LA TRANSFORMACIÓN DE LAS OFICINAS POST COVID

LA TRANSFORMACIÓN DE LAS OFICINAS POST COVID GUÍA PRÁCTICA DE AJUSTES QUE HEMOS DISEÑADO PARA RESPONDER AL CAMBIO Y EL COVID-19.

DESDE 1955

CORPORACIÓN INMOBILIARIA

Co-fundadores

Consultoría de implantaciónArquitectura e interiorismoIngeniería y construcción.

D. Cra 9 No. 72-81. Oficina 602, BogotáT. +57 (1) 937 10 00C. +57 315 791 40 66E. [email protected]

NUESTRA DECLARACIÓN DE COMPROMISO.

En Corporación Inmobiliaria, la seguridad y la salud tanto de nuestros colaboradores como de nuestros clientes y sus familias ha sido siempre una prioridad.

A medida que varias empresas de Colombia y Latinoamérica empiezan la etapa de transición y volver a abrir sus oficinas a sus colaboradores de forma segura, continuamos ofreciendo nuestra experiencia para proporcionar a nuestra gente, aliados y clientes con la asesoría necesaria para navegar los cambios actuales hacia una nueva forma de trabajar y unos nuevos diseños de espacios de trabajo.

El futuro de oficinas es incierto pero la necesidad de soluciones empresariales para responder a estos nuevos cambios es rotundamente importante para garantizar la continuidad de las empresas. Es por esto que estamos comprometidos en ayudar a nuestros clientes a entender las nuevas preocupaciones, cambios y necesidades relacionadas a sus instalaciones y metodologías de trabajo mientras se planea el retorno a la oficina.

Permanecemos absolutamente comprometidos con la entrega exitosa de nuestros proyectos con el cuidando de la salud tanto de nuestros colaboradores como de los colaboradores de nuestros clientes. Seguimos operando con los estrictos lineamientos de bioseguridad y estamos orgullosos en la forma que nuestro equipo se ha logrado adaptar a estos abruptos cambios mientras permanecemos enfocados en la entrega de servicio de alta calidad para nuestros clientes durante esta época.

Atentamente, José Guillermo Andrade CamachoGERENTE GENERAL DESDE 1955


1. ¿Cómo va a impactar el COVID-19 a los lugares de trabajo y oficinas?

2. ¿Cuál es el nuevo rol de las oficinas?3. ¿Cuáles deben ser los ajustes a implementar para

responder a ese nuevo cambio?

• Las oficinas seguirán siendo importantes por tres razones principales: 1. Generación de una cultura corporativa sólida y comprometida, 2. Promover la colaboración y creatividad, y 3. Presentar un espacio de productividad.

• Pero, así como lo ha hecho a través del tiempo, el rol y propósito de las oficinas empieza a cambiar para acomodar momentos específicos de colaboración en vez de trabajo individual, y el diseño debe responder a esto.

• El componente de tecnología tanto en el espacio físico de la oficina como en el espacio digital que conecta los diferentes espacios de trabajo cobra una relevancia absoluta.

• Es importante planear y ejecutar planes de acción con protocolos específicos para lograr un retorno al trabajo y a las oficinas de forma saludable que no presente riesgos para los colaboradores.

• Se deben realizar ajustes a los diseños y distribución de las oficinas para garantizar la salud de todos los trabajadores y visitantes.

¿QUÉ CAMBIOS NOS TRAE EL COVID-19 PARA EL TRABAJO Y LAS OFICINAS?

Hemos creado esta guía para ayudar a las empresas a navegar y darle solución con éxito a los nuevos retos que el COVID-19 trae asociados al trabajo y a las oficinas.

Sabemos que estamos en un momento de profundos cambios que tienenun impacto ramificador en todos los aspectos de nuestras vidas, siendo el trabajo un elemento sumamente importante. Es por esto que ahora másque nunca cobra relevancia entender cuáles son esos cambios y saber qué decisiones debemos tomar para adaptarnos.

Con esta guía queremos responder las siguientes preguntas:

LOS PUNTOS MÁS IMPORTANTES:

Hemos diseñado ajustes en 4 frentes a tener en cuenta para lograr responder al cambio.

