AYUNTAMIENTO DE POZUELO DE ALARCON

QU ES UNA COMISIN CALIFICADORA DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

LA SOLUCIN ESTANDARIZADAAlfonso Ruiz Cagigal, TAE Archivero archivo@pozuelodealarcon.org 11 de

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OBJETIVOS DE LA CCDA1.-Eliminar documentos administrativos pblicos en papel y documentos electrnicos. 2.-Cumplir con la ley madrilea: la competencia autonmica y el Consejo.3.-Visibilizar la funcin de records management en el Ayuntamiento. Respetar y Valorar.eGov : contribuir al cambio de cultura administrativa.21 de

Quin?

Los ayuntamientos madrileos intervenimos, pero quin dictamina es el Consejo de Archivos y quin resuelve es el Consejero/-a

La Autonoma tiene la competencia.31 de

FUNCIONA Y CMO FUNCIONA!

Hablamos de algo mucho ms serio que limpiar los trasteros41 de

En cada fase del ciclo de vida se podr y se deber destruir. Conforme avancemos en #eGov algunos documentos sern destruidos de forma semiautomtica.

Funciona porque es legal y tiene garantas.Funciona porque hay gobierno.Funciona porque es multidisciplinar.Funciona porque normaliza.Funciona porque es supra departamental y centralizado.Funciona porque es dinmico, es flexible, da cabida al sector privado.Funciona porque el trabajo de unos sirve a los otros.Funciona porque existe la comunidad de MADRID.51 de

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1 de 7VALORACIN/DESTRUCCIN VS DIGITALIZACIN

No se debe plantear en trminos de oposicin.

Antes de nada, pararse a pensar y a diferenciar. Hay documentos y documentos.

El criterio general para el control de un gran pasivo de documentos es que la poltica de destruccin vaya por delante de la poltica de digitalizacin.

La valoracin tambin nos dir qu autnticos documentos tienen que ser necesariamente digitalizados

1 de 8ElementosDescripcin

Serie documental / cdigo02.09.01.10. Estadsticas de Poblacin Procedimiento/s equivalentesNo.Legislacin vigenteRD 2612/1996, de 20 de diciembre, por el que se modifica el Reglamento de Poblacin y Demarcacin Territorial de las Entidades Locales aprobado por el RD 1690/1986, de 11 de julio.Calificacin: EsencialNoNo es esencial en el nivel local. Queda subordinada al documento oficial producido por el INE. El deber de calificacin, conservacin y custodia corresponde al INE. ValoracinLa formalizacin y produccin del documento corresponde al INE: los ayuntamientos suministran la informacin obligatoria y, a su vez, los ayuntamientos se apoyan en el documento final del INE. Valores primarios administrativos, s. Es informacin de naturaleza estadstica en funcin de la obligatoriedad de suministrar datos al INE; puede sustentar polticas y planificacin municipales.Valores secundarios informativos: s, cubre la necesidad de contar con informacin estadstica (informacin agregada).

Valores histricos, no, la secuencia histrica est derivada a la conservacin del INE. DictamenConservacin parcial/temporal (pendiente de Comisin) La estadstica municipal limitada al cumplimiento de los datos exigidos por el INE es auxiliar de la estadstica definitiva producida por el INE. La responsabilidad de dictaminar sobre la estadstica oficial corresponde al INE porque tiene la competencia. En el supuesto de que el ayuntamiento realice estadsticas de poblacin ms amplias, el dictamen tambin sera de conservacin temporal (pendiente de Comisin).Conservacin (pendiente de calificacin por el INE de acuerdo a su competencia)Autor del estudioAlfonso Ruiz (Archivero de Pozuelo de Alarcn)

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1 de 12http://www.santcugat.cat/go/indicadors-transparencia

1 de 13TRANSPARENCIA: SAN CUGAT

14IDEAS RELACIONADASGobierno; #eGov; #PGDECero papel-Eliminacin seguraDigitalizacinSeguridad jurdicaNormalizacin-estandarizacinTransversalidadTransparenciaReingeniera de procesos1 de @gamm_archiveros

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http://www.cnis.es/programa/

http://www.madrid.org/archivos/index.php/quienes-somos/conocenos/consejo-de-archivos

https://twitter.com/gamm_archiveros

1 de 16La #gestindocumental est de moda

1 de 17Porque una Administracin sin papel basada en un funcionamiento ntegramente electrnico no slo sirve mejor a los principios de eficacia y eficiencia, al ahorrar costes a ciudadanos y empresas, sino que tambin refuerza las garantas de los interesados. En efecto, la constancia de documentos y actuaciones en un archivo electrnico facilita el cumplimiento de las obligaciones de transparencia, pues permite ofrecer informacin puntual, gil y actualizada a los interesados.

1 de 18En materia de archivos se introduce como novedad la obligacin de cada Administracin Pblica de mantener un archivo electrnico nico de los documentos que correspondan a procedimientos finalizados, as como la obligacin de que estos expedientes sean conservados en un formato que permita garantizar la autenticidad, integridad y conservacin del documento.A este respecto, cabe sealar que la creacin de este archivo electrnico nico resultar compatible con los diversos sistemas y redes de archivos en los trminos previstos en la legislacin vigente, y respetar el reparto de responsabilidades sobre la custodia o traspaso correspondiente. Asimismo, el archivo electrnico nico resultar compatible con la continuidad del Archivo Histrico Nacional de acuerdo con lo previsto en la Ley16/1985, de25 de junio, del Patrimonio Histrico Espaol y su normativa de desarrollo

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Artculo 46. Archivo electrnico de documentos.

Todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas se almacenarn por medios electrnicos, salvo cuando no sea posible.

2. Los documentos electrnicos que contengan actos administrativos que afecten a derechos o intereses de los particulares debern conservarse en soportes de esta naturaleza, ya sea en el mismo formato a partir del que se origin el documento o en otro cualquiera que asegure la identidad e integridad de la informacin necesaria para reproducirlo. Se asegurar en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones.

3. Los medios o soportes en que se almacenen documentos, debern contar con medidas de seguridad, de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad, que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, proteccin y conservacin de los documentos almacenados. En particular, asegurarn la identificacin de los usuarios y el control de accesos, el cumplimiento de las garantas previstas en la legislacin de proteccin de datos, as como la recuperacin y conservacin a largo plazo de los documentos electrnicos producidos por las Administraciones Pblicas que as lo requieran, de acuerdo con las especificaciones sobre el ciclo de vida de los servicios y sistemas utilizados