEfectiva_vd.pdf

Sabemos que cumplir la Ley para encapsular información pública en portales web no garantiza una transparencia efectiva. Necesitamos materializar la abstracción del Gobierno abierto siendo eficaces con la normativa local, con pautas de trabajo y responsabilidades claras, exigibles, asumidas cotidianamente por los poderes públicos y la ciudadanía. Esta comunicación esboza la experiencia de la Diputación de Castellón para repensar argumentos y normalizar la cultura de la transparencia; de abajo a arriba. Los pilares fundamentales sobre los que se desarrolla dicha hoja de ruta son:

• Identificar las principales percepciones y problemas reales en los municipios a la hora de acometer las obligaciones y competencias de transparencia y gobierno abierto.

• Minimizar el espejismo de la publicidad activa, y establecer las

dimensiones necesarias para conseguir una transparencia más efectiva:

a) no utilizar la tecnología como pretexto, sino como herramienta para el

acceso y la usabilidad de la información pública, b) aportar de una vez por todas por la producción documental de calidad,

desde su diseño, y primando la gestión óptima del flujo informativo de cada organización

c) velar por la integridad y veracidad de la información pública, incorporando procesos controlados incluso en su restricción de acceso y asimilado por todos los agentes implicados.

d) Enlazar con la disposición y la socialización en abierto de la información, desde su explotación automática a su apertura en una sociedad de crecimiento global.

• Apostar por la eficiencia social de la información pública, ponderando su

valor no como un elemento estanco, sino de interpretación y construcción de una información social compartida en cada ámbito, por menudo que sea.

Sobre todo en pequeños municipios, dicha tarea debe compartirse, instrumentalizarse y evaluarse. Proponemos modelos operativos en la actividad pública para lograr la sostenibilidad y la certidumbre de la información disponible, que se convierta en realmente útil y constructiva para el “buen gobierno”.

En definitiva, trasladar a una verdadera dimensión social la actividad pública (accountability) mediante una óptima producción informativa que incentive la comunidad local en un pacto con la gobernanza de los municipios. Diseñar, producir, mantener y disponer evidencias veraces en Archivos abiertos. Acompasar la publicidad y la apertura de documentos y sus datos con marcos prefijados para instrumentalizar el derecho de acceso a la información pública, minimizando riesgos y contrarrestando arbitrariedades. Y reorientar la tecnología para explotar y comunicar bien la información digital, pero también para hacer partícipe y socialmente responsable a la ciudadanía.

4.- DEL DERECHO Y NO DEL REVÉS: UN CASO ÚNICO DE USO EFICIENTE DE TECNOLOGÍA REUTILIZABLE EN BENEFICIO DE TODO.

Durante el segundo año de vida del Convenio que ha servido como soporte institucional al equipo de las tres llaves (marzo 2017 a marzo de 2018) éste ha vuelto a desarrollar una intensa actividad formativa en los municipios de la provincia de Castellón, siempre organizados en comarcas para recibir la misma y movilizando al conjunto de secretario y secretarios interventores que debían liderar en este caso la implantación delas políticas públicas vinculadas con la transparencia municipal.

En este segundo año de formación, el hilo conductor de la misma fue el ejercicio del derecho de acceso y las particularidades del mismo por lo que a límites y especificidades para su aplicación se refiere. De nuevo, el equipo de las tres llaves ofreció su mejor versión desplegando una formación desde esa triple perspectivas de la llave jurídica, tecnológica y archivística-documental para que el conjunto de empleados que acudían a las sesiones de formación aprendieran ralamente el know how de dicha cuestión, esto es: la tramitación de un expediente administrativo de derecho de acceso a la información pública.

Sin embargo, quizá el hecho más relevante de este último periodo, ha sido el hecho de poder desarrollar internamente y a través de medios propios una herramienta capaz de diagramar en real la diferente casuística con la que se encuentran los gestores cuando debe tramitar un derecho de acceso.

Se trata, en definitiva, de la evolución de una herramienta pública, gratuita y reutilizable disponible en el Centro de Transferencia de Tecnología de la Administración General del Estado que nos ha dejado desarrollar una metodología que permite a los gestores locales de los derechos de acceso resolver de una forma rápida y segura dichos expedientes en un tiempo record.

La herramienta denominada por el #Equipo3Llaves como “Deman@” (acrónimo del “Dret En Materia d’Accés a les Nostres Administracions" pretende ser una herramienta libre para la generación de formularios de recogida de datos, sin embargo, y tras la correspondiente ingeniería de procesos de la parte legal de Derecho de Acceso de la Ley de Transparencia, hemos sido capaces de plasmar un sencillo asistente para resolver las cuestiones relativas a este aspecto.

5.- EL FUTURO DE LAS REDES COLABORATIVAS DE APRENDIZAJE: EL VERDADERO ENFOQUE DE LAS TRES LLAVES.

Como ya se ha dicho, el equipo de las tres llaves nace inicialmente para dar cobertura a unas necesidades específicas de formación derivadas de un convenio de colaboración entre la Diputación de Castellón y la Consejería de Transparencia de la Comunidad Valenciana, pero que posteriormente va creciendo y enriqueciéndose sobre la base de compartir sus experiencias con otros grupos de trabajo e instituciones en la medida en que entiende que su vocación colaborativa lo necesita.

Es por ello que el equipo de las tres llaves representa mejor que ningún otra la verdadera esencia de la colaboración institucional no personalizada, impulsada desde dentro por las personas (todas ellas profesionales) y no limitada en cuanto a sus acciones por un convenio o contrato, sino que innova en la medida en que las posibilidades personales de sus integrantes les acompañan, consiguiendo como resultado de dicho esfuerzo voluntarioso y mancomunado una serie de entregables muy concretos que se ponen a disposición de todos de forma reutilizable y abierta.