La problemática de la gestión documental en CAEMálaga, 19 de Noviembre de 2014

Presentándonos

Compañía Plataforma web para gestión documental CAE

o Inicio desarrollo en 2007o Clientes a nivel nacionalo 5.000 empresas usuariaso Nos ha permitido conocer

esta problemática

o Desarrollo de software

o Fundada en 1.999o Micropymeo 8 empleados

La problemática de la gestión documental en CAE

¿Qué es la Coordinación de Actividades Empresariales – CAE ?

• Coordinación entre empresas y autónomos concurrentes en un centro de trabajo

• Objetivo: Coordinarse e informase recíprocamente de riesgos para proteger seguridad y salud de los trabajadores

• Tiene su origen en la cada vez más frecuente subcontratación entre empresas

• Obligaciones dependiendo del rol:• Información• Coordinación• Vigilancia

El escenario empresarial real

• Existe mucha subcontratación de obras y servicios• Se dan diferentes escenarios en estas relaciones empresariales

Breve historia

• Antecedente Art. 24 Ley 31/1995 Prevención de Riesgos Laborales

• Prevé su desarrollo en un Real Decreto

• Real Decreto 171/2004 Coordinación de Actividades Empresariales

• Resultado de acuerdos entre patronal y sindicatos

• Hay quien opina que redactado para clarificar una problemática, sembró más dudas que concreciones

Principales definiciones en CAE

• Centro de trabajo: Cualquier área edificada o no donde deban acceder trabajadores de distintas empresas

• Empresario titular: Tiene la capacidad de poner a disposición y gestionar el centro de trabajo• Sin trabajadores propios• Con trabajadores propios

• Empresario principal: Subcontrata a otros servicios de su propia actividad y en su propio centro de trabajo

Deber de cooperación entre empresarios

• Los empresarios estarán obligados a informarse recíprocamente sobre los riesgos

• Esta información será:• Suficiente• Proporcionada:

• Antes del inicio de las actividades• Cuando hayan cambios en las actividades relevantes en

cuanto a riesgos• Cuando se produzcan situaciones de emergencia

• Por escrito cuando algún empresario genere riesgos graves o muy graves

Deber de cooperación entre empresarios

• La información deberá ser tenida en cuenta por los demás y trasladada a sus propios trabajadores

• Cuando una empresa subcontrate deberá informar a representantes legales de:• Nombre, domicilio y CIF empresa subcontratista• Objeto y duración de la contratación• Lugar de ejecución• Número de trabajadores empleados en centro de trabajo• Medidas previstas de coordinación desde punto de vista

PRL

Designación de persona encargada de la coordinación

• El empresario titular deberá nombrar una o más personas para este fin cuando concurran dos o más condiciones:

• Actividades peligrosas o con riesgos especiales

• Especial dificultad para controlar interacciones entre empresas que puedan generar riesgos graves

• Especial dificultad para controlar actividades incompatibles desde punto de vista PRL

• Especial complejidad por número de empresas y trabajadores o características del centro

¿Quién puede ser nombrado como encargado de la coordinación?

• Uno o varios de los trabajadores designados para las actividades preventivas de empresa titular o concurrentes

• Uno o varios miembros del:• Servicio Prevención Propio (empresa titular o concurrente)

• Servicio Prevención Ajeno (empresa titular o concurrente)

• Cualquier otro trabajador de la empresa titular que por funciones o posición jerárquica estén capacitados.

• Uno o varios trabajadores de empresas dedicadas a coordinación con conocimientos, cualificación y experiencia necesaria

Acciones a tomar por el empresario titular

• Sin trabajadores propios:• Información sobre los riesgos propios del centro de trabajo que les

puedan afectar• Información suficiente• Antes del inicio de las actividades y cuando se produzca un cambio• Por escrito cuando los riesgos sean calificados como graves o muy graves

• Con trabajadores propios:• Instrucciones para la prevención de los riesgos existentes• Instrucciones suficientes y adecuadas a los riesgos• Antes del inicio de las actividades y cuando se produzca un cambio• Por escrito cuando los riesgos sean calificados como graves o muy graves

