Las Juntas de Trabajo Son Una Herramienta Que Le Sirve a La Empresa u

8/19/2019 Las Juntas de Trabajo Son Una Herramienta Que Le Sirve a La Empresa u

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Las juntas de trabajo son una herramienta que le sirve a la empresa u organización

para conocer más al personal que trabaja en ella, para saber como se esta

realizando el trabajo, y si se está realizando de forma idónea. Así tambin sirven

para compartir prácticas, para e!poner mejores propuestas, para ver si se están

alcanzando las metas y de no ser así modificar las tcnicas que se están

utilizando, o los roles de ser que no se estn desempe"ando como se debe.

#na junta de trabajo es una oportunidad que puede resultar muy provechosa para

crecer y aprender más, pues se pueden plantear distintos puntos de vista y así

seguir innovando. Además, al personal le resulta motivante sentir que es tomado

en cuenta, y al sentirse tomado en cuenta es mas factible que se comprometa con

la empresa y que sea más productivo.

$ncita a tu equipo de trabajo a ser innovador a proponer y e!poner sus ideas, crea

líderes, una empresa con gente de calidad, es una empresa de calidad, es mas

fácil posicionarte de manera positiva y e!itosa, si esta siendo impulsada desde la

raíz.

%l trabajo en equipo implica liderazgo, responsabilidad individual y colectiva,

cooperación sinrgica, tolerancia entre ideas, comunicación resolución de

problemas y finalmente retroalimentación& y son estos mismos los factores que seutilizan en una junta laboral para que esta resulte efectiva.

'(omo lograr el trabajo en equipo en una junta)

Enfatizar en la planeación de la junta.

Enfocarse en los temas que deben ser discutidos.

Respetar los tiempos establecidos y horarios.

Dirigir la reunión constructivamente. Motivar los comentarios y la participación de todos.

Llegar a acuerdos tomando en cuenta las diversas opiniones.

romover la solución a los problemas de manera conjunta y!o

participativa.

A continuación unos tips para la planeación una junta de trabajo*

De"nir el tipo de reunión.

De"nir los objetivos. Determinar los asistentes.


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Determinar los temas.

Los objetivos deben de ser siempre claros y precisos, cuantificables, priorizarse y

tener un plazo de tiempo, para que tu equipo de trabajo pueda alcanzarlos, ya que

al no contar con estar regulados bajo estos trminos puede no resultar

provechosa la junta para la empresa y precisamente para sto es que se realiza,

pues es el fin principal.

Reuniones.

#na reunión es el acto de juntar o congregar a un

n$mero determinado de personas para tratar untema o varios temas sobre los m%s diversos

aspectos. #na reunión se sustenta entre otras

muchas cosas& en la persona que la dirige. Hay que

defnir de orma muy clara los temas a tratar,

los objetivos de la reunión y hay que hacer una

correcta preparación de los temas . 'ay quetrazar un correcto plan de desarrollo y prever

posibles situaciones que se puedan producir. 'ay

que evitar& en la medida de lo posible& la

improvisación.

Llevar la reunión.

Dirigir una reunión& no es tarea f%cil. (in apenas

notarlo& en cualquier reunión se exteriorian

cualidades personales como educación&

conocimientos generales& la formación de la

persona& la e)periencia y sus buenas maneras y

cualidades. * sobre todo conocemos si domina el


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tema de la reunión o si realmente sólo conoce

ciertos aspectos generales sobre el mismo. 'ay que

trazar un plan +e)ible& sin objetivos r,gidos que den

lugar a posibles discusiones o alteraciones de los

objetivos "nales.

!ipos de reuniones.

-En una reunión se e)teriorizancualidades personales como

educación& conocimientos generales&la formación de la persona& la

e)periencia y sus buenas maneras ycualidades-

odemos decir que existen tantos tipos de

reuniones como temas& departamentos o motivos

haya para organizarlas reuniones de ventas& de

mar/eting& de lanzamiento& "rmas de acuerdos&

tratados& cooperación& de accionistas& de

negociación& etc.0. Debido a que esta 1eb& no es un

portal sobre econom,a o empresa que hay muchos

en la red0 vamos a dar una organización muy

gen2rica sobre cómo organizar una reunión. 3unque

luego cada reunión puede tener sus caracter,sticas

particulares& las bases suelen ser bastante comunes

en todas ellas.

"ónde se organia.


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Lo primero es elegir el espacio adecuado al tipo

de reunión. 3unque nos parezca una perogrullada&

una peque4a reunión requiere una sala peque4a& y

una gran reunión como suelen ser las juntas de

accionistas de grandes empresas0& requiere una gran

sala. Es un tema importante& ya que el espacio

elegido puede ser un punto clave en el clima general

de la reunión sobre todo si es una negociación0.

'acer sentarse a cinco o seis personas& en un gran

salón donde se pierden sus voces y sus miradas& no

es un buen comienzo. * viceversa. (entar una

nutrida delegación en un sitio demasiado peque4o&

tampoco es una elección correcta& ni un buen

principio para la reunión.

#rganiar la reunión.

#na vez elegido el sitio de la reunión hay que

proceder con los detalles. 'ay que diferenciar la

reunión seg$n su tama4o y las personas que asisten.

(i es peque4a y de empresa& puede ser el propio

director o conductor de la misma quien coloque a los

asistentes el mismo les indica donde colocarse0. (i

la reunión ya es m%s grande y participan muchas

personas& es conveniente colocar un cartel en el

sitio correspondiente con el nombre y cargo de

la persona que va a ocupar ese sitio . (i hay

delegaciones& se pueden colocar unos carteles

generales con el pa,s o empresa de la delegación o


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grupo que abarque un n$mero determinado de

sitios0 y luego m%s detallados& cada cartel

individual.

#na vez situados todos los asistentes& se procede a

una salutación o bienvenida de los asistentes a la

reunión. (i es preceptivo se puede dar lugar a una

presentación uno a uno de los asistentes& o

solamente presentar a los -conductores- o

representantes principales de la reunión.osteriormente es vital& aclarar las premisas de la

reunión de forma precisa5

6. E)posición del tema principal. Esquematizar el asunto

principal.

7. 3portación de puntos de vista de los asistentes.

8. Establecimiento de turnos.

9. untos clave a discutir y posibles conclusiones

"nales.

$onsejos de inter%s.

'ay que suscitar el inter2s de los participantes

desde un principio. 'ay que evitar las

conversaciones privadas que suelen distraer y no

suelen aportar nada al grupo de reunidos. :ambi2n

hay que cuidar las opiniones mal e)puestas que

pueden irritar a otros asistentes a la reunión. Hay


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que ser educados y respetuosos& aunque no

estemos de acuerdo. :enemos que procurar la

participación de todos los asistentes. 'ay que evitar

terminar la reunión sin lograr unas conclusiones

claras. Las reuniones son muy productivas y

e)itosas& si sabemos dirigir y lograr que todos los

asistentes participen. :odas las reuniones deben

tener unos objetivos perfectamente de"nidos y si

estos no se cumplen& la reunión no habr% sido

satisfactoria.

"ecoración.

3parte de lo e)puesto se precisa de algunos

elementos b%sicos para que la reunión sea

productiva. 3parte de alg$n simple elemento de

decoración un centro de +ores& por ejemplo0& en

todas las mesas deber,a haber5 olios o una

carpeta con papeles en los que poder escribir o

tomar notas, bol&graos, micróono si la reunión

es grande0 o intercomunicadores& etc. En todas las

mesas suele haber& botellines de agua o zumos&

caramelos o alg$n peque4o dulce como pastas0 o

alg$n plato con boller,a& termos con caf2& con leche

o t2& carpetas con documentación& si la hubiese

aunque puede ser entregada a la entrada a la

reunión0. (i las reuniones son muy largas es habitual

que haya alg$n tipo de bu;et& en alguna sala

contigua a la de la reunión.


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-'ay que procurar que participentodos los asistentes-

"etalles.

'ay que cuidar al m%)imo los detalles& para que los

asistentes a una reunión se encuentren cómodos y

respetados. Decimos esto& sobre todo en el caso

de reuniones con delegaciones extranjeras & por

el entorno de la reunión. El servicio de rotocolo ha

de cuidar& detalles como servir cierto tipo de

comidas o bebidas respecto de las costumbres de

los pa,ses asistentes& detalles en la decoración como

cuadros que puedan ser -ofensivos- para sus

creencias& religión o historia se da el caso de

reuniones en las que se han retirado cuadros

alusivos a ciertos hechos históricos& que pudieran

molestar a la delegación visitante0. Lo mismo a la

hora de elegir cualquier m,nimo detalle& como puede

ser elegir las +ores de un simple centro de mesa.

$lases de mesas.

#na reunión& siempre se desarrolla en torno a unamesa. Dependiendo del tama4o de la reunión y de

alg$n que otro factor alguna de las veces de

car%cter estrat2gico0 las mesas pueden ser5

6. Herradura.


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:ambi2n se la conoce como -#- invertida. (uele

utilizarse cuando se congregan tres grupos o

delegaciones& situando a la delegación an"triona en la

cabecera de la misma& y a las otras dos a sus

respectivos lados. El lado derecho o izquierdo suele

estar acordado con anterioridad a la reunión.

7. $ircular .

Es limitada en cuanto a su di%metro. ero suele tener la

ventaja de ofrecer una sensación de mayor igualdad

entre los reunidos y da mayor cordialidad.

8. 'ol&gono .