TecnologíaDiseño y

arquitecturaMetodologías

de trabajoProcesos y protocolos

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1. How will COVID-19 impact workplaces and offices?

2. What is the new role of the offices? 3. What should be the adjustments to implement to

respond to this new change?

• Offices will continue to be important for three main reasons: 1. Generation of a strong and committed corporate culture, 2. Promote collaboration and creativity, and 3. Present a productivity space.

• But, just as it has over time, the role and purpose of offices begins to change to accommodate specific moments of collaboration rather than individual work, and design must respond to this.

• The technology component both in the physical space of the office and in the digital space that connects the different work spaces takes on absolute relevance.

• It is important to plan and execute action plans with specific protocols to achieve a healthy return to work and offices that does not present risks for employees.

• Adjustments must be made to the designs and layout of the offices to ensure the health of all workers and visitors.

WHAT CHANGES DOES COVID-19 BRINGS TO THE WORK AND OFFICE DESIGN?

We have created this guide to help business navigate and successfully solve the new challenges that COVID-19 brings to work and offices.

We know that we are in a time of profound changes that have a ramifying impact on all aspects of our lives, with work being an extremely important element.

This is why now more than ever it is relevant to understand what those changes are and to know what decisions we must make in order to adapt.

With this guide we want to answer the following questions:

MOST IMPORTANT INSIGHTS:

We have designed adjustments on 4 fronts to take into account in order to respond to change.

TechnologyDesign and architecture

Workmethods

Process and protocols

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LAS OFICINAS HAN SIDO, SON Y SEGUIRÁN SIENDO IMPORTANTES PARA LAS EMPRESAS Y SUS COLABORADORES.

Las oficinas son supremamente importantes, no solo para las empresas sino para sus colaboradores también. Tener un balance entre el hogar y el lugar de trabajo fuera de la casa trae calidad de vida y permite destinar un espacio para dedicar el tiempo para el trabajo diferente a las tareas del hogar. Si bien en estos momentos se ha generado incertidumbre sobre el futuro de las oficinas, también nos hemos dado cuenta que trabajar tiempo completo en los hogares no es una actividad sostenible.

Las oficinas nos solo sirven para tener un espacio particular que permiten un foco en las tareas pertinentes del trabajo sino que también permiten la relación cara a cara, cosa que ha estado profundamente relacionada con la creatividad, innovación y solución de retos complejos.

Un estudio reciente sobre cómo la gente está imaginando trabajar en una era post-covid realizada por Hamilton Place Strategies en alianza con Replica, una herramienta de planificación urbana que ayuda a las ciudades a solucionar sus necesidades de transporte, encontró que solo el 12% de los trabajadores estadounidenses quieren laborar a tiempo completo desde su casa, y la mayoría (70%) quiere pasar la mayor parte de la semana laboral desde sus oficinas, así tengan la posibilidad de hacerlo desde su casa.

Con relación a las nuevas generaciones, el 81% de los millennialsencuestados y el 82% de la Generación Z se sienten menos conectados si trabajan desde casa. La mayoría cree que el tiempo que pasan en video llamadas dificulta la ejecución de tareas y baja su productividad.

…PERO SU ROL Y PROPÓSITO HAN VENIDO CAMBIADO Y AHORA ESE CAMBIO HA SIDO ACELERADO POR EL COVID-19.

De lugares estáticos a configuraciones ágiles y colaborativas.

1900 – 1950Oficina estilo Taylorista

1970Oficina estilo Bürolandschaft

1980Oficina estiloAction

1990Oficina estilocubículo

2010Oficina estiloAgile

HOYOficina estilo Living Office, de trabajo inteligente y colaborativo

¿Qué sigue?

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Salas de reuniones

Espacios colaborativos

Trabajo remoto

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Trabajo colaborativo

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65% de reducción en oficinas cerradas25% de incremento en movilidad35% de incremento en trabajo remoto60% de incremento en trabajo colaborativo

Históricamente, el principal motor de cambio enla evolución del diseño de oficinas y el modo detrabajo ha sido un impulso por mejorar lamovilidad e incrementar el trabajo en equipo.