Medidas que deben adoptar los empresarios concurrentes

• Deberán tener en cuenta la información recibida en la:• Evaluación de Riesgos• Planificación de la actividad preventiva

• Las instrucciones dadas por el empresario titular deberán ser cumplidas por los empresarios concurrentes

• Estos deberán transmitir la información recibida a sus trabajadores

• Estas medidas serán de aplicación a empresas y trabajadores autónomos existan o no relación jurídica o no

Obligaciones del empresario principal

• Además de los deberes de información y de dar instrucciones tiene la obligación de vigilar cumplimiento de normativa de prevención por parte de subcontratistas

• Para ello solicitará por escrito a subcontratistas en su centro:• Sobre la empresa

• Evaluación de riesgos• Planificación actividad preventiva

• Sobre los trabajadores que han recibido para los trabajos a realizar: • Formación • Información

Resumen sobre distintos roles de empresarios

• En función del rol tendrán unas u otras obligaciones • Empresario concurrente

• Cada uno de los que coinciden en un centro de trabajo

• Empresario titular• El propietario o que tiene capacidad de poner a disposición

de los demás el centro de trabajo. Puede ser:• Sin trabajadores propios• Con trabajadores propios

• Empresario principal• El empresario que subcontrata a otros en su centro de trabajo

y que realicen la misma actividad

Relación no exhaustiva de medios de coordinación (Art. 11)

• El intercambio de información y de comunicaciones entre las empresas concurrentes

• La celebración de reuniones periódicas entre las empresas concurrentes

• Reuniones de comités de seguridad o entre empresarios• Impartición de instrucciones• Establecimiento conjunto de medidas o protocolos de

actuación• Presencia de recursos preventivos• Designación de personas encargadas de la CAE

La gestión documental en la Coordinación de Actividades

• El objetivo principal de CAE es la toma de medidas preventivas

• Para ello el intercambio de documentación y la gestión de la misma es un complemento

• Entre los medios de coordinación (diapositiva anterior) aparece como uno de los puntos a tomar

• Sin embargo en la práctica se convierte en una tarea a la que dedicar mucho tiempo y recursos

• Aparece un gran volumen de documentos a gestionar y con la problemática que se va a explicar

Problemas para la gestión documental CAE

• Indefinición (por ausencia o poca concreción)• ¿Qué documentos se deben gestionar? • ¿Qué plazo de vigencia tienen esos documentos?• ¿Cuánto tiempo se debe guardar cada uno de los documentos?• ¿Se deben solicitar más documentos además de los de Prevención?.

Ejemplos:• Relacionados con Seguridad Social• Cobro de haberes (nóminas)• Responsabilidad Civil

• ¿Qué rol de empresario tengo según el concepto “propia actividad”?• Problemas propios de la gestión documental

• Recogida de información• Clasificación y almacenamiento• Control de caducidades

• Cumplimiento de la LOPD

¿Qué documentos se deben solicitar?

• Consenso general en que se solicita mucha documentación y que se le da mucha importancia a la misma

• Pero nadie concreta qué documentos deberían ser exactamente

• El legislador utiliza términos como “suficiente y adecuada”• Se deja al empresario la responsabilidad de decidir cuáles• Ante la duda sobre una posible sanción o responsabilidad,

intenta protegerse solicitando toda la documentación posible

• Al subcontratista, en la mayoría de los casos, sólo le queda la opción de aportar la documentación (justificada o no) o no trabajar con el cliente

¿Qué plazo de vigencia tienen los documentos?

• Algunos tienen un plazo definido• Reconocimientos médicos (1 año habitualmente)

• Otros crean verdaderos problemas a la hora de definirlos• ¿Qué validez tiene una formación de PRL?• Argumentos en todos los sentidos pero sin concretar• Según el sector• Según el riesgo• Otros argumentan; si no caduca una titulación en

ingeniería o derecho, ¿por qué sí la de PRL?• Finalmente criterios subjetivos bajo la responsabilidad del

empresario

¿Cuánto tiempo se deben guardar los documentos?