Las formas poligonales son muy utilizadas para

m$ltiples grupos o delegaciones. (on ideales porque

delimitan en cada lado de su pol,gono el grupo o

delegación que la debe ocupar. (on tambi2n limitadas

en cuanto a su tama4o.

9. Rectangular.

Muy utilizada en reuniones con dos grupos o

delegaciones empresa y trabajadores en unanegociación& por ejemplo0. 3mbos grupos se sientan

enfrentados.


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Es similar a la rectangular& pudiendo establecer las

presidencias de forma central o en las cabeceras al

igual que sucede con la mesa rectangular0.

(untas.

#na junta no es m%s que una reunión de varias

personas para tratar de un asunto5 municipal&

reunión de concejales con un n$mero igual de

vocales asociados& para la aprobación de

presupuestos y otros asuntos importantes= de

accionistas& para aprobar las cuentas de la sociedad

de la que son part,cipes& y tratar cualquier otro

asunto referente a la misma. En de"nitiva& es un

tipo de reunión especial& de las muchas e)istentes&

pero cercana a muchas personas que invierten sus

ahorros en las grandes empresas. Respecto a los

detalles de organiación son comunes a los

anteriormente vistos& con alguna particularidad

como5 suele haber una mesa principal& la

presidencial y los accionistas distribuidos& por regla

general& en una gran espacio como puede ser un

patio de butacas de un teatro& por ejemplo0 o sillas

en un pabellón o gran recinto. (e les facilita una

carpeta con documentación y el orden del d,a& y

como peculiaridad& es habitual que haya dos

convocatorias& para acudir a la misma.

• 3lta el

)*+-+)Modi"cado el/+//+)/


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%n este artículo, se"alamos algunos puntos básicos sobre cómo llevar a cabo juntas de personal inspiradoras y productivas en todos los

niveles de tu organización.

7ipos de juntas

'8u tipo de juntas debes tener en tu negocio) '(on qu frecuenciase deben llevar a cabo) '8uin debería participar en las juntas con el

personal) Las respuestas a estas preguntas dependen de lanaturaleza del negocio, tu cultura de empresa, y tu estructura

organizacional. Algunas reuniones básicas de personal que puedenocurrir en tu organización, incluyen*

• Juntas de desarrollo de em"leados %stas reuniones seproducen entre un gerente y sus subordinados directos. %stas

juntas pueden ayudar a los gerentes a abordar los problemas delos empleados, tales como el desempe"o inadecuado oactitudes negativas. 7ambin pueden ayudar a facilitar el

crecimiento y el !ito de los empleados.

• Juntas de de"artamento %stas reuniones tienen lugar entretodos los miembros de un departamento determinado. Ayudan a

mantener un ambiente de equipo coherente y a mantener atodos en el camino correcto y en línea para seguir adelante.

• Juntas de em"resa %stas incluyen a todos los miembros deuna organización. Ayudan al propietario de la empresa aasegurarse de que todos en la organización obtengan

información esencial en el mismo foro. 9on similares a las juntasde departamento, pero a mayor escala.

•

Juntas de "laneación estrat#gica %stas reuniones puedenocurrir dentro o entre departamentos, se pueden involucrar losdirectores y:o empleados, y generalmente están orientadas atrabajar en objetivos y estrategias específicos de desarrollo de

negocios.

• Juntas de revisión y an$lisis %inanciero estas reunionespodrían involucrar a un due"o, consejero delegado y director financiero ;y, posiblemente, un contador e!terno< que revise

cuidadosamente los informes financieros clave para orientar e

informar tus decisiones de gestión en el negocio.


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&a estructura detr$s de una junta "roductiva

%l mismo estudio de /icrosoft que mencionamos anteriormentedeterminó que las trampas de productividad más comunes en el lugar

de trabajo son los objetivos poco claros, falta de comunicación delequipo y las reuniones ineficaces. $ndependientemente de qu tipo dereuniones de personal decidas incorporar en tu negocio, si sigues un

conjunto básico de directrices y normas, puedes convertirlas enactividades muy eficaces y productivas.

• 'ay (ue tener un "ro"ósito claro. 7odos en la junta debensaber qu resultado se debe producir de la reunión, y el porqu

su participación es necesaria. 9iempre que sea posible, elpropósito de la reunión debería estar vinculado con el objetivogeneral de la empresa, ya que puede ayudar a mantener a todos

conectados a esa visión y a cómo encajan en ella.

• )igue una agenda de%inida. %sto incluye ;como mínimo< lahora y duración de la reunión, los temas o ideas específicas que

deben abordarse, y cualquier otro recurso o documentosnecesarios para llevar a la reunión. Aseg+rate de que estainformación sea compartida con todos los asistentes con

suficiente antelación para asegurar que todos estn preparadosy puedan ir directo a la cuestión que quieren atender.

• ri#ntate a la acción. 9i sales de una junta sin tener definidoslos siguientes pasos, no lo estás haciendo bien. Aseg+rate deque tus juntas incluyan un plan de seguimiento que defina deforma muy clara la manera en que cada uno de ustedes y:o el

proyecto seguirán adelante, junto con las fechas de vencimientopara cada paso del plan. 7ener una junta por el simple hecho de

tenerla podría ser aceptable al reunirte con un viejo compa"erode la universidad o con un grupo de amigos para un eventodeportivo, pero las reuniones de personal en tu empresa deben

ayudar a impulsar el negocio.

7ambin ayuda el tener un facilitador para cada junta, alguien queasuma la responsabilidad de mantener la reunión enfocada y en curso.7ambin es necesario tener a un tomador de notas que pueda captar

los puntos clave de la reunión y pueda darle seguimiento a temas quequeden pendientes. 7ambin podrías grabar la reunión para que otros


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puedan escucharla, seg+n sea necesario despus del evento./ientras que un facilitador es a menudo necesario, las reuniones de

personal deben ser esencialmente un esfuerzo de colaboración ydeben invocar la participación de todos los involucrados. Las mejores

juntas en todos los niveles de una organización deben ser energizantes y motivadoras, así como informativas. Al realizarse correctamente, las reuniones de personal apoyaran el

progreso hacia tus metas y serán una parte importante de la cultura detu empresa. =uestros clientes que dirigen su atención e intención enla creación de juntas de personal efectivas, e!perimentan aumentos

en los niveles de comunicación, productividad, responsabilidad ycooperación.

>ealmente pueden servir como un catalizador para mover tu negocio

hacia adelante, todo está en cómo las manejas.

3 la gran mayor,a de nosotros no nos gustan las reuniones de trabajo.Mucho bla& bla& bla& todos hablan acerca de problemas& cosas que no sirveno que no funcionan& el esquema se vuelve repetitivo y nadie hace nada alrespecto. 'ay otra cosa que es cierta5 incluso la gente con talento tieneproblemas en estas reuniones. ero hay algunas cosas que uno dice queempeoran la situación& as, que es mejor no decirlas y aumentar nuestras

posibilidades de 2)ito. (on las siguientes5

6. 2"isculpen, debo irme ahora3. Evita cualquier cosa que te hagasalir de la reunión. #n superior jer%rquico lo puede ver como una faltade respeto. (i debes irte& pide a tu asistente o a alg$n otro individuoque pueda ayudarte0 que te llame al celular para crear la impresiónde que est%s forzado a salir& o simplemente mira tu celular haciendoun gesto de fastidio y sal en silencio de la sala. M%s tarde& en unambiente no tan p$blico& ac2rcate al autor de la reunión y dile @oye

Auan& disculpa que haya salido as, pero ten,a un problema con elcliente del auto rojo. BCu2 me perd,.

7. 24o sabes lo que me pasó3. En los momentos previos a unareunión& hay un ambiente especial en el que casi todo est% permitido5cosas divertidas del "n de semana& historias de viajes& comentariosde buenos o malos restaurantes. ero siempre hay un gesto de lapersona que lleva la reunión& gesto que puede o no ser sutil& queanuncia el "n de todo ello y el comienzo del trabajo. 3 partir de esemomento& cualquier otro tipo de comportamiento distinto al requeridopodr,a ser fatal. >onversa con el resto& s2 sociable& pero estate atentoa cuando empieza todo. Evita lo que le pasaba al >havo cuando todoel mundo hablaba y de pronto& al callarse& se le escucha hablando

mal de alguien.


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8. 24o es mi culpa3. (eguido de @el mercado est% mal& @mi gente meabandonó& @la competencia tiene una ventaja injusta& @me dolió labarriga. ocas cosas hacen enojar a la gente en una reunión m%sque alguien que trata de zafarse la responsabilidad de encima. Eltruco est% en& discreta y educadamente& autocriticarte por lo que

crees que te ha salido mal hasta el punto en que la gente diga @yahombre& tranquilo. >ualquiera se equivoca. Despu2s de latigarte porlas cosas que hiciste mal puedes defenderte por las que no hiciste.

9. 25n jud&o y un alem6n van por la calle73 DE(?ER:3& estamosen el 7FFG. *a no hay ning$n lugar& hasta en una reunión de a dos&para bromas racistas& se)istas& religiosas& migratorias& sobre altos ychatos o simplemente se)uales. :ambi2n evita el comentario sobre aqui2n te levantaste el "n de semana.


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Reunirse de vez en cuando con clientes& proveedores o empleados esnecesario para iniciar nuevos proyectos o conocer los problemas que surgen

al interior de una organiación. Lo ideal es hacerlo periódicamente parallevar un control sobre las situaciones que se presentan. De esta manera&la comunicación se mantendr% estable y la productividad aumentar%debido a las buenas relaciones humanas.

