LA OFIMATICA Y LA UTILIDAD DE OFFICELa ofimática es el conjunto de técnicas, aplicaciones y herramientas que se utilizan en funciones de oficina , para optimizar, automatizar y mejorar los procedimientos o tareas relacionadas.Las herramientas ofimáticas permiten idear, crear, manipular, transmitir y almacenar información necesaria en una oficina. Actualmente es fundamental que estas estén conectadas a una red. Cualquier actividad que pueda hacerse manualmente en una oficina puede ser automatizada o ayudada por herramientas ofimáticas: dictado, mecanografía, archivado, fax, microfilmado, gestión de archivos y documentos, etc.La ofimática comienza a desarrollarse en la década del 70, con la masificación de los equipos de oficina que comienzan a incluir microprocesadores, dejándose de usar métodos y herramientas por otras más modernas. Por ejemplo, se deja la máquina de escribir y se reemplaza por computadores.

Herramientas y procedimientos ofimáticos

* Procesamiento de textos: Ver Procesador de texto* hoja de calculo* Herramientas de presentación multimedia.* Base de datos* Utilidades: agendas, calculadoras, etc.* Programas de e-mail, correo de voz, mensajeros.* Herramientas de reconocimiento de voz* Suite o paquete ofimático paquete de múltiples herramientas ofimáticas como Microsoft Office, Open Office, etc.

Historia/origen de la ofimática

La ofimática o la automatización de la oficina moderna, comienza con la máquina de escribir y con la fotocopiadora, que permitieron mecanizar tareas que antes eran manuales.Más cerca en el tiempo, la automatización de la oficina también comenzó a incluir el traspaso de información hacia medios electrónicos.Pero la revolución de la automatización llegó de la mano de las computadoras, en especial de las computadoras personales en 1980.La ofimática básicamente se originó para la gestión de datos (gracias al poder de cálculo y procesamiento de las computadoras), luego para el almacenamiento de información (dado que la capacidad de almacenamiento crecía y se hacía más barato) y finalmente el intercambio de datos (gracias a las facilidades de las redes, la conexión a internet, etc.

MICROSOFT OFFICEEs un paquete de aplicaciones para computadores con el qiue pueden crearse documentos, realizar cálculos, diseñar presentaciones y administrar información con bases de datos, entre muchas otras tareas. Estas aplicaciones comparten funciones como la integración de graficos y la revisión de ortografía entre otras.

PROCESADOR DETEXTO WORD

¿QUE ES WORD?El procesador de texto Word perteneciente al paquete office es uno de los programas mas utilizados en el mundo, permite laborar diferentes clases de documentos como cartas, informes, trabajos o escritos que contengan texto y combinarlos con gráficos, tablas o dibujos.

Este programa contiene herramientas que permiten que el usuario tenga facilidades a la hora de elaborar sus documentos, como corrección de ortografía y gramática, sinónimos autocorrección, diferentes tipos y tamaños de letra entre otros.Al ingresar al programa Word aparece la pantalla principal que muestra la barra de titulo, las barras de herramientas del programa, la lista de menús y una hoja de documento en blanco que es donde se va a escribir.Si se presentan dudas o inconvenientes para operar el programa o algunos de sus comandos, Word trae incorporada una herramienta de ayuda dividida en temas la cual puede ser consultada

¿PARA QUE UTILIZAR WORD?Word permite realizar, diseñar y crear cualquier tipo de archivo que contenga texto como cartas, informes, contratos, trabajos escritos, libros, documentos con gráficos, tablas y dibujos; formatos sencillos como encuestas, tarjetones, listados, etc.Word es un programa de gran utilidad no solamente en las empresas, si no en el hogar, en centros educativos y en cualquier lugar donde se quiera trabajar documentos de texto DIFERENTES ALTERNATIVA PARA VER LOS DOCUMENTOSWord brinda cuatro alternativas para trabajar los documentos. Si queremos acceder a estas opciones debemos ir al menú “ver” si seleccionar una de las alternativas o también escoger entre los botones que se encuentran en la barra de desplazamiento en la parte inferior izquierda de la pantalla estas opciones son: Normal, diseño web, diseño de impresión, esquema BARRAS DE HERRAMIENTAS Se puede acceder fácilmente a los comandos principales de Word sin necesidad de desplazarse por los diferentes menús, esto mediante la barras de herramientas formato y estándar localizadas en la parte superior de la pantalla

¿QUÉ ES EXCEL?Excel es uno de los productos estrellas de Microsoft Office. Excel, no es más que una hoja de cálculo, la cual contiene aproximadamente 65.000 líneas, 256 hojas por carpeta y 256 columnas. Lo que realiza esta hoja de cálculo, o sea Excel, son ejercicios aritméticos. Como por ejemplo, balances, cálculos de calificaciones escolares o universitarias y todo aquello similar a estos procedimientos. Esta hoja de cálculo, se desarrollo originalmente para los Macintosh. Por lo que al momento en que Bill Gates se separa de IBM, traslada aquel producto a lo que se convertiría Microsoft Windows. La primera hoja de cálculo de Microsoft se llamó Multiplan, con la cual se quería competir contra Lotus Antiguamente, cuando se calculaba en las otras hojas de cálculo, estas realizaban el calculo completo o mejor dicho, recalculaban todo de manera constante.