• También argumentaciones en todos los sentidos

• En algunos casos existen recomendaciones

• Para otros no queda nada claro

• Pueden existir conflictos entre recomendaciones (ej. con LOPD)

• Resultado final: El empresario intenta acumularla la documentación tanto tiempo como le sea posible

¿ Se deben solicitar más documentos además de los de Prevención?

• Existe normativa que exige solicitar a las subcontratistas documentación adicional a la de CAE• Art. 42 del Estatuto de los Trabajadores – Certificado

de estar al corriente con la Seguridad Social• Real Decreto 5/2011 para acreditar alta de los

trabajadores (antes del inicio, y ¿durante?)• Para evitar responsabilidades solidarias o subsidiarias• Acreditación cobro haberes de los trabajadores• Pólizas de Responsabilidad Civil

¿ Y quién debe solicitar la documentación que no es de CAE (PRL)?

• Aquí existen verdaderas batallas en las empresas• En función del tamaño de la empresas se dan distintos casos

• En empresas pequeñas existe la figura del administrativo coordinador que lo gestiona todo

• En empresas más grandes donde están diferenciados los departamentos aparecen más indefiniciones• A veces al técnico PRL, ya que lleva la documentación

CAE le endosan el resto• Otras veces (las menos) el departamento PRL se

encarga sólo de PRL y RRHH de los de Seguridad Social. También puede intervenir el departamento de Compras

La solicitud de la documentación antes de empezar la obra

• Aquí también existe una problemática importante• El RD 171/2004 hace alusión numerosas veces a solicitar

documentación “con anterioridad al comienzo de la obra”• ¿No se debe seguir solicitando durante la ejecución de la obra?.

Sobre todo teniendo en cuenta que hay obras que duran años• En obras planificadas y de cierta duración tiene más sentido• Pero, ¿qué se hace cuando se produce una avería o emergencia

importante que necesita una intervención urgente?• Peor aún si se produce durante la noche o fin de semana,

cuando no hay personal administrativo que pueda gestionar esta documentación

La solicitud de documentación para trabajos de muy corta duración

• A veces se necesita la intervención de una empresa subcontratada para una intervención muy corta (horas)

• El empresario principal suele solicitar toda la documentación, para como siempre, intentar protegerse ante eventualidades

• Porque, ¿que ocurriría si un empleado se electrocuta en una intervención de una hora y no tenía formación específica en PRL para ese puesto?

La solicitud de documentación a empresas extranjeras

• Aquí, dependiendo de la empresa, puede aparecer otro importante problema• ¿Qué documentos existen en cada país, con

normativas diferentes a la nuestra?• Dependiendo del país pueden tener

documentación similar, o no• ¿Y que ocurre con el idioma? • A veces te pueden aportar un documento en

inglés, que medio se puede gestionar• Pero ¿y si te lo envían en polaco, por ejemplo?

Las ferias y exposiciones

• Este puede ser uno de los mejores ejemplos para comprobar la difícil aplicación de la normativa

• Concurrencia de cientos de empresas instaladoras• Pueden realizar intervenciones de pocas horas• En el mismo centro de trabajo y con diferentes riesgos

(grúas, escaleras, maquinaria, etc.)• Con procedencia de distintos puntos geográficos y no todas

necesariamente el mismo día• ¿Cómo se pueden coordinar esas reuniones para

información de riesgos?• Además de solicitar toda esa cantidad de documentación,

para trabajos de horas.

Situaciones pintorescas y anecdóticas

• Un camión de recogida de basura del Ayuntamiento que tiene que entrar a una planta

• Un empleado de una empresa de distribución eléctrica que tiene que accede a una torre que está dentro de una empresa ajena

• Un empleado de un cliente que viene a recoger una mercancía urgente a nuestras instalaciones, porque no la hemos hecho llegar a tiempo

• Y a los bomberos durante un incendio, ¿le impedimos la entrada si no aportan previamente la documentación?

Los criterios de validación

• Si nos adentramos un poco más en los criterios técnicos (y algunas empresas lo requieren) nos encontramos que:• Se debe tener en cuenta una importante consideración de

cuestiones a la hora de dar un documento como válido. Ejemplos:• Formación:

• De menos de 8 horas, de 8 horas de 20 horas, etc.• Que el certificado contenga la palabra “con

aprovechamiento”.• Reconocimientos médicos

• Que detallen protocolos aplicados• No se aceptan a “Aptos provisionales”

• ..y un amplio etcétera.