3ctualmente las reuniones ocupan un lugar importante en la carga laboralde los altos mandos o ejecutivos. Es por esta razón que ellos deben priorizary decidir a cu%l asistir& puesto que es casi imposible comprometer lapresencia en todos los encuentros& aunque siempre se deja a una personade con"anza para presidir la reunión.

or lo general& este tipo de encuentros no suelen aprovecharse al 6FF&debido a que se e)tienden m%s de lo normal& se vuelven un poco tediosas eincluso aburridas. La recomendación para evitar esta situación es que lasreuniones sean cortas y productivas& y para esto es necesario que seestablezcan con anterioridad los puntos que se van a tratar& el objetivo quepersigue y la posición que tomar% la empresa ante quienes presidan la

junta.

ero Bcómo aprovechar este tipo de encuentros sin que parezcanun compromisoineludible E)isten algunas maneras de mantener laatención. :oma nota.

:;'R:


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:lige el m%todo adecuado para fnaliar el encuentro

El t2rmino de una reunión debe conseguir que se logren todoslos objetivos dispuesto en un comienzo& adem%s de lograr soluciones paralos diferentes problemas que se presentan en las organizaciones& ya que2stas se convocan para tomar decisiones.

:odas esta recomendaciones har%n que la reunión sea e)itosa y permitir%nque quienes la integren saquen provecho de ella& ya que es la instancia parae)poner todo tipo de temas que necesiten solución.

'ara saber m6s@

(eis h%bitos de trabajo para las reuniones de negocios

BEst%s tan ocupado como crees

6.N ara que comience una reunión de mala forma basta con llegar atrasado.3dem%s de irritar a todas las personas que llegaron a tiempo su imagenqueda por el piso.

Hotas Relacionadas

Ouelve recargado al trabajo



Men2ame

Lin/edin

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7.N Hormalmente el jefe se sienta en la cabecera de la mesa. Lo ideal es queusted logre sentarse a su costado. 3s, usted da a entender que conoce su

lugar& demuestra su apoyo y deja claro que no es una amenaza.

http://www.altonivel.com.mx/9167-tips-para-elevar-la-eficiencia.htmlhttp://www.altonivel.com.mx/16644-6-habitos-de-liderazgo-para-las-juntas-de-trabajo.htmlhttp://www.altonivel.com.mx/19338-estas-tan-ocupado-como-crees.htmlhttp://www.altonivel.com.mx/9167-tips-para-elevar-la-eficiencia.htmlhttp://www.altonivel.com.mx/16644-6-habitos-de-liderazgo-para-las-juntas-de-trabajo.htmlhttp://www.altonivel.com.mx/19338-estas-tan-ocupado-como-crees.html


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8.N Leer o investigar sobre el asunto del que va a tratar la reunión lo puededejar en ventaja sobre aquellos que no lo hicieron. 3dem%s de participar enlas discusiones le da la chance de ser quien m%s sabe del tema y dedemostrar su inter2s.

9.N Entrar en una reunión mudo y salir callado no es la mejor estrategia paraque su jefe lo note.


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pudiendo participar& en algunas de ellas& por medio

de sistemas de multiNconferencia o videoN

conferencia. Ho obstante& las reuniones

presenciales, siguen siendo las m6s habituales .

3m2n de llevar un vestuario adecuado para la

ocasión y& cómo no& ser puntuales& hay algunas

cuestiones b%sicas que debemos tener en cuenta

cuando participamos en una reunión.

/. Hay que saber escuchar . Las cuestiones tratadas

en las reuniones& pueden ser m%s o menos interesantes

pero debemos aprender a escuchar a todo el mundo.

). >tención. Ho solo con escuchar es su"ciente. 'ay

que prestar atención y no hacer otra cosa a la vez Nno

es lo mismo o,r que escucharN. 'ablar por el móvil&mirar por la ventana& leer el periódico& un libro& etc. Es

una falta de respeto no atender a las e)plicaciones o

e)posiciones de los dem%s.

. uando hablamos debemos tener en

cuenta que hay que mirar a los ojos de los dem%s nada

de hablar para nuestra corbata0& hay que hacerlo de

forma clara& con un tono de voz adecuado y valorando

el tiempo de los dem%s& por lo que no debemos

pararnos en detalles poco importantes o signi"cativos.

B. 'reguntar. Las preguntas deben tener relación con

los temas tratados. 'ay que dejar que las personas

acaben sus e)plicaciones y dejar terminar las


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intervenciones de los dem%s. (i hay interrupciones&

deber%n ser justi"cadas.

0. !iempo. Las reuniones suelen tener una duraciónpre"jada de antemano. 'ay que medir bien el tiempo y

evitar alargar las reuniones m%s all% del tiempo

establecido. Los horarios est%n para cumplirlos.

1. "iscusiones. Las diferencias& que suele haberlas&

deber%n ser tratadas con el m%)imo respeto y

educación. Hada de voces& imposiciones o -espantadas-

abandonar la reunión de forma airada0. Las cosas se

hablan y se discuten& pero siempre en buenos t2rminos.

5na reunión de trabajo no es uncampo de batalla, sino un punto de

encuentro

-. >usentarse. 3bandonar una reunión sin haberla

"nalizado solo puede hacerse por razones muy

importantes o de fuerza mayor. Ho es correcto dejar la

reunión por cuestiones cotidianas. En tal caso& se puede

pedir un -receso- y tomar unos minutos para resolver

alg$n problema puntual. (i es importante& se puede

solicitar un aplazamiento de la reunión.

*. $onversaciones. En los tiempos -muertos- o

pausas& las conversaciones no deben entrar en temas

pol2micos que puedan dar lugar a discusiones. :emas

sobre religión& pol,tica& preguntas personales& etc.

deber,an ser ignorados. (i llega el caso& puede dar


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El buen saber de cómo comportarse en una junta de trabajo& sobre todo sies solo una persona la que e)pone& es responsabilidad de ambas partes5 elque e)pone y los que escuchan.

Respetar los tiempos& la agenda& no distraerte& poner atención& guardarsilencio e involucrar a los participantes son algunas consideraciones.

La puntualidad no solo es por parte de los asistentes& sino que el e)positordebe llegar a tiempo. >omenzar una junta de trabajo a la hora que se citó&es re+ejo de una persona responsable y respetuosa del tiempo de losdem%s. (i tu eres invitado y llegas tarde& solo proyectas que tu tiempo esimportante y no el de los otros. ?ntenta llegar siempre 6F minutos antes.

El uso de celular durante la junta no es de buena etiqueta ni mandarmensajes& ni tomar llamadas. uedes pedir permiso y contestar& no sinantes haber puesto en vibrar tu celular. Esto es desconsiderado por quemuestra falta de inter2s y adem%s puede distraer y quitar la concentraciónal e)positor.

Quena actitud como participante. En una ocasión& me tocó ver como unamujer sacó su maquillaje para pintarse los labios. Eso puede esperar&refeleja una falta de inter2s en la presentación.

Llevar una agenda es se4al de ser un buen l,der y seguirla puntualmente enel tiempo en que se acuerde que dure esta junta& tambi2n. Las dem%spersonas seguramente tienen organizado sus actividades y si 2sta dura m%sde lo pactado& puede afectar sus otros compromisos.

>onversar dur%nte la e)posición5 uede ser dif,cil tratar de no opinar con losdem%s cuando est%s en una junta& solo hay que ponernos en los zapatos dele)positor. BCu2 sentir,a yo si la gente estuviera ri2ndose y platicandomientras yo soy el que est% al frente

#n buen l,der y comunicador recuerda los nombres de los participantes& esuna muestra de falta de inter2s hacia las personas cuando no es la primeravez que te re$nes. La gente siempre se siente importante e incluida cuandorecuerdas su nombre.

>onsiderar a los participantes cuando te das cuenta que ya est%n inquietos&

marca el momento de dejar de hacer lecturas y de involucrarlos a queparticipen. Esto permite que las juntas +uyan y la información sea mejor


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digerida. >uando las juntas son muy largas es normal que la gente empiecea moverse en su lugar& a no estar quieto en la misma posición& inclusive amostrar indiferencia. >omo e)positor es importante notar estas se4ales&como participante& puedes perder oportunidades si el que e)pone es el jefey considera tu inquietud como falta de trabajo en equipo. Recuerda que el

tiempo m%)imo recomendado para una junta antes de un receso es de GFminutos.

$onservar la etiqueta en las reuniones

ejecutivas>utor@ $arla 'aola Reyes>onsejos para mantener la etiqueta en una reunión de trabajo. (aludo& presentación&

jerarqu,as& etc.

El buen comportamiento en reuniones ejecutivas es muy importante. :en presente siempre

los siguientes consejos para saber cómo actuar y evitar situaciones incómodas.

%n nuestra vida laboral, es frecuente que nos enfrentemos a situaciones en las que

debemos conocer a otras personas dentro de un ambiente profesional. Algunos ejemplosde estas situaciones son reuniones con colegas de otras áreas, presentaciones ante

superiores o entrevistas de trabajo.

%s normal que no ests seguro de cómo comportarte o cuáles son las reglas que debes

seguir, así que para evitarte momentos vergonzosos, recuerda estos consejos.

$onsejos de etiqueta para las reuniones ejecutivas

• Cuida el saludo* ?eneralmente, se acostumbra dar la mano a la persona que nos

están presentando o con la que acudimos a alguna reunión. Aprieta su mano firmemente.