Por lo mismo, el aspecto interesante de una hoja electrónica de cálculo actual, como Excel, está en que los números o fórmulas, que se han escrito en una de las celdas, dispuestas para ello, depende para el resultado final, de otros números inscritos en otra celda, por lo que si los números se alteran, estos, tanto en la celda alterada como en las otras, podrán ser percibidos por el cambio, de manera prácticamente instantánea. Lo cual hacia que el trabajo en ellas, fuera bastante lento.

Ahora, desde 1993, el tipo de escritura de Excel, es el VBA, el cual otorga funcionalidades bastante anchas, con respecto a la gráfica.

¿PARA QUE SE UTILIZA EXCEL?

Según sus características Excel se utiliza para trabajar cualquier documento de contabilidad como: informes, contables, nominas, inventarios, trabajos con operaciones aritméticas, estadísticas, encuestas, análisis fiscales y archivos que requieren formulas matemáticas

En un programa de gran aceptación en las empresas ya que reemplazo el tedioso trabajo con las grandes hojas de cálculo manuales, donde se registraban toda la contabilidad. También es utilizado en las oficinas, el hogar y en general donde se necesite utilizar. archivos contables.

CARACTERISTICAS GENERALES DE EXCEL

La presentación inicial de Excel muestra, como todos los programas del paquete office, las herramientas, de desplazamiento y el documento de Excel, es decir la hoja de cálculo.

¿QUE ES POWERPOINT?

PowerPoint es un software perteneciente al paquete de programas office, permite diseñar documentos que contengan texto, sonido, gráficos, tablas, etc.; a estos documentos se les llama presentaciones y son utilizados generalmente para realizar exposiciones ante un auditorio.

Cuando se realiza una exposición utilizándola tecnología, combinando imágenes, tablas, gráficos, sonidos y animación encontramos que tanto para el conferencista como para el publico la presentación del tema resulta mucho mas agradable e interesante.

PowerPoint es un programa para computador que se utiliza para crear y diseñar presentaciones. Este programa tiene varias herramientas para lograr resultados impecables en forma y contenido.

Una presentación es un documento realizado por medio de diapositivas que contienen texto, gráficos y efectos; organizadas forman una secuencia para exponer determinado tema.

¿COMO TRABAJAR POWERPOINT?

Para comenzar el trabajo con PowerPoint se debe primero al programa; esto es posible desde Windows oprimiendo clic en inicio, luego en la opción programas y seleccionando de la lista de archivo ejecutable.

Al entrar a PowerPoint se abre una ventana donde se debe elegir el tipo de documentos a elaborar. Existen las siguientes opciones:

Asistente para auto contenido.

Plantilla de diseño.

Presentación en blanco

Abrir una presentación existente.

Generalmente se utiliza las opciones presentación en blanco y abrir una presentación existente.

Si se ingresa por presentación en blanco, se abre una ventana donde se observan los diferentes modelos para elaborar las diapositivas; debe seleccionarse uno que se ajusta al tema de la diapositiva y oprimir clic en aceptar.

Posteriormente aparece la pantalla principal de PowerPoint; esta muestra el documento en blanco donde va a diseñar la diapositiva.

En la parte superior de la pantalla se observa la barra de menús y las barras de herramientas formato y estándar.

A la izquierda se muestra el panel de la diapositiva. En la parte inferior se encuentra los siguientes botones:

.vista normal

-vista esquema

-vista diapositiva

-vista clasificador de diapositiva.

-presentación de diapositiva.

Al final de la pantalla y en forma horizontal puede verse la barra de estado.

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Lee, analiza y comprende:1. ¿por qué ha sido importante la ofimática en las labores de ser humano?2. realiza un cuadro sinóptico con la historia y características y el origen de la ofimática.3. ¿Qué programas componen el grupo de Ms Office?, menciona la utilidad de cada uno de ellos.4. dibuja el icono que identifica cada uno de los programas5. ¿Qué se puede hacer con Word?6. ¿Qué se puede hacer con Excel?7. ¿Qué se puede hacer con power point?8. ¿Qué se puede hacer con acces?