La interrelación entre documentos al validar

• También y dependiendo del nivel de rigurosidad de la empresa solicitante se debe validar un documento en función de otro. Ejemplos:

• Se debe revisar la Evaluación de Riesgos del Puesto antes de poder dar validez a:• Formaciones PRL• Certificados médicos• Equipos de Protección Individual según el puesto

• Cuando se valida un recibo de pago de una póliza, hay que ver que el número se corresponde con la póliza

• Y esto en muchos casos más…

¿Qué rol de empresario tengo según el concepto de “propia actividad”?

• Vimos que según el RD 171/2004 un empresario podría tener la calificación de:• “Titular” si no subcontrata tareas de “su propia actividad”• “Principal” si subcontrata tareas de “su propia actividad”

• En función de esta calificación tendría más obligaciones o menos con respecto a la empresa subcontratista y debería solicitarle más o menos documentación

• Existen casos que no generan dudas. Ejemplo: una empresa de construcción que subcontrata parte de las tareas de construcción del edificio

• Pero existen otros mucho más complejos. Ejemplo: Una siderurgia con 500 empresas subcontratadas, desde labores relacionadas a la producción, como muchas otras complementarias:• Mantenimiento• Servicios administrativos• Limpieza • Seguridad

La mecánica de gestión de la documentación

• Como resultado de todo esto ocurre realmente que se solicita muchísima documentación, que hay que:• Informar a las subcontratas de la documentación a aportar• Recibir esa documentación por diversos medios:

• Mail• Fax (cada vez menos habitual)• Entrega en mano

• Clasificar y almacenar esa información y que sea fácilmente accesible y localizable en caso de recuperación

• Control de caducidades. Esto es una tarea que se puede calificar de imposible si no tienes una herramienta de gestión adecuada.

La problemática de la empresa subcontratada con muchos clientes

• Cada uno le puede pedir distinta documentación (más rigurosos o menos)• Incluso el mismo documento, pero con distintos plazos de validez• La forma de entregarle la documentación:

• Enviándole unos archivos periódicamente• Conectándose a sus plataformas informáticas y subir la documentación

• Plataformas distintas (más de 30 genéricas más las propias)• Obliga a subir el mismo documento muchas veces

Cumplimiento de la LOPD

• Para añadir un poco más de complicación a todo esto, también hay que tener en cuenta la Ley de Protección de Datos Personales

• Las empresas subcontratistas tienen la obligación de aportar información personal, incluso sin autorización

• Hay muchos casos en que habría que ser un jurista para poder saber si está cumpliendo la LOPD• Documentos de Seguridad Social (TC2, ITA)• Nóminas• DNI

• La propia Agencia de Protección de Datos Personales emite Informes Jurídicos contradictorios

• La aparición del “Encargado del Tratamiento” cuando se utilizan plataformas web

Las plataformas web para aliviar esta problemática

• Han ido apareciendo programas y plataformas web que ayudan a esta gestión• Ahorro de tiempo

• Fluidez a la hora del intercambio de documentación

• Eliminación del papel

• Documentación centralizada y disponible para todos los departamentos(en una misma empresa)

• Facilidad para conocer qué se tiene y que falta

• Control de caducidades

• Envío automatizado de recordatorios a las subcontratistas de documentos próximos a caducar

• Procesamiento automatizado de algunos documentos

Conclusiones

• La normativa no es clara

• Obliga al empresario a realizar muchas interpretaciones subjetivas, a veces de difícil definición

• Diversidad de criterios según empresa

• Como medida de autoprotección solicita mucha documentación

• Está creando mucha carga de trabajo en las empresas subcontratadas

• Están apareciendo plataformas web para aliviar esta problemática

Muchas gracias

Para más información

www.metacontratas.com

www.metadata.es

Información de contactoPaco Picón Domínguez

GerenteTlf. (+34) 659 05 31 63

paco.picon@metadata.es