%vita dar la mano de manera dbil o con apretones demasiado fuertes. ara las mujeres,

se recomienda no saludar de beso en la mejilla, a menos que ya e!ista confianza.

• +arjetas de "resentación* (uando te presenten a alguna persona, lo correcto es

entregarle una tarjeta de presentación. @stas deben estar guardadas en un tarjetero y no

en tu cartera. (uando te entreguen una tarjeta no la guardes nunca sin mirarla.


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*. Las comidas con el 'e"e y compañeros de o"icina deber+n ser de traba'o, de'andopara otras ocasiones las invitaciones con otra "inalidad que no sea la de traba'o.

. $ebe ser discreta y prudente, y no revelar conversaciones u otro tipo dein"ormación que pueda escuc-ar en las distintas reuniones o conversaciones en las

que est presente.

Las reuniones y las juntas. Comportarse y saber estar.

/na reunión es el acto de 'untar o congregar a un número determinado depersonas para tratar un tema o varios temas sobre los m+s diversos aspectos.0ay que tra1ar un correcto plan de desarrollo y prever posibles situaciones que sepuedan producir. 0ay que evitar, en la medida de lo posible, la improvisación.


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Llevar la reunión.$irigir una reunión, no es tarea "+cil. Sin apenas notarlo, en cualquier reunión see%teriori1an cualidades personales como educación, conocimientos generales, la"ormación de la persona, la e%periencia y sus buenas maneras y cualidades. 2 sobretodo conocemos si domina el tema de la reunión o si realmente sólo conoce ciertosaspectos generales sobre el mismo. 0ay que tra1ar un plan "le%ible, sin ob'etivosr3gidos que den lugar a posibles discusiones o alteraciones de los ob'etivos "inales.

Publicado por Yeny flores quispe en 21:50 No hay comentarios:Enviar por correo electrónicoEscribe un blo!ompartir con "#itter!ompartir con$aceboo%!ompartir en Pinterest

TIPOS DE REUNIONES

4!n una reunión se e%teriori1an cualidades personales como educación,conocimientos generales, la "ormación de la persona, la e%periencia y sus buenasmaneras y cualidades4

https://plus.google.com/106590538659165224700https://plus.google.com/106590538659165224700http://comportamientoenunareuniondetrabajo.blogspot.com/2012/11/reglas-de-etiqueta-para-una-secretaria.htmlhttp://comportamientoenunareuniondetrabajo.blogspot.com/2012/11/reglas-de-etiqueta-para-una-secretaria.htmlhttp://comportamientoenunareuniondetrabajo.blogspot.com/2012/11/reglas-de-etiqueta-para-una-secretaria.html#comment-formhttps://www.blogger.com/share-post.g?blogID=7330498365160129530&postID=1625337863219279244&target=emailhttps://www.blogger.com/share-post.g?blogID=7330498365160129530&postID=1625337863219279244&target=bloghttps://www.blogger.com/share-post.g?blogID=7330498365160129530&postID=1625337863219279244&target=twitterhttps://www.blogger.com/share-post.g?blogID=7330498365160129530&postID=1625337863219279244&target=facebookhttps://www.blogger.com/share-post.g?blogID=7330498365160129530&postID=1625337863219279244&target=facebookhttps://www.blogger.com/share-post.g?blogID=7330498365160129530&postID=1625337863219279244&target=pinteresthttp://comportamientoenunareuniondetrabajo.blogspot.com/2012/11/tipos-de-reuniones.htmlhttps://plus.google.com/106590538659165224700http://comportamientoenunareuniondetrabajo.blogspot.com/2012/11/reglas-de-etiqueta-para-una-secretaria.htmlhttp://comportamientoenunareuniondetrabajo.blogspot.com/2012/11/reglas-de-etiqueta-para-una-secretaria.html#comment-formhttps://www.blogger.com/share-post.g?blogID=7330498365160129530&postID=1625337863219279244&target=emailhttps://www.blogger.com/share-post.g?blogID=7330498365160129530&postID=1625337863219279244&target=bloghttps://www.blogger.com/share-post.g?blogID=7330498365160129530&postID=1625337863219279244&target=twitterhttps://www.blogger.com/share-post.g?blogID=7330498365160129530&postID=1625337863219279244&target=facebookhttps://www.blogger.com/share-post.g?blogID=7330498365160129530&postID=1625337863219279244&target=facebookhttps://www.blogger.com/share-post.g?blogID=7330498365160129530&postID=1625337863219279244&target=pinteresthttp://comportamientoenunareuniondetrabajo.blogspot.com/2012/11/tipos-de-reuniones.html


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5odemos decir que e%isten tantos tipos de reuniones como temas, departamentos omotivos -aya para organi1arlas 6reuniones de ventas, de mar7eting, delan1amiento, "irmas de acuerdos, tratados, cooperación, de accionistas, denegociación, etc.8. $ebido a que esta 9eb, no es un portal sobre econom3a oempresa 6que -ay muc-os en la red8 vamos a dar una organi1ación muy genricasobre cómo organi1ar una reunión. Aunque luego cada reunión puede tener sus

caracter3sticas particulares, las bases suelen ser bastante comunes en todas ellas.

$ónde se organi1a.Lo primero es elegir el espacio adecuado al tipo de reunión. Aunque nos pare1cauna perogrullada, una pequeña reunión requiere una sala pequeña, y una granreunión 6como suelen ser las 'untas de accionistas de grandes empresas8, requiereuna gran sala. !s un tema importante, ya que el espacio elegido puede ser un

punto clave en el clima general de la reunión 6sobre todo si es una negociación8.0acer sentarse a cinco o seis personas, en un gran salón donde se pierden susvoces y sus miradas, no es un buen comien1o. 2 viceversa. Sentar una nutridadelegación en un sitio demasiado pequeño, tampoco es una elección correcta, ni unbuen principio para la reunión.Publicado por Yeny flores quispe en 21:&' No hay comentarios:Enviar por correo electrónicoEscribe un blo!ompartir con "#itter!ompartir con$aceboo%!ompartir en Pinterest

ORGANIZAR UNA REUNION

(na ve) eleido el sitio de la reunión hay que proceder con los detalles* +ay que diferenciarla reunión se,n su tama-o y las personas que asisten* .i es peque-a y de empresa/ puede serel propio director o conductor de la misma quien coloque a los asistentes el mismo les indicadonde colocarse* .i la reunión ya es ms rande y participan muchas personas/ esconveniente colocar un cartel en el sitio correspondiente con el nombre y caro de la personaque va a ocupar ese sitio* .i hay deleaciones/ se pueden colocar unos carteles enerales conel pa3s o empresa de la deleación o rupo que abarque un n,mero determinado de sitios ylueo ms detallados/ cada cartel individual*

(na ve) situados todos los asistentes/ se procede a una salutación o bienvenida de losasistentes a la reunión* .i es preceptivo se puede dar luar a una presentación uno a uno delos asistentes/ o solamente presentar a los 4conductores4 o representantes principales de lareunión* Posteriormente es vital/ aclarar las premisas de la reunión de forma precisa:

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1* Eposición del tema principal* Esquemati)ar el asunto principal*2* 6portación de puntos de vista de los asistentes*7* Establecimiento de turnos*&* Puntos clave a discutir y posibles conclusiones finales*Consejos de interés.+ay que suscitar el inter8s de los participantes desde un principio* +ay que evitar lasconversaciones privadas que suelen distraer y no suelen aportar nada al rupo de reunidos*"ambi8n hay que cuidar las opiniones mal epuestas que pueden irritar a otros asistentes a lareunión* +ay que ser educados y respetuosos/ aunque no estemos de acuerdo* "enemos queprocurar la participación de todos los asistentes* +ay que evitar terminar la reunión sin lorarunas conclusiones claras* 9as reuniones son muy productivas y eitosas/ si sabemos diriir ylorar que todos los asistentes participen* "odas las reuniones deben tener unos obetivosperfectamente definidos y si estos no se cumplen/ la reunión no habr sido satisfactoria*


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Decoración.6parte de lo epuesto se precisa de alunos elementos bsicos para que la reunión seaproductiva* 6parte de al,n simple elemento de decoración un centro de flores/ poreemplo/ en todas las mesas deber3a haber: folios o una carpeta con papeles en los quepoder escribir o tomar notas/ bol3rafos/ micrófono si la reunión es rande ointercomunicadores/ etc* En todas las mesas suele haber/ botellines de aua o )umos/

caramelos o al,n peque-o dulce como pastas o al,n plato con boller3a/ termos con caf8/con leche o t8/ carpetas con documentación/ si la hubiese aunque puede ser entreada a laentrada a la reunión* .i las reuniones son muy laras es habitual que haya al,n tipo debuffet/ en aluna sala contiua a la de la reunión*4+ay que procurar que participen todos los asistentes4

Detaes*+ay que cuidar al mimo los detalles/ para que los asistentes a una reunión se encuentrencómodos y respetados* ;ecimos esto/ sobre todo en el caso de reuniones con deleacionesetraneras/ por el entorno de la reunión* El servicio de Protocolo ha de cuidar/ detalles comoservir cierto tipo de comidas o bebidas respecto de las costumbres de los pa3ses asistentes/detalles en la decoración como cuadros que puedan ser 4ofensivos4 para sus creencias/

reliión o historia se da el caso de reuniones en las que se han retirado cuadros alusivos aciertos hechos históricos/ que pudieran molestar a la deleación visitante* 9o mismo a la


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hora de eleir cualquier m3nimo detalle/ como puede ser eleir las flores de un simple centrode mesa*Publicado por Yeny flores quispe en 21:&2 No hay comentarios:Enviar por correo electrónicoEscribe un blo!ompartir con "#itter!ompartir con$aceboo%!ompartir en Pinterest

CLASES DE !ESAS

/na reunión, siempre se desarrolla en torno a una mesa. $ependiendo del tamañode la reunión y de algún que otro "actor 6alguna de las veces de car+cterestratgico8 las mesas pueden ser:

. 0erradura.ambin se la conoce como 4/4 invertida. Suele utili1arse cuando se congregan tresgrupos o delegaciones, situando a la delegación an"itriona en la cabecera de lamisma, y a las otras dos a sus respectivos lados. !l lado derec-o o i1quierdo sueleestar acordado con anterioridad a la reunión.