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“El nuevo rol de las oficinas es acomodar momentos específicos que promuevan la conexión y colaboración a través del diseño del espacio y la tecnología, en vez de simplemente un lugar para ir a trabajar todos los días.”

Gabriel Andrade BravoDirector de Nuevos Proyectos

Corporación Inmobiliaria

• Flexibilidad de trabajo remoto y físico.• Énfasis en digitalización.• Interacción híbrida entre virtual y físico.• Productividad mixta.• Innovación y creatividad colaborativa.• Espacio de soporte.

Conceptos clave

Los lugares de trabajo en los que las personas solo van a realizan trabajo individual y vuelven a su hogar tiende a desaparecer. Las oficinas deben empezar a responder a las necesidades de sinergia entre el ambiente externo e interno, donde la arquitectura y la tecnología promueven la movilidad y la interacción con otras personas.

De hecho esos límites entre el mundo externo e interno han venido desapareciendo y la tecnología es crucial para que este objetivo se pueda cumplir exitosamente.

Es aquí donde las empresas podrán ver un mayor crecimiento en desempeño y productividad a través de las nuevas formas de flexibilidad, movilidad y aspectos sociales.

Las oficinas serán un espacio cambiante y dinámico donde todo tendrá que ser reevaluado.

Desde el mobiliario modular y adaptable a las nuevas necesidades cambiantes de espacios colaborativos y trabajos flexibles de los usuarios. Todo el mobiliario debe ser flotante y poderse mover de una forma controlada y silenciosa para adaptarse a los requerimientos nuevos.

LAS NUEVAS OFICINAS DEBEN SER UNA PLATAFORMA INTERACTIVA HÍBRIDA ENTRE EL ECOSISTEMA FÍSICO Y DIGITAL QUE RESPONDA A LAS NUEVAS DINÁMICAS DE TRABAJO.

Todos los aspectos de un espacio de oficina deben ser adaptados, renovados o rediseñados para responder a las nuevas guías de bioseguridad asociadas al COVID-19 así como a las nuevas tendencias de los espacios.

La solución perfecta que responde a estas necesidades es en partes iguales forma y función.

Factores como distribuciones distanciadas, escritorios reservables, nuevo régimen de limpieza y patrones de navegación en una sola dirección, pero los hábitos de comportamiento también deben cambiar para complementar estas medidas de diseño para que sean realmente efectivas.

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Forma y función

TecnologíaDiseño y

arquitecturaMetodologías

de trabajoProcesos y protocolos

Algunas consideraciones para la transformación

LOS CUATRO FRENTES DE ACCIÓN

Tecnología

Calidad de aireActualización de sistemas HVAC (Aire acondicionado y ventilación) y purificadores de aire que circulen un aire más limpio y seguro, así como un mejor control de temperatura.

Soluciones contact-less• Reducir las superficies con las que las

personas tienen contacto directo como puertas y accesos.

• Implementar sensores biométricos con sensores de temperatura para el monitoreo.

Audio VideoLos colaboradores necesitan el equipo correcto para conectarse con colaboradores, clientes y proveedores desde donde estén. Soluciones de AudioVideo juegan un rol importante en lograr esa colaboración y conexión.

Infraestructura digital + Voz y DatosPara mantener una conexión constante y de alta calidad, implementar sistema mediante PatchCord con cableado UTP cat. 7A.

Tableros digitalesPermiten momentos colaborativos a distancia.

Metodologías de trabajo

Preferir lugares abiertos de reuniones como espacios colaborativos y no oficinas cerradas.

Turnos y trabajo iteranteAdoptar turnos de trabajo por departamentos es una forma efectiva de bajar la densificación de los espacios.

Adecuación del lugar de trabajo en casa

Reserva de escritoriosOtra metodología interesante para reducir la densidad es implementar un sistema de reserva de puestos de trabajo con un límite para controlar la ocupación.

Procesos y protocolos

Higiene• Agregar estaciones de

lavado de manos. • Implementar protocolos

de higiene así como recordatorios.

Acceso y seguridad: empleados y visitantes• Un lugar centralizado de

registro y monitoreo. • Testigos gráficos en el suelo

para adherirse a lineamientos de distanciamiento social.

• Entradas especiales separadas para visitantes y empleados.

Áreas especiales para empleados designadas seguras donde los visitantes no tienen acceso.