#. Circular.!s limitada en cuanto a su di+metro. 5ero suele tener la venta'a de o"recer unasensación de mayor igualdad entre los reunidos y da mayor cordialidad.

&. 5ol3gono.Las "ormas poligonales son muy utili1adas para múltiples grupos o delegaciones.Son ideales porque delimitan en cada lado de su pol3gono el grupo o delegación quela debe ocupar. Son tambin limitadas en cuanto a su tamaño.

(. ;ectangular.Muy utili1ada en reuniones con dos grupos o delegaciones 6empresa y traba'adores

en una negociación, por e'emplo8. Ambos grupos se sientan en"rentados.

).


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Publicado por Yeny flores quispe en 21:7' No hay comentarios:Enviar por correo electrónicoEscribe un blo!ompartir con "#itter!ompartir con$aceboo%!ompartir en Pinterest

"ISITAS EN EL TRA#A$O

Ser civili1ado no cuesta muc-o, pero no serlo puede resultar de alto costo para suempresa.=nvariablemente, nos -emos visto en la necesidad de acudir a la o"icina de alguieno de recibir en la nuestra. >u cierta es la clebre "rase de ?rancisco de >uevedo

@te reciben según te presentas, te despiden según te comportas.

https://plus.google.com/106590538659165224700https://plus.google.com/106590538659165224700http://comportamientoenunareuniondetrabajo.blogspot.com/2012/11/clases-de-mesas.htmlhttp://comportamientoenunareuniondetrabajo.blogspot.com/2012/11/clases-de-mesas.htmlhttp://comportamientoenunareuniondetrabajo.blogspot.com/2012/11/clases-de-mesas.html#comment-formhttps://www.blogger.com/share-post.g?blogID=7330498365160129530&postID=3222103019847569645&target=emailhttps://www.blogger.com/share-post.g?blogID=7330498365160129530&postID=3222103019847569645&target=bloghttps://www.blogger.com/share-post.g?blogID=7330498365160129530&postID=3222103019847569645&target=twitterhttps://www.blogger.com/share-post.g?blogID=7330498365160129530&postID=3222103019847569645&target=facebookhttps://www.blogger.com/share-post.g?blogID=7330498365160129530&postID=3222103019847569645&target=facebookhttps://www.blogger.com/share-post.g?blogID=7330498365160129530&postID=3222103019847569645&target=pinteresthttp://comportamientoenunareuniondetrabajo.blogspot.com/2012/11/visitas-en-el-trabajo.htmlhttps://plus.google.com/106590538659165224700http://comportamientoenunareuniondetrabajo.blogspot.com/2012/11/clases-de-mesas.htmlhttp://comportamientoenunareuniondetrabajo.blogspot.com/2012/11/clases-de-mesas.html#comment-formhttps://www.blogger.com/share-post.g?blogID=7330498365160129530&postID=3222103019847569645&target=emailhttps://www.blogger.com/share-post.g?blogID=7330498365160129530&postID=3222103019847569645&target=bloghttps://www.blogger.com/share-post.g?blogID=7330498365160129530&postID=3222103019847569645&target=twitterhttps://www.blogger.com/share-post.g?blogID=7330498365160129530&postID=3222103019847569645&target=facebookhttps://www.blogger.com/share-post.g?blogID=7330498365160129530&postID=3222103019847569645&target=facebookhttps://www.blogger.com/share-post.g?blogID=7330498365160129530&postID=3222103019847569645&target=pinteresthttp://comportamientoenunareuniondetrabajo.blogspot.com/2012/11/visitas-en-el-trabajo.html


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Siempre que se ingresa a una o"icina, lo correcto es saludar a quienes seencuentren en ella. !sta regla rige para todas las personas, desde el portero -astael gerente general.

La "orma de comportarse en la o"icina de otra persona no es di"erente de la "ormade comportarse cuando estamos de visita en una casa. Si es usted quien va a otra

o"icina es el @invitado. Si es usted quien llama a alguien a su o"icina es el @dueñode casa.

As3 es que como invitado no debe -acer visitas sorpresaB tampoco debe @tomarse

el escritorio de la otra persona y llenarlo de papeles o poner sobre el su cartera omalet3n o e%igir cone%ión para su computador port+til. =ndependiente de la

'erarqu3a e%istente, tome asiento despus que su an"itrión se lo indique, y si esteno lo -ace, pregúntele amablemente si puede sentarse. !s de muy mal gustopermanecer m+s tiempo que el estimado inicialmente para la reuniónB si quedantemas pendientes, lo lógico es "i'ar una nueva. !s bastante cómodo llevar o enviarpreviamente por correo electrónico una 5auta de ;eunión con los puntos a tratar.Sea puntual, aunque se trate de visitas a otro departamento de la misma empresa.Publicado por Yeny flores quispe en 21:72 No hay comentarios:Enviar por correo electrónicoEscribe un blo!ompartir con "#itter!ompartir con$aceboo%!ompartir en Pinterest

REUNIONES

Las reuniones son una de las actividades m+s "recuentemente reali1adas en lasorgani1aciones. !sta poderosa -erramienta es uno de los ve-3culos m+s r+pidosparacomunicar un mensa'e claramente en dos direcciones y es a su ve1 comúnmenteabusada.

0ay que tener en claro qu se quiere lograr. Las reuniones pueden tener elpropósito de in"ormar, anali1ar, requerir opinión, supervisar procesos, reconocer oreprender, celebrar, decidir, escuc-ar propuestas o reclamos construir visiones,

estrategias yo t+cticas, entre otras.

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Lo "undamental es SAD!; 5A;A >/E S! C


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Las reuniones de trabajo debieran cumplir el papel para lo que fueronhechas5 informar al equipo de lo que est% ocurriendo en la empresa o losobjetivos que se piensan concretar para revertir situaciones adversas. (inembargo& en muchas ocasiones, acaban convirti%ndose en unamolestia tanto para quien la organió& como para quienes debieron

asistir.Esto ocurre& seg$n los e)pertos& porque la mayor,a de las veces& no setoman las precauciones necesarias para evitar que estos encuentros sedesv,en de los temas centrales por los que fueron convocados& y seconviertan en la instancia para discutir las actitudes que molestan de loscompa4eros o los grandes 2)itos del jefe.

or ello& resulta necesario dar un giro en la percepción que se tiene de estosencuentros y de lo que signi"ca sentarse con los pares a discutir aquellosasuntos que diariamente son debatidos de manera informal y que& por ende&quedan inconclusos.

3 continuación& los ocho pasos que se deben tener presentes si se pretendeorganizar una reunión de trabajo precisa& din%mica y e)itosa5

/. 'lanifque el encuentro e inorme al equipo. #na de las primerasconsideraciones que se deben tener en cuenta si se pretende efectuar unareunión de trabajo& es la de informar con anticipación la realización de 2sta.ara ello& es importante que quienes vayan a asistir sean contactadosindividualmente& por ejemplo a trav2s de un eNmail& que contenga el d,a& lahora y los temas que se discutir%n. @El error m%s grande es llegar a unareunión de trabajo sin una plani"cación& y reunir personas que no tengan

inter2s ni tiempo para escuchar lo que tienen que decir los dem%s& diceDar,o Qrieba& psicólogo laboral de la#niversidad >entral.

). :xija la puntualidad de los asistentes. #na vez enviada lanoti"cación es necesario recalcar la puntualidad de llegada al evento. Ho setrata de aparecer en cada rincón de la o"cina ni de bombardear a losasistentes con post it en sus lugares de trabajo. (in embargo& aclaran lose)pertos& es necesario insistir en la puntualidad& ya que as, ser% posiblediscutir los temas agendados& sin e)tender demasiado la reunión lo ideal esque 2stas no superen los 9< minutos de duración0. (eg$n los especialistas&los horarios recomendados para llevar a cabo la cita son a las G5FF horas&cuando el d,a reci2n comienza& o despu2s del horario de almuerzo& a eso delas 6ontarcon una agenda de contenidos es fundamental en las reuniones de trabajo.(i se informa con anticipación los temas que se discutir%n& los asistentesllegar%n m%s preparados al encuentro y con distintas ideas para proponer.

B. >cote los temas seg?n lo agendado. 3cotar los temas es uno de lostópicos m%s importantes& se4alan los especialistas. Esto& porque se si buscacambiar la impresión de los asistentes de lo que es una aburrida reunión detrabajo& es necesario disponer el orden y la prioridad de temas que se van a

tratar en 2sta. @Es muy f%cil que el tema se desv,e y se introduzcan dentrode la discusión otros asuntos que no forman parte de la agenda. (i esto

http://www.ucentral.cl/prontus_ucentral/site/edic/base/port/inicio.htmlhttp://www.ucentral.cl/prontus_ucentral/site/edic/base/port/inicio.html


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sucediera& quien dirige la reunión debe determinar si es un tema que puedaverse en el punto de asuntos varios o bien& requiere que se incluya en otrareunión posterior& sostiene 3ntonio Diec/& acad2mico de la #niversidad deMonterrey. ara ello& e)plica Qrieba& @el e)positor debe ser capaz deidenti"car cuando la discusión se est% desviando a otro punto& y ser lo

su"cientemente sutil y elegante como para dar a entender que lo que seest% conversando no es el punto& y as, volver al eje.

0. =aneje la reunión con cuotas de humor. La reunión de trabajo debeser una instancia de discusión positiva y no un encuentro de trabajadoresaburridos& molestos y desmotivados& a"rman los entendidos. @Esabsolutamente necesario manejar las reuniones con una peque4a cuota dehumor o rompehielos que distiendan el ambiente. #n buen e)positor sabeidenti"car cu%ndo la audiencia necesita relajarse un poco& distenderse&concentrarse& cuando se sienten incómodos& y cu%ndo es el momento dehacer un brea/& precisa el e)perto de la #niversidad >entral. ara ello&

agrega& es bueno que el moderador @sea algo histriónico& ya que unapersona que juega con la voz& que tiene una voz fuerte& y que gesticula&tiende a captar mejor la atención de la gente que una persona que se limitaa leer en voz alta. El e)positor y l,der de la reunión podr% equivocarse ydivertirse& en el conte)to de lo discutido& pero sin perder el enfoque en losavances y resolución de los temas.

1. :vite los monólogos. Cue la reunión sea efectiva& din%mica y r%pidadepender% en gran medida del e)positor. ste deber% mostrar liderazgo ycompleta seguridad en s, mismo& evitando eso s,& caer en el e)ceso deprotagonismo y en los recurrentes monólogos& que "nalmente terminar%npor volver tedioso el encuentro. ara ello& deber% tener pleno conocimientode las inquietudes de los asistentes& pauteadas con anterioridad& y evitarser agresivo al momento de e)poner y obstinarse con sus propias ideas& sinconsiderar la opinión de los dem%s.@#n buen e)positor debe ser unapersona con la capacidad de estar atento a los estados de %nimo de losparticipantes& que sepa interpretar la comunicación no verbal de losasistentes& saber cu%ndo debe intervenir para detener una discusión entrelos participantes& cu%ndo debe iniciar la revisión de otro punto de la agenday ser tambi2n una persona asertiva& dice Diec/. Dar cabida a que todos losasistentes opinen y e)pongan sus puntos de vista& enriquecer% el encuentroy har% que 2ste no se vuelva monótono y aburrido.

-. 'revenga la ormación de bandos entre los asistentes. En mediode la discusión y el intercambio de visiones& es necesario que el e)positormantenga una postura colectiva& evitando los bandos. Los temas son deincumbencia para todos los asistentes& por lo que agruparse por amistad og2nero para defender o rebatir una medida& ser% perjudicial para el avancey dinamismo de la reunión. #n encuentro de este tipo ser% e)itoso en lamedida en que el moderador demuestre liderazgo& inter2s& seguridad ysobretodo capacidad de organizar& convocar y ganarse la atención de losasistentes.

*. !ome nota de los temas tratados en la reunión. Sinalmente& ser%

primordial tomar nota de los temas discutidos en la reunión& ya que& de estaforma& se podr% recordar& jerarquizar y llevar a cabo los planes y medidas

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propuestas y aceptadas por los asistentes. Cue el e)positor tome nota&demuestra adem%s& un inter2s hacia los asistentes& quienes sentir%n quefueron tomados en cuenta y que la reunión valió la pena. ara no derrumbarlo construido& lo ideal ser% que luego del encuentro& el e)positor env,e a losasistentes un resumen con los puntos tratados& as, como las soluciones

acordadas que ser%n puestas en marcha. La idea es no crear falsase)pectativas y hacer efectivos los acuerdos. La justi"cación y reiteración delo discutido& demostrar% el inter2s y la concordancia de las partes&generando lazos de con"anza entre las mismas.

>on asistentes puntuales& una pauta "jada y temas acotados& la reunión detrabajo que desea realizar ir% perfectamente encaminada. Es necesario& esosi& esmerarse porque la cita no sea un encuentro aburrido& sino unainstancia para debatir ideas y tomar decisiones entre todos los asistentes.(ólo as, podr% concretar los objetivos que lo llevaron a organizar elencuentro& y su equipo no tendr% las ansias de mirar el reloj y desear que

las horas pasen r%pidamente.

Reuniones de Trabajo

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Lasreuniones de trabajo puede definirse como grupos de personas convocadas para trabajar juntas,

durante un tiempo determinado, con un objetivo específico.Destacan dos afirmaciones: “con un objetivo específico” y “durante un tiempo determinado”. Son estos

dos elementos los que diferencian las reuniones de trabajo productivas de aquellas ineficaces.

Son muchas las reuniones de trabajo que se celebran en una organización. Pero ¿cuántas de éstas

discurren satisfactoriamente? ¿Cuántas veces se consiguen los objetivos que se plantearon? ¿Se definen

con claridad los objetivos?

Los tipos de reuniones de trabajo son:

• DeInformación. Normalmente, una reunión se lleva a cabo con el fin de facilitar o recoger

información.

• DeAcción. Una reunión también puede realizarse con el objeto de actuar sobre la información.

• Combinación. También es posible que la reunión tenga como fin compartir información y actuar.

Para llevar a cabo reuniones de trabajo eficaces es preciso tener en cuenta una serie de aspectos en los

tres momentos clave:

Antes de las reuniones de trabajo

Una de las maneras de prevenir algunos de los problemas que dificultan el desarrollo de reuniones de

trabajo eficaces, es su preparación. Este es el momento de pensar sobre cómo pueden manejarse las

situaciones que puedan surgir durante la reunión.

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• Planificar la reuniones de trabajo. Planificar los aspectos más importantes, incluyendo la

identificación del objetivo, participantes, programa de la reunión y su duración.

• Confeccionar y revisar la agenda. Quién hará qué, así como conectar con los miembros que

han de realizar aportaciones en algún punto del orden del día y asegurar que preparen su intervención.

• Planear estrategias para equilibrar la participación. El líder deberá preparar la estrategia a

seguir para que la participación sea equilibrada.

Durante las Reuniones de Trabajo

La planificación ya ha sido completada, la convocatoria ha sido enviada y el día de la reunión ha llegado.

¿Qué hay que hacer ahora?

• Puntualidad.Llegar temprano. Revisar el espacio físico. Empezar puntualmente es el primer

elemento de control a establecer. Con frecuencia se tiene la tendencia a esperar a los rezagados. ¡No

hacer eso nunca! Finalizar también puntualmente.

•

Romper el hielo.Las actividades que sirvan para “romper el hielo” son especialmente efectivasal principio de la formación del equipo y cuando la energía del grupo es baja.

• Organizar.No permitir que un elemento informativo se convierta en tema de debate. Una vez

que la reunión de trabajo empieza, todos deben prestar el máximo de atención. Nadie debe abandonar

la sala, a no ser por un tema realmente urgente. Nadie debe interrumpir el trabajo del equipo. Estas

normas deben ser recordadas repetidamente.

• Revisar la agenda.Comenzar cada reunión con un breve repaso a los puntos del orden del día.

Este es el momento de añadir, eliminar o modificar alguno de sus puntos, así como el tiempo estimado

para tratar cada uno de ellos.

• Estado de los objetivos. El líder tiene la opción de presentar cuál es el estado actual de los

objetivos de la reunión de trabajo, como medio para centrar al grupo y dirigirlo hacia las metas.• Solicitar contribuciones. El líder debe buscar las contribuciones de los participantes a los

temas tratados.

• Clarificar.Resumir los puntos de acuerdo y clarificar las opiniones opuestas. Se debe estar

seguro de que todos entienden lo mismo cuando se expresan las posturas y puntos de vista.

• Mantener la atención.Durante las reuniones de trabajo, los asistentes deben estar centrados en

el tema que se trate en cada momento. No hay que permitir largas pausas ni discusiones demasiado

largas.

• Resumir y finalizar la reunión. Resumir los logros alcanzados, las decisiones tomadas, qué

temas han sido cerrados, relacionándolos con los objetivos originales. Elaborar el acta de la reunión,

que ha de ser breve y operativa.

Después de las Reuniones de Trabajo

Tras una reunión de trabajo, es conveniente plantearse algunas cuestiones que permitan evaluarla con

mayor profundidad y establecer acciones de mejora.

• ¿Cómo transcurrió?

• ¿Se ajustó su desarrollo al orden del día?

• ¿Qué hay que hacer para la próxima vez?

• ¿Qué fue bien y qué no tan bien?

Una sencilla lista de verificación de reuniones de trabajo se expone a continuación.


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Reglas para reuniones

Recomendar a un amigoD

3 continuación se e)ponen las 6F reglas de funcionamiento y conducta quese proponen para las reuniones de trabajo ya sean estas 3sambleasTenerales o >onsejos de 3dministración.

El objetivo de las mismas es que su respeto propicie lo que ya esabsolutamente necesario5 que las reuniones sean un campo de trabajoconstructivo y dejen de ser un campo de batalla.