Oficinas y salones de reuniones• Puertas deben mantenerse abiertas• Limitar la ocupación dependiendo del

tamaño del espacio.

Espacios colaborativos• Limitar los lugares que

requieren que las personas se sienten enfrentadas.

• Designar testigos que señalen en distanciamiento social.

Caminos de circulación• Circulación en una vía para

prevenir encuentros en direcciones opuestas.

Distanciamiento social• Círculos de 2 metros de diámetro que

representan barreras espaciales personales muestran cómo los usuarios deben navegar el espacio mientras mantienen el distanciamiento social

Diseño y arquitectura

Divisiones acústicas adaptables y flexibles para crear barreras

Superficies y materiales acústicos y antibacteriales.

Mobiliario adaptable con material antiséptico.

Salas de reunión• Reducción en su capacidad e

integración con tecnología para que las personas en la oficina puedan comunicarse sin complicaciones con personas que trabajan en casa.

Diseño de espacios• Se deben rediseñar la

distribución de los espacios y su mobiliario para lograr un distanciamiento social apropiado, así como una menor densidad.

• Planeación para 10m2 por persona en vez de 6m2

Planta abierta • Mantener la distancia física entre

personas• Limitar los escritorios que

requiere que las personas se sienten una en frente a otra.

Así se cuente con la mejor tecnología de comunicación, voz y datos (por ejemplo mediante cableado patch cord y cableado cat. 7A), la colaboración creativa sufre en un ambiente virtual.

Continuará evolucionando pero por el momento, veremos las oficinas físicas transformarse en ambientes similares a un club, un ambiente de interacción creativa.

Bajo este modelo, la estación de trabajo se transforma a una variedad de configuraciones adaptables para la colaboración, dejando el trabajo en silencio e individual para ser realizado desde la casa remotamente y se viaja solo a la oficina cuando es necesaria una colaboración física con colaboradores.

Bajo este modelo se crea flexibilidad para las personas de decidir como, cuando y donde trabajan.

Un modelo ágil incluye flexibilidad en cuanto a la hora de inicio y fin de trabajo, espacios compartidos y trabajo remoto, haciendo planeaciones al inicio de la semana sobre las tareas a realizar, seguimientos diarios y reunión de fin de la semana para la entrega del trabajo de la semana.

Este modelo se enfoca más en los entregables y resultados que en el tiempo que los empleados permanecen en la oficina.

Diseño y arquitectura

Debido a un deseo de reducir el uso de transporte público y grandes multitudes, el modelo de nodos distribuye la empresa en diferentes localidades mediante oficinas satélite más pequeñas.

Estas oficinas estarían más cercanas a los hogares de las personas teniendo no solo un impacto sobre el tiempo de desplazamiento sino también evitando congestiones de multitudes.

Bajo este modelo, la oficina principal reduce su tamaño y se convierte en una oficina bajo el modelo club uniendo a personas según necesidades desde los nodos.

Este modelo mantiene una distribución de planta abierta pero reduciendograndes grupos en pequeñasreuniones.

Es una versión de trabajo colaborativo (co-working) dentro de una oficina abierta, donde se reúnen equipos en un espacios similares a pequeños estudio que comparten ciertos espacios, reduciendo la densidad y la exposición.

CUATRO MODELOS PARA LA TRANSFORMACIÓN DE LA NUEVA OFICINA

MODELO CLUB MODELO ÁGIL MODELO DE NODOS SATÉLITE MODELO COLECTIVO

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GABRIEL ANDRADE BRAVODirector de Nuevos ProyectosIng. Civil y Ambiental

EL CAMINO HACIA EL CAMBIO : ETAPA 1.

Por el momento, la gran mayoría de personas sigue trabajando desde su casa. Las compañías estarán desarrollando sus planes para el retorno a las oficinas reuniendo información y lineamientos gubernamentales.

Auditamos y analizamos la forma en la que las diferentes funciones de la empresa utilizan el espacio actual. Identificamos el presupuesto y las necesidades espaciales.

Podemos ayudar preparando el retorno a la oficina mediante Diagnóstico de riesgo y evaluación del lugar de trabajo con modificaciones sugeridas.

Trabajamos en conjunto con el cliente para entender qué tipo de espacio necesita para un reintegro exitoso, considerando las nuevas tipologías, distribuciones y modos de trabajo.

• Rediseño del espacio de trabajo y su mobiliario • Planeación de ocupación.• Planeación del modelo de trabajo.• Protocolos de reintegro, higiene y distanciamiento.

¿Cómo podemos ayudar?

AHORA TRANSICIÓN FUTURO

Acompañamos a nuestros clientes en todo el proceso. Desde concepto hasta ejecución y entrega.

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A medida que los empleados se reintegran lentamente a las oficinas, las compañías empezarán a hacer uso de sus espacios. Las distribuciones necesitarán ser adaptadas y los espacios rediseñados para proveer un ambiente seguro y funcional.

Podemos ayudar gestionando la transición de retorno a la oficina actualizando el espacio de trabajo aplicando los nuevos estándares y regulaciones de seguridad, así como las adecuaciones necesarias y soporte para instalar sistemas que permitan un vínculo entre el trabajo en casa y el trabajo en oficina.

• Remodelaciones y adecuaciones.• Implementación de sistema touch-less. • Protocolos y sistemas de monitoreo. • Integración de tecnología y planificación.• Implementación de sistemas voz y datos mediante

patch cord con cableado cat. 7A. • Instalación de sistemas de aire acondicionado y

ventilación mecánica.




ISOMETRICA RENDERÁrea ColaborativaRENDER

Área Gerencia de Personas

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El futuro revelará la re-definición de los espacios de oficinas. Los espacios post-pandemia verán un gran foco en salud y bienestar así como un cambio positivo hacia un trabajo remoto más frecuente.

Podemos ayudar en la preparación para el futuro con la optimización del espacio actual. A medida que la empresa evoluciona, los luares de trabajo también deben hacerlo.

Nuestro fit-out es costo-efectivo y el servicio de remodelación y restauración entrega un espacio de trabajo hecho a la medida según las personas, los objetivos empresariales y la forma en la que la empresa trabaja.


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Componentes de nuestra metodología

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NUESTROS PROYECTOS

Fundada en 1955, somos una firma de consultoría de estrategia inmobiliaria. Miembros fundadores de la Lonja de Propiedad Raíz de Bogotá, de la Bolsa de Valores de Colombia, la Cámara de Comercio de Bogotá y la ANDI.

En las últimas seis décadas, hemos trabajado con más de 2.000 clientes, ayudándolos a resolver exitosamente sus necesidades inmobiliarias.

Celebramos 64 años ayudando a más de 2,000 clientes.

JOSÉ GUILLERMO ANDRADE CAMACHOGerente GeneralAdministrador de empresas

JULIANA CUELLAR PIZANODirectora de Arquitectura y DiseñoArquitecta


Creamos espacios excepcionales que inspiran y permiten a las empresas cumplir sus objetivos estratégicos actuales y futuros.


Consultoría de implantación

ScoutingDue DiligenceBest in use

Ingeniería Construcción y mudanza

ETAPA 1 . ANÁLISIS ETAPA 2. PLANEACIÓN ETAPA 3. EJECUCIÓN

Arquitectura, interiorismo y mobiliario

ISOMETRICA

¿Cómo puede un buen diseño ayudar a tu empresa?Un lugar de trabajo mal

diseñado está vinculado a un bajo desempeño y altos niveles de estrés en los empleados.

Por el contrario, una empresa que le preste real atención a su ambiente de trabajo está mejor posicionada para incrementar su productividad y competitividad frente a otra que lo ignore.

PERSONAS INMUEBLE NEGOCIO

Mayor colaboración y comunicación

Mejor salud y bienestar

Mayor atracción y retención del talento

Mayor desempeño

Menores costos operacionales

Menores costos de arriendo

Espacios que no solo habilitan sino que

potencializan funciones organizacionales

Mayor productividad y rentabilidad

Mayor pertenencia

Mayor flexibilidad al responder al cambio

Espacios que reflejan la cultura y la marca

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D. Cra 9 No. 72-81. Oficina 602, BogotáT. +57 (1) 937 10 00C. +57 315 791 40 66E. [email protected]

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