Cu2 duda cabe que las reuniones que toman el car%cter de campo debatalla tienen& para muchos& algo de interesante& de divertido o deestimulante. (i no fuese as,& si nadie les encontrara ning$n gusto& no podr,ae)plicarse que las reuniones crispadas fueran tan frecuentes y recurrentes.3s, pues& cuando en las reuniones se empiezan a aplicar reglasconstructivas se escuchan comentarios del tipo5 @esto es lento& @esto esincomodo o tambi2n& @han perdido vida. Es cierto que pierden la supuesta@vidilla que da la crispación y que& al implicar un mayor trabajo depreparación y menor improvisación por parte de todos& se viven&inicialmente& con incomodidad. ero hay que elegir 5 campo debatalla!campo de construcción

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Las reglas elaboradas tienen por objeto atacar el corazón deldescarrilamiento de las reuniones5 la personalización.

ara que pueda avanzarse en cualquier reunión deben poder tomarse

decisiones sobre temas!propuestas y no sobre las personas que hablan delos temas o hacen las propuestas. Las reuniones no deben tener por objetola puesta en cuestión de la persona o personas que hablan sino la seriedad&coherencia& necesidad& plausibilidad& e"cacia& etc... de los temas sobre losque decidir. #na propuesta& por rara que pueda resultar cuando se planteapor su promotor!a o no es nunca ajena al grupo. * puede ser Uy debe serN laprimera pieza de un pensamiento de todo el grupo que se construye con lospensamientos muchas veces opuestos pero relacionados de todos susmiembros.

Es muy importante tener claro este principio5 las reuniones de trabajo sonde trabajo y no reuniones para e)presar Ncon la e)cusa de los temas atratarN la opinión sobre los dem%s. Las reuniones de trabajo son reunionespara construir decisiones Uque& en $ltima instancia& son la s,ntesis de lospensamientos de los participantes.

3dem%s de las reglas que aqu, se e)ponen es necesario tambi2n se4alarque estas reglas no son perfectas como ninguna creación humana lo es.ero son coherentes con el objetivo propuesto5 hacer posible el trabajo y

contener al m%)imo los impulsos reactivos. ara que estas reglas funcionenes necesario que haya un compromiso e)plicito por parte de todos aaceptarlas& de aceptar las decisiones del moderador!coordinador cuando lashaga respetar y aceptar que& a veces se gana y otras se pierde.

L>< R:EL><

En cualquier reunión de trabajo hay un elemento DE Q3(E sin el el cual no

tiene sentido la reunión55el tema o propuesta. * luego hay tresmomentos5 :l orden del d&a, el debate y la decisión.


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Las reglas se han desarrollado teniendo en cuenta el elemento de basesustancial y los tres momentos.

Regla )

La propuesta o el tema& por tanto& es un te)to que debe responder& de laforma que crea conveniente su promotor!a a las siguientes preguntas BCu2Bara qu2 Borque B>omo se har% B>u%ndo se har%

>omentarios F0

Regla /

#n tema o una propuesta es cualquier cosa& tanto un estudio& como unnombramiento& como un cambio& como una declaraciónVN que alguien devosotros debe presentar al moderador en forma escrita.

¿Porque por escrito? Porque, fnalmente, cualquier propuesta que seapruebe acaba siendo un escrito: dos líneas o diez, da igual. Y tiene que ser

por escrito porque organiza el pensamiento, obliga a ser conciso y lógico. Y porque, antes de ser presentada a la reunión y debatida deberá serrepartida a todos los demás para que ayan podido pensar en ella. !ay queterminar con ese abito de llegar a la reunión en blanco o abiendo recibidoun in"orme imposible.

>omentarios F0

Regla .

El orden del d,a de cualquier reunión es el conjunto de temas!propuestasque se debatir%n y decidir%n. ara confeccionar el orden del d,a& cada uno ouna de vosotros que tenga propuestas que quiera que se estudien y seaprueben deber% mandarlas al coordinador!moderador 6 mes antes de lareunión Uque tendr% una fecha "jada conocida por todos.Elcoordinador!moderador& a medida que las vaya recibiendo& confeccionar%una lista de los temas!propuestas recibidos que har% publica a todos sinmencionar quien es el autor de cada una. Esta lista la mandar% a todos paraque cada cual la devuelva habiendo puntuado del 6 al 8 a cada propuestade la lista. Las tres o cuatro propuestas con m%s puntos ser%n las que ir%n al

orden del d,a de la reunión. 'abr% tres o cuatro Uo puede llegar a habermas& dependiendo del tiempo que se destine. El coordinador debe se4alar a

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los promotores!as cuando el tema o propuesta no cumpla con las reglas 6 y7 para que los adapten. (i a pesar de sus consideraciones no se subsananpondr% los temas en la lista para su valoración por parte de todos perohaciendo constar sus observaciones.

#i, por aora, destinamos $ oras a estas reuniones, traba%aremos con tres y una cuarta puede introducirla el coordinador&moderador a su buen criteriosi 'e que es posible o necesario. ¿(ue pasa con los temas que queden"uera? #i ay, supongamos, ) propuestas, irán a la reunión solo las tres queayan recibido más pre"erencias de todos. #i ay un tema muy urgente, aconsideración del coordinador, se incluirá como *+ tema. os temas que no'ayan a la reunión no desaparecerán sino que podrán 'ol'er a entrar en lalista para la pró-ima reunión. Y si obtienen pre"erencias sufcientes entraran

y si no seguirán a la espera.

>omentarios F0

Regla B.

(e dar% a conocer a todos el orden del d,a de las propuestas a tratar y elmoderador asignar% el tiempo para la e)posición y debate de cada una delas propuestas. En ese momento& en el orden del d,a de"nitivo se har%constar quien presentar% la argumentación de cada propuesta. Estapresentación puede ser realizada por quien ha sido su promotor!a o por unapersona que ese promotor!a considere que lo e)pondr% mejor.

>omentarios F0

Regla 0

Durante el tiempo en que se haga la e)posición nadie& bajo ning$nconcepto& e)cepto el!la presentador!a o de la propuesta& podr% interrumpir

la presentación. :ambien lo podra hacer el moderador para recordarle eltiempo de que aun dispone.

>omentarios F0

Regla 1.

#na vez que el!la promotora de la propuesta haya terminado sue)posición abandonar% la sala Uen la 8 reunión& el presentador podr% ya

permanecer en la salaN para que los dem%s miembros puedan comentarentre ellos sus opiniones. (er% una conversación informal. El grupo no debe

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tomar ninguna decisión colectiva. (e puede hablar de dos en dos& de tres entres& no hablarV. De esta conversación informal deber%n salir trespreguntas que ser% el moderador quien las pedir% y aceptar% o no y quienlas plantear% al promotor!a para que las responda. Las preguntas& por tanto&no tendr%n autor. El moderador podr% rechazar preguntas que a su criterio

no entren en el tema sino en cuestiones personales. (e podr%n formular unm%)imo de 9 preguntas. El moderador instar% a formular estas preguntaspasado un tiempo prudencial.

>omentarios F0

Regla -.

El presentador!a responder% a las preguntas que el moderador le har% en

nombre del grupo y durante el tiempo que tiene asignado. :erminada surespuesta podr% decidir si su propuesta o tema la pone a votación& la retirapara repensarla o pospone su votación para la siguiente reunión quiz%s conuna reformulación0

>omentarios F0

Regla *.

:oda propuesta ser% puesta a votación secreta. Ho habr% votaciones manoalzada. La propuesta que obtenga I votos sobre K quedar% aprobada.

>omentarios F0

Regla C.

(i uno de los miembros del grupo miembro considera que debe tener mas

tiempo para pensar su posición& la votación sobre la propuesta no serealizara ese d,a y se enviar% a la siguiente reunión. ero en la siguientereunión se votar% sin m%s dilación. Este miembro puede& si quiere& decirporque desea tener m%s tiempo para pensarse su decisión.

>omentarios F0

Regla /

Las reuniones empezaran y acabaran puntualmente a la hora anunciada enla convocatoria.

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>ómo >onducir Reuniones con E"cacia

Tregorio Qilli/opf Encina

-:odav,a puedo recordar cuando llegaba temprano a las reunionessemanales de un rancho ganadero y equino para el cual trabajaba. Cuer,a

asegurarme conseguir un asiento desde el cual pudiera mirar por la ventanay -escaparme- de la reunión. :ambi2n recuerdo un trabajo donde lasreuniones se planeaban y ejecutaban de una manera efectiva.Desafortunadamente& la mayor,a de las reuniones a las cuales he asistidopodr,an clasi"carse como insoportables e improductivas.-

#n grupo de amigos platica durante un par de horas. Hadie recuerda cómoterminaron hablando de la vida de los pingWinos en la 3nt%rtica chilena&cuando hab,an comenzado hablando sobre computadoras para el hogar. 3

menos que el objetivo de estos amigos no fuera otro que una conversaciónamena& no hicieron ning$n mal. (in embargo& cuando las reuniones denegocios se asemejan a esta reunión de amigos& se toman muy pocasdecisiones y se pierde mucho tiempo. (e requiere habilidad y capacidad deseguimiento para conducir una reunión de manera efectiva.

Las reuniones pueden ser $tiles para ambas partes. Los trabajadorespueden enterarse directamente de las nuevas pol,ticas sobre el personal ode las decisiones que puedan afectarlos& en lugar de tomar conocimiento delas mismas por medio de los rumores a trav2s de compa4eros en el trabajo.

3dem%s& en dichas reuniones ellos pueden informar a sus supervisores ycolegas& de las situaciones laborales que as, lo pidan. Srecuentemente lostrabajadores son los primeros en descubrir posibles problemas& y ladetección temprana de los mismos puede ahorrar tiempo y gastos. Endeterminadas ocasiones& es necesario que los supervisores involucren a lostrabajadores en la toma de decisiones& lo que facilita llevar a cabo loscambios. Las reuniones& por lo tanto& se hacen con el propósito de informara las personas sobre pol,ticas u operaciones& reunir información& conducirentrenamientos& resolver problemas o tomar decisiones.

BCu2 es necesario para conducir una reunión e"caz Los factores esencialespara el 2)ito son5 tener un propósito& prepararse de antemano& "jar


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objetivos durante la reunión& y tomar provisiones necesarias para elseguimiento y evaluación posterior. #na reunión e)itosa es como un equipode trabajo que cuidadosamente corta& recorta y prepara una porción decarne para ser colgada en un gancho. (e la coloca en el gancho& se eleva alnivel del riel& se cuelga del riel y "nalmente se env,a a su destino.

Srecuentemente& se lleva a cabo mucho trabajo en las reuniones. Losparticipantes pueden haber cortado& recortado y hasta levantado la carne&pero han fracasado al no ponerla en el riel. La pró)ima vez& tendr%n que nosólo levantarla de nuevo& pero tal vez hasta volverla a limpiar.

lani"cación

Muchas veces se llevan a cabo reuniones demasiado e)tensas& sin unpropósito espec,"co y cuyos resultados no son satisfactorios. #n factoresencial para la efectividad de una reunión es que haya una claracomprensión de los objetivos a ser alcanzados. #na vez que se hayade"nido bien el propósito de la misma& se resolver%n cuestiones tales comodónde y cu%ndo se har% la reunión y qui2nes van a participar.

Las agendas podr%n incluir tiempo para5 60 revisión de apuntes sobreasuntos tratados previamente& 70 debate de temas nuevos= y 80 evaluacióndel progreso hacia la obtención de objetivos. 3 los supervisores se lespreviene que no sean demasiado optimistas con respecto a cu%nto pueden

obtener de una sola reunión.

Oarias reuniones breves pueden dar mejores resultados para determinadosobjetivos. Los participantes estar%n m%s dispuestos a absorber el materialde capacitación& por ejemplo& cuando los pueden aplicar entre sesiones.Esta +e)ibilidad puede no darse cuando es necesario tomar una decisiónantes de levantar la sesión. 3dem%s& cuando los participantes deben viajargrandes distancias para asistir& o tengan que hacer arreglos para que susobligaciones sean debidamente atendidas durante su ausencia& una reunión$nica& si bien m%s e)tensa& ser% preferible.

3 la mayor,a de los empleados no les desagrada participar en una reunión si2sta es productiva. La reunión puede ser abreviada cuando se asignanactividades en forma previa& tales como lectura o adquisición deinformación.6 Llevar a cabo reuniones ya sea cerca de la hora de salida& oen la intemperie en un d,a fr,o o ventoso propenden a la brevedad& perodesalientan la participación de los trabajadores. Ptros factores quein+uencian la interacción grupal incluyen la disponibilidad de asientos&bebidas& la temperatura& iluminación y ventilación cada vez m%s los

empleados esperan una pol,tica donde se proh,ba fumar0. (in importar laformalidad aparente& para ser efectiva una reunión debe ser bienplani"cada.


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Dirigiendo la reunión

El papel de la persona que conduce la reunión es5 60 que la reunión no sedesv,e del objetivo propuesto función de asignación0 y al mismo tiempo 70asegurarse que todos tengan la oportunidad de hablar y que se enfrentenlas necesidades de las personas función de mantenimiento0. >on muchafrecuencia el supervisor asume la tarea de conducir la reunión& pero estepapel puede ser delegado. #na reunión con un l,der ine"caz frecuentementese parecer% a la de nuestros amigos hablando de los pingWinos.

>omenzar a tiempo es una buena pr%ctica= tambi2n lo es el terminar atiempo. La puntualidad& o su falta& puede convertirse en una tradición. (i la

orden del d,a o agenda0 no ha sido distribuida antes de la reunión& sepuede hacerlo al comienzo de la misma. La persona que dirige la reuniónpuede solicitar sugerencias para agregarlas al orden del d,a. 3ntes delcomienzo de la reunión& los empleados tambi2n pueden ser estimulados asugerir temas para discutir.

Las directivas para las discusiones pueden ayudar a que la reunión sedesarrolle de una manera ordenada. 3lgunos ejemplos de reglas quepueden utilizar incluyen las siguientes5

(ólo una persona habla a la vez. (i aumenta el desorden en la reunión&cualquiera que desee hablar debe indicarlo y ser reconocido antes.

Ho se deben conducir conversaciones privadas durante la reunión.

Las personas deben hablar sobre el tema que se discute.

Los comentarios y discusiones deben versar sobre asuntos e ideas& no sobrepersonas.

El papel del l,der del grupo Xcuando fomenta la participaciónX es la de un

facilitador. En vez de tomar partido o mostrar favoritismo& puede ayudar alos participantes a clari"car sus puntos de vista& sin juzgar el m2rito de susideas.7 #n supervisor que desee involucrarse en la discusión deber,a pedir aotra persona que dirija la discusión.

3dem%s de hacer lo posible para que la reunión no se desv,e de su objetivooriginal& una de las mayores responsabilidades del l,der del grupo es la defacilitar la toma de decisiones. Es necesario que los participantes de lareunión sepan de antemano cu%nta autoridad tendr%n para tomardecisiones que se les ha delegado >ap,tulo 6F0. ara desarrollar lacomprensión de un problema y comenzar el proceso hacia su solución& los

l,deres de grupo pueden utilizar algunas de las siguientes estrategias.


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(eleccione un reto a la vez y discuta las posibles soluciones. '%gale saber alos participantes que quiere escuchar varias alternativas de soluciones pararesolver el problema.

En lugar de comenzar con soluciones& primero enfóquese en un an%lisisdetallado de dónde las cosas pueden fallar.

El 2nfasis de toda discusión debe ser la comprensión del problema& no laasignación de culpabilidad.

#na vez que el desaf,o se aclare& realizar una b$squeda de ideas para tratarde encontrar posibles propuestas y soluciones para ser evaluadas m%starde& no ah, mismo0.

3liente a los participantes a ser inconclusos con sus comentarios por Ej.&con el uso de tales palabras como tal vez& pienso& es posible& etc.0& para nosofocar la creatividad.

ida nuevos aportes que incluyan partes de las mejores sugerencias que yahayan sido presentadas.

Durante el proceso& puede realizarse un voto barom2trico. El propósito no esde "nalizar la decisión& sino de saber qu2 est%n sintiendo los participantesdespu2s de ver los desaf,os bajo una nueva luz.

rovoque la discusión sobre los puntos a favor y en contra de las distintasapro)imaciones que se han propuesto.

?ntente un acuerdo general entre los participantes. Evite llegar a decisionespor medio del voto prematuro. 3ntes de votar& aseg$rese que los

participantes hayan entendido todos los puntos de vista.Los participantes no deben pensar que tienen que ceder sus opiniones parapromover el consenso.

3lgunas veces el mayor peligro de una resolución prematura se da cuandola solución parece ser inminente.

En lugar de lograr soluciones r%pidas& p,dale a los participantes que ayudena pensar de qu2 forma una posible solución tal vez no funcionar,a.

>uando sea posible& resuelva los temas antes de proseguir. (i no consiguenllegar a un acuerdo5

a0 3y$dele a los otros a encontrar dónde est%n de acuerdo y dónde endesacuerdo vea t2cnicas para la negociación y resolución de con+ictos enel >ap,tulo 680.

b0 3signe estudio adicional& si lo considera oportuno.

c0 (i persiste el desacuerdo y no se puede llegar a un acomodamiento ocompromiso& entonces anuncie cu%ndo y cómo se tomar% una decisión.

reg$ntele a los participantes5 B>ómo sabremos& digamos dentro de un a4o&si este problema realmente ha sido solucionado


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Documente las decisiones a las que se ha llegado y qui2nes estuvieronpresentes. (i hubo desacuerdo& documente la opinión de la minor,a& si as, sedesea.

#sted sabr% que va en buen camino cuando los miembros del equipopuedan advertir en la solución propuesta tanto los puntos favorables comolos adversos. Eso es& cuando un participante puede se4alar lo bueno de unasolución que no es su favorita y los pormenores de otra que s, lo es. Es m%s&esto muestra que los individuos est%n madurando y comenzando a pensarcomo gerentes e"caces.

Demasiado seguido& sin embargo& las personas son aptas a tomar lassugerencias muy a pecho y permiten que su autoestima sea afectada porlos resultados. :oman la aceptación o el rechazo de la solución que hanaportado de forma muy personal. >uando los miembros de un equipo se

alegran al encontrar una solución que s, funciona& sin importar su origen& escuando las reuniones comienzan a funcionar mejor.

La habilidad de escuchar es esencial para los supervisores que conducenuna reunión. 3 menudo& mucho de lo que se dice en una reunión no esescuchado debido a que los participantes est%n m%

Las Juntas de Trabajo Son Una Herramienta Que Le Sirve a La Empresa